89001211 computacion e informatica parte 02 ti bv

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

TCNICOS Y ADMINISTRADORES

INDUSTRIALES

FASCCULO DE APRENDIZAJE

COMPUTACIN E INFORMTICA

Parte II

CDIGO: 89001211

Tabla de Contenido

MEJORANDO LA PRESENTACIN Y VISUALIZACIN DE LOS DATOS CON

FORMULARIOS ..................................................................................................................... 1

Conceptos previos2 ASISTENTE PARA FORMULARIOS Y AUTOFORMULARIOS ............................................................. 16

Actividad 1: Crear Formulario usando asistente............................................................... 19 PROPIEDADES DEL FORMULARIO ............................................................................................. 21

Propiedades de Formato................................................................................................. 21 Propiedades de Datos..................................................................................................... 22 Actividad 2: Formulario sin acceso a datos.................................................................... 25

AUTOFORMATO ................................................................................................................... 27 VISTAS: FORMULARIO, PRESENTACIN Y DISEO.................................................................... 28 EDITAR CONTROLES ............................................................................................................ 31

Seleccionar controles.................................................................................................... 32 Cambiar las dimensiones .............................................................................................. 34 Ajustar .......................................................................................................................... 34 Mover ........................................................................................................................... 34 Alinear .......................................................................................................................... 35 Eliminar controles ......................................................................................................... 35 Agregar controles.......................................................................................................... 35 Propiedades de los controles ........................................................................................ 42 Cuadros combinados .................................................................................................... 44 Actividad 3: Insertar una etiqueta .................................................................................. 53 Actividad 4: Editar los controles de un formulario .......................................................... 53 Actividad 5: Agregar etiquetas, cajas de texto y fichas................................................... 54

FORMULARIOS CONTINUOS ................................................................................................... 56 Actividad 6: Crear un formulario continuo ...................................................................... 56 Pie de formulario........................................................................................................... 56 Encabezado de formulario ............................................................................................ 58 Actividad 7: Cuadro combinado en el encabezado ........................................................ 58

SUBFORMULARIOS ............................................................................................................... 59 Actividad 8: Subformulario creado manualmente ........................................................... 60 Utilizar el asistente para Subformularios/Subinformes Campos vinculados entre formulario padre y formulario hijo .................................................................................. 61 Actividad 9: Subformulario empleando el asistente para formularios.............................. 64 Modificar el diseo del subformulario ............................................................................ 64

PREGUNTAS DE REPASO ...................................................................................................... 64

Actividad propuesta 1 ...................................................................................................... 65 EJERCICIOS CASOS PROPUESTOS......................................................................................... 65

Actividad propuesta 2 ...................................................................................................... 66 Actividades de investigacin............................................................................................. 67

UTILIDADES ........................................................................................................................ 69

FORMAS DE ABRIR UNA BASE DE DATOS ................................................................................. 70 SEGURIDAD ........................................................................................................................ 74

Cifrar una Base de Datos mediante contrasea............................................................. 77 Descifrar una base de datos.......................................................................................... 78 Quitar contrasea de una Base de Datos ...................................................................... 78 Uso del centro de confianza .......................................................................................... 79

COMPACTAR Y REPARAR UNA BD.......................................................................................... 80 CONVERTIR A OTRAS VERSIONES .......................................................................................... 82

Los formatos ACCDB y MDB ........................................................................................ 84 Convertir una base de datos al formato de archivos de Access 2007............................. 85

PREGUNTAS DE REPASO ...................................................................................................... 86

TRABAJANDO CON DATOS EXTERNOS ........................................................................... 87

IMPORTAR .......................................................................................................................... 89

Access.......................................................................................................................... 89 Excel ............................................................................................................................ 90 Lista de SharePoint....................................................................................................... 93 Archivo de texto ............................................................................................................ 96 Actividad 1 : Importar de un Archivo de Texto............................................................... 97 Archivo XML ................................................................................................................. 100

EXPORTAR ......................................................................................................................... 102 Excel ............................................................................................................................ 103 Un archivo RTF de Word............................................................................................... 107 Lista de SharePoint....................................................................................................... 107 Archivo de texto ............................................................................................................ 109 Archivo XML ................................................................................................................. 111

PREGUNTAS DE REPASO ...................................................................................................... 112 EJERCICIOS CASOS PROPUESTOS......................................................................................... 112

MACROS Y OPCIONES DE INICIO ...................................................................................... 113

BOTONES DE COMANDO EN FORMULARIOS ........................................................................... 114

El asistente para controles .......................................................................................... 114

MACROS .......................................................................................................................... 115 Asignar macros a controles en formularios .................................................................. 126 Macro Autoexec.......................................................................................................... 128

OPCIONES DE EXPLORACIN............................................................................................... 115 Crear Categoras ........................................................................................................ 130 Cambiar entre categoras............................................................................................ 136 Ordenar categoras ..................................................................................................... 137 Vistas ......................................................................................................................... 137

OPCIONES DE LA BASE DE DATOS ........................................................................................ 137 Formulario o pgina inicial .......................................................................................... 137 Agregar barra de mens personalizada. ...................................................................... 139

Actividad propuesta 1 .................................................................................................... 144 PREGUNTAS DE REPASO .................................................................................................... 144 EJERCICIOS CASOS PROPUESTOS....................................................................................... 144

PROGRAMACIN CON VBA ............................................................................................. 145

USO DE VBA EN ACCESS ................................................................................................... 147

Actividad 1: Crear un Formulario ................................................................................. 148 Actividad 2: Uso de la ventana Inmediato .................................................................... 157 Actividad 3: Uso de Variables...................................................................................... 160 Actividad 4: Uso de Procedimientos y Funciones ........................................................ 163 Actividad 5: Funciones en Formularios ........................................................................ 168 Declaracion de Variables ............................................................................................ 173 Estructuras de Control. ............................................................................................... 183 Estructuras de Decisin. ............................................................................................. 183 Estructuras de Bucle. .................................................................................................. 188 Errores en Tiempo de Diseo...................................................................................... 201 Errores en Tiempo de Ejecucin ................................................................................. 202 Tipos de Operadores .................................................................................................. 203

EDITANDO EL CDIGO DE LAS MACROS DE ACCESS ............................................................... 214 Cdigo frente a macros............................................................................................... 214 Los modelos de objetos de Access ............................................................................. 216

USO DE CONTROLES ACTIVEX ............................................................................................ 223 Agregando controles en el Formulario ......................................................................... 223

Editando el cdigo de los controles ActiveX ................................................................ 226 Microsoft Data Access Objects (DAO) ......................................................................... 230 Microsoft Jet Replication Projects (JRO) ..................................................................... 232 Microsoft ActiveX Data Objects (ADO) ........................................................................ 233

PREGUNTAS DE REPASO .................................................................................................... 234 EJERCICIOS CASOS PRACTICOS.......................................................................................... 235

Captulo

Mejorando la presentacin y visualizacin de los datos con Formularios en ACCESS

En este captulo trataremos:

Crear formularios.

Utilizar el asistente de formularios.

Modificar las propiedades de los formularios

Agregar campos a un formulario y modificar

sus propiedades

SENATI-Computacin e Informtica 1

Conceptos Previos:

Una base de datos es un gran almacn de datos que nos permite guardar grandes volmenes de informacin de forma organizada para que luego podamos ubicar

y utilizar estos datos de forma fcil y eficiente.

Una base de datos o banco de datos (Database en Ingles) es un conjunto de

datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su

posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos

compuesta en

su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

En la actualidad, y desde el punto de vista informtico la base de datos es un sistema

formado por un conjunto de datos almacenados en discos (formato digital) que permiten

el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de

datos.

Descripcin y visualizacin general de los mltiples elementos de las Bases de Datos de Access

Archivos de base de datos de Access

Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un

archivo de base de datos de Access, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee.

Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.

2 SENATI-Computacin e Informtica

Todos estos elementos: tablas, consultas, formularios e informes son objetos de bases de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como

tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos. Un proyecto de Access

contiene objetos como formularios, informes, macros y mdulos.).

Nota: Algunas bases de datos de Access contienen vnculos a tablas que estn

almacenadas en otras bases de datos. Por ejemplo, puede tener una base de datos de

Access que no contenga nada ms que tablas y otra base de datos de Access que

contenga vnculos a esas tablas, as como consultas, formularios e informes basados en

las tablas vinculadas. En la mayora de los casos, no tiene importancia si se trata de una

tabla vinculada o si est realmente almacenada en la base de datos.

Tablas

Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como alumnos,

profesores, vehculos, distritos, productos o proveedores. La utilizacin de una tabla

diferente para cada tema, significa que se almacenan los datos una sola vez, lo cual

aumenta la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos.

No debe almacenar informacin de dos temas diferentes en la misma tabla.

Imagine que usted administra una cadena de tiendas que posee cinco locales de venta y

desea modificar el precio de un producto. Si los datos estn centralizados usted slo

tendr que cambiar el precio una vez y ese cambio se ver reflejado en todos los

establecimientos. De lo contrario tendr que ir de tienda en tienda haciendo las

modificaciones.

Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas

registros). Tal como se muestra a continuacin.

Campo

Componente de una tabla que contiene un elemento especfico de informacin,

como por ejemplo un apellido. Un campo se representa como una columna.


Registro

Es una coleccin de informacin acerca de cualquier entidad, ya sea

persona, producto, proveedor, o cualquier otra cosa. Cada registro en una tabla

contiene el mismo conjunto de campos. Se puede afirmar que un registro

se confirma de campos.

Un error muy frecuente es guardar el nombre del vendedor, el nombre

del cliente, la direccin del cliente y los productos que llev en la misma

tabla. Debe utilizarse diferentes tablas para guardar la informacin de

los vendedores, clientes, y productos. Luego se guardarn los cdigos que

identifican de forma nica a cada vendedor y cliente en la tabla facturas,

nunca sus nombres. Luego se relacionarn las tablas para obtener la

informacin necesitada. Respecto a los productos, estos deben guardarse en

otra tabla de detalles de facturacin, junto con las cantidades pedidas y los

precios a la fecha de la compra.


Consultas

Una consulta puede ayudarle a recuperar los datos que cumplen las condiciones que

especifique, incluidos los datos de varias tablas. Tambin puede utilizar una consulta

para actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar clculos predefinidos o

personalizados con los datos.


Formularios

Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una

en una fcilmente. Tambin se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones, como enviar datos a otra aplicacin.

Los formularios contienen normalmente controles que estn vinculados a campos subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los datos de una o

ms tablas y los muestra en el diseo que haya elegido al crear el formulario. Puede

crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la cinta de opciones,

el Asistente para formularios, o crear su propio formulario en la vista Diseo.


IInformes

Los informes se pueden utilizar para analizar rpidamente los datos o presentarlos de

una forma concreta, impresos o en otros formatos. Por ejemplo, puede enviar a un

colega un informe que clasifique los datos y calcule los totales. O puede crear un

informe con los datos de la direccin en un formato para imprimir etiquetas postales.

Macro

Puede crear una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.) para realizar un conjunto especfico de acciones (accin: componente bsico de una macro; instruccin independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.), y puede crear un grupo de macros (grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo un nico nombre de macro. A

menudo, se hace referencia a la coleccin simplemente como una macro.) Para realizar

conjuntos de acciones relacionadas.


En Microsoft Office Access 2007, las macros pueden estar incluidas en objetos de

macro (que a veces reciben el nombre de macros independientes) o incrustadas en las

propiedades de evento de formularios, informes o controles. Las macros incrustadas

forman parte del objeto o control en el que estn incrustadas. Los objetos de macro se

pueden ver en el panel de exploracin, bajo Macros, pero no ocurre lo mismo con las

macros incrustadas.

Ejemplo del diseo de una macro.

Mdulos

Un mdulo es una coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para

aplicaciones que se almacenan juntos en un objeto denominado mdulo. Se requiere

conocimientos de programacin en Visual Basic.


CrCrear una base de datos en blanco

1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en

blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro

Nombre de archivo. Si no especifica una extensin de nombre de archivo,

Access la agrega automticamente. Para cambiar la ubicacin predeterminada

del archivo, haga clic en Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos

(situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vaca

denominada Tabla1 y, a continuacin, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El

cursor se sita en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo.

4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen.

Escribir informacin en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de

clculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se


escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo

campo. Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de

los datos que escribe.

Si, de momento, no desea incluir informacin en Tabla1, haga clic en Cerrar .

Si realiz cambios en la tabla, Access le pedir que guarde los cambios efectuados

en la tabla. Haga clic en S para guardar los cambios, haga clic en No para

descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.

Importante Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access

elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Crear tablas en la Vista Diseo de la tabla

Desde esta opcin podremos definir todos los campos de la tabla detalladamente

con todas sus caractersticas. Esta opcin le da ms control al usuario sobre la tabla

que define y, por tanto, la opcin que vamos a utilizar en este captulo para crear las

tablas de nuestras bases de datos.

De nuestro anterior ejemplo hacer Clic Derecho sobre la ficha Tabla1 y pulse sobre Cerrar Todo y luego no

guarde los cambios. Luego ir a la ficha Crear, grupo

Tablas y hacer Clic sobre el comando Diseo de tabla.

Luego MS Access despliega la siguiente interface:


C

Creacin de Campos

Los elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan

en campos (denominados tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos

podra crear campos para el apellido, el nombre, el nmero de telfono y la direccin,

entre otros. Para una tabla Productos, podra crear campos para el nombre del producto,

el identificador de producto y el precio.

Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access

2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente

almacenar la informacin en sus partes ms pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar

de almace nar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por

separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar bsquedas

o clculos con un elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna

independiente.

Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo

tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene

un tipo de datos en consonancia con la informacin que almacena. El tipo de

datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden

realizar, as como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada

valor. Cada campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades

que definen las caractersticas formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la

propiedad Formato define el formato de presentacin del campo, es decir, qu

apariencia tendr cuando se muestre.

Condicin para las relaciones Uno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia

de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los

datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho est representado slo

una vez. A continuacin, se debe proporcionar a MS Access los medios para recopilar

de nuevo la informacin desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en

tablas que estn relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente,

primero deber comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a

continuacin, especificar dichas relaciones en la base de datos de MS Access.

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a

MS Access los medios para recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario.

Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se

definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,

formularios e informes que muestren a la vez la informacin de varias tablas.

Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuacin incluye informacin

recopilada de varias tablas:


1. Tabla Clientes

2. Tabla Vendedor

3. Tabla Pedidos

4. Tabla Productos

5. Tabla Detalles del Pedido

El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los datos

del vendedor de la tabla Empleados, los valores de Id. de pedido y Fecha de

pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla

Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles

del pedido. Estas tablas se vinculan entre s de varias formas para recopilar

informacin de cada una e incorporarla al formulario.

Imagine que tiene una tabla de productos y otra de pedidos. En una base de datos

correctamente estructurada, la primera tabla contendr toda la informacin

concerniente a los productos (descripciones, medidas y todas las especificaciones que

desee) mientras que en la segunda se representar a los productos solamente por medio

de un identificador.

No es necesario que incluya ms informacin pues si usted puede distinguir cul es el producto entonces podr consultar todos sus detalles en la primera tabla.

En el ejemplo anterior las tablas Producto y Pedido estarn relacionadas a travs del

identificador del producto. En la primera tabla esta columna ser la clave principal y en la segunda ser considerada una clave fornea.

Es una buena costumbre emplear un mismo prefijo para todos los campos de una

tabla sin embargo las claves forneas no deberan seguir esta regla. Por ejemplo, dos

de los campos de la tabla Producto pueden ser IdProducto y DetalleProducto mientras

que los campos de la tabla Pedido podran ser IdPedido, FechaDeEntrega, IdProducto

y CantidadPedida.


O

t

Otra alternativa correcta sera colocar IdPedido, FechaDeEntrega,

IdPedidoProducto, CantidadPedida. Esto para evitar duplicar el nombre los nombres de campo en la base de datos, de tal manera que si se hace referencia al cdigo de

producto en la tabla Producto se utilice IdProducto y para hacer referencia al cdigo

del producto en la tabla Pedido se utilice IdPedidoProducto. En realidad debe tratar de

buscar un mismo criterio y aplicarlo a travs de todas las tablas.

En los ejemplos subsiguientes se utilizar la primera sugerencia (IdPedido,

FechaDeEntrega, IdProducto y CantidadPedida)

A la tabla que contiene a la clave principal se le llama tabla principal y a la que contiene la clave fornea se le denomina tabla secundaria.

Otras consideraciones para crear relaciones:

1. Debe haber un campo comn en ambas tablas

2. Uno de las campos comunes debe ser clave principal, no olvide que un campo

clave principal no puede ser: Un campo de bsqueda de Objeto OLE, Memo,

Datos Adjuntos o Varios valores.

3. Los campos comunes podran tener o no el mismo nombre de campo, pero no

pueden diferir en el tipo de dato.

Crear relaciones Se puede crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando

un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea

una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos

nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen

que tener el mismo tipo de datos.


No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el

campo de clave externa puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad

Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede

hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la

propiedad Tamao del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos

campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor para la

propiedad Tamao del campo.

Crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones

Para nuestro ejemplo trabajaremos con la base de datos Control de Pedidos de la carpeta

capitulo 3, si es que no estaba activa, abrir la base

de datos, luego:

1. En el grupo Mostrar u ocultar de la

ficha Herramientas de base de datos,

haga Clic en Relaciones.

2. Si an no ha definido

ninguna relacin, aparecer

automticamente el cuadro

de dilogo Mostrar tabla. Si

no aparece, en la ficha Diseo,

en el grupo Relaciones, haga

clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de dilogo

Mostrar tabla se muestran

todas las tablas y consultas

de la base de datos. Para

ver nicamente las tablas, haga

clic en Tablas. Para ver

nicamente las consultas,

haga clic en

Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

3. Luego de seleccionar las tablas y aceptar se muestra la ventana relaciones con

las listas de campos de las tablas seleccionadas

4. Al mostrarse las tablas en la ventana Relaciones, usted ver que en cada una de

ellas la clave principal se muestra en negrita y el icono de una llave al costado.

5. Cree la relacin arrastrando la clave principal de la tabla Principal hasta la clave

fornea de la tabla secundaria o viceversa. Por ejemplo, en la ilustracin

anterior, se puede arrastrar el campo IdCliente de la tabla Cliente hasta

el campo IdCLiente de la tabla Pedido.


6. Despus de haber efectuado el arrastre se mostrar el cuadro de dilogo:

7. Active la exigencia de integridad referencial y hacer Clic en el botn Crear.

8. El grfico anterior muestra la relacin de uno a varios entre las tablas Cliente y Pedido.

9. Contine con las dems relaciones de tal modo que obtengamos un resultado

como se muestra en la siguiente grafica:


Asistente para Formularios y Autoformularios Los formularios constituyen la interfaz ms comn entre el usuario y los datos

contenidos en las tablas. A travs de ellos se puede presentar los datos en forma

jerrquica atendiendo a las relaciones que existen entre las tablas. Tambin pueden

incluirse controles que muestren imgenes propias de cada registro e incluso es posible

crear formularios que no muestren registros pero que permitan navegar ent re los

distintos objetos que posea la base de datos

Uno de los caminos ms cortos para crear formularios es emplear el asistente para

formularios. Para hacer uso de l ejecute el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la ficha Crear, en la Cinta Formularios, Opcin Mas

Formularios y elegir Asistente para Formularios.

2. Al iniciar el asistente, seleccione la tabla o consulta desde la que sern

tomados los datos. Si los datos que necesita ver en el formulario se encuentran

en dos o ms tablas, puede crear primero una consulta que las relacione y

despus crear el formulario.


Formularios

3. Seleccione los campos que desea incluir en el formulario. Para esto usted

puede:

Hacer doble clic convenientemente en cada uno de los campos de la lista

izquierda.

Tambin puede seleccionar un campo y luego emplear el botn >.

Si desea seleccionar todos los campos, haga uso del botn >>.

Para deseleccionar campos haga doble clic en los elementos de la lista

derecha o emplee los botones < o

6. Indique cul ser el estilo que desea emplear. El estilo afectar el aspecto de los

objetos as como la combinacin de colores. Haga clic en el botn Siguiente.

7. D el nombre al formulario y finalice la accin con el asistente.

En el Asistente para formularios es posible seleccionar ms de una tabla o

consulta. Procediendo de esta forma se puede crear de modo automtico una

consulta (invisible para el usuario) entre las tablas o consultas que haya

seleccionado. A fin de hacer esta accin, Access vincula dichos objetos

empleando las definiciones establecidas en la ventana de relaciones; si usted

no haba relacionado las tablas o consultas que seleccion como origen de

datos, Access no podr ejecutar la accin.


Formularios

Actividad 1: Crear Formulario usando asistente

En la base de datos PersForm, usted crear un formulario que muestre los datos de la

tabla Empleados de modo que se muestre como se aprecia en la siguiente ilustracin:

Procedimiento

Formulario Empleados

1. Haga clic en la ficha Crear, en la Cinta Formularios, Opcin Mas

Formularios y elegir Asistente para Formularios.

2. En el primer paso del asistente seleccione la tabla Empleados y luego haga clic

en el botn > a fin de indicar que todos los campos de la tabla sean mostrados

en el formulario tal como se muestra en la siguiente imagen:


Microsoft Office

3. Haga clic en el botn Siguiente.

4. Al mostrarse la lista de distribuciones haga clic en el botn de opcin En

columnas y luego active el botn Siguiente.

Distribucin del formulario

5. Haga clic en el estilo Access 2007 y luego active el botn Siguiente.

Seleccin del estilo

6. Se le sugiere Empleados como ttulo del formulario; djelo as y haga clic en el

botn Finalizar.

7. Cierre el formulario. 20 SENATI-Computacin e Informtica

Formularios

Propiedades del formulario

Propiedades de Formato

a

d

b c

e

f

g


Microsoft Office

a. Ttulo: El ttulo que ser mostrado en la barra de ttulo del formulario.

Aunque el nombre del formulario suele ser igual a esta propiedad, es posible

que estos dos valores sean distintos (el nombre del formulario se puede

modificar en la ventana de objetos de la base de datos)

b. Vista predeterminada: Los formularios, as como las vistas, tienen

mltiples vistas; entre ellas estn: Un nico formulario, Formularios

continuos y la vista Hoja de datos. Usted puede definir cul de ellas ser la

que se emplee cuando se abra el formulario

c. Barras de desplazamiento: Es posible establecer si mostrada la barra de

deslazamiento horizontal o vertical cuando el tamao de la ventana del

formulario sea ms pequeo que el definido para l.

d. Selector de registro: El selector de registros es un control propio del

formulario que permite seleccionar uno de los registros de los formularios. Es

principalmente til cuando se muestran mltiples registros al mismo

tiempo.

e. Botones de desplazamiento: Estos controles permiten desplazarse a travs de

los registros tal como se hace en la vista Hoja de datos.

f. Imagen: A travs de esta propiedad se puede especificar una imagen par a

que se presente en el fondo del formulario.

g. Tipo de imagen: Usted puede indicar que la imagen est incrustada o

vinculada al formulario. En el primer caso la imagen se aade al archivo de

la base de datos. En el segundo, se mantendr como un archivo independiente.

Propiedades de Datos

Para definir propiedades de un formulario realice las siguientes acciones:

1. Abra el formulario en vista diseo. Puede hacer clic derecho sobre l y activar Botn Hoja de Propiedades

el comando Vista diseo.


Formularios

2. Haga clic en la ficha Diseo, Cinta de opciones Herramientas y luego Hoja de

Propiedades.

Al presentrsele la Hoja de propiedades, despliegue el primer cuadro

combinado y seleccione Formulario. Las propiedades estn organizadas en

fichas a fin de facilitar su ubicacin


Microsoft Office

a

b c

c

a. Origen de registros

Es la tabla o consulta desde la cual se extraen los datos para ser mostrados en

el formulario. Esta propiedad puede ser modificada empleando el Generador

de Expresiones

Personalizar con el generador de expresiones

b. Permitir Agregar

Indica si el formulario permitir al usuario aadir registros.

c. Permitir Editar

Indica si el formulario permitir al usuario actualizar registros.

d. Permitir Eliminar

Indica si el formulario permitir al usuario eliminar registros.


Formularios

Actividad 2: Formulario sin acceso a datos

En la base de datos PersForm crear un formulario como el que se muestra a

continuacin:

Procedimiento

1. Hacer clic en la ficha Crear, luego la cinta Formularios, luego Formulario en

Blanco.

2. Luego haga click en la Vista Diseo

3. Active la Hoja de propiedades y defina las siguientes propiedades en ella:


Microsoft Office

Propiedad Valor

Ttulo Bienvenido

Vista predeterminada Un nico formulario

Permitir vista Formulario S

Barras de desplazamiento Ninguna

Selectores de registros No

Botones de desplazamiento No

Selectores de registro No

Botones de desplazamiento No

Separadores de registro No

Botones Maximizar y Minimizar Ninguno

Botn Cerrar S

Imagen Logo_Senati

Para establecer la imagen haga clic en la propiedad que tiene este nombre, ver

un botn que muestra tres puntos y luego haga doble clic sobre el archivo que

se le ha indicado.

4. Cierre la ventana de propiedades y guarde el formulario con el nombre

Bienvenido


Formularios

Como tarea adicional busque la propiedad que permite cambiar la ubicacin de la imagen y la que establece que ella pueda ocupar toda el rea del formulario.

Autoformato Usted puede modificar el aspecto general del formulario de una manera muy rpida

empleando el siguiente mtodo:

1. Muestre el formulario en vista diseo.

2. Haga clic en la ficha Organizar Cinta Autoformato y luego en el comando

Autoformato.

3. Haga clic en el estilo que desee y luego pulse el botn Aceptar.

Algunos autoformatos


Microsoft Office

4. Tambin puede usar el Asistente para Autoformato

Vistas: Formulario, Presentacin y Diseo Para ver las Vistas de un Formulario, tenemos dos opciones:

1. Hacemos clic con el Botn Derecho del Mouse sobre el Formulario y elegimos

la Vista

2. Hacemos doble clic sobre el Formulario, y luego la Ficha Inicio, Cinta Vistas y

elegimos la que deseamos


Formularios

Vista Presentacin.

La vista Presentacin es una vista ms orientada a lo visual que la vista Diseo.

Mientras visualiza un formulario en una vista Presentacin, cada control muestra datos

reales. En consecuencia, es una vista muy til para ajustar el tamao de los controles o

realizar muchas otras tareas que afectan al aspecto visual y al uso del formulario.

Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentacin y que requieren

pasar a la vista Diseo. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que

hay que cambiar a la vista Diseo para llevar a cabo un cambio determinado .

Modificar un formulario en la vista Presentacin

Una vez creado el formulario, puede ajustar fcilmente su diseo en la

vista Presentacin. Usando los datos reales del formulario como punto

de referencia, puede reorganizar los controles y ajustar su tamao.

Pueden colocar controles nuevos en el formulario y configurar las

propiedades del formulario y de sus controles.

Para cambiar a la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario

en el nombre del formulario en el panel de navegacin y, a continuacin,

haga clic en Vista Presentacin.

Access muestra el formulario en la vista Presentacin.

Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del

formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de

propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o

consulta subyacente al formulario. Para mostrar el panel Lista de

campos, use uno de los siguientes mtodos:

En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos

existentes.

Presione ALT+F8.

A continuacin, podr arrastrar directamente los campos desde el panel

Lista de campos hasta el formulario.

Para agregar un solo campo, haga doble clic en l o arrstrelo desde el

panel Lista de campos hasta la seccin del formulario donde desee que

se muestre.

Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla

CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuacin,

arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.


Microsoft Office

Vista Diseo.

La vista Diseo ofrece una vista ms detallada de la estructura del informe. Se pueden

ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de pgina de un formulario. No se pueden

ver los datos subyacentes mientras se estn haciendo cambios en el diseo. No

obstante, hay ciertas tareas que puede realizar ms fcilmente en la vista Diseo que en

la vista Presentacin. Puede realizar las acciones siguientes:

- Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, imgenes, lneas y rectngulos.

- Editar orgenes de control de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto

sin usar la hoja de propiedades.

- Cambiar el tamao de las secciones de los formularios, como por ejemplo la seccin Encabezado del formulario o la seccin Detalle.

- Cambiar algunas propiedades del formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentacin (como Vista predeterminada o Permitir vista Formulario).

Modificar un formulario en la vista Diseo

El diseo de un formulario tambin se puede ajustar en la vista Diseo. Se

pueden agregar nuevos controles y campos al formulario agregndolos a la

cuadrcula de diseo. La hoja de propiedades incluye un gran nmero de

propiedades que se pueden configurar para personalizar el formulario.

Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el

nombre del formulario en el panel de navegacin y, a continuacin, haga

clic en Vista Diseo.


Formularios

Access muestra el formulario en la vista Diseo.

Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del

formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades,

presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o

consulta subyacente al diseo del formulario. Para mostrar el panel Lista de

campos, use uno de los mtodos siguientes:

En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Agregar campos

existentes.

Presione ALT+F8.

A continuacin, podr arrastrar directamente los campos desde el panel

Lista de campos al formulario.

Para agregar un solo campo, haga doble clic en l o arrstrelo desde el panel

Lista de campos hasta la seccin del formulario donde desee que se muestre.

Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y

haga clic en los campos que desee agregar. A continuacin, arrastre los

campos seleccionados hasta el formulario.

Editar controles Usted puede cambiar la presentacin de los controles de los formularios. Tambin

puede aadir nuevos objetos y eliminar los existentes


Microsoft Office

Tipos de controles

Usted puede encontrar los siguientes controles en un formulario:

Etiquetas

Cuadros de texto

Cuadros combinados

Botones de comando

Grupos de botones de opcin

Grupos de botones alternar

Casillas de verificacin

Imgenes

Controles de ficha

Subformularios

Los controles ms utilizados son los primeros. En la siguiente imagen usted puede

apreciar la vista diseo de un formulario y en ella se le indicar cules son las cajas de

texto (T), etiquetas (E) y cuadros combinados (C).

Seleccionar controles

Vista diseo de un formulario

Para seleccionar un control, haga clic sobre l.

Para seleccionar mltiples controles puede realizar cualquiera de las siguientes

acciones:

Coloque el puntero fuera de uno de ellos y arrastre hasta formar un

rectngulo que abarque, aunque sea parcialmente, a todos los controles que

desea seleccionar. 32 SENATI-Computacin e Informtica

Formularios

Haga clic en la regla horizontal de modo que el puntero se tome el aspecto

de una flecha apuntando hacia abajo. Despus de hacer clic todos los

controles bajo la flecha quedarn seleccionados; si adems desea

seleccionar controles que no se encuentran bajo la primera posicin del

puntero puede arrastrar la fecha horizontalmente.

De forma anloga, puede seleccionarse mltiples controles colocando el

puntero sobre la regla vertical del lado izquierdo del formulario.


Microsoft Office

Cambiar las dimensiones

Para modificar el tamao de un control:

1. Active la vista diseo del formulario.

2. Haga clic sobre el control deseado y coloque el puntero del mouse sobre

cualquiera de los controladores ubicados en sus esquinas y en la mitad de cada

uno de sus lados. El puntero del mouse adquirir la forma de una doble flecha

indicando que es posible cambiar el tamao del objeto.

3. Arrastre para cambiar el tamao.

Ilustracin: Cambiar el tamao desde la esquina inferior derecha

Ajustar

Para cambiar el tamao de mltiples controles simultneamente:

1. Active la vista diseo.

2. Seleccione los controles cuyos tamaos de sea cambiar.

3. Ejecute alguna de las siguientes acciones:

Arrastre cualquiera de los controladores de tamao de uno de los

controles; el resto de los objetos cambiar su tamao en la misma forma el

que usted eligi.

Haga clic en la Ficha Organizar, cinta Tamao y haga clic en alguno de

los siguientes botones:

- Ajustar al ms ancho

- Ajustar al ms estrecho

- Ajustar al ms corto

- Ajustar al ms alto

Mover

Para mover un control:


2. Haga clic sobre el control deseado y coloque el puntero del mouse sobre

cualquiera de sus bordes (ver el puntero en forma de cruz con un puntero).


Formularios

3. Arrastre para cambiar la posicin.

Alinear

Usted puede alinear mltiples controles. Para ello:


2. Seleccione los controles que desee alinear.

3. Haga clic en la Ficha Organizar, cinta Alineacin de Controles y haga clic en

alguno de los siguientes comandos:

Izquierda

Derecha

Arriba

Abajo

Eliminar controles

Usted puede alinear mltiples controles. Para ello:


2. Seleccione los controles que desee eliminar.

3. Presione la tecla suprimir del teclado

Agregar controles

Usted puede aadir controles a un formulario a travs de tres caminos:

a. Desde la lista de campos

- Muestre el formulario en vista diseo.

- Haga visible la lista de campos. Para esto lleve a cabo alguna de los siguientes acciones:

- Haga clic en el men Ver y luego active el comando Lista de campos.

- Haga clic en el botn Lista de campos de la barra de herramientas

Diseo de formulario.

- Arrastre el campo desde la ventana con la lista de campos hasta el formulario.


Microsoft Office

b. Si desea emplear el cuadro de herramientas:


- Ubquese en la Ficha Diseo, Cinta Controles. Para esto lleve a cabo alguna de los siguientes acciones:

- Haga clic en el botn que representa al tipo de control deseado y haga

clic en la posicin del formulario donde desea colocar el objeto.

- Establezca las propiedades necesarias para el control.

c. Si desea emplear un asistente para controles:


- Asegrese de que el botn Asistente para controles de la Cinta Controles se encuentre activado.


Formularios

- Haga clic en el botn que representa al tipo de control deseado y

arrastre el puntero en el formulario sobre la posicin en la que desea

colocar el objeto.

- Siga los pasos del asistente.

Controles a usar

Botn de opcin

Los botones de opcin son empleados cuando en un campo hay un

nmero pequeo de valores permitidos y hay suficiente espacio en el

formulario para dejar visible al usuario todas las posibilidades.

Algunos campos en los que se puede emplear este tipo de controles

son:

1. El campo Sexo en una tabla de datos personales.

2. El campo Categora cuando hay suficiente espacio disponible

en un formulario.

Para insertar botones de opcin realice lo siguiente:

1. Verifique que el formulario est asociado a un origen de datos

2. Active el botn Asistente para controles.

Asistente para

controles

Grupo de opciones

3. En la ficha Diseo, Cinta Controles, haga clic en el botn

Grupo de opciones y luego haga clic en el formulario.

Aparecer el asistente.

4. Escriba el texto que debe ir en cada opcin y pulse Siguiente.

5. Si lo desea, escoja una opcin predeterminada y haga clic en

Siguiente.

6. Asocie un valor numrico a cada opcin; cuando se seleccione

una opcin el grupo tomar el valor de la opcin elegida.

7. En la siguiente ventana, el cuadro de dilogo le permitir

vincular el valor del grupo con uno de los campos numricos

del origen de datos. Por ejemplo, el campo zona puede tener

cuatro valores posibles: 1, 2, 3, y 4; el grupo de opciones podra

tener las descripciones de estos valores del siguiente modo: 1 -

Norte, 2-Sur, 3-Este y 4-Oeste.

8. Indique el tipo de controles que desea emplear y avance a la

siguiente ventana.

9. Escriba un ttulo para el grupo y haga clic en Finalizar.

Cuadro de texto

Los cuadros de texto se usan para mostrar informacin provenientes de

la base de datos y para ingresar los datos en ella.


Microsoft Office

Despus de insertar un cuadro de texto a partir del cuadro de

herramientas, usted ver el control con la palabra Independiente en su

interior. A fin de enlazar el control con el origen de datos del

formulario:

1. Verifique que el formulario est asociado a un origen de datos;

para esto:

a. Haga visible la ventana de propiedades y despliegue el

cuadro combinado para que sean mostradas las propiedades

del formulario.

b. Active la ficha Datos y verifique que la propiedad Origen

del registro contiene algn valor (puede ser una tabla, una

consulta o una expresin SQL). Si no hay ningn valor

definido en esta propiedad puede crearlo haciendo uso del

generador de consultas que se encuentra a la derecha.

c. La imagen Origen del registro de la pgina 24 muestra que

el formulario tomado de ejemplo tiene como fuente la tabla

Pedido. En esta ilustracin el generador de consultas es el

botn que posee tres puntos y que se ve seleccionado con

el puntero del mouse.

Origen del registro

d. Cierre la ventana de propiedades.

2. Haga clic derecho en el interior del cuadro de texto del formulario

y luego active el comando Propiedades.

3. Active la ficha Datos.

4. Para el enlace:

a. Haga clic en la propiedad Origen de datos


Formularios

b. Si el cuadro contendr el valor de un campo tal como se

encuentra en la base de datos, despliegue la lista y

seleccione el campo que desea utilizar.

c. Si el cuadro calcular un valor a partir de uno o ms

campos, haga clic en el botn del generador de expresiones

que se encuentra a la derecha del campo y escriba la

frmula a emplear. El generador de expresiones es un

botn con tres puntos en su superficie, semejante al

generador de consultas que se encuentra a la derecha de la

propiedad Origen de datos.

Generador de expresiones

La ilustracin anterior muestra al Generador de

expresiones con la frmula que calcula la edad de un

trabajador a partir de su fecha de nacimiento.

5. Cierre la ventana de propiedades.

Etiqueta

Las etiquetas tienen como fin presentar un texto al usuario de modo

que le sea ms fcil entender el propsito del formulario y sus dems

controles.

Despus de insertar una etiqueta a partir del cuadro de herramientas, se

le presentar un rectngulo con el punto de insercin parpadeando de

tal forma que usted pueda escribir el texto que contendr.

Casilla de verificacin

Las casillas de verificacin se emplean para presentar datos que

pueden tener solamente dos valores que se expresan en trminos de S

o No, o Activado y Desactivado. Los siguientes ejemplos pueden

ayudarlo a familiarizarse con casos de uso tpico de estos controles:

1. El campo Importado para el catlogo de productos de una

empresa.

2. El campo Sindicalizado para una tabla de datos personales.

Algunas personas emplean casillas de verificacin para el campo Sexo,

proceder de esta manera indicara Sexo: S o Sexo: No; sera mucho


Microsoft Office

mejor emplear botones de opcin o cuadros combinados para este tipo de campos.

Despus de insertar una casilla de verificacin a partir del cuadro de

herramientas, usted ver el control con la expresin VerificacinX

donde X es un nmero que representa el orden de aparicin del control

en el formulario.

A fin de enlazar el control con el origen de datos:

1. Verifique que el formulario est asociado a un origen de datos.

2. Haga clic derecho sobre el visto bueno de la izquierda y active

el comando Propiedades.

3. Active la ficha Datos.

4. Modifique la propiedad Origen del control para indicar cul es

el campo vinculado.

5. Cierre la ventana

6. Haga clic derecho sobre la etiqueta VerificacinX y active el

comando Propiedades.

7. Active la ficha Formato.

8. Modifique la propiedad Ttulo para indicar cul debe ser el

texto que se muestre.

Fichas

Las fichas permiten agrupar los controles de acuerdo a alguna

caracterstica que tengan en comn; son empleadas comnmente

cuando se cuenta con una gran cantidad de controles y se desea

mostrarlos por etapas.

Para utilizar estos controles:

1. Muestre el formulario en vista diseo.

2. En el cuadro de herramientas, haga clic sobre el control Ficha y

luego haga clic sobre el formulario.

3. Seleccione el control y emplee los controladores de tamao de

modo que ocupe el rea que usted desee.

4. Modifique la propiedad Ttulo de cada ficha para que muestren

el texto deseado. A fin de realizar esta accin:

a. Haga clic derecho sobre la primera pestaa del control y

luego haga clic sobre el comando Propiedades.


Formularios

b. En la ficha Formato, busque la primera propiedad y

cambie el ttulo.

c. Repita estas acciones con las dems fichas.

Para colocar controles en las fichas puede emplear dos mtodos:

a. Utilizar controles que ya existen en el formulario.

i. Corte los controles que desea colocar en la ficha.

ii. Seleccione la ficha y pegue (CTRL+V)

iii. Desplace los controles dentro de la ficha para

ubicarlos en el lugar exacto que desee.

b. Crear controles desde el cuadro de herramientas.

i. Seleccione la ficha.

ii. Haga clic en el control deseado dentro del cuadro

de herramientas.

iii. Haga clic dentro de la ficha.

iv. Personalice el tamao y posicin del control dentro

de la ficha.

Dos selecciones distintas

Cambiar el ttulo de una ficha


Propiedades de los controles

Usted puede modificar el aspecto y comportamiento de los controles individualmente a

travs de sus propiedades. Entre aquellas que modifican la apariencia se encuentran las

propiedades de la fuente (nombre, tamao, estilo, alineacin y color); estn, tambin el

color de fondo, el grosor y color de los bordes y el efecto e special. La forma ms fcil

de configurar estas propiedades es la siguiente:

1. Seleccione el control al que desea cambiar una determinada propiedad. Puede

hacer una seleccin mltiple si desea hacer cambios en mltiples controles.

2. Haga clic en la opcin correspondiente a la propiedad en la Hoja de

Propiedades.

a. Orden de tabulacin

Cuando se agrega y mueve controles se debe tener cuidado en el orden en el

cual usted se podr desplazar por el formulario empleando la tecla TAB.

Para configurar la secuencia en que los controles obtienen el enfoque usted

puede hacer clic derecho sobre cualquiera de ellos y activar el comando

Orden de tabulacin.


Formularios

b. Color de fondo

c. Efecto especial

d. Color de bordes

e. Formato


Microsoft Office

Cuadro combinado

Cuadros combinados

Los cuadros combinados se emplean para que el usuario elija un valor dentro de un

conjunto de posibilidades. Se prefiere este tipo de controles frente a los botones de

opcin cuando el espacio en el formulario es reducido o cuando se espera que el

conjunto de valores disponibles cambie.

La forma ms sencilla de insertar cuadros combinados en la vista diseo de un

formulario existente es emplear el asistente para cuadros combinados tal como se

detalla a continuacin:

1. Verifique que el formulario est asociado a un origen de datos tal como se

detalla en el primer paso de Insertar cuadros de texto

2. Active el asistente para controles y guese por sus instrucciones.

Usando el asistente para controles

Usando una tabla o consulta

Una tabla o consulta: Escoja esta opcin si desea colocar en el cuadro

combinado valores que se encuentran en alguna tabla de la base de

datos. Esta sera una buena opcin, por ejemplo, si desea mostrar

distritos en lugar de cdigos postales.

Haga clic en Siguiente:

i. Indique cul desea emplear.

ii. En el siguiente paso, seleccione los campos que desea emplear.

Recuerde que lo ms recomendable es seleccionar dos columnas:

una para los cdigos (que sern los que se almacenen) y otra

para las descripciones (que sern las que se muestren).

iii. Luego, indique la forma en la que se ordenarn los registros.

iv. En la siguiente ventana, indique el ancho de las columnas (se

recomienda ocultar la columna de los cdigos)

Escribiendo la lista

Una lista de valores que usted mismo escribir en el asistente. Esta es la

opcin que debe seleccionarse si los valores no se encuentran en

ninguna tabla de la base de datos. Por ejemplo: es comn tener un

campo Sexo en los datos del personal de las empresas; el valor

almacenado en las tablas suele ser M o F aludiendo a Masculino y

Femenino pero estas palabras nunca estn almacenadas en ninguna

tabla.

Haga Clic en Siguiente

i. Indique el nmero de columnas que va a emplear (normalmente

son dos) y, en la cuadrcula, escriba los valores. Se recomienda

que oculte la columna que contenga los cdigos.


Formularios

ii. En la siguiente ventana, indique cul de las columnas es la que

contiene los valores que deben ser almacenados en la base de

datos (normalmente es la columna de los cdigos).

iii. Avance a la siguiente pantalla del asistente e indique qu campo

del formulario debe almacenar el valor asociado al cuadro

combinado.

iv. Finalmente, d una etiqueta para el cuadro combinado.

Bsqueda de registros.

Se puede crear un cuadro combinado agregando un campo de bsqueda

a un formulario.

1. Cree un campo de bsqueda en una tabla. Este campo puede ser

un campo multivalor o un campo que contiene un solo valor.

Siga uno de estos procedimientos:

Cree un nuevo formulario basado en un origen de registros que incluya el campo de bsqueda. Por ejemplo,

en el panel de exploracin, seleccione una tabla o consulta

que contenga el campo de bsqueda y, a continuacin, en

la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.

Access crea automticamente un cuadro combinado para

el campo de bsqueda.

Agregue un cuadro de lista o un cuadro combinado a un formulario:

- En la vista Diseo, abra un formulario que est

basado en un origen de registros que incluya el

campo de bsqueda.

- Si no se muestra el panel Lista de campos, presione ALT+F8 para que se muestre.

- Haga doble clic en el campo de bsqueda, o bien,

arrastre el campo de bsqueda desde el panel Lista de

campos hasta el formulario. Access crea

automticamente un cuadro combinado enlazado al

campo.

Generacin automtica mediante el uso del asistente de bsquedas en el diseo de las tablas

Una columna (o campo) de bsqueda es un campo de una tabla cuyo valor se obtiene

de otra tabla o de una lista de valores. Puede usar una columna de bsqueda para

mostrar una lista de opciones en un cuadro combinado o un cuadro de lista. Las

opciones pueden proceder de una tabla o consulta, o pueden ser valores especificados.

Puede crear una columna de bsqueda manualmente, configurando las propiedades de


Microsoft Office

campo de bsqueda de un campo, o automticamente, completando el Asistente para

bsquedas. Siempre que sea posible, debe usar el Asistente para bsquedas para crear

una columna de bsqueda. El Asistente para bsquedas simplifica el proceso y rellena

automticamente las propiedades del campo apropiadas y crea las relaciones de tabla

apropiadas.

Puede crear una columna de bsqueda en la vista Hoja de datos o en la vista Diseo.

Crear una columna de bsqueda en la vista Hoja de datos

De forma predeterminada, al abrir una tabla, si abre en la vista Hoja de datos. Puede

agregar una columna de bsqueda haciendo clic en Columna de bsqueda en el grupo

Campos y columnas en la ficha Hoja de datos. Haciendo esto se abre el Asistente

para bsquedas, que le gua en el proceso de creacin de la columna de bsqueda.

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en

Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la

columna de bsqueda, esto abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en

Columna de bsqueda.

Se iniciar el Asistente para bsquedas.


Formularios

5. En la primera pgina del Asistente para bsquedas, indique si desea basar la

columna de bsqueda en los valores de una tabla o una consulta, o en una lista

de valores que escriba.

El tipo de columna de bsqueda ms habitual es el que muestra los valores

buscados de una tabla o consulta relacionada.

6. Haga clic en Siguiente y, a continuacin, siga las instrucciones para completar

el asistente. Para obtener ms informacin sobre cmo completar el asistente,

vea la seccin Uso del Asistente para bsquedas.

Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de bsqueda cuyas propiedades de

campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para bsquedas.

Crear una columna de bsqueda mediante el panel Lista de campos

Si usa una base de datos que contiene ms de una tabla, puede iniciar el proceso de

creacin de un campo de bsqueda arrastrando un campo del panel Lista de campos.

El panel Lista de campos muestra los campos disponibles en otras tablas de la base de

datos. Al crear una columna de bsqueda de este modo, el Asistente para bsquedas se

inicia automticamente y el campo que arrastra a la hoja de datos se convierte en uno

de los campos de la columna de bsqueda.


Abrir.


3. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la

columna de bsqueda , esto abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en

Agregar campos existentes.


Microsoft Office

Aparecer el panel Lista de campos.

5. Haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla para mostrar la lista de

campos de esa tabla.

6. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista

Hoja de datos.

7. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.


8. Siga las instrucciones para completar el asistente. Para obtener ms

informacin sobre cmo completar el asistente, vea la seccin Uso del

Asistente para bsquedas.

Una vez completado el asistente, aparecer la columna de bsqueda en la tabla

en la vista Hoja de datos.

Crear una columna de bsqueda en la vista Diseo

Puede crear una columna de bsqueda en la vista Diseo, adems de en la vista Hoja de

datos. Cuando trabaja en la vista Diseo, puede crear una columna de bsqueda usando

el mismo Asistente para bsquedas que usa en la vista Hoja de datos. Sin embargo, en

la vista Diseo, tambin tiene acceso pleno a toas las propiedades del campo: Como

resultado, puede editarlas directamente.


Abrir.


3. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la

que desee agregar la columna de bsqueda y, a continuacin, haga clic en Vista

Diseo en el men contextual.

4. Busque la primera fila vaca disponible en la cuadrcula de diseo de la tabla.

5. En la primera fila vaca disponible, haga clic en una celda de la columna

Nombre de campo, y escriba el nombre de campo de la columna de bsqueda.

6. A continuacin, haga clic en una celda de la columna Tipo de datos de dicha

fila, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Asistente para bsquedas.



Formularios

7. En la primera pgina del Asistente para bsquedas, indique si desea basar la

columna de bsqueda en los valores de una tabla o una consulta, o en una lista

de valores que escriba.

El tipo de columna de bsqueda ms habitual es el que muestra los valores

buscados de una tabla o consulta relacionada.

8. Haga clic en Siguiente y, a continuacin, siga las instrucciones para completar

el asistente. Para obtener ms informacin sobre cmo completar el asistente,

vea la seccin Uso del Asistente para bsquedas.

Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de bsqueda cuyas propiedades de

campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para bsquedas. Puede ver las

propiedades de campo en el panel inferior de la vista Diseo, bajo Propiedades del

campo. Para ver las propiedades que se aplican especficamente a la columna de

bsqueda, haga clic en la ficha Bsqueda

Usar el Asistente para bsquedas

El Asistente para bsquedas se inicia en los siguientes casos: al crear una columna de

bsqueda en la vista Hoja de datos, al arrastrar un campo desde el panel Lista de

campos hasta una tabla que se abre en la vista Hoja de datos y, en la vista Diseo, al

seleccionar Asistente para bsquedas en la columna Tipo de datos. El asistente le

gua en los pasos necesarios para crear una columna de bsqueda y establece

automticamente las propiedades de campo apropiadas de acuerdo con sus elecciones.

El asistente tambin crea relaciones de tabla e ndices, cuando es necesario, para asistir

a la columna de bsqueda.

Cuando se inicia el Asistente para bsquedas, deber decidir si desea basar la columna

de bsqueda en una tabla o consulta, o en una lista de valores especificados. La

mayora de las veces, si la base de datos est diseada correctamente y la informacin

se divide en tablas basadas en temas, deber elegir una tabla o consulta c omo el origen

de los datos para la columna de bsqueda.


Microsoft Office

Columna de bsqueda basada en una tabla o consulta

Si eligi la opcin Deseo que la columna de bsqueda busque los valores en una

tabla o consulta, cuando haga clic en Siguiente, el Asistente para bsquedas mostrar

una lista de tablas que proporcionan los valores para la columna de bsqueda. Para ver

nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic

en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas. Si eligi una tabla o consulta, haga

clic en Siguiente.

El Asistente para bsquedas enumera los campos disponibles de la tabla o consulta.

Para cada campo que desee incluir en la columna de bsqueda, haga clic en el campo y,

a continuacin, en el botn mayor que (>) para moverlo a la lista Campos

seleccionados. Observe que debe seleccionar los campos que desee dejar visibles

adems del campo que desea que suministre el valor que se almacena al realizar una

seleccin en la columna de bsqueda. Cuando termine, haga clic en Siguiente.


Formularios

El Asistente para bsquedas muestra una pgina que permite especificar un campo o

campos que puede usar para ordenar la columna de bsqueda. Esta ordenacin es

opcional. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Puede ajustar el ancho de las columnas que aparecern en la columna de bsqueda. Si

reduce el ancho de un campo para que ya no est visible, no aparecer en la columna de

bsqueda. Por ejemplo, puede usar esta funcin para impedir que se muestre una

columna de Id. Cuando termine, haga clic en Siguiente.


Al seleccionar una fila de la columna de bsqueda, puede almacenar un valor de dicha

fila en la base de datos o usar el valor posteriormente para realizar una accin. Esta

pgina del asistente, que se muestra en la siguiente figura, permite elegir el campo que

suministra dicho valor. Debe elegir un campo que identifique de forma exclusiva la

fila. Normalmente, el campo de clave principal de la tabla de origen resulta una buena

eleccin. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

En la pgina final del Asistente para bsquedas, debe escribir un nombre para la

columna de bsqueda; ste se convertir en el nombre del campo de la tabla.

Si desea permitir la seleccin de ms de un valor cuando aparece la columna de

bsqueda y, a continuacin, almacenar varios valores, active la casilla de verificacin

Permitir varios valores. Observe que activar esta casilla de verificacin cambia la

columna de bsqueda por un campo multivalor.


Formularios

Actividad 3: Insertar una etiqueta

En la base de datos PersForm modificar el formulario Bienvenida para que se muestre

como la siguiente ilustracin:

Etiqueta

Procedimiento

1. Abra el formulario en vista diseo.

2. En el cuadro de herramientas, haga clic en el icono etiqueta y luego haga clic en

el formulario.

3. Escriba Comercial DOUP y luego haga clic fuera del control pero dentro del

formulario.

4. Puede seleccionar la etiqueta y modificar su fuente, tamao y dems

caractersticas.

5. Muestre la vista formulario, guarde y cierre.

Actividad 4: Editar los controles de un formulario

En la base de datos PersForm, usted crear un formulario con la tabla Trabajador

empleando el asistente para formularios y lo modificar que se vea como se muestra en

la siguiente ilustracin:

Procedimiento

Aspecto final del formulario


Microsoft Office

1. Emplee el asistente para formularios a fin de crear uno que tome los campos de

la tabla indicada que se muestran en la imagen.

2. Cuando el asistente le muestre el objeto terminado, cambie a la vista diseo y

seleccione los cuatro primeros campos; haga clic en el men Formato,

despliegue el submen Tamao y active el comando Ajustar al ms estrecho.

3. Repita la operacin anterior con los campos Cargo y Direccin.

4. Active la vista formulario, guarde el formulario con el nombre predeterminado

y cirrelo.

Actividad 5: Agregar etiquetas, cajas de texto y fichas

En la base de datos PersForm, usted modificar el formulario creado en la actividad

anterior de modo que contenga un control de fichas tal como indica la siguiente

ilustracin:

Procedimiento

1. Active la vista diseo.

Formulario con fichas

2. Aumente ligeramente el tamao de la seccin detalle del formulario arrastrando

sus bordes tal como se indica en la imagen:

Cambiar el ancho y alto del formulario


Formularios

Control ficha

Cuadro de texto

3. Para colocar el control de fichas:

a. Active el formulario Edicin y haga clic sobre el comando Seleccionar

todo.

b. Efecte la accin Cortar mediante la combinacin de teclas Ctrl+X o

cualquier otro mtodo disponible.

c. Haga clic en el botn Control ficha del cuadro de controles.

d. Haga clic en la seccin Detalle del formulario.

e. Haga clic en la primera lengeta del control ficha. Con esta accin usted

indica que los objetos que colocar en el formulario debern pertenecer

a esta pgina.

f. Efecte la accin Pegar mediante la combinacin de teclas Ctrl+V o

cualquier otro mtodo disponible.

g. Redimensione el control ficha para que sea apropiado para las etiquetas

y cajas de texto que ha colocado en l.

h. Haga doble clic sobre la primera lengeta del control. En la propiedad

Ttulo (primera ficha de la pgina de propiedades), escriba Datos

bsicos.

i. Mueva la ventana de propiedades para que no obstaculice la visin del

formulario. Sin cerrar esta ventana, haga clic en la segunda lengeta del

control ficha y escriba Datos adicionales en la propiedad Ttulo.

4. Para los controles de la segunda ficha:

a. Haga clic en la segunda lengeta del control ficha del formulario.

b. Muestre la lista de campos del formulario haciendo clic en el men Ver

y luego en el comando Lista de campos.

c. Arrastre el campo traFechaNac dentro de la ficha.

d. En el cuadro de herramientas, haga clic en el botn Cuadro de texto y

luego haga clic dentro de la ficha, debajo del campo que acaba de crear.

e. Cambie la propiedad Ttulo de la etiqueta, para que en ella se lea Edad.

f. Cambie la propiedad Origen del control ubicada en la segunda ficha de la ventana de propiedades-a se lea:


Microsoft Office

=Ent((ahora()-traFechaNac)/365)

g. Repita los pasos del c al f para la fecha de contratacin y el tiempo de

servicio.

h. Active la vista formulario, guarde el formulario con el nombre

predeterminado y cirrelo.

Formularios continuos Los formularios continuos permiten que sean vistos los detalles de ms de un registro

simultneamente, tal como se aprecia en la siguiente ilustracin:

Formulario continuo para los productos

Aunque la forma ms sencilla de presentar un formulario en modo de formulario

continuo es a travs del asistente para formularios (en la distribucin simplemente se

selecciona la que est identificada como Tabular), tambin puede activar esta vista

desde la propiedad Vista predeterminada que se encuentra en la ficha Formato.

Actividad 6: Crear un formulario continuo

En la base de datos Persform, usted crear el formulario de la ilustracin anterior.

Procedimiento

1. Cree el formulario empleando el asistente.

a. Haga clic en el enlace Crear un formulario utilizando el asistente en la

seccin Formularios de la ventana de la base de datos.

b. Primer paso: tabla y campos de origen del formulario. Indique al

asistente que emplear la tabla Producto y, en ella, los campos

proNombre, medID, proPrecio y catId

c. Segundo paso: Seleccione la distribucin Tabular.

d. Tercer paso: Elija el estilo Estndar (ms adelante puede emplear el

autoformato para cambiarlo por cualquier otro)


Formularios

Ampliar el pie

e. Cuarto paso: Indique que el ttulo del formulario ser Mltiples productos.

2. Modifique el diseo para que se muestre como el grfico.

a. Active la vista diseo.

b. Para la seccin detalle:

i. Cambie el ancho de las cajas de texto y cambie su posicin

c. Para la seccin del encabezado:

i. Modifique las etiquetas. Algunas necesitan que cambie su

texto, otras su alineacin, otras su posicin y todas que las

coloque en negrita.

d. Para la seccin del pie:

i. Ample la seccin arrastrando el puntero desde la parte

inferior de la banda.

ii. Haga clic en el botn Cuadro de texto del cuadro de

herramientas y luego haga clic en la seccin Pie del

formulario.

iii. Modifique el texto de la etiqueta para que diga Productos mostrados.

iv. Cambie la propiedad Origen de datos del cuadro de texto que

acaba de crear para que sea: =Cuenta(proId)

v. Cambie el formato del cuadro de texto de para que la

alineacin sea izquierda, la propiedad Estilo de fondo sea

Transparente, la propiedad Efecto especial sea Sin relieve y

el Estilo de los bordes sea Transparente.

3. Cambie las propiedades del formulario

a. Establezca la propiedad Barras de desplazamiento al valor Slo vertical

b. La propiedad Botones de desplazamiento debe estar configurada en No.

4. Muestre la vista formulario, gurdelo con el nombre que se

89001211 computacion e informatica parte 02 ti bv

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