9061 sk pedoman jra - universitas airlangga › filer › kr-9061-2013'.pdf3. undang-undang...
TRANSCRIPT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
Kampus C Mulyorejo Surabaya 60115 Telp. (031) 5914042, 5914043, 5912546, 5912564 Fax (031) 5981841
Website : http://www.unair.ac.id ; e-mail : [email protected]
SALINAN
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA
NOMOR 9061/UN3/KR/2013
TENTANG
PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka pengelolaan arsip di Lingkungan
Universitas Airlangga, perlu penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif sebagai pedoman penataan arsip;
b. bahwa sehubungan dengan maksud pada huruf a, telah disetujui hasil telaah dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) perlu dilakukan penetapan Jadwal Retensi Arsip (JRA);
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu menetapkan Keputusan Rektor tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Airlangga.
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964);
2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 5336);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 1954 tentang Pendirian Universitas Airlangga di Surabaya sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1955 tentang Pengubahan Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 1954. (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1954 Nomor 99 Tambahan Lembaran Negara Nomor 695 juncto Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1955 Nomor 4 Tambahan Lembaran Negara Nomor 748);
6.: ....
2
6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1975 Nomor 51);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen;
8. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2006 tentang Penetapan Universitas Airlangga sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 66);
9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 145/U/2004 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian;
10. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Departemen Pendidikan Nasional;
11. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;
12. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif;
13. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip;
14. Peraturan Majelis Wali Amanat Universitas Airlangga Nomor 12/P/MWA-UA/2008 tentang Anggaran Rumah Tangga Universitas Airlangga;
15. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Airlangga Nomor 34/H3.MWA/K/2010 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Airlangga Periode 2010-2015;
16. Peraturan Rektor Universitas Airlangga Nomor 26/H3/PR/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Airlangga sebagaimana diubah dengan Peraturan Rektor Universitas Airlangga Nomor 1/H3/PR/2012;
17. Keputusan Rektor Universitas Airlangga Nomor 9636/UN3/KR/2013 tentang Pembentukan Bidang Kearsipan Pada Sekretariat Universitas Airlangga.
Memperhatikan : Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
P.JRA/07/2013, tanggal 17 Juli 2013.
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PEDOMAN JADWAL
RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA.
PERTAMA : Menetapkan Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan
Fasilitatif di Lingkungan Universitas Airlangga, sebagaimana tercantum dalam daftar Lampiran I, II dan III Keputusan ini.
KEDUA : ....
3
KEDUA : Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagaimana dikamsud pada diktum PERTAMA menjadi pedoman dalam penataan dan pemusnahan arsip pada semua unit kerja di Lingkungan Universitas Airlangga.
KETIGA : Biaya untuk pelaksanaan keputusan ini dibebankan pada dana
Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Universitas Airlangga Tahun 2013.
KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Surabaya pada tanggal 31 Juli 2013
REKTOR,
ttd
FASICH NIP. 194612311974121001
BIDHUK
Salinan disampaikan Yth : Pimpinan Unit Kerja di Lingkungan UA
Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas, ttd, Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002
LAMPIRAN I KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA
NOMOR : 9061/UN3/KR/2013, TANGGAL 31 JULI 2013
TENTANG : PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN
FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF
UNIVERSITAS AIRLANGGA
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
A PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
2 tahun 3 tahun
Musnah, kecuali
rekapitulasi daya
tampung Dinilai
kembali
1 Penerimaan mahasiswa baru
a Daya tampung mahasiswa
b
Administrasi dan seleksi mahasiswa baru
1 tahun 3 tahun
Musnah, kecuali
penetapan
penerimaan dan
daftar mahasiswa
yang diterima
Permanen
- Daftar calon mahasiswa
- Tes masuk (SNMPTN/
SBMPTN/Umum/Undangan/Mandiri)
- Hasil penilaian test mahasiswa baru
-
Pengumuman penerimaan mahasiswa
baru termasuk daftar mahasiswa yang
diterima
c Naskah soal
1 tahun
setelah
pelaksanaan
-
Musnah, kecuali
master Dinilai
kembali
d Data mahasiswa yang diterima 1 tahun 2 tahun Permanen
e
Berkas pendaftaran 1 tahun -
Masuk ke berkas
perorangan
mahasiswa 1 Yang diterima
2 Yang tidak diterima 1 tahun - Musnah
f
Orientasi mahasiswa baru
1 tahun 4 tahun
Musnah, kecuali
sertifikat masuk
ke berkas
perorangan
mahasiswa
- Sertifikat /piagam/surat keterangan
- Administrasi penyelenggaraan
- Laporan orientasi
2 Pendaftaran ulang mahasiswa, meliputi :
2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
kasus a
Registrasi administrasi, termasuk
kelengkapan administrasi, bukti
Sumbangan Pembangunan Pendidikan/SPP
b
Registrasi akademik
Selama yang
bersangkutan
masih
terdaftar
sebagai
mahasiswa
2 tahun Musnah
1
Daftar registrasi mahasiswa baru
reguler dan non-reguler (swadana
transfer, diploma,paralel), meliputi:
KRS, KHS, KRP, KHP
2
Daftar registrasi mahasiswa lama
reguler dan non-reguler (swadana
transfer, diploma,paralel), meliputi:
KRS, KHS
3 Kalender akademik (administrasi
sampai dengan penetapan) 2 tahun - Musnah
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
3 Perkuliahan
1 tahun - Musnah
a
Administrasi dan jadwal perkuliahan
1 Administrasi
penyusunan/jadwal/perkuliahan
2 Jadwal kuliah semester (gasal, genap) 2 tahun 3 tahun Musnah
b
Daftar kehadiran 2 tahun - Musnah
1 Mahasiswa
2 Dosen
1 tahun
setelah
penetapan
angka kredit
- Musnah
3 Laporan kehadiran dosen dan
mahasiswa 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
4 Evaluasi kehadiran 1 tahun - Musnah
c Daftar mahasiswa peserta mata kuliah
Selama yang
bersangkutan
masih aktif
kuliah
4 tahun
Musnah, kecuali
pejabat negara dan
tokoh nasional
Permanen
4 Kurikulum
Selama masih
berlaku 4 tahun
Asli penetapan
kurikulum
Permanen, hasil
cetak Musnah
a
Administrasi pelaksanaan kurikulum
- Sajian mata kuliah/mata ajar (MPK,
MKK, MKB, MPB,MBB)
- Silabus
- GBPP
- SAP
b
Bahan ajar/media pembelajaran, meliputi :
2 tahun 2 tahun Dinilai kembali 1 Penyusunan bahan ajar/bahan
penunjang pendidikan
2 Teknik pembuatan alat peraga dan
model pembelajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
3 Pengembangan proses belajar mengajar 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c Evaluasi dan pengembangan kurikulum Selama masih
berlaku 4 tahun Permanen
- Penetapan kurikulum baru
5 Program studi
Selama masih
berlaku 2 tahun Permanen
a
Administrasi penyelenggaraan program
studi
1 Persetujuan usulan sampai dengan
penetapan pembukaan program studi
baru
2 Penolakan usulan pembukaan program
studi baru 1 tahun 2 tahun Musnah
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
6 Evaluasi mahasiswa
2 tahun 3 tahun Musnah
a
Ujian kompetensi dasar/terpadu
1 Administrasi ujian kompetensi dasar
(tahapan1,2,3,4)
2 Nilai hasil ujian kompetensi dasar
(tahapan 1,2,3,4)
Selama yang
bersangkutan
masih aktif
kuliah
3 tahun
Dinilai kembali,
kecuali pejabat
negara dan tokoh
nasional Permanen
3
Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan
Magang Mahasiswa (KMM), meliputi
administrasi penyelenggaraan kegiatan
KKN/KMM sampai dengan
piagam/sertifikat KKN/KMM
1 tahun
setelah
kegiatan
dilaksanakan
2 tahun
Musnah, kecuali
piagam/sertifikat
masuk berkas
perorangan
mahasiswa
b
Tugas akhir (skripsi, thesis, desertasi,
komprehensif, KKL, PPL, magang
mahasiswa) 1 tahun
setelah ujian
dilaksanakan
2 tahun
Musnah, kecuali
laporan akhir
Dinilai kembali 1
Administrasi penyusunan/pelaksanaan
tugas akhir mahasiswa
2 Nilai tugas akhir
1 tahun
setelah ujian
dilaksanakan
2 tahun
Masuk ke berkas
perorangan
mahasiswa
7 Kelulusan (yudisium) 1 tahun 1 tahun Musnah
a Administrasi kelulusan
b Penetapan kelulusan 1 tahun 3 tahun Permanen
c
Ijazah dan transkrip
1 tahun 3 tahun Vital - Berkas pengusulan pengadaan blangko
- Salinan pengganti ijazah dan transkrip
d Buku induk nomor registrasi lulusan 1 tahun 3 tahun Vital
8 Dosen 1 tahun
setelah
penetapan
angka kredit
- Musnah
a
Pengajaran
1 Daftar hadir mengajar
2 Beban Kerja Dosen (BKD) 2 tahun 3 tahun Masuk berkas
perorangan dosen
3 Laporan realisasi pengajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
b Evaluasi mahasiswa terhadap dosen 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c
Pembimbingan dan pengujian mahasiswa
2 tahun 3 tahun Masuk berkas
perorangan dosen
- Dosen pembimbing akademik
- Dosen pembimbing tugas akhir
- Dosen penguji ujian kompetensi dasar
(1,2,3,4)
- Dosen penguji ujian tugas akhir
- Dosen pendamping asistensi
d Evaluasi Program Studi Berdasarkan
Evaluasi Diri (EPSBED) 2 tahun 3 tahun Permanen
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
9 Penunjang pendidikan
2 tahun 1 tahun Musnah a
Administrasi pelaksanaan kegiatan
(laboratorium, perpustakaan, arsip
perguruan tinggi, kebun percobaan, studio,
bengkel)
b
Ketentuan pemakaian (laboratorium,
perpustakaan, arsip perguruan tinggi,
kebun percobaan, studio, bengkel)
Sampai
dengan tidak
berlaku
2 tahun Dinilai kembali
10 Alumni 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
a Data alumni
b Organisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanen
c Program kegiatan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
d Penelusuran alumni 1 tahun 2 tahun Musnah
e Laporan perkembangan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
B PENELITIAN 2 tahun 1 tahun Musnah
1 Penawaran penelitian
2 Perencanaan penelitian, meliputi :
2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
a
Proposal penelitian
1
Proposal yang disetujui (tim/satgas
penelitian, program penelitian surat
ijin penelitian)
2 Proposal ditolak 1 tahun - Musnah
3
Laporan dan evaluasi hasil penelitian 2 tahun 3 tahun
Dinilai kembali,
kecuali yang
berskala nasional
Permanen
4 Penyebaran hasil penelitian 2 tahun 3 tahun Musnah
5 Penemuan teknologi terbaru 2 tahun 3 tahun Permanen
6 Forum komunikasi penelitian dan
pengembangan 1 tahun 2 tahun Musnah
7 Data statistik penelitian 2 tahun 3 tahun
Musnah, kecuali
master Permanen
8 Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil
penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
9 Sosialisasi dan diseminasi hasil penelitian,
pengkajian dan pengembangan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
C PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 2 tahun 1 tahun Musnah
1 Penawaran pengabdian
2 Perencanaan pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
a Proposal pengabdian yang disetujui
b Proposal pengabdian yang ditolak 1 tahun - Musnah
3
Laporan dan evaluasi hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun
Dinilai kembali,
kecuali yang
berskala nasional
Permanen
4 Penyebaran hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun Musnah
5 Forum komunikasi pengabdian 1 tahun 2 tahun Musnah
6 Data statistik pengabdian 2 tahun 3 tahun
Musnah, kecuali
master Permanen
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
7 Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil
pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
8 Penyuluhan dan konsultasi 2 tahun 3 tahun Musnah
10 Bantuan sosial 2 tahun 3 tahun Musnah
D TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI
5 tahun 3 tahun Permanen 1 Majelis Wali Amanah (berkaitan dengan ide
atau gagasan menyangkut kebijakan perguruan
tinggi)
2 Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau
gagasan menyangkut perguruan tinggi) 5 tahun 3 tahun Permanen
3 Perencanaan program kerja, pembinaan,
penilaian, pengembangan pada komisi-komisi
di senat akademik
5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
4 Badan Penjamin Mutu Akademik
5 tahun 3 tahun Permanen Berkaitan dengan pengujian dan
pengembangan mutu, laporan, dan evaluasi
5 Badan Audit Internal
Berkaitan dengan audit internal, laporan dan
evaluasi
5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
E DATA DAN INFORMASI AKADEMIK
2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
master Permanen
1 Data akademik
- Data kepakaran
- Data lulusan mahasiswa
- Data mahasiswa asing
2 Data mahasiswa
2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
master Permanen
- Data prestasi mahasiswa
- Data inventori mahasiswa
- Data nilai akhir/transkrip
- Data mahasiswa asing
3 Statistik perguruan tinggi 2 tahun 3 tahun
Musnah, kecuali
master Permanen
4 Informasi akademis
2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
master Permanen
- Profil lembaga
- Publikasi dan informasi
- Buku pedoman akademik
- Buku wisuda
- Buku dies natalis
- Orasi Ilmiah
5 Bursa kerja dan bursa pendidikan 1 tahun - Musnah
F KEMAHASISWAAN
1 tahun 2 tahun Musnah 1 Status mahasiswa, meliputi :
a Cuti/selang mahasiswa
b Putus kuliah/Drop-Out (DO) 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c Laporan status mahasiswa 1 tahun - Musnah
2
Dispensasi tidak mengikuti kuliah 1 tahun -
Masuk berkas
perorangan
mahasiswa
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
3
Keputusan pemulihan mahasiswa 2 tahun 3 tahun
Masuk berkas
perorangan
mahasiswa
4 Pembinaan/pelatihan mahasiswa
2 tahun 2 tahun Musnah a
Latihan Keterampilan Managemen
Mahasiswa (LKMM)
b Bimbingan dan konseling 2 tahun 2 tahun Musnah
c Pengembangan kewirausahaan 2 tahun 2 tahun Musnah
5 Kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa,
meliputi :
Selama masih
menerima
beasiswa
4 tahun
Musnah, kecuali
penetapan
penerimaan dan
perpanjangan
beasiswa masuk
berkas perorangan
a
Beasiswa
- Ketentuan beasiswa
- Tawaran beasiswa
- Daftar calon penerima beasiswa
- Seleksi calon penerima beasiswa
- Penetapan penerima beasiswa
- Perpanjangan beasiswa
b
Keringanan SPP
2 tahun 2 tahun Musnah
- Penawaran/ketentuan keringanan SPP
- Seleksi calon penerima beasiswa
- Usulan calon penerima keringanan
SPP
- Penetapan penerimaan keringanan
SPP
c
Dana kasih (Bidikmisi)
1 tahun - Musnah - Usulan/permohonan
- Tanda terima
d
Asuransi kesehatan
1 tahun - Musnah - Usulan/permohonan
- Tanda terima
e Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya
(asrama, poliklinik, transportasi)
Sampai
dengan tidak
berlaku
- Musnah
6 Organisasi mahasiswa, meliputi :
2 tahun 3 tahun Musnah a
Administrasi organisasi mahasiswa (BEM,
BEMFA, UKM, HMJ, DMF)
b Proses pembentukan pengurus 2 tahun 3 tahun Musnah
c Pengangkatan pengurus
1 tahun
setelah
pergantian
pengurus
2 tahun Dinilai kembali
d Laporan pelaksanaan kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
7 Kegiatan mahasiswa
1 tahun
setelah
pemeriksaan
3 tahun
Musnah, kecuali
yang berprestasi
skala nasional dan
internasional
- Program kreatifitas mahasiswa
- Kegiatan ilmiah, minat bakat, dan
penalaran
- Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak
- Laporan kegiatan
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
8 Lomba Kegiatan Kemahasiswaan
Lokal/Nasional/Internasional 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
9 Pengembangan sains, teknologi, seni, budaya,
dan olah raga 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
10 Mahasiswa berprestasi
1 tahun 2 tahun
Musnah, kecuali
penghargaan
masuk berkas
perorangan
mahasiswa
- Administrasi pendaftaran dan seleksi
- Penetapan penghargaan
11
Mahasiswa meninggal dunia 2 tahun -
Masuk berkas
perorangan
mahasiswa
12 Berkas perorangan mahasiswa
Selama
menjadi
mahasiswa
3 tahun
Musnah, kecuali
pejabat negara dan
tokoh nasional
Permanen
- Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
- Kartu Tanda Anggota Perpustakaan
(KTAP)
- Kartu Rencana Studi (KRS)
- Kartu Hasil Studi (KHS)
- Kartu Tanda Registrasi/Administrasi
Mahasiswa (KTRM)
- Surat keterangan izin/tugas
Surabaya, 31 Juli 2013
REKTOR,
ttd
FASICH
NIP. 19461231 197412 1 001
Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas, ttd, Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002
LAMPIRAN II KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA
NOMOR : 9061/UN3/KR/2013, TANGGAL 31 JULI 2013
TENTANG : PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN
FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN
UNIVERSITAS AIRLANGGA
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
I PERENCANAAN
Selama
berlaku 4 tahun Permanen
1 Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan
pendidikan
a Rencana Pembangunan pendidikan Jangka
Menengah Nasional (RPJMN)
b Rencana Pembangunan pendidikan Jangka Panjang/
Master plan (RPJP)
c Rencana Strategis
2 Program Kerja Tahunan 2 tahun 3 tahun
Musnah, kecuali
draf akhir a Usulan Universitas Airlangga
b Usulan unit kerja beserta data pendukung 2 tahun - Musnah, kecuali
draf akhir
c Program kerja tahunan Unit kerja Universitas
Airlangga 2 tahun 3 tahun Permanen
d Program kerja tahunan unit kerja 1 tahun 2 tahun
Musnah, setelah
masuk laporan
tahunan
Perguruan tinggi
3 Penetapan/ Kontrak Kinerja 3 tahun 4 tahun Permanen
a Pimpinan/ rektor dan wakil rektor/Direktur
b Pimpinan unit kerja 3 tahun 4 tahun
Musnah, kecuali
Pembantu
Direktur dan
Ketua Jurusan
Permanen
4 Laporan 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
a Laporan Insidental
b
Laporan Berkala 1 tahun 1 tahun
Musnah, setelah
menjadi laporan
triwulanan 1 Laporan Bulanan Unit Kerja
2 Laporan Triwulanan Unit Kerja 1 tahun 1 tahun
Musnah, setelah
menjadi laporan
semesteran
3 Laporan Semesteran Unit Kerja 1 tahun 2 tahun
Musnah, setelah
menjadi laporan
tahunan
Perguruan tinggi
4 Laporan Tahunan Unit Kerja 2 tahun 3 tahun
Musnah, setelah
menjadi laporan
tahunan
Perguruan tinggi
5 Laporan Tahunan 2 tahun 4 tahun Permanen
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
5 Monitoring dan Evaluasi Program
2 tahun 4 tahun
Musnah, setelah
masuk laporan
program
perguruan tinggi a Monitoring dan evaluasi program Unit Kerja
b Monitoring dan evaluasi program 2 tahun 4 tahun Permanen
II HUKUM
Selama
berlaku 5 tahun Permanen
1 Peraturan Rektor Universitas Airlangga (mulai dari
rancangan awal sampai rancangan akhir dan telaah
hukum)
2
Keputusan/ Ketetapan Rektor Universitas Airlangga
(mulai dari rancangan awal sampai rancangan akhir
dan telaah hukum)
Selama
berlaku 5 tahun
Dinilai Kembali,
kecuali yang
bersifat
pengaturan
Permanen
3
Keputusan/ Ketetapan Dekan/ Direktur/ Ketua Pusat/
Lembaga Universitas Airlangga
Selama
berlaku 5 tahun
Dinilai Kembali,
kecuali yang
bersifat
pengaturan
Permanen
4 Instruksi/ Surat Edaran Rektor Universitas Airlangga
Selama
berlaku 5 tahun
Dinilai Kembali,
kecuali yang
bersifat
pengaturan
Permanen
(mulai dari rancangan awal sampai dengan rancangan
akhir dan telaah hukum)
5 Standar/ pedoman/ prosedur kerja/ petunjuk
pelaksanaan/ petunjuk teknis yang bersifat nasional/
regional/ instansional termasuk rancangan awal
sampai dengan rancangan akhir
Selama
berlaku 3 tahun
Asli permanen,
hasil cetak
musnah
6 Nota Kesepahaman/ Memorandum of Understanding
(MoU)/ Kontrak/ Selama
berlaku 5 tahun Permanen
Perjanjian Kerja sama Dalam Negeri dan Luar Negeri
7 Dokumentasi hukum Sampai
dengan tidak
berlaku
- Simpan di
perpustakaan
Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan
Presiden, dan
Peraturan-peraturan yang dijadikan referensi
8 Sosialisasi/ penyuluhan/ pembinaan hukum
2 tahun 3 tahun Musnah -
Berkas yang berhubungan dengan kegiatan
sosialisasi atau penyuluhan hukum
- Laporan hasil Pelaksanaan Sosialisasi Penyuluhan
Hukum
9 Bantuan/ konsultasi hukum/advokasi 1 tahun
setelah
diperoleh
keputusan
berkekuatan
hukum tetap
3 tahun Dinilai kembali Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum
(Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan Agama)
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
10 Kasus/ sengketa hukum 1 tahun
sampai
keputusan
berkekuatan
hukum tetap
dan
dipenuhi
hak dan
kewajiban
3 tahun Dinilai kembali a
Pidana
Berkas tentang kasus/ sengketa pidana, baik
kejahatan maupun pelanggaran:
- proses verbal mulai dari penyelidikan,
penyelidikan sampai dengan vonis
- berkas pembelaan dan bantuan hukum
- telaah hukum opini hukum
b
Perdata 1 tahun
sampai
keputusan
berkekuatan
hukum tetap
dan
dipenuhi
hak dan
kewajiban
3 tahun Dinilai kembali
Berkas tentang kasus/ sengketa perdata:
- proses verbal mulai dari penyelidikan,
penyelidikan sampai dengan vonis
- berkas pembelaan dan bantuan hukum
- telaah hukum dan opini hukum
c
Tata Usaha Negara 1 tahun
sampai
keputusan
berkekuatan
hukum tetap
dan
dipenuhi
hak dan
kewajiban
3 tahun Dinilai kembali
Berkas tentang kasus/ sengketa Tata Usaha Negara:
- proses persidangan sampai dengan vonis
- berkas pembelaan dan bantuan hukum
- telaah hukum dan opini hukum
d
Arbitrase 1 tahun
sampai
keputusan
berkekuatan
hukum tetap
dan
dipenuhi
hak dan
kewajiban
3 tahun Dinilai kembali
Berkas tentang kasus/ sengketa Arbitrase:
- proses verbal mulai dari pelimpahan sampai
dengan putusan
- berkas pembelaan dan bantuan hukum
- telaah hukum dan opini hukum
11 Perizinan Sampai
dengan izin
diperbaharui
3 tahun Dinilai kembali Berkas perizinan sejak permohonan sampai dengan
diterbitkannya surat izin
12 Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI) Sampai
dengan
HaKI
diperbaharui
2 tahun Permanen
- Hak cipta
-
Hak paten
Paten biasa
Paten sederhana
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
III ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN Selama
berlaku - Vital
1 Statuta Perguruan Tinggi
2 Struktur organisasi di lingkungan Perguruan Tinggi
Selama
berlaku 5 tahun Permanen
- Pembentukan
- Pengubahan
- Pembubaran
3 Uraian jabatan dan tata kerja
Selama
berlaku 5 tahun Permanen
4 Evaluasi kelembagaan 1 tahun 5 tahun Permanen
5 Standar kompetensi jabatan struktural dan fungsional
Selama
berlaku 5 tahun Permanen
IV KEARSIPAN
1 tahun 2 tahun Musnah 1 Administrasi persuratan
a Buku agenda
b Lembar pengantar/ buku ekspedisi 1 tahun - Musnah
c Formulir/ catatan permintaan dan layanan
penggandaan dokumen/ arsip 1 tahun 2 tahun Musnah
2 Penyimpanan dan pemeliharaan arsip Selama
diperguna-
kan
- Musnah a Daftar arsip
b Pemeliharaan arsip dan ruang penyimpanan (seperti
kegiatan fumigasi) 1 tahun 2 tahun Musnah
c Daftar pencarian arsip
Selama
diperguna-
kan
- Musnah
3 Layanan arsip (peminjaman, penggunaan arsip) 1 tahun 2 tahun Musnah
4 Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Sampai
ditetapkan 3 tahun Permanen
5 Penyusutan arsip
Selama
berlaku 2 tahun Musnah
a
Pemindahan arsip inaktif
- Berita acara pemindahan
- Daftar arsip yang dipindahkan
b
Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna
2 tahun 3 tahun Permanen
- Berita acara pemusnahan
- Daftar arsip yang dimusnahkan
- Rekomendasi/ pertimbangan/ pemusnahan arsip
dari instansi terkait
- Surat Keputusan pemusnahan
c
Penyerahan arsip statis
2 tahun 3 tahun Permanen - Berita acara serah terima arsip
- Daftar arsip yang diserahkan
6 Pembinaan kearsipan:
1 tahun 2 tahun Musnah -
Apresiasi/ sosialisasi/ penyuluhan kearsipan/
lokakarya/ workshop
- Bimbingan teknis
- Supervisi dan monitoring
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
V KETATAUSAHAAN DAN
KERUMAHTANGGAN
1 tahun - Musnah
1 Telekomunikasi:
Administrasi pengggunaan/ langganan peralatan
telekomunikasi meliputi: telepon, faksimile, radio,
teleks, TV kabel, dan internet
Administrasi penggunaan/ langganan peralatan
telekomunikasi
2 Perjalanan dinas:
2 tahun 3 tahun Musnah - Dalam negeri
- Luar negeri
3 Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi
permintaan dan penggunaan 2 tahun - Musnah
ruang, gedung, kendaraan, wisma, rumah dan fasilitas
kantor lainnya
4 Risalah/ notulen rapat 1 tahun 4 tahun Permanen
a Rapat Pimpinan
b Rapat staf 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
5 Administrasi penyediaan konsumsi dan akomodasi 2 tahun - Musnah
6 Pengurusan kendaraan dinas:
2 tahun 3 tahun Dinilai kembali - pengurusan surat-surat kendaraan dinas
- pemeliharaan dan perbaikan
- pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan
7 Pemeliharaan gedung dan taman:
2 tahun 3 tahun Musnah
- Pertamanan/ landscaping
- Penghijauan
- Perbaikan gedung
- Perbaikan rumah dinas/ wisma
- Kebersihan gedung dan taman
8 Pengelolaan jaringan listrik, air, telepon dan komputer:
2 tahun 3 tahun Musnah - Perbaikan/ pemeliharaan
- Pemasangan
9 Ketertiban dan keamanan
2 tahun 3 tahun Musnah
a Pengamanan, penjagaan dan pengawal terhadap
pejabat, kantor, dan rumah dinas:
- Daftar nama satuan pengamanan
- Daftar jaga/ daftar piket
- Catatan gangguan/ pelanggaran/ kejadian
- Surat izin keluar masuk orang atau barang
b Laporan ketertiban dan keamanan
2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
- Kehilangan
- Kerusakan
- Kecelakaan
- Gangguan
10 Administrasi pengelolaan parkir 2 tahun - Musnah
11 Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas
kebersihan, dan sopir 2 tahun - Musnah
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
VI HUBUNGAN MASYARAKAT
1 tahun 3 tahun Musnah
1 Keprotokolan:
a
Penyelenggaraan acara kedinasan (pelantikan,
peresmian, dan jamuan termasuk acara peringatan
hari-hari besar)
b Buku Tamu 1 tahun 2 tahun
Musnah, kecuali
memuat pejabat
negara/ tokoh
nasional
Permanen
c Agenda kegiatan Pimpinan Universitas Airlangga 1 tahun 4 tahun Musnah
d
Kunjungan dinas dalam dan luar negeri
1 tahun 4 tahun Permanen 1
Kunjungan dinas Pimpinan Universitas
Airlangga
2 Kunjungan dinas pimpinan Selain Rektor
Universitas Airlangga / pegawai 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
e Daftar nama/ alamat kantor/ pejabat Selama
berlaku - Dinilai kembali
2 Dokumentasi/ liputan kegiatan dinas pimpinan, acara
kedinasan, dan peristiwa-peristiwa bidang masing-
masing, dalam berbagai media: kertas/ foto/ video/
rekaman suara/ multimedia 1 tahun 4 tahun Permanen
1 Rektor
2 Pejabat lain/ pegawai 1 tahun 3 tahun Dinilai kembali
3 Pengumpulan, pengolahan dan penyajian informasi
kelembagaan:
1 tahun 4 tahun
Musnah, kecuali
yang berkaitan
dengan kasus
tertentu Dinilai
kembali a Kliping koran
b Brosur/ leaflet/ poster/ plakat 1 tahun 2 tahun
Musnah, kecuali
master Dinilai
Kembali
c Pengumuman/ pemberitaan 1 tahun 2 tahun Musnah
4 Hubungan antar lembaga negara dan badan
pemerintahan/ instansi: 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
a Hubungan antar lembaga pemerintah
b Hubungan dengan swasta/ LSM 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
c Hubungan dengan dunia usaha dan industri 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
d Hubungan dengan perguruan tinggi lain 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
e Forum kehumasan (Bakohumas/ Perhumas) 1 tahun 2 tahun Musnah
f
Hubungan dengan media massa:
1 tahun 4 tahun
Musnah, kecuali
Direktur
permanen 1
Siaran pers/ konferensi pers/ press
release/wawancara
2 Kunjungan wartawan/peliputan 1 tahun 2 tahun Musnah
5 Dokumen rapat dengar pendapat DPR/DPRD 1 tahun 4 tahun Permanen
6 Penerbitan majalah, buletin, dan jurnal 1 tahun 3 tahun
Musnah kecuali
master Permanen
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
7 Publikasi melalui media cetak maupun elektronik 1 tahun 3 tahun
Musnah kecuali
master Permanen
8 Pameran/sayembara/ lomba/ festival/ pembuatan
spanduk dan iklan 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
9 Penghargaan/ tanda kenang-kenangan
2 tahun 3 tahun Permanen Administrasi pemberian penghargaan/ tanda kenang-
kenangan kepada masyarakat yang memiliki jasa
prestasi besar
10 Ucapan terima kasih, ucapan selamat, belasungkawa,
permohonan maaf 1 tahun - Musnah
VII KEPUSTAKAAN
2 tahun 3 tahun Musnah 1 Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka
a Bukti Penerimaan Koleksi Bahan Pustaka Deposit
b Administrasi pengelolaan Deposit Bahan Pustaka 2 tahun 3 tahun Musnah
2 Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka Sampai
tidak
dipergunaka
n
3 tahun Vital a Buku induk koleksi
b Daftar buku terseleksi 1 tahun 3 tahun Musnah
c Daftar buku dalam pemesanan 1 tahun 2 tahun Musnah
d Daftar buku dan permintaan 1 tahun 2 tahun Musnah
e Daftar penerimaan bahan pustaka hasil pembelian,
hadiah deposit, hibah 1 tahun 2 tahun Musnah
f Daftar pengiriman Bahan Pustaka Surplus 1 tahun 2 tahun Musnah
g Lembar kerja pengolahan BP (Buram,
Pengkatalogan) 1 tahun 2 tahun Musnah
h Shelf List/Jajaran Kartu utama (master list)
Sampai
tidak
dipergunaka
n
2 tahun Musnah
i Daftar tambahan Buku (Assesion list) 2 tahun 3 tahun Musnah
j Daftar/jajaran kendali (Subyek dan Pengarang)
Selama
dipergunaka
n
2 tahun Musnah
VIII INFORMATIKA/ SIM/ TIK Selama
berlaku 5 tahun Permanen 1 Rencana Strategis/master plan Pembangunan Sistem
Informasi (SIM)
2 Dokumentasi Arsitektur dan implementasi
1 tahun 5 tahun Dinilai kembali - Sistem Informasi
- Sistem Aplikasi
- Infrastruktur
3 Perekaman dan Pemutakhiran Data:
1 tahun 5 tahun Musnah
- Formulir Isian
- Daftar Petugas Perekaman
- Jadwal Pelaksanaan
- Laporan hasil perekaman dan pemutakhiran data
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
4 Migrasi Sistem Aplikasi dan Data:
1 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
- Perencanaan Migrasi
- Pelaksanaan Migrasi
- Berita Acara Kegiatan Migrasi
- Daftar sistem aplikasi dan data yang dimigrasi
- Laporan hasil migrasi
5 Dokumen hosting:
1 tahun 3 tahun Dinilai Kembali - Formulir permintaan hosting
- Laporan hasil uji kelayakan
- Laporan pelaksanaan hosting
6 Layanan Back-up Data Digital 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali
IX PENGAWASAN
5 tahun 10 tahun Permanen 1 Rencana Pengawasan
a Rencana Strategis Pengawasan
b Rencana Kerja Tahunan 2 tahun 3 tahun Permanen
c Rencana dan Penetapan Kinerja Tahunan 2 tahun 3 tahun Permanen
2 Pelaksanaan Pengawasan
Setelah
tindak
lanjut
selesai
3 tahun Permanen
a - Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hail
Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil
Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan
Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan
(LA), Laporan Auditor Independen (LAI)
yang memerlukan tindak lanjut (TL)
-
Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang
mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi
(TPK) dan memerlukan tindak lanjut
Setelah
keputusan
mempunyai
kekuatan
hukum tetap
3 tahun Permanen
b - Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hail
Pemeriksaan (LHP) Laporan Hasil
Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan
Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan
(LA), Laporan Auditor Independen (LAI)
yang tidak memerlukan tindak lanjut (TL)
2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
- Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang
mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi
(TPK) dan tidak memerlukan tindak lanjut
2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c Laporan Perkembangan Penanganan Surat
Pengaduan Masyarakat
Setelah
tindak
lanjut
selesai
2 tahun Dinilai kembali
1 Laporan yang memerlukan tindak lanjut
2 Laporan yang tidak memerlukan tindak lanjut 2 tahun 3 tahun Musnah
d Laporan Perkembangan Barang Milik Negara 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
e Laporan Kegiatan Pendampingan Penyusunan
Laporan Keuangan dan Review Perguruan Tinggi 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
X PERLENGKAPAN
2 tahun - Musnah 1. Rencana Kebutuhan Barang
a. Unit Kerja/ satuan kerja
b. Perguruan Tinggi 1 tahun 3 tahun Dinilai kembali
2 Pengadaan Barang
1 tahun
setelah
pemeriksaa
n
10 tahun Dinilai kembali
a. Telaahan pelaksanaan lelang/ pemilikan/
penunjukan langsung
b.
dokumen lelang
-
Barang Inventaris Kantor/barang bergerak,
(penawaran pengumuman pemenang, daftar
rekanan, sampai dengan kontrak dan serah
terima barang.
-
Barang Investasi (penawaran pengumuman
pemenang, daftar rekanan, sampai dengan
kontrak dan serah terima barang.
3 Penyimpanan barang dan distribusi
1 tahun
setelah
pemeriksaa
n
10 tahun Dinilai kembali a
Penyimpanan inventaris kekayaan negara
- surat bukti barang masuk
- surat bukti pengeluaran barang
b Pendistribusian
- Surat jalan
4 Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) 1 tahun
setelah
tahun
anggaran
2 tahun Dinilai kembali a SIMAK BMN
b
Pembukuan BMN
2 tahun 3 tahun Dinilai kembali - Daftar barang kuasa/ pengguna
- Kartu identitas barang
- Buku penerimaan PNBP
c Daftar barang ruangan
1 tahun
setelah
diperbaharu
i
- Dinilai kembali
d
Inventarisasi BMN
Selama
barang ada - Vital
- Keputusan pembentukan tim
- Rencana kerja pelaksanaan inventarisasi
- Kertas kerja inventarisasi
- Berita acara inventarisasi
- Daftar inventaris/Buku barang/Daftar barang
lainnya
- Laporan hasil inventarisasi
e
Laporan BMN
2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
- Laporan kondisi barang
- Laporan barang kuasa pengguna
- Berita acara rekonsiliasi eksternal dan internal
- Laporan persediaan habis pakai
- Laporan persediaan tidak habis pakai 2 tahun 3 tahun Musnah
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
5
Dokumen kepemilikan aset (sertifikat tanah, IMB,
BPKB, STNK, Blueprint dan Lain-lain)
Sampai
dengan
dihapuskan
atau
dipindah-
tangankan
- Vital
6 Penghapusan Barang Milik Negara (inventaris dan
Investasi) 2 tahun 3 tahun Musnah
XI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Setelah
menjadi
pedoman
4 tahun Musnah 1 Kurikulum-Kurikulum Diklat
2 Modul-Modul Diklat Selama
berlaku 5 tahun Permanen
3 Panduan Fasilitator
4 Saran/ Rekomendasi Penyelenggaraan Diklat 1 tahun 2 tahun Musnah
5 Notulen Sosialisasi/ Rapat Koordinasi Kebijakan
Diklat 1 tahun 2 tahun Musnah
6 Rencana Tahunan Diklat 2 tahun 2 tahun Musnah
7 Rencana Penyelenggaraan Diklat 2 tahun 2 tahun Musnah
8 Penyelenggaraan Diklat
1 tahun 2 tahun
Musnah kecuali
sertifikat/STTPL
permanen
- Surat Pemanggilan Peserta
- Surat keputusan tim penyelenggara diklat
- Surat keputusan tim pengajar diklat
- Panduan Diklat
- Laporan penyelenggaraan dikat
- Sambutan pembukaan dan penutupan dikat
- Daftar Peserta Diklat
- Bahan Ajar Diklat
- Daftar Hadir Peserta Diklat
- Daftar Hadir Widyaiswara
- Formulir evaluasi peserta diklat
- Formulir evaluasi widyaiswara
- Sertfikat/ STTPL
9 Jenis Diklat :
2 tahun 3 tahun Musnah
- Diklat prajabatan
- Diklat kepemimpinan
- Diklat fungsional
- Diklat teknis
10 Akreditasi lembaga Diklat
Selama
berlaku 10 tahun Permanen
- Surat permohonan akreditasi
- Laporan hasil verifikasi lapangan
- Berita acara rapat tim penilai
- Surat keputusan penetapan akreditasi
- Sertifikasi akreditasi
- Laporan akreditasi lembaga diklat
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
11 Sertifikasi Sumber Daya Manusia
Selama
berlaku 10 tahun Permanen
- Surat permohonan Sertifikasi
- Laporan hasil verifikasi lapangan
- Berita acara rapat tim penilai
- Surat keputusan penetapan Sertifikasi
- Sertifikat Sertifikasi
- Laporan Sertifikasi indvidual
12 Sistem informasi diklat
1 tahun
setelah
diperbaharu
i
5 tahun Musnah
- Data lembaga diklat
- Data prasarana diklat
- Data sarana diklat
- Data pengelola diklat
- Data penyelenggara diklat
- Data program diklat
13 Registrasi sertifikat/ STTPL peserta diklat
15 tahun 10 tahun Permanen - Surat permohonan kode registrasi
- Buku registrasi
- Surat penyampaian kode registrasi
14
Pengelolaan data dan informasi diklat
1 tahun
setelah
update data
2 tahun Musnah
15 Laporan penyelenggaran Diklat 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
16 Evaluasi :
2 tahun 3 tahun Dinilai kembali - Penyelenggaraan Diklat
- Sistem diklat
Surabaya, 31 Juli 2013
REKTOR,
ttd
FASICH
NIP. 19461231 197412 1 001
Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas,
ttd,
Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002
LAMPIRAN III KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA
NOMOR : 9061/UN3/KR/2013, TANGGAL 31 JULI 2013
TENTANG : PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN
FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN
PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA
UNIVESITAS AIRLANGGA
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1 Formasi Pegawai 2 tahun,
setelah tahun
anggaran
2 tahun Musnah a. Usulan dari Unit Kerja
b. Usulan Permintaan Formasi kepada Menpan dan
RB dan Kepala BKN 2 tahun,
setelah tahun
anggaran
3 tahun Musnah c. Persetujuan Menpan dan RB
d. Penetapan Formasi
e. Penetapan Formasi Khusus
2 tahun,
setelah
realisasi
3 tahun Permanen
2 Pengadaan Pegawai:
2 tahun,
setelah semua
diangkat PNS
2 tahun Musnah a.
Proses Penerimaan Pegawai meliputi:
1 Pengumuman
2 Seleksi Administrasi
3 Pemanggilan Peserta Test
4 Pelaksanaan Ujian Tertulis
5 Keputusan Hasil Ujian
6 Wawancara
b. Penetapan Pengumuman Kelulusan
2 tahun,
setelah semua
diangkat PNS
2 tahun Musnah
c. Berkas Lamaran yang Tidak Diterima
1 tahun,
setelah tahun
anggaran
- Musnah
d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP - - Masuk berkas
perorangan
e.
Nota Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri
Sipil (CPNS)
1 tahun,
setelah Surat
Keputusan 2 tahun Masuk berkas
perorangan menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) lebih dari 2
(dua) tahun
(SK)
ditetapkan
f. Surat Keputusan CPNS/PNS Kolektif
2 tahun,
setelah
Petikan SK
ditetapkan
3 tahun Dinilai Kembali
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
3 Pembinaan Karir Pegawai
1 tahun,
setelah SK
ditetapkan
2 tahun Musnah a.
Diklat/Kursus/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Ijin
Belajar Pegawai
- Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Ijin
- Laporan Kegiatan Pengembangan Diri
b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan
(STTPL)/Sertifikat - -
Masuk berkas
perorangan
c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)/
Standar Kinerja Pegawai (SKP)
1 tahun,
setelah SK
ditetapkan
3 tahun Musnah
d. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit
1 tahun
anggaran
berjalan
2 tahun
Musnah, kecuali
SK PAK masuk
berkas perorangan
e.
Disiplin Pegawai 1 tahun
anggaran
berjalan
2 tahun Musnah - Daftar Hadir
- Rekapitulasi Daftar Hadir
f. Berkas Hukuman Disiplin
1 tahun
anggaran
berjalan
2 tahun
Musnah, kecuali
BAP dan SK
masuk berkas
perorangan
g. Penghargaan dan Tanda Jasa
2 tahun
setelah SK
ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali
SK masuk
berkas
perseorangan
4
Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
1 tahun,
setelah
memperoleh
keputusan
tetap
5 tahun
Dinilai kembali,
kecuali SK
Penetapan masuk
berkas perorangan
5 Mutasi Pegawai
1 tahun,
setelah SK
ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali
Nota dan SK
masuk berkas
perorangan a.
Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah
Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan, Penugasan
Sementara, Pemindahan Sementara, Mutasi antar
Unit
b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN - - Masuk berkas
perorangan
c.
Mutasi Keluarga
- - Masuk berkas
perorangan
- Surat Izin Pernikahan/Perceraian
- Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian
- Surat Nikah/Cerai
- Akte Kelahiran Anak
- Surat Keterangan Meninggal Dunia
d. Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan
1 tahun
setelah SK
ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali
Nota dan SK
masuk berkas
perorangan
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
e. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam
Jabatan Struktural/Fungsional
1 tahun
setelah SK
ditetapkan
2 tahun Musnah, kecuali
SK masuk berkas
perorangan
f. Usul Penetapan Perubahan Data
Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai
1 tahun
setelah SK
ditetapkan
2 tahun Musnah, kecuali
Surat Persetujuan
dan SK masuk
berkas perorangan
g. Peninjauan Masa Kerja
2 tahun
setelah SK
ditetapkan
2 tahun Musnah, kecuali
Nota dan SK
masuk berkas
perorangan
h. Berkas Baperjakat
1 tahun
setelah SK
ditetapkan
5 tahun Musnah
6 Administrasi Pegawai 2 tahun
setelah
pelaksanaan
2 tahun
Musnah, kecuali
SK masuk berkas
perorangan a. Surat Perintah Dinas/Surat Tugas
b. Cuti Besar
1 tahun
setelah SK
ditetapkan
- Masuk Berkas
perorangan
c. Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan
1 tahun
setelah
pelaksanaan
2 tahun Musnah
d. Cuti Alasan Penting
1 tahun
setelah
pelaksanaan
2 tahun Musnah
e. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
3 tahun
setelah
pelaksanaan
- Masuk berkas
perorangan
f.
Dokumentasi Identitas Pegawai
1 tahun
setelah
identitas
ditetapkan
2 tahun Musnah
- Usul Penetapan Karpeg/KPE/Karis/Karsu
- Keanggotaan organisasi profesi/kedinasan
- Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P)
- Keterangan Penerimaan Pembayaran
Penghasilan Pegawai (KP4)
g. Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut
Kepangkatan (DUK) 2 tahun - Musnah
7 Kesejahteraan Pegawai
2 tahun - Musnah
a. Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan
Pegawai
b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai
c. Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan
d. Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial
e. Berkas tentang Layanan Olahraga dan Rekreasi
f. Berkas tentang Layanan Beras/Pakaian Dinas
g. Berkas tentang Layanan Pengurusan Jenazah
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
8
Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun
1 tahun
setelah SK
ditetapkan
2 tahun Masuk berkas
perorangan
9
Perselisihan/Sengketa Kepegawaian
1 tahun
setelah
memperoleh
keputusan
yang bersifat
tetap
2 tahun
setelah
hak dan
kewajiban
nya habis
Dinilai Kembali
10 Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun
Pegawai/Jandanya/ Dudanya & PNS yang tewas
1 tahun
setelah SK
ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali
SK masuk berkas
perorangan
11 Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil :
1 tahun
setelah
berhenti/pen-
siun
2 tahun
setelah
hak &
kewajiban
nya habis
Musnah, kecuali
Rektor dan
Pimpinan
Universitas
Airlangga
lainnya yang
secara individual
ditentukan oleh
instansi dan PNS
yang
berjasa/terlibat
peristiwa berskala
nasional
Permanen
a Berkas lamaran yang diterima
b Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya
c Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN
d S.K. Pengangkatan CPNS
e Hasil Pengujian Kesehatan
f S.K. Pengangkatan PNS
g S.K. Peninjauan Masa Kerja
h S.K. Kenaikan Pangkat
i Surat Pernyataan Melaksanakan
Tugas/Menduduki
Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan
j S.K.Pengangkatan dalam atau Pemberhentian
dari Jabatan Struktural/Fungsional
k S.K.Perpindahan Wilayah Kerja
l S.K. Perpindahan Antar Instansi
m S.K. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
n Berita Acara Pemeriksaan
o S.K.Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS
p S.K.Perbantuan/Dipekerjakan di luar Instansi
Induk
q S.K.Penarikan Kembali dari
Perbantuan/Dipekerjakan
r S.K.Pemberian Uang Tunggu
s S.K.Pembebasan dari Jabatan Organik karena
diangkat sebagai Pejabat Negara.
t SK. Pengalihan PNS
u S.K.Pemberhentian sebagai PNS
v S.K.Pemberhentian Sementara
w Surat Keterangan Pernyataan Hilang
x Surat Keterangan Kembalinya PNS yang
dinyatakan hilang
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU
SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
y S.K.Penggantian Nama
1 tahun
setelah
berhenti/pen-
siun
2 tahun
setelah
hak &
kewajiban
nya habis
Musnah, kecuali
Rektor dan
Pimpinan
Universitas
Airlangga
lainnya yang
secara individual
ditentukan oleh
instansi dan PNS
yang
berjasa/terlibat
peristiwa berskala
nasional
Permanen
z Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran
aa Akta Nikah/Cerai
bb Akta Kelahiran
cc Isian Formulir PUPNS
dd Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS
dan Jabatan
ee Surat Permohonan Menjadi Anggota Parpol
ff Surat Keterangan Mutasi Keluarga
gg Surat Keterangan Meninggal Dunia/Hilang
hh Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan
jj Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional
jj Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus
kk Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala
ll Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negeri
m
m
Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
nn Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS
oo Ijasah/Sertifikat
pp S.K.Penempatan/Penarikan Pegawai
qq S.K.Pengangkatan pada Jabatan di luar Instansi
Induk
rr Surat Pertimbangan Status PNS
ss S.K.Pengaktifan Kembali Sebagai PNS
tt Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari
Jabatan Organik karena dicalonkan sebagai
Kepala/ Wakil Kepala Daerah.
uu SK Pensiun
Surabaya, 31 Juli 2013
REKTOR,
ttd
FASICH
NIP. 19461231 197412 1 001
Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas, ttd, Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002