96 年學校文書檔案管理人員研習

講師：趙曉薇助教：蔡明珠

檔案目錄彙送 2-1檔案目錄彙送期程：【每年 2 次】

一、每年 2 月 6 日至 2 月 13 日上傳檔案目錄 彙送當年 8 月 1 日至次年 1 月 31 日止之資料 完成目錄匯入作業後於 2 月 15 日前將 「檔案目錄匯送說明表」一式二份蓋職名章免備文逕送教育局檔案室（ 10 樓西北區）

檔案目錄彙送 2-2二、每年 8 月 6 日至 8 月 13 日上傳檔案目錄 彙送當年 1 月 1 日至 7 月 31 日止之資料 完成目錄匯入作業後於 8 月 15 日前將 「檔案目錄匯送說明表」一式二份蓋職名章免備文逕送教育局檔案室（ 10 樓西北區）

檔案目錄彙送 2-3 檔案目錄匯送資料如何劃分

91 年以前檔案v7.0 建檔目錄軟體

91 年至 95 年檔案公文管理系統檔案

96 年檔案公文管理系統檔案

4.1 檢測軟體

4.1 檢測軟體

轉檔軟體

新增、修改或銷毀的檔案

新增、修改或銷毀的檔案

新增的檔案

檔案目錄彙送作業

檔案目錄彙送作業

2006 建檔軟體

2006 檢測軟體案層級目錄建檔 檔案目錄彙送作業

檔案目錄彙送 2-4相關軟體下載：機關檔案管理資訊網https://online.archives.gov.tw/index_new.html

點選檔案目錄建檔軟體

檔案目錄彙送 2-5點選軟體下載

檔案目錄彙送 2-6

點選 1 單機版自己的電腦系統

檔案目錄建檔軟體 2006 版下載檔案目錄建檔軟體 2006 版下載檔案目錄建檔軟體 2006 版下載檔案目錄建檔軟體 2006 版下載

檔案目錄彙送 2-7點選 5. 單機版自己電腦的系統

注意適用對象

檔案目錄建檔軟體 v7.0 版下載

未安裝過建檔軟體

已安裝建檔軟體 6.1版完成安裝建檔軟體 7.0版

7.0完整版

7.0更新版更新

※若為 6.1之前的版本者請先更新至 6.1 版

安裝說明

檔案目錄彙送 2-8選擇檔案目錄檢測軟體

檔案目錄彙送 2-9

點選 1. 自己電腦的系統

檔案目錄檢測軟體 2006 版下載

檔案目錄彙送 2-10

點選 2. 自己電腦的系統

檔案目錄檢測軟體 V4.1 版下載

檔案目錄彙送 3-1一、 91 年以前檔案（回溯檔案部份） 包含新增、修改或銷毀的檔案 使用檔案目錄建檔軟體 V7.0 版 檔案目錄檢測軟體 4.1 版 提醒：回溯建檔未完成部份請改以【案 】 建檔方式處理

檔案目錄彙送 3-2輸入建檔人員、密碼及機關代碼

點選稍後註冊

檔案目錄建檔軟體 v7.0

點 2下

檔案目錄彙送 3-3選擇 4.1 目錄轉出

、

檔案目錄彙送 3-4期間請注意

選擇匯送格式

建議路徑存放桌面

檔案目錄彙送 3-5

檔案目錄彙送 3-6

檔案目錄彙送 3-7379040000E096060407.zip379040000E096060406.zip

超過 3,000 筆會自動分割

檔案目錄彙送 3-8 開啟檔案目錄檢測軟體 4.1 版

檔案目錄彙送 3-9選擇檔案路徑：

檔案目錄彙送 3-10

檔案目錄彙送 4-1 91 年至 95 年檔案（現行檔案部份） 包含新增、修改或銷毀的檔案 自公文管理系統檔案目錄資料匯出 檔案目錄檢測軟體 4.1 版 （檔案目錄彙送 3-8 至 3-10 步驟）

檔案目錄彙送 4-2自公文管理系統檔案目錄資料匯出

點選檔案室作業

點選作業功能目錄資料匯出

檔案目錄彙送 4-3

注意日期及檔號輸入學校機關代碼

檔案目錄彙送 4-4 使用檔案目錄檢測軟體 4.1 版檢測 重覆檔案目錄彙送 3-8 至 3-10 步驟

檔案目錄彙送 5-1 96 年檔案（公文管理系統以件建檔） 由康大匯出檔管非匯送格式 2006v1.0 轉出 （本府資訊中心提供軟體） 檔案目錄建檔軟體 2006 （二層級編案） 檔案目錄檢測軟體 2006 版（限 96 年以後）

檔案目錄彙送 5-2康大匯出檔管非匯送格式 2006v1.0 軟體安裝

檔案目錄彙送 5-3自開始 程式集 康大匯出檔管非彙送 格式 2006V1.0 開啟

檔案目錄彙送 5-4點選匯出案名

檔案目錄彙送 5-5輸入自己學校機關代碼

注意年度號為 096

收發文英文代碼

將公文管理系統【案名】匯出方式

匯出路徑請點選桌面

檔案目錄彙送 5-6

檔名為 C 開頭

請注意案名匯出後之檔名有【 c 】開頭

檔案目錄彙送 5-7記得輸入西元年

將公文管理系統【案件】匯出方式

注意年度號 匯出路徑請點選桌面檔名無英文字母開頭

檔案目錄彙送 5-9點選目錄建檔軟體 2006 版參數設定完成才能開始使用

輸入學校機關代碼

檔案目錄彙送 5-8

按稍後註冊

檔案目錄彙送 5-10依流程匯入公文管理系統之分類表、 案名及案件資料

檔案目錄彙送 5-11【分類表】匯入請點選 1.1 分類表維護

點選匯入

檔案目錄彙送 5-12點選瀏覽

檔案類型選（＊ .xml ） 選學校分類表

學校分類表只須匯入一次

檔案目錄彙送 5-13

檔案目錄彙送 5-14

檔案目錄彙送 5-15學校分類表匯入後查詢方法

分類號起迄輸入0~9

檔案目錄彙送 5-16案【名】匯入方式：點選 1.2 編案

檔案目錄彙送 5-17

點選匯入

檔案目錄彙送 5-18

注意檔名有【 c 】開頭

檔案類型選（＊ .xml ）

檔案目錄彙送 5-19

檔案目錄彙送 5-20案名匯入後查詢方式

輸入年度號

檔案目錄彙送 5-21案【件】匯入請點選 4.2 目錄匯入

檔案目錄彙送 5-22

檔案類型選（＊ .xml ）

注意檔名【無 】 c 開頭

目錄匯送格式記得點選【非匯送格式】

檔案目錄彙送 5-24

檔案目錄彙送 5-23案件層級建檔查詢案件

檔案目錄彙送 5-25

檔案目錄彙送 5-26【編案】請點選 1.3.3 待編案卷清單

檔案目錄彙送 5-27待編案卷點 2 下即可進行編案

檔案目錄彙送 5-28編案時【紅字】部份皆要輸入

產生機關為學校本身

案件編目點 2 下可查詢案件主旨

注意不可為密件

檔案目錄彙送 5-29編案完成後點選 4.1 將目錄轉出

點選檔案目錄匯送格式

檔案目錄彙送 5-30

按此可直接開啟2006 版檢測軟體 按此鍵可直接連接至機關檔案管理資訊網

檔案目錄彙送 5-31 至檔案目錄檢測軟體 2006 版檢測 重覆檔案目錄彙送 3-8 至 3-10 步驟

•檔案目錄匯送：帳號申請目錄匯入作業

檔案目錄彙送 6-1機關檔案管理資訊網點選【檔案目錄匯入作業】

點選【檔案目錄匯入作業】

檔案目錄彙送 6-2輸入機關代碼、帳號及密碼（錯誤 3 次會被鎖碼）

檔案目錄彙送 6-4點選檔案目錄匯入 匯入已檢測無誤之檔案

檔案目錄彙送 6-5

彙送日期只能 3 個月內

點選【顯示檢核成功記錄】

點選目錄送彙送狀況查詢

檔案目錄彙送 6-6列印彙送說明表 1 式 2 份請蓋【職名章】

逕送教育局檔案室（ 10 樓西北區）

點選列印彙送說明表