97年系所主管研習會

97年 9 月 9日

97年系所主管研習會時程表

時間 地點 內容 主持 /主講人

9:00~9:30

第一醫學大樓二樓簡報室

重要校務及展望 包校長系所發展輔助機制要因控討 陳主秘

9:30~10:30

案例研討一

教務類 陳教務長學務類 陳學務長總務類 劉總務長工程類 楊專員資材類 徐組員

10:30~10:45

休　　　　息

10:45~11:45

案例研討二

研發類 趙研發長一般行政類 戴專員財務類 張主任人事類 甘主任

11:45~12:15

綜合座談 包校長

12:15~　　　

用餐

◆系 ( 所 ) 發展輔助機制要因探討 1

卓越

標竿

系所主任

資 源( 人力 . 軟硬體 ...)

規章 制度 組 織

系所發

展

精準決

策追蹤控

管

＊行政部門、處、室

＊院 ( 系 ) 務會議

＊各類委員會＊人力資源

系 ( 院 ) 祕、技士、教師

＊軟硬體

空間、設備 ...

＊總計逾 160項辦法

教務 68項、研發 19項、學務 28項、

技術合作 10項、總務資材工務 13項、

會計 12項、環安 10項 ( 共通性 )......

★組織

☆集思廣益，謀求最佳 ( 策略 ) 方案。

☆獲取充分資訊，加以分析、探討及運用。

★資源

☆周詳具體發展規劃，充分編製於預算。

☆育才、用才及留才。

★制度

☆重視流程背後之意涵。

☆回饋改善，增進效率。

◆系 ( 所 ) 發展輔助機制要因探討 2

97 年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項 1

一、在作業時程方面： 新開課程或課程異動 ( 包括課程名稱、開課年級、學期、學分、必選修、課程負責老師等 ) ，除因不可控制因素，如待聘老師未如期到聘或教師臨時離職等，應事先妥為規劃，在每學期各系所召開開課規劃之課程委員會會議提出檢討 ( 約於每學期第八週 ) ，最遲也要在全校課程委員會召開時提出 ( 約每學期第十二週 ) 。

( 本學期已有近 200 筆新開或異動課程提出，其中大部分都可經事先規劃，於上學期系所課程委員會或於全校課程委員會召開時提出增修訂。 )

97 年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項 2

二、在課程規劃方面：1.課程是否有依系所發展規劃，依各系所訂定之未來

發展方向及建立特色，為落實而規劃之各期推動事項，是否有適度反應於課程規劃上。

2.課程是否有滿足多數學生需要，參考上學年開課紀錄對修課人數低於開課人數之課程，是否有需要繼續開授，此類課程數是否有妥為規劃調降。

97 年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項 3

3. 課程是否考量依教師教學負荷，對年輕新進老師，為讓其有時間進行研究，是否有適度減少其授課時數，其每週授課時數以不超過 8 小時原則。

4. 課程是否有依據學生學習表現，如學生參加校外考試及與他校之比較，檢討是否有課程須加強或增開。

5. 課程是否有參考學生意見調整，依所蒐集上學年學生對課程由各管道反應之意見，如教學意見調查、其他管道反應之意見、及休退學有因課程因素等，於課程規劃是否有須因應作適度之調整。

97 年系所主管研習案例類別：教務類主題：開課規劃核簽注意事項 46.課程是否有與教學資源作妥適結合，包括因應在每

年預算上，系所投入之教學設備，及學校各項軟硬體教學設施等，檢討是否有妥為運用於課程安排。

7.課程是否有與學校及各院推動之措施配合，如教學品質提升各項改進措施，檢討是否有於系所課程規劃配合納入。

97 年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項 1

一、申請日期：1. 有重病、重大災變、清寒、僑生入境手續原 因延誤、

應徵服兵役、懷孕或生產、延長修業年限無課可選等事由，隨時可依需要提出申請。

2. 興趣不合、重考等學習相關事由，須在開學後第十週之內申請，如有逾期予以退件。

3. 新生入學後一年級第一學期，隨時可依需要提出申請。

97 年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項 2二、確認申請休學期間及是否曾經辦理休學：

1. 休學總共不得超過二學年。2. 因徵服兵役或懷孕等原因者，不計入休學年限計算。3. 確認學生是否曾休學紀錄 (由秘書自MIS查詢列印 ) 。4. 將本次擬休學學期數與之前已休學學期數加總，總學

期數不能超過二學年上限，如有超過需退回學生調整。

97 年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項 3三、核對申請事由及證明文件：

1. 有重病、重大災變、清寒、僑生入境手續原因延誤、應徵服兵役、懷孕或生產等，須附相關證明文件，如未附證明文件或證明文件內容不明確，需退回學生補充，經審仍不符予以退件。

2. 有興趣不合、重考、家庭因素、經濟因素等，需提出書面說明，應妥為瞭解審查，避免學生有不當休學情形，如有下列情形宜進一步處理：① 興趣不合，如有因本校課程授課因素所致，宜再瞭解處理，並列入系所課程檢討參考。

② 經濟因素，依實際情形可視需要轉學務處協助。

97 年系所主管研習案例類別：教務類主題：學生休學申請核簽注意事項 4

四、確認休學同意書1. 未滿 20歲學生需有家長或監護人簽名之同意書，

未附予退件請補送。2. 為避免休學同意書有不當簽名情形，或滿 20歲不須同意書但為避免學生有不當休學，仍可由導師打電話給家長或監護人關心瞭解。

97 年系所主管研習案例類別：學務類主題：獎學金審查注意事項 1

一、請核對或推薦獲獎學生名單 大學部成績優良名單由教務處提供，請協助核對名額 及名次是否正確，操行成績是否為甲等。 碩士班請確認推薦名額是否正確、學生各學科是否及 格、是否為在職生。 博士班推薦名單應為 94 學年度起入學之非在職學生。

97 年系所主管研習案例類別：學務類主題：獎學金審查注意事項 2

二、獲獎學生填報匯款帳號，可填報帳號應為本人之郵局、 合庫或大眾銀行帳號，請協助確認是否填列正確，常發

生學生填列非本人或其他銀行帳號，導致會計無法撥

款。 三、敬請配合時限，俾利撥款作業。

97 年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生操行成績評核作業注意事項

請依學務處生輔組之通知，提醒各班導師至MIS 系統

登錄學生操行成績，再列表由系主任核簽。 注意評核之合理性，前後段兩位導師評分之差距是否 過大，各系應建立評核標準。 若導師加分 3分 (含 ) 以上或扣 4 分者，請留意是否於導

師評語欄填註加減分原因。

97 年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生獎懲作業注意事項 請各導師於學期結束後 3日內至MIS登錄學生獎 懲建議資料，並列表由系主任核簽。 核簽時請留意是否有詳述獎勵事實，如學生擔任何種幹 部，另，所提是否擇優擇要獎勵，所提獎勵應符合公 平及合理性。 請注意時效，以維學生權益，應於學期第 19 週內完成 登錄，勿於學期中仍提報前學期之獎勵案。

97 年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生曠課時數過高作業注意事項 生輔組針對曠課 10 小時以上之學生會透過 NOTES傳 簽。 請隨時注意學生出缺勤狀況，並與學務處共同協助學生 學習。 請注意時效，以維學生權益，導師應於 5個工作日內處理 呈核，系所主管應於 3個工作內完成核簽。

97 年系所主管研習案例類別：學務類主題：導師工作制度實施注意事項 學期初請協助推薦大學部各班導師名單，系主任可參酌

導師平時表現及輔導概況，若不適任可不續聘。 請所長協助了解研究所之師生互動，若有特殊個案請協 助處理或轉介學務處諮輔組。 學年度末請協助評核並協助推薦、評核有特殊輔導表現 之班導師，並提供具體實證。

97 年系所主管研習案例類別：學務類主題：學生請假 e化系統注意事項 96 學年度第二學期學務委員會議決議通過學生線上請假作業，

並預計 98 學年上線。 變更項目如下： 1. 學生請假天數一～二日者，以學校網路請假系統登錄辦理。

導師收到核簽假單之 MAIL 通知，增設「等待期」之選項，設定二日，讓導師有足夠時間約談同學後決定是否核准假單。

2.雙導師班級，系統同時發送學生請假資料通知雙導師，任一導師核簽後，假單即可同時通知導師、系主任、院輔導教官及請假同學。

3.請假天數為二日以上之請假申請，仍以書面填寫假單為主。 4. 所有假別均應於請假日後三日內（不含例假日）辦理完成。

若為不可抗力因素，應於返校七日內（不含例假日）補辦完成。

97 年系所主管研習案例類別：總務類主題：主辦學術研討會注意事項 1

主辦學術研討會須妥善準備事項繁多，主辦單位除學術相關議程外，尚須考慮到週邊配套事宜是否周詳完善，以能提供來賓對本校整體運作之品質有一良好印象，茲摘述重點如下：

97 年系所主管研習案例類別：總務類主題：主辦學術研討會注意事項 2

一、儘早預定會議場地，可上總務處網站登錄 ( 本校主辦活動需免費停車請於簽呈註明 ) 。

二、停車事宜 -概估來賓停車數量，並於簽呈事先提出免費停車，為簡化換證手續，可使用通知替代入校停車證，樣張送警衛組查驗。

97 年系所主管研習案例類別：總務類主題：主辦學術研討會注意事項 3

三、其他注意事項活動會場及動線標示請以標示牌張貼指引，避免到 處張貼而影響校園環境。例如：地上、牆壁、電線 桿等。校內停車位有限類似事宜均請事先接洽辦理，避免 臨時打電話給警衛要求開放免費停車而造成困擾。

大型活動如需環境清潔支援，請事先接洽總務處安 排。

97 年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項 1

.壹 工程委託內容複核：1. 工程委託內容如：項目、數量、地點、用途、現況及需要性等，須詳實述明。

2. 有無檢附相關圖面或呈准報告。3. 三年內之新設空間，原則上不予增設或更動，經特案簽准者除外。

4. 委託經辦是否有完整規劃，既有資源是否有充分整合利用。

97 年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項 2

5. 新增項目之必要性、動用率或有無其他同類型規劃參考，須詳實述明。

6. 改善項目之可行性或具體作法，委託經辦是否瞭解，或有無先洽請總務處工務課協助評估

97 年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項 3

.貳 工程預算金額是否合理： 工程預算金額關係核決權限以及部門年度預算檢討，

委託單位應對其所委託之工程預估金額充分瞭解，工程預估金額參考方式如下：1. 校園網路提供平均造價參考，如裝修、機電、櫥櫃…等，網頁路徑為：

＜學校首頁＞→＜行政服務＞→＜會計室＞→＜預算專區＞之 97 學年度預算說明表 : (四 ) 校舍內部整建工程費用預估。

97 年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項 4

2.請總務處工務課協助現場估算。3.專案或新擴建工程，請另開立工程委託單，「委託項目」勾選”規劃”項，委託工程部門 ( 營建部或長庚工務部 ) 協助估算。

97 年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項 5

三、其他：1. 工程委託單開立原則： 同一時間，由同一經辦所開立之工程委託單，雖分屬不同項目類別，為符合工程預算核決權限並加速工程受理之作業流程，請合併開立。

2. 「委託項目」勾選是否正確： 工程部門係依工程委託單上所勾選之「委託項目」，包括：規劃、設計、工料分析、施工監造等，受理

97 年系所主管研習案例類別：工程類主題：工程委託注意事項 6

執行，一般委託應全部勾選，倘僅做工程規劃或預算評估則請勾選”規劃”項，依此原則類推。

3.「緊急工程」勾選是否有其必要性： 因列為緊急工程需另依權限核決，工程部門亦須配合以急件辦理，勢必影響其他工程之正常進度，於工程委託時，須詳細說明其原因及必要性。

4.增設緊急電源及分離式冷氣機，需依規定下載申請單個案提出申請，經呈准後，再檢附呈准申請單開立工程委

託。

97 年系所主管研習案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項一、目前請採購作業，除請購單依紙本逐級審查核簽外，餘採購會簽等程序已採 NOTES 系統傳簽作業。系統各類表單上方即有注意事項或作業說明可參照。程式於設定上僅考量最低核決主管，未管制最高核決主管。然請各級主管於處理電子（文書）表單時，依表單作業說明判別後依核決權限核准或呈核遞送。

二、有關書面請購單核簽注意事項如下：(一 ). 經費來源別：1. 計劃案件：由計畫主持人負責，免送系所主管核簽。2. 學校預算：為逐級含系所主管核簽。(二 ).購置項目需要性：1.「年度設備預算」，核簽重點： 就品名內容確認單位內需求性（檢附需求表），使用頻率、週期、對象等，考量是否提出請購或修正，經確認後核簽。

97 年系所主管研習案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項

2.「維修耗材」，核簽重點： 依設備使用年限，零件金額比例，是否有維修必要或以汰舊換新較符經濟成本。

3.「辦公室設施設備」，核簽重點： 本項所指為櫥櫃、沙發、會議桌等，先向校內其他單位洽詢是否有閒置調用，必要新購時，考量單位整體性及爾後如調整整併時，可合併再利用。

4.「雜項購置」，核簽重點： 單位臨時需求項目提出，就購置數量及周期宜明確或參照前購紀錄評量購置之必要性。

97 年系所主管研習案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項

97 年系所主管研習案例類別：研發類主題：從教師研究計畫申請，發展整合研究

1. 教師申請研究計畫時，需提送「長庚大學申請、 修正研究計畫提報表」 (國科會以外計畫 ) 或「國

科會研究計畫申請提報表」。 2.藉由申請提報表之簽核，了解系所教師研究方向 與合作機構，構思發展整合研究之可能性。

97 年系所主管研習案例類別：研發類主題：校外研究計畫及各項經費補助申請 校外研究計畫申請具時效性，為確保校內核簽作業順利完成，申請人需及早提出，時間為：1 、研發處公告申請案： 以網頁公告本校收件日前。2 、未經研發處公告之申請案：　 需於補助機構收件日前至少五個工作天。

97 年系所主管研習案例類別：研發類主題：簽呈申請長庚醫學研究補助費 (BMRP)

計畫相對補助費 (BMRP)為長庚醫院提撥鼓勵教師從事專題研究，補助人事、設備、耗材等研究所需費用。部份事項需事先提簽呈依程序送長庚決策委員會主任委員核准 ，包括：1.延聘專家、顧問指導研究業務所需相關費用。2.主持人及相關研究人員參加學術會議、一個月內短期 進修費用。 ( 教師出席會議，依本校教職員參加學術會議辦法申請 )

★及早提出申請，以事先呈准為原則。

97 年系所主管研習案例類別：一般行政類主題：主管之基本原則 一、確實督導單位內所處理之文書或案件品質，對不符規

定者應予過濾，以簡化作業、提升行政效率。二、對所屬人員（系秘、技士…等）之行政作業能力及幕僚

輔助功能輔導強化。三、落實行政工作處理機能，除例行性之事務依職責加強

品質及督導所屬外，對文書或案件應加強及督導所屬處理。

97 年系所主管研習案例類別：一般行政類主題：主管之要求重點 1

一、文件或呈核案件： 完整瞭解文稿及簽辦案件內容。 錯誤或文稿內容、格式不通者應予修正。 簽辦案件是否符合規定之瞭解，過濾處理。 作業流程或簽辦程序正確性之掌握。 過濾前述不適當案件，如有必要應重新簽辦。

97 年系所主管研習案例類別：一般行政類主題：主管之要求重點 2

二、交辦或專案作業： 是否有完整及妥善「作業規劃」。 是否有詳實、嚴謹的「分析比較」。 是否有「評估檢討」過程及具體結論。 落實與相關單位之「協調整合」。 確實執行作業進度之「跟催管理」。

97 年系所主管研習案例類別：財務類主題：單據黏貼單核簽 1

一、發票收據內容複核：

1.發票內容如：抬頭長庚大學、統編 02612701。

2.有無應檢附相關附件、簽呈報告或合約書。

二、核銷金額是否合理，及資本門與經常門支出的區分：

1.一般庶務費用超過一般常理，請經辦加註說明。

2.設備單價超過 6萬元(含)以上作機械設備資本門科目，6萬元以下作什項購置經常門費用。

三、其他： 1.除一般庶務費用外，其他購買材料、設備是否透過零星訂購或請購手續。必需自購請事先簽准再據以執行。(如附件)

2.外籍來賓(含大陸)除演講、稿費每次低於5,000元(含)以下免稅外，其餘均應扣繳 20%納稅。

3.核銷之黏貼單，請系(所)預算作業經辦check用途摘要是否與預算項目相符後再核簽，以便掌握每月預算與實際差異，及預算之執行狀況。

97 年系所主管研習案例類別：財務類主題：單據黏貼單核簽 2

97 年系所主管研習案例類別：財務類主題：費用差異分析表核簽

一、 每月出月報表，顯示系、所當月及累計至當月各項經費實際

數、預算數與差異(率)，當月份差異率超過 30%，且差異金額超

過 2,000元，則異常註記超基準＊或低於基準 O。

二、要求由各預算經辦查填實際數與預算數差異原因，提供系所主管進一步後續作業。(如附件)

１．瞭解費用差異主因，研判是否修改目標值。

２．跟催設備請購及驗收進度，掌握預算執行狀況。

一、每月 3日電腦將差異經費項目﹝當月實際數與目標值(即預算數或呈準修訂數)之差異超過+30%且差異金額超過+2,000元﹞，以 Notes系統傳送建檔各系、所預算專人說明原因，再轉呈主管。

二、提示系所主任知悉費用執行差異: 1.判斷是否修改目標值。 2.掌握跟催費用執行合理性。

97 年系所主管研習案例類別：財務類主題： Notes 系統費用差異反應核簽

97 年系所主管研習案例類別：人事類主題：加班單核簽注意事項 1

一、填單時間 加班是事前由主管開單主動指派，主要精神 為主管應充份瞭解部屬之工作狀況，有加班 之必要時則由主管主動交辦。唯如特殊情形 須臨時加班而未及事先指派，則該單須轉呈 院長。 超過每月 24日之加班單，無法由線上處理。

97 年系所主管研習案例類別：人事類主題：加班單核簽注意事項 2 二、“加班別”是否正確 上班 8 小時後之延續工作為臨時加班，餘為

假日加班。 填報錯誤應予更正。 三、加班工作內容複核 工作內容應以可供主管瞭解之表達為原則，

主管應就其內容判斷作業量與所需時間，據 以複核所填實際加班時間是否合理，必要時 請加班人口頭補充說明加班工作內容。

工作內容未說明清楚，應予退件補填。

97 年系所主管研習案例類別：人事類主題：加班單核簽注意事項 3

四、其他 部門內其他同仁加班情形 其他同仁加班較少，顯示其本人工作熟練 度待加強或分工不均，得檢討工作簡化、 內部互相支援機制。

加班後換休規劃 配合加班換休完畢之政策，思考部門內加 班人員換休之最佳時段，必要時得主動安排。

97 年系所主管研習案例類別：人事類主題：參加學術會議核簽注意事項 1一、填單時間 會議申請單應於開會前 2 週提出，事後補送資 料一律不准，請勿上呈，請逕行退件。

二、填單字體 為使參加學術會議之內容清晰可辨，需以“電 腦打字”填寫「參加學術會議申請單」，未符 規定者請退回重填，以免徒增文書往返並影響 時效。

97 年系所主管研習案例類別：人事類主題：參加學術會議核簽注意事項 2 三、其他 費用負擔勾選「獎勵金支付」者，需檢附向國科會或教育部

申請資料、或說明資料 ( 依規定參加學術會議需先申請校外 補助 ) 備查。

預估費用中之「註冊費」以 600美元為限，如超過且說明理 由者併呈，未說明者，請予批註“需依規定辦理”後再呈。

除了填寫「參加學術會議申請表」外，另以簽呈提出，係屬 多餘，簽呈應予退件。至於以「獎勵金」補助學生參加學術 會議費用，由於學生非屬本校教職員，不符使用「參加學術 會議申請表」規定，需以簽呈提出。

國科會補助參加學術會議，其費用已列入研究計劃項目，雖 然如此，當事人仍需以「參加學術會議申請表」提出，以符 合規定 ( 未提出「參加學術會議申請表」、而逕行於 notes 系 統上請假，無所依據 ) 。