Placer l’usager au cœur de la solution : le SGDAE-SAE des

ministères économiques et financiers

SEP 2D Bureau Documentation et Archives

Service des archives économiques et financières (SAEF)

Journée d’étude SGDAE et métadonnées 2 octobre 2015

Un service singulier au sein des Archives en France

• Une des composantes du bureau Documentation Archives du SG des ministères économiques et financiers (SG/SEP 2D)

• Une autonomie de gestion de toutes les archives y compris historiques depuis 1822 sur : – L’administration centrale des ministères économiques et

financiers (MEF) soit 5 cabinets ministériels, 14 500 agents, plus de 500 bureaux, 25 services rattachés ;

– Les opérateurs des MEF (86 opérateurs en 2015)

• 1997 : ouverture du centre de conservation des archives à Savigny-Le-Temple (77)

• 2008 : lancement du système d’archivage électronique ARCADE (SGDAE + SAE)

Le Site de Bercy : - Au plus près des directions et services

de l’AC ; - Pour gérer l’évaluation et la collecte.

Le Centre de conservation des archives (CAEF) à Savigny-Le-Temple : - Conserve les archives intermédiaires

et historiques, les fonds muséographiques et les bibliothèques historiques des MEF ;

- Salle de lecture ouverte aux publics.

Source : Google Maps

L’organisation du Service des archives économiques et financières (SAEF)

L’archivage, atout de modernisation de l’action publique

00

ARCADE, un service non réalisé pour les archivistes

• Adaptation aux besoins des usagers des MEF et des missions spécifiques de Bercy

• Une priorisation sur les bureaux ayant des documents à valeur probatoire

« Placer l’usager au cœur de la solution »

• Sur un principe de co-construction avec les services de l’administration

centrale – Version 1 lancée en 2005 – 2007-2008 : audit de la DGME favorisant l’écoute client – Version 2 : interface usagers spécifique

• Audit et consultation larges • Critères de sélection des services pilotes • Echanges non formalisés mais riches : ateliers et mails

Le choix des métadonnées

• Des métadonnées simples et signifiantes pour les utilisateurs – 56 visibles par les utilisateurs – 10 obligatoires pour valider un versement

LOT 5 MD obligatoires

DOSSIER

1 MD obligatoire

DOCUMENT

4 MD obligatoires

Les Métadonnées obligatoires

LOT 5 MD obligatoires

DOSSIER

1 MD obligatoire

DOCUMENT

4 MD obligatoires

Intitulé du lot Sujet du lot Unité versante Responsable versement Fonction du responsable

Intitulé du dossier

Date du contenu DUA Sort final Attribution du document

Interface usagers : les métadonnées descriptives

Des métadonnées reprises des normes ISO de description

archivistique (EAD et EAC)

Des métadonnées de gestion du cycle

de vie

Une saisie simple possible grâce au modèle d’archivage

Tableau de gestion- DGCCRF

Modèle d’archivage ARCADE

Versement : modèle de versement

Modèle d’archivage

Versement : compléter les métadonnées descriptives

Informations provenant

automatiquement du modèle d’archivage

Un outil adaptable aux exigences clients

• Complémentarité avec les archives papier • Grande souplesse dans la gestion des typologies documentaires et des

spécificités et exigences de chaque bureau • S’adapte aux exigences archivistiques de gestion opérationnelle de

l’archivage dans le respect des normes de description archivistique – Permet d’être auditable et révisable ; – Est compatible avec la diversité des usages et des pratiques d’archivage et de

compétences archivistiques des référents archives dans les directions ; – Deux données pivôts : DUA et sort final – Grande importance des référentiels internes à Bercy et aux directions dans la prise

en compte des indexations métiers

Contacts

Ministères économiques et financiers, Secrétariat général Service de l’environnement professionnel (SEP)

Sous-direction Cadre de vie, bureau Documentation et Archives (SEP 2D)

Marie LAPERDRIX, adjointe au bureau et chef du Service des archives économiques et financières (SAEF) marie.laperdrix@finances.gouv.fr