9_upravljanje vremenom

5/17/2018 9_Upravljanje vremenom - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/9upravljanje-vremenom 1/21

Upravljanje vremenomLekcija IX



Voliš li život? Onda nemoj traćiti vreme, jer je život satkan od njega.

Benjamin Franklin

Vreme je najdragocenije sredstvo.

Ako njime ne upravljamo,

ničim drugim ne možemo upravljati.

Peter Drucker



Snaga nezavisne volje

Pored samosvesti, mašte i savesti, nezavisna volja je šetvrti ljudski darkoji nam omogućava uspešno upravljanje nama samima

Podrazumeva sposobnost odlučivanja i pravljenje izbora, kao i

postupaka u skladu sa njima; ona se odnosi na našu sposobnost dadelujemo, a ne da budemo predmet nečijeg delovanja

Uspešno upravljanje uvek polazi od najbitnijeg, zato i treba krenuti odnajbitnijeg ( Treća navika po Stivenu Kaviju)



Četiri generacije upravljanja vremenom

Prva generacija – beleške i kontrolni listići; pokušaj da se mnogimzahtevima koji ste stavljaju pred naše vreme i energiju da prividuočljivosti i uključenosti

Druga generacija – kalendari i rokovnici sa unapred zakazanim

sastancima; pokušaj da se planira unapred, da se buduči događaji iaktivnosti zakazuju

Treća generacija predstavlja trenutno polje upravljanja vremenom; idejapostavljanja prioriteta, jasno definisane vrednosti, postavljanjekonkretnih dugoročnih, srednjoročnih i kratkoročnih ciljeva; uvodiideju dnevnog planiranja; nedostatak – ljudi se osećaju “previšeisplanirano”

Četvrta generacija – pravi izazov nije u upravljanju vremenom, već uupravljanju nama samima; umesto da se usmeri na vreme i stvari, bavise očuvanjem i poboljšanjem odnosa i ostvarivanjem rezultata



Kvadrant II

Svoje vreme raspoređujemo na jedan od četiri načina, pri čemu su dvaosnovna faktora koja određuju neku aktivnost hitnost i bitnost

Hitnost – bezuslovno i neodložno obraćanje pažnje; ona je sada važna iutiče na naše postupke (npr. telefon koji zvoni). Hitne stvari su obično

vidljive. Pritiskaju nas i primoravaju da preduzmemo nešto Bitnost - ima veze sa rezultatima. Ako je nešto bitno, onda doprinosi

vašoj misiji, vrednostima i krajnjim ciljevima najvišeg prioriteta.

Na hitne stvari reagujemo

Bitne stvari koje nisu hitne zahtevaju od nas veću inicijativu i

proaktivno delovanje. Moramo delovati da bismo ugrabili priliku iomogućili da se neke stvari i dogode.

Ako nemamo jasnu sliku o onome što je zaista važno, o rezultatimakoje želimo da ostvarimo u životu, onda ćemo lako upasti u zamku ipevati pod dirigentskom palicom hitnih stvari.



Matrica upravljanja vremenom

HITNO NIJE HITNO

B I T N

O

I

AKTIVNOSTI

Krize, problemi koji nas pritiskaju,projekti koji imaju rok

II

AKTIVNOSTI

Prevencija, izgradnja odnosa,prepoznavanje novih prilika,planiranje, rekreacija

N E

B I T N O

III

AKTIVNOSTIOmetanja, pozivi, pošta, izveštaji,

sastanci, neposredna pitanja kojanas pritiskaju, popularneaktivnosti

IV

AKTIVNOSTIBeznačajne sitnice, naporan rad,

pošta, telefonski pozivi, ljudi koji

vam odvlače pažnju, aktivnosti u

kojima uživamo



Kada preovlada kvadrant IHITNO NIJE

HITNOB I T N O

I REZULTATI

• Stres

• Izgaranje

• Upravljanje krizom

• Neprestano gašenje požara

II

N E B I T N O

III IV

U vezi je sa svim onim što je hitno i bitno

Bavi se značajnim rezultatima kojima jenophodno odmah posvetiti pažnju

“krize” ili “problemi”

Kvadrant I crpi i poslednji atom snage iz

ljudi Dok ste usredsređeni na Kvadrant I, on

postaje sve veći iveći i počinje dadominira vama

U ovim situacijama ljudi beže u nebitneaktivnosti Kvadranta IV

Tako žive ljudi koji upravljaju svojimživotima rukovodeći se krizom



Kada preovlada kvadrant IIIHITNO NIJE

HITNO

B I T N O

I II

N E B I T N O

III REZULTATI

• Stres• Izgaranje

• Upravljanje krizom

• Neprestano gašenje požara

IV

Aktivnosti koje su “hitne, ali nisu bitne”

Najveći deo svog vremena ljudi provoderešavajući hitne stvari, pretpostavljajućida su one istovremeno i bitne

Stepen hitnosti tih aktivnosti često setemelji na prioritetima i očekivanjimadrugih ljudi

Ljudi koji provode vreme isključivo ukvandrantima III i IV u načelu živeneodgovorno



Kada preovladaju kvadranti III i IVHITNO NIJE HITNO

B I T N O

I II

N E B I T N O

III IV

REZULTATI

• Potpuno neodgovorni

• Otpušteni sa posla

• Zavise od drugih ljudi ili institucija

Uspešni ljudi bave se aktivnostima kojenisu predmet kvandranta III ikvandranta IV jer, ma koliko bile hitne,te aktivnosti nisu bitne

Oni takođe sužavaju kvadrant I tako štoprovode više vremena baveći seaktivnostima iz kvandranta II



Kada preovlada kvadrant IIHITNO NIJE HITNO

B I T N O

I

II Rezultati

• Vizija, perspektiva

• Ravnoteža

• Disciplina• Nadzor

• Retke krize

N

E B I T N O

Kvadrant II je ključno polazište i sržuspešnog ličnog upravljanja – u njemu senalaze stvari koje nisu hitne, ali su bitne

Bavi se izgradnjom odnosa, pisanjemizjave o ličnoj misiji, dugoročnimplaniranjem, vežbanjem, preventivnim

održavanjem, pripremom, tj. svim onimaktivnostima za koje znamo da treba daim se posvetimo, ali se retko kad iodlučimo da im poklonimo dovoljnopažnje, jer same po sebi nisu hitne

P. Drucker: “Uspešni ljudi nisu okrenutiproblemima, već prilikama”

Razmišljaju preventivno, imaju pravekrize i hitne aktivnosti iz kvadranta Ikoje iziskuju hitnu reakciju, ali u priličnomalom broju



Šta je potrebno da kažete “ne”

Da biste rekli “da” bitnim prioritetima iz kvandranta II, morate danaučite kako da kažete “ne” drugim aktivnostima, koje vam se ponekadmogu učiniti hitnim.

Morate da odredite svoje prave prioritete i da skupite hrabrost da svimostalim aktivnostima kažete ljubazno “ne”, s osmehom na licu i bez

ikakvih namera da se bilo kome za bilo šta pravdate Neprijatelj onom “najboljem” je često ono “dobro”



Sredstvo kvadranta II Strateški cilj upravljanja kvandrantom II jeste uspešno upravljanje ličnim

životom, polazeći od zdravih načela, naših izjava o ličnoj misiji, usredsređenostina ono što je bitno i hitno

Stoga, organizator kvandranta II mora da zadovolji 6 kriterijuma:

Koherentnost – postojanje sklada, jedinstva i integriteta između vaše vizije,misije, uloga i krajnjih ciljeva, prioriteta i planova, želja i discipline

Ravnoteža – održavanje ravnoteže u životu između naših raznih uloga Usredsređenost na kvandrant II – sredstvo koje će vas ohrabriti, stimulisati i

pomoći da provedete potrebno vreme u kvandrantu II, tako da se baviteprevencijom kriznih situacija; to se postiže planiranjem svakodnevnog života od nedelje do nedelje

Ljudska dimenzija – sredstvo treba da vam omogući da raspored podrediteljudima

Prilagodljivost – sredstvo za planiranje treba da bude vaš sluga, nikakogospodar; usklađen sa vašim stilom, potrebama i osobenostima

Prenosivost – sredstvo treba da vam bude uvek nadohvat ruke



Kako upravljati sobom po pravilima kvandranta II

Organizovanje po pravilima kvandranta II uključuje četiri ključne aktivnosti:

Prepoznavanje uloga – zapisivanje ključnih uloga; ne treba da se opterećujetetim ulogama jer nije reč o ulogama s kojima treba da živite do kraja života. Bićedovoljno da se usredsredite na period od nedelju dana i pribeležite one oblasti iaktivnosti na koje ćete u tom periodu trošiti najveći deo vremena

Odabir krajnjih ciljeva – jedan ili dva bitna rezultata koja, po vašem mišljenju,treba da ostvarite u svakoj od svojih uloga u narednih sedam dana; oni seupisuju kao krajnji ciljevi

Planiranje – pogledajte aktivnosti planirane za celu nedelju, imajući na umukrajnje ciljeve. U skladu sa tim možete da počnete da planirate vreme kako bisteih i ostvarili.

Dnevno prilagođavanje – Kada se nedeljno organizujete i isplanirate vreme iaktivnosti u skladu sa kvandrantom II, onda vam dnevno planiranje postajeneka vrsta smislenog dnevnog prilagođavanja, utvrđivanja prioriteta aktivnosti ihvatanja u koštac s nepredviđenim događajima.



Delegiranje Kada prenesete odgovornost na druge vešte i obučene ljude, onda vi sami možete da se

posvetite do poslednjeg atoma snage drugim bitnim aktivnostima Razlikujemo:

1. Davanje ovlašćenja kuririma - U ovom slučaju ljudi ne znaju kako da prepustezadatak i potrude se da neko drugi bude odgovoran za njegovo sprovođenje; oni suodgovorni za rezultate zato što su usredsređeni na metode

2. Davanje ovlaščenja ljudima od poverenja - Usmereno je na rezultate, a ne na metode;

nno daje ljudima pravo na izbor metode i čini ih odgovornim za ostvarene rezultate.Uključuje čisto i jasno, direktno obostrano razumevanje i posvećenost aktivnostimakoje se tiču očekivanja u četiri oblasti:

Željeni rezultati – razvijte jasno i obostrano razumevanje onoga što treba da ostvarite,usredsređujući se na rezultate, a ne na metode.

Smernice – prepoznajte parametre u okviru kojih pojedinac treba da radi, uz navođenjesvakog mogućeg ograničenja. Naglasite šta ne smeju da rade, ali im ne sugerišite šta treba

da rade. Odgovornost – postavite standarde poslovanja koje ćete koristiti u procenjivanju

rezultata i odredite tačno vreme kada će se o tim rezultatima izveštavati i kada će se vršiti njihova procena.

Posledice – odredite ono što će se dogoditi, bilo da je dobro ili loše, a što je posledicaprocene (novčane i psiholočke nagrade, polsovna zaduženja isl.)



Predlozi primene Prepoznajte aktivnost kvandranta II koju ste svesno zanemarili i navedite baš onu koja

bi, ako biste je pravilno obavili, mogla značajno da utiče na vaš život, bilo da se radi oprivatnom ili poslovnom životu. Zapišite je i posvetite se njenom sprovođenju.

Nacrtajte matricu upravljanja vremenom i pokušajte da procenite koliko vremena,procentualno gledano, provodite u svakom kvandrantu. Da li ste zadovoljni načinom nakoji provodite svoje vreme? Šta treba da promenite?

Sastavite spisak obaveza i odgovornoszi koje biste mogli da delegirate, kao i spisak onihljudi kojima biste mogli da ih prepustite ili koje biste mogli da obučite da buduodgovorni u tim oblastima. Odredite šta je neophodno da biste započeli procesdelegiranja ili obučavanja.

Organizujte svoju sledeću sedmicu. Počnite tako što ćete zapisati svoje uloge i krajnjeciljeve za tu sedmicu, zatim pretočite te krajnje ciljeve u konkretan akcioni plan. Na

kraju nedelje procenite koliko je dobro taj akcioni plan usklađen sa vašim dubokoukorenjenim vrednostima i ciljevima u svakodnevnom životu.

Posvetite se nedeljnom organizovanju i odredite tačno vreme koje ćete provesti radeći natome.

Pretvorite sredstvo za planiranje kojim se trenutno rukovodite u sredstvo četvrtegeneracije.



Kako da analizirate svoje vreme

1. Polazna analiza vremena – stvorite sliku o tome šta želite postići

• Odredite vezu između onoga što sada radite i onoga što želite ilišto treba da radite

2. Raščlanite svoj posao na kategorije sa posebnim ciljevima• Rast i unapređenje • Upravljanje ljudima• Nemenadžerske odgovornosti• Administarcija

3. Analizirajte način na koji provodite vreme tokom jedne

nedelje• Usredsredite se na najvažnije aktivnosti (ili jedne kategorijeaktivnosti)

• Analizirajte i vreme provedeno van posla

4. Uporedite rezultate analize sa svojim ciljevima



Tabela za polaznu analizu vremena

Nedelja

(datum)

Aktivnost:

Prodaja

Upravljanje

kupcima

Upravljanje

timomStrateškoplaniranje

Upravljanje

odnosima sa

nadreĎenima

Administracija Ukupno vreme

/dan:

Ponedeljak 2 sata 1 sat 3 sata 0 sati 0 sati 2 sata 8 sati

Utorak 3 1 4 0 0 2 10

Sreda 7 0 0 0 1 2 10

Četvrtak 0 3 3 0 0 2 8

Petak 1 2 0 3 1 2 9

Ukupno

vreme /

aktivnost

13 sati 7 sati 10 sati 3 sata 2 sata 10 sati 45 sati

% vremena 29% 16% 22% 7% 4% 22% 100%



Kako napraviti plan

Aktivnost sa posebnimciljem

Kako izgleda uspeh?

Kako ću znati da li sam uspešan?

% potrebnogvremena

Sati /radnanedelja

Ključne aktivnosti

Prodaja Ostvariti saradnju sa tri nova kupca

mesečno

30% 12 •Posetiti dva potencijalna kupca nedeljno

•Sastaviti izveštaje o prodaji

•Predati ponude

Saradnja sa kupcima Osigurati nesmetani prelaz sa prodaje

na proizvodnju

10% 4 •Prisustvovati početnim sastancima

•Nastaviti kontakt sa kupcem putem

telefonskih poziva

Upravljanje timom •Izdvojiti vreme za sastanke sa osobljem•Isplanirati program obuke za

novozaposlene

20% 8 •Jednočasovni nedeljni sastanci sa svakimčlanom tima

•Dva nedeljna sastanka sa timom

•Kontakti sa HR odeljenjem radi obuke

novozaposlenih

Strateško planiranje Napraviti novu godišnju strategiju 20% 8 •Napraviti preliminarnu verziju plana

Upravljanje odnosima sa

nadreĎenima

•Redovno obaveštavati generalnogdirektora o svemu

•Od višeg menadžmenta pribavitiinformacije o strateškom planu

5% 2 •Zakazati sastanak sa generalnim direktorom

•Zakazati dva sastanka sa višimmenadžmentom

Administracija •Izveštaji o troškovima, majlovi itd. 5% 2 • Odgovoriti na mejlove

•Pregledati izveštaje o troškovima

•Obraditi fakture

Ostalo Vreme za nepredviĎene okolnosti 10% 4

100% 40



Uobičajene prepreke u upravljanju vremenom

Haotično, bučno i zahtevno radno okruženje

Loše organizovan radni prostor

Tendencija da se odugovlači i odlaže posao koji treba da budeobavljen odmah

Neefikasni sastanci i nepotrebna putovanja



Literatura1. Kavi, R. S. (2009) Sedam navika veoma uspešnih

ljudi, Mladinska knjiga, Beograd

2. Upravljanje vremenom (2006) edicija Džepni mentor, prevod sa engleskog u izdanju Datastatusa, Beograd

9_upravljanje vremenom

Documents