a-002-2012 pedoman procurement ptc 2012 - pertamina … · jawab sesuai surat keputusan pelimpahan...
TRANSCRIPT
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 1 dari 30
BAB I
U M U M
A. KEBIJAKAN
Sesuai dengan kebijakan mutu PT. Pertamina Training & Consulting yaitu memberikan jasa yang
berkualitas berdasarkan prinsip prinsip GCG (Good Corporated Governance)
Guna mewujudkan hal tersebut diperlukan panduan dan tata cara tentang pengadaan barang/jasa.
B. TUJUAN
Agar pembelian/pengadaan barang/jasa dapat terkontrol, efektif, efisien, transparan, kompetitif dan
tepat waktu sehingga tujuan PT. Pertamina Training & Consulting dapat tercapai dan dapat
dipertanggungjawabkan.
C. RUANG LINGKUP
Pedoman ini di pergunakan untuk kegiatan Pengadaan Barang /Jasa di lingkungan PT. Pertamina
Training & Consulting yang mencakup Karyawan Tetap maupun Karyawan Tidak Tetap
D. PENGERTIAN
1. Perusahaan adalah PT.Pertamina Training & Consulting
2. Pejabat Berwenang adalah Direktur Utama, Direktur Keuangan & Administrasi, Direktur
Operasional dan Pemasaran, Para Manajer atau sesuai Otorisasi kewenangannya pada masing –
masing tahapan proses. Pejabat tersebut dapat melimpahkan wewenang kepada eselon di
bawahnya yang dianggap perlu dengan membuat daftar wewenang dalam batas yang wajar
sesuai keperluan Operasionalnya. Pejabat Berwenang mempunyai wewenang dan tanggung
jawab sesuai Surat Keputusan Pelimpahan Wewenang yang berlaku.
3. Pengguna Barang/Jasa adalah pemilik pekerjaan yang mempunyaii wewenang dalam tahapan
perencanaan kebutuhan pengadaan barang/jasa, pengawasan kontrak dan penerimaan
barang/jasa.
4. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha, termasuk BUMN, badan hukum, atau orang
perorangan/subjek hukum yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.
5. Fungsi Pengadaan Barang/Jasa adalah unit/satuan kerja dalam Perusahaan yang bertanggung
jawab terhadap proses pemenuhan kebutuhan barang/jasa yang diperlukan Perusahaan
6. Panitia Pengadaan Barang/Jasa adalah Panitia yang dibentuk Perusahaan untuk melaksanakan
tahapan pemilihan penyedia barang/jasa melalui proses pengadaan serta juga melaksanakan
kegiatan terhadap kualifikasi dan klasifikasi penyedia barang/jasa
7. Barang adalah benda dalam berbagai jenis, bentuk, ukuran dan spesifikasi, yang meliputi bahan
baku, bahan setengah jadi, barang jadi, baik yang akan digunakan oleh Pengguna barang/jasa
maupun untuk dijual kembali (resale commodity ) bila ada.
8. Jasa adalah kegiatan penyediaan layanan meliputi jasa konsultasi atau jasa lainnya, kecuali jasa
konstruksi.
9. Jasa Konsultansi adalah layanan berupa jasa keahlian yang profesional dalam bidangnya dalam
rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya tersusun secara sistematis berdasarkan
kerangka acuan kerja dari fungsi pengguna.
10. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan jasa selain Pengadaan Barang, Jasa Konstruksi dan Jasa
Konsultansi non-konstruksi.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 2 dari 30
11. Berkas Pengadaan/hard document adalah kumpulan dokumen/data/informasi dalam bentuk
tercetak terkait pelaksanaan proses pengadaan.
12. Kontrak adalah perikatan antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa dalam pengadaan
barang/jasa.
13. OE/HPS( Owners Estimate/ Harga Perkiraan Sendiri ) adalah perkiraan harga yang dikalkulasikan
secara keahlian, yang digunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga
14. Bidder List (Daftar Rekanan Mampu) adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat
kualifikasi dan klasifikasi (bidang dan sub bidang usaha) untuk diundang mengikuti pengadaan.
15. Kekayaan Bersih (untuk Penyedia barang/jasa) adalah nilai total aktiva dikurangi dengan total
kewajiban
16. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang disiapkan oleh Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan
sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon Penyedia
Barang/Jasa serta pedoman evaluasi penawaran oleh Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan
17. Purchase Order (PO), adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh pihak pertama yang
merupakan bentuk permintaan barang maupun jasa kepada pihak kedua
18. TOR/KAK, adalah dokumen yang berisikan jenis pekerjaan, lokasi pekerjaan dan persyaratan
persyaratan lain yang meliputi jenis barang/material dan spesifikasi material yang diinginkan oleh
Pengguna barang berikut persyaratan lainnya (bila ada)
19. Material Stock adalah material persediaan, yaitu jumlah material standar yang diadakan untuk
disimpan, dirawat dan dicatat menurut aturan tertentu dalam gudang (warehouse) dan
disediakan untuk menjamin kelangsungan kegiatan Perusahaan.
20. Contractor Safety Management System (CSMS) adalah sistem pengelolaan aspek keselamatan,
kesehatan kerja dan lindungan lingkungan (K3LL/HSE) untuk Kontraktor dalam pelaksanaan
pekerjaannya
21. Pelelangan adalah Pengadaan yang dilakukan secara luas dan terbuka melalui papan
pengumuman resmi perusahaan atau website perusahaan dan atau melaksanakan sourcing dan
pelaksanaan pengadaan mengundang minimal 2 (dua) penyedia barang/jasa.
22. Pemilihan Langsung adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan mengundang minimal
2 (dua) penyedia barang/jasa
23. Penunjukan Langsung adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilakukan kepada 1
(satu) penyedia barang/jasa dan dilakukan klarifikasi/negosiasi baik teknis maupun harga
maupun waktu
24. Cash & Carry = adalah pembelian barang secara tunai, dilakukan pada tempat pembelian yang
merupakan Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan Perusahaan berhak menerima Faktur Pajak Standar
yang dikeluakan oleh PKP atau tempat pembelian lain yang mempunyai NPWP.
E. REFERENSI
1. ISO 9001; 2008
2. Kebijakan yang berlaku di PT. Pertamina Training & Consulting
3. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa PT. Pertamina ( Persero ) No. 51 / C00000 / 2010 – S0
4. Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 54 tahun 2010
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 3 dari 30
BAB II
PRINSIP, ETIKA DAN KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA
A. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA
1. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan
dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan
Perusahaan;
2. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal
dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana, daya, fasilitas seminimal
mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah serta dapat
dipertanggungjawabkan;
3. Kompetitif, berarti dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat diantara Penyedia
Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan
prosedur yang jelas dan transparan;
4. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk
syarat administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia
Barang dan Jasa, sifatnya terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa.
5. Adil, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang/Jasa yang
memenuhi syarat;
6. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga
menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan;
7. Kehati-hatian, berarti senantiasa memperhatikan atau patut menduga terhadap informasi atau
tindakan atau bentuk apapun sebagai langkah antisipasi untuk menghindari kerugian material dan
imaterial terhadap Perusahaan selama proses pengadaan, proses pelaksanaan/pekerjaan, dan
paska pelaksanaan pekerjaan;
8. Kemandirian, berarti suatu keadaan dimana pengadaan barang/jasa dikelola secara profesional
tanpa benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak manapun;
9. Integritas, berarti pelaksana pengadaan barang/jasa harus berkomitmen penuh untuk memenuhi
etika pengadaan.
10. Berwawasan HSE berarti memenuhi dan memperhatikan aspek-aspek kesehatan dan
keselamatan kerja serta lindungan lingkungan yang mengacu pada Contractor Safety
Management System (CSMS dokumen no. PTC-PSM-K3LL-08)
B. ETIKA PENGADAAN BARANG/JASA
Pejabat Berwenang, Panitia Pengadaan, Fungsi Pengguna ,Fungsi Pengadaan dan para pihak yang
terkait dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus mematuhi etika pengadaan barang/jasa
yaitu : 1. Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab demi kelancaran dan ketepatan
tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.
2. Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian dan menjaga
informasi yang bersifat rahasia.
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang mengakibatkan
persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan dan hasil pekerjaan.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 4 dari 30
4. Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangannya.
5. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) dari pihak-pihak yang
terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan.
6. Mencegah terjadinya kerugian Perusahaan.
7. Tidak menyalah-gunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk
keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung
merugikan Perusahaan.
8. Tidak menerima hadiah, imbalan atau berupa apa saja dari siapapun yang diketahui atau patut
dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.
9. Tidak melakukan praktek kolusi yaitu membuat satu skema atau pengaturan anatar dua atau
lebih penyedia barang/jasa dengan atau tanpa sepengetahuan pelaksana pengadaan dengan
tujuan untuk mengatur harga
C. KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA
1. Memastikan bahwa perencanaan kebutuhan disiapkan secara matang oleh setiap fungsi
dilingkungan Perusahaan dengan cara mengelola Rencana Kerja Perusahaan yang disusun dalam
bentuk Rencana Pengadaan Barang/Jasa (TOR) yang siap diproses dan dapat dikonsolidasikan
secara fungsi sesuai cakupan
2. Memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa mengikuti pedoman/prosedur pengadaan
barang /jasa dan tidak bertentangan dengan ketentuan lain yang lebih tinggi
3. Memastikan bahwa pengadaan barang/jasa dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa yang telah
dievaluasi secara teknikal, HSE dan finansial serta dapat dipertanggungjawabkan dalam hal biaya
dan kualitas.
4. Memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa dilaksanakan secara kompetitif dengan tetap
memperhatikan aspek keekonomian dan efisiensi dalam pelaksanaannya.
5. Memastikan pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan Kontrak atau Perjanjian yang disetujui
antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/jasa
6. Memastikan bahwa HSE Plan menjadi bagian yang dievaluasi dalam persyaratan HSE yang
ditawarkan oleh Kontraktor pada pengadaan barang/jasa yang memiliki resiko terhadap aspek
HSE berkatagori menengah dan tinggi
7. Memastikan HSE Plan yang disepakati dalam proses pengadaan barang/jasa diimplementasikan
oleh Kontraktor pada tahap pelaksanaan pekerjaan dan dievaluasi kinergi HSE-nya sesuai dengan
ketentuan manajemen kinerja penyedia barang/jasa yang berlaku
8. Dilarang memecah paket pekerjaan menjadi beberapa paket dengan maksud menghindari batas
kewenangan.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 5 dari 30
BAB III
KUALIFIKASI, TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB
PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN
A. KUALIFIKASI
1. Mampu melaksanakan, memahami dan menguasai prosedur Pengadaan Barang/ Jasa
2. Mengetahui dan menguasai isi dokumen pengadaan
3. Memiliki integritas, moral, disiplin dan rasa tanggung jawab yang tinggi dan managerial yang
memadai.
B. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG
1. Dalam tahapan perencanaan kebutuhan barang/jasa :
a. Menetapkan rencana dan jadwal pelaksanaan proyek/kegiatan pada tahun anggaran yang
bersangkutan/anggaran tahun berjalan
b. Menetapkan paket-paket barang/jasa yang akan dilaksanakan pengadaannya
c. Menetapkan anggaran dan atau perkiraan biaya termasuk OE/HPS yang disesuaikan
d. Menetapkan tingkat resiko kegagalan
e. Menetapkan katagori resiko (resiko tinggi/menengah/rendah) terhadap aspek HSE untuk
pengadaan barang/jasa
f. Menyetujui ijin prinsip atas dasar penyusunan justifikasi dan analysis guna keperluan
pengadaan barang/jasa/jasa spesifik (tertentu) dan yang telah mendapat persetujuan
Pimpinan Perusahaan
2. Dalam tahapan pemilihan penyedia barang/jasa :
a. Menetapkan Pemenang dan menanda tangani Perjanjian/Kontrak
b. Mengangkat dan menunjuk Panitia Pengadaan Barang/Jasa
c. Melaporkan hasil pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada atasannya dan pejabat
terkait sesuai ketentuan Perusahaan
3. Dalam tahapan pengawasan dan pelaksanaan pengadaan barang/jasa :
a. Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kontrak terhadap aspek teknis, waktu dan HSE
b. Menerima dan menyerahkan aset proyek yang telah selesai berikut dokumen pendukungnya
kepada fungsi pengguna akhir
C. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PENGGUNA BARANG/JASA
1. Menyusun dan menetapkan rencana dan jadwal kebutuhan barang/jasa atas kegiatan (Proyek)
untuk setiap paket pengadaan barang/jasa :
a. Menetapkan ruang lingkup pekerjaan
b. Menetapkan spesifikasi teknis,
c. Menetapkan jumlah dan waktu dari barang/jasa yang dibutuhkan,
d. Membuat TOR/KAK (bila ada)
e. Membuat Estimasi Biaya (OE/HPS) atau Last PO/Kontrak (bila ada)
f. Memasukan aspek HSE plan (khusus katagori resiko menengah dan tinggi)
2. Menyiapkan ketersediaan anggaran
3. Menyusun kriteria evaluasi teknis dan evaluasi HSE plan bersama fungsi Pengadaan
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 6 dari 30
4. Mengawasi dan melaporkan pelaksanaan/penyelesaian kegiatan pengadaan barang/jasa kepada
atasan dan atau Pejabat terkait sesuai ketentuan Perusahaan.
5. Membuat berita acara penerimaan barang, serah terima pekerjaan, dan progress report.
6. Bertanggung jawab terhadap fisik dan penggunaan barang/jasa sesuai ketentuan dan prosedur
yang berlaku.
D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN BARANG/JASA
1. Kualifikasi
a. Memiliki integritas, moral, disiplin dan tanggung jawab yang tinggi.
b. Memahami pekerjaan yang akan diadakan atau jenis pekerjaan tertentu yang menjadi
tugasnya.
2. Tugas dan Tanggung Jawab
a. Menerima dokumen permintaan pembelian/pengadaan barang/jasa
b. Menerima OE/HPS yang dikalkulasikan secara keahlian dari Pengguna barang/jasa serta
membuat harga acuan berdasarkan data analisa pasar yang diperoleh (bila ada)
c. Melaksanakan proses Pengadaan Barang/Jasa melalui metode Pembelian Langsung (Cash &
Carry), Penunjukan Langsung, dan Pemilihan langsung dan pelelangan umum
d. Menyusun daftar Penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat kualifikasi dan klasifikasi
(bidang dan sub bidang usaha) untuk di undang mengikuti pengadaan barang/jasa dan atau
melaksanakan pengadaan barang/jasa.
e. Menyiapkan dokumen pengadaan, menyusun jadwal dan tata cara pengadaan
f. Memberi penjelasan atas dokumen pengadaan dan dituangkan dalam berita acara penjelasan.
g. Membuka dokumen penawaran, mengevaluasi penawaran dan negosiasi serta membuat
berita acara (berita acara pembukaan penawaran, evaluasi penawaran dan negosiasi)
h. Mengusulkan calon pemenang kepada Pejabat Berwenang, untuk penetapan pemenang.
i. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat Berwenang kepada peserta
pengadaan.
j. Menyampaikan penunjukkan pemenang kepada Penyedia Barang/Jasa yang telah ditetapkan
sebagai pemenang.
k. Membuat dan menyusun kontrak bersama fungsi Legal dan fungsi terkait lainnya,
berdasarkan hasil penetapan pemenang dan kesepakatan-kesepakatan yang tertuang dalam
Berita Acara Negosiasi/Klarifikasi, dokumen RFQ serta dokumen terkait lainnya.
l. Mengelola proses penyimpanan seluruh dokumen hasil proses pengadaan (business case) dan
menyampaikan ringkasan Berkas Pengadaan kepada Pengguna Barang/Jasa.
m. Membangun database hasil proses pengadaan yang pernah dilakukan (jika ada)
n. Melakukan pembinaan kepada Penyedia Barang/Jasa (supplier relationship management).
o. Secara berkala membuat laporan hasil setiap pelaksanaan pengadaan barang/jasa, renegosiasi
dan hasil kajian kepada Pejabat berwenang.
p. Membuat OE/HPS untuk material Stock
q. Memastikan HSE plan telah di-syaratkan dalam TOR untuk pekerjaan yang beresiko menengah
dan tinggi terhadap aspek HSE
r. Menyampaikan copy dokumen HSE plan dari pemenang yang telah ditetapkan kepada fungsi
HSE dan Direksi pekerjaan.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 7 dari 30
E. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN BARANG/JASA
1. Menerima dokumen pengadaan barang/jasa
2. Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui metode yang dipilih
3. Mengumumkan dan atau sourcing serta mengundang penyedia barang/jasa
4. Memberi penjelasan mengenai dokumen pengadaan barang/jasa (bila diperlukan) termasuk
syarat-syarat penawaran, cara penyampaian penawaran dan tata cara evaluasinya (semua alur
proses dituangkan dalam berita acara pemberian penjelasan).
5. Membuka dokumen penawaran, mengevaluasi penawaran dan negosiasi serta membuat berita
acara (semua alur proses dituangkan dalam berita acara pembukaan penawaran, evaluasi
penawaran, klarifikasi dan negosiasi)
6. Mengusulkan calon pemenang kepada Pejabat Berwenang, untuk penetapan pemenang.
7. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat berwenang kepada peserta
pengadaan.
8. Menyampaikan penunjukkan pemenang kepada Penyedia barang/jasa yang telah ditetapkan
sebagai pemenang.
9. Membuat laporan proses dan hasil pengadaan.
10. Menyerahkan hasil pengadaan kepada fungsi pengadaan sebagai dasar pembuatan kontrak dan
atau Purchase Order (PO)
F. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT
1. Fungsi Hukum
a. Melakukan pembuatan dokumen kontrak sesuai dengan TOR/KAK dan Dokumen Pengadaan
b. Me-review/memeriksa bilamana draft kontrak sudah disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa
dan atau oleh Fungsi Pengadaan
c. Mereview/memeriksa kontrak kontrak jangka panjang (multi years contract)
d. Memeriksa dokumen (biodata, akte dan lain sebagainya) yang terkait dengan aspek huku
e. Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek hukum.
2. Fungsi Keuangan
a. Memastikan ketersediaan anggaran.
b. Me-review dan mempertimbangkan usulan perubahan terhadap term & condition draft
kontrak, khususnya yang diajukan oleh Penyedia Barang/Jasa untuk aspek keuangan antara
lain :
• Cara dan persyaratan pembayaran (uang muka, L/C, Bank Garansi);
• Lamanya pembayaran tagihan;
• Aspek perpajakan;
• Aspek asuransi.
c. Memeriksa dokumen (laporan keuangan) Penyedia barang/jasa dan yang terkait aspek
keuangan.
d. Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek keuangan.
3. Fungsi HSE.
a. Memberikan masukan kepada fungsi Pengguna terkait kajian resiko pekerjaan;
b. Membantu fungsi Pengadaan dalam membina Penyedia Barang/Jasa untuk mencapai level
CSMS;
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 8 dari 30
c. Memberikan masukan dalam proses prakualifikasi, aanwijzing/penjelasan pekerjaan, evaluasi
teknis & HSE terkait aspek CSMS pada proses pengadaan;
d. Membantu fungsi Pengguna dalam mengevaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa terkait aspek
CSMS dalam penyelesaian pekerjaan;
e. Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek HSE.
4. Tenaga Ahli .
a. Memberikan masukan mengenai kriteria evaluasi prakualifikasi dan evaluasi teknis serta
penyusunan OE/HPS;
b. Memberikan penjelasan pada tahapan aanwijzing/penjelasan pekerjaan khususnya yg bersifat
teknikal dan aspek HSE
c. Melakukan peninjauan lapangan pada saat prakualifikasi atau evaluasi teknis (bila diperlukan);
d. Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek keahlian,teknis dan HSE (bila perlu)
BAB IV
PERSYARATAN DAN PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA
A. PERSYARATAN UMUM
1. Penyedia Barang/Jasa yang dapat diikutsertakan adalah badan usaha dalam negeri maupun luar
negeri, termasuk perusahaan Joint Venture, Consortium, BUMN, Pabrik, Bengkel, Agen Tunggal/
Agen/Distributor, Ahli Khusus, UKM, Koperasi, Usaha Perorangan, Lembaga Ilmiah/ Pendidikan/
Penelitian Negeri/Swasta dan Lembaga/Badan Pemerintah sejenisnya, Lembaga Nirlaba/Non
Profit serta Lembaga lainnya yang ditetapkan Pemerintah.
2. Lulus prakualifikasi/sertifikasi serta lulus CSMS (bila ada dan mungkin yang dikeluarkan oleh
Pertamina dengan katagori risiko tinggi, menengah dan rendah)
3. Dilarang ikut serta sebagai Penyedia Barang/Jasa adalah :
• Pegawai Negeri, pegawai BUMN/BUMD dan pegawai bank milik Pemerintah/Daerah,
• Mereka yang keikutsertaannya akan bertentangan dengan tugasnya (conflic of interest),
• Mereka yang dari hasil prakualifikasi CSMS tidak mampu mengelola klasifikasi resiko HSE
rendah
4. Memiliki persyaratan profesional, kemampuan teknis dan manajerial berdasarkan pengalaman
tertentu, sumber daya manusia (SDM), modal, peralatan dan fasilitas lain yang memadai.
5. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan usaha/kegiatan
sebagai Penyedia Barang/Jasa antara lain peraturan perundang-undangan di bidang jasa
konstruksi, kesehatan, perhubungan, perindustrian;
6. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani :
• Kontrak atau Surat Perintah Memulai Pekerjaan (SPMP);
• Purchase Order (PO);
• Perjanjian lainnya termasuk amandemen kontrak.
7. Menandatangani surat pernyataan di atas materai yang menyatakan :
a. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan,
dan/atau direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya tidak sedang
menjalani hukuman (sanksi) pidana.
b. Tidak dalam sengketa dengan PT. PERTAMINA (PERSERO); PT. Pertamina Training &
Consulting dan atau Anak Perusahaan PT. PERTAMINA lainnya.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 9 dari 30
c. Direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya belum pernah dikenakan
sanksi hukum berdasarkan keputusan pengadilan atas tindakan yang berkaitan dengan
kondite profesional suatu perusahaan atau profesional perorangan untuk bidang pengadaan
barang/jasa.
d. Bahwa dokumen yang disampaikan dalam proses pengadaan barang/jasa yang sedang diikuti
adalah benar, dan apabila di kemudian hari pernyataan tersebut tidak benar maka akan
dikenakan sanksi.
e. Tidak termasuk dalam kelompok perusahaan yang kepemilikan modalnya dimiliki oleh
orang/pemilik yang sama dan atau hubungan antara dua atau lebih perusahaan di mana
terdapat satu atau lebih anggota Direksi atau Komisaris yang sama.
Persyaratan Penyedia Barang/Jasa tersebut di atas dapat dicantumkan dalam pengumuman/
undangan/dokumen pengadaan/website PTC
B. PERSYARATAN KHUSUS
Persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon Penyedia Barang/Jasa terdiri dari :
1. Copy Akte Pendirian/Anggaran Dasar perusahaan beserta perubahannya (jika ada) yang telah
mendapatkan pengesahan dari Departemen Hukum & HAM untuk PT, dari Pengadilan Negeri
untuk CV dan dari Departemen Koperasi untuk Koperasi;
2. Copy Surat Ijin Tempat Usaha/Surat Keterangan Domisili Perusahaan dari instansi yang
berwenang, alamat perusahaan dan kode pos serta harus mencantumkan nomor telepon, fax dan
alamat e-mail
3. Copy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP); Tanda Daftar Perusahaan (TDP); Surat Ijin Usaha
Perdagangan (SIUP) dan Copy Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP);
4. Copy Bukti pembayaran pajak tahun terakhir untuk Wajib Pajak Dalam Negeri/BUT (Badan Usaha
Tetap) berupa Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) dan Surat Setoran Pajak (SSP) pasal 25 dan 29
5. Asli Referensi Bank;
6. Copy Neraca perusahaan untuk :
• Kualifikasi Menengah dan Besar, melampirkan neraca 1 (satu) tahun terakhir yang sudah
diaudit oleh Kantor Akuntan Publik serta ada Opini Auditor;
• Kualifikasi Kecil, melampirkan neraca 3 (tiga) tahun terakhir.
7. Copy Kartu Tanda Penduduk Direktur Utama/Penanggung Jawab/Pengurus;
8. Melampirkan bukti - bukti otentik berupa foto, surat kepemilikan dan surat kerjasama dengan
pemilik pabrik/workshop/bengkel kerja;
9. Copy Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK), khusus untuk Jasa Konstruksi;
10. Copy Surat Ijin Operasional dari DISNAKER, khusus untuk Jasa Tenaga Kerja;
11. Copy Surat Ijin Industri dari DEPERINDAG, khusus untuk percetakan dan penjilidan;
12. Copy Surat Perjanjian Keagenan/Distributor dan/atau Surat Terdaftar sebagai Agen/Distributor
pada Departemen Perdagangan dan atau dukungan dari prinsipal/pabrikan;
13. Asli surat pernyataan di atas materai bahwa semua informasi yang disampaikan adalah benar,
apabila ditemukan ketidaksesuaian atas informasi yang disampaikan, dikenakan sanksi
administrasi
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 10 dari 30
Khusus tenaga ahli yang akan ditugaskan dalam melaksanakan pekerjaan konsultansi atau bila
sebagai konsultan perseorangan maka diperlukan persyaratan sebagai berikut antara lain namun
tidak terbatas pada :
1. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
2. Lulus perguruan tinggi negeri atau perguruan tinggi swasta yang telah lulus ujian negara atau
yang telah diakreditasi, atau perguruan tinggi luar negeri yang telah diakreditasi, dibuktikan
dengan copy ijazah dan/atau memiliki sertifikasi keahlian dari badan yang berkompeten;
3. Mempunyai pengalaman dibidangnya yang dituangkan dalam daftar riwayat hidup (curriculum
vitae) yang harus ditulis dengan benar, ditandatangani oleh yang bersangkutan, diketahui oleh
pimpinan perusahaan, kecuali konsultan perorangan;
4. Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerja kelompok (team work) untuk
penyelesaiannya;
5. Jasa konsultansi tersebut bukan merupakan proyek/kegiatan secara utuh yang berdiri sendiri;
6. Pekerjaan hanya dapat dilakukan oleh seorang yang sangat ahli di bidangnya melalui referensi
dari user sebelumnya;
7. Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampu menyelesaikan penugasannya ditinjau dari
segi teknis, waktu, dan harga;
8. Jasa konsultansi tersebut harus bersifat khusus dalam arti tugas yang diberikan oleh perusahaan
yaitu dalam memberikan masukan/nasehat dalam pelaksanaan proyek/kegiatan;
9. Tenaga ahli asing harus mengikuti ketentuan perundangan yang berlaku di bidang
ketenagakerjaan dan keimigrasian.
Untuk Penyedia Barang dan Jasa yang berdomisili di luar Indonesia wajib menyampaikan dokumen
yang dipersyaratkan sebagai berikut dalam rangka proses pra-kualifikasi :
a. Company Profile
b. Article of Association
c. Financial Report/ Financial Statement
d. Organization Chart
C. UJI KEMAMPUAN PENYEDIA BARANG/JASA.
Dalam rangka meyakinkan kemampuan Penyedia Barang/Jasa, fungsi Pengadaan dapat melakukan uji
dan evaluasi kemampuan Penyedia Barang/Jasa sebagai berikut :
a. Mengevaluasi data Penyedia Barang/Jasa antara lain : Company Profile, Pengurus & Organisasi
Perusahaan, Kapasitas Produksi, Spesifikasi Produk, Informasi Bahan Baku, Bahan Pendukung,
Data Mesin Produksi, Pelaksanaan Quality Control, Jumlah SDM, Tenaga Ahli termasuk data
Administrasi Perusahaan.
b. Due Dilligence/Site Visit/Kunjungan Lapangan dapat dilakukan :
• Jika diperlukan langkah verifikasi terhadap evaluasi data yang telah dilakukan.
• Bilamana masih terdapat keraguan terhadap data calon pemenang untuk mengetahui
kemampuan sebenarnya sebelum ditetapkan sebagai pemenang.
D. PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA.
Penggolongan penyedia Barang/Jasa adalah penetapan batas nilai pekerjaan/kegiatan yang dapat
dilaksanakan oleh penyedia barang sesuai kualifikasi dan klasifikasi
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 11 dari 30
Kualifikasi adalah penilaian tingkat kemampuan finansial, personalia, peralatan dan perlengkapan
pada masing masing bidang pekerjaan
Klasifikasi adalah pengelompokan menurut bidang dan sub bidang
Kualifikasi
Kekayaan
Bersih
( Rp. )
Nilai Pengadaan (ekivalen Rp.) per Klasifikasi ( A,B,C,D )
tidak termasuk PPN & PPH
Barang ( A )
Jasa Konstruksi ( B )
Jasa
Lainnya
( C )
Jasa Konsultansi
Non Konstruksi
( D )
Pelaksana
Konsultansi
Perencanaan/
Pengawasan
Perseorangan
Tidak
disyaratkan
-
s/d 50 Juta
s/d 50 Juta
-
s/d 100 Juta
Kecil ( K )
s/d 500 Juta
s/d
250 Juta
s/d
250 Juta
s/d 150 Juta
s/d 150 Juta
s/d 250 Juta
Menengah
( M )
> 500 Juta
S/D
1 Milliar
> 250 Juta
s/d
750 Juta
> 250 Juta
s/d
750 Juta
s/d 500 Juta
s/d 250 Juta
s/d 500 Juta
Besar ( B )
> 1 Milliar
Di atas
750 Juta
Di atas
750 Juta
< 1 Milliar
< 1 Milliar
< 1 Milliar
BAB V
SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA
A. TAHAPAN PROSES PENGADAAN
Secara umum, tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses pengadaan barang/jasa dapat
digambarkan sebagai berikut :
Perencanaan Persiapan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Rencana Pengadaan
- TOR/KAK, OE/HPS dan syarat
Kualifikasi
- Dokumen Pengadaan / RKS
- Metode Pemilihan Penyedia
Barang/Jasa
- Mengumumkan & Mengundang
Penyedia Barang / Jasa
- Prakualifikasi
- Evaluasi, Klarifikasi/Negosiasi
- Usul Pemenang, Penetapan
pemenang
1. Tahapan Perencanaan
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 12 dari 30
Penyusunan rencana tahunan pengadaan barang/jasa untuk operasional perusahaan dan proyek
harus disinergikan dengan :
a. Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP);
b. Kontrak-kontrak Barang/Jasa yang masa berlakunya akan segera berakhir, sehingga dapat
mengantisipasi bila ada perubahan lingkup pekerjaan dan memerlukan perubahan kontrak;
c. Rencana proyek-proyek baru dan atau pengadaan yang bersifat kompleks;
d. Mengidentifikasikan secara rutin semua kebutuhan pengadaan untuk menunjang jalannya
operasional di tahun yang akan datang, misal pembelian, pengembangan dan perawatan
asset, sewa jasa, jasa konsultan, pembelian barang perkantoran dan lain sebagainya.
Rencana tahunan pengadaan barang/jasa dibuat bersamaan dengan periode usulan anggaran
untuk diserahkan ke Fungsi Pengadaan dan dapat di revisi secara periodic.
Selanjutnya Fungsi Pengadaan melakukan kompilasi data perencanaan pengadaan dan
melakukan analisa kebutuhan, analisa pasar, membuat strategi pengadaan dan seleksi Penyedia
Barang/Jasa serta menentukan jenis kontrak.
2. Tahapan Persiapan
Tahapan Persiapan merupakan tahapan yang paling krusial dan perlu memperhatikan tata kelola
waktu. Pada tahapan ini Fungsi Pengguna membuat ruang lingkup pekerjaan dan estimasi nilai
pengadaan, penentuan kriteria evaluasi seleksi, penentuan strategi pengadaan dan jadwal
pelaksanaan yang paling efisien dan efektif bagi Perusahaan. Dan pada tahapan ini juga sangat
dibutuhkan kerjasama dari berbagai fungsi terkait untuk menyusun kajian persiapan Pengadaan
Barang / Jasa.
Strategi Pengadaan Barang/Jasa sedapat mungkin dibuat untuk meningkatkan daya tawar
Perusahaan, menyederhanakan proses pengadaan dan penggunaan kontrak jangka panjang,
memanfaatkan momentum bisnis sehingga meningkatkan keuntungan Perusahaan.
3. Tahapan Seleksi / Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Perlu kehati-hatian dalam melaksanakan proses evaluasi prakualifikasi, administrasi, teknis, dan
komersial, sehingga pada akhirnya Perusahaan dapat memberikan kontrak kepada Penyedia
Barang/Jasa yang mempunyai komitmen tinggi dalam melaksanakan pekerjaan sesuai kualitas
yang diinginkan, jadwal kebutuhan yang direncanakan dan biaya yang terbaik bagi Perusahaan.
Tahapan tersebut di atas harus dilanjutkan dengan pengawasan administrasi kontrak, pengawasan
terhadap pelaksanaan kontrak, realisasi biaya kontrak dan kinerja Penyedia Barang/Jasa (termasuk
implementasi CSMS), serta pembinaan terhadap Penyedia Barang/Jasa (Supplier Relationship
Management) dan sedapat mungkin menghindari terjadinya penambahan lingkup kerja.
B. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 13 dari 30
Pengadaan Barang/Jasa pada dasarnya dilaksanakan secara kompetitif dan terbuka dengan
mengikutsertakan calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat berdasarkan kemampuan dan
kinerja sesuai dengan yang diharapkan.
Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat menggunakan metode sebagai berikut:
Panitia Pengadaan Barang / Jasa dibentuk dengan Surat Perintah yang di tanda tangani oleh
Pimpinan Tertinggi Perusahaan .
Kewenangan menentukan metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa diberikan kepada Fungsi
Pengadaan untuk dilakukan secara profesional disertai penjelasan secara tertulis dengan
mempertimbangkan persyaratan/kriteria yang telah ditetapkan serta masukan dari Fungsi Terkait.
Persyaratan/Kriteria Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa:
1. Cash & Carry
a. Cash & carry dapat dilaksanakan sampai dengan nilai Rp. 25.000.000,- (duapuluh lima juta
rupiah) atau ekivalen per paket pengadaan, berdasarkan harga pasar dan pelaksanaannya
dapat dilakukan tanpa kontrak.
Batasan nilai cash & carry adalah batasan nilai yang belum termasuk pajak (PPN & PPh).
Cash & carry dilaksanakan oleh Fungsi Pengadaan melalui sistem panjar kerja untuk membeli
langsung Barang yang terdapat di pasar.
Tempat pembelian dapat berupa toko, supermarket, bengkel, online buying, website belanja di
Internet, dll.
b. Pembelian cash & carry diusahakan hanya dilakukan pada tempat pembelian yang merupakan :
1. Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan PT. Pertamina Training & Consulting berhak menerima
Faktur Pajak Standar yang dikeluarkan oleh PKP tersebut
2. Tempat pembelian lainnya yang memiliki NPWP dan bersedia dipungut PPh Pasal 22
dan/atau Pasal 23 mengenai Pengadaan Barang/Jasa sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Dalam hal pembelian cash & carry dilakukan bukan dengan PKP, maka PPN sudah termasuk
dalam harga barang.
4. Dalam hal tempat pembelian bersedia dipungut PPh Pasal 22 dan/atau Pasal 23 maka
pelaksana cash & carry dapat melakukan pemungutan PPh Pasal 22 dan/atau Pasal 23 pada
saat belanja dan menginformasikannya pada saat pertanggungjawaban ke Fungsi Keuangan.
Selanjutnya Fungsi Keuangan akan melakukan penyetoran PPh Pasal 22 dan atau Pasal 23
5. Dalam hal tempat pembelian tidak bersedia dipungut PPh Pasal 22 dan/atau Pasal 23 maka
Metode
Batasan Nilai P e l a k s a n a
Pelelangan Umum > 1 Milliar Panitya Pengadaan
Pemilihan Langsung 100 Juta ke atas s/d 1 Milliar Panitia Pengadaan
Penunjukan Langsung >25 Juta s/d 100 juta Panitia Pengadaan
Pembelian Langsung
( Cash & Carry )
s/d 25 Juta Fungsi Pengadaan
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 14 dari 30
PT. Pertamina Training & Consulting akan menanggung PPh Pasal 22 dan/atau Pasal 23
tersebut. Untuk itu pelaksana cash & carry perlu menginformasikan pada saat
pertanggungjawaban dengan membuat rincian harga pembelian dan menambahkan PPh
Pasal 22 dan/atau Pasal 23 dari harga pembelian atau sesuai aturan pajak yang berlaku.
Bukti pembelian yang sah antara lain invoice atau slip cash register atau kuitansi yang dibubuhi
meterai secukupnya harus dilampirkan sebagai bagian dari pertanggungjawaban cash & carry
(nilai pembelian minimal Rp. 1.000.000,- meterai 6000 sedangkan untuk nilai pembelian minimal
Rp. 500.000,- meterai 3000)
2. Penunjukan Langsung
a. Dilakukan untuk :
1) Penanganan keadaan darurat berdasarkan pernyataan dari Pejabat Tertinggi setempat;
2) Barang dan Jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama PT. Pertamina Training & Consulting
dan tidak dapat ditunda keberadaannya
3) Pekerjaan yang bersifat spesifik karena alasan tertentu ( kompleksitas & teknologi ) yang
karena sifatnya tersebut, maka hanya dapat dilaksanakan oleh satu Penyedia Barang/Jasa.
4) Barang dan jasa yang dimiliki oleh pemegang hak paten atau hak atas kekayaan intelektual
(HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari Original Equipment Manufacture (OEM)
dan atau untuk memenuhi kebutuhan standarisasi operasional sehingga dibutuhkan merk
/ brand tertentu;
5) Bersifat knowledge intensive dimana untuk menggunakan dan memelihara produk
tersebut membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari penyedia barang dan/atau jasa
serta diperlukan untuk transfer pengetahuan atau alih teknologi;
6) Pekerjaan lanjutan/tambahan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang sifatnya
tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya dan
sedapat mungkin menggunakan satuan harga menurut harga yang berlaku pada kontrak
sebelumnya, sepanjang dapat dipertanggungjawabkan secara profesional.
Apabila terdapat pekerjaan tambahan maka diperlukan justifikasi yang dapat
dipertanggung jawabkan secara profesional
7) Bila pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dengan menggunakan metode Pelelangan
Umum atau Pemilihan Langsung telah dua kali dilakukan namun tetap tidak memenuhi
kriteria atau tidak ada pihak yang mengikuti Pelelangan Umum atau Pemilihan Langsung.
8) Kontrak Payung, jika merupakan perpanjangan waktu untuk kontrak tersebut, dengan
syarat :
1. Harga masih sama dengan Kontrak Payung terdahulu; atau
2. Harga lebih murah dibandingkan Kontrak Payung terdahulu; atau
3. Kualitas pekerjaan lebih baik; serta
4. Tidak ada kompetitor baru.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 15 dari 30
9) Barang/jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order) setelah melalui kajian
yang komprehensif dengan ketentuan sbb :
a) Hasil kerja Penyedia Barang/Jasa sebelumnya dinilai baik;
b) Volume Barang/Jasa yang dibutuhkan kurang atau sama dengan volume pengadaan
sebelumnya;
c) Harga Barang/Jasa lebih rendah atau paling tinggi sama dengan pengadaan
sebelumnya, apabila tidak dapat terpenuhi harga Barang/Jasa dapat lebih tinggi
maksimal 10% dari harga sebelumnya;
d) Merupakan Barang/Jasa yang bersifat operasional;
e) Bukan merupakan pekerjaan yang dilaksanakan untuk jangka waktu lebih dari setahun
(multiyears);
f) Pelaksanaan pembelian berulang (repeat order) hanya dapat dilaksanakan paling
banyak 2 (dua) kali pengadaan dengan membuat kontrak baru.
10) Pengadaan jasa konsultan perseorangan sesuai dengan batasan kualifikasi dan klasifikasi
dengan mempertimbangkan faktor kewajaran harga serta memenuhi persyaratan sebagai
berikut :
a) Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerja kelompok (team
work) untuk penyelesaiannya;
b) Jasa konsultansi tersebut bukan merupakan proyek/kegiatan secara utuh yang berdiri
sendiri;
c) Pekerjaan hanya memungkinkan dilakukan oleh seorang yang sangat ahli di bidangnya;
d) Jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus PT. Pertamina Training &
Consulting dalam memberikan masukan/ nasehat dalam pelaksanaan proyek;
e) Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampu menyelesaikan penugasannya
ditinjau dari segi teknis, waktu, dan harga.
b. Dilakukan oleh
Fungsi Pengadaan, dengan cara mengundang calon Penyedia Barang/Jasa yang sudah
terdaftar atau belum terdaftar sesuai dengan persyaratan kualifikasi dan klasifikasi yang telah
ditentukan.
Batasan nilai tidak berlaku apabila kondisi pekerjaan seperti butir 2a dan Fungsi Pengusul
harus membuat Ijin Prinsip Tunjuk Langsung dengan dilengkapi justifikasi serta telah
mendapatkan Persetujuan Pimpinan Perusahaan/Pejabat Berwenang, rekanan yang ditunjuk
adalah rekanan terdaftar (DRM) dan atau rekanan yang telah lulus prakualifikasi (SKT
Pertamina).
3. Pemilihan Langsung
a) Dilakukan untuk :
1) Pengadaan jasa konstruksi yang bersifat kompleks yang hanya dapat dilaksanakan dengan
teknologi baru dan penyedia jasa yang mampu mengaplikasikannya sangat terbatas;
2) Pengadaan jasa konstruksi yang tidak bersifat kompleks;
3) Pengadaan jasa konsultan dan jasa lainnya;
4) Pengadaan barang;
5) Pengadaan Barang/Jasa terkait approved brand dalam rangka standardisasi.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 16 dari 30
Kepada semua calon penyedia barang / jasa seperti tersebut diatas dapat dilakukan
prakualifikasi apabila diperlukan
b) Dilakukan dengan cara:
1) Mengundang sekurang-kurangnya 2 (dua) calon Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar
dalam bidder list Fungsi Pengadaan (DRM) dan dimungkinkan mengundang Penyedia
Barang / Jasa yang belum terdaftar (sesuai dengan persyaratan kualifikasi dan
klasifikasi/SKT).
2) Bila memungkinkan diupayakan mengundang sebanyak-banyaknya jumlah Penyedia
Barang/Jasa;
3) Pemilihan Langsung dapat tetap dilaksanakan apabila diyakini/ diketahui secara luas
bahwa Penyedia Barang/Jasa yang tersedia untuk diundang minimal 2 (dua) peserta
4) Membuat Request for Quotation (RFQ) untuk masing-masing Penyedia Barang/Jasa yang
lulus administrasi dan melakukan pengundangan ke Penyedia Barang/Jasa untuk
mengambil dokumen pengadaan
5) Memberikan penjelasan mengenai dokumen pengadaan barang/jasa pada waktu yang
telah ditentukan (bila diperlukan), kepada para calon Penyedia Barang/Jasa.
6) Penjelasan terhadap dokumen pengadaan kepada semua calon Penyedia Barang/Jasa
tidak harus dilakukan melalui tatap muka. Klarifikasi dapat dilakukan secara tertulis
melalui media fax atau email sesuai batas waktu yang telah ditentukan.
7) Penjelasan mengenai dokumen pengadaan harus diberikan kepada para peserta secara
jelas dan lengkap sehingga dapat diikuti dan dimengerti;
8) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuat berita acara pemberian penjelasan
mengenai dokumen pengadaan dan keterangan lain, termasuk perubahannya
9) Berita Acara penjelasan tersebut ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan dan sekurang-kurangnya 1 (satu) wakil dari calon peserta yang hadir dan harus
disampaikan kepada peserta yang diundang
10) Dalam hal terjadinya perubahan isi dokumen pengadaan, Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan menerbitkan addendum dokumen pengadaan yang merupakan lampiran dari
Berita Acara Penjelasan dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen
pengadaan dan harus disampaikan kepada peserta yang diundang;
c) Penyampaian Dokumen Penawaran dan Evaluasi Penawaran :
Penyedia Barang/Jasa menyusun dokumen penawaran dan menyampaikannya kepada Fungsi
Pengadaan/Panitia Pengadaan sesuai dengan cara penyampaian dokumen penawaran yang
telah ditentukan dalam dokumen pengadaan yaitu :
a. Metode Satu Sampul
• Keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul, yang
mencakup surat penawaran yang dilengkapi dengan persyaratan administrasi, teknis,
dan perhitungan harga serta dokumen lainnya yang diperlukan;
• Metode ini biasanya dilakukan untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan spesifikasi teknis
pekerjaan yang sudah jelas dan diperkirakan sebagian besar penawar yang diundang
untuk memasukkan penawaran akan mampu melaksanakan pekerjaan tersebut dilihat
dari segi teknis;
• Dalam metode ini persaingan terutama terletak pada segi harga penawaran.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 17 dari 30
b. Metode Dua Sampul
• Sampul I (pertama) hanya berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknis serta yang
disyaratkan, sampul II (kedua) berisi data perhitungan harga penawaran. Sampul I dan
II dimasukkan ke dalam satu sampul (disebut sampul penutup);
• Metode ini biasanya dilakukan untuk pekerjaan pemborongan (jasa konsultansi dan
kontruksi) yang meskipun Term of Reference dan spesifikasi teknisnya sudah jelas
namun karena sifat pekerjaannya memerlukan evaluasi teknis yang mendalam
sebelum dilakukan evaluasi harga.
c. Metode Evaluasi Penawaran
• Tujuan evaluasi penawaran adalah untuk mendapatkan penawaran yang sah dan
memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja
(KAK)/penjelasan umum, serta yang paling menguntungkan PT. Pertamina Training &
Consulting dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya.
• Evaluasi dilakukan terhadap unsur administrasi, unsur teknis, unsur HSE plan/K3LL
(bila ada) dan unsur harga, dengan berpedoman pada kriteria dan tata cara evaluasi
yang telah ditetapkan di dalam dokumen pengadaan.
• Dalam hal-hal yang bersifat khusus, Panitia Pengadaan atau Fungsi Pengadaan dapat
menyertakan fungsi terkait sebagai anggota dalam melaksanakan proses evaluasi.
• Metode evaluasi teknis dan harga yang digunakan adalah:
- Metode Evaluasi Scoring
� Evaluasi Kualitas, Teknis, HSE (bila ada)
� Evaluasi Harga Terendah
- Metode Evaluasi Non-Scoring
Metode ini digunakan dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumen
penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam
dokumen Pengadaan Barang/Jasa dengan urutan proses evaluasi dimulai dari
penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis, persyaratan aspek HSE dan
kewajaran harga. Penyedia Barang/Jasa yang tidak lulus penilaian pada setiap
tahapan dinyatakan gugur dan Usulan penentuan pemenang berdasarkan harga
terbaik.
d) Owner’s Estimate (OE) / Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
• OE/HPS merupakan perkiraan harga yang dikalkulasikan secara keahlian, yang
digunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga.
• Tanggung jawab penyusunan OE/HPS termasuk OE/HPS yang disesuaikan beserta
pengesahannya berada di Fungsi Pengguna, khusus untuk material stock dan
pengadaan secara hybrid, OE/HPS disusun oleh Fungsi Pengadaan.
• Fungsi Pengguna dalam menyusun OE/HPS dapat meminta bantuan fungsi terkait
lainnya (seperti Fungsi Teknik, IT dan Fungsi Pengadaan) yang pelaksanaannya dapat
dilakukan melalui tim lintas fungsi sesuai kebutuhan, termasuk meminta bantuan dari
tenaga ahli/konsultan. Apabila penyusunan OE/HPS dilakukan oleh konsultan maka
konsultan tersebut dilarang mengikuti proses pengadaan.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 18 dari 30
• Harga-harga yang di-publish dan diketahui secara umum (media massa, jurnal, internet
dan Last PO / Kontrak ) dapat dijadikan sebagai pengganti OE/HPS.
• Pembelian langsung (cash & carry) tidak memerlukan OE/HPS.
• Pembelian langsung ke prinsipal/pabrikan sole source dan atau pembelian langsung
software ke prinsipal/agen tunggal pemegang merk tidak memerlukan OE/HPS.
• OE/HPS bersifat rahasia, dengan demikian semua pihak yang terlibat dalam proses
Pengadaan Barang/Jasa wajib menjaga kerahasiaannya.
e) Negosiasi Harga Penawaran
1. Untuk mendapatkan harga yang menguntungkan Perusahaan, Panitia Pengadaan
Barang/Jasa wajib melakukan upaya Negosiasi (baik negosiasi harga maupun negosiasi
waktu pelaksanaan pekerjaan) dan negosiasi hanya dilakukan terhadap Penawar yang
memenuhi persyaratan administrasi dan teknis, hasil negosiasi dituangkan didalam
berita acara negosiasi 2. Apabila telah diperoleh kesepakatan harga dan kesepakatan waktu pelaksanaan
pekerjaan, penyedia barang diwajibkan untuk memberikan pernyataan persetujuan
jumlah harga baru berikut rinciannya dan di tanda tangani oleh Pimpinan Perusahaan
atau yang diberi kuasa di atas meterai cukup (6000), harga penawaran tersebut
merupakan harga penawaran akhir
Tata cara negosiasi harus disampaikan dan atau dicantumkan dalam dokumen pengadaan
serta dipertegas pada saat aanwijzing/penjelasan pekerjaan (bila diperlukan)
Dan mekanisme proses untuk Usul Penetapan Pemenang, Penunjukan Pemenang,
Pengumuman Pemenang dan Pembuatan Kontrak tatacaranya/mekanisme prosesnya sama
dengan metode Pelelangan Umum.
4. Pelelangan
a) Dilakukan untuk :
1. Pengadaan barang/jasa yang bersifat umum dan komplek yang hanya dapat dilaksanakan
oleh Penyedia jasa yang merupakan fabrikan/agen tunggal
2. Pengadaan Jasa konstruksi yang tidak bersifat komplek
3. Pengadaan jasa konsultan dan jasa lainnya.
4. Pengadaan Barang
5. Pengadaan barang/Jasa terkait Approved Brand dalam rangka standarisasi. Kepada semua
calon penyedia barang dan jasa seperti tersebut diatas dapat dilakukan prakualifikasi
apabila diperlukan
b) Dilakukan oleh panitya Pengadaan Barng dan Jasa dengan cara:
1. Penguuan dilakukan dengan website perusahaan, dapat juga diumumkan melalui media
cetak nasional dan apabila dipandang perlu pemberitahuan dapat dikirim langsung melalui
facsimile dan atau email kepada penyedia barang/Jasa yang diyakini mampu
melaksanakan pekerjaan
2. Dapat diikuti oleh calon penyedia barang/jasa yang sudah terdaftar (DRM) atau SKT
Pertamina maupun yang belu terdaftar atau memiliki SKT sesuai dengan persyaratan
kualifikasi dan klasifikasi yang ditentukan
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 19 dari 30
3. Pada semua penyedia barang/jasa (untuk pekerjaan yang bersifat komplek) dilakukan
prakualifikasi secara ketat dengan mengutamakan pengalaman sejenis, dan kualifikasi
tenaga ahli yang dimiliki serta dilakukan klarifikasi/negosiasi baik teknis maupun harga
4. Mengundang sekurang-kurangnya 2(dua) calon penyedia barang/jasa yang terdaftar
dalam bidder list fungsi pengadaan (DRM) dan dimungkinkan mengundang penyedia
barang/jasa yang belum terdaftar sesuai dengan persyaratan kualifikasi dan klasifikasi.
5. Pelelangan dapat tetap dilaksanakan apabila diyakini/diketahui secara luas bahwa
penyedia barang/jasa yang tersedia untuk diundang minimal 2(Dua) peserta.
6. Pembuat Request For quotation (RFQ)/RFP untuk masing masing penyedia barang/jasa
yang lulus administrasi dan melakukan pengundangan ke penyedia barang/jasa untuk
mengambil dokumen pengadaan.
7. Memberikan penjelasan mengenai document pengadaan barang/jasa pada waktu yang
telah ditentukan (bila diperlukan). Kepada para calon penyedia barang/jasa.
8. Penjelasan terhadap dokumen pengadaan kepada semua calon penyedia barang/jasa
tidak harus dilakukan melalui tatap muka. Klarifikasi dapat dilakukan secara tertulis
melalui media fax atau email sesuai batas waktu yang telah ditentukan.
9. Penjelasan mengenai dokumen pengadaan harus diberikan kepada para peserta secara
jelas dan lengkap sehingga dapat diikuti dan dimengerti.
10. Fungsi pengadaan/panitya pengadaan membuat berita acara pemberian penjelasan
mengenai dokumen pengadaan dan keterangan lain termasuk perubahannya.
11. Berita Acara penjelasan tersebut ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan/Panitya dan se-
kurang2 nya 1 (satu) wakil dari calon peserta yang hadir dan berita acara penjelasan harus
disampaikan kepada peserta yang diundang.
12. Dalam hal terjadinya perubahan isi dokumen pengadaan, fungsi Pengadaan/Panitya
Pengadaan menerbitkan addendum dokumen pengadaan yang merupakan lampiran dari
berita acara penejelasan dan merupak bagian yang tidak terposahkan dari dokumen
pengadaan dan harus disampaikan kepada peserta yang diundang
13. Melakukan evaluasi/analisa atas RFQ/RFP yang disampaikan oleh penyedia barang/Jasa.
14. Melakukan negosiasi, menetapkan short list dan mengusulkan calon pemenang kepada
pejabat berwenang.
c) Penyusunan dokumen RFQ/RFP
Secara garis besar RFP/RFQ mencakup :
1. Daftar detail spesifikasi dan jumlah barang yang akan dibeli berdasarkan hasil
pengumpulan dan analisa data serta hasil proses sourcing strategy .
2. Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan.
3. Jenis, jumlah dan mutu bahan yang disyaratkan dan dapat dipertanggungjawabkan.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 20 dari 30
4. Dokumen administrasi, antara lain :
• Profil perusahaan.
• Pengalaman kerja ( dibuktikan dengan : PO, Kontrak Kerjasama dll )
• Struktur organisasi proyek dan staff ahli yang dimiliki.
• Rencana pelaksanaan kegiatan.
5. Template yang harus diisi oleh supplier sebagai acuan untuk pelaksanaan evaluasi atas
reliabilitas dan kualitas perusahaan.
6. Jadwal proses kegiatan pengadaan (tanggal penyampaian RFP/RFQ, penjelasan teknis dan
negosiasi).
7. Kriteria dan tatacara evaluasi.
8. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, atau tanggal batas akhir penyerahan pekerjaan
(jika diperlukan).
d) Evaluasi / Analisa RFP / RFQ
Evaluasi yang dilakukan untuk menilai kemampuan Penyedia Barang/Jasa disusun dalam
Supplier Assesment Matrix (SAM) dengan kriteria antara lain sbb:
1. Reliability (Kemampuan Pasokan)
Yang dinilai antara lain terdiri dari :
a) Solvency, merupakan kemampuan rata-rata keuangan Penyedia Barang/Jasa untuk
dapat beroperasi dan memproduksi barang yang akan dipasok.
b) Experience, merupakan pengalaman kerja dalam pasokan barang/jasa sejenis baik
didalam ataupun di luar negeri.
c) Production Capacity, merupakan jumlah kemampuan memproduksi barang/jasa dalam
suatu periode tertentu.
d) Storage Capacity, merupakan kemampuan gudang atau area yang digunakan dalam
suatu periode tertentu untuk menyimpan produk barang jadi sebelum dipasok ke
Pengguna barang/jasa.
e) Time/Delivery, merupakan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengiriman barang
atau penyelesaian pekerjaan.
2. Quality (Kualitas Produksi)
Yang dinilai terdiri antara lain dari :
a) Quality Certification, merupakan pernyataan tertulis dari pihak yang berwenang dalam
pencapaian kualitas produk yang telah dihasilkan, dapat berasal dari dalam negeri
ataupun luar negeri.
b) Passing of Testing, merupakan tingkat kelulusan dari tiap jenis pengujian standard yang
dilakukan(bila perlu).
c) Equipment Completeness, merupakan peralatan pengujian standard yang dimiliki oleh
Penyedia Barang/Jasa(bila perlu).
d) Percentage of Reject, merupakan besaran prosentase rata-rata produk gagal yang
dicapai (bila perlu)
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 21 dari 30
3. Price (Harga Penawaran)
Yang dinilai terdiri antara lain dari :
Membanding kelompok harga yang tertera dalam harga perkiraan Perusahaan dapat
berbentuk Cleansheet, Linier Performance Price (LPP) ataupun Total Cost Ownership (TCO)
yang dibandingkan dengan penawaran dari Penyedia Barang/Jasa.
Evaluasi penawaran dapat dilakukan melalui sistem satu sampul atau dua sampul sesuai
dengan isi permintaan penawaran .
a. Evaluasi sistem 1 (satu) sampul dilakukan :
• Apabila spesifikasi barang/jasa sudah jelas sehingga relatif tidak ada diferensiasi
penawaran.
• Evaluasi teknis dan harga dilakukan bersamaan dalam penyusunan SAM.
b. Evaluasi sistem 2 (dua) sampul dilakukan :
• Apabila spesifikasi barang/jasa yang belum jelas atau jenis pekerjaan yg
memungkinkan terjadinya diferensiasi penawaran.
• Untuk mendapatkan barang/jasa dan Penyedia Barang/Jasa yang
berkualitas dengan menetapkan passing grade
• Untuk mengutamakan tercapainya output performance teknis yang terdiri
Reliability, Quality dan Innovasi.
e) Negosiasi, Pelelangan pada dasarnya adalah sama dengan prosedur /tata cara Negosiasi
Pemilihan Langsung
f) Penunjukan Pemenang
Apabila dalam dua hari setelah pengumuman tidak ada sanggahan dari peserta lainnya, maka
Penunjukan Pemenang dilakukan oleh Panitia Pengadaan/ fungsi Pengadaan.
Peserta yang ditunjuk sebagai pemenang wajib melaksanakan pekerjaan dengan
menyampaikan surat kesanggupan, dan jika diperlukan disertakan jaminan pelaksanaan yang
berupa garansi bank minimal sebesar 5% dari nilai pekerjaan (bila diperlukan).
Dalam hal pemenang mengundurkan diri atau karena suatu hal tidak dapat ditunjuk, fungsi
Pengadaan/Panitia Pengadaan melakukan upaya negosiasi (harga, volume, lokasi, dsb)
kepada urutan berikutnya untuk single winner dan/atau peserta lainnya untuk multi winner.
Setelah dicapai kesepakatan dapat dilakukan penunjukan pemenang.
Khusus untuk jasa konsultasi, jika pemenang yang ditunjuk diketahui mengganti ketua
pelaksana pekerjaan (team leader) atau mengganti lebih dari 30% jumlah tenaga ahlinya,
maka dibatalkan sebagai pemenang
g) Pengumuman Pemenang
Pengumuman dilakukan melalui surat pemberitahuan kepada seluruh peserta Bidder List
selambat-lambatnya dua hari kerja setelah persetujuan dari Pejabat Berwenang
Pembatalan Proses Hasil Pelelangan /Pemilihan Langsung hanya dapat dilakukan apabila
salah satu kondisi berikut terpenuhi :
� Terjadi perubahan rencana kerja yang mengakibatkan perubahan kebutuhan barang
dan atau jasa;
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 22 dari 30
� Anggaran tidak tersedia/tidak mencukupi;
� Akibat adanya penetapan pengadilan;
� Terbukti adanya indikasi kuat telah terjadi tindak KKN.
� Sanggahan dari peserta lain terbukti ( bila ada dan atau disyaratkan )
� Keputusan dari pejabat berwenang
� Dalam hal terjadi pembatalan proses/hasil sourcing yang diakibatkan oleh kondisi di
atas, maka peserta yang telah ditunjuk sebagai pemenang namun belum menerima
Surat Perintah Memulai Pekerjaan (SPMP) / Letter Of Intent (LOI) atau belum
menandatangani kontrak, maka peserta tersebut tidak berhak menuntut penggantian
biaya apapun.
� Pembatalan hasil proses ditetapkan oleh Pejabat Berwenang.
h) Jaminan Pelaksanaan ( Bila diperlukan )
Terdiri dari :
� Jaminan Teknis atas hasil pekerjaan yang sudah dilaksanakan, yaitu jaminan yang
diberikan kepada pengguna barang/jasa setelah pekerjaan diselesaikan, dengan masa
jaminan ditentukan oleh para pihak.
� Jaminan Pemeliharaan untuk masa pemeliharaan ditentukan oleh para pihak, bentuk
dan jangka waktu penyerahan serta pengembalian jaminan disesuaikan dengan
ketentuan dalam dokumen pengadaan barang/jasa.
� Surat Jaminan Pelaksanaan atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan nilai
minimum sebesar 5 % (lima persen) dari nilai Kontrak atau sesuai dengan batas nilai
yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Jaminan pelaksanaan yang dapat
diterima adalah yang dikeluarkan oleh Bank Umum. Untuk Jasa Konsultansi tidak
diperlukan jaminan pelaksanaan. Jika peserta berkedudukan di luar negeri, surat
jaminan pelaksanaan diterbitkan oleh Bank Devisa di Indonesia atau bank di luar
negeri. Jaminan pelaksanaan dari bank di luar negeri, harus dari bank–bank di luar
negeri yang direkomendasikan oleh Bank Indonesia (BI).
Ketentuan lain :
� Apabila dipandang perlu untuk kegiatan/pekerjaan berisiko tinggi, dapat dikenakan
jaminan pelaksanaan lebih dari 5% dan setinggi-tingginya 20%.
� Bagi penawaran yang dinilai terlalu rendah (lebih kecil dari 80% OE/HPS), besarnya
jaminan pelaksanaan dapat dinaikkan menjadi 10% - 20% (sesuai ketentuan dalam
dokumen pengadaan) x OE/HPS.
� Dalam hal Penyedia Barang/Jasa dalam waktu yang telah ditetapkan tidak
melaksanakan pekerjaan, jaminan pelaksanaan dapat dicairkan dan menjadi milik
Perusahaan.
� Dalam hal Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri setelah menandatangani Kontrak,
maka jaminan pelaksanaan dapat dicairkan dan menjadi milik Perusahaan.
� Surat jaminan pelaksanaan dikembalikan kepada Penyedia Barang/Jasa setelah
pelaksanaan pekerjaan seluruhnya selesai sesuai dengan Kontrak.
� Masa berlaku jaminan pelaksanaan sampai dengan selesainya masa kontrak atau masa
pemeliharaan (mana yang lebih lama).
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 23 dari 30
� Mata uang jaminan pelaksanaan harus sama dengan mata uang yang tercantum dalam
dokumen kontrak.
� Batas akhir waktu pengajuan tuntutan pencairan surat jaminan pelaksanaan oleh
pengguna jasa kepada pihak penjamin, mengacu kepada KUH Perdata Pasal 1831 dan
Pasal 1832.
� Untuk kontrak yang berjangka waktu lebih dari satu tahun (multi years) jaminan
pelaksanaan dapat disesuaikan dengan nilai maupun jangka waktu sisa pekerjaan
(diperbarui setiap tahun). Perhitungan / pembayaran nilai hasil pekerjaan yang telah
dilaksanakan didasarkan atas hasil penelitian dan penilaian hasil pekerjaan tersebut,
serta kegunaan bagi Perusahaan.
� Untuk adendum kontrak, nilai jaminan pelaksanaan ditetapkan sebesar persentase
terhadap nilai adendum kontrak.
� Nama Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk sebagai pemenang harus tercantum dalam
surat jaminan pelaksanaan.
� Surat jaminan pelaksanaan mencantumkan nilai jaminan dalam angka dan huruf.
� Pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan pelaksanaan dapat dicairkan segera sesuai
dengan ketentuan dalam jaminan pelaksanaan.
� Format jaminan pelaksanaan yang dikeluarkan oleh Bank sesuai format terlampir.
� Jaminan uang muka ( bila diperlukan ) :
Uang muka pada dasarnya tidak diberikan, namun dapat diberikan sebesar maksimum
10% dari nilai kontrak dan harus mendapat persetujuan pejabat berwenang dengan
dilengkapi justifikasi dan jaminan uang muka;
� Jaminan uang muka harus senilai dengan uang muka yang diberikan dan diterbitkan
oleh Bank Umum;
� Pembayaran uang muka paling lambat tujuh hari setelah jaminan uang muka
diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa kepada Perusahaan dan setelah kontrak
ditandatangani;
� Pengembalian uang muka diperhitungkan secara proporsional pada setiap
pembayaran prestasi pekerjaan dan paling lambat harus lunas pada saat pekerjaan
mencapai prestasi 100% (seratus persen);
� Warranty yang berisi kepastian adanya jaminan terhadap barang/jasa yang akan
diadakan.
i) Sanksi
• Dalam hal Penyedia Barang/Jasa ternyata tidak memenuhi kewajibannya, maka
dikenakan denda sebesar yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan, paling
sedikit 1o/oo (satu permil) dari harga Kontrak untuk setiap hari keterlambatan.
� Besarnya denda maksimum ditetapkan 5% (lima persen) dari nilai Kontrak. Bilamana
diperlukan untuk proyek/kegiatan yang mempunyai risiko tinggi dapat dikenakan
denda lebih dari 5% (lima persen) dan setinggi-tingginya 20% (dua puluh persen) dari
nilai Kontrak.
� Dalam hal penyerahan bertahap (partial delivery) untuk pengadaan barang maka
denda keterlambatan dihitung secara parsial. Syarat bertahap dinyatakan dalam Surat
Pesanan dan jika syarat penyerahan bertahap tidak dinyatakan dalam Surat Pesanan
maka diberlakukan sanksi denda yang dihitung dari nilai total Surat Pesanan.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 24 dari 30
� Ketentuan mengenai denda akan disesuaikan dengan Kontrak, misalnya denda
terhadap barang yang disewa dan tidak dapat dinikmati jasanya maka sanksi denda
dihitung dari biaya sewa per bulan.
j) Penyusunan Kontrak
� Kontrak adalah perikatan antara Perusahaan dengan penyedia barang/jasa yang
berisikan hak dan kewajiban dala pelaksanaan pengadaan barang/jasa dala bentuk
Surat Perjanjian Borongan (SPB), Surat Perintah Kerja (SPK) dan Surat Pesanan
(SP)/Purchase Order (PO)
� Kontrak tetap harus mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) serta
prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis (bussiness judgment
rule).Draft final kontrak disusun berdasarkan hasil negosiasi untuk disampaikan kepada
Pengguna Barang/Jasa untuk proses penandatanganan kepada Pejabat Berwenang
setelah diteliti oleh fungsi Legal.
� Apabila diperlukan Kontrak dapat di-addendum dengan ketentuan:Pekerjaan tersebut
tidak dapat dielakkan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan semula, sepanjang dapat
dipertanggungjawabkan secara professional dan disertai justifikasi dari Pengguna
Barang/Jasa. Adapun justifikasi tersebut harus memenuhi kriteria : Apabila tidak
dilakukan penambahan/pengurangan akan memberikan dampak kerugian finansial
bagi PT.Pertamina Training & Consulting
� Pekerjaan tambahan tersebut terkait dengan kegiatan semula (yang mengakibatkan
perubahan nilai/perubahan lingkup kerja/ perubahan jangka waktu kontrak).
� Nilai penambahan pekerjaan tidak melebihi 10% dari total nilai pekerjaan semula.
� Pekerjaan tambah/kurang tersebut sudah mendapat persetujuan tertulis/ijin prinsip
dari Pejabat 1 (satu) tingkat dari Pejabat Berwenang penandatangan kontrak semula.
� Dalam hal pekerjaan tambah dengan nilai tambah melebihi 10% dari total nilai
pekerjaan semula atau nilai pekerjaan secara keseluruhan melebihi otorisasi pejabat
yang menandatangani kontrak semula, maka justifikasi dan pertanggungjawaban
secara professional harus mendapat persetujuan dari Pejabat yang mempunyai
otorisasi sesuai nilai kontrak keseluruhan setelah Addendum kontrak.
� Harga satuan atau biaya kegiatan yang ditambahkan tidak boleh lebih tinggi dari harga
satuan atau biaya kegiatan yang sudah ditawarkan dalam kontrak semula, dalam hal
harga satuan atau biaya kegiatan yang ditambahkan belum pernah ada kesepakatan
harga sebelumnya, maka harus dilakukan negosiasi untuk mendapatkan harga yang
wajar
� Surat Perintah memulai pekerjaan(SPMP)/Letter Of Intent adalah surat perintah kerja
mendahului SPB/SPK dari pejabat berwenang kepada penyedia barang/jasa yang
berlaku dalam keadaan mendesak, sebagi dasar untuk memulai suatu pekerjaan yang
tidak dapat dipakai sebagai pendukung proses pembayaran yang ditandatangani kedua
belah pihak.
� Sistem kontrak dapat menggunakan salah satu atau kombinasi dari beberapa sistem
sebagai berikut :
- Fixed Lump Sum Contract
- Kontrak Harga Satuan (Fixed Unit Price Contract)
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 25 dari 30
- Kontrak Terima Jadi (Turn Key Contract).
- Kontrak Pengadaan Bersama (Sharing Contract)
- Kontrak Persentase/Success Fee
- Kontrak Call Off Order/Stockless Purchasing System/Consignment
- Kontrak Vendor Operated Warehouse/Vendor Stocking Program /Consignment
Dimungkinkan peralihan dari sistem kontrak tertentu menjadi sistem kontrak lainnya.
Peralihan ini harus sejak awal dicantumkan dalam dokumen pengadaan dan ketentuan
rincinya harus diatur dalam kontrak.
k) Berkas Pengadaan ( Business Case )
Tahapan yang dilakukan antara lain :
� Mengumpulkan informasi/data dan dokumen yang terkait dengan proses pelaksanaan
sourcing secara keseluruhan menjadi satu kumpulan dokumen pengadaan.
� Berkas Pengadaan (Business Case) di catat dan diletakkan pada tempat penyimpanan
dokumen pengadaan di fungsi Pengadaan.
l) Supplier Relationship Management (SRM)
Supplier Relationship Management, dimaksudkan untuk mengelola hubungan kerja dengan
Penyedia Barang/Jasa selama masa kontrak, misal : evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa
secara rutin, pembinaan terhadap Penyedia Barang/Jasa, membantu penyelesaian masalah
sehubungan dengan pekerjaan, dll. Oleh karena itu, dalam setiap dokumen pengadaan
barang/Jasa yang bersifat mengikat (misalnya dokumen permintaan penawaran, penunjukan
pemenang, kontrak, dll) wajib dicantumkan klausul Supplier Relationship Management (SRM).
Secara umum, hal-hal yang dilakukan dalam SRM adalah:
• Memonitor kinerja dari Penyedia Barang/Jasa.
• Melakukan upgrading/downgrading/delisting Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan
kinerja.
• Membuat laporan evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa (bulanan, triwulan atau
tahunan).
• Dalam rangka memantau proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa maka semua
pihak terkait (termasuk penyedia barang/jasa) harus dapat mengkomunikasikan setiap
permasalahan yang terjadi dan bersama-sama mencari usulan pemecahannya.
Selanjutnya dalam rangka memantau kinerja maka perlu diterapkan sistem reward &
consequences sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
m) Repeat Order
Repeat Order dapat dilakukan dengan justifikasi dari Pengguna Barang/Jasa yang dapat
dipertanggung jawabkan dan telah mendapat persetujuan dari Pejabat Berwenang
Selain persetujuan dari Pejabat Berwenang, hal lain yang perlu diperhatikan dalam Repeat
Order adalah sebagai berikut :
� Hasil kerja Penyedia Barang/Jasa sebelumnya dinilai baik.
� Spesifikasi dan kualitas Barang/Jasa sama.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 26 dari 30
� Volume Barang/Jasa yang dibutuhkan kurang atau sama dengan volume pengadaan
sebelumnya.
� Harga Barang/Jasa lebih rendah atau sama dengan pengadaan sebelumnya.
� Merupakan Barang/Jasa yang bersifat operasional
� Hanya berlaku untuk kontrak dengan periode maksimal satu tahun.
� Repeat order kepada Penyedia Barang/Jasa yang sama hanya dapat dilaksanakan dua
kali dan dilakukan setelah kontrak utama berakhir
� Permintaan repeat order dilakukan oleh Fungsi Pengguna Barang/Jasa dengan disertai
justifikasi yang dapat dipertanggungjawabkan secara profesional, dengan melampirkan
dokumen sebagai berikut :
- Rincian volume kebutuhan barang / jasa yang akan dilakukan Repeat Order.
- Dokumen track record dari kinerja Penyedia Barang/ Jasa yang dinilai baik.
- Dokumen pendukung lainnya yang tekait
Terhadap setiap permintaan repeat order, Fungsi Pengadaan wajib melakukan evaluasi dan
negosiasi kepada penyedia barang/jasa dengan mempertimbangkan lebih lanjut referensi harga
dan jurnal yang dapat dijadikan acuan. Kontrak baru untuk pelaksanaan repeat order dapat dibuat
setelah adanya persetujuan dari Pejabat Berwenang atas hasil negosiasi dan rencana pelaksanaan
repeat order tersebut.
n) Re-Negosiasi
Re-negosiasi dapat dilakukan atas dasar permintaan dari Pengguna Barang/Jasa, penugasan
dari Manajemen/Pejabat Berwenang atau atas inisiatif dari fungsi Pengadaan atas hasil kajian
potensial saving terhadap kontrak yang sedang berjalan dan telah mendapat persetujuan dari
Manajemen/Pejabat Berwenang.
Dalam rangka melaksanakan re-negosiasi tersebut, Fungsi Pengadaan melakukan
pengumpulan data ataupun informasi yang dapat berupa harga dan sumber bahan baku,
harga dan sumber bahan pendukung, klasifikasi dan tarif tenaga kerja langsung dan tenaga
kerja tidak langsung, besarnya overhead dan profit, sistem dan besarnya tarif transportasi
barang dari pabrikan ke lokasi yang ditentukan, besarnya pajak dan bea yang akan
diberlakukan terhadap barang/jasa yang dibutuhkan, dll.
Data dan informasi tersebut selanjutnya di evaluasi untuk dijadikan dasar penyusunan Clean
Sheet atau TCO atau LPP, Market and Industry Analysis, Short-list Penyedia barang/jasa.
Re-negosiasi dilakukan bersama antara Fungsi Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa dan
Pengguna Barang/Jasa ataupun fungsi terkait lainnya melalui suatu workshop dan negosiasi
dengan pihak Penyedia barang/jasa. Hasil kesepakatan re-negosiasi tersebut selanjutnya
diajukan kepada Pejabat Berwenang untuk mendapat persetujuan dan dituangkan dalam
amandemen kontrak. Dalam hal tidak dapat dilakukan amandemen kontrak atas hasil re-
negosiasi (kajian potensial saving) yang telah dilaksanakan tersebut, maka hasil re-negosiasi
(kajian potensial saving ) tersebut dapat diusulkan untuk diterapkan pada saat
penandatanganan kontrak perpanjangan atau kontrak baru.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 27 dari 30
o) Price Adjustment
Price adjustment dapat dilakukan untuk kontrak yang masa berlakunya minimal 12 (dua belas)
bulan dan diterapkan untuk kegiatan sourcing yang terkait komponen penyusun harga,
dengan ketentuan sebagai berikut :
� Periode kontrak sampai dengan dua tahun, price adjustment dapat dilakukan terhadap
harga material bahan baku utama dan/atau kurs dengan interval sesuai kesepakatan,
sedangkan untuk jasa personil, price adjustment dapat dilakukan setelah tahun
pertama.
� Periode kontrak diatas dua tahun, price adjustment berlaku untuk pengadaan barang
dan jasa yaitu terhadap harga material bahan baku utama, komponen biaya jasa
personil dan/atau kurs.
� Diluar komponen tersebut diatas, price adjustment dapat dilakukan terhadap
komponen biaya lainnya setelah mendapat persetujuan dari Pejabat Berwenang
dengan didasarkan pada kajian keekonomian dan kesepakatan antara Penyedia
Barang/Jasa dan Pertamina.
� Penetapan Price Adjustment harus disetujui oleh fungsi Pengguna Barang/Jasa dan
Pejabat Berwenang dan dituangkan dalam Kontrak.
p) Kajian Potensial Penghematan
Dalam hal terdapat permintaan dari Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat yang berwenang
kepada Fungsi Pengadaan atau atas inisiatif Fungsi Pengadaan untuk melakukan kajian
kemungkinan potensial saving atas kegiatan baik yang sudah berjalan atau yang akan
direncanakan di lingkungan Pertamina Training & Consulting dengan melakukan kegiatan
sebagai berikut :
� Pengumpulan data termasuk data pembanding yang berasal dari kegiatan sejenis (business
practice) yang terkait, internet, interview maupun data tertulis lainnya, melakukan
evaluasi, termasuk meneliti kontrak/detail kesepakatan atas kegiatan terkait serta
peraturan yang berlaku.
� Menyusun Clean sheet, atau TCO atau jenis evaluasi lain serta melakukan pengembangan
sumber (industrial dan market analisis), jika diperlukan mengembangkan ide dan usulan
hasil kajian yang telah dilakukan melalui workshop dengan fungsi terkait.
� Mengajukan usulan penetapan hasil kajian kepada Pejabat yang berwenang untuk
mendapat persetujuan.
Setelah mendapat persetujuan, Fungsi Pengadaan akan menindak lanjuti hasil kajian sesuai
dengan disposisi Pejabat Berwenang atau menyampaikan hasil kajian kepada Pengguna
Barang/Jasa untuk ditindak-lanjuti.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 28 dari 30
BAB VI
PENILAIAN DAN PENGAWASAN
A. PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA
1. Kinerja Penyedia Barang/Jasa dinilai oleh Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan selama proses
pengadaan, serta Fungsi Pengguna/Fungsi Penerimaan selama pelaksanaan pekerjaan.
2. Hal-hal yang dapat memengaruhi reputasi Penyedia Barang/Jasa antara lain, apabila Penyedia
Barang/Jasa :
a. Ditunjuk sebagai pemenang dalam kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dan menandatangani
Kontrak/ Perjanjian Tidak mengimplementasikan Contractor Safety Management System
(CSMS) / HSE / K3LL.
b. Penyedia barang /jasa mengajukan sanggahan yang terbukti tidak benar yang dinyatakan oleh
pejabat berwenang sesuai proses pengadaan.
c. Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak lain.
d. Membuat dan/atau menyampaikan dokumen dan/atau keterangan lain yang tidak benar
untuk memenuhi persyaratan Pengadaan Barang/Jasa yang ditentukan dalam dokumen
pengadaan dan/atau memalsukan/ mengubah dokumen dan/atau memanipulasi data.
e. Memasok barang/melaksanakan pekerjaan fiktif dan atau tidak sesuai spesifikasi.
Bilamana Penyedia Barang/Jasa melakukan salah satu atau lebih hal-hal tersebut di atas, maka
dikenakan sanksi sesuai ketentuan Perusahaan.
3. Penilaian kinerja juga dilihat dari frekuensi memenangkan proses Pengadaan Barang/Jasa,
tanggung jawab dalam pelaksanaan kontrak, ketepatan waktu, kualitas dan sebagainya.
4. Penilaian diberikan berdasarkan poin plus (+) dan poin minus (-), serta dibedakan berdasarkan
Kelompok Hijau, Kelompok Kuning, Kelompok Merah, dan Kelompok Hitam. (bila ada)
5. Setiap penilaian positif, akan menaikkan potensi untuk mendapatkan prioritas diundang dalam
Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung, serta sebagai calon mitra potensi antara lain di
dalam Pengadaan Barang/Jasa melalui strategic source
B. PENGAWASAN MELEKAT
1. Pengawasan melekat dilakukan oleh setiap atasan secara struktural dan fungsional atas aspek
teknis, HSE maupun administrasi sesuai dengan sasaran kerja, waktu kewenangan dan tanggung
jawab berdasarkan peraturan yang berlaku semenjak tahap perencanaan, pelaksanaan sampai
penyelesaiannya baik secara fisik maupun kewajaran harga.
2. Pimpinan Kelompok Usaha/Unit Usaha/Unit Operasi wajib melakukan pengawasan melekat
secara intensif terhadap para pejabat yang melaksanakan tugas di lingkungan kerja masing-
masing.
3. Dalam pelaksanaan pengawasan melekat perlu memerhatikan masukan dari pengawasan
fungsional, sehingga menjadikan pengawasan melekat sebagai unsur pengendalian intern yang
efektif.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 29 dari 30
C. TINDAK LANJUT PENGAWASAN
1. Tindak lanjut untuk menyelesaikan masalah-masalah yang telah diindentifikasi dalam
pelaksanaan pengawasan dapat berupa:
a. Penyempurnaan/perbaikan proses Pengadaan Barang/Jasa, baik kelembagaan, SDM maupun
prosedur;
b. Koreksi/pengembalian kerugian atas terjadinya penyimpangan yang merugikan Perusahaan;
c. Pemberian sanksi atas pelanggaran yang dilakukan oleh pihak terkait baik petugas pelaksana
maupun Penyedia Barang/Jasa terhadap ketentuan dan prosedur Pengadaan Barang/Jasa
berdasarkan bukti-bukti yang ada dari hasil temuan
d. Pemberian penghargaan kepada yang berprestasi dan dinilai patut mendapat penghargaan
sehubungan proses Pengadaan Barang/Jasa.
2. Sanksi dapat diberikan kepada Pejabat Berwenang, petugas pelaksana, anggota Panitia
Pengadaan /Fungsi Pengadaan Barang/Jasa maupun siapa saja yang terbukti melakukan
pelanggaran berdasarkan bukti-bukti hasil temuan pengawasan fungsional. Sanksi dapat berupa
baik sanksi administrasi yang bersifat internal maupun sanksi yang bersifat eksternal sesuai
aturan/ ketentuan yang berlaku.
3. Pelaksanaan tindak lanjut:
a. Tindak lanjut hasil pengawasan dilaksanakan setelah diyakini adanya penyimpangan dan
diperoleh cara mengatasinya, demikian juga apabila diyakini adanya prestasi yang dinilai patut
mendapat penghargaan.
b. Pelaksanaan tindak lanjut merupakan kewenangan dan tanggung jawab atasan yang
bersangkutan kecuali apabila tindak lanjut tersebut diluar batas kewenangannya.
c. Dalam hal tindak lanjut hasil pengawasan bukan menjadi wewenang atasan yang
bersangkutan, maka atasan tersebut wajib melaporkan kepada atasannya atau kepada
Pejabat Berwenang melaksanakan tindak lanjut.
4. Tindak lanjut harus dipantau dan dievaluasi pelaksanaannya oleh Pejabat Berwenang atau
Manager baik di Jakarta maupun di Luar Jakarta, guna memperoleh keyakinan bahwa tindak
lanjut tersebut mencapai sasaran yang tepat.
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG/JASA
N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0
Revisi : 0
Halaman : 30 dari 30
Bab VII
PENUTUP
1. Pedoman ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
2. Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur/tata cara pengadaan barang/jasa ditetapkan dalam
Tata Kerja Organisasi dan Tata Kerja Individu yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Pedoman ini.
3. Penanggung Jawab Pedoman ini adalah Manager SDM & UMUM beserta fungsi terkait dalam
pengadaan barang/jasa secara berkala/periodik mengadakan penyempurnaan terhadap Pedoman
ini dalam rangka continuous improvement dan selalu disesuaikan dengan perkembangan
teknologi dan dinamika dalam sistem pengadaan barang/jasa.
4. Hal-hal yang belum atau belum cukup diatur dalam Pedoman ini akan ditetapkan kemudian.