Αξιοποίηση των Τεχνολογιών Πληροφορίας και Επικοινωνιών στην καθημερινή διοικητική πράξη

Γεν. Δ/νση Εσωτερικής Λειτουργίας Διεύθυνση Διαφάνειας & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης

Αγγελική Μαργαρίτη Προϊσταμένη Γενικής Διεύθυνσης Εσωτερικής Λειτουργίας

Γεωργία Προκοπιάδου Προϊσταμένη Διεύθυνσης Διαφάνειας & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης

Οι δημόσιοι οργανισμοί υπάρχουν για να «ανταποδίδουν» τις υπηρεσίες τους στους πολίτες & τις επιχειρήσεις (ανταποκριτή διοίκηση).

Οι δημόσιες υπηρεσίες πρέπει να ακολουθούν τις ανάγκες των πολιτών/ επιχειρήσεων και να παρέχουν: • Πολλαπλά σημεία πρόσβασης για συναλλαγές και

εξυπηρέτηση • Εύκολες συναλλαγές • Υπηρεσίες μιας στάσης • Ποιότητα στις παρεχόμενες υπηρεσίες

Οι τεχνολογικές εξελίξεις παρέχουν πρόσφορο έδαφος για την εξασφάλιση αποτελεσματικής διαχείρισης και διάδοσης της πληροφορίας, ικανοποιώντας την ανάγκη των οργανισμών για διασύνδεση όλων των υπηρεσιών, προκειμένου: • να εξασφαλισθεί άμεση και αποτελεσματική ροή

δεδομένων και ανταλλαγή πληροφοριών,

• να εξοικονομηθεί χρόνος εργασίας και έρευνας.

Οι ΤΠΕ (Information and Communications Technologies – ICT) εισέρχονται δυναμικά στον χώρο της διοίκησης, και οριοθετούν το πλαίσιο για ηλεκτρονική διακυβέρνηση (e-Government).

Στόχος της eΔιακυβέρνησης είναι να διαμορφώσει αποδοτικές και αποτελεσματικές υπηρεσίες, αξιοποιώντας τις δυνατότητες της σύγχρονης τεχνολογίας.

Ο εκσυγχρονισμός της διοίκησης αποτελεί το κλειδί για τον ευρύτερο μετασχηματισμό και τη γενικότερη αναδιοργάνωση των υπηρεσιών (Schelin 2003), τόσο σε επίπεδο εξωτερικό – εξυπηρέτηση των πολιτών (front office), όσο και σε επίπεδο εσωτερικό – διεκπεραίωση διοικητικών διαδικασιών (back office) (Chappelet 2004).

G2C (Government to Citizen)

G2G (Government to Government)

G2B (Government to Business)

G2E (Government to Employees)

Πηγή: European Commission, 2007

Ηλεκτρονική Υπηρεσία Επιπέδου 1 (Πληροφόρηση)

• Ενημέρωση του πολίτη σχετικά με τις υπηρεσίες μέσω ενημερωτικού υλικού και οδηγιών δημοσιοποιημένων σε διαδικτυακή πύλη

Ηλεκτρονική Υπηρεσία Επιπέδου 2 (Αλληλεπίδραση)

• Επίσημα έντυπα σε εκτυπώσιμη μορφή. Η διαδικασία εξυπηρέτησης ξεκινά και ολοκληρώνεται με μη ηλεκτρονικό τρόπο.

Ηλεκτρονική Υπηρεσία Επιπέδου 3 (Αμφίδρομη διάδραση)

• Πρόσβαση μέσω διαδικτυακής πύλης σε επίσημες ηλεκτρονικές φόρμες ώστε να ξεκινά η διαδικασία εξυπηρέτησης. Η διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει και την πιστοποίηση του χρήστη της υπηρεσίας. Η ολοκλήρωση της διαδικασίας εξυπηρέτησης γίνεται με μη ηλεκτρονικό τρόπο.

Ηλεκτρονική Υπηρεσία Επιπέδου 4 (Συναλλαγή) • Προσφέρεται στους χρήστες ολοκληρωμένος και πλήρως

ηλεκτρονικός χειρισμός της υπηρεσίας περιλαμβάνοντας σύνθετες εργασίες όπως πιστοποίηση, απόφαση, ειδοποίηση, παράδοση και πληρωμή. Καμία επιπλέον εργασία δεν απαιτείται από τον χρήστη για την ολοκλήρωση της εξυπηρέτησής του.

Ηλεκτρονική Υπηρεσία Επιπέδου 5 (Προσωποποίηση) • Υπηρεσίες που παρέχονται προληπτικά μετά από

επαναχρησιμοποίηση υφιστάμενων δεδομένων με στόχο τη βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών και το βαθμό φιλικότητας προς τους χρήστες, ενώ γίνεται αυτοματοποιημένη εκτέλεση ορισμένων υπηρεσιών απαλλάσσοντας τον πολίτη ή την επιχείρηση από αντίστοιχες ενέργειες.

Η Περιφέρεια Ιονίων Νήσων υλοποιεί τη ψηφιακή διακίνηση εγγράφων μέσω της εφαρμογής του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου.

Έναρξη: Οκτώβριος 2012

Παραμετροποίηση του υποσυστήματος του πρωτοκόλλου για την κάλυψη αναγκών ως προς την καλύτερη και αποδοτικότερη διακίνηση και κωδικοποίηση των διοικητικών εγγράφων. Ενδεικτικά:

• «κλείδωμα» των εξωτερικών αρχείων μετά τη διεκπεραίωση του εγγράφου, προκειμένου να μην επιτρέπεται η διαγραφή σχεδίων μετά την ολοκλήρωση της διοικητικής πράξης και της αποστολής αυτής στους αποδέκτες,

• «κλείδωμα» για λόγους διαφάνειας και χρηστής διοίκησης των πεδίων του θέματος και του αποδέκτη, μετά τη διεκπεραίωση του εγγράφου,

• δυνατότητα αυτόματης πρωτοκόλλησης και αποστολής εγγράφων μέσω του συστήματος στις περιφερειακές ενότητες και αντίστροφα, προκείμενου να εξοικονομείται σημαντικός χρόνος εργασίας από την πρωτοκόλληση του ίδιου εγγράφου επί 4 φορές (όσες οι περιφερειακές ενότητες), καθώς και της αποφυγής εξόδων αποστολής μέσω ταχυδρομείου ή άλλου μέσου

Αναδιάταξη χρήσεων ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με εξαρτημένες ή μη χρήσεις και απόδοση χρηστών

Επικαιροποίηση χρηστών ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου

Αξιοποίηση υφιστάμενων φωτοτυπικών μηχανημάτων ως δικτυακών σαρωτών

Καταχώρηση οργανογράμματος και ανθρώπινου δυναμικού στο υποσύστημα του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου

Δημιουργία ομάδων χρηστών και λογαριασμών χρηστών με συγκεκριμένα δικαιώματα πρόσβασης και χρήσης της εφαρμογής του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου

Εκπαίδευση χρηστών

Αυτόματη

Ψηφιακή

Διακίνηση

Αυτόματη Ψηφιακή Διακίνηση

Χ

Έντυπο

Έγγραφο

Ψηφιοποίηση

Πρωτοκόλληση

Ηλεκτρονικό

Έγγραφο

Εισροή

ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ

Ηλεκτρονικό

Πρωτόκολλο

1.Συμπληρώνονται:

•τα Στοιχεία

Εισερχομένου

Εγγράφου,

•από τα Στοιχεία

Χρέωσης Εγγράφου

ΜΟΝΟ η Διεύθυνση,

και

2 Αφού αποδοθεί ο

αριθμός

πρωτοκόλλου

(αποθήκευση), από

την επιλογή

«Εξωτερικά Αρχεία»

επιλέγεται το αρχείο

για τη συγκεκριμένη

εγγραφή (παρέχεται η

δυνατότητα

ψηφιοποίησης και

στο συγκεκριμένο

στάδιο της

διαδικασίας από την

επιλογή

«Ψηφιοποίηση»)

Αυτόματη

Ψηφιακή

Διακίνηση

Account Αρμόδιας

Γενικής Δ/νσης

1. Παρακολούθηση ροής

2 Δυνατότητα εκτυπώσεων (βιβλίο πρωτοκόλλου,

παραγωγικότητα)

Account Αρμόδιας

Δ/νσης

1Παρακολούθηση ροής

2Δυνατότητα εκτυπώσεων

3Συμπλήρωση από τα Στοιχεία Χρέωσης Εγγράφου

ΜΟΝΟ του Τμήματος

4Πρόσβαση μόνο στα έγγραφα της συγκεκριμένης

Διεύθυνσης

Account Αρμόδιου Τμήματος

1Παρακολούθηση ροής

2 Συμπλήρωση από τα Στοιχεία Χρέωσης

Εγγράφου ΜΟΝΟ του Υπαλλήλου

3 Πρόσβαση μόνο στα έγγραφα του

συγκεκριμένου τμήματος

Account Αρμόδιου Υπαλλήλου

Πρόσβαση μόνο στα

έγγραφα που του έχουν

χρεωθεί

3Εκτύπωση σχεδίου

4Προσυπογραφές και τελική

υπογραφή

1. Επεξεργασία αιτήματος

εισερχομένου εγγράφου με Back

Office

2. Δημιουργία Εξερχόμενου

εγγράφου

5Ψηφιοποίηση σχεδίου

Ακριβές Αντίγραφο

3. Εκτύπωση σχεδίου

4Προσυπογραφές και τελική

υπογραφή

1. Επεξεργασία αιτήματος

εισερχομένου εγγράφου με Back

Office

2. Δημιουργία Εξερχόμενου

εγγράφου

5Ψηφιοποίηση σχεδίου

Στην περίπτωση του

ΟΙΚΟΘΕΝ εγγράφου τα πεδία

στα ηλεκτρονικό πρωτόκολλο

συμπληρώνονται από τον

Προϊστάμενο του Τμήματος

«Κλείσιμο» Εγγράφου

ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ

Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο

1.Συμπληρώνονται:

•τα Στοιχεία

Διεκπεραίωσης Εγγράφου

και η Κατάσταση

Εγγράφου

2. Εκτυπώνεται το

εξερχόμενο έγγραφο και

γίνεται ακριβές αντίγραφο.

Εκροή

Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο

Συμπληρώνονται:

•τα Στοιχεία Εξερχομένου

Εγγράφου,

από την επιλογή

«Εξωτερικά Αρχεία»

επιλέγεται το

ψηφιοποιημένο σχέδιο,

καθώς και το ηλεκτρονικό

εξερχόμενο έγγραφο που θα

γίνει από τη Γραμματεία

ακριβές αντίγραφο

(παρέχεται η δυνατότητα

ψηφιοποίησης και στο

συγκεκριμένο στάδιο της

διαδικασίας από την επιλογή

«Ψηφιοποίηση»)

Αποστολή εγγράφου & αυτόματη πρωτοκόλληση σε άλλη περιφερειακή ενότητα (εισερχόμενο μιας περιφερειακής ενότητας γίνεται εισερχόμενο σε μια άλλη ή άλλες).

Ο αριθμός πρωτοκόλλου της Περιφέρειας είναι ο ίδιος για όλους (πρόκειται για τον πρώτο αριθμό) και αλλάζει ο αριθμός πρωτοκόλλου της Περιφερειακής Ενότητας (πρόκειται για τον δεύτερο αριθμό).

Αποστολή εγγράφου & αυτόματη πρωτοκόλληση σε άλλη περιφερειακή ενότητα (εξερχόμενο μιας περιφερειακής ενότητας γίνεται εισερχόμενο σε μια άλλη ή άλλες).

Ο αριθμός πρωτοκόλλου της Περιφέρειας διαφοροποιείται ανά περιφερειακή ενότητα.

Έχουν εκπαιδευτεί από τη Διεύθυνσή μας και υποστηρίζονται σε καθημερινή και διαρκή βάση και οι165 πιστοποιημένοι χρήστες της εφαρμογής της ψηφιακής διακίνησης,

Έχουν ενταχθεί 10 διευθύνσεις της Περιφέρειας Ιονίων Νήσων

• Δ/νση Διοίκησης Έδρας, • Διεύθυνση Περιβάλλοντος ΠΙΝ, • Διεύθυνση Βιομηχανίας, Ενέργειας & Φυσικών Πόρων Έδρας, • Διεύθυνση Δια Βίου Μάθησης, Απασχόλησης & Εμπορίου Έδρας, • Διεύθυνση Τεχνικών Έργων ΠΕ Κέρκυρας, • Διεύθυνση Οικονομικού Έδρας, • Διεύθυνση Διαφάνειας & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ΠΙΝ, • Διεύθυνση Διοικητικού – Οικονομικού ΠΕ Κεφαλληνίας & Ιθάκης, • Διεύθυνση Διοικητικού – Οικονομικού ΠΕ Λευκάδας • Διεύθυνση Διοικητικού – Οικονομικού ΠΕ Ζακύνθου

Στέλεχος της Διεύθυνσης Διαφάνειας και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης δημιούργησε νέα υπηρεσία στο εσωτερικό δικτυακό τόπο (intranet) της Περιφέρειας Ιονίων Νήσων, η οποία παρέχει τη δυνατότητα ανάρτησης διοικητικών πράξεων προς ενημέρωση όλων των υπαλλήλων της Περιφέρειας, με ενσωματωμένη τη δυνατότητα αυτόματης αποστολής ηλεκτρονικού μηνύματος για τη γνωστοποίηση νέας ανάρτησης με λεπτομερή στοιχεία αυτής.

New article at Intranet Site Περιφέρειας Ιονίων Νήσων( http://10.160.122.34/ ) Article title: ΠΑΡΑΤΑΣΗ ΙΣΧΥΟΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ ΓΝΩΣΗΣ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ Η/Υ Category: Ανακοινώσεις This article was published. Author: kfotiadou Modifier: kfotiadou Created: 2013-11-08 03:15:48 View article: http://10.160.122.34/index.php?option=com_content&view=article&id=94:paratasi-isxyos-pistopoiitikon-gnosis-xeirismou-i-y&catid=21&Itemid=140 ...........Introtext overview:........... ΠΑΡΑΤΑΣΗ ΕΩΣ 31-12-2013 ΙΣΧΥΟΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ ΓΝΩΣΗΣ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ Η/Υ ΠΟΥ ΕΚΔΟΘΗΚΑΝ ΑΠΟ Α)ΦΟΡΕΙΣ ΠΙΣΤΟΠ/ΝΟΥΣ ΑΠΟ ΤΟΝ ΟΕΕΚ ΜΕΧΡΙ ΤΗΝ ΗΜ/ΝΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥΣ Β) ΦΟΡΕΙΣ ΠΙΣΤ/ΝΟΥΣ ΑΠΟ ΤΟΝ ΟΕΕΚ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΗΜ/ΝΙΑ ΠΙΣΤ/ΣΗΣ ΤΟΥΣ ΚΑΙ ΕΩΣ 30-9-2011 ΚΑΙ Γ) ΤΟΝ ΟΕΕΚ ΕΩΣ ΚΑΙ 31-12-2008

Οι υπηρεσίες ενημερώνονται άμεσα, τη στιγμή της πρωτοκόλλησης, για την εισερχόμενη αλληλογραφία, χωρίς χρονικές καθυστερήσεις στη λήψη των διοικητικών εγγράφων,

Το Τμήμα Γραμματείας της ΠΙΝ εξοικονομεί σημαντικό χρόνο και ανθρωποώρα εργασίας από τη διακίνηση των εγγράφων, η οποία, μέχρι και σήμερα, πραγματοποιείται με τη συμπλήρωση βιβλίων και την απασχόληση υπαλλήλων για τη διακίνηση της αλληλογραφίας και την παραλαβή αυτής από τις αρμόδιες υπηρεσίες,

Παρέχεται η δυνατότητα αναζήτησης εγγράφων με πολλαπλά κριτήρια, και συνεπώς γρήγορη, έγκυρη και ευέλικτη πρόσβαση στο ψηφιακό αρχείο.

Μειώνεται το κόστος της φωτοτύπησης και της ταχυδρομικής αποστολής εγγράφων στις λοιπές περιφερειακές ενότητες της ΠΙΝ, μέσω της ηλεκτρονικής αποστολής και διακίνησης της αλληλογραφίας.

Η παροχή ψηφιακών υπηρεσιών «από άκρη σε άκρη» για το σύνολο των διοικητικών διαδικασιών.

Χαρακτηρίζονται από την ικανότητα: • παραγωγής, οργάνωσης, κωδικοποίησης και

διακίνησης των εγγράφων και δεδομένων ενός οργανισμού με την χρήση των Τεχνολογιών Πληροφορίας και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), προκειμένου η διαχείριση των διοικητικών διαδικασιών να πραγματοποιείται στο σύνολό της ψηφιακά.

Το υποσύστημα του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου να «εξοπλιστεί» με τα απαιτούμενα μέσα και να μετατραπεί σε

ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΡΟΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (WORKFLOW INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM)

Απαιτείται η αναβάθμιση του υποσυστήματος με την προσθήκη: • Μοντελοποίησης διοικητικών διαδικασιών Παραγωγή μεταδεδομένων Σχηματική απεικόνιση βημάτων διαδικασίας

Δυνατότητα προσδιορισμού Δομικών, Χρονικών και Οικονομικών στοιχείων

• Ψηφιακών υπογραφών Ροή εργασίας και εγγράφων ψηφιακά υπογεγραμμένων

Η προτεινόμενη αρχιτεκτονική περιλαμβάνει δύο ξεχωριστά μεν, διαλειτουργικά δε, πληροφοριακά υποσυστήματα:

• της απόδοσης πρωτοκόλλου και της ψηφιακής διακίνησης εγγράφων

• της μοντελοποίησης των διοικητικών διαδικασιών, του καθορισμού της ροής των διοικητικών εργασιών και της ψηφιακής υπογραφής.

Ικανοποιείται από το υφιστάμενο πρόγραμμα.

Χρειάζονται επιπλέον παραμετροποιήσεις σε μερικά σημεία του συστήματος

Ανάγκη ενσωμάτωσης ψηφιακής υπογραφής σε αρχεία pdf.

Ενσωμάτωση του θησαυρού EUROVOC (πολύγλωσσος θησαυρός της Ευρωπαϊκής Ένωσης) για τον θεματικό προσδιορισμό των εγγράφων, με σημαντικό όφελος την εξασφάλιση της τυποποίησης & της συμβατότητας.

άδεια για κοινωνικούς λόγους • MT 2836 κοινωνική προστασία

• NT1 άδεια μητρότητας

• NT1 άδεια πατρότητας

• NT1 αναρρωτική άδεια

• NT1 γονική άδεια

• RT άδεια μετ' αποδοχών

• RT οικογενειακή πολιτική

• Σχηματική απεικόνιση βημάτων διαδικασίας

• Παραγωγή μεταδεδομένων

• Δυνατότητα προσδιορισμού Δομικών, Χρονικών και Οικονομικών στοιχείων

Ψηφιακή Διακίνηση-

Ενημέρωση με

μήνυμα

Ψηφιακή Διακίνηση-Ενημέρωση

με μήνυμα

Χ

Έντυπο

Έγγραφο

Ψηφιοποίηση

Πρωτοκόλληση

Ηλεκτρονικό

Έγγραφο

Εισροή

ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ

Ηλεκτρονικό

Πρωτόκολλο

1.Συμπληρώνονται:

•τα Στοιχεία

Εισερχομένου

Εγγράφου,

•από τα Στοιχεία

Χρέωσης Εγγράφου

ΜΟΝΟ η Διεύθυνση,

•Αναγωγή εγγράφου

σε διοικητική

διαδικασία

2 Αφού αποδοθεί ο

αριθμός

πρωτοκόλλου

(αποθήκευση), από

την επιλογή

«Εξωτερικά Αρχεία»

επιλέγεται το αρχείο

για τη συγκεκριμένη

εγγραφή

Ψηφιακή

Διακίνηση –

Ενημέρωση με

μήνυμα

Account Αρμόδιας

Γενικής Δ/νσης

1. Παρακολούθηση ροής

2 Δυνατότητα εκτυπώσεων (βιβλίο πρωτοκόλλου,

παραγωγικότητα)

Account Αρμόδιας

Δ/νσης

1Παρακολούθηση ροής

2Δυνατότητα εκτυπώσεων

3Συμπλήρωση από τα Στοιχεία Χρέωσης Εγγράφου

ΜΟΝΟ του Τμήματος

4Πρόσβαση μόνο στα έγγραφα της συγκεκριμένης

Διεύθυνσης

Account Αρμόδιου Τμήματος

1Παρακολούθηση ροής

2 Συμπλήρωση από τα Στοιχεία Χρέωσης

Εγγράφου ΜΟΝΟ του Υπαλλήλου

3 Πρόσβαση μόνο στα έγγραφα του

συγκεκριμένου τμήματος

Account Αρμόδιου Υπαλλήλου

Πρόσβαση μόνο στα

έγγραφα που του έχουν

χρεωθεί

3 Ψηφιακές

Προσυπογραφές και

ψηφιακή τελική υπογραφή

Η διακίνηση του σχεδίου

πραγματοποιείται μέσω

συστήματος

1. Επεξεργασία αιτήματος

εισερχομένου εγγράφου με Back

Office

2. Σύνταξη Εξερχόμενου

εγγράφου

4. Δυνατότητα διορθώσεων

(επιστροφή στο βήμα 3) ή

αποτύπωσης διαφωνιών επί

του σχεδίου

Ακριβές Αντίγραφο

3. Ψηφιακές Προσυπογραφές και

ψηφιακή τελική υπογραφή

Η διακίνηση του σχεδίου

πραγματοποιείται μέσω

συστήματος

1. Επεξεργασία αιτήματος

εισερχομένου εγγράφου με Back

Office

2. Σύνταξη Εξερχόμενου εγγράφου

4. Δυνατότητα διορθώσεων

(επιστροφή στο βήμα 3) ή

αποτύπωσης διαφωνιών επί του

σχεδίου

Ψηφιακή διακίνηση-

ενημέρωση με μήνυμα ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ

Προώθηση του

υπογεγραμμένου σχεδίου

και του ακριβούς

αντιγράφου, μέσω

συστήματος, στη

Γραμματεία – ενημέρωση

με μήνυμα

Εκροή

Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο

1. Συμπληρώνονται:

•τα Στοιχεία Εξερχομένου

Εγγράφου,

από την επιλογή

«Εξωτερικά Αρχεία»

επιλέγεται το

ψηφιοποιημένο σχέδιο,

καθώς και το ηλεκτρονικό

εξερχόμενο έγγραφο που θα

γίνει ακριβές αντίγραφο

Τα στοιχεία διεκπεραίωσης

του εγγράφου και η

κατάσταση του εγγράφου

2. Εκτυπώνεται το

εξερχόμενο έγγραφο και

γίνεται ακριβές αντίγραφο ή

υπογράφεται ψηφιακά από

τον προϊστάμενο της

Γραμματείας και

αποστέλλεται ηλεκτρονικά

στον αποδέκτη

Διεκπεραίωση