a belföldi és külföldi kiküldetések szabályzata · 2018-01-31 · szabályozza az egyes...
TRANSCRIPT
1
KISVÁRDAI SZAKKÉPZÉSI CENTRUM
A belföldi és külföldi kiküldetések szabályzata
Intézmény neve: Kisvárdai Szakképzési Centrum
Szabályzat típusa: BELFÖLDI ÉS KÜLFÖLDI
KIKÜLDETÉSEK SZABÁLYZATA
Intézmény címe: 4600 Kisvárda, Mártírok útja 8.
Intézmény OM-azonosítója: 203043
Intézmény fenntartója:
Nemzetgazdasági Minisztérium
1051 Budapest,
József nádor tér 2-4.
Készült: 2017. december 18.
Hatályos: 2018. január 1-től
Érvényes visszavonásig
Készítette:
Mészárosné Végső Katalin
gazdasági főigazgató-helyettes
Jóváhagyta:
Leleszi Ágnes
főigazgató
2
A BELFÖLDI ÉS KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK SZABÁLYZATA
I. Általános rendelkezések
A belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával és elszámolásával
kapcsolatos szabályokat a Kisvárdai Szakképzési Centrumra (továbbiakban Centrum)
vonatkozó szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) a következők szerint határozza meg.
A szabályzat elkészítését az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező
368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 13. § (2) bekezdése c) pontja írja
elő saját hatáskörben, figyelembe véve a vonatkozó adózási előírásokat, valamint a helyi
sajátosságokat.
Kisvárdai Szakképzési Centrum belföldi és külföldi kiküldetésének rendjét a
közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (továbbiakban Kjt.), a
személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a tövábbiakban: Szja. tv.), a
külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII.22.) Korm.
rendelet, és a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő foglalkoztatott költségtérítéséről szóló
437/2015. (XII. 28.) Korm. rendelet figyelembe vételével – valamint a Kisvárdai Szakképzési
Centrum valamint a tagintézmények Szervezeti és Működési Szabályzata alapján – a
következők szerint határozom meg.
A Szabályzat célja, hogy a helyi sajátosságokat figyelembe véve, költségkímélő,
költségtakarékos megoldást keresve:
biztosítsa a belföldi és külföldi kiküldetések jogszerű elszámolását,
meghatározza a kiküldetések költségelszámolásának módját,
szabályozza az egyes feladatok ellátásáért való felelősséget,
rögzítse a Centrum gazdasági szervezetére vonatkozó, az adottságaihoz igazodó
vezetendő nyilvántartások körét,
amelyek biztosítják, hogy a kiküldetésekkel kapcsolatos gazdálkodás a szervezet keretei
között ellenőrizhető módon történjen.
A Szabályzat hatálya kiterjed a Centrum kiküldetésének elrendelésével kapcsolatos döntési
joggal rendelkezőkre, a centrum által kiküldetésben lévő személyekre, valamint Centrum
pénzügyi feladatokat ellátó dolgozóira.
A szabályzat szervezeti és személyi hatálya kiterjed továbbá:
A Centrum valamennyi szervezeti egységére, az ott dolgozó közalkalmazottakra,
A Centrum központi szervezeti egységére, az ott dolgozó közalkalmazottakra,
A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed:
a kiküldetés elrendelésére,
a napi díjak megállapítására,
3
a kiküldetéssel kapcsolatos ellátmány elszámolására, a külföldi utakról szóló úti jelentések
elkészítésére,
a kiküldetéssel kapcsolatos szállásdíj elszámolására,
az üzemanyag elszámolás szabályaira.
A Szabályzat meghatározza továbbá:
a belföldi és külföldi kiküldetések,
a külszolgálat,
a tanulmányi, továbbképzési, tudományos, sport- vagy kulturális utazások,
a konferencián és kiállításon való részvétel,
a Centrum által elnyert pályázati, saját bevétel, támogatás és előirányzat-maradvány keret
terhére finanszírozott belföldi és külföldi utazások engedélyezését és elszámolási rendjét.
II. A szabályzat kidolgozásának jogszabályi háttere
A Centrum a Szabályzat kidolgozásakor az alábbi jogszabályok előírásait vette figyelembe:
a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Számv. tv.),
az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.),
az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm.
rendelet (a továbbiakban: Ávr.),
a Közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény.
a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről szóló
278/2005. (XII. 20.) Korm. rendelet,
a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek
üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló
60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet,
az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.),
a 2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről (a továbbiakban: Art.),
a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja.).
a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő foglalkoztatott költségtérítéséről szóló 437/2015.
(XII.28.) Korm. rendelet,
a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.)
Korm. rendelet,
a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény.
III. Értelmező rendelkezések
A szabályzat alkalmazásában az egyes fogalmak alatt a következőket kell érteni:
A hivatali, üzleti utazás, kiküldetés, külföldi kiküldetés, külszolgálat fogalmát a Szja. 3. §
10-13. pontja határozza meg:
Szja. 3. § 10.: Hivatali, üzleti utazás: a magánszemély jövedelmének megszerzése, a kifizető
tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás - a munkahelyre, a székhelyre
vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével -, ideértve különösen a kiküldetés vagy a
munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében más munkáltatónál történő munkavégzés miatt
4
szükséges utazást, de ide nem értve az olyan utazást, amelyre vonatkozó dokumentumok és
körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és
szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás
csak látszólagosan hivatali, üzleti;
A belföldi kiküldetés fogalmát a Szja. 3. § 11. pontja határozza meg:
Kiküldetés: a munkáltató által elrendelt, a munkáltató tevékenységével összefüggő feladat ellátása
érdekében szükséges utazás, így különösen a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében a
munkaszerződéstől eltérő helyen történő munkavégzés; ide nem értve a lakóhelyről, tartózkodási
helyről a munkahelyre történő oda- és visszautazást. Kiküldetésnek minősül a rendvédelmi feladatokat
ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló törvény szerinti rendvédelmi
feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati érdekből történő áthelyezése, vezénylése,
átrendelése, valamint a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonájának szolgálati
érdekből történő áthelyezése, vezénylése is. E rendelkezés alkalmazásában munkahelynek minősül a
munkáltatónak az a telephelye, ahol a munkavállaló a munkáját szokás szerint végzi, ilyen telephely
hiányában vagy több ilyen telephely esetén a munkáltató székhelye minősül munkahelynek.
Nem rendelhető ki:
a nő a terhesség megállapításának kezdetétől gyermeke hároméves koráig,
a kiskorú gyermekét egyedül nevelő dolgozó,
a tartósan ápolásra szoruló közeli hozzátartozóját gondozó dolgozó.
A külföldi kiküldetés fogalmát a Szja. 3. § 12. pontja határozza meg:
Külföldi kiküldetés: a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a
kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli (a
továbbiakban: külföld) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás,
ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást.
Külföldi kiküldetés a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése
érdekében az intézmény tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében
Magyarország területén kívüli, a továbbiakban külföldi tartózkodása, továbbá az előzőekkel
kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást.
A külföldi kiküldetés abban az esetben minősül ideiglenesnek, ha annak a kiküldő által
meghatározott időtartama legfeljebb 90 nap.
A külszolgálat fogalmát a Szja. 3. § 13. pontja határozza meg:
Külszolgálat: a munkáltató által elrendelt, külföldön történő munkavégzés.
A kiküldetési rendelvény adattartalmát a Szja. 3. § 83. pontja határozza meg:
Kiküldetési rendelvény: a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a
magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését,
forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az
utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-
fogyasztási norma, üzemanyagár stb.), azzal, hogy kiküldetési rendelvénynek minősül az említett
5
adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe
véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papír alapon
kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a
bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi.
A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a munkáltató, másolatát a magánszemély a
bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi.
A második példányt a kiküldöttnek a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések
betartásával köteles megőrizni az elévülési idő lejártáig.
(A kiküldetési rendelvény a hivatali utazás költségeinek megtérítéséhez kapcsolódó, azt
alátámasztó bizonylat.)
A költségtérítés fogalmát az Szja. 3. § 16. pontja határozza meg:
Költségtérítés: az a bevétel (kivéve, ha a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni),
amelyet e törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző
tevékenység folytatása érdekében vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi
kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély. Nem tartozik ezen kiadások körébe
a magánszemély személyes vagy családi szükségletét részben vagy egészben közvetlenül kielégítő
dolog, szolgáltatás megszerzését szolgáló kiadás, kivéve, ha e törvény olyan költségtérítést állapít
meg, vagy olyan, jogszabályban meghatározott költségtérítést ismer el, amellyel szemben a kiadást
nem kell igazolni.
(A hatályos Szja.-nak megfelelő mértékű, az elismert költség összegéig történő
költségtérítések mentesek az adó alól. Ha a költségtérítés mértéke meghaladja az elismerhető
költségek nagyságát, az elismerhető költség feletti rész adóköteles.)
A kirendelésről, illetve annak várható időtartamáról a dolgozót legalább 5 munkanappal
korábban írásban tájékoztatni kell.
A kiküldetés lehet belföldi (Magyarországon belüli) és külföldi (Magyarország határain
kívüli).
Kiküldetés esetén a jogszabály alapján járó költségtérítésen túlmenően a munkáltató köteles a
dolgozó részére megfizetni a kiküldetés során felmerülő szükséges és igazolt többletköltséget.
A kiküldött nem kötelezhető személyes anyagi hozzájárulásra.
A kiküldetés valós tartalmát a kiküldetésre vonatkozó dokumentumok, körülmények valós
tartalma alapján kell megítélni.
Az üzleti utazás nem minősülhet látszólagos üzleti utazásnak, ha a visszautazás a hivatali,
üzleti program munkanapját követő munkaszüneti napon történik (pl. közlekedési, menetrendi
vagy egyéb jogos indokra tekintettel).
6
IV. Hivatali kiküldetést alátámasztó bizonylatok
Kiküldetésnek minősülő hivatali utazás:
az intézmény alap- és kiegészítő tevékenységével kapcsolatos kiküldetés,
hazai, nemzetközi, intézményközi együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolat
(tudományos, oktatási, sport stb.),
belföldi és külföldi konferencián, kiállításon való részvétel,
bel-, illetve külföldi tanulmányutak,
pályázat útján elnyert szakmai továbbképzési utak, ösztöndíjak.
Kiküldetés pénzügyi forrása lehet:
költségvetési támogatás,
saját bevétel,
előirányzat-maradvány,
pályázaton elnyert pénzeszköz,
egyéb külső hozzájárulás, támogatás.
Kiküldetés elrendelésének feltételei
A kiküldetés elrendelésére jogosult személy köteles a kiküldetés elrendelése előtt
megvizsgálni:
a kiküldetésre valóban szükség van-e,
a Centrum szempontjából kiválasztani a leggazdaságosabb és legcélszerűbb lebonyolítási
módot (közlekedési eszköz, szállástípus megválasztása),
a kiküldetéssel kapcsolatos kiadásokra rendelkezésre áll-e a szükséges szabad előirányzat.
A kiküldetési utasítás tartalmazza:
a kiküldő adatait,
a kiküldetéssel érintett személy adatait (nevét, útlevéle/személyigazolványa számát),
a munkajogi vagy szerződéses kapcsolatot a kifizetővel,
a kiküldetés adatait (feladat vagy cél, utazás időpontja, időtartama, útvonala, kiküldetés
helye, a kiküldetés során igénybe vehető eszköz stb.),
a kiküldött távolléte alatti helyettesítések módját,
a kiküldetési előlegre vonatkozó információkat (előleg felvehető-e vagy sem, amennyiben
igen, akkor annak engedélyezett összege),
a dolgozó aláírását, mellyel igazolja a kiküldetés tudomásulvételét,
a kiküldetés költségeivel való utólagos elszámolási kötelezettséget,
a kiküldetéssel kapcsolatos beszámolási rendet,
az utazáshoz szükséges pénzügyi fedezetet,
a szervezeti egység vezetőjének támogató javaslatát,
a kiküldő aláírását, mellyel a kirendelés tényét igazolja.
7
Kiküldetési utasítás csak akkor írható alá, kiküldetés akkor rendelhető el, ha a kiküldött ehhez
hozzájárult, a kiküldetés indokolt, és a szükséges előirányzat rendelkezésre áll.
Kiküldetés elrendelése, a kiküldetés szükségességének igazolására jogosult:
az intézmény SZMSZ-ében meghatározott, munkáltatói jogkörrel rendelkező vezetők,
főigazgató esetén a fenntartó,
centrum dolgozók esetében a centrum főigazgatója,
tagintézmény-vezetők, szakmai főigazgató-helyettes gazdasági főigazgató-helyettes
esetében a Centrum főigazgatója,
a tagintézményben dolgozó közalkalmazottak kiküldetését a munkáltatói jogkört gyakorló
vezetője (tagintézmény-vezetők) rendelheti el előzetes kötelezettségvállalás alapján.
Kiküldetés szakmai teljesítésének igazolására jogosult:
Szakmai teljesítés igazolására jogosult az arra írásban felhatalmazott személy, elsősorban a
kiküldetés elrendelője.
az intézmény SZMSZ-ében meghatározott, munkáltatói jogkörrel rendelkező vezetők,
főigazgató esetén a fenntartó,
centrum dolgozók esetében a centrum főigazgatója,
tagintézmény-vezetők, szakmai főigazgató-helyettes, gazdasági főigazgató-helyettes
esetében a Centrum főigazgatója,
a tagintézményekben dolgozó közalkalmazottak kiküldetésének teljesítés igazolását a
munkáltatói jogkört gyakorló vezetője igazolja (tagintézmény-vezetők).
Kiküldetés lebonyolítása, szervezése:
A kiküldetést engedélyező okiratot az utazások technikai szervezéséért és lebonyolításáért
felelős személy vagy szervezeti egység részére kell átadni.
A szervezést végző az intézmény vonatkozó szabályzataiban előírt eljárásrend szerint
elindítja az igénybe venni kívánt szolgáltatások (utazás, szállás, konferencia-részvétel,
vízum beszerzése stb.) beszerzési folyamatát, elkészíti a beszerzési igénybejelentőt,
gondoskodik az aláírásokról és a gazdasági vezetőnek való továbbításról.
A külföldi kiküldött részére minden esetben baleset-, poggyász- és betegségbiztosítást kell
kötni.
A kiküldetés előtt 2 nappal a beszerzett dokumentumokat, utazási jegyeket eljuttatja a
kiküldött részére.
V. Belföldi kiküldetések rendje
5.1 A belföldi kiküldetés elrendelése
Az arra jogosult vezető a szokásos munkavégzési hely szerinti településen kívüli
munkavégzésre kötelezheti a kiküldöttet, aki az intézménnyel alkalmazotti jogviszonyban áll.
Így a külföldi vendéget, megbízási jogviszonyban foglalkoztatottat nem lehet belföldi
kiküldetésre küldeni. Ha mégis szükséges a belföldi útra való küldés, akkor egyéb szerződés
8
keretében kell a felmerült költségeket megtéríteni, és a Szja. tv. szerinti, önálló tevékenység
szabályai szerint kell elszámolni.
Belföldi kiküldetés elrendelése a szigorú számadású „Belföldi kiküldetési rendelvény és
költségelszámolás” nyomtatvány „1. Kiküldetési utasítás” rész 2 példányának kitöltésével és
aláírásával történik.
A kiküldetési rendelvényt a kiküldő szervezeti egység állítja ki.
A kiküldetésirendelvény-tömböt az intézmény saját maga részére vásárolja meg, valamint a
gondoskodik a betelt tömbök megőrzéséről gondoskodik. Új tömb addig nem adható ki, míg
a régi tömbbel az elszámolás nem történt meg.
A munkáltató kötelessége, hogy gondoskodjon a kiküldetéssel kapcsolatos költségtérítések
pénzügyi fedezetének az intézmény költségvetésében való megtervezéséről, valamint az
engedély kiadásakor ellenőrizze a kiküldetés jogszerűségét és célszerűségét.
5.2 A belföldi kiküldetés során az utazás történhet
gépkocsival,
tömegközlekedési eszközökkel.
Vasúton történő utazás esetén a menetjegy, a helyjegy és az InterCity-pótjegy ára téríthető
meg. Vasúton történő utazáshoz a főigazgató, a szakmai főigazgató-helyettes, a gazdasági
főigazgató-helyettes, a tagintézmény-vezetők és a vele utazó dolgozó részére I. osztályú
vasúti jegy számolható el. Ugyancsak I. osztályú teljes árú vasúti jegy számolható el más
beosztású dolgozó esetén 3 órát meghaladó menetidejű utazásoknál a költségviselő előzetes
engedélye alapján. Egyéb esetben II. osztályú vasúti jegy számolható el.
Az utazási költségtérítés az intézmény nevére és címére kiállított számla alapján számolható
el.
Saját tulajdonú személygépkocsi igénybevétele esetén a kiküldöttnek rendelkeznie kell a
tulajdonosnak, illetve üzemeltetőjének nevére szóló, érvényes lopás-, töréskár- és
felelősségbiztosítással, valamint a gépkocsi vezetőjének érvényes jogosítvánnyal.
A költségkeretből gépkocsi bérlése engedélyezhető, ha az utazás megvalósításához az
feltétlenül szükséges. A bérelt kocsira lopás-, töréskár- és felelősségbiztosítást kell kötni.
A belföldi kiküldetéshez felhasznált gépkocsi igénybevételének rendjét a gépkocsik
üzemeltetéséről, igénybevételük és elszámolásuk rendjéről szóló szabályzat tartalmazza.
5.3 A belföldi kiküldetés költségei
A kiküldetési utasítás alapján teljesített kiküldetésről az elszámolás a kiküldetési
rendelvényen történik.
A kiküldetés során felmerülő költségek lehetnek:
9
belföldi napidíj,
utazási költségtérítés,
szállásköltségek,
egyéb költségtérítés.
A 437/2015. (XII. 28.) Korm. rendelet a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő
munkavállaló költségtérítéséről 2-3-4.§-a alapján:
A napidíj elszámolható:
számla (egyszerűsített számlával) alapján igazolt összegként, vagy
költségátalányként (igazolás nélkül).
Átalányként a munkavállalót legalább napi 500 Ft napidíj illeti meg.
A rendszeresen kiküldetést teljesítő munkavállalónak havi átalány állapítható meg. Ennek
összegét az egy napra megállapított napidíjátalány és a havi átlagban kiküldetésben töltött
naptári napok figyelembevételével kell meghatározni.
Nem számolható el napidíj:
ha a távollét időtartama a 6 órát nem éri el,
ha biztosították a munkavállaló élelmezését a kiküldetés helyén.
Szálloda igénybevétele esetén, amennyiben a szállásköltség a kötelező reggeli árát
tartalmazza, a napidíj összegét 30%-kal csökkenteni kell.
Konferenciára, továbbképzésre történő kiküldetés esetén, amikor a részvételi díj tartalmazza a
reggeli, ebéd és vacsora költségeit, napidíj nem adható.
A napidíj nem minősül adóköteles juttatásnak.
A napidíj megtérítése a kiküldetési rendelvényen történő elszámolással történik.
A napidíjra előleg kiadható.
Utazási költségtérítés:
A kiküldetés során a kiküldetési helyre történő utazás többféle módon történhet. A jellemző
utazási módok: vasút, távolsági autóbusz, hivatali személygépkocsi, saját tulajdonú
személygépkocsi, egyéb nem helyi tömegközlekedési eszköz. Utazási költség elszámolásához
az utazáshoz megváltott menetjegy (helyjegy, pótjegy) mellett a Centrum nevére kiállított
számlát át kell adni. Az utazási módok közül a kiküldetés elrendelője a kiküldött személlyel
való egyeztetést követően választ.
A tömegközlekedési eszközre érvényes bérlet – mivel az a rendszeres munkavégzés
érdekében biztosítja a munkáltató – nem minősül adóköteles juttatásnak. Ebben az esetben
10
gondoskodni kell arról, hogy az érintett részéről a bérlet magáncélú felhasználása kizárt
legyen.
Amennyiben a munkáltató a dolgozó munkaköri feladatát úgy határozza meg, hogy annak
hatékony, gazdaságos teljesítése csak utazással valósítható meg (olyan utazással, mely nem
minősül munkába járásnak, illetve nem a munkafeladat természetéből adódik), köteles
biztosítani a munkavállaló részére az utazás költségének megtérítését.
Igazolás nélkül elszámolható a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi
használata miatt fizetett költségtérítés összegéből:
a kiküldetési rendelvényben feltüntetett ténylegesen megtett és igazolt km-távolság,
az üzemanyag-fogyasztási norma és
a legfeljebb az adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint
a 15 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg,
valamint mindig a hatályos jogszabályok alapján.
2017.01.01-től 15 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltség illetve mindig a hatályos
jogszabályok alapul vételével csak a saját tulajdonú (beleértve a házastárs tulajdonát is)
személygépkocsinál érvényesíthető, az e körbe nem tartozó, más tulajdonát képező gépjármű
esetében a térítés nem adható, illetve adóköteles. A saját tulajdonjogot a kötelező gépjármű-
felelősségbiztosítás befizetését igazoló szelvénnyel és a forgalmi engedéllyel kell igazolni.
A gépjárműhasználat esetén az elszámolás alapja a kiküldetési rendelvény.
A járműhasználat költségeinek elszámolását a Szja. tv. és a 60/1992. Korm. rendelet szerint
kell elszámolni.
Alapnorma helyett – a magánszemély választása szerint – alkalmazható az úgynevezett
alapnorma-átalány. Az alapnorma szerinti elszámolás érvényesítésének feltétele a dolgozó
állandó lakóhelyére, illetve a gépkocsi típusára és a távolságra vonatkozó nyilatkozat
megtétele.
Szállásköltség-térítés:
Belföldi kiküldetés során, amikor a kiküldetés többnapos – figyelemmel a takarékossági
szempontokra is (nem célszerű a lakóhelyre és a kiküldetés helyére történő ismétel utazás) –,
elsősorban a közepes árkategóriájú szállodákat kell igénybe venni. A költségek
elszámolásához a Centrum nevére kiállított számla leadása szükséges.
A szállás igénybevételéhez a kiküldetés elrendelőjének az előzetes árajánlat alapján hozzá kell
járulni.
A szállásköltség-térítés nem minősül adóköteles juttatásnak.
Az árajánlatban a szállás megtérítését elsősorban utalással kell kezdeményezni. Amennyiben
a szállás megtérítése készpénzben történik, úgy a kiküldött igénylésére előleg folyósítható.
11
Nem számolható el a szobákban elhelyezett minibár készletéből történő fogyasztás és más
térítéses szolgáltatás.
Egyéb költségtérítés:
Egyéb költségtérítésként elszámolható a helyi tömegközlekedési eszköz, taxi, parkoló,
autópálya-használati díj igénybevételének számlái.
Taxiköltségként elszámolható a vasút/buszállomás–szálloda oda-vissza.
Az egyéb, kiküldetéssel kapcsolatban közvetlenül felmerült költségek akkor téríthetőek meg,
ha előzetesen a kiküldetés elrendelője e kiadások megtérítéséről is rendelkezett, valamint arról
a kiküldetésben lévő személy megfelelő bizonylatokat tud átadni.
5.4 A belföldi kiküldetés elszámolása
A belföldi kiküldetés elszámolása a „Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás”
nyomtatvány „2. Költségelszámolás” rész kiküldött általi szabályos kitöltésével, a szükséges
aláírásokkal ellátva és az 1. számú példányának a Centrum gazdasági dolgozójának történő
leadásával történik.
Az elszámolás kötelező mellékleteit képezik az alábbi okiratok:
- kiküldetési rendelvény,
- útvonalterv,
- saját gépkocsi használati engedély,
- üzembentartó esetén nyilatkozat,
- nyilatkozat felelősségvállalásról, (CASCO biztosítás hiányában)
- érvényes jogosítvány másolata,
- érvényes forgalmi engedély másolata,
- érvényes lakcímkártya másolata,
- kötelező gépjármű felelősség biztosítás befizetését igazoló dokumentum másolata,
- aktuális havi NAV üzemanyag fogyasztási norma és üzemanyagár lista.
A kiküldetési rendelvényhez csatolni kell a tömegközlekedési eszközök menetjegyeit, a
számlák eredeti példányait, továbbá – amennyiben a kiküldetés hivatalos rendezvény
érdekében történik – a rendezvény részletes programját, az engedélyezett
kötelezettségvállalást.
A kiküldetési költségek körébe nem vonhatók be a magánszemély magánjellegű
kiadásai!
Ha a kiküldöttnek az utazás során mégis magánjellegű kiadása keletkezik, az a
munkabéréből levonásra kerül, vagy a kiküldetés befejező időpontját követő öt munkanapon
belül visszafizeti a részére nem járó összeget.
12
Amennyiben bevételnek nem számító összeg kerül kifizetésre a kiküldetési rendelvény
alapján, azt a munkáltató elszámolásában, adóbevallásában nem kell szerepeltetni. Ezt az
összeget a munkáltatói igazolásban és az adatszolgáltatásban sem kell feltüntetni.
Ha magasabb összeg kerül kifizetésre, vagy a magánszemély számla alapján kívánja az
üzemanyag árát költségként érvényesíteni, a kifizetett összeg adóköteles bevételnek minősül,
attól függetlenül, hogy a kifizetés kiküldetési rendelvény alapján történik.
Abban az esetben, ha a járműhasználattal kapcsolatos kiadásait bizonylatok alapján kívánja a
kiküldött személy elszámolni, akkor – függetlenül a rendelvénytől – adóbevallás benyújtására
kötelezett.
VI. Ideiglenes külföldi kiküldetések rendje
6.1 Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése
Ideiglenes külföldi kiküldetésnek minősül az a kiküldetés, melynek időtartama a 90 napot
nem haladja meg.
A kiutazó az utazást úgy köteles megtervezni, hogy a célállomást a lehető legrövidebb úton és
a leggazdaságosabb módon érje el.
Külföldi kiküldetés csak előzetes engedély alapján történhet, a kiküldetési utasítás szerint.
Az engedélyezésre jogosult vezető által aláírt kiküldetési utasítást át kell adni a külföldi
utazások technikai szervezéséért és lebonyolításáért felelős személynek.
Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése a szigorú számadású „Külföldi kiküldetési
rendelvény és költségelszámolás” nyomtatvány „I. Kiküldetési utasítás” rész 2 példányának
kitöltésével és aláírásával történik. A kiküldetési utasítást az intézmény vezetője írja alá.
Az főigazgató ideiglenes külföldi kiküldetését a fenntartó engedélyezi. Az engedélyezés e-
mail alapján is történhet.
A tagintézményvezető részére engedélyezett külföldi kiküldetéséhez és a kiküldetés
költségelszámolásához a „Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás”
nyomtatványt a gazdasági főigazgató-helyettes írja alá.
A főigazgató ideiglenes külföldi kiküldetésének engedélyezéséhez a „Külföldi kiküldetési
rendelvény és költségelszámolás” nyomtatványt a munkaköri leírásban kijelölt dolgozó tölti
ki.
Egyéni kezdeményezésű hivatalos kiküldetés engedélyezése kérelem és a hozzá csatolt
meghívólevél alapján történik. A dolgozó által kezdeményezett kiküldetések finanszírozását a
Centrum az utazási cél fontossága szerint, a rendelkezésre álló forrásokhoz mérten, kizárólag
pályázat vagy kérvény alapján támogathatja.
13
Engedélyeztetés akkor is szükséges, ha az utazni szándékozó dolgozó saját szabadsága
terhére, de a Centrum képviseletében külföldi intézményt (szakmai partnert stb.) látogat meg.
A kiutazót legkésőbb az engedély kiadásával egyidejűleg tájékoztatni kell a költségtérítés
lehetséges jogcímeiről és az elszámolásra vonatkozó rendelkezésekről.
6.2 Valutaellátmány
A kiküldött a külföldi tartózkodás idejére elszámolásra kötelezett valutaellátmányban
részesül. Valuta a külföldnek minősülő ország törvényes fizetőeszköze.
Valutaellátmány csak a centrum számlavezető pénzintézete által forgalmazott valutanemben
adható ki. Külföldi kiküldetés esetén a kiküldöttnek lehetőség szerint a kiküldetéssel érintett
ország pénznemében kell megkapnia azt a térítést, amely a külföldön felmerülő költségei
fedezetéül szolgál.
Az elszámolásra kiadott valutaellátmány magában foglalja a napidíjat és az elszámolható
költségeket.
A kiküldöttet a kiküldetésével összefüggésben napidíj, szállás- és utazási költség, beteg- és
poggyászbiztosítás, továbbá a kiküldetés célja szerint indokolt egyéb költségtérítés illeti meg,
amelyek elszámolása csak számlával igazoltan történhet. A külföldön kiállított bizonylatokra
nem a magyar számviteli és adózási szabályok vonatkoznak, de a kiküldöttnek törekednie kell
arra, hogy költségei felmerülésekor kapott és elszámolni kívánt bizonylatok minél
egyértelműen utaljanak a tényleges költségek valódi voltára.
Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy külföldi napidíjának összege
megkezdett naptári naponként 40 euró (illetve ennek megfelelő egyéb devizanem).
Pályázat vagy más külső forrás keretében megvalósuló kiutazás esetén a költségtérítés fajtáit,
azok mértékét és az igénybevétel, elszámolás módját a támogatást nyújtó szabályzata
határozza meg, melyet csatolni kell az elszámoláshoz. Ennek hiányában e szabályzat
rendelkezését kell alkalmazni a költségtérítés megállapításánál és elszámolásánál.
A napidíj mértéke évente felülvizsgálható és a likviditási helyzetnek megfelelően a gazdasági
főigazgató-helyettes javaslatára módosítható.
A kiutazót csak a külföldön ténylegesen eltöltött időtartamra illeti meg a költségtérítés. Az
ideiglenes külföldi kiküldetés kezdő és befejező időpontja a Magyar Köztársaság
államhatárának az átlépése, de
a) nem vehető figyelembe naptári napként az a nap, amelynek során az ideiglenes külföldi
kiküldetést teljesítő személy 4 óránál rövidebb időt tölt külföldön, illetve a külszolgálata
szerinti államon kívül,
b) fél naptári napként kell figyelembe venni azt a napot, amelynek során az ideiglenes
külföldi kiküldetést teljesítő személy 4 óránál hosszabb, de 8 óránál rövidebb időt tölt
külföldön, illetve a külszolgálata szerinti államon kívül.
14
A kiküldetés tényleges időtartama – a 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet szerint – az
indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása
szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indítás szerinti időpontot egy
órával megelőzően, illetőleg az érkezést követően egy órát hozzáadva kell alapul venni
azzal, hogy kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon
kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kimutatott napokat.
A Szja. tv. 3. sz. melléklet II. Igazolás nélkül elszámolható költségek fejezet 7. pont b)
alpontja szerint a külföldi kiküldetésre tekintettel megszerzett bevétel 30 százaléka, de
igazolás nélkül legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő forintösszeg számolható el1, ide nem
értve a szállás (lakás) bérleti díjának, az utazási kiadásnak a megtérítését.
Ez azt jelenti, hogy a kiküldöttnek elszámolt külföldi napidíjból 40-15, azaz 25 euró
adóköteles jövedelme keletkezik, melynek adóztatása a mindenkori Szja.- és
járuléktörvények szerint történik. A járulékfizetési kötelezettség is a kiutazó szervezeti
egységét terheli.
Külső forrás esetén gondoskodni kell az adóalap utáni járulékok fedezetéről.
Nem intézményi dolgozó esetén a kiutazó köteles aláírni egy nyilatkozatot, hogy az adó- és
járulékfizetési kötelezettségének eleget tesz.
A napidíj elszámolásakor külföldi pénznemben keletkezett bevétel esetén a bevétel forintra
történő átszámítására a megszerzése napját megelőző hónap 15. napján érvényes hivatalos
MNB-devizaárfolyamot, olyan külföldi pénznem esetén, amely nem szerepel az MNB
hivatalos devizaárfolyam-lapján, az MNB által közzétett, euróban megadott árfolyamot kell
alkalmazni.
Az egyes adóévek között áthúzódó kiküldetés címén kifizetett összeg adókötelezettsége abban
az adóévben keletkezik, amelyben a kifizetés, illetőleg a kiküldetés elszámolása megtörtént.
6.3 A külföldi kiküldetés költségei
A hivatalos kiküldetést teljesítőket a napidíjon felül az alábbi költségtérítés illeti meg:
Szállásköltség-térítés:
A kiküldött számlával igazolt szállásköltség megtérítésére jogosult, amennyiben feladatát a
külföldre érkezés napján nem tudja befejezni, illetőleg a feladata befejezése napján hazautazni
nem tud. Ha a kiküldött a külföldi tartózkodása alatt térítésmentes elszállásolásban részesül,
szállásköltség-térítésre nem tarthat igényt.
A kiküldött hivatali rangjának megfelelő színvonalú szállást vehet igénybe.
Utazási költségtérítés:
1 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 2. §
15
Ha az utazás repülőgéppel történik, Európán belüli utazásnál „turista”, a négy óra repülési időt
meghaladó tengerentúli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál magasabb
komfortosztálynak megfelelő árú repülőjegy vásárolható.
Vonattal történő utazásnál a főigazgató, a szakmai főigazgató-helyettes, a gazdasági
főigazgató-helyettes és a velük utazó kiküldött I. osztályú jegyet vehet igénybe (IC-pótjegy,
helyjegy, hálókocsijegy stb.), a többi kiküldött II. osztályú jegyet válthat.
A Centrum tulajdonában álló gépjárművel történő utazás esetén a felmerült üzemanyag-,
esetleg javítási költség, út- és autópályadíjak, parkolási díjak.
A kiküldött tulajdonában lévő gépkocsi használata esetén semmilyen, a gépkocsival
kapcsolatos költség (pl. javítási stb.) nem számolható el az intézmény terhére. Kiküldetési
rendelvény hiányában a saját gépkocsira vonatkozóan költségtérítés a kiküldetés idejére nem
számolható el. Saját tulajdonú gépkocsinál a külföldi utakra vonatkozó útnyilvántartás alapján
(a kiutazó vagy házastársa tulajdonában álló személygépkocsi lehet, amelyre kötelező
gépjármű-felelősségbiztosítást kötöttek, a befizetés megtörtént, és azt csekkszelvénnyel
igazolták) az adóhatóság által közzétett érvényes üzemanyagár, fogyasztási norma és 15
Ft/km normaköltség alapján kell elszámolni a költséget. Casco biztosítás hiányában az
útnyilvántartáson kell nyilatkozni a felelősségvállalásról. Az elszámoláshoz csatolni kell az
adott időszakra érvényes felelősségbiztosítás meglétét igazoló dokumentumot és a forgalmi
engedély fénymásolatát.
Rendezvényen való részvétel díja:
Részvételi díj megelőlegezése számla alapján, vagy ha az nem lehetséges, akkor ismertetővel
vagy hivatalos levéllel alátámasztott mértékben engedélyezhető. Az engedélyezett részvételi
díjat az utazás kezdeményezőjének kérelme és a tranzakcióhoz megfelelő információ
szolgáltatása után (átutalás ideje, a bank neve és címe, SWIFT-kódja, kedvezményezett
megnevezése és bankszámlaszáma, IBAN-száma), utalványrendelvény alapján a gazdasági
csoport/ügyintéző átutalja. A részvételi díj megelőlegezésekor a tényleges számla beszerzése
a résztvevő kötelezettsége. A számla hiányában a megelőlegezett díjat a résztvevő köteles az
intézmény számlájára visszafizetni.
Egyéb, a kiküldetés céljával kapcsolatosan felmerült költség:
repülőtéri illeték,
vízumköltség,
utasbiztosítás eredeti számla és kötvény ellenében,
a lakóhely és az indulási hely közötti út taxiköltsége vagy a reptéri minibusz oda-vissza
útjának költsége,
parkolási díj, autópálya díj,
egyéb szükséges, számlával, külföldi bizonylattal igazolt költség (taxiköltség, intézmény
nevére szóló számlával igazolt hivatalos célú telefonköltség, külföldi partner
megvendégelése stb).
16
A repülőtér vagy pályaudvar és a szállás között taxiköltség, transzfer vagy helyközi
közlekedés számolható el. Ezenfelül a helyi közlekedés díja csak a napidíj részét képezheti.
A kiküldött külföldi tartózkodása során feladatának elvégzésével kapcsolatban felmerült
szükséges – e szabályzatban nem nevesített – kiadások bizonylattal igazolt elszámolását az
intézmény vezetője utólag is engedélyezheti.
6.4 Az ideiglenes külföldi kiküldetés elszámolása
Az ideiglenes külföldi kiküldetés költségelszámolása a „Külföldi kiküldetési rendelvény és
költségelszámolás” nyomtatvány „II. Költségelszámolás” rész kiküldött általi szabályos
kitöltésével, aláírásával és az 1. számú példányának a Centrum gazdasági dolgozója részére
leadásával történik a kiküldetés befejezését követő 10/15 napon belül.
Az elszámolást abban a valutában kell teljesíteni, amiben a kiküldött az útielőleget felvette.
Az elszámoláskor keletkezett differenciát a kiküldött köteles a Centrum részére befizetni,
vagy a Centrum a kiküldött részére megtéríteni. Ha a kiküldött nem teljesíti befizetési
kötelezettségét, akkor az intézmény a következő havi béréből rendezi a különbözetet.
A napidíjra való jogosultságot vonat-, busz- vagy (elektronikus) repülőjeggyel
(beszállókártyákkal), illetve az útnyilvántartással kell igazolni.
Az elszámoláshoz csatolni kell a költségeket igazoló eredeti számlákat, bizonylatokat, a
valutakiviteli engedélyt, repülő-, illetve vonatjegyet.
Ha az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés időtartama alatt díjtalan
ebédben, illetve vacsorában részesül, az adott naptári napra jutó napidíját étkezésenként
30%-kal csökkenteni kell.
Amennyiben az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy az előleg felvételekor nem
adott át programot, a kiküldetés befejező időpontját követő három munkanapon belül
nyilatkozik arról, hogy a kiküldetés időtartama alatt részesült-e díjtalan ebédben, illetve
vacsorában, továbbá – ha részére a napidíj teljes összegét előre kifizették – a kiküldetés
befejező időpontját követő öt munkanapon belül visszafizeti a részére nem járó 30–30%-nak
megfelelő összeget, vagy a munkabéréből levonják.
Amennyiben az ideiglenes kiküldetést teljesítő személy kiküldetésével kapcsolatban
vendéglátási költséget kíván elszámolni, azt az adott számlán történő indoklással és
kiküldetést elrendelő aláírásával teheti meg.
A kiküldetés költségek körébe nem vonhatók be a magánszemély külföldi magánjellegű
kiadásai!
Az elszámolási kötelezettség elmulasztásának következményei:
a kiutazó részére a mulasztást követő 1/2/5 naptári évig előleg nem adható,
hazaérkezést követő 30 napos határidő be nem tartása esetén a kamatkedvezmény a
munkavállaló adóköteles jövedelmévé válik, és ha az elszámolás az utazás évében részben
17
sem történik meg, vagy nem teljes egészében, az előleg egésze, illetve el nem számolt
része a kiutazó adóköteles jövedelmévé válik.
6.5 Úti jelentés
Minden külföldi kiküldetésről hazatérő kiküldöttnek 5/10/15 napon belül úti jelentést kell
készíteni a kiküldetéssel összefüggő szakmai tevékenységről. Az úti jelentést az főigazgató,
illetve a kiküldetést engedélyező/teljesítés igazoló részére kell átadni.
Az úti jelentésnek a vezetők és egyéb érdekeltek részére elektronikus formában történő
megküldése a kiküldött feladata.
A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését a kiküldetést elrendelő az
úti jelentés elfogadásával igazolja.
Az elfogadott úti jelentés az elszámolás mellékletét képezi. A jóváhagyott úti jelentés egy
példányát a kiküldött az úti elszámoláshoz köteles mellékelni.
VII. Kiküldetési előlegekre vonatkozó szabályok
A kiküldetések költségeinek a fedezetére – utólagos elszámolási kötelezettséggel – előleg
adható.
Az előleg-igényt az 1. számú melléklet szerinti formanyomtatvány kitöltésével, legkésőbb 8
nappal az utazás megkezdése előtt be kell nyújtani a gazdasági ügyintéző részére, hogy a
szükséges időpontban az igényelt összeg a házipénztárban rendelkezésre álljon.
Kiküldetéshez előleg igénylése és engedélyezése a pénz- és értékkezelésről szóló
szabályzatban foglaltak szerint történhet.
Külföldi kiküldetés során elszámolható összegek megelőlegezése legfeljebb 48 órával az
utazás előtt történhet. A napidíjat a külföldi kiküldetés megkezdése előtt, az érintett választása
szerint, készpénzben vagy bankszámlára való átutalással ki kell fizetni.
Utólagos elszámolásra a napidíj mértéke 20 ezer Ft/nap, és csak a Centrummal jogviszonyban
álló kiküldöttnek számfejthető.
Az előleg-visszafizetési kötelezettségért és a határidőn belüli szabályos elszámolásért a
kiutazót anyagi és fegyelmi felelősség terheli.
VIII. Külföldi kiküldetéssel kapcsolatos nyilvántartási feladatok
Az intézménynél önálló valutapénztár nincs.
18
A külföldi kiküldetésekről a nyilvántartást pénztáros vezeti, amelynek tartalmaznia kell:
a kiküldött nevét,
a kiküldetés helyét (ország/város),
a kiküldetés időtartamát,
a kiküldetés célját,
a kiküldetéshez felvett előleg összegét,
a kiküldetés során elszámolt (ténylegesen felmerült) költségeket.
A fenti nyilvántartás mellett a kincstári valutaigénylésről valutanemenként analitikát kell
vezetni. A Pénzkezelési szabályzat értelmében a valuta felhasználáskori forintértékének
meghatározása a szabályzatban meghatározott módszer szerint történik.
A külföldi kiküldetések a vonatkozó jogszabályi előírás alapján közérdekű adatnak
minősülnek, ezért ezeket az intézmény honlapján közzé lehet tenni.
IX. Külföldi kiküldetések speciális esetei
Vezető beosztású dolgozó három hónapot meghaladó távolléte esetén a vezetői pótlék azt a
dolgozót illeti meg, aki az illetékes vezető javaslatára, a főigazgató megbízása alapján a
vezetői feladatokat ellátja.
A három hónapnál hosszabb, de hat hónap időtartamot meg nem haladó tanulmányút esetén a
vezetői pótlék nélküli havi illetmény folyósítható.
A hat hónapot meghaladó, de legfeljebb egyéves időtartamú tanulmányút esetében a vezetői
pótlék nélküli havi illetmény meghatározott része folyósítható. Külföldi forrásból származó
ösztöndíj esetén ez az ösztöndíj és az ahhoz kapcsolódó egyéb járandóságok mértékétől
függően 50–70% (intézmény egyéni döntése alapján változtatható a százalék), belföldi forrás
esetében 70%.
A döntést a folyósítandó illetményről a szervezeti egység vezetője véleményének
figyelembevételével a főigazgató határozza meg. (A kifizetett illetmény minden esetben a
szervezeti egység bérkeretét terheli.)
X. Kiküldetésben részt vevők feladatai
A munkáltató feladata:
gondoskodjon a kiküldetéssel kapcsolatos költségtérítések pénzügyi fedezetének a
költségvetésben való szerepeltetéséről,
19
engedélyezéskor ellenőrizze a kiküldetések jogszerűségét és célszerűségét,
évenként számoltassa be a pénzügyi-gazdálkodási feladatokat ellátó személyeket a
kiküldetéssel kapcsolatos költségek kifizetésének tapasztalatairól, a jogszabályok
érvényesüléséről.
A pénzügyi-gazdálkodási feladatokat ellátó személy feladata:
minden alkalommal ellenőrizze az adott költségtérítés feltételeinek meglétét,
tekintse át a csatolt bizonylat helyességét,
ellenőrizze a kijelölt számításokat,
gondoskodjon a kifizetéshez szükséges bizonylatok csatolásáról,
a vonatkozó bizonylatokon tüntesse fel a kifizetés jogosságára utaló hivatkozást,
kezdeményezze a pénzügyi teljesítést (teljesítésigazolás, ellenjegyzés, érvényesítés,
utalványozás),
végezze el a kifizetésekkel kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségeket,
működjön közre a vonatkozó analitikus nyilvántartások vezetésében.
Az utazási költségtérítéssel érintett személy feladata:
a jogszabályokban, illetve jelen szabályzatban számára előírt kötelezettségeknek tegyen
eleget (pl. bérlet leadása, vonatkozó számla benyújtása, elszámolási határidő betartása),
a kiküldetési rendelvényhez szükséges személyes adatokat, információkat teljes körűen
adja meg és a kapcsolódó igazolásokat csatolja,
a szükséges nyilatkozatokat tegye meg,
működjön közre a térítéssel kapcsolatos egyeztetési, ellenőrzési feladatokban.
XI. Kiküldetés helye a költségvetési beszámolóban
A költségvetési beszámolóban – a Nemzetgazdasági Minisztérium tájékoztatójában szereplő –
következő űrlapokon és sorokban kell kimutatni a belföldi és külföldi kiküldetés költségeit:
03 űrlap: „Dologi kiadások és egyéb folyó kiadások előirányzata és teljesítése”
42. sor: Belföldi kiküldetés
A sor mindazon, kiküldetés címén megjelenő utazási és szállásköltség előzetes, áfa nélküli
összegét, valamint – meghatározott feltételek mellett elszámolható – élelmezési és egyéb más
dologi kiadás (pl.: poggyászmegőrzés, telefon), továbbá a saját személygépkocsi
igénybevételével kapcsolatos költségtérítés előirányzatát tartalmazza, amelyet a kiküldő fél
közvetlenül finanszíroz, vagy utólag megtérít.
A tervezésnél tekintetbe kell venni a személyi jövedelemadóról szóló törvény vonatkozó
előírásait.
20
A napidíjat nem ezen a soron, hanem a nem rendszeres személyi juttatások között kell
elszámolni.
43. sor: Külföldi kiküldetés
Az előirányzat tervezésénél a szállás, utazás (menetjegy, biztosítás, helyi és helyközi
közlekedés) várható, előzetes áfa nélküli összegét és egyéb költséget (útlevélilleték, vízumdíj,
telefon, poggyászmegőrzés, parkolási díj, kormányzati váró költségei, tartós külszolgálathoz
kapcsolódó kiadások, pl. külszolgálatra rendelt ingóságainak szállítási költségei stb.) kell
számításba venni. E körbe tartoznak a külföldön rendezett sporteseményeken részt vevő
magyar sportküldöttségek összes kiadásai, valamint az államközi egyezményekkel vagy
azokon kívüli devizamentes csereutakkal (pl.: testvérvárosi rendezvény) összefüggő költségek
(utazási költség stb.) előzetes áfa nélküli összegének tervezése és elszámolása.
A tervezésnél és elszámolásnál figyelemmel kell lenni a személyi jövedelemadóról szóló
törvény hatályos rendelkezéseire.
A napidíjat nem ezen a soron, hanem a nem rendszeres személyi juttatások között kell
elszámolni.
44. sor: Reprezentáció
A sor a költségvetési szerv által lebonyolított rendezvények, hivatalos tárgyalások rendezési
és vendéglátási előirányzatainak megjelenítésére szolgál.
Az előirányzat magában foglalja az ellenérték nélkül felszolgált ételt és italt, az ezen felüli
természetbeni ellátást (szállás, utazás), az ingyenesen nyújtott egyéb szolgáltatást, valamint a
térítésmentesen átadott saját előállítású, illetve vásárolt terméket (ajándékot), továbbá a
vezetői beosztással járó reprezentáció címén – utólagos elszámolási kötelezettséggel –
kifizetett összeget.
02 űrlap: „Személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzata és
teljesítése”
20. sor: Napidíj
Ezen a soron kell előirányozni és elszámolni a teljes munkaidőben foglalkoztatottat belföldi
és külföldi kiküldetés idején megillető napidíj összegét. A kiküldetéssel kapcsolatos egyéb
kiadásokat nem itt, hanem a dologi kiadások között kell tervezni és elszámolni.
24. sor: Részmunkaidőben foglalkoztatottak sajátos juttatásai
Itt kell megtervezni és elszámolni összesítve a részmunkaidőben foglalkoztatottaknak a teljes
munkaidőben foglalkoztatottakéval megegyező sajátos juttatásait (pl. napidíj).
21
XII. Felelősségi szabályok
12.1 A főigazgató felelőssége
A szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, megváltoztatásáért, aktualizálásáért és jóváhagyásáért
a főigazgató a felelős.
A főigazgató felhatalmazza a gazdasági főigazgató-helyettest, hogy a jogszabályi
változásokból eredő kötelező vagy értelemszerű módosításokat a szabályzaton vezesse át és
készítse elő jóváhagyásra úgy, hogy előbbiek 90 napon belül hatályba léphessenek.
12.2 A dolgozók felelőssége
A Kisvárdai Szakképzési Centrumban dolgozó személyek kötelesek a jelen szabályzat
előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható
gondossággal eljárni.
22
XIII. Záró rendelkezések
Jelen szabályzat 2018. év január hó 01. napján lép hatályba.
A szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a korábban érvényben volt szabályzat hatályát
veszti.
A jelen szabályzatban foglaltakat a jogszabályok és az irányító szerv utasításai módosíthatják,
azokat a hatálybalépéstől kezdődően alkalmazni kell.
Mellékletek:
1. sz. Előleg igénylése külföldi kiküldetéshez (minta)
2. sz. Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás (minta)
3. sz. Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás (minta)
4. sz. Belföldi kiküldetési utasítás (minta)
5. sz. üzembentartói nyilatkozat (minta)
6. sz. nyilatkozat felelősségvállalás (minta)
23
1. sz. melléklet
ELŐLEGIGÉNYLÉS
külföldi kiküldetéshez
Kiküldött(ek) neve, beosztása: …………………………………………………………...
……………………………………………………………
……………………………………………………………
Kiküldetés időtartama: ……… év …………………… hó …… naptól …………………… hó
…… napig tart.
Kiküldetés helye (ország, város): ………………………………………………………………
Fogadó külföldi szervezet neve, címe:
…………………………………………………………………………………………………
Utazás célja (röviden): …………………………………………………………………………
Utazási feltételek:
Indulás időpontja: …… óra …… perc Határátlépés: …… óra …… perc
Visszaérkezés időpontja: …… óra …… perc Határátlépés: …… óra …… perc
Utazás módja:* légi út, vasút, közút (autóbusz, hivatali gépkocsi) szgk. (külsős)
(gépkocsivezető neve: …………………………………………)
(gépkocsi rendszáma: …………………………………………)
Költségviselő(k):**
Menetjegy:
Napidíj:
Szállás:
Egyéb dologi kiadás:
(pl.: részvételi díj, biztosítás, minibusz)
24
Szálloda megrendelés szerint: ……………………………………………… valuta/éjszaka
Konferencia költsége: ……………………………………………………………………...
Egyéb: ……………………………………………………………..………………………
Igényelt valuta összesen: ……………………..……………………………………………
Budapest, 20…
…………………………………… ………………………………
Kiküldött Engedélyező
Melléklet: konferencia programja, jelentkezési lap
* Aláhúzással jelölendő
** Intézmény vagy meghívó szervezet megjelölése
25
2. sz melléklet
26
3.sz. melléklet
KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS ÉS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS A kiküldő szervezet:
Sorszám: 1
I. KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS 1. A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések:
A k
iküld
ött
neve: Steiner Józsefné Az utazás
módja
oda:
beosztása: elnök vissza:
munkáltatója: A kiküldetés
helye és
időtartama
ország:
Milyen osztályú napidíj jár:
Dologi kiadás ______100 %
nap:
A kiküldetés célja: Táncprogram
Helyközi utazásra jogosult:
Utólagosan engedélyezett eltérések: 20____________________ hó _____-n ________________________ aláírás
A kiküldetést elrendelő aláírása: ______________________ 20____________________ hó _______-n
_________________________________________
2. Felvett előlegek:
A bizonylat A felvét módja
A valuta Forint
sorsz. kelte kiállításának helye neme összege árfolyama
Személyi jöv. adóelőlegre visszatartva vagy befizetve
A külképviseletektől bármilyen címen felvett összegeket, valamint utazási jegyek árát itt felvétként kell feltüntetni. Összesen
3. Visszafizetések
Személyi jöv. adóelőlegre elszámolva (II. 6-tól)
Összesen
II. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS
4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok:
Indulás Érkezés A határátlépés időtartama
honnan utazás módja
mikor
hova
mikor
hó nap óra perc
hó nap óra perc
nap óra perc
5. A napidíj-elszámolás:
Ország Napok Felszámítható napidíj valutában Csökkenés v. pótlék Elszámolható A valuta Forint
27
száma a valuta neme
egy napra összesen % összege árfolyama
Összesen
B. Sz. ny. 7300-260. r. sz. – Pátria – Nyomell. – (Fsz.: 5-7864) 6. Adóelőleg-számítás
A valuta neme
Alap napidíj
Deviza-ellátmány
Napok száma
A devizaellátmány
összege c x d S
zorz
ószá
m
Adómentes rész
b x d x
A devizaellátmány adóköteles része
e - g Adóelőleg
egy napra valutában forintban
a b c d e f g h i j
7. Szállásköltség
A bizonylat
sorsz. Ország
Szállásköltség a számla szerinti valutában Levonandó _________
Elszámolható A valuta
árfolyama Forint napok
száma a valuta neme
egy napra összesen
Összesen:
8. A dologi kiadások elszámolása valutában:
A bizonylat
sorsz.
A felmerülés A valuta Forint
helye ideje jogcíme neme összege árfolyama
A külképviseletektől kapott utazási jegyek árát költségként kell feltüntetni. Összesen:
9. Forintban felmerült dologi kiadások:
A bizonyl. sorszáma
A felmerülés jogcíme Forint A bizonyl. sorszáma
A felmerülés jogcíme Forint
Összesen:
III. ELSZÁMOLÁSOK ÖSSZESÍTÉSE ÉS ÉRVÉNYESÍTÉSE
10. Forintelszámolás 11. Valutaelszámolás
So
rszá
m
Szöveg Táblázat hivatk.
Forint
A valuta neme
Elszámolandó Elszámolt Vissza-
fizetendő Többlet-
elszámolás
tételesen összesen
valuta
1 Elszámolásra felvett előleg I/2 2 Előleg-visszafizetés I/3 3 Elszámolandó (1-2) - 4 Napidíj II/5 5 Szállásköltség II/7 A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését
igazolom:
6 Dologi kiadások II/8 és 9 -
7 Költs. össz. (4-6-ig) -
28
8 Különbözet (7-3)
- 20_____________________ hó _____-n. _________________________________ aláírás
Kelt: 20__________________________________________________ A kiküldött aláírása: _____________________________________________________________ 12. Érvényesítés
Megvizsgáltuk és Ft, azaz forint kifizethető. Elszámolandó előleg: ______________________________________0_ Ft _______________________________________nulla___ forinttal érvényesítjük.
Kifizetendő: 11.760 Ft Visszafizetendő: 0 Ft Kelt: _______________________ 20___________________ hó ____-n.
Adóelőlegként elszámolandó:
Számfejtő: Ellenőr: Utalványozó:
B. Sz. ny. 7300-260. r. sz.
29
_________________________, 20___________________________ 4.sz. melléklet
Belföldi kiküldetési utasítás
I. KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS
A k
iküld
ött
neve: beosztása:
szolgálati helye:
állandó lakhelye:
kiküldetésének helye:
együtt utazik (név):
_________________________, szolgálati beosztása:: ______________
_________________________, szolgálati beosztása:: ______________
_________________________, szolgálati beosztása:: ______________
_________________________, szolgálati beosztása:: ______________
Utazzék el 20__, ___________________________________-hó ____________-n a fent megjelölt helységekbe
_______________________________________________________-hoz.
.hó.
A kiküldetés célja: .______________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Az utasításban foglaltaknak legkésőbb ____________________________________________-ig
tegyen eleget és eljárásának eredményét jelentse.
Igénybe vehető közlekedési eszköz:.________________________________________________
(A _____________________ rendszámú gépjármű ______________________________ tulajdonát képezi.)
30
A fenti rendszámú, saját tulajdonban tevő gépjármű igénybevételét - a mellékelt
gazdaságossági számítás és az esedékes Casco biztosítási díj befizetésének igazolása
alapján - engedélyezem.
____________, 20____ év _________________________ hó ________-n
__________________
az engedélyező aláírása
Az utalványozott előleg összege
Kiadási pénztárbizonylat sorszáma
Előleg nyilvántartás tételszáma
______________Ft
________________
________________ __________________________
a kiküldő szerv bélyegzője és aláírása
A kiküldött neve:
_________________________________ szolgálati beosztása: ______________________________
______________________Ft, azaz _____________________________forint előleg átvételét – utólagos
elszámolási kötelezettség mellett – elismerem.
_______________________számla terhére kifizethető.
20_____________ __________________ 20_____________ __________________
engedélyező kiküldött aláírása
31
5.sz. melléklet
NYILATKOZAT
/üzembentartói/
Alulírott ……………………. ( születési név: …………………., született: ………………..,anyja neve:
……………….., állandó lakcíme:…………………………) hivatalosan nyilatkozom, hogy a ……………….
(Forgalmi rendszáma:………………………cm3) gyártmányú személygépkocsinak az
üzembentartója vagyok, mivel zárt végű lízingben vettem.
Kelt:…………………….…..
…………………..……
közalkalmazott
32
6.sz. melléklet
NYILATKOZAT
(felelősségvállalás)
Alulírott ……………………….. (születési név: ………………., született: ………………..anyja neve: ………………
lakcíme: ……………………..) nyilatkozom, hogy a ……………… forgalmi rendszámú gépjárművem
gépjármű-felelősség biztosítása a………………..nél van. A belföldi kiküldetés során esetlegesen
bekövetkezett kár esetén a felelősséget én viselem.
Dátum, …………………………
aláírás
33
7. számú melléklet
Megismerési nyilatkozat
A belföldi és külföldi kiküldetések Szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul
veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani.
Egyúttal nyilatkozunk arról, hogy a centrum/tagintézmények érintett dolgozóival a
szabályzatot ismertetni fogjuk.
S.sz. Munkavégzés helye Név Beosztás/munkakör Dátum Aláírás
1. Kisvárdai
Szakképzési Centrum
Mészárosné Végső
Katalin
gazdasági főigazgató-
helyette
2. Kisvárdai
Szakképzési Centrum
Vizer Zoltán szakmai főigazgató-
helyettes
3. Kisvárdai SZC II.
Rákóczi Ferenc
Szakgimnázium és
Szakközépiskolája
Csörsz Ferenc tagintézmény-vezető
4. Kisvárdai SZC Petőfi
Sándor
Szakgimnáziuma
Macsi Gyula
tagintézmény-vezető .
5. Kisvárdai SZC
Móricz Zsigmond
Szakgimnáziuma és
Szakközépiskolája
Somlyai Róbert
tagintézmény-vezető
6. Kisvárdai SZC
Kandó Kálmán
Közlekedési
Szakgimnáziuma, és
Dr. Béres József
Kollégiuma
Bodnár Attila Sándor
tagintézmény-vezető
7.
Kisvárdai SZC Ady
Endre Gimnáziuma,
Szakképző Iskolája és
Kollégium
Bokor László Lajos tagintézmény-vezető
Leleszi Ágnes
főigazgató