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SISTEMA DE GESTIÓN Código: EPS-PR-009

PROCEDIMIENTO DIVULGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE EXTENSIÓN

Versión01

Vigencia04/09/2015

1. OBJETIVOImpulsar y dar a conocer los proyectos, actividades y resultados tangibles derivados de la función de

extensión, desarrollada por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, a través del Instituto de

Extensión y Educación para el Trabajo - IDEXUD, para posicionarla a nivel nacional como generadora

de importantes dinámicas y procesos de impacto social.

2. ALCANCEEste procedimiento inicia con la compilación de la información, el acercamiento o abordaje con las

fuentes de información internas y externas, del registro, cubrimiento y descripción detallada de los

proyectos de Extensión que se encuentran en ejecución o que ya han sido ejecutados, cuyo insumo

es traducido a diferentes piezas comunicativas, para la posterior divulgación de la información

relacionada con el Instituto. El alcance finaliza con la emisión de la información relacionada en el

boletín, la revista, el brochure, banners, material audiovisual y artículos informativos para medios

propios y externos que serán divulgados en los diferentes canales de comunicación y redes sociales.

3. DEFINICIONESBrochure: Toda aquella folletería, catálogo o pieza digital o impresa que sea propia de una

organización y que la represente, donde se muestra información publicitaria concerniente a los

productos o servicios que la Organización ofrezca.

Manual de imagen corporativa: Guía que permite unificar criterios y normalizar el manejo de la

imagen gráfica y corporativa de la misma. Es una guía sencilla que orienta a los miembros de la

empresa, colaboradores y proveedores en la forma de hacer un buen uso de los lemas y signos

institucionales. El seguimiento de dichas normas o directrices de este Manual suele ser de carácter

obligatorio y solo podrán hacer uso de él quienes estén autorizados, ya que dicha coherencia en la

imagen visual ayuda al reconocimiento y el posicionamiento de la empresa en el mercado.

Postear: Publicar un mensaje al público interno o externo mediante los canales de comunicación y

redes sociales en los que se difunde información sobre un foro, bitácora, noticias o cubrimiento en

tiempo real de alguna actividad relaciona con la Institución.

Banner: Formato publicitario en internet. Esta forma de publicidad online consiste en incluir una pieza

publicitaria dentro de una página web; su objetivo es informar, impactar y atraer con un concepto

gráfico llamativo a un mayor tráfico de personas de su grupo objetivo.

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Conceptualización creativa: Desarrollar un concepto al partir de una idea que corresponda con la

necesidad de comunicación del área y del Instituto.

Montaje gráfico: Es el ejercicio de plasmar en imagen la conceptualización creativa. Consiste en el

desarrollo de todo tipo de piezas gráficas y audiovisuales mediante la utilización y desarrollo de

imágenes y logos que refuercen el imaginario de marca del Instituto.

Diagramación: Proceso mediante el cual se fija la forma gráfica final a la revista y la distribución de

imágenes y textos que conforman la publicación en su versión final.

Boceto: Esbozo o borrador. Dibujo realizado de forma esquemática y sin preocuparse de los detalles

o terminaciones para representar ideas, lugares, personas u objetos.

Machote: Prototipo final de las piezas comunicacionales, con los dobleces y cortes finales que

contendrá, para que el impresor pueda determinar qué páginas pertenecerán a un mismo pliego de

papel, con lo que se agiliza, economiza y se hace más preciso el trabajo de imprenta.

Litografía: Técnica de impresión en plano.

Montar textos y/o imágenes en una página web: Publicar los textos e imágenes en su versión final,

suministrados por el Equipo de Comunicaciones, para alimentar, actualizar la información y captar la

atención de los visitantes de la página.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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No ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTOS APLICABLES

1 Boletín

Sujeto a la coyuntura noticiosa de la información a emitir. Para su publicación se realiza el siguiente proceso:- Se indaga con los gestores o coordinadores de los más importantes proyectos para el suministro de la información.- Se hace el enlace con el Director para definir si tiene alguna necesidad de comunicación, evento o proyecto que deba ser divulgado.- Se realiza un filtro para determinar qué es lo noticioso de la información suministrada.- En un comité editorial el Equipo de Comunicaciones determina quién es el responsable que redacta y entrega el boletín. Dicha persona está en la libertad de escoger el género periodístico bajo el cual se va a desarrollar el boletín: crónica, reportaje, noticia y entrevista.- Se inicia el proceso de validación de la información. El texto deberá pasar por el corrector de estilo, quien posterior a su revisión lo enviará al coordinador de área, quien será la persona encargada de avalar la publicación que emita el Área de Comunicaciones.- El diseñador recibe la versión final de la información a publicar, donde posteriormente realiza la diagramación del boletín y lo socializa para la aprobación del equipo.

DirecciónGestoresÁrea de

Comunicaciones

Registro de Proyectos de Extensión

Descripción e Información detallada de los

Proyectos

EPS-PR-009-FR-015 V2 APROBACIÓN

ENTREGABLES PIEZAS AUDIOVISUALES

EPS-DC-014 DOCUMENTO

CONTROL TIEMPO DEP.COMUNICACIONES

Bakup Imágenes IDEXUD


CONTROL- AUTORIZACIÓN TOMA

FOTOGRÁFICA

EPS-PR-009-FR-023 FORMATO ENTREVISTA

EPS-PR-009-FR-024 FORMATO ENTREGA

MATERIAL POP

2 Revista EXTENSIÓN

Con una propuesta de 1 edición anual, sujeto a la coyuntura noticiosa y al volumen de información. Para su publicación se realiza el siguiente proceso:

- El Equipo de Comunicaciones hace un plan editorial en el que se plantea qué contenido va a ser publicado en la revista; la portada puede estar relacionada con una o varias categorías de servicio.


Comunicaciones



Proyectos



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- Una vez determinado qué proyectos se van a desarrollar periodísticamente, uno de los miembros del Equipo asume la tarea periodística que comprende las entrevistas, la elaboración de contenidos y la supervisión de la edición del material.- Al tener el contenido por parte de los gestores se realiza la labor periodística en campo, se consultan otras fuentes de información alternas y se desarrollan entrevistas de video o audio con los principales actores del proyecto.- Al tener finalizado todo el proceso de escritura, una persona es la encargada de guardar la carpeta general de la revista con cada artículo y enviarla al corrector de estilo, quien posterior a su revisión lo enviará al coordinador de Área, quien será la persona encargada de avalar la publicación que emita el Área de Comunicaciones- Al estar listo el proceso de corrección, todo este material, más las fotografías de cada proyecto, es enviado a la persona encargada del diseño y diagramación en un brief debidamente diligenciado.- Se envía un primer boceto, que es corregido en forma y contenido por el Equipo de Comunicaciones.- El graficador gestiona las pruebas de la revista con el proveedor elegido; posterior a ello se le entrega el material al director de Extensión para que haga la última corrección y avale la impresión en físico.






FOTOGRÁFICA

EPS-PR-009-FR-022 APROBACIÓN

ENTREGABLES PIEZAS AUDIOVISUALES GRAFICAS BRIEF

CLIENTES



MATERIAL POP

3 Brochure

Como en procesos anteriores, se requiere del enlace de información con los gestores para de esta forma generar la información a desarrollar y mostrar en el brochure; es de tener en cuenta que el brochure se basa más en la parte fotográfica, hecho por el cual se requiere de un mayor despliegue de color y diseño con base en lienzos fotográficos.- Después de generado el enlace con los gestores y obteniendo los proyectos destacados y noticias, tanto sugeridas por el Director como aquella determinada por el Equipo de Comunicaciones, se concretan entrevistas o canales para obtener la información.- Al igual que en la revista, si no se encuentran caminos creativos para gestionar la


Comunicaciones



Proyectos





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fotografía, se sugiere plantear la imagen, buscando reflejar la idea del proyecto.- Las pautas publicitarias de proyectos le dan un aire nuevo al brochure e impulsan y difunden de alguna manera la oferta en cursos o diplomados.- En la página editorial, y su correspondiente introducción y presentación, siempre debe ir en el contenido de este material, así como la parte de imagen corporativa: Visión, Misión, Política de Calidad y Portafolio de Servicios.- Después de planteado el contenido del brochure se inicia el proceso de acompañamiento de imágenes con pequeños textos o copys que conceptualicen la idea del proyecto.- Luego de tener los textos, estos pasan por el corrector de estilo, quien posterior a su revisión lo enviará al coordinador de Área, quien será la persona encargada de avalar la publicación que emita el Área de Comunicaciones.- Al recolectar copys e imágenes, estas se organizan por carpetas, y todo el material es enviado a la persona encargada del diseño para que, según el margen gráfico, desarrolle todo el marco creativo, cromático y de diseño del brochure; todo esto se debe entregar siempre acompañado del brief.- Al finalizar este proceso, el material vuelve a la persona encargada de corrección de estilo, y al Equipo de trabajo, quien mira de manera detallada las últimas correcciones del material para, de esta forma, entregar un brochure de alta calidad.- Después de tener la aprobación del material, por parte del director del IDEXUD, este es enviado al proveedor asignado (ya que mientras la diseñadora se encuentra en proceso de corrección del material, se empieza el proceso de cotización con diferentes proveedores, cuya mejor propuesta económica y de material es la que se escoge para tener el producto final).- El proveedor envía una prueba del material para las correcciones respectivas sobre el machote, elaborado con anterioridad, el cual tiene unas guías de corte y de color; dicho machote sirve al Equipo y al proveedor como aval físico de que este ya es el arte final.- Se envía a producción, obteniendo el




FOTOGRÁFICA


MATERIAL POP


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producto final.

4 Banner

-Se identifica un proyecto, ya sea de los que están en proceso de ejecución o cuyo impacto sea relevante, para que este sea resaltado en la página oficial del instituto.

-Al tener la información respecto al proyecto se procede a generar el brief, documento el cual contiene todo el desarrollo creativo, acompañado del Copy, que es refuerzo y la comunicación directa hacia el internauta; este documento brief deberá ser revisado por el corrector de estilo.

-Alterno al desarrollo de la pieza gráfica se genera un artículo que tiene como fin respaldar y ampliar el panorama informativo respecto al proyecto, teniendo como eje central la información más relevante y detallada del proceso a mostrar, Al finalizar este proceso, el material va a la persona encargada de corrección de estilo, y al Equipo de trabajo, quien mira de manera detallada las últimas correcciones del material.

-Posterior a su revisión, todo el material se enviará al coordinador de Área, quien será la persona encargada de avalar la publicación que emita el Área de Comunicaciones.

-Después de la aprobación por parte del coordinador de Comunicaciones, el banner y el artículo son enviados al Área de Sistemas, que es el Área encargada de su publicación en el sitio web.


Comunicaciones



Proyectos





Backup Imágenes IDEXUD



FOTOGRÁFICA


ENTREGABLES PIEZAS AUDIOVISUALES GRAFICAS BRIEF

CLIENTES



MATERIAL POP

5 Redes Sociales:

-La generación de contenidos para redes sociales se hace resaltando un hecho noticioso e innovador respecto a un proyecto o evento en torno al crecimiento y desarrollo del Instituto; de


Comunicaciones



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esta manera se genera una noticia sustentada en material fotográfico o en un copy atractivo que impacte y sugiera la trascendencia del proyecto.

Proyectos





Back up Imágenes IDEXUD

6 Material audiovisual

- De acuerdo con la relevancia e impacto del proyecto el Equipo de Comunicaciones realizará el despliegue audiovisual del mismo, cuyo procedimiento consistirá en tres etapas:

1- Preproducción: Fase en la cual se genera una documentación e investigación para la generación del guion literario, documento en el cual desglosa, informa y sintetiza el proyecto por medio de imagen y audio a través de un paso a paso de cada una de las escenas que se gestionarán en la etapa de producción.

2- Producción: Proceso en la que el Equipo de trabajo ejecuta la etapa de preproducción en campo, en el que se graba y documenta lo que se tiene previsto en el guion, ya sea en voz en off o material audiovisual.

3- Postproducción: Etapa final en cuyoproceso se edita cada uno de los fulles, se organiza el material para armar una maqueta audiovisual para que esta sea revisada y, con base en las correcciones, hacer entrega del producto final.


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Proyectos








FOTOGRÁFICA


MATERIAL POP

7 Material POP Dirección

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Son todos y cada uno de los productos que promueven una acción publicitaria no directa, pero que refuerzan y reafirman el proceso de posicionamiento de marca a partir de elementos tales como camisetas, esferos, botones, vasos, entre otros que promueven y dan sentido de pertenencia a la marca.

GestoresÁrea de

Comunicaciones



Proyectos








FOTOGRÁFICA


MATERIAL POP

8 Eventos

Reafirmando el posicionamiento de marca y la importancia participativa del Instituto en eventos con la comunidad, Extensión, de la Universidad Distrital, participa activamente en procesos en los cuales se hace necesario el respaldo de nuestra marca y la interacción social, a fin de documentar, acompañar y respaldar el desarrollo de los proyectos en las diferentes actividades en las que participa el Instituto, ya sean internas o externas.


Comunicaciones



Proyectos






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FOTOGRÁFICA


MATERIAL POP

9 Folleto / Volante

El folleto es un elemento comunicativo más detallado en el que se desglosa la información de modo que la idea acerca del servicio quede más clara, pero sintetizada. Es un elemento informador del Portafolio de Servicios o de alguna otra necesidad corporativa. Para el desarrollo de esta actividad el Equipo necesitará la información de la fuente principal, en la que se resalte de manera detallada el objetivo de la actividad o proceso corporativo para que con ello el Equipo desarrolle el concepto creativo y, de esta forma, se genere a partir de este un diseño

El volante se genera a partir de una necesidad de apoyo comunicacional, a fin de informar de manera clara y sencilla lo que se quiere impulsar en el desarrollo de la actividad o proceso corporativo. Para el desarrollo de esta actividad el Equipo necesitará la información de la fuente principal, en la que se resalte de manera detallada el objetivo de la actividad o proceso corporativo para que con ello el equipo desarrolle el concepto creativo y, de esta forma, se genere a partir de este un diseño.


Comunicaciones



Proyectos








FOTOGRÁFICA

5. DOCUMENTOS APLICABLES Registro de Proyectos de Extensión.

Descripción e Información detallada de los Proyectos.

Backup Imágenes IDEXUD.

EPS-PR-009-FR-015 V2 Aprobación Entregables Piezas Audiovisuales, los tiempos

Backup Imágenes IDEXUD

EPS-PR-009-FR-022 APROBACIÓN ENTREGABLES PIEZAS AUDIOVISUALES

GRAFICAS BRIEF CLIENTES

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EPS-PR-009-FR-024 FORMATO ENTREGA MATERIAL POP

EPS-DC-004 DOCUMENTO CONTROL - AUTORIZACIÓN TOMA FOTOGRÁFICA, basados

en la autorización de los derechos Artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y la Ley 1581 de 2012

(Ley de Protección de Datos Personales). Lo anterior citado en EPS-FR-007 lista de maestro

de Documentos Externos.

EPS-DC-014 DOCUMENTO CONTROL TIEMPO DEP. COMUNICACIONES. Para entidad

interna, dos semanas; para entidad externa, dos semanas (los tiempos pueden presentar

modificaciones, de acuerdo con las necesidades de la entidad).

6. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción1 04/09/2015 Emisión Inicial

2 04/04/2016

Segunda Versión, cumpliendo con nuestra política de calidad y el mejoramiento continuo de nuestros

procedimientos se lleva a cabo la actualización del procedimiento de divulgación de la función de extensión,

frente al tiempo de los productos entregados, además de la creación de los Formatos FR-022-FR-023-FR-024y el

cambio de versión del FR-015.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Cargo N/A Director IDEXUD Vicerrector Académico

Nombre Equipo SIGUD Wilman Muñoz Prieto Giovanny Bermúdez Bohórquez

Fecha 04/09/2015 04/09/2015 04/09/2015

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