1

“ลขสทธของบทความเปนของ กลมงานอาจารย กองบญชาการศกษา”

เอกสารประกอบการเรยนรดวยตนเอง หมวดวชา การบรหารงานต ารวจ

เทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารโทรคมนาคม

กบการบรหารงานต ารวจ

วตถประสงคการเรยนร เพอใหมความร ความเขาใจเกยวกบการน าระบบเทคโนโลยสารสนเทศ และการสอสารโทรคมนาคมมาประยกตใชในการบรหารงานต ารวจ

ความรเบองตนเกยวกบระบบสารสนเทศ

ความหมายของขอมล สารสนเทศ และระบบสารสนเทศ

- ขอมล (Data) ในมมมองของการจดการสารสนเทศ หมายถง ขอเทจจรงหรอสาระตาง ๆทเกยวของกบงานทปฏบต อาจเปนตวเลขหรอขอความทเกดขนจากการด าเนนงาน หรอทไดจากแหลงขอมลอนใด ขอมลเหลาน อาจจะยงไมสามารถน าไปใชประโยชนไดอยางเตมท หากยงไมผานกระบวนการประมวลผล

- สารสนเทศ (Information) หมายถง ขอมลทไดผานกระบวนการประมวลผลแลว โดยอาจใชวธทางคณตศาสตร เชน การจดเรยง การบวก การหาคาเฉลย หรอใชเทคนคอนๆ เชนการสรางความสมพนธของโมเดลทางคณตศาสตร เพอเปลยนแปลงสภาพขอมลทวไปใหอยในรปแบบทมความสมพนธ หรอมความเกยวของกน เพอน าไปใชประโยชนในการตดสนใจหรอตอบปญหาตาง ๆ ได

คณสมบตของขอมลทด

1. ตองมความถกตอง ในกระบวนการจดเกบรวบรวม เนองจากหากด าเนนการอยางไมถกตองจะท าให

ขอมลดงกลาวนนไมมความนาเชอถอ หรอเกดขอผดพลาด

2. ตองมความรวดเรวและเปนปจจบน การไดมาของขอมลจ าเปนตองใหทนตอความตองการของ

2

ผใช เพอใหสามารถน าไปใชประโยชนไดตอเหตการณหรอความตองการ มการออกแบบระบบการ

เรยกคน และรายงานตามผใชตองการ

3. ตองมความสมบรณ ซงตองพจารณาจากขนตอนการรวบรวมขอมลและวธการทางปฏบตทจะมการ

น าเอาขอมลดงกลาวไปใชดวย ในการด าเนนการจดท าสารสนเทศทดจงตองส ารวจและสอบถามความ

ตองการใชขอมลเพอใหไดขอมลทสมบรณในระดบหนงทเหมาะสม

4. ตองมความชดเจนและกะทดรด

5. ตองมความสอดคลองกบความตองการของผใช

ระบบสารสนเทศ (Information System)

- ระบบสารสนเทศ คอ กระบวนการจดเกบและประมวลผลขอมล หรอ ขาวสารทมอย ใหอยใน

รปของขอมลขาวสารท เปนประโยชนสงสด ในการน าเอาไปใชในการวางแผน บรหารจดการ การ

สนบสนนการตดสนใจ รวมไปถงการตรวจสอบการบรหารจดการขององคกร ซงในขนตอนการ

ประมวลผลผลสารสนเทศ (Information Processing) นในปจจบนพบวา เมอขอมลมปรมาณมาก

วเคราะหเองโดยมนษย อาจจะตองใชแรงงานมาก และท าใหเกดขอผดพลาด (Human Error) อกทงยง

ไมมความรวดเรวในการวเคราะห ความสามารถในการตรวจสอบยอนกลบ ท าใหขอมลเกดสญหาย

และมกไมสนบสนนความสามารถในการน าเสนอขอมลในหลากหลายมมมอง จงจ าเปนตองมเครองมอ

ทางอเลคทรอนคสมาชวยเหลอ และเรยกวธการประมวลผลสารสนเทศดวยเครองมอทางอเลกทรอนกส

วา เทคโนโลยสารสนเทศ (Information Technology: IT)

เทคโนโลยสารสนเทศ (Information Technology: IT)

- เทคโนโลยสารสนเทศ หมายถง เทคโนโลยทประกอบขนดวยระบบจดเกบและประมวลผล

ขอมล ระบบสอสารโทรคมนาคม และอปกรณสนบสนนการปฏบตงานดานสารสนเทศทมการวางแผน

จดการ และใชงานรวมกนอยางมประสทธภาพ ซง มองคประกอบส าคญ 3 ประการ

1. ระบบประมวลผลขอมล

2. ระบบสอสารโทรคมนาคม

3. ระบบการจดการขอมล

3

ประโยชนของระบบสารสนเทศ

1. ท าใหเขาถงขอมลและสารสนเทศไดอยางรวดเรวและทนตอเหตการณ เนองจากขอมลถกจดเกบและ

บรหารเปนอยางเปนระบบ ท าใหผใชหรอผบรหารเขาถงขอมลทถกตองไดอยางรวดเรว ในรปแบบท

เหมาะสม และเพอใหสามารถน าขอมลมาใชประโยชนไดทนตอความตองการ

2. ท าใหสามารถก าหนดเปาหมาย กลยทธ และวางแผน ปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพ โดย

ผบรหารจะสามารถน าขอมลทไดจากระบบสารสนเทศมาชวยในการวางแผนและก าหนดเปาหมายและ

วธการในการด าเนนงานไดอยางถกตองและเหมาะสม

3. ท าใหสามารถตรวจสอบผลการด าเนนงาน เพอปองกนความผดพลาดหรอประเมนผลการท างานเพอ

แสดงใหเหนวาผลการด าเนนงานวาสอดคลองกบเปาหมายทตองการเพยงไร

4. ท าใหสามารถศกษาและวเคราะหสาเหตของปญหา หรอขอผดพลาดทเกดขนในการด าเนนงาน ถา

การด าเนนงานไมเปนไปตามแผนทวางเอาไว

5. ท าใหประหยดการใชงานทรพยากร ลดคาใชจายในการท างานลง ทงก าลงคน เวลา อปกรณ ซงจะ

เปนการเพมประสทธภาพ และศกยภาพในการแขงขน

สวนประกอบของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศโดยทวไป จะประกอบดวยองคประกอบ 3 สวนคอ

1. เครองมอในการสรางระบบสารสนเทศ หมายถง สวนประกอบหรอโครงสรางพนฐานทรวมกน

เขาเปนระบบสารสนเทศ และชวยใหระบบสารสนเทศด าเนนงานอยางมประสทธภาพ โดยจ าแนก

เครองมอในการสรางระบบสารสนเทศไว 2 สวน คอ

1.1 ฐานขอมล (Data Base) ฐานขอมล จดเปนหวใจส าคญของระบบ เพราะสารสนเทศท

มคณภาพจะมาจากขอมลทด เชอถอได ทนสมย และถกจดเกบอยางเปนระบบ ซงผใชสามารถ

เขาถงและใชงานไดอยางสะดวกและรวดเรว ดงนนฐานขอมลจงเปนสวนประกอบส าคญทชวยให

ระบบสารสนเทสมความสมบรณ และปฏบตงานอยางมประสทธภาพ

1.2 เครองมอ (Tools) ทใชจดเกบและประมวลผลขอมล ปกตระบบสารสนเทศจะใช

เครองคอมพวเตอรเปน อปกรณหลกในการจดการขอมล ซงจะประกอบดวยสวนส าคญตอไปน

1.2.1 อปกรณ (Hardware) คอ ตวเครองหรอสวนประกอบของเครอง

4

คอมพวเตอร รวมทงอปกรณ ระบบเครอขาย

1.2.2 ชดค าสง (Software) คอ ชดค าสงทท าหนาทรวบรวม และจดการ เกบ

ขอมลเพอใชในการ บรหารงาน หรอการตดสนใจ

2. วธการหรอขนตอนการประมวลผล

การทจะไดผลลพธตามทตองการ จะตองมการจดล าดบ วางแผนงานและวธการประมวลผลให

ถกตอง เพอใหไดขอมล หรอสารสนเทศทตองการ

3. การแสดงผลลพธ

เมอขอมลไดผานการประมวลผล ตามวธการแลวจะได สารสนเทศ เกดขน อาจจะน าเสนอใน

รป ตาราง กราฟ รปภาพ หรอเสยง เพอใหการน าเสนอขอมลมประสทธภาพ จะขนอยกบลกษณะของ

ขอมล และลกษณะของการน าไปใชงาน

ระบบสารสนเทศเพอการจดการ (Management Information System: MIS)

ระบบสารสนเทศเพอการจดการ หมายถง ระบบทรวบรวมและจดเกบขอมลจากแหลงขอมลตาง ๆ ทงภายใน และภายนอกองคการอยางมหลกเกณฑ เพอน ามาประมวลผลและจดรปแบบใหไดสารสนเทศทชวยสนบสนนการท างาน และการตดสนใจในดานตาง ๆ ของผบรหารเพอใหการด าเนนงานขององคการเปนไปอยางมประสทธภาพ โดยจะประกอบดวยหนาทหลก 2 ประการคอ 1. สามารถเกบรวบรวมขอมลจากแหลงตาง ๆ ทงจากภายในและภายนอกองคกร มาไวดวยกนอยางเปนระบบ 2. สามารถท าการประมวลผลขอมลอยางมประสทธภาพ เพอใหไดสารสนเทศทชวยสนบสนนการปฏบตงานและการบรหารงานของผบรหาร

ระบบยอยของระบบสารสนเทศเพอการจดการ (MIS)

หนาทหลกของ ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร (MIS) คอ การเกบรวบรวมขอมลจากทงภายใน และภายนอกองคการมาไวอยางเปนระบบ เพอท าการประมวลผลและจดรปแบบขอมลใหไดสารสนเทศทเหมาะสม และจดพมพเปนรายงานสงตอไปยงผใช เพอชวยใหการตดสนใจและบรหารงานของผบรหารมประสทธภาพ เพอใหไดสารสนเทศทเหมาะสมส าหรบผใช

5

โดยทวไปแลว ผบรหารทจะไดรบประโยชนจากระบบนสงสดคอผบรหารระดบกลาง แตขอมลจากระบบ MIS นสามารถน าเอามาเปนพนทในการสนบสนนขอมลให ผบรหารทงสามระดบ คอทงผบรหารระดบตน ผบรหารระดบกลาง และผบรหารระดบสง ภาพรวมของระบบสารสนเทศเปนระบบรวมขนาดใหญ ซงสามารถแบงระบบสารสนเทศออกเปนระบบยอย 5 สวน เพอใหงายตอการจ าแนกตามลกษณะงานและการใชงานขอมล ไดแก - ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System: TPS) - ระบบจดการรายงาน (Management Reporting System: MRS) - ระบบสนบสนนการตดสนใจ (Decision Support System: DSS) - ระบบสารสนเทศส าหรบผบรหาร (Executive Information Systems) - ระบบสารสนเทศส านกงาน (Office Information System: OIS)

1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System) หรอ TPS

ระบบประมวลผลรายการ หมายถง ระบบสารสนเทศทถกออกแบบและพฒนาขนเพอใหท างาน

เกยวของกบการด าเนนงานภายในองคการ โดยใชเครองมอทางอเลกทรอนกส โดยเฉพาะคอมพวเตอร

เขามาเปนอปกรณหลกของระบบ โดยท TPS จะชวยสนบสนนใหการด าเนนงานในแตละวนของ

องคการเปนไปอยางเรยบรอย การท างานของระบบสวนใหญจะปนการประมวลผลขอมลการท างานใน

องคกร ทเกยวของกบการด าเนนงานในแตละวน เชน ระบบการสงซอหรอขายสนคา, ระบบการจดการ

สนคาคงคลง, ระบบจดเกบและควบคมใบสงจราจร เปนตน ซงระบบจะมหนาทในการจดการกบขอมล

จ านวนมาก โดยมจดประสงคเพอใหการด าเนนธรกจเปนไปอยางสะดวก รวดเรว และสามารถ

ปฏบตงานไดโดยอตโนมต หรอบางครงกจะมสวนทท าหนาทในการควบคมการปฏบตงานใหถกตอง

เพอสามารถน ามาใชในการตรวจสอบการท างานในเบองตนของเจาหนาทผปฏบตระดบลางได อกทงยง

เปนระบบพนฐานทมความส าคญในการรวบรวมขอมลใหกบระบบอนๆ มากกวาการน าขอมลมา

วเคราะหแนวโนม หรอน ามาวางแผนบรหารจดการ

2. ระบบจดการรายงาน (Management Report System) หรอ MRS

ระบบจดการรายงาน หมายถง ระบบสารสนเทศทถกออกแบบและพฒนาขน เพอรวบรวม

ประมวลผล จดระบบและจดท าแบบรายงาน หรอเอกสารส าหรบชวยในการตดสนใจในปญหาแบบ

6

โครงสรางทเกยวของกบการบรหาร ซงมกจะเปนปญหาทเกดขนบอยๆ โดยทระบบจะถกก าหนดให

จดท ารายงานหรอเอกสาร และสงตอไปยงฝายจดการหรอผบรหาร โดยทวไปแลวการท างานของระบบ

จดออกรายงาน ส าหรบการจดการจะถกใชส าหรบการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคมการ

จดการ ระบบงานทมอยใหมประสทธภาพ เปนระบบหลกทผบรหารระดบลางและระดบกลาง น ามาใช

งาน

ประเภทของรายงานทระบบจดการรายงานตองสนบสนน

1. รายงานตามตารางเวลา (Scheduled Report) แสดงขอมลการด าเนนงานขององคกรท

เกดขนตามชวงเวลา อาจจะเปนชวงรายวน, รายสปดาห รายเดอน หรอรายป มลกษณะคลายกบขอมล

ตนฉบบทผานการประมวลผลมาจากหนวยงานตางๆ แตเพมการจดกลมขอมล และการสรปขอมลลงไป

เพอชวยใหผจดการในระดบลางสามารถตดสนใจในการด าเนนงานใหบรรลวตถประสงคของผจดการ

ระดบสงกวาได ตวอยางเชน ผจดการดานการผลตตองการรายงานรายวนของสนคาทมต าหนจากฝาย

การผลตและรายงานรายสปดาหของจ านวนชวโมงการท างานลวงเวลาทเกดขนในสปดาหนน

2. รายงานแสดงสวนประกอบส าคญ (Key Indicator Reports) เปนรายงานทสรปการ

ปฏบตงานทมความส าคญของวนกอนหนา และยงคงมอยในตอนตนของแตละวนท างาน รายงาน

เหลานสามารถจะแสดงผลสรประดบของสนคาคงคลง, งานในการผลต, ปรมาณการขายฯลฯ ใช

ส าหรบผจดการและผบรหารระดบสงทตองการความรวดเรว ในการด าเนนธรกจไดอยางถกตอง

3. รายงานกรณยกเวน (Exception Report) เปนรายงานทเกดขนตามเงอนไขบางอยาง ซง

มกจะไมปกต จงจ าเปนจะตองมรายงานออกมา โดยในรายงานจะมขอมลทจ าเปนตอผจดการในการ

ตรวจสอบหาสาเหตของขอผดพลาดทเกดขนเทานน

4. รายงานตามค าขอ (Demand Report) เกดขนตามค าขอของผบรหารในหวขอทตองการ

ซงรายงานอาจจะถกก าหนดมากอนแลว แตไมท าการผลตออกมา หรออาจเปนรายงานทมผลมาจาก

เหตการณทไมเคยคาดคดมากอน หรอไมสามารถพบขอมลนไดในรายงานอน

5. รายงานแบบเจาะลกรายละเอยด (Drill down Report) ใหรายละเอยดขอมลท เกยวกบ

สถานการณหนงๆ

7

ความแตกตางระหวาง ระบบสารสนเทศเพอ การจดการ (MIS) และ ระบบประมวลผลรายการ

(TPS) มหลายประการ ตวอยางเชน

- ระบบประมวลผลรายงาน มกจะใชด าเนนการกบแฟมขอมลเฉพาะงาน เชน การสงซอ หรอ

ขาย แตระบบจดการรายงาน มกจะมการเรยกใชขอมลจากหลายแฟมขอมลของหลายสวน มา

ประมวลผลรวมกน เพอใหสามารถน าเอารายงานดงกลาวมาเปนแนวทางในการวางแผน การวเคราะห

ภาพรวมและแนวโนม การวเคราะหหาขอผดพลาดในการด าเนนการ เพอน าเอาขอมลมาใชในการ

บรหารจดการของผบรหาร

- ระบบประมวลผลรายการมกมลกษณะการน าขอมลการด าเนนการเขาสระบบ แตระบบการ

จดการรายงานมกจะเปนการเรยกใชขอมลเพอการวเคราะหขอมลภายในระบบนนๆ

3. ระบบสนบสนนการตดสนใจ (Decision Supporting System) หรอ DSS

ระบบสนบสนนการตดสนใจ หมายถง ระบบสารสนเทศทจดหาหรอจดเตรยมขอมลส าคญ

ส าหรบผบรหารระดบกลางและผบรหารระดบสง เพอจะชวยในการตดสนใจแกปญหาหรอเลอกโอกาส

ทเกดขน โดยปกตปญหาของผบรหารในระดบนจะเปนปญหาทมลกษณะทเปนกงโครงสราง (Semi-

Structure) และไมมโครงสราง (Nonstructural) มการเปลยนแปลงทรวดเรวยากตอการวางแนวทาง

รองรบหรอแกปญหา ทจะเกดขนในอนาคต ระบบนจะมหนาทในการจดหา และประมวลสารสนเทศ

หรอสงตาง ๆ ทจ าเปนในการตดสนใจใหกบผบรหาร

ความแตกตางระหวาง ระบบสนบสนนการตดสนใจ (Decision Supporting System) กบ ระบบ

จดการรายงาน (Management Report System) มหลายประการเชน

- ระบบการจดการรายงานมกจะใชในการแกไขปญหาแบบมโครงสราง บางครงเรยกวาแบบก าหนดไวลวงหนาแลว(programmed) เปนการตดสนใจเกยวกบปญหาทเกดขนเปนประจ า จงมมาตรฐานในการตดสนใจเพอแกปญหาอยแลว โดยวธการในการแกปญหาทดทสดจะถกก าหนดไวอยางชดเจน ตามวตถประสงคทวางไว เชน ระบบแจงเตอนเมอ ระดบสนคาคงคลงนอยกวาทก าหนด หรอ การหาระดบสนคาคงคลงทเหมาะสม การตดสนใจแบบนจงมกใชแบบจ าลองทางคณตศาสตร(Mathematical Model) หรอศาสตรทางดานวทยาการการ

8

จดการ(Management Science) หรอการวจยด าเนนงาน(Operation Research) เขามาใช สวนระบบสนบสนนการตดสนใจมกจะใชกบ การตดสนใจแบบไมเปนโครงสราง(Unstructured) และการตดสนใจแบบกงโครงสราง (Semi -structure) เชน การวางแผนการบรการใหม, การวเคราะหแนวทางการลงทน, การก าหนดงบประมาณทางการตลาดส าหรบผลตภณฑ ( การตดสนใจแบบไมเปนโครงสราง(Unstructured) นบางครงเรยกวา แบบไมเคยก าหนดลวงหนามากอน (Nonprogrammer) เปนการตดสนใจเกยวกบปญหาซงมรปแบบไมชดเจนหรอมความซบซอน จงไมมแนวทางในการแกปญหาแนนอน เปนปญหาทไมมการระบวธแกไวอยางชดเจนวาตองท าอะไรบาง การตดสนใจกบปญหาลกษณะน จะไมมเครองมออะไรมาชวย มกเปนปญหาของผบรหารระดบสง ตองใชสญชาตญาณ ประสบการณ และความรของผบรหารในการตดสนใจ การตดสนใจแบบกงโครงสราง (Semi-structure) เปนการตดสนใจแบบผสมระหวางแบบโครงสรางและแบบไมเปนโครงสราง คอบางสวนสามารถตดสนใจแบบโครงสรางได แตบางสวนไมสามารถท าได โดยปญหาแบบกงโครงสรางน จะใชวธแกปญหาแบบ มาตรฐานและการพจารณาโดยมนษยรวมเขาไวดวยกน คอมลกษณะเปนกงโครงสราง แตมความซบซอนมากขน ขนตอนจงไมชดเจนวา จะมขนตอนอยางไร ปญหาบางสวนเขยนเปนแบบจ าลองทางคณตศาสตรได แตปญหาบางสวนไมสามารถเขยนออกมาในรปของแบบจ าลองได )

- ระบบจดการรายงาน แมวาจะสามารถใหขอมลไดจากหลายแฟมขอมล แตมกจะใชขอมลจาก

ระบบสารสนเทศซงมอยในองคกรอยแลว แตระบบสนบสนนการตดสนใจ ซงจะตองเขามาชวย

ในการตดสนใจของผบรหาร จ าเปนจะตองมการเปรยบเทยบขอมลจากแหลงตาง ๆ ทงภายใน

และภายนอกองคกรดวยเชน กระแสการเงน กระแสการลงทนในตลาดหน ภาวะเศรษฐกจ

ขอมลของบรษทคแขง ทงนเพอใหเหนขอมลทเกยวของอยางรอบดาน

- ระบบสนบสนนการตดสนใจ จะมสวนชวยในการใหผบรหาร สรางหรอใชงานตวแบบ

(Model)ของตวแปรตาง ๆ ทจะมผลกระทบตอการตดสนใจ ซงตวแบบนถาเปลยน ตวแปร 1

ตวหรอมากกวา จะท าใหผลกระทบเปลยนไปโดยตวแบบจะรวมเอาแฟคเตอร (Factor) ตาง ๆ

ทเกยวของมาเปรยบเทยบ ผลทเกดขนเพอใหผบรหารท าการตดสนใจ ชวยผบรหารในการ

ทดสอบทางเลอกเพอตดสนใจ ท าใหทราบวาการเลอกทางเลอกนนจะเกดอะไรขน สามารถ

9

ท านายแนวโนมของผลการตดสนใจได จงท าใหการตดสนใจนนเปนไปอยางมประสทธภาพมาก

ขน

4. ระบบสารสนเทศส านกงาน (Office Information System) หรอทเรยกวา OIS

ระบบสารสนเทศส านกงาน หมายถง ระบบสารสนเทศทถกออกแบบและพฒนาขน เพอชวยให

การท างานในส านกงานมประสทธภาพ โดยระบบสารสนเทศส านกงาน จะประกอบขนจากเทคโนโลย

สารสนเทศและเทคโนโลยเครองใชส านกงานทถกออกแบบใหปฏบตงานรวมกน เพอใหการปฏบตงาน

ในส านกงานเกดผลสงสด โดยมวตถประสงค เพอใหการตดตอสอสารระหวางพนกงานในองคการ

เดยวกน และระหวางองคกร รวมทงการตดตอกบสงแวดลอมภายนอกเปนไปไดอยางสะดวกสบาย

สวนประกอบของระบบสารสนเทศส านกงาน

- ระบบการจดการเอกสาร (Document Management System) ประกอบไปดวยสวนตางๆ เชน ระบบการประมวลผลค า (Word Processing Systems) ,การจดพมพตงโตะ (Desktop Publishing) , ระบบการประมวลภาพ (Image Processing Systems) ,การท าส าเนา (Reprographics) ,หนวยเกบขอมลถาวร (Archival Storage)

- ระบบการจดการขาวสาร (Message-handling Systems) ประกอบไปดวยสวนตางๆ เชน ไปรษณยอเลกทรอนกส (Electronic Mail) ,ไปรษณยเสยง (Voice Mail) , โทรสาร (Facsimile)

- ระบบประชมทางไกล (Teleconferencing System) ประกอบไปดวยสวนตางๆ เชน การประชมดวยเสยง (Audio Teleconferencing) ,การประชมดวยภาพ (Video Teleconferencing) ,การท างานทางไกล (Telecommuting)

- ระบบสนบสนนส านกงาน (Office Support Systems) ประกอบไปดวยสวนตางๆ เชน โปรแกรมการท างานแบบระบบเครอขาย (Group Ware)

5.ระบบสารสนเทศส าหรบผบรหาร (Executive Information Systems) หรอ EIS

ระบบสารสนเทศส าหรบผบรหาร หมายถง ระบบสารสนเทศทถกพฒนาขนโดยเฉพาะ เพอให

สอดคลองกบความตองการ ทกษะ และความสามารถในการเขาถงสารสนเทศส าหรบผบรหารระดบสง

เนองจากผบรหารกลมนเปนกลมบคคลทตองการขอมลทมลกษณะแตกตางจากผบรหารระดบอน โดย

10

จะมขอจ ากดดานระยะเวลาในการเขาถงและท าความเขาใจกบขอมล

ลกษณะส าคญอกประการหนงของระบบนคอ ควรตองมความงายตอการเรยนรในการใชงาน

และ น าเสนอขอมลในรปแบบทสามารถเขาใจไดงาย ระบบสารสนเทศส าหรบผบรหาร บางครงจะ

เรยกวา ระบบสนบสนนผบรหาร (Executive Support System) หรอ ESS

ระบบสารสนเทศส าหรบผบรหาร มควรจะตองมคณสมบตทส าคญ 5 ประการ คอ

1. สนบสนนการวางแผนกลยทธ (Strategic Planning Support) ผบรหารระดบสงสวนใหญ

มกจะใหความส าคญตอการวางแผนกลยทธขององคการ ดงนนผพฒนา EIS สมควรจะมความรในเรอง

กลยทธธรกจ (Business Strategy) และปจจยส าคญในการวางแผนกลยทธ (Strategic Factors)

เพอใหสามารถประยกตใชเทคโนโลยสารสนเทศในการชวยเพมประสทธภาพในการก าหนดแผนทางกล

ยทธทสมบรณ

2. เชอมโยงกบสงแวดลอมภายนอกองคการ ( External Environment Focus ) ปกตสงท

ผบรหารตองการจากระบบสารสนเทศคอ การทจะสามารถเรยกสารสนเทศทตองการและจ าเปนตอ

การตดสนใจออกมาจากฐานขอมลขององคการไดอยางรวดเรวโดยเฉพาะขอมลและขาวสารทเกดขนกบ

สงแวดลอมภายนอกองคการเปนสงทผบรหารตองการประกอบการตดสนใจ โดยสวนมาก EIS จะถก

ออกแบบใหสามารถเชอมโยงกบแหลงขอมลทมาจากภายนอกองคการ เพอใหไดมาซงขอมลทส าคญท

จ าเปนตอการตดสนใจของผบรหาร

3. มความสามารถในการค านวณภาพกวาง (Broad- based Computing Capabilities) การ

ตดสนใจของผบรหารสวนใหญเกยวของกบปญหาทมโครงสรางไมแนนอนและขาดความชดเจน โดย

สวนใหญจะมองถงภาพโดยรวมของระบบแบบกวางๆ ไมลงลกในรายละเอยด ดงนนการค านวณท

ผบรหารตองการจงเปนลกษณะงาย ๆ ชดเจน เปนรปธรรม และไมซบซอนมาก เชน การเรยกขอมล

กลบด การใชกราฟ การใชแบบจ าลองแสดงภาพเหตการณทเกดขน เปนตน

4. งายตอการเรยนรและใชงาน (Exceptional Ease of Learning and Use) เนองจาก

ผบรหารจะมกจกรรมทหลากหลายทงภายในและภายนอกองคการ ผบรหารจงมเวลาในการตดสนใจใน

แตละงานนอยหรอกลาวไดวาเวลาของผบรหารมคามาก ดงนนการพฒนา EIS ควรทจะเลอกรปแบบ

การแสดงผล หรอการตอบโตกบผใชในแนวทางทงายตอการใชงานในเวลาทสน เชน ตารางแสดงผล

11

กราฟ และมการตอบโตทรวดเรว เปนตน

5. พฒนาเฉพาะส าหรบผบรหาร (Customization) เพอใหผบรหารทจะเขาถงขอมลไดตาม

ตองการ เชน ขอมลใดทเปนทตองการของผบรหารอยางมาก หรอมการเรยกมาใชบอยควรออกแบบให

มขนตอนการเขาถงทงาย สะดวก และรวดเรว เชน โดยการกดปมบนแปนพมพเพยงไมกปม หรอการ

เคลอนทและการใชงานเมาท (Mouse) บนจอภาพ อกทงยงตองท าใหสามารถวเคราะหขอมลเฉพาะกจ

ไดอยางรวดเรว (Ad Hoc Analysis) ซงตางจากระบบสารสนเทศส าหรบบคลากรระดบอนในองคกรท

ตองมขนตอนทซบซอนมากกวาในการเขาถงขอมลลกษณะเดยวกน เปนตน

ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร (MIS) ทดควรมลกษณะทส าคญ ดงน

1. ตองสามารถถกน าไปใชการตดสนใจของผบรหารทกระดบ ชวยใหผบรหารสามารถเรยกคน

ขอมลไดรวดเรว โดยเฉพาะสวนทเกยวของกบการแกไขปญหาแบบมโครงสราง (Structured

Problems) ซงมกเกดกบงานประจ า

2. ตองสามารถเชอมโยงกบระบบงานอนๆ ขององคกร เพอผสมผสานขอมลจากหลาย ๆ

แหลงขอมลหรอระบบยอย ทมความสมพนธกนเพอจดท าสารสนเทศเปนภาพรวมทสมบรณของทง

ระบบ อกทงยงตองมมแนวทางในการวเคราะหขอมลจากหลากหลายแหลงขอมลทเหมาะสมกบการ

บรหารงานของผบรหาร

3. ตองมการใชงานเทคโนโลยสารสนเทศทเหมาะสมกบระบบการท างานขององคกร สามารถ

ประมวลผลไดอยางถกตอง รวดเรว เพอใหสามารถเรยกใชสารสนเทศไดอยางมประสทธภาพ และทน

ตอเวลา เชน การจดเตรยมขอมลไวรอการประมวลผล ในระบบ Data Warehouse อกทงยงสามารถ

ปรบเปลยน หรอรองรบกบเทคโนโลยอนในอนาคตได

4. ตองมการจดเกบขอมลทถกตอง ตรงกน และไมซ าซอน รวมถงมการปองกนการเขาถงขอมล

ดงกลาวอยางไมเหมาะสม ทงจากภายในและภายนอกองคกร

5. ตองสามารถสรางความยอมรบใหแกบคลากรทกฝายในองคกร ใหทกฝายไดรบประโยชน

จากระบบสารสนเทศดงกลาว โดยไมรสกถกแบงแยก เอาเปรยบ หรอลดความส าคญของตนเองลง

12

การจดการขอมลในระบบสารสนเทศ

การท าขอมลใหเปนสารสนเทศทจะเปนประโยชนตอการใชงาน จ าเปนตองอาศยเทคโนโลยเขา

มาชวยในการด าเนนการ เรมตงแตการรวบรวมและตรวจสอบขอมล การด าเนนการประมวลผลขอมล

ใหกลายเปนสารสนเทศ และการดแลรกษาสารสนเทศเพอการใชงาน

1. การรวบรวมและตรวจสอบขอมล

1.1 การเกบรวบรวมขอมล เปนสวนทมความส าคญอยางยงในกระบวนการทางสารสนเทศ

เนองจากเปนสวนทตองรบขอมลซงมจ านวนมาก ภายในเวลาทก าหนด ซงตองมการก าหนดการน าเขา

ขอมลทเหมาะสมกบงาน เชน การปอนขอมลเขาเครองคอมพวเตอร การอานขอมลจากรหสแทง หรอ

บารโคด การตรวจใบลงทะเบยนทมการฝนดนสอด าในต าแหนงตาง ๆ เปนตน

1.2 การตรวจสอบขอมล เมอมการเกบรวบรวมขอมลแลวจ าเปนตองมการตรวจสอบขอมล

เพอตรวจสอบความถกตอง ขอมลทเกบเขาในระบบจะตองมความเชอถอได หากพบทผดพลาดตอง

แกไข การตรวจสอบขอมลมหลายวธ เชน การใชผปอนขอมลสองคนปอนขอมลชดเดยวกนเขาเครอง

คอมพวเตอรแลวเปรยบเทยบกน หรอการเขยนชดค าสงใหตรวจสอบชดขอมลกอนท าการจดเกบ

2. การด าเนนการประมวลผลขอมลใหกลายเปนสารสนเทศ

การประมวลผลขอมลเพอใหเปนสารสนเทศ อาจประกอบดวยกระบวนการหรอขนตอน

หนงขนตอนใดดงตอไปน

2.1 การจดแบงขอมล ขอมลทจดเกบจะตองมการแบงแยกกลมเพอเตรยมไวส าหรบการใช

งาน การแบงแยกกลมมวธการทชดเจน เชน ขอมลในโรงเรยนมการแบงเปนแฟมประวตนกเรยน และ

แฟมลงทะเบยน สมดโทรศพทหนาเหลองมกรแบงหมวดหมสนคา และบรการเพอความสะดวกในการ

คนหา

2.2 การจดเรยงขอมล เมอจดแบงกลมเปนแฟมแลว ควรมการจดเรยงขอมลตามล าดบ

ตวเลข หรอตวอกษร หรอเพอใหเรยกใชงานไดงายประหยดเวลา ตวอยางการจดเรยง

ขอมล เชน การจดเรยงบตรขอมลผแตงหนงสอในตบตรรายการของหองสมดตามล าดบตวอกษร การ

13

จดเรยงชอคนในสมดรายนามผใชโทรศพท ท าใหคนหาไดงาย

2.3 การสรปผล บางครงขอมลทจดเกบมเปนจ านวนมาก จ าเปนตองมการสรปผลหรอสราง

รายงานยอ เพอน าไปใชประโยชน ขอมลทสรปไดนอาจสอความหมายไดดกวา เชนสถตจ านวน

นกเรยนแยกตามชนเรยนแตละชน

2.4 การค านวณ ขอมลทเกบมเปนจ านวนมาก ขอมลบางสวนเปนขอมลตวเลขทสามารถน าไป

ค านวณเพอหาผลลพธบางอยางได ดงนนการสรางสารสนเทศจากขอมลจงอาศยการค านวณขอมลท

เกบไวดวย เพอลดเวลาการค านวนใหมทกครง

3. การดแลรกษาสารสนเทศเพอการใชงาน

3.1 การเกบรกษาขอมล การเกบรกษาขอมลหมายถงการน าขอมลมาบนทกเกบไวในสอบนทก

ตางๆ เชน แผนบนทกขอมล นอกจากนยงรวมถงการดแล และท าส าเนาขอมล เพอใหใชงานตอไปใน

อนาคตได

3.2 การคนหาขอมล ขอมลทจดเกบไวมจดประสงคทจะเรยกใชงานไดตอไปการคนหาขอมล

จะตองคนไดถกตองแมนย ารวดเรว จงมการน าคอมพวเตอรเขามามสวนชวยในการท างาน ท าใหการ

เรยกคนกระท าไดทนเวลา

3.3 การท าส าเนาขอมล การท าส าเนาเพอทจะน าขอมลเกบรกษาไว หรอน าไปแจกจายใน

ภายหลง จงควรจดเกบขอมลใหงายตอการท าส าเนา หรอน าไปใชอกครงไดโดยงาย

3.4 การสอสาร ขอมลตองกระจายหรอสงตอไปยงผใชงานทหางไกลไดงาย การสอสารขอมล

จงเปนเรองส าคญและมบทบาททส าคญยงทจะท าใหการสงขาวสารไปยงผใชท าไดรวดเรวและทนเวลา

อางองจาก

- http://202.143.156.4/edplaza/ (ศนยจดการความรส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษา อบลราชธาน เขต 4 )

- http:// itech.snru.ac.th (ระบบสารสนเทศเพอผบรหาร การบรหารจดการชวอตสาหกรรม ผศ.ปรชาศาสตร มเกาะ )

14

- http://www.sirikitdam.egat.com

“เอกสารฉบบนใชเพอประโยชนทางการศกษาเทานน”