Interaktív controlling egy

tradicionális intézményben

VIII. Soproni Pénzügyi Napok

NYME – KTK

MCE – COM szekció

„Controlling új szemléletben” – trendek és kapcsolódások

2014. október 2. Készítette: Ujvári István

istvan_ujvari@yahoo.co.uk

I.

ÁLTALÁNOS BEVEZETŐ

1. Intézményi „hálózat”

Költségvetési intézmény

(Egyetem, Kórház

stb.)

Állam

Szállítók

Igénybevevők

Szolgáltatók

3/30

mint fenntartó

és finanszírozó

Non profit

For profit For profit

Low cost

2. Tradicionális intézmény

4/30

Megjegyzés:

a Testnevelési és Sporttudományi

Kar 2014. 09.01-től önállósult.

(saját szerkesztés)

Az egyetem finanszírozása többcsatornás,

illeszkedve a hármas alapfunkciójához:

Oktatás – 6 Karon 3 nyelven (magyar, angol, német)

9 711 fő magyar hallgató

3 209 fő külföldi hallgató

Kutatás Évente 1500 publikáció

1400 – 1500 impakt faktor

3. Rövid áttekintés (1/2)

5/30 Forrás: SE 2013. évi vezetői költségvetés és kari statisztikák

és egészségügyi szolgáltatás 32 klinika

2 172 ágy

Ellátott betegek száma évente:

• 136 142 fekvőbeteg esetszám

• 2 269 711 járóbeteg esetszám

Dolgozói létszám: 7 595 fő

65 milliárd forintos költségvetési főösszeg

Fenntartó: Emberi Erőforrások Minisztériuma

(2012. május 1-től) A korábbi:

- Nemzeti Erőforrás Minisztérium (NEFMI)

- Oktatási és Kulturális Minisztérium (OKM)

3. Rövid áttekintés (2/2)

6/30

7/30

4. Gazdálkodási együtthatók

Teljesítményarányos Feladatarányos

árbevétel költségek

„Diszkrepancia”: intézményi költségvetés

Teljesítménytől

független bevételek:

-tulajdonos, állam által

átadott pénzeszköz

(bérkompenzáció)

-pályázatok

-adományok

Halasztott kiadások:

-Külső adósság:

szállítói tartozások,

ellátás romlása (?)

-Belső adósság:

dolgozók elmaradt

bére, elmaradó felújítások

Controlling és az információmenedzsment szerepének

erősödése (saját

szerkesztés)

II.

KIINDULÓ HELYZET

1. Kompetens szervezet

9/30

1. Klasszikus controlling feladatok:

- üzemgazdasági tervezés

- eltérés elemzés

- üzleti terv készítése

- költséghatékonysági

vizsgálatok

2. Keretgazdálkodás:

- decentralizált és centralizált

gazdálkodás

- üzemgazdasági keretek

tervezése

- keretek menedzselése

Forrás: A Kontrolling Igazgatóság egység szintű működési szabályzata

az egyetemi vezetők nem, vagy csak késve

kaptak rendszeres kimutatásokat a

gazdálkodásról és a teljesítmény

mutatószámokról

a szolgáltatott adatok validitása is gyakran

kifogásolható volt, mivel sokszor nem jutott

elegendő idő az elkészült anyagok részletes és

szakszerű elemzésére, ellenőrzésére

10/30

2. Megfogalmazott kritikák – a múlt

3. Kiinduló helyzet értékelése

11/30 (saját szerkesztés)

4. A LEHETŐSÉG…

12/30

TÁMOP - 4.1.1/A-10/2/KMR-2010-0006. számú pályázat

AVIR létrehozása és működtetése

2 év + 3 hónap pályázati időtartam és pályázati

összeg (60 millió forint)

2012. szeptember 1-től folyamatos fenntartás

minimum 5 éven keresztül SE saját költségvetésből

5. Mi is az az AVIR?

Adattárház alapú

Vezetői

Információs

Rendszer

13/30

III.

ELVÁRÁSOK

információk aggregálása, koncentrálása:

az Egyetem gazdálkodásának szerteágazó adathalmazát egy

koncentrált vezetői információs rendszerbe hozzuk össze

1. Mit várunk el az AVIR-tól?

15/30 (saját szerkesztés)

információk egy rendszerbe hozása: az Egyetem gazdálkodásának szerteágazó adathalmazát egy koncentrált Vezetői Információs Rendszerbe hozzuk össze,

információáramlás hatékonyságának növelése: az Egyetem felsőbb vezetői és a szervezeti egységek vezetői számára naprakész, pontos információszolgáltatás és eszközrendszer üzemeltetése.

gyorsabb vezetői reagáló képesség: a „just in time (éppen időben)” szemléletben az információk kezelése, amelynek köszönhetően a külső és belső környezet változásából fakadóan gyorsabban és hatékonyabban lehet vezetői döntéseket hozni és a beavatkozási területeket megjelölni.

2. Konkrét célok – akkor és most

16/30

IV.

AVIR

A GYAKORLATBAN

Adattáralapú rendszer működtetése:

szűrt, ellenőrzött adatbevitel/átvétel és adattárolás (MySQL adatbázis)

több információ egységes rendszerbe hozásának megvalósítása

Adatok szemléltetése vizuális megjelenítő eszköz segítségével:

egy felületen több információ grafikai megjelenítése

elektronikus felület a papír alapú adatszolgáltatás felváltására

Webes felületen:

az egyetemi honlapról jogosultságtól függően elérhetők a megjelenített adatok, információk

a felület kezelését, vagyis az adminisztrátori teendőket a Kontrolling Igazgatóság Tervező és Elemző Osztálya látja el

1. SE - AVIR modell három eleme

18/30

2. AVIR indítása

Böngésző: http://semmelweis-egyetem.hu/avir

Belépés: azonosítást követően (felhasználónév + jelszó)

A felhasználó lehetőségei:

megjelenítheti a számára hozzáférhető műszerfalakat

módosíthatja publikus adatait (Profil)

az elérhetőségeken keresztül kapcsolatba léphet az AVIR-csapattal (Kapcsolat)

19/30

3. Hogyan jelenik meg?

műszerfal (dashboard) formájában

20/30

V.

NÉZZÜK RÖVIDEN ÉLESBEN

VI.

EREDMÉNYEK

ÉS TOVÁBBI CÉLOK

1. Szervezet átalakítása/fejlesztése

23/30

Újdonság!

Tevékenység

„tisztítás”

(saját szerkesztés)

2. AVIR-csapat háttérmunkái

adatforrásokat kutat fel, adattárházat épít

folyamatosan ellenőrzi, bővíti az adattárház adatait

műszerfalakat hoz létre, publikálja

felhasználókat regisztrál, engedélyeket ad ki

híreket, GYIK-et szerkeszt, publikál

a felhasználói igényeket és visszajelzéseket kezeli

24/30

Információmenedzsment:

különböző szakmai területek adatainak

egy szervezett és jól strukturált

rendszerbe hozása, a papír alapú

információk digitális formában való

megjelenítése

Technikai és technológiai feltételek biztosítása

úgy, hogy ez jelentős többletköltséggel

(pl.: liszenszek fizetésével) ne járjon

3. Szűk keresztmetszetek – feloldása (1/2)

25/30

Szervezetfejlesztés:

a szervezeti struktúra biztosítása a zökkenőmentes működés elősegítésére

Fenntarthatóság:

mind a humán, mind pedig az alkalmazott infrastruktúra finanszírozhatóságának megoldása

Szervezeti kultúra fejlesztése:

a vezetői figyelem folyamatos fenntartása, vagyis elérni azt, hogy az AVIR-t használják

3. Szűk keresztmetszetek – feloldása (2/2)

26/30

27/30 (saját szerkesztés)

Előnyök

Használatához nem kell

szakember (controller,

pénzügy, számvitel stb.)

Könnyen értelmezhető

(segítség: háttérszótár)

Bárhol elérhető (on-line)

Hatékony kommunikációs

felület: adminisztrátori

felület kezelése miatt

gyorsan lehet reagálni a

kérdésekre, felvetésekre

Eredmények

Vezetői információszolgáltatás egy rendszeren keresztül

Összehasonlító elemzések, trendelemzések on-line

Felgyorsult az információ-szolgáltatás

Vezetői igények az elektronikus információkra és grafikai megjelenítésére

Külső auditorok vezetői minőségi célként emelték ki az AVIR-t 2014-ben

5. Előnyök és eredmények összefoglalása

28/30

1. Semmelweis Egyetem – 2013-2014. évi

vezetői költségvetése

2. Semmelweis Egyetem – Kari statisztikák

3. Semmelweis Egyetem – Kontrolling

Igazgatóság egység szintű szabályzata

Források

29/30

Köszönöm a megtisztelő

figyelmet!

Elérhetőség:

istvan_ujvari@yahoo.co.uk