a090c689c2.pdf
TRANSCRIPT
AUDITAREA
CUNOSTINTE SI INSUSIRI GENERALE PENTRU AUDITORII SMC
CONDUCATORII ECHIPEI DE AUDIT AR TREBUI SA FIE CAPABIL:
• Să planifice şi să utilizeze eficace resursele pe durata unui audit;
• Să reprezinte echipa de audit în comunicarea cu clientul auditului şi auditatul;
• Să organizeze şi să conducă membrii echipei de audit,
• Să asigure orientarea şi să îndrume auditorii în curs de formare;
• Să conducă echipa de audit pentru a obţine concluziile de audit;
• Să prevină şi să rezolve conflictele şi
• Să întocmească şi să finalizeze raportul de audit.
AUDITAREA
CUNOSTINTE SI INSUSIRI SPECIFICE PENTRU AUDITORII SMC
a) tehnici şi metode din domeniul calităţii
– terminologia calităţii;
- principiile de management al calităţii şi aplicarea acestora şi
- instrumentele managementului calităţii şi aplicarea lor
b) procese şi produse, inclusiv servicii
- terminologia specifică sectorului;
- caracteristicile tehnice ale produselor şi proceselor, inclusiv ale serviciilor şi
- procesele şi practicile specifice sectorului.
evrika group – www.cursonline.eu – cursuri de perfectionare, calificare, specializa re avizate de Ministerul Muncii si Ministerul Educa tiei contabilitate, expert fiscal, inspector resurse uma ne, inspector in domeniul sanatatii si securitatii in munca, limbi straine: incepator, mediu, avansat, pentru afaceri si limba romana pentru straini
AUDITAREA
STUDII, EXPERIENTA PROFESIONALA,
INSTRUIRE CA AUDITOR SI EXPERIENTA
• auditorul trebuie sa absolve studii suficiente pentru a dobandi cunostintele
si abilitatile descrise
• auditorul trebuie sa aiba experienta profesionala care să contribuie la
dezvoltarea cunoştinţelor şi abilităţilor descrise. Experienţa profesională ar
trebui să fie într-o funcţie tehnică, managerială sau profesională care
implică raţionamente, rezolvarea problemelor şi comunicarea cu alţi
specialişti sau manageri, persoane cu funcţii similare, clienţi şi/ sau alte
părţi interesate
• instruire ca auditor care contribuie la dezvoltarea cunoştinţelor şi
abilităţilor descrise. Instruirea poate fi furnizată de propria organizaţie sau
de o organizaţie externă
• experienţă de audit. Această experienţă ar trebui acumulată sub
direcţionarea şi îndrumarea unui auditor care este competent în calitate de
conducător al unei echipe de audit în aceeaşi disciplină.
AUDITAREA
CONDUCATORUL ECHIPEI DE AUDIT
• Un conducător al echipei de audit ar trebui să fi acumulat experienţă de audit
suplimentară pentru a dezvolta cunoştinţele şi abilităţile descrise
• Această experienţă suplimentară ar fi trebuit acumulată acţionând în calitate
de conducător al echipei de audit sub direcţionarea şi îndrumarea unui altui
auditor care este competent în calitate de conducător al echipei de audit
Tabelul 1 – Exemple de niveluri de studii, experienţă profesională, instruire ca auditor şi experienţă de
audit pentru auditorii care efectuează audituri de certificare sau similare.
Auditor Auditor în ambele
discipline
Conducător al echipei
de audit
Studii Studii secundare
(a se vedea Nota 1)
Idem auditor Idem auditor
Experienţa profesională
totală
5 ani
( a se vedea Nota 2)
Idem auditor Idem auditor
Experienţa profesională
în domeniul
managementului de
mediu sau calitate
Cel puţin 2 ani din cei
5 ani de experienţă
2 ani în cea de-a doua
disciplină ( a se vedea
Nota 3)
Idem auditor
Instruirea ca auditor 40 de ore de instruire
despre audit
24 de ore de instruire
în cea de-a doua
disciplină ( a se vedea
Nota 4)
Idem auditor
Experienţa de audit 4 audituri complete
pentru un total de cel
puţin 20 de zile de
experienţă de audit ca
auditor în curs de
formare sub
direcţionarea şi
îndrumarea unui
auditor competent în
calitate de conducător
3 audituri complete
pentru un total de cel
puţin 15 zile de
experienţă de audit în
cea de-a doua
disciplină sub
conducerea şi
îndrumarea unui
auditor competent în
calitate de conducător
3 audituri complete
pentru un total de cel
puţin 15 zile de
experienţă de audit în
rolul de conducător al
echipei de audit sub
direcţionarea şi
îndrumarea unui
auditor competent în
calitate de conducător
Auditor Auditor în ambele
discipline
Conducător al echipei
de audit
al echipei (a se vedea
nota 5)
Auditurile ar trebui
efectuate în ultimii trei
ani consecutivi.
al echipei în cea de-a
doua disciplină (a se
vedea nota 5).
Auditurile ar trebui
efectuate în ultimii doi
ani consecutivi.
al echipei (a se vedea
nota 5) de audit.
Auditurile ar trebui
efectuate în ultimii doi
ani consecutivi.
Nota 1 Studii secundare reprezintă acel nivel din sistemul naţional de educaţie care urmează după nivelul
primar sau elementar, dar care este finalizat anterior intrării la o universitate sau instituţie educaţională similară.
Nota 2 Numărul de ani pentru experienţă profesională poate fi redus cu un an dacă persoana a absolvit o formă
de educaţie post liceală corespunzătoare.
Nota 3 Experienţă profesională în cea de-a doua disciplină poate fi dobândită în acelaşi timp cu experienţa
profesională din prima disciplină.
Nota 4 Instruirea în cea de-a doua disciplină este pentru a acumula cunoştinţe despre standardele, legile,
reglementările, principiile, metodele şi tehnicile relevante.
Nota 5 Un audit complet este un audit care acoperă toţi paşii descrişi. Experienţa globală de audit ar trebui să
acopere întregul standard al sistemului de management.
AUDITAREA
MENTINEREA SI IMBUNATATIREA COMPETENTEI
• Dezvoltarea profesionala continua: se referă la menţinerea şi
îmbunătăţirea cunoştinţelor, a abilităţilor şi a însuşirilor personale.
• Mentinerea abilitatilor de auditare: Auditorii ar trebui să îşi menţină şi să
demonstreze abilitatea de auditare prin participarea în mod regulat la
audituri ale sistemelor de management al calităţii/de mediu.
AUDITAREA
EVALUAREA AUDITORILOR
Evaluarea auditorilor intervine in urmatoarele etape diferite:
• evaluarea iniţială a persoanelor care doresc să devină auditori
• evaluarea auditorilor ca parte a procesului de selectare a echipei de audit descris mai
sus
• evaluarea continuă a performanţei auditorului pentru a identifica necesităţile pentru
menţinerea şi îmbunătăţirea cunoştinţelor şi a abilităţilor
AUDITAREA
PROCESUL DE EVALUARE
• Pasul 1 – Identificarea însuşirilor personale, a cunoştinţelor şi abilităţilor pentru a
îndeplini necesităţile programului de audit.
Pentru stabilirea cunoştinţelor şi a abilităţilor adecvate ar trebui să se ia în considerare
următoarele:
- Mărimea, natura şi complexitatea organizaţiei care va fi auditată;
- Obiectivele şi amploarea programului de audit;
- Cerinţele de certificare/înregistrare şi acreditare;
- Rolul procesului de audit în managementul organizaţiei care va fi auditată;
- Nivelul de încredere cerut în programul de audit; şi
- Complexitatea sistemului de management care va fi auditat.
• Pasul 2 – Stabilirea criteriilor de evaluare Criteriile pot fi:
cantitative (cum sunt anii de experienţă profesională, numărul de audituri efectuate,
orele de instruire ca auditor)
calitative (cum sunt demonstrarea însuşirilor personale, a cunoştinţelor sau a
abilităţilor, în timpul instruirii sau la locul de muncă).
• Pasul 3 – Selectarea metodei adecvate de evaluare Evaluarea ar trebui realizată de o persoană sau de un grup de persoane care
utilizează una sau mai multe metode
Metodele prezentate reprezintă un interval de opţiuni şi pot să nu fie aplicate
în toate situaţiile;
Diferitele metode prezentate pot diferi în ceea ce priveşte încrederea
conferită
combinaţie de metode care ar trebui de regulă să fie utilizată pentru a
asigura un rezultat obiectiv, coerent, corect şi de încredere.
• Pasul 4 – Efectuarea evaluării Atunci când o persoană nu îndeplineşte criteriile, se solicită instruire suplimentară, experienţă
profesională şi/sau experienţă de audit suplimentară, urmată de o reevaluare.
Metode de evaluare
Metoda de evaluare Obiective
Exemple
Analiza înregistrărilor Verifica pregătirea şi experienţa
acumulate de auditor
Analiza înregistrărilor referitoare la
studii, instruire, experienţă
profesională şi de audit
Feedback pozitiv sau
negativ
Furnizează informaţiile despre cum este
percepută prestaţia auditorului
Supravegheri, chestionare, referinţe
personale, mărturii, reclamaţii,
evaluarea performanţei, analize
reciproce
Interviu Evaluează însuşirile personale, abilităţile
de comunicare, verifică informaţiile,
testarea cunoştinţelor şi obţinerea
informaţiilor suplimentare
Interviuri faţă în faţă sau la telefon
Observare Evaluează însuşirile personale, şi
capacitatea de a aplica cunoştinţe şi
abilităţi
Interpretare de roluri, audituri cu
supraveghere, evaluarea în activitate.
Testare Evaluează însuşirile personale,
cunoştinţele şi abilităţile, precum şi
aplicarea acestora.
Examene scrise şi orale, teste
psihometrice
Metoda de evaluare Obiective
Exemple
Analiza post audit Furnizează informaţiile acolo unde
observarea directă nu este posibilă sau
adecvată.
Analiza raportului de audit şi discuţia
cu clientul auditului, cu auditatul, cu
colegii şi cu auditorul.
Aplicarea procesului de evaluare pentru un auditor într-un program ipotetic de audit intern
Domenii de competenţă Etapa 1
Însuşiri personale, cunoştinţe şi
abilităţi
Etapa 2
Criterii de evaluare
Etapa 3
Metode de evaluare
Însuşiri personale Etic, fără prejudecăţi, diplomatic, cu
spirit de observaţie şi de percepţie,
flexibil, tenace, hotărât, încrezător
Performanţă satisfăcătoare la locul de
muncă
Evaluarea perfomanţei
Cunoştinţe şi abilităţi generale
Principii, proceduri şi tehnici de audit Abilitatea de a efectua un audit
conform procedurilor interne,
comunicarea cu colegii de la locul de
muncă cunoscut.
A absolvit un curs de instruire ca
auditor intern. A efectuat trei audituri
ca membru al unei echipe de audit
intern
Analiza înregistrărilor de la instruire
Observare
Analiză reciprocă
Sistem de management şi documente
de referinţă
Abilitatea de a aplica părţi relevante
din manualul sistemului de
management şi din procedurile
corelate.
A citit şi înţeles procedurile manualului
sistemului de management,
obiectivele, domeniul şi criteriile de
audit relevante
Analiza înregistrărilor de instruire
Testare
Interviu
Situaţii organizaţionale Abilitatea de a-şi desfăşura activitatea
în mod eficace în cadrul culturii
organizaţiei şi structurii
organizaţionale şi de raportare.
A lucrat în organizaţie cel puţin de 1
an în funcţia de supervizor.
Analiza înregistrărilor referitoare la
experienţa profesională
Legi, reglementări şi alte cerinţe
aplicabile
Abilitatea de a identifica şi a înţelege
aplicarea legilor şi reglementărilor
relevante pentru procesele, produsele
A absolvit un curs de instruire despre
legile relevante pentru activităţile şi
procesele care vor fi auditate.
Analiza înregistrărilor de instruire.
Domenii de competenţă Etapa 1
Însuşiri personale, cunoştinţe şi
abilităţi
Etapa 2
Criterii de evaluare
Etapa 3
Metode de evaluare
şi/sau emisiilor în mediu.
Cunoştinţe şi abilităţi specifice domeniului calităţii
Metode şi tehnici referitoare la
calitate
Abilitatea de a descrie metodele
interne de control al calităţii.
Abilitatea de a diferenţia între
cerinţele pentru încercarea în cursul
fabricaţiei şi cea finală.
A absolvit o instruire în aplicarea
metodelor de control al calităţii.
A demonstrat la locul de muncă şi a
utilizat procedurile de încercare pe
flux şi finală.
Analiza înregistrărilor de la instruire
Observare.
Procese şi produse, inclusiv servicii Abilitatea de identifica produsele,
procesele de fabricaţie ale acestora,
specificaţiile şi utilizarea finală a
acestora.
A lucrat în planificarea producţiei ca
funcţionar pentru planificarea
proceselor
A lucrat în departamentul service
Analiza înregistrărilor de muncă.
Cunoştinţe şi abilităţi specifice domeniului mediului
Metode şi tehnici ale
managementului de mediu
Abilitatea de înţelege metodele pentru
evaluarea performanţei de mediu
A absolvit o instruire referitoare la
evaluarea performanţei de mediu
Analiza înregistrărilor de la instruire.
Ştiinţe şi tehnologii de mediu Abilitatea de înţelege modul în care
metodele de prevenire şi de control
ale poluării utilizate de organizaţie
tratează aspectele de mediu
6 luni de experienţă în controlul şi
prevenirea poluării într-un mediu de
lucru similar.
Analiza înregistrărilor de muncă.
Domenii de competenţă Etapa 1
Însuşiri personale, cunoştinţe şi
abilităţi
Etapa 2
Criterii de evaluare
Etapa 3
Metode de evaluare
semnificative ale organizaţiei
Aspecte tehnice şi de mediu ale
operării
Abilitatea de a recunoaşte aspectele
de mediu ale organizaţiei şi
impacturile acestora (ex.: materiale,
reacţiile lor cu altele şi potenţialul
impact asupra mediului în cazul unei
scurgeri accidentale sau emisii.
Abilitatea de a evalua procedurile de
răspuns în caz de urgenţă, aplicabile în
cazul incidentelor de mediu.
A absolvit un curs de instruire internă
despre depozitarea materialelor,
amestecarea, utilizarea şi eliminarea
acestora şi despre impacturile lor de
mediu .
A absolvit un curs de instruire despre
planul de răspuns în situaţii de urgenţă
şi capacitate de răspuns.
Are experienţă ca membru al unei
echipe de răspuns în situaţii de
urgenţă.
Analiza înregistrărilor de instruire.
Analiza înregistrărilor de instruire şi
referitoare la experienţa profesională.
PROGRAM ANUAL DE AUDIT
pe anul ______
Nr. crt.
Zona auditata Domeniul
auditului(procese)
Perioada preconizata
(luna) Auditor
Data realizarii auditului
Raport de audit (nr./data)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Aprobat, Elaborat,
DG MSMC
Data: Data:
PLAN DE AUDIT
1. Obiectivele auditului:
2. Domeniul auditului:
3. Criterii de audit (documente de referinta, proceduri, etc):
4. Perioada auditului:
5. Tipul auditului:
6. Zona auditata:
7. Componenta echipei de audit:
8. Desfasurarea activitatilor
a. Data si ora sedintei de deschidere:
b. Data si ora sedintei de inchidere:
9. Data prezentarii Raportului de audit:
Conducatorul echipei de audit, Data
CHESTIONAR DE AUDIT
Standard de referinta : _________________________
Cerinta examinata : ____________________________
Nr. crt.
Intrebari Constatari
DA NU NA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Raport de neconformitati
Raport nr. : Data :
Intocmit de :
Zona generatoare de neconformitate: Persoana responsabila :
(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)
Acest raport se completeza ca urmare:
� Audituri interne � Reclamatii
� Produse/Servicii neconforme � Actiuni corective
� Actiuni preventive
NECONFORMITATEA
� CONSTATATA � POTENTIALA
Criteriul de audit :
Sectiunea A
Tratarea neconformitatii/corectii : Responsabil implementare:
(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)
Dispusa de : Termen :
(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)
Verificare tratare neconformitate/corectie :
(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)
Sectiunea B
Cauze generatoare de neconformitate:
Actiune corectiva � preventiva �: Responsabil implementare:
(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)
Dispusa de : Termen:
(Nume, Prenume, Functie, Semnatura)
Sectiunea C
Verificarea � actiunilor corective � preventive
(Nume, Prenume, Functie, Semnatura – inregistrari)