คู มือมาตราฐาน...

สำนกงานเลขานการกรม

กรมชลประทาน

พ.ศ. ๒๕๕๘

สำนกงานเลขานการกรม


พ.ศ. ๒๕๕๘

การจดเกบเอกสาร

ของกรมชลประทาน

คมอมาตราฐานการจดเกบเอกสาร

ของกรมชลประทาน

คมอมาตราฐาน

คมอมาตราฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน

คมอมาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน

ค�าน�า

การเกบรกษาหนงสอ เปนกระบวนงานหนงของงานสารบรรณตามทก�าหนดไวในระเบยบส�านกนายกรฐมนตร

วาดวยงานสารบรรณพ.ศ.2526และระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ(ฉบบท2)พ.ศ.2548ซงสาระ

ส�าคญของระเบยบไดอธบายถงการจดท�าบญชหนงสออายการเกบหนงสอและการรกษาหนงสอเพอเปนแนวทางใหหนวย

งานราชการทกหนวยงานถอปฏบต

ปจจบนมกฎหมายและระเบยบอนทเกยวของกบการเกบรกษาหนงสอ(เอกสาร)หลายฉบบไดแกพ.ร.บ.ขอมล

ขาวสารของราชการพ.ศ.2540ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการพ.ศ.2544และพ.ร.บ.จดหมายเหต

แหงชาต พ.ศ. 2556 ซงเจาหนาททปฏบตงานดานงานสารบรรณจ�าเปนตองศกษาเรยนร เพอใหการบรหารงานจดการ

เอกสารเปนไปอยางถกตองและมประสทธภาพ

สบเนองจาก พ.ร.บ. จดหมายเหตแหงชาต พ.ศ. 2556 ไดก�าหนดไวในมาตรา 7 และ 8 ซงมสาระส�าคญวา

เพอประโยชนในการเกบรกษาเอกสารจดหมายเหตใหหนวยงานของรฐเกบรกษาเอกสารราชการในการปฏบตงานหรอทอย

ในความครอบครองทมลกษณะคณคาตามวตถประสงคของหนวยงานหรอคณคาทางประวตศาสตรหรอคณคาเพอการศกษา

การคนควา หรอวจย เพอสงมอบใหแกกรมศลปากรโดยการเกบรกษาเอกสารราชการดงกลาว ใหหนวยงานของรฐจดท�า

รายการหรอตารางการเกบรกษาเอกสารราชการซงอยางนอยตองประกอบดวยประเภทและหมวดหมของเอกสาร ระยะ

เวลาการเกบรกษาเอกสารและการสงมอบรายการหรอตารางการเกบรกษาเอกสารทงนตามหลกเกณฑและวธทอธบดกรม

ศลปากรก�าหนดและในระหวางการเกบรกษานนจะตองดแลรกษาเอกสารไวอยางครบถวนสมบรณและสามารถตรวจสอบ

อางองได

กรมชลประทานจงไดมค�าสงทข115/2558ลงวนท3กมภาพนธพ.ศ.2558และค�าสงทข171/2558

ลงวนท2มนาคมพ.ศ.2558แตงตงคณะท�างานจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานเพอจดท�าหมวด

หมเอกสารราชการของกรมและจดท�าตารางก�าหนดอายการเกบเอกสารราชการของกรมชลประทานเพอใหทกหนวยงาน

ของกรมไดใชประโยชนและปฏบตเปนมาตรฐานเดยวกน

ส�านกงานเลขานการกรมโดยฝายบรหารทวไปตระหนกในความส�าคญของการจดเกบเอกสารซงเปนกระบวนงาน

ส�าคญในการบรหารจดการเอกสาร จงไดจดพมพคมอมาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน เพอใหเจาหนาท

ทปฏบตงานเกยวของไดรบรและเขาใจในแนวทางการปฏบตงานดานการเกบรกษาเอกสาร และการสงมอบเอกสาร

ประวตศาสตรไดอยางถกตองตามกฎหมายและระเบยบตางๆ รวมถงเปนไปตามมาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรม

อนจะเปนประโยชนในการเกบรกษาเอกสารทมคณคาตอหนวยงานและประเทศชาตใหคงอยอยางถาวรตอไป

ประกาศคณปการ

ในนามของคณะผจดท�าคมอมาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานเลมน ส�านกงานเลขานการกรมขอ

ขอบพระคณอธบดกรมชลประทาน(นายเลศวโรจนโกวฒนะ)ทไดเลงเหนความส�าคญและประโยชนของการจดท�ามาตรฐาน

การจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน โดยการแตงตงคณะท�างานจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน

ตามค�าสงกรมทข115/2558และค�าสงทข171/2558และไดใหความเหนชอบในการประกาศใชตารางการจดเกบ

เอกสารราชการของกรม ทคณะท�างานไดรวมกนจดท�าแลวเสรจ เพอเผยแพรใหทกหนวยงานภายในกรมไดใชประโยชน

ในการปฏบตงานดานการบรหารเอกสารอยางมประสทธภาพ

ส�านกงานเลขานการกรมขอขอบพระคณทปรกษาคณะท�างานประกอบดวย รองอธบดฝายบรหารกรมชลประทาน

(นายณรงค ลนานนท) ทไดใหค�าปรกษาและการสนบสนน การด�าเนนงานของคณะท�างานอยางดยง และนางจฑาทพย

องศสงหหวหนากลมบรหารเอกสารส�านกหอจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรทไดกรณาสละเวลาในการใหค�าปรกษา

และถายทอดความร ความเขาใจทถกตองในการด�าเนนการจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานแกคณะ

ท�างานดวยดเสมอมานบตงแตเรมมแนวความคดทจะด�าเนนการจนกระทงสามารถด�าเนนการแลวเสรจ

ทส�าคญขอขอบพระคณผบรหารของทกหนวยงานในกรมชลประทานและคณะท�างานจดท�ามาตรฐานการจดเกบ

เอกสารของกรมชลประทานทไดใหการสนบสนนและความรวมมอเปนอยางดในการด�าเนนการจดท�ามาตรฐานการจดเกบ

เอกสารของกรมชลประทานครงนจนเปนผลส�าเรจเรยบรอยบรรลผลตามวตถประสงคทกประการ

คณะผจดท�าคมอมาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน

ส�านงานเลขานการกรม

บทน�า

กรมชลประทานเปนหนวยงานทมภารกจเกยวกบการพฒนาแหลงน�าตามศกยภาพของลมน�าใหเพยงพอและจดสรร

น�าใหกบผใชน�าทกประเภทเพอใหผใชน�าไดรบน�าอยางทวถงและเปนธรรมตลอดจนปองกนความเสยหายอนเกดจากน�า

เอกสารทกรมชลประทานจดท�าและมไวในครอบครองส�าหรบใชประกอบการปฏบตงานเพอใหบรรลวตถประสงค

ตามภารกจดงกลาวมจ�านวนมากจ�าแนกไดเปน3ประเภทประกอบดวยเอกสารระหวางการใชงานซงยงใชปฏบตงานอย

เปนประจ�าและตอเนองเอกสารกงการใชงานทใชปฏบตงานจนเสรจสนภารกจแลวแตยงคงมความจ�าเปนทจะตองเกบไวใช

อางองและเอกสารพนการใชงานซงเกบรกษาไวครบอายการจดเกบแลว จะตองด�าเนนการท�าลายกรณทเปนเอกสารทไมม

คณคาหรอสงมอบเปนเอกสารทมคณคาเพอเกบรกษาไวถาวรทส�านกหอจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร

เนองจากการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานทผานมายงไมมระบบการจดหมวดหมเอกสารทเปนมาตรฐาน

เดยวกนรวมทงไมมการศกษาส�ารวจวเคราะหและรวบรวมประเภทเอกสารในแตละหนวยงานมาจดไวเปนฐานขอมลเดยวกน

ของกรมดงนนการจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานจงมความส�าคญอยางยงไมเพยงเพอใหเปนไป

ตามขอก�าหนดในมาตรา7และ8ของพ.ร.บ.จดหมายเหตแหงชาตพ.ศ.2556เทานนแตยงเปนผลใหการจดการเอกสาร

ของหนวยงานเปนไปอยางมประสทธภาพเพราะเอกสารเหลานนจะถกจดเกบไวอยางเปนระบบไมสญหายสามารถน�ามาใช

ในการบรหารงานและปฏบตงานไดตามความตองการรวมทงใชเปนหลกฐานอางองทางกฎหมายในบางกรณโดยเฉพาะอยาง

ยงเอกสารทเกยวของกบภารกจของกรมชลประทานทไมสามารถคนหาไดจากหนวยงานอนใดและถอเปนเอกสารทมคณคา

ดานงานชลประทานและคณคาทางประวตศาสตรจะถกเกบรกษาไวอยางถกตองสมบรณเปนองคความรทเปนประโยชนใน

การศกษาคนควาและการพฒนาชาตแกคนรนหลง

คมอมาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานทจดท�าครงน เปนตวชวดตามค�ารบรองการปฏบตราชการ

ของส�านกงานเลขานการกรมประจ�าปงบประมาณพ.ศ.2558และเปนองคความรตามแผนการจดการความรเพอสนบสนน

ประเดนยทธศาสตรกรมชลประทานประจ�าปงบประมาณพ.ศ. 2558 ทงน โดยมวตถประสงคเพอเปนเอกสารเผยแพร

มาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานและเพอใหเจาหนาทของกรมชลประทานไดใชเปนแนวทางปฏบตงานดาน

การเกบรกษาเอกสารและการสงมอบเอกสารประวตศาสตรอยางถกตองตามกฎหมายและระเบยบทเกยวของรวมทงเพอ

ประโยชนในการเกบรกษาเอกสารจดหมายเหตตามพ.ร.บ.จดหมายเหตแหงชาตพ.ศ.2556

คมอเลมนนอกจากจะเปนขอมลพนฐานส�าคญเกยวกบประเภทเอกสารราชการของกรมชลประทานทถกเกบรกษา

ไวแลวยงเปนการยกระดบมาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมใหมความเปนระบบและระเบยบเรยบรอยซงจะสามารถ

พฒนาไปสการจดเกบเอกสารดวยระบบอเลกทรอนกสทมประสทธภาพและครบถวนสมบรณตอไปในอนาคต

สารบญ

หนา

ค�าน�า

ประกาศคณปการ

บทน�า

บทท 1 ความเปนมาของการด�าเนนการ 8

บทท 2 การด�าเนนการจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน 12

คณะท�างานจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน 12

กฎหมายระเบยบทเกยวของ 12

การด�าเนนงานของคณะท�างาน 16

1.วเคราะหและจดท�าหมวดเอกสาร 16

2.ประเมนคณคาและก�าหนดอายการเกบเอกสาร 18

3.จดท�าตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน 20

บทท 3 การจดท�าตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน 21

ค�าอธบายหมวดเอกสาร 21

ค�านยามศพทในตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน 23

ตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน 25

บทท 4 การบรหารเอกสารทมคณคาทางประวตศาสตร 74

บรรณานกรม 94

ภาคผนวก 95

ค�าสงแตงตงคณะท�างานจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน 96

ปฏทนการด�าเนนงานจดท�าคมอมาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน 100

ประมวลภาพกจกรรม 103

8

บทท 1 ความเปนมาของการด�าเนนการ

เมอปงบประมาณพ.ศ.2557ส�านกงานเลขานการกรมไดรบอนมตใหด�าเนนการจดโครงการฝกอบรมเชงปฏบต

การหลกสตรการเสรมสรางสมรรถนะดานงานสารบรรณส�าหรบเจาหนาทผปฏบตงานดานสารบรรณของกรมชลประทาน

รวมกบส�านกบรหารทรพยากรบคคล ซงหวขอวชาหนงของหลกสตรเปนการบรรยาย เรอง มาตรฐานการจดเกบและการ

ท�าลายเอกสาร และการฝกปฏบตการจดท�ามาตรฐานการจดเกบและการท�าลายเอกสาร โดยวทยากรจากส�านก

หอจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร

ผลจากการฝกอบรมดงกลาวสามารถสรปความคดเหนของวธการจดเกบเอกสารของหนวยงานภายในกรมปญหา

การจดเกบ แนวทางแกไขและขอเสนอแนะ รวมทงความเหนตอรางหมวดหมการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน

ทส�านกงานเลขานการกรมจดท�าเสนอดงน

หมวดเอกสารของกรมชลประทาน (ราง)

หมวด1บรหารทวไป

หมวด2การเงนและบญช

หมวด3แผนงานและงบประมาณ

หมวด4พสดและครภณฑ

หมวด5เทคโนโลยสารสนเทศ

หมวด6กฎหมายค�าสงระเบยบคมอมตครม.

หมวด7ทดนและสงกอสราง

หมวด8บรหารทรพยากรบคคล

หมวด9งานพฒนาแหลงน�า

หมวด10งานบรหารจดการน�า

หมวด11งานวจยพฒนาและการตางประเทศ

หมวด12งานตรวจสอบภายในและพฒนาระบบบรหาร

หมวด13เบดเตลด

ตวอยางประเภทเอกสารในแตละหมวด

หมวด ชอหมวด ประเภทเอกสาร

1 บรหารทวไป หนงสอเวยน หนงสอโตตอบทวไป งานพธและกจกรรม การประชม

ทะเบยนรบ-สงหนงสองานรกษาความปลอดภยอาคารสถานทฯลฯ

2 การเงนและบญช เอกสารหลกฐานทางการเงนรายงานเกยวกบการเงนและบญช

3 แผนงานและงบประมาณ นโยบายแผนงานและงบประมาณรายงานขอมลสถตฯลฯ

9

หมวด ชอหมวด ประเภทเอกสาร

4 พสดและครภณฑ การจดหาวสดการจดหาครภณฑการจดจางบรการการควบคมวสด

และครภณฑฯลฯ

5 เทคโนโลยสารสนเทศ ระบบสารสนเทศและเครอขายการสอสารโทรคมนาคมสารสนเทศ

ภมศาสตรฯลฯ

6 กฎหมายค�าสงระเบยบคมอมตครม. กฎหมายค�าสงระเบยบคมอมตครม.

7 ทดนและสงกอสราง การจดหาทดนงานจดรปทดนการกอสรางอาคารตกแตงภายในและ

จดภมทศนการซอมแซมและบ�ารงรกษาอาคารสถานทฯลฯ

8 บรหารทรพยากรบคคล การแบงสวนราชการโครงสรางอตราก�าลงการมอบหมายงานการ

สรรหาบรรจแตงตงทะเบยนประวต การสอบสวนสวสดการการ

พฒนาบคลากรฯลฯ

9 งานพฒนาแหลงน�า โครงการชลประทานขนาดใหญโครงการชลประทานขนาดกลางและ

โครงการชลประทานขนาดเลกงานปรบปรงซอมแซมฯลฯ

10 งานบรหารจดการน�า งานอทกวทยา งานจดสรรน�า โครงการสงน�าและบ�ารงรกษา งาน

ปองกนและบรรเทาอทกภยฯลฯ

11 งานวจยพฒนาและการตางประเทศ โครงการความรวมมอระหวางประเทศงานศกษาวจยฯลฯ

12 งานตรวจสอบภายในและพฒนาระบบ

บรหาร

13 เบดเตลด

สรปขอมลและความคดเหนในการจดเกบเอกสารของหนวยงานสงกดกรมชลประทาน

การจดเกบ

1.1บคลากรทรบผดชอบ -หนวยงานเจาของเรอง

-ฝายบรหารทวไป/หนวยงานธรการของส�านก/กอง

1.2ประเภทของเอกสารทจดเกบ -แฟมเอกสารภาพถายแผนท แผนผงแบบแปลนแบบ

พมพเขยวแผนซดหนงสอสงพมพเทปเสยงดจตอลไฟล

1.3สถานทและครภณฑทใชในการจดเกบ -หองท�างานของแตละฝาย/สวนหองเกบของหองคลงพสด

ตเกบเอกสาร(เหลก/ไม)ชนวางเอกสารลนชกหลงตกลอง

เกบเอกสาร พนทรอบโตะท�างาน ถง มด เกบเปนเรอง ๆ

สแกนเกบเปนไฟลเอกสารระบบจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส

10

1.4การจดเกบระบบหมวดหมเอกสาร - ตงแฟมตามหวเรองเอกสาร แตละฝาย/สวนเกบเอกสาร

ตามลกษณะงานทรบผดชอบ เกบตามล�าดบตวอกษรเกบ

ตามป พ.ศ. จดเกบเปนหมวดหม มรหสในการจดเกบ

แยกชองาน/เรอง

1.5วธปฏบตเกยวกบการจดเกบเอกสาร 1)การจดเกบเอกสารระหวางปฏบต

- อยกบเจาหนาท ทรบผดชอบหรอเจาของเรอง เกบตาม

ลกษณะงานทรบผดชอบ

- วางบนโตะท�างาน ใสตะกรา ลนชก เกบใสแฟมรอเสนอ

แฟมออนเขยนทหนาปกวา“รอปฏบต”

-ใสตะกรางานระหวางด�าเนนการแยกหมวดหมบนทกใน

หมายเหตไวในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

2)การจดเกบเอกสารเมอปฏบตเสรจแลว

- จดเกบทฝายบรหารทวไปของหนวยงาน และหนวยงาน

เจาของเรอง

-เจาของเรองเกบส�าเนาคฉบบงานธรการเกบส�าเนา

- เกบใสแฟมแลวแยกเปนเรอง เปนป แยกตามหมวดหม

จดเกบเขาตเอกสาร

- เกบใสแฟมแยกรายป เมอครบปถอดออกจากแฟมใสถง

และเกบลงกลองโดยเกบไว ณ สถานทจดเกบตามหนวย

ปฏบต

3)การจดเกบเพอไวใชตรวจสอบ

-จดเกบเอกสารทฝายบรหารทวไปของหนวยงานและหนวย

งานเจาของเรอง

-เจาของเรองเกบตนฉบบไวเอง

-จดเกบในสถานทสามารถคนหาไดงาย

-เกบใสแฟมแยกตแยกชนจากงานอน

-เกบเปนแฟมใสกลองพลาสตก/กลองกระดาษ

-จดท�าระเบยนเปนเรองใสกลองมใบปะหนาและระบ

ปงบประมาณ

-ใสแฟมแยกไวในตเฉพาะสนปมดใสถงแยกไว

-เอกสารดานการเงนหนวยเบกจายเปนผเกบของ

-เกบในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

11

1.6ปญหาการจดเกบ/แนวทางแกไขและขอเสนอแนะ 1)ปญหา

-ไมมสถานทและครภณฑในการจดเกบเอกสาร

-ไมมผรบผดชอบโดยตรงและขาดผดแลรกษา

-สถานทและครภณฑในการจดเกบเอกสารไมเพยงพอกบ

จ�านวนเอกสาร

-ไมมแนวทาง/คมอปฏบตในการจดเกบเอกสาร

-บคลากรขาดความรในการจดเกบเอกสารทถกตอง

-ระบบการจดเกบซ�าซอน

-เกบเอกสารเขาแฟมแลวหาไมพบ

2)แนวทางแกไข/ขอเสนอแนะ

-จดหาครภณฑและสถานทใหเพยงพอ

-จดท�าคมอมาตรฐานการจดเกบ

- สรป และรวบรวมปญหาเสนอผ บงคบบญชาเพอขอ

สนบสนนงบประมาณเพมเตมส�าหรบการจดเกบเอกสาร

อยางทวถง

-ก�าหนดบคลากรผรบผดชอบ

2.รางหมวดการจดเกบเอกสาร

กรมชลประทานตามรายละเอยดในเอกสารแนบ

-เหนวาเหมาะสมสามารถจดเกบตามหมวดเอกสารทเสนอ

-ขอเพมหวขอ“ประกาศ”“ตอบขอรองเรยน”ในหมวด6

-ขอเพมหวขอ“การบรการขอมลขาวสาร”ในหมวด5

-ขอเพมหวขอ“งานขอใชทราชพสด”ในหมวด1

- เหนควรเพมหมวด “เครองจกรกลและซอมแซม” “เรอง

รองเรยน รองขอ” “เงนทนหมนเวยนเพอการชลประทาน”

“การอนรกษและประหยดพลงงาน”และ“หมวดเบดเตลด”

ตอมาเมอวนท29มกราคม2558ส�านกงานเลขานการกรมไดสงเจาหนาทเขารวมสมมนาเรอง“พระราชบญญต

จดหมายเหตแหงชาต พ.ศ. 2556 : การอนรกษมรดกทางวฒนธรรม” จดโดยกรมศลปากร เพอเปนการเผยแพรและ

ประชาสมพนธพระราชบญญตจดหมายเหตแหงชาตพ.ศ.2556และเพอประสานความรวมมอระหวางหนวยงานของรฐ

และส�านกหอจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรในการด�าเนนการตามพ.ร.บ.ดงกลาวซงเปนกฎหมายเฉพาะในการก�าหนด

ใหหนวยงานของรฐด�าเนนการจดท�าระบบการเกบรกษาและอนรกษเอกสารส�าคญของหนวยงานไวใหมสภาพสมบรณและ

ครบถวน สามารถสงมอบเอกสารประวตศาสตรใหส�านกหอจดหมายเหตแหงชาตเกบรกษาไวเปนมรดกทางวฒนธรรมของ

ชาตดานจดหมายเหต

ดงนน เพอใหการด�าเนนการจดท�าตารางก�าหนดอายการเกบรกษาเอกสารราชการของกรมบรรลผลส�าเรจเปนรป

ธรรมตามทก�าหนดไวในพ.ร.บ.จดหมายเหตแหงชาตพ.ศ.2556ส�านกงานเลขานการกรมในฐานะหนวยงานทก�ากบดแล

งานสารบรรณของกรมชลประทาน จงไดยกรางหนงสอเสนอกรมพจารณาลงนามค�าสงแตงตงคณะท�างานจดท�ามาตรฐาน

การจดเกบเอกสาร ของกรมชลประทาน เมอวนท 3 กมภาพนธ พ.ศ. 2558 และแตงตงคณะท�างานเพมเตม เมอวนท

2มนาคมพ.ศ.2558

12

บทท 2 การด�าเนนการจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน

คณะท�างานจดท�ามาตรฐานการจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน

จากความเปนมาของการด�าเนนการจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานทกลาวมาแลวขางตน

ส�านกงานเลขานการกรมไดท�าบนทกเสนอกรมพจารณาใหความเหนชอบและลงนามแตงตงคณะท�างานจดท�ามาตรฐานการ

จดเกบเอกสารของกรมชลประทานโดยเสนอความเหนประกอบตามเหตผลและวตถประสงคส�าคญคอเพอใหการเกบรกษา

เอกสารราชการของกรมชลประทานเปนไปอยางถกตองเหมาะสมสอดคลองกบขอก�าหนดของพ.ร.บ.จดหมายเหตแหงชาต

พ.ศ.2556และระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ.2526และระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวย

งานสารบรรณ (ฉบบท 2)พ.ศ.2548 รวมถง ระเบยบและกฎหมายอนทเกยวของ อกทงมแนวทางปฏบตทชดเจนเปน

มาตรฐานเดยวกนรวมทงเพอการจดท�าคมอมาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานส�าหรบใชเผยแพรใหแกหนวย

งานภายในกรมชลประทาน

ดวยเหตผลดงกลาวกรมชลประทานไดมค�าสงทข115/2558ลงวนท3กมภาพนธพ.ศ.2558และค�าสงท

ข171/2558ลงวนท2มนาคมพ.ศ.2558แตงตงคณะท�างานจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน

โดยมรองอธบดฝายบรหาร กรมชลประทาน และหวหนากลมบรหารเอกสาร ส�านกหอจดหมายเหตแหงชาต ในฐานะ

นกจดหมายเหต เปนทปรกษา ในสวนของคณะท�างานประกอบดวย เลขานการกรมเปนประธานคณะท�างาน หวหนา

ฝายบรหารทวไปหรอผรบผดชอบงานบรหารทวไปของทกส�านก/กองและผอ�านวยการกลมงานกฎหมายส�านกกฎหมาย

และทดนในฐานะนกกฎหมาย รวมเปนคณะท�างาน และหวหนาฝายบรหารทวไป ส�านกงานเลขานการกรมและเจาหนาท

ทเกยวของเปนฝายเลขานการคณะท�างาน

คณะท�างานดงกลาวมหนาทศกษา วเคราะห และจดท�าหมวดหมการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน

ใหสอดคลองกบภารกจและการปฏบตงานของกรม รวมทงกฎหมายและระเบยบทเกยวของประเมนคณคาและพจารณา

ก�าหนดระยะเวลาจดเกบเอกสารราชการของกรมตามประเภทและหมวดหมทก�าหนดตลอดจนจดท�าตารางก�าหนดอายการ

เกบเอกสารราชการของกรมชลประทานเพอใหทกหนวยงานของกรมไดใชประโยชนและเปนมาตรฐานเดยวกน

กฎหมายและระเบยบทเกยวของ

กฎหมายและระเบยบทเกยวของกบการเกบรกษาเอกสารราชการประกอบดวยพระราชบญญตจดหมายเหตแหง

ชาตพ.ศ.2556พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการพ.ศ.2540ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ

พ.ศ.2544ระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ.2526และระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวยงาน

สารบรรณ(ฉบบท2)พ.ศ.2548ซงมสาระส�าคญทสวนราชการจะตองถอปฏบตดงน

13

พระ

ราชบ

ญญ

ตจดห

มายเ

หต

แหงช

าต พ

.ศ. 2

556

พระ

ราชบ

ญญ

ตขอม

ลขาว

สาร

ของร

าชกา

ร พ

.ศ. 2

540

ระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษาคว

าม

ลบ ข

องท

างรา

ชการ

พ.ศ

.

2544

ระเบ

ยบส�า

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ พ

.ศ. 2

526

ระเบ

ยบส�า

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

(ฉบบ

ท 2)

พ.ศ

. 254

8

หมวด

1เอ

กสาร

จดหม

ายเห

ต

มาตร

า7

เพอป

ระโย

ชนใน

การ

เกบร

กษาเอก

สารจ

ดหมา

ยเหต

ใหหน

วยงา

นของ

รฐเกบ

รกษา

เอกส

ารรา

ชการ

ในกา

รปฏบ

ตงาน

หรอท

อยใน

ความ

ครอบ

ครอง

ของ

หนวย

งานข

องรฐ

ทมล

กษณ

ะ

อยาง

หนงอ

ยางใดด

งตอไ

ปนเพ

อ

สงมอ

บใหแ

กกรม

ศลปา

กรตอ

ไป

(1)ม

คณคา

ตามว

ตถปร

ะสงค

ของ

หนวย

งานข

องรฐ

นน

(2)ม

คณคา

ทางป

ระวต

ศาสต

ร

(3)มค

ณคา

เพอก

ารศก

ษาก

าร

คนคว

าหร

อการ

วจย

การ

เกบร

กษาเอก

สารร

าชกา

ร

ตามว

รรคห

นงใหห

นวยง

านขอ

ง

รฐจด

ท�ารา

ยการ

หรอต

าราง

การ

เกบรก

ษาเ

อกสา

รราช

การซ

ง

อยาง

นอย

ตอง

ประ

กอบดวย

ประ

เภทแล

ะหมวด

หมของ

เอกส

ารระ

ยะเวลา

การเกบ

รกษา

เอกส

ารวธก

ารเก

บรกษ

าเอก

สาร

และก

ารสงม

อบรา

ยการ

หรอ

ตารา

งการ

เกบร

กษาเอก

สาร

หมวด

4เอ

กสาร

ประว

ตศาส

ตร

มาตร

า26ขอ

มลขา

วสาร

ของ

ราชก

ารทห

นวย

งานข

องรฐ

ไม

ประส

งคจะ

เกบร

กษาห

รอมอ

าย

ครบก

�าหนด

ตามว

รรคส

องนบ

แต

วนทเ

สรจส

นการ

จดให

มขอม

ล

ขาวส

ารนน

ใหห

นวยง

านขอ

งรฐ

สงมอ

บใหแ

กหอ

จดหม

ายเห

ต

แหงช

าตก

รมศล

ปากร

หรอ

หนวยง

านอน

ของร

ฐตาม

ท

ก�าหน

ดในพ

ระรา

ชกฤษ

ฎกาเ

พอ

คดเล

อกไว

ใหปร

ะชาช

นไดศ

กษา

คนคว

า

ก�าห

นดเ

วลาต

องส

งขอมล

ขาวส

ารขอ

งราช

การต

ามวร

รค

หนงใหแ

ยกปร

ะเภท

ดงน

(1

)ขอม

ลขาว

สารข

องรา

ชการ

ตามม

าตรา

14

เมอค

รบเจดส

บ

หาป

(2

)ขอม

ลขาว

สารข

องรา

ชการ

ตามม

าตรา

15

เมอค

รบยส

บป

ก�าหน

ดเวล

าตาม

วรรค

สอง

อาจ

ขยาย

ออกไ

ปไดใ

นกรณ

ดงตอ

ไปน

สวนท

5ก

ารเก

บรกษ

า

ขอ4

4ก

ารเก

บรก

ษาข

อมล

ขาวส

ารลบ

ใหห

นวยง

านขอ

งรฐ

เกบร

กษาไวใ

นทปล

อดภย

และใ

ห

ก�าหน

ดระเ

บยบก

ารเก

บรก

ษา

ขอมล

ขาวส

ารลบ

ไวเป

นการ

เฉพา

ะ

ตามค

�าแนะ

น�าขอ

งองค

การร

กษา

ความ

ปลอด

ภย

สวนท

9ก

รณสญ

หาย

ขอ4

8ใน

กรณทข

อมลข

าวสา

ร

ลบสญ

หาย

ใหผร

บทรา

บขอเ

ทจ

จรงร

ายงา

นขอเทจ

จรงท

เกยว

ของ

ใหหว

หนาห

นวยง

านขอ

งรฐท

ตน

สงกด

ทราบ

เพอด

�าเนน

การต

อไป

และใ

หน

ายทะเ

บยน

ขอม

ล

ขาวส

ารลบ

บนทก

การท

ขอม

ล

ขาวส

ารลบ

สญหา

ยไวใ

นทะเบย

น

ควบค

มขอม

ลขาว

สารล

บดวย

หมวด

3ก

ารเก

บรกษ

ายม

และ

ท�าลา

ยหนง

สอ

ขอ5

2กา

รเกบ

หนงส

อแบง

ออก

เปน

การเกบ

ระหว

างปฏ

บตเส

รจ

แลวแ

ละกา

รเกบ

ไวเพ

อใชใ

นการ

ตรวจ

สอบ

ขอ5

3กา

รเกบ

ระหว

างปฏ

บตคอ

การเ

กบหน

งสอทป

ฏบตยง

ไม

เสรจ

ใหอย

ในคว

ามรบ

ผดชอ

บ

ของเจ

าของ

เรอง

โดยใ

หก�าห

นดวธ

การเกบ

ใหเห

มาะส

มตาม

ขนตอ

น

ของก

ารปฏ

บตงา

น

ขอ5

4กา

รเกบ

เมอป

ฏบตเ

สรจ

แลวคอ

การ

เกบห

นงสอ

ทปฏบ

ต

เสรจ

เรยบ

รอยแ

ลวแล

ะไมม

อะไร

ทตอง

ปฏบต

ตอไป

อก...

ขอ5

5เม

อไดร

บเรอ

งจาก

เจาข

อง

เรอง

ตามข

อ54แ

ลวใ

หเจ

า

หนาท

ผรบ

ผดชอ

บในก

ารเก

บ

หนงส

อปฏ

บต...

ขอ5

6กา

รเกบ

ไวเพ

อใชใ

นการ

ตรวจ

สอบ

คอก

ารเก

บหนง

สอท

ปฏบตเ

สรจเ

รยบร

อยแ

ลวแ

ต

จ�าเป

นตอง

ใชใน

การต

รวจส

อบ

“ขอ

57อ

ายกา

รเกบ

หนงส

อโด

ยปกต

ให

เกบไ

วไมน

อยกว

า10

ปเวน

แตหน

งสอด

งตอ

ไปน

57

.1ห

นงสอ

ทตอง

สงวน

เปน

ความ

ลบ

ใหปฏ

บตตา

มกฎห

มาย

ระเบ

ยบวา

ดวยก

าร

รกษาค

วามปลอดภยแ

หงชาต

หรอ

ระเบ

ยบวา

ดวย

การร

กษาค

วามล

บของ

ทาง

ราชก

าร

57.

2หน

งสอท

เปนห

ลกฐา

นทาง

อรรถ

คด

ส�านว

นของ

ศาลห

รอขอ

งพนก

งานส

อบสว

น

หรอ

หนงส

ออนใด

ทได

มกฎ

หมา

ยหรอ

ระเบ

ยบแบ

บแผน

ก�าหน

ดไวเปน

พเศษ

แลว

การเกบ

ใหเป

นไปต

ามกฎ

หมาย

และร

ะเบย

บ

แบบแ

ผนวา

ดวยก

ารนน

57.

3หน

งสอท

มคณคา

ทางป

ระวต

ศาสต

ร

ทกสา

ขาวช

าแล

ะมคณ

คาตอ

การศ

กษา

คนคว

าวจ

ยให

เกบไ

วเปน

หลกฐ

านส�า

คญ

ทางป

ระวต

ศาสต

รของ

ชาตต

ลอดไ

ปหร

อ

ตามท

ส�าน

กหอจ

ดหมา

ยเหตแ

หงช

าต

กรมศ

ลปาก

รก�า

หนด

57

.4ห

นงสอ

ทไดป

ฏบตง

านเส

รจสน

แลว

และเปน

คส�าเนา

ทมต

นเรอ

งจะค

นไดจ

ากท

อนให

เกบไ

วไม

นอยก

วา5

ป

ตารา

งกฎห

มายแ

ละระ

เบยบ

ทเกย

วของ

กบกา

รจดเ

กบรก

ษาเอ

กสาร

ราชก

าร

14

พระ

ราชบ

ญญ

ตจดห

มายเ

หต

แหงช

าต พ

.ศ. 2

556

พระ

ราชบ

ญญ

ตขอม

ลขาว

สาร

ของร

าชกา

ร พ

.ศ. 2

540

ระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษาคว

าม

ลบ ข

องท

างรา

ชการ

พ.ศ

.

2544

ระเบ

ยบส�า

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ พ

.ศ. 2

526

ระเบ

ยบส�า

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

(ฉบบ

ท 2)

พ.ศ

. 254

8

ราชก

ารท

งนตาม

หลกเ

กณฑแ

ละ

วธกา

รทอธ

บดก�า

หนด

มาตร

า8ใ

นระห

วางก

ารเก

บ

รกษา

เอกส

ารรา

ชการ

ตามร

ะยะ

เวลา

ทก�าห

นดไวใน

มาต

รา7

ให

หนวย

งานขอ

งรฐดแ

ลรกษ

า

เอกส

ารไวอย

างคร

บถวน

สมบร

ณ

และสา

มารถ

ตรวจ

สอบอ

างอง

ได

ใ

นระห

วางก

ารเก

บรก

ษา

เอกส

ารรา

ชการ

ตามว

รรคห

นง

หนวย

งานข

องรฐ

อาจท

�าควา

ม

ตกลง

กบกร

มศลป

ากรเ

พอส

ง

มอบเ

อกสา

รราช

การน

นแกก

รม

ศลปา

กรกอ

นครบ

ก�าหน

ดระย

ะ

เวลา

กได

เมอ

หนวย

งานข

องรฐ

เกบร

กษา

เอกส

ารรา

ชการ

ครบก

�าหนด

ระ

ยะเวลา

ตาม

มาตร

า7

แลวใ

หสง

มอบเอ

กสาร

ราชก

ารแก

กรม

ศลปา

กรเวนแ

ตไดส

งมอบ

ใหแก

หนวย

งานอ

นของ

รฐตา

มทก�า

หนดไ

วในก

ฎหมา

ยวาด

วยขอ

มล

ขาวส

ารของ

ราชก

ารใน

การน

ให

หนวย

งานข

องรฐ

แจงใ

หกรม

ศลปา

กรทร

าบดว

ย

(1)

หนว

ยงาน

ของร

ฐยงจ

�าเปน

ตองเกบ

รกษา

ขอมล

ขาวส

ารขอ

ง

ราชก

ารไว

เอง

เพอป

ระโย

ชนใน

การใชส

อยโ

ดยตอ

งจดเ

กบแล

ะ

จดให

ประช

าชนไ

ดศกษ

าคนค

วา

ตามท

จะตก

ลงกบ

หจดห

มายเ

หต

แหงช

าตก

รมศล

ปากร

(2)

หนวย

งานข

องรฐ

เหนว

า

ขอมล

ขาวส

ารนน

ยงไม

ควรเปด

เผย

โดยม

ค�าสง

ขยาย

เวลา

ก�ากบ

ไวเป

นการ

เฉพา

ะราย

ค�าส

งการ

ขยาย

เวลา

นนให

ก�าหน

ดระย

ะ

เวลา

ไวดว

ยแต

จะก�า

หนดเ

กน

คราว

ละหา

ปไมไ

ด

การ

ตรวจ

สอบห

รอทบ

ทวนม

ให

มการ

ขยา

ยเวล

าไมเ

ปดเผ

ยจน

เกนค

วามจ

�าเปน

ใหเ

ปนไป

ตาม

หลกเ

กณฑแล

ะวธก

ารทก

�าหนด

ในกฎ

กระท

รวง

บทบ

ญญตต

ามมา

ตราน

มให

ใช

บงค

บกบ

ขอม

ลขาว

สารข

อง

ราชก

ารตา

มทคณ

ะรฐม

นตรอ

อก

ระเบ

ยบก�า

หนดใ

หหนว

ยงาน

ของ

รฐหร

อเจา

หนาท

ของร

ฐจะต

อง

ท�าลา

ยหรอ

อาจ

ท�าลา

ยไดโ

ดยไม

ตองเกบ

รกษา

เปนป

ระจ�า

ไมส

ะดวก

ในกา

รสง

ไปเก

บยง

หนวย

เกบขอ

งสวน

ราชก

ารตา

มขอ

54ใ

หเจา

ของ

เรอง

เกบเ

ปนเอ

กเทศ

โดย

แตงต

ง

เจาห

นาทข

นรบผ

ดชอบ

กไดเ

มอ

หมดค

วามจ

�าเปน

ทจะต

องใช

ใน

การต

รวจส

อบแล

วใหจดส

ง

หนงส

อนนไ

ปยงห

นวยเ

กบขอ

ง

สวนร

าชกา

รโดย

ใหถอ

ปฏบต

ตาม

ขอ5

4แล

ะขอ

55โด

ยอนโ

ลม

ขอ6

0หน

งสอท

ยงไม

ถงก�า

หนด

ท�าลา

ยซง

สวนร

าชกา

รเหน

วา

เปนห

นงสอ

ทมคว

ามส�า

คญแล

ะ

ประส

งคจะ

ฝากใ

หกอง

จดหม

าย

เหตแ

หงช

าตกร

มศลปาก

ร

เกบไ

วใหป

ฏบตด

งน...

ขอ6

1กา

รรกษ

าหนง

สอให

เจา

หนาท

ระมด

ระวง

รกษา

หนงส

อให

อยใน

สภาพ

ใชรา

ชการ

ไดทก

โอกา

สหา

กช�าร

ดเสย

หายต

องรบ

ซอมใ

หใชร

าชกา

รไดเ

หมอน

เดม

หากส

ญหา

ยตองห

าส�าเ

นามา

แทน

ถาช�า

รดเส

ยหาย

จนไม

สามา

รถซอ

มแซม

ใหคงส

ภาพเ

ดม

57

.5ห

นงสอ

ทเปน

เรอง

ธรรม

ดาสา

มญ

ซงไม

มควา

มส�าค

ญแ

ละเป

นเรอ

งทเก

ดขน

เปนป

ระจ�า

เมอด

�าเนน

การแ

ลวเส

รจให

เกบ

ไวไม

นอยก

วา1

ป

57.6

กา

รกอห

นผกพ

นหน

งสอห

รอ

เอกส

ารเก

ยวกบ

การร

บเงน

การ

จายเงน

หรอ

ทางก

ารเงนท

ไมเป

นหลก

ฐานแ

หงกา

รกอ

เปลย

นแปล

งโอน

สงว

นหรอ

ระงบ

ซงสท

ธใน

ทางก

ารเงนร

วมถง

หนงส

อหรอ

เอกส

ารเก

ยว

กบกา

รรบเ

งนก

ารจา

ยเงน

หรอ

การก

อหน

ผกพน

ทางก

ารเงนท

หมดค

วามจ

�าเปน

ใน

การใชเปน

หลกฐ

านแห

งการ

กอเป

ลยนแ

ปลง

โอน

สงวน

หรอร

ะงบซ

งสทธ

ในทา

งการ

เงน

เพรา

ะไดม

หนงส

อหรอ

เอกส

ารอน

ทสาม

ารถ

น�ามา

ใชอาง

องหร

อทดแ

ทนหน

งสอห

รอ

เอกส

ารดง

กลาว

แลวเมอ

ส�านก

งานก

ารตร

วจ

เงนแ

ผนดน

ตรวจ

สอบแ

ลวไม

มปญหา

และ

ไมมคว

ามจ�า

เปนตอง

ใชประ

กอบกา

ร

ตรวจ

สอบห

รอเพ

อการ

ใดๆ

อกให

เกบไว

ไมนอ

ยกวา

5ป

หน

งสอเ

กยวก

บกา

รเงน

ซงเห

นวาไ

มม

ความ

จ�าเป

นตอง

เกบไ

วถง10

ปหร

อ5

ป

แลวแ

ตกรณ

ใหท�า

ความ

ตกลง

กบก

ระทร

วง

การค

ลง

15

พระ

ราชบ

ญญ

ตจดห

มายเ

หต

แหงช

าต พ

.ศ. 2

556

พระ

ราชบ

ญญ

ตขอม

ลขาว

สาร

ของร

าชกา

ร พ

.ศ. 2

540

ระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษาคว

าม

ลบ ข

องท

างรา

ชการ

พ.ศ

.

2544

ระเบ

ยบส�า

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ พ

.ศ. 2

526

ระเบ

ยบส�า

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

(ฉบบ

ท 2)

พ.ศ

. 254

8

ไดให

รายง

านผบ

งคบบ

ญชา

ทราบ

และใ

หหมา

ยเหต

ไวใน

ทะเบ

ยน

เกบด

วย

ถาห

นงสอ

ทสญหา

ยเปน

เอกส

าร

สทธต

ามกฎ

หมาย

หรอห

นงสอ

ส�าคญ

ทเปนก

ารแส

ดงเอ

กสาร

สทธกใ

หด�าเนน

การแ

จงคว

ามตอ

พนกง

านสอ

บสวน

ขอ5

8ทก

ปปฏท

นใหส

วนรา

ชการ

จดสง

หนงส

อทมอ

ายคร

บ20

ปน

บจาก

วนทไ

ด

จดท�า

ขนทเ

กบไวณ

สวน

ราชก

ารใด

พรอ

ม

ทงบญ

ชสงม

อบหน

งสอค

รบ20ปให

ส�านก

หอ

จดหม

ายเห

ตแหง

ชาต

กรมศ

ลปาก

รภาย

ใน

วนท

31ม

กราค

มขอ

งปถด

ไปเวน

แต

หนงส

อดงต

อไปน

5

8.1

หนง

สอทต

องสง

วนเป

นควา

มลบ

ใหปฏ

บตตา

มกฎห

มายร

ะเบย

บวาด

วยกา

ร

รกษา

ความ

ปลอด

ภยแห

งชาต

หรอ

ระเบ

ยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทาง

ราชก

าร

58.2

หนง

สอทม

กฎหม

ายขอ

บงคบ

หรอ

ระเบ

ยบทอ

อกใช

เปนก

ารทว

ไปก�า

หนดไ

ว

เปนอ

ยางอ

น

58.3

หนงส

อทสว

นราช

การม

ความ

จ�าเป

นตอง

เกบไ

วทสว

นราช

การน

นใหจ

ดท�า

บญชห

นงสอ

ครบ20

ปทข

อเกบ

เองส

งมอบ

ใหส�า

นกหอ

จดหม

ายเห

ตแหงช

าตก

รม

ศลปา

กร

ขอ5

9บญ

ชสงม

อบหน

งสอค

รบ20

ปและ

บญชห

นงสอ

ครบ

20ป

ทขอเ

กบเอ

งอยา

ง

นอยใ

หมตน

ฉบบแ

ละส�า

เนาค

ฉบบ

เพอใ

ห

สว

นรา

ชการ

ผม

อบและส

�านกหอ

จดหม

ายเห

ตแหง

ชาตก

รมศล

ปากร

ผรบม

อบ

ยดถอ

ไวเป

นหลก

ฐานฝ

ายละ

ฉบบ

16

การด�าเนนงานของคณะท�างาน

คณะท�างานจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานไดด�าเนนการตามหนาททไดรบมอบหมายดงน

1.วเคราะหและจดท�าหมวดเอกสาร

2.ประเมนคณคาและก�าหนดอายการเกบเอกสาร

3.จดท�าตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน

1.วเคราะหและจดท�าหมวดเอกสาร

คณะท�างานไดรวมกนศกษาส�ารวจวเคราะหและก�าหนดหมวดเอกสารของกรมโดยใชแนวทางการก�าหนดหมวด

หมของส�านกหอจดหมายเหตแหงชาตเปนตนแบบเปรยบเทยบกบการก�าหนดหมวดหมของหนวยงานอนทเคยจดท�าไวรวม

ทงศกษาทบทวนชอหมวดเอกสารของกรม จ�านวน 13 หมวด ซงเปนผลสรปจากความคดเหนของผเขารบการฝกอบรม

โครงการฝกอบรมเชงปฏบตการ หลกสตรการเสรมสรางสมรรถนะดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ประจ�า

ปงบประมาณพ.ศ.2557ซงแนวทางการก�าหนดชอหมวดเอกสารดงกลาวเปนผลมาจากการวเคราะหประเภทเอกสารท

เกยวของกบการด�าเนนงานตามภารกจและหนาทของกรมและจ�าเปนตองเกบรกษาไวเพอใชในการบรหารงานหรอปฏบต

งานของหนวยงานและเปนไปตามระเบยบดานงานสารบรรณ

หมวดเอกสาร จ�านวน 13 หมวด ประกอบดวย

หมวด1บรหารทวไป

หมวด2การเงนและบญช

หมวด3แผนงานและงบประมาณ


หมวด5เทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

หมวด6กฎหมายระเบยบค�าสงขอบงคบประกาศมตครม.คมอ

หมวด7ทดนและสงปลกสราง


หมวด9งานพฒนาแหลงน�า

หมวด10งานบรหารจดการน�า

หมวด11งานวจยพฒนาและการตางประเทศ

หมวด12งานตรวจสอบภายในและพฒนาระบบบรหาร

หมวด13เบดเตลด

17

เนองจากหมวดเอกสารเปนเครองมอส�าคญทจะท�าใหการจดเกบเอกสารของหนวยงานมประสทธภาพเปนระบบ

ระเบยบสามารถสบคนเอกสารไดสะดวกรวดเรวคณะท�างานจงไดส�ารวจเอกสารในหนวยงานและรวบรวมขอมลเกยวกบ

ภารกจขนตอนการปฏบตงานในกจกรรมตางๆและไดใชแนวทางการวเคราะหเอกสารตามภารกจกจกรรม/กระบวนการ

ท�างานและขนตอนการปฏบตงาน ของหนวยงาน เพอก�าหนดหมวดหมยอย ภายใตหมวดเอกสารขางตน โดยมระดบ

ความลกของกจกรรม/กระบวนงานในแตละภารกจไมเกน2ระดบเปนสวนใหญดงตวอยางตอไปน

เนองจากหมวดหมเอกสาร เปนเครองมอสาคญทจะทาใหการจดเกบเอกสารของหนวยงาน มประสทธภาพ เปนระบบ ระเบยบ สามารถสบคนเอกสารไดสะดวก รวดเรว คณะทางานจงไดสารวจเอกสารในหนวยงาน และรวบรวมขอมลเกยวกบภารกจขนตอนการปฏบตงานในกจกรรมตาง ๆ และไดใช แนวทางการวเคราะหเอกสารตามภารกจ กจกรรม/กระบวนการทางานและขนตอนการปฏบตงาน ของหนวยงาน เพอกาหนดหมวดหมยอย ภายใตหมวดเอกสารขางตน โดยมระดบความลกของกจกรรม /กระบวนงานในแตละภารกจไมเกน 2 ระดบ เปนเกณฑสวนใหญดงตวอยางตอไปน

หมวดตามภารกจ

หมวด 7 ทดนและสงปลกสราง

กจกรรม/กระบวนงานระดบท 1

7.1 การจดหาทดน 7.2 การขอใชทดน เพอการกอสราง งานชลประทาน 7.3 ทราชพสดใน ความครอบครอง ของกรมชลประทาน 7.4 การอทศทดน เพอการชลประทาน

กจกรรม/กระบวนงาน ระดบท 2

7.1.1 การจดหาทดนกรณทดนมเอกสารสทธ 7.1.2 การจดหาทดนกรณทดนไมมเอกสารสทธ

7.2.1 ในเขตพนทอทยาน 7.2.2 ในเขตปาสงวนแหงชาต 7.2.3 ในเขตปฏรปทดนเพอเกษตรกรรม (ส.ป.ก.) 7.2.4 ทสาธารณประโยชน 7.2.5 ทดนกระทรวงเกษตรและสหกรณ (กรมชลประทาน) 7.3.1 การสงขนทะเบยนทราชพสด 7.3.2 การสงคนทราชพสด 7.3.3 การขออนญาตใช/เชา ทราชพสดในความ ครอบครองของกรมชลประทาน 7.3.4 การขออนญาตใชทดนของรฐท กรมชลประทานใชประโยชนนอกเหนอจาก ทราชพสด 7.4.1 โครงการขนาดเลก 7.4.2 โครงการขนาดกลาง 7.4.3 โครงการขนาดใหญ

18

2.ประเมนคณคาและก�าหนดอายการเกบเอกสาร

จากหนงสอคมอการจดท�าตารางก�าหนดอายการเกบเอกสารหนวยงานของรฐจดพมพโดยกรมศลปากรพทธศกราช

2558ไดอธบายถงการประเมนคณคาและการก�าหนดอายการเกบเอกสารไวดงน

การประเมนคณคาเอกสาร หมายถง การพจารณาคดเลอกและก�าหนดอายการเกบเอกสารของหนวยงานเพอจะ

ไดทราบวาเอกสารใดควรเกบตลอดไป เอกสารใดท�าลายไดทนทหรอท�าลายได ตามระยะเวลาทก�าหนดไว โดยจดท�าเปน

ตารางก�าหนดอายการเกบเอกสาร

หลกเกณฑการประเมนคณคาเอกสารและก�าหนดอายการเกบเอกสารทควรพจารณามดวยกน4ประเดนคอ

1)คณคาของเอกสาร

2)กฎหมายระเบยบขอบงคบทก�าหนดระยะเวลาการจดเกบเอกสาร

3)ส�าเนาเอกสาร

4)การจดเกบเอกสารในสออน

1)คณคาของเอกสารตามหลกวชาการจดหมายเหตเอกสารทหนวยงานผลตขนเพอใชในการด�าเนนการมคณคา

2ระดบ

คณคาขนตน(PrimaryValue)เปนคณคาของเอกสารทมตอหนวยงานทเปนเจาของเอกสารซงเปนผจดท�าเอกสาร

หรอไดรบเอกสารนนไวเพอใชในการด�าเนนงานโดยเปนเอกสารทอยระหวางการใชงานซงมคณคาทางการบรหารหรอเปน

หลกฐานอางองทางกฎหมายและทางการเงน

คณคาขนทสอง(SecondaryValue)เปนคณคาของเอกสารทหลงจากไมใชในการปฏบตงานประจ�าแลวยงมคณคา

ส�าหรบการอางองและคนควาวจย ทงส�าหรบหนวยงานเจาของเอกสารและผคนควาวจย โดยเปนหลกฐานแสดงประวต

พฒนาการ นโยบาย การด�าเนนงาน และเรองราวในเหตการณส�าคญ ของหนวยงาน กลาวโดยสรปคอเปนคณคาทาง

ประวตศาสตรและคณคาทางการวจย

2)กฎหมายระเบยบขอบงคบทก�าหนดระยะเวลาการจดเกบเอกสาร

ในการพจารณาประเมนคณคาและก�าหนดอายการเกบเอกสารตองค�านงถงกฎหมาย ระเบยบขอบงคบทก�าหนด

แนวทางการจดเกบเอกสารระยะเวลาการเกบเอกสารและสทธการใชงานหรอการเขาถงเอกสารบางประเภทดวยเชน

-ระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ.2526และฉบบท2พ.ศ.2548

-พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการพ.ศ.2540

-ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการพ.ศ.2544

-ประมวลกฎหมายแพงและพาณชย/ประมวลกฎหมายวธพจารณาความแพง

-ประมวลกฎหมายอาญา/ประมวลกฎหมายวธพจารณาความอาญา

3)ส�าเนาเอกสาร

เอกสารทมส�าเนาหลายฉบบควรเลอกเกบเฉพาะตนฉบบและฉบบทหนวยงานจ�าเปนตองใชเทานน แตถาเอกสาร

ทเกยวพนกบงานหลาย ๆ หนาททงในสวนงานเดยวกน หรอในสวนงานอนกอาจจ�าเปนตองเกบเอกสารทซ�ากนไวทกฉบบ

ในกรณทเอกสารมเนอความซ�ากนแตอยในรปแบบอนควรเลอกเกบเฉพาะตนฉบบฉบบทส�าคญหรอทเปนสรปความ

19

4)การจดเกบเอกสารในสออน

เอกสารบางประเภททมปรมาณมากและตองการเกบเฉพาะขอมลในเอกสารเทานนเชนตวเลขสถตและขอมลใน

แบบพมพตางๆรวมทงไมขดตอกฎหมายทเกยวของหากหนวยงานมการจดเกบเอกสารนนในสอชนดอนเชนไมโครฟลม

หรอจดท�าเปนเอกสารดจทลหนวยงานอาจพจารณาเลอกเกบเฉพาะฉบบทจดเกบในสอประเภทอนกไดเชนเลอกเกบเฉพาะ

ไมโครฟลมหรอเอกสารดจทลและท�าลายเอกสารตนฉบบทงนจ�าเปนตองพจารณาเปรยบเทยบคาใชจายในการเกบรกษา

ตนฉบบและคาใชจายในการถายท�าและเกบรกษาเอกสารฉบบจ�าลองดวยในกรณทเอกสารมขอมลซ�ากบทปรากฏในฉบบ

ตพมพและขอมลนนน�ามาใชอางองไดสะดวกกอาจไมมความจ�าเปนตองเกบเอกสารตนฉบบ

5)การจดท�าตารางก�าหนดอายการเกบเอกสารขององคกร

การจดท�า“ตารางก�าหนดอายการเกบเอกสารขององคกร”เปนขนตอนหลงจากจดท�าหมวดหมจดเกบเอกสารและ

การพจารณาประเมนคณคาก�าหนดอายการเกบเอกสาร

ขอมลทปรากฏในตารางก�าหนดอายการเกบเอกสารจะประกอบดวย

1)หมวดหมจดเกบเอกสารทก�าหนดจากภารกจกจกรรมการด�าเนนงานหรอกลมเอกสาร

และค�าอธบาย

2)รายการเอกสารหรอรายชอเอกสารทจ�าเปนตองจดเกบเพอใชในการบรหารงานหรอด�าเนนกจกรรม

3)ก�าหนดอายการเกบเอกสารทสอดคลองกบความจ�าเปนในการปฏบตงานและกฎหมาย

ระเบยบขอบงคบทเกยวของ

ตารางก�าหนดอายการเกบเอกสารของบางหนวยงานอาจมขอมลเกยวกบชอแฟมเอกสารทใชเกบและสทธในการ

เขาถงเอกสารดวย

ส�าหรบระยะเวลาการจดเกบเอกสารสามารถระบเปนจ�านวนปหรอก�าหนดเปนเงอนไขขนอยกบองคประกอบตางๆ

ในการจดการเอกสารของหนวยงานเชนความจ�าเปนและความถในการใชเอกสารปรมาณเอกสารสถานทจดเกบเอกสาร

หรอกฎหมายระเบยบขอบงคบทเกยวของเปนตน

คณะท�างานจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานไดด�าเนนการประเมนคณคาของเอกสาร

ภายหลงจากการทไดจดท�าหมวดเอกสารและหมวดหมยอยของเอกสารเสรจเรยบรอยแลวโดยใชแนวทางการประเมนตาม

หลกเกณฑทกลาวขางตนเพอประกอบการก�าหนดอายการเกบเอกสารในแตละหมวดหมทงนไดค�านงถงคณคาของเอกสาร

ทงสองระดบและความสอดคลองกบขอก�าหนดในกฎหมายและระเบยบทเกยวของรวมทงประโยชนแกกรมชลประทานเปน

ส�าคญ

การก�าหนดอายการเกบเอกสารของคณะท�างานแบงออกได3ลกษณะดงน

1.ระบจ�านวนปเชน1ป5ป10ป

2.ก�าหนดเงอนไขเชน

-20ปตามพ.ร.บ.ขอมลขาวสารของราชการพ.ศ.2540และสงส�านกหอจดหมายเหตแหงชาต

-10ปนบจากเรองยตแลว

-ตามอายการใชงานของครภณฑ

-เกบจนกวาจะมการเปลยนแปลง

20

-5ปตามอายสญญา

-จนหมดอายความ

-ตลอดระยะเวลาทมผลใชบงคบ

3.เกบตลอดไป

3.จดท�าตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน

ตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทานไดจดท�าขนเพอใชประโยชนในจดเกบรกษาเอกสารของกรม

อยางเปนระบบและเปนมาตรฐานเดยวกนรวมทงเปนหลกฐานสงใหกรมศลปากรตามพ.ร.บ.จดหมายเหตแหงชาตพ.ศ.

2556

ขอมลทปรากฏในตารางประกอบดวย3สวนส�าคญคอ

1)ชอหมวดเอกสารทก�าหนดจากภารกจทวไปซงมลกษณะคลายคลงกนและมอยในทกหนวยงานหรอหลายหนวย

งานเชนบรหารทวไปแผนงานและงบประมาณบรหารทรพยากรบคคลรวมทงหมวดเอกสารทก�าหนดจากภารกจเฉพาะ

ขององคกรเชนงานพฒนาแหลงน�างานบรหารจดการน�า

2)ชอหมวดหมยอย/ประเภทเอกสาร/ตวอยางเอกสารทเกดขนระหวางการด�าเนนงานในแตละขนตอนของภารกจ

หรอเปนเอกสารทจะตองจดเกบเพอใชในการบรหารงานหรอด�าเนนกจกรรม

3) วธการเกบรกษา เปนการระบวธการเกบเอกสารแตละประเภทอยางยอพอเปนทเขาใจตรงกนส�าหรบผปฏบต

งานเกยวของกบเอกสารหรอมหนาทตองจดเกบเอกสารนนซงมกเปนวธปฏบตโดยทวไปซงสะดวกในการจดเกบคนหาและ

ด�าเนนการท�าลายหรอสงมอบเอกสารประวตศาสตรเมอครบอายการเกบเชนแยกตามชอแฟมเอกสารแยกตามพ.ศ.หรอ

แยกตามปงบประมาณรวมทงอาจระบประเภทของสอทใชจดเกบไวดวยเชนไฟลดจตอล(DigitalFile)

4)อายการเกบเอกสารทสอดคลองกบความจ�าเปนในการปฏบตงานกฎหมายและระเบยบทเกยวของ รวมถง

ความส�าคญตอหนวยงาน

การจดท�าตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทานครงน เปนผลส�าเรจเบองตนของความมงมน

ตงใจและความพยายามของคณะท�างานจดท�ามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานทรวมกนด�าเนนการในอนาคต

หากมการปรบเปลยนโครงสรางหนวยงาน และหนาทความรบผดชอบของแตละหนวยงานใหม อนจะมผลใหเกดการเพม

หรอเปลยนแปลงประเภทเอกสารจากเดมกจะตองมการพจารณารวบรวมปรบปรงแกไขอายการจดเกบและรายละเอยด

ตางๆในตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทานใหเหมาะสมกบสถานการณทเปลยนแปลงตอไป

21

บทท 3 การจดท�าตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน

จากหนงสอคมอการจดท�าตารางก�าหนดอายการเกบเอกสารหนวยงานของรฐจดพมพโดยกรมศลปากรพทธศกราช

2558 ไดอธบายถงความส�าคญของตารางก�าหนดอายการเกบเอกสารขององคกร ทมตอการด�าเนนงานของหนวยงานตางๆ

ดงน

1.ท�าใหการด�าเนนงานขององคกรเปนไปอยางตอเนองและมประสทธภาพเพราะมการจดการเอกสารซงเปนองค

ความร (knowledge) ทรพยสน (asset) และความทรงจ�า (corporatememory) ของหนวยงานไวอยางเปนระบบ

ไมสญหาย และสามารถน�ามาใชในการบรหาร และปฏบตงานของผบรหารและบคลากร ไดตรงตามความตองการและทน

เวลา

2. ท�าใหการจดเกบเอกสารขององคกรเปนไปตามขอก�าหนดของกฎหมาย ระเบยบขอบงคบตาง ๆ ทก�าหนดให

หนวยงานตองเกบรกษาเอกสารบางประเภทไวเพอเปนพยานหลกฐานทน�ามาใชอางองทางกฎหมาย

3.ท�าใหการจดการเอกสารขององคกรเปนไปอยางมระบบทงการจดเกบและท�าลาย

4.เปนเครองมอในการตดสนใจพจารณาวาเอกสารใดควรจดเกบไวตลอดไปหรอเอกสารใดสามารถท�าลายไดตาม

ระยะเวลาทก�าหนด

5.ชวยลดภาระขององคกรในการจดหาสถานทจดเกบและคาใชจายในการดแลเอกสาร

คณะผจดท�าคมอมาตรฐานการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทานเลงเหนถงความส�าคญและประโยชนท

จะเกดขนดงกลาวและเพอความเขาใจทชดเจนในการใชตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทานจงไดจดท�า

ค�าอธบายหมวดเอกสาร และค�านยามศพทในตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน ส�าหรบผปฏบตงานท

เกยวของดงน

ค�าอธบายหมวดเอกสาร

หมวด 1 บรหารทวไป

เปนเอกสารทเกยวกบการด�าเนนงานดานบรหารทวไป การรบ – สงหนงสอ งานอาคารสถานท และรกษาความ

ปลอดภยงานประชาสมพนธและเผยแพรงานประชมงานพระราชพธงานพธและกจกรรมและประเภทเอกสารทเกยวของ

ไดแกประวตหนวยงานขอมลขาวสารลบหนงสอโตตอบหนงสอเวยน

หมวด 2 การเงนและบญช

เปนเอกสารทเกยวกบการด�าเนนงานดานการเงนและบญชตนทนผลผลตประเภทเอกสารเชนเอกสารหลกฐาน

ทางการเงนและบญชรายงานทางการเงนเปนตน

หมวด 3 แผนงานและงบประมาณ

เปนเอกสารทเกยวกบนโยบาย แผน และยทธศาสตร แผนงาน งบประมาณ การตดตามและประเมนผล เงน

ทนหมนเวยนเพอการชลประทาน


เปนเอกสารทเกยวกบการด�าเนนงานดานพสด ไดแก การจดหา งานสญญาพสด/ครภณฑ การพฒนาระบบพสด

และบรหารสนทรพย

22

หมวด5เทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

เปนเอกสารทเกยวกบการด�าเนนงานดานเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารไดแกงานยทธศาสตรและมาตรฐาน

เทคโนโลยงานระบบคอมพวเตอรและเครอขายงานระบบสารสนเทศและภมสารสนเทศและงานสอสารโทรคมนาคม

หมวด 6 กฎหมาย ระเบยบ ค�าสง ขอบงคบ ประกาศ มต ครม. คมอ

เปนเอกสารทเกยวกบกฎหมายระเบยบค�าสงขอบงคบประกาศมตครม.คมอทเกยวของและใชประกอบกบ

การด�าเนนงานตามภารกจของกรมชลประทาน

หมวด 7 ทดนและสงปลกสราง

เปนเอกสารทเกยวของกบการจดหาทดนการขอใชทดนเพอกอสรางงานชลประทานการด�าเนนงานเกยวกบทราช

พสดในความครอบครองของกรมชลประทานและการอทศทดนเพอการชลประทาน

หมวด 8 บรหารทรพยากรบคคล

เปนเอกสารทเกยวของกบการด�าเนนงานดานการบรหารทรพยากรบคคลเชนการสอบแขงขนคดเลอกเพอบรรจ

บคคลเขารบราชการการบรรจแตงตงแฟมประวตบคคลการยายการโอนบคลากรการฝกอบรมการจดสวสดการวนย

สอบสวนการขอรบบ�าเหนจบ�านาญเปนตน

หมวด 9 งานพฒนาแหลงน�า

เปนเอกสารทเกยวของกบการด�าเนนงานดานการพฒนาแหลงน�าของกรมชลประทานเชนงานพจารณาโครงการ

งานส�ารวจเพอการกอสรางการออกแบบเพอการกอสรางแผนงานกอสรางการสงเสรมการมสวนรวมของประชาชนงาน

กอสรางโครงการการรบและสงมอบโครงการ

หมวด 10 งานบรหารจดการน�า

เปนเอกสารทเกยวของกบการด�าเนนงานดานบรหารจดการน�าเชนขอมล/สถตดานอทกวทยาดานจดสรรน�าดาน

การใชน�าชลประทานดานความปลอดภยเขอนเปนตน

หมวด 11 งานวจยพฒนา

เปนเอกสารทเกยวของกบการด�าเนนงานดานการวจยเพอพฒนางานกรมชลประทานเชนโครงการวจยการพฒนา

ผลงานวจยสการใชประโยชนขอมลดานการวจยเปนตน

หมวด 12 งานตรวจสอบภายในและพฒนาระบบบรหาร

เปนเอกสารทเกยวของกบการด�าเนนงานดานการตรวจสอบภายในและการพฒนาระบบบรหารของกรมชลประทาน

เชนการพฒนาระบบบรหารตามเกณฑคณภาพการบรหารจดการภาครฐ(PMQA)ตวชวดตามค�ารบรองการปฏบตราชการ

ประจ�าปการตรวจสอบและประเมนของภาคราชการประจ�าปงบประมาณพ.ศ....เปนตน

หมวด 13 การตางประเทศ

เปนเอกสารทเกยวของกบการด�าเนนงานดานตางประเทศและความรวมมอกบตางประเทศของกรมชลประทาน

อนง หมวด11 และหมวด13 ไดถกปรบปรงแกไขใหมตามประเดนความเหนของกรม โดยสรปวาภารกจของ

กรมชลประทานดานการตางประเทศมแนวโนมเพมมากขน โดยเฉพาะงานดานความรวมมอกบตางประเทศซงจะสงผลให

ปรมาณงานเอกสารและประเภทเอกสารทจะตองจดท�าและเกบรกษาไวมเพมขนการก�าหนดหมวดการตางประเทศเพมเตม

23

โดยแยกออกจากหมวดงานวจยพฒนาจะเหมาะสมมากกวาส�าหรบหมวดเบดเตลดทเดมก�าหนดไวเพอรองรบเอกสารทเกด

ขนภายหลงและไมสามารถจดเกบในหมวดหมอนไดนนเมอวเคราะหทบทวนแลวเหนวาปจจบนยงไมมรายการเอกสารใดท

จดเกบในหมวดนซงอาจจะเปนชองทางใหมการจดเกบเอกสารอยางไมเหมาะสมเพราะขาดการวเคราะหประเภทเอกสารท

ถกตอง และหากมเอกสารทเกดขนจากภารกจทเพมขนหรอเปลยนแปลงไปในอนาคต กสามารถก�าหนดชอหมวดหมตาม

ภารกจทเพมขนหรอเกดขนใหมได

ค�านยามศพทในตารางการจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน

1. เอกสารราชการหมายถงเอกสารทหนวยงานของรฐหรอผปฏบตงานในหนวยงานของรฐจดท�าขนหรอไดรบมา

ในการกระท�าตามหนาท

2. หมวดเอกสารหมายถงหมวดหมการจดเกบเอกสารของกรมชลประทานทไดจากการส�ารวจรวบรวมเอกสาร

ทมอยในครอบครองศกษาวเคราะหภารกจและหนาทความรบผดชอบของกรม

3. หมวดหมยอยหมายถงหมวดหมเอกสารภายใตหมวดเอกสารตามภารกจทไดจากการวเคราะหกระบวนการ

ท�างานของแตละภารกจรวมถงลกษณะของเอกสารทเกดจากการปฏบตงานในแตละภารกจซงอาจแบงออกได2ระดบ

เชน


8.12การลาศกษาตอ/อบรม(ระดบท1)

8.12.1การลาศกษาตอ/อบรมในประเทศ

8.12.2การลาศกษาตอ/อบรมณตางประเทศ

4. ประเภทเอกสารหมายถงชนดหรอกลมเอกสารหรอชอแฟมเอกสารทเกยวของและเกดจากการปฏบตงานใน

แตละกจกรรมและถกจดเกบไวภายใตหมวดหมยอยเชน

10.2.2ขอมลจดสรรน�า

-ขอมลระดบน�าและปรมาณน�า(ระบบชลประทาน)

-ขอมลระดบน�าและปรมาณน�า(อางเกบน�าขนาดใหญ33แหง)

(ประเภทเอกสาร) -ขอมลระดบน�าและปรมาณน�า(อางเกบน�าขนาดกลาง448แหง)

-ขอมลระดบน�าปรมาณน�าฝนและคณภาพน�า(ระบบโทรมาตร)

-ขอมลภาพถายระดบน�าราย15นาทหรอรายชวโมง

5. ตวอยางเอกสารทจดเกบหมายถงรายชอเอกสารทถกจดเกบไวภายใตหมวดหมยอยเชน

6.1ประมวลกฎหมายพระราชบญญตพระราชกฤษฎกากฎกระทรวง

6.1.3ดานบรหารทวไป

-พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการพ.ศ.2540

-พระราชบญญตจดหมายเหตแหงชาตพ.ศ.2556

-พระราชบญญตรกษาความปลอดภยอาชวอนามยและสภาพแวดลอมในการท�างาน

พ.ศ.2554

(ระดบท2)

(ตวอยางเอกสารทจดเกบ)

24

-พระราชกฤษฎกาวาดวยการเสนอเรองและการประชมคณะรฐมนตรพ.ศ.2548

-กฎกระทรวงแบงสวนราชการกรมชลประทาน

กระทรวงเกษตรและสหกรณพ.ศ.2557

6.วธการเกบรกษาเอกสารหมายถงการเกบรกษาเอกสารตามลกษณะของประเภทเอกสารเพอความเปนระเบยบ

ในการจดเกบ และสะดวกในการคนหาในระหวางการใชปฏบตงาน รวมทงเพอคดเลอกท�าลาย หรอสงมอบเอกสาร

ประวตศาสตรไดอยางมประสทธภาพเชนแยกตามพ.ศ.แยกตามชอแฟมเอกสารแยกตามปงบประมาณหรออาจระบตาม

ประเภทของสอทจดเกบเชนไฟลดจตอล(DigitalFile)

7.อายการเกบหมายถงการก�าหนดอายการเกบเอกสารโดยนบอายการเกบตงแตเมอเอกสารนนปฏบตเสรจสน

แลวและไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอกเชนเอกสารทเกยวกบการด�าเนนงานโครงการกอสรางตงแตขนตอนเตรยมการ

กอนกอสรางจนถงกอสรางแลวเสรจเมอไมมความจ�าเปนตองใชปฏบตงานหรอเปนหลกฐานอางองอยางใดแลวจงจะเรม

นบอายการเกบ

-เอกสารทก�าหนดอายตามปฏทนใหปฏบตดงน

จ�านวนปทระบในตารางการจดเกบเอกสารใหนบอายจากฉบบสดทาย(ฉบบลาสด)ของปพ.ศ.นนเปน

เกณฑโดยยดวนท31ธนวาคม.....เปนวนสดทายของอายเอกสาร

เชนเอกสารก�าหนดอายไว10ป

เอกสารฉบบสดทายวนท30ธนวาคม2558+10ป

วนท31ธนวาคม2568เปนวนครบก�าหนดทจะด�าเนนการท�าลาย

-เอกสารทก�าหนดอายตามปงบประมาณใหปฏบตดงน

จ�านวนปทระบในตารางการจดเกบเอกสารใหนบอายจากฉบบสดทาย(ฉบบลาสด)ของปงบประมาณ

นนเปนเกณฑโดยยดวนท30กนยายน.....เปนวนสดทายของอายเอกสาร

เชนเอกสารก�าหนดอายไว5ป

เอกสารฉบบสดทายวนท25กนยายน2558+5ป

วนท30กนยายน2563เปนวนครบก�าหนดทจะด�าเนนการท�าลาย

-เอกสารทเกบตลอดไปใหจดเกบรกษาไวตามพ.ร.บ.จดหมายเหตแหงชาตพ.ศ.2556มาตรา8และ

ระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ.2526

-เอกสารทมอายครบ20ปใหสงมอบส�านกหอจดหมายเหตแหงชาตสวนกลางหรอหอจดหมายเหตสวน

ภมภาคกรมศลปากรตามพ.ร.บ.จดหมายเหตแหงชาตพ.ศ.2556มาตรา8และระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวย

งานสารบรรณพ.ศ.2548

-เอกสารทก�าหนดอายตามเงอนไขเชน“ตลอดระยะเวลาทมผลใชบงคบ”“ตามอายสญญา”“จนกวา

จะมการเปลยนแปลง”เมอครบก�าหนดใหด�าเนนการท�าลายหรอสงมอบเอกสารประวตศาสตรตามพ.ร.บ.จดหมายเหต

แหงชาตพ.ศ.2556และระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ.2526และระเบยบส�านกนายกรฐมนตร

วาดวยงานสารบรรณ(ฉบบท2)ฉบบแกไขเพมเตมพ.ศ.2548

(ตวอยางเอกสารทจดเกบ)

25

หมวดเอกสารหมวดหมยอย/ประเภทเอกสาร/ตวอยางเอกสาร

ทจดเกบวธการเกบรกษาเอกสาร อายการเกบ

หมวด 1

บรหารทวไป

1.1 ประวตหนวยงาน

-สวนราชการ(กรม/ส�านก/กอง/โครงการ

/สถาน)

-ทตง

-ปรบปรง/เปลยนแปลงชอและทอยหนวยงาน

แยกตามชอหนวยงาน เกบตลอดไป/20ป

สงส�านกหอ

จดหมายเหตแหง

ชาต(เอกสาร

ประวตศาสตร)

1.2 อาคารสถานทและการรกษาความปลอดภย

1.2.1อาคารสถานท

-การซอมแซมปรบปรงบ�ารงรกษา

-ระบบสาธารณปโภค

-ปรบปรงภมทศน

1.2.2การรกษาความปลอดภย

-การปองกนภย

-งานอาชวอนามยและสภาพแวดลอม

ในการท�างาน

1.2.3การประหยดพลงงาน

-ไฟฟา

-น�ามนเชอเพลง

แยกตามพ.ศ.

แยกตามชอแฟมเอกสาร





10ป

10ป

10ป

1.3 การรบ-สงหนงสอ

-สมดทะเบยน/เอกสารหลกฐานการรบ-สง

แยกตามพ.ศ. 10ป

1.4 ขอมลขาวสาร “ลบ”

1.4.1เอกสาร/หนงสอทมชนความลบ

1.4.2ทะเบยนหนงสอ

-ทะเบยนรบ(ทขล.1)

-ทะเบยนสง(ทขล.2)

-ทะเบยนควบคม(ทขล.3)



20ป

สงส�านกหอ

จดหมายเหตแหงชาต

20ปสงส�านกหอ

จดหมายเหตแหงชาต

ตารางจดเกบเอกสารราชการของกรมชลประทาน

26



หมวด 1


1.5 หนงสอโตตอบ

1.5.1หนงสอตอบขอรองเรยน

-ขอรองเรยน/ตรวจสอบขอเทจจรง

/ขอหารอ/ชแจง/ขอความเปนธรรม

1.5.2หนงสอตดตอทวไป

-หนงสอถงสวนราชการหนวยงาน

หรอบคคลตางๆ



10ป

(นบจากเรองยตแลว)

1ป

1.6 หนงสอเวยน

1.6.1เรองทวไป(เพอทราบ)

1.6.2เรองทเกยวของกบภารกจของหนวยงาน

(เพอถอปฏบต)


แยกแฟมตามลกษณะงาน

1ป

จนกวาจะมการ

เปลยนแปลง

1.7 การเกบและท�าลายเอกสาร

1.7.1การฝากเกบเอกสารประวตศาสตร

1.7.2การสงมอบเอกสารประวตศาสตร

1.7.3การท�าลายเอกสาร




เกบตลอดไป



1.8 งานประชาสมพนธและเผยแพร

1.8.1ขาวรายวนบทความ

1.8.2หนงสอทระลก

1.8.3สอนทรรศการ

1.8.4สอประชาสมพนธ





1ป


5ป

5ป


27



หมวด 1


1.9 งานประชม

1.9.1การประชมภายในส�านก

1.9.2การประชมระดบกรม

1.9.3การประชมรวมกบหนวยงานภายนอก




5ป

จนกวาจะสนสดภารกจ

จนกวาจะสนสดภารกจ

1.10 งานพระราชพธ งานพธและกจกรรม

1.10.1วาระส�าคญและกจกรรมพเศษ

-งานรบเสดจ

-งานพธถวายผาพระกฐนพระราชทาน

-งานวนสถาปนากรม

-งานวนประเพณ/วฒนธรรม

1.10.2 กจกรรมทวไป

-จดรวมกบหนวยงานอน

-งานตอนรบอาคนตกะ

-เวรเฝาในพระราชพธตางๆ

- การสงขาราชการสมครเขารบการ

คดเลอกเปน เทพคหาบเงน หาบทอง

และคเคยงพระยาแรกนาขวญ




1ป

หมายเหต:เมอครบอายการเกบตามระยะเวลาและเงอนไขทก�าหนดใหด�าเนนการท�าลายหรอสงมอบเอกสารตามกฎหมาย

และระเบยบทเกยวของ


28



หมวด 2 การ

เงนและบญช

2.1 เอกสารหลกฐานทางการเงนและบญช

2.1.1เงนงบประมาณ(รบ)

2.1.2เงนนอกงบประมาณ(รบ)

-เงนทนหมนเวยนเพอการชลประทาน

-เงนกองทนจดรปทดน

-เงนกและเงนชวยเหลอ

-เงนนอกงบประมาณอน

2.1.3เงนงบประมาณเบกแทน(รบ)

2.1.4เงนงบประมาณ(จาย)

-งบบคลากร

-งบด�าเนนงาน

-งบลงทน

-งบอดหนน

-งบรายจายอน

-งบกลาง

2.1.5เงนนอกงบประมาณ(จาย)

-เงนทนหมนเวยนเพอการชลประทาน

-เงนกองทนจดรปทดน

-เงนกและเงนชวยเหลอ

-เงนนอกงบประมาณอน

2.1.6เงนงบประมาณเบกแทน(จาย)

แยกตามปงบประมาณ


10ป

2.2 รายงานทางการเงน

2.2.1เงนงบประมาณ

2.2.2เงนนอกงบประมาณ



10ป

2.3 รายงานการตดตามและประเมนผล แยกตามปงบประมาณ


10ป

2.4 ตนทนผลผลต แยกตามปงบประมาณ


10ป

2.5 การเปด–ปดหนวยเบกจาย/ศนยตนทน/เงนฝากคลง แยกตามปงบประมาณ


10ป




29



หมวด 3

แผนงานและ

งบประมาณ

3.1 นโยบาย แผนและยทธศาสตร

3.1.1นโยบาย

-นโยบายรฐบาล

3.1.2แผนและยทธศาสตร

-แผนการบรหารราชการแผนดน

-แผนพฒนาเศรษฐกจและสงคมแหงชาต

-แผนพฒนาการเกษตร

-แผนปฏบตราชการ4ป

-แผนยทธศาสตรกรมชลประทาน

-ยทธศาสตรการจดสรรงบประมาณ

3.1.3หนงสอรายงานประจ�าปกรมชลประทาน

3.1.4สถตการเกษตรของประเทศไทยป...













3.2 แผนงานดานชลประทาน

3.2.1การจดท�าแผนงาน/โครงการพเศษ

3.2.2การประสานงานรฐสภา/สภา/รฐมนตร/

คณะรฐมนตร

3.2.3แผนงานความปลอดภยเขอนประจ�าป

3.2.4แผนงานความปลอดภยเขอนระยะยาว

3.2.5 แผนงานความปลอดภยเขอนระยะเรง

ดวน/เพมเตม

3.2.6 แผนงานและงบประมาณดานปรบปรง

บ�ารงรกษา

3.2.7 แผนด�าเนนงานการส�ารวจอทกวทยา

(ค�าสงปน�า)















10ป

10ป



ตลอดอายโครงการ




30



หมวด 3



3.2.8แผนการบรหารจดการน�าและการเพาะ

ปลกพช(ฤดฝน/ฤดแลง)

-จ�านวนเนอทเพาะปลกในเขตชลประทาน

3.2.9แผนการปองกนและบรรเทาภยอนเกด

จากน�า

3.2.10แผนงานวจยดานการใชน�าชลประทาน








5ป


3.3 งบประมาณ

3.3.1ค�าของบประมาณ

-ประมาณการ

-ใบอนมตเงนงวด(ง.241)

3.3.2การจดท�างบประมาณรายจายประจ�าป

3.3.3การจดท�าหลกเกณฑค�านวณราคากลาง

และอตราราคางานกอสราง

3.3.4 เอกสารชแจงงบประมาณดานปรบปรง


3.3.5 ประมาณการงานปรบปรงโครงการ

ชลประทาน

3.3.6การรบ–โอนเงนงบประมาณเบกจายแทน

กน

3.3.7การกนเงนเหลอมปเวลาเบกจายเงน















10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

3.4 ตดตามและประเมนผล

3.4.1 ตดตามการใชจายงบประมาณประจ�าป

(พ.ร.บ.)

3.4.2ตดตามการใชจายเงนงบประมาณอนๆ

3.4.3ประเมนผลโครงการ

3.4.4 รายงานขอมลสารสนเทศโครงการ










10ป

10ป

10ป

10ป


31



หมวด 3



3.5 เงนทนหมนเวยนเพอการชลประทาน

3.5.1 แผนยทธศาสตร เงนทนหมนเวยน

เพอการชลประทาน

3.5.2 งบประมาณรายจายเงนทนหมนเวยน

เพอการชลประทาน

3.5.3หนงสออนญาตใชน�า

3.5.4แผนแมบทสารสนเทศ

3.5.5แผนบรหารความเสยง

3.5.6การสรปบทเรยนการด�าเนนงานขอ

กรมชลประทานและเงนทนหมนเวยน

เพอการชลประทานระดบบรหารประจ�าป













5ป

5ป

5ป

5ป

5ป

5ป

หมายเหต :เมอครบอายการเกบตามระยะเวลาและเงอนไขทก�าหนดใหด�าเนนการท�าลายหรอสงมอบเอกสารตามกฎหมาย



32



หมวด 4

พสด และ

ครภณฑ

4.1 การจดหา

4.1.1 ตกลงราคาสอบราคาประกวดราคา

กรณพเศษและพเศษ

4.1.2อเลกทรอนกส

4.1.3จางทปรกษา


(เรยงตามเลขทใบเบก

โดยไมแยกวธการจดหา)





10ป

10ป

10ป

4.2 งานสญญาพสด

4.2.1สญญาทกประเภท

4.2.2ใบสงซอ/จาง/เชา

4.2.3หนงสอรบรองผลงาน


ตามชอหนวยงานและ

ตามปงบประมาณ










10ป

10ป

10ป

10ป


33




หมวด 4

พสด และ

ครภณฑ

4.3 งานควบคมพสด ครภณฑ

4.3.1บญชครภณฑ

-ครภณฑและเครองมอ

4.3.2บญชวสด

4.3.3คลงพสด

4.3.4รายงานประจ�าปครภณฑ

4.3.5รายงานประจ�าปประเภทวสด











ตามอายการใชงาน

ครภณฑ

1ป

10ป

5ป

5ป

4.4 พฒนาระบบพสดและบรหารสนทรพย

4.4.1การรายงานสนทรพย

4.4.2การยกเลก/การสลายใบสงซอสงจาง





5ป

1ป



34



หมวด 5

เทคโนโลย

สารสนเทศ

และการ

สอสาร

5.1 งานยทธศาสตรและมาตรฐานเทคโนโลย

5.1.1แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศและการ

สอสารของกรมชลประทาน

5.1.2มาตรฐานเทคโนโลย

- การจดท�าโครงการระบบสารสนเทศ

และการสอสาร

- คณลกษณะเฉพาะของอปกรณดาน

เทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

5.1.3 แนวนโยบายมาตรฐานการรกษาความ

ปลอดภยระบบสารสนเทศ

-แผนบรหารความเสยงระบบสารสนเทศ

- แผนบรหารความตอเนองและกอบก

กระบวนการดานระบบสารสนเทศ

5.1.4แผนยทธศาสตรแผนปฏบตงานโครงการ









10ป

10ป

10ป

10ป

5.2 งานระบบคอมพวเตอรและเครอขาย

5.2.1ระบบคอมพวเตอรแมขายระบบเครอขาย

อปกรณประกอบและระบบทเกยวของ

-การวเคราะหออกแบบวางแผนพฒนา

ก�ากบดแลตดตงปรบปรง และบ�ารง

รกษาระบบคอมพวเตอรแมขายระบบ

เครอขาย อปกรณประกอบและระบบ

ทเกยวของ

5.2.2 การซอมบ�ารงรกษาระบบคอมพวเตอร

และอปกรณประกอบ

- การควบคม ดแล แกไขปญหาการใช

งานซอมบ�ารงรกษาระบบคอมพวเตอร

และอปกรณประกอบ

5.2.3ระบบจดหมายอเลกทรอนกส

-การวเคราะหออกแบบวางแผนพฒนา

ก�ากบดแลบรหารจดการระบบจดหมาย

อเลกทรอนกส

5.2.4 การบรหารจดการความเสยงด าน

เทคโนโลยสารสนเทศ











10ป

10ป

10ป

10ป

10ป


35




หมวด 5



และการ

สอสาร

5.3 งานระบบสารสนเทศและภมสารสนเทศ

5.3.1 ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร และ

ระบบสารสนเทศภมศาสตร

-การวเคราะหออกแบบพฒนาก�ากบ

ดแลบ�ารงรกษาระบบงานคอมพวเตอร

ระบบสารสนเทศ

5.3.2เวบไซตกรมชลประทาน

- การออกแบบ พฒนา บ�ารงรกษา

เวบไซตกรมชลประทาน

5.3.3 การเชอมโยง แลกเปลยนขอมลกบ

หนวยงานทงภายในและภายนอก








10ป

1ป

1ป

5.4 งานสอสารโทรคมนาคม

5.4.1ระบบสอสารโทรคมนาคม

-การวเคราะหออกแบบจดท�าวางแผน

พฒนาระบบสอสารโทรคมนาคม

5.4.2การประมาณการและออกแบบงานระบบ

วศวกรรมไฟฟาสอสาร

- การวเคราะห ค�านวณ ประมวลการ

และออกแบบงานระบบวศวกรรม

ไฟฟา

5.4.3โครงขายสอสารโทรคมนาคม

- การวางแผนและการใหบรการ โครง

ขายสอสารโทรคมนาคม เชน ระบบ

โทรศพทพนฐานโทรสารVoIPVDO

Conference VDO Stramming

CCTNเสยงตามสายวทยคมนาคม

เปนตน

5.4.4ระบบสอสารขอมลและระบบวศวกรรม

ไฟฟาสอสาร

-การอ�านวยการควบคมงานตรวจสอบ

ทดสอบปรบแตง ตดตามประเมนผล

บ�ารงรกษาระบบสอสารขอมล และ

ระบบวศวกรรมไฟฟาสอสาร









5ป

5ป

5ป

5ป

36



หมวด 5



และการ

สอสาร

5.4.5การตดตงและซอมบ�ารง

- การควบคม ตดตง ซอมแซม บ�ารง

รกษาอปกรณสอสาร และสายน�า

สญญาณสอสารโทรคมนาคม ระบบ

โทรศพทพนฐาน ระบบวทยสอสาร

ระบบภาพและเสยงระบบสอสาร

โทรคมนาคม



5ป




37




หมวด 6

กฎหมาย

ระเบยบ ค�าสง

ขอบงคบ

ประกาศ

มต ครม. คมอ

6.1 ประมวลกฎหมาย พระราชบญญต พระราช

กฤษฎกากฎกระทรวง

6.1.1เกยวกบงานชลประทาน

-ประมวลกฎหมายทดน

-พระราชบญญตการชลประทานหลวง

พทธศกราช2485และทแกไขเพมเตม

- พระราชบญญตอนญาโตตลาการ

พ.ศ.2545

-พระราชบญญตจดรปทดนเพอเกษตร

กรรมพ.ศ.2558

-พระราชบญญตรกษาคลองรตนโกสนทรศก

121(พทธศกราช2445)

- พระราชบญญตก�าหนดแผนและขน

ตอนการกระจายอ�านาจใหแกองคกร

ปกครองสวนทองถนพ.ศ.2542

- พระราชบญญตวาดวยการเวนคน

อสงหารมทรพยพ.ศ.2530

-พระราชบญญตทราชพสดพ.ศ.2518

และทแกไขเพมเตม

- พระราชบญญตปาสงวนแหงชาต

พ.ศ.2507

- พระราชบญญตอทยานแหงชาต

พ.ศ.2504

- พระราชกฤษฎกาก�าหนดเขตส�ารวจ

การจดรปทดน

- กฎกระทรวงก�าหนดให ทางน� า

ชลประทานเปนทางน�าชลประทานท

จะเรยกเกบค าชลประทานตาม

พ.ร.บ.ชลประทานหลวงพทธศกราช

2485จ�านวน167ทางน�า

แยกตามชอแฟมเอกสาร ตลอดระยะเวลาท

มผลใชบงคบ

38



หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ


6.1.2ทวไป

- ประมวลกฎหมายวธพจารณาความ

อาญาพทธศกราช2477

-ประมวลกฎหมายวธพจารณาความแพง

พทธศกราช2477

- ประมวลกฎหมายอาญาพทธศกราช

2499

- ประมวลกฎหมายแพงและพาณชย

พทธศกราช2468

-พระราชบญญตลมละลายพทธศกราช

2483

- พระราชบญญตระเบยบบรหาร

ราชการแผนดนพ.ศ.2534

- พระราชบญญตองคกรอยการและ

พนกงานอยการพ.ศ.2553

-พระราชบญญตวธปฏบตราชการทาง

ปกครองพ.ศ.2539

-พระราชบญญตจดตงศาลปกครองและ

วธพจารณาคดปกครองพ.ศ.2542

- พระราชกฤษฎกาวาดวยหลกเกณฑ

และวธการบรหารกจการบานเมองทด

พ.ศ.2546


- พระราชบญญตขอมลขาวสารของ

ราชการพ.ศ.2540

-พระราชบญญตจดหมายเหตแหงชาต

พ.ศ.2556

- พระราชบญญตรกษาความปลอดภย

อาชวอนามย และสภาพแวดลอมใน

การท�างานพ.ศ.2554



ตลอดระยะเวลาท





39




หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ


-พระราชกฤษฎกาวาดวยการเสนอ

เรองและการประชมคณะรฐมนตร

พ.ศ.2548

-กฎกระทรวงแบงสวนราชการ

กรมชลประทานกระทรวงเกษตร

และสหกรณพ.ศ.2557

6.1.4ดานการเงนและบญช

6.1.5ดานแผนงานและงบประมาณ

- พระราชบญญตงบประมาณรายจาย

ประจ�าปพ.ศ.2558

6.1.6ดานพสด

6.1.7ดานบรหารทรพยากรบคคล

-พระราชบญญตความรบผดทางละเมด

ของเจาหนาทพ.ศ.2539

-พระราชบญญตระเบยบขาราชการ

พลเรอนพ.ศ.2551

6.1.8ดานงานวชาการและตางประเทศ
















40



หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ


6.2 ระเบยบ


- ระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวย

การรบฟงความคดเหนของประชาชน

พ.ศ.2548


การประกาศเรองในราชกจจานเบกษา

พ.ศ.2547

-ระเบยบการก�าหนดคากระแสไฟฟาสบ

น�าของโครงการประเภทสบน�าดวย

ไฟฟาทอยในความดแลของกรมชลประทาน

-ระเบยบกรมชลประทานวาดวยการใช

เครองสบน�าเคลอนท เพอชวยเหลอ

ใ น ก า ร เ พ า ะ ป ล ก แ ล ะ ก า ร อ น

พ.ศ.2544

6.2.2ทวไป

- ระเบยบกรมชลประทานวาดวยการ

ถายโอนภารกจใหแกองคกรปกครอง

สวนทองถนพ.ศ.2553

-ระเบยบของทประชมใหญตลาการใน

ศาลปกครองสงสดพ.ศ.2543








41




หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ




งานสารบรรณพ.ศ.2526และฉบบ

ท2พ.ศ.2548

-ระเบยบวาดวยหลกเกณฑและวธการ

เสนอเรอง ตอคณะรฐมนตร พ.ศ.

2548

-ระเบยบกรมปาไมวาดวยการก�าหนด

หลกเกณฑวธการและเงอนไขในการ

ใชพนทเปนสถานปฎบตงานหรอเพอ

ประโยชนอยางอน ของสวนราชการ

หรอองคกรของรฐภายในเขตปาสงวน

แหงชาตพ.ศ.2548


- ระเบยบส�านกนายกรฐมนตร วาดวย

การเรงรดตดตามกรณเงนขาดบญช

หรอเจาหนาทของรฐทจรตพ.ศ.2546




พสดพ.ศ.2535และทแกไขเพมเตม


การพสดดวยวธทางอเลกทรอนกส

พ.ศ.2549



หลกเกณฑการปฏบตเกยวกบความ

ผดทางละเมดของเจาหนาท พ.ศ.

2539


การลาของขาราชการพ.ศ.2555


การลาของพนกงานราชการพ.ศ.2557




















42



หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ


6.3 ค�าสง ขอบงคบ


-ค�าสงดานความปลอดภยเขอน

6.3.2ทวไป

-ค�าสงดานการจดการความร






6.3.7.1 ค�าสงกระทรวงเกษตรและ

สหกรณ

6.3.7.2ค�าสงกรมชลประทาน

-อนญาตใหบคลากรลาศกษาตอ

- ใหกลบเขาปฏบตราชการ

หลงส�าเรจการศกษา/อบรม

6.3.7.3ค�าสงส�านก/กอง

6.3.7.4ค�าสงหนวยงานอน



























43




หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ


6.4 ประกาศ


-ประกาศกระทรวงเกษตรและสหกรณ

เรองก�าหนดทางน�าชลประทานตาม

พระราชบญญตการชลประทานหลวง

พทธศกราช2485จ�านวน198ทางน�า

- ประกาศก�าหนดแนวเขตส�ารวจการ

จดระบบน�าเพอเกษตรกรรม

- ประกาศ เขตจ ด ระบบน� า เพ อ

เกษตรกรรม

-ประกาศโครงการจดรปทดน

- ประกาศก�าหนดวนเรมด�าเนนการ

กอสรางโครงการชลประทาน

6.4.2ทวไป

- ประกาศคณะรกษาความสงบ

เรยบรอยแหงชาตฉบบท44ลงวน

ท28กมภาพนธ2534































44



หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ


6.5 มต ครม.


-มตครม.ทเกยวของกบจดหาทดน

-มตครม.เรองการเวนคนทดนของทาง

ราชการท นร.155/2500 ลงวนท

10ตลาคม2500

-มตครม.11ก.ค.2532การจายคา

ชดเชยในเขตปาสงวนแหงชาต

-มตครม.เรองการจดแปลงอพยพและ

การจายคาชดเชยแทนการจดแปลง

อพยพ

- มต ครม. เรองอนมตเปดโครงการ

ระงบโครงการและใชชะลอโครงการ

กอสรางขนาดใหญ

-มตครม.เรองแกไขปญหาผลกระทบ

จากการกอสรางโครงการชลประทาน

6.5.2กฎหมายทวไป

-งานวจยจากงบประมาณแผนดน

-งานวจยจากแหลงทนภายนอก


6.5.4 ดานการเงนและบญช



- มต คณะรฐมนตรทเกยวของกบการ

บรหารสญญา




























45




หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ


6.6 ค�าพพากษา ความเหน ค�าวนจฉย


6.6.2ทวไป

-รวมค�าพพากษาศาลฎกา

-รวมค�าสงและค�าพพากษาศาลปกครอง

-รวมความเหนคณะกรรมการกฤษฎกา

-รวมค�าวนจฉยและคณะกรรมการ

พจารณาความรบผดทางแพง































46



หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ


6.7 คมอ


- ค มอการขอออกประกาศทางน�า

ชลประทานตามมาตรา5

- ค มอและเอกสารทางวชาการดาน

อทกวทยา

-คมอและเอกสารทางวชาการดาน

จดสรรน�า


ปรบปรงบ�ารงรกษา


ความปลอดภยเขอน

-คมอและเอกสารทางวชาการดานการ

ใชน�าชลประทาน

-คมอการจดหาทดนเพอการชลประทาน

6.7.2ทวไป

-คมอเกณฑคณภาพการบรหารจดการ

ภาครฐ(PMQA)พ.ศ.2558

- คมอการประเมนคณธรรมและความ

โปรงใส(ITA:Integrity&Transparency

Assessment)ประจ�าปพ.ศ....

- แนวทางปฏบตกรณทรพยสนของ

ทางราชการเสยหายจากภยธรรมชาต

- ค มอเกยวกบการขออนญาตตางๆ

(บรการประชาชน)

-คมอการขอใชพนทราชพสดและทดน

ของรฐประเภทอนทกรมชลประทาน

ใชประโยชน

- ค มอการจดหาประโยชน (การจด

ใหเชา)ทราชพสด

- ค มอการปฏบตงานเกยวกบการขอ

อนญาตรอถอนอาคาร








47




หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ



-คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของ


-การจดเกบเอกสารราชการของ






- คมอการบรหารงานพนกงานราชการ

2555

- คมอการปฏบตงานดานความรบผด

ทางละเมดของเจาหนาท

-คมอการปฏบตงานดานคด

- คมอองคความรดานความรบผดทาง

ละเมดของเจาหนาท


- คมอ Hydraulic Structure by P

Novak,A.I.B.MoffatC.Nalluri,R.

Narayananปทพมพ1996

-หลกเกณฑการออกแบบVolumeIV

recommendedpracticceforthe

designofcanalsystemปทพมพ

1954

- เกณฑดานเทคนคของโครงการเขอน

แกงกระจาน Kan Krachan Dam

Techical RecordofDesign and

ConstractionbyEngineering



















48



หมวด 6

กฎหมาย


ขอบงคบ

ประกาศ


Consultants,INC.,DenverColorado

:BangkokThailandปทพมพ1983

- หลกเกณฑการออกแบบ Small

IrrigationProject [SIP] : Design

Criteria

- หลกเกณฑการออกแบบNortheast

Small Scale Irrigation Project

[NESSI]:FinalDesignCriteriaปท

พมพ1983

-หลกเกณฑการออกแบบOperation

ofCanalSystemsby

D.C.Rogersปทพมพ1998

-หลกเกณฑการออกแบบDesignand

Opt imizat ion of I r r i gat ion

Distribution Networks :FAO

Irrigation and Drainage Paper

44ปทพมพ1998

-หลกเกณฑการออกแบบDesignof

Diversion Weirs Small Scale

Irrigationin Hot Climates by

Rozgarปทพมพ1995

-แนวคดModernWaterControlin

I r r i g a t i o n c o n c e p t s , a n d

Applicat ions : World Bank

TechnicalPaper Number 246

ปทพมพ1994

-การศกษาLamPaoProject:Flood-

Protectionstudyปทพมพ1983


หมายเหต : เมอครบอายการเกบตามระยะเวลาและเงอนไขทก�าหนด ใหด�าเนนการท�าลายหรอสงมอบเอกสารตามกฎหมาย


49




หมวด 7 ทดน

และสงปลก

สราง

7.1 การจดหาทดน

7.1.1การจดหาทดนกรณทดนมเอกสารสทธ

-การจดหาทดนโดยวธเจรจาตกลงซอขาย

-การจดหาทดนโดยวธการออกพระราช

กฤษฎกาเวนคนอสงหารมทรพย

7.1.2การจดหาทดนกรณทดนไมมเอกสารสทธ

- การจายเงนคาชดเชยตามหลกเกณฑ

มตครม.11ก.ค.2532

-การจดสรรทดนแปลงอพยพ

- การออกหนงสออนญาตใหมสทธท�า

กนในเขตปาสงวนแหงชาต(สทก.ชป.)





7.2 การขอใชทดนเพอการกอสรางงานชลประทาน

7.2.1ในเขตพนทอทยาน

7.2.2ในเขตปาสงวนแหงชาต

7.2.3ในเขตปฏรปทดนเพอเกษตรกรรม(ส.ป.ก.)

7.2.4ทสาธารณประโยชน

7.2.5ทดนกระทรวงเกษตรและสหกรณ

(กรมชลประทาน)











7.3 ทราชพสดในความครอบครองของกรมชลประทาน7.3.1การสงขนทะเบยนทราชพสด

7.3.2การสงคนทราชพสด7.3.3การขออนญาตใช/เชาทราชพสดในความ ครอบครองของกรมชลประทาน

7.3.4 การขออนญาตใชทดนของรฐทกรมชล ประทานใชประโยชนนอกเหนอจากทราชพสด

แยกตามชอแฟมเอกสารแยกตามชอแฟมเอกสารแยกตามชอแฟมเอกสาร


เกบตลอดไปเกบตลอดไปเกบตลอดไป


50



7.4 การอทศทดนเพอการชลประทาน

7.4.1โครงการขนาดเลก

7.4.2โครงการขนาดกลาง

7.4.3โครงการขนาดใหญ










หมวด 7

ทดนและ

สงปลกสราง

51




หมวด 8

บรหาร

ทรพยากร

บคคล

8.1 การสอบแขงขน/คดเลอกเพอบรรจบคคลเขารบ

ราชการ

-บนทกขออนมตเปดสอบแขงขน/คดเลอก

-ใบสมครสอบแขงขนของผทไดรบการขนบญช



5ป

8.2 การบรรจ แตงตง บคลากร

-หนงสอรายงานตว

-การตรวจสอบคณวฒใบพมพลายนวมอ

-เอกสารพมพลายนวมอ/ตรวจสอบคณวฒการ

ศกษา

แยกตามชอแฟมเอกสาร จนกวาจะม

การเปลยนแปลง

8.3 แฟมประวตบคคล

8.3.1ขาราชการ

8.3.2ลกจางประจ�า

8.3.3พนกงานราชการ

8.3.4ลกจางชวคราว

แยกตามชอแฟมราย

บคคล


บคคล


บคคล


บคคล

เกบไวหลงจากพน

การรบราชการแลว

หรอจนกวาจะถง

แกกรรม




แกกรรม




แกกรรม




แกกรรม

52



หมวด 8

บรหาร


บคคล

8.4 ทะเบยนประวตสารสนเทศ

-แบบแสดงผลขาราชการ

-การส�ารองขอมลขาราชการในระบบDPIS

และระบบACCESS(ขาราชการ)

-การส�ารองขอมลลกจางประจ�าในระบบEmp_rid

-การส�ารองขอมลพนกงานราชการในระบบ

GEIS


8.5. การจดท�าบตรเจาหนาทของรฐ

-บตรประจ�าตวเจาหนาทของรฐ(ขาราชการ)

-บตรประจ�าตวเจาหนาทของรฐ(ผรบบ�าเหนจ

บ�านาญ)

-บตรประจ�าตวเจาหนาทของรฐ(ลกจางประจ�า)

-บตรเหรยญพทกษเสรชนและเหรยญราชการ

ชายแดน

แยกตามชอแฟมเอกสาร 5ป

8.6 หนงสอรบรอง (ส�าเนา)

-หนงสอรบรองการเปนขาราชการลกจาง

ประจ�าลกจางชวคราวพนกงานราชการ

ฉบบภาษาไทยและภาษาองกฤษ

-หนงสอรบรองการขอซออาวธปนตดตวและไม

พกพา

-หนงสอรบรองการขอสมครสอบแขงขนและคด

เลอกของขาราชการ

-หนงสอรบรองสทธการเบกคารกษาพยาบาล

-หนงสอรบรองเวลาราชการตอนเปนทหาร

-หนงสอแจงหรองดการใชสทธเบกเงนสวสดการ

เกยวกบคารกษาพยาบาลและคาเลาเรยนบตร

ของขาราชการและลกจางประจ�า

-หนงสอรบรอง/ตรวจสอบขอมลบคคลตาม

หนวยงานตางๆ



53




หมวด 8

บรหาร


บคคล

8.7 การจดท�าแผนอตราก�าลง/การก�าหนดต�าแหนง

-หลกเกณฑและวธการก�าหนดกรอบและ

บรหารอตราก�าลง

-โครงสรางการแบงงานหนาทความรบผดชอบ

ของขาราชการ

-ขอมลสถตจ�านวนบคลากรขาราชการลกจาง

ประจ�าพนกงานราชการ

-มตทประชมทเกยวของกบการก�าหนดต�าแหนง


ทกหนวยงานจดเกบใน

สวนทเกยวของ


8.8 การยาย/ยมตวบคลากร

-หนงสอขอยาย/ยมจากหนวยงาน

-หนงสอยนยอมใหบคลากรยาย/ยมจากตน

สงกด


8.9 การโอนบคลากร

-หนงสอขออนมตใหโอน/รบโอนจากตนสงกด

-แบบขอโอนและส�าเนาเอกสารทเกยวของ


8.10 การคดเลอก/สอบคดเลอก/การประเมน

บคลากรเพอเลอนต�าแหนงสงขน

-หลกเกณฑและวธการประเมนบคคลเพอแตง

ตงใหด�ารงต�าแหนงประเภทวชาการระดบ

ช�านาญการพเศษลงมา

-เอกสารประกอบการคดเลอกบคคล

-ผลงานประกอบการประเมนบคคล





8.11 การฝกอบรมพฒนาบคลากร

-โครงการฝกอบรมทด�าเนนการจด

-ประเมนผลโครงการ

-ตดตามผลโครงการ

แยกตามปงบประมาณ 5ป

ตามอายสญญา

54



หมวด 8

บรหาร


บคคล

8.12 การลาศกษาตอ/อบรม

8.12.1การลาศกษาตอ/อบรมในประเทศ

- หนงสอเชญ/หลกฐานการตอบรบให

ทนการศกษาการอบรม

-บนทกอนมตใหลาศกษาตอ/อบรมจากกรม

- รายงานผลส�าเรจการศกษาตาม

หลกสตรพรอมหลกฐานTranscript

ofRecord

- หนงสอสญญา/สญญาค�าประกน

ผกพนบคลากรทขอลาศกษาตอใน

ประเทศ

8.12.2การลาศกษาตอ/อบรมณตางประเทศ

- หนงสอเชญ/หลกฐานการตอบรบให

ทนการศกษาอบรม

-บนทกอนมตใหลาศกษาตอ/อบรมจากกรม

- รายงานผลส�าเรจการศกษาตาม

หลกสตรพรอมหลกฐานTranscriptof

Record

- หนงสอสญญา/สญญาค�าประกน

ผกพนบคลากรทขอลาศกษาตอ

ณตางประเทศ





ตามอายขอตกลง

ตามสญญา

ตามอายขอตกลง

ตามสญญา


55




8.13 การลา

-สมดการลงเวลาการปฏบตงาน

-ใบลา(แยกตามประเภทการลาและพ.ศ.)

-การลาปวย

-การลากจ

-การลาพกรอน

-การลาคลอดบตร

-การลาไปชวยเหลอภรยาทคลอดบตร

-การลาอปสมบทหรอการลาไปประกอบ

พธฮจย

-การลาตดตามคสมรส

-การลาเขารบการตรวจเลอกหรอเขารบการ

เตรยมพล

-การลาไปศกษา/อบรมปฏบตการวจย

หรอดงาน

-การลาไปปฏบตงานองคกรระหวางประเทศ

-การลาไปฟนฟสมรรถภาพดานอาชพ














10ป

5ป

5ป

5ป

5ป

5ป

5ป

5ป

5ป

5ป

5ป

5ป

5ป

8.14 การจดสวสดการและพฒนาคณภาพชวต

-รายงานแผนและผลการจดสวสดการประจ�าป

-รายงานการประชมคณะอนกรรมการ

สวสดการตางๆ

-บนทกเอกสารขนตอนการด�าเนนงานของ

สวสดการตางๆ









3ป

3ป

หมวด 8

บรหาร


บคคล

56



หมวด 8

บรหาร


บคคล

8.15 วนย การสอบสวน

-หนงสอรองเรยน

-บนทกความเหนของผบงคบบญชาแตละ

ระดบชน

-การสบสวน/รายงานการสบสวน

-การสอบสวน/รายงานการสอบสวน

-การลงโทษทางวนย

-รายงานการด�าเนนการทางวนย

-หนงสออทธรณค�าสงลงโทษและการพจารณา

-หนงสอรองทกขและการพจารณา

แยกตามชอแฟมเอกสาร จนหมดอายความ

8.16 การลาออก และ การเกษยณอาย

8.16.1การลาออก

-หนงสอลาออกจากราชการ

8.16.2การเกษยณอาย

-การจดท�าประกาศขาราชการเกษยณ

อายประจ�าป

-การจดบญชรายชอขาราชการ

เกษยณอายลวงหนา1ป

-การจดท�าประกาศลกจางประจ�า

เกษยณอายประจ�าป

-การจดท�าบญชทอยของขาราชการ

เกษยณอายประจ�าป

-ขาราชการเกษยณอายกอนก�าหนด



10ป

10ป

8.17 การขอกลบเขารบราชการ

-หนงสอขอบรรจกลบเขารบราชการ

-ส�าเนาค�าสงอนญาตใหขาราชการลาออกจาก

ราชการ

- ประวตการรบราชการทผานมากอนการลา

ออกจากราชการจนถงวนยนใบสมครขอก

ลบเขารบราชการและเอกสารพมพลายนวมอ

แยกตามชอแฟมเอกสาร เกบไว จนกวาจะม

การเปลยนแปลง


57




หมวด 8

บรหาร


บคคล

8.18 เครองราชอสรยาภรณ

การขอพระราชทานเครองราชอสรยาภรณ

มงกฎไทยเครองราชอสรยาภรณฯชางเผอก

(ใหแกขาราชการลกจางประจ�าพนกงานราชการ)

- หลกเกณฑการขอพระราชทานเครองราช

อสรยาภรณชางเผอก/มงกฎไทย

-บญชรายชอผไดรบเครองราชอสรยาภรณฯท

เปลยนแปลงขอมลฐานนดรแบบฐน1

- บญชรายชอผทไดรบเครองราชอสรยาภรณ

ประจ�าป

-บญชรายชอผสงคน/ผชดใชเงน/ผวายชนม

-การรบ/จายใบประกาศเครองราชอสรยาภรณ

-ราชกจจานเบกษาประจ�าป

-แกไขราชกจจานเบกษา/ใบประกาศ

-เชญประชม/รายงานการประชม

(กระทรวง/กรม)

-บญชรายชอขาราชการทไมไดเขาเฝาฯ

-ขาราชการทถกด�าเนนการทางวนยและอาญา

-หลกฐานการสงคนเครองราชอสรยาภรณ

(ใบเสรจรบเงน/ใบเสรจรบเครองราชฯ)














5ป

5ป

5ป





5ป

5ป

5ป

5ป

8.19 การขอรบบ�าเหนจบ�านาญ

-ส�าเนาหลกเกณฑและวธการการขอรบ

บ�าเหนจบ�านาญการขอรบเงนกบข.

และเงนกสจ.

แยกตามชอแฟมเอกสาร จนกวาจะมการ


58



หมวด 8

บรหาร


บคคล

8.20 พนกงานราชการ

-สรรหาและคดเลอก

-รายงานการประชม

-บญชรายละเอยดกรอบอตราก�าลงพนกงาน

ราชการ(แยกตามปพ.ศ.)

-บนทกขอความเหนชอบการใชต�าแหนงเพอ

การสรรหาและเลอกสรร

-บญชรายชอผผานการเลอกสรรเพอจดจาง

เปนพนกงานราชการทวไป


5ป

8.21 ลกจางชวคราว

-เอกสารความตองการอตราก�าลงลกจาง

ชวคราวของส�านก/กองตางๆ

-เอกสารการเปรยบเทยบความตองการกบ

งบประมาณทตองใชจาง

-เอกสารสรปอตราก�าลงลกจางชวคราวท

เหมาะสมกบงบประมาณทส�านก/กองไดรบ

-กรอบอตราก�าลงลกจางชวคราวประจ�า

ปงบประมาณทกรมอนมต

แยกตามปงบประมาณ 1ป

8.22 การขอพระราชทานเพลงศพ/หบศพ/ดนฝงศพ แยกตามพ.ศ. 1ป




59




หมวด 9

งานพฒนา

แหลงน�า

9.1 งานพจารณาโครงการ

9.1.1 รายงานศกษาความเหมาะสมโครงการ

เบองตน

9.1.2 รายงานผลการศกษาผลกระทบสง

แวดลอมโครงการ

แยกตามแฟม

โครงการอ�าเภอจงหวด



10ป

10ป

9.2 งานส�ารวจเพอการกอสราง

9.2.1ส�ารวจภมประเทศ

9.2.2ส�ารวจธรณวทยา

9.2.3ส�ารวจปฐพกลศาสตร

9.2.4ส�ารวจท�าแผนท









10ป

10ป

10ป

10ป

9.3. ขอมลดานการบรหารงานดานออกแบบ

9.3.1แผนงานและงบประมาณดานการด�าเนน

การออกแบบ

9.3.2 การจดท�าประมาณการคาด�าเนนการ

ออกแบบ

9.3.3การค�านวณราคาคาด�าเนนการออกแบบ

(ปมก.)

9.3.4 งานเรงดวนจากผบรหารกรม และจาก

สชป.ตางๆ

9.3.5การจดท�ารายการรายละเอยดประกอบ

แบบ

9.3.6งานตดตามรายงานความกาวหนา

9.3.7งานประมาณราคาคากอสราง

9.3.8งานตรวจเอกสารรางขอบเขตงานTOR

9.3.9งานจางเหมาทปรกษาดานออกแบบ


.





แยกตามภาค






10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

60



9.4. การออกแบบเพอการกอสราง

9.4.1โครงการขนาดกลางและขนาดใหญ

9.4.1.1งานออกแบบบานระบายและ

เครองกวาน

-แบบมาตรฐานบานระบายน�า

-แบบมาตรฐานบนเครองยก

พวงมาลย

- แบบมาตรฐานพวงมาลย

เหลกหลอ

- แบบมาตรฐานมาตรฐาน

เครองยก

-แบบมาตรฐานบานฝาทอ

รบน�าทางเดยวทอกลม

-แบบมาตรฐานบานฝาทอ

รบน�าทางเดยวทอเหลยม

-แบบมาตรฐานบานปรบ

ระดบน�า

-แบบทวไป

9.4.1.2งานออกแบบโครงสราง

อาคาร

-แบบมาตรฐานและคมอ/

แบบทวไป

9.4.1.3งานออกแบบระบบชลประทาน

และอาคารประกอบ

-แบบมาตรฐานดานระบบ

ชลประทานแบบทวไป

9.4.1.4งานออกแบบเขอนและอาคาร

ประกอบ

-แบบมาตรฐานรายละเอยด

เสรมเหลก

- แนวทางและหลกเกณฑ

การออกแบบเขอนกกเกบ

น�าและอาคารประกอบ

แยกตามภาค เกบตลอดไป


หมวด 9



61




-แบบมาตรฐานรายละเอยด

การเสรมเหลกในอาคาร

คอนกรต

-แบบทวไป

9.4.2โครงการขนาดเลกและโครงการปรบปรง

ระบบตางๆ

9.4.2.1แบบมาตรฐาน

9.4.2.2แบบทวไป

9.4.2.3งานออกแบบคนคน�าและ

ระบบสงน�า

9.4.3งานออกแบบอาคารดานสถาปตยกรรม

ผงบรเวณ การจดภมทศน และการ

ตกแตงภายใน

-แนวทางและหลกเกณฑการออกแบบ

งานสถาปตยกรรม

-คมอการใชแบบมาตรฐานงาน

สถาปตยกรรม

-แบบทวไปดานสถาปตยกรรม



10ป


9.5 แผนงานกอสราง

9.5.1แผนระยะสน

9.5..2แผนงานระยะกลาง

9.5.3แผนงานระยะยาว

9.5.4แผนงานกอสรางโครงการพระราชด�าร


ตามโครงการอ�าเภอ

จงหวด



จงหวด



จงหวด



จงหวด

10ป

10ป

10ป

10ป

หมวด 9



62



หมวด 9



9.6. การสงเสรมการมสวนรวมของประชาชน

9.6.1 งานประชาพจารณ

9.6.2 งานมวลชนสมพนธ

แยกตามรายชอโครงการ


5ป

5ป

9.7 งานกอสรางโครงการ

9.7.1รางขอบเขตTORและเอกสารประกวด

ราคา

9.7.2รายงานควบคมการกอสราง

9.7.3งานบรหารสญญากอสราง

9.7.4งานแกไขแบบ/สญญากอสราง

9.7.5งานทดสอบคณภาพวสดกอสราง

9.7.6โครงการกอสรางขนาดเลก(ตามขอเสนอ

ของชมชน)

9.7.7 โครงการเพอความมนคง

9.7.8 โครงการพฒนาชนบทและชมชน

9.7.9โครงการพฒนาแหลงน�าระดบไรนา

9.7.10 โครงการชลประทานอนๆ





















10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

10ป

9.7.11 โครงการชลประทานตามพระราชด�าร

9.7.12 โครงการหลวง








63




หมวด 9



9.8 รบและสงมอบโครงการ

9.8.1คณะกรรมการตรวจรบมอบงาน

9.8.2 รายงานการตรวจรบมอบงาน

(รายงานเสรจงานฉบบสมบรณ)

9.8.3งานสงมอบโครงการใหองคกรปกครอง

สวนทองถน






5ป



64



หมวด 10

งานบรหาร

จดการน�า

10.1 การก�าหนดโครงการสงน�าฯ เพมใหม และ

โครงการขยาย

10.1.1เกณฑการพฒนาคณภาพการบรหาร

จดการโครงการสงน�าและบ�ารงรกษา

และโครงการชลประทาน

10.1.2 เกณฑการพฒนาคณภาพการบรหาร

จดการฝายสงน�าและบ�ารงรกษา

10.1.3การก�าหนดโครงการสงน�า

เพมใหมและโครงการขยาย


และDigitalFile




และDigitalfile

5ป


5ป


5ป


10.2 ขอมลและสถต

10.2.1ขอมลอทกวทยา

-ขอมลสารสนเทศทางภมศาสตร

-ขอมลอตนยมวทยา(ปรมาณน�าฝน,

อณหภม,ความชน)

-ขอมลระดบน�า

-ปรมาณน�า

-ขอมลกายภาพลมน�า

-ขอมลตะกอนและคณภาพน�า

-ขอมลรปตดขวางล�าน�า

-ขอมลสอบเทยบอาคารชลประทาน

10.2.2ขอมลจดสรรน�า

-ขอมลระดบน�าและปรมาณน�า

(ระบบชลประทาน)


(อางเกบน�าขนาดใหญ33แหง)


(อางเกบน�าขนาดกลาง448แหง)

-ขอมลระดบน�าปรมาณน�าฝนและ

คณภาพน�า(ระบบโทรมาตร)

-ขอมลภาพถายระดบน�าราย15นาท

หรอรายชวโมง





5ป




65




หมวด 10



10.2.3ขอมลปรบปรงบ�ารงรกษา

-ฐานขอมลการปรบปรงโครงการ


-ฐานขอมลการบ�ารงรกษาโครงการ


10.2.4ขอมลความปลอดภยเขอน

-ขอมลโครงการเขอนขนาดใหญ

-ขอมลโครงการเขอนขนาดกลาง

-ขอมลโครงการเขอนขนาดเลก

-ขอมลเครองมอวดพฤตกรรมเขอน

-สถตการพบตของเขอน

10.2.5ขอมลการใชน�าชลประทาน

-ผลผลตขาวนาป-นาปรง

-ขอมลอตนยมวทยาเกษตร

10.2.6ขอมลการใชน�าชลประทานของพช

-ปรมาณการใชน�าของพช(Kc)

-ปรมาณการใชน�าของพชอางอง(ETo)

DigitalFile











10.3 รายงาน

10.3.1 รายงานดานอทกวทยา

-รายงานสถตทางอทกวทยา

-รายงานการศกษาและวจยทาง

อทกวทยา

- รายงานการศกษาดานตะกอนและ

คณภาพน�า

- รายงานการสอบเทยบมาตรฐาน

เครองมออทกวทยา

-รายงานน�าฝน-น�าทาประจ�าเดอน

10.3.2รายงานดานจดสรรน�า

-รายงานการปรบปรงเกณฑปฏบตการ

อางเกบน�าขนาดใหญ

-รายงานการปรบปรงเกณฑปฏบตการ

อางเกบน�าขนาดกลาง

-รายงานผลการจดสรรน�าและการเพาะ

ปลกพช(ฤดแลง)






1ป


66



หมวด 10



-รายงานสถานการณน�า(ประจ�าวน)

-รายงานสถานการณน�า(ประจ�า

สปดาห)

-รายงานขาวสถานการณน�า

10.3.2รายงานดานจดสรรน�า

- เอกสารประเมนการพฒนาคณภาพ

การบรหารจดการโครงการสงน�า

และบ�าร งรกษา และโครงการ


- เอกสารประเมนการพฒนาคณภาพ

การบรหารจดการฝายสงน�า และ


10.3.3รายงานดานปรบปรงบ�ารงรกษา

-รายงานควบคมภายในของส�านกฯ

10.3.4รายงานดานความปลอดภยเขอน

-รายงานการตรวจสภาพทวไป

(DamInspection)

-รายงานการประเมนเขอนดวยสายตา

โดยวธดชนภาพ(ConditionIndex:CI)

-รายงานการประเมนความมนคงของ

เขอนดวยเครองมอวดพฤตกรรม

เขอน(DamInstrument:DI)

- รายงานการตรวจสภาพเขอนกรณ

ฉกเฉน

-รายงานการประเมนความเสยงของเขอน

โดยวธดชนความเสยง(RiskIndex:RI)

-รายงานการศกษาDamBreak

-รายงานการตดตงเครองมอวดพฤตกรรม

เขอน

-รายงานผลการตรวจวดเครองมอวด

พฤตกรรมเขอน

- รายงานการซอมแซมและปรบปรง

เขอนและอาคารประกอบเขอน

-รายงานการสงมอบ

-รายงานวชาการดานวศวกรรมธรณ





1ป

5ป



67




หมวด 10



10.3.5รายงานดานการใชน�าชลประทาน แยกตามชอแฟมเอกสาร



10.4 แบบรปและรายการ (แบบกอสราง)

-แบบกอสรางและเครองมอวดพฤตกรรมเขอน




10.5 เอกสารการขออนญาตตางๆ

(สญญาเชาพนทราชพสด)

- ส�าเนาหนงสออนญาตการขอใชทราชพสด

และทดนของรฐประเภทอนทกรมชลประทาน

ใชประโยชน

- ส�าเนาหนงสออนญาตและสญญาเชาการ

จดหาประโยชน(การจดใหเชา)ทราชพสด


10.6 แผนทสถานส�ารวจอทกวทยา แยกตามชอแฟมเอกสาร เกบตลอดไป



68



หมวด 11

งานวจยพฒนา

11.1 การบรหารงานวจย

-ปฏทนการประเมนผลขอเสนอการวจย

-ขอเสนอโครงการวจย

-รายงานความกาวหนาและรายงานวจย

-การประเมนผลโครงการวจย

-ระบบบรหารงานวจยแหงชาต(NRMS)

-การเผยแพรงานวจยเชนการจดนทรรศการ


11.2 ยทธศาสตรงานวจย

-ยทธศาสตรการวจยของชาต

-ยทธศาสตรการวจยของหนวยงาน


11.3 การพฒนาผลงานวจยสการใชประโยชน

-นวตกรรมและสงประดษฐ

-การพฒนาการวจยในรปแบบตางๆ


11.4 ขอมลดานงานวจย

-ฐานขอมลนกวจย

-กระบวนการจดท�างานวจย

-บทคดยองานวจย





69




หมวด 12

งานตรวจสอบ

ภายในและ

พฒนาระบบ

บรหาร

12.1 งานตรวจสอบภายใน

12.1.1กลมตรวจสอบภายใน

12.1.2งานตรวจสอบจากหนวยงานภายนอก

-ส�านกงานตรวจเงนแผนดน

-หนวยงานอนไดแกปปช.ปปท.

-หนวยงานตรวจสอบภายในจงหวด



10ป

10ป

12.2 ค�ารบรองการปฏบตราชการประจ�าปงบประมาณ

12.2.1กรมชลประทาน

- กรอบการจดท�าค�ารบรองการ

ปฏบตราชการของสวนราชการ

ประจ�าปงบประมาณพ.ศ.

- ปฎทนการจดท�าค�ารบรองการ

ปฏบตราชการของสวนราชการ


- รายละเอยดตวชวดตามกรอบการ

ประเมนผลการปฏบตราชการ


- รายละเอยดตวชวดค�ารบรองการ

ปฏบตราชการประจ�าปงบประมาณ

พ.ศ...กรมชลประทานกระทรวง

เกษตรและสหกรณ

- รายงานผลการประเมนตนเองใน

การปฏบ ต ร าชการ ประจ� า

ปงบประมาณพ.ศ...รอบ6เดอน


และสหกรณ

- รายงานผลการประเมนตนเอง

ในการปฏบตราชการ ประจ�า

ปงบประมาณพ.ศ.....รอบ12เดอน


และสหกรณ



2ป


70



หมวด 12




บรหาร

12.2.2ส�านกกองกลม

-รายละเอยดตวชวดค�ารบรองการ

ปฏบตราชการส�านกกองกลม


-รายงานผลการประเมนตนเองในการ

ปฏบตราชการ ส�านก กอง กลม

ประจ�าปงบประมาณ พ.ศ..... รอบ

6-12เดอน



2ป


12.3 การพฒนาระบบบรหารตามเกณฑคณภาพ

การบรหารจดการภาครฐ (PMQA)

-แผนยทธศาสตรการพฒนาระบบราชการไทย

-แผนยทธศาสตรการพฒนาระบบราชการ

กรมชลประทาน2557-2561

-แผนพฒนาองคการประจ�าปพ.ศ.

-นโยบายก�ากบดแลองคการทด

-PMQAหมวด1–7

-การพฒนาระบบการบรหารทรพยากรบคคล

(HRScorecard)

-HRScorecard2558

-สมรรถนะองคกร

-การสมครรางวลบรการภาครฐแหงชาตและ

รางวลคณภาพการบรหารจดการภาครฐประจ�า

ปพ.ศ.

-รายละเอยดเกณฑการพจารณารางวลบรการ

ภาครฐแหงชาตพ.ศ.

-แนวทางการรบสมครรางวลคณภาพการบรหาร

จดการภาครฐประจ�าปพ.ศ.

-การสมครขอรบรางวลUnitedNations

PublicServiceAwardsประจ�าปค.ศ.

-ApplicationReportรางวลบรการภาครฐแหง

ชาตพ.ศ.

-ApplicationReportรางวลคณภาพการ

บรหารจดการภาครฐภาครฐประจ�าปพ.ศ.



2ป



71




หมวด 12




บรหาร

-ApplicationReport-UnitedNations

PublicServiceAwardsประจ�าปค.ศ.

-แผนพฒนาองคการประจ�าปพ.ศ.

12.4 การตรวจสอบและประเมนผลภาคราชการ

ประจ�าปงบประมาณ พ.ศ.

-แนวทางการตรวจสอบและประเมนผลภาค

ราชการประจ�าปงบประมาณพ.ศ.

-รายงานผลการด�าเนนงานตามแนวทางการ

ตรวจสอบและประเมนผลภาคราชการประจ�า

ปงบประมาณพ.ศ....รอบ6เดอน

-รายงานผลการด�าเนนงานตามแนวทางการ

ตรวจสอบและประเมนผลภาคราชการประจ�า

ปงบประมาณพ.ศ....รอบ12เดอน

-รายงานผลความกาวหนาของการด�าเนนงาน

ตามขอเสนอแนะของคณะกรรมการตรวจสอบ

และประเมนผลภาคราชการของกระทรวง

เกษตรและสหกรณประจ�าปงบประมาณพ.ศ.

รอบ6เดอนและรอบ12เดอน



2ป


12.5 การประเมนคณธรรมและความโปรงใสในการ

ด�าเนนงานของหนวยงานภาครฐประจ�าปพ.ศ.

12.5.1 แบบประเมนแบบInternalIntegrity

&TransparencyAssessment

12.5.2แบบประเมนแบบExternalIntegrity

&TransparencyAssessment

12.5.3แบบประเมนแบบEvidence–based

Integrity&Transparency

Assessment







2ป


2ป


2ป


12.6 การจดท�าและวเคราะหโครงสรางหนวยงาน

12.6.1ค�าชแจงประกอบค�าขอจดตงหนวยงาน

กรมชลประทานกระทรวงเกษตรและ

สหกรณ



10ป


72



หมวด 12




บรหาร

12.7 งานดานการจดการความร กรมชลประทาน

-แผนการจดการความรกรมชลประทาน

-เอกสารประกอบการด�าเนนการกจกรรมตาม

แผนประจ�าป

-เกณฑการตรวจประเมนการจดการความร

-แนวทางการตรวจประเมนการจดการความร

-ผลการตรวจประเมนการจดการความร



10ป

5ป

12.8 งานควบคมภายใน แยกตามชอแฟมเอกสาร 10ป



73



หมวด 13

การตาง

ประเทศ

13.1 ขอมลดานตางประเทศ และบนทกขอตกลง

(MOU)

-ขอมลโครงการความรวมมอกบตางประเทศ

และความชวยเหลอกบตางประเทศ

-ความรวมมอระดบทวภาค

-ความรวมมอระดบพหภาค

-งานแปลเอกสารและโครงการอบรมทกษะ

ภาษาองกฤษ






74

บทท 4 การบรหารเอกสารทมคณคาทางประวตศาสตร

ตามทกฎหมายและระเบยบเกยวกบการบรหารจดการเอกสารราชการไดแกพ.ร.บ.จดหมายเหตแหงชาตพ.ศ.

2556พ.ร.บ.ขอมลขาวสารของราชการพ.ศ.2540ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการพ.ศ.2544

ระเบยบส�านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ.2526และทแกไขเพมเตม(ฉบบท2)พ.ศ.2548ไดก�าหนด

แนวทางและวธปฏบตใหหนวยงานของรฐปฏบตในสวนทเกยวของกบเอกสารทมคณคาทางประวตศาสตรไวแลว

เพอใหการด�าเนนการเกยวกบเอกสารทมคณคาทางประวตศาสตรของกรมชลประทานอยางถกตองสอดคลองตาม

กฎหมายและระเบยบอยางมประสทธภาพกรณเปนเอกสารทด�าเนนการแลวเสรจทงทครบอายการเกบและอยระหวางการ

เกบรกษา ซงบางหนวยงานมความประสงคทจะฝากเอกสารดงกลาวเกบไวทส�านกหอจดหมายเหตแหงชาตโดยยงไมครบ

อายการเกบหรอตองการจดเกบไวทหนวยงานตลอดไปเพอสะดวกในการคนควาและเปนแหลงรวบรวมเอกสารทเกยวของ

กบประวตหนวยงาน และความเปนมาในการด�าเนนงานกรมชลประทานจงไดก�าหนดขนตอนและวธการให

ส�านก/กองเปนแนวทางในการปฏบตแตละกรณดงน

1.การฝากเกบเอกสารประวตศาสตร(กรณไมครบอายการเกบ)

-ขนตอนการฝากเกบเอกสารประวตศาสตร

-รายละเอยดกระบวนงานการฝากเกบเอกสารประวตศาสตร

2.การสงมอบเอกสารประวตศาสตร(กรณครบอายการเกบ)

-ขนตอนการสงมอบเอกสารประวตศาสตร

-รายละเอยดกระบวนงานการสงมอบเอกสารประวตศาสตร

3.การขอท�าความตกลงจดเกบเอกสารประวตศาสตรไวทหนวยงาน(กรณครบอายการเกบ)

-ขนตอนการขอท�าความตกลงจดเกบเอกสารประวตศาสตรไวทหนวยงาน

-รายละเอยดกระบวนงานการขอท�าความตกลงจดเกบเอกสารประวตศาสตรไวทหนวยงาน

75

การด

าเนนก

ารกบ

หนงส

อทคร

บอาย

การเก

บ

ท ำลำ

ย

หนวย

เกบจด

ท าบญ

ชหนง

สอขอ

ท าลา

ยตาม

ระเบ

ยบส า

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

ฯ

หนวย

เกบจด

ท าบน

ทกหร

อค าส

งแตง

ตงคณ

ะกรร

มการ

ท าลา

ยหนง

สอ

พรอม

แนบบ

ญชหน

งสอข

อท าล

าย เส

นอกร

ม (รอ

งอธบ

ดตาม

สายง

าน)

เพอพ

จารณ

าแตง

ตงคณ

ะกรร

มการ

ท าลา

ยหนง

สอ

คณะก

รรมก

ารพจ

ารณา

หนงส

อขอท

าลาย

ตามบ

ญชหน

งสอ

และร

ายงาน

ผลเสน

อกรม

(รองตามสาย)

กรม (

รองอ

ธบดต

ามสา

ยงาน

) พจ

ารณา

สงกา

ร

ส า

นก/ก

อง ลง

นามห

นงสอ

ถงส า

นกหอ

จดหม

ายเหต

แหงช

าต

สวนก

ลาง/ภ

มภาค

พรอมแนบบ

ญชหน

งสอขอท าลาย

รอผล

การพ

จารณ

าจาก

ส านก

หอจด

หมาย

เหต

แหงช

าต

คณะ

กรรม

การ/ค

วบคม

การท

าลาย

และร

ายงาน

กรม (

รองอ

ธบดต

ามสา

ยงาน

) ทรา

บ

กรมร

บทรา

บ

เอกสำ

รประ

วตศำ

สตร

จดท า

บนทก

ขอแต

งตงค

ณะกร

รมกา

รสงม

อบเอก

สารป

ระวต

ศาสต

ร พร

อมแน

บบญช

สงมอ

บเอก

สารเส

นอกร

ม (รอ

งอธบ

ดตาม

สายง

าน )

เพอพ

จารณ

าอนม

ต

คณะก

รรมก

ารพจ

ารณา

บญชส

งมอบ

เอกสา

รประ

วตศา

สตร

และ

รายง

านผล

เสนอก

รม

กรม (

รองอ

ธบดต

ามสา

ยงาน

)พจ

ารณา

สงกา

ร

จด

ท าหน

งสอถ

งส าน

กหอจ

ดหมา

ยเหตแ

หงชา

ตสวน

กลาง/

ภมภา

คพรอ

มแน

บบญช

สงมอ

บเอก

สารป

ระวต

ศาสต

ร จ าน

วน ๒

ชด

รอผล

การต

รวจร

บเอก

สารจ

ากส า

นกหอ

จดหม

ายเหต

แหงช

าต

คณะกรรม

การด าเน

นการส

งมอบเอก

สารประว

ตศาสตร

คณะก

รรมก

ารรา

ยงาน

กรม (

รองอ

ธบดต

ามสา

ยงาน

) ทรา

บ

กรมร

บทรา

บ

ขอท ำ

ควำม

ตกลง

จดเกบ

เอกสำ

รไวทห

นวยง

ำน

ส ารว

จเอกส

ารปร

ะวตศ

าสตร

ทครบ

อายก

ารเกบ

ตามก

ฎหมา

ยและ

ระเบ

ยบทเ

กยวข

องแล

ะหนว

ยงาน

ประส

งคจะ

เกบรก

ษาไวท

หน

วยงาน

ท าหน

งสอข

อตกล

งขอเก

บเอก

สาร

ประว

ตศาส

ตรพร

อมแน

บบญช

เอก

สารป

ระวต

ศาสต

รทหน

วยงาน

ขอเกบ

เองถง

ส านก

หอจด

หมาย

เหตแห

งชาต

สวนก

ลาง/ภ

มภาค

ตาม

พ.ร.

บ.ขอม

ลขาว

สารข

องรา

ชการ

พ.ศ.

๒๕๔

๐ ระ

เบยบ

ส านก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ พ.ศ

. ๒๕๒

๖ แล

ะทแก

ไขเพม

เตม ๒

๕๔๘

ระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษาคว

ามลบ

ของท

างราช

การ พ

.ศ.๒๕

๔๔

YES

NO

N

O

YES

หนงส

อ/เอก

สำร ท

วไปทว

ไป ประวต

ศาสต

ร

สงส า

นกหอ

จดหม

ายเหตแ

หงชา

ต

ใหเกบ

หนงส

อ

YES

สงมอ

บเอก

สารให

ส านก

หอจด

หมาย

เหตชา

ตสวน

กลาง/

สวนภ

มภาค

คณะกรรม

การด าเน

นการส

งมอบเอก

สารประว

ตศาสตร

รอผล

การพ

จารณ

าจาก

ส านก

หอจด

หมาย

เหตแ

หงชา

ตสวน

กลาง/

สวนภ

มภาค

ด าเนน

การจ

ดเกบเ

อกสา

รไวท

หนวย

งานตา

มควา

มตกล

ง

ส ำรว

จหนง

สอทค

รบก ำ

หนดอ

ำยกำ

รเกบ

ส ำร

วจหน

งสอป

ระวต

ศำสต

รทหน

วยงำ

นไมป

ระสง

คจะเก

บรก

ษำแล

ะครบ

ก ำหน

ดอำย

กำรเก

บตำม

กฎหม

ำย ระ

เบยบ

ทเกยว

ของ

จดท า

บญชเอ

กสาร

ประว

ตศาส

ตรท

หนวย

งานขอ

เกบเอง

ตามแ

บบท

๒๒ ท

ายระ

เบยบ

ส านก

นายก

รฐมน

ตร

76

ขนตอนการฝากเกบเอกสารประวตศาสตร (ยงไมครบอายการเกบ)

หมายเหต เมอครบอายการฝากเกบหนวยงานตองทาหนงสอสงมอบเอกสารฝากเกบใหสานก หอจดหมายเหตแหงชาต

รอผลการตรวจรบเอกสารจากสานกหอจดหมายเหตแหงชาต

สารวจเอกสารทประสงคจะฝากเกบ

ตดตอประสานสานกหอจดหมายเหตแหงชาตสวนกลาง/ สวนภมภาค พรอมตวอยางหนงสอ

ทาหนงสอและสงเอกสารฝากเกบใหสานกหอจดหมายเหตฯสวนกลาง/ภมภาค

YES

สานก/กองรบทราบ

จดทาบญชฝากเกบตามแบบท ๒๓ ทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ พรอมดาเนนการตามขนตอนและวธฝากเกบเอกสารตามทสานกหอจดหมาย

เหตแหงชาตกาหนด

NO

สานก/กอง ดาเนนการจดเกบ

เอกสารไวทหนวยงาน

รายล

ะเอยด

กระบ

วนงาน

การฝ

ากเกบ

เอกสา

รประ

วตศา

สตร (

ยงไม

ครบอ

ายกา

รเกบ)

ลาดบ

ผงกร

ะบวน

งาน

รา

ยละเอ

ยดงา

น

ผรบผ

ดชอบ

กฎ

หมาย

ระเบ

ยบ อา

งอง

๑

สานก

/กอง

สารว

จเอกส

ารปร

ะวตศ

าสตร

ทยงไม

ครบอ

ายกา

รเกบ

และป

ระสง

คจะฝ

ากเกบ

ทสาน

กหอจ

ดหมา

ยเหตแ

หงชา

ตสว

นกลา

ง/ภมภ

าค

สานก

/กอง

หรอ

หนวย

งานเท

ยบเท

า

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งราชก

าร พ

.ศ.

๒๕๔๐

มาตร

า ๑๔

และ๑

๕ แล

ะตาม

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

และ (

ฉบบท

๒ )

พ.ศ. ๒

๕๔๘

และร

ะเบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทางร

าชกา

ร พ.ศ.

๒๕๔

๔

๒

ตด

ตอปร

ะสาน

สานก

หอจด

หมาย

เหตแ

หงชา

ต สว

นกลา

ง/สวน

ภมภา

ค พรอ

มตวอ

ยางห

นงสอ

สานก

/กอง

หรอ

หนวย

งานเท

ยบเท

า

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งราชก

าร พ

.ศ.

๒๕๔๐

มาตร

า ๑๔

และ๑

๕ แล

ะตาม

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

และ (

ฉบบท

๒ )

พ.ศ. ๒

๕๔๘

และร

ะเบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทางร

าชกา

ร พ.ศ.

๒๕๔

๔

๓

เมอได

รบกา

รตอบ

รบจา

กสาน

กหอจ

ดหมา

ยเหตแ

หงชา

ตแลว

ให

จดทา

บญชเอ

กสาร

ฝากเก

บตาม

แบบท

๒๓

ทาย

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

โดยม

ตนฉบ

บและ

สาเน

าคฉบ

บพรอ

มดาเน

นการ

ตามข

นตอน

และว

ธฝา

กเกบต

ามทส

านกห

อจดห

มายเห

ตแหง

ชาตกาหนด

สานก

/กอง

หรอ

หนวย

งานเท

ยบเท

า

พ.ร.บ.

ขอมลขาวสารของราชการ

พ.ศ

.

๒๕๔๐ มาตรา ๑๔

และ๑๕

และตาม

ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงาน

สารบรรณ

พ.ศ

. ๒๕๒๖ และ

(ฉบบ

ท ๒

)

พ.ศ.

๒๕๔๘

และระเบยบวาดวยการ

รกษาความลบของทางราชการ

พ.ศ.

๒๕๔๔

เรม

สารว

จเอกส

ารทป

ระสง

คจะฝ

ากเกบ

จดทา

บญชฝ

ากเกบ

ตามแ

บบท

๒๓ ท

ายระ

เบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ พ.ศ

. ๒๕๒

๖ พ

รอม

ดาเนน

การต

ามขน

ตอนแ

ละวธ

ฝากเก

บตาม

ทสาน

กหอจ

ดหมา

ยเห

ตแหง

ชาตก

าหนด

ตดตอ

ประส

านสา

นกหอ

จดหม

ายเห

ตแหง

ชาต

สวนก

ลาง/ส

วนภม

ภาค พ

รอมต

วอยา

งหนง

สอ

๒

77

รายล

ะเอยด

กระบ

วนงาน

การฝ

ากเกบ

เอกสา

รประ

วตศา

สตร (

ยงไม

ครบอ

ายกา

รเกบ)

ลาดบ

ผงกร

ะบวน

งาน

รา

ยละเอ

ยดงา

น

ผรบผ

ดชอบ

กฎ

หมาย

ระเบ

ยบ อา

งอง

๑

สานก

/กอง

สารว

จเอกส

ารปร

ะวตศ

าสตร

ทยงไม

ครบอ

ายกา

รเกบ

และป

ระสง

คจะฝ

ากเกบ

ทสาน

กหอจ

ดหมา

ยเหตแ

หงชา

ตสว

นกลา

ง/ภมภ

าค

สานก

/กอง

หรอ

หนวย

งานเท

ยบเท

า

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งราชก

าร พ

.ศ.

๒๕๔๐

มาตร

า ๑๔

และ๑

๕ แล

ะตาม

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

และ (

ฉบบท

๒ )

พ.ศ. ๒

๕๔๘

และร

ะเบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทางร

าชกา

ร พ.ศ.

๒๕๔

๔

๒

ตด

ตอปร

ะสาน

สานก

หอจด

หมาย

เหตแ

หงชา

ต สว

นกลา

ง/สวน

ภมภา

ค พรอ

มตวอ

ยางห

นงสอ

สานก

/กอง

หรอ

หนวย

งานเท

ยบเท

า

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งราชก

าร พ

.ศ.

๒๕๔๐

มาตร

า ๑๔

และ๑

๕ แล

ะตาม

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

และ (

ฉบบท

๒ )

พ.ศ. ๒

๕๔๘

และร

ะเบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทางร

าชกา

ร พ.ศ.

๒๕๔

๔

๓

เมอได

รบกา

รตอบ

รบจา

กสาน

กหอจ

ดหมา

ยเหตแ

หงชา

ตแลว

ให

จดทา

บญชเอ

กสาร

ฝากเก

บตาม

แบบท

๒๓

ทาย

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

โดยม

ตนฉบ

บและ

สาเน

าคฉบ

บพรอ

มดาเน

นการ

ตามข

นตอน

และว

ธฝา

กเกบต

ามทส

านกห

อจดห

มายเห

ตแหง

ชาตกาหนด

สานก

/กอง

หรอ

หนวย

งานเท

ยบเท

า

พ.ร.บ.

ขอมลขาวสารของราชการ

พ.ศ

.

๒๕๔๐ มาตรา ๑๔

และ๑๕

และตาม

ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงาน

สารบรรณ

พ.ศ

. ๒๕๒๖ และ

(ฉบบ

ท ๒

)

พ.ศ.

๒๕๔๘

และระเบยบวาดวยการ

รกษาความลบของทางราชการ

พ.ศ.

๒๕๔๔

เรม

สารว

จเอกส

ารทป

ระสง

คจะฝ

ากเกบ

จดทา

บญชฝ

ากเกบ

ตามแ

บบท

๒๓ ท

ายระ

เบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ พ.ศ

. ๒๕๒

๖ พ

รอม

ดาเนน

การต

ามขน

ตอนแ

ละวธ

ฝากเก

บตาม

ทสาน

กหอจ

ดหมา

ยเห

ตแหง

ชาตก

าหนด

ตดตอ

ประส

านสา

นกหอ

จดหม

ายเห

ตแหง

ชาต

สวนก

ลาง/ส

วนภม

ภาค พ

รอมต

วอยา

งหนง

สอ

๒

78

ลา

ดบ

ผง

กระบ

วนงา

น

รายล

ะเอยด

งาน

ผร

บผดช

อบ

กฎ

หมาย

ระเบ

ยบ อา

งอง

๔

ทา

หนงส

อและ

สงเอก

สารฝ

ากเกบ

ใหสา

นกหอ

จอหม

ายเห

ตแห

งชาต

สวนก

ลาง/ส

วนภม

ภาค ต

ามขน

ตอนแ

ละวธ

การท

สานก

หอจด

หมาย

เหตแ

หงชา

ตกาห

นด

สานก

/กอง

หรอ

หนวย

งานเท

ยบเท

า

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งราชก

าร พ

.ศ.

๒๕๔๐

มาตร

า ๑๔

และ๑

๕ แล

ะตาม

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

และ (

ฉบบท

๒ )

พ.ศ. ๒

๔๕๘

และร

ะเบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทางร

าชกา

ร พ.ศ.

๒๕๔

๔

๕

รบแจ

งผลก

ารตอ

บรบเ

อกสา

รฝาก

เกบพร

อมรบ

หลกฐ

านกา

รฝา

กเกบค

น ๑

ชด

สานก

/กอง

หรอ

หนวย

งานเท

ยบเท

า

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

ขอ ๖

๐

๖

สา

นก/ก

อง รบ

ทราบ

การฝ

ากเกบ

สา

นก/ก

อง ห

รอหน

วยงาน

เทยบ

เทา

ทาหน

งสอแ

ละสง

เอกสา

รฝาก

เกบให

สานก

หอจด

หมาย

เหตแ

หงชา

ตสวน

กลาง/

สวนภ

มภาค

รอผล

การต

รวจร

บเอก

สารฝ

ากเกบ

จากส

านก

หอ

จดหม

ายเห

ตแหง

ชาต

๒

สานก

/กอง

รบท

ราบ

จบ

79

ท กษ 03××/ สานก/กอง..(สวนกลาง). กรมชลประทาน ถนนสามเสน กทม. 10300 2558 เรอง ขอฝากเกบเอกสาร เรยน ผอานวยการสานกหอจดหมายเหตแหงชาต/หวหนาหอจดหมายเหตเฉลมพระเกยรต... สงทสงมาดวย บญชเอกสารฝากเกบ จานวน แผน ดวยสานก/กอง................กรมชลประทาน มเอกสารทมความสาคญทปฏบตงานเสรจแลวแตยงไมครบอายการเกบ จานวน.....รายการ (รายละเอยดตามสงทสงมาดวย) ในการน เพอใหการจดเกบเอกสารทมความสาคญเปนไปอยางถกตองตามหลกวธ จงขอฝากเอกสารดงกลาวไวทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต/สานกหอจดหมายเหตเฉลมพระเกยรต... ทงน เมอครบกาหนดอายการเกบแลว สานก/กอง จะไดปฏบตใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบทเกยวของตอไป.......... จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา ขอแสดงความนบถอ ผอานวยการสานก/กอง... สวน/กลม/ฝาย.... โทร. 0 2××× ×××× โทรสาร 0 2××× ×××× ไปรษณยอเลกทรอนกส :

กกก

80

กระทรวง...........................................................กรม...................................................................... วนท....................................................สานก/กอง.......................................................... แผนท............ ขอฝากหนงสอไวทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต........................................ ตามรายการขางลางน

ลาดบท รหสแฟม ท ลงวนท เลขทะเบยนรบ เรอง หมายเหต

ลงชอผฝาก............................................ ลงชอผรบฝาก............................................... (.........................................) (...............................................)ตาแหนง............................................... ตาแหนง..........................................................

แบบท ๒๓

บญชฝากหนงสอประจาป..............................

81

ขนตอนการสงมอบเอกสารประวตศาสตร (ครบอายการเกบ)

สารวจเอกสารประวตศาสตรทไมประสงคจะเกบรกษาและครบอายการเกบตามกฎหมาย ระเบยบทเกยวของและจดทาบญชสงมอบเอกสารประวตศาสตรตามแบบท ๒๑ ทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรฯ

จดทาหนงสอถงสานกหอจดหมายเหตแหงชาตสวนกลาง/ภมภาคพรอมแนบบญชสงมอบเอกสารประวตศาสตร จานวน ๒ ชด

รอผลการตรวจรบเอกสารจากสานกหอจดหมายเหตแหงชาต

คณะกรรมการรายงานกรม (รองอธบดตามสายงาน) เพอทราบ

กรม (รองอธบดตามสายงาน) พจารณาสงการ

YES

คณะกรรมการพจารณาบญชสงมอบและรายงานผลเสนอกรม (รองอธบดตามสายงาน)

กรม (รองอธบดตามสายงาน) รบทราบ

จดทาบนทกขอแตงตงคณะกรรมการสงมอบเอกสารประวตศาสตรพรอมแนบบญชสงมอบเสนอกรม (รองอธบดตามสายงาน) ตามคาสงกรมชลประทานท ข / ) เพอพจารณาอนมต

สงมอบเอกสารใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาตสวนกลาง/สวนภมภาค

เกบรกษาไวทหนวยงาน

หรอพจารณาใหทาลาย NO

กรมชลประทานทข/)เพอพจารณาอนมต

82

รายล

ะเอยด

กระบ

วนงาน

สงมอ

บเอก

สารป

ระวต

ศาสต

ร (ทค

รบอา

ยการ

เกบ)

ลา

ดบ

ผง

กระบ

วนงา

น

รา

ยละเอ

ยดงา

น

ผรบผ

ดชอบ

กฎหม

าย ระ

เบยบ

อาง

อง

๑

สารว

จเอกส

ารตา

ม พ.ร.

บ. ขอ

มลขา

วสาร

ของรา

ชการ

พ.ศ.

๒๕๔

๐ มา

ตรา ๑

๔ แล

ะ๑๕

และต

ามระ

เบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวย

งานสา

รบรร

ณ (ฉบ

บท๒

) พ.ศ.

๒๕๔

๘ ขอ

๕๘แ

ละ ๕

๙ ท

หนวย

งานไม

ประส

งคเกบ

รกษา

และค

รบอา

ยการ

เกบใน

ปนน

สานก

/กอง

หรอ

หนวย

งานเท

ยบเท

า

พ.ร.

บ. ขอ

มลขา

วสาร

ของรา

ชการ

พ.ศ.

๒๕

๔๐ มา

ตรา ๑

๔ แล

ะ๑๕

และต

ามระ

เบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวย

งานสา

รบรร

ณ พ.ศ

. ๒๕๒

๖ แล

ะ (ฉ

บบท

๒ ) พ

.ศ. ๒

๕๔๘

และร

ะเบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทาง

ราชก

าร พ

.ศ. ๒

๕๔๔

๒

จดทา

บนทก

ขอแต

งตงค

ณะกร

รมกา

รสงม

อบเอก

สารป

ระวต

ศาสต

รพร

อมแน

บบญช

เสนอก

รม (ร

องอธ

บดตา

มสาย

งาน) ต

ามคา

สง

กรมช

ลประ

ทานท

ข.....

/....) เ

พอพจ

ารณา

อนมต

สา

นก/ก

อง ห

รอหน

วยงาน

เทยบ

เทา

พ.ร.

บ. ขอ

มลขา

วสาร

ของรา

ชการ

พ.ศ

. ๒๕๔

๐ มา

ตรา ๑

๔ แล

ะ๑๕

และ

ตามร

ะเบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวย

งานสา

รบรร

ณ พ.ศ

. ๒๕๒

๖ แล

ะ (ฉบ

บท ๒

) พ.ศ.

๒๕๔

๘ ระ

เบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทางร

าชกา

ร พ.ศ

. ๒๕๔

๔

เรม

สารว

จเอกส

ารปร

ะวตศ

าสตร

ทไมป

ระสง

คจะ

เกบรก

ษาแล

ะครบ

อายก

ารเกบ

ตามก

ฎหมา

ยและ

ระเบ

ยบทเ

กยวข

อง แล

ะจดท

าบญช

สงมอ

บเอก

สาร

ประว

ตศาส

ตรตา

มแบบ

ท ๒๑

ทาย

ระเบ

ยบ

สานก

นายก

รฐตร

๒

จดทา

บนทก

ขอแต

งตงค

ณะกร

รมกา

รสงม

อบเอก

สาร

ประว

ตศาส

ตรพร

อมแน

บบญช

เสนอก

รม (ร

องอธ

บด

ตามส

ายงาน

)ตามค

าสงก

รมชล

ประท

านท

ข...../

....)

เพอพ

จารณ

าอนม

ตบญช

รายก

ารสง

มอบเ

อกสา

ร

83

ลาดบ

ผง

กระบ

วนงา

น

รา

ยละเอ

ยดงา

น

ผรบผ

ดชอบ

กฎหม

าย ระ

เบยบ

อาง

อง

๓

คณะก

รรมก

ารพจ

ารณา

รายก

ารใน

บญชส

งมอบ

เอกสา

รปร

ะวตศ

าสตร

และร

ายงาน

เสนอก

รม (ร

องอธ

บดตา

มสาย

งาน)

พจาร

ณาสง

การ

คณะก

รรมก

ารสง

มอบ

เอกสา

ร

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

๔

กร

ม (รอ

งอธบ

ดตาม

สายง

าน) พ

จารณ

าสงก

ารให

ดาเนน

การส

งมอบ

เอกสา

รประ

วตศา

สตร

กรม (

รองอ

ธบดต

ามสา

ยงาน

)

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

และ ต

ามคา

สงกร

มชลป

ระทา

นท ข.

..../...

. เรอง

การ

มอบอ

านาจ

..

คณะก

รรมก

ารพจ

ารณา

บญช

สงมอ

บและ

รายผ

ลเสนอ

กรม

(รองอ

ธบดต

ามสา

ยงาน

)

กรม (

รองอ

ธบดต

ามสา

ยงาน

) พจ

ารณา

สงกา

ร

๓ ๒

84

ลาดบ

ผงกร

ะบวน

งาน

รา

ยละเอ

ยดงา

น ผร

บผดช

อบ

กฎหม

าย ระ

เบยบ

อาง

อง

๕

จดทา

หนงส

อสงม

อบเอก

สารป

ระวต

ศาสต

ร พร

อมแน

บบญช

เอก

สารจ

านวน

๒ ช

ด

สานก

/กอง

หรอ

หนวย

งานเท

ยบเท

า

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งราชก

าร พ

.ศ.

๒๕๔๐

มาตร

า ๑๔

และ๑

๕ แล

ะตาม

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

และ (

ฉบบท

๒

) พ.ศ.

๒๕๔

๘ ระ

เบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทางร

าชกา

ร พ.ศ.

๒๕๔

๔

๖

ดา

เนนกา

รสงม

อบเอก

สารต

ามบญ

ช คณ

ะกรร

มการ

สงมอ

บเอก

สาร

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งราชก

าร พ

.ศ.

๒๕๔๐

มาตร

า ๑๔

และ๑

๕ แล

ะตาม

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

และ (

ฉบบท

๒

) พ.ศ.

๒๕๔

๘ ระ

เบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทางร

าชกา

ร พ.ศ.

๒๕๔

๔

จดทา

หนงส

อถงส

านกห

อจดห

มายเห

ตแห

งชาต

สวนก

ลาง/ภ

มภาค

พรอ

มแนบ

บญช

เอกสา

ร จาน

วน ๒

ชด

๓ ๔

สงมอ

บเอกส

ารให

สานก

หอจด

หมาย

เหตฯ

สวนก

ลาง/ภ

มภาค

85

ลาดบ

ผงกร

ะบวน

งาน

รา

ยละเอ

ยดงา

น ผร

บผดช

อบ

กฎหม

าย ระ

เบยบ

อาง

อง

๗

รอผล

แจงต

อบรบ

เอกสา

รจาก

สานก

หอจด

หมาย

เหตแ

หงชา

ต พร

อมรบ

คนหล

กฐาน

บญชก

ารรบ

หนงส

อ จาน

วน ๑

ชด

คณะก

รรมก

ารสง

มอบ

เอกสา

ร

พ.ร.

บ. ขอ

มลขา

วสาร

ของรา

ชการ

พ.ศ.

๒๕

๔๐ มา

ตรา ๑

๔ แล

ะ๑๕

และต

ามระ

เบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ พ.ศ

. ๒๕๒

๖ แล

ะ (ฉบ

บท ๒

) พ

.ศ. ๒

๕๔๘

๘

คณะก

รรมก

ารรา

ยงาน

ผลกา

รตรว

จรบเ

อกสา

รเพอเส

นอกร

ม (รอ

งอธบ

ดตาม

สายง

าน) ร

บทรา

บพรอ

มแนบ

หลกฐ

านกา

ร รบ

เอกสา

ร

คณะก

รรมก

ารสง

มอบ

เอกสา

ร

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งราชก

าร พ

.ศ.

๒๕๔๐

มาตร

า ๑๔

และ๑

๕ แล

ะตาม

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

และ (

ฉบบท

๒

) พ.ศ.

๒๕๔

๘ ระ

เบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทางร

าชกา

ร พ. ศ.

๒๕๔

๔ ๙

รบ

ทราบ

ผลกา

รสงม

อบเอก

สารป

ระวต

ศาสต

ร

กรม (

รองอ

ธบดต

ามสา

ยงาน

)

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งราชก

าร พ

.ศ.

๒๕๔๐

มาตร

า ๑๔

และ๑

๕ แล

ะตาม

ระเบ

ยบสา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ. ๒

๕๒๖

และ (

ฉบบท

๒

) พ.ศ.

๒๕๔

๘ ระ

เบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ความ

ลบขอ

งทางร

าชกา

ร พ.ศ.

๒๕๔

๔

รอผล

การต

รวจร

บเอกส

ารจา

กสาน

กหอจ

ดหมา

ยเหตแ

หงชา

ต

คณะก

รรมก

ารรา

ยงาน

กรม (

รองอ

ธบดต

ามสา

ยงาน

) เพ

อทรา

บ

๔

กรม (

รองอ

ธบดต

ามสา

ยงาน

) รบท

ราบ

จบ

86

ท กษ 03××/ สานก/กอง..(สวนกลาง). กรมชลประทาน ถนนสามเสน กทม. 10300 2558 เรอง ขอสงมอบเอกสารทมอายครบ 20 ป เรยน ผอานวยการสานกหอจดหมายเหตแหงชาต/หวหนาหอจดหมายเหตเฉลมพระเกยรต... สงทสงมาดวย บญชสงมอบเอกสารประวตศาสตร จานวน แผน ดวยสานก/กอง................กรมชลประทาน ไดสารวจและตรวจสอบเอกสารทมอายการเกบครบ 20 ปแลว มความประสงคจะสงมอบเปนเอกสารประวตศาสตร จานวน....รายการ เพอใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบทกาหนดเกยวกบการบรหารเอกสารประวตศาสตร สานก/กอง.................จงขอสงมอบเอกสารดงกลาวเพอใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาต/หอจดหมายเหตเฉลมพระเกยรต...พจารณาดาเนนการตอไป รายละเอยดตามสงทสงมาดวย จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาดาเนนการ ขอแสดงความนบถอ ผอานวยการสานก/กอง... สวน/กลม/ฝาย.... โทร. 0 2××× ×××× โทรสาร 0 2××× ×××× ไปรษณยอเลกทรอนกส :

ก

87

แบบท ๒๑

สานก/กอง ................................................................. แผนท...................... ขอสงหนงสอครบ ๒๐ ป มาเกบไวทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรตามรายการขางลางน

ลาดบท รหสแฟม ท ลงวนท เลขทะเบยนรบ เรอง หมายเหต

ลงชอผมอบ .......................................................................... ลงชอผรบมอบ ....................................................................... (.......................................................................) (...............................................................)ตาแหนง ............................................................................... ตาแหนง ....................................................................................

บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป

กระทรวง......................................................................กรม............................................................................... วนท.................................................................................................

ประจาป.....................

88

ขนตอนการขอทาความตกลงจดเกบเอกสารประวตศาสตร

สารวจเอกสารประวตศาสตรทครบอายการเกบรกษาตามกฎหมายและระเบยบทเกยวของและประสงคจะเกบรกษาไวทหนวยงาน

จดทาบญชเอกสารประวตศาสตรทหนวยงานขอเกบเองตามแบบท ๒๒ ทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรฯ

แนบทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรฯจานวน ๒ ชด

จดทาหนงสอขอตกลงขอเกบเอกสารประวตศาสตรพรอมแนบบญชเอกสารประวตศาสตรทหนวยงานขอเกบเอง

ถงสานกหอจดหมายเหตแหงชาตสวนกลาง/สวนภมภาค

รอผลการพจารณาจากสานกหอจดหมายเหตแหงชาตสวนกลาง/สวนภมภาค

YES

ดาเนนการจดเกบเอกสารไวทหนวยงานตามความตกลง

NO

ดาเนนการสงมอบเอกสารประวตศาสตร

89

ขนตอนการขอทาความตกลงจดเกบเอกสารประวตศาสตร

สารวจเอกสารประวตศาสตรทครบอายการเกบรกษาตามกฎหมายและระเบยบทเกยวของและประสงคจะเกบรกษาไวทหนวยงาน

จดทาบญชเอกสารประวตศาสตรทหนวยงานขอเกบเองตามแบบท ๒๒ ทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรฯ

แนบทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรฯจานวน ๒ ชด

จดทาหนงสอขอตกลงขอเกบเอกสารประวตศาสตรพรอมแนบบญชเอกสารประวตศาสตรทหนวยงานขอเกบเอง

ถงสานกหอจดหมายเหตแหงชาตสวนกลาง/สวนภมภาค

รอผลการพจารณาจากสานกหอจดหมายเหตแหงชาตสวนกลาง/สวนภมภาค

YES

ดาเนนการจดเกบเอกสารไวทหนวยงานตามความตกลง

NO

ดาเนนการสงมอบเอกสารประวตศาสตร

ก

ก

กก

(ก

ก

ก)

ก

ก

1

ก

ก

ก

ก/ก

ก

ก

ก

/ก

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งรา

ชการ

พ.ศ.

254

0 มา

ตรา

14 แล

ะ15

และต

ามระ

เบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวย

งานสา

รบรร

ณ พ.ศ

. 252

6 แล

ะ (ฉบ

บท 2

) พ.ศ.

254

8 แล

ะระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษาคว

ามลบ

ของท

างราช

การ พ

.ศ.

2544

2

ก

ก

ก

ก

/ก

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งรา

ชการ

พ.ศ.

254

0 มา

ตรา

14 แล

ะ15

และต

ามระ

เบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวย

งานสา

รบรร

ณ พ.ศ

. 252

6 แล

ะ (ฉบ

บท 2

) พ.ศ.

254

8 แล

ะระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษาคว

ามลบ

ของท

างราช

การ พ

.ศ.

2544

ก

ก

ก

ก

ก

ก

2

ศ

90

ก

ก

3

ก

ก

ก

ก/

ก

ก

ก

ก

/ก

ก

/ก

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งรา

ชการ

พ.ศ.

254

0 มา

ตรา

14 แล

ะ15

และต

ามระ

เบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวย

งานสา

รบรร

ณ พ.ศ

. 252

6 แล

ะ (ฉบ

บท 2

) พ.ศ.

254

8 แล

ะระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษาคว

ามลบ

ของท

างราช

การ พ

.ศ.

2544

4

ก

ก

ก

ก

ก

ก

/

ก

/ก

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งรา

ชการ

พ.ศ.

254

0 มา

ตรา

14 แล

ะ15

และต

ามระ

เบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวย

งานสา

รบรร

ณ พ.ศ

. 252

6 แล

ะ (ฉบ

บท 2

) พ.ศ.

254

8 แล

ะระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษาคว

ามลบ

ของท

างราช

การ พ

.ศ.

2544

ก

ก

ก

ก

กก

2

ก

ก

ก

ก

/

3

91

ก

ก

5

ก/ก

ก

ก

ก

ก

ก

ก

ก

ก

/ก

พ.ร.บ.

ขอมล

ขาวส

ารขอ

งรา

ชการ

พ.ศ.

254

0 มา

ตรา

14 แล

ะ15

และต

ามระ

เบยบ

สานก

นายก

รฐมน

ตรวา

ดวย

งานสา

รบรร

ณ พ.ศ

. 252

6 แล

ะ (ฉบ

บท 2

) พ.ศ.

254

8 แล

ะระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษาคว

ามลบ

ของท

างราช

การ พ

.ศ.

2544

/

ก/ก

ก

ก

ก

3

92

ท กษ 03××/ สานก/กอง..(สวนกลาง). กรมชลประทาน ถนนสามเสน กทม. 10300 2558 เรอง ขอทาความตกลงเกบเอกสารประวตศาสตรไวทหนวยงาน เรยน ผอานวยการสานกหอจดหมายเหตแหงชาต/หวหนาหอจดหมายเหตเฉลมพระเกยรต... สงทสงมาดวย บญชรายการเอกสาร จานวน แผน ดวยสานก/กอง................กรมชลประทานมเอกสารประวตศาสตรสาคญทครบอายการเกบ ซงตามกฎหมายและระเบยบทเกยวของกาหนดใหหนวยงานจดสงใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาต/สานกหอจดหมายเหตเฉลมพระเกยรต......แตเนองจากเอกสารดงกลาวมความสาคญตอหนวยงาน ใชในการศกษาคนควาและอางอง ในการน จงขอทาความตกลงจดเกบเอกสารดงกลาวไวทสานก/กอง.............เพอประโยชนในทางราชการตอไป จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา ขอแสดงความนบถอ ผอานวยการสานก/กอง... สวน/กลม/ฝาย.... โทร. 0 2××× ×××× โทรสาร 0 2××× ×××× ไปรษณยอเลกทรอนกส :

กกก

93

แบบท ๒๒

สานก/กอง......................................................................... แผนท......................

ลาดบท รหสแฟม ท ลงวนท หมายเหตเรอง

บญชอหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบเอง ประจาป......................................

กระทรวง............................................................................กรม...................................................................................... วนท.............................................................................

บญช

94

บรรณานกรม

กรมศลปากร กฎหมายและระเบยบทเกยวของกบงานจดหมายเหต (พมพครงท 2) กรงเทพมหานคร : สานกพมพคณะรฐมนตรและราชกจจานเบกษา, 2558

กรมศลปากร คมอการจดทาตารางกาหนดอายการเกบเอกสารหนวยงานของรฐ กรงเทพมหานคร : สานกพมพคณะรฐมนตรและราชกจจานเบกษา, 2557

กรมศลปากร การสงมอบเอกสารประวตศาสตรและการทาลายเอกสาร (เอกสารประกอบการสมมนา) กรงเทพมหานคร : กลมวจยและบรหารเอกสาร สานกหอจดหมายเหตแหงชาต, 2552

95

ภาคผนวก

100

ปฏทน

การด

าเนนง

านจด

ทาคม

อมาต

รฐาน

การจ

ดเกบเ

อกสา

รของ

กรมช

ลประ

ทาน

ลาดบ

กจ

กรรม

/ขนต

อน

ป พ.ศ

. 255

8 ผล

ผลตข

องงาน

ผร

บผดช

อบ

..

ก..

..

..

..

..

ก..

..

ก..

1 2 3 4 5

เสนอ

อธบด

กรมช

ลประ

ทาน

แตงต

งคณะ

ทางา

นจดท

ามาต

รฐาน

กา

รจดเก

บเอก

สารข

องกร

มชลป

ระทา

น ปร

ะชมค

ณะทา

งานจ

ดทาม

าตรฐ

านกา

รจดเ

กบเอ

กสาร

ของ

กรมช

ลประ

ทาน

ครงท

1/2

558

(6 ม.

ค. 25

58)

ศกษา

วเคร

าะหแ

ละจด

ทาหม

วดหม

เอกสา

ร ปร

ะชมค

ณะทา

งานจ

ดทาม

าตรฐ

านกา

รจดเ

กบเอ

กสาร

ของ

กรมช

ลประ

ทาน

ครงท

2/2

558

(15

พ.ค. 2

558)

(ทบ

ทวนห

มวดห

มยอย

และ

กาหน

ดอาย

การเก

บ) พจ

ารณา

ใหคว

ามเห

นตาร

างกา

รเกบร

กษาเอ

กสาร

ราชก

ารขอ

งกรม

ทน

าเสนอ

ในทป

ระชม

ครงท

2/2

558

คา

สงกร

มชลป

ระทา

น

ท ข 1

15/2

558

ลงวน

ท 3

ก.พ.

255

8 แล

ะคาส

งกรม

ชลปร

ะทาน

ท

ข 171

/255

8

ลง

วนท

2 ม

.ค. 2

558

รายง

านกา

รประ

ชม

คร

งท 1

/255

8 หม

วดหม

เอกสา

ร ตา

รางก

ารจด

เกบเอก

สาร

ของก

รม จา

กการ

ประช

มกล

มยอย

ตา

รางแ

สดงค

วามค

ดเหน

การจ

ดเกบเ

อกสา

รเปน

รายห

มวด

ฝายบ

รหาร

ทวไป

สา

นกงาน

เลขาน

การก

รม

คณะท

างาน

คณะท

างาน

คณะท

างาน

คณะท

างาน

สานก

/กอง/ก

ลม

เอกส

ารเอ

กสาร

101

ปฏทน

การด

าเนนง

านจด

ทาคม

อมาต

รฐาน

การจ

ดเกบเ

อกสา

รของ

กรมช

ลประ

ทาน

ลาดบ

กจ

กรรม

/ขนต

อน

ป พ.ศ

. 255

8 ผล

ผลตข

องงาน

ผร

บผดช

อบ

..

ก..

..

..

..

..

ก..

..

ก..

6 ปร

ะชมค

ณะทา

งานจ

ดทาม

าตรฐ

านกา

รจดเ

กบเอ

กสาร

ของ

กรมช

ลประ

ทาน

ครงท

3/2

558

(9 ม.

ย. 25

58)

(สรปผ

ลการ

จดหม

วดหม

และก

าหนด

อายก

ารเกบ

เอกสา

รของ

กรม)

รา

ยงาน

การป

ระชม

ครงท

3/

2558

คณ

ะทางา

น

7 หน

วยงา

น (สา

นก/ก

อง/ก

ลม) พ

จารณ

าปรบ

ปรงต

าราง

การจ

ดเกบ

เอกสา

รของ

กรมช

ลประ

ทาน

ครงส

ดทาย

ตารา

งการ

จดเกบ

เอกสา

รขอ

งกรม

ชลปร

ะทาน

ทปร

บปรงแ

กไข

คณะท

างาน

สานก

/กอง/ก

ลม

8 เสน

ออธบ

ดกรม

ชลปร

ะทาน

เหนช

อบให

ประก

าศใช

ตารา

งการ

จดเกบ

เอกสา

รของ

กรมช

ลประ

ทาน

บน

ทกให

ความ

เหนช

อบ

คณะท

างาน

9 จด

ทาคม

อมาต

รฐาน

การจ

ดเกบเ

อกสา

รของ

กรมช

ลประ

ทาน

รา

งคมอ

มาตร

ฐานก

ารจด

เกบเอก

สารข

องกร

มชล

ประท

าน

ฝายบ

รหาร

ทวไป

สา

นกงาน

เลขาน

การก

รม

10

ดา

เนนก

ารจด

พมพค

มอมา

ตรฐา

นการ

จดเก

บเอก

สารข

อง

กร

มชลป

ระทา

น

คมอม

าตรฐ

านกา

รจดเก

บเอก

สารข

องกร

มชล

ประท

าน

ฝายบ

รหาร

ทวไป

สา

นกงาน

เลขาน

การก

รม

และก

�าหนด

อายเ

กบเอ

กสาร

ของก

รม

103

ภาพกจกรรมโครงการฝกอบรมเชงปฏบตการหลกสตรการเสรมสรางสมรรถนะ

ดานงานสารบรรณสาหรบเจาหนาทผปฏบตงานดานสารบรรณของกรมชลประทาน

จานวน 2 รน (27 - 30 พฤษภาคม 2557)

104

การประชมคณะทางานจดทามาตรฐานการจดเกบเอกสารของกรมชลประทาน

ประชมครงท 1/2558 (6 มนาคม 2558)

ประชมครงท 2/2558 (15 พฤษภาคม 2558)

ประชมครงท 3/2558 (6 มถนายน 2558)

คู มือมาตราฐาน...

Documents