หมวด 6 operation focus 6.1 product and process design 6.1...

79

รายงานประจ าปการประเมนคณภาพ ตามแนวทางเกณฑรางวลคณภาพแหงชาต (TQA) ปการศกษา 2558

สถาบนวฒนธรรมศกษากลยาณวฒนา มหาวทยาลยสงขลานครนทร

หมวด 6

การมงเนนการปฏบตการ(Operation Focus)

6.1 กระบวนการท างาน (Work Processes)

ก. การออกแบบกระบวนการท างาน (Product and Process Design)

6.1 ก (1) แนวคดในการออกแบบ(Design Concepts)

1. แนวคดในการออกแบบผลตภณฑ

ผลตภณฑหลกของสถาบนฯ คอ( 1) การจดโครงการ/กจกรรมดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม (2) การบรการ แหลงเรยนร/สารสนเทศและการถานทอดองคความรดานศลปวฒนธรรม ( 3)การศกษาวจยดานศลปวฒนธรรม และเสรมสรางชมชนเขมแขง ( 4) การบรการวชาการดานศลปวฒนธรรม ทงนการก าหนดผลตภณฑหลก 4 ผลตภณฑดงกลาว สถาบนฯก าหนดขนมาโดยใชกระบวนการมสวนรวมของบคลากร ผานความเหนชอบของคณะกรรมการด าเนนงานสถาบนฯ และคณะกรรมการประจ าสถาบนฯ โดยพจารณาจากองคประกอบส าคญดงนคอ ( 1) วสยทศน พนธกจ เปาประสงค และกลยทธของสถาบนฯ และมหาวทยาลย ทมงเนนภารกจดานการท านบ ารงศลปวฒนธรรมทมคณภาพเพอสบสานศลปวฒนธรรมอนเปนมรดกของชาต( 2) สมรรถนะหลกขององคกร ซงเปนความสามารถหรอความช านาญขององคกรและบคลากรในการขบเคลอนงานดานศลปวฒนธรรมใหเกดประสทธภาพ ( 3) ความตองการของสงคม ผใชบรการ และผมสวนไดสวนเสย ซงไดมาจากการส ารวจความตองการ /ความคาดหวงตอสถาบนฯ ในการด าเนนงานดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม ( 4) องคประกอบอนๆ เชน กฎระเบยบและขอบงคบตามกฎหมายทรพยากร/งบประมาณ องคความร/สารสนเทศ และเทคโนโลย/วสด อปกรณ เปนตน ดงแสดงในแผนภาพท 6.1-1

แผนภมท 6.1-1 แนวคดในการออกแบบผลตภณฑของสถาบนฯ

ผลตภณฑ

วสยทศน พนธกจ เปาประสงค กลยทธสถาบนฯ

ความตองการของสงคม ผใชบรการ

ผมสวนไดสวนเสย

สมรรถนะหลก (ความถนด ความช านาญ

ของสถาบนฯ

กฎระเบยบ และขอบงคบตามกฎหมาย

องคความร/สารสนเทศ

เทคโนโลย และวสดอปกรณ

ทรพยากร /งบประมาณ

มประสทธภาพ ประหยด คมคา

บรรลเปาหมาย สรางความประทบใจ

80



2. แนวคดในการออกแบบกระบวนการท างาน

สถาบนฯ ใหความส าคญตอการออกแบบกระบวนการท างานทมประสทธภาพ โดยมงสรางความประทบใจและความพงพอใจในการใชผลตภณฑและบรการ การออกแบบกระบวนการท างานจะสอดคลองกบผลตภณฑ สถาบนฯ จะน าขอมลเสยงของลกคาและผมสวนไดสวนเสยมาก าหนด ( 1) ก าหนดเปาหมายของกระบวนการท างาน (2) ก าหนดตวชวดของกระบวนการท างาน (3) การสอสารกระบวนการท างานสบคลากร (4) การใชกระบวนการท างานเพอใหบรรลเปาหมายนอกจากนสถาบนฯไดใชแนวคดของระบบวงจรคณภาพ (PDCA) มาเปนหลกคดในการด าเนนงาน ของทกงาน โดยเนนใหเกดการปฏบตงานทมคณภาพและสอดคลองกบภารกจหลกของสถาบนฯ ดงน

ขน P (Plan) มการวางแผนงานกอนการด าเนนงาน และก าหนดเปาหมายรวมกนระหวางผบรหารและบคลากร โดยใชขอมลทเกบรวบรวมจากทกฝาย ซงจ าเปนตอการปรบปรงและพฒนางานในครงตอไป ขอมลตาง ๆ ไดแก บคลากร ผสงมอบ ลกคา และชมชน งบประมาณ สภาพทางการตลาดและการแขงขน ฯลฯ ขอมลเหลานไดมาจากการพบปะพดคย ประชม และสอสารผานเทคโนโลยสารสนเทศ เชน โทรศพท e-mail facebook จากนนจงน ามการประชมรวมกน โดยอภปรายถงประเดนปญหาและอปสรรคตางๆ อนเกดจากผลการด าเนนงานทผานมา เพอใหมองเหนทศทางของสถาบนฯ ไดชดเจนยงขน กอนทจะรวมกนก าหนดแผนการด าเนนงานในขนตอไป

ขน D (Do) ผบรหาร บคลากร และคณะกรรมการประจ าสถาบนฯ มการประชมจดท าแผนกลยทธ รวมกน มการตรวจทานและรวมกนวเคราะหแผนใหสอดคลองกบวสยทศน พนธกจ และคานยมของสถาบนฯ โดยใชกระบวนการวางแผนยทธศาสตรแบบ SWOT มาเปนแนวทางในการคด วเคราะห แกไข ปรบปรง และพฒนาการด าเนนงานของสถาบนฯ จากนนจงรวมกนก าหนดเปนแผนปฏบตการประจ าป ก าหนดกรอบปฏบต และเปาหมายทสอดคลองกบ KPIs ก าหนดผรบผดชอบโครงการ/กจกรรมตางๆ อยางชดเจน มการรายงานผลการด าเนนงานทกระยะ โดยใหรายงานไปยงหวหนาฝาย และ/หรอผรบผดชอบ จากนนหวหนาฝายจงรายงานใหผบรหารรบทราบ นอกจากนยงก าหนดใหบคลากรทกคนมการรายงานผลการปฏบตงานตาม TORs รายบคคลปละ 2 ครงเพอน าผลการประเมนมาใชในการพจารณาเลอนขนเงนเดอน/เพมคาจาง

ขน C (Check) มการตดตาม ตรวจสอบ และประเมนผลการด าเนนงานตามเปาหมายทวางไว โดยมเครองมอ เกณฑการตรวจสอบทเชอถอได และก าหนดเวลาทชดเจนรวมทงมการประชมเพอทบทวน วเคราะห และตรวจทานการด าเนนงานอยางสม าเสมอ ก าหนดใหมการรายงานสรปผลการด าเนนงานทกโครงการภายในรอบปงบประมาณดวยวาจาในทประชม และเปนรปเลม

ขนA (Act) เปนการน าผลการประเมนมาปรบปรงพฒนา โดยลงมอปฏบตตามแผนงานทวางไว เนนการท างานเปนทม มการประชมรวมกนในกลมผรบผดชอบเพอใหการด าเนนงานบรรลตามแผนและเปาหมายทก าหนดไว 3 ระยะ คอ กอน–ระหวาง-หลงการด าเนนงาน รวมทงมงเนนใหน าผลสรปมาปรบปรงแกไขคณภาพงาน ซงแตละขนตอนมหลกปฏบตเปนแนวเดยวกน โดยอยภายใตกฎระเบยบขอบงคบตางๆ มการพฒนาและวางระบบเทคโนโลยสารสนเทศเพอปรบปรงการสอสารใหทวถงและฉบไว โดยมอบหมายใหมผรบผดชอบท าหนาทออกแบบและวางระบบฐานขอมล น าระบบเทคโนโลยคอมพวเตอรมาใชในการบรหารและจดการระบบงานสารสนเทศมการเชอมตอกบระบบเครอขายสอสารของมหาวทยาลยเปนหลก เพอใหการใชทรพยากรรวมกนเปนไปอยางมประสทธภาพและเกดประโยชนสงสดรวมทงยงมการปรบปรงการใชขอมลสารสนเทศใหเปนปจจบนรวดเรวและทนเวลาอยเสมอ

81



ในการออกแบบกระบวนการท างานสถาบนฯ ไดพจารณาจากปจจยตางๆ อาท ( 1) การ ตอบสนองวสยทศนพนธกจ เปาประสงค และกลยทธ ของสถาบนฯ (2) สามารถตอบสนองความตองการของผรบบรการ/ชมชน (3) เปนไปตาม สมรรถนะหลก คอ ความถนดและความช านาญงานของบคลากร (4) เปนไปตามระเบยบ ขอบงคบ กฎหมาย และวฒนธรรมของชมชน(5) สงผลใหเกดประสทธภาพในการท างาน(6) มโอกาสส าเรจและมผลกระทบดานลบต า(7) มความเกยวของกบหลายหนวยงาน และสถาบนฯ ไดใชปจจยดงกลาวมาพจารณากระบวนการท างาน โดยก าหนดกระบวนการท างานทส าคญไว 3 กระบวนการ ดงน

1. กระบวนการผลตและบ ารงรกษา คอ กระบวนการทมความส าคญตอการเตบโตและความส าเรจของสถาบนฯ ไดแก งานศกษาวจย งานอนรกษและสงวนรกษาวตถ

2. กระบวนการใหบรการคอ กระบวนการทเปนภารกจหลกของสถาบนฯ และมผลตอมลคาของผลตภณฑ ไดแก งานท านบ ารงศลปวฒนธรรมรวมถงการบรการวชาการดานศลปวฒนธรรมแกสงคม งานขอมลทางวฒนธรรม งานทะเบยนและคลงวตถ งานจดแสดงขอมลทางวฒนธรรม และงานจดแสดงศลปกรรมรวมสมย

3. กระบวนการสนบสนนคอ กระบวนการทสนบสนนใหการปฏบตงานด าเนนไปไดอยางราบรน ไดแก งานธรการ งานคลงและพสด งานสารสนเทศ งานประชาสมพนธ เปนตน

สถาบนฯ ไดใชวธการออกแบบกระบวนการท างานทส าคญโดยมงเนนการมสวนรวมของผบรหารและบคลากรทกคนโดยใชรปแบบคณะกรรมการในกระบวนการท างานทกกระบวนการ มการประชมวางแผนงานรวมกน มการด าเนนงานตามแผนทก าหนดไวโดยเนนการท างานเปนทม และทมแบบขามสายงาน มการประเมนผลและปรบปรงผลการด าเนนงาน เพอใหการสรางคณคาของผลงานตรงตามความตองการของกลมเปาหมาย รวมทงมการใชการสอสารผานระบบเทคโนโลยสารสนเทศเพอใหการด าเนนงานเกดความคลองตว ลดระยะเวลาและขนตอนในการด าเนนงาน อาท (1) มการประชมเพอวเคราะหขอมลทเกบรวบรวมจากการด าเนนงานในรอบการประเมนและรอบปงบประมาณทผานมา (2) มอบหมายใหหวหนาฝายและบคลากรทรบผดชอบงานตางๆ รวมกนจดท าขอก าหนดของกระบวนการท างาน (3) มการประชมจดท าตวชวดของกระบวนการท างานตาม KPIs ของสถาบนฯ และน ามาก าหนดตวชวดของงานตางๆ โดยก าหนดใหระบไวในแบบรายงานผลการปฏบตงานรายบคคล (TORs)(4) มการด าเนนงานตามแผนปฏบตการประจ าป (5) มการมอบหมายใหหวหนาฝายท าหนาทดแล ตดตาม และตรวจทานการด าเนนงานทงกอน-ระหวาง-หลงการด าเนนงาน และใหผรบผดชอบรายงานผลการด าเนนงานใหเสรจสนภายในเวลาทก าหนด (6) มการประชมรวมกนเพอแกไขปญหาหรอเหตขดของในการด าเนนงาน รวมทงกระตนและสงเสรมใหบคลากรมการวางแผนปรบปรงและพฒนางานอยางตอเนองเชน การจดท าคมอการปฏบตงาน การสรางนวตกรรมของงานทรบผดชอบ การก าหนดเปาหมายและตวชวดของงานใหเพมขนจากรอบปทผานมาเพอเพมแรงจงใจในการท างานใหมเปาหมายไปสสมฤทธผลของงานใหมากยงขน เปนตน

82



กระบวนการท างาน

รวบรวมขอมล/วเคราะห

จดท าขอก าหนด

ก าหนดตวชวด

ด าเนนงาน

ปรบปรง/พฒนา

ตรวจสอบ

แผนภาพท 6.1-2 ขนตอนการออกแบบกระบวนการท างาน

2. แนวคดในการออกแบบผลตภณฑ

ผลตภณฑของสถาบนฯ คอ ( 1) การจดโครงการ/กจกรรมดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม (2) การบรการแหลงเรยนร/สารสนเทศและการถานทอดองคความรดานศลปวฒนธรรม (3)การศกษาวจยดานศลปวฒนธรรม และเสรมสรางชมชนเขมแขง (4) การบรการวชาการดานศลปวฒนธรรม ทงนการก าหนดผลตภณฑหลก 4 ผลตภณฑดงกลาว สถาบนฯก าหนดขนมาโดยกระบวนการมสวนของบคลากร ผานความเหนชอบของคณะกรรมการด าเนนงานสถาบนฯ และคณะกรรมการประจ าสถาบนฯ โดยพจารณาจากองคประกอบส าคญดงนคอ (1)

6.1ก (2) ขอก าหนดของผลตภณฑและกระบวนการท างาน(Product and Process Requirements)

สถาบนฯมวธการจดท าขอก าหนดของกระบวนการท างาน ทส าคญทง 3กระบวนการ โดยก าหนดปจจยทางดานการด าเนนงานทสอดคลองกบภารกจ และพนธกจของสถาบนฯทระบไวตาม KPIs ปจจยดานการมงเนนการใหบรการแกลกคา ปจจยดานบคลากร ซงมงสรางเสรมคานยมและวฒนธรรมองคกรทมจตบรการสง รวมทงพจารณาปจจยความพรอมของงบประมาณ อปกรณเครองมอเครองใช สถานท สภาวะการตลาด และองคความรตางๆ ทางดานเทคโนโลยทก าลงเปลยนแปลงไป

ผสงมอบ ลกคา

83



ตารางท 6.1-1 ขอก าหนดและตวชวดของกระบวนการทส าคญ

ชอกระบวนการ ขอก าหนดของกระบวนการ ตวชวดกระบวนการ

กระบวนการผลตและบ ารงรกษา

มงภารกจ,พนธกจ - ผลงานวจยทแลวเสรจรอยละ 80 ตอรอบปงบประมาณ - ผลงานทเผยแพร/น าเสนอ/ตพมพ รอยละ 80ตอรอบ ปงบประมาณ

เขมแขง-สรางความรวมมอ - จ านวนเครอขายวจยทเพมขน 1 เครอขายตอรอบ ปงบประมาณ - จ านวนครงของการเปนวทยากร/อาจารยพเศษ

คงทน-เพยงพอ - ผลงานศลปวตถทไดรบการบ ารงรกษารอยละ 80 ตอรอบปงบประมาณ

กระบวนการใหบรการ

คมคา-ทนสมย - ความพงพอใจของลกคา/ผรบบรการ ใสใจ-จตบรการ - ระดบความผกพนของลกคา

- จ านวนลกคาเพมขนรอยละ80 - จ านวนขอรองเรยนลดลง/ไมม

ลดเวลา-ลดตนทน - จ านวนครงของการผลตซ าและความตอเนองของ โครงการ/กจกรรม

กระบวนการสนบสนน

สะดวก - ความพงพอใจของบคลากร/ผรบบรการ รวดเรว - ระยะเวลาตอจ านวนครงของการด าเนนงานแลวเสรจ ถกตอง - ระดบความส าเรจของการด าเนนงาน ตรวจสอบได - จ านวนครงของการแจงเวยนเอกสาร

สถาบนฯ มการประชมรวมกนเพอจดท าขอก าหนดและตวชวดของกระบวนการเหลาน และมการสอสารตวชวดรวมและตวชวดรายบคคลผานระบบ E-mail, E-document เพอใหบคลากรและผทเกยวของทกฝายไดรบทราบเพอสรางความเขาใจตรงกน อกทงสงผลดตอการน าไปปฏบตไดอยางถกตองเหมาะสม นอกจากนยงก าหนดใหมผรบผดชอบท าหนาทตรวจสอบและตรวจทานขอก าหนดของกระบวนการท างานทกรอบการประเมน เพอวเคราะหหาจดทควรน ามาปรบปรงแกไข และน าไปสการแลกเปลยนเรยนรรวมกนของผปฏบตงานซงมทงบคลากรในสถาบนฯ ตวแทนจากหนวยงานตางๆ จากภายนอกและภายในมหาวทยาลย ทงนเพอจะไดน ามาปรบปรงกระบวนการท างานใหมประสทธภาพยงขน ดงแสดงในตารางท 6.2-1 และผบรหารสถาบนฯ ถายทอดกระบวนการท างานสบคลากรทวทงองคกรผานชองทางการสอสารตางๆ เชน การประชมบคลากร สอสารผานระบบเครอขาย หนงสอเวยน เปนตน และก าหนดใหมการทบทวนขอก าหนดของกระบวนการท างานปละ 1 ครง

84



ตารางท 6.1-2 ขอก าหนดทส าคญของกระบวนการท างานจ าแนกตามผลตภณฑ

กระบวนการท างาน ขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ

1.การจดโครงการ/กจกรรมดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม -การตอบสนองความตองการของผเขารวมโครงการ -การประชาสมพนธในการจดโครงการ/กจกรรมทวถงและ เขาถงกลมเปาหมาย -ความเหมาะสม/ความนาสนใจของรปแบบกจกรรม -จ านวนวน เวลาและสถานทจดโครงการ/กจกรรม -ไมมขอรองเรยนใดๆจากผเขารวมโครงการ/กจกรรม -การน าผลการประเมนโครงการ/กจกรรมไปใชในการ พฒนา/ปรบปรงกระบวนการท างาน

2. การบรการแหลงเรยนร/สารสนเทศและการถายทอด องคความรดานศลปวฒนธรรม

-ความหลากหลายของแหลงเรยนรทางวฒนธรรม -ตอบสนองความพงพอใจของผเขาชม/ผใชบรการ -ความหลากหลายของวธการน าเสนอ/ถายทอดองคความร -องคความรและสารสนเทศของแหลงเรยนร -ความรวดเรวและความสะดวกในการเขาถงขอมลความร/ สารสนเทศ -ไมมขอรองเรยนของผเขาชม/ผใชบรการ -ความถกตองของขอมล/สารสนเทศดานศลปวฒนธรรม -การน าผลการประเมนจากผรบบรการไปใชในการปรบปรง /พฒนากระบวนการท างาน

3. การศกษาวจยดานศลปวฒนธรรมและเสรมสรางชมชน เขมแขง

-การเผยแพร/ตพมพผลงานวจยดานศลปวฒนธรรม -การน าผลงานวจยไปใชประโยชน -การไดรบความรวมมอและการมสวนรวมของชมชนกลม เปาหมาย -ชาวบาน/ผรบบรการทน าความรไปใชในการท างานและ ในการพฒนาคณภาพชวต

4. การบรการวชาการดานศลปวฒนธรรม -ความรอบร ความเชยวชาญของบคลากรในการเปน วทยากรใหความรทางดานศลปวฒนธรรม -การใหบรการดวยจตบรการและสรางความประทบใจ -ความสามารถในการจดการเรยนการสอนวชา 117-112 ภมปญญาในการด าเนนชวต -คณภาพและมาตรฐานในการใหบรการดานศลปวฒนธรรม

ข. การจดการกระบวนการ (Process Management)

6.1ข (1) การน ากระบวนการไปปฏบต(Process Implementation)

สถาบน ฯ มการประชมจดท าแผนกลยทธ และแผนปฏบตการประจ าป โดยผบรหารสถาบนฯรบนโยบายจากมหาวทยาลย น ามาถายทอดใหบคลากร และคณะกรรมการประจ าสถาบน ฯไดรบทราบ มการก าหนด KPIs ของสถาบนฯ ประชมรวมกนในวเคราะห SWOT อนเปนการทบทวนและตรวจทานการวางแผนงานใหสอดคลอง

85



กบภารกจ พนธกจ และวสยทศนของสถาบนฯ จากนนจงรวมกนก าหนดแผนปฏบตการประจ าป และแผนรายบคคล ก าหนดตวชวดของงานฝายตางๆ และตวชวดรายบคคล มการก าหนดรายละเอยดของการด าเนนงาน ระยะเวลาด าเนนงาน งบประมาณ ฯลฯ และก าหนดวธประเมนและรายงานผล

สถาบนฯ มการวเคราะห กระบวนการท างานทส าคญเพอใหมนใจไดวาการปฏบตงานประจ าวนของกระบวนการฯ จะเปนไปตามขอก าหนดทส าคญตววดหรอตวชวดผลการด าเนนการทส าคญและตววดในกระบวนการทสถาบนฯ ใชในการควบคมและปรบปรงกระบวนการท างานตางๆ รายละเอยดตอไปน

(1)วางแผนจดท าแผนกลยทธ แผนปฏบตงานประจ าป และแผนรายบคคล (2)ก าหนดตวชวดของงานฝายตางๆ และตวชวดรายบคคล (3)ประชมชแจงผลสรปของการจดท าแผนฯ ใหบคลากรไดรบทราบเมอไดรบอนมตจากมหาวทยาลย (4)บคลากรน าไปก าหนดไวใน TORs รวม 2 ครงตอป และรายงานผลตามรอบการประเมน (5)แจงผลการประเมนใหบคลากรรบทราบ เพอน าไปปรบปรงแกไขการด าเนนงานในรอบถดไป (6)สรปผลการด าเนนงานของสถาบนฯ ตามรอบปงบประมาณ และสรปผลงานรายบคคลตามรอบ

การประเมน (7)มการประชมเพอทบทวนและแจงผลการด าเนนงานทกรอบไตรมาส (8)ประชมทบทวน ขอเสนอแนะ ความพงพอใจของผรบบรการ และขอรองเรยน (ถาม) เพอน ามา

ก าหนดทศทางการพฒนาการด าเนนงานของสถาบนฯ ในรอบปถดไป (9)ประชมรวมกนเพอประเมนผลการด าเนนงานในโครงการตางๆ เพอลดตนทน ลดการท างานซ า

และลดขอผดพลาดซงเกดจากการด าเนนงาน (10)จดกจกรรมแลกเปลยนเรยนรกบหนวยงานอนเพอน ามาเปนแนวทางในการปรบปรงแกไขงาน (11)ปรบปรงระบบการประเมนผลการปฏบตงานของบคลกร โดยเนนการมสวนรวมในการประเมน

360 องศา (12)ปรบปรงเวบไซตของสถาบนฯ ใหทนสมยและมขอมลดานวฒนธรรมทจ าเปนและเพยงพอตอความ

ตองการของผใชบรการ

สถาบนฯ ไดก าหนดตวชวดผลการด าเนนการทส าคญและตววดในกระบวนการเพอใชในการควบคมและปรบปรงกระบวนการท างานตางๆดงน

(1)ก าหนดตวชวดของการด าเนนงาน โดยแบงตามฝายงานและรายบคคล (2)ประชมชแจงตวชวดของฝายงานและรายบคคลใหบคลากรรบทราบ (3)มการเผยแพรตวชวดรวมและตวชวดรายบคคลผานระบบ E-mail, E-document (4)มการเพมชองทางการสง TORs ผานระบบ E-mail เพอลดขนตอนและแกไขปญหาความลาชา (5)มการจดท าระบบยม-คนพสดผานระบบอนเทอรเนต (6)มการพฒนาระบบอนเทอรเนตมาใชในฝายการเงน

( 7)มการเชอมโยงเครอขายอนเทอรเนตของสถาบนฯ กบมหาวทยาลยและหนวยงานภายนอกทงในบรเวณพนทสามจงหวดชายแดนภาคใต และหนวยงานในภมภาคอน รวมทงหนวยงานจากตางประเทศ โดยเฉพาะมงเชอมโยงเครอขายกบหนวยงานทางดานศลปวฒนธรรม

86



ตารางท 6.1-3 ขอก าหนดส าคญ ตวชวดและการน ากระบวนการไปปฏบตจ าแนกตามผลตภณฑ

กระบวนการ

ท างาน

ขอก าหนดส าคญ

ของกระบวนการ

ตวชวดทใชในการควบคมและ

ปรบปรงกระบวนการ

วธการน า


ไปปฏบต

1.การจดโครงการ/กจกรรมดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม

-การตอบสนองความตองการของ ผเขารวมโครงการ -การประชาสมพนธในการจดโครงการ/ กจกรรมทวถงและเขาถงกลมเปาหมาย -ความเหมาะสม/ความนาสนใจของ รปแบบกจกรรม -จ านวนวน เวลาและสถานทจดโครงการ/ กจกรรม -ไมมขอรองเรยนใดๆจากผเขารวม โครงการ/กจกรรม -การน าผลการประเมนโครงการ/กจกรรม ไปใชในการพฒนา/ปรบปรงกระบวนการ ท างาน

-จ านวนโครงการ/กจกรรมดานท าน บ ารงศลปวฒนธรรม -จ านวนผเขารวมโครงการ/กจกรรม ดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม -รอยละความพงพอใจของผเขารวม โครงการ/กจกรรมดานท านบ ารง ศลปวฒนธรรม -รอยละของโครงการ/กจกรรมดานท าน บ ารงศลปวฒนธรรมทด าเนนการตาม แผนปฏบตการ -รอยละความส าเรจของโครงการ/ กจกรรมดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม

-ก าหนดให หวหนาฝายตดตาม ก ากบ ดแลและประเมนผลการปฏบตงาน -ก าหนดใหบคลากรรบผดชอบงานตาม Job Description และ TORs -ปรบปรงและพฒนากระบวนการท างานทสอดคลองกบแนวทาง PDCA

2.การบรการแหลงเรยนร/สารสนเทศและการถายทอดองคความรดานศลปวฒนธรรม

-ความหลากหลายของแหลงเรยนรทาง วฒนธรรม -ตอบสนองความพงพอใจของผเขาชม/ ผใชบรการ -ความหลากหลายของวธการน าเสนอ/ ถายทอดองคความร -องคความรและสารสนเทศของแหลง เรยนร -ความรวดเรวและความสะดวกในการ เขาถงขอมลความร/สารสนเทศ -ไมมขอรองเรยนของผเขาชม/ผใชบรการ -ความถกตองของขอมล/สารสนเทศดาน ศลปวฒนธรรม -การน าผลการประเมนจากผรบบรการไป ใชในการปรบปรง/พฒนากระบวนการ ท างาน

_จ านวนผเขาชมแหลงเรยนรดาน วฒนธรรม _รอยละความพงพอใจของผเขาชมแหลง เรยนรดานวฒนธรรม -จ านวนสารสนเทศ/บทความทเผยแพร ผานสอวทย -จ านวนผเขาถงสารสนเทศผานชองทาง Internet ของสถาบนฯ -จ านวนผเขาถงสารสนเทศผานชองทาง จลสารขาวประชาสมพนธของสถาบนฯ

87



ตารางท 6.1-3 ขอก าหนดส าคญ ตวชวดและการน ากระบวนการไปปฏบตจ าแนกตามผลตภณฑ (ตอ)


ท างาน

ขอก าหนดส าคญ

ของกระบวนการ

ตวชวดทใชในการควบคมและ

ปรบปรงกระบวนการ

วธการน า


ไปปฏบต

3.การศกษาวจยดานศลปวฒนธรรมและเสรมสรางชมชนเขมแขง

-การเผยแพร/ตพมพผลงานวจยดาน ศลปวฒนธรรม -การน าผลงานวจยไปใชประโยชน -การไดรบความรวมมอและการมสวนรวม ของชมชนกลมเปาหมาย -ชาวบาน/ผรบบรการทน าความรไปใชใน การท างานและในการพฒนาคณภาพ ชวต

_จ านวนผลงานวจยทไดรบการตพมพ และเผยแพรในระดบชาตและ นานาชาต _จ านวนชมชน/เครอขายทไดรบการ พฒนา _รอยละความพงพอใจของชมชน เปาหมาย

-ผรบผดชอบ รายงานผลการด าเนนงานตอคณะกรรม การด าเนนงาน สถาบนฯ -รายงานผลการด าเนนงานตามเงอนไขเวลาในเวทการประชมสรปผลการด าเนนงาน (ปละ 2 ครง

4.การบรการวชาการดานศลปวฒนธรรม

-ความรอบร ความเชยวชาญของบคลากร ในการเปนวทยากรใหความรทางดาน ศลปวฒนธรรม - การใหบรการดวยจตบรการและสราง ความประทบใจ -ความสามารถในการจดการเรยนการ สอนวชา 711-210 ภมปญญาในการ ด าเนนชวต -คณภาพและมาตรฐานในการใหบรการ ดานศลปวฒนธรรม

_จ านวนนกศกษาทลงทะเบยนเรยน รายวชาดานวฒนธรรม (วชา 117-112 ภมปญญาในการด าเนนชวต _จ านวนหนวยงาน/ประชาชนทขอรบ บรการดานศลปวฒนธรรม _จ านวนครงของการใหบรการวชาการ ดานศลปวฒนธรรม -รอยละความพงพอใจของผรบบรการ วชาการดานศลปวฒนธรรม

6.1 ข (2) กระบวนการสนบสนน (Support Processes) สถาบนฯ ไดก าหนดกระบวนการสนบสนนทส าคญเพอใหการด าเนนงานตามผลตภณฑมประสทธภาพ ตอบสนองความตองการของสงคม ลกคา/ผใชบรการ และผมสวนไดสวนเสย ในการน ากระบวนการสนบสนนไปปฏบตสถาบนฯ ค านงถงขอก าหนดทส าคญ และก าหนดตวชวดเพอใหเกดความมนใจวากระบวนการสนบสนนจะชวยสนบสนนการท างานของกระบวนการทส าคญใหบรรลเปาหมาย ทงนการจดท าขอก าหนดส าคญพจารณาจาก (1)ขอมล จากการส ารวจความตองการของลกคา/ผใชบรการ (2)การประชมสรปผลการด าเนนงาน (3) การรายงานผลการด าเนนงานของสถาบนฯ ( 4) สมรรถนะหลก /ขดความสามารถของบคลากร ( 5) ขอเสนอแนะจากการตรวจประเมนของคณะกรรมการประเมนฯ (6) กฎระเบยบและขอบงคบตามกฎหมาย เปนตน รายละเอยดดงแสดงในตารางท 6.1-4

88



ตารางท 6.1-4 กระบวนการสนบสนน ขอก าหนดทส าคญและตวชวดการน ากระบวนการไปปฏบต


สนบสนน

ขอก าหนดทส าคญ ตวชวดการน ากระบวนการไปปฏบต

1.ดานบคลากร -การสรรหา/คดเลอกบคลากรทมความรความสามารถ เหมาะสมกบต าแหนงงาน -การวางแผนอตราก าลง/กรอบต าแหนง/หนาทความ รบผดชอบ -สนบสนนการพฒนาทกษะวชาชพใหมความช านาญ -การอบรม สมมนา ศกษาดงาน -การสรางขวญก าลงใจการปฏบตงาน -การประเมนบคลากรตามขอตกลงภาระงาน (TORs) ทชดเจน เปนธรรม -การจดสวสดการตามความเหมาะสม -การปฏบตตามคณธรรม จรรยาบรรณ -การปฏบตตามคานยมและวฒนธรรมองคกร

-รอยละของบคลากรทมการพฒนา ทกษะวชาชพตามแผนพฒนา บคลากรรายบคคล -รอยละของบคลากรทไดเลอน ต าแหนงสงขน -รอยละความผกพนของบคลากร ตอองคกร -จ านวนครงของบคลากรทผาน การอบรม สมมนา ศกษาดงาน -กลไก/ระบบการประเมนบคลากร ตามขอตกลงภาระงาน (TORs) _จ านวนกจกรรมสงเสรมการปฏบต ตามคณธรรม และจรรยาบรรณ

2.ดานการเงนและ พสด

-โปรงใส ตรวจสอบได ถกตองตามระเบยบการเงนฯ -สะดวก รวดเรว ทนเวลา -สรางความพงพอใจใหผรบบรการ -มคณภาพและไดมาตรฐานทกขนตอนการใหบรการ

-ความถกตอง เชอถอได -ความโปรงใสตรวจสอบได -ความคมคา ทนเวลา -ความสะดวกของการใหบรการ

3.ดานเทคโนโลย สารสนเทศ

-การใชระบบฐานขอมลด าเนนงาน -รวดเรว ปลอดภย ใชงานงาย ตรวจสอบความถกตองได และพรอมใชงาน -มระบบการส ารองขอมลเพอลดความเสยงจากภยคกคาม -ความทนสมย /ประสทธภาพของเทคโนโลย

-ความปลอดภย -ประสทธภาพของเทคโนโลย -ระบบฐานขอมลครอบคลมทกงาน (MIS-DSS , E-Office , E-mail , TOR Online ) -ความพงพอใจของผใชบรการ

4.ดานการตลาด และการรบฟง ลกคา/ผใช บรการ/ผม สวนไดสวนเสย

-มการประเมนความตองการและความพงพอใจของ ผใชบรการครอบคลมทกกลมเปาหมาย -มการประชาสมพนธเชงรกเพอเขาถงลกคา/ผใชบรการ -การตอบสนองความตองการของตลาด ลกคา/ผใชบรการ

-รอยละความพงพอใจของผใชบรการ -จ านวนลกคา/ผใชบรการทเพมขน -การรายงานผลการประเมนความ พงพอใจของผใชบรการ

5.ดานประกน คณภาพและ บรหารความ เสยง

-การจดท าแผนบรหารความเสยงและควบคมภายใน -การประเมนคณภาพการด าเนนงานตามกรอบเวลา

-การรายงานการประกนคณภาพ -การรายงานผลการประเมน ความเสยงและการควบคมภายในฯ -การรายงานการประชม คณะกรรมการประกนคณภาพ -การรายงานแผนและผลตามตวชวด

89



P วางแผน

D ปฏบต

C ตรวจสอบ

A ด าเนนการ

6.1 ข (3) การปรบปรงผลตภณฑและกระบวนการ(Product and Process Improvement)

สถาบนฯ ไดประชมตกลงรวมกนในการก าหนดแนวทางปรบปรงกระบวนการท างานในภาพรวมขององคกร โดยพจารณาจากปจจยตางๆ ไดแก ความพรอมและศกยภาพของบคลากร แผนกลยทธและเปาหมายการท างานของสถาบนฯ สภาวะแวดลอมทงทางดานเศรษฐกจ สงคม การเมอง และการแขงขน ตลอดจนความพรอมดานเทคโนโลย เพอใหการด าเนนงานมประสทธภาพทงในปจจบนและอนาคต

สถาบนฯ ใชวงจรคณภาพ ( PDCA-Par) ในการปรบปรงกระบวนการท างาน โดยแบงเปนขนตอนตางๆ ดงปรากฏในภาพท 6.1-3 รายละเอยดดงน

1. การปรบปรงกระบวนการประกนคณภาพ เปนกระบวนการท างานทมลกษณะงานทส าคญ 2 ลกษณะคอ การด าเนนงานตามภารกจหลกทางดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม ซงสถาบนฯ จะตองรายงานผลไปยงมหาวทยาลยตามตวชวดท 6 ตามเกณฑการประเมนของสมศ. สวนการรายงานประจ าปของสถาบนฯ เพอรบการประเมนจากคณะกรรมการภายนอก มหาวทยาลยปรบเปลยนใหม โดยก าหนดใหสถาบนฯ ใชเกณฑรางวลคณภาพแหงชาต (TQA) ทงนสถาบนฯ จ าเปนตองแกไขปญหาโดยการปรบปรงกระบวนการประกนคณภาพใหสอดคลองกบแนวทางการด าเนนงานทง 2 ลกษณะ ดงน

แผนภาพท 6.1-3 วงจร PDCA กบการปรบปรงกระบวนการ

1.เลอกประเดนปรบปรง 2.เกบ-วเคราะหขอมล ระบสาเหตปญหา

4.ก าหนดแนวทางปรบปรง 5.ลงมอปฏบต

6. ประเมนแนวทางแกไข

7.จดท าคมอ/มาตรฐาน 8.บนทกผลการปรบปรง

6.ประเมนแนวทางแกไข

การปรบปรง กระบวนการ

90



1. การวางแผนปรบปรง ( 1) ประชมคดเลอกประเดนปรบปรงโดยใชขอมลผลการประเมนของคณะกรรมการประเมนฯ ในปการศกษา 2558 และการระดมความคดเหนของผบรหาร ผรบผดชอบงานประกนคณภาพ และบคลากรทกฝาย/งาน ( 2) ปญหาและสาเหตคอการเรยบเรยงเนอหาในรายงานประจ าปตามเกณฑ TQA มรายละเอยดและมความซบซอนยงยากมาก รวมทงบคลากรยงมความรความเขาใจเกณฑ TQA ไมเพยงพอ

2. การก าหนดแนวทางปฏบต ทประชมตกลงรวมกนใหมแนวทางปฏบตดงน (1) แตงตงคณะท างาน เพอท าหนาทเรยบเรยงเนอหาของรายงานประจ าปตามแนวทางรางวล

คณภาพ ( TQA) ทง 7 หมวด โดยแตละหมวดใหเพมจ านวนผรบผดชอบจากเดมหมวดละ 1 คน เพมเปนหมวดละ 2-3 คน และมอบหมายใหศกษาเกณฑ TQA จากคมอและเอกสารทแจกไปลวงหนา

(2) ก าหนดวธด าเนนงาน โดยแบงชวงการเรยบเรยงเปน 3 ระยะ ไดแก ระยะท 1 น าเสนอผลการ เรยบเรยงรายงานฉบบราง ก าหนดใหผรบผดชอบแตละหมวดน าเสนอผลการเรยบเรยงทไดจากศกษาคนความาใหทประชมคณะท างานรบทราบ เพอรวมกนอภปรายแสดงความคดเหน และใหผรบผดชอบรวบรวมประเดนตางๆ น าไปปรบปรงแกไข ก าหนดระยะเวลาด าเนนงานประมาณ 1 เดอน ระยะท 2 ชวงตรวจทานรายงานฉบบราง ก าหนดใหสงรายงานฉบบรางของทกหมวด โดยผานทางระบบ E-mail เพอใหคณะท างานไดชวยกนตรวจทานความถกตองของรายงานอกครง และระยะท 3 ชวงสงรายงานฉบบสมบรณ ด าเนนการภายหลงจากเสรจสนการตรวจทานและการแกไข (ถาม) โดยสงใหผรบผดชอบงานประกนคณภาพไดรวบรวมและสงใหผบรหารตรวจทาน และพจารณาลงนามจากนนจงจดท าเปนรปเลมฉบบสมบรณ

ก าหนดวธการจดการความรเกยวกบเกณฑ TQA (Knowledge management) ใหแกคณะท างาน และบคลากรของสถาบนฯ ดงน ( 1) จดโครงการแลกเปลยนเรยนรกบหนวยงานภายในวทยาเขตทมการรายงานผลงาน ประจ าปตามเกณฑ TQA อยางนอย 1 หนวยงาน ( 2)เชญวทยากรจากหนวยงานอนมาใหความรเพมเตมเกยวกบการเขยนรายงานประจ าปตาม เกณฑ TQA อยางนอย 1 ครง (3) จดสงบคลากรทรบผดชอบงานประกนคณภาพและคณะท างานเขารวมประชม อบรม สมมนา ฯลฯ ในประเดนทเกยวกบงานประกนคณภาพ อยางนอย 3-5 ครง ( 4) ก าหนดวธคดเลอกหนวยงานทเปนคเทยบโดยมการตดตอนดหมายพบปะและแลกเปลยน เรยนรกบหนวยงานทขอเปนคเทยบเพอรวบรวมขอมลมาใชวางแผนก าหนดประเดนการเทยบเคยงการรายงานหมวดผลลพธอยางนอย 3 ดาน

3.การตรวจสอบ พจารณาประเดนตางๆ ทอาจสงผลกระทบตอการด าเนนงานได ดงน (1) ความเหมาะสมของระยะเวลาในการด าเนนงาน ซงมการแบงเปน 3 ชวงเวลา ไดแก ชวงน าเสนอ

ชวงปรบปรงแกไข และชวงสงรายงานฉบบสมบรณ มการใชชวงใดมาก-นอยเกนไปหรอไม (2) ความพรอมของคณะท างานไดแก ปจจยตางๆ ทท าใหคณะท างานไดรบผลกระทบในขณะ

ด าเนนงาน เชน ภาระงานซ าซอนในชวงด าเนนการเรยบเรยง ความรความเขาใจเกยวกบเกณฑ TQA ยงไมเพยงพอ (3) ความพรอมของอปกรณและสถานทด าเนนงาน สงผลกระทบตอการด าเนนงานหรอไม อยางไร

91



4. การด าเนนการ พจารณาผลทไดจากการตรวจสอบเพอน ามาด าเนนการใหเหมาะสมไดแก การจดท าแบบสอบถามเพอประเมนผลการปรบปรงบนทกผลและสรปผลการปรบปรงวางแผนคดเลอกประเดนใหมทตองการปรบปรง และก าหนดเปาหมายการพฒนาตวชวดใหสอดคลองกบเกณฑ TQA ครบทกฝายงาน

ตารางท 6.1-5 แผนการปรบปรงกระบวนการประกนคณภาพ

รายการ/กจกรรม ระยะเวลา ผรบผดชอบ เปาหมาย

1. แตงตงคณะท างานปรบปรงโครงรางองคกร และหมวด 1-7

ม.ค. งานประกนคณภาพ

มการท างานเปนทม

2.ประชมน าเสนอผลการปรบปรงและเรยบ เรยงรายงานโครงรางองคกร และหมวด 1-7

ม.ค. – พ.ค. คณะท างาน บคลากรไดรวมกนระดมความคด

3. จดโครงการแลกเปลยนเรยนร ม.ค.-ก.พ. คณะท างาน บคลากรมความรเรองเกณฑ TQAเพมขน

4. เชญวทยากรใหความรเรองการเขยน รายงานตามเกณฑ TQA

ม.ค.-เม.ย. คณะท างาน เรยนรแนวทางทถกตองในการเขยนรายงานตามเกณฑ TQA

5. พบปะหนวยงานทขอเปนคเทยบ เม.ย. คณะท างาน สรางเครอขายอยางเปนทางการ 6. สงบคลากรเขารวมประชม อบรม สมมนา ตลอดป งานประกน

คณภาพ จ านวนบคลากรทมความรเกยวกบงานประกนฯ เพมขน

7. แกไข-ปรบปรงรายงานฉบบราง ม.ย. คณะท างาน เรยนรวธปรบปรง-ประเมนงาน 8. สงรายงานฉบบสมบรณ ก.ค. งานประกน

คณภาพ มการเรยบเรยงรายงานประจ าปไดตรงตามเกณฑ

9. ประชมสรปผลการปรบปรง ส.ค. คณะท างาน งานประกนคณภาพมการปรบปรงระบบอยางตอเนอง

2. การปรบปรงกระบวนการประเมนผลการปฏบตงาน สถาบนฯ มการประเมนการปฏบตงานของบคลากรโดยยดตามหลกเกณฑของมหาวทยาลย และด าเนนการประเมนโดยเนนความมประสทธภาพโปรงใสเปนธรรมตอบคลากรและมหาวทยาลยเปนส าคญ มวตถประสงคเพอใหบคลากรไดพฒนาผลการปฏบตงานเพอเลอนขนเงนเดอน และจายเงนคาตอบแทนการปฏบตงานเพมประจ าปรวมทงเพอตอสญญาจาง การประเมนผล

(1) การวางแผนปรบปรง - ประชมเพอแลกเปลยนความคดเหนเกยวกบการประเมนผลการปฏบตงานทผานมา และ

รวมกนเสนอแนวทางแกไขปญหา - รวมกนคดเลอกปญหาทตองการปรบปรงคอ กระบวนการประเมนผลการปฏบตงานท

สอดคลองกบหลกธรรมาภบาล ไดแก ความโปรงใส และการมสวนรวมของบคลากร (2) การก าหนดแนวทางปฏบต - ผรบผดชอบงานบรหารและธรการรวมกบหวหนาฝายจดท าเอกสารแสดงภาระหนาทและ

ขอก าหนดรายบคคล - คณะกรรมการประเมนฯ พจารณาขอก าหนดหรอเอกสารแสดงภาระหนาทรายบคคล

92



- ผรบผดชอบงานสนบสนนบรหารแจงใหบคลากรรบทราบผลการพจารณาขอ งคณะกรรมการประเมนฯ ในเบองตน ก าหนดวน-เวลาสงแบบรายงานผลการปฏบตงาน พรอมระบเอกสาร/หลกฐานเชงประจกษ และกรอกแบบประเมนตนเองในแบบประเมนฯ

- ผบรหารตรวจสอบความถกตองของการรายงานผลการปฏบตงาน หากถกตองแลวใหลงนามและสงใหหวหนาฝายสนบสนนบรหารด าเนนการตอไป

- หวหนาฝายสนบสนนบรหารแจงใหบคลากรรบทราบ แจงเวยนการรายงานผลการปฏบตงานผานทางระบบ E-mail เพอเปนขอมลใหบคลากรไดพจารณาประเมนในระบบออนไลน พรอมทงแจงก าหนดวน-เวลาเรมตนและสนสดการประเมนในระบบออนไลน โดยทกคนสามารถประเมนใหคะแนนได 3 กลม คอ การประเมนตนเอง ประเมนเพอนรวมงาน และประเมนหวหนาฝาย

- คณะกรรมการประเมนฯชดท 1 ด าเนนการประเมนผลการปฏบตงานของบคลากรโดยพจารณาจากผลงานทรายงาน ไดแก ผลงานประจ า ผลงานเชงพฒนา/งานพเศษอนๆ ทไดรบมอบหมายและการประเมนสมรรถนะโดยใหพจารณารวมกบผลคะแนนทไดจากการประเมนของบคลากรในระบบออนไลน ทงนคณะกรรมการประเมนฯ ชดท 1 ตองด าเนนการใหแลวเสรจภายใน 30 วนหลงจากบคลากรไดสงรายงานผลการปฏบตงานเรยบรอยแลว

- คณะกรรมการประเมนฯ ชดท 2 ประกอบดวย ผอ านวยการ กรรมการทมาจากบคคลภายนอก กรรมการทคดเลอกใหเปนตวแทนของบคลากรสถาบนฯ ด าเนนการพจารณาและตรวจสอบผลการประเมนจากคณะกรรมการประเมนฯชดท 1

- เลขานการคณะกรรมการประเมนฯรวบรวมผลการประเมนและสรปผลการประเมนของคณะกรรมการประเมนฯเสนอประธานกรรมการพจารณาด าเนนการตอไป

- เลขานการคณะกรรมการประเมนฯแจงผลการประเมนใหเจาตวทราบในทาง “ลบ” (3) การตรวจสอบพจารณาประเดนตางๆ ทอาจสงผลกระทบตอการด าเนนงานได ดงน - ความครอบคลมและชดเจนของเกณฑการประเมนในระบบออนไลน - ความพรอมในการท างานของระบบเทคโนโลย-คอมพวเตอร - ความพรอมของผรบการประเมน-คณะกรรมการ

(4) การด าเนนการพจารณาผลทไดจากการตรวจสอบเพอด าเนนการใหเหมาะสมไดแก - จดท าแบบประเมนความพงพอใจของการใชวธประเมนแบบ 360 องศา - จดท าแบบวดคาความเชอมนในเรองความโปรงใสของวธประเมน - วางแผนพฒนาตวชวดในการประเมนใหสอดคลองกบลกษณะงานของบคลากรในสถาบนฯ

93



ตารางท 6.1-6 ขนตอนการปรบปรงกระบวนการประเมนผลการปฏบตงาน

งานบรหารและธรการ ผเขารบการประเมน คณะกรรมการ ผอ านวยการ

หมายเหต 1. เสนประ แสดงทศทางการประเมนผลการปฏบตงานของบคลากรกอนการปรบปรงกระบวนการ 2. กรอบเสนค แสดงขนตอนการประเมนผลการปฏบตงานของบคลากรทเพมขนใหมในกระบวนการ

6.2 ประสทธผลของการปฏบตการ (Operational Effectiveness)

6.2 ก. การควบคมตนทน(Cost Control) สถาบน ฯควบคมตนทนเพอลดคาใชจาย ลดการใชทรพยากร โดยมวธการควบคมตนทนโดยรวมของ

ระบบงาน ดงน

1. มอบหมายใหผรบผดชอบโครงการ/กจกรรมนดหมายประชมรวมกนในกลม เพอวางแผนงาน และ ไมใหเกดการท างานซ าซอน ก าหนดวธการด าเนนงานทรดกม โดยยดตามกฎระเบยบขอบงคบตามความเหมาะสม เชน ก าหนดระเบยบการเขาชมงานและนทรรศการตางๆ ก าหนดระเบยบการเชาจองพนทรานคาในชวงการจดงานมหกรรมศลปวฒนธรรม เปนตน

Yes

No

No

1. รวมกบหวหนาฝายจดท าเอกสารแสดงภาระหนาท/ขอก าหนรายบคคล

2. พจารณาก าหนด/ปรบปรงเอกสารแสดงภาระหนาท/ขอก าหนดรายบคคล

3. แจงบคลากร/ก าหนดวนสง/ตรวจสอบความถกตองของแบบรายงานการปฏบตงาน

4. จดท ารายงานและรอผลการรบรอง

7ประเมนตนเอง 8. ประเมนเพอนรวมงาน 9. ประเมนหวหนาฝาย

10. คณะกรรมการชดท 1ประเมนใหคะแนน 11. สรปผล-รายงานผลตอคณะกรรมการชดท 2

Yes

12. ประเมนใหคะแนนรวมกบคณะกรรมการชด 2 13. สรปผล-รายงานผลตอมหาวทยาลย

14. รายงานผลใหผรบการประเมนทราบโดยทาง “ลบ”

15. สนสดขนตอน การประเมน

6. แจงบคลากร/ก าหนดวน-เวลาเรม-สนสดการประเมนในระบบออนไลน

พจารณารายงานการปฏบตงานของบคลากร

94



2. มการวเคราะหขอบเขตขนตอนการด าเนนโครงการ ผลผลต ผลลพธและตวชวดของโครงการทก โครงการ/กจกรรม เพอใหทราบถงความส าเรจทจะไดรบจากโครงการและระบวาไดรบความส าเรจนนหรอไม

3. ก าหนดเปาหมายการด าเนนงานทกโครงการใหสมพนธและเชอมโยงกบแผนยทธศาสตรของมหาวทยาลยเพอแสดงใหเหนวาโครงการมสวนสนบสนนตอยทธศาสตรนนๆ อยางไร

4. มการวเคราะหการด าเนนโครงการ/กจกรรมรวมกบโครงการตางๆของสถาบนฯ เพอใหเหน ความสมพนธและความเกยวของกนของแตละโครงการ

5. มการรายงานผลการด าเนนโครงการ/กจกรรม และเกบรวบรวมขอมลไวใชประกอบการพจารณา จดท าแผนปฏบตการประจ าปในปตอไป เพอใหทราบวาโครงการ/กจกรรมนนคมคาทจะด าเนนการตอไปหรอไม และหากลกคามความพงพอใจสงกวาเปาหมายทก าหนดไว และมขอเสนอแนะใหจดโครงการ/กจกรรมนนตอไป กจะประชมวางแผนลดตนทนการผลต แตยงคงรกษาคณภาพเอาไว

6. มการวางแผนปรบปรงการลดตนทนอยางเปนระบบโดยรวบรวมและรายละเอยดตางๆ ทเปนตนทน ในกระบวนการผลต ทงตนทนคงทและตนทนผนแปร เชน คาจาง คาวตถดบ คาโทรศพท ฯลฯ นอกจากนยงมการประสานงานกบเครอขายของสถาบนฯ ในการจดท าโครงการตางๆ เพอควบคมตนทนและลดตนทนการผลตทซ าซอน และจดหาแหลงทนภายนอกเพอสนบสนนการด าเนนงานของสถาบนฯ

ตารางท 6.2-1 แนวปฏบตเพอปองกนขอผดพลาดจากการด าเนนงาน

การควบคม แนวปฏบต /วธการปองกนขอผดพลาดจากการด าเนนงาน เพอลดความซ าซอน

และลดความสญเสย

1.ประหยดทรพยากร 1.ก าหนดนโยบายและมาตรการเพอสนบสนนการประหยดทรพยากร เชน การประหยด พลงงาน (ปดไฟทกดวงเมอไมใชงาน เปด-ปดเครองปรบอากาศตามเวลาทก าหนด ปดเครองคอมพวเตอรเมอไมไดใชงานเปนเวลานาน การใชกระดาษ 2 หนา เปนตน) 2.ใชระบบการสอสารทรวดเรว ลดการใชกระดาษ โดยใชชองทาง Social Network ไดแก Group mail , E-mail , Facebook , Line เปนตน 3.สนบสนนใหบคลากรเรยนรงานทขามสายงานหรองานทนอกเหนอหนาทรบผดชอบ เพอสามารถท างานทดแทนเมอมเหตจ าเปนหรอทดแทนอตราก าลง

2.ลดตนทน 1.เพมทกษะพเศษในการปฏบตงาน เชน การเปนพธกร ทกษะการแกไขปญหา คอมพวเตอรเบองตน ทกษะภาษาองกฤษ เพอลดคาตอบแทนเจาหนาท 2.จดวทยากรมาอบรมเพอพฒนาบคลากรทหนวยงานโดยตรง เพอลดคาใชจายในการ เดนทาง คาทพก และคาใชจายอนๆ 3.จดรายการวทย “รกษสถาบนฯ” โดยบคลากรสถาบนฯ ซงไมมคาตอบแทน 4.ใชวธขอความรวมมอจากบคลากรเครอขาย หรอสวนราชการ เพอลดคาใชจาย/ คาตอบแทนในการปฏบตงาน

3.ลดขอผดพลาด 1.จดท าคมอ/แนวทางการปฏบตงาน เพอเปนแนวปฏบตงานทถกตอง เชน แนวปฏบต เกยวกบการเบกจายเงนในการเดนทางไปราชการ แนวปฏบตในการจดซอจดจาง คมอการบรหารและการจดการโครงการ เปนตน 2.จดกจกรรมแลกเปลยนร (KM) เพอน าประสบการณในการท างาน ความส าเรจของงาน มาสอสาร/ถายทอด

95



ตารางท 6.2-1 แนวปฏบตเพอปองกนขอผดพลาดจากการด าเนนงาน(ตอ)

การควบคม แนวปฏบต /วธการปองกนขอผดพลาดจากการด าเนนงาน เพอลดความซ าซอน

และลดความสญเสย

4.ลดการท างานซ าซอน 1.น าระบบเทคโนโลยมาใชในการปฏบตงานเพอความคลองตว ลดการท างานซ าซอน เชน ระบบการรบ-สงหนงสอ ระบบการลาออนไลน ระบบการจดการโครงการ ระบบการประเมนโครงการ/กจกรรม ระบบการประเมนผลการปฏบตงาน (TORs) ระบบการขออนมตไปราชการออนไลน เปนตน

6.2ข การจดการหวงโซอปทาน(Supply-Chain Management)

สถาบนฯ ใหความส าคญกบการจดการหวงโซอปทานเพอใหมความมนใจวาผสงมอบจะชวยยกระดบผลการด าเนนงานขององคกร และเพอใหองคกรสามารถสรางความประทบใจและความพงพอใจใหกบลกคาและผรบบรการ โดยผสงมอบหลกในหวงโซอปทานคอบคล ากรสถาบนฯ ซงท าหนาทสงมอบผลตภณฑ/บรการไปยงกลมลกคาและผรบบรการ ดงนนสถาบนฯจงใหความส าคญในการคดเลอกบคลากรทมคณสมบตเหมาะสมกบต าแหนง และก าหนดแผนพฒนาบคลากรใหมขดความสามารถในการใหบรการอยางมประสทธภาพดงแสดงรายละเอยดไวแลวในหมวด 5มงเนนบคลากร นอกจากนสถาบนฯ ไดก าหนดผสงมอบหรอผสงวตถดบใหสถาบนฯไดแก มหาวทยาลยสงขลานครนทรบรษทสพรโปรโมชน จ ากด บรษทบางกอกอนเฮาท จ ากดทงนสถาบนฯ ไดด าเนนการดงน

(1)ผบรหารและบคลากรรวมกนก าหนดปจจยหลกในการด าเนนงานเพอสงมอบสนคาหรอผลตภณฑท มคณภาพไปยงลกคาดงน (1) ก าหนดผสงมอบ หรอผสงวตถดบใหสถาบนฯ (2) ก าหนดสถานทผลตและจดกระจายสนคา (3) ก าหนดลกคาหรอกลมผใชบรการ

(2)มการประชมเพอวางแผนก าหนดการด าเนนงานในรอบปและกระจายงานไปยงบคลากรฝายตางๆ โดยก าหนดผรบผดชอบงานไวชดเจน

(3)รวมกนคดหาวธเพมคณภาพของสนคา โดยการน าผลการด าเนนงานในรอบการประเมนและรอบปท ผานมาของสถาบนฯ มาเปรยบเทยบ

(4)จดกจกรรมแลกเปลยนเรยนรกบหนวยงานทอยในมหาวทยาลยเดยวกนเพอศกษาหาแนวทาง วางแผนปรบปรงการผลต การเพมจดขายในตลาด และการกระจายสนคาอยางมคณภาพ

(5)คดเลอกคเปรยบเทยบอยางเปนทางการ เพอน ามาวเคราะหและพฒนาการด าเนนงาน (6)น าผลการด าเนนงานมาสรปทบทวนเปนระยะ และมการรายงานผลการด าเนนงานภายใน

ก าหนดเวลาชดเจน ทกรอบไตรมาส (7)วางแผนปรบปรงการด าเนนงานทมปญหาจ าเปนเรงดวนเพอปรบใหสอดคลองและทนกบการ

เปลยนแปลงรวมทงการจดเกบผลงานและบ ารงรกษาสนคาไวบรการแกลกคาไดตอเนองและตลอดทงป

ทงนสถาบนฯ ใชการจดการหวงโซอปทานควบคกบกระบวนการใหบรการดานศลปวฒนธรรม เพอเพมคณคาใหแกผรบบรการ และคณภาพการบรการดานผสงมอบผลตภณฑ รายละเอยดดงตอไปน

96



(1) ผสงมอบวสดอปกรณ : การคดเลอกวสดอปกรณจะใชวธการเปรยบเทยบราคา จากราคาวสด อปกรณทไดมาจากการเสนอราคาของผสงมอบ โดยจะพจารณาจากผสงมอบทใหราคาทเหมาะสม สงของรวดเรว ทนตอการใชงาน หากผสงมอบรายใดมผลการด าเนนงานไมด สงวสดลาชา ไมเปนไปตามก าหนด จะไมสงซอกบผสงมอบดงกลาวในครงตอไป

(2) ผสงมอบผลตภณฑ : ตวอยางเชน การพจารณาคดเลอกผด าเนนการจดสราง /จดท านทรรศการ ถาวร ภายในหอวฒนธรรมภาคใต การคดเลอกจะมขนตอนโดยเรมตงแตการพจารณาคณสมบตของผสงมอบทมความเหมาะสม นาเชอถอ มผลงานเปนทประจกษ มความรความสามารถ ความเชยวชาญ มชอเสยง เปนทยอมรบในแวดวงวชาชพ และไมมประวตผทงงาน เปนตน

(3) ผสนบสนนเงนทน : ในแตละปจะมหนวยงานทใหการสนบสนนเงนทนเพอจดโครงการ /กจกรรม ดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม การศกษาวจย และอนๆ ดงนนสถาบนฯ จงมความจ าเปนตองพฒนาผลตภณฑและการบรหารจดการทดเพอใหสามารถพฒนาและสงมอบผลตภณฑไปยงผรบบรการไดอยางมประสทธภาพและมความตอเนอง โดยเมอด าเนนโครงการ /กจกรรมสนสดแลว จะมการประเมนผลโครงการ และรายงานผลการด าเนนโครงการ /กจกรรมใหเจาของเงนทนทราบ เพอประเมนความพงพอใจและความสอดคลองกบวตถประสงคและความตองการของเจาของเงนทน พรอมทงแนวทางการพฒนาเพอประกอบการขอรบการสนบสนนเงนทนในปตอไป

6.2 ค การเตรยมความพรอมดานความปลอดภยและตอภาวะฉกเฉน

(Safety and Emergency Preparedness)

6.2 ค (1) ความปลอดภย(Safety) สถาบนฯ มการเตรยมความพรอมดานความปลอดภยและตอภาวะฉกเฉน โดยมระบบการบรหารความเสยงและควบคมภายใน การด าเนนงานในรปของคณะกรรมการคอ คณะกรรมการบรหารความเสยงสถาบนฯ ซงท าหนาทก าหนดนโยบาย ก าหนดกลไกและแนวปฏบตในการบรหารความเสยงครอบคลมทกพนธกจ เชน ความเสยงดาน กลยทธ ดานการปฏบตงาน ดานการเงน ดานการปฏบตตามกฎระเบยบ ดานความปลอดภยจากอนตรายตอชวตและทรพยสน ก าหนดใหมการรายงานผลการบรหารความเสยงและการควบคมภายในตอมหาวทยาลย 6 เดอน/ครง รวมถงการจดใหมกจกรรม 5 ส โดยแตงตงคณะกรรมการ 5 ส เพอท าหนาทก าหนดนโยบาย /กจกรรม มการวางแผนการจดกจกรรมตลอดป เชน กจกรรมใหความร สรางความตระหนก การท ากจกรรม 5 ส รวมถงกจกรรม Big Cleaning Day มการตรวจประเมนพนท 5 ส เพอรองรบนโยบายดานความปลอดภยและตอภาวะฉกเฉน ส าหรบการดแลความปลอดภยดานขอมลสารสนเทศ สถาบนฯก าหนดใหมระบบ Login & Password ในการเขาสฐานขอมล และมเจาหนาทฝายเทคโนโลยสานเทศ ท าหนาทดแลระบบและจดการความปลอดภยของขอมลสารสนเทศ นอกจากนสถาบนฯไดจดหาและตดตงกลองวงจรปดในบรเวณอาคารหอศลปวฒนธรรมภาคใต รวมถงก าหนดมาตรการอนๆเพอดแลความปลอดภย เชน การเปด -ปดอาคาร การตรวจตราความเรยบรอย การมอบหมายผรบผดชอบดแลความปลอดภย รวมถงการประสานกบวทยาเขตปตตานในการจดเจาหนาทรกษาความปลอดภยในตรวจตราความเรยบรอยโดยเฉพาะในชวงเวลา 22.00-05.00 น เปนตน

97



เกดเหตการณ

6.2 ค (2) การเตรยมพรอมตอภาวะฉกเฉน (Emergency Preparedness)

สถาบนฯ มการเตรยมพรอมตอภาวะฉกเฉนโดยวางแผนรองรบกรณเกดภาวะฉกเฉนตามการก าหนดของมหาวทยาลย ไดแก การประทษรายตอชวตและทรพยสน โจรกรรม วนาศกรรม อคคภยและภยพบตอนๆ สถาบนก าหนดขนตอนการเตรยมพรอมตอภาวะฉกเฉนไว 3 ระยะดงน

1. การเตรยมความพรอมรองรบภาวะฉกเฉนกอนเกดภย สถาบนฯจดประชมวางแผนรวมกนเพอเตรยมการปองกนและระงบผลเสยหายอนจะเกดผลกระทบตอการด าเนนงานของสถาบนฯ เชน แผนฉกเฉนในกรณ น าทวม แผนฉกเฉนกรณไฟไหม แผนฉกเฉนกรณระบบเทคโนโลยขดของหรอลมดงน

(1)อธบายแผนการด าเนนงานใหบคลากรและผเกยวของเขาใจอยางครบถวน และซกซอมความเขาใจและวธปฏบตกรณทเกดภาวะฉกเฉนและภยพบต

(2)มอบหมายใหทกคนมสวนรวมในการแกไขปญหาความเสยงดานความปลอดภย และการปองกนเหตฉกเฉนลวงหนา โดยมผรบผดชอบรายงานผลการด าเนนงานทกรอบไตรมาส และสรปผลเมอครบรอบปงบประมาณ

(3)แจงหมายเลขโทรศพทและรายละเอยดทจ าเปนของบคคล สถานท และหนวยงานทเกยวของ ใหรบทราบอยางทวถง รวมทงวธการแจงขาวสารไปยงสวนทเกยวของนน เชน การขอรบบรการฉกเฉน ประเภทของเหตการณ สถานทเกดเหตการณ ชอผแจงและเบอรตดตอ เปนตน

2. การปฏบตการขณะเกดภาวะฉกเฉนหรอเกดภยพบต เมอเกดหรอคาดวาจะเกดภยพบตทสงผลกระทบตอสถาบนฯ ไดประชมตกลงใหผพบเหนเหตการณแจงผบรหาร และหวหนาอาคาร หากในกรณทมผรบผดชอบฝายงานใหรบด าเนนการปองกนเพอระงบภยและแกไขสถานการณฉกเฉนโดยเรว จากนนจงแจงใหผบรหาร หรอผทมหนาทเกยวของไดรบทราบทนท เพอใหตดสนใจด าเนนการตามแผนซงไดตกลงกนไว

แผนภาพท 6.2-1 แผนรองรบภาวะฉกเฉน

แจงผบรหาร/หวหนาอาคาร

แจงเจาหนาทฝายสอสาร/ประชาสมพนธ

เกดเหตการณ

บคคลแรกรบร /พบเหนเหตการณ

แจงเจาหนาทรกษาความปลอดภย

แจงเจาหนาทจดการภาวะฉกเฉน

แผนภาวะฉกเฉนท างาน

98



3. การปฏบตการฟนฟบรณะหลงเกดภาวะฉกเฉนหรอเกดภย เมอสถานการณฉกเฉนไดกลบคนสภาวะปกตแลวผบรหารและ/หรอผบรหารระดบสงของมหาวทยาลย

ไดมค าสงยตภาวะฉกเฉน ผทมหนาทรบผดชอบหรอเกยวของโดยตรงใหประเมนความเสยหาย และใชก าหนดวธการจดการดานอาชวอนามยและความปลอดภยโดยยดตามกฎหมายและระเบยบทเกยวของ เพอใหคงอยในสภาพทเหมาะสม และคนสสภาพเดมไดภายในเวลารวดเรว

กรณทเปนภาวะฉกเฉนทางดานระบบเทคโนโลย และระบบคอมพวเตอร ก าหนดใหผรบผดชอบแจงทประชมใหรบทราบเพอสรปและทบทวนผลการด าเนนงาน และก าหนดวธปองกนและแกไขภาวะฉกเฉนตางๆ เชน การจดท าระบบฐานขอมลส ารอง เพอแกไขปญหากรณทระบบเครอขายอนเทอรเนตของมหาวทยาลยเกดเหตขดของ ซงจะท าใหสงผลกระทบตอขอมลสารสนเทศของสถาบนฯ ใหมการสญหายได นอกจากนอาจมการสรปบทเรยนเพอน าไปสการสรางนวตกรรมและวางแผนน าผลการปรบปรงผลประเมนความพงพอใจ และผลลพธการด าเนนงานในการเตรยมพรอมตอภาวะฉกเฉนและภยพบตของสถาบนฯ ไปแลกเปลยนเรยนรกบกระบวนการอนและ/หรอหนวยงานอน

6.2 ง การจดการนวตกรรม (Innovation Management)

สถาบนฯจดการนวตกรรมเพอเพมประสทธภาพในการปฏบตงาน และตอบสนองความตองการของลกคา/ผใชบรการดงน

(1) ก าหนดเปนขอตกลงการปฏบตงาน ( TOR) ในภาระงานเชงพฒนา โดยก าหนดใหบคลากรสถาบนฯ จดท าโครงการพฒนางานและนวตกรรม เพอกระตนและสงเสรมใหบคลากรพฒนางานในหนาทความรบผดชอบ ซงจะชวยเพมประสทธภาพในการปฏบตงาน และเปนสวนหนงในการประเมนผลการปฏบตงานตาม TOR ซงการก าหนดนโยบายดงกลาวเปนประโยชนตอการพฒนาบคลากร ผรบบรการและองคกรนวตกรรมทแลวเสรจ ไดแก การพฒนาระบบฐานขอมลการบรหารและจดการโครงการ การจดท าระบบฐานขอมลการพฒนาบคลากร เปนตน

(2) การพฒนา Digital Museum จากเหตการณความไมสงบในพนทจงหวดชายแดนภาคใต ท าใหมอปสรรคตอการเดนทางมาใชบรการ เชน การเขารวมโครงการ/กจกรรมทางดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม การเขาชมแหลงเรยนรทางวฒนธรรมเปนตน สงผลกระทบตอจ านวนผใชบรการดานศลปวฒนธรรม สถาบนฯจงไดปรบแผนกลยทธ โดยพฒนาระบบการใหบรการดานศลปวฒนธรรมผานสอออนไลนทเรยกวา “Digital Museum”ขนเพอรองรบสถานการณดงกลาว

( 3) การจดตงคณะท างานเพอขบเคลอนและพฒนานวตกรรมดานเทคโนโลยสารสนเทศ ประกอบดวยบคลากรทมความรความสามารถ มประสบการณ และมความคดสรางสรรค

หมวด 6 operation focus 6.1 product and process design 6.1...

Documents