บทท 1 บทน า

1. ความเปนมาและความส าคญของปญหา การประชมคณะกรรมการด าเนนการสหกรณและการประชมใหญ เวททจะเกดการเรยนรแลกเปลยนความคดเหน และไดประโยชนจากการมสวนรวมและการตดสนใจทด กฎหมายสหกรณไดบญญตรายการส าคญทตองก าหนดในขอบงคบอยางนอยม 10 รายการ รวมทงการเลอกตง การด ารงต าแหนง การพนจากต าแหนงและการประชมคณะกรรมการด าเนนการ ตองก าหนดไวในขอบงคบ ฉะนนสหกรณทมการด าเนนกจการทด มความสามารถในการผลต การบรการและมความสามารถในการแขงขนในระยะยาว จกตองมการจดการประชมทดมคณภาพ โดยเรมตงแตการเตรยมการกอนการประชม การจดการขณะการประชม การด าเนนการหลงการประชมและการตดตามผล ส านกงานสหกรณจงหวดสรนทร จงไดจดการประชมบคลากรเพอวเคราะหปญหารวมกน เมอวนท 10 เมษายน 2551 ตกลงคดเลอกการบรหารจดการความร ( Knowledge Management) เรองการจดการประชมคณะกรรมการด าเนนการของสหกรณ

วตถประสงค 1.) เพอใหเกดการเรยนรการจดองคกรทดมคณภาพและมงสเปาหมายองคกรแหงการ

เรยนร (Learning organization) 2.) เพอปรบปรงพฒนาการจดการประชมคณะกรรมการด าเนนการสหกรณของสหกรณ

ใหมประสทธภาพ 3.) เพอใหมเครองมอในการสงเสรมก ากบแนะน าสหกรณใหมความเจรญ มความมนคง

ในระยะยาว 4.) เพอใหการประชมคณะกรรมการด าเนนการเปนเครองมอในการตดสนใจและแกไข

ปญหาแบบมสวนรวมสามารถสอความตองการขององคกรไดชดเจนถกตองและเปดเผย

2

2. กระบวนการเรยนรและทฤษฎ 1. กระบวนการเรยนรตามทฤษฎการทางสตปญญาของบรเนอร ( Bruner) บรเนอร เชอวามนษยเลอกทจะรบรในสงทตนเองสนใจและกระบวนการเรยนรเกดจากกระบวนการคนพบตวเอง (Discovery) Learning ) มนษยมขนการเรยนรจากภาพแทนของจรง ( Enactive Stage) และขนการเรยนรจากของจรง ( Iconic Stage) และขนการเรยนรสญลกษณและนามธรรม ( Symbolic Stage ) การเรยนรเกดไดจากการทคนเราสามารถสรางความคด รวบยอด และเกดการเรยนรแบบหยงร ( Intuition ) ขน โดยมแรงจงใจภายในซงเปนปจจยส าคญทชวยใหผเรยนประสบผลส าเรจในการเรยนร 2. กระบวนการเรยนรตามทฤษฎการเรยนรอยางมความหมาย ( Theory of meaningful verbal learning ) : เดวตออซเบล ( David Ausubel ) อธบายวาการเรยนรทดคอการเรยนรอยางมความหมายซงเกดขนได เมอบคคลสามารถเชอมโยงสงทเรยนรใหมกบสงทเรยนรเดมทมอย 3. กระบวนการเรยนรตามทฤษฎการเรยนรแบบรวมมอ ( Theory of cooperative Learning ) : ในกระบวนการเรยนรความสมพนธระหวางผเรยนเปนมตทมกถกละเลยหรอมองขามไป โดยปกตปฏสมพนธระหวางผเรยนมอย 3 ลกษณะ คอ เปนลกษณะแขงขนกน ลกษณะตางคนตางเรยน ลกษณะรวมมอกน ความส าคญของการเรยนรแบบรวมมอกนมลกษณะส าคญ 5 ประการคอ (1.) มการพงพาอาศยกน ( Positive interdependenec ) (2.) มการปรกษาหารอกนอยางใกลชด ( Face to face Promotive interaction) (3.) สมาชกแตละคนมบทบาทหนาทและความรบผดชอบทสามารถตรวจสอบได ( Individual accountability ) (4.) มการใชทกษะความสมพนธระหวางบคคล และทกษะการท างานกลม ( Interpersonal and small – group SK.lls ) (5.) มการวเคราะหกระบวนการกลม ( Group processing ) การจดการเรยนรโดยใชเทคนค TGT ( Team Games Tournaments ) มองคประกอบส าคญดงน

1. การเสนอเนอหา : เปนการเสนอเนอหาหรอบทเรยนใหม รปแบบการน าเสนออาจจะเปนการบรรยาย อภปราย กรณศกษา หรออาจจะมสอการเรยนอนๆ ประกอบดวยกได

2. การจดทม : เปนการจดทมผเรยนโดยใหคละกนทงเพศและความสามารถ เทคนค TGT จดเนนในทมคอท าใหดทสดเพอทมจะชวยเหลอใหก าลงใจเพอรวมทมใหมากทสด

3

3. เกมส : เปนเกมสตอบค าถามงายๆ เกยวกบเนอหาสาระ 4. การแขงขน : การจดการแขงขนอาจจะจดขนในหวงเวลาทเหมาะสมหรอจดโดย

สม าเสมอ แขงขนเสรจแลวจดล าดบผลการแขงขน

4

บทท 2 การประชมและการบนทกรายงานการประชมในสหกรณ

ในสหกรณตองมการประชมกน เพราะสหกรณมการท างานกนเปนทมประกอบดวยบคคลหลายฝาย เชนสมาชก คณะกรรมการ ฝายจดการ และเจาหนาทสงเสรมสหกรณ (ขาราชการ) โดยเฉพาะสหกรณการเกษตร การประชมจะมตงแตเรมเขาเปนสมาชกสหกรณ ซงตองผานการรบรองจากกลมสมาชกทตนสงกดกอน เรยกวาการประชมกลม หลงจากนนจะมการประชมในฐานะทเปนสมาชก สหกรณอนเปนวธการในระบบประชาธปไตยในสหกรณดวย กรรมการในฐานะผแทนสหกรณซงมหนาทโดยตรงตาม พ.ร.บ.สหกรณ 2542 และขอบงคบ ระเบยบจะตองมการประชมของกรรมการเอง จะตองด าเนนการประชมดวยและมการบนทกรายงานการประชมไว เพราะมตในทประชมนนเปนแนวทางทตองถอปฏบต และมตบางอยางมขอผกพนตามกฎหมายดวย การประชมทมประสทธภาพและการบนทกรายงานการประชมทด และถกตองเปนสงจ าเปน และสงผลกระทบไปถงการด าเนนงานของสหกรณเองดวย ปกตการประชมนนคนสวนมากเหนวาเปนเรองธรรมดา ท าไปตามแบบปฏบตตอๆกนมา ทจรงแลวการประชมจะใหไดผลดนนมหลายสงหลายอยาง ทตองเรยนร ทงผด าเนนการประชมดวยโดยเฉพาะกรรมการทเกยวของโดยตรงกบการประชม และตองสนใจเรองทประชมกบการบนทกการประชมดวย

1. การประชมของสหกรณ จะมลกษณะทง 4 ประการขางตนรวมกนในการประชมของสหกรณ โดยปกตการ

ประชมทส าคญๆ มอย 3 ประการ คอ 1.1.การประชมกลม 1.2.การประชมกรรมการด าเนนการ 1.3.การประชมใหญของสหกรณ

นอกจากนยงมการประชมใหญสามญ การประชมใหการศกษาอบรมแกสมาชก การประชมพจารณาเงนก เปนตน

การประชมทง 3 ประเภทของสหกรณทกลาวแลวมรายละเอยดเกยวกบองคประชม ระยะเวลา และวาระการประชมทแตกตางกน ซงจะตองศกษาแตละประเภทไป หากผดพลาดจะไมมผลบงคบไดตามกฎหมาย

5

2. ลกษณะของการประชมทดและมประสทธภาพ จะตองมลกษณะดงน 2.1 เรมประชมใหตรงเวลานด และมระเบยบวาระการประชมทชดเจน ผเขา

ประชมไมสบสน การประชมแตละวาระไมควรใชเวลามาก หรอยดเยอ ท าใหผเขาประชม

เบอหนาย ถาเปนวาระการประชมทาย ๆ ท าใหผเขาประชมขาดความสนใจ และไมอยากแสดงความคดเหน เพราะอยากใหเลกการประชมเรวๆ ท าใหมตทลงไปขาดความรอบคอบถถวน ไมสมบรณ เรองนประธานในทประชมตองควบคมเวลาใหด

ในการประชมตองเปดโอกาสใหผเขารวมประชมแสดงความคดเหน หรอ อภปรายกอนลงมตและประธานในทประชมจะตองคอยควบคมเวลาเอาไว

ในการประชมตองไมใหผเขาประชมพดหรออภปรายออกนอกประเดนทพจารณาหรอวาระทท าการประชม นอกจากไมเปนประโยชนกบทประชมแลว ท าใหเสยเวลามากเรองนประธานตองใชศลปคอยควบคมถงการอภปรายในเรองทประชมหรอประเดนทก าลงอภปรายใหเขาประเดนในเรองทประชมใหได

ในการประชมไมควรใหผเขาประชมผกขาดในการพดคนเดยว หรอแสดงความคดเหนทดกวาจากบคคลอนทเขารวมประชม ประธานในทประชมจะตองใชศลปะชแนะหรอมวธการอนใดทเหมาะสมใหผเขาประชมคนอนๆ แสดงความคดเหนใหได เชนการชใหพด แสดงขอคดเหน หรอกระตนสงค าถามไป ตงค าถาม ถามแตทงนไมวาประธานไปพดเสยคนเดยวทงหมด ในการประชมทกครงกอนลงมตในการประชมจะตองค านงวาไมขดตอ

2.6.1 ประมวลกฎหมายแพงและพาณชย หรอกฎหมายอนๆ ทเกยวของ 2.6.2 พระราชบญญตสหกรณ พ.ศ. 2542

2.6.3 กฎกระทรวง 2.6.4 ค าสงของนายทะเบยนสหกรณ 2.6.5 ขอบงคบของสหกรณ 2.6.6 ระเบยบของสหกรณ 2.6.7 มตของทประชมใหญ 2.6.8 มตของทประชมคณะกรรมการด าเนนการ

6

3. วธการด าเนนการประชมทดและมประสทธภาพ

การด าเนนการประชมทดและมประสทธภาพขนอยกบปจจยหลายอยาง คอ 3.1 มการวางแผนไวลวงหนา กรรมการด าเนนการของสหกรณเปนผมหนาทจดการ

ประชมในแตละระดบ จะตองวางแผนและเตรยมการ ดงน (1) แจงก าหนดการประชม วน เวลา สถานท ไวใหชดเจน และใหเขาประชม

ทราบลวงหนาทวถงกน อาจจะใชวธการออกหนงสอเชญประชม หรอประกาศไวในทชมชน หรอออกขาววทย โทรทศน ฯลฯ พรอมทงจดสงระเบยบวาระการประชม และเรองทประชมไปใหผเขาประชมดวย

(2) แจงใหกรรมการ หรอผเขารวมประชมทราบลวงหนา เพอจะไดศกษา

รายละเอยด และเตรยมขอเสนอแนะหรอแสดงความคดเหนตอทประชม หรอเตรยมขอมลอนๆ ทเกยวของกบการประชม

(3) เลอกสถานทประชมใหเหมาะสม และเปนศนยกลางทผเขาประชมไปประชมไดโดยสะดวก เชน ส านกงานสหกรณ หอประชมอ าเภอ โรงเรยน วด บานกรรมการ ศาลาอานหนงสอในหมบาน ฯลฯ ทงนสดแตกรรมการเหนวาเหมาะสมในการประชมแตละครง

(4) เลอกเวลาทประชมใหเหมาะสม หมายถง ผเขาประชมมเวลาวางจาการประกอบอาชพทสามารถเขารวมประชมไดโดยพรอมเพยงกน เชน นดประชมไมใหตรงกบหนาท านา เวลาเกบเกยว เทศกาล วนพระวนท าบญ วนส าคญทางศาสนา ฯลฯ ถาเปนการประชมใหญ และการจดประชมกลมจะตองค านกถงเรองนใหมาก หากวาสมาชก หรอกรรมการประชมไมครบองคประชมแลว จะท าใหเสยเวลา เพราะเกษตรสมาชกไมมาประชม

3.2 มการจดการทดระหวางการประชม (1) จดเตรยมสมดบนทกรายงานการประชมเอาไว ใหผเขาประชมลงชอใหครบทกคน ถา

เปนการประชมใหญมคนมาประชมจ านวนมาก กควรจดท ากระดาษแยกเปนแผนๆ ตามกลม ตามเขต โดยมเจาหนาทคอยควบคมใหสมาชกหรอผเขาประชมใหลงชอตามโตะทจดแบงไว ตามกลม ตามเขต ทสมาชกหรอผเขารวมประชมสงกดคอยรวบรวมไปปดไวในสมดบนทกรายงานการประชมใหญ

(2) เมอถงเวลาประชมจะตองนบผเขาประชมใหครบองคประชมเสยกอนแลวจงเรมประชม ถาไมครบองคประชมกตองรอเวลายดออกไปเพอใหผเขาประชมมาครบองคประชมเสยกอน

7

(3) จดเตรยมเอกสารประกอบในการประชม และเอกสารอนๆ เพอแจกแกผเขาประชมไวใหพรอมและพอเพยง เชน ระเบยบวาระในการประชม รายงานผลการด าเนนงาน รายงานการปฏบตตามผลงานในเดอนกอน งบดล บญชก าไรขาดทน งบทดลอง หรอเอกสารทส าคญ และเกยวของในการประชมนน ๆ และรวมไปถงระเบยบขอกฎหมายถามในการทจะตองอางถง เปนตน

(4) จดอปกรณในการประชมไวใหพรอม เชน โตะ เกาอ แผนปายกระดานด า ชอลค ไวบอรด ปากกาเขยนกระดาน ถาเปนการประชมใหญกเครองขยายเสยงไมโครโฟนส าหรบผเขาประชม และผเปนประธานในทประชม ดอกไมบชาพระรตนตรย โตะหมบชา ทกราบพระ ธงชาต พระบรมฉายาลกษณ กระโถน เสอ หรอพรมทป ผามาน คลเลอรใสน าเยน แกวดมน า เครองดมส าหรบแขกผเขารวมประชม โตะชดรบแขก แจกนดอกไม ตลอดทงการท าความสะอาดหองน า หองสวม และมปายบอกใหไปหองสขา สวนศาสนาอนทไมใชพทธกไมควรมเครองบชาพระและโตะหมพระพทธรป

(5) ควรหาทางปองกนการรบกวนจากเสยงตางๆ จากภายนอกไวดวย เชน เครองจกรท างานขณะท าการประชม

(6) เมอประชมเสรจสนแลว ควรสรปผลการประชม มต เรองทไดประชมไปแลวใหทประชมทราบอกครงในตอนทาย

(7) เมอประชมครบตามระเบยบวาระแลว ควรถามทประชมวา มเรองอนหรอไม จงจะปดการประชม

3.3 พจารณาแยกเรองเสนอตอทประชม เพอใหการประชมเปนไปโดยราบรนและผเขารวมประชมไมรสกสบสนในการแสดงความคดเหน จงควรแยกเรองประชมไวใหเปนไปตามระเบยบวาระ ดงน

(1) เรองทเสนอเพอทราบ ไมมการลงมต เชน รายงานผลการด าเนนงานของสหกรณในรอบเดอน

(2) เรองทเสนอเพอลงมตและถอเอาไปปฏบต จะตองเปดโอกาสใหมการอภปรายกนกอนลงมต

(3) เรองทจะตองใหมการลงคะแนน จะตองจดเตรยมอปกรณและเจาหนาท ทเกยวของกบการลงคะแนนและนบคะแนนใหรดกมถกตองรผลรวดเรว

(4) เรองทเปนค าแนะน าชแจง ซกซอมหรอเผยแพรความรตางๆ

8

3.4 บคคลทเกยวของกบการประชมตองรจกหนาทตนเองด หนาททด คอ (1) ประธานในทประชม ตองกลาวเปดประชมและปดการประชม ควบคมการประชม

อภปรายสรปเหตผลและมตของทประชม (2) เลขานการ เปนผจดบนทกรายงานการประชม อานรายงานการประชมครงทแลวใหท

ประชมพจารณารบรอง (3) ผเขาประชม มาประชมตามเวลานดรวมแสดงความคดเหน อภปราย ใชสทธออกเสยง

ลงมต (4) เจาหนาทผจดการประชม มหนาทจดเตรยมและอ านวยความสะดวกตางๆ ในการ

ประชม เชน จดเตรยมสถานทประชม บรการอาหาร เครองดม (ถาม) จายเบยเลยง ซงผเขาประชมมสทธรบเบยประชม รวมทงประสานงานกบขอ 4.2 (4)

(5) ผเขารวมประชมหรอผสงเกตการณ ซงเขารวมประชมอาจแสดงความคดเหน เสนอแนะแตไมมสทธออกเสยงลงมต

4 ขอระวงในการด าเนนการประชมในสหกรณ การด าเนนการประชมในสหกรณบางเรองเปนปญหาในทางปฏบตวาจะ

ด าเนนการอยางไร เพอใหถกตองตามทก าหนดไวใน กฎหมายและตามหลกวธการสหกรณ ซงกรรมการควรท าความเขาใจ ดงน

4.1 องคประชมและการลงมต หมายถง จ านวนผเขาประชมขนต าทก าหนดไวใน พ.ร.บ. สหกรณ พ.ศ. 2542 หากไมเปนไปตามกฎหมายก าหนดยอมไมมผลผกพน หรอมตนนใชไมได เชน ค าวา สมาชกตองมาครบองคประชมคอ ไมนอยกวากงหนงของสมาชกทงหมด หรอไมนอยกวารอยคน จงจะครบองคประชมใหญ ฉะนนถาจ านวนสมาชกสหกรณหนงม 100 คน จะตองมสมาชกเขาประชมไมนอยกวา 50 คน จงจะครบองคประชม ส าหรบการนบองคประชมขณะทสมาชกอยในทประชมมใชนบตามจ านวนสมาชกทไดลงชอมาประชม

การลงมตเปนเรองส าคญมาก บางกรณใหถอเสยงขางมาก บางกรณใหถอเสยง 2 ใน 3 ของสมาชกผเขารวมประชม ผด าเนนการประชมจะตองระมดระวงเปนเรองๆ ไป ในการประชมเพอขอมต

ตวอยาง สมาชกเขาประชม 120 คน ออกเสยงเหนดวย 49 คน ไมเหนดวย 20 คน งดออกเสยง 51

คน กรณเชนน หากสมาชกอยครบองคประชมถอวาลงมตดวยเสยงขางมากแลว สวนผไมออกเสยงถอวาไมใชสทธ หรอสมาชก 120 คน ออกเสยงเหนดวย 29 คน ไมออกเสยง 21 คน เดนออกจากทประชมไป 70 คน กรณทมสมาชกเดนออกไปท าใหสมาชกคงเหลอไมครบองคประชม จะลงมตใดๆ ไมได

9

อนง กรณเรมประชมหากมสมาชกไมครบองคประชม กฎหมายแพงและพาณชย มาตรา 1179 ก าหนดใหคอยจนหนงชวโมงลวงแลว จงใหผนดประชม หรอผแทนเปนผบอกงดประชมเสยกได

4.2 ประธานในทประชม ตองเปนไปตามขอบงคบก าหนดอาจมกรณประธานไมสามารถก ากบการประชมได จะขอใหเจาหนาทสงเสรมสหกรณ ชแจงกได สวนการขอมตจะมอบหมายใหประธานเปนผขอมตกได แตจะให เจาหนาทสงเสรมสหกรณเปนประธานในทประชมไมไดเดดขาด

ในกรณทถงก าหนดนดหมายผเขาประชมครบองคประชมแลว ประธานในทประชมยงไมมา กรณนตามกฎหมายแพงและพาณชย มาตรา 1180 ก าหนดไววา ใหรอไปอก 15 นาท ผท าหนาทแทนประธานจงจะเรมประชมไดระหวางด าเนนการประชม หากประธานมาไมถงกใหผท าหนาทด าเนนการไปจนสนสดวาระนนกอน

ถาประธานถงคราวออกตามวาระ เชน การประชมใหญเมอเลอกตงกรรมการโดยทประชมใหญแลว ประธานคนนนไมไดเปนประธานกรรมการ กใหประธานคนเดมท าการประชมตอไปจนหมดวาระการประชมนน

4.3 การเลอกตงและการลาออกของกรรมการในทประชม ผทไมมาประชมใหญ ไมมสทธเขารบการเลอกตงเปนกรรมการสหกรณ เพราะเขาอาจไมยอมรบการเปนกรรมการกได การลาออกจะตองท าเปนหนงสอเสนอตอคณะกรรมการ หรอถาเปนการลาออกทงคณะตองลาออกตอทประชมใหญและถอวากรรมการขาดจากการเปนกรรมการ

4.4 การบนทกรายงานการประชม และลงชอทายรายงานการประชม ขอบงคบสหกรณก าหนดวา ในทายรายงานการประชมใหประธานในทประชมกบกรรมการอกคนหนงทเขาประชมลงลายมอชอไวทงสองคน จะลงคนเดยวไมได แตสวนใหญจะใชประธานกบเลขานการ ลงชอในทายรายงานการประชม คกน การบนทกรายงานการประชมตองบนทกมตใหชดเจน ไมคลมเครอ ใหรวาใครท าอะไรทไหน ท าไม เมอไหร อยางไร การลงมตดวยตองระบมต สองในสาม หรอเสยงขางมากหรอเอกฉนท ในการแกไขรายงานการประชม จะตองใหประธานในทประชม และกรรมการผเขารวมประชมลงลายมอชอ ก ากบไวทกครงเพราะจะมผลทางกฎหมาย ผลงชอก ากบควรเปนประธานกบเลขานการ

10

5. ขอพงระวงของผเขาประชมในสหกรณ (1) ผเขาประชมไมคยกนเอะอะ (2)ไมควรแสดงความคดเหนนอกเรอง พดนอกเรองจบประเดนไมได (3)ไมมใครพดเลยในทประชม ไมมผแสดงความคดเหน (4) ผประชมปฏเสธไมยอมรบขอเสนอของประธาน (5) ผประชมโตเถยงกนเอง (6) ผเขาประชมทะเลาะกนเอง (7) ผเขาประชมไมยอมแสดงความคดเหน (8) ผเขาประชมคดคานโดยไมมเหตผล ชอบต ชอบสอด

6. หนาทประธานในทประชมควรปฏบต (1) ประธานจะตองทราบวตถประสงคของการประชม และเลขานการตองเสนอประธานพจารณาวาควรประชมหรอไม

(2) ท าความเขาใจตระเตรยมขอมล ทใชประชมใหพรอม เชน ระเบยบ ขอบงคบกฎหมายสหกรณทเกยวของ

(3) ประธานจะตองไปเยยมสถานทประชม (บางแหงตองจองไวลวงหนา) และตรวจอปกรณตางๆ ใหเรยบรอย เชน โตะประชม เกาอ น าดม บรรยากาศ ไมโครโฟน เครองขยายเสยง ฯลฯ ทเกยวกบการประชมตามทกลาวแลวขางตน และเตรยมเจาหนาทไวบรการใหพรอมเพอบรการแกผเขาประชม

(4) สมดบนทกรายงานการประชม ตองเตรยมไวใหพรอม (5) เตรยมระเบยบวาระ และหนงสอเชญประชม สถานท

(6) เตรยมเตรยมเจาหนาททจายเบยประชม และแจงกรรมการใหผเขาประชมทราบ (7) ถามการเลยงอาหาร ก าหนดใหเจาหนาทผรบผดชอบไวคอยบรการจดเตรยม

อาหารเอาไว ระหวางการประชมหรอขณะท าการประชม

(1) มประธานเปนประธานในทประชม มเลขานการเปนผจดรายงานการประชม (2) แผนผงทนง (ถาม) กรรมการนงตามทไดจดไวให (3)ประชมเรองอะไร ใหเปนไปตามวาระ และแจงใหทประชมทราบ (4) เลขานการควรบนทกรายงานการประชมแบบ จดประเดนส าคญใหไดใจความ

โดยยดหลกใคร ท าอะไร ทไหน ท าไม อยางไร และเมอไร (5) ถามผเขารวมประชมประธานจะตองแนะน าใหทประชมไดทราบ สนพอ

เขาใจ

11

(6) ประธานตองกลาวน าอภปราย คอยเตอนผอภปรายอนๆ บอกหยด ควบคมเวลาขอมตและสรปผล แลวแจงใหทประชมทราบ (7) ประธานตองสอความหมายด

(8) ประธานเปดการประชมเมอถงเวลาทก าหนดนดหมาย และสมาชกครบองคประชมแลว

(9) แนะน าธรรมเนยมในการประชมใหสมาชกทราบ (10) เชญบคคลใดบคคลหนงกลาวแนะน าตอทประชมหรอชแจงขอมลความรแกท

ประชม ทราบหรอใหถอปฏบต (11) น าขอเสนอ หรอญตตทตรงกบวาระการประชมใหท

(12) กลาวเตอนแนะน าใหผอภปราย และขอรองใหสมาชกหยดอภปรายในกรณทเหนวาไมสมควร หรออภปรายนอกประเดน (13) อนญาตใหสมาชกผยกมอขอใหสทธในการพด อภปรายในปญหาตางๆ ดวยการชไปทสมาชกผนน (14) ใหสมาชกผอภปรายพดตรงประเดน ใหเตอน หาม ถอดค าพด กลาวขอขมาในทประชม หรอใหออกไปจากทประชม ถามการอทธรณทกทวงค าเตอนของประธานกใหทประชมพจารณาตดสนชขาด (15) ควบคมไมใหผเขาประชมพดจาถากถาง เหนบแนม หรอพดในทางกอใหเกดความแตกแยก (16) ควบคมไมใหสมาชกพดโตเถยงกนเองในทประชม (17) แตงตงสมาชกนบคะแนน (18) ก าหนดหลกเกณฑการลงคะแนนลบ หรอใชวธ เปดเผย (19) แจงผลการนบคะแนนเสยงใหทประชมทราบ ถาเรองใดขอบงคบก าหนดไววามตจะตองประกอบดวยคะแนนเสยงเทาใด ใหประกาศดวยวาคะแนนเสยงขางมาก เปนไปตามก าหนดหรอไม (20) ประธานเปนผชขาดเพมอกหนงเสยง ถากรณทประชมคะแนนเสยงเทากน (22) พจารณารบขอเสนอของสมาชก เพอบรรจในวาระอนๆ และพจารณาตดขอเสนอของสมาชกทเสนอในวาระทเหนวาไมเหมาะสมออก (23) ใหรองประธานกรรมการ เปนประธานในทประชม เพอมความจ าเปนหรอประธานไมอยในทประชม (24) รกษาความสงบเรยบรอยในสถานทประชม (25) สงพกการประชม เลอนประชม เลกการประชมตามทเหนสมควร

12

(26) กลาวปดประชม

7. การจดบนทกรายงานการประชม ในกระบวนการประชม การบนทกรายงานการประชม และตดตามผลการประชมจดไดวาเปนขนตอนสดทายในกระบวนการประชม และเปนขนทส าคญไมยงหยอนไปกวาขนอนๆ สมควรอยางยงทผบรหารควรจะตองใหความส าคญในเรองน และสามารถปฏบตจดท าได ทงนเพราะวารายงานการประชมทบนทกไวอยางถกตองจะมผลดกบ สหกรณ คอ

(1) ใชเปนหลกฐานยนยนมตของทประชม

(2) ใชเปนหลกฐานทเปนลายลกษณอกษรในการปฏบตตามมตของทประชม

(3) ปองกนการเบยงเบนมตทประชมเพอหาผลประโยชน

(5) ใชเปนหลกฐานแสดงวาเรองทด าเนนการไปแลวไดผานการพจารณาแลว

(4) เพอชวยเตอนความทรงจ าผลงานทมอบใหปฏบต

(6) ชวยใหผปฏบตตามมตทประชมเกดความอนใจในการปฏบตงาน

(7) กจการบางอยางก าหนดใหผานทประชมกอนจงจะด าเนนการได รายงานการประชมจะใชเปนหลกฐานแสดงวาเรองนน ๆ ไดผานทประชมแลว (8) ปองกนการสบสนในการปฏบตงาน

(9) เปนเครองชวยใหทราบผลการปฏบตงานทผานมา ตามล าดบ

(10) ในการประชมพจารณา แกปญหา การบนทกรายงานการประชมจะชวย

- บนทกความคดเหนของผมสวนเกยวของไวเปนหลกฐาน

- สะดวกในกาตความ แนวทางแกไขปญหา

- ระบขนตอนในการแกปญหาตามล าดบ

- ระบผรบผดชอบในการแกปญหาไวอยางชดเจน

ขอควรปฏบตหลงการประชม (1) ตรวจรายงานการประชม เปนไปตามมตทประชมกนหรอไม เลขานการบนทกถกตองหรอไม และควรจะบนทกใหแลวเสรจไมเกน 5 วน นบแตวนทท าการประชมนนแลว เพราะถาผานไปหลายๆวน ประเดนส าคญๆ เลขานการผจดบนทกรายงานการประชมอาจลมได (2) ประธาน เลขานการ ตองลงลายมอชอทายสดของรายงานการประชม

13

8. ธรรมเนยมในการประชม (1)แตงตวใหเรยบรอยเหมาะสมกบการเขารวมประชมนน

(2)มาตรงตามเวลานดหมาย (3) ลงชอเขาประชมในสมดบนทกรายงานการประชม แลวเขานงประชมไปททไดจดไว (4) เขาหองประชมเมอไดเวลาประชม หรอไดยนสญญานใหเขาประชม (5) ตรวจรายงานการประชมครงทแลว (6) ปฏบตหนาทตามทประธาน และทประชมมอบหมายใหกระท าในทประชมนน (7) เสนอเรองเรงดวน และส าคญตอปรานในทประชม (8) เสนอขอเปลยนระเบยบวาระการประชม (9) เมอจะขออภปรายตองยกมอขนพนศรษะ เมอประธานอนญาตใหพด จงลกขนยนพด เมอประธานขอรองใหหยดตองเชอฟง

(10) ไมพดคยกนในทประชมโดยเฉพาะอยางยงในขณะทประธานก าลงพด

(11) การพดในทประชม ใหพดตอประธานเทานน จะไมพดกนโดยตรงระหวางสมาชก เวนแตไดรบอนญาตจากประธาน (12) ไมอภปราย แสดงกรยาหรอใชวาจาไมสภาพใสรายเสยดส ถากถางเหนบแนม บคคลใดเพอไมกอใหเกดความแตกแยก (13) เมอลกจากทประชมตองแสดงความเคารพตอประธานในทประชมกอน เมอกลบเขามากท าความเคารพเชนกน (14) เสนอชอผทจะเปนกรรมการ และยกมอขนรบรอง (15) ยกมอออกเสยงคะแนนหรอใชสทธออกเสยงลง คะแนนลบ (16) ออกเสยงลงคะแนนในเรองใดๆ ดวยความบรสทธใจและคดถงประโยชนสวนรวมของสมาชกเสมอ (17) ยอมรบมตทประชมใหญและใหความรวมมอ (18) เสนอขอปดอภปราย

14

ลกษณะของการบนทกรายงานการประชมทดและถกตอง การบนทกรายงานการประชมทดและถกตองมลกษณะ ดงน 1. จะตองบนทกเปนรปแบบทมระเบยบ และดงายบนทกเรองราวไวครบถวน ไมวาประชมในระดบใด ครงทเทาใด วน เดอน ป ทประชม ประชมทไหน ผเขารวมประชม ต าแหนงอะไร ผขาดประชม วาระการประชม ผลการพจารณาของทประชม ขนตอนของการประชมและมตของทประชมเรยงตามล าดบเพอปองกนการสบสน

อนง มตของทประชมจะตองบนทกไวใหชดเจนวาเปนเอกฉนทหรอไม 2. ภาษาทใชในการบนทกรายงานการประชมจะตองเปนภาษาทเขาใจงาย ไมใชศพทสง สนกะทดรด ไมเปนค าสองแงสองมม

ท าใหแปลความหมายผดไปได จะมปญหาทตองตความกนภายหลง และยงยาก

3. ควรบนทกใหชดเจน ไดใจความ หรอสนจนอานไมรเรอง อาจจะเสยหายกบสหกรณได เมอน ามตนนไปปฏบต 4. ตองบนทกตรงไปตรงมา ไมใชวาประชมลงมตอยางหนง บนทกลงมตทลงไวอกอยางหนง เรองนคณะกรรมการด าเนนการสหกรณจะตองเอาใจใส แลแสนใจเปนพเศษกอนรบรองรายงานการประชมนน

จากความส าคญดงกลาวแลว ปญหาจงอยทวารายงานการประชมทถกบนทกไวอยางถกตองถกวธนนมรปแบบอยางไร มหลกเกณฑและวธการอยางไร จะขอเสนอรปแบบของรายงานการประชมองคประกอบในการบนทกรายงานการประชมตามแบบสากล เปนทยอมรบโดยทวไปในขนนจะกลาวถงเฉพาะการบนทกรายงานการประชมทส าคญๆ ในสหกรณการเกษตรเทานน คอ การประชมใหญ การประชมคณะกรรมการด าเนนการ และการประชมกลมสมาชก ซงในการบนทกรายงานการประชมดงกลาว มองคประกอบทส าคญอย 4 สวน ดวยกนคอ.

สวนท 1 เปนสวนแรกทจะตองบนทกไวสวนบนสดของรายงานการประชมเพอเปนการบนทกใหทราบวาเปนการประชมอะไร ชดทเทาใด เมอใด ทไหน เชน การประชมคณะกรรมการด าเนนการ กอนบนทกในสวนตอไปรปแบบสวนแรกอาจบนทก ดงน

“รายงานการประชม...(คณะกรรมการด าเนนการ)..ใหญ..(กลม).... สหกรณการเกษตร...............................................................................จ ากด

ชดท.......ครงท........วนท...........เดอน..................................พ.ศ. .............. ณ......................................................................................”

15

สวนท 2 จะบนทกตอจากสวนแรกในสวนนจะบอกใหทราบถงผเขาประชมและผเขารวมประชมวาเปนใคร ต าแหนงอะไร รวมทงผทจะตองประชม แตขาดประชมกตองบนทกไวดวยวาขาดประชมดวยเหตผลใด การบนทกในสวนนจะบอกใหเราทราบวามใครบางเขารวมประชมและจ านวนกคน ผเขารวมประชมดวยกคน รปแบบในการบนทกจะบนทกตอจากสวนแรก ซงมรปแบบ ดงน

ในการลงชอเขาประชมผท าหนาทบนทกรายงานการประชมจะเปนผเขยนชอ ผเขาประชมและผเขารวมประชม เรยงตามล าดบต าแหนง ลงมาเพอดเปนระเบยบและสวยงาม ท าใหผเขาประชม และผเขารวมประชม ลงชอกอนด าเนนการประชม ไวในสมดบนทกรายงานการประชม

สวนท 3 จะเปนสวนทบนทกเกยวกบเนอหา หรอวาระทไดด าเนนการประชม ตงแตเรมประชม โดยประธานกลาวเปดประชม การบนทกในสวนนจะบนทกตามระเบยบวาระทจดไวและทส าคญคอ การบนทกมตของทประชมจะตองบนทกใหชดเจนวามมตวาอยางไร ซงปกตลกษณะความมงหมายของการประชมจะมความส าคญอย 2 ประการคอ

“ผเขาประชม”

ล าดบท ชอ ต าแหนง ลายมอชอ

1...... ................................. ........................................ ..........................

2...... ................................. ........................................ ..........................

3...... ................................. ........................................ ..........................

ฯลฯ

“ผขาดประชม”

ล าดบท ชอ ต าแหนง เหตทขาดประชม

1...... ......................... ........................................ ..........................

2...... ......................... ........................................ ..........................

“ผเขารวมประชม”

ล าดบท ชอ ต าแหนง ลายมอชอ

1...... ......................... ............................. ..........................

2...... .......................... ........................... ..........................

3...... ......................... ........................... ..........................

4...... ........................ ........................ ..........................

(เรมประชมเวลา...............น.)

16

1. การสอความหมาย เปนการประชมโดยการแจงขอความถายทอดความร หรอเปนการแลกเปลยนความรความคดเหนกนในทประชม

2. เปนการหาขอตกลงในเรองทประชม ซงเปนการหาความยนยอมขอตกลงใจ หรอรวมกนหาหนทางปฏบตทเหมาะสมกนในทประชม

ดงนน มตของทประชมทออกมาจะตองบนทกใหชดเจน ตามความมงหมายของการประชม เชน ถาเปนเรองของการสอความหมาย มตทออกมากเปน ทประชมรบทราบ เปนตน แตถาเปนเรองเกยวกบ การหาขอตกลงใจ จะตองบนทกใหชดเจน ตกลงกนไวอยางไร ใครรบผดชอบ หรอปฏบตอยางไร ใหบนทกไวใหชดเจน ปกตการบนทกมตจะบนทกไวในบรรทดใหม และกอนบนทกมตจะเขยนวา มต แลวจงเขยนขอความทเปนมตของทประชมใหชดเจน ไมใชภาษาหลายแงหลายมม การบนทกรายงานการประชมในสวนน ถอวาส าคญทสด เพราะวาถาบนทกไมชดเจนบางครงดไมรวามตอยตรงไหน มตวาอยางไร กอใหเกดปญหาในภายหลง และดงตวอยางการบนทกเนอหา ดงน

“นาย...............................ประธานในทประชม เมอคณะกรรมการด าเนนการมาครบองคประชมแลว ไดกลาวเปดประชมตามระเบยบวาระดงน

1. เรอง ประธานแจงใหทประชมทราบ ประธานแจงวา......................................................................................................................

มต.................................. 2. เรอง .........................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

มต......................................................................

ฯลฯ

9. เรอง พจารณาขออนมตซอเครองคอมพวเตอร

ประธานแจงวา สหกรณ..............................จ ากด ขณะนมปรมาณธรกจมาก จ าเปนจะตองซอเครองคอมพวเตอร เพอใชลงบญชและจดท าทะเบยนตางๆ เกบขอมลของสหกรณ เพอใหเกดความคลองตวในการด าเนนธรกจ ซงคณะอนกรรมการทไดแตงตงไวไปสบราคามาแลว จากราน......................................ยหอ...........................ซงตงอยท ต าบล................................อ าเภอ......................จงหวด..................................ในราคา................................บาท เมอวนท..........เดอน..........................พ.ศ. ................นน

จงเสนอใหทประชมไดพจารณา

ทประชมไดรวมกนพจารณาแลว อภปรายกนพอสมควรและเขาใจโดย

มต จงมมตเปนเอกฉนท ใหสหกรณ........................จ ากด ซอเครองคอมพวเตอรได ตามรายละเอยดดงกลาวขางตนตามทประธานเสนอ และมอบใหผจดการสหกรณนกบประธานไปจดซอตอไป ฯลฯ

17

สวนท 4 เปนขนตอนสดทายของการบนทกรายงานการประชม ความส าคญของสวนนจะบอกใหทราบวา ตงแตเรมตนประชม และด าเนนการประชมถงวาระสดทาย ประชมเสรจใชเวลากชวโมง และเสรจการประชมเวลาเทาใด ใครเปนประธานในทประชม เพราะการประชมทกครง ทกประเภทจะตองมประธานในทประชม และเปนผด าเนนการประชม เมอบนทกรายงานการประชม จะออกน ามาอานในทประชมรบรองวาบนทกถกตองหรอไม และขอใหทประชมรบรองรายงานการประชมวาถกตองหรอไม เมอทประชมรบรองแลว กใหประธานในทประชมกบเลขานการลงชอในสวนทายรายงานการประชม ดงน

ตวอยาง

รายงานการประชม....................................

(เลกประชมเวลา........................................น.) (ลงชอ)............................................ประธานกรรมการ

(.....................................................)

(ลงชอ)............................................เลขานการ

(......................................................)

.......................................ผจดบนทกรายงานการประชม

18

แบบฟอรมรายงานการประชม

สหกรณการเกษตร......................................จ ากด

ชดท......ครงท............วนท........เดอน.....................พ.ศ. ............ ณ ..........................................................................

------------------------------------------------- ผเขาประชม

ล าดบท ชอ ต าแหนง ลายมอชอ

1...... . ............................... ....................................... ..........................

2...... ................................. ........................................ ..........................

ฯลฯ

ผขาดประชม

ล าดบท ชอ ต าแหนง เหตทขาดประชม

1...... ................................. . .................................... ..........................

2...... ................................. ........................................ ..........................

ผเขารวมประชม

ล าดบท ชอ ต าแหนง ลายมอชอ

1...... ................................. ........................................ ..........................

2...... ................................. ........................................ ..........................

(เรมประชมเวลา...............น.)

นาย/นาง/นางสาว....................................................ประธานในทประชม เมอคณะกรรมการด าเนนการมาครบองคประชมแลว ไดกลาวเปดประชม ตามระเบยบวาระ ดงน

ระเบยบวาระท 1 เรอง ประธานแจงใหทประชมทราบ ประธานแจงวา....................................................................................................................................

มต...............................................................................................................

ระเบยบวาระท 2 เรอง รบรองรายงานการประชมครงทแลว (ชดท........ครงท.......เดอน..................พ.ศ. .............) ประธานไดมอบใหเลขานการอานรายงานการประชมครงทแลว ทประชมรบทราบและเขาใจโดยตลอดแลว

มต จงลงมตรบรองรายงานการประชมดงกลาวเปนเอกฉนท

ระเบยบวาระท 3 เรอง ตดตามผลการประชมครงทผานมา ประธานแจงวา................................................................................

......................................................................................................................

มต ...............................................................................................................

19

ระเบยบวาระท 4 เรอง เพอทราบ

4.1..................................................................................................

......................................................................................................................

มต ...............................................................................................................

ระเบยบวาระท 5 เรอง เพอพจารณา 5.1..................................................................................................

......................................................................................................................

ระเบยบวาระท 6 เรอง อนๆ

มต ..............................................................................................................

6.1................................................................................

......................................................................................................................

(เลกประชมเวลา............................น.)

(ลงชอ)............................................ประธานกรรมการ

(...........................................)

(ลงชอ)............................................เลขานการ

(...........................................)

...............................ผจดบนทกรายงานการประชม

(..................................................)

20

รปแบบการจดหองประชม(1) ประธานกรรมการ กรรมการ กรรมการ กรรมการ กรรมการ กรรมการ กรรมการ

รปแบบการจดหองประชม(2)

ประธานกรรมการ

กรรมการ กรรมการ กรรมการ

21

บทท 3 กระบวนการจดท าชดความร

วธการด าเนนการ 1. คนหาความรเพอก าหนดเปนเรองทตรงกบขอบเขต โดยเปนความรทไดจากประสบการณ ทกษะในการปฏบตงานและความรทไดรวบรวมจากแหลงความรตางๆ 2. พจารณาเรองทก าหนดรวมกนวาตองใชขอมลอะไร จากใคร หรอจากแหลงขอมลใด และพจารณาวาขณะนบคคลมความรอะไรบาง และตองเพมเตมขอมลอะไรบาง 3. ก าหนดวธการสรางชดความร และวธการท างานทจะน าไปสความส าเรจ รวมทงการสรางแรงจงใจในการรเรมการด าเนนการจดการอยางตอเนอง 4. การจดการและเกบรวบรวมชดความรใหเปนระบบ เพอใหบคคลากรในองคกรสามารถน าไปใชไดอยางมประสทธภาพและตอเนอง 5. ประมวลความร จดท า และปรบปรงเนอหา ในรปแบบของเอกสารและขอมลอเลกทรอนกสทสมบรณ เพอใหสะดวกและงายตอการใชงานและการเผยแพร 6. ก าหนดกจกรรมการแลกเปลยนเรยนรรวมกนอยางตอเนอง เพอใหผปฏบตงานเหนประโยชนของการเรยนรและน าไปประยกตใชกบการปฏบตงาน 7. มการเรยนรจรง เพอใหเกดความเขาใจและน าไปปรบใชใหเกดประโยชนตอการปฏบตงาน 8. การจดท ามมความรสวนกลางส าหรบใชภายในส านกงาน โดยเปนทเกบรวบรวมคมอการปฏบตงาน เอกสาร ขอมลทเกยวของตามภารกจของกลมงานฝายบรหารทวไป และหนวยสงเสรมฯ เพอใหทกคนภายในส านกงานรบทราบ คนควาและน าไปใชประโยชนในการปฏบตงานได โดยไดก าหนดใชสถานทหองท างานของหนวยสงเสรมฯ เปนสถานทเกบรวมความร หรอมมความรสวนกลางของส านกงาน 9. การน าเสนอชดความรทไดจดท ารวมกน เขาส Web site ของหนวยงาน เพอใหบคลากรสามารถศกษาและ Download ขอมลเพอน าไปปฏบตงาน 10. การรายงานผลการน าชดความรไปใชในการแนะน าสงเสรมสหกรณ กลมเกษตรกร โดยก าหนดใหผปฏบตทงหนวยสงเสรมฯ กลมงาน รายงานผลเปนประจ าทกเดอน 11. การตดตามประเมนผล ส านกงานสหกรณจงหวดมคณะตดตามประเมนผล การน าชดความรขององคกรไปแนะน ากลมเปาหมาย วาเกดผลส าเรจตามตวชวดทองคกรก าหนดไวทงเชงปรมาณและเชงคณภาพอยางไร

22

บทท 4 ตวชวด ประโยชนทคาดหวงและขอเสนอแนะ

ตวชวด

1. ตวชวดเชงปรมาณ สหกรณไดน าชดความรจากการสงเสรม ก ากบ แนะน าของหนวยฯ ไปปฏบตและด าเนนการ โดยก าหนดเปาหมายในความรบผดชอบของหนวยสงเสรมสหกรณ 5 หนวย รวม 60 แหง 2. ตวชวดเชงคณภาพ (1) สหกรณสามารถบนทกรายงานการประชมตามระยะเวลาทนายทะเบยนสหกรณก าหนด (2) เนอหาและสาระการประชมมความชดเจน สอดคลองกบอ านาจหนาทขององคกรหรออ านาจหนาทของทประชม

ประโยชนทคาดหวง

ประโยชนทคาดหวง สาระการปฏบต 1.สหกรณมการเรยนรอยางตอเนอง เพอใหเปนองคกรแหงการเรยนร

- จดอบรมพฒนาคณะกรรมการและเจาหนาทสหกรณโดยสม าเสมอ - จดอบรมพฒนาทกษะเฉพาะสาขาอาชพ เชน การบญช การเงน การตลาด คอมพวเตอร - สรางระบบใหมการเปดเผยขอมล มการประเมนผลยอนกลบและตรวจสอบยอนหลงไดรวดเรว - จดใหมการสอสองทาง ทงจากบนลงลางและจากระดบลางขนระดบบน จากเพอนรวมงาน จากผใตบงคบบญชา โดยไมถอโทษโกรธเคองหรอไมถอเปนความผดวนย

23

ประโยชนทคาดหวง สาระการปฏบต 2. สหกรณมความมนคงในระยะยาว - วเคราะหโอกาส อปสรรค จดออน จดแขง ของ

สหกรณทกไตรมาส - สหกรณมการจดท าแผนกลยทธ - สหกรณมการปรบแผนใหสอดคลองกบสถานการณทเปลยน - หากมขอบกพรองผดพลาดของผด าเนนการตองปรบปรงแกไขโดยเรว

3. สมาชกสหกรณมความภกดศรทธาในกจการสหกรณ

- การยอมรบค าผอน - มการส ารวจความพอใจในการบรการของสหกรณ

4. สหกรณมรายงานการประชมทถกตองและจดท าไดเสรจตามก าหนดเวลา

- บนทกรายงานประชมมรปแบบทถกตอง - บนทกรายงานการประชมมสาระครบถวน เชน มตตองสอดคลองกบเรองหรอวาระการประชม - บนทกรายงานประชมเสรจภายใน 15 วน

ขอเสนอแนะ (1) สหกรณจะตองมการมอบหมายผมหนาทความรบผดชอบ ในการจดการประชมและการบนทกรายงานการประชมใหชดเจน (2) สหกรณจะตองมการตรวจสอบขอมล รายละเอยดการตรวจสอบ ขอเสนอความคดเหนในแตละวาระการประชมกอนน าเขาทประชม (3) รปแบบการจดการประชมสามารถใชในการประชมกลมเกษตรกร วสาหกจชมชนและกลมอาชพไดดวย