ห น า | 1

เอกสารประกอบการเรยน รายวชา วเคราะหและ

ออกแบบระบบรหสวชา 3204-

2099อ. นนทชย กนเพชร

ผเรยบเรยง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 2

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 3

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 4

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 5

บทท 1 ระบบ (System)

ความหมายของระบบ(System)

กอนทจะทำาการวเคราะหระบบนน ควรทำาความเขาใจและทำาความรจกกบระบบกอนวาระบบคออะไร หมายถงอะไร มสวนประกอบหรอองคประกอบทจะประกอบเปนระบบไดอยางไร ซงไดมผใหคำาจำากดความและความหมายของระบบเอาไวหลายความหมายด ว ย ก น ด ง น ร ะ บ บ (System) ม ค ว า ม ห ม า ย ต า ม พ จ น า น ก ร ม ฉ บ บราชบณฑตยสถาน พ.ศ.2525 ไดใหความหมายเอาไววา ระบบ คอ ระเบยบเกยวกบการรวมสงตางๆ ซงมลกษณะซบซอนใหเขาลำาดบประสานเปนอนเดยวกนตามหลกเหตผลทางวชาการ หรอหมายถงปรากฏการณทางธรรมชาตซ งมความสมพนธ ประสานเขากน โดยก ำาหนดรวมเปนอนหนงอนเด ยวกน ระบบ(System) คอ กระบวนการตางๆ ท อยในเครอขายเด ยวก นและมความสมพนธก นระหวางกระบวนการเหลานน และเชอมตอกนเพอทำางานใดงานหนงใหบรรลถงเปาหมายทวางไว ระบบ(System) คอ กลมขององคประกอบตางๆ ทท ำางานรวมกน เพอจดประสงคอนเดยวกน และเพอใหเขาใจในความหมายของคำาวาระบบทจะตองทำาการวเคราะห จงตองเขาใจลกษณะของระบบกอน

ลกษณะของระบบ

ระบบมลกษณะทควรรและศกษาดงน ระบบ หมายถง การรวมของสงยอยๆ ทเกยวของกน ตงแตหนงสวนขนไปเปนหนวยเดยวกน เพอวตถประสงคหรอความมงหมายอยางเดยวกน เชน ระบบราชการแผนดน ประกอบดวย กระทรวง ทบวง กรมและกองตางๆ เปนตน หรอระบบสรยจกรวาล (Solar System) ระบบ หมายถง ระบบการทำางานขององคการตางๆ ทประกอบดวยระบบยอยๆ หลายระบบรวมกนและทำางานรวมกน ซ งจะตองมการปฏบตงานอยางใดอยางหนงเพอประโยชนหรอวตถประสงครวมกนหรออยางเดยวกน เชน ระบบโรงเรยน ระบบโรงพยาบาล ระบบธนาคาร ระบบบรษท ระบบหางราน เปนตน การทำางานของหนวยงานยอยตางๆ ของระบบ จะตองมความสมพนธเกยวของประสานกน โดยมวตถประสงคหรอความมงหมายรวมกนหรออยางเดยวกน เชน ในองคกรหนงอาจแบงออกเปนหลายฝาย หรอหลายแผนก โดยแตละฝายหรอแตละแผนกจะมหนาทในการทำางานรวมประสานเพอนวตถประสงคเดยวกน ระบบอาจถกจำาแนกแยกเปนประเภทใดประเภทหนง หรอหลาย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 6

ประเภท ทงนสดแตใครเปนผจำาแนก และผททำาการจำาแนกจะเหนวาควรแบงหรอควรจะจดเปนประเภทใด เชน เปนระบบเปดหรอระบบปด ระบบเครองจกร หรอระบบกงเครองจกร เปนตน

องคประกอบของระบบ

การทจะกลาวหรออธบายถงองคประกอบของระบบวาประกอบดวยอะไรบางนนขนอยกบความคดเหนของผทเกยวของกบระบบ ซงจะไมเหมอนกน แตโดยทวๆ ไปแลวมกจะแบงองคประกอบออกเปน 2 องคประกอบใหญๆ คอ

1.องคประกอบแบบ 6 M คอ Man, Money, Material, Machine, Management, และ Morale ดงรายละเอยดตอไปน

1.1 Man หมายถง บคลากร คอ ผทจะตองเกยวของกบระบบงาน หรอหมายถง คนทกคนทเกยวของกบระบบนนเอง อาจจะประกอบไปดวยผบรหารระดบตางๆ ซงจะมทงผบรหาร ระดบสง ระดบกลาง และระดบปฏบตงาน และอาจประกอบดวยนกวชาการในระดบตางๆ แตจะนบรวมลกคาหรอผบรโภค ซงเปนผทมความสำาคญไมนอยของระบบดวยหรอไมกยอมสดแลวแตนกวชาการทางดานบรหารระบบจะตดสนใจ

1.2 Money หมายถง เงนหรอทรพยสนทมคาเปนเงนของระบบ ซงนบเปนหวใจทสำาคญอยางหนงของระบบ เชน เงนทน เงนสด เงนหมนเวยน เงนคาใชจาย หรอ เงนรายรบ รายจายตางๆ เหลาน เปนตน ถาการเงนของระบบไมดพอแลว ระบบนนยอมจะประสบกบความยงยากหรออาจถงแกการหายนะได เพราะฉะนน ระบบธรกจทกชนดจะตองมความระมดระวงในเรองของการเงนเปนพเศษ

1.3 Material หมายถง ตวสนคาหรอวสดทใชในการผลตสนคา ซงเปนอกองคประกอบหนงทมความสำาคญของระบบไมนอย ปญหาในเรอง Material หรอสนคาและวสดนม 2 ประการใหญๆ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 7

1.3.1 ประการแรก เปนการขาดแคลนวสด เชน การขาดวตถดบสำาหบใชในการผลตสนคาของโรงงานอตสาหกรรม เมอขาดวตถดบทใชในการผลต กจะทำาใหไมมสนคาสำาหรบขาย ผลก คอการขาดทน

1.3.2 ประการทสอง คอ การมวตถดบมากเกนความตองการ เชน มสนคาทจำาหนายหรอขายไมออกมากเกนไป ทำาใหเงนทนไปจมอยกบวตถดบทำาใหเกดการขาดทนเชนเดยวกนนนเอง

1.4 Machine หมายถง เครองจกร อปกรณ และเครองมอเครองใชในโรงงานหรอในสำานกงาน ซงนบวาเปนองคประกอบทสรางปญหาใหกบระบบอยางสำาคญประการหนงเหมอนกน ปญหาททำาใหไดกำาไรหรอขาดทนมากทสดของธรกจมกเกดจากเครองจกรและอปกรณการทำางานเปนสวนใหญ เชน เครองมกำาลงผลตไมพอ เครองเกา หรอเปนเครองทลาสมยทำาใหตองเสยคาซอมบำารงสง มกำาลงผลตนอยประสทธภาพ ในการทำางานตำา แตคาใชจายในการซอมบำารงหรอคาทำางานทลาชา ทำางานไมทนกำาหนดเวลาทกำาหนดไว ทำาใหเกดความเสยหายและขาดรายไดหรอขาดทน เปนตน

1.5 Management หมายถง การบรหารระบบ ซงเปนอกเรองหนงททำาใหระบบเกดปญหา เพราะการบรหารทไมดหรอการบรหารทไมทนตอการเปลยนแปลง ของสภาวะแวดลอมหรอไมทนตอการเปลยนแปลงตอสงคม เศรษฐกจและการเมอง ทเรยกกนวา ไมเปนไปตามโลกานวตร หรอการไดผบรหารทไมมประสทธภาพมาบรหารงาน ซงสวนมากมกเกดขนในระบบราชการ สำาหรบระบบทางธรกจของเอกชนจะถอวา การบรหารงานเปนเรองทสำาคญทสดเพราะถาการบรหารไมดแลวธรกจนนกไมสามารถทจะอยได กจการตองลมเลกไปในทสด

1.6 Morale หมายถง ขวญและกำาลงใจของบคคลในระบบ หรอหมายถง คานยมของคนทมตอระบบหรอตอองคกรมากกวา ซงเปนคานยมของคนในระบบทมขวญและกำาลงใจในการปฏบตงานอยางมประสทธภาพ และเปนคานยมของผบรโภคหรอบคคลภายนอกทเกยวของเพอสนบสนนใหระบบอยรอด และกระตนจงใจดวยวธตางๆ กมจดมงหมายในสงนระบบทขาดคานยมหรอขาดความเชอมนของบคคล ระบบนนกมกจะอยตอไปไมได จะตองประสบกบความลมเหลวในทสด

2. องคประกอบแบบ 4 สวน ซง 4 สวนน ประกอบไปดวย Input, Processing, Output และ Feedback

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 8

2.1 Input หมายถง ขอมลหรอระบบขอมลทใชเขาสระบบ เพอประโยชนในการนำาไปใชในสารสนเทศเพอการบรหาร หรอเพอการตดสนใจ ขอมลดงกลาวมอยในหลายลกษณะดวยกน เชน ใบเสรจรบเงน ใบสงซอสนคา เปนตน

2.2 Processing หมายถง ขนตอนการปฏบตงาน ซงอาจจะแบงไดเปน

2.2.1 การปฏบตงานตามขนตอนตางๆ ตามทกำาหนดไว

2.2.2 การควบคมการปฏบตงาน

2.2.3 การตรวจสอบผลการปฏบตงาน

2.2.4 การรวบรวมขอมล

2.2.5 การตรวจสอบขอมล

2.2.6 การ Update ขอมล

2.2.7 การประมวลผลขอมลเพอใหได Output

2.3 Output หมายถง ผลการปฏบตงานตางๆ ซงอาจแบงไดเปน

2.3.1 ขอมลทไดจากการปฏบตงาน

2.3.2 ขอมลทไดจากการประมวลผลขอมล

2.3.3 ใบรายงานตางๆ จากการปฏบตงาน

2.3.4 ใบบนทกการปฏบตงาน

2.3.5 การทำาทะเบยนและบญชตางๆ เปนตน

2.4 Feedback หมายถง ขอมลยอนกลบ หรอผลสะทอนทไดรบจากการปฏบตงาน เชน ความนยมในผลงานทไดปฏบต ความเจรญหรอความเสอมของธรกจ เปนตน

กระบวนการ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 9

กระบวนการ (Procedure) คอ การแสดงถงการทำางานแตละขนตอน ซงอธบายใหเหนถง

สงทถกกระทำา (What)

จะทำาเมอไร (When)

ใครเปนคนทำา (Who)

จะทำาอยางไร (How)

ซงในการทจะทำาการศกษาระบบใด กตามจะตองทำาความเขาใจการทำางานของระบบนนๆ ใหดกอนโดยการอาศยคำาถามขางตน 4 ขอ มาถามตนเองอยตลอกเวลา ประเภทของระบบ ระบบยงสามารถทจะแบงแยกออกไดหลายลกษณะดวยกน ทงนขนอยกบลกษณะความตองการของผใชระบบวาตองการแบงระบบออกมาในลกษณะใด การแบงประเภทของระบบแบงไดเปน 1.ระบบธรรมชาต(Natural System) และระบบทคนสรางขน (Manmade System)

1.1 ระบบธรรมชาต(Natural System) หมายถง ระบบทเปนไปตามธรรมชาตหรอปลอยใหเปนไปตามธรรมชาต หรอโดยการอาศยธรรมชาตเปนสวนใหญ เชน ระบบไฟฟานำาตก ระบบการคาขายของเอกชนทเปนไปโดยธรรมชาตตางคนตางทำาซงไมมการจดระบบหรอระเบยนอยางใดอยางหนงไว

1.2 ระบบทคนสรางขน (Manmade System) หมายถง ระบบทมการสรางขนซงอาจเปนการสรางจากระบบธรรมชาตเดมหรออาจจะไมไดอาศยธรรมชาตเดมกได เชน ระบบบรหารราชการแผนดนทเปนไปตามกฎหมาย ระบบธนาคาร ระบบบรษท ระบบเครองจกร เปนตน

2. ระบบปด (Close System) และระบบเปด (Open System)

2.1 ระบบปด (Close System) หมายถง ระบบทมการควบคมการทำางาน และการแกไขดวยตวของระบบเองอยางอตโนมต โดยระบบไมเปดโอกาสใหบคคลภายนอกเขาไปปฏบตไดดวยตนเอง หรอไมเปดโอกาสใหบคคลภายนอกไดเขารวม การดำาเนนการ เมอบคคลภายนอกตองการขอใชบรการจะตองสงงานใหบคคล ในระบบงานเปนผปฏบตให ทงน เพอเปนการปองกนความเสยหายอนจะเกดขน ของระบบหรอเพอปองกนความลบของการปฏบตงานกได

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 10

2.2 ระบบเปด (Open System) หมายถง ระบบทไมมการควบคมการทำางานดวยตวระบบเอง จะตองควบคมดแลโดยมนษย ระบบทเปดโอกาสใหบคคลภายนอกเขาไปปฏบตงานได เชน ยอมใหบคคลภายนอกเขาไปทำางานกบ เครองคอมพวเตอรไดดวยตวเองเปนตน ระบบเปดสวนมากเปนระบบการใชเครองจกร เชน ระบบเครอง ATM หรอระบบการใชหองสมดเปนตน

3.ระบบคน (Man System) ระบบเครองจกร (Machine System) และระบบคน เครองจกร – (Man-Machine System)

3.1 ระบบคน (Man System หรอ Manual System) หมายถง ระบบทการปฏบตงานสวนใหญจะใชแรงงานคน หรอระบบทใชแรงงานคนในการทำางานโดยตรงอาจจะมเครองจกรชวยในการทำางานบางกได แตจะตองเปนเครองจกร ทมอยภายใตการควบคมของคนโดยตรง เชน ระบบการประมวลผลดวยมอ ระบบการลงบญชหรอทะเบยนโดยใชคนเปนผทำาไดแก การรบสงหนงสอ การพมพหนงสอ การลงทะเบยน ระบบการควบคมการจราจรโดยใชเจาหนาทไปทำาการโบกรถทถนน การทำางานอตสาหกรรมในครวเรอนโดยใชคนทำา การตดเยบเสอผาดวยมอ เปนตน

3.2 ระบบเครองจกร (Machine System) หมายถง ระบบการทำางานทใชเครองจกรโดยตรง คอ เครองจกรจะเปนผทำางานให ซงอาจจะจะใชคนบางเพอควบคมใหเครองจกรทำางานไปไดเทานน เชน การฝากถอนเงนโดยเครอง ATM การทอผาดวยเครองทอผา การพมพหนงสอของโรงพมพ การบรรจขวดของนำาอดลม ยา หรอ อาหารกระปอง การบรรจหบหอททำาโดยตรงดวยเครองจกร เปนตน

4.ระบบหลก (Main System) และระบบรอง (Minor System)

4.1 ระบบหลก (Main System) หมายถง ระบบทวางไวเปนหลก หรอแนวทางสำาหรบการกำาหนด หรอสำาหรบการจดทำาระบบรองเพอใหเหมาะสมกบสถานการณบางอยางหรอเพอใหเหมาะสมกบหนวยปฏบตงานยอย ระบบหลกสวนมากจะเปนระบบทวางไวอยางกวางๆ เพอใหเขากนไดกบทกสถานการณหรอทกหนวยงาน

4.2 ระบบรอง (Minor System) หมายถง ระบบทชวยเสรมระบบหลกใหสมบรณหรอมประสทธภาพมากขน เชน การทำางานทมแผนระบบสนและแผนระยะยาว

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 11

5. ระบบใหญ (System) และระบบยอย (Sub System)

5.1 ระบบใหญ (System) หมายถง ระบบรวม หรอระบบทรวมระบบยอยๆ ตงแตหนงระบบขนไป เพอปฏบตงานอยางใดอยางหนง โดยมวตถประสงคหรอ เปาหมายเดยวกนหรอรวมกน เชนระบบบรหารราชการแผนดนทประกอบดวยกระทรวงและทบวง หรอระบบองคประกอบธรกจทประกอบดวยฝายหรอแผนกงานตางๆ

5.2 ระบบยอย (Sub System) หมายถง ระบบยอยของระบบใหญ เพอปฏบตงานอยางใดอยางหนงของระบบใหญ หรอเปนสวนหนงของระบบใหญ ซงถาขาดระบบยอยสวนใดสวนหนงแลว ระบบใหญจะดำาเนนการตอไปไมได และระบบยอย เหลานอาจจะแบงออกเปนระบบยอยๆ ตอไปไดอกเปนลำาดบๆ ไป

6.ระบบธรกจ(Business System) และระบบสารสนเทศ (Information System)

6.1 ระบบธรกจ (Business System) หมายถงระบบททำางานเพอจดประสงคดานธรกจ โรงงานอตสาหกรรม เปนระบบธรกจเพอจดประสงคดานการผลต ระบบขนสง ระบบโรงแรม ระบบการพมพ ระบบธนาคาร และอนๆ อกมากมาย ลวนแลวแตเปนระบบธรกจทงนนแตละระบบมจดประสงคแตกตางกนออกไป ระบบธรกจอาจจะแบงเปนยอยๆ ลงไปไดอก

6.2 ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถง ระบบทชวยในการจดการขอมลทตองการใชในการจดการขอมลทตองการใชในระบบธรกจ ชวยเกบตวเลขและขาวสารเพอชวยในการดำาเนนธรกจและการตดสนใจ เชน ระบบการเกบขอมลลกคา อนไดแก ชอ ทอย สนคาทซ อขาย การจายเงน ของลกคาเปนอยางอยางไร มการตดหนหรอหนสญหรอไมอยางไร ซงระบบสารสนเทศนอาจจะใชหรอไมใชคอมพวเตอรกได การแผนขอมลอยางมประสทธภาพเปนกญแจสำาคญทนำาไปสความสำาเรจในดานธรกจอยางมาก

7.ระบบงานประมวลผลขอมล (Data – Processing System) หมายถง ระบบขอมลของคอมพวเตอรทถกพฒนาขนเพอตอบสนองความตองการของธรกจเพอใชประมวลผลขอมลจำานวนมากๆ เปนประจำา เชน การประมวลผลเงนเดอน สนคาคงคลง เปนตน ระบบงานประมวลผลขอมลจะเปนระบบทชวยลดเวลาในการปฏบต

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 12

งานลง โดยอาศยความสามารถของคอมพวเตอรมาทดแทนการประมวลผลขอมลดวยคน

8.1 คน(People)

8.2 ฮารดแวร (Hardware)

8.3 ซอฟตแวร (Software)

9.ระบบชวยการตดสนใจ (Decision Support System) หมายถง ระบบการทำางานทจะมลกษณะโครงสรางการทำางานคลายกบระบบสารสนเทศเพอการบรหาร (MIS) จะแตกตางกนตรงท ระบบนไมไดมการนำาขอมลมาใชเพอประกอบการตดสนใจเทานน แตระบบนจะนำาขอมลมาทำาการวเคราะหพรอมกบพจารณาถงทางเลอกทเปนไปไดทงหมดของธรกจ และรายงานผลใหนกบรหารทราบวาทางเลอกไหนทระบบเหนวาดทสด และทางเลอกไหนทแยทสดลดหลนกนไปตามลำาดบ ถงแมวาระบบนจะทำาการเสนอทางเลอกตางๆ ใหกบผใช แตสดทายแลวการตดสนใจเลอกขนอยกบการตดสนใจของผบรหาร ระบบนเรยกอกอยางวา DSS ระดบของผใชระบบ

เมอมระบบเกดขนมาแลวกยอมตองมผใชระบบเกดตามขนมาดวย ผใชระบบในทน หมายถง บคคลทเชอมโยง เกยวของ หรอมความสมพนธกบระบบ ประเภทของผใชระบบสามารถแบงออกตามขอบเขตหนาทและความรบผดชอบอยางกวางๆ เปน 4 กลม คอ

1. เสมยนพนกงานและผใหบรการ (Clerical and Service Staff) หมายถง พนกงานทมหนาทเกยวกบการจดกจกรรมหรอจดทำาขอมลในลกษณะทใชประจำาวน (Day – to – Day Information) ในธรกจหรอในหนวยงานทสงกดอย เชน การพจารณาขอมลการใหสนเชอสำาหรบลกคาแตละราย การบนทกและตดสตอก หรอการพมพจดหมายโตตอบ จะเหนไดวาพนกงานกลมนมกจะเปนพนกงานทเกยวของโดยตรงกบขอมลทเปนขอมลพนฐานทจะนำาไปสขอมลทเปนประโยชนตอฝายบรหารตอไป

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 13

2. หวหนาหนวยหรอซปเปอรไวเซอร (Supervisory Staff) หมายถง ผททำาหนาทควบคมกจกรรมทเกดขนประจำาวนของธรกจ หรออาจกลาวอกอยางหนง คอ บคคลกลมนจะทำาหนาทควบคมการปฏบตงานในกลมของพนกงานเสมยนและผใหบรหาร (กลมท 1) อกทหนง เชน หวหนารบใบสงซออาจจะตองการายงายสรปประจำาวนเกยวกบการรบใบสงซอทงหมดเพอจะดสภาวการณรวมของการขายประจำาวน หรอหวหนาหนวยผลตตองการรายงานสรปวายอดผลตประจำาวนของแตละผลตภณฑมจำานวนเทาไร เปนตน

3.ผจดการหรอผบรหารระดบกลาง (Middle Management and Professional) หมายถง บคคลททำางานเกยวกบแผนงานธรกจ ซงโดยสวนใหญจะเปนแผนงานระยะสน ทำาหนาทคอยควบคมและจดการใหการปฏบตงานของหนวยงานทมเปนไปตามแผนงานระยะสนทไดวางไว โดยไมตองมงความสนใจเกยวกบการปฏบตงานหรอกจกรรมทเกดขนประจำาวนแตมงสนใจทงานหรอกจกรรมทเกดเปนระยะเวลาตอเนองกนนานกวานน เชน ระยะเวลา 1 เดอน หรอ 3 เดอน (ไตรมาส) และยงทำาหนาทเปนผรวบรวมและกลนกรองขอมลตางๆเพอนำาเสนอตอผบรหารระดบสงตอไป ซงจะทำาใหผบรหารระดบสงมเวลาคดงานทางดานนโยบาย (Policy) และแผนงานระยะยาว (Long Term Plan) ไดมากขนอกดวย เชน นายชางวศวกรผคมงาน หวหนาแผนกบญช ผจดการฝายบคคล หรอ หวหนาฝายตางๆ เปนตน

4.ผอำานวยการหรอผบรหารระดบสง (Executive Management) หมายถง บคคลทรบผดชอบตอการวางแผนงานระยะยาวและการกำาหนดนโยบาย เพอใหธรกจนนดำาเนนไปไดอยางมเปาหมาย เปนบคคลทมองธรกจไปขางหนาเสมอ โดยปกตมกจะเปนแผนงานระยะยาวกวาแผนของผบรหารระดบกลางเปนแผน ตงแต 1 ปหรอมากกวานน โดยจะนำาขอมลในอดตมาใชเปนแนวทางในการพจารณาถงแนวโนมตางๆ เพอกำาหนดแผนงานระยะยาวและนโยบายของธรกจตอไป หนาทอกประการคอ เปนผทคอยควบคมและจดสรรทรพยากรตางๆ ทจำาเปนในการดำาเนนกจการของธรกจ เชน เงนทน แรงงาน เครองจกร ทดน หรออาคารตางๆ เปนตน ซงจะตองคำานงถงภาพรวมของธรกจทงหมด ไมเพยงจดใดจดหนงในธรกจเทานน ฉะนนผบรหารระดบสงจงตองการขอมลซงผานการกลนกรองมาแลวเปนอยางด เพอสามารถนำาไปใชในการตดสนใจและวางแผนหรอนโยบายตอไปได

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ บทท 1 ระบบ (System) ตอนท 1 อธบาย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 14

(หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1.อธบายความหมายของระบบ

2.องคประกอบของระบบแบบ 6 M มอะไรบาง จงอธบายมาอยางละเอยด

3.อธบายความแตกตางระหวางระบบปดและระบบเปด

4.อธบายความแตกตางระหวางระบบคนและระบบเครองจกร

5.ยกตวอยางระบบขอมลเพอการบรหารมา 2 ระบบ พรอมอธบาย

6.ระดบของผใชระบบมกระดบ จงอธบาย

ตอนท 2 อธบายคำาศพท (หมายถง การแปลคำาศพท ขยายความ อธบายเพมเตม ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. System 2. Processing 3. Feedback 4. Machine System 5. Management Information System 6. Data Processing System 7. Output 8. Long Term Plan 9. Policy 10. Raw Data

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 15

บทท 2วงจรการวเคราะหระบบงาน

วตถประสงคเชงพฤตกรรม (Behavioral Objectives) หลงจากการศกษาจบบทเรยนนแลว นกศกษาจะมความสามารถดงน(After studying this chapter, you will be able to) 1. อธบายวงจรการพฒนาระบบงานสำาหรบระบบงานทวไป 2. บอกขนตอนวงจรการพฒนาระบบงานสำาหรบระบบสารสนเทศ 3. ระบหลกความสำาเรจของการพฒนาระบบงาน 4. จดบอรดเชงปฏบตการ วงจรการวเคราะหระบบงาน “ ”5. สนทนาเชงปฏบตการ วงจรการพฒนาระบบงานสำาหรบระบบ“สารสนเทศ ”6. สนทนาเชงปฏบตการ หลกความสำาเรจของการพฒนาระบบงาน “ ”

บทท 2

วงจรการวเคราะหระบบงาน

ในการพฒนาระบบนน ไดมการกำาหนดใหเปนไปในทศทางเดยวกน และกำาหนดขนตอนทเปนแนวทางในนกวเคราะหระบบปฏบตงานไดโดยมขอ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 16

บกพรองนอยทสด เพราะงานการวเคราะหระบบในปจจบนมความซบซอนของงานมากกวาสมยกอน นกวเคราะหระบบจงตองการมาตรฐานในการพฒนาระบบดงกลาว จงไดมการคดคนวงจรการพฒนาระบบงานขนเพอตอบสนองความตองการของนกวเคราะหระบบ(System Analysis: SA)

วงจรการพฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle : SDLC) สำาหรบระบบทวไปทไดมการคดคนขนมา สามารถแบงออกเปนลำาดบขนได 4 ขนตอน คอ

1. การวเคราะหระบบงาน เปนขนตอนของการศกษาระบบงานเดมทใชในปจจบน (Current System) ปญหาทเกดจากระบบงานเดม ตลอดจนการศกษาถงความตองการของธรกจ (Business Needs and Requirements) พรอมกบการประเมนเหตการณตาง ๆ เพอหาทางเลอกทเหมาะสมมาแกปญหา

2. การออกแบบและวางระบบงาน เปนขนตอนหลงจากการวเคราะหระบบงานซงเปนขนตอนทนกวเคราะหระบบจะตองวางโครงสรางของระบบงาน ในรปลกษณะทว ๆ ไปและในรปลกษณะเฉพาะโดยมการแจกแจงรายละเอยดทแนชดของแตละงาน หรอระบบงานยอยของระบบทไดออกแบบขนจะถกสงตอไปใหกบโปรแกรมเมอรเพอจะไดทำาการเขยนโปรแกรมใหเปนระบบทปฏบตงานไดจรงในขนตอนตอไป

3. การนำาระบบเขาสธรกจหรอผใช เปนขนตอนทนำาเอาระบบงานมาตดตง (Install) ใหกบผใช และเพอใหแนใจวาระบบงานสามารถปฏบตงานไดตรงตามวตถประสงคระบบงานจะตองถกทำาการตรวจสอบมาอยางด พรอมกบการฝกอบรม (Education and Training) ใหผใชระบบสามารถใชระบบงานไดอยางมประสทธภาพและถกตอง

4. การดำาเนนการสนบสนนภายหลงการตดตงระบบงาน เปนขนตอนทระบบงานใหมไดถกนำามาตดตงแลวผใชระบบอาจจะยงไมคนเคยกบการ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 17

ทำางานในระบบใหมนกวเคราะหระบบควรจะใหคำาแนะนำาอยางตอเนอง เพอชวยเหลอผใชระบบในการปฏบตงานทงนรวมถงความตองการตาง ๆ ทอาจจะเกดขนหรอเปลยนแปลงไปภายหลงจากระบบไดถกตดตง ซงนกจะเกยวของกบการบำารงรกษาระบบงาน (System Maintenance) และการปรบปรงระบบงาน (System Improvement)

เมอความตองการเปลยนแปลงไป และระบบงานทกำาลงปฏบตอยเปนประจำา จำาเปนตองปรบปรงใหม นกวเคราะหระบบจะตองกลบไปเรมตนทขนท 1 ใหม และจะเปนเชนนเรอย ๆ ไป ถาเกดความเปลยนแปลงของระบบ

วงจรการพฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle : SDLC) ของระบบสารสนเทศ ไดมการคดคนขนมาโดยมขนตอนทแตกตางไปจากวงจรการพฒนาระบบงานสำาหรบระบบงานทวไป ตรงทมขนตอนในการพฒนาระบบงานทละเอยดวาถง 7 ขนตอน ซงนกวเคราะหระบบตองทำาความเขาใจวาในแตละขนตอนวาทำาอะไรและทำาอยางไร สามารถแบงออกเปนลำาดบขนตอนดงน คอ

ภาพท 2.1 แสดงวงจรกจกรรมตาง ๆ ในแตละขนตอน ตงแตตนจนเสรจเปนระบบงานทใชได

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 18

1. คนหาปญหา โอกาสและเปาหมาย (Identifying Problems, Opportunity and Objective) 2. ศกษาความเปนไปได (Feasibility Study) 3. วเคราะหความตองการของระบบ (Analyzing System Needs) 4. การออกแบบระบบ (Designing the Recommended System) 5. พฒนาซอฟตแวรและจดทำาเอกสาร (Developing and Documenting Software) 6. ทดสอบและบำารงรกษาระบบ (Testing and Maintaining the System) 7. ดำาเนนงานและประเมนผล (Implementing and evaluating the System)

1. คนหาปญหา โอกาสและเปาหมาย (Identifying Problems, Opportunity and Objective)

ระบบสารสนเทศจะเกดขนไดกตอเมอผบรหารหรอผใชตระหนกวาตองการระบบสารสนเทศ หรอตองแกไขระบบเดม โดยมขนตอนดงน

1.1 นกวเคราะหและออกแบบระบบ ตองศกษาระบบโดยละเอยด เพอใหเขาใจถงปญหาทเกดขนในองคกร ตวอยางปญหา เชน • บรษท ก เปดสาขาเพมมากขน ระบบเดมไมไดครอบคลมถงการขยายตวของบรษท • บรษท ข เกบขอมลผขายไดเพยง 1,000 ราย แตปจจบนระบบนมขอมลผขาย 900 ราย และในอนาคตจะมเกน 1,000 ราย • ระบบสารสนเทศในองคกรหลาย ๆ แหงในปจจบน ทใชมานานแลวและใชเพอตดตามเรองการเงนเทานน ไมไดมจดประสงคเพอใหเปนสารสนเทศเพอตดสนใจ 1.2 พยายามหาโอกาสในการปรบปรงวธการทำางานโดยการใชระบบคอมพวเตอร

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 19

1.3 นกวเคราะหและออกแบบระบบ ตองมองเปาหมายใหชดเจน เพอจะไดร ทศทางของการทำาระบบใหเปนไปตามเปาหมายทวางไว เชน ตองการแขงขนกบคแขงในเรองการลดตนทนในการผลตสนคา โดยการลดจำานวนการสตอกวตถดบ ดงนน นกวเคราะหและออกแบบระบบ จะเหนถงปญหา โอกาส และเปาหมายในการนำาระบบคอมพวเตอรเขาไปใชในการเกบขอมลสตอกวตถดบ และประมวลผลการสงวตถดบ เปนตน

2. ศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

2.1 กำาหนดวาปญหาคออะไร และตดสนใจวาจะพฒนาสรางระบบสารสนเทศใหมหรอการแกไขระบบสารสนเทศเดมมความเปนไปไดหรอไม โดยเสยคาใชจายและเวลานอยทสด

2.2 นกวเคราะหและออกแบบระบบ ตองกำาหนดใหไดวาการแกปญหานน

2.2.1 มความเปนไปไดทางเทคนคหรอไม เชน จำานวนเครองคอมพวเตอรทมอยเพยงพอหรอไม ซอฟตแวรแกไขไดหรอไม

2.2.2 มความเปนไปไดทางบคลากรหรอไม เชน มบคคลทเหมาะสมทจะพฒนาและตดตงระบบหรอไม ผใชมความคดเหนอยางไรกบการเปลยนแปลง

2.2.3 มความเปนไปไดทางเศรษฐศาสตรหรอไม เชน มเงนลงทนหรอไมคาใชจายในการวเคราะหและออกแบบ คาใชจายในดานเวลาทตองใชในการพฒนาระบบ

ดงนนในการศกษาความเปนไปไดนนสามารถสรปไดดงตอไปน คอ

• หนาท : กำาหนดปญหาและศกษาวาเปนไปไดหรอไมทจะเปลยนแปลงระบบ

• ผลลพธ : รายงานความเปนไปได

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 20

• เครองมอ : เกบรวบรวมขอมลของระบบและคาดคะเนความตองการของระบบ

• บคลากรและหนาทรบผดชอบ :

• นกวเคราะหและออกแบบระบบตองเกบรวบรวมขอมลทงหมดทจำาเปน

• นกวเคราะหและออกแบบระบบ ตองคาดคะเนความตองการของระบบและแนวทางแกไขปญหา

• นกวเคราะหและออกแบบระบบ กำาหนดความตองการทแนชด เพอใชในการวเคราะหระบบ โดยทผบรหารจะตดสนใจวาจะดำาเนนโครงการตอไปหรอไมหรอยกเลกโครงการ

3. วเคราะหความตองการของระบบ (Analyzing System Needs)

3.1 เรมตงแตศกษาการทำางานของธรกจเดม วาทำางานอยางไร

3.2 กำาหนดความตองการของระบบใหม

3.3 เครองมอ : Data Dictionary, DFD, Process Specification, Data Model, Prototype

3.4 บคลากรและหนาท : ผใชตองใหความรวมมอ

3.5 นกวเคราะหและออกแบบระบบศกษาเอกสารทมอย และศกษาระบบเดมเพอใหเขาใจขนตอนการทำางานของระบบ

3.6 นกวเคราะหและออกแบบระบบเตรยมรายงานความตองการของระบบใหม

3.7 นกวเคราะหและออกแบบระบบเขยนแผนภาพการทำางาน (DFD) ของระบบเดมและระบบใหม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 21

3.8 นกวเคราะหและออกแบบระบบสราง Prototype ขนมากอน

4. ออกแบบระบบ (Designing the Systems)

4.1 ออกแบบระบบใหมเพอใหสอดคลองกบความตองการของผใชและผบรหาร

4.2 บคลากรหนาท :

4.2.1 นกวเคราะหและออกแบบระบบตดสนใจเลอกฮารดแวรและซอฟตแวร

4.2.2 นกวเคราะหและออกแบบระบบออกแบบขอมล เขารายงานการแสดงผลบนหนาจอ ออกแบบฐานขอมล

4.2.3 นกวเคราะหและออกแบบระบบกำาหนดจำานวนบคลากรในระบบ

5. พฒนาซอฟตแวรและจดทำาเอกสาร (Developing and Documenting Software)

5.1 เขยนโปรแกรม จดทำาคมอการใชโปรแกรม และฝกอบรมผใชทเกยวของในระบบ

5.2 บคลากรและหนาท :

5.2.1 นกวเคราะหและออกแบบระบบเตรยมสถานทและการตดตงเครองคอมพวเตอร

5.2.2 นกวเคราะหและออกแบบระบบวางแผนและดแลการเขยนโปรแกรม

5.2.3 โปรแกรมเมอรเขยนโปรแกรม

5.2.4 นกวเคราะหและออกแบบระบบดแลการเขยนคมอการใชโปรแกรมและการฝกอบรม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 22

6. ทดสอบและบำารงรกษาระบบ (Testing and Maintaining the System)

6.1 นกวเคราะหและออกแบบระบบและทมงานทดสอบโปรแกรม

6.2 ผใชตรวจสอบวาโปรแกรมทำางานตามทตองการ

6.3 ถาเกดขอผดพลาดของโปรแกรม ใหปรบปรงแกไข

6.4 เมอทดสอบโปรแกรมแลว โปรแกรมไมเปนไปตามความตองการ อาจตองแกไขปรบปรงใหม

6.5 การบำารงรกษา สวนใหญเปนการแกไขโปรแกรมหลงจากใชงานแลว เนองจาก

• มปญหาในโปรแกรม (Bug)

• ธรกจเกดการเปลยนแปลงไป เชน ธรกจขยายตว ธรกจสรางสนคาตวใหมความตองการของระบบกเพมขน รายงานเพมขน

• การเปลยนแปลงทางฮารดแวรและซอฟตแวร

• ความตองการผใชมเพมขน 40-60 % ของคาใชจายในการพฒนาระบบจะใชในการบำารงรกษาระบบ

7. ดำาเนนงานและประเมน (Implementing and evaluating the System)

7.1 ตดตงระบบใหพรอม

7.2 นำาระบบใหมมาใชแทนระบบเดม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 23

7.3 ใชระบบใหมควบคกบระบบเดมสกระยะหนง แลวดผลลพธวาตรงกนหรอไมถาใชงานด กเลกใชระบบเดม และใชระบบใหม

7.4 นกวเคราะหและออกแบบระบบทำาการประเมนผล เพอใหทราบถงความพอใจของผใชระบบ หรอสงทตองแกไขปรบปรง หรอปญหาทพบ

หลกการทำาใหการพฒนาระบบงานประสบความสำาเรจ ซงนกวเคราะหระบบควรรถงหลกการเหลานดวย หลกความสำาเรจของการพฒนาระบบ ไดแก

1. ระบบเปนของผใช

นกวเคราะหระบบควรระลกเอาไวเสมอวา ระบบเปนของผใช ซงจะเปนผทนำาเอาระบบและผลงานทไดทำาการออกแบบไวไปใชและกอใหเกดประโยชนตอระบบธรกจของเขา ผใชระบบจงมสวนสำาคญทจะผลกดนใหการพฒนาระบบงานเปนไปอยางถกตอง และเพอตอบสนองกบความตองการทแทจรง นกวเคราะหระบบจะตองนำาเอาความเหนของผใชระบบมาเกยวของในทกขนตอนของการพฒนาระบบ ในวงจรการพฒนาระบบงานจะตองมบทบาทของผใชระบบอยเสมอทกขนตอน การมสวนรวมในการพฒนาระบบของผใชระบบ จะทำาใหผใชระบบรสกเปนสวนหนงของระบบและจะลดแนวความคดทวาผใชระบบถกยดเยยดงานใหมทพฒนาขนโดยอตโนมต แรงตอตานของระบบงานกจะลดลง

2. ทำาการจดตงและแบงกลมของระบบออกเปนกลมงานยอย

กลมงานยอย ๆ ซงแบงออกจากระบบใหญ ตามวงจรการพฒนาระบบงาน ไดแบงขนตอนของการทำางานเปนกลมยอย 4 ขนตอน ดงน

• ขนตอนการวเคราะหระบบงาน (System Analysis)

• ขนตอนการออกแบบและวางระบบงาน (System Analysis)

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 24

• ขนตอนการนำาระบบงานเขาสธรกจเพอใชปฏบตงานจรง (System Implementation)

• ขนตอนการตดตามและดำาเนนการภายหลงการตดตงระบบงาน (System Support)

สาเหตทตองมการจดแบงกลมออกเปนกลมยอย ๆ นน เพอทจะใหผบรหารโครงการหรอผพฒนาระบบงานสามารถควบคมความคบหนาของการพฒนาระบบไดอยางใกลชด และสามารถทจะกำาหนดและควบคมระยะเวลาทใชในการพฒนาระบบไดดขนอกดวย

3. ขนตอนการพฒนาระบบงานไมใชแบบอนกรม (Sequential Process)

ขนตอนในการพฒนาระบบงานทไดกลาวมา 2 ขอแรกนน สามารถจะทำาซอนกนไดในลกษณะทไมจำาเปนจะตองรอใหขนตอนแรกทำางานเสรจกอนจงจะทำางานในขนตอนตอไป ทงนจะตองขนอยกบความเหมาะสมดวย โดยบางขนตอน จะตองรอใหการทำางานเสรจ สมบรณกอนจงจะสามารถทำางานในขนตอไปได

4. ระบบงานขอมลถอเปนการลงทนอยางหนง

การพฒนาระบบงาน ถอเปนการลงทนอยางหนง ซงไมแตกตางจากการลงทนซอสนคามาทำาการขายตอใหผบรโภค สงทนกวเคราะหระบบควรจะตองคำานงถง คอ ทางเลอกตาง ๆ ทจะนำาเงนไปลงทน ซงควรคดทางเลอกของการพฒนาระบบงานในหลาย ๆ งานและพจารณาถงความเปนไปไดตาง ๆ รวมถงการเปรยบเทยบตนทนและผลกำาไรทจะเกดจากระบบงาน วาระบบงานนน ๆ คมคาทจะทำาการลงทนหรอไม

5. อยากลวทจะตองยกเลก

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 25

ทกขนตอนของวงจรการพฒนาระบบงานจะตองมการศกษาถงความเปนไปได (Feasibility Study) ของระบบงาน นกวเคราะหระบบจะมโอกาสเสมอทจะตดสนใจวาจะใหระบบงานนนดำาเนนตอไปหรอยกเลกระบบทไดมการพฒนาขน ความรสกของนกวเคราะหระบบทจะตองถกยกเลกงานททำามาตงแตตน ซงไมใชเรองงายทจะศกษาวเคราะหออกแบบจนออกมาเปนระบบงานใดงานหนงคงจะเปนความรสกทไมดนก และไมมนกวเคราะหระบบคนใดทอยากจะเจอกบเหตการณแบบน แตเมอการพฒนาระบบงานไมสามารถจะทำาใหเปนไปตามความตองการของผใชระบบได การยกเลกโครงการหรอระบบงานกเปนสงทจำาเปน

ขอเสยตอความกลวทจะตองยกเลกระบบงาน คอ

• สดทายแลวระบบงานนนกจะตองทำาการยกเลกอยด เมอพยายามจะ หลกเลยงการยกเลกระบบงาน

• การดนทรงใหระบบงานทควรจะยกเลกใหทำางานตอไป จะตองใชเงนเปนจำานวนมากไปลงทนเพมในระบบทไมควรจะลงทน

• ใชเวลาและจำานวนคนเพมมากขน ทำาใหงบประมาณบานปลาย จนไมสามารถทจะควบคมได

6. ทกขนตอนของการพฒนาระบบงานตองมการจดทำาเอกสารเพอใชอางองเสมอ

การขาดการทำาเอกสารประกอบหรอเอกสารอางองมกจะสงผลใหเกดขอผดพลาดตอระบบงานและตอนกวเคราะหระบบ เพราะการจดทำาเอกสารมกจะถกมองขามไป เนองจากเหนวาการจดทำาเอกสารเปนสงทเสยเวลา แมกระทงในสวนของโปรแกรมเอง โปรแกรมเมอรมกจะไมนยมเขยนคำาอธบายการทำางานเลก ๆ นอย ๆ วาโปรแกรมสวนนน ๆ ทำาอะไร เพออะไร ทงนเปนการยากลำาบากสำาหรบการกลบมาแกไขโปรแกรมในขนตอนตาง ๆ ซงมผลทำาใหการบำารงรกษาระบบเปนการยากและเสยเวลา บางครงอาจจะ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 26

ไมสามารถแกไขระบบไดถงขนาดทจะตองเรมการศกษาวเคราะหและออกแบบระบบกนใหม การจดทำาเอกสารในทน หมายรวมถงการบนทกเหตการณตาง ๆ และแนวความคด รวมทงขอสรปทเกดขนในแตละขนตอนของการพฒนาระบบงานดวย

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ

บทท 2 วงจรการวเคราะหระบบงาน

ตอนท 1 อธบาย (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ) 1. วงจรการพฒนาระบบงานสำาหรบระบบงานทวไปมกขนตอน อะไรบาง 2. อธบายการออกแบบระบบงานสำาหรบวงจรการพฒนาระบบงานทวไป 3. อธบายความแตกตางระหวางวงจรการพฒนาระบบงานสำาหรบระบบงานทวไปกบวงจรการพฒนาระบบงานสำาหรบระบบสารสนเทศ 4. เครองมอทใชในขนตอนการวเคราะหระบบมอะไรบาง จงอธบาย 5. อธบายขนตอนการพฒนาระบบงานทไมใชแบบอนกรม

ตอนท 2 อธบายศพท (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)1. System Development Life Cycle 2. System Improvement 3. Objective 4. Feasibility Study 5. System Support 6. Bug 7. Identifying Problems 8. System Analysis 9. System Implementation

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 27

10. Install

บทท 3 ความสำาคญของการวเคราะหและออกแบบระบบ

นอกจากจะรจกกบคำาวาระบบแลว จะตองรจกกบคำาอน ๆ ทเกยวของกบการวเคราะหและออกแบบระบบ เพอทจะไดมความเขาใจทตรงกน ไมเกดความเขาใจผดหรอเกดการสบสนในการศกษาในเรองการวเคราะหและออกแบบระบบ

ความหมายของการวเคราะหและออกแบบระบบ

ความหมายของการวเคราะหและออกแบบระบบสามารถแบงการใหความหมายออกเปน 2 สวนดวยกน คอ

1. การวเคราะหระบบงาน

2. การออกแบบระบบงาน

1. การวเคราะหระบบงาน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 28

คำาวา วเคราะหมาจากคำาวา พเคราะห ซงเปนการเปลยน พ เปน ว ในภาษาไทยซงแปลความหมายไดวา การพนจพเคราะห การพจารณา การใครครวญ การไตสวนความหรอเรองราว สวนในภาษาองกฤษกไดใหความหมายใกลเคยงกนคอ Determine, Examine และ Investigate ซงคำาวาวเคราะหนสามารถนำาไปใชกบวชาการตาง ๆ ไดมากมาย เชน การวเคราะหโครงสราง การวเคราะหเชงคณภาพ การวเคราะหเชงปรมาณ การวเคราะหปญหา เปนตน

คำาวา วเคราะห ทใชกบการวเคราะหระบบนน ตรงกบภาษาองกฤษ“ ”วา “Analysis” ซงแปลวา การแยกสงทประกอบกนออกเปนสวน ๆ เชน การแยกระบบใหญออกเปนสวนยอย ๆ คอ เปนการแยกปญหาออกเปนสวน ๆ เพอสะดวกในการพจารณาหรอตดสนใจ จามความหมายของคำาวาวเคราะหดงกลาวน จะเหนวา การวเคราะหระบบงานไมใชเรองทยงยากหรอเรองทสลบซบซอนแตประการใด การพจารณาใครครวญในปญหาตาง ๆ ของคนเรานน มวธการใหญ ๆ อยดวยกน 2 วธ คอ

1.1 วธธรรมดา (Natural Determination) เปน วธทคนสวนมากใชกนเปนปกตธรรมดาโดยอาศยประสบการณและสามญสำานกของแตละบคคลเปนหลก คนทมวจารณญาณสง ๆ อาจจะสามารถพจารณาตดสนใจในปญหาตาง ๆ ไดอยางถกตองและรวดเรวไมแพนกวชาการทางดานวเคราะหระบบ อยางไรกตาม การพจารณาใครครวญและตดสนใจดวยวธการนโอกาสทจะผดพลาดอยางมสง ซงเปนเหตใหเกดการสญเสยแกธรกจเปนอยางมากเชนเดยวกน ดงนน ถาเปนงานสำาคญ ๆ ทางธรกจแลวไมควรใชวธนเปนอยางยง

1.2 วธการทางวทยาศาสตร(Methodology Determination หรอ System Analysis) เปนวธการพจารณาใครครวญและตดสนใจโดยอาศยระบบทางวทยาศาสตร เชน สถต และการคำานวณ เปนตน วธนเปนวธทใชหลกวชาการทางวทยาศาสตรแขนงตาง ๆ เขาชวยผทจะทำาการ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 29

วเคราะหจะตองเปนผทมความรในวชาการแขนงตาง ๆ ทจะใชในการวเคราะหและออกแบบระบบงาน จงไดมการจดใหสอนในสถาบนการศกษาตาง ๆ ขน

นอกจากนยงมคำาทใกลเคยงกนหรอคลายคลงกนกบคำาวา วเคราะห ท“ ”ควรจะทำาความเขาใจเพอปองกนการสบสนในการใช เชน คำาวา การวจย การคนควา การคนคด เปนตน ซงความจรงแลวการวเคราะหกบการวจยเปนคนละเรอง คนละความมงหมายกน แตมความใกลเคยงกนมาก การวจยนนมงในการคนหาขอเทจจรง หรอความถกตองทสดของปญหาเชน การวจยภาวะของผมรายไดนอย คอ การคนหาสภาพของผมรายไดนอย คอ การคนหาสภาพของผมรายไดนอย เปนการหาสาเหตวา เปนเพราะอะไรบาง เหลานเปนตน สวนการวเคราะหนนจะเปนการมงหาสาเหตเพอทำาการแกปญหาทเกดขนนนใหดทสดหรอเหมาะสมทสดเทาทจะทำาได การแกปญหาทไดจากการวเคราะหระบบนนอาจไมใชทางทถกตองทสด แตเปนทางทดทสดทควรจะกระทำาเทานน ทงนเพราะการแกไขปญหาของนกวเคราะหระบบเปนการประนประนอมกบบคคลในหลาย ๆ ฝายทจะตองทำางานรวมกนเพอใหการทำางานของระบบมประสทธภาพสงสดนนเอง

การวเคราะหระบบ (System Analysis) หมายถง วธการวเคราะหระบบใดระบบหนงโดยมการคาดหมายและจดมงหมายทจะมการปรบปรงและแกไขระบบนน การวเคราะหนนจะตองทำาการแยกแยะปญหาออกมาใหได แลวกำาหนดปญหาเปนหวขอเพอทำาการศกษา และหาวธแกไขในทสด

การวเคราะหและออกแบบระบบ (System Analysis and Design) หมายถง วธการทใชในการสรางระบบสารสนเทศขนมาใหมในธรกจใดธรกจหนง หรอในระบบยอยของธรกจ นอกจากการสรางระบบสารสนเทศใหมแลวการวเคราะหระบบชวยในการแกไขระบบสารสนเทศเดมทมอยแลวใหดขนดวยกได การวเคราะหระบบ คอ การหาความตองการ (Requirements) ของระบบสรสนเทศวาคออะไร หรอตองการเพมเตมอะไรเขามาในระบบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 30

2. การออกแบบระบบงาน

การออกแบบ หมายถง การนำาเอาความตองการของระบบมาเปนแบบแผน หรอเรยกวา พมพเขยวในการสรางระบบสารสนเทศใหใชงานไดจรง

ความตองการของระบบ เชน สามารถตดตามยอกขายไดเปนระยะ เพอใหฝายบรหารสามารถปรบปรงการขายไดทนทวงท

นกวเคราะหระบบ (System Analysis)

เมอไดทำาความรจกและเขาใจถงความหมายของการวเคราะหและออกแบบระบบแลวกตองมาทำาความรจกกบผทจะมาทำาการวเคราะหและออกแบบระบบทไดกลาวถงมาตงแตตนใหดกอนทจะไปเรมการทำาการวเคราะหและออกแบบระบบตอไป

นกวเคราะหระบบ (System Analysis) คอ บคคลทศกษาปญหาซบซอนทเกดขนในระบบและแยกแยะปญหาเหลานนอยางมหลกเกณฑ นกวเคราะหระบบหรอทเราเรยกกนวา SA จะทำาหนาทหาวธการแกไขปญหาทแยกแยะเหลานน พรอมทงใหเหตผลดวยการวเคราะหระบบนน นกวเคราะหระบบจะตองกำาหนดขอบเขตของการวเคราะห และตองกำาหนดจดมงหมายหรอเปาหมายในการวเคราะหนนดวย นอกจากนยงตองทำาความเขาใจโครงสรางลกษณะขององคการนนในดานตาง ๆ

นกวเคราะหระบบ (System Analysis) คอ บคคลทมหนาทวเคราะหและออกแบบระบบ ซงปกตแลวนกวเคราะหระบบควรจะอยในทมระบบสารสนเทศขององคกรหรอของธรกจนน ๆ

นกวเคราะหระบบ (System Analysis) คอ บคคลทมหนาทในการออกแบบและพฒนาระบบงานในระบบการประมวลผลขอมล ดวยระบบและ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 31

วธการตาง ๆ เพอใหระบบงานบรรลถงเปาหมายตามตองการของผใชระบบ เรมตงแตการวเคราะหระบบขอมล การออกแบบระบบการปฏบตงานในการประมวลผลขอมล การสรางขนตอนการปฏบตงาน การพฒนาโปรแกรม และการเขยนเอกสารตาง ๆ ประกอบการปฏบตงานของระบบ

จากความหมายขางตน จะเหนไดวานกวเคราะหระบบงานเปนผทเกยวของกบระบบงานในการวเคราะหและออกแบบระบบการประมวลผล นอกจากนนนกวเคราะหระบบยงตองรบผดชอบงานในสวนทเกยวกบการจดหาอปกรณตาง ๆ ทเกยวกบคอมพวเตอร ผทจะใชระบบแฟมขอมลหรอฐานขอมลตาง ๆ รวมทงขอมลเดมทจะปอนเขาสระบบ

อกสงหนงทจะตองศกษา คอ ลกษณะโครงสรางขอมลทมอยในการทำางานของะระบบททำาการวเคราะหนน และทสำาคญทนกวเคราะหระบบจะมองขามไปไมได นนคอ คนหรอบคลากรททำางานอยกบระบบททำาการวเคราะห ตองทำาการศกษาวาคนเกยวของกบระบบอยางไร เกยวของตรงไหน ทำาอะไร เพราะคนเปนปจจยทสำาคญทสด ถาขาดความรวมมอจากบคลากรททำางานอยในระบบทจะศกษา กถอวาลมเหลวไปแลวครงหนง ดงนนจะมองขามคนไปไมได

ความแตกตางระหวางโปรแกรมเมอรและนกวเคราะหระบบ

โปรแกรมเมอร (Programmer) หมายถง บคคลทมหนาทรบผดชอบในดานการโปรแกรมโดยเฉพาะ สงทเขาจะเชอมโดย ไดแก อปกรณคอมพวเตอร ระบบปฏบตการ (Operating System : OS) หรอแมกระทงภาษาทใชในการเขยนโปรแกรม เชน COBOL, BASIC, C++, PASCAL เปนตน งานของโปรแกรมเมอรจะเปนไปในลกษณะทมขอบเขตการทำางานทแนนอน คอ จะเขยนโปรแกรมใหถกตองตามวตถประสงคตามทไดมการวเคราะหขนมาแลว ซงจะทำางานเกยวของกบคนจำานวนนอย เชน ทำางานกบโปรแกรมเมอรดวยกนกนเองหรอกบนกวเคราะหระบบทเปนผวางแนวทางของระบบงานใหแกเขา

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 32

แตงานอขงนกวเคราะหระบบไมไดอยในลกษณะทแนนอนแบบโปรแกรมเมอร (Programmer) ไมมคำาตอบทแนนอนจากระบบทวางไววาผดหรอถก แตงานททำาเกดจากการประนประนอมและผสมผสานของปจจยตาง ๆ ทเกยวของกบระบบงาน (Application System) งานของนกวเคราะหระบบจงมกจะตองเกยวของกบคนหลายระดบ ตงแตลกคาหรอผใช นกธรกจ โปรแกรมเมอร ผตรวจสอบบญชหรอแมกระทงเซลลแมนทขายระบบงานขอมล

แมวางานของนกวเคราะหระบบจะดเปนงานทยงยากและสลบซบซอน แตงานในลกษณะนกเปนงานทสรางความทาทายใหกบบคคลทมความคดสรางสรรคและมความคดทกวางไกลเขามาอยเสมอ ทำาใหรสกมความภาคภมใจทไดวางระบบงานออกมาเปนรปเปนรางและสามารถใชปฏบตงานไดจรง

คณสมบตของนกวเคราะหระบบ

ผทจะทำาหนาทเปนนกวเคราะหระบบไดจะตองมคณสมบตดงตอไปน

1. ความรทางดานการเขยนโปรแกรม เพอจะไดสอสารกบโปรแกรมเมอรไดอยางมประสทธภาพ นกวเคราะหจะตองเขาใจวาสงใดทจะเขยนโปรแกรมได หรอเขยนไมได

2. นกวเคราะหระบบเปรยบเทยบเหมอนผจดการทวไป จะเปนผทตดสนใจในการกำาหนดออกแบบระบบทงหมด

3. นกวเคราะหระบบจะตองเปนผทใหคำาแนะนำาดานเทคนคทควรจะเปนใหแกโปรแกรมเมอร ผออกแบบรายงานแบบตาง ๆ และวศวกร

4. นกวเคราะหระบบจะตองเขาใจระบบทจะทำาการออกแบบและคนทอยในระบบนน ๆ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 33

5. นกวเคราะหระบบจะตองเปนผททำาหนาทเหนสอกลางหรอลามระหวางนกธรกจผตองการใหออกแบบระบบกบโปรแกรมเมอรหรอผใชระบบ

6. นกวเคราะหระบบควรจะมความรทางดานภาษาชนสง (High-level Language) อยางนอย 1 ภาษา หรอความรทางดาน Fourth Generation Prototyping Language

7. นกวเคราะหระบบจะเปนผทตดตามประมวลผลระบบทออกแบบและตดตงวาไดรบผลตามวตถประสงคทวางไวตงแตตนหรอเปลา รวมทงการประเมนออกมาเปนตวเลขเพอชแจงใหผทออกแบบระบบเขาใจ

8. นกวเคราะหระบบควรจะมมนษยสมพนธทด เนองจากนกวเคราะหระบบจะตองเกยวของกบคนในทกระดบในองคกร รวมถงระบบปฏบตการ ชางเทคนค พนกงานบญช เลขานการ พนกงานธรการ ซงเปนสวนทมความสำาคญทสด

9. นกวเคราะหระบบทด ควรจะมประสบการณทางดานการออกแบบระบบพอสมควรโดยในชวงแรกอาจจะเรมตนจากการเปนโปรแกรมเมอร และการออกแบบเลก ๆ นอย ๆ ในระบบ เชน การออกแบบรายงานงาย ๆ การออกแบบหนาจอ (Screen Design) เปนตน

กจกรรมตาง ๆ ของระบบการประมวลผลขอมล

กจกรรมทนกวเคราะหระบบ จะตองเขาไปเกยวของ แบงออกเปนประเดนใหญ ๆ ได 6 ประเดน ไดแก

1. เปนผททำาการวเคราะหระบบงาน เพอคนหาปญหาตาง ๆ ทเกดขนของระบบซงจะตองทำาการแกไขปรบปรงใหปญหานน ๆ หมดไป หรอเปนการกำาหนดปญหาตาง ๆ ของระบบทกำาลงเกดอย วามปญหาอะไรบาง ปญหาใดเปนปญหาสำาคญและเรงดวนซงจะตองทำาการแกไขกอน หรอเพอเปนปองกนปญหาตาง ๆ ทจะเกดขนในอนาคตของระบบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 34

2. เปนผสรางวธการทเหนวาดทสดหรอเหมาะสมทสดในการปฏบตงาน เพอเปนการแกปญหาตาง ๆ ทเกดขน หรอเพอเปนการปองกนปญหาทอาจจะเกดขน เพอประสทธภาพในการทำางานงานอนสงสด เพอใหบรรลถงเปาหมายตามทผใชระบบตองการ ดวยการออกแบบระบบขนมาใหมเพอทดแทนระบบเดมทมปญหาอย การปฏบตงานตามระบบทไดออกแบบมาใหมทเปนการแกไขปญหาของระบบเดมใหหมดไปนนเอง แตถาไดออกแบบระบบใหมขนมาแลวไมไดปฏบตตาม กคงแกปญหาตาง ๆ นน ๆ ไมได แตถาไดปฏบตตามระบบใหมทไดออกแบบไวแลว กยงไมสามารถแกปญหาได หรอปญหายงไมหมด ยอมแสดงวาการวเคราะหระบบงานไมดพอ ไมเปนการครอบคลมการแกปญหาตาง ๆ ดงกลาว แตสวนมากแลวมกจะเกดจากการไมไดปฏบตไปตามระบบทออกมาใหม หรอปฏบตไมถกตองตามระบบทออกใหมมากกวา

3. นกวเคราะหระบบจะตองทำาการพฒนาระบบงานทไดออกแบบระบบไว ตามขอ 2 ใหเปนการสมบรณ เพอพรอมทจะนำาไปปฏบตตอไป เชน การออกแบบฟอรมตาง ๆ สำาหรบการบนทกขอมล ทงทจะตองใชเปน Input หรอ Output การพฒนาและการประมวลผลขอมลตลอดจนการจดหาเครองคอมพวเตอรและอปกรณสำาหรบการประมวลผล และการเขยนเอกสารสำาหรบการปฏบตงานตามระบบใหมเหลาน เปนตน

4. นกวเคราะหระบบงานจะตองทำาการทดสอบระบบทไดออกแบบขนมาใหมใหมความถกตอง หรอเพอใหแนใจวาถกตองตามความตองการของผใชระบบ การทดสอบนอาจจะตองใชเวลานานพอสมควร เพอเปนการทดสอบความถกตองในการทำางานของระบบ หรอเพอเปนการดผลวาเปนการแกไขปญหาไดถกตองหรอไม และเพอใหแนใจวาผทจะนำาระบบไปใชไดมความเขาใจและปฏบตตามระบบทไดออกมาใหมนนถกตองแลวจรง ๆ

5. นกวเคราะหระบบงานจะเปนผทมบทบาทในการตดตงระบบใหม คอ หลงจากไดทำาการทดลองระบบใหมจนแนใจวาถกตองหรอดพอทจะนำาไปใชงานไดแลว จะไดทำาการตดตงเพอใหงานออกแบบระบบสมบรณพอทจะทำาการ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 35

มอบหมายใหกบผใชระบบตอไป งานขนนของนกวเคราะหและออกแบบระบบทจะตองทำาตอ คอ การตดตงระบบ การทดสอบระบบขนสดทาย การฝกอบรมใหแกผใชระบบ การจดทำาและตรวจสอบความถกตองของเอกสารการปฏบตงาน เปนตน

6. ทายสดนกวเคราะหระบบงานจะตองตดตามผลงานการปฏบตงานของระบบทไดตดตงไว และวางแผนในการบำารงรกษาระบบ (System Follow Up and Maintenance) ไปชวระยะเวลาหนง คอ เมอระบบงานไดตดตงและเรมปฏบตงานไปตามแผนงานทไดออกแบบระบบไวใหมแลว หนาทของนกวเคราะหระบบจะยงไมสนสดลงเพยงเทานน จะตองคอยตดตามการปฏบตงานของระบบนนไปอกชวระยะเวลาหนง เพอทำาการปรบปรงเปลยนแปลงหรอทำาการแกไข เพอความเหมาะสมกบสภาวะแวดลอมอยเสมอ งานขนน เจาของระบบมกจะไมสนใจและไมทราบวาจะมปญหาเกดขนตามมาในภายหลง จงมกไมไดมการตกลงกนไวในสญญาการทำางานการวเคราะหและออกแบบระบบ เพอใหนกวเคราะหระบบไดเตรยมงานสำาหรบเรองนไวเพราะเกรงวาจะเปนการสนเปลองคาใชจายในการวเคราะหและออกแบบระบบเพมขนโดยไมจำาเปนแลวถานกวเคราะหระบบไมไดจดเตรยมสำาหรบงานขนนไวในขนตอนของการออกแบบระบบดวยแลว เมอมปญหาเกดขนมาจรง ๆ เจาของระบบมกจะขอรองใหนกวเคราะหระบบกลบเขาไปชวยทำาการแกไขปรบปรงระบบใหใหม ซงในสถานการณเชนน นกวเคราะหระบบงานอาจจะตองทำาการวเคราะหและออกแบบระบบกนใหมตงแตตนกได ซงจะทำาใหเสยคาใชจายเพมมากขน

รายละเอยดหนาทของนกวเคราะหระบบ

นกวเคราะหระบบ มรายละเอยดหนาทการทองานทกำาหนดโดยทวไปเปนมาตรฐานของตำาแหนงนกวเคราะหระบบ ตาม Job Description ดงน

ตำาแหนง นกวเคราะหระบบ รายละเอยดของงาน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 36

1. รวบรวมและวเคราะหขอมลเพอพฒนาระบบงานขอมล (Information System) รบผดชอบในการศกษาถงปญหาและความตองการของธรกจ เพอทจะหาทางนำาเอาอปกรณคอมพวเตอร วธการทางธรกจ รวมถงบคลากรตาง ๆ มาใชในการพฒนาเพอหาทางแกไขปญหาและใหบรรลถงความตองการของธรกจนน ๆ

2. ออกแบบและจดวางระบบฐานขอมล รวมทงการตดตงดวย

3. ใหคำาแนะนำาและอบรมทงทางดานเอกสารและการพบปะพดจา หรอการสมมนาใหหวขอของระบบงาน

ความรบผดชอบ

1. วเคราะหและประเมนผล เพอหาความเปนไปไดของระบบ (Feasibility Study)

2. วเคราะหซงปญหาทเกดขนจากระบบธรกจทเปนอย

3. แจกแจงถงสงตาง ๆ ทจำาเปนจะตองพฒนาขน เพอใชหรอทดแทนระบบเดม

4. กำาหนดทางเลอกตาง ๆ ทเปนไปได (Alternative Solution) ในการแกปญหา

5. เลอกอปกรณคอมพวเตอรและซอฟตแวรตามความเหมาะสม

6. ออกแบบและวางระบบงานใหมความสอดคลองกน เพอแกปญหาทางธรกจ

7. ใหคำาแนะนำาตาง ๆ เมอระบบงานถกนำามาใชจรง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 37

หนาท

1. จดทำางบประมาณคาใชจายตาง ๆ รวมทงดานกำาลงคน

2. กำาหนดแผนงานและระยะเวลาทใชในการพฒนาระบบงาน

3. ดำาเนนการสมภาษณและรวบรวมขอมลทสำาคญตอการพฒนาระบบงาน

4. จดทำาเอกสารและวเคราะหระบบงานของธรกจในปจจบน

5. พฒนาระบบงานโดยใชเทคโนโลยปจจบนเพอแกปญหาใหแกธรกจ

6. วเคราะหถงความเหมาะสมตาง ๆ ของเทคโนโลย การปฏบตการ และฐานะทางเศรษฐกจ

7. ทบทวนและยนขอเสนอระบบงานเพอพจารณาอนมต

8. ออกแบบและตรวจสอบความถกตองของระบบงาน

9. ออกแบบแฟมขอมลหรอฐานขอมลและโครงสรางงบตาง ๆ ทใชในระบบ

10. ออกแบบลกษณะการตดตอระหวางผใชระบบกบระบบงานคอมพวเตอร (user Interfaces) เชน ขอความตาง ๆ ทปรากฏบนจอมอนเตอรในขณะปอนขอมล

11. ออกแบบวธการเกบขอมลและเทคนค

12. ออกแบบระบบรกษาความปลอดภย (Security) และการควบคม (Control) ระบบ

13. ใหคำาแนะนำาทางดานการเขยนโปรแกรมเพอใหระบบดำาเนนไปไดตามเปาหมาย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 38

14. วางแผนงานตาง ๆ เพอใหระบบทไดพฒนาขนใหมถกนำามาใชแทนระบบเดมโดยใหมความยงยากนอยทสด (Conversion Plans)

บทบาทของนกวเคราะหระบบ

นกวเคราะหระบบ จะเปนผทศกษาถงปญหาและความตองการของธรกจ ดงทไดกลาวมาแลว โดยการนำาปจจย 3 ประการ ไดแก คน(People) วธการ (Method) และเทคโนโลยคอมพวเตอร (Computer Technology) มาใชในการปรบปรงหรอแกปญหาใหกบนกธรกจ

เมอไดมการนำาเอาพฒนาการทางเทคโนโลยคอมพวเตอรมาใช นกวเคราะหระบบจะตองรบผดชอบถงการกำาหนดลกษณะของขอมล(Data) ทจะจดเกบเขาสระบบงานคอมพวเตอร การหมนเวยน การเปลยนแปลงของขอมลและระยะเวลาเพอใหเกดประโยชนสงสดตอผใชหรอธรกจ (Easiness Users)

นกวเคราะหระบบไมไดเพยงแตวเคราะหหรอออกแบบระบบงานเทานน หากแตยงขายบรการทางดานระบบงานขอมล โดยนำาเอาประโยชนจากเทคโนโลยลาสดมาใชควบคกนไปดวย

นกวเคราะหระบบมบทบาทหนาททสามารถแบงออกมาไดอยางเดนชดอย 4 ประการดวยกน คอ

1. เปนผอยกลางระหวางนกวชาการคอมพวเตอรทขาดความรและประสบการณทางดานการบรหารธรกจ กบนกวชาการแขนงอน ๆ ของระบบธรกจทไปทำาการวเคราะห เชน นกบรหารระดบสง นกเศรษฐศาสตร นกการบญชและนกการเงน ทขาดความรและประสบการณทางดานระบบคอมพวเตอร เปนตน ถงแมวานกวชาการทางดานการบรหารธรกจจะเปนผมความรความสามารถในดานการวเคราะหและออกแบบระบบ สามารถทำาการวเคราะหและออกแบบระบบดวยตนเองกตาม การวเคราะหและออกแบบระบบดงกลาว กยงคงเปนงานทตองอยระหวางการบรหารธรกจ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 39

กบระบบงานคอมพวเตอรอยนนเอง คอ จะตองอาศยความรและประสบการณทจะตองทำาใหระบบคอมพวเตอรสามารถชวยงานทางดานธรกจใหเปนประโยชนมากทสดและนกบรหารหรอผใชระบบไมจำาเปนตองศกษาหรอมประสบการทางดานคอมพวเตอรมากนก

2. นอกจากจะมความรและประสบการณทางการวเคราะหและออกแบบระบบแลวจะตองมความสามารถในการเสนอแนะแนวทางการแกปญหาตาง ๆ ระหวางการบรหารธรกจและระบบคอมพวเตอร โดยจะตองเปนผทมความสามารถในการมองปญหาไดกวางไกล รอบคอมและมความสามารถในการเสนอแนะทางแกปญหาใหแกนกบรหารไดอยางสมเหตสมผล เปนทเชอถอและเปนทยอมรบของนกบรหารธรกจ ดงนนนกวเคราะหระบบงานจะตองเปนผทศกษาและหาประสบการณตาง ๆ ใหกบตวเองอยตลอกเวลา โดยการตดตามขาวสารเกยวกบ ความเคลอนไหวของธรกจแขนงตาง ๆ ความกาวหนาของวทยาการและเทคโนโลยระบบคอมพวเตอร เหลาน เปนตน

3. จะตองเปนผทความรความสามารถในการออกแบบระบบงานใหเปนทพอใจมากทสดจนเปนทยอมรบของทกฝายในระบบธรกจนน ๆ นอกจากนยงตองมความสามารถในการประสานความรวมมอและแกขอขดแยงตาง ๆ ทเกดขนในระบบใหดทสด ถงแมวาจะไมใชเปนระบบทดทสดหรอเปนระบบทถกทสด แตจะตองเปนระบบทเหมาะทสดกบธรกจนน ดวยวธการประนประนอมใหเปนทยอมรบกนของทกฝาย การออกแบบระบบงานอยางนเสมอนกบเปนการหาเลข ค.ร.น. หรอเลข ห.ร.ม. ทเลขตวอน ๆ จะหารไดลงตว หรอนำาไปหารกบเลขตวอน ๆ ไดลงตวนนเอง ถาไมสมารถแกปญหาในจดนไดจะทำาใหระบบทออกแบบมาใหมนนสรางความขดแยงหรอสรางความแตกแยกในองคการธรกจมากยงขน

4. จะตองทำาการออกแบบระบบงานขนมาใหม และใหระบบงานทออกมาใหมนนดำาเนนไปอยางมประสทธภาพ โดยปญหาทเคยเกดในระบบเกาจะตองหมดไป และระบบใหมกจะตองไมมปญหาใหมกจะตองไมมปญหาใหม ๆ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 40

เกดขนตามมาอกดวย นกวเคราะหระบบจะตองเปนผแกปญหาไมใชเปนผสรางปญหาเสยเอง หรอไมใชผทสามารถแกปญหาอยางหนงใหหมดไปไดแตสรางปญหาอกอยางหนงใหเกดขนตามมา

จากบทบาทของนกวเคราะหระบบทกลาวมาขางตน จะเหนไดวานกวเคราะหระบบเปนผทมบทบาทสำาคญในการบรหารธรกจมากทเดยว คอ เปนทงผออกแบบระบบงานทสามารถแกปญหาในการปฏบตงาน หรอเปนผออกแบบระบบงานทสรางปญหาตาง ๆ ใหเกดมากยงขนกไดทงนทำาใหนกวเคราะหระบบจะตองมความรทงทางดานธรกจและดานคอมพวเตอรควบคกนไปนกวเคราะหระบบโดยสวนใหญสามารถจะออกแบบระบบงานและเขยนโปรแกรมขนไดดวยตนเองสวนนเองทำาใหบคคลภายนอกเกดความสบสนระหวางโปรแกรมเมอรกบนกวเคราะหระบบ

การเตรยมตวเปนนกวเคราะหระบบ

นกวเคราะหระบบจะตองเปนผทมความรความสามารถและประสบการณดานวชาการคอมพวเตอรและดานธรกจในแขนงตาง ๆ โดยเฉพาะในงานดานทตนจะตองเขาไปทำาการวเคราะหและออกแบบระบบนน ๆ และสามารถทจะพฒนาระบบเพอแกปญหาใหกบผใชหรอธรกจอยางมเทคนคและแบบแผน ผทจะเปนนกวเคราะหระบบทดจะตองมการเตรยมตวศกษาและหาประสบการณในดานตาง ๆ ดงตอไปน

1. มความรและประสบการณทางดานเครองคอมพวเตอรเปนอยางด ซงอาจจำาแนกยอยออกเปน

1.1 ดาน Hardware คอ ดานระบบของตวเครองคอมพวเตอรซงเปนรปธรรมทเกยวกบชนดและประเภทของเครอง ความสามารถเขาใจการทำางานของเครองคอมพวเตอรในยคตาง ๆ โดยเฉพาะเครองในยคปจจบนทกำาลงทำาการวเคราะหและออกแบบระบบอย ระบบเครองคอมพวเตอรกอนยค

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 41

ปจจบนหนงยคซงเปนเครองทยงมผใชอยในปจจบน และระบบเครองคอมพวเตอรทกำาลงจะนำาเขามาใชแทนยคปจจบน

1.2 ดาน Software คอ โปรแกรมตาง ๆ ทเปนระบบปฏบตการของเครอง เชน ระบบ PC-DOS, MS-DOS, UNIX, OS/2 และ WINDOWS ในเวอรชนตาง ๆ นอกจากน จะตองมความรเกยวกบโปรแกรม APPLICATION ตาง ๆ โดยเฉพาะอยางยงทางดาน WORD PROCESSING เชน CU-WRITER,WORD FOR WINDOWS, MICROSOFT WORD Version ตาง ๆ , LOTUS Version ตาง ๆ , Dbase, FOXPRO, ACCESS Version ตาง ๆ เปนตน

นกวเคราะหระบบไมจำาเปนจะตองเขยนโปรแกรมเปนหรอใชเครองคอมพวเตอรเปนทกเครอง แตจะตองเปนผทมความรและประสบการณทางดานนมามากเพยงพอทจะทำาการวเคราะหและออกแบบระบบได เชน ตองรวาธรกจแหงนนใชเครองคอมพวเตอรและซอฟตแวรระบบอะไร ซงเหมาะสมกบระบบธรกจนนหรอไม ถาไมเหมาะสมควรจะแนะนำาใหใชระบบอะไรแทนหรอถาจะตองเปลยนแปลงจากระบบเดมไปใชระบบใหม ตองออกแบบระบบใหมใหใชไดอยางถกตองตามความตองการและความเหมาะสมของผใชระบบ เปนตน

2. เปนผมความรทางดานธรกจแขนงตาง ๆ ทจะนำาไปใชสำาหรบการบรหารองคกร เชน

2.1 ความรทางดานการบรหารทวไป เกยวกบการจดองคกรธรกจ การจำาแนกสายการปฏบตงาน การจดตงทมงาน หรอความรเกยวกบการจดองคกรบรหารธรกจในรปแบบตาง ๆ เปนตน

2.2 ความรสำาหรบใชในการตดสนใจ (Decision Making และ Decision Support) เชน Statistics, Probability, Theory of Game, Decision Table, Network Analysis เปนตน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 42

2.3 ความรทางดานเศรษฐศาสตรและธรกจ ซงเปนประโยชนอยางยงสำาหรบการออกแบบระบบ เพราะการออกแบบระบบนนจะตองเปนการออกแบบทสอดคลองกบหลกเศรษฐศาสตรและการบรหารธรกจ โดยเฉพาะอยางยงจะตองรจกการวเคราะหความเปนไปได (Feasibility Study) การวเคราะหจดคมทน (Break Even Analysis) การวเคราะหผลการปฏบตงาน (Performance Analysis) เปนตน

2.4 ความรทางดานระบบบญชและการวเคราะหทางการเงน อนเปนหวใจสำาคญขององคกรธรกจทกแหง ซงการวเคราะหและออกแบบระบบงานมกจะตองเขาไปเกยวของกบระบบบญชและการเงนขององคกรธรกจนน ๆ ดวยเสมอ

3.เปนผทมความรอบรและประสบการณทางดานการวเคราะหและออกแบบระบบเปนอยางดโดยการศกษาหาความรจาก

3.1 การศกษาวชาการวเคราะหและออกแบบระบบงานโดยตรงจากหองเรยน หรอ จากตำาราทมผเขยนขนสำาหรบการศกษาหรอสำาหรบการคนควาของผสนใจทวไป หรอจากบทความ การสมมนาทางวชาการ ทสถาบนตาง ๆ ไดจดขน

3.2 ประสบการณทไดจากการทำางานเกยวกบการวเคราะหและออกแบบระบบจรง ๆ เชน การฝกหดวเคราะหและออกแบบระบบในหองเรยน การไปฝกงานหรอไดทำางานทางดานนรวมกบทมงานนกวเคราะหและออกแบบระบบ

3.3 ประสบการณทางดานการเขยนโปรแกรม ถงแมวานกวเคราะหและออกแบบระบบไมจำาเปนตองมความรหรอเชยวชาญในการเขยนโปรแกรมกตาม แตกตองมความรและประสบการณทางดานการเขยนโปรแกรมเปนอยางดอยางนอยหนงหรอสองภาษา เชน COBOL, BASIC, C++,

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 43

PASCAL โดยเฉพาะอยางยงจะตองมความรหรอความสามารถในการเขยน Program Logic หรอ Program Flowchart เปนอยางด

3.4 ประสบการณทางดานการเขยนเอกสารและรายงาน (Documentation) ซงเปนประสบการณทไดจากการฝกหดและการหดทำา หดเขยนบอย ๆ

4. ความสามารถในการแกปญหาและหาวธการแกปญหา นกวเคราะหและออกแบบระบบจะตองมความสามารถทจะแกปญหาใหญ ๆ ทเกดขนแกธรกจแยกออกเปนสวน ๆ และวเคราะหปญหาเหลานนเพอทจะหาวธการแกปญหา นกวเคราะหระบบจะตองรจกวเคราะหปญหาในแงของการหาเหตและผล (Cause and Effects) อยางมขนตอน และรจกใชความสามารถของตนเพอหาทางเลอกในการแกปญหา (Alternative Solution) แมวาความสามารถอนนจะเปนพรสวรรคทแตละคนมไมเหมอนกน แตความสามารถในการแกปญหา สามารถพฒนาและเรยนรได

หวใจของการหาวธการแกปญหาทสำาคญ คอ การพยายามมองภาพของปญหาในกวาง ๆ อยาคดวาวธการแกปญหาวธแรกทตนคดเปนวธทดทสด และเปนวธเดยวเทานน อยาคดวาวธการแกปญหาทคนอน ๆ คด เพอแกปญหาทคลาย ๆ กนกบของตนนนเปนวธมาตรฐาน และใชไดกบวธของเรา ควรพจารณาจดแขงและจดออน (Strong and Weak Point) ของแตละวธโดยละเอยดกอนทจะตดสนใจนำาวธการนน ๆ มาพฒนาเปนระบบใชงานจรง

5. มมนษยสมพนธและความสามารถในการตดตอสอสาร เนองจากนกวเคราะหและออแบบระบบจะตองพบปะกบบคคลหลายประเภท หลายอาชพ และหลายระดบ ดงทไดกลาวมาแลว การสอสารจงเปนสงหนงทมความสำาคญอยางยงททำาใหบคคลตาง ๆ ทนกวเคราะหระบบตดตออยเขาใจในสงทนกวเคราะหระบบตองการ และในทนจะหมายรวมถง ความสามารถทจะ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 44

สมภาษณ (Interview) ความสามารถทจะอธบายหรอชแจงในทประชม (Presentation) รวมทงความสามารถในการรบฟง (Listening) ดวย

6. ความสามารถในการทำางานเปนกลม (Group Work or Team) เปนอกสงหนงทนกวเคราะหระบบจะขาดเสยไมได เนองจากงานของนกวเคราะหระบบสวนใหญจะตองกระจายใหกบโปรแกรมเมอร ถดลงไปคอการทำางานเปนกลมหรอทม จงสงผลตอความสำาเรจและความเชอถอตอนกวเคราะหระบบเองโดยตรง ซงนกวเคราะหระบบควรจะเลงเหนถงความสำาคญของการทำางานเปนกลม ไมใชเฉพาะการทำางานแตกบฝายของตนเองหรอกบโปรแกรมเมอรเทานน หากแตจะตองทำาตวเองใหเปนสมาชกในกลมของผใชระบบหรอธรกจทตนวางระบบไดอกดวย การทำางานโดยทำาใหผใชระบบรสกเปนกนเองกบนกวเคราะหระบบจะทำาใหการตดตงระบบงานเปนไปโดยสะดวกขน พรอมกบลดแรงกดดนหรอตอตานจากผใชระบบทมแนวความคดวา โดนยดเยยดระบบงานใหมใหแทนระบบงานดงเดม

7. ประสบการณเกา ซงไมสมารถจะหลกหนความเปนจรงไปได วาประสบการณมความสำาคญตอทกสาขาอาชพ นกวเคราะหระบบกเชนเดยวกน ประสบการณทไดสงสมมาในระหวางปฏบตงานทางดานการพฒนาระบบ จะเปนการสงเสรมใหตวนกวเคราะหระบบกาวไปขางหนาไดอยางมนคงขนเรอย ๆ

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ

บทท 3 ความสำาคญของการวเคราะหและออกแบบระบบ1. อธบายความหมายของการวเคราะหระบบ 2. การวเคราะหระบบมกวธ อะไรบาง 3. อธบายความหมายของการออกแบบระบบ 4. อธบายความหมายของนกวเคราะหระบบ 5. อธบายความหมายของโปรแกรมเมอร

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 45

บทท 4 ขนตอนและวธการในการวเคราะหและออกแบบระบบ

วตถประสงคเชงพฤตกรรม (Behavioral Objectives)

หลงจากศกษาจบบทเรยนนแลว นกศกษาจะมความสามารถดงน (After studying this chapter, you will be able to) 1. อธบายวธการคนหาปญหาของระบบเดมทใชอย 2. อธบายวางแผนงานเพอศกษาปญหา 3. แบงวธการศกษาผลกระทบของระบบงาน 4. เขยนรายงานแสดงหวขอปญหา 5. อธบายการทำาแผนภาพตารางเวลา 6. บอกขนตอนการศกษาความเหมาะสม 7. ระบสวนประกอบทสำาคญ รายงานการศกษาความเปนไปได 8. ยกตวอยางการทำาความเขาใจระบบเดมทใชอย 9. เขาใจการกำาหนดความตองการของระบบใหม 10. เขาใจการกำาหนดวธการในการตรวจสอบระบบใหม 11. บอกการจดเตรยมบทสรปเกยวกบความตองการของระบบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 46

12. สรปการออกแบบระบบใหม 13. เขยนกระบวนการทำางาน 14. จดทำาแบบบนทกรายละเอยดโปรแกรม 15. ออกแบบแฟมขอมลและฐานขอมล 16. ทบทวนระบบงานทไดออกแบบแลว 17. จดบอรดเชงปฏบตการ ขนตอนและวธการในการวเคราะหและ“ออกแบบระบบ”18. สนทนาเชงปฏบตการ การเขยนกระบวนการทำางาน “ ”19. อธบายคำาศพทได 14 คำา

บทท 4

ขนตอนและวธการในการวเคราะหและออกแบบระบบ

กอนทจะเรมลงมอทำาการวเคราะหและออกแบบระบบนน จะตองทราบถงขนตอนและวธการในการวเคราะหและออกแบบ ซงหมายถง การทำาการวเคราะหระบบงานปจจบน นนคอการนำาเอาระบบงานปจจบนมาทำาการวเคราะห เพอคนหาปญหา (Problem Finding), กำาหนดปญหา (Problem Definition), และกำาหนดวธการแกปญหา (Problem Solving) ซงในแตละขนตอนจะมวธการตาง ๆ ทสามารถนำามาใชสำาหรบการวเคราะหและออกแบบระบบ ซงมอยมากมายหลายวธ ทงนขนอยกบวานกวเคราะหระบบจะนำาวธการใดมาใชในขนตอนใด ตองดถงความเหมาะสมของวธการกบขนตอนนน ๆ ดวย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 47

การทนกวเคราะหระบบจะทราบไดวาองคกรทจะทำาการวเคราะหระบบนน ๆ มปญหาหรอไม จะตองทำาการแยกแยะระหวางปญหาทเกดขนจรงกบปญหาทเกดขนจากการตงขอสงเกตของบคลากรในองคกรวาเปนปญหา นกวเคราะหระบบจะตองฉลาดพอทจะวนจฉยขอแตกตางระหวาง 2 ปญหาทเกดขนน และเขาใจถงปญหาทแทจรงกบผลของปญหา เชน การไมมสถานทเพยงพอสำาหรบพนกงานในสำานกงาน ปญหาทเกดขนดเหมอนวาจะเปนเรองการไมมพนทเพยงพอสำาหรบพนกงาน แตทจรงแลวปญหาทเกดขน คอ การจดระบบการวางสงของยงไมดพอการไมมทเพยงพอเปนเพยงอาการของปญหาเทานน นกวเคราะหระบบตองทำาความเขาใจในเรองเหลาน

โดยปกตแลว นกวเคราะหระบบจะรบทราบปญหาไวจากหลาย ๆ แหลง ในทนจะแจกแจงออกเปนรายงานปญหาทมาจากปจจยภายนอกและปจจยภายใน • รายงานปญหาทมาจากปจจยภายนอก • รายงานปญหาทมาจากระดบผบรหาร • รายงานปญหาทมาจากระดบผตรวจสอบ • รายงานปญหาทมาจากระดบลกคา • รายงานปญหาทมาจากระดบคแขงขนทางธรกจ • รายงานปญหาทมาจากระดบตวแทนจำาหนายเปนตน • รายงานปญหาทเกดมาจากปจจยภายใน • การประมวลผลทางคอมพวเตอร • ขอมลสถตทางดานการเงน • จากผใช • งบประมาณ • ผตรวจสอบภายในบรษท • จากแผนกวเคราะหระบบเปนตน

ปญหาทเกดขนภายในองคกรนน สามารถสรปถงแหลงทมาของปญหาซงเปนจดเรมตนของปญหาทอาจจะเกดขนในองคกรได ตวอยางเชน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 48

1. ความปลอดภยในการเกบรกษาขอมลขององคกร ความเขมงวดหรอมาตรการการรกษาความปลอดภยทไมไดมาตรฐาน อาจจะนำาไปสปญหาของระบบทใชอยในปจจบน

2. การกำาหนดอำานาจหนาทของบคคลในการใชขอมลในระบบวาบคคลใดจะสามารถใชขอมลอะไรบาง

3. การกำาหนดจดมงหมายของระบบขอมลทมอย วาจะถกนำาไปใชในลกษณะใดเพออะไร ยงไมชดเจน ทำาใหนำาไปสความขดแยงกนในระบบขอมลปจจบน

4. ปญหาทมกจะเกดขนบอย ๆ คอ การไมมระบบธรกจทจะมารองรบการดำาเนนงานทมอยในปจจบนใหเพยงพอขององคกร

5. ความถกตองและความแนนอนของขอมลไมดพอ

6. ในระบบงานทมขอมลมาก ๆ หากวธการเกบขอมลไมดพอ อาจจะนำามาซงปญหาได เชน การคนหาเอกสารทตองการจะใชเวลามาก สาเหตนเปนจดเรมตนของการนำาเอาระบบคอมพวเตอรมาใชแทนการเกบขอมลโดยตเอกสาร

7. ผบรหารกอาจเปนสาเหตหนงของแหลงทมาของปญหา เชน การสงตอของเอกสาร เปนตน

การศกษาถงสงทบงบอกวาจะเกดปญหาขนในแหลงนน ๆ หรอในแผนกนน ๆ สญญาณบงบอกถงปญหาดงกลาว ไดแก

• การทำางานมความลาชา

• งานมนอย แตใชคนทำางานมากเกนกวาความจำาเปน

• มคนทำางานนอยไป ตองการคนมากกวาทมอย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 49

• รายงานปญหาจากผจดการฝายตาง ๆ

• ความลาชาในการนำามาใช และการตดตงของอปกรณใหม ๆ ททนสมย

• ความลาชาในการตดตงและใชระบบใหม

• คำาตำาหนจากลกคา ผแทนจำาหนาย พนกงานลกจาง

• การลดลงของผลกำาไร และสวนแบงทางการตลาด

• การเปลยนงานของพนกงานลกจาง หรอการลาออกของพนกงาน

• การตงงบประมาณทผดพลาดเกยวกบโครงการทวางไว

หลงจากทนกวเคราะหระบบพบสงบอกเหตของปญหาแลว และพรอมทจะทำาการกำาหนดปญหา (Problem Definition) สงสำาคญทจะตองทำาเพอเปนพนฐานการวางแผนในอนาคตมอย 3 ประการ คอ

1. การกำาหนดหวเรองของปญหา (Subject) การกำาหนดหวเรองของปญหาของระบบเปนหวใจหลกของขนตอนการกำาหนดปญหา (Problem Definition) การทนกวเคราะหระบบสามารถแยกระหวางอาการของปญหากบปญหาทแทจรงไดแลว จะทำาใหนกวเคราะหระบบเขาใจไดชดเจนยงขน แตปญหาทนาหนกใจอกอยางหนงของนกวเคราะหระบบใหม ๆ ทยงไมมประสบการณมากนกหรอมประสบการณนอย หรอสำาหรบนกเรยนศกษาทเรยนการวเคราะหระบบ คอ การกำาหนดหวขอเรองของปญหาทชดเจน เพอใหเขาใจถงสงทจะทำาไดงายขน ดงนนการกำาหนดหวเรองของปญหาควรจะกระทำาโดยรอบคอบ เพราะเปนจดเรมตนของการศกษาระบบ

2. กำาหนดขอบเขตของปญหา (Scope) หลงจากทเรากำาหนดหวขอของปญหาแลวจะตองกำาหนดขอบเขตในการศกษาปญหานน ๆ เชน การกำาหนดจดเรมตนของการศกษาและจดสนสดของการศกษา นกวเคราะหระบบจะตองทำาการเจาะลงไปวาจะทำาการศกษาในแผนกอะไรขององคกร

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 50

กลมบคคลใดทจะทำาการสอบถามหรอศกษา เปนตน จะเปนการชวยตกรอบของการศกษาเขามาได นอกจากนน บางครงการศกษาวเคราะหอาจจะถกจำากดโดยเวลาเงนทน หรอลกษณะขององคกร ฉะนน การกำาหนดขอบเขตของปญหาจงชวยใหการวเคราะหเปนไปไดมากขน

3. การกำาหนดจดประสงคหรอเปาหมายของการศกษา (Objective) เปาหมายทกำาหนดจะตองไมยากหรอมขอจำากดมากจนเกนไป นอกจากนเปาหมายทวางไวสามารถตคาออกมาเปนตวเลขทวดไดหรอเปนรปธรรมทมองเหน ซงจะทำาใหผบรหารองคกรหรอนกธรกจทวาจางนกวเคราะหและออกแบบระบบสามารถตดสนใจไดวางานททำาไดบรรลเปาหมายทวางไวหรอไม

เมอการพฒนาระบบเรมตนขน การศกษาถงปญหา ความตองการ และความเปนไปไดของระบบไดครอบคลมอยในขนตอนของการวเคราะหระบบงานแลว ดงนน การคนหาของขอบเขตของระบบและผลกระทบของระบบจะตองถกทำาไปพรอม ๆ กน การศกษาผลกระทบของระบบงานแบงออกเปน 2 กลม คอ

1. ใครทจะโดนกระทบ (Who)

2. ระบบงานจะสงผลกระทบอยางไร (How)

นกวเคราะหระบบจะตองทำาความเขาใจวาระบบงานทพฒนาขนจะมผลกระทบกบใครบางโดยบคคลทโดยกระทบอยตำาแหนงใดของธรกจ และในบางครงระบบททำาการพฒนาขนใหมอาจะทำาใหตำาแหนงบางตำาแหนงกลายเปนสวนเกนของระบบ และอาจจะตองโยกยายหรอยบออกไป ซงจะทำาใหเกดผลกระทบอยางมาก ดงนนนกวเคราะหระบบจะตองประสานงานหรอสอสารกบผบรหารอยางตอเนอง จนกวาจะแกปญหาของผลกระทบตาง ๆ ได

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 51

รายงานแสดงหวขอปญหาเปนรายงานสน ๆ แสดงถงความคบหนาในการศกษาเบองตนของการวเคราะหระบบ และแสดงหวขอหลกของระบบทจะทำาการศกษา ในรายงานฉบบนนกวเคราะหระบบจะตองเขยนคำาอธบายใหชดเจนถงปญหาทเกดขน ถาไมสามารถชแจงไดชดเจนจะเปนผลทำาใหผวาจางหรอผบรหารขาดความมนใจในความสามารถของนกวเคราะหระบบ

โดยปกตแลวผบรหารมกจะตดสนการทำางานของนกวเคราะหระบบจากความประทบใจในงานวเคราะหระบบ ถานกวเคราะหระบบแสดงความไมมนใจในตวเองกบสงจดทำาขน ผบรหารกมโอกาสทจะคาดเดาไดวางานททำาไมถกตองหรอไมประสบความสำาเรจ ดงนน การทำารายงานเพอแสดงหวขอปญหาจงเปนสงสำาคญอยางหนงทจะอธบายใหกบผวาจาหรอผบรหารเขาใจภาพพจนใหมของระบบทจะเกดขน และมองเหนแนวคดทางธรกจทอาจเปลยนไป

สงทควรจะมในรายงานแสดงหวขอปญหา

• แนะนำาถงลกษณะของปญหาทวไป เชน หวเรองของปญหา (Subject) ขอบเขตของปญหา (Scope) เปาหมายในการแกปญหา (Objectives)

• อธบายถงแนวทางเบองตนในการแกปญหา

• แสดงใหเหนถงสวนทกอใหเกดปญหา และกอนทไปเกยวของกบขอมล

• ใหคำานยามของปญหาทเกดขนอยางกระจางแจงชดเจน

• เนนใหเหนถงเปาหมายในการศกษาเพอทำาการแกไขปรบปรง

• ใหคำาแนะนำาทดเกยวกบปญหาทเกดขน

• อธบายถงหลกการหอเหตผลในการแกไข จากแนวความคดของนกวเคราะหระบบเอง ถามความจำาเปน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 52

• ใหกราฟรปภาพ, กราฟขอมล, DFD, รปภาพ, แผนภมในการอธบายถงปญหาถาจำาเปน

ในการวางแผนและวเคราะหระบบ วงจรพฒนาระบบ (SDLC) เปนแผนภาพรวมของการศกษา ในการวเคราะหระบบ ตารางเวลาทวางไวอาจจะเปลยนแปลงไดทกเวลา ตารางทกำาหนดขนนเปนเพยงแนวทางของนกวเคราะหระบบวาจะทำาอะไรเมอใด การทำาตารางเวลานนกวเคราะหระบบจะตองเขาใจชดเจนถงปญหาทเกดขน หมายถง การกำาหนดปญหา (Problem Definition) นอกจากนนกวเคราะหระบบจะตองศกษาความเปนไปไดเบองตนเกยวกบระบบ (Feasibility Study) เพอศกษาความเปนไปไดของระบบมาพอสมควร เพอจะไดนำาขอมลจากการศกษาความเปนไปไดเบองตนมาจดเตรยมแผนงานตารางเวลา การวางแผนงานกำาหนดตารางเวลามหลายวธ และวธหนงทนยมใชกนมาก คอการใช Gantt Chart

ขนตอนของการศกษาความเหมาะสมนเปนขนตอนของการวเคราะหเบองตน เพอเปนการศกษาและใชประกอบการตดสนใจวาจะพฒนาระบบทใชอยเดมใหมประสทธภาพยงขนหรอจะพฒนาระบบใหมทงหมด ในขนตอนทนกวเคราะหระบบจะตองทำาความเขาใจสภาพแวดลอมของการทำางานในปจจบน เชน การทจะนำาเอาระบบใหมทงระบบไปใชแทนระบบเดม โดยใหผใชชดเดมพจารณาวามความเหมาะสมหรอไม หรอทำาการเปลยนแปลงระบบการทำางานเพยงบางสวน แลวนำาเอาวธการทำางานแบบใหมเขาไปแทนจดนน โดยจดทมการเปลยนแปลงเปนจดทมการทำางานอยางหนกอยแลว การพจารณาสภาพความเหมาะสมทกลาวมาแลวขางตนเปนสงทสำาคญ เพราะการเปลยนแปลงจากสภาพการทำางานเดมไปสระบบการทำางานดวยคอมพวเตอร (Computerized System) โดยทไมทำาความเขาใจกบผใชกลมเกา ๆ กอน อาจจะนำาความลมเหลวมาสนกวเคราะหระบบได

ปจจยทควรจะศกษาความเหมาะสม คอ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 53

1. ความเหมาะสมระหวางระบบกบคนในองคกร (คนเกา ๆ ในองคกร)

2. ความเหมาะสมทางดานเศรษฐกจ โดยการศกษาถงตนทนของการใชระบบใหมเปรยบเทยบกบระบบเกา และผลทจะไดรบ

3. ความเหมาะสมทางดานเทคโนโลย การทำาระบบใหมยอมมคาใชจายในการจดหาอปกรณใหม ๆ การเลอกใชอปกรณทเหมาะสมและประโยชนสงสดทจะไดรบ เพอใหระบบมประสทธภาพยงขน เชน การสงผานขอมลระหวางสำานกงานใหญกบสาขาตางจงหวด ซงตองพจารณาวาจะใชวธใดเปนสงสำาคญ เพราะความรวดเรวในการรบสงขอมลเปนปจจยทสำาคญดงนน นกวเคราะหระบบจะตองทำาการศกษาวาการใชดาวเทยมหรอการสงขอมลทางสายโทรศพท (Leased Line) หรอการใชไมโครเวฟวธการใดจะมประสทธภาพมากทสด

วธการศกษาความเหมาะสม สามารถกำาหนดเปาหมายของการศกษาไดเปน 2 หวขอใหญๆ คอ

1. การเขาใจและกำาหนดปญหาทแทจรงของระบบทจะทำาการวเคราะหออกมา

2. การคนหาวธการแกปญหาทเปนไปไดมากทสดทจะเขาไปแกปญหานน ๆ

ขนตอนในการศกษาความเหมาะสมของระบบ B มดงน

1. การสมภาษณ เปนการสอบถามความเปนจรงเกยวกบสภาพปญหาทเกดขน หรอความตองการของผใชทตองการจะเหนความเปลยนแปลงหรอการพฒนาเกดขนในระบบการทำางาน นกวเคราะหระบบจะตองคนหาใหไดถงปญหาและสาเหตของปญหาทแทจรงซงอาจจะเปนการยากสำาหรบนกวเคราะห เพราะการคาดคนเอาความจรงจากผใชอาจกอใหเกดความขดแยงได แตบางทอาจจะหลกเลยงการสอบถามจากบคคลโดยตรง โดยอาจจะใชวธการสงเกตจากเหตการณทเกดขน นกวเคราะหจะตองใหความมนในแกผ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 54

ใชทอยในขอบขายการศกษาวาไมไดมาทำาการจบผด ตองพยายามแสดงใหเหนวานกวเคราะหระบบจะมาชวยใหการทำางานดขนการสมภาษณควรจะเรมจากระดบผจดการแลวตามดวยผชวยผจดการและระดบตาง ๆ ตามลำาดบลดหลนกนไป

2. ทำาการศกษาจากขอมลและรายงานเอกสาร ซงเกยวของกบหวขอเรองทจะทำาการศกษา วาสงทอยในขอบเขตททำาการศกษานนมเอกสารและการเกบขอมลอะไรบาง และขอมลเอกสารเหลานเกดขนไดอยางไร ใครเปนผจดทำาและจดเกบ

3. ทำาการศกษาขนตอนการดำาเนนงานของระบบ โดยศกษาจากคมอการปฏบตงาน (Operation Manual) หรอจากเอกสารตาง ๆ ทแสดงขนตอนการดำาเนนงาน วธน จะทำาใหประหยดเวลาในการเขาสอบถามผใชแตละคน โดยเอกสารเหลานอาจจะขอไดจากระดบผจดการในขณะทำาการสมภาษณ

4. เขยน Data Flow Diagram หรอ System Flowchart เพอแสดงถงขนตอนการทำางาน (Work Flow) ซงจะชวยใหเขาในถงสงททำาการศกษาในขณะน เพราะ DFD คอ ภาพแสดงของระบบเกาทกำาลงทำาการศกษาอยทงหมด

5. ทำาการทบทวนหวขอเรอง (Subject), ขอบเขต (Scope) และเปาหมายทวางไวอกครงหนง เนองจากบางครงหลงจากการศกษาความเปนไปได (Feasibility Study) แลวปญหาทพบอาจจะแตกตางจากปญหาทไดเขยนไวในขนตอนการกำาหนดปญหาของระบบในตอนตน (Problem Definition) ดงนน การจดทำาหวขอเรอง (Subject), ขอบเขต (Scope) และเปาหมายใหม รวมถงขอสรปทจะเสนอตอระดบผบรหารองคกร นกวเคราะหระบบจะตองแสดงใหเหนความเขาใจปญหาอยางถองแทในขนตอนน มฉะนนระดบผบรหารจะขาดความไววางใจและไมเชอคำาแนะนำา

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 55

6. จดการประชมระหวางผทเกยวของรวมถงระดบบรหาร นกวเคราะหระบบจะตองแสดงถงสงทไดจากการศกษารวมทงขอสรปตาง ๆ และขอเสนอแนะแนวทางในการแกไขอยางคราว ๆ เกยวกบ วธการ เวลา ตนทน และผลตอบแทนทจะไดรบ โดยตองพยายามโนมนาวใหทกคนเหนดวยในสงทคดวาควรจะแกไขเปลยนแปลง ขนตอนนเปนขนตอนทสำาคญ เพราะจะตองขอความเหนชอบจากผบรหาร นอกจากน หากมการเปลยนแปลงในการวางระบบจะตองรบแจงใหผทเกยวของทราบทนท

7. หลงจากทไดรบความเหนชอบแลวจะตองจดทำาเอกสารสรปเกยวกบแผนพฒนาระบบเกยวกบตนทน คาใชจาย เวลา ทรพยากร หมายถง การสงซอเครองคอมพวเตอรซอฟตแวรหรอโปรแกรมสำาเรจรปตาง ๆ และเสนอตอผบรหารตอไป เปนการจบขนตอนการศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

ถาหากการทำาการศกษาความเปนไปได (Feasibility Study) มความสมบรณ ปญหาทสามารถหลกเลยงได คอ

1. การขาดการสนบสนนจากระดบผบรหาร เพราะไดผานความเหนชอบในแตละขนตอนมาแลว

2. ความไมเขาใจในปญหาและเปาหมายทวางไว เพราะในขนตอนการศกษาความเปนไปไดมการอธบายอยางละเอยดถงปญหาทเกดขน และเปาหมายทกำาหนดไวเพอการแกไขตอไปในอนาคต ไวแลว

3. การประมาณการทผดพลาด ทำาใหเวลาและคาใชจายตำากวาความเปนจรง โดยมกจะเกดจากปจจย ตอไปน

โครงสรางของบรษททอาจจะมการเปลยนแปลง

• การตอตานจากผใช

• ความยงยากในการอบรมบคลากร

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 56

• ความผดพลาดของโปรแกรม

• ความยงยากในการตดตงและออกแบบระบบ

4. การจดหาเครองคอมพวเตอร เนองจากบรษททวไปมกจะซอเครองคอมพวเตอรกอนทจะทำาการศกษาความเปนไปไดในการนำาเครองคอมพวเตอรมาใชในธรกจ ดงนน หากมการศกษาความเหมาะสมกอน จะชวยหลกเลยงปญหานได เพราะในการศกษาจะบอกถงเครองคอมพวเตอรทเหมาะสมกบขนาดธรกจ

รายงานการศกษาความเปนไปไดเปนเอกสารทจะอธบายระดบผบรหารใหทราบถงปญหาทเกด และสาเหตททำาใหเกดปญหา นอกจากน ในรายงานจะเสนอแนวทางแกไขและ ขอแนะนำาตาง ๆ รายงานควรประกอบไปดวยสวนตาง ๆ ทสำาคญ ดงน

1. ปญหาทเกดขน โดยนกวเคราะหระบบจะตองอธบายใหเขาใจถงปญหาทมอย

2. อธบายถงขอบเขตของปญหา และแนวทางแกไขปญหาเบองตน

3. แสดงผลของการศกษาความเหมาะสม วาหลงจากทไดทำาการศกษาความเหมาะสมแลว ความเปนไปไดในดานตาง ๆ มมากนอยเพยงใด เชน เปาหมายทวางไว มโอกาสทำาไดหรอเปลา ความเปนไปไดในทางเศรษฐกจ ความเปนไปไดในการฝกปฏบตงานดวนระบบ ทนำาเขามาใชงาน เปนตน

4. แสดงใหเหนถงหนวยงานทเกยวของกบระบบมากทสด และแสดงความเกยวของของหนวยงานนนกบปญหาตาง ๆ

5. อธบายระบบทงหมด โดยอธบายถงระบบเกาทใชอย และระบบใหมทอาจจะนำามาใชแกไขปญหาของระบบเกา

6. แสดงรายละเอยดเปรยบเทยบคาใชจายและผลตอบแทน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 57

7. เขยนคำาแนะนำาลงในรายงาน พรอมทงใหเหตผล

8. แนะนำาการจดทำาตารางเวลาของการวางระบบ และการกำาหนดจดเวลาทสำาคญของแตละขนตอน

9. ทำาการรวบรวม รปภาพ แผนภาพตาง ๆ โครงรางของแผนทไมไดอธบายเอาไวในตวรายงานใหมาอยในภาคผนวกทายรายงาน

ปญหาหลกอกปญหาทนกวเคราะหระบบประสบ ไมไดอยทการสรางหรอการวเคราะหระบบโครงสราง แตอยทการนำาเอาสงทวเคราะหไดมาปรบปรงใหเขากบความตองการของระบบธรกจ นกวเคราะหระบบตองเขาใจระบบทงหมดใหละเอยดกอนทจะพฒนาระบบใหมขนมาทดแทน จดมงหมายในขนตอนน คอ ความเขาใจการทำางานของระบบในปจจบนอยางแทจรง

สาเหตทตองทำาความเขาใจระบบเดมทใชอย

1. เพอใหเขาใจในหนาทและความรบผดชอบของแตละบคคลทเกยวของ เพอทจะหลกเลยงปญหาทอาจจะเกดขนเมอมการแกไขขอมล

2. ลกษณะงานบางอยางมความคลายคลงกน หอมหนาทความรบผดชอบของงานทกำากงกนอย บางครงอาจทำาใหการทำางานมความซำาซอนกนได ดงนน การทำาความเขาใจระบบเดมทใชอยจงเปนการแยกงานทซำาซอนนนออกมา

3. เพอทจะเขาใจลกษณะการแจกจายงานในองคกรนน ๆ

4. เพอแสดงใหเหนถงลกษณะการจดเกบขอมลทมความซำาซอนในระบบปจจบนเพราะการไมไววางใจในระบบเดมทใชอย ทำาใหตองมการจดเกบหลาย ๆ แหง ซำา ๆ กน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 58

5. เพอจะใชในการตดสนใจวาควรจะคงระบบเกาไว โดยทำาการอบรมผใชเพมเตมหรอใหความรแกผใชในเรองงานทเขากำาลงทำาอย เพราะบางครงอาจไมจำาเปนตองออกแบบระบบใหมเสมอไป

6. เพอทจะคนหาระบบควบคมการทำางานในระบบปจจบน และแสดงใหเหนถงการควบคมระบบการทำางานทจะเกดขนในระบบใหม

การจดเตรยมบทสรปเกยวกบระบบเดมทใชอย

บทสรปควรจะประกอบดวนสงตาง ๆ ทนกวเคราะหระบบไดทำาการศกษามาตงแตตนโดยแสดงถงแนวความคดในการออกแบบระบบใหม เอกสารรายงานตาง ๆ ควรใหคำาแนะนำาวารายงานตาง ๆ ทใชอยเพยงพอหรอไม รายละเอยดทไดจากการสมภาษณ การสงเกต การประชม ขอมลจาก Flowchart หรอจากการทำา Work Sampling

ตวอยางบทสรปเกยวกบระบบเดมทใชอย

1. คำาอธบายทวไปเกยวกบระบบเดมทใชอย

• ขอมลนำาเขา (Input)

• ขนตอนการทำางาน

• ผลลพธ (Output)

• ทรพยากรตาง ๆ

• บคลากร

• ฐานะทางการเงน

• ความสะดวกในดานตาง ๆ

2. เอกสาร

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 59

• บทสมภาษณ

• เอกสารขอมล

• Data Flow Diagrams

• แผนผงงาน (Layout Chart)

• Flowcharts

• บทวเคราะหเรองตนทนของระบบ

3. ขอดของระบบเดมทใชอย

4. จดออนของระบบเดมทใชอย

• ความสามารถในการทำางานของระบบ

• ระบบควบคม

5. อนๆ ทเกยวของกบระบบทใชอย

เปนขนตอนการเรมตนการเตรยมการออกแบบระบบใหม ซงเปนการรวบรวมขอมลตาง ๆ ทไดจากการศกษาทผานมา ตงแตการคนหาปญหาของระบบเดมทใชอย (Problem Definition) การศกษาความเหมาะสม (Feasibility Study) การทำาความเขาใจในระบบเดมทใชอย (Understanding Existing System) โดยการรวบรวมขอมลนำาเขา (Input) ผลลพธ (Output) ขนตอนการทำางาน (Operation) และทรพยากรตาง ๆทมอยในระบบประกอบดวยกน เพอทจะตอบสนองความตองการขององคกรทงในปจจบนและอนาคต เปาหมายในสวนนคอ

1. การกำาหนดแนวทางของระบบใหมทจะนำามาใชในอนาคต

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 60

2. การสรางกฎเกณฑหรอมาตรการทจะใชในการตรวจสอบ และประเมนประสทธภาพของระบบใหม

แนวทางในการกำาหนดความตองการของระบบใหม

การกำาหนดขนตอน (Operation) ของระบบใหม สามารถแบงออกไดเปน 3 ขนตอน คอ

1. ขนตอนหลกของระบบ ซงเปนงานทจะตองทำาในระบบใหม หากองคกรไมตองการขนตอนนในระบบใหม ความจำาเปนในการออกแบบระบบใหมกจะไมม

2. ขนตอนทเปนเปาหมายรองลงมา คอ ขนตอนหรองานทเกดขนเพมเตมระหวางการกำาหนดความตองการในขนตอนหลกของระบบ โดยขนตอนนจะไมมการเสยคาใชจายมาก ขนตอนนจะชวยสรางใหขนตอนหลก (Major Operation) ทำางานไดดขน ทำาใหการไหลของงานดขน

3. ขนตอนทไมสำาคญนก ในการกำาหนดความตองการของระบบใหม ขนตอนนเปนงานทอาจจะมหรอไมมกได ถามกจะชวยใหระบบดขนบาง โดยไมมตนทนในการทำาขนตอนนและขนตอนนอาจจะเปนขนตอนในอนาคตของระบบใหมกได

ในการกำาหนดความตองการของระบบใหม นกวเคราะหระบบควรจะใชความระมดระวงอยางมาก เพราะความตองการทกำาหนดขนจะเปนทางไปสระบบใหม นกวเคราะหระบบควรจะรวบรวมงานละเอยดทกอยางของระบบ และแยกแยะงานหรอขนตอนการทำางานหรอกจกรรมในระบบออกมา แลวทำาการกำาหนดเปาหมายของแตละงาน สงทนกวเคราะหระบบควรจะใชความสนใจในการกำาหนดความตองการของระบบ คอ

1. ผลลพธ (Output) ทจะตองไดรบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 61

2. ขอมลนำาเขา (Input) ทจะตองนำามาใชในระบบเพอใหไดมาซงผลลพธทตองการ

3. ขนตอนการทำางาน (Operation) ซงจะตองมขนในการผลตผลลพธ

4. ทรพยากร (Resource) ซงจะถกใชในขนตอนการผลต

5. มาตรการควบคมการทำางานในแตละระบบและในทางบญช

ในขณะทเราทราบแลววานกวเคราะหระบบควรจะสนใจอะไรในขนตอนน ในขณะททำาการกำาหนดสงทกลาวมาขางตน คำาถามทนกวเคราะหระบบควรจะใหความสนใจ คอ

1. อะไรคอความตองการทแทจรงในขณะน ซงจะตองมขนในระบบใหม

2. อะไรทเปนความตองการในอนาคต (ของระบบใหม)

3. อะไรคอขอจำากดในองคกรหรอความตองการของระดบบรหาร เชน ระยะเวลาทจำากด หรอขอจำากดตาง ๆ

4. อะไรทจะใชในการควบคมขนตอนการทำางานหรอขนตอนในทางบญช

วธการตรวจสอบระบบใหมเปนสงทสำาคญและจำาเปนจะตองม เพราะจะใชในการตรวจสอบประสทธภาพของระบบใหมวาเปนไปตามเปาหมายทวางไวขางตนหรอไม

หวขอทควรจะใชเปนมาตรฐานในการตรวจสอบ มดงน

1. เปาหมาย (Goal) ระบบใหมทเราทำาการออกแบบเปนไปตามความตองการของผใชหรอไม ขนตอนหลกมอยในระบบหรอไม ขนตอนทไมสำาคญมหรอไม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 62

2. เวลา (Time) เวลาในทนจะรวมเวลาในการทำางานในแตละขนตอน (Overall Processing Time) เวลาการทำางานของคอมพวเตอร (Response Time) เปนตน

3. ตนทน (Cost) หมายถง ตนทนของระบบในการดำาเนนการในแตละป ตนทนในการบำารงรกษา ตนทนในการตดตงระบบ ตนทนในการดำาเนนงาน ตนทนในการลงทน เปนตน

4. คณภาพ (Quality) ระบบททำาขนดหรอไม ในแงของการทำางานมความซำาซอนหรอไมจากการเรมใชระบบใหม ขอมลและสารสนเทศตาง ๆ มความถกตองแมนยำาขนหรอไม

5. ความสามารถของระบบ (Capacity) หมายถง ความสามารถในการรองรบงานในปจจบนและรวมทงงานในอนาคต

6. ประสทธภาพ (Efficiency) ตรวจสอบวาระบบใหมดกวาระบบทใชอยเดมหรอไม

7. ประสทธผล (Productivity) ขอมลของผใชมคณภาพดขนหรอไม รวมทงการจดการขอมลของผใช (User) พฒนาไปในทางทดขนหรอไม การตดสนใจโดยใชขอมลทไดมารวดเรวขนหรอไม

8. ความถกตอง (Accuracy) มขอผดพลาดเกดขนแกขอมลขาวสารทไดจากระบบอกหรอไม ระดบบรหารใหความไววางใจแกระบบใหมมากกวาระบบเกาหรอไม

9. ความยดหยน (Flexibility) ความสามารถในการรองรบความตองการใหม ๆ ทไมเคยเกดขนในระบบ

10. ความนาเชอถอ (Reliability) เปรยบเทยบระบบเกากบระบบใหมในแงของความเรวในการใชระบบออนไลน (Online) โปรแกรมหรอความลม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 63

เหลวของระบบ ซงหมายถงความผดพลาดททำาใหระบบทำางานไมได มมากหรอนอยเพยงใด

11. การยอมรบ (Acceptance) ทำาการตรวจสอบวาระบบไดรบการยอมรบจากผใชหรอไม

12. การควบคม (Controls) มระบบการรกษาความปลอดภยทเพยงพอหรอไม ในการปองกนความผดพลาดของระบบทอาจเกดจากการฉอโกง การยกยอกของผใช หรอเกดจากการสญเสยขอมลหรอมสาเหตการณทไมคาดฝน เปนตน

13. เอกสาร (Documentation) มเอกสารเกยวกบฮารดแวร (Hardware) โปรโตคอล (Protocols) ซอฟตแวร (Software) คมอ (User Manual) พอเพยงหรอไม

14. การอบรม (Training) มการจดการอบรมทเพยงพอสำาหรบผใชระบบหรอไม

15. อายการใชงานของระบบ (System Life) อายของระบบ นบเปรยบเทยบกบระยะเวลาในการออกแบบและการตดตงตองคมคาในการลงทน หากอายการใชงานสน อาจจะไมคมคาทจะมการพฒนาระบบใหม

การวเคราะหระบบควรจะปรบปรงทกสงทกอยางทเปนจดสำาคญทไดจากการศกษาระบบเดมทใชอย (Existing System) และจากขนตอนนจะใชเปนแนวทางในการตดสนใจและเตอนความจำาในระหวางทำาการออกแบบในสวนของรายละเอยด (Detail Design) จดมงหมายของรายงานบทสรป สำาหรบใชบงบอกรายละเอยดความตองการของระบบใหมทงหมด ถอวาเปนขนตอนทสำาคญขนตอนหนง

สงสำาคญทควรพจารณาประกอบในขณะเขยนรายงานบทสรป คอ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 64

1. การแยกแยะระหวางความตองการทเกดขนจรง กบสงทเปนแคความปรารถนาทตองการใหเกดขนในระบบหรอเรยกงาย ๆ วา ความฝน

2. ในรายงานควรจะใชคำาวา อยางนอยทสด แทนคำาวา อยางมาก“ ” “ทสด เชน จำานวนขอมลทสามารถประมวลผลไดอยางนอยทสด ” 10,000 ขอมลตอ 10 วนาท เปนตน

3. อยาพยายามเขยนวธการแกไขพรอมไปกบความตองการของระบบ

4. บทสรปควรประกอบไปดวย

• ขอมลนำาเขา/ผลลพธ (Input/Output)

• การะบวนการการทำางาน (Processing)

• ฮารดแวร/ซอฟตแวร (Hardware/Software)

• ลกษณะของฐานขอมล (File Structure/Database)

• การสอสารภายในระบบ (Communication Circuits)

• การเชอตอกบระบบอน ๆ (Interfacing with Other System)

5. เขยนวธการตรวจสอบระบบเขาไปในบทสรปดวย

การเขยนความตองการของระบบใหม

การเขยนความตองการของระบบใหมลงในรายงาน ประกอบดวยสงตาง ๆ ดงน

1. อธบายเกยวกบผลลพธ

2. อธบายเกยวกบขอมลนำาเขา

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 65

3. อธบายเกยวกบกระบวนการการทำางานและทรพยากรทใชในการพฒนาระบบ

4. อธบายเกยวกบโครงสรางของแฟมขอมล การสอสารขอมล หรอวธการใชเครองคอมพวเตอร

5. อธบายการทำางานทเกยวของกบผใชระบบ การไหลของเอกสารและขอมลในระบบ

6. อธบายวธการควบคมและระบบการรกษาความปลอดภยของระบบใหม

7. อธบายประสทธภาพการทำางานของระบบใหมทไดตงเปาหมายเอาไว เพอทจะใหระดบผบรหารทำาการตดสนใจ

8. ปจจยอน ๆ (ถาม) เชน นโยบายของบรษท โครงการในอนาคต

9. อธบายเทคนคพเศษทจะตองนำามาใชในการทำางานในระบบใหม

10. ใชขอมลทไดจากการศกษาความเปนไปไดขอระบบ เสนอในรายงาน เพอใหระดบผบรหารใชในการตดสนใจ และตดสนภายรวมทงหมดของระบบ

เปนการจดเตรยมสวนตาง ๆ แลวเขยนขนตอนหรอรปภาพแสดง เพออธบายจดประสงคของระบบหรอเปาหมายทจะทำาใหสำาเรจ การออกแบบระบบใหมนจะตองไดขอมลพนฐานมาจากการศกษาในขนตอนตาง ๆ ทผานมา โดยสรปแลวการออกแบบระบบจะตองประกอบดวย

1. หวขอปญหาทชดเจนจากทไดทำาการศกษา

2. ภาพของระบบเดมทใชอย และรายละเอยดในสวนตาง ๆ

3. ความตองการของระบบใหม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 66

การออกแบบระบบจะเกยวของกบเชอมตอกจกรรม กระบวนการงานตาง ๆ ในองคกรรวมทงการใชอปกรณ เทคโนโลยตาง ๆ เพอทำาใหบรรลเปาหมายขององคกรทวางไว ดงนนนกวเคราะหระบบจะตองเลอกทจะนำาสงตาง ๆ เขามาใชในระบบ

งานของนกวเคราะหระบบในการออกแบบระบบใหม คอ

1. ตดสนใจในการจดหาทางเลอกหลาย ๆ ทาง ทสามารถนำามาใชกบระบบได

2. ทำาการแยกทางเลอกออกเปน 2 กลม คอ

• ทางเลอกทเปนไปไดทสดทจะนำามาใชกบระบบ ซงเปนทางทผบรหาร จะยอมรบมากทสด

• ทางเลอกเพอแสดงเปรยบเทยบใหเหนแนวทางอน ๆ

3. เรยงลำาดบทางเลอกในกลมแรก ตามลำาดบความเหมาะสมและความเปนไปไดในการทจะไดรบประโยชนสงสดจากการนำาทางเลอกนนมาใช

4. ทำาการเสนอทางเลอกทดทสดตอผบรหาร เพอทจะหาขอสรปในทางเลอกทนกวเคราะหระบบไดเสนอไปให แลวนำามาแกไขตอไป

นกวเคราะหระบบจะตองเลอกทางเลอกทดทสด ทเปนทนาพอใจทสด และตองไมไปกระทบตอระบบอนๆ ทมอยแลวจนทำาใหระบบอนไมสามารถทำางานได

จดสำาคญของการออกแบบระบบใหม คอ

1. ตรวจสอบ คนหาขอมลทใชอยในระบบ และความเปนไปไดทจะนำามาปรบปรงเปลยนแปลงใหมเพอประยกตใชกบระบบใหม

2 .นกวเคราะหระบบจะตองพยายามคดและสรางสรรคสงใหม ๆ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 67

3 .ทำาการวเคราะหขอมลนำาเขา, ผลลพธ, ขนตอนการทำางาน, การควบคม และเทคนคตางๆ ทจะมาใชในระบบ

4. ทำาการวเคราะหออกแบบกระบวนการการทำางานทสำาคญทสดกอน

5. ทำาการตรวจสอบตวเลอกตาง ๆ

การออกแบบฟอรมตางๆ

แบบฟอรมตางๆ ทไดออกแบบใหม สวนใหญจะเปนแบบฟอรมทเพงจะเรมใชงานใหมการเรมตนออกแบบฟอรม ควรจะรจดมงหมายของแบบฟอรมรายงานตางๆ อยางชดเจนจดมงหมายของการออกแบบฟอรม คอ

1. จะตองงายและสามารถนำาไปใชประโยชนไดอยางมประสทธภาพ

2. สามารถจะทำาการเขยนหรอพมพเพมเตมไดงาย

3. จะตองสามารถอานและเขาใจไดงายไมซบซอนยงยากและประหยดเวลาในการนำามาใชงาน

การเขยนกระบวนการทำางาน (Procedure Writing) เปนสงทสำาคญในระบบ เพราะกระบวนการทำางานจะอธบายการทำางานของระบบโดยรายละเอยด เหตผลพนฐานทตองเขยนกระบวนการทำางานม 4 ขอ คอ

1. เพอทำาการบนทกวธการทำางานของบรษทในปจจบนและทผาน ๆ มา โดยทกระบวนการทำางานจะเปนตวอธบายถงขอดของการทำางานและจดทลมเหลว นอกจากนยงชวยลดคาใชจายในการตรวจสอบการทำางานของระบบ และปองกนการทำางานทผดพลาดทอาจจะเกดขนซำาอก

2. ชวยใหการอบรมสอนงานใหแกผใชใหมทำาไดงายขน และจะชวยใหผใชเกาเขาใจระบบใหมทนำาเขามาใชในองคกร รายงานกระบวนการทำางานจะชวยใหการทำางานมกฎเกณฑทไดมาตรฐานยงขน และทำาใหผใชเขาใจรายละเอยดของระบบงานททำาอยดยงขน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 68

3. กระบวนการทำางานชวยใหเหนภาพรวมของงานทงหมด และแสดงหนาทรบผดชอบของผใชแตละคน ซงจะชวยใหระดบบรหารสามารถตรวจสอบประสทธภาพของการทำางานได

4. ใชกระบวนการทำางานทเขยนขน ตรวจสอบประสทธภาพการทำางานของระบบเอง

สงทนกวเคราะหระบบควรจะทำาความเขาใจกบตวเอง กอนทจะทำาการเขยนกระบวนการทำางาน คอ

1. ตองแนใจวาเขาและรถงกระบวนการทงหมดทมอยในระบบ และเขาใจผใชระบบหรอผททำางานในกระบวนการการนน

2. ตองแนใจวาตวเองเขาใจระบบททำาการศกษาอยในทก ๆ ขนตอนทงระบบในปจจบน (Existing System) และระบบใหม (Proposed System)

3. ตองไมเขยนสงทไรสาระลงในรายงาน

4. พยายามมองกระบวนการตาง ๆ ใหออกมาเปนภาพทเขาใจงาย

รปแบบของการเขยนกระบวนการ (Styles of Procedure Writing) แบงออกเปนรปแบบ คอ

1. แบบเรยงความ (Narrative)

2. แบบตามขนตอน (Step – by – Step Outline)

3. แบบบทละคร (Play Script)

เปนการวางแผนละเอยดลกลงไปในแตละขนตอนหรอแตละโปรแกรม สำาหรบแบบบนทกรายละเอยดโปรแกรม (Program/Process Specification) จะถกสรางขนโดยนกวเคราะหระบบสำาหรบบนทกราย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 69

ละเอยดของโปรแกรม ซงมองคประกอบทสำาคญดวยกนอยางนอย 7 อยาง คอ

1. ชอโปรแกรมหรอชอขนตอนการปฏบตงานของระบบ (Program/Process Name)

2. หมายเลขอางองขนตอนการปฏบตงานของระบบ (Process No.) ซงจะตองเปนหมายเลขเดยวกบหมายเลขของขนตอนทไดแสดงไวในแผนภาพ Data Flow Diagram

3. ชอของระบบงาน (System Name)

4. ผจดทำา (Preparer)

5. คำาอธบายเบองตนของโปรแกรม (Program/Process Description)

6. อนเตอรเฟซ (Interface) หมายถง รายละเอยดของสงตาง ๆ ทจะเขามาสระบบของโปรแกรมน หรอทเรยกกนวา ขอมลนำาเขา (Input) และรายละเอยดของสงตาง ๆ ทจะออกจากระบบของโปรแกรมน หรอทเรยกกนวา ผลลพธ (Output)

7. บนทกรายละเอยดการทำางานของโปรแกรม (Program/Process Definition)

นกวเคราะหระบบสามารถเพมเตมขอมลทจำาเปนบางประการเขาไปในแบบบนทกรายละเอยดโปรแกรม ตามความเหมาะสมและตามความตองการในการใชดวย

ประโยชนของแบบบนทกรายละเอยดโปรแกรม ไดแก

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 70

1. อำานวยความสะดวดใหนกวเคราะหระบบ สามารถทจะกระจายงาน การเขยนโปรแกรม (Coding) ไปใหกบทมงานหรอโปรแกรมเมอรได เนองจากไดบนทกรายละเอยดของขนตอนตาง ๆ เอาไวอยางชดเจนแลว

2. มผลใหนกวเคราะหระบบสามารถจะรอฟ นความทรงจำา และตรวจสอบวาโปรแกรมทโปรแกรมเมอรไดเขยนมาใหนน เปนไปตามทกำาหนดหรอไม

3. สามารถทำาใหผอานเขาใจไดถงขอมลนำาเขา ขนตอนการทำางานของโปรแกรม และผลลพธซงสามารถเรยกโดยรวมวา IPO ไดโดยเรว โดยไมจำาเปนตองกลบไปอาน Source Code ของโปรแกรมโดยตรงซงจะทำาใหเสยเวลามาก

4. นกวเคราะหระบบสามารถตดตามผลความคบหนาของการเขยนโปรแกรมของโปรแกรมเมอรหรอของตนเองได โดยอาจจะดจากการกำาหนดวนททโปรแกรมควรจะเสรจ

แฟมขอมลหรอฐานขอมลทจะทำาการเกบขอมลไวสำาหรบระบบ เพอทระบบงานจะสามารถนำาเอาขอมลไปใชใหเกดประโยชนไดตามตองการ แฟมขอมลจงมคณสมบตทจะอำานวยใหขอมลสามารถถกเรยกใชรวมกนจากระบบงานยอย ๆ ตาง ๆ ซงนกวเคราะหระบบจะตองทำาการวเคราะหการใชงาน การบำารงรกษา การเปลยนแปลงแกไขตาง ๆ เกยวกบแฟมขอมลและฐานขอมล โดยจะตองคำานงถงขอมลจำากดของพนฐานของแฟมขอมลทมอย โดยนกวเคราะหระบบจะตองมความรความเขาใจทางดานแฟมขอมลและฐานขอมล เพอทจะหาผลลพธทดทสดวาฐานขอมลหรอแฟมขอมลทกำาลงพจารณาอยนควรจะเปนแบบไหน อยางไร

ระบบงานคอมพวเตอรทกระบบงานในปจจบนตองการกระบวนการทจะเขาถง (Access) ขอมลทตองการไดอยางสะดวกและรวดเรว ดงนน นกวเคราะหระบบจงจะตองพยายามออกแบบฐานขอมล (Database) ใหเกดความสะดวกและสดความซำาซอนกนของขอมลใหไดมากทสด เพอลดความ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 71

ยงยากในการบำารงรกษาฐานขอมล การใชฐานขอมลจงเรมมบทบาทมากและคอย ๆ มาแทนทแฟมขอมลแบบมาตรฐาน (Standard Files) อยางไรกด การทจะใชฐานขอมลได ระบบคอมพวเตอรจำาเปนตองไดรบการออกแบบใหเหมาะสมกนทงซอฟตแวรและฮารดแวรดวย เชน หนวยความจำา (Memory) กตองมเพยงพอ ทางดานซอฟตแวรกจะตองมระบบบรหารฐานขอมล (DBMS : Data Base Management) มาเปนตวกลาง เพอทจะเชอมโยงระหวางระบบงานคอมพวเตอรกบฐานขอมล

ระบบรกษาความปลอดภยและความถกตองของระบบงาน

การทระบบงานมระบบการรกษาความปลอดภย (Security) เพอคมครองระบบคอมพวเตอรในระดบหนง ซงเปนระดบททงนกวเคราะหระบบและผใชระบบคดวาเหมาะสมแลวระบบรกษาความปลอดภยในระบบงานคอมพวเตอรสามารถแบงออกไดเปน 2 สวนใหญ คอ

1. ระบบรกษาความปลอดภยภายนอกระบบงาน (Physical Security) ในสวนนจะกระทำากนภายนอกระบบงานคอมพวเตอร เชน การลอคหองคอมพวเตอรเมอเลกงานหรอการลอคคยบอรดและ/หรอ CPU เพอปองกนไมใหบคคลภายนอกสามารถใชเครองคอมพวเตอรไดหรอในระบบ LAN อาจใชเทอรมนอลแบบไมม Disk Drive เพอปองกนไมใหผใชสามารถทำาการคดลอก (Copy) ขอมลจากไฟลเซอรเวอรทเกบขอมลสวนกลางได ในขณะเดยวกนกสามารถทจะปองกนการนำาเอาขอมลหรอโปรแกรมทไมอนญาตใชคดลอกลงไป ซงเปนการปองกนการตดไวรสคอมพวเตอรทดอกวธหนงดวย ดงนน การกระทำาอะไรกตามทเกดขนโดยมวตถประสงคเพอรกษาความปลอดภยใหกบระบบงาน แตเกดขนภายนอก ถอวาเปนระบบรกษาความปลอดภยแบบกายภาพ (Physical) ทงสน

2. ระบบรกษาความปลอดภยกายในระบบงาน (System Security and Integrity) เนองจากปจจบน ระบบงานคอมพวเตอรแบบเครอขายไดทำาใหการใชขอมลตาง ๆ ของหนวยงานเปนไปอยางมประสทธภาพ ม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 72

ระบบการกระจายอำานาจการใชขอมลออกไป (Distribution System) ทำาใหระบบจำาเปนตองมระบบรกษาความปลอดภยภายในระบบงานอยางดพอดวยเพอปองกนไมใหผทไมมสทธใชขอมลสามารถเขาถงขอมลได นอกจากน นกวเคราะหระบบยงตองใหความสนใจตอความถกตอง (Integrity) ของระบบ เชน ระบบงานตาง ๆ โปรแกรม และฐานขอมลอกดวย ในสวนนจะกลาวถงวธการรกษาความปลอดภยทนยมทำากนโดยทวไปม 4 วธ คอ

2.1 การใชรหส (Password) เปนวธการทนยมใชกนทวไป มวตถประสงคจะจำากดขอบเขตของผใช โดยผใชจะตองทำาการปอนรหสลบกอนจงจะสามารถเขาไปทำางานในระบบงานได หากผใชตอบรหสสลบผด ยอมแสดงวาผใชผนนไมมสทธทจะเขาไปทำางานในระบบนน ๆ ได ระบบจะปฏเสธการยอมใหเขา ถงขอมลของระบบโดยอตโนมต ในบางระบบนอกจากการปฏเสธแลวยงทำาการบนทกชอเวลา และเบอรโทรศพททอาจใชเรยกเขาของผทตอบรหสลบผดเอาไวเปนขอมลเพอตดตามภายหลงอกดวย

2.2 การสำารองขอมล (System Backups) ในทกระบบงานทด ควรจะมการวางตารางเวลาเพอการสำารองขอมล ซงเปนสงทสำาคญอยางยงทจะปองกนปญหาในเรองของการสญเสยขอมลในกรณทคาดไมถง การสำารองขอมลอาจเลอกใชเทปหรอ Removable Disk กได ทงนแลวแตความเหมาะสม ระบบงานทดจะตองมการทำาการสำารองขอมลเอาไวอยางสมำาเสมอ เพอเปนการคำาประกนตอความปลอดภยของขอมลเอง การทำาการสำารองขอมลควรทำาอยางนอย 2 ชด โดยชดหนงจะเกบเอาไวในททระบบงานทำางานอย อกชดหนงเกบเอาไวนอกเขตระบบททำางาน เพอปองกนเหตการณไมคาดคด ขอมลชดใดชดหนงยงคงปลอดภยกสามารถนำากลบมาใชงานไดอก การสำารองขอมลมอยดวยกน 2 แบบ คอ

• แบบเตม (Full) หมายถง การสำารองขอมลจะทำาการสำารองใหมทงหมดทกครง ถาแมวาขอมลนน ๆ จะเคยทำาการสำารองขอมลเอาไวแลวกตาม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 73

• แบบเฉพาะสวนเพม (Incremental) หมายถง การสำารองขอมลเฉพาะขอมลทมสวนแตกตางกนหรอเพมเตมขนจากสวนทไดเคยทำาการสำารองไวในครงกอนเทานน วธนทำาใหประหยดเวลาในการทำาการสำารองขอมลมากกวาวธการแรก

2.3 การตรวจสอบไดของระบบ (Audit Trail) ระบบงานทดควรไดรบการออกแบบใหขอมลตาง ๆ ทเกยวของในระบบสามารถทจะตรวจสอบยอนกลบได วาเกดไดอยางไร มาจากไหนวธทนยมใชกน คอ การออกรายงานหรอ Check List ตาง ๆ ทแสดงถงเหตการณหรอขอมลตาง ๆ ทถกเรยกขนมาเพอแกไข หรอขอมลทไดมการนำาเขามาในระบบ เอกสารตาง ๆ เหลานจะมความจำาเปนอยางมากตอการตรวจสอบความถกตองของการทำางานของระบบงานคอมพวเตอร

2.4 การเรยกคนขอมลและเรมตนใหมของระบบ (Recovery and Restart Needs) ในระบบงานคอมพวเตอร ไฟฟาเปนสงทสำาคญอยางยง หากเกดไฟฟาดบหรอเกดการลดวงจรหรอฟาผาเขามาในสายไฟฟาแลว จะสงผลทำาใหระบบคอมพวเตอรทงระบบเกดความเสยหายอยางใดอยางหนงได เมอระบบงานเกดความเสยหาย (Crash) ขน การนำาเอาขอมลทไดสำารองเอาไวมาเรยกคนขอมล (Restore Data) เพอจะไดขอมลกลบมา ทำาใหระบบสามารถทำางานไดตอไป

เมอการออกแบบระบบงานไดเสรจสมบรณเรยบรอยแลว นกวเคราะหระบบจะตองนำาเอาสงทไดทำาการออกแบบไวแลวทงหมดกลบมาทบทวนใหมอกครง และจดทำาในรปแบบของรายงานและนำาเสนอ (Presentation) ตอผบรหารและผใชระบบ ซงจะแบงการทบทวน (Review) ออกเปน 2 สวน คอ

1. ผบรหาร (Management Review) นกวเคราะหระบบจะตองรายงานในเรองทวาระบบงานทไดพฒนาขนมานน สามารถจะแกปญหาทเกดขนในระบบงานของเขาไดอยางแทจรงนอกจากรายงานถงประวตตาง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 74

ๆ ปญหาทเกดขน และทางแกไขของระบบทไดมการออกแบบเอาไว ตารางเวลาของการนำาระบบเขามาตดตง (Implementation) รวมทงตนทนของการพฒนาระบบจะตองไดรบการแจกแจงใหทราบดวย ในกรณทมการเปลยนแปลงทมงานทรวมกนพฒนาระบบ หวหนาทมหรอนกวเคราะหระบบจะตองแนะนะบคคลทเขามาใหมใหกบฝายบรหารไดรบทราบดวย

2. ผใชระบบ (User Review) ซงเปนผทเกยวของกบการวเคราะหและออกแบบระบบตงแตเรมตน จะเปนผทบทวนวา ระบบงานไดใหในสงทเขาตองการอยางแทจรงหรอไมนกวเคราะหระบบจะตองใหตวอยางของการนำาเขาขอมลทางจอภาพ รายงานแบบตาง ๆ พรอมอธบายรายละเอยดใหกบผใชระบบไดเขาใจอยางชดเจน และในขณะเดยวกนนกวเคราะหระบบจะตองเตรยมตวทจะตอบคำาถามใหกบผใชระบบดวย

ในการวเคราะหระบบนน นกวเคราะหระบบไมควรทจะยดตดกบสงใดสงหนงในการออกแบบและพฒนาระบบมากจนเกนไป ควรทำาตวใหเปนบคคลทยดหยนและมองภาพใหกวางมากทสดเทาทจะทำาได ซงจะสงผลกระทบใหระบบงานทออกแบบมความยดหยนและกวางไกลตามไปดวยเทคนคตาง ๆ ทเกยวกบการออกแบบสามารถเปลยนแปลงไปตามสถานการณของเทคโนโลยของซอฟตแวรและฮารดแวรทเปลยนแปลงไป ซงในปจจบนอาจจะเหมาะสมแลวแตในอนาคตอาจจะเกดสงทดกวาปจจบนหรอมวธการทเหมาะสมกวา นกวเคราะหระบบทดจะตองศกษาใหทราบถงแนวโนมของเทคโนโลยและความตองการของผใชระบบโดยทวไปวาจะมแนวโนมไปทางใด เพอทจะไดนำาเอาแนวโนมตาง ๆ มาทำาการผสมผสานปรบปรงใหเขากบเทคโนโลยและความสามารถในปจจบนเทาทนกวเคราะหระบบมอย เพอทำาการออกแบบระบบงานสำาหรบอนาคตตอไป

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 75

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะบทท 4 ขนตอนและวธการในการวเคราะหและออกแบบระบบ

ตอนท 1 อธบาย (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. ยกตวอยางปญหาทมาจากรายงานปจจยภายนอก 2. อธบายการวางแผนงานเพอการศกษาปญหา3. สงทควรจะมในรายงานแสดงหวขอปญหามอะไรบาง 4. ปจจยทควรจะศกษาความเหมาะสมมอะไรบาง 5. อธบายขนตอนในการศกษาความเหมาะสม 6. อธบายการกำาหนดขนตอนของระบบงานใหม 7. จดสำาคญของการออกแบบระบบใหมคออะไร 8. อธบายความหมายและความสำาคญของผใชระบบ 9. อธบายความหมายและความสำาคญของผบรหาร 10. อธบายถงลกษณะของการสำารวจขอมล ตอนท 2 อธบายศพท (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ) 1. Problem Finding 2. Scope 3. Operation Manual 4. Layout Chart 5. Resource 6. Capacity 7. Reliability 8. Training 9. Communication Circuit 10. Styles of Procedure Writing

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 76

บทท 5 วธการรวบรวมขอมลในการวเคราะหและออกแบบระบบ

ถาตองการออกแบบระบบใหมจะตองเขาใจวา ระบบเดมเปนอยางไร ทำางานอยางไร มขนตอนการทำาอยางไร ปญหากคอ จะเกบขอมลอยางจงจะทำาใหเขาใจระบบเดม การเกบขอมลมดวยกนหลายวธซงจะกลาวในทน เพยงบางวธเทานน นอกจากนนจะมตวอยางการเกบรวบรวมขอมลดวยวธสมภาษณและการใชแบบสอบถามของระบบบญชเจาหน ซงเปนตวอยางของระบบทจะใชในการศกษาตอไปดวย เรมตนของการเกบขอมลดวยการรวบรวมขอมล คอ รวบรวมแบบฟอรมของอนพททงหมดทกรอกขอมลแลว และทยงไมไดกรอกขอมล นอกจากนนตองเกบรวบรวมรายงานทงหมด (Output Reports) พรอมทงบอกดวยวารายงานและแบบฟอรมอนพตแตละฉบบถกสรางขนในสวนใดของระบบบอยครงแคไหน จำานวนมากนอยเทาไร และใครเปนผใชรายงานและแบบฟอรมเหลานน

เมอมแบบฟอรมและรายงานอยในมอแลวจงเรมศกษาเอกสารตางๆ ของระบบ รวมทงวธการทำางานของระบบ โปรแกรมทมอย ไฟลขอมล และการเชอมโยงของไฟล ปญหากคอเอกสารวธการทำางานของระบบนนทนสมยมากนอยแคไหน หรอมการเกบเอกสารเหลานนหรอไม เปนตน ดงนนสงทนกวเคราะหระบบจะตองทำาถดไป คอ สงเกตการณทำางานจรงดวยตนเองจะทำาใหเราทราบวาการทำางานจรง ๆ ในระบบเปนอยางไร

กอนทจะเรมสงเกตการณ นกวเคราะหระบบตองขออนญาตจากผทเราจะสงเกตการทำางานของเขา รวมทงผบงคบบญชาดวย ระหวางการสงเกตการณเราจะตองอยหางๆ จากการทำางานและจะตองไมขดขวางการ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 77

ทำางานของเขา แตสงหนงทตองจำาไว คอ ผทอยภายใตการสงเกตการณของเราจะทำางานไมปกตเหมอนเวลาทเขาทำาตามปกต อาจจะทำามากเกนไปทำางานดวยความประหมา หรอทำาดวยความระมดระวงมากกวาปกต วธทดทสด คอ ลงมอทำาดวยตวเอง ทำาใหเขาใจการทำางานดกวาการสงเกตการณเทานน

วธการเกบขอมล

การสมภาษณ (Interview)

ในการตงรปแบบของคำาถามและคำาตอบนนเปนสงสำาคญมากสำาหรบการสมภาษณเนองจากการสมภาษณคอ การทเราจะสามารถไดขอมลโดยตรงจากผทเราตองการขอมลและเปนเรองเฉพาะทเราตองการทราบ ดงนน ในการสมภาษณหวขอตางๆ นนควรจะเปนสงททำาใหคนทใหสมภาษณบอกเราไดถงสงทเขาคด เกยวกบเรองระบบทเกดขนในปจจบน เปาหมายขององคกรและการปฏบตงานภายในองคกรทว ๆ ไป

หลกในการสมภาษณ (Principles of Interviewing)

การสมภาษณมผลตอความสำาเรจหรอความลมเหลวของโครงการ ขนอยกบความชำานาญในการสมภาษณของนกวเคราะหระบบ การสมภาษณเปนวธการดงความคดเหนของผใชทมตอระบบ ถาผใชไมชอบหนานกวเคราะหกจะทำาใหเขาไมชอบโครงการปรบปรงระบบใหมดวย แตในทางตรงกนขาม ถานกวเคราะหทำาตวใหผใชนบถอกจะทำาใหโครงการดำาเนนไปอยางราบรน ซงจะเปนการประกนไดวาโครงการจะสำาเรจดวยด

การวางแผนการสมภาษณ

การเตรยมการและวางแผนการสมภาษณม 5 ขนตอน เรมตงแตการรวบรวมขอมลพนฐานไปจนถงการเลอกผทเราตองการจะสมภาษณ ดงน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 78

1. ศกษา อานและเขาใจพนฐานขอมลของผถกสมภาษณ และลกษณะขององคกร โดยอาจจะศกษาจากรายงานตาง ๆ จดหมายขาว และขาวสารทกลาวถงองคกรนนทำาใหสามารถลดเวลาในการปอนคำาถามทเกยวของกบลกษณะขององคกรนน ในขณะทอานเอกสาร เรากสงเกตถงลกษณะทาทาง ภาษาทผถกสมภาษณทเปนสมาชกอยในองคกรนนใหอธบายถงองคกร จะชวยใหการสมภาษณสมบรณขน

2. การตงเปาหมายในการสมภาษณ จากหวขอท 1 จะทำาใหเราสามารถเกบขอมลไดในบางสวนแลว จงทำาใหเราสามารถตงวตถประสงคของสมภาษณ มหวขอหลกทควรคำานงถงในการตงคำาถาม คอ ศกษาแหลงทมาของขอมล รปแบบของขอมลทตองการ ความถในการใชเพอการตดสนใจ ปรมาณของขอมล และวธการตดสนใจ

3. การเลอกผทถกสมภาษณ ในการเลอกผทเราตองการสมภาษณนน ควรจะรวมบคคลหลกในทกระดบงานในองคกร ซงอาจจะถกกระทบในระบบ เพอพยายามใหเกดความสมดลในสงทผใชตองการใหมากทสดเทาทจะเปนไปได โดยอาศยวธการตดตอไปยงองคกรนนสอบถามขอมลกอนกำาหนดตวผทจะถกสมภาษณ

4. เตรยมการสมภาษณ โดยนดกบผถกสมภาษณลวงหนา เพอใหผถกสมภาษณไดมเวลาทจะเตรยมตวตอบหวขอและรายละเอยดในการใหสมภาษณ ในการสมภาษณในแตละครงควรใหอยในชวงเลาระหวาง 45 นาทถง 1 ชวโมง เพอจะไดไมรบกวนเวลางานของผถกสมภาษณมานก

5. กำาหนดชนดของคำาถามและโครงสราง ควรเขยนปญหาใหครอบคลมสวนหลกทใชในการตดสนใจ และพดซกถามใหเปนไปตามเปาหมาย เทคนคในการตงคำาถามเปนหวใจสำาคญในการสมภาษณ คำาถามโดยทวไปมรปแบบพนฐานทนกวเคราะหควรจะทราบ 2 ประเภท คอ คำาถามปลายเปดและคำาถามปด ซงคำาถามแตละประเภทมขอดขอเสยและผลกระทบตางกน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 79

นอกจากนยงมลกษณะโครงสรางคำาถามอก 2 ประเภท คอ คำาถามแบบไรโครงสราง และคำาถามแบบมโครงสราง

ประเภทของการสมภาษณ

ประเภทของการสมภาษณม 2 ประการ คอ

1. คำาถามแบบไรโครงสราง (Unstructured interview) เปนการสมภาษณแบบเปดประเดนคยโดยไมมหวขอเจาะจง ขอมลทไดจะกระจดกระจาย จากนนจงคอยจบประเดน

2. คำาถามแบบมโครงสราง (Structured interview) เปนการสมภาษณในกรณทมการกำาหนดหวขอไวแลว และคอย ๆ ขยายรายละเอยดใหเหนภายทชดเจนขน

ลกษณะของคำาถาม

1. คำาถามปลายเปด (Open – ended Questions) หมายถง คำาถามทใหผตอบ ตอบไดอยางอสระ เปดโอกาสใหผถกสมภาษณแสดงความคด ทศนคตไดอยางกวางขวาง เชน

1.1 คณคดอยางไรในการนำาเอาระบบคอมพวเตอรมาใชกบระบบงานในแผนกของคณ

1.2 คณจะทำาอยางไรใหถงเปาหมายตามทแผนกกำาหนดไว

1.3 อะไรทคณคดวาเปนขอผดพลาดของการนำาระบบคอมพวเตอรมาใชในแผนก

1.4 คณใชงานแบบฟอรมนอยางไร และมการทำางานเปนเชนไรบาง

ขอดของการใชคำาถามปลายเปด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 80

- ทำาใหผถกสมภาษณมอสระในการตอบคำาถาม

- ไมตองเตรยมรายละเอยดของคำาถามมากนก

- มการดำาเนนการสอบถามอยางตอเนอง

- ทำาใหผถกสมภาษณไมอดอดในการตอบคำาถามและเพมความสนใจในการตอบคำาถามมากขน

- คำาถามทจะใชในการสอบถามควรเปนคำาถามทสนและงายในการถาม

ขอเสยของการใชคำาถามปลายเปด

- คำาตอบทไดมาอาจมความละเอยดเกนกวาความตองการหรอไมตรงประเดน

- ทำาใหผสมภาษณไมสามารถควบคมเวลาและคำาตอบได

- อาจเกดความกดดนสำาหรบผถกสมภาษณ วาถกจบผด หรอคดวาตนเองเปนเหยอในการตกปลา

2. คำาถามปลายปด (Closed Questions) หมายถง คำาถามทมคำาตอบกระชบมขอบเขตชดเจน มคำาตอบใหเลอก คำาถามทตองการใหคำาตอบเปนจำานวนหรอตองการคำาตอบเพยง ใชหรอไม เชน

2.1 คณมาทำางานบรษทนนานเทาไรแลว

2.2 มจำานวนรายงานทคณใชผานระบบคอมพวเตอรเทาไรในแตละเดอน

2.3 ชวยบอกสงทคณใหความสำาคญสงสดในการขายสนคาสก 2 ขอ

2.4 ใครเปนผทไดรบผลลพธนบาง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 81

2.5 คณยอมรบรายงานการเงนของคณทพมพจากเครองคอมพวเตอรหรอไม

2.6 คณคดวาแบบฟอรมนสมบรณหรอไม

ขอเสยของคำาถามปลายปด

- ผถกสมภาษณจะเกดความเบอหนาย

- จะไมไดรายละเอยดเพมเตม

- จะไมไดทราบถงเหตผลและความคดของผถกสมภาษณ

- ในระหวางการสมภาษณนนจะไมมสมพนธภาพระหวางผสมภาษณและผถกสมภาษณ

ลกษณะคำาถามทตองการขอมลทลกซง (PROBES)

เปนประเภทท 3 ของรปแบบคำาถาม ลกษณะคำาถามแบบนจะเปนลกษณะคำาถามปลายเปดทตองการใหผถกสมภาษณสามารถตอบไดอยางมอสระ เพอทผสมภาษณจะไดคำาตอบทดและนำาไปวเคราะหความตองการไดลกซงมากขน เชน

1. ทำาไมถงเปนอยางน

2. อะไรททำาใหคณรสกอยางนนคะ

3. ชวยเตรยมรายละเอยดทใชในการวดประสทธภาพการทำางานใหเขาใจงายดวยไดไหมคะ

4. ชวยบอกถงสงทคณคดเกยวกบระบบคอมพวเตอรวามผลตอระบบงานของคณอยางไร ชวยอธบายในแตละสวนใหละเอยดดวยคะ

ลกษณะคำาถามทเปนหลมพราง (Question Pitfalls)

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 82

เปนคำาถามทไมควรใชในการสมภาษณ เพราะอาจจะทำาใหผทถกสมภาษณไมพอใจเกดความลงเล สบสน และคำาตอบทไดอาจจะไมตรงตามทตองการ หรออาจจะไมใชขอเทจจรง ดงนน สงทควรหลกเลยงคอ

1. หลกเลยงในการตงคำาถามทนำาคำาตอบ (Leading Questions) ไมใชคำาถามนาจะทำาใหผตอบเอนเอยงไปสสงทผถามตองการ เชน คณเหน“ดวยกบการนำาคอมพวเตอรมาใชในระบบงานของคณใชไหม คณชอบใช” “ระบบนมากหรอไม เปนตน ซงทำาใหผตอบมความลำาบากใจทจะปฏเสธ ดง”นนควรจะแกไขเปน คณคดอยางไรกบการนำาคอมพวเตอรมาใชในระบบ“งานของคณ ซงจะทำาใหไดประโยชนมากกวา ”

2. หลกเลยงคำาถามซอนคำาถาม (Double Barreled Questions) คำาถามทมมากวา 1 คำาถามซอนอยในประโยคเดยวกน เชน คณมวธ“ตดสนใจอะไรบางในการทำางานปกตแตละวนและคณจดการสงเหลานนไดอยางไร ซงอาจทำาใหผตอบตอบเพยงคำาถามเดยว และทำาใหผถามสรปคำา”ตอบทผดพลาดได

การเรยบเรยงคำาถามในการสมภาษณ

การเรยบเรยงคำาถามเปนสงทสำาคญอยางหนงในการสมภาษณ เปนสงททำาใหเหนถงความพรอมของผถกสมภาษณ เปนศลปะอยางหนงทจะทำาใหไดคำาตอบตามจดประสงคทตองการ สามารถชวยใหควบคมเวลาในการสมภาษณไดด และยงทำาใหการเกบรวบรวมขอมลมาวเคราะหไดงายอกดวย ซงการเรยบเรยงมโครงสรางดงตอไปน

1. โครงสรางแบบรปกรวย (Funnel Structure)

จะเปนลกษณะการตงคำาถามทวไปกอน อาจเรมดวยคำาถามปลายเปด แลวคอยตงคำาถามใหแคบลง มการเจาะจงมากขน แลวจบดวยคำาถามปลายปด ในโครงสรางแบบกรวยนมขอด คอ คำาถามนนจะไมเปนการบบคนผถกสมภาษณใหรสกวาตอบผด เพราะวาเปนการถามความคดเหนโดยทวไป ผ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 83

สมภาษณเองกจะเตรยมคำาถามไดงาย ลกษณะการสมภาษณกจะเปนการผอนคลาย ในการตงคำาถามแบบนจะไดรายละเอยดทมากกวาจนอาจไมตองใชคำาถามทลกซง

2. โครงสรางแบบปรามด (Pyramid Structure)

โครงสรางแบบนจะเปนการถามคำาถามในลกษณะทเฉพาะเจาะจง โดยอาจเรมใชคำาถามปลายปดกอน แลวคอยขยายลกษณะคำาถามออกไปเปนคำาถามทมลกษณะเปดกวางขนแลวกอาจจะจบลงดวยคำาถามปลายเปด โดยใหผสมภาษณตอบในเรองทวไปมากขน

การใชโครงสรางแบบนจะเปนกรณทเรารสกวาผถกสมภาษณตองการใหมการอนเครองกอนทจะถามคำาถามหลก ซงจะเปนประโยชนมากเมอผทถกสมภาษณยงไมมความพรอมในการตอบคำาถาม หรอไมเตมใจนกทจะตอบคำาถาม หรอเมอผถามตองการจบการสมภาษณโดยใหไดหวขอ หรอใจความสำาคญ

3. โครงสรางแบบขาวหลามตด (Diamond – shaped Structure)

เปนการผสมระหวางโครงสราง 2 แบบทผานมา ผลลพธทไดนนจะเปนผลลพธทดทสดโดยจะเรมตนทคำาถามงาย คำาถามเฉพาะ อาจใชคำาถามปลายปด เพอนำาเขาสกระบวนการสมภาษณ แลวคอย ๆ ถามคำาถามทว ๆ ไป แลวจบลงโดยเปนคำาถามเฉพาะเพอสรป

ผสมภาษณจะตองเรมจากคำาถามงาย ๆ ซงเปนลกษณะคำาถามปดเพอเปนการอนเครองผถกสมภาษณ ในตอนกลางผทผสมภาษณจะเรมพดถงความคดของตนเอง ซงไมไดตองการคำาตอบทถกหรอผด และเพอใหเขาใจคำาถามไดถกตอง จากนนผสมภาษณจะตองบบคำาถามใหแคบลงอกใหเปนคำาถามเฉพาะ เพอใหเกดความเขาใจกนมากขนระหวางการสมภาษณและผสมภาษณควรมการทวนคำาถามอกครงดวย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 84

การบนทกขอมลทไดจากการสมภาษณ (Making a Record of the Interview)

การบนทกบทสนทนาระหวางการสมภาษณเปนสงสำาคญ อาจใชเครองอดเสยง หรอจดดวยปากกา ทสำาคญคอ ควรจะทำาในขณะทมการสมภาษณ การเลอกใชวธใด ขนอยกบผสมภาษณ และการนำาขอมลไปใชหลกการสมภาษณ

1. การใชเครองอดเสยง (Tape Recorder)

เมอไดนดหมายกบผถกสมภาษณ ควรจะบอกลวงหนาวาจะมการอดเสยง และทำาใหผถกสมภาษณมน

ใจวา ขอมลทไดรบจะเปนความลบอยภายในโครงการ และจะทำาลายทงเมอสนสดโครงการ ถาผถกสมภาษณอนญาตใหอดเสยงกควรยอมรบและปฏบตตม การใชเครองอดเสยงมทงขอดและขอเสย ดงน

ขอดในการใชเครองอดเทป

• ความสมบรณถกตองในทกคำาพด

• ทำาใหผสมภาษณมอสระในการฟงและตดตามอยางรวดเรว

• สามารถสบสายตาซงจะเปนสงททำาใหผสมภาษณมความเปนกนเอง

• ทำาใหผอนทอยในกลมทำางานวเคราะหระบบไดยนการสนทนาทกขนตอนเมอนำามาฟงใหม

ขอเสยในการใชเครองอดเทป

• ผถกสมภาษณจะรสกอดอดทจะนอบเนองจากถกบนทก

• ทำาใหผสมภาษณขาดความเอาใจใสในการฟง เนองจากคดวาจะมการบนทกเสยงแลว

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 85

• บางครงเปนการยากทจะใชในการจบใจความสำาคญ ในกรณทบนทกเสยงนาน

• เพมคาใชจายเนองจากมการใชเทปในการบนทก

2 การใชการจดบนทก (Notetaking)

การจดบนทกอาจะเปนวธเดยวทสามารถยนทกการสนทนาได ถาผถกสมภาษณไมอนญาตใหบนทก

เสยงดวยเทป ซงมขอดขอเสย คอ

ขอดในการจดบนทก

• ทำาใหผสมภาษณมความตนตวในการจดบนทก

• ทำาใหสามารถยำาในหวขอคำาถามทสำาคญ ๆ

• ชวยใหการสมภาษณนนมแนวโนมไปตามตองการ

• แสดงใหเหนวาผสมภาษณมความสนใจผถกสมภาษณ

ขอเสยในการจดบนทก

• การสรางความเปนกนเองจะเปนไปไดยาก เราะวาโอกาสทจะสบตากนเปนไปไดนอยมาก

• จะขาดลกษณะของกานสนทนา พดคยกน

• ทำาใหผถกสมภาษณ ขาดความตอเนองในการตอบ เพราะตองรอผสมภาษณจดบนทกใหเสรจกอน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 86

• ทำาใหการคดตาม หรอความรสกตาง ๆ ของผสมภาษณไมคอยสอดคลองผสมภาษณ

ในกรณทผใหสมภาษณไมใหความรวมมอ เราควรยตการสมภาษณ ถาพยายามจะดำาเนนการสมภาษณ

ตอไป จะทำาใหเสยเวลาโดยเปลาประโยชน สงทไมควรทำากคอการบอกผบงคบบญชาเกยวกบเรองน เพราะสงทผสมภาษณตองการ คอ ความรวมมอ เพอใหไดขอมลทถกตอง จงควรพยายามนดครงทสองเพราะผใหสมภาษณอาจจะมอารมณไมดในวนนนถาวนทสองยงเหมอนเดมกควรจะเปลยนแหลงขอมลใหมไดแลว

เมอจบการสมภาษณ นกวเคราะหระบบควรจะสรปขอมลดวยปากเปลาใหผใหสมภาษณฟง รวมทงประเดนสำาคญตาง ๆ เพอใหแนใจวาไมมการเชาใจผดเกดขน และบอกผใหสมภาษณไดทราบวาจะสงรายงานสรปการสมภาษณมาใหภายหลง เพอตรวจสอบใหแนใจอกครงหนง และทายทสดอยาลมขอบคณผใหสมภาษณทไดสละเวลาอนมคาของเขาในหารใหสมภาษณครงน

นกวเคราะหตองนำาขอมลทสมภาษณมาถอดคำาพดคำาตอคำา และควรสงสำาเนาสรปการสมภาษณพรอมดวยจดหมายขอบคณไปใหผทเราสมภาษณเพอใหเขาตรวจสอบอกครงหนงถายงมสงทขาดตกบกพรองหรอไดขอมลไมเพยงพอ จะทราบไดทนทจากสรปรายงานน ซงอาจจะสงใบนดเพอขอสมภาษณอกครงหนงกได

ขนสดทายของการสมภาษณ คอ การวเคราะหขอมลทเราไดมาทงหมด แลววเคราะหวาขอมลนนถกตองมากนอยเพยงใด มขอมลทลำาเอยงหรอไม ซงปกตแลวกจการธรกจทก ๆ แหงมกจะม สงเคลอบแฝง อยใหสมภาษณ“ ”บางคนอาจจะใหขอมลทไมถกตอง ดงนน นกวเคราะหระบบทไมมประสบการณอาจจะถกหลอกได สงทนกวเคราะหระบบทดควรจะทำากคอ ดง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 87

ขอมลทถกตองออกจากการสมภาษณนน ๆหรอจากแหลงอน ๆ ทเปนไปได การเปรยบเทยบขอมลทถกตองหลาย ๆ แหลงจะทำาใหไดขอมลทถกตองมากขน ผลการวเคราะหควรจะเกบเปนความลบเพราะคงไมมลกคาคนไหนพอใจทจะถกเปดเผยบางสงบางอยางออกมา

หลกการสมภาษณทงหมดนสามารถใชกบทก ๆ คนในโครงการทเกยวของเหมอนกนหมดไมวาจะเปนผจดการ หรอพนกงานจดของในคลง ทกคนควรจะไดรบการปฏบตเหมอนกนหมด

การเขยนรายงานสรปการสมภาษณ

ถงแมวาการสมภาษณจะสมบรณแลวกตาม แตโดยสรปควรจะมการจบประเดนสำาคญของการสมภาษณ โดยเขยนเปนรายงาน ควรเขยนสรปใหเรวทสด จะไดคณภาพของรายงานมากทสดเชนกน รวมทงจะเปนผลชวยใหมแนวทางในการสมภาษณในครงตอไป ในการประชมในแตละครงควรนำารายงานสรปการสมภาษณขนมาพดหรอตดตามผลตอไป ซงจะทำาใหเขาใจในตวผถกสมภาษณมากขน

ในการเขยนรายงานสรปการสมภาษณสามารถทำาไดดงตอไปน

- ชอผสมภาษณ และชอผถกสมภาษณ

- วนท และหวขอทสมภาษณ

- เปาหมายในการสมภาษณโดยรวม และในแตละขอยอย

- ประเดนหลกทไดจากการสมภาษณ

- ความเหนของผสมภาษณ

สรปผลลพธจากการรวบรวมขอมล

1. สำาเนาของรายงานและแบบฟอรม อนพททงหมดทเกยวของ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 88

2. ศกษาเอกสารของระบบทงหมด วธการทำางาน โปรแกรม ไฟล และการเชอมโยงของไฟล

3. สงเกตการทำางานจรงของระบบ เพอทราบขนตอนการทำางานทแทจรง

การใชแบบสอบถาม (Using Questionnaires)

แบบสอบถามเปนเทคนคทใชในการเกบรวบรวมขอมล ททำาใหนกวเคราะหระบบสามารถทจะศกษาทศนคต พฤตกรรมและคณสมบตของบคคลทมความสำาคญกบองคกร ผซงอาจมผลกระทบตอระบบทงในปจจบนและอนาคต ผลทไดรบจากการใชแบบสอบถามสามารถนำามาใชเปนขอมลเชงปรมาณ

ชนดของขอมลทสบคนไดโดยวธการออกแบบสอบถาม คอ

• ทศนคต หมายถง สงทสนใจองคการนนพดถงสงเขาตองการ

• ความเชอ หมายถง คนในองคกรนน มความเชอเรองอะไรบาง

• ความประพฤต หมายถง พฤตกรรมของคนในองคกรนน

• คณสมบต หมายถง สงซงบอกถงคณสมบตของคน และสงตาง ๆ ในองคกรนน

การวางแผนการใชแบบสอบถาม

การออกแบบสอบถามดเหมอนเปนวธทรวดเรว ซงจะทำาใหนกวเคราะหสามารถเกบรวบรวมขอมลไดปรมาณมาก ดงนน การใหเวลาในการกำาหนดรปแบบของแบบสอบถาม จงมความสำาคญ นกวเคราะหจงควรตดสนใจใหไดวาอะไรคอเปาหมายหลกในการใชแบบสอบถาม เชน ถาคณตองการร เปอรเซนตของผทตองการขอมลขาวสารในการศกษาโปรแกรมใหม ๆ แลว การใชแบบสอบถามจะเปนวธทถกตอง แตถาตองการวเคราะหถง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 89

ขบวนการในการตดสนใจของผบรหารแลว การสมภาษณนบวาเปนวธทดกวา

v ขอเสนอแนะทจะชวยนกวเคราะหตดสนใจเลอกวธการใชแบบสอบถาม มดงน

1 เมอคนทเราตองการสอบถามกระจายอยตามสถานทตาง ๆ เชน ตามสาขายอยของบรษท

2 เมอมคนทเกยวของโครงการวเคราะหและออกแบบระบบจำานวนมาก และเราตองการรสดสวนของกลมคนแตละกลม

3 เมอตองการนำาแบบสอบถามนนไปใชเพอการศกษา และใชเปนเกณฑมาตรฐานทางความคดในการกำาหนดทศทางของโครงการระบบ

4 เมอตองการสบคนปญหาทเกดขนกบระบบในปจจบน และดวาตองการขอมลเพมเตมสวนใดเพอใชในการสมภาษณตอไป

ประเภทการเขยนคำาถาม

มความแตกตางกนอยางมากระหวางการสมภาษณกบการใชแบบสอบถาม เนองจากในการสมภาษณนนนกวเคราะหมโอกาสในการทบทวนคำาถาม หรอเปลยนแปลงหวขอได แตคำาถามทมาจากแบบสอบถามไมสามารถจะทำาได ดงนนควรตองมการวางแผนตงคำาถามใหด ชนดของคำาถามแบงออกเปน 2 ประเภท คอ คำาถามปลายเปดและคำาถามปลายปด

1. การใชคำาถามปลายเปด เปนการตอบคำาถามโดยผตอบมอสระในการตอบ ซงถาไมมการกำาหนดขอบเขตของคำาตอบแลว จะไมสามารถเกบขอมลไดถกตองเปนไปตามทตองกร ในการตงคำาถามเปด จะตองตงคำาถามใหแคบเพยงพอเพอใหคำาตอบทไดมทศทางเฉพาะ คำาถามปลายเปดนจะมประโยชนในสภาพการณทเปนการสำารวจ วนจฉย ซงอาจเกดขนเมอ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 90

นกวเคราะหไมสามารถจะกำาหนดปญหาทเกดขนในระบบปจจบนได ผลทไดรบอาจทำาใหชใหเหนปญหาไดแคบลง

2 การใชคำาถามปด เปนคำาถามทกำาหนดคำาตอบใหตอบ การใชคำาถามปดควรจะใชเมอนกวเคราะหระบบสามารถทจะกำาหนดรายการคำาตอบไดอยางชดเจน และเมอตองการสำารวจกลมคนจำานวนมาก ซงถาใชคำาถามปลายเปดเปนการยากทจะวเคราะหและสรป

ภาษาทใชในแบบสอบถาม

ภาษาทใชควรมมาตรฐานของกลมคำาถามทควรคำานงถงการพฒนาระบบ ซงควรเปนศพททใชเฉพาะท เชน ใชคำาวาหนวยงานแทนคำาวาแผนก

เพอเปนการตรวจสอบใหมนใจวาภาษาทใชในแบบสอบถามเหมาะสมตอผตอบนกวเคราะหระบบจะลองคำาถามตวอยาเพอทดสอบกลมยอย และขอคำาแนะนำาในเรองภาษาหรอคำาศพททใชจากกลมทเกยวของ ขอแนะนำาในการเลอกภาษาทใชในแบบสอบถาม มดงน

1 ใชภาษาทตอบสนองไดด ใชคำาทเขาใจงาย

2 หลกเลยงการใชคำาถามทเปนคำาเฉพาะใหมากทสด เนองจากอาจเปนคำาทมความหมายไมชดเจน

3 ใชคำาถามทสน กระชบ ไดใจความ

4 ไมใชคำาหยาบคาย

5 หลกเลยงคำาทมความเอนเอยงตาง ๆ ในคำาถาม

6 คำาถามทตงขนมานนตองแนใจวาเปนเทคนคทถกตองกอนทจะใช

7 คำาถามนนตองมเปาหมายทตอบสนองไดตรงกบทตองการอยากร

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 91

การออกแบบและการจดการแบสอบถาม

การออกแบบ แบบสอบถาม

การออกแบบแบบสอบถามเปนสงสำาคญ เพราะอาจมผลตอคำาตอบทจะไดรบ ถาคำาถามมจำานวนมากผตอบมกจะไมอยากตอบ หรอคำาตอบทไดอาจไมเปนจรง และผตอบสวนใหญมกไมคอยเตมใจตอบมากนก การออกแบบแบบสอบถามทดจะมสวนชวยจงใจผตอบ

รปแบบของแบบสอบถาม (Questionnaire Format)

• ใหเวนชองกวาง ใหแบบสอบถามดสะอาด นาตอบ

• เวนชองในการตอบคำาถามใหพอเพยงกบการตอบ กรณถาเปนคำาถามเปดควรจะมชองวางในการตอบผแสดงความคดเหนดวย

• การจดรปแบบคำาถามใหเปนไปตามเปาหมาย ถาใชเครองอานฟอรม กตองออกแบบใหเปนไปตาม

• การออกแบบแบบสอบถามใหมรปแบบสอดคลองกน

การเรยงคำาถาม

ในการเรยงคำาถามจะตองคดถงเปาหมายในการใชแบบสอบถามและ ตดสนใจวาแตละคำาถามมหนาททจะชวยใหบรรลถงเปาหมายอยางไร สงทสำาคญในการตอบสนองของการใชแบบสอบถาม คอ การกวาดสายตาของผตอบ ซงจะตองมการชวยนำาทางในการตอบคำาถามการเรยงคำาถามจงมสวนสำาคญ ควรมการนำากลมของคำาถามใหผตอบมความรสกในลำาดบของคำาถามและตอบสนองกลบดวยด

1 คำาถามทสำาคญในการตอบสนองควรเปนคำาถามแรก

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 92

คำาถามแรกควรสอดคลองกบเปาหมายทกำาหนด และควรจะมสวนชวยใหการตอบคำาถามเปนไดไดเรว ในการเรมคำาถาม ควรใชคำาถามทผตอบตอบไดอยางรวดเรว

2 กลมของหวขอคำาถามตาง ๆ ควรเหมอนกน หรอสอดคลองกน

เมอสรางรปแบบของสงอางองสำาหรบผตอบ จะมประโยชนมากถามการวางคำาถามทเกยวของกน ตวอยาง ถาเปนคำาถามทเกยวกบการใชคอมพวเตอรผใช ควรจะรวมกนอยในสวนเดยวกน

3 ใหมคำาถามทมขอโตแยงนำาไปสปญหานอยทสด

ในขณะทศกษาขอมลถงเหตการณทเกดขนในธรกจ อาจคนพบปญหาทเกดจากคนบางกลม ถานกวเคราะหแนใจวา สาเหตนนจะตองถกตรวจสอบ พยายามไมใสคำาถามทจะเปฯการชแนะใหเหนความผดพลาดนน กอนการตรวจสอบ

การจดการแบบสอบถาม

การตดสนใจวาใครควรจะเปนคนตอบแบบสอบถาม ซงจะตองเปนคนในกลมเปาหมายและมผลกบระบบ หรอการสมตวอยาง ซงขนกบนกวเคราะหระบบทจะตดสนใจ ในการเลอกผตอบแบบสอบถามนน

วธการจดการแบบสอบถาม นกวเคราะหระบบมความคดในการจดการแบบสอบถามหลายวธ และเลอกวธการโดยดจากสถานภาพของบรษท ความคดในการจดการแบบสอบถามมดงน

1 การประชมผทมผลตอการวเคราะห มารวมกนตอบแบบสอบถามพรอมกนในเวลาเดยวกน

2 ใหแตละคนนำากลบไปตอบแบบสอบถามแลวนำากลบมาคน

3 ใหกลบไปตอบแบบสอบถามแลวกลบมาทงไวทต

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 93

4 สงแบบสอบถามไปทางไปรษณยใหแกพนกงานในแตละสาขา แลวกำาหนดวนใหสงคนวธหนงทชวยใหแบบสอบถามถกสงกลบมา คอ การจดทำากลองรบคนแบบสอบถาม หรอการกำาหนดใหบคคลในหนวยงานเปนผประสานงานเกบรวบรวมแบบสอบถามเหลานน

บทท 5 วธการรวบรวมขอในการวเคราะหและออกแบบระบบ

ตอนท 1 อธบาย (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. อธบายขนตอนในการวางแผนการสมภาษณ 2. ถาผสมภาษณไมใหความรวมมอในการสมภาษณ นกวเคราะหระบบควรจะทำาอยางไร 3. อธบายความหมายของคำาถามปลายเปดและคำาถามปลายปด 4. อธบายโครงสรางในการเรยบเรยงคำาถามในการสมภาษณ 5. อธบายขนตอนการวางแผนการใชแบบสอบถาม 6. ชนดของขอมลทสบคนไดโดยวธการออกแบบสอบถามมอะไรบาง 7. ภาษาทใชในแบบสอบถามควรเปนลกษณะอยางใด 8. อธบายถงขอดในการใชแบบสอบถามในการรวบรวมขอมล 9. อธบายถงขอดในการสมภาษณในการรวบรวมขอมล 10. อธบายขนตอนในการเรยบเรยงคำาถามในการออกแบบสอบถาม

บทท 6 หลกการเขยนผงงานระบบ

วตถประสงคเชงพฤตกรรม (Behavioral Objectives)

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 94

หลงจากศกษาจบบทเรยนนแลว นกศกษาจะมความสามารถดงน(After studying this chapter, you will be able to) 1. อธบายความหมายผงงานระบบ 2. จดประเภทผงงานคอมพวเตอร 3. ยกตวอยางขนตอนการใชผงงานระบบและผงงานโปรแกรม 4. บอกประโยชนและขอจำากดของผงงานระบบ 5. อธบายความหมายสญลกษณทใชในการเขยนผงงานระบบ 6. เขาใจหลกเกณฑในการวเคราะหงาน 7. สรปหลกทวไปในการเขยนผงงาน 8. จดบอรดเชงปฏบตการ หลกการเขยนผงงานระบบ ” ”9. สนทนาเชงปฏบตการ สญลกษณทใชในการเขยนผงงานระบบ ” ”10. สนทนา การเขยนผงงานระบบทดควรมหลกเกณฑอยางไร ” ”11. อธบายคำาศพทได 10 คำา

บทท 6

หลกการเขยนผงงานระบบ

ผงงานระบบ คอ รปภาพหรอสญลกษณทใชแทนลำาดบ หรอขนตอนในโปรแกรมรปภาพหรอสญลกษณทใชเปนเอกลกษณ และแทนความหมายอยางใดอยางหนง

โดยทวไปผงงานคอมพวเตอรแบงเปน 2 ประเภทใหญ

1. ผงงานระบบ(System Flowchat)

เปนผงงานทแสดงถงขนตอนการทำางานภายในระบบหนง ๆ โดยจะแสดงถงความเกยวของของสวนทสำาคญตาง ๆ ในระบบนน เชน เอกสารเบองตน หรอสอบนทกขอมลทใชอยเปนอะไร และผานไปยงหนวยงานใด มกจกรรมอะไรในหนวยงานนน แลวจะสงตอไปหนวยงานใด เปนตน ดงนนผงงานระบบอาจเกยวของกบคน วสด และเครองจกร ซงแตละจดจะ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 95

ประกอบไปดวย การนำาขอมลเขา วธการประมวลผลและการแสดงผลลพธ (Input – Process - Output) วามาจากทใดอยางกวาง ๆ จงสามารถเขยนโปรแกรมจากผงงานระบบได

2. ผงงานโปรแกรม(Program Flowchat) หรอเรยกสน ๆ วา ผงงาน

ผงงานประเภทนแสดงถงขนตอนของคำาสงทใชในโปรแกรม ผงงานนอาจสรางจากผงงานระบบโดยผเขยนผงงานจะดงเอาแตละจดทเกยวของการทำางานของเครองคอมพวเตอรทปรากฏในผงงานระบบมาเขยน เพอใหทราบวาถาจะใชคอมพวเตอรทำางานในจดนนเพอใหไดผลลพธทตามตองการ ควรทจะมขนตอนคำาสงอยางไร และจะไดนำามาเขยนโปรแกรมคอมพวเตอรทำางานตอไป

การใชงานผงงานระบบ

เพอใหทราบถงความเกยวพนของระบบตงแตเรมตน วามการปฏบตแตละขนตอนอยางไร ใชวธการอะไรบาง เหมาะสำาหรบผบรหาร ผวเคราะหระบบ และผเขยนโปรแกรม จะไดทราบถง ความสมพนธ ของแผนกตาง ๆ

ตวอยาง ผงงานระบบและผงงานโปรแกรมของการคำานวณพนทสามเหลยม 100 รป

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 96

ประโยชนและขอจำากดของผงงานระบบ

ผงงานระบบเปนเอกสารประกอบโปรแกรม ซงจะชวยใหการศกษาลำาดบขนตอนของโปรแกรมงายขน จงนยมเขยนผงงานระบบประกอบการเขยนโปรแกรม ดวยเหตผลดงน

1 คนสวนใหญสามารถเรยนรและเขาใจผงงานระบบไดงาย เพราะผงงานระบบไมขนอยกบภาษาคอมพวเตอรภาษาใดภาษาหนงโดยเฉพาะ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 97

2 ผงงานระบบเปนการสอความหมายดวยภาพ ทำาใหงายและสะดวกตอการพจารณาถงลำาดบขนตอนในการทำางาน ซงนาจะดกวาบรรยายเปนตวอกษร การใชขอความหรอคำาพดอาจจะสอความหมายผดไปได

3 ในงานโปรแกรมทไมสลบซบซอน สามารถใชผงงานระบบตรวจสอบความถกตองของลำาดบขนตอนไดงาย ถามทผดในโปรแกรมจะแกไขไดสะดวกและรวดเรวขน

4 การเขยนโปรแกรมโดยพจารณาจากผงงานระบบ สามารถทำาใหรวดเรวและงายขน

5 การบำารงรกษาโปรแกรมหรอการเปลยนแปลงแกไขโปรแกรมใหมประสทธภาพถาดจากผงงานระบบจะชวยใหสามารถทบทวนงานในโปรแกรมกอนปรบปรงไดงายขน

ขอจำากดของผงงานระบบ

ผเขยนโปรแกรมบางคนไมนยมการเขยนผงงานระบบกอนทจะเขยนโปรแกรมเพราะ

เสยเวลาในการเขยนเปนรปภาพหรอสญลกษณตาง ๆ นอกจากนยงมเหตผลอน ๆ ไดแก

1 ผงงานระบบเปนการสอความหมาระหวางบคคลตอบคคลมากกวาทจะสอความหมายระหวางบคคลกบเครอง เพราะผงงานระบบไมขนอยกบภาษาคอมพวเตอรภาษาใดภาษาหนง ทำาใหเครองไมสามารถรบและเขาใจวาในผงงานระบบนนตองการใหทำาอะไร

2 บางครงเมอพจารณาจากผงงานระบบ จะไมสามารถทราบไดวา ขนตอนการทำางานใดสำาคญกวากน เพราะทก ๆ ขนนอนจะใชรปาภพหรอสญลกษณในลกษณะเดยวกน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 98

3 การเขยนผงงานระบบเปนการสนเปลอง เพราะจะตองใชกระดาษและอปกรณอน ๆ ประกอบการเขยนภาพ บางครงการเขยนผงงานระบบอาจจะตองใชกระดาษมากกวา 1 แผนทง ๆ ทการอธบายงานเดยวกนจะใชเนอทเพยง 3-4 บรรทดเทานน

4 ผงงานระบบจะมขนาดใหญ ถาโปรแกรมทพฒนาเปนงานใหญ ทำาใหผงงานระบบแลดเทอะทะไมคลองตว และถามการปรบเปลยนผงงานระบบจะทำาไดยาก บางครงอาจจะตองเขยนผงงานขนใหม

5 ในผงงานระบบจะบอกขนตอนการปฏบตงานวาเปนลำาดบอยางไร ปฏบตงานอะไรแตจะไมระบใหทราบวาทำาไมจงตองเปนลำาดบและตองปฏบตงานอยางนน

6 ในภาษาคอมพวเตอรทใชกนในปจจบน เชน ภาษาซ ผงงานระบบไมสามารถแทนลกษณะคำาสงในภาษาไดชดเจน ตรงไปตรงมา

สญลกษณทใชในการเขยนผงงานระบบ

การเขยนผงงานระบบตองใชสญลกษณตาง ๆ นำามาเรยงกน เพอแสดงลำาดบขนตอนการทำางาน โดยมลกศรเชอมระหวางภาพตาง ๆ สญลกษณทใชในการเขยนผงงานระบบทนยมใชกนนนเปนสญลกษณของหนวยงานสถาบนมาตรฐานแหงชาตสหรฐอเมรกา (American National Standard Institute : ANSI) และองคการมาตรฐานนานาชาต

(International Standard Organization : ISO)หนวยงานดงกลาว ทำาหนาทรวบรวมและกำาหนดสญลกษณมาตรฐานทจะใชเขยนผงงานระบบ ดงน

ตารางท 6.1 แสดงสญลกษณและความหมายของผงงานระบบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 99

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 100

หลกเกณฑในการวเคราะหงาน

การวเคราะหงานหรอการวเคราะหปญหา นบวาเปนหวใจสำาคญของการเขยนโปรแกรมหรอชดคำาสง ตาง ๆ เพอสงใหคอมพวเตอรทำางาน การวเคราะหงานเปนการศกษาถงลกษณะและรายละเอยดของปญหาเกยวกบงานทตองการเขยนโปรแกรมเขาเครองคอมพวเตอรนำามาศกษา วเคราะหและดความเพอชวยใหเขาใจงายนนไดดยงขนเชน ตองการใหเครองทำางานอะไร ลกษณะผลลพธทตองการแสดง วธการประมวลผลทตองใช และขอมลทจะตองปอนเขาไป

กลาวโดยสรป การวเคราะหงานจะเปนการศกษาผลลพธ(Output) ขอมลทนำาเขา (Input) และวธการประมวลผล(Process) รวมทงการกำาหนดชอตวแปร (Variable) ทจะใชในโปรแกรมนนเองวธการวเคราะหงานใหไดผลดนนมหลายแบบ แตหลกเกณฑใหญ ๆ ทนยมใชกนอยางทวไปสามารพแยกเปนขอ ๆ ดามลำาดบดงตอไปน

1 สงทโจทยตองการ หมายถง สงทตองการใหเครองคอมพวเตอรทำาให เชน ตองการใหคำานวณคะแนนเฉลยของนกศกษา ตองการใหคำานวณเงนเดอนและคาแรง เปนตนงานแตละชนอายตองกานใชเครองทำางานใหมากวาหนงอยาง ซงควรจะเขยนไวเปนขอ ๆ ใหชดเจน การพจารณาถงสงทโจทยตองการเปนสวนทสำาคญมาก เพราะถาไมทราบกไมสามารถจะทำาขนตอนตอไปไดเลย หรอถาเขาใจสวนนผดกจะทำาใหงานขนตอนตอไปผดหมด

2 ผลลพธทตองแสดง (Output) หมายถง การวเคราะหลกษณะของงาน หรอรปแบบผลลพธทตองการใหคอมพวเตอรแสดงออกมาวาควรจะมลกษณะอยางไร มรายละเอยดทตองการใหแสดงในรายงานมากนอยเพยงใด หรอรายละเอยดชนดใดทไมตองการใหแสดงออกมาในรายงาน ในกรณนเปนหนาทของผเขยนโปรแกรมเองวาจะตองการรปแบบรายงานออกมาโดยมรายละเอยดทจำาเปนและสวยงามเพยงใด เนองจากรายงานหรอ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 101

ผลลพธนมความสำาคญตอผบรหาร เนองจากผบรหารจะใชรายงานหรอผลลพธไปชวยในการตดสนใจวเคราะหและแกไขปญหาตาง ๆ ได

3 ขอมลทตองนำาเขา (Input) หมายถง ขอมลทตองปอนเขามาเพอใชในการประมวลผล ซงเปนขนตอนทตอเนองจากการวเคราะหลกษณะของผลลพธ คอ เมอพจารณาถงลกษณะของ Output ทแนนอนแลว ขอมลทตองนำาเขาไปกควรจะพจารณาใหเหมาะสมกบผลลพธทตองการแสดงดวย ทงนอาจจะตองพจารณาถงขนตอนในการประมวลผลควบคไปดวย

4 ตวแปรทใช (Variable) หมายถง การกำาหนดชอแทนความหมายของขอมลตาง ๆ เพอความสะดวกในการอางถงขอมลนน และการเขยนโปรแกรมดวยการตงชอตวแปรทใชควรคำานงถงความหมายทเกยวของกบขอมล การตงขอตวแปรนจะขนอยกบกฎเกณฑของภาษาคอมพวเตอรทใชในการเขยนโปรแกรม เพราะภาษาคอมพวเตอรแตละภาษามกฎเกณฑและความสามารถในการตงตวแปรแตกตางกนไป แตโดยทว ๆ ไป การตงชอตวแปรจะพจารณาความหมายของขอมลวาตรงกบคำาใดในภาษาองกฤษ แลวนำามาตดแปลงหรอยอใหเขากบหลกเกณฑของภาษาคอมพวเตอรทใช

5 วธการประมวลผล (Processing) หมายถงวธการประมวลผลโดยแสดงขนตอนตาง ๆ ทตองทำาตามาลำาดบ เรมจาการรบขอมลนำาไปประมวลผลจนไดผลลพธ ขนตอนนจะตองแสดงการทำางานทตอเนองตามลำาดบ จงตองจดลำาดบกอนหลงใหถกตอง ในขนตอนของวธการนถายงกระทำาใหละเอยดกจะชวยในการเขยนโปรแกรมยงงายขน

หลกทวไปในการเขยนผงงานระบบ

การเขยนผงงานระบบอาจจะเขยนลงในกระดาษทมแบบฟอรมมาตรฐานทเรยกวา Flowchart Worksheet ซงจะชวยใหเขยนผงงานระบบไดสะดวกขน ประหยดเนอท งายตอการตดตามจดตอและดเรยบรอย หรอจะใชกระดาษธรรมดาเขยนกได การเขยนรปหรอสญลกษณตาง ๆ ในผงงาน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 102

ระบบ จะใช Flowchart Template ซงเปนแผนพลาสตกทมชองเจาะเปนรปสญลกษณตาง ๆ ของผงงานระบบเขาชวยกได ปจจบนมโปรแกรมคอมพวเตอรทใชเขยนผงงานระบบทมความสวยงามและเปนมาตรฐานมากยงขน

ในการเขยนผงงานระบบทด ควรมหลกเกณฑ ดงน

1 มจดเรมตนและจดสนสดการทำางานเพยงจดเดยวในหนงผงงานระบบ

2 มทางออกจากสญลกษณใด ๆ เพยงทางเดยว ยกเวนสญลกษณแสดงการตดสนใจ สามารถมทางออกมาตงแต 2 ทางได

3 มการเขาสสญลกษณใด ๆ เพยงทางเดยว ถาตองการกระทำากระบวนการเดยวกนควรใชสญลกษณตวเชอม

4 ทศทางลำาดบของขนตอน ควรจะเรมจากบนลงลาง ซายไปขวา

5 ขอความทบรรจในสญลกษณควรสน กะทดรด เขาใจงาย

6 ขนาดของสญลกษณทใชควรมขนาดทเหมาะสม สวยงาม

7 เสนทางทใชในผงงานควรเปนระเบยบเรยบรอย ชดเจน ไมพนกนไปมาจนไมสามารถทราบจดตงตนและจดสนสดทแนนอนได

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ

บทท 6 หลกการเขยนผงงานระบบ

ตอนท 1

1. จงอธบายความหมายของผงงานระบบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 103

2. จงอธบายประโยชนและขอจำากดของผงงานระบบ

3. ผลลพธทตองแสดง หมายถง อะไร

4. ขอมลนำาเขา หมายถง อะไร

5. ตวแปรทใช หมายถงอะไร

ตอนท 2

1. System Flowchart

2. Program Flowchart

3. Process

4. Variable

5. Flowchart Worksheet

บทท 7 เครองมอทใชในการวเคราะหและออกแบบระบบ

การออกแบบระบบมกจะใชรปแบบและสญลกษณ เครองมอทใชมอยมากมายหลายชนดแตละชนดมความแตกตางกน ใชในโอกาสทแตกตางกน เครองมอแตละอยางมวธการสรางคณสมบต และการใชงานทแตกตางกน ขนอยกบนกวเคราะหระบบวาจะนำาไปใชในขนตอนใด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 104

แผนภม Block Diagram

เปนแผนภมทมลกษณะของการใช Block สเหลยมผนผาเปนตวแทนของกจกรรมตางๆ หรอใชแทนความคดทตองการจะทำาการวเคราะหและออกแบบระบบงานซงสามารถนำาไปใชในการเขยนเปนแผนภมของกจกรรมตางๆ ไดหลายอยาง เชน

1. การใช Block Diagram ในการเขยนแผนภมการจดองคกร (Organization Chart) ซงเปนแผนภมทแสดงใหเหนวาองคกรนนๆ มการจดการแบงเปนองคประกอบยอยๆ เชน แบงออกเปนฝายแบงเปนแผนก เปนหนวย มงานอะไรบาง กหนวยงานและหนวยงานตางๆ เหลานนมความสมพนธเกยวของกนในทางสายการบงคบบญชาอยางไรเปนตน

2. การใช Block Diagram ในการเขยนแผนภมการทำางานของระบบงาน (System Flowchart) เปนแผนภมแสดงความสมพนธในการทำางานของระบบใดๆ วาในระบบนนมความสมพนธกนอยางไร

3. การใช Block Diagram ในการเขยนแผนภมเพอแสดงขนตอนการทำางานของโปรแกรม (Program Flowchart) เปนแผนภมแสดงการทำางานของโปรแกรมแบบเปนขนตอน ตงแตเรมตนโปรแกรม ไปจนสนสดการทำางาน ซงอาจจะแบงออกเปน Routione การทำางานใหญ

4. การใช Block Diagram ในการเขยนแผนภมแสดงการไหลของขอมล (Data Flow Diagram : DFD) เปนแผนภมทใชสำาหรบการแสดงการไหลไปของขอมลเพอแสดงใหเหนวาการปฏบตงานไปตามลำาดบขนตอน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 105

แผนภมการจดองคกร Organization Chart

เปนแผนภมทแสดงใหเหนวาองคกรนนๆ มโครงสรางหรอการจดการแบงเปนองคประกอบยอยๆ เชน แบงออกเปนฝาย เปนหนวยงานอะไรบาง กหนวยงานและหนวยงานเหลานนมความสมพนธในสายการบงคบบญชาอยางไร รวมทงแสดงถงความสมพนธของแตระตำาแหนง

ภาพท 7.1 แสดงแผนภมกาจดองคกร (Organization Chart)

แผนภาพการแจกจายงาน (Work Distribution Chart) เปนแผนภาพแสดงการแจกจายงาน ซงแสดงใหเปนถงงานตางๆ ทตองทำาวามอะไรบาง ใครเปนผทำา และใชเวลาเทาใด รวมทงยงชวยผบรหารโครงการแจกจายงานใหแตละบคคลไดอยางทงถงและสมดล

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 106

ภาพท 7.2 ภาพแสดงการแจกจายงาน

แผนภม Gantt Chart (Gantt’s Chart)

เปนแผนภมแทงชนด Bar Chart เพอแสดงใหเหนถงความสมพนธระหวางกจกรรมตางๆ ทจะตองกระทำากบระยะเวลาหรอเวลาสำาหรบการปฏบตงานของกจกรรมนนๆ ทำาใหเขาใจภาพรวมของระบบไดงายขน

Gantt Chart ทสรางในสวนบนตามแนวนอนจองตารางจะแสดงหนวยเวลา เปนชงโมง วน สปดาห เดอน หรอหนวยเวลาตามทนกวเคราะหระบบกำาหนด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 107

ภาพท 7.3 แสดงแผนภม Gantt Chart

ปฏทนการปฏบตงาน (Time Schedule and Time Table)

เปนปฏทนในรปแบบลกษณะของคาราง ซงแสดงงานทตองทำา วนททเร มทำางานและ วนทททำางานเสรจ

ภาพท 7.4 แสดงปฏทนการปฏบตงาน

ตาราง Input / Output Table

เปนคารางทใชสำาหรบการสรางหรออกแบบตาราง Output หรอตารางเสนอผลการประมวลผลตางๆ ซงประกอบดวยสวนสำาคญ 2 สวน คอ

1. สวนทเปนรายการ Input ประกอบดวย รายการตางๆ ทงหมดทจะนำามาประมวลผล สวนนจะอยทางดานซายมอของตารางสำาหรบใชในการเลอกเปนรายการของตารางปกตตารางหนงๆ จะมรายการทมความสมพนธกบประมาณ 2-5 รายการ

2. สวนของเลขตาราง ซงในสวนนจะมจำานวนตารางเทาใดกได

ประโยชนของตาราง Input / Output Table

1. ทำาใหทราบจำานวนตารางทไดทำาการออกแบบทงหมด

2. ทำาใหทราบความสมพนธของรายการตางๆ ของแตระตาราง ซงจะเปนการงายในการออกแบบตารางตอไป

3. เปนการงายทตะตรวจสอบวา มรายการใดบางทยงไมไดรบการออกแบบตารางจะไดทำาการออกแบบตารางของรายการนนๆ ตอไป

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 108

4. เปนการงายทจะตรวจสอบวาตารางใดบางทมรายการซำากน ทควรจะทำาการตกออก

ภาพท 7.5 แสดงตาราง Input / Output Table

การวเคราะหขายงาน (Network Analysis)

แผนภาพเครอขาย (Network) คอ แผนภาพทใชแสดงกจกรรมตางๆ ทจะตองทำาเพอใหโครงการสำาเรจลงอยางมระบบ สวนประกอบของเครอขายจะประกอบดวย Node ซงใชแสดงเหตการณตางๆ การเขยนตารางเวลาการทำางานโดยใชเครอขายมอย 2 วธทนยมใชกนอย คอ

1. PERT : Program Evaluation and Review Technique

2. CPM : Critical Method

1. PERT : Program Evaluation and Review Technique

เปนแผนภาพทใชสำาหรบแผนภาพทใชสำาหรบจดตารางของงานในการพฒนาระบบ ซงแสดงถงลำาดบการทำางานกบเวลา รวมทงยงอำานวยความสะดวกใหผวางแผน แผนภาพนมความละเอยดในการแสดงรายละเอยดของงานไดมากกวา Gantt Chart ทแสดงเพยงลำาดบของงานกบเวลา PERT เปนเครองมอสำาหรบการวางแผนและควบคมใหงานตางๆ สำาเรจภายในเวลาทกำาหนด และยงแสดงความสมพนธระหวางเหตการณและกจกรรมตางๆ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 109

ภาพท 7.6 แสดงแผนภาพ PERT : Program Evaluation and Review Technique

ขอดของ PERT

1. ใชพจารณาจดลำาดบงานตางๆ โดยเฉพาะงานทตองทำาเปนอสระจากกน

2. ใชประมาณเวลาทใชในแตละกจกรรม รวมทงเวลาทใชทงโครงการ

3. สารมารถชใหเหนงานทมผลกระทบตองานอนๆ ทงโครงการ ถางานนนสำาเรจชากวากำาหนด

4. ใชประมาณคาเฉลยของเวลาทใชสำาหรบการทำาตารางใหม เพอโตรงการสำาเรจ

5. ใชคำานวณเวลาทตองใชมากทสดสำาหรบโครงการ

2. CPM : Critical Method

เปนเครองมอทางดานการจดการเพอใชในการกำาหนด การรวม และวเคราะหกจกรรมรวมตางๆ ทจะตองทำาในโครงการอยางประหยดทสดและใหสำาเรจทนเวลา โดยเรมจากการแยกกจกรรมตางๆ ในโครงการออกเปนกจกรรมยอยๆ ซงกจกรรมแตละกจกรรมตองใชเวลาในการทำางานเปนชวงเวลาหนง ฉะนนจงมจเรมตนและขดสนสดของแตกจกรรม

Critical Path คอ การคำานวณระยะเวลาตงแตเรมตนกจกรรมแรกไปจนเสรจสนกจกรรมแรกไปจนเสรจสนกจกรรมสดทาย หากมกจกรรมททำาพรอมกน (เสนขนานกน) ใหใชเวลาทนานทสดมาคำานวณ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 110

ภาพท 7.7 แสดงกำาหนดเวลา CPM : Critical Method

Critical Path คอ 1-2-3-4-5-6-7 ใชเวลาทงหมด 10 วน

บทท 7

เครองมอทใชในการวเคราะหและออกแบบระบบ

ตอนท 1 อธบาย (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. จงอธบายลกษณะของแผนภม Block Diagram 2. จงอธบายลกษณะของแผนภมการจดการองคกร 3. ตาราง Input/Output ประกอบดวยสวนสำาคญอะไรบาง

4. จงอธบายความหมายของแผนภาพเครอขาย 5. จงบอกขอดของ PERT มาสก 3 ขอ ตอนท 2 อธบายคำาศพท (หมายถง การแปลคำาศพท ขยายความ อธบายเพมเตม ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบดวย)

1. Block Diagram 2. Organization Chart 3. Work Distribution Chart 4. Network Analysis 5. Critical Path

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 111

6. System Flowchart 7. Program Flowchart 8. Time Schedule 9. Time Table 10. Block Diagram

บทท 8 การเรมตนโครงการและการศกษาเบองตน

ขนตอนการศกษาระบบงานเบองตน

งานในขนตอนนเปนขนตอนการทำางานเรมแรกของการวเคราะหและออกแบบระบบงานซงประกอบดวยขนตอนยอย ๆ ทสำาคญดงตอไปน

1 การสำารวจเบองตน (Preliminary Investigation) งานในขนนมวตถประสงคเพอทจะทำาการคนหาสาเหตของปญหาตาง ๆ ทเกดขนของระบบวาอะไรเปนสาเหตอนสำาคญททำาใหระบบเกดปญหาขน และปญหาทแทจรงของระบบนนคออะไร และถาระบบมปญหาหลายปญหาเกดขนพรอม ๆ กน จะตองทำาการแกไขปญหาใดกอนเปนอนดบแรก และปญหาทจะตองทำาการแกไขในอนดบตอ ๆ ไปดงนน ในการสำารวจเบองตนนจงประกอบดวยขนตอนยอย ๆ ลงไปอกดงน

1.1 การศกษาโครงสรางและหนาทขององคกรธรกจ (Organization and Function of Business System) คอ จะตองรจกองคประกอบขององคกรธรกจนน ๆ ใหดเสยกอนวาประกอบดวยระบบยอย ๆ อะไรบาง หมายถง ระบบธรกจ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 112

นน ๆ มการจดแบงออกเปนสวนยอยอะไรบาง เชน มการแบงฝายการทำางานออกเปนกฝา กแผนก หรอกหนวยงานยอย และในแตละหนวยงานยอยททำาการแบงนมหนาทในการทำางานอยางไรบาง ซงนกวเคราะหระบบจะตองเขยนออกมาเปนรปแผนภมการจดองคการ (Organization Chart) และในแผนภมการจดองคการนจะตองประกอบไปดวยหนาทของแตละหนวยงานโดยรายละเอยด โดยรายละเอยดจะเขยนลงในแผนภมแสดงหนาท (Functional Chart) ในแผนภมแสดงหนาทนจะตองทำาการกำาหนดหนาทของตำาแหนงงานทก ๆ ตำาแหนงของแตละหนวยงาน ซงเรยกวา Job Specification หรอ Job Classification ซงมสวนประกอบดวยรายการตางๆ ดงน

• ชอของงาน (Job Name)หรอชอตำาแหนงงาน

• ชอหนวยงานของตำาแหนง

• ปรมาณงานทจะตองทำาเฉลยตอวนหรอตอเดอน

• ลกษณะงานทจะตองทำาและจำานวนแรงงานทจะตองใชในการทำา

1.2 การศกษาระบบงาน (System Investigation) เมอไดศกษาถงโครงสราง

ขององคการธรกจนนแลว ขนตอนตอไปจะตองทำาการศกษาถงระบบงานทสำาคญขององคกรนน ๆ วามระบบการทำางานทสำาคญทตองทำาอะไรบาง ใหเขยนเปนแผนภมแสดงถงขนนอนการทำางาน ของระบบตาง ๆ เหลานน ออกมาเปน System Flowchart หรอ Data Flowchart (DFD) เพอเปนแนวทางประกอบการวเคราะหระบบงานตอไป

1.3 การพจารณาความสามารพบองระบบ (Determination of System Adequacy) งานขนนเปนการศกษากำาลงความสามารถในการทำางานของระบบ โดยดจากผลการปฏบตงานของระบบ ซงอาจจะแบงออกไดเปน 6 M ในการวเคราะหตามองคประกอบของระบบทง 6M นจะทำาใหทราบถงกำาลงความสามารถของระบบงานนน ๆ เปนอยางด วามความสามารถในการบรหารงานเปนอยางไร และจะทำาใหทราบตนเหตของปญหาทเกดจาก 6 M ไดแก

1.3.1 Man Power คอ กำาลงคน หรอกำาลงแรงงานของคน ซงเปนการศกษาวาการทำางานของแตละหนวยงานยอยเหลานน มกำาลงคนเพยงพอหรอไม หนวยงาน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 113

ใดขาดกำาลงคนอกเทาใด มความตองการคนเพม (Man Power Requirement) อกเทาใด มหนวยงานใดบางทมจำานวนคนเกนกวา ความตองการของการทำางาน หรอมหนวยงานใดทใชคนไมตรงกบความสามารถ (Put The Man Into The Wrong Place) เปนตน เรองของแรงงานน เปนสวนสำาคญอยางหนงทกอใหเกดปญหาของระบบงานปจจบนเปนอยางมาก การวเคราะหกำาลงคนจะตองจดทำาเปน Position Classification Man Power Requirement และ Present Man Power

• Position Classification Man Power Requirement เปน

บญชความตองการกำาลงคน ซงประกอบดวยรายการตาง ๆ ทเกยวของเชนชอตำาแหนงทตองการ จำานวนคนทตองการของตำาแหนงนน ๆ คณวฒหรอระดบการศกษา ความสามารถพเศษหรอความชำานาญงาน

• Present หรอ Current Man Power เปนบญชแสดงจำานวนกำาลงแรงงานทอยในปจจบน ซงประกอบดวยรายการตาง ๆ ทเกยวของสำาหรบการ

วเคราะห เชน ชอตำาแหนงของแตละคนในหนวยงานชอหนวยงานทกำาลงปฏบตงานอย คณวฒหรอระดบการศกษาความสามารถในการปฏบตงาน (Performance)

1.3.2 Machine Power คอ กำาลงเครองจกร ในเรองของกำาลงเครองจกรนอาจแบงได 2 ประเภท คอ เครองจกรโรงงานสำาหรบการผลตสนคาและเครองจกรทใชในการทำางานในสำานกงาน ปญหาทางดานเครองจกรนนมมากมาย ซงจะตองทำาการวเคราะหดวยความรอบคอบ เชน ปญหาความตองการใช เครองจกรชวยในการทำางาน Machine Requirement) ปญหาในเรองเครองจกรมกำาลงผลตตำากวาความตองการของการผลตทตงไว(Low Production Machine) หรอปญหาเครองจกรหมดสภาพการทำางาน (Non Production Machine) เปนตน จะตองทำาเปนบญชแสดงจำานวนเครองจกรทมอย และจำานวนความตองการทจะไดเครองจกรสำาหรบการใชงานของแตละหนวยงานโดยละเอยด

1.3.3 Material คอ ปญหาเกยวกบวตถดบสำาหรบการผลตสนคา ซงอาจเกยวกบแหลงทมของวตถดบ เชน ตองสงซอจากตางประเทศ หรอปญหาในดาน การขนสง ปญหาความสญเสยของวตถดบในระหวางการผลตหรอปญหาเกยวกบคลงสนคา

1.3.4 Money คอ ปญหาทางดานการเงน หรอสภาวะการเงน (Money System) นกวเคราะหระบบงานจำาเปนจะตองทราบจำานวนเงนหรอวงเงนบางอยาง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 114

เชน วงเงนทจะตองใชในการปรบปรงหรอในการสรางระบบใหมหรองบการลงทนทจำาเปนบางอยางทจะตองทราบ เปนตน แตถาตองการจะวเคราะหระบบงานทเกยวของกบการเงน กจะตองทราบสถานการณทางการเงน ซงหมายถงจะตองทำาการวเคราะหในระบบบญชขององคกรโดยละเอยดดวย

1.3.5 Management คอ ปญหาเกยวกบระบบการบรหารงาน ซงเปนเรองใหญมากสำาหรบนกวเคราะหระบบทจะตองมความระมดระวงเปนพเศษ เชน การบรหารงานไมถกวธหรอไมเปนการเหมาะสม ทำาใหคนงานหรอพนกงานเกดปฏกรยา หรอเกดความขดแยงทำาใหเปนปญหาในการทำางานไดมาก นอกจากนอาจจะเกดปญหาทางดานการตรวจสอบการควบคมการทำางานหรอปญหาทางดานการประสานงานกสามารถเปนได

1.3.6 Morale คอ ปญหาเกยวกบเรองขวญและกำาลงใจของคนงานหรอพนกงาน เปนอยางไร การบำารงขวญและกำาลงใจทำาอยางไร เชน การใหสวสดการดานตางๆ เชน การจดรถรบสงพนกงาน การชวยเหลอยามปวยไข หรอคารกษาพยาบาล เงนชวยเหลอบตรตลอดจนการจายเงนรางวลในการทำางานดหรอเงนโบนส เปนตน

2.การกำาหนดปญหา (Problem Definition) เมอไดทำาการวเคราะหโครงสรางของระบบและกำาลงความสามารถของระบบแลว จะทำาใหทราบถงปญหาตางๆทเกดขน พรอมทงสาเหตของปญหาเหลานน ดงนน ขนตอนตอไปจงตองทำาการกำาหนดขอบขายในการแกไขปญหาวา จะทำาการแกไขปญหาอะไรกอนหลงไปตาม ลำาดบและจะใชวธการแกไขปญหาอยางไรการกำาหนดขอบขายในการแกไขปญหาน เรยกวา กำาหนดปญหา (Problem Definition) ซงจะใชเปนเปนกรอบในการออกแบบระบบงานตอไป

3.การจดทำาเอกสารเสนอผลงานเบองตน (Presentation) นกวเคราะหจะตองจดทำาเอกสารเสนอผลงานการวเคราะหระบบงานขนแรก เพอเปนการชแจงถงปญหาและสาเหตตลอดจนแนวทางสำาหรบการแกไขปญหาทควรจะดำาเนนการตอไปใหผบรหารไดทราบเพอพจารณาวาควรจะดำาเนนการวเคราะหและออกแบบระบบตอไปหรอไมถาผบรหารเหนสมควรกสงใหดำาเนนการตอไป แตถาไมเหนควรกบขอเสนอแนะในเอกสารดงกลาวงานของนกวเคราะหระบบกจะสนสดลงตรงน ดงนน การศกษางานเบองตนและจดทำาเอกสารสำาหรบการเสนอแนะดงกลาวของนกวเคราะหระบบงาน จงเปนสงสำาคญมาก จะตองทำาดวยความละเอยดรอบคอบและตองใหเปนทพอใจของผบรหาร เพอใหกรวเคราะหและออกแบบระบบงานไดดำาเนนการตอไปนนเอง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 115

ขนตอนของการวเคราะหระบบงานปจจบน

จากขนตอนของการศกษาระบบงานเบองตน ถาผบรหารเหนดวยตามทนกวเคราะหระบบไดเสนอแนะเอกสารการวเคราะหระบบงานเบองตนดงทไดกลาวแลวขางตน ผบรหารจะสงใหนกวเคราะหระบบงานเรมตนดำาเนนการวเคราะหและออกแบบระบบอยางจรงจงตอไปสวนนกวเคราะหระบบเองกจะตองจดเตรยมงานสำาหรบการดำาเนนงานในขนตอไป ขนตอนในการวเคราะหระบบงานปจจบนแบงออกเปนขนตอนยอยๆดงตอไปน

1.พจารณาวตถประสงค เปาหมาย และนโยบายขององคกร นกวเคราะหระบบจำาเปนจะตองทราบจากผบรหารเปนอยางด การออกแบบระบบขนมาใหมนนจำาเปนจะตองใหมความสอดคลองกบวตถประสงค เปาหมายและนโยบายขององคกรนน ๆ เพราะถาการออกแบบระบบใหมไมเปนไปตามวตถประสงค เปาหมาย หรอนโยบายขององคกรนนแลว ยอมถอวาการออกแบบระบบไมนนใชไมได เปนการเสยเวลาโดยเปลาประโยชน

2. การพจารณาความสามารถของระบบขาวสารขอมลขององคกร วาระบบขาวสารขอมลขององคกรนนมความสมบรณมากนอยเพยงใด จะตองทำาการเกบรวบรวมขาวสาร ขอมลเพมเตมอกมากนอยเพยงใด และดวยวธการอยางใด ในปจจบน องคกรนนทำาการประมวลผลขอมลดวยวธการอยางไร ไดใชระบบการประมวลผลขอมลดวยเครองคอมพวเตอรหรอไม และจำาเปนจะตองใชเครองคอมพวเตอรสำาหรบการประมวลผลขอมลตอไปหรอไม

3. การขอความคดเหนและขอเสนอแนะจากผบรหารระดบตาง ๆ อนเปนแนวทางสำาหรบการแกไขปญหา ผบรหารรบตาง ๆ ยอมทราบดวาปญหาตาง ๆทเกดขนในองคกรนนเกดจากอะไรและควรจะทำาการแกไขอยางไร แตไมอาจจะไขไดเองเนองจากเหตผลบางประการ แตเมอมนกวเคราะหและออกแบบระบบงานมาชวยทำาการไขปรบปรงยอมทำาไดงายกวา ดงนน คำาแนะนำาและขอเสนอแนะของผบรหารระดบตาง ๆ จงนบวาเปนประโยชนอยางยงสำาหรบการวเคราะหและการออกแบบระบบใหม

4. การจดตงคณะกรรมการพจารณาการดำาเนนการวเคราะหและออกแบบระบบ (Steering Committee) กอนการทำาการวเคราะหและออกแบบระบบงานมความจำาเปนในการจดตงคณะกรรมการขนมาชดหนง เรยกวา คณะกรรมการดำาเนนการวเคราะหและออกแบบระบบงาน ซงมหนาททสำาคญ ไดแก

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 116

• ใหคำาแนะนำาสำาหรบการศกษาความเหมาะสม (Feasibility Study)ในขนการวเคราะหและออกแบบระบบงาน

• กำาหนดวตถประสงค เปาหมาย และนโยบายทแนนอนและชดเจนของระบบเพอการออกแบบระบบงานใหมตอไป

• การยนยนและการอนมตในความจำาเปนเอการดำาเนนการบางอยางทอาจจะเกดขนในการวเคราะหและออกแบบระบบงาน

• ทำาการตดสนใจในปญหาบางอยางหรอทางเลอกบางอยางทตองการการตดสนใจในระหวางการวเคราะหและออกแบบระบบงาน

• ควบคมและตรวจสอบความกาวหนาของการวเคราะหและออกกแบบระบบงานโดยมการประชมและเสนอผลงานอยางสมำาเสมอ

บคคลทจะมาเปนคณะกรรมการชดนประกอบดวย

• ผบรหารระดบสง (Top Management) ทสามารถทำาการตดสนใจในปญหาตาง ๆ ทเกดขนในระหวางการวเคราะหและออกแบบระบบงานได

• ผบรหารระดบตาง ๆ บางระดบทเกยวของ เชน เลขานการสำานกงาน หวหนาฝายบญช หรอหวหนาฝายพสด ผมหนาทในการจดซอและเกยวของกบการเงนเปนตน

• หวหนาฝายโครงการทเกยวของ (Project Manager) หรอผทตองการใชระบบงาน

• เจาหนาทวชาการของฝายการวเคราะหและออกแบบระบบงาน

• หวหนาหรอประธานของกรรมการชดน คอ รองประธานหรอประธานขององคกรททำาการวเคราะหและออกแบบระบบนน ๆ

5. การกำาหนดความตองการทางดานบคลากรและการจดตงทมงาน

(Team Work) โดยนกวเคราะหระบบงานจะตองเปนผทพจารณาวาผบรหารระดบใด หรอพนกงานเขาหนาทผใดบางทเกยวของกบการวเคราะหและออกแบบระบบงาน จำานวนระบบงานละ 1-2 คนมาชวยทำาการวเคราะหและออกแบบระบบงานรวมกนกบการวเคราะหและออกแบบระบบโดยการจดเปนทมงานขนมามจำานวน 2-4 คน โดยผ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 117

ทมารวมงานนนจะตองมาทำางานเตมเวลาเพอไมใหการวเคราะหและออกแบบระบบงานตองหยดชะงก เพราะการทผมารวมงานนน ๆ ตดงานอน ทมงานดงกลาวนมหนาท ดงน

• การจดหาขอมลบางอยางสำาหรบการวเคราะหและออกแบบระบบ เชน ขอมลเกยวกบการจดองคกร ขอมลเกยวกบ 6 M ขอมลเกยวกบวตถประสงคเปาหมายและนโยบาย เปนตน

• การศกษาขอเทจจรงบางอยาง เชน การพยากรณยอดขายประจำาปกบยอดขายทใชจรง การคำานวณหาราคาปจจบนของเครองคอมพวเตอรทจะทำาการซอ และงานบางอยางทเกยวของกบการวเคราะหและออกแบบระบบงาน

• ทำางานเฉพาะกจบางอยางทนกวเคราะหระบบตองการ หรอตามความตองการของคณะกรรมการดำาเนนกาวเคราะหระบบงานสงใหทำา เพอประกอบการพจารณาดำาเนนการตอไป เชน การจดทำาเอกสารรายงาน การเขยนแผนภมการประเมนใบเสนอราคาของผเสนอราคาขายเครองคอมพวเตอร

• ชวยรวบรวมขาวสารขอมลตาง ๆ ทใชสำาหรบการวเคราะหและออกแบบทไดมาจากหนวยงานตาง ๆ มาทำาการสรปประมวลผล และจดทำารายงานเพอการนำาเสนอตอไป

• การจดทำาแผนภมและเอกสารตางๆ การวเคราะหและออกแบบระบบทสมบรณเพอการนำาเสนอตอคณะกรรมการการวเคราะหและออกแบบระบบตอไป

6 การกำาหนดความตองการทางดานระบบขาวสารขอมล (Information Requirement)

เปนหนาทของการวเคราะหและออกแบบระบบทจะตองทำา ซงไดแก

• พจารณาวาจะตองการขาวสารขอมลอะไรบางทจะนำามาใชในการวเคราะหและออกแบบระบบ และขาวสารขอมลนนจะไดมาจากหนวยงานใด

• ออกแบบฟอรมสำาหรบการบนทกขาวสารขอมลทตองการจะได เพอใหผทมหนาททำาการบนทกใหอยางถกตอง เชน แบบตาราง Input/ Output ตาง ๆ เปนตน

• การกำาหนดหนาทใหใครรบผดชอบในการบนทกขอมล จะใหทมงานใดเปนผรบผดชอบในการรวบรวมขอมลและทำาการประมวลผลสำาหรบการนำาเสนอตอไป

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 118

• การกำาหนดระยะเวลา การบนทกขอมล การประมวลผลขอมล และการนำาเสนอขอมล เพอใหไดขาวสารขอมลททนตอการใชงาน

7 การศกษาความเหมาะสม (Feasibility Study) หมายถง การวเคราะหเปรยบเทยบเพอหาขอสรปตางๆ สำาหรบการตดสนใจ เชน

วเคราะหการทำางานของแตละหนวยงานยอย วามความสมพนธกนเพยงใดมงานใด

บางทมการทำางานอยางซำาซอนเกนไปหลายหนวยงาน จะตองปรบปรงหนาทการทำางานนนเสยใหม เพอไมใหมการทำางานซำาซอนกน และมงานใดบางทไมแจงชดเจนวา เปนหนาทความรบผดชอบของหนวยงานใด จะตองมการกำาหนดกนเสยใหม ใหเปนทชดเจนวา จะใหเปนความรบผดชอบของหนวยงานใด เพอปองกนไมใหงานใดตองขาดความรบผดชอบ

7.2 วเคราะหระบบงานของแตละหนวยงานวามระบบใดบางทจำาเปนจะตองทำามระบบงานใดบางทไดทำาอยแลว และมงานใดบางทยงไมไดทำา แตกำาลงจะทำาตอไป ในอนาคตซงไดกำาหนดระยะเวลาไวเปนการแนนอนแลว และมงานใดบางทนาจะทำาแตยงไมไดทำา และทสำาคญอกประการหนงคอมงานใดบางทกำาหนดความจำาเปน คอ ไมจำาเปนจะตองกระทำาอกตอไป ซงสมควรจะทำาการยกเลกไดแลว กสมควรจะ ทำาการยบหรอเลกงานนนเสย

7.3 วเคราะหระบบงานของแตละหนวยงาน วามความจำาเปนทจะตองนำาเอาเครองคอมพวเตอรมาชวยในการทำางานหรอไม ซงอาจจะแยกออกไดเปน 4 กรณ คอ

7.3.1 ระบบงานใดบางทจำาเปนตองใชเครองคอมพวเตอรเขาชวยในการทำางานและไดมเครองคอมพวเตอรใชอยแลว กรณนจะตองทำาการวเคราะหวาการใชเครองคอมพวเตอรนนเปนการเปนการเหมาะสมแลวหรอไม คอ เปนการใชเครองคอมพวเตอรอยางคมคาหรอไม และเปนการเหมาะสมเพยงพอแลวหรอไม มปญหาใดในการใชเครองคอมพวเตอรนนอยอก ซงจะตองทำาการแกไขปรบปรงตอไป

7.3.2 มระบบงานใดบางทจำาเปนจะตองใชเครองคอมพวเตอรเขาชวยทำางานแตยงไมไดนำาเครองคอมพวเตอรเขามาชวยในการทำางาน คอ มแผนภาพทแนนอนอยแลววาจะนำาเครองคอมพวเตอรเชามาชวยเมอใด แตยงไมถงเวลา กรณนอาจพจารณาความเหมาะสมอกครงหนงกได วามงานทนำามาทำากบเครองคอมพวเตอรเพยงพอและ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 119

มความพรอมทจะนำามาทำางานกบเครองคอมพวเตอรเพยงใด และมงานใดอกทสมควรจะนำามาทำางานกบเครองคอมพวเตอรไดอก

7.3.3 มระบบงานใดบางทไมไดมแผนวาจะทำาดวยเครองคอมพวเตอร แตเปนระบบงานทสมควรจะนำาเครองคอมพวเตอรมาชวยในการทำางานเพอความสะดวกและรวดเรวของการทำางานระบบงานนน ๆ ตอไป ระบบงานประเภทน ควรจะจดใหเปนระบบงานทอยในแผนวาควรจะนำาเครองเขาชวยในการทำางาน เชน เดยวกบงานในขอ 7.3.2 ซงควรจะไดจดเตรยมการออกแบบระบบสำาหรบการใชเครองคอมพวเตอรหรอการนำาระบบงานนใหทำาดวยเครองคอมพวเตอรตอไปในอนาคต

7.3.4 มระบบงานใดบางทไมจำาเปนจะตองทำางานดวยเครองคอมพวเตอรระบบงานประเภทนสมควรจะไดทำาการออกแบบระบบใหมการทำางานแบบ Manual โดยคำานงถงความสะดวกในการทำางานแบบ Manual เปนหลก เชน มการปรบปรงแบบใบบนทกขอมลตางๆ ใหเหมาะสมสำาหรบการประมวลผลดวยมอ หรอใหเหมาะสมสำาหรบการทำางานดวยมอเปนตน

7.4 สำาหรบระบบงานทจะตองทำางานดวยเครองคอมพวเตอรนน จะตองมการจดเตรยมระบบงานเพอจะนำาไปใชกบเครองคอมพวเตอรตอไป ดงตอไปน

7.4.1 ถามเครองคอมพวเตอรอยแลว จะตองทำาการวเคราะหความสามารถของระบบเครองคอมพวเตอรคอมพวเตอรทมอยวา สามารถทจะรบงานเพมไดอกมากนอยเพยงใด และถาเอาระบบงานใหมนเขาไปทำาอกจะเกดปญหาอยางใดหรอไม เชน จะตองมการปรบปรงเครองคอมพวเตอร (Up Grade) ทมอยใหมประสทธภาพสงขน หรอจะตองเพมสวนประกอบตางๆ ไดแก Memory Disk Drive อกหรอไม เปนตน

7.4.1 ถายงไมมเครองคอมพวเตอรแตจะตองจดเตรยมหรอจดหาเครองคอมพวเตอร เพอนำามาใชงานตอไป ในกรณนนกวเคราะหระบบงานจะตองจดเตรยมงานตาง ๆ เกยวกบการจดหาเครองคอมพวเตอร เชน จดเตรยมรายละเอยดของเครองคอมพวเตอรเพอการประมลหรอจดซอเครองคอมพวเตอร ซงจะตองจดทำาเปนเอกสารกำาหนดคณสมบตของเครองคอมพวเตอร (Computer Specification) ประกอบการพจารณาการจดซอหรอการประมลซอ โดยมรายละเอยดตาง ๆ ทสำาคญสำาหรบการพจารณา เชน

• คาเชาเครองคอมพวเตอร หรอราคา เครองคอมพวเตอรทจะจดซอจะกำาหนดเปนเกณฑในการตดสนอยางไร หรอควรจะมราคาประมาณเทาใด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 120

• ระบบ Hardware ของตวเครองคอมพวเตอร มรายละเอยดอะไรบาง เชน Processor, CPU, Main Memory, Disk Drive, Keyboard, CRT, Hard disk, Mouse Scanner, Plotter, Printer เปนตน รายการตาง ๆเหลาน จะตองกำาหนดโดยละเอยดและครบถวนทกรายการ

• Software ตาง ๆทใชกบเครอง โดยเฉพาะระบบปฏบตการจะใชระบบใดและมโปรแกรมอะไรบางทจะตองใชประกอบระบบปฏบตการ

• Application Package ทตองการใชกบระบบงาน จะใชโปแกรม Package ใดบาง จะตองซอหรอจางเขยนโปรแกรมขนมาใหม หรอทำางานเขยนขนมาเอง

• ระบบการทำางานของเครองมความสามารถในการทำางานตรงกบความตองการของระบบงานทตองการจะทำาไดดเพยงใด ทงทางดาน Hardware และ Software

• ระบบเครองทางดาน Hardware สามารถขยายหรอ Up Grade ภายหลงไดมากนอยเพยงใด เชน ถาเพม Main Memory จะทำาไดมากนอยเพยงใด และสามารถตดอปกรณอน ๆ เพม โดยไมตองเปลยนระบบเครองทงระบบไดหรอไม

• การใหความชวยเหลอของบรษทผขายเครองมอะไรบาง เชน เอกสารประกอบเครองมอะไรใหบาง สมบรณเพยงใด การฝกอบรมการใชเครองมหรอไม มบรการบำารงรกษาเครอง (Maintenance)หรอบรการซอมเครองหรอไม การเพมหรอขยายเครองจะทำากนอยางไร มคาใชจายเพมอกเทาใด ตลอดจนความนาเชอถอของบรษทผขาย เปนบรษททมสถานะมนคงเพยงใด

• ควรพจารณาถงความลาสมยของเครอง โดยดถงอปกรณและอะไหลทจะนำามาใชในการซอมแซมหรอเปลยนแปลงในภายหลง คอ ไมควรซอเครองทลาสมยซงทางโรงงานเลกผลตอะไหลแลว หรอไมมอปกรณทจะนำามาเปลยนหรอใชสำาหรบการซอมบำารงแลว และไมควรซอเครองทหาซออะไหลหรออปกรณในทองตลาดยาก เพราะจะทำาความลำาบากยงยากในการซอมบำารงเครองในภายหลง

• พจารณาในเรองราคาจากหลายบรษททเสนอชายเครอง โดยจะตองมการกำาหนดมาตรการพจารณาตดสนใจในเรองราคาและคณสมบตของเครองวาจะใชเกณฑการพจารณาตดสนใจกนอยางไร

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 121

• กำาหนดมาตรการและวธการในการตรวจรบเครองคอมพวเตอรทบรษทผขายไดนำามาตดตงใหอาจจะตองมการตงคณะกรรมการตรวจรบดวย

7.4.3 ถามการตดสนใจทจะซอเครองคอมพวเตอรแลว จะตองมการจดเตรยมในเรองตาง ๆ เพมอกหลายอยาง เชน

• สถานททจะตดตงเครอง วาจะตดตงทใด ควรจะจดทำาหองสำาหรบการทำางานของเครองคอมพวเตอรโดยเฉพาะหรอไมอยางไร โดยตองพจารณาถงความปลอดภยของเครอง และสภาพการทำางานเปนหลก

• จดเตรยมอปกรณสำาหรบการตดตง เชน ระบบพลงงานไฟฟา ตองตดตงระบบไฟฟาใหมหรอไม การตดตงปลกและสายไฟฟาสำาหรบการตดตงเครองคอมพวเตอร

• ระบบเครองปรบอากาศและการควบคมความชนซงเปนปจจยสำาคญสำาหรบเครองคอมพวเตอร และจะตองตดตงขนาดใดจงจะเหมาะสม

• การจดเตรยมบคลากรตาง ๆ สำาหรบใชเครองคอมพวเตอร จะตองมการฝกอบรมใหพรอมกอนทจะตดตงเครองคอมพวเตอร

• การเตรยมงานสำาหรบการทำางานกบเครอง ควรจดเตรยมใหพรอมทจะทำางานไดทนทเมอเครองไดทำาการตดตงเสรจแลว

• พจารณากำาหนดใหเครองคอมพวเตอรทจะตดตง ใหอยในความควบคมดแลรบผดชอบของหนวยงานใด หรอจะจดตงเปนศนยอสระเปนอกหนอยงานหนงแยกออกมาตางหาก

8 การจดทำาเอกสารโดยทาง (System Proposal) หลงจากการศกษาความเหมาะสมแลว ทมงานจะตองจดทำาเอกสารโครงการ (System Proposal) ซงเปนเอกสารทประกอบดวยขอมลตาง ๆ ตารางและแผนภมแสดงถงความสำาคญระหวางระบบงานปจจบนและระบบงานทจะทำาการตดตงใหม เพอเปรยบเทยบผลเสย หรอแสดงใหเหนถงประโยชนทจะไดรบจากการตดตงระบบใหม นำาเสนอผบรหารเพอการตดสนใจวาควรจะใชระบบใหมตามทเสนอนหรอไมเพยงใด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 122

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ

บทท 8 การเรมตนโครงการและการศกษาเบองตน

ตอนท 1 อธบาย (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยาง ใหยกตวอยางประกอบ)

1.อธบายขนตอนการสำารวจเบองตน 2. อธบายความหมายและรายละเอยดของ 6M 3.อธบายความหมายของงการกำาหนดปญหา 4. ขนตอนการจดทำาเอกสารเสนอผลงานเบองตนมความสำาคญอยางไร 5. คณะกรรมการดำาเนนการวเคราะหและออกแบบระบบงานมหนาทอยางไร

ตอนท 2 อธบายคำาศพท (หมายถง การแปลคำาศพท ขยายความ อธบายเพมเตมถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. Preliminary Investigation 2. Organization Chart 3. Function Chart 4. System Investigation 5. Man Power 6. Material 7. Presentation 8. Project Manager 9. System Proposal 10. Determination of System Adequacy คำาถามทายเลม

บทท 8 การเรมตนโครงการและการศกษาเบองตน

1. อธบายขนตอนการศกษาระบบงานเบองตน ตอบ 1) การสำารวจเบองตน เพอททำาการคนหาสาเหตของปญหาตางๆ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 123

2) การกำาหนดปญหา ตองกำาหนดขอบขายในการแกไขปญหา 3) การจดทำาเอกสารเสนอผลงานเบองตน

2. อธบายขนตอนการศกษาระบบงานปจจบน ตอบ 1) พจารณาวตถประสงค เปาหมาย และนโยบายขององคกร 2) การพจารณาความสามารถของระบบขาวสารขอมลขององคกร 3) การขอความคดเหนและขอเสนอแนะจากผบรหารระดบตางๆ 4) การจดตงคณะกรรมการการพจารณาการดำาเนนการวเคราะหและออกแบบระบบ 5) การกำาหนดความตองการทางดานบคลากรและการจดตงทมงาน 6) การกำาหนดความตองการทางดานระบบขาวสารขอมล 7) การศกษาความเหมาะสม 8) การจดทำาเอกสารโครงการ

3.คณะกรรมการดำาเนนการวเคราะหและออกแบบระบบงานประกอบดวยบคคลใดบาง ตอบ - ผบรหารระดบสง - ผบรหารระดบตางๆ - หวหนาฝายโครงการทเกยวของ - เจาหนาทวชาการของฝายการวเคราะหและออกแบบระบบงาน - หวหนาหรอประธานของกรรมการชดน

4. ทมงานทไดถกจดตงขนมหนาทอยางไร ตอบ - การจดหาขอมลบางอยางสำาหรบการวเคราะหและออกแบบระบบ - การศกษาขอเทจจรงบางอยาง - ทำางานเฉพาะกจบางอยางทนกวเคราะหระบบตองการ - ชวยรวบรวมขาวสารขอมลตางๆ ทใชสำาหรบการวเคราะหและออกแบบระบบ - จดทำาแผนภมและเอกสารตางๆการวเคราะหและออกแบบระบบทสมบรณเพอการนำาเสนอตอคณะกรรมการดำาเนนการวเคราะหและออกแบบระบบตอไป < /p>

5.ในการกำาหนดความตองการทางดานระบบขาวสารขอมล นกวเคราะหระบบมหนาทอยางไร ตอบ - พจารณาวาจะตองการขาวสารขอมลอะไรบางทจะนำามาใชในการวเคราะหและออกแบบระบบ และขาวสารขอมลนนจะไดมาจากหนวยงานใด - ออกแบบฟอรมสำาหรบการบนทกขาวสารขอมลทตองการจะได เพอใหผทมหนา

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 124

ททำาการบนทกใหอยางถกตอง เชน แบบตาราง Input/Output ตางๆ เปนตน - การกำาหนดหนาทใหใครรบผดชอบในการบนทกขอมล จะใหทมงานใดเปนผรบผดชอบในการรวบรวมขอมลและทำาการประมวลผลสำาหรบการนำาเสนอตอไป <- กำาหนดวธการประมวลผลและวธการการนำาเสนอขอมล เพอใหทมงานไดดำาเนนการตอไปอยางถกตองกบความตองการตอไป - กำาหนดระยะเวลา การบนทกขอมล การประมวลผลขอมล และการนำาเสนอขอมล เพอใหไดขาวสารขอมลททนตอการใชงาน

6. อธบายความหมายของคำาศพทตอไปน

1) Job Specification = การกำาหนดหนาทของตำาแหนงงาน

2) Machine Power = กำาลงเครองจกร

3) Management = ปญหาเกยวกบระบบการบรหารงาน

4) Steering Committee = คณะกรรมการพจารณาการดำาเนนการวเคราะห และออกแบบระบบ

5) Information Requirement= ความตองการทางดานระบบขาวสาร

6) Determination of System Adequacy=การพจารณาความสามารถของระบบ

บทท 9 การประมวลผล

วตถประสงคเชงพฤตกรรม (Behavioral Objectives)

หลงจากศกษาบทเรยนนแลว นกศกษาจะมความสามารถดงน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 125

1 อธบายจดมงวงหามายการประมวลผล 2 บอกประเภทการประมวลผลทไมตองมการอธบาย 3 ยกตวอยางคำาอธบายการประมวลผล 4 ระบวธการอธบายการประมวลผล 5 อธบายภาพกระแสขอมล 6 บอกกฎการเขยน DFD ไดถกตอง 7 ยกตวอยางระบบงานหองสมด 8 ยกตวอยางการสราแบบสำาหรบระบบใหม 9 ยกตวอยางการออกแบบระบบระดบกายภาพ 10 จดบอรดเชงปฏบตการ การประมวลผล “ ”11 สนทนาเชงปฏบตการ ขนตอนการสรางตารางการตดสนใจ “ (Decision Table)” 12 สนทนาเชงปฏบตการ แผนภาพกระแสขอมล “ “13 สนทนาเชงปฏบตการ การพฒนาโปรแกรมระบบงานหองสมด “ “14 SWOT Analysis “การสรางแบบระบบใหม ”15 SWOT Analysis “การออกแบบระดบกายภาพ ”16 อธบายคำาศพทได 14 คำา

บทท 9

การประมวลผล

จดมงหมายการประมวลผล

1. เพอใหการประมวลผลนนชดเจนเขาใจงาย การใชวธนจะทำาใหผวเคราะหไดเรยนรรายละเอยดเกยวกบขนตอนในการประมวลผลการทำางาน

2. เพอใหเกดความเขาใจถกตองในการอธบายในรปแบบเฉพาะของการประมวลผลระหวางนกวเคราะหระบบและโปรแกรมเมอร

3. เพอตรวจสอบการออกแบบระบบ โดยการประมวลผลนนจะถกตองหรอไมดานขอมลทปอนเขาเครอง และออกการรายงานทางหนาจอ

ประเภทของการประมวลผลทไมตองมการอธบาย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 126

ประเภทของการประมวลผลทไมตองมการอธบายสามารถแบงไดดงน

1. การประมวลผลทใชการแทนททางกายภาพในสวนของการปอนขอมลเขาระบบหรอการออกรายงานทเปนรปแบบไมซบซอน เชน การอานคา การเขยนคา เปนตน

2. การประมวลผลทแทนทกระบวนการตรวจสอบขอมลซงจะมรายละเอยดในพจนานกรมขอมล

3. การประมวลผลทเปนการประมวลผลในลกษณะทเปนการดง Function ทมอยเดมหรอเปนการนำาโปรแกรมยอยมาใช

คำาอธบายการประมวลผล

คำาอธบายการประมวลผล “Process Description” หรอเรยกอกอยางหนงวา “Minispecs”

จะอธบาย รายละเอยดการทำางานภายในโพรเซสหนง ๆ หรออกนยหนงกคอ โพรเซสนเปลยนอนพตเปนเอาตพตอยางไร โพรเซสระดบลางสดใน DFD จะตองเขยนคำาอธบายวามนทำางานอยางไร

คำาอธบายการประมวลผลสามารถกำาหนดขอมลของระบบไวในพจนานกรมขอมลและแบงการทำางานเปนหนาทตางๆ ยอยลงไดดวยแผนภาพกระแสขอมล

วธการอธบายการประมวลผล

1. ประโยคโครงสราง (Structure Sentences)

2. การตดสนใจแบบตาราง(Decision Tables)

3. ผงตนไม(Decision Tree)

นกวเคราะหระบบจะเลอกใชวธการใดวธการหนงหรอใชปนกนกไดขนอยกบความเหมาะสม แตไมวาจะเขยนดวยวธใด ๆ เมอเขยนแลวควรจะมคณสมบตดงน

• เขยนแลวคำาอธบายนนควรจะใชสอสารกบผอนทเกยวของในระบบไดงาย ผทเกยวของอาจจะเปนผใชผจดการ ผตรวจสอบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 127

• เขยนแลวคำาอธบายนนสามารถนำามาตรวจสอบความถกตองกบผใชไดงายการเขยนเปนประโยคโครงสรางอาจจะไมเหมาะสมถาตองนำามาตรวจสอบกบผใชเพราะวา คำาอธบายนนจะยาวแบะ คำาอธบายเกยวกบเงอนไข หรอการทำางานซำากเขยนไมสะดวก ตวอยางเชน เงอนไขหรอการทำางานซำากเขยนไมสะดวก ตวอยางเชน เงอนไขทม AND,OR หรอ NOT

โดยทวไปแลววธการเขยนคำาอธบายแบบประโยคโครงสรางเปนทนยมใชกนมากทสดควรจะเลอกใชวธเดยวกนเพอใหงายตอการสอสาร อาจจะมากกวาหนงวธกเปนไปไดทงนขนอยกบ

1. ความชอบของผใช

2. ความชอบของผเขยน

3. ลกษณะการทำางานของโพรเซสเซอร

ประโยคโครงสราง (Structure Sentences)

วธนใชการอธบายเปนประโยคเขยนใหมลกษณะเปนโครงสรางคลาย ๆ การเขยนโปรแกรมโครงสราง การเขยนประโยคโครงสรางอาจเลอกใชคำาศพทตาง ๆ กนดงน

• ใชคำากรยาทเมอทำาแลวมความหมายวาไดผลลพธบางอยางออกมา เชน คำานวณ “ ”

สงนนสงน หรอ เปรยบเทยบ สงนนกบสงน เปนตน คำากรยาทอาจจะเลอกใชไดเชน“ ”

GET COMPUTE

PUT DELETE

FIND VALIDATE

ADD MOVE

SUBTRACT REPLACE

MULTIPLR SET

DIVIDE SORT เปนตน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 128

• ใชชอขอมลเปนคำานามในประโยค ตวอยางเชน วนชำาระใบทวงหน รายงานเพอเตรยมเงนสด เปนตน

• ใชคำาศพททแสดงความสมพนธระหวางขอมลเชน และ หรอ เทากบ ไม“ ” “ ” “ ” “เทากบ มากกวา และ นอยกวา เปนตน ” “ ” “ ”

• ใชคำาทบอกการเคลอนทของขอมลคลายกบคำาทใชในการเขยนโปรแกรมไดแก

1. ถา........มฉะนน(if…….else…….)

2. กรณ......(case)

3. ทำาซำา(Do3…….loop)

4. ทำาตามลำาดบ (Sequence)

สรปประโยคโครงสราง ประโยคโครงสรางและตารางตดสนใจเปนเครองมอทใชอธบายการทำางานภายในของ PROCESS ควรจะเลอกวธเขยนอธบายการทำางานทดและเหมาะสมกบงานนน ๆ

วธการตดสนใจแบบตาราง (Decision Table)

การตดสนใจแบบตารางเปนตาราง 2 มตโดยทแถวตงดานซายเปนเงอนไขและแถวนอนเปนรายละเอยดของเงอนไขททงหมดกอน ตามดวยกจกรรมทงหมดทมในการประมวลผลนน และชางถดมาคอ กฎตาง ๆ ทเปนตวกำาหนดผลในการกระทำากจกรรมนน

รปหลกการเขยนตารางตดสนใจ (Decision Table)

ขนตอนการสรางตารางตดสนใจ(Decision Table)

1. พจารณาวามปจจยอะไรบางทใชในการตดสนใจ และดเงอนไขในการตดสนใจวามเงอนไขใดบาง เขยนลงในสวนบนซายมอของตารางเรยงไปตามแนวนอน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 129

2. พจารณากจกรรมตาง ๆ ทมโอกาสเกดขน เขยนลงในตารางการตดสนใจดานซายมอดานลางเรยงไปตามแนวนอน

3. ตดสนใจถงความสมพนธของเงอนไขทมผลตอกจกรรมซงจะเกดขนเปนกฎทใชตดสนใจใหเกดการกระทำากจกรรมนน เขยนเปนกฎแตละขอเรยงไปในแนวตง โดยใส ใช “ (Y) ”เมอเปนไปตามเงอนไขนนใหตรงกบแถวของเงอนไขนน และใส ไม “ (N)” ในกรณทไมเปนไปตามเงอนไขนนใหตรงกบแถวของเงอนไขนน ซงจะสามารถคำานวณไดเปน 2N โดยท N คอจำานวนเงอนไข

4. ใสกากบาท(?) ใหตรงกนกบกจกรรมทจะตองกระทำา (Action) เมอเปนไปตามเงอนไขหรอกฎนน ถาไมเกดการกระทำากบกจกรรมใด ใหขดเสนแทน

ภาพท 9.1 แสดงตวอยาง ตารางการตดสนใจ

ผงตนไม(Decision Tree)

วธนเปนการใชผงตนไมในการเขยนเสนทางการตดสนใจโดยจะเหมอนกงกานสาขาของตนไมโดยมรากอยทางซายมอ และกงอยทางขวามอ ซงจะคลายกบตารางการตดสนใจ แตตางกนทรปแบบเทานน

ขนตอนการสรางผงตนไม(Decision Tree)

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 130

การสรางผงตนไมจะมลกษณะดงตอไปน

1. เขยนเรมตนจากรากแตกกงไปตามจำานวนเงอนไขทเปนไปตามกฎ โดยพจารณาเงอนไขทจะเกดขนในการตดสนใจเรมแรก

2. แตกกงของเงอนไขแรกนนเปนเงอนไขถดไป

3. แตกกงของเงอนไขตอไป จนกระทงหมดเงอนไขทจะเกดขน

4. เขยนกงของกจกรรมทจะตองกระทำา เมอเปนไปตามเงอนไขจากรากไปปลายกงเงอนไขนน

เทคนคในการเลอกวธการเขยนอธบายการประมวลผล

1. เลอกวธประโยคโครงสรางภาษา(Structure Language)เมอ

- การประมวลผลนนเปนกรณทเกดเหตการณทมการกระทำาซำา

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 131

- ตองการสอสารระหวางผใชกบนกวเคราะหระบบในการอธบายการประมวลผลวธนจะดทสด

2. เลอกวธใชตารางการตดสนใจ(Decision Table)เมอ

- เงอนไข กจกรรมทจะกระทำา และกฎในการประมวลผลมความซบซอนมาก

- เมอการประมวลผลนนมกฎตาง ๆ ทขดแยง และเกดกรณฟมเฟอยได วธนจะสามารถแกปญหานได

3. เลอกวธผงตนไม (Decision Table)เมอ

- การเกดเงอนไขตาง ๆ และการกระทำากจกรรมเปนไปตามลำาดบกอนหลง

- กรณทมเงอนไขหลากหลายแบบ ในการแตกกงทแตกตางกนไปคอเงอนไขไมจำากดเปนตน

แผนภาพกระแสขอมล

แผนภาพกระแสขอมล (DFD) เปนเครองมอทใชกนอยางแพรหลายในการเขยนแบบระบบใหม โดยเฉพาะกบระบบท หนาท ของระบบมความสำาคญและมความสลบซบ“ ”ซอนมากกวาขอมลทไหลเขา

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 132

กฎการเขยนผง DFD ทถกตองมดงน

- ขอมลทเคลอนออกจากแฟมขอมลจะตองมการนำาขอมลนนเขาสแฟมขอมลกอน

- ขอมลทเคลอนทเขาสแฟมขอมลสดทายแลว จะตองเปนขอมลทเคยนำาเขาสกระบวนการนน

- ขอมลทเคลอนออกจากกระบวนการ จะตองเปนขอมลทเคยนำาเขาสกระบวนการนนหรอไมกตองจดทำาขนภายในกระบวนการนน

- ขอมลทเคลอนเขาสกระบวนการจะตองถกสงออกหรอไมกถกใชประมวลผลภายในกระบวนการนน

- เอนทตตนทาง/ปลายทาง ตดตอกนเองไมได ตองมกระบวนการอย ณ ขางใดขางหนงของเสนทางเชอมตอขอมล

- แฟมขอมลจะตดตอกนเองโดยตรงไมได เชนเดยวกนกบ เอนทตตนทางปลายทาง

- เอนทตและแฟมขอมลจะตดตอกนโดยตรงไมไดจะตองผานกระบวนการ

ตวอยางระบบงานหองสมด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 133

การพฒนาโปรแกรมระบบงานหองสมด ไดใชแผนภาพกระแสขอมล (Data Flow Diagram) ในการวเคราะหระบบ แผนภาพกระแสขอมลแสดงความสมพนธระหวางกระบวนการ

1. แผนภาพกระแสขอมลระบบสงสด (Context Diagram) แสดงเสนทางของขอมลทเขาและออกจากแหลงทมผลกระทบตอระบบ

2. แผนภาพกระแสขอมลระดบท 1 (Data Flow Level 1 ) แสดงกระบวนการทำางานหลกของระบบ ขอมลทเขาและออกจากกระบวนการทำางานตาง ๆ

3. แผนภาพกระแสขอมลระดบท 2 (Data Flow Level 2 )แสดงกระบวนการทำางานโดยจะแสดงรายละเอยดของกระบวนการทำางานตาง ๆ ในแผนภาพกระแสขอมลระดบแผนภาพแสดงการไหลของขอมลหรอ DFD สามารถแสดงไดดงน

ภาพท 9.4 แผนภาพกระแสขอมลระดบ Context Diagram ของระบบงานหองสมด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 134

ภาพท 9.5 แผนภาพกระแสขอมลระดบท 1(DFD-Level 1): ระบบงานหองสมด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 135

ภาพท 9.6 แผนภาพกระแสขอมลระดบท 2(DFD-Level 2): ระบบงานหองสมด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 136

ภาพท 9.7 แผนภาพกระแสขอมลระดบท 2(DFD-Level 2): ระบบงานหองสมด

ภาพท 9.8 แผนภาพกระแสขอมลระดบท 2( DFD-Level 2) ระบบหนงสอ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 137

ภาพท 9.9 แผนภาพกระแสขอมลระดบท 2 (DFD=Level2):ระบบการกำาหนดคามาตราฐาน

ภาพท 9.10 แผนภาพกระแสขอมลระดบท 2 (DFD-Level2):ระบบการจดพมพรายงาน

พจนานกรมขอมล(Data Dictionary)

ทก ๆ ระบบตองมขอมลแมแตระบบทงายทสดตวอยางเชน ระบบบญชเจาหนจะตองมขอมลทจำาเปนในการจายเงนแกเจาหน ไดแก ชอ และทอยของเจาหน จำานวนเงนทตองชำาระเปนตน ระบบทพฒนาเสรจแลวจะตองตดตามขอมลเหลานได แตสำาหรบนกวเคราะหระบบจะเกบขอมลในรปแบบ(Fomat) หรอการใชงานขอมลเหลานอยางไร คำาตอบกคอ พจนานกรมขอมลซงเปนทเกบรวบรวมขอมลทงหมดและเปนทคนหาขอมลทตองการเกยวกบขอมลของระบบทงหมดได พจนานกรมขอมลควรสรางไวใชแตเรมโครงการโดยเรมตนจาก จำานวนขอมลนอย ๆ และเรมเพมขนเรอย ๆ โครงการ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 138

เลก ๐ จะมขอมลประมาณ 1000 ขอมล สำาหรบโครงการใหญอาจจะมากถง 50000ขอมลดวยกน

การจดพจนานกรมขอมล

พจนานกรมขอมลถกเขยนเรยงลำาดบตามตวอกษร โดยไมสนใจวาขอมลนนจะเปนแบบไปไหนคอ เขยนรวมปะปนกนทงขอมลเดยวขอมลทไปหลใน DFD หรอขอมลทเกบในไฟลแลวนำามาเรยงลำาดบ (Sorted) ตามตวอกษร แบบเรยงจากนอยไปหามาก ปกตจะเขยนพจนานกรมดวยมอแตปจจบนกมคอมพวเตอรซอฟตแวรทชวยทำางานนไดดวย ปกตพจนานกรมขอมลมขนาดใหญมาก ถาใชคอมพวเตอรชวยจะสะดวกมากกวา

ตารางท 9.1 ตารางสมาชก(Member)เปนตารางทเกบรายละเอยดของสมาชก

การสรางแบบสำาหรบระบบใหม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 139

ในบทนจะใชเครองมอตาง ๆ ทไดกลาวมาแลวมาชวยในการสรางระบบใหมเครองมอเหลาน ไดแก พจนานกรม แผนภาพกระแสขอมล (Data Flow Diagram:DFD)คำาอธบายโพรเซสและฐานขอมล นกวเคราะหระบบจะใชแบบของระบบใหมน เพอทดสอบความคดแบะใหเหนภาพลกษณของระบบใหมดวย แบบของระบบใหมนคลาย ๆ กบแบบแปลนบานของสถาปนกนนเอง แบบแปลนนจะทำาใหเหนวาบานทจะปลกมหนาตาเปนอยางไร กอนทจะลงมอกอสรางจรง กระบวนการสรางแบบของระบบใหมจะชวยปรบปรงระบบใหมใหดขนกวาระบบปจจบนทกำาลงใชงานอยดวย

ความคดหลาย ๆ ความคดทใชในทนมาจาก DeMarco(1979)และ McMenamin and Palmar(1985) ความคดทงหมดมความสมพนธกบความคดเดมของ Yourdon Inc. ซงเปนบรษทชนแนวหนาในเรองการวเคราะหระบบแบบโครงสราง

กอนทจะเรมการสรางระบบ ควรทำาความเขาใจกบคำาวา ลอจคล และ ฟสคล “ ” “ ”สมมตวาพดถง จายเงนใบทวงหน จะเพยงวาทำาอะไร แตถาพดวาการจายเงนอาจจะ“ ”ทำาไดหลายวธ เชน เขยนเชคดวยมอ หรอเขยนเชคดวยเครองคอมพวเตอรอตโนมต หรออาจจะใชวธโอนเงนระหวางธนาคารกได ดงนนทพดวา จายเงนทวงหน จะมวธ“ ”การจายเงนทง 3 วธจะเปน

ฟสคล ลอจคล เปนกจกรรมสำาคญของระบบซงจะคงอยในระบบใหมทพฒนาขนมาดวยโดยไมขนยกบเทคโนโลยในทางปฏบต

ปกตนกวเคราะหระบบใชระบบดวยกน 4 แบบในการทำางาน จากระบบปจจบนสระบบใหมโดยเรมตนจาก 1. ฟสคลของระบบปจจบนแกไขเปน 2.ลอจคลของระบบปจจบนแลว จงเขยนเปน 3.ลอจคลของระบบใหมและสดทายเปน 4. ฟสคลของระบบใหม แบบของระบบทง 4 มความสมพนธกนดงแสดงในรปขางลาง

DFD ระดบแม ไมเพยงพอทจะบอกรายละเอยดการทำางานทงหมดของระบบได ดงนนจงจำาเปนจะตองแตกเปนลกหลานตอไป ซงจะทำาใหได DFD ตางระดบขน DFD ระดบลกอนแรกตดกบระดบแมเปนภาพรวมของการทำางานดงรปความสมพนธในทนจะเปนแบบ แม“ /ลก และ ” DFD ในระดบลกนกอาจจะเปนแมของลกในระดบถดไป และสามารถแตกแยกยอยลงไปไดเรอย ๆ ภาพรวมของ DFD นจะไมมสญลกษณของระบบภายนอกเขามาเกยวของเพราะวาระบบภายนอกปรากฏอยเฉพาะใน DFD ระดบสงสดอยางเดยวเทานน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 140

การเกบขอมลกบ DFD ระดบลก การเกบขอมลอนแรกในภาพน คอ ไฟลใบสงซอทำาไมจงจำาเปนตองเกบขอมลน เพราะขอมลนจะตองเกบไวระยะเวลาหนงซงจะตองนำามาใชภายหลง เรมตงแตมการสงซอจนกระทงเสรจสนการจายเงน นอกจากนนในกรณทขอมลถกปอนเขามาแบบหนง แตตองเรยกใชอกแบบหนง ลกษณะนจำาเปนตองมการเกบขอมลเชน ขอมลผขายเปนตน เมอทราบวาจะตองมการเกบขอมล คราวนจะทราบไดอยางไรวาเมอมนจะประกฎใน DFD มกฎวาการเกบขอมลควรจะปรากฏในระดบสงสด(นอกเหนอจาก DFD ระดบแรก) โดยทตองม โพรเซสอยางนอยสองโพรเซส เรยกใชไฟลนน ๆ สำาหรบไฟลสงซอมโพรเซสสองโพรเซสเรยกใชเพราะฉะนนเขยนไวใน DFD ระดบนได แตถามเพยงโพรเซสเดยวเรยกใช จะเกบไวแลวแสดงใน DFD ระดบตำาลงไปกวานอก เมอสรางไฟลในระดบใดแลว DFD ในระดบทตำาลงไปสามารถเรยกใชไฟลนนงาย ๆ ครงจนกวาจะได DFD ทพอใจ วธทดทสดของการแบงโพรเซสคอพยายามใหขอมลทไหลระหวางสองโพรเซสมจำานวนนอยทสดจะทำาใหระบบดงายขนปกตจะแบงโพรเซสตามหนาทของ DFD ทเหนในรปไดจากการเขยนแลวหลายครง ในทสดกไดรปนขนมาการทดลองเขยนครงแรกนนรวมโพรเซสทสามและสเขาดวยกนและสวนหนงของโพรเซสทสามในการตรวจสอบการอนมตไปรวมอยในโพรเซสทสองในกรณนสามารถใชขอมลทเหมอนกนหลายอยางในโพรเซสทสแตการทำางานในโพรเซสนจะมมากมายทเดยว ดงนน DFD ในภาพขางบนจงดดกวา การเขยน DFD รปหนง ๆ ไมควรมโพรเซสมากกวาเจด เลขเจดเปนเลขทสวยสำาหรบสมองคนเชน เบอรโทรศพทเปนตนและเหมาะทจะเขยนบนกระดาษขนาด A4(8.5 นวคน 11 นว)แตถาจำาเปนมากทจะตองมมากกวาเจดโพรเซสกไมเปนไร ไมควรเขยนโพรเซสเดยวกนใน DFD รปเดยวกน DFD ในระดบนจะไมรวมโพรเซสจำาพวก”Edit/แกไข หรอ ””Format/จดรปแบบ การทำางานทำานองนจะเขยนอยใน ” DFD ระดบลกกวานอกจากตวอยางจะเหนวาทกโพรเซสตงชอโดยใชคำากรยาเปนคำาเรมตนซงปฏบตตามกฎทกประการ

กระแสขอมลกบภาพรวมของ DFD กอนทจะพดถงขอมลทเคลอนไหวใน DFD ลองมาพจารณาพจนานกรมขอมลคอ

ใบอนมตจายเงน=เลขทใบสงซอ

รายละเอยดการจายเงน= เลขทเชค+เลขทใบทวงหน+เลขทใบสงซอ

ใบทวงหนคางจาย= {เรคคอรดใบทวงหนคางจาย}

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 141

เรคคอรดใบทวงหนคางจาย=เลขทใบทวงหน+เลขทใบสงซอ+จำานวนเงนในใบทวงหน+เลขทผขาย+สวนลด+กำาหนดวนชำาระเงน

ชอขอมลจะตองไมเหมอนกน ลกศรของขอมลมเพยงขอมลเดยวเทานนกำาหนดอยหวลกศรบอกทศทางการเคลอนท ถามการเคลอนของขอมลออกจากไฟล หรอเขาสไฟลโดยทขอมลทงหมดหรอขอมลสวนใหญของเรคคอรดถกใช กไมจำาเปนตองมชอขอมลกำากบลกศรหมายความวา ขอมลทเคลอนทนน คอ ขอมลในไฟลนนเอง ถาใชเพยงบางสวนของเรคคอรดเทานนกใหใสชอขอมลกำากบไวดวย ตวอยางในรป DFD ลกศรจากไฟลสงซอและไฟลใบทวงหน คางจายไมมชอขอมลกำากบแสดงวาขอมลทงเรคคอรดจะตองถกใช แตขอมลจากไฟลผขายอนหนงมชอกำากบวา ชอผ”ขาย เปนการแสดงวาฟลดชอผขายเทานนทตองการ ”

การออกแบบระดบกายภาค

การออกแบบระดบกายภาคแตกตางจากระดบตรรกะในแงของการแสดงขนตอนของระบอบโดยจะใหความสำาคญเกยวกบรายละเอยดของขอมล ผลลพธและการประมวลผลชนดของสอทใชในการบรรจขอมลดวยมาดตวอยางการออกแบบทดตวอยางหนงคอโปรแกรมคำานวณบญชเงนเดอนของบรษทแหงหนง ผลทไดจากการคำานวณจะนำาไปปรบคาขอมลในไฟลหลกของขอมลพนกงานดวยดงแสดงไวดวยผงงานระบบ(System Flow Chart)การออกแบบระบบในระดบนจะระบถงขอมลและผลลพธทไดจากการทำางาน รวมถงขนตอนในการทำางานในกรณทเกดขอผดพลาดความสำาคญของผงงานระบบนเปรยบเสมอนเปน พมพเขยว ทจะใชในการพฒนา” ”ระบบตอไป

จากการวเคราะหขอมลระบบนสรปวาขอมลไดแกไฟลรายการเปลยนแปลงซงบรรจอยในเรคคอรดในไฟลทวานระบจำานวนชวโมงทำางานของพนกงานแตละคน และเพอใหการทำาบญชเงนเดอนเปนไปดวยประสทธภาพจะนำาขอมลดงกลาวมาเรยงลำาดบตามรหสประจำาตวพนกงานกอน

สวนขอมลอกสวนหนงไดแกไฟลขอมลหลกทเกบขอมลของพนกงานเอาไวขอมลนไดแกรหสพนกงาน ชอ ทอย และคาแรงพนกงานแตละคนเงนเดอนทไดรบตงแตตนปและเงนเดอนหลงหกภาษแลวเปนตนและเชนเดยวกนคอเรคคอรดในไฟลหลกนจะเรยงลำาดบไวตามรหสประจำาตวพนกงานเพอสะดวงในการทำางาน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 142

ผลลพธทตองการจากโปรแกรมบญชเงนเดอนไดแกการพมพเชคเงนเดอนทจะจายใหพนกงานและการปรบปรงคาเงนเดอนในไฟลหลกโดยการเพมคาเงนเดอนทไดรบในเดอนนนเขาไปนอกเหนอจากนนไดแก รายงานเงนเดอนทจายไปทงหมอ พรอมดวยรายงานขอผดพลาดตาง ๆ เชนมรหสพนกงานปรากฏในไฟลรายการเปลยนแปลงทไมมตวตนในไฟลหลกเปนตน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 143

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 144

การประมวลผลเกดขนในสวนขอโปรแกรมบญชเงนเดอนไดแกขนตอนของการอานไฟลรายการเปลยนแปลงและคนหาเรคคอรดของพนกงานในไฟลหลกเพอคำานวณเงนเดอนและเปลยนแปลงคานำาในไฟลหลกขอใหสงเกตวา ในการเปลยนแปลงระบบจะยงไมแสดงรายละเอยดของวธการทำางานของโปรแกรม

นอกเหนอจากการประมวลผลแลว การดำาเนนการทสำาคญทการออกแบบระบบทดจะมองขามไปไมไดไดแกการควบคมการเกดขอผดพลาดตาง ๆ สวนของการควบคมซงกคอการตรวจเชคขอมลในรายการเปลยนแปลงเชนการตรวจการสะกดคำาผดการตรวจดการใสขอมลวามรปแบบถกตองหรอไม และการตรวจสอบคาตวเลขอาจจะนำาตวเลขทงหมดทคยเขาไปแลวมารวมกนเชคดกบคารวมทหาไวกอนเปนตน

หลงจากการออกแบบระบบไดเสรจสนเรยบรอยแลว นกวเคราะหระบบจะตองเสนอการออกแบบนเพอใหเจาของงานรบรองวาเปนไปตามความตองการจากนนจงเรมเขาสขนตอนตอไปคอการสรางระบบนนเอง

รายละเอยดทตองการในการออกแบบเฉพาะอยางมกจะขนอยกบการประยกตใชเชนในรายงานการเชอถอดานการเงน การออกแบบอาจตองรวมถงรายละเอยดของผกซงตองมทอย หมายเลขโทรศพท การอางองความเชอถอดานการเงน สนทรพยละหนสน เงนเดอนเปนตนผพฒนาระบบตองมความรอบคอบคอไมใสรายละเอยดมากหรอนอยจนเกนไปการใสรายละเอยดนอยไปอาจเปนผลใหการออกแบบลมเหลวในตอนสดทาย แนวคดการออกแบบถาทำาอยางหยาบ ๆ จะทำาใหผใชไมประทบใจในระบบ หรอผใชอาจจะไมอยางจะพฒนาการใชระบบเพมเตมและอาจจะใชงานไมได การใสรายละเอยดมากเกนไป อาจทำาใหตองเสยเวลามากและเปนสาเหตใหผใชกลวเพระหาขอมลยาก หาไมพบ เมอเปนเชนนผใชจำาเปนจะตองเรยกผออกแบบมาทบทวนการทำางานให

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ

บทท 9 การประมวลผล

ตอนท 1 อธบาย (หมายถง การใหรายระเอยดเพมเตม ขยายความ )

1. อธบายจดมงหมายในการใชการอธบายการประมวลผล

2. อธบายประเภทของการประมวลผล

3. อธบายลกษณะของการอธบายการประมวลผลแบบประโยคโครงสราง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 145

4. อธบายเทคนคในการเลอกวธการอธบายการประมวลผลแบบผงตนไม

5. อธบายรายละเอยดของ พจนานกรมขอมล

ตอนท 2 อธบายคำาศพท (อธบายความหมาย ขยายความเพมเตม)

บทท 9 การประมวลผล

Data Dictionary

Source Code

Sub Program

Process Description

Minispecs

Structure sentenes

Decision Table

Decision Tree

Structure Language

Data Flow Diagram : DFD แ

System Flowchat

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 146

บทท 10 การสรางโมเดลความสมพนธระหวางขอมล: ER-

DIAGRAM วตถประสงคเชงพฤตกรรม (Behavioral Objectives) หลงจากการศกษาจบบทเรยนนแลว นกศกษาจะมความสามารถดงน (After studying this chapter, you will be able to) 1. สรปแนวคดเกยวกบ ER-DIAGRAM 2. อธบายความหมายและแสดงตวอยาง เอนทต และ แอททรบวท 3. อธบายความสมพนธและแสดงตวอยาง 4. แสดงตวอยางการระบตำาแหนงความสมพนธระหวางเอนทต 5. อธบายการแปลง E-R Model ใหอยในรปแบบโครงสรางฐานขอมล 6. แสดงสญลกษณของ E-R Model 7. จดบอรดเชงปฏบตการ การสรางโมเดลสมพนธระหวางขอมล“ : ER-DIAGRAM” 8. สนทนาเชงปฏบตการ ตวอยางระบบการซอขายรถยนต “ ”9. อธบายคำาศพทได 10 คำา

บทท 10

การสรางโมเดลความสมพนธระหวางขอมล : ER-DIAGRAM

ER-DIAGRAM ประกอบดวยองคประกอบพนฐานดงน

• เอนทต (Entity) เปนวตถ หรอสงของทเราสนใจในระบบงานนน ๆ

• แอททรบว (Attribute) เปนคณสมบตของวตถทเราสนใจ

• ความสมพนธ (Relationship) คอ ความสมพนธระหวางเอนทต

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 147

เอนทต หมายถง สงของหรอวตถทเราสนใจ ซงอาจจบตองไดและเปนไดทงนามธรรม โดยทวไป เอนทตจะมลกษณะทแยกออกจากกนไป เชน เอนทตพนกงาน จะแยกออกเปนของพนกงานเลย เอนทตเงนเดอนของพนกงานคนหนงกอาจเปนเอนทตหนงในระบบของโรงงาน

โดยทวไปแลว เอนทตจะมกลมทบอกคณสมบตทบอกลกษณะของเอนทต เชน พนกงานมรหส ชอ นามสกล และแผนก โดยจะมคาของคณสมบตบางกลมททำาใหสามารถแยกเอนทตออกจากเอนทตอนได เชน รหสพนกงานทจะไมมพนกงานคนไหนใชซำากนเลย เราเรยกคาวของคณสมบตกลมนวาเปนคยของเอนทต

รปสญลกษณของเอนทต คอ รปสเหลยมผนผา ตวอยางเชน

Attribute คอ คณสมบตของวตถหรอสงของทเราสนใจ โดยอธบายรายละเอยดตาง ๆ ทเกยวของกบลกษณะของเอนทต โดยคณสมบตนมอยในทกเอนทต เชน ชอ นามสกล ทอย แผนก เปน Attribute ของเอนทตพนกงาน

โดยทวไปแลวโมเดลขอมล เรามกจะพบวา Attribute มลกษณะขอมลพนฐานอยโดยทไมตองมคำาอธบายมากมาย และ Attribute กไมสามารถอยแบบโดด ๆ ไดโดยทไมมเอนทตหรอความสมพนธ

รปสญลกษณของ Attribute คอ รปวงรโดยทจะมเสนเชอมตอกบเอนทต ตวอยางเชน

ชนดของ Attribute สามารถแบงออกไดหลายลกษณะดงน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 148

Simple และ Composite

• Simple Attribute คอ Attribute ทไมสามารถแยกออกเปนสวนยอยไดเชน รหส

• Composite Attribute คอ Attribute ทสามารถแยกออกเปนสวนยอยไดเชน ชอ อาจจะประกอบดวยชอตน และชอสกล เปนตน โดยยกตวอยางเชน

Single – valued และ Multi – valued attribute

• Single – valued คอ คาของเอนทตทสามารถมไดแคคาเดยว เชน วนเกด สำาหรบพนกงานแลวสามารถมไดเพยงคาเดยว จงใหสญลกษณของ Attribute ปกต

• Multi – valued คอ คาทเปนไปไดมากกวา 1 คา เชน ทำาเลทตงของโรงงานสามารถมไดมากกวา 1 แหง

• รปสญลกษณทใชจะเปนรปวงรซอนกน 2 รป โดยจะยกตวอยางเชน

Stored และ Derived attribute

• Stored Attribute จะเปน Attribute ทเกบอยในฐานขอมล เชน วนเกด ใชสญลกษณปกต

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 149

• Derived Attribute เปน Attribute ทเกดจากการคำานวณ เชน อาย เกดจากการคำานวณวนเกดกบชวงเวลาปจจบน

• รปสญลกษณ คอ รปวงรมเสนประรอบ ๆ โดยจะยกตวอยาง เชน

เอนทตแตจะตองมความสมพนธรวมกน โดยจะมชอแสดงความสมพนธรวมกนซงจะใชรปภาพสญลกษณสเหลยมรปวาวแสดงความสมพนธระหวางเอนทตและระบชอความสมพนธลงในสเหลยม ดงตวอยางเชน รปนแสดงใหเหนถงความสมพนธระหวางเอนทตอาจารยกบกลมเรยน

ระดบชนของความสมพนธ (Relationships Degree) จะบอกถงความสมพนธระหวางเอนทต มดงน

• ความสมพนธเอนทตเดยว (Unary Relationships) หมายถง เอนทตหนง ๆ จะมความสมพนธกบตวมนเอง

• ความสมพนธสองเอนทต (Binary Relationships) หมายถง เอนทตสองเอนทตจะมความสมพนธกน

• ความสมพนธสามเอนทต(Ternary Relationships) หมายถง เอนทตสามเอนทตมความสมพนธกน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 150

ภาพท 10.1 แสดงตวอยางของระดบชนของขอความ

การระบตำาแหนงความสมพนธระหวางเอนทต (Connectivity) วาเปนแบบหนงตอหนง (One to One Relationships) , แบบหนงตอกลม (One to Many Relationships) หรอ แบบกลมตอกลม (Many to Many Relationships) นนจะใช Connectivity เพอระบตำาแหนง 1, M หรอ N ไวขางใดของเอนทต

ภาพท 10.2 แสดงความสมพนธแบบ One to One Relationships

จากตวอยางน จะแสดงความสมพนธระหวางนกศกษากบสญญาเงนก โดยทนกศกษาหนงคนทำาสญญาเงนกไดเพยงครงเดยว สญญาการกเงนแตละฉบบถกลงชอกไดจากหนกศกษาเพยงคนเดยวเทานน ความสมพนธการกเงนทเชอมระหวางนกศกษาและสญญากเงนจงเปนแบบ 1-1

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 151

ภาพท 10.3 แสดงความสมพนธแบบ One to Many Relationships

จากตวอยางน จะประกอบดวยเอนทตอาจารยกบเอนทตกลมเรยน มความสมพนธแบบหนงตอกลม หมายความวา อาจารยจะสอนไดหลายกลมเรยน แตละกลมเรยนจะมอาจารยสอนไดเพยงคนเดยวไวดานเอนทตอาจารยและตวอกษร M ไวดานเอนทตกลมเรยน

ภาพท 10.4 แสดงความสมพนธแบบ Many to Many Relationships

จากตวอยางน ประกอบดวยเอนทตนกเรยนกบเอนทตวชาเรยน โดยทนกศกษาแตละคนลงทะเบยนเรยนวชาไดมากกวา 1 วชา แตละวชามนกศกษาไดมากกวา 1 คน ความสมพนธขอลการลงทะเบยนของนกศกษากบวชาเปนแบบ N: M

Keys

- Super Key : Attribute หรอกลมของ Attribute ซงมคาแตกตางกนไปในแตละเอนทต สามารถระบเอนทตเฉพาะตวหนง ๆ ได

- Candidate Key : Subset ทเลกทสดของ Super Key ทสามารถระบเฉพาะเอนทตนนได

- Primary Key : Candidate Key ทถกเลอกใหเปนตวระบหรอ Identity เอนทตเฉพาะตว

Strong VS Weak Entity Sets

บางครงเราอาจพบวาเอนทตทม (Primary Key) ประกอบจาก Primary Key ของ Entity Set อน ๆนนคอ เอนทตไมม Primary Key หรอ Attribute เพยงพอในการสราง Primary Key ไดดวยตนเองเราเรยกเอนทตนวา Weak Entity

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 152

Set ดงนน หากจะระบถงเอนทตนไดจะตองผกสมพนธกบบางเอนทตผาน Primary Key เปนของเอนทตทสมพนธกบ Weak Entity ทม Primary Key วาเปน Strong Entity Set เราพบวา Weak Entity นนจะตองสมพนธเกยวของแบบ Total Participate กบ Strong Entity เสมอ

ตวอยางเชน ความสมพนธของพนกงานและคนในอปการะ โดยทคนในอปการะหนงคนเกยวของโดยตรงกบพนกงานหนงคนเทานน แตพนกงานอาจไมมหรอมมากวาหนงคนในอปการะ ซงเราจะพบวาความสมพนธระหวาง Weak กบ Strong Entity จะเปนแบบกลมตอหนง

ภาพท 10.5 แสดงความสมพนธแบบกลมตอหนง

การแปลง E-R MODEL ใหอยในรปแบบโครงสรางฐานขอมลหรอตารางของขอมลมกฎดงน

1.แปลงเอนทตทมความสมพนธแบบหนงตอหนง (One to One Relationships) ไปเปนตาราง โดยแทนทหนงเอนทตเปนหนงตาราง Attribute แตละเอนทตเปนฟลดหรอคอลมนแตละตาราง

2.แปลงเอนทตทมความสมพนธแบบหนงตอกลม (One to Many Relationships) ไปเปนตาราง โดยดานเอนทตทเปนตวเลข 1 นนสามารถแปลงเปนตารางไดทนท Attribute ของเอนทตนนจะเปนฟลดของตารางทนท สวนดานเอนทตทเปนตวอกษร M ใหแผลงเอนทตเปนตารางโดยม Attribute ของเอนทตตวมนเอง และนำาคยหลกของเอนทตทเปนเลข 1 มาใสฟลดของตารางนนดวย

3.แปลงเอนทตทมความสมพนธแบบกลมตอกลม (Many to Many Relationships) ไปเปนตารางโดยสรางเอนทตกลาง (Composite Entity) เอ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 153

นทตกลางจะนำาคยหลกของทงสองตารางมาเปนคยหลกของเอนทตกลางดวย สวนเอนทตทงสองทอยระหวางเอนทตกลางกแปลงเปนตารางได โดยนำาเอา Attribute ของแตละเอนทตไปเปนฟลด (ทำาตามกฎของความสมพนธแบบหนงตอหนง)

ภาพท 10.6 ตวอยางของระบบซอขายรถยนต

สญลกษณ ความหมาย สญลกษณ ความหมาย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 154

ภาพท 10.7 แสดงสญลกษณของ E-RMODEL

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ

บทท 10 การสรางโมเดลความสมพนธระหวางขอมล: ER-DIAGRAM

ตอนท 1 อธบาย (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. ER-Diagram ประกอบดวยองคประกอบพนฐานอะไรบาง 2. เอนทต หมายถงอะไร 3. อธบายความแตกตางระหวาง Simple Attribute กบ Composite Attribute 4. อธบายความแตกตางระหวาง Single Valued Attribute กบ Multi Valued Attribute 5. ระดบชนของความสมพนธมกระดบ อะไรบาง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 155

ตอนท 2 อธบายศพท (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. Relationship 2. Simple Attribute 3. Stored Attribute 4. Relationships Degree 5. Ternary Relationships 6. Connectivity 7. Unary Relationships 8. One to many Relationships 9. One to one Relationships 10. Primary Key

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 156

บทท 11การวเคราะหและออกแบบ

วตถประสงคเชงพฤตกรรม (Behavioral Objectives)

หลงจากศกษาจบบทเรยนนแลว นกศกษาจะมความสามารถดงน (After studying this chapter,you will be able to) 1.แบงการวเคราะหและออกแบบระบบ 2.บอกลกษณะการออกแบบและวางระบบทด 3.อธบายการออกแบบแฟมขอมลและฐานขอมล 4.บอกหลกการออกแบบขอมลนำาเขา 5.เขาใจการออกแบบขอมลนำาเขาทางจอภาพ 6.อธบายการออกแบบฟอรม 7.บอกการเลอกใชรปแบบทเหมาะสมสำาหรบรายงาน 8.ออกแบบการพมพรายงาน 9.ลำาดบขนตอนการออกแบบรายงาน 10.บอกหลกการออกแบบรายงาน 11.สรปเทคนคการออกแบบรายงาน 12.อธบายการออกแบบ Output ทางจอภาพ 13.จดบอรด การวเคราะหและออกแบบ “ ” 14.สนทนา การออกแบบแฟมขอมลและฐานขอมล “ ” 15.สนทนาเชงปฏบตการ การ“ออกแบบ Output ทางจอภาพ ” 16.อธบายคำาศพทได 14 คำา

บทท 11

การวเคราะหและออกแบบ

การวเคราะหและออกแบบระบบ

ชวงเวลาทใชในการวเคราะหและออกแบบระบบ แบงออกไดเปน 4 กรณ คอ

1. เมอจดตงระบบใหม ทก ๆ ครงทจะมการจดตงระบบงานขนมาใหม ซงหมาถงระบบงานเกายงไมเคยจดตงมากอน และตองการจะจดตงระบบขนมาใหม ในกรณนจำาเปนทจะตองทำาการวเคราะหระบบงานเสยกอน และกอนทจะทำาการออกแบบระบบนน ตองศกษาความเหมาะสม ความคมทนและอน ๆ ทเกยวของกบการตดตงและการใชงาน

2 เมอระบบงานเดมมปญหาเกดขน หมายถง ระบบงานทกระบบเมอไดมการทำางานไปไดระยะหนง เชน 5 ป หรอ 10 ป ยอมตองมการเปลยนแปลง เชน สภาพแวดลอมเปลยนแปลงไป ระบบธรกจของโลกเปลยนไป สงคมเศรษฐกจเปลยนแปลงไป หรอความตองการของธรกจเปลยนแปลงไป ยอมทำาใหระบบทเคยปฏบตอยเดมเกด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 157

ปญหาขน จะตองทำาการวเคราะหและออกแบบระบบเสยใหมเพอทำาใหปญหาทเกดขนใหมนนหมดไป

3. เมอตองการจะเปลยนจากระบบเดมเปนระบบใหม มกจะเกดจากความตองการของระบบทตองการเปลยนจากระบบหนงไปเปนอกระบบหนง ซงอาจจะเนองมาจากระบบเกามปญหาหรอระบบเกาขาดประสทธภาพ หรอมกำาลงการผลตตำา หรอเพอตองการขยายงานใหมประสทธภาพในหารทำางานสงขน หรอเพอตองการความรวดเรวในการทำางานมากขนหรอเพอเปนการลดคาใชจายหรอลดแรงงานใหนอยลง

4. เมอตองการยนยนความถกตองของระบบเดม สำาหรบประเทศไทยไมนยมทำากนเพราะคาใชจายคอนขางสง และผใชระบบไมเหนความจำาเปนใด ๆ ทจะตองทำา เนองจากไมมปญหาอะไรรนแรงเกดขน ละไมตองการเปลยนจากระบบเดมไปเปนระบบใหมดวย แตสำาหรบธรกจขนาดใหญบางแหงทมองการณไกล จะนยมทำาการวเคราะหระบบของตนเองเมอถงเวลาอนสมควร

ลกษณะการออกแบบและวางระบบงานทด

นกวเคราะหระบบจะตองรบผดชอบถงผลลพธของระบบงานวา ระบบงานทไดออกแบบและพฒนาขนมานนเปนระบบงานทดเพยงใด นกวเคราะหระบบทกคนคงไมตองการเหนผลงานของตนททำาขนมาแลวใชไมได ผทจะทำาการตดสน กคอ ผใชระบบทนนเอง

1. การบรรลวตถประสงคหรอความตองการของผใช หมายถง ระบบงานไดถกพฒนาขนมาเพอใชแกไปปญหาไดอยางถกจด และไดตอบสนองตอความตองการของธรกจหรอผใชระบบอยางแทจรง

2. การใชทรพยากรอยางเหมาะสม หมายถง เงนทใชไปในการลงทนเพอพฒนาระบบงาน และใชกำาลงคนอยางมประสทธภาพและคมคามากทสด ซงสามารถคำานวณไดจากวธการหาสดสวนของอตราผลตอบแทนของระบบตอตนทนทใชในการพฒนาระบบนน ๆ

3. การหลกเลยงความซบซอน หมายถง ระบบงานทไดออกแบบขนนนไมควรจะทำาใหมความซบซอนมากนก เพราะการออกแบบระบบงานทซบซอนมากไมไดหมายความวานกวเคราะหระบบนนเกงแตอยางไร ตรงกนขามนกวเคราะหระบบทเกงจรงจะตองทำาระบบงานทซบซอนยงยากใหดงายและเปนธรรมชาตหรอธรรมดามากทสด การทำาเชน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 158

นจะทำาใหระบบงานสามารถทจะบำารงรกษาหรอแกไขดดแปลงไดงาย ซงจะสงผลดตอไปในอนาคต

4. ระบบงานมมาตรฐานเดยวกน หมายถง การแกแบบระบบงาน ไมวาจะเปนการออกแบบ การรบรผานทางคยบอรดและจอภาพ หรอประเภทรายงานตางๆ จะมลกษณะทเปนมาตรฐานเดยวกน หรอพยายามใหเหมอนกนมากทสด การทำาเชนนจะทำาใหผใชระบบเกดความคนเคยตอระบบงานทงหมดไดเรวขน ทงยงชวยใหการเรยนรระบบเปนไปไดสะดวกหากระบบงานทไดออกแบบไมมมาตรฐาน จะทำาใหเกดปญหายงยากทงผใชระบบและนกวเคราะหระบบดวย

5. ความถกตองและเชอถอไดของระบบ หมายถง ระบบงานทถกพฒนาขนจะตองไดรบทดสอบอยางด รวมทงมการควบคมภายในอยางดเพอปองกนการผดพลาดของขอมลทอาจเกดจากการปอนเขามาในระบบหรอเกดจากการประมวลผลของระบบ ขอมลทผดพลาดจะตองไดรบการจดการอยางเหมาะสม เพอใหระบบปฏบตงานตอไปไดอยางถกตอง

6. ความยดหยนของระบบ หมายถง ความสามารถทจะพฒนาระบบตอไปไดในอนาคต ระบบงานทมความยดหยนดมกจะสามารถทำาการบำารงรกษาหรอเปลยนแปลงไดงายและสามารถทจะรองรบการขยายงานหรอการเตบโตไดเปนอยางด เมอระบบไดดำาเนนมาถงจด ๆ หนง ระบบนนอาจจะตองไดรบการแกไขเพอรองรบความตองการใหมทเกดขน หากระบบนนมความยดหยนด การแกไขกสามารถทำาไดโดยงาย โดยไมจำาเปนจะตองรอระบบออกมาใหมทงหมด

7. ระบบงานไดถงเอาขอดจากอดตมารวมไว หมายถง ระบบงานใหมไดรวบรวมเอาแนวทางการปฏบตงานของระบบงานเดมทดและมประสทธภาพมาไวอยในตว ในขณะเดยวกนกบการตดแนวทางทดทเกดกบระบบเดมออกจากระบบใหม

8. ระบบงานใหผลลพธทเขาใจไดตอผใชระบบ หมายถง ระบบงานไดถกพฒนาขนโดยมวตถประสงคทจะใชแกปญหาบางประการใหกบผใชระบบ ผลลพธทออกจากระบบจะตองเปนผลลพธทตอบสนองตอความตองการของผใช ระบบงานทดจะตองใหผลลพธทเขาใจไดงาย เปนไปตามวตถประสงคของผใช และตองเปนรายงานทเขาใจงายมความเหมาะสม

การออกแบบแฟมขอมลและฐานขอมล

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 159

แฟมขอมลหรอฐานขอมลซงเปนขอมลสำาหรบระบบการทำางาน ทระบบงานจะนำาเอาขอมลไปใชใหเกดประโยชนไดเมอตองการ ดงนน แฟมขอมลจงมคณสมบตทจะอำานวยใหขอมลสามารถถกเรยกใชรวมกนไดจากระบบงานยอยตางๆ แฟมขอมลหรอฐานขอมลสามรถบำารงรกษาหรอเปลยนแปลงแกไขไดจากระบบงาน โดยอาจจะเปนแบบ Online หรอ Offline ถาแฟมขอมลหรอฐานขอมลไดจะตองมการเปลยนแปลงแกไชบอยครงควรจะใชแบบ Online แตถาแฟมขอมลหรอฐานขอมลใดทนาน ๆ ครงจะเกดการแกไขเปลยนแปลง ควรจะใชแบบ Offline แทน

นอกจากนนแลว ยงตองรจกพนฐานของแฟมขอมลกอน ซงมอยดวยกน 3 แบบ คอ

1. แฟมขอมลแบบอนกรม (Sequential) เปนแฟมทเกบขอมลเรยงตามลำาดบไปเรอย ๆ การดงขอมลของระบบงานจะทำาไดโดยการอานขอมลทเกบไวตงแตแฟมแรกไปเรอย ๆ จนกวาจะพบลกษณะของแฟมขอมลแบบอนกรมจงมกจะเหมาะกบวตถประสงคบางอยาง เชน เหมาะตอการใชเกบขอมลจำานวนมาก ๆ เพอสำารองเอาไว เหมาะสำาหรบใชเกบจอมลทไดเรยงลำาดบไวดแลวเพอออกรายงาน และแฟมขอมลแบบอนกรมโดยสวนใหญจะมความเชอถอไดสงกวาแฟมขอมลชนดอน ๆแตกมขอเสยบางประการ เชน ระบบงานอาจจะตองทำาการเรยงลำาดบขอมล (Pre-Sorting) ไวกอนทกครง กอนทจะนำาเอาขอมลมาใชได หากระบบงานตองการเรยกขอมล ณ จดใดจดหนงขนมาใช ระบบงานจำาเปนจะตองอานขอมลตงแตตนไปเรอย ๆ จนกวาจะพบ ซงจะทำาใหเสยเวลามาก

2. แฟมขอมลแบบแรนดอม (Random/Direct) หรอเรยกอกอยางหนงวา แฟมขอมลแบบสม เปนแฟมขอมลทนยมใชเกบขอมลในลกษณะทคอนขางยดหยน ขอมลทเกบไมจำาเปนจะตองเรยงลำาดบมากอน และการดงขอมลทจดใดจดหนงกสามารถกระทำาไดทนท โดยไมตองอานตามลำาดบตงแตตนเหมอนกบแบบอนกรม อยางไรกด การทระบบสามารถทจะหาขอมลไดโดยตรงนน แฟมขอมลจะตองมการเกบคาดชน (Index) ไวเสมอ เพอจะใชเปนตวชไปยงตำาแหนงขอมลไดอยางถกตอง การทตองเกบคาดชนและวธการทจะทำาใหระบบสามารถเขาถงงานขอมลไดทนนน ทำาใหคาใชจายของแฟมขอมลประเภทนสงกวาแฟมขอมลชนดอนกรม นอกจากนการออกแบบระบบงานทใชแฟมขอมลแบบแรนดอมจะคอนขางยงยากและซบซอนกวาแฟมขอมลแบบอนกรม

3. แฟมขอมลไอแซม (ISAM: Sequential Access Mode) เปนการรวมเอาลกษณะของแฟมขอมลแบบอนกรมและแรนดอมเขาไวดวยกน หมายความวา ระบบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 160

งานสามารถทจะดงขอมลจากแฟมไอแซมแบบอนกรมกได หรอจะเรยกผานดชนแบบแรนดอมกได

ระบบงานคอมพวเตอรทกระบบงานในปจจบนตองการกระบวนการทจะเขาถง (Access) ขอมลทตองการไดอยางสะดวกและรวดเรว นกวเคราะหระบบจงตองพยายามออกแบบแฟมขอมลและฐานขอมลใหเกดความสะดวกและลดความซำาซอนของขอมลใหไดมากทสดเพอลดความยงยากในการบำารงรกษาฐานขอมล การใชฐานขอมลจงเรมมบทบาทมากและคอย ๆ มากแทนทแฟมขอมลแบบมาตรฐาน การใชฐานขอมลจำาเปนจะตองไดรบการออกแบบใหเหมาะสมกบซอฟตแวรและฮารดแวรดวย

หลกการออกแบบขอมลนำาเขา

นกวเคราะหระบบจะเนนหนกถงความสำาคญของ Output มาก เนองจาก Output ของระบบงานถอวาเปนผลลพธอนสำาคญในอนทจะตอบสนองความตองการของผใชระบบ แตทสำาคญไมแพ Output กคอ ขอมลนำาเขา Input เพราะถาหากขอมลทนำาเขามาไมดแลว กจะเกดความผดพลาดจากขอมลนำาเขาไดงาย สงผลทำาให Output ทออกมาจากระบบผดพลาดตามไปดวย

หลกสำาคญทใชในการออกแบบฟอรมสำาหรบขอมลนำาเขา

1. ควรมลกษณะทงายตอการกรอก ทำาใหลดขอผดพลาดในการกรอกขอมลลดเวลาในการกรอกขอมล และลำาดบการกรอกขอมลตองเปนไปตามความเปนจรง

2. ตรงกบวตถประสงคทตองการ จะตองคำานงถงวตถประสงคทจะนำาไปใช วามประโยชนใดบาง จะตองมขอมลอะไรบางทจะตองถกบนทกลงไป เอกสารจะถกกระจายไปยงหนวยงานใดบาง และหนวยงานทไดรบจะนำาขอมลในสวนใดไปทำางานอะไร

3. การออกแบบตองใหตรวจสอบความถกตองได การออกแบบฟอรมทดตองทำาใหการเกดขอผดพลาดลดลง จงควรจะใหความสำาคญในการทำาใหผใชแบบฟอรมสามารถกรอกขอมลไดอยางถกตองและสะดวกทสดเทาทจะทำาได

4. มลกษณะทดงดดตอผใช การออกแบบฟอรมใหเปนทดงดดใจตอผใช ถอวาเปนงานศลปะอยางหนง และมความสำาคญในตวเอง ถาหากแบบฟอรมมจดดงดดแลว จะชวยใหผใชกรอกขอมลทเราตองการไดดขน และผกรอกจะรสกพอใจทจะกรอกมากขน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 161

นอกจาก 4 ขอทไดกลาวมาขางตนแลว อกสงหนงทตองเนนในการออกแบบฟอรมของขอมลนำาเขา คอ ความเปนระเบยบของขอมลททำาการกรอก ถาเปนขอมลทเปนประเภทหรออยในกลมเดยวกนจะจดใหอยรวมกน ชองวางสำาหรบการกรอกขอมลตองเพยงพอสำาหรบการกรอก ตวอกษรทมความแตกตางกนเปนการเนนถงจดทสำาคญ ๆ ของแบบฟอรม

การออกแบบขอมลนำาเขาทางจอภาพ

เปนการออกแบบฟอรมสำาหรบการรบคาขอมลทางจอภาพหรอทางคยบอรดนนเองหลกเกณฑในการออกแบบ มดงน

1. พยายามใหการแสดงขอมลบนจอภาพดเรยบงายไมซบซอน ซงพนฐานของการจดวางขอมลบนจอภาพแบงออกเปน 3 สวน คอ

1.1 พนทสวนหวของจอภาพ (Heading) สวนใหญจะเปนสวนทแสดงขอมลใหผใชระบบไดทราบวากำาลงทำางานอยในระบบอะไร

1.2 พนทสวนกลางของจอภาพ (Body) มกกำาหนดใหเปนสวนของการแสดงรายละเอยดของขอมลหรอหวขอตาง ๆ

1.3 พนทสวนลางของจอภาพ (Ending) สวนนจะใชเปนพนทในการบอกสถานะคำาสงของระบบงานทกำาลงทำางานอยใหผใชระบบทราบ

2. พยายามใหการแสดงผลบนจอภาพมมาตรฐานแบบเดยวกน เพอใหผใชสามารถเรยนรไดเรว และยงเปนการลดขอผดพลาดลงไดอยางมาก ถาการออกแบบแสดงผลมมาตรฐานเดยวกนและใหสอดคลองกน

3. จะเนนใหเหนถงความแตกตางของขอมลบางอยางทตองการ การใชสทแตกตางหรอขนาดของตวอกษรทไมเทากนนน เปนการดงดดใจหรอดงดดความสนใจของผใชและยงชวยในการเนนถงจดสำาคญ ๆ บนจอภาพ และสสนแตละสยงมความหมายในตวเองอกดวย

4. เปนการโตตอบระหวางผใชระบบกบจอภาพใหเปนไปโดยธรรมชาตทสด ซงธรรมชาตของคนเรามกจะทำางานจากซายไปขวาและบนลงลาง ฉะนนการออกแบบตรงจดนกไมควรลมเชนกน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 162

การออกแบบฟอรม

ตามทไดเคยกลาวถงแบบฟอรมตาง ๆ ทไดออกแบบใหม สวนใหญจะเปนแบบฟอรมทพงจะเรมใชงานใหม การเรมตนการออกแบบฟอรมควรจะรจดมงหมายของแบบฟอรมรายงานอยางชดเจน

จดมงหมายของการออกแบบฟอรม คอ

1. จะตองทำางานและสามารถนำาไปใชประโยชนไดอยางมประสทธภาพ

2. สามารถทำาการเขยนหรอพมพเพมเตมไดงาย

3. จะตองสามารถอานและเขาใจไดงาย ไมซบซอนยงยากและประหยดในการนำามาใชงาน

สงทควรศกษาในการออกแบบฟอรม ไดแก

1. ควรรถงชนดของเครองพมพทใชทำาการพมพแบบฟอรมรายงาน เปนการยากทจะออกแบบฟอรมรายงานโดยไมรชนดเครองพมพวาจะใชเขยนดวยมอ หรอพมพดวยเครองพมพโดยสงจากเครองคอมพวเตอร

2.การเขยนรปแบบของรายงานลงบนแผนผงรางรายงาน ถาเปนการพมพบนเครองคอมพวเตอร ควรจะทำาการเขยนรางรายงานลงบนแผนผงรางรายงานกอน ซงจะแสดงลกษณะของรายงานเปนตารางเมตรก โดยแบงกระดาษออกเปนชองสเหลยมเลก ๆ ใชแสดงจดทพมพโปรแกรมเมอรจะประยกตแผนผงรางรายงานใหเขากบโปรแกรมทใชในการออกแบบระบบ

3.รปแบบของกระดาษรายงานจะมสวนประกอบดงน คอ

3.1 Line Printer Form

3.2 Blocked- Out Cartoon Paper

3.3 Short Carbon Paper

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 163

3.4 Unit-Set/ Snapout Form

3.5 Fanfold Continuous Strip Form

3.6 ชนดของตวพมพ

เนองจากแตละระบบจะมโปรแกรมอยมากมาย ดงนนเราจะใชเมนเพอชวยเลอกงานทเราตองการจะทำา คลายกบการเลอกรายงานจากเมนในรานอาหาร โดยทเมนบนจอภาพจะมรายการตาง ๆ ทเราจะเลอกทำาได บรรทดสดทายจะเปนททรอรบคำาสงจากผใช ถาเราเลอกเลข 5 งานระบบบญชกจะถกเรยกใชและวงไปสเมนระดบถดไป เราเลอกเลข 3 เมนใหมกจะปรากฏขนมาดงนนเมนกจะมระดบแยกยอยลกลงไปเรอย ๆ

ภาพท 11.1 แสดงจอภาพของเมน

จำานวนบรรทดในเมนไมควรจะมากเกนไป ประมาณ 7 บรรทด มากทสด และเวลาทเลอกเมนระดบลางแลวกควรจะวงกลบมาเมนแมของมนได โดยการกด “ESC” คย เปนตน

การเลอกใชรปแบบทเหมาะสมสำาหรบรายงาน

รายงานทใชอยแบงตามการใชงานออกเปน 2 ชนด คอ

1. รายงานทใชกนเองภายในหนวยงานหรอองคกร

2. รายงานทใชภายนอกหนวยงานหรอองคกร

การออกแบบรายงานทใชจะตองคำานงถงการใชงานดวย หากเปนรายงานทใชกนเองภายในหนวยงานหรอองคกร ไมจำาเปนจะตองมรายละเอยดคำาอธบาย สำาหรบชองตาง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 164

ๆ ทไดทำาการกรอกขอมล หรอไมจำาเปนตองมชอ ทอย ของหนวยงานหรอองคกรอยางชดเจน มเพยงสญลกษณหรอโลโกกเพยงพอ ใหรวารายงานนน ๆ เปนของหนวยงานหรอองคกรของตน แตถาเปนรายงานทใชภายนอกหนวยงานหรอองคการ จะตองมชอ ทอย สญลกษณหรอโลโกของหนวยงานหรอองคกรอยางชดเจน และตองมรายละเอยดคำาอธบาย สำาหรบชองตาง ๆ ทใหทำาการกรอกขอมลเพอบคคลภายนอกงายตอการเขาใจและการกรอกขอมลดวย

การออกแบบการพมพรายงาน

การพมพรายงานออกทางเครองพมพเปนทนยมอยางมากและแพรหลายในปจจบนรายงานตางๆ ทนกวเคราะหระบบออกแบบไวนนจะตองออกแบบรายงานใหสามารถแสดงขอมลไดอยางเพยงพอ มรปแบบทเหมาะสม ตรงกบความตองการของผใชดวย และสงทตองคำานงในการออกแบบรายงาน คอ

1.พนฐานของรายงาน มลกษณะทนกวเคราะหระบบจะตองทราบ คอ ประเภทของขอมลทจะตองแสดงในตำาแหนงใดตำาแหนงหนงบนรานงาน ขอมลนนประเภทใด ตองใชความกวางกตวอกษรจงสมารถแสดงผลไดพอ แบงแยกได 2 ประเภท คอ

1.1 ขอมลทเปนคาคงท หมายถง ขอมลทตองออกมาเหมอนทกครงทมการพมพรายงาน การออกแบบขอมลทเปนคาคงทจะระบอยางแนนอน

1.2 ขอมลเปนคาตวแปร หมายถง ขอมลทอาจจะมการเปลยนแปลงไปไดแตละครงททำาการพมพรายงาน เนองจากขอมลทไดอาจเปนการคำานวณคาหรอเปนขอมลในฐานขอมลทมอย เปนตน

2. การคำานวณความกวางของรายงาน เครองพมพแตละเครองจะมความสามารถในการพมพรายงานไดไมเหมอนกนทงความกวางและความยาง ฉะนนการออกแบบรายงานจะตองคำานงถงเครองพมพทจะใชพมพรายงานดวยวา Report Layout ทสรางขนสามารถทจะทำาการพมพออกมาเปนรายงานทสมบรณ

ขนตอนการออกแบบรายงาน

สามารถสรปออกมาเปนขนตอนซงมลำาดบ ดงน

1. พจารณาถงวตถประสงคของรายงาน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 165

2. พจารณาถงผใชรายงานทจะออกแบบวาเปนใคร

3. มขอมลอะไรบางทจะตองการใหแสดงหรอพมพออกมาในรายงาน

4. นบจำานวนชองวางและความกวางขอมลใน Field ตาง ๆ เพอนำามาพจารณาถงขนาดของรายงานทจะพมพ

5. ตงชอรายงาน

6. ควรจะตองมการพมพเลขหนาของรายงานกำากบเอาไวเสมอในสวนหวจองรายงาน

7. ควรจะแสดงวนทททำาการพมพรายงานนนๆ ในตวราย

8. ควรใชคำาพดทชดเจนสำาหรบหวขอรายงานในแตแถว

9. ควรจะระบชนดของขอมลวาเปนตวเลขหรอตวอกษรทจะใชพมพในสวนนนๆ ใหชดเจน

10. ระบตำาแหนงทใชสำาหรบการพมพขอความสปรายงาน

11. ใหผใชตรวจสอบรายงานททำาการออกแบบเพอความถกตอง และแนใจไดวารายงานทออกแบบตรงกบความตองการของผใช

หลกการออกแบบรายงาน

การออกแบบรายงานมหลกทควรจะทราบอย 6 ประการ คอ

1. การออกแบบรายงานเพอตอบสนองตอความตองการของผใชระบบ

2. การออกแบบรายงานใหเหมาะสมตอผใชระบบ

3. สงมอบรายงานตามจำานวนทผใชระบบตองการ

4. ใหแนใจวารายงานไดอยในตำาแหนงทเหมาะสม

5. รายงานถกสงมอบใหกบผใชระบบตามเวลาทกำาหนด

6. เลอกวธการทเหมาะสมสำาหรบรายงานแตละแบบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 166

เทคนคการออกแบบรายงาน

การออกแบบรายงานทใชกนอยภายในหรอภายนอกหนวยงานหรอองคกรกตาม มเทคนคทนาสนใจสำาหรบการออกแบบรายงาน ดงน

1. ทำาการรวบรวมรายละเอยดหรอขอมลทงหมดทจะพมพลงบนรายงาน โดยเขยนความยาวของตวอกษรกำากบเอาไว

2. ทำาการออกแบบรปแบบของรายงานจดทำาออกมาในลกษณะของ Layout แลวใหผใชรายงานตรวจสอบความถกตองของขอมล และตรงตามความตองการของผใช

3. หวขอของรายควรจะเขยนใหชดเจน

4. ควรมตวเลขแสดงลำาดบของรายงาน หรอวนท หรอตวเลขกำากบรายงานของหนวยงานหรอองคกร

5. ควรเรยงลำาดบขอมลรายงานตามความตองการใชงาน และจดเรยงรายละเอยดของขอมลใหสวยงาม

6. ใชเสนขดแบงในรายงานเพอแสดงความสำาคญของขอมล และกลมของขอมล

7. ถาแบบฟอรมรายงานตองมการลงขอมลโดยวธการเขยนดวยมอควรเรยงลำาดบจากซายไปขวาและบนลาง

การออกแบบ OUTPUT ทางจอภาพ

OUTPUT ทางจอจะคลายกบคลายกบ OUTPUT ทออกทางเครองพมพมาก แตมขอแตกตางอยดวยหลายจด คอ

1. ขอมลทแสดงออกมาจะไมตายตว () เหมอนกบการพมพรายงานทางเครองพมพ

2. ลกษณะของ OUTPUT จะมความยดหยนคอนขางมาก

ขอจำากดทม คอ การอกแบบ OUTPUT ทางจอภาพ ผใชจะตองมจอภาพสำาหรบแสดง OUTPUT นดวย ถาผใชไมมกไมสามารถทจะด OUTPUT นได

ขอแนะนำาในการออกแบบ OUTPUT ทางจอภาพ มอย 4 ขอ คอ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 167

1. พยายามใหการแสดงขอมลบนจอภาพดเรยบงาย ไมซบซอน

2. พยายามใหการแสดงผลบนจอภาพมมาตรฐานแบบเดยวกน เพอใหผใชเกดความคนเคยไดเรว

3. สำาหรบขอมลบางอยางทตองการเนนใหเหนถงความแตกตาง อาจจะใชสทแตกตางกนออกไปจากปกตเพอดงดดความสนใจของผใช

4. ใหการโตตอบระหวางผใชระบบกบจอภาพเปนไปโดยธรรมชาตมากทสด คอ ทำางานจากซายไปขวาและบนลาง

รายงานอาจจะแบงออกไดเปนหลายแบบขนออยกบวาใครเปนผใชขอมลทพมพในรายงานนน และจำานวนพมพ บอยครงเทาไร รายงานอาจจะแบงออกเปนชนดตางๆ ได ดงน

1. รายงานภายใน (Internal Report) เปนรายงานทภายในองคกรและใชกบพนกงานในองคกรเปนสวนใหญ

2. รายงานภายนอก (External Report) เปนรายงานทเราสงใหหนวยงานภายนอก ตวอยางเชน ใบทวงหนลกคา รายงานสำาหรบผถอหน รายงานการปนผล รายงานแบบฟอรมภาษสำาหรบรฐบาล เปนตน

3. รายงานยกเวน (Exception Report) เปนรายงานทแสดงขอมลผดพลาดแตกตางจากขอมลธรรมดา ตวอยางเชน รายงานตวเลขทสนคาผดพลาด เปนตน

4. รายงานสรป (Summery Report) เปนรายงานแสดงตวเลขบางตว และอาจจะเปนรายงานสรปจากรายงานรายละเอยดบางฉบบ ตวอยางเชน รายงานสรปยอดขายประจำาป กคอ รายงานแสดงผลรวมยอดขายประจำาเดอน เปนตน

5. รายงานตารางเวลาการทำางาน (Scheduled Report) รายงานนจะผลตตามคาบเวลา เชน รายวน รายสปดาห รายเดอน และรายป ซงกำาหนดแผนการทำางานและกจกรรมทจะตองทำาตามคาบเวลานนๆ

6. รายงานตามคำาขอ (On-Demand Report) เปนรายงานทจะพมพเมอคำาขอเทานน ตวอยางเชน รายงานลกคาของบรษท เปนตน แตการพมพรายงานนอาจไมได

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 168

ทนททขอ เนองจากเวลาเครองคอมพวเตอรอาจจะไมพอ เราอาจกำาหนดไววารายงานประเภทนจะพมพเพยงวนละครงตอนเยน เปนตน

ภาพท 11.2 แสดงตวอยางรายงาน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 169

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 170

ภาพท 11.2 แสดงอปกรณรบขอมลเขา

ภาพท 11.3 แสดงการออกแบบหนาจอปอนขอมล

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 171

ภาพท 11.4 แสดงประเภทของขอมลออก

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 172

ภาพท 11.5 แสดงประเภทของรายงาน

ภาพท 11.6 แสดงหลกการออกแบบรายงาน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 173

ภาพท 11.7 แสดงผงชองวางสำาหรบพมพ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 174

ภาพท 11.8 แสดงปรมาณกระดาษและระยะเวลาในการพมพ

แบบฝกหดบทท 11

การวเคราะหและออกแบบ

ตอนท 1

1.การวเคราะหและออกแบบระบบจะกระทำาเมอใด ตอบ 1.เมอจดตงระบบใหม 2.เมอระบบงานเดมมปญหาเกดขน 3.เมอตองการจะเปลยนจากระบบเดมเปนระบบใหม 4.เมอตองการยนยนความถกตองของระบบเดม

2. อธบายลกษณะการออกแบบและวางระบบงานทด ตอบ 1. การบรรลวตถประสงคหรอความตองการของผใช 2.การใชทรพยากรอยางเหมาะสม 3.การหลกเลยงความซบซอน 4.ระบบงานมมาตรฐานเดยวกน 5.ความถกตองและเชอถอไดของระบบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 175

6.ความยดหยนของระบบ 7. ระบบงานไดดงเอาขอดจากอดตมารวมไว 8. ระบบงานใหผลลพธทเขาใจไดตอผใชระบบ

3. อธบายลกษณะของแฟมขอมลแบบอนกรม ตอบ เปนแฟมทเกบขอมลเรยงตามลำาดบไปเรอยๆ การดงขอมลของระบบงานจะทำาไดโดยการอานขอมลทเกบไวตงแตแฟมแรกไปเรอยๆ จนกวาจะพบลกษณะของแฟมขอมลแบบอนกรม

4.อธบายลกษณะของแฟมขอมลแบบแรนดอม ตอบ เปนแฟมขอมลทนยมใชเกบขอมลในลกษณะทคอยขางยดหยน ขอมลทเกบไมจำาเปนจะตองเรยงลำาดบมากอน และการดงขอมลทจดใดจดหนงกสามารถกระทำาไดทนท โดยไมตองอานตามลำาดบตงแตตนเหมอนกบแบบอนกรม

5. อธบายลกษณะของแฟมขอมลแบบไอแซม ตอบ เปนการรวมเอาลกษณะของแฟมขอมลแบบอนกรมและแรนดอมเขาไวดวยกน หมายความวา ระบบงานสามารถทจะดงขอมลจากแฟมไอแซมแบบอนกรมได หรอจะเรยกผานดชนแบบแรนดอมกได

ตอนท 2

1.Sequential ตอบ แฟมขอมลแบบอนกรม เปนแฟมทเกบขอมลเรยงตามลำาดบไปเรอย ๆ

2.Index ตอบ คาดชน

3.Heading ตอบ พนทสวนหวของจอภาพ เปนการแสดงใหทราบวากำาลงทำางานอยในระบบอะไร

4.Ending ตอบ พนทสวนลางของจอภาพ เปนพนทบอกสถานะคำาสงของระบบงานทกำาลงทำางานอยใหผใชทราบ

5.Constant Information ตอบ ขอมลทเปนคาคงท ขอมลทจะตองออกมาเหมอนกนทกครงทมการพมพรายงาน

6.Variable Information ตอบ ขอมลทเปนคาตวแปร ขอมลทอาจจะมการเปลยนแปลงไปไดในแตละครงททำาการพมพรายงาน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 176

7. Internal Report ตอบ รายงานภายใน เปนรายงานทใชภายในองคกรและใชกบพนกงานในองคกรเปนสวนใหญ

8. External Report ตอบ รายงานภายนอก เปนรายงานทเราสงใหหนวยงานภายนอก

9. Exception Report ตอบ รายงานยกเวน เปนรายงานทแสดงขอมลผดพลาดแตกตางจากขอมลธรรมดา

10. Summery Report ตอบ รายงานสรป

บทท 12 การตดตงระบบ

วตถประสงคเชงพฤตกรรม (Behavioral Objectives)

หลงจากศกษาจบบทเรยนนแลว นกศกษาจะมความสามารถดงน (After studying this chapter, you will be able to) 1. อธบายการวางแผนการตดตงระบบ 2. เขาใจการคดตนทนในการตดตงระบบ 3. บอกจดประสงคการทดสอบระบบ 4. สรปวธการตดตงระบบ 5. ตรวจสอบแผนงานการตดตงระบบงาน 6. ระบขนตอนการตดตงระบบ 7. จดบอรดเชงปฏบตการ การตดตงระบบ “ ”8. สนทนาเชงปฏบตการ การวางแผนการตดตงระบบ “ ”9. สนทนาเชงปฏบตการ การคดคนตนทนในการตดตงระบบ “ ”

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 177

10. สนทนาเชงปฏบตการ การตรวจสอบแผนงานการตดตงระบบงาน “ ”11. อธบายคำาศพทได 12 คำา

บทท 12

การตดตงระบบ

เมอผานการขนตอนตาง ๆ ไมวาจะเปนการศกษา การวเคราะหและการอกแบบระบบ ซงเปนขนตอนใหญทมความสำาคญมากในการทระบบจะไดรบการพฒนาเปนระบบใหมหรอไม สำาหรบขนตอนหลงจากผานการวเคราะหและออกแบบระบบมาแลว คอ การตดตงระบบทไดมการศกษาวเคราะหและออกแบบเรยบรอยแลว ซงไดแกการวางแผน การตดตงระบบใหมทไดทำาการพฒนามาแลว ซงจำาไดศกษากนในบทน

กอนทนกวเคราะหระบบจะนำาเอาระบบงานใหมไปตดตงใหกบผใชงานนน นกวเคราะหระบบจะตองจดทำาผแผนงานการตดตงระบบแผนงานกอน (Installation Plan) โดยแผนงานการตดตงระบบควรจะตองครอบคลมเนอสำาคญ คอ

1.ซอฟตแวรทตดตง จะตองทำาการวางแผนใหครอบคลมถงการตดตงซอฟตแวรทจะตดตงทงหมดทตองใช ไมใชเฉพาะการตดตงโปรแกรมของระบบงานใหมเทานน แตรวมถงการตดตงฐานขอมลและแฟมขอมลทจำาเปนและซอฟตแวรอน ๆ ทตองการใชรวมกนดวย

การตดตงซอฟตแวรจงมระดบตงแตงายไปจนถงระดบซบซอน เชน ระบบสำาหรบผใชคนเดยว (Sigel User) แบบงายไปจนถงระบบทซบซอน ซงจะตองมการเปลยนแปลงแกไขทงทางระบบทใชอยในปจจบนใหเชอมกบระบบใหม ไปจนถงการตดตงระบบใหใชไดบนเครองคอมพวเตอรทแตกตางออกไปซงมความแตกตางกนของคณสมบตของเครอง ทำาใหการวางแผนการตดตงระบบงานตองมรการพจารณารอยางรอบคอบ และทำารายละเอยดทแตกตางกนออกไป

ในสวนของการตดตงซอฟตแวร ซงจะตองสนใจวาซอฟตแวรอะไรทจะจะตดตงใหกบผใชและจะทำาอยางไร จงจะทำาใหการตดตงสำาเรจลงได นกวเคราะหระบบจงตองคำานงวา อะไรบางทจะตองนำาไปทำาการตดตง และแผนงาการตงระบบนจะตองทำาใหเปนลายลกษณอกษรดวย และกระจายหนาทความรบผดชอบใหกบทมงาน และรวมกนประชมกนกอนอกครงกอนทจะนำาเอาแผนงานทไดวางเอาไวทำาการตดตงปฏบตจรง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 178

2.วธการตดตง เพอใหการตดตงระบบเปนไปอยางสมบรณ วธการตดตงระบบงานในทนหมายถง การเปลยนระบบงานทใชอยเดมใหเปนระบบงานใหม วธการตดตงทนยมใชอยมอยดวยกน 5 วธ คอ

1. การตดตงแบบทนทโดยตรง ( direct Changeover)

2. การตดตงแบบขนาน (Parallel Conversation)

3. การตดตงแบบทยอยเขา (Phased or Gradual conversation)

4. การตดตงแบบโมดลารโปรโตไทป (Modular Prototype)

5. การตดตงแบบกระจาย (Distributed conversation)

3.ผลกระทบททมตอองคกร สงสดทายทมความสำาคญอยางยงทนกวเคราะหระบบจะตองคำานงถง คอ ผลกระทบของระบบงานใหมททตอธรกจหรอองคกร เพราะการตดตงระบบงานใหเขาไปในองคกรยอมกอใหเกดการเปลยนแปลงในกระบวนการทำางาน หนาทความรบผดชอบของหนวยงานและผใชระบบไมมากกนอย จงตองมการชแจงใหทราบถงบทบาททเปลยนไปและผลกระทบตาง ๆ รวมทงความรสกสบสนในชวงแรกของการใชระบบงานใหมนนใหเหนวาเปนเรองธรรมดา ฉะนนในทกขนตอนของการวเคราะหและออกแบบระบบจงมกดงเอาผใชระบบเขามามสวนรวมในกจกรรมอยตลอดเลา และในการตดตงระบบ ผใชยงคงมสวนรวมซงมความสำาคญตอการทระบบงานใหมจะเปนทยอมรบของผใช ผใชระบบจะชวยนกวเคราะหระบบไดในเรองทเกยวกบการสรางแฟมขอมล การบนทกขอมลยอนหลง และตรวจสอบความถกตองของขอมล เปนตน การใหผใชมสวนรวมนจะทำาใหเขารสกวาเปนเจาของระบบงานใหมนดวย

การคดตนทนของระบบจะกระทำาในชวงของการศกษาระบบ ซงเมอนกวเคราะหระบบไดทำาการออกแบบระบบจะตองคดโครงสรางในผลประโยชนทจะไดรบของระบบนน ๆ ทพงจะมในระยะเวลาการวเคราะหระบบ จะตองทำาการกำาหนดตนทนของทงระบบ โปรดสงเกตวาตนทนจะจำากดขอบเขตและชนดของระบบทจะถกตองตดตงและใชงาน

ขอดในการวเคราะหตนทนระบบ

1. การวางแผนการวเคราะหตนทน เปนผลลพธทมรากฐานอยบนการวเคราะหตนทนของโอกาสในการใชทรพยากรไปในจดประสงคหนง ๆ มากกวาอกจดประสงคหนง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 179

2. การวางแผนการวเคราะหตนทน เปนสงทมรากฐานอยบน Cash Flow ทเกยวกบจำานวนเงนทจะตองใชสำาหรบ Project หนง ๆ และตองใชจำานวนเงนนน ๆ ตอจากนนกสามารถทจะวางงบประมาณและจดเตรยมจำานวนเงนไวเพอใชจายเมอถงกำาหนดเวลา

ระยะเวลาคนทน

มาตรฐานโดยทวไปทใชกนบอย ๆ ใหพจารณาความสามรถในการทำากำาไรของระบบหรอจะเรยกวา Payback Period ตวอยางเชน ระบบททำาการวเคราะหและออกแบบใหมนมมลคาตนทน 900,000 บาท และองคการจะมรายไดเขามาประมาณปละ 300,000 บาท เวลายนทนจะเทากบ 3 ป (900,000 / 300,00 = 3 )

การเปรยบเทยบระบบเดมกบระบบใหม

ผลลพธของการเปรยบเทยบ ตนทนของระบบเดมกบระบบใหมนนอาจเปนผลลพธอนเดยวทสำาคญทสดในการเปรยบเทยบตนทน การเปรยบเทยบขนพนฐานหนงตอหนงของคาใชจายในขณะนกบในอนาคตจงเปนสงทขาดไมได

ขนตอนการเปรยบเทยบตนทนคาใชจายในทางเศรษฐกจของระบบเดมและระบบใหมคอ

1. ประเมนคาระบบใหม ซงเปนสวนสำาคญทเปนพนฐานโดยทวไปของการเปรยบเทยบกนระหวางระบบเดมและระบบใหม

2. คำานวณหาคาใชจายในการทำางานของระบบเดม

3. คำานวณหาคาใชจายในการทำางานของระบบใหม ในกรณนการเปรยบเทยบคาใชจายทเทยงตรง สามารถจะเกดไดในระหวางระบบเดมและระบบใหม

4. เปรยบเทยบตนทนการปฏบตการของระบบเดมและระบบใหม คำานวณคาใชจายทวางไวในการลงทน รวมทงคาตดตงระบบในแตละครงดวย

ทรพยากรและตนทน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 180

คาใชจายโดยประมาณของทงระบบเดมและระบบใหมนน สามารถทประเมนจากเอกสารตาง ๆ รายงานหรอสรปผลตาง ๆ ทถกกำาหนดไวในชวงเวลาของการศกษาระบบ โดยทวไปจะถกแบงออกเปน 3 ประเภทคอ

1. คาใชจายในการตดตงระบบ

2. คาใชจายในการลงทน

3. คาใชจายในการปฏบตการ

มจดประสงคโดยเปนการทดสอบครงใหญครงสดทายกอนนำาไปใชงานจรง ประกอบดวยการทดสอบดงตอไปน

1. ทดสอบวาโปรแกรมสามารถทำางานจรงไดตามขอกำาหนดและตามทไดออกแบบไวหรอไม

2. ทดสอบเจาหนาทวาพรอมสำาหรบระบบงานนนหรอไม

3. ทดสอบผใชงานระบบ (User) วาไดมการเตรยมพรอมเกยวกบการใชงานระบบหรอไม

วธการตดตงระบบงานในทน หมายถง การเปลยนระบบงานทใชอยเดมใหเปนระบบงานใหม เพอใหการตดตงระบบเปนไปอยางสมบรณ มการวธการตดตงทนยมใชในปจจบนมอยดวยกน 5 วธการ และการนำาไปใชนนขนอยกบความเหมาะสมของสถานการณและระบบการทำางานดงนคอ

1. การตดตงแบบทนทหรอโดยตรง (Direct Changeover)

หมายถง การนำาระบบใหมเขามาในองคกรทนทตามทไดกำาหนดเอาไววา จะมการเรมใชงานระบบใหมเมอใด เมอนนระบบเดมจะถกยกเลกทนท การรตดตงแบบนจะใชไดกตอเมอระบบงานไดรบการทดสอบมาเปนอยางดกอนทจะถกนำามาตดตง แตการตดตงระบบดวยวธการนมอตราความเสยงสงมากเมอเทยบกบวธการอน เพราะหากระบบใหมไดรบการทดสอบมาเปนอยางดแลว หากเกดความผดพลาดในการทำางาน จะทำาใหการทำางานอน ๆ ในองคกรหยดชะงดองคกรเกดความเสยหายไดจงไมเปนทยมใชหากสามารทจะหลกเลยงได

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 181

2. การตดตงแบบขนาน (Parallel Conversation)

หมายถง การทระบบงานเกายงคงปฏบตงานอย แตระบบใหมกเรมตนทำางานพรอม ๆ กน วธการนเปนทนยมกนมากทสดในปจจบน เพราะทำาใหอตราความเสยงของการหยดชะงดของงานลดนอยลง วธการนเหมาะสมทสดเมอระบบงานเดาเปนระบบงานทใชคนทำา และระบบงานใหมจะเปนระบบทใชเครองคอมพวเตอร โดยจะใชระบบงานทง 2 ทำางานควบคกนไปในระยะเวลาหนงเพอทำาการเปรยบเทยบวา ผลลพธทไดจากระบบงานทงสองระบบคลองจองกน เมอผลลพธไดรบการตรวจสอบแลววาถกตองในชวงเวลาหนง ระบบงานเกาจงจะถกยกเลกออกไปเหลอเพยงระบบงานใหมในองคกรเทานนทยงปฏบตงานอย แตขอเสยของระบบนคอ การทจะตองใชระบบ 2 ระบบทำางานไปพรอม ๆ กน ทำาใหคาใชจายและตนทนในการทำางานสง ภาระในการทำางานจะตกอยทผปฏบตงาน

3. การตดตงแบบทยอยเขา (Phased Or Gradual Conversion)

การตดตงแบบนเปนการรวมเอาขอดของ 2 วธการแรกมาใช โดยเปนคอย ๆ นำาเอาบางสวนของระบบใหมซงอาจจะเปนระบบงานยอยเขาไปแทนบางสวนของระบบงานเดม วธการนจะทำาใหอตราเสยงของการเกดขอผดพลาดลดนอยลงกวาการตดตงแบบทนท โดยกระทบจากขอผดพลาดจะอยในวงจำากดทสามารถควบคมได แตขอเสยจะมตรงเวลาทใชในการทยอยเอาสวนตาง ๆ ของระบบใหมมาแทนระบบเดมซงอาจจะใชระยะเวลานาน วธการนเหมาะกบระบบงานใหญ ๆ แตไมเหมาะกบระบบงานเลก ๆ ทไมซบซอน

4. การตดตงแบบโมลดลารโปรโตไทป (Modular Prototype)

เปนการแบงระบบงานออกเปนสวนยอย ๆ (Module) และอาศยการตดตงดวยวธทยอยนำาระบบใหมเขาไปทละสวนยอย ๆ แลวผใชระบบทำาการใชสวนยอย ๆ จนกวาจะเปนทยอมรบของผใชระบบ จงคอยนำามาใชปฏบตงานจรง ซงจะชวยลดปญหาความไมคนเคยระหวางผใชกบระบบไปไดมาก ขอเสยของระบบนคอ สวนยอย ๆ (Module) ทใหผใชทดสอบอาจจะไมไดรบการยอมรบจากผใชตามทคาดไว และการตดตงแบบนอาจตองใชเวลานานและตองการความเอาใจใสอยางมากจากนกวเคราะหระบบและผใชระบบดวย

5. การตดตงแบบกระจาย (Distributed Conversion)

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 182

เปนการตดตงระบบใหกบธรกจทมสามาขามากกวา 1 แหง เชน ธนาคาร บ.ประกนภย หางสรรพสนคา ฯลฯ การตดตงจะเรมทำาการตดตงทละสาขา โดยจะทำาการตดตงและทดสอบเปนอยางดแลวในสาขาแรก จงคอย ๆ ทยอยนำาไปตดตงในสาขาอน ๆ ตอไป ขอดของวธการนคอ ระบบงานสามารถจะไดรบการทดสอบการปฏบตงานจรงจนกวาจะเปนทพอใจ หากเกดขอผดพลาดขนกไมกระทบกระเทอนถงสาขาอน ๆ เนองจากระบบงานใหมจะทำางานเฉพาะสาขาททำาการตดตงเทานน ไมไดโยงไปยงสาขาอน ๆ วธการตดตงสำาหรบสาขาหนงอาจจะใหไมไดกบอกสาขาหนงจงตองมการเปลยนแปลง

เมอแผนงานตดตงระบบงานถกกำาหนดขนเรยบรอยแลว นกวเคราะหระบบควรจะตรวจสอบแผนงานการตดตงระบบงานอกครง โดยสงทนกวเคราะหระบบจะองคำานงถงในการตรวจสอบแผนงานการตดตงระบบงานมอยดวยกน 5 ประการคอ

1.ผลการฝกอบรมผใชระบบ สามารถนำามาชวยเหลอนกวเคราะหระบบในตอนนไดนนคอ นกวเคราะหระบบควรจะพจารราวาอาจมผใชระบบงานบางคนทมความสามารถอยางยอดเยยมและเขาใจในระบบงานไดด จะสามารถชวยเหลอนกวเคราะหระบบไดในการตดตง

2.บนทกการทดสอบระบบงาน นกวเคราะหระบบควรตรวจสอบบนทกการทดสอบระบบงานอกครง เพอใหแนใจวาระบบงานไดรบการทดสอบและแกไขทงหมดแลว

3.ตรวจสอบรายชอซอฟตแวรทจำาเปนแตละระบบ เพอใหแนใจวาการตดตงระบบงานไดตดตงซอฟตแวรตาง ๆ ครบถวนแลว นกวเคราะหระบบจะตองตรวจรายการซอฟตแวรทจะตองใชควบคไปกบระบบวา จะตองมแผนงานตดตงอยางครบถวนและมรายละเอยดการตดตงอยางเพยงพอ

4.ตรวจสอบแผนงานการจดตงแฟมและการบนทกขอมล ในแผนงานตดตงระบบจะตองมรายละเอยดการจดตงแฟมขอมลและฐานขอมลอยางพรอมมล ในกรณทจะตองมการบนทกขอมลเขาไปในแฟมหรอฐานขอมลในแผนงาน จะตองระบชอผรบผดชอบในการบนทกไวใหชดเจนดวย

5.คมอการตดตง ในการตดตงระบบงาน โดยเฉพาะระบบงานทตองใชซอฟตแวรจากภายนอกจะตองมคมอการตดตงใหพรอมเพอใชในวนตดตงระบบ คมอการตดตงระบบจะตองระบถงสงตาง ๆ ทจำาเปนตองใชในการตดตง นอกจากนหากการตดตงไมไดทำาโดยนกวเคราะหระบบเองแลว การตดตงซอฟตแวรหนง ๆ จะตองมการกำาหนดผทจะนำาไปตดตงใหชดเจน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 183

แผนงานการตดตงระบบจะถกจดทำาขนเปนลายลกษณอกษร ซงจะประกอบดวยงานตาง ๆ ทตองทำา วนทจดทำาการตดตงและผรบผดชอบ โดยแผนงานการตดตงระบบจะตองนำาเสนอใหผบรหารกอนเพอรอการอนมต

ในขนตอนของการตดตงระบบนประกอบดวยงานตาง ๆ ทจะตองทำาอยางเปนลำาดบคอ

1. การเขยนโปรแกรมของระบบใหม

2. ทดสอบโปรแกรม

3. การตดตงระบบใหม

สำาหรบกระบวนการตดตงระบบน จะเรมลงมอหลงจากผบรหารไดตกลงยอมรบระบบใหมเรยบรอยแลว ขนตอนนประกอบดวย การตดตงระบบใหมและยกเลกการทำางานของระบบเกาในระยะการตดตงระบบนจะเปนสวนทยากทสดในทก ๆ งาน ดงนนจงควรเผอเวลาสำาหรบทำางานในกรณทลาชากวากำาหนดเอาไวบาง

ในระหวางการตดตงระบบ ปญหาทไมคาดคดจากชวงของการออกแบบระบบมกจะเกดขนการแกไขปญหาเหลานจงมผลทำาใหเราตองเปลยนแปลงสงทไดออกแบบไว ดงนนนกวเคราะหระบบทดควรยอมรบการแกไขเหลานน ในขณะเดยวกนกตองพจารณาความเหมาะสมไมปรบเปลยนเกนความจำาเปน

การตดตงระบบประกอบดวย 3 อยางดวยกน เรมจาการเขยนโปรแกรมในขนตอนสามารถรนระยะเวลาใหสนลงได ถาสามารถซอโปรแกรมสำาเรจรปมาใชแทนการการเขยนเองทงหมด ขนตอไปคอ การทดสอบโปรแกรมซงประกอบดวย การทดสอบการทำางานแตละโปรแกรม การทดสอบระบบรวมและการทำาเอกสารประกอบ ขนตอนสดทายคอ การตดตงระบบ

การเขยนโปรแกรมระบบใหม

กอนทจะเรมการเขยนโปรแกรม ควรไดรบการเหนชอบหรอตกลงกนในระบบทไดออกแบบไวเสยกอน รวมทงจะพจารราซอโปรแกรมมาใชทำางานในบางขนตอนของระบบแทนการเขยนทงหมด ขนตอนการเขยนโปรแกรมโดยคราว ๆ มดงน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 184

1. การทำาเอกสารตาง ๆ กอนลงมอเขยนโปรแกรม ไดแก Data Flow Diagram Minispecification เปนตน เพอใหเขาใจขนตอนตาง ๆ ของระบบรวมทงพจารณาความถในการทำางานแตละขนตอนและภาษาทเหมาะสม

2. สรปรปแบบของขอมล (Output) และขอมลเขา (Input) ขอมลอกไดแก รายงานรปแบบตาง ทผใชหรอผบรหารตองการ สวนขอมลเขา ไดแก หนาจอ (Screen) สำาหรบใสขอมลทจำาเปนตองใชในการออกแบบรายงานตาง ๆ เหลานน รวมแหลงทมาของขอมลและการเปลยนรปแบบของขอมล เพอใหคอมพวเตอรเขาใจได

3. เขยนโปรแกรม Flow Chart เพอแสดงการทำางานทกขนตอนของโปรแกรม

4. ออกแบบแฟมขอมล (File Layout) ตามความเหมาะสมในการใชงาน ลกษณะแฟมขอมลตางๆ ไดแก แฟมขอมลแบบเรยงลำาดบ (Sequential) ซงเหมาะสมในการเกบขอมลจำานวนมาก ๆ และไมตองการดงขอมลมาใชเฉพาะบางระเบยน (Record) อยางรวดเรว ตอไปคอ แฟมขอมลดชน (index Sequential file) มลกษณะเหมอนแฟมขอมลแบบเรยงลำาดบแตจะมดชน (Index) เพอใชในกรณตองการดงขอมลขนมาใชเฉพาะบางระเบยนได และแฟมขอมลเขาถงโดยตรง (Random – Access File) เหมาะสำาหรบการทำางานทตองการดงขอมลอยางรวดเรว

5. เขยนโปรแกรมภาษาคอมพวเตอรทเลอกใช

6. ทำาการ Compile และตรวจสอบความถกตองในการทำางานของโปรแกรม โดยอาจจะสมมตขอมลงาย ๆ ไวใชเปนตวอยางในการทดสอบ

7. ทดสอบการทำางานรวมของระบบ โดยใชขอมลครอบคลมทก ๆ เงอนไข เรมจากโปรแกรมแรกจนถงโปรแกรมสดทาย การทดสอบรวมทกเงอนไขนเพอใหแนใจวาแตละโปรแกรมทำางานตอเนองกนไดอยางถกตอง

8. ทำาเอกสารประกอบทกโปรแกรม ไดแก เอกสารทใชประกอบในการเขยนโปรแกรมและเอกสารวธใชโปรแกรม

การทดสอบโปรแกรม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 185

เปนการทดสอบโปรแกรมวามาสารถทำางานไดอยางถกตองหรอไมนน จำาเปนจะตองร เงอนไขตาง ๆ ทอาจเกดขนทงหมด โดยการสอบถามจากเจาหนาททรบผดชอบงานนน ๆขนตอนตาง ๆ สำาหรบการทดสอบโปรแกรมคอ

1. ทดสอบการทำางานของแตละโปรแกรม ในขนตอนนมกจะตองเสรจสนในขนการเขยนโปรแกรม

2. สรางขอมลสำาหรบทดสอบโปแกรม ขอมลเหลานจำาเปนจะตองควบคมทก ๆ กรณทอาจเกดขนในการทำางานจรง โดยการสรางชดขอมลนโปรแกรมเมอร นกวเคราะหระบบ ผใชและผทรบผดชอบงานนนจำาเปนจะตองรวมกนคดชดขอมลขนเพอทดสอบการทำางานทถกตองตรวจสอบขอผดพลาดของโปรแกรม ทดสอบรปแบบตาง ๆ ในการใสขอมล ทดสอบคามากทสดและนอยทสดทปอนเขาไป

3. ทดสอบการทำางานของชดโปรแกรม ในขนตอนการทำางานหนง ๆ เพอใหแนใจวาการทำางานเชอมตอกนของแตละโปแกรมนน สามารถทำาไดอยางถกตอง

4. ทดสอบการทำางานของชดโปรแกรม ในขนตอนการทดสอบทานหนง ๆ เพอใหแนใจวาการทำางานเชอมกนไดอยางถกตอง นอกจากนนกเพอทดสอบเจาหนาทตาง ๆ ทใชระบบวามความเขาใจในขนตอนการทำางานและปอนขอมล สดทายกเพอทดสอบวาแตละโปรแกรมททำางานเชอมตอกนนนมความถกตองตามคณสมบตทนกวเคราะหระบบเขยนเอาไวหรอไม

5. ทดสอบการสำารองแฟมขอมลและการเรมทำางานของระบบใหม การทดสอบเหลานมความจำาเปนในกรณทระบบทเกดความผดพลาดขนมาอยางกะทนหน ซงการสำารองแฟมขอมลตามระยะเวลาทเหมาะสมกจะชวยใหการนำาขอมลทเสยไปนนกลบขนมาอยางงายดาย รวมทงการเรมทำางานใหมกตองถกตองดวย

6. เขยนเอกสารประกอบโปรแกรม ซงประกอบดวย

6.1 หมายเหตทเขยนขนภายในโปรแกรม เพอบอกหนาทของแตละชดคำาสงแฟมขอมลทใช

6.2 Flowchart แบบตาง ๆ หรอ Data Flow Diagram เพออธบายขนตอนของแตละโปรแกรม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 186

6.3 ในกรณทมหลาย ๆโปรแกรมประกอบกน ควรจะม Flowchart แสดงการทำางานรวมดวย

6.4 ในโปรแกรมใดทมขนตอนการทำางานซบซอน ไมวาจะเปนวธการคำานวณ ขนตอนการปรบปรงแฟมขอมล หรออน ๆ ควรจะใช Minispecification เพออธบายรายละเอยดใหชดเจน

6.5 ควรมรายละเอยดเกยวกบแฟมขอมล ขอมลเขา และขอมลออก

การตดตงระบบใหม

เปนขนการเปลยนจากการทำางานแบบเดมมาเปนการทำางานในระบบใหม งานขนนไมคอยซบซอนแตจะใชเวลานาน โดนทำางานดงตอไปน

1. เขยนคมออธบายการใชระบบงาน

2. จดทำาแบบฟอรมตาง ๆ สำาหรบใชกบระบบงานใหม

3. จดฝกอบรมผปฏบตงาน และผใชจนมความเขาใจ

4. เปลยนขอมลทเดมมอยแลวใหเปนขอมลระบบใหม

การเขยนคมอการใชระบบงาน (Program Documentation ) จะมรายละเอยดตาง ๆ เพอสะดวกตอการใชงานของผใช (Users) โดยทวไปนนเอกสารททำามอยสองประเภทดวยกนคอ คมอผใช (User Manual) ซงเปนประโยชนตอผใชโปรแกรม และคมอนกเขยนโปรแกรม (Programmer Manual) จะมประโยชนตอการปรบปรง แกไขเพมเตมโปรแกรมในอนาคตเอกสารโปรแกรมทดควรประกอบดวย ขอปญหาหรอวตถประสงคของโปรแกรม รายละเอยดขอมลเขา (Input) และผลลพธ (Output) ผง (Flowchart) โปรแกรม (Source Program) ทคอมพวเตอรพมพออกมา และผลลพธทไดจาการทดสอบโปรแกรม

การเปลยนระบบจากระเดมมาเปนระบบใหมควรจะตองทำางานควบคกนไปสกระยะหนง เพอใหแนใจวาระบบงานใหมทำางานไดถกตองดแลว จงจะเลกการทำางานแบบเดมหนมาใชระบบใหมอยางเดยว

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 187

จากขนตอนการพฒนาระบบงานคอมพวเตอรขางตน แมผใชจะดำาเนนการใชระบบงานใหมแลวกตาม แตหนาทของพนกงานคอมพวเตอรยงไมหมดไป เพราะอาจมการเลยนแปลงสถานการณตาง ๆ เชน รฐมการออกกฎการเกบภาษแบบใหม อนตองทำาใหมการแกไขปรบปรงระบบงานตามดวย ซงการดและแกไขระบบงานคอมพวเตอรในภายหลงน เราเรยกวา การบำารงรกษาระบบ (Maintenance)

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ

บทท 12 การตดตงระบบ

ตอนท 1 อธบาย (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. องคประกอบของการวางแผนการตดตงระบบมอะไรบาง ตอบ 1 ซอฟตแวรทตดตง 2 วธการตดตง 3 ผลกระทบทมตอองคกร

2. วธการตดตงระบบทนยมในปจจบนมกแบบอะไรบาง อธบายในแตละแบบ ตอบ ม 5 แบบ ไดแก 1.การตดตงแบบทนทหรอโดยตรง (Direct Changeover) คอการนำาระบบใหมเขามาในองคกรทนทตามทไดกำาหนดเอาไวการตดตงแบบนจะใชไดกตอเมอระบบงานไดรบการทดสอบมาเปนอยางดกอนทจะถกนำามาตดตง 2.การตดตงแบบขนาน (Parallel Conversation) คอการทระบบเกายงคงปฏบตงานอยแตระบบใหมกเรมตนทำางานพรอม ๆ กน ทำาใหอตราความเสยงของการหยดชะงกของงานลดนอยลง โดยจะใชระบบงานทงสองทำางานควบคกนไปในระยะหนงเพอทำาการเปรยบเทยบวาผลลพธทไดจากงานทงสองคลองจองกนในระยะหนง ระบบงานเกาจงจะถกยกเลก 3.การตดตงแบบทยอยเขา (Phased or Gradual Conversion) การตดตงแบบนเปนการรวมเอาขอดของ 2 วธการมาใช โดยเปนการคอย ๆ นำาเอาบางสวนของระบบงานใหม ซงอาจจะเปนระบบงานยอยเขาไปแทนบางสวนของระบบงานเดม 4.การตดตงแบบโมดลารโปรโตไทป (Modular Prototype) เปนการแบงระบบงานออกเปนสวนยอย ๆ แลวอาศยการตดตงดวยวธการทยอยนำาระบบใหมเขาไปทละสวนยอย ๆ แลวใหผใชระบบทำาการใชสวนยอย ๆ จนกวาจะเปนทยอมรบของผใชระบบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 188

จงคอยนำามาใชปฏบตงานจรง 5.การตดตงแบบกระจาย (Distributed Conversion) เปนการตดตงระบบใหธรกจทมสาขามากกวา 1 แหง การตดตงจะเรมทำาการตดตงทละสาขา โดยจะทำาการตดตงและทดสอบเปนอยางดแลวในสาขาแรก จงคอย ๆ ทยอยนำาไปตดตงในสาขาอน ๆ ตอไป

3. อธบายขนตอนการเปรยบเทยบตนทนคาใชจายในทางเศรษฐกจของระบบเดมและระบบใหม ตอบ 1.ประเมนคาระบบใหม ซงเปนสวนสำาคญทเปนพนฐานโดยทวไปของการเปรยบเทยบกนระหวางระบบเดมและระบบใหม 2. คำานวณหาคาใชจายในการทำางานของระบบเดม 3. คำานวณหาคาใชจายในการทำางานของระบบใหม ในกรณนการเปรยบเทยบคาใชจายทเทยงตรง สามารถจะเกดไดในระหวางระบบเดมและระบบใหม 4. เปรยบเทยบตนทนการปฏบตการของระบบเดมและระบบใหม คำานวณคาใชจายทวางไวในการลงทน รวมทงคาตดตงระบบในแตละครงดวย

4. คาใชจายในการตดตงระบบมกประเภท อะไรบาง ตอบ 3 ประเภท ไดแก 1.คาใชจายในการตดตงระบบ 2.คาใชจายในการลงทน 3.คาใชจายในการปฏบตการ

5. ในการทดสอบระบบงานนนตองทำาอยางไรบาง ตอบ 1. ทดสอบการทำางานของแตละโปรแกรม 2.สรางขอมลสำาหรบการทดสอบโปรแกรม 3.ทดสอบการทำางานของชดโปรแกรม ในขนตอนการทำางานหนงๆ เพอใหแนใจวา การเชอมตอกนของแตละโปรแกรม สามารถทำาไดอยางถกตอง 4.ทดสอบการทำางานของชดโปรแกรม ในขนตอนการสอบทานหนงๆ เพอใหแนใจวาการทำางานเชอมกนไดอยางถกตอง นอกจากนนยงทดสอบเจาหนาทวาเขาใจในขนตอนการทำางานและการปอนขอมล สดทายคอไดทดสอบโปรแกรมททำางานเชอมกน 5.ทดสอบกานสำารองแฟมขอมลและการเรมทำางานใหมของระบบ

6.เขยนเอกสารประกอบแตละโปรแกรม ซงประกอบดวย -หมายเหตทเขยนขนภายในโปรแกรม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 189

-Flowchart แบบตาง ๆ หรอ Data Flow Diagram -ในกรณทมหลาย ๆ โปรแกรมประกอบกน ควรจะม Flowchart แสดงการทำางานรวมกน -ในโปรแกรมใดทมขนตอนการทำางนซบซอน ไมวาเปนวธการคำานวณขนตอนการปรบปรงแฟมขอมล หรออน ๆ ควรจะใช Minispecification -ควรมรายละเอยดเกยวกบแฟมขอมล ขอมลเขา และขอมลออก

ตอนท 2 อธบายศพท (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. Installation Plan ตอบ แผนงานการตดตงระบบงาน

2. Direct Changeover ตอบ การตดตงแบบทนทหรอโดยตรง

3. Parallel Conversation ตอบ การตดตงแบบขนาน

4. Phases or Gradual Conversion ตอบ การตดตงแบบทยอยเขา

5. Modular Prototype ตอบ การตดตงแบบโมดลารโปรโตไทป

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 190

บทท 13 การพฒนาโปรแกรมและการบำารงรกษา

วตถประสงคเชงพฤตกรรม (Behavioral Objectives)

หลงจากศกษาจบบทเรยนนแลว นกศกษาจะมความสามารถดงน (After studying this chapter, you will be able to) 1.บอกกจกรรมในขนตอนการพฒนาโปรแกรมและการบำารงรกษา 2.ยกตวอยางการสรางโปรแกรมและการประกนคณภาพ 3.เขาใจการบำารงรกษาและปรบปรงระบบ 4.สรปการปรบปรงในดานเวลาการทำางานของระบบ 5.จดบอรดเชงปฏบตการ การพฒนาโปรแกรมและการบำารงรกษา “ ”6.สนทนาเชงปฏบตการ การสรางโปรแกรมและการประกนคณภาพ “ ”7.สนทนาเชงปฏบตการ การบำารงรกษาและปรบปรงระบบ “ ”8.อธบายคำาศพทได 8 คำา

บทท 13

การพฒนาโปรแกรมและการบำารงรกษา

หลกการวเคราะหและออกแบบอยางเดยวยงมไดรบประกนความสำาเรจของระบบ เมอเสรจสนขนตอนการวเคราะหและออกแบบแลว เราตองเรมพฒนาโปรแกรมสำาหรบระบบใหมนการพฒนาโปรแกรมในขนนจะรวมถง การเขยนโปรแกรม การทดสอบและปรบปรง เพอใหไดระบบทมประสทธภาพสงสด ในขณะเดยวกนเราจะเรมอบรมผใชและเตรยมสถานทใหพรอมสำาหรบคอมพวเตอร (ในกรณทซอใหมหรอโยกยาย) เมอเรมนำาโปรแกรมทเขยนไดมาใชงานจะตองถายขอมลเดมเขาสระบบใหมน แลวจงเรมตนใชงานระบบใหม การบำารงรกษาในขนตอนการพฒนาระบบจะรวมถงการบำารงรกษาประจำาวน คอ ทดสอบวาระบบทำางานปกตหรอไมถาหากพบวายงมขอบกพรองทจดใด ระบบจะตองไดรบการแกไข

นกวเคราะหระบบจะตองคอยเปนพเลยงอยตลอดเวลาในขนตอนน โดยการชวยดแลการเขยนโปรแกรม การทดสอบ และเตรยมสถานท รวมถงมสวนชวยในการอบรมผใชและเตรยมคมอสำาหรบผใชดวย ระหวางการบำารงรกษา นกวเคราะหระบบอาจจะตอง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 191

รบฟงความคดเหนจากผใชและพรอมทจะแกไขใหเปนไปตามความตองการของผใช ถาไดรบการอนมตจากผบรหารรายละเอยดของกจกรรมในขนตอนน มดงตอไปน

การสรางโปรแกรมและการประกนคณภาพ

(Construction and Quality Assurance)

โปรแกรมเมอรจะทำาหนาทเขยนโปรแกรมสำาหรบระบบใหมทงหมด หรอแกไขโปรแกรมสำาเรจรปถาซอโปรแกรมมา ตวนกวเคราะหระบบจะตองกำาหนดมาตรฐานของโปรแกรม โดยเขยนเปน คมอสำาหรบโปรแกรมเมอร ซงจะกำาหนดมาตรฐานของ“ ”โปรแกรมและเอกสารไวในคมอน มาตรฐานของโปรแกรม ไดแก การเขยนโปรแกรมจะตองเปนแบบโปรแกรมโครงสรางการตงชอขอมลกควรใหอยในรปแบบเดยวกน คอ โปรแกรมเมอรทกคนใชชอเดยวกนทงหมดสำาหรบชอโปรแกรมควรจะตงใหมรปแบบเหมอนกน เชน ใชตวอกษร 6 ตว โดยสามตวแรกเปนตวอกษรและสามตวหลงเปนตวเลข เชน (APYOOO) เปนตน

การประกนคณภาพ (Quality Assurance) นกวเคราะหระบบจะตองรบประกนวาโปรแกรมทไดมานนจะตองมขอบกพรองนอยทสด ระหวางแตละขนตอนของการทำางานจะตองหาขอบกพรองทอาจเกดขนได และกำาจดออกไปกอนทจะกาวสขนตอนถดไป เพราะขอบกพรองมอยในระบบมากเทาใด กจะทำาใหคาใชจาย ในการแกขอบกพรองมมากขนเทานน และขนอยกบระยะเวลาของการพฒนาระบบดวย วามขอบกพรองเกดขนนานเทาไรแลว คาใชจายในการแกไขระบบจะเพมขนตามอตราแบบ “Exponential” ตวอยางเชน พบวาลมตรวจสอบอนพตทสำาคญตวหนง ถาอยในขนวเคราะหระบบและถาแกไขจดบกพรองนจะเสยคาใชจายประมาณ 20 บาท และอาจจะเพมเปน 200 บาท ถาพบขอบกพรองนในการออกแบบ และเพมเปน 2,000 บาท ถาพบในขนตอนการเขยนโปรแกรมและการทดสอบระบบและอาจจะสงขนถง 20,000 บาท ถาพบหลงจากนำาโปรแกรมไปใชงานแลว

ทบทวน (Structured Walkthrough) การทบทวนจะชวยใหหาขอบกพรองไดในขนตอนแรก ๆ ของการพฒนาระบบ ปกตการทบทวนจะทำางานกนเปนทม โดยแตละคนจะทำาหนาทตางๆ กน ทมทบทวนประกอบดวย ผนำาเสนอ ผประสานงาน เลขาฯ ผดแลการบำารงรกษา ผกำาหนดมาตรฐาน และตวแทนจากผใช ผนำาเสนอมกจะเปนผเร มโครงการนนๆ ผประสานงานทำาหนาทจดการเกยวกบกจกรรมตางๆ กอนการทบทวน เชน สงรายงานใหทกคนทรวมทม และเปนทมผประสานงานระหวางททบทวนระบบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 192

ดวย เลขาฯ ทำาหนาทจดบนทกและสงรายงานใหผบรหารหลงจากการทบทวน ผดแลการบำารงรกษาจะตองตรวจสอบโปรแกรมและคาดคะเนวาในอนาคตจะมปญหาอะไรเกดขนบาง ผกำาหนดมาตรฐานจะทำาหนาทตรวจสอบวาโปรแกรมทเขยนเปนไปตามมาตรฐานหรอไม ผแทนจากผใชจะตรวจสอบวาโปรแกรมทำางานตามทตองการหรอไม การทบทวนควรจะทำาในทกๆ ขนตอนของการวเคราะหและออกแบบระบบ การเขยนโปรแกรมและเขยนคมอผใช การทบทวนจะชวยลดขอบกพรองลงจาก 3-5 จดใน 100 บรรทดของโปรแกรม เหลอเพยง 3-5 จดใน 1,000 บรรทดของโปรแกรม

การทดสอบระบบ (Testing) ถงแมวาเราจะทบทวนระบบแลวกไมไดหมายความวาระบบจะไมมขอบกพรองอกแลวดงนน เราจะตองทดสอบระบบใหถถวนอกทหนง ปกตแลวนกวเคราะหระบบจะไมทดสอบระบบดวยตวเอง แตจะเปนคนวางแผนและควบคมการทดสอบ

ทดสอบระบบรวม หลงจากระบบเสรจสมบรณแลว เราจะตองทดสอบระบบรวมทงหมดอกครงหนง ซงจะชวยใหเราหาขอผดพลาดทอาจเกดขน และตองทำาการแกไขแลวทดสอบระบบใหมอกครงหนง หลงจากนนทำาการทดสอบระบบเพอสงมอบงาน (Acceptance Test) ใหลกคาหรอผใชไดเหนระบบการทำางานตามทตองการ สวนการทดสอบสำาดบสดทาย คอ การทดสอบแบบขนาน (Parallel Operation) ซงหมายความวาระบบใหมจะทำางานไปพรอมๆ ระบบเดม โดยการใชขอมลจรงทเหมอนกน แลวเปรยบเทยบผลลพธทไดจากระบบทงสอง ถาผลลพธแตกตางกนในเวลาหนงเวลาใด เราจะตองตรวจสอบวาระบบใหมมปญหาอะไร แลวทำาการแกไขใหถกตอง และทำาการเตรยมสถานท (Site Preparation) ทเหมาะสมกบการใชงานตอไป

นำามาใชงานจรง การนำาระบบใหมมาใชงานจรงจะตองถายขอมลจรงเขาสระบบใหมใหหมด แลวจงเรมใหระบบใหมปฏบตงาน นกวเคราะหระบบจะตองคอยดแลอยตลอดเวลาเพอปองกนไมใหระบบทใชอยปจจบนกระทบกระเทอน

การถายเทขอมล วธการถายเทขอมลจากไฟลทมอยแลวจากระบบเกาเขาสระบบใหมวธหนง คอ ใชพนกงานปอนขอมลเขาไปในระบบใหม วธนแนนอนทสดจะตองเสยเวลามากและเปลองคาใชจาย แตถาเปนการเปลยนจากระบบทไมไดใชคอมพวเตอรเปนแบบทใชคอมพวเตอรวธนเปนวธทหลกเลยงไมไดระหวางการถายเทขอมล ควรจะตองมการควบคมการถายเทขอมลนดวยเชน จำานวนขอมลเดมมอยเทาไร เมอถายเทเขาระบบใหมจำานวนขอมลควรจะมเทากน เปนตน ถาไมตรงกนจะตองพมพออกมาแลวหาดวยมออกครงหนง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 193

เรมใชระบบใหม วธทถกตองทสดในการนำาระบบใหมมาใชงานจรง คอ ยกเลกระบบเกาในทนทแลวใชระบบใหมเขาแทนท วธนเสยงในกรณทระบบใหมมปญหา จะไมมระบบเกามาเปรยบเทยบเพอหาขอผดพลาด อกวธหนงในการนำามาใชงานจรง คอ การทำางานแบบขนาน (Parallel Operation) ซงไดกลาวมาแลว ซงเปนวธทปลอดภยทสด แตกเสยคาใชจายมากทสดดวยเมอทำางานขนาน ไปสกพกจนครบวงจรธรกจ จงตดระบบเกาออกไปได

การบำารงรกษาและปรบปรงระบบ

เมอนำาระบบใหมมาใชงานจรงแลว กตองเผชญหนากบการเปลยนแปลงอยเรอยๆ เพราะโลกไมเคยหยดนง เมอใชไปสกระยะหนง ผใชอาจจะขอใหมการเพมสวนนนสวนนขนมาอกหรอหนวยงานมการเปลยนแปลงนโยบายหรอตองการรายงานบางอยางเพมเตม หรอมคอมพวเตอรฮารดแวรและซอฟตแวรใหมๆ ออกสตลาด แตไมวาจะเปนดวยสาเหตอะไร ระบบตองไดรบการเปลยนแปลง ซงนกวเคราะหระบบจะตองเตรยมระบบทสามารถเปลยนแปลงเพมเตมขนได เมอรวมโปรแกรมทเพมเตมเขามาในระบบแลว สวนอนๆ ทเกยวของจะตองแกไขตามไปดวย ดงนน การบำารงรกษาระบบเปนขนตอนในการปรบปรงทกสงทกอยางทไดทำาการออกแบบเอาไวเรยบรอยแลว และพฒนาใหเหมาะสมกบการใชงานของผใชมากทสด การบำารงรกษาและปรบปรงระบบ แบงออกไดดงน

1.แกไขความผดพลาดของโปรแกรมทไดทำาการเขยนขน เนองจากในการทดสอบโปรแกรมอาจจะยงทำาไดไมสมบรณเพยงพอ ไมครบทกจดทจะตองทำาการตรวจสอบสาเหตทเกดเหตการณนเนองมาจาก

1.1 ขอมลทจดทำาขนมาเพอเปนการทดสอบไมครอบคลมทกเงอนไขของปญหา

1.2 ปจจยตางๆ ในขณะทดสอบโปรแกรมไมเหมอนกบขณะปฏบตงานจรง

1.3 ตวโปรแกรมเองมขอผดพลาดหรอจดปดพลาด

1.4 เกดจากสงทไมคาดคดหรอไมไดคาดการณมากอน ในขณะททำาการออกแบบและพฒนา

2.การปรบปรงระบบหรอโปรแกรม ใหเหมาะสมกบสงแวดลอมของระบบ เชน

2.1 การปรบ Job Control Language ใหเหมาะสมกบลกษณะของฮารดแวร

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 194

2.2 การปรบเปลยนชนดของเครอง อาจมผลทำาใหตองเปลยนแปลงโปรแกรมใหเขากบเครองรนใหม

2.3 เทคโนโลยทางดานการสอสารเปลยนแปลงไป ทำาใหตองมการเปลยนแปลงตาม

การปรบปรงในดานเวลาการทำางานของระบบ

การปรบปรงเวลาทำางานของระบบ เชน การปรบปรงซอฟตแวรใหทำางานไดรวดเรวยงขนเมอรวมโปรแกรมแลว จะตองทดสอบอกครงวา ระบบทำางานตอไปนไดอยางถกตองหรอไม โดยทำาการทดสอบดงน

1.ทดสอบการทำางานตามหนาท (Functional Testing) เปนการทดสอบวาโมดลทำางานตามทออกแบบไวหรอไม เชน โมดลแยกสถานะใบทวงหนจะตองแยกสถานะไดถกตองตามเงอนไขในโปรแกรม เปนตน

2.ทดสอบการกขอมล (Recovery Testing) เปนการทดสอบวาระบบสามารถดงขอมลทงเกาและใหมกลบคนมาได เมอมปญหาเกดขน เชน ไฟลระหวางทใชโปรแกรมอย การทดสอบนสำาคญมากสำาหรบระบบ

On-line ใหญ ๆ เชน ธนาคาร เปนตน

3.ทดสอบสมรรถภาพ (Performance Testing) เปนการทดสอบวาระบบสามารถทำางานและใหคำาตอบในเวลาทรวดเรวตามทออกแบบไว

การบำารงรกษาและปรบปรงระบบทกลาวมา เปนสงทจะตองทำาตลอดอายการใชงานของระบบ นกวเคราะหระบบจะตองเปนผคดหาวธการทจะทำาใหลดคาใชจายในการบำารงรกษาและปรบปรงระบบทเกดขน

การทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ

บทท 13 การพฒนาโปรแกรมและการบำารงรกษา

ตอนท 1 อธบาย

1.อธบายการสรางโปรแกรมและการประกนคณภาพ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 195

ตอบ การสรางโปรแกรม โปรแกรมเมอรจะทำาหนาทเขยนโปรแกรมสำาหรบระบบใหมทงหมด หรอแกไขโปรแกรมสำาเรจรปถาซอโปรแกรมมา ตวนกวเคราะหระบบจะตองกำาหนดมาตรฐานของโปรแกรม โดยเขยนเปน คมอสำาหรบโปรแกรมเมอร การประกนคณภาพ นกวเคราะหระบบจะตองรบประกนวาโปรแกรมทไดมานนจะตองมขอบกพรองนอยทสด ระหวางแตละขนตอนของการทำางานจะตองหาขอบกพรองทอาจจะเกดขนได

2.อธบายการทดสอบระบบโดยรวม ตอบ หลงจากไดระบบเสรจสมบรณ เราจะตองทดสอบระบบรวมทงหมดอกครง ซงจะชวยใหเราหาขอผดพลาดทอาจเกดขน และตองทำาการแกไขแลวทดสอบระบบรวมใหมอกครงหนง หลงจากนนทำาการทดสอบระบบเพอสงมอบงานใหลปคาหรอผใชไดเหนระบบการทำางานทตองการ

3.อธบายถงลกษณะของการถายเทขอมลจากระบบเกาไปสระบบใหม ตอบ วธการถายเทขอมลจากไฟลทมอยแลวจากระบบเกาเขาสระบบใหมวธหนง คอ ใชพนกงานปอนขอมลเขาไปในระบบใหม วธนแนนอนทสดจะตองเสยเวลามากและเปลองคาใชจาย แตถาเปนการเปลยนจากระบบทไมไดใชคอมพวเตอรเปนแบบทใชคอมพวเตอรวธนเปนวธทหลกเลยงไมไดระหวางการถายเทขอมล ควรจะตองมการควบคมการถายเทขอมลนดวย

4.อธบายถงลกษณะของการบำารงรกษาและปรบปรงระบบ ตอบ นกวเคราะหระบบจะตองเตรยมระบบทสามารถเปลยนแปลงเพมเตมขนได เมอรวมโปรแกรมทเพมเตมเขามาในระบบแลว สวนอนๆ ทเกยวของจะตองแกไขตามไปดวย ดงนน การบำารงรกษาระบบเปนขนตอนในการปรบปรงทกสงทกอยางทไดทำาการออกแบบเอาไวเรยบรอยแลว และพฒนาใหเหมาะสมกบการใชงานของผใชมากทสด การบำารงรกษาและปรบปรงระบบแบงออกไดดงน 1.แกไขความผดพลาดของโปรแกรมทไดทำาการเขยนขน 2.การปรบปรงระบบหรอโปรแกรม

5.อธบายถงลกษณะของการทดสอบการกขอมล ตอบ เปนการทดสอบวาระบบสามารถดงขอมลทงเกาและใหมกลบคนมาได เมอมปญหาเกดขน เชน ไฟลระหวางทใชโปรแกรมอย การทดสอบนสำาคญมากสำาหรบระบบ On-line ใหญๆ

ตอนท 2 อธบายศพท

1.Acceptance Test ตอบ การทดสอบระบบรวม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 196

2.Parallel Operation ตอบ การทดสอบแบบขนาน

3.Site Preparation ตอบ การเตรยมสถานท ทเหมาะสมกบการใชงาน

4.Functional Testing ตอบ การทดสอบการทำางาน วาโมดลทำางานตามทออกแบบไวหรอไม

5.Recovery Testing ตอบ การทดสอบการกขอมล วาระบบสามารถดงขอมลเกาและใหมกลบคนมาได เมอมปญหาเกดขน

6.Performance Testing ตอบ การทดสอบสมรรถภาพ วาระบบสามารถทำางานและใหคำาตอบในเวลาทรวดเรวตามทออกแบบไว

7.Construction ตอบ การสรางโปรแกรม

8.Quality Assurance ตอบ การประกนคณภาพ

9.Structured Walkthrough ตอบ การทบทวนระบบ

10.Testing ตอบ การทดสอบระบบ เพอหาขอบกพรอง

บทท 14 การจดทำาเอกสารประกอบการทำางาน

วตถประสงคเชงพฤตกรรม (Behavioral Objectives) หลงจากการศกษาจบบทเรยนนแลว นกศกษาจะมความสามารถดงน (After studying this chapter, you will be able to) 1. แบงประเภทการจดทำาเอกสารสำาหรบผใชระบบงาน 2. อธบายคมอการใช 3. เขาใจคมอการปฏบตงาน 4. ยกตวอยางเอกสารประกอบการฝกอบรม 5. อธบายการพฒนาหลกสตรการฝกอบรม 6. อธบายการฝกอบรมผใช

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 197

7. แบงประเภทการฝกอบรม 8. ลำาดบขนตอนการฝกอบรม 9. จดบอรดเชงปฏบตการ การจดทำาเอกสารประกอบการทำางาน “ ”10. สนทนาเชงปฏบตการ ลำาดบขนตอนการฝกอบรม “ ”11. อธบายคำาศพทได 8 คำา

บทท 14

การจดทำาเอกสารประกอบการทำางาน

ในระหวางเตรยมตวตดตงระบบใหมใหกบองคกร หลงจากการทำาการศกษาวเคราะหและออกแบบจนไดระบบงานใหมขนมาอยางสมบรณ นกวเคราะหระบบจะตองใหความสนใจกบการจดทำาเอกสารตางๆ ทจะใหผใชระบบนำาไปใชในการอางองเมอระบบงานไดถกนำาไปใชงานจรง ซงกคอ คมอการใชระบบ นอกจากนนกวเคราะหอาจจะตองจดใหมการอบรม (Training Program) เพอเตรยมความพรอมใหกบผใชระบบดวย

นกวเคราะหระบบจะตองจดทำาเอกสารซงอธบายรายละเอยดถงการปฏบตงานในระดบตางๆ ของระบบทกระดบ เอกสารสำาหรบผใชระบบงานสามารถแบงออกเปน 3 ประเภท คอ

1. คมอการใช

2. คมอการปฏบตการ

3. เอกสารประกอบการฝกอบรม

ซงเอกสารแตละประเภทจะรองรบจดประสงคทใชอางองแตกตางกนออกไป แตมขอทเหมอนกนอยางหนง คอ การจดเตรยมเอกสารสำาหรบผใชระบบงาน ตองพยายามใชคำาพดหรอคำาศพททผใชระบบงานทวไปเขาใจ พยายามหลกเลยงการใชศพทเทคนคใหมากทสดเทาทจะจำาได หากจำาเปนจะตองใชศพทเทคนค ควรจะมคำาอธบายความหมายใหผอานไดทราบดวยเสมอ

ผใชระบบงาน แบงออกเปน 2 กลมใหญ ๆ คอ

1. ผใชทไมควรรเกยวกบระบบเลย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 198

2. ผใชทมประสบการณมาบาง แตตองใชเอกสารชวย เพอคนหาขอมลเมอตองการหาขอมลบางอยางเปนบางครงบางคราว

ฉะนนเอกสารทประกอบไปดวยขนตอนการทำางานตางๆ อยางละเอยด จะเหมาะสมกบผใชกลมเรามากกวา สวนเอกสารทเปนการรวบรวมขนตอนการทำางานตางๆ ทรวบรวมไวแบบสนๆ ทสามารถเรยกใชไดอยางรวดเรว จะเหมาะกบผใชกลมหลงมากกวา

เปนเอกสารสำาหรบผใชระบบงานทนำาเสนอขอมลการปฏบตงานตางๆ ทมอยทงหมดของระบบงานนน คมอการใชจะประกอบดวย ตวอยางหนาจอ (Screen Displays) ซงอธบายวาผใชระบบสามารถกรอกขอมลลงในสวนใดหรอจะดขอมลประเภทนนๆ ไดจากตำาแหนงไหนบนจอภาพ เปนตน

คมอการใชจะทำาหนาทอธบายและนำาทางใหกบผใชระบบทละขนตอนตามลำาดบ เพอใหผใชระบบสามารถปฏบตงานไดอยางถกตอง ขอผดพลาดทแสดงไวเปนขอความในระบบ Error Messages ทอาจจะเกดขนในสวนตาง ๆ ของระบบซงตวระบบงานไดดกเอาไวนน จะตองแสดงใหผใชระบบทราบและบอกถงความหมายของขอความนน ๆ โดยละเอยด พรอมทงทำาแนะนำาวาผใชระบบควรจะทำาอยางไรตอไปดวย

คมอการใชจงเปนแหลงการศกษาเบองตนสำาหรบผใชงานระบบใหมทยงไมคนเคยกบระบบ ดงนนหากนกวเคราะหระบบและทมงานจดทำาเอกสารคมอการใชไดดแลว ยอมจะสงผลดใหกบผใชระบบยอมรบในตวระบบไดดขนดวย และยงทำาใหผใชระบบสามารถปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพอกดวย

น

เปนเอกสารทถกจดเตรยมขนสำาหรบพนกงานหรอทมงานคอมพวเตอรเฉพาะ ดงนนจงจะคอนขางจะเกยวโยงในดานเทคนคมากกวาคมอการใชโดยทวไป คมอการปฏบตงานประดวยหวขอตาง ๆ ดงน คอ

1. สรปขนตอนตาง ๆ ทงหมดของระบบ

2. Flowchart ของระบบงาน (Details System Flowchart)

3. วธการจดตดตงระบบ (Job Program Setup Instructions)

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 199

4. ขนตอนการสำารองขอมลและระบบงาน (Backup Procedure)

5. ขนตอนการเรยกคนขอมลเพอนำากลบมาใชใหม (Recovery and Restart Procedure)

การสรปขนตอนตาง ๆ ทงหมดของระบบในคมอปฏบตงาน ประกอบดวย รายละเอยดของขนตอนทสำาคญ ๆ Input และ Output ของแตละขนตอนกควรจะไดรบการอธบายใหไดความสน ๆ แผนภาพแสดงการไหลของขอมล (DFD) ควรนำามาใชแสดงสำาหรบขนตอนทสำาคญ ๆ ดวย

Flowchart ของระบบควรจะแสดงใหเหนในทก ๆ ขนตอน และตวโปรแกรมตาง ๆ ควรมการจดพมพเอกสารออกมา พรอมชอแฟมขอมลหรอฐานขอมลทใชดวย

ในบางกรณ ระบบงานจำาเปนตองมการจดตงระบบ (Setup) กอนซงรายละเอยดการจดตงระบบอาจ ประกอบดวย

1. การระบวาดสกหรอเทปอนไหนแบบไหนจะใชในการทำาออนไลน

2. แกไขวนทของโปรแกรม

3. แกไขขอมลทระบบทำาการเกบคาเอาไวในครงกอน

4. การฟอรแมตเทปหรอดสกขนมาใหม

5. วธการยกเลกแฟมขอมลในเทปหรอดสกทใชเดม

6. ใสขอมลตาง ๆ ใหระบบไดรบทราบกอนทจะใช เชน จอภาพเปนสหรอขวาดำาเครองพมพเปนเครองรนไหน หรอตวโปรแกรมอยในไดเรอทอรใด และแฟมขอมลอยตำาแหนงหรอไดเรอทอรใดในดสก

การสำารองขอมลและการเรยกคนขอมลกลบมาเพอใชใหม เปนสงสำาคญอกสงหนงทระบบจะตองม เพอใหสามารถรสถานการณในกรณทเกดขอผดพลาดขนในระบบ ในขณะทกำาลงทำาการปฏบตการอย

ในปจจบน เอกสารประกอบการฝกอบรมใหกบผใชระบบ สามารถใชระบบไดอยางมประสทธภาพสงสด การอบรมจงเกดขนในหลายรปแบบ ตงแตการนำาเอาวดโอเทปมาใชชวยในการอบรมแทนการสอนดวยคนทงหมด การใชคอมพวเตอรมาชวยในการ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 200

สอน (Computer Based Tutorials) การใชเอกสารและคมอประกอบตาง ๆ ในการอบรม สวนการอบรมจะเจาะลกแคไหนยอมขนอยกบความตองการของผใชระบบสวนใหญ ทจะเปนผสงความตองการใชกบอบรม

เอกสารประกอบการฝกอบรม มกจะประกอบไปดวย ขนตอนตาง ๆ คลาย ๆ กบคมอการใชแตจะเพมในสวนของตวอยางและแบบฝกหด สำาหรบการฝกฝนการทำางานของระบบตามขนตอนเพอใหผใชระบบสามารถทำาความเขาใจระบบงานทกำาลงอบรมอยไดมากขน จากตวอยางและแบบฝกหดทใหทำา

การฝกอบรมเกยวกบระบบคอมพวเตอรนนมอยมากมาย การฝกอบรมแตละครงทเกดขนนนมาจากความตองการของผใชระบบซงมมากขน และการพฒนาหลกสตรการฝกอบรมใหแกผใชระบบอาจตองใชเทคนคทผดแผนแตกตางกนออกไป หากตองการวางหลกสตรการฝกอบรมขนมาจรงแลว ผวางหลกสตรกควรจะตอบคำาถามตอไปนใหได

คำาถามดงกลาว คอ

1. มอะไรบางทจะตองเนนการสอนใหกบผใชระบบไดทราบในหลกสตรน

2. จะทำาอยางไรใหผใชระบบสามารถเขาใจและเหนภาพได

3. ผใชระบบมความรพนฐานทางระบบคอมพวเตอรเบองตนหรอไม มากนอยเพยงใด

4. จะตองมการอบรมระบบคอมพวเตอรใหกบผใชระบบหรอไม

5. มอะไรบางทจะตองบรรจอยในหลกสตรการฝกอบรม

6. ใครจะเปนผสอนดำาเนนการฝกอบรม

7. วธการประเมนผลการฝกอบรมของผใชระบบทไดผานการอบรมไปแลวมความร ความสามารถความเขาใจระบบไดดตามความตองการหรอไม อยางไร

การฝกอบรมผใชใหเขาใจถงการใชงาน และการทำางานของระบบ โดยเฉพาะถาระบบนนเปนระบบใหมทงหมด ฉะนนคมอการใช คมอปฏบตการ เอกสารประกอบการฝกอบรมเพยง 3 อยางคงไมเพยงพอทจะใหผใชงานในระบบใหมเรมใชงานไดดวยตนเอง จากการอานหรอศกษาเองจากคมอทง 3 เลม แตจะตองอบรมผใชทเดยวหลาย ๆ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 201

คนในระยะเวลาสน ๆ ชวงหนงซงอาจจะเปน 3 วน 5 วนหรอ 7 วน สำาหรบระบบงานทไมใหญมากนก ถาเปนระบบงานทใหญมาก ๆ อาจจะตองใชเวลามากกวานน เพอใหผใชระบบเกดความคนเคย มความเขาใจในระบบงานและสามารถทจะทำางานในระบบไดดวยตนเองมากทสด อาจจะไมสามารถทำางานจนคลอง แตสามารถทจะทำาไดดวยตนเอง

การอบรมแบงไดเปน 2 ลกษณะ คอ

1. วธการฝกอบรม สามารถแบงออกไดหลายวธ คอ

1.1 การอบรมทละคนจะเปนวธทดทสดเนองจากสามารถทจะชแจงแนะนำารายละเอยดตางๆเกยวกบระบบงานใหผรบการอบรมสามารถเขาใจไดอยางสะดวกแตวธนจะทำาใหเสยเวลาและคาใชจายมาก ถาผเขาอบรมมจำานวนมาก

1.2 การอบรมแบบกลม จะทำาใหเสยเวลาและคาใชจายนอยกวา แตการชแจงรายละเอยดตาง ๆ เกยวกบระบบงานจะทำาไดไมละเอยดและไมสะดวกเทากบการอบรมแบบทละคน โดยใชวธการชแจงและอธบายถงระบบงานเหมอนกบการอบรมทละคนและเปดโอกาสใหผใชระบบทดลองทำาหรอฝกใหเขาใจและสอบถาม ในสวนทสงสย ซงอาจจะอธบายเปนรายบคคลตอไป

1.3 การอบรมแบบลกโซ เปนการอบรมผใชระบบทละคนตามวธแรกกลมละ 3-5 คน แลวใหผใชระบบทไดรบการอบรมกลมนไปทำาการอบรมใหกบผใชระบบคนอน ๆ ตอไป วธการนทำาใหไมสามารถทจะควบคมเรองเนอหาและวธการในการอบรมได และการถายทอดตอไปของผใชระบบทไดรบการอบรมโดยตรงอาจคลาดเคลอนไดถาผใชระบบทรบการอบรมไมเขาใจการทำางานอยางถองจำาแทหรอจำาอะไรคาดเคลอนไป จงไมนยมใชวธน

2. ประเภทของการฝกอบรม สามารถแบงออกไดเปนหลายประเภท คอ

2.1 การอบรมภายในหนวยงาน เปนการอบรมทจดขนเฉพาะภายใน สำาหรบผใชระบบงานภายในหนวยงานหรอองคการเทานน การอบรมแบบนมกจะเกดขนเฉพาะหนวยงานใดหนวยงานหนงเทานน โดยผฝกสอนจะเปนจะเปนผทมความรความเขาใจใน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 202

ระบบงานเปนอยางด และอาจจะมผชวยในการฝกอบรมซงเปนผทมประสบการณในการใชระบบงานมากอน

2.2 การอบรมทจดขนโดยผขายระบบ สวนใหญเปนการอบรมกนทบรษทของผขายไมใช อบรมทบรษทผใชระบบ การอบรมแบบนยงสามารถแยกยอยออกเปน 2 แบบคอ การอบรมเฉพาะเรองใดเรองหนงของระบบงานนน ๆ ใหกบผใชระบบ และ การอบรมเรองทว ๆ ไปสำาหรบระบบงานนน ๆ ซงการอบรมประเภทนจะมการเตรยมอปกรณตาง ๆ ทพรอมเพรยงมากกวา

2.3 การอบรมทวไป เปนการอบรมทมกจะถกจดขนโดยผขายระบบเชนกน โดยมวตถประสงคเพอเปนการแนะนำาผลตภณฑหรอระบบงานใหม ๆ ทผขายระบบมอย หรออบรมใหกบผใชระบบทวไป การอบรมประเภทนจะไมไดเนนหนกจดใดจดหนงของระบบ แตมกจะอบรมในลกษณะทเปนพนฐานโดยทวไปของระบบเทานน

ในการฝกอบรมนน ๆ สามารถแบงลำาดบขนตอนของการฝกอบรมออกเปนขนตอนใหญ ๆ ได 3 ขนตอน ดงน

1. การวเคราะหและวางแผนกอนการอบรม (Pre-Training Analysis)

2. การใหการอบรม (Training Delivery)

3. การประเมนผลหลงการอบรม (Post-Training Evaluation)

1. การวเคราะหและวางแผนกอนการอบรม (Pre-Training Analysis) สำาหรบลำาดบขนตอนของการวเคราะหและวางแผนกอนอบรมนนเปนขนตอนแรกทเกดขนสำาหรบผวางหลกสตรการอบรมในการหาความตองการของผใชระบบวาตองการใหมการอบรมในแนวไหน เนนหนกทางดานใด รวมทงสำารวจระดบความรของผใชระบบดวยวามความรทางดานคอมพวเตอรมาแลวมากนอยเพยงใด เพอจะไดนำาเอาขอมลเหลานไปใชประกอบการวางหลกสตรเพอใหไดผลสงสด ซงผทจะทำาการอบรมจะทราบวาควรจะเพมเตมหรออบรมเนนในสวนใดเปนพเศษ เพอทำาใหผใชระบบมความรความเขาใจและมความสามารถ เพมมากขนตามเปาหมายทไดวางไวหลงการฝกอบรม

กลมผใชระบบทควรเขารบการอบรม

บคคลตาง ๆ ในองคกรทเปนผใชระบบ อาจจะประกอบดวยบคคลทมหนาทงานทไมเหมอนกน เชน พนกงานคยขอมล ผชวยหวหนาแผนก หวหนาแผนก เจาหนาทฝาย

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 203

เทคนค และมทมงานของแตละแผนกรวมทงทมงานแผนกคอมพวเตอร ทตองการเขารบการฝกอบรมระบบ งานใหมดวย เมอมบคคลหลายประเภทซงมพนฐานความรทแตกตางกน ความตองการความรจากการฝกอบรมกยอมจะแตกตางกนไปดวย ตามแตสถานะ หนาทการปฏบตงานหรอตำาแหนง ผททำาหนาทเปนผฝกอบรมจะตองจดกลมและเตรยมการฝกอบรมใหเหมาะสม กบความตองการแตละประเภทบคคล ซงสามารถจะรวมกลมทมความรพนฐานใกลเคยงกนเอาไวดวยกน หรอจดตารางใหเขารบการอบรมเฉพาะวนหรอเฉพาะหวขอทเกยวของกบการทำางานของแตละคนกได

2. การใหการอบรม (Training Delivery) นกวเคราะหระบบควรจดทำาเอกสารแนะนำาการอบรมขนมา เพอแจกใหกบผทเขารบ การฝกอบรมกอนทจะเรมมการฝกอบรมอยางเปนทางการ หากไมทำาเปนเอกสารกควรจะมการกลาวนำาเพอเปนแนวทางใหผเขารบการอบรมไดรจกและเขาใจเหตผลทตองเขารบการฝกอบรม ขอบเขตของการอบรม เนอหาคราว ๆ ทจะไดรบและนำาไปใชจากการฝกอบรมในครงน ซงมหวขอทจะอางองถง ดงน

2.1 จดประสงคของระบบงานโดยทวไป

2.2 สรปประวตอยางสน ๆ วาทำาไมถงตองมการพฒนาระบบงานน

2.3 ระบบงานมการปฏบตงานอยางไร

2.4 การเปลยนแปลงตาง ๆ ทเกดจากระบบงานทอาจมผลกระทบตอธรกจ

2.5 ผลตอบแทนหรอประโยชนตาง ๆ ทจะไดจากระบบทงทเหนไดชดและไมชด

คลาย ๆ กบการปฐมนเทศกอนการฝกอบรมนนเอง หลงจากนนจงทำาการอบรมตามขนตอนใหแกผใชระบบ ในระหวางการฝกอบรมนน สงทผใหการฝกอบรมจะตองคำานงถงอยเสมอ คอ

? ขอมลทใหกบผเขารบการฝกอบรมจะตองถกตองเชอถอได

? เอกสารประกอบการอบรมตาง ๆ จะตองเรยบเรยงเปนลำาดบอยางด

? แบบฝกหดและปญหาตาง ๆ ทใหผรบการอบรมทำาจะตองเชอมโยงกบวตถประสงค

ของการอบรมโดยตรง

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 204

? การอบรมมการยกตวอยางและแสดงใหเหนอยางชดเจนเพยงพอตอความเขาใจ

การฝกอบรมหรอจะเรยกอยางธรรมดาวา การเรยนการสอน ผทอบรมกคอ ครหรออาจารย สวนผทเขารบการอบรม กคอ นกเรยน ฉะนนแลวเพอทจะใหการเรยนการสอนบรรลวตถประสงคและเปาหมายทไดมการวางเอาไว ผทอบรมกคอครหรออาจารยจะตองจดเตรยม เอก

สารประอยางดและพรอมทจะแจกใหกบผทเขารบการอบรมหรอนกเรยน และ การควบคมบรรยากาศในการฝกอบรมไมใหนาเบอกเปนอกสงหนงทจำาเปนเชนกน เมอมประสบการณแลวจะใหเขาใจและรวาควรหรอไมควรทำาอะไร และมวธการในการฝกอบรมทดขน

3. การประเมนผลหลงการอบรม (Post-Training Evaluation)เมอการอบรมเสรจสนสมบรณแลวสงสดทายทจะตองทำากคอ การสำารวจหรอประเมนผลภายหลงการอบรม ขนตอนนทำาไดโดยการสำารวจความคดเหนจากผทเขารบการฝกอบรมทกระดบ หรอทกคนกได

วธทดทสดและนยมทำากนทสด คอ การออกแบบสอบถามความคดเหน โดยใหผเขารบการฝกอบรมไดกรอกในสงทเขาคด โดยไมมการระบชอผกรอก เพอใหผทำาการฝกอบรมไดรบคำาตอบทเปนความคดเหนจรง ๆ สวนผเขารบการฝกอบรมกไมตองกงวลถงผลใด ๆ ทอาจจะเกดขนกบเขา ขอความสำาคญในแบบสอบถามควรจะครอบคลมถงประเดนตาง ๆ ดงน

3.1 การอบรมในครงนมเนอหาทเหมาะสมกบความตองการของทานหรอไม

3.2 การอบรมนมผลทำาใหทานสามารถปฏบตงานกบระบบใหมไดดขนหรอไมอยางไร

3.3 ผรบการฝกอบรมคดวามหวขอใดทยากตอการเขาใจ

3.4 ผเขารบการฝกอบรมคดวามหวขอใดทงายตอการเขาใจมากทสด

3.5 ผรบการฝกอบรมคดวาควรจะเพมเตมหรอควรเนนหวขอใดเปนพเศษ นอกเหนอจากทไดทำาการอบรมไปแลว

3.6 ผรบการฝกอบรมคดวาพรอมแลวหรอยงสำาหรบการทำางานกบระบบงานใหม

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 205

3.7 ผรบการฝกอบรมคดวาการอบรมในครงนควรจะปรบปรงหรอเพมเตมสงใด

3.8 ผรบการฝกอบรมคดวาผทำาการฝกอบรมเปนอยางไร

ในการประเมนผลการฝกอบรมครงน นกวเคราะหระบบหรอผทำาการอบรมจะตองมความเปนกลางมากทสด และยอมทรบฟงคำาแนะนำา ขอคดเหนของผเขารบการฝกอบรม เพอทจะไดนำาเอาคำาแนะนำา ขอคดเหน หรอสงทคดวาควรจะมการปรบปรงหรอแกไขไปทำาการปรบปรงเปลยนแปลงแกไขใหดขน สำาหรบการฝกอบรมในครงหนาตอไป

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ

บทท 14 การจดทำาเอกสารประกอบการทำางาน

ตอนท 1 อธบาย หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. อธบายถงวธการจดทำาเอกสารสำาหรบผใชระบบงาน ตอบ นกวเคราะหระบบจะตองจดทำาเอกสารซงอธบายรายละเอยดถงการปฏบตงานในระดบตางๆของระบบทกระดบ เอกสารสำาหรบผใชงาน ระบบสามารถแบงออกได 3 ประเภท 1. คมอการใช 2. คมอการปฏบตการ 3. เอกสารประกอบการฝกอบรม

2. อธบายถงลกษณะของคมอการใชงาน ตอบ เปนเอกสารสำาหรบผใชระบบงานทเสนอขอมลการปฏบตงานตางๆทมอยทงหมดของระบบงานทงหมด คมอการใช จะประกอบดวยตวอยางหนาจอซงอธบายวา ผใชระบบสามารถกรอกขอมลในสวนใดหรอจะดขอมลประเภทตางๆ

3. อธบายถงลกษณะของคมอปฏบตการ ตอบ เปนเอกสารทถกจดเตรยมขนสำาหรบพนกงานหรอทมงานคอมพวเตอรโดยเฉพาะดงนนจงจะคอยเชอมโยงในดานเทคนคมากกวาคมอการใชโดยทวไป

4. อธบายถงลกษณะของเอกสารประกอบการฝกงาน ตอบ ในปจจบน เอกสารประกอบการฝกงานใหกบผใชระบบ สามารถใชระบบไดอยางมประสทธภาพสงสด การอบรมจงเกดขนในหลายรปแบบตงแตการนำาเอาวดโอเขามาในการอบรมแทนการสอนดวยคนทงหมด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 206

5. วธทดสดในการประมวลผลหลงการอบรมคอวธใด ตอบ การออกแบบสอบถามความคดเหน โดยใหผรบการฝกอบรมไดกรอกในสงทเคาคด โดยไมมการกรอกชอผกออกเมอใหผฝกอบรมไดตอบทเปนความจรง

ตอนท 2 อธบายศพท (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. Training Program ตอบ การอบรม

2. Job Program Setup Instructions ตอบ วธการจดตงระบบ

3. Backup Procedure ตอบ ขนตอนการสำารองขอมลเพอกลบมาใหม

4. Recovery and Restart Procedure ตอบ การดงขนตอนการเรยกขอมลเพอกลบมาใหม

5. Computer Based Tutorial ตอบ การใชคอมพวเตอรมาชวยในการสอน

บทท 15 การศกษาความเหมาะสมในการนำาคอมพวเตอรมาใชในงาน

ธรกจ

วตถประสงคเชงพฤตกรรม (Behavioral Objectives)

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 207

หลงจากศกษาจบบทเรยนนแลว นกศกษาจะมความสามารถดงน (After studying this chapter, you will be able to) 1. อธบายวธการและขนตอนในการพจารณาจดซอ 2. เขาใจการสรางอปกรณคอมพวเตอรและซอฟตแวรทมอย 3. ยกตวอยางการประมาณงานของระบบงานทใชอย 4. เขาใจการพจารณาและวเคราะหอปกรณคอมพวเตอร 5. อธบายระดบตางๆ ของคอมพวเตอรและการใชงาน 6. เขาใจการพจารณาและวเคราะหอปกรณซอฟแวร 7. ยกตวอยางการประมาณการตนทนและผลตอบแทน 8. จดบอรดเชงปฏบตการ ระดบตางๆ ของคอมพวเตอรและการใชงาน “ ”9. สนทนาเชงปฏบตการ การพจารณาและวเคราะหอปกรณซอฟตแวร “ ”10. อธบายคำาศพทได 8 คำา

บทท15

การศกษาความเหมาะสมในการนำาคอมพวเตอรมาใชในงานธรกจ

นกวเคราะหระบบไดทำาการวเคราะหถงความตองการของผใชระบบอยางถองแทแลวนอกจากนยงจะตองทำาการจดสรรใหไดมาซงอปกรณคอมพวเตอรและซอฟตแวรทมประสทธภาพในการบรหารขอมล โดยจำาเปนจะตองใชวธการอยางมระบบในการชนำาเพอตดสนใจ

ในปจจบน ราคาเครองคอมพวเตอรและซอฟตแวรมราคาทถกลงกวาแตกอนมาก และซอฟตแวรมากมายหลากหลาย กถกนำาออกมาจำาหนายและเผยแพรในทองตลาดนบไมถวนทำาใหทกๆ องคกรมเครองคอมพวเตอรใชงานกนอยางแพรหลาย การจดหาเครองคอมพวเตอรและซอฟตแวรจงเปนสงทไมยากสำาหรบยคปจจบน แตการซอเครองคอมพวเตอรและซอฟตแวรกควรมขนตอนในการจดซอ เพอใหนำามาใชงานไดตามตองการไมเปนการลงทนทสญเปลาในบทนจงกลาวถงวธการและขนตอนในการพจารณาจดซอเครองคอมพวเตอรและซอฟตแวรอยางคมคา

วธการและขนตอนในการพจารณาจดซอ

วธการและขนตอนในการพจาณาจดซอเครองคอมพวเตอรและซอฟแวรอยางคมคาสงทนกวเคราะหระบบจะตองทำาการพจารณาคอ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 208

1. สำารวจอปกรณคอมพวเตอรและซอฟตแวรตางๆ ทมอยแลว

2. การประมาณงานของระบบงานทใชอย

3. พจารณาและวเคราะหอปกรณคอมพวเตอร

4. ระดบตางๆ ของคอมพวเตอรและการใชงาน

5. พจารณาและวเคราะหอปกรณซอฟตแวร

6. ประมาณการตนทนและผลตอบแทน

เมอไดพจารณาตามขนตอนดงกลาวขางตนใหดแลว นำาผลทไดรบมาเปรยบเทยบหาความเหมาะสมทสด

การสำารวจอปกรณคอมพวเตอรและซอฟตแวรทมอยแลว

นกวเคราะหระบบจะตองทำาการสำารวจอปกรณคอมพวเตอรและซอฟตแวรทมอยแลวในองคกร และจดทำาออกมาในรปแบบของบญชทรพยสนทแสดงรายละเอยดของเครองคอมพวเตอรและซอฟตแวรทมอย แตถาไดมการทำาบญชทรพยสนเอาไวแลว ใหนำาบญชนนมาแลวทำาการสมตวอยางขนมาทำาการตรวจสอบวา อปกรณและซอฟตแวรนนๆ มคณภาพหรอมอปกรณอยครบตามบญชทรพยสนจรงหรอไม

รายละเอยดของการสำารวจอปกรณคอมพวเตอรและซอฟตแวร มดงน

1. รนยหอของอปกรณ (Type of Equipment) ไดแก CPU อปกรณเกบขอมล Input Output อปกรณสอสาร รนอะไร ใครเปนผผลต เปนตน

2. สถานะหรอสภาพปจจบนของอปกรณ (Status) ไดแก อยในระหวางการสงซอกำาลงใชงานอย เกบเอาไว ชำารดเสยหาย อยในระหวางการซอมบำารง เปนตน

3. ประมาณอายการใชงานของเครอง (Age of Equipment) โดยนบจากวนทซอถงวนททำาการสำารวจ

4. ประมาณอายการใชเครองรนนนๆ สามารถใชได (Projected Life)

5. ตำาแหนงทตงของเครอง (Location) อยทใด หองใด ชนใด โตะใคร

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 209

6. เครองอยในความรบผดชอบของฝายใดหรอบคคลใด (Who s Responsible)

7. สถานภาพทางการเงนและกรรมสทธของเครอง (Financial Arrangement for Equipment) ธรกจไดซอขาด หรอเชาซอ หรอเชา ถาเปนการเชาหรอเชาซอจะตองมการตรวจสอบสญญาตางๆ วามขอผกพนกนอยางไรดวย

การประมาณงานของระบบงานทใชอย

เปนการประมาณปรมาณงานของระบบ (Estimating Workloads) ทเครองคอมพวเตอรจะตองรองรบได ซงจะตองคำานงถงปรมาณงานทจะเกดขนในปจจบนแตละวน เพอพจารณาดวาเครองคอมพวเตอรหรออปกรณทเกยวของทมอยแลวนนสามารถทจะรองรบการทำางานนนๆ ไดหรอไม นอกจากจะมองงานทเกดในปจจบนแลว ยงจะตองมองไปในอนาคตอกดวย ถาหากงานมโอกาสเพมมากขน เครองคอมพวเตอรหรอปปกรณทเกยวของยงสามารถทจะรองรบงานในอนาคตไดอกนานแคไหนและไดปรมาณมากนอยเพยงใด

การมองหาเครองคอมพวเตอรหรออปกรณทเกยวของจะองคำานงถงประสทธภาพของเครองทสามารถจะรองรบงานทเกดขนในปจจบน และงานทอาจจะมการขยายตวเพมมากขนตอไปอกในอนาคตได ซงจะทำาใหลดความยงยากในการจดหาเครองคอมพวเตอรหรออปกรณทเกยวของใหมและจะตองทำาการถายขอมลจากระบบเกาสระบบไหมดวย

การพจารณาและวเคราะหอปกรณคอมพวเตอร

หนาทในการพจารณาจดหาเครองคอมพวเตอรหรออปกรณทเกยวของเปนของผบรหารผใชระบบ และนกวเคราะหระบบทจะตองรวมมอกนพจารณา นกวเคราะหระบบจะตองเปนผททำาการประเมนในขนตนกอนทจะถงการประเมนของผบรหาร ฉะนน นกวเคราะหระบบจะตองเปนผทมความรเบองตนเกยวกบขอดและขอเสยของคอมพวเตอรโดยคราวๆ เพอนทจะนำาไปใชเปนความรประกอบการพจารณาดวย สงทควรจะดโดยทวไปแลว คอ ระยะเวลาทใชในการประมวลผลขอมล การรบขอมลเขา และการออกผลลพธ ความจะในการเกบขอมล ความสามารถในการขยายหนวยความจำา และอตราความเรวของหนวยประมวลผลกลาง (CPU) เปนตน นอกจากนยงควรดดวยวาเครองนนๆ สามารถทจะทำาการ Upgrade ไดมากนอยเพยงใด ซงจะตองทำาการเปรยบเทยบกนหลายๆ เครอง หลายๆ ยหอดวย เพอใหไดเครองและอปกรณทเหมาะสมทสด

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 210

เมอทำาการตรวจสอบและไดผลการตรวจสอบและเปรยบเทยบอยางพอเพยงแลว ผทมหนาทเกยวของกบการพจารณากจะตองทำาการตดสนใจวาจะทำาการซอเครองคอมพวเตอรและอปกรณเพมหรอจะใชของเดมทมอยแลว

ระดบตางๆ ของคอมพวเตอรและการใชงาน

ความกาวหนาของเทคโนโลยไดพฒนาไปอยางรวดเรว เพราะความรวดเรวของเทคโนโลยนเองเปนสงสำาคญอยางหนงทนกวเคราะหระบบจะตองทำาการศกษาถงรนและแบบตางๆ ของอปกรณเครองคอมพวเตอร ทกครงทจะตองมการพจารณาจดสรรอปกรณคอมพวเตอรใหมๆ ตอเครองคอมพวเตอรเองกมอยหลายระดบ เชน ไมโครคอมพวเตอร มนคอมพวเตอร และเมนเฟรม ทตองศกษาและนำามาพจารณา ดงน

1. ไมโครคอมพวเตอร (Microcomputer) เปนเครองคอมพวเตอรทใชกนอยทวไปเปนเครองคอมพวเตอรทมขนาดเลก ราคาในปจจบนไมแพงมาก แตคณภาพและประสทธภาพเพมมากขนกวาในสมยกอนมาก คาดวาในอนาคตคงจะมแตการใชไมโครคอมพวเตอรกนหมดไมมใครใชมนคอมพวเตอรหรอเมนเหรมอกตอไป

2. มนคอมพวเตอร (Minicomputer) เปนเครองคอมพวเตอรระดบกลาง เหมาะสำาหรบการนำาไปทำาเปนระบบเครอขายและรองรบการทำางานของระบบขอมลใหญๆ เชน การตอพวงอปกรณตาง ๆ ราคาจะสงกวา ไมโครคอมพวเตอร

3. เมนเหรม (Mainframe) เปนเครองคอมพวเตอรระดบใหญ ทมไมโดรโพเซสเซอรหลายตวในเครองเดยว มการประมวลผลแบบขนาน (Parallel) ทำาใหอตราการประเมนผลมความรวดเรวอยางมาก และยงสามารถทจะตอพวงอปกรณตางๆ มความยดหยนคอนขางสงเปนเครองทเหมาะสำาหรบหนวยงานใหญทตองการประมวลผลอยางรวดเรว และมความเชอถอได (Reliability) สง สวนราคากคอยขางสงจงนยมใชกนเฉพาะกบหนวยงานใหญๆ ทมระบบงานซบซอนและตองการความเชอถอไดของเครองคอมพวเตอรสงเทานน

การพจารณาและวเคราะหอปกรณซอฟแวร

ปจจบนซอฟตแวรอยมากมายหลายชนดในทองตลาด ซงสามรถแบงออกไดเปน 3 กลมใหญ ดงตอไปน

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 211

1. ซอฟแวรแบบแพคเกจสำาเรจรป (Packaged Software) เปนซอฟตแวรทถกเขยนขนมาเพอใชงานทวไป เชน Lotus1-2-3-, dBase Version ตางๆ , Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word เปนตน

2. ซอฟตแวรทเขยนขนสำาหรบงานเฉพาะดานสำาหรบธรกจ (Application Software) เชน ซอฟตแวรสำาหรบระบบงานบญช ระบบงานสนคาคงคลง เปนตน

3. ซอฟตแวรทใชเปนเครองมอในการพฒนาระบบงาน (Software Tools) เปนซอฟตแวรทนกวเคราะหระบบหรอโปรแกรมเมอรใชเพอการพฒนาระบบงานหรอโปรแกรมขนอกทหนง

การทซอฟตแวรมอยมากมายหลากหลายในทองตลาดนน ทำาใหสามารถจะเลอกซอและใชไดในทนท แตซอฟตแวรกมจดดจดเสยไมเหมอนกน การเลอกซอซอฟตแวรมาใชงานจะตองทำาการเลอกอยางรอบคอบ โดยมหลกเกณฑทใชในการพจารณาซอฟตแวรแตกตางกน

หลกเกณฑทใชในการพจารณาซอฟตแวรตางๆ กนแบงออกเปน 6 ขอคอ

1. จะตองเปนซอฟตแวรทตรงตอความตองการ (Requirements)

2. ประสทธภาพในการทำางานของซอฟตแวร (Performance)

3. งานตอการใชงาน (Easy to Use)

4. มความยดหยนพอควร (Flexibility)

5. คณภาพของเอกสารและคมอการใช (Quality of Documentation)

6. การรบรองและสงเสรมผลตภณฑซอฟตแวรของผผลตและผขาย (Manufacturer Support)

การพจารณาซอฟตแวรสำาหรบธรกจนน นอกจากหลกเกณฑ 6 ขอขางตนแลว ยงจะตองมการทำาขอมลขนมาอก 1 ชด เพอทดสอบซอฟตแวรนนๆ เพอประกอบการพจารณาอกชนหนงวาซอฟแวรนนๆ ปฏบตงานไดถกตองตามทไดสรางเอาไวหรอไม บางครงอาจจะตองมการวเคราะหถงจดออนและจดแขงของซอฟตแวรนนๆ ใหดเพอประกอบการพจารณาตอไป

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 212

การประมาณการตนทนและผลตอบแทน

สงสดทายทจะทำาการวเคราะห คอ กรคดตนทนและผลตอบแทนทจะไดรบจากระบบหากระบบตองมการใชเงนในการลงทนสงมากเพอนำามาพฒนา แตผลตอบแทนจากระบบกลบมคาทตำากวา แสดงวาหากมการพฒนาระบบขนมาจรงๆ เงนทลงทนไปกลบไมคมคาตอผลทจะไดรบ จงไมคมทจะทำาการลงทนในงานนนๆ

กลมของตนทน (Costs) สามารถแบงไดเปน 2 กลม คอ

1. ตนทนทสามารถแสดงใหเหนไดอยางชดเจน (Tangible Costs)

2. ตนทนทไมสามารถแสดงใหเหนไดอยางชดเจน (Intangible Costs)

กลมของผลตอบแทน (Benefit) สามารถแบงไดเปน 2 กลม คอ

1. ผลตอบแทนทสามารถแสดงใหเหนไดอยางชดเจน (Tangible Benefit)

2. ผลตอบแทนทไมสามารถแสดงใหเหนไดอยางชดเจน (Intangible Benefit)

วธการทใชในการวเคราะหตนทนและผลตอบแทน (Cost and Benefit Analysis Methods) เทคนคทใชสำาหรบการวเคราะหและเปรยบเทยบตนทนและผลตอบแทนสำาหรบระบบงานทนำาเสนอ มหลายวธไดแก

1. การวเคราะหจดคมทน (Break – Even Analysis)

2. ระยะเวลาคนทน (Pay – Back Analysis)

3. มลคาปจจบน (Present Value)

แบบทดสอบและกจกรรมการฝกทกษะ

บทท 15 การศกษาความเหมาะสมในการนำาคอมพวเตอรมาใชในงานธรกจ

ตอนท 1 อธบาย (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. อธบายขนตอนในการประมาณปรมาณงานของระบบงานทใชอย ตอบ

อ. นนทชย กนเพชร

ห น า | 213

2. อธบายขนตอนในการพจารณาและวเคราะหอปกรณคอมพวเตอร ตอบ

3. อธบายขนตอนในการพจารณาและวเคราะหอปกรณซอฟแวร ตอบ

4. อธบายระดบตางๆของคอมพวเตอรและการใชงาน ตอบ

5. ยกตวอยางวธการใชในการวเคราะหตนทนและผลตอบแทน ตอบ

ตอนท 2 อธบายศพท (หมายถง การใหรายละเอยดเพมเตม ขยายความ ถามตวอยางใหยกตวอยางประกอบ)

1. Estimating Workloads ตอบ การประมาณปรมาณงานของระบบ

2. Packaged Software ตอบ ซอฟตแวรเปนแพคเกจสำาเรจรป

3. Requirements ตอบ ซอฟตแวรทตรงตอความตองการ

4. Performance ตอบ ประสทธภาพในการทำางาน

5. Manufacturer Support ตอบ การรบรองและการสงเสรมผลตภณฑซอฟตแวร

อ. นนทชย กนเพชร