1

บทท 1 บทน ำ

1. วตถประสงค การจดท าคมอการปฏบตงานสารบรรณ และรปแบบการเขยน-พมพหนงสอราชการนมวตถประสงค

เพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงาน ของแตละหนวยงานในการจดท าหนงสอหรอเอกสารราชการ ค าสง หนงสอตางๆ ใหถกตอง เพอใหเปนไปตามระเบยบงานสารบรรณ ซงเปนการปฏบตงานทตองเกยวของกบบคคลและเอกสาร จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจ าสวนตวพอสมควร เปนหลกส าคญในการปฏบตหนาท เพราะการท างานทเกยวของกบเอกสาร นนจะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายในและหนงสอราชการภายนอก ซงมหลายรปแบบ ทตองด าเนนการ เชน การโตตอบหนงสอราชการ การรางหนงสอขอความอนเคราะหขอความรวมมอ การรางหนงสอเชญประชมและวาระการประชม การน าเสนอ การจดเกบเอกสารใหเปนหมวดหมทงทเปนกระดาษและเปนไฟลในระบบคอมพวเตอรฯลฯ จงตองมการจดระบบงานเอกสารทด จงจะประสบความส าเรจในการบรหารงานเอกสารและเปนการชวยจ าไดอกดวย

2. ควำมส ำคญ/บทบำท/ขอบเขตและควำมรทเกยวของ 1) ความส าคญของงานสารบรรณ (1) เปนดานหนาของหนวยงาน (2) เปนหนวยสนบสนน (3) เปนหนวยบรการ 2) บทบาทของบคลากรในสวนอ านวยการ โดยเฉพาะเจาพนกงานธรการ (1) ตองรระเบยบทเกยวของ (2) ตองมมนษยสมพนธ (3) ตองมน าใจ เกอกล (4) ตองมความรอบคอบ (5) ตองมการพฒนาอยางตอเนอง 3) ขอบเขตของงานสารบรรณ (1) รบ - สงหนงสอ (2) รางหนงสอ (3) พมพหนงสอ (4) ผลตส าเนาเอกสาร (5) จดเกบเอกสาร/แฟมเสนอ (6) การสบคน

(7) บนทกเสนอหนงสอ (8) ตรวจทานหนงสอ (9) การท าลายหนงสอ 4) ควรมความรเกยวกบงานสารบรรณ

(1) ความรเรองระเบยบงานสารบรรณของส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และทแกไขเพมเตม และในปจจบนจ าเปนอยางยงทจะตองมความรเกยวกบระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของสวนราชการ (e-Document)

2

(2) ความรเรองรหส อกษรยอประจ าหนวยงานตางๆ (3) ความรเรองธรรมชาตของหนงสอราชการ คอ ระบบการน าเสนอหนงสอ (4) ความรเรองโครงสรางหนวยงานภายในสามารถเกษยณหนงสอเสนอใหหนวยงานรบผดชอบได

อยางถกตอง 3. หนำทควำมรบผดชอบ

1) หนำทหลกโดยรวม งานสารบรรณ เปนงานทตองเกยวของกบบคคลและเอกสาร มหนาทหลกเกยวกบการรบ - สงหนงสอ

ราชการ ทงภายใน และภายนอก จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจ าสวนตวพอสมควร เปนหลกส าคญในการปฏบตหนาท เพราะการท างานทเกยวของกบเอกสารนน จะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายใน และภายนอก ซงมหลายรปแบบ การรางหนงสอโตตอบหนงสอราชการ การรางหนงสอขอความอนเคราะหการจดเกบเอกสาร การแจงเวยน ใหแตละหนวยงานการตดตอประสานงานตางๆ ภายในหนวยงานทเกยวของ

งานสารบรรณ มหนาทในการด าเนนงานดานธรการ และควบคมระบบงานสารบรรณของส านกงานบรหารหนสาธารณะใหถกตอง รวดเรว มประสทธภาพ สามารถสนบสนนการปฏบตงานตามนโยบายเปนศนยกลางการบรหารงาน ดานเอกสารของส านกงานบรหารหนสาธารณะ และตดตอประสานงาน ระหวางหนวยงานทงภายในและภายนอก สงเสรมพฒนาระบบสารสนเทศ เพองานบรหารและงานบรการแกบคคลและหนวยงานทงภายในและภายนอกส านกงานบรหารหนสาธารณะ

2) หนำทของงำนสำรบรรณ ก ากบดแลการด าเนนงานและรบผดชอบภารกจ ดงน - อ านวยการและประสานงานและสงการงานสารบรรณ - วเคราะหกลนกรองเรองภายนอก เสนอผบรหาร

- ราง โตตอบหนงสอราชการภายใน-ภายนอก จดท าค าสง และเอกสารราชการ - ประชาสมพนธขาวสารเรงดวน - จดท าเรองขออนมตเบกเงนสวสดการสนบสนนงานตางๆ - งานอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย - ลงทะเบยนหนงสอลบ / ออกเลขค าสง ประกาศ - ออกเลขทหนงสอสงภายนอก - ออกเลขทหนงสอสงของส านกงาน - ควบคมทะเบยนประกาศของส านกงานบรหารหนสาธารณะ - ออกเลขทค าสงของส านกงานบรหารหนสาธารณะ - ควบคม และเบกจายวสดส านกงานของสวนอ านวยการ - รบเรองจากหนวยงานภายนอกส านกงานบรหารหน - จดสงหนงสอเพอเสนอผบรหาร สงการหรอลงนาม - จดสงหนงสอเวยนแจงใหหนวยงานทเกยวของทราบ

- ประสานงานการรบ-สง หนงสอราชการ จากหนวยงานตางๆ - รบเรองจากหนวยงานภายในส านกงานบรหารหนสาธารณะ เพอสงออกใหกบหนวยงานทเกยวของ - จดสงจดหมาย-พสดของส านกงานบรหารหนสาธารณะ - คดแยกจดหมาย - จดแฟมเอกสารทเกยวกบค าสง

3

- พมพหนงสอราชการ บนทกขอความ ค าสง ระเบยบ ขอบงคบ ประกาศตาง - งานอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย

4

บทท 2 ขนตอนกำรด ำเนนงำน

1. ขนตอนกำรด ำเนนงำนในภำพรวม 1. คดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบ ตามสายงาน แลวใหหวหนางานบนทกใหความเหนแลวจงน าเสนอ

ผบรหารตามล าดบขนสายการบงคบบญชาพจารณาสงการ 2. การรบหนงสอภายใน เมอไดรบหนงสอแลวใหปฏบตตามทกลาวมาขางตนโดย อนโลม 3. ตนเรองสงเอกสารทงานสารบรรณ 4. เจาหนาทตรวจสอบความเรยบรอยของเอกสาร 5. ถาไมเรยบรอยใหกลบไปแกไข 6. หวหนางานผานเรองเพอเสนอม 2 กรณไดแก

- เรองแกไขใหคนเอกสารใหเจาของเรอง - เรองทยงไมสนสดใหเสนอตามล าดบขน 2. ขนตอนกำรด ำเนนงำนสำรบรรณ สามารถแบงงานไดดงน งำนรบหนงสอ

1. จดล าดบความส าคญ ความเรงดวน ของหนงสอ / เอกสาร / โทรสาร ทรบจากภายนอก 2. ลงทะเบยนรบหนงสอ/ เอกสาร / โทรสาร เขาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสโดยสแกนภาพ

เอกสาร เสนอผบรหารเพอพจารณาสงการไปยง ส านก / ศนย / กลม ด าเนนการ 3. เสนอหนงสอ / เอกสาร / โทรสาร ตอเลขานการกรม ทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกสโดยสแกน

ภาพ เพอพจารณาสงการใหฝายตาง ๆ ด าเนนการ 4. ด าเนนการเกยวกบเรองลบ ตามระเบยบวาดวยความลบของทางราชการ พ.ศ. 2544 5. ปดประกาศเพอเผยแพรประชาสมพนธ 6. ประสานงานกบขาราชการ และบคคลภายนอกในการคนหาเรองเดม 7. คดแยกจดหมายทเปนเอกสารราชการและจดหมายสวนตว และน าสงใหกบเจาของเรอง 8. ปฏบตงานอนตามทไดรบมอบหมาย

5

ขนตอนกำรลงรบหนงสอในระบบงำนสำรบรรณอเลกทรอนกส 1. ท าการเปดหนาเวบระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส (https://www.mcru.ac.th) ขนมาใหม ดงรป แลว

คลกท สารสนเทศ มมขวาดานบน 2. ระบบจะท ารายการโหลดขอมล ดงรป

คลกท มมขวาดานบน 3. จะปรากฏกลองโตตอบขน ดงรป ใหท าการใส Username และ Password ดงรป

6

คลกท เขาใชระบบ

4. คลกปม งานเอกสาร ดานซายมอ ดงรป

5. สามารถเขาระบบได กจะปรากฏ หนงสอคางรบ ในแถบด า โดยจะมเลขทหนงสอ เรอง จาก ถง วนทสง แลวกดตรงมมขวาสดแถบสฟา เพอดาวโหลดเอกสาร

7

6. เมอกดดาวโหลดแลว กเหนดงรป แลวใหกดเลขรบมมขาว อกครง

7. เมอกดดาวโหลดเอกสารรบ กจะมหนาตาเอกสารปรากฏขน ใหกดทรปเครองปรน

8

8. ปรากฏดงรป แลว ปรนทนท

จากนน ด าเนนการกรอกขอมล ดงตอไปน ทะเบยนหนงสอรบ วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ปทลงทะเบยนรบ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทนเลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในการรบหนงสอ

9

ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอทรบเขามา จำก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอหรอชอสวนราชการหรอชอบคลากรในกรณทไมมต าแหนงระบ ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนน มถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนงระบ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอการปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน 6. ประทบตรา

การประทบตราของคณะฯ/ส านกฯ/กองฯ/สถาบนฯ ทมมดานขวาของหนาแรกของหนงสอ โดยการลงรายละเอยดรบหนงสอ ดงน 6.1 เลขรบ ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในระบบ 6.2 วนท ใหลงวน เดอน ปทรบหนงสอ 6.3 เวลำ ใหลงเวลาทรบหนงสอตามระบบ 6.4 สงคน/แกไข ใหลงวนทสงคน ตวอยำงตรำรบหนงสอ (มมขวาดานบน) ตวอยำงตรำรบหนงสอ (มมซายดานลาง) วทยาลยมวยไทยศกษาฯ เรยน คณบดวทยาลยมวยไทยศกษาฯ เลขรบท ………………………… เพอโปรดทราบ วนท ………………………… เพอโปรดพจารณา เวลา …………………………. เหนสมควรมอบ......................................

7. การคดแยกเอกสาร - การคดแยกเอกสารใหหนวยงานทเกยวของเพอด าเนนการตามขน ตอนตอไป 8. การลงทะเบยนรบเอกสาร การลงทะเบยนรบเอกสารพรอมแจกจายใหกบหนวยงานทเกยวของ เพอใหเซนรบเอกสารและ เปนการยนยนวาไดรบเอกสารนน ๆ จรง 9. ส าหรบหนงสอทเกยวของกบงานธรการ - หากเปนหนงสอทเกยวของกบงานธรการนน ตองน ามาเกษยนแลวผานหวหนางาน/หวหนาส านกงาน พรอมเสนอผบรหารในระดบ คณบด/ ผอ านวยการส านกงานฯ/ผอ านวยการ-สถาบนฯ/ผอ านวยการโรงเรยนมธยมสาธต และผอ านวยการกองฯ เพอพจารณาสง การ ทราบ หรอลงชอ 10. การพจารณาจากผบรหาร - เมอผานการพจารณาจากผบรหารในระดบ คณบด/ ผอ านวยการส านกงานฯ/ผอ านวยการสถาบนฯ/ ผอ านวยการโรงเรยนมธยมสาธต และผอ านวยการกองฯ แลวนน น ามาคดกรองและด าเนนการตามสงการ 11. สแกนเอกสาร - การสแกนเอกสารทสงการแลว เกบไวเพอเปนหลกฐานในการด าเนนการตอไป 12. การจดเกบเขาแฟม - การจดเกบเอกสารเขาแฟม สามารถแยกเปน 2 กลม ดงน

12.1 ระดบคณะฯ/ส านกฯ/สถาบนฯ และโรงเรยนมธยมสาธต โดยการแยกเปนตวชวดเพอเปนการเกบขอมลในการประกนคณภาพการศกษาของมหาวทยาลยตอไป

12.2 ระดบกอง โดยการแยกเปน folder คอ ชอหนวยงาน หรอชอบคคล (กรณหากมบคลากรนอย) 13. สนสดการด าเนนงาน

10

Flow Chart แสดงขนตอนกำรรบหนงสอ แผนกำรปฏบตงำนสำรบรรณ (Flow Chart)

ผรบผดชอบ งานรบหนงสอกจกรรม ระเบยบทเกยวของ งานสารบรรณ ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวา ดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

ชนความเรว ชนความลบ

งำนสงและเสนอหนงสอ

1. รบหนงสอทหวหนาสวนราชการหรอผทไดรบมอบอ านาจลงนามแลว

รบหนงสอจากหนอยงานภายนอก/ภายใน

เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และ

อนๆ

ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหม หนงสอและสงพมพ

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสาร ดวยสมดลงรบงานสารบรรณ

ไมตองลงทะเบยน เชน เอกสาร ประชาสมพนธ จดหมายสวน

บคคลเปนตน

ตรวจสอบแลวไมถกตอง เชน

สงผดหนวยงาน ไมมผลงนาม

ผานหวหนางาน

และผคณบด เสนอผ เกยวของโดยตรง ด าเนนการสงคน

เสนอผบรหาร พจารณาสงการ

เสรจสน

A B

11

2. ลงทะเบยนออกเลขทหนงสอสงออกของหนวยงานทเกยวของ 3. ตรวจสอบความเรยบรอยของเอกสาร กอนน าสงออกไปยงหนวยงานทเกยวของ 4. คดแยกหนงสอและเอกสาร และจดสงใหหนวยงานตาง ๆ โดยเจาหนาทธรการ หรอบรรจซองจา

หนาซอง-ปดซอง พรอมทงใหเจาหนาทน าสงทางไปรษณยไปยงหนวยงานทเกยวของ และสงส าเนาคนใหเจาของเรองเปนผจดเกบ

5. ออกเลขทค าสงส านกงานบรหารหนสาธารณะ และค าสงส านกงานเลขานการกรม โดยสแกนภาพ และแจงใหผเกยวของทราบ และสงส าเนาคนเจาของเรอง

6. จดเกบรวบรวมค าสงส านกงาน 7. รบเรองกลบจากหนวยงานตางๆ โดยบนทกเรองกลบและสแกนภาพเอกสารในระบบสารบรรณ

และคดแยกเสนอผบรหารสงการ และสงเรองทผบรหารสงการแลว คนส านก / ศนย / กลม เจาของเรอง 8. ปฏบตงานอนตามทไดรบมอบหมาย

12

Flow Chart แสดงขนตอนกำรสงหนงสอ

งานสงหนงสอ

ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ

(สงทสงมาดวย)

ลบ ปกปด EMS ธรรมดา

ดาดาดา

จดสงเรองใหหนวยงานตางๆ

หนงสอทหวหนาสวนราชการลงนามแลว

ออกเลขทหนงสอ วน เดอน ป ประทบตราผลงนาม

บรรจซองจาหนาซอง-ปดซองสงมอบให

เจาหนาททสงไปรษณย และหนอยงานท

เกยวของ

ส าเนา ใบน าสงเขาแฟม

ส าเนาคนเจาของเรอง น าสงเจาหนาทธรการมหาวทยาลย

เพอน าสงไปรษณย

13

บทท 3 ประเภทและรปแบบของหนงสอรำชกำร

หนงสอรำชกำร คอ เอกสำรทเปนหลกฐำนในรำชกำร ไดแก 1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถงบคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4. เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ 6. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

หนงสอรำชกำร ม 6 ชนด 1. หนงสอภายนอก 2. หนงสอภายใน 3. หนงสอประทบตรา 4. หนงสอสงการ 5. หนงสอประชาสมพนธ 6. หนงสอทเจาหนาทท าขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

หนงสอภำยนอก หมายถง หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชกระดาษตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก (ซงขนาดของครฑในหนงสอราชการภายนอก จะมขนาดมาตรฐาน 3 เซนตเมตร)

14

รปแบบหนงสอภำยนอก (ขนความลบ ถาม)

ขนความเรว (ถาม)

ท........................ (สวนราชการเจาของหนงสอ)

(วน เดอน ป)

เรอง .......................................................... เรยน ....................................................................... อางถง ..................................................................(ถาม) สงทสงมาดวย .........................................................(ถาม)

ขอความ ........................................................................................... ............................................... ............................................................................................................................. .........................................

ขอความ ....................................................................... ..................................................................... ..................................................................................................................................................................

(enter 2 ครง)

ขอแสดงความนบถอ (พมพ enter ท 2) (ระยะบรรทดประมาณ 2.5) (พมพชอเตม) ผอ านวยการวทยาลยมวยไทยศกษาและการแพทยแผนไทย มหาวทยาลยราชภฏหมบานจอมบง (สวนราชการเจาของเรอง) (พมพในต าแหนงทเหมาะสมและสวยงาม) โทร. ............................... ส าเนาสง (ถาม)

(ชนความลบ ถาม) หนงสอภำยใน หมายถง หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอกเปนหนงสอ

ตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกนใชกระดาษบนทกขอความ (ซงขนาดของครฑทใชในหนงสอราชการภายใน จะมขนาดมาตรฐาน 1.5 เซนตเมตร)

15

รปแบบหนงสอภำยใน (ชนความลบ ถาม)

ชนความเรว (ถาม) สวนราชการ ................................................................................................................. ท ...........................................................วนท ............................................................. เรอง ......................................................................................................... .................... (ถากรณชอเรองมความยาวมากกวา 1 บรรทด ในบรรทดท 2 ไมตองมจดเสนใต) เรยน ..............................................

ขอความ ............................................................................................................. ............................ .................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................

ขอความ .................................................................................... ................................................... (enter 4 ครง และพมพชอเตม)

(พมพชอเตม)

คณบดวทยาลยมวยไทยศกษาและการแพทยแผนไทย

บนทกขอควำม

16

(ชนความลบ ถาม)

หนงสอประทบตรำ หมายถง หนงสอทใชประทบตรา แทน การลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบ ลงชอยอก ากบตราแบบฟอรมหนงสอประทบตรา (ชนความลบ ถาม)

แบบฟอรมหนงสอประทบตรำ (ชนควำมลบ ถำม)

ท....................... ถง.............(หนวยงาน)................................

(ขอความ).................................................................................................................... ........................ .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................

(enter 4 ครง และพมพ) (ชอสวนราชการทสงหนงสอออก)

(ตราชอสวนราชการการ) (ลงชอยอก ากบตรา) (วน เดอน ป)

(สวนราชการเจาของเรอง) โทร. ................................

17

(ชนความลบ ถาม) ลกษณะกำรใชหนงสอประทบตรำแทนกำรลงชอใชไดทงระหวำงสวนรำชกำรกบสวนรำชกำร และระหวำงสวนรำชกำรกบบคคลภำยนอก เฉพำะกรณทไมใชเรองส ำคญ ไดแก

1. การขอรายละเอยดเพมเตม 2. การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร 3. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญ หรอการเงน 4. การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลว ใหสวนราชการทเกยวของทราบ 5. การเตอนเรองทคาง 6. เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนด โดยท าเปนค าสง (ใหใชหนงสอประทบตรา)

หนงสอสงกำร ม 3 ชนด คอ 1. ค าสง 2. ระเบยบ 3. ขอบงคบ

ค ำสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย (ใชกระดาษตราครฑ มาตรฐาน 3 เซนตเมตร)

ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไวโดยจะอาศยอ านาจของกฎหมายหรอไมก ไดเพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า (ใชกระดาษตราครฑ มาตรฐาน 3 เซนตเมตร )

ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจของกฎหมาย ทบญญตใหกระท าได (ใชกระดาษตราครฑ มาตรฐาน 3 เซนตเมตร)

18

รปแบบค ำสง

ค าสง (ชอสวนราชการหรอต าแหนงผมอ านาจทออกค าสง)

ท ............... / (เลขปพทธศกราชทออกค าสง) เรอง ..................................................................

------------------ (ขอความ)..................................................................................................................... .......

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................. ทงน ตงแต ....................................................................................................

สง ณ วนท ....................... พ.ศ. ....

(ลงชอ) ...................................................... (พมพชอเตม) (ต าแหนง)

19

รปแบบระเบยบ

ระเบยบ (ชอสวนราชการทออกระเบยบ)

วาดวย ............................................................................................... (ฉบบท ........................... ถามเรองเดยวกนเกนกวา 1 ฉบบ)

พ.ศ. .... ------------------

(ขอความ) ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบและอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกระเบยบ (ถาม) 1. ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบ ...................................... พ.ศ. ....” 2. ระเบยบนใหใชบงคบตงแต ....................................................... เปนตนไป ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามระเบยบ (ถามการแบงเปนหมวด ใหน าขอผรกษาการตามระเบยบไปก าหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1)

ประกาศ ณ วนท .............................. พ.ศ. ....

(ลงชอ) ................................................ (พมพชอเตม) (ต าแหนง)

20

รปแบบขอบงคบ

ขอบงคบ (ชอสวนราชการทออกขอบงคบ)

วาดวย ............................................................................................... (ฉบบท ........................... ถามเรองเดยวกนเกนกวา 1 ฉบบ)

พ.ศ. .... ------------------

(ขอความ) ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบและอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ 1. ขอบงคบนเรยกวา “ขอบงคบ .................................... พ.ศ. ....” 2. ขอบงคบนใหใชบงคบตงแต ....................................... .............. เปนตนไป

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามขอบงคบ (ถามการแบงเปนหมวด ใหน าขอผรกษาการไปก าหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1)

ประกาศ ณ วนท .............................. พ.ศ. ....

(ลงชอ) .................................... ............ (พมพชอเตม) (ต าแหนง)

21

หนงสอประชำสมพนธ ม 3 ชนด คอ 1. ประกาศ 2. แถลงการณ 3. ขาว

ประกำศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต (ใชกระดาษตราครฑ)

แบบฟอรมประกำศ

ประกาศ (ชอสวนราชการทออกประกาศ) เรอง ...................................................................................

------------------ (ขอความ)................................................................................................ ............................................ .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................

ประกาศ ณ วนท ....................... พ.ศ. .................. (ลงชอ) ............................... (พมพชอเตม) (ต าแหนง)

22

แถลงกำรณคอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความ เขาใจในกจการของทางราชการหรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน (ใชกระดาษตราครฑ)

รปแบบแถลงกำรณ

แถลงการณ (ชอสวนราชการทออกแถลงการณ) เรอง ...................................................................................

ฉบบท .......................... (ถาม) ------------------

(ขอความ).................................................................................................... ........................................ .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ (สวนราชการทออกแถลงการณ) (วน เดอน ป)

23

ขำว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพร ใหทราบ รปแบบขำว

ขาว (ชอสวนราชการทออกขาว) เรอง ...................................................................................

ฉบบท .......................... (ถาม) ------------------

(ขอความ).................................................................................................... ........................................ .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ (สวนราชการทออกขาว) (วน เดอน ป)

24

หนงสอทเจำหนำทท ำขน หรอรบไวเปนหลกฐำนในรำชกำร คอ หนงสอททางราชการท าขน (นอกจากหนงสอ 1-5) หรอหนงสอทหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม 4 ชนด คอ

1. หนงสอรบรอง 2. รายงานการประชม 3. บนทก 4. หนงสออน หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอ

วตถประสงคอยางหนงอยางใด ใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจ าเพาะเจาะจง (ใชกระดาษตราครฑ) รำยงำนกำรประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวม ประชม และมตของท

ประชมไวเปนหลกฐาน บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแก

ผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาท หรอหนวยงานระดบต า กวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนใน การปฏบตราชการ (ใชกระดาษบนทกขอความ)

หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปนหลกฐานในทางราชการ ซงรวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางบนทกขอมลดวย หรอ หนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท และเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลวมรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะก าหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหท าตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนสอบสวนและค ารอง เปนตน

25

รปแบบหนงสอรบรอง (ครฑ)

เลขท ................... (สวนราชการเจาของเรอง)

(ขอความ) หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา (ระบชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานทจะใหการรบรอง พรอมทงลงต าแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอความทรบรอง) ......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... ..................................................................................................................

ใหไว ณ วนท .............................. พ.ศ. .......................

(ลงชอ) (สวนนใชส าหรบเรองส าคญ) (พมพชอเตม)

ต าแหนง (ประทบตราชอสวนราชการ) (ลงชอผไดรบการรบรอง) (พมพชอเตม)

รปถาย

(ถาม) 4X6 ซม.

26

รปแบบรำยงำนกำรประชม

รายงานการประชม ...................................... ครงท .........................

เมอวนท ..................................... ณ .............................

-------------------- ผมำประชม ผไมมำประชม (ถำม) ผเขำรวมประชม (ถำม) เรมประชมเวลำ

(ขอความ)..................................................................................................................... ....... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... ................................................. เลกประชมเวลำ

.................................... ผจดรายงานการประชม

27

กำรบนทกเสนอหนงสอรำชกำร เนองจากผบงคบบญชามหนงสอราชการทจะตองพจารณา วนจฉย สงการ หรอรบทราบเปนจ านวน

มาก ท าใหไมมเวลาทจะดรายละเอยดทน าเสนอมาทกเรองไดดงนน จงเปนหนาทของผบนทกเสนอทจะตองยอเรอง สรปประเดนทส าคญ และเรยบเรยงใหมใหชดเจน เพอใหผบงคบบญชาสามารถอานเขาใจไดงาย และสะดวกแกการพจารณาสงการ

หลกกำรบนทกเสนอหนงสอรำชกำรมขนตอนส ำคญ 3 ประกำร คอ 1. ขนตอนกอนบนทกเสนอ 2. ขนตอนการบนทกเสนอ 3. ขนตอนการน าเสนอ

ขนตอนกอนบนทกเสนอ 1. ใหจดล าดบความส าคญ/ความเรงดวน ของหนงสอแตละชนด 2. ควรตงประเดนของเรองใหไดวาอะไร เมอไร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เปนขอ ๆ ไวกอน 3. อานหรอศกษาเรองทงหมดใหละเอยดและใหเขาใจ 4. ตองจบประเดนส าคญของเรองใหได 5. หากเปนเรองทเคยตดตอไปมาระหวางสวนราชการ ตองหาเรองเดมเพอประกอบการเสนอ 6. เรองใดทมการอางถงกฎ/ระเบยบ ใหคนหากฎหรอระเบยบนนๆ เพอน าประกอบการเสนอ

ขนตอนกำรบนทกเสนอ 1. เรองใหสน กระชบ และล าดบความเปนมากอนหลง ใหเขาใจงาย 2. ขอความทจะบนทกเสนอไมจ าเปนตองเรยงล าดบความตามหนงสอ เดมทมมา เราสามรถจดล าดบ

ความใหม เพอใหเกดความเขาใจงายและชดเจนมากยงขน 3. ขอความตอนใดทเปนความส าคญของเรอง หากประสงคจะใหพจารณาสงการไดรวดเรว ใหขดเสน

ใตไวใหเหนชดเจน 4. ควรเสนอความเหนประกอบการพจารณาสงการ 5. ควรเสนอแนะทางออกส าหรบการตดสนใจและสงการ

ขนตอนกำรน ำเสนอ 1. ใหเสนอเรองตามระดบชนความเรว เชน ดวนทสด ดวนมาก และดวน 2. ใหเสนอเรองตามประเภทชนความลบ เชน ลบ ลบมาก ลบทสด 3. ใหตรวจสอบเอกสารทแนบประกอบเรองใหครบทกครงกอนน าเสนอ

28

ตวอยำงรปแบบบนทกเสนอหนงสอรำชกำร

สวนรำชกำร .................................................................................................................................. ท .......................................................... วนท............................................................................... เรอง ................................................................................................................................................ เรยน .............................................. สรปเรอง .......................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................... กฎ/ระเบยบ/ขอมลทเกยวของ .......................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................... ขอเสนอเพอพจารณา .......................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................... ค าสง .......................................................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................................................

(ลงชอ)........................................

(ชอเตม) (ต าแหนง)

บนทกขอควำม

29

บทท 4 รปแบบกำรพมพหนงสอรำชกำร

1. แนวทำงปฏบตในกำรพมพหนงสอรำชกำร งานสารบรรณไดก าหนดแนวทางปฏบตในการพมพหนงสอราชการ ดวยเครองคอมพวเตอรตาม

แบบฟอรมทแนบ เนองจากปจจบนไดมการน าเครองคอมพวเตอรมาใชในการพมพหนงสอราชการแทนเครองพมพดดธรรมดามากขน เนองจากสามารถเกบขอมลและแกไขเปลยนแปลงขอความไดรวดเรว ท าใหหนงสอราชการ มความสะอาดสวยงามและสนเปลองเวลานอย แตปญหาทพบอยเสมอวา หนงส อทพมพดวยเครองคอมพวเตอรมปญหาเกยวกบการตงระยะบรรทด ในการพมพซงตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดก าหนดระยะบรรทดในการพมพดวยเครองพมพดดธรรมดา และผพมพมกเขาใจผดวาเครองคอมพวเตอรไมสามารถปรบระยะบรรทดพมพไดเหมอนกบเครองพมพดดธรรมดา

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดก าหนดระยะบรรทดในการพมพหนงสอราชการดวยเครองพมพดดธรรมดาไว 3 ระยะดวยกน ดงน 1. ระยะ ก = ระยะปด 1 2. ระยะ ข = ระยะปด 1 บดขน 2 3. ระยะ ค = ระยะปด 2

จากระยะบรรทดขางตน สามารถน ามาเทยบเคยงเพอก าหนดระยะบรรทดส าหรบใชในการพมพ หนงสอราชการดวยเครองคอมพวเตอรไดดงน

1. วธทหนง เคาะปม Enter เพอพมพขอความบรรทดตอไป (ระยะ ก) เลอน CURSER ไปในต าแหนงทายสดของบรรทดกอน เคาะปม Enter 1 ครง ระยะบรรทดทพมพไวเมอครจะกลายเปนระยะ ค ถาตองการปรบระยะบรรทดใหเปนระยะ ข ใหปรบขนาดตดอกษรใหลดลงจากทพมพงานอย จากทพมพดวยตวอกษร TH SarabunPSK ขนาดตวอกษร 16 กปรบลดเหลอ 8 ระยะบรรทดจะปรบเปนระยะ ข

2. วธทสอง คลกทรายการ “รปแบบ” ของแถบเมน คลกทรายการ “ยอหนา” เลอกใชรายการ“ระยะหาง” โดยก าหนดคากอนหนาและหลงจากเปน 6 พ. ซงเทากบ ระยะ ข ถาก าหนดคาเปน 12 พ. จะเทากบ ระยะ ค

3. วธทสาม คลกทรายการ “รปแบบ” ของแถบเมนคลกทรายการ “ยอหนา” เลอกใชรายการ“ระยะหางบรรทด” ดงน 1) หนงเทา = ระยะ ก 2) 1.5 บรรทด = ระยะ ข 3) สองเทา = ระยะ ค

4. นอกจากเรองการก าหนดคาระยะบรรทดในการพมพหนงสอราชการแลว ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดก าหนดระยะเคาะยอหนาไว 10 จงหวะเคาะ เมอน ามาใชกบเครองคอมพวเตอรทพมพดวยตวอกษร TH SarabunPSK ตวอกษรขนาด 16 ใหตงคา แทบ ทระยะ 2 เซนตเมตร ระยะเคาะของยอหนาจะใกลเคยงกบ 10 จงหวะเคาะ

อกเทคนคหนง ของการพมพระหวางบรรทด คอ ใหเอา CURSER ไปวางไวตรงตวแรกของบรรทด แลวกด CTRL+ จ กจะไดระยะบรรทดเทากบ 1 ½ สวนประเดนยอหนาใหยอหนา ตงแต 8 – 15 ตวอกษร (หามต ากวา 8 ตวอกษร)

2. วธกำรจดรปแบบกำรพมพ

30

2.1 ระยะหำงระหวำงบรรทด ซงตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ก าหนดการตงระยะหางระหวางบรรทดไว

4 ขนาด 1) ปด 1 หรอเคำะ Enter 1 ครง ใชส าหรบขอความสวนเดยวกนทยงไมจบ ไดแก (1) ขอความในยอ

หนาเดยวกน (2) ชอและทอยสวนราชการ 2) ปด 1 บดขน 2 หรอตงระยะหำง 1.5 บรรทด ใชระหวางบรรทดทเปนคนละสวนกนไดแก ทอย

สวนราชการ วนท เรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย และเวนกอนยอหนาทกยอหนา เปนการบงบอกวาขอความเหลานนเปนคนละสวนกน แตยงไมจบขอความทงฉบบ

3) ปด 2 หรอเคำะ Enter 2 ครง ใชเพอแสดงการสนสดเนอหาของหนงสอฉบบนน สวนม สวนเดยว คอ กอนค าวา ขอแสดงความนบถอ

4) ปด 2 บดขน 2 หรอตงระยะหำง 2.5 บรรทด ใชในชองลายมอชอของผลงนาม ซงมสวนเดยว เชนกนการจดระยะบรรทดในการพมพดวยคอมพวเตอรครงแรกควรพมพ 1 Enter ทงหมดกอน แลวตงระยะบรรทดภายหลง โดยมวธใช 2 วธคอ

วธท 1 เลอกปม รปแบบ (format) เลอกยอหนา (paragraph) เลอกระยะหาง (line spacing) และ เลอก ระยะตามตองการ คอ 1.5, 2 และ 2.5 บรรทด ดงกลาว วธท 2 กดทแปน ctrl + จ ในบรรทดหรอยอหนาทตองการระยะบรรทด 1.5 ยกเวน “ค าลงทาย”จะตองใชระยะบรรทด 2 และในชอง “ชอผมอ านาจลงนาม” ใหใชระยะบรรทด 2.5

2.2 กำรกนหนำซำยขวำ ตามระเบยบส านกนายกฯ ก าหนดใหตงกนหนาซายขวา โดยใหตงกนซายของกระดาษ 3 เซนตเมตร

ขวา 2 เซนตเมตร แต ดานขวาไมเครงครด และไมตองกนตรง แตปญหาเกดจากผพมพหรอผบงคบบญชาเหนวา การกนตรง จะดสวยงามเปนระเบยบเรยบรอย แททจรง กลบมผลเสยมากกวา เพราะท าใหวรรคตอนผดพลาด แมวาคอมฯ จะสามารถบบหรอขยายตวอกษรได กมควรกระท าเพราะท าใหชองไฟผดปกต ดงนน ในการพมพ จงควรค านงถงความถกตองของวรรคตอนเปนส าคญ โดยเวนดานขวาไวพอประมาณ แตไมควรนอยกวา 2 เซนตเมตร

2.3 กำรยอหนำ ตามรปแบบทก าหนดการยอหนาตองหางจากขอบดานซาย 8-15 ตวอกษร หรอ 18 เคาะประมาณ 2.5 ซม. แตถาใหสวยงาม คอ ประมาณ 13 ตวอกษร และตวอกษรใชขนาด 16 พอยด ซงคอมพวเตอรสามารถตงยอหนา หรอ Tap ไดตามตองการ (กด Tab 2 ครง) และชนดของตวอกษรควรใช TH SarabunPSK

2.4 วรรคตอน ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดก าหนดเรองวรรคตอนไว 2 ชนด คอ

วรรค 1 ตวอกษร (วรรคเลก) และวรรค 2 ตวอกษร (วรรคใหญ) (โดยใชพมพดดเปนเกณฑ) แตปจจบนสวนใหญพมพดวยเครองคอมฯ ซง 1 เคำะพมพดดเทำกบ 1 ตวอกษร แตเคำะของคอมพวเตอรมขนำดประมำณครง ตวอกษรเทำนน ดงนน การพมพดวยคอมฯ จงตองเคาะมากกวาพมพดด ดงนน ควรวรรคใน

31

วรรคเลก 2 เคาะ สวนวรรคใหญอาจใช 3 - 4 เคาะ กไดเชน หลงค าวาเรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย สวนวรรคเคาะเดยว ควรใชระหวางเครองหมาย เชน ไมยมกยตภงค ไปยาลใหญ เปนตน

2.5 กรณกำรพมพหนงสอทมจ ำนวนหลำยหนำ ใหพมพค า ตอเนองของขอความทจะยกไปพมพหนาใหมไวดานลางมมขวาของหนานน ๆ แลวตาม

ดวย ... (จด 3 จด) โดยปกต ใหเวนระยะหำงจำกบรรทดสดทำย 3 ระยะบรรทดพมพ

2.6 กำรเขยน “สงทสงมำดวย” จะตองระบใหชดเจนวา เปนเอกสารหรอสงอนใดถาเปนเอกสารกตองระบประเภทวา เปนเอกสารใด

หรอสงของประเภทใด จ านวนเทาใด เชน รายงานการประชม จ านวน 5 แผน โครงการฝกอบรมจ านวน 3 แผน หนงสอจ านวน 2 เลม เปนตน ไมควรเขยนวา เอกสาร เพราะไมชดเจนวาเปนเอกสารใดส าหรบจ านวนเอกสารหากจะใหชดเจนและสะดวกในการตรวจนบ ควรใชค าวา แผน สวนค าวา ฉบบอาจไมชดเจนวามกแผน

2.7 ส ำหรบ วงเลบ ( ) ตามระเบยบส านกนายกฯ ระบวา หากอยทายประโยค หรอทายยอหนา กไมจ าเปนตองใส เพราะเหน

ชดเจนอยแลว และไมปะปนกบขอความอน แตถำอยระหวำงขอควำม ควรใสวงเลบ เชน (เอกสารแนบ 1) หรอ (รายละเอยดตามสงทสงมาดวย 1) ทงน เพอมใหกดขวางขอความทยงไมจบ

2.8 กำรตดคำเมอสนสดบรรทด ในการตดค าตองใสเครองหมายยตภงค (-) แตตองพจารณาตดอยางรอบคอบ ค ำทตดแลว

ควำมหมำยเปลยน กไมสมควรตด เชน แม-น า การ-ศกษา ยกตว-อยาง ควบ-คม ประ-ธาน เปนตน สวนค ำทออกเสยงเชอมกน จะตดค ำไมได เชน ราช-การ รฐ-บาล และ ค ำทเปนหนวยค ำเดยวกน กไมควรตด เชน กระ-ทรวง ส านก-งาน บญ-ช ท-ปรกษา เอก-ชน ค าเหลานเปนตน แตถาเหนวาจ าเปนใหใชวธบบ หรอ ขยาย ตวอกษรในบรรทดนนแทนอกประเดน คอ ทายบรรทด มกจะมค าวา ซง จง โดย เรอง เมอ (เมอวนท) เพอ หอยทายอยเปนสวนใหญถากรณเชนน ขอให ปด หรอ Enter ขนบรรทดใหมไดเลย

2.9 กำรลงทำยดวยกำรขอบคณ ตามระเบยบฯ ใหใชค าขอบคณใหเหมาะสมกบผรบ ดงน

ระดบเสมอกน หรอผใตบงคบบญชา ใชค าวา ขอขอบคณ หรอ ขอบคณมาก ระดบสงกวา ใชจะขอบคณยง ระดบ “กราบเรยน” ซงม 14 ต าแหนง นน ควรใช จะเปนพระคณยง ซง 14 ต าแหนง มดงน

1. ประธานองคมนตร 2. นายกรฐมนตร 3. ประธานรฐสภา 4. ประธานสภาผแทนราษฎร 5. ประธานวฒสภา 6. ประธานศาลฏกา 7. รฐบรษ

1. ประธานศาลรฐธรรมนญ 2. ประธานศาลปกครองสงสด 3. ประธานกรรมการเลอกตง 4. ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต 5. ประธานกรรมการปองกนและ ปราบปรามการทจรตแหงชาต 6. ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน 7. ผตรวจการแผนดนของรฐสภา ตำมหนงสอส ำนกนำยกฯ ท นร. 1305/ว

32

5239 ลว. 7 กค 2541 ค า ฯพณฯ ไมมระเบยบก าหนดใหใชในหนงสอราชการ ซงมกจะพบในกรณทมหนงสอถงนายกรฐมนตรอยบอย ๆ ซงในปจจบนไมสมควรน ามาใชอก

2.10 ประเดนอน ๆ 1) โดยเฉพาะผทปฏบตงานหนาหอง ชวยศกษาค าสงมอบอ านาจใหรกษาราชการแทน และค าสงให

ปฏบตราชการแทน วาผบงคบบญชามขอบเขตในการลงนามในเรองอะไรบาง ไปไดเลย โดยมตองเสนอผบงคบบญชาระดบสงขนไป และกรณพมพค ำวำ “รกษำรำชกำรแทน และปฏบตรำชกำรแทน ซงทง 2 ค าน จะตองอยหลงต าแหนงของผรบมอบอ านาจ โดยเคาะ 1 ตวอกษร หรอ 2 เคาะดวยเสมอ

2) กำรประทบตรำ ค าวา ส าเนา ระดบชนความเรงดวน และระดบชนความลบ เชน ดวน ดวนมาก ดวนทสด และค าวา ลบ ใหประทบในต าแหนงหรอจดใหถกตองและสวยงาม ดวย

3) กำรแนบเอกสำรตนเรอง หรอเอกสำรแนบ ตำง ๆ ตามทไดอางองในเนอหา เชน เอกสารแนบทเปนสงทสงมาดวย ควรจะแนบตอจากตวจรงของหนงสอทจะตองสงออกไปยงหนวยงานภายนอก

4) กำรเรยงเอกสำร ขอใหเรยงใหสวยงามและเหลอมกนระหวางตวจรงกบส าเนา ไมเกน 1 เซนตเมตร และกรณทใชแฟมสฟารอง ควรใหเอกสารเสมอระดบขอบแฟม ไมตองเหลอมลงมา

5) กำรตดธง เจาหนาทเจาของเรองทกส านก/ศนย/กลมจะตองเปนผด าเนนการเอง หากไมตดมาเลขาหนาหองจะตองตดและตรวจสอบความเรยบรอยกอนทจะน าเสนอผบรหาร

33

บทท 5 ขอเสนอแนะกำรรำงหนงสอ

1. กำรรำงหนงสอรำชกำรเปนเรองยำกหรอไม? คนสวนใหญจะคดวา คนทพดจารเรองดพดเกง กนาจะรางหนงสอไดถงแมภาษาจะไมสละสลวย

ส านวนไมถกใจ กสามารถมาปรบแตงไดแตจากการทไดสมผสกบคนประเภทนจรง ๆ แลว ไมใชเปนอยางทคด เพราะจากการไดอานเรองทคนเหลานเขยนมา ไมสามารถเขาใจไดวา เขาจะบอกอะไร ตองการอะไร แตพอสอบถามดวยวาจา เขาสามารถตอบหรออธบายใหเราเขาใจได “แตท าไมเขาจงไมสามารถเขยนออกมาอยางทเขาพดได” นเปนประเดนส าคญของการรางหนงสอวา เปนหรอ ไมเปน 2. ขอเสนอแนะในกำรรำงหนงสอ (ใหเปน)

1. ผรางหนงสอราชการ ควรฝกฝนในการรางหนงสอ ชอบทจะเปนคนอานหนงสอหรอบทความเพอจะไดน าส านวน ภาษา หรอขอความทสามารถมาประยกตใชใหเปนประโยชนตอการรางหนงสอราชการในแตละประเภทไดดยงขน

2. ผรางหนงสอราชการ ควรอดทนตอการถกตตง หรอการใหแกไขหนงสอจากผบงคบบญชา และน าขอผดพลาด หรอขอทแกไขมาเปนบทเรยน ทงนใหคดไปในทางทดทวา “การแกไขหนงสอเปนเรองธรรมดาทผบงคบบญชาจะปรบปรง เพอใหถอยค าหรอส านวนในหนงสอฉบบนนมความไพเราะและนาอานมากยงขน”

3. ผรางหนงสอราชการ ควรมจดมงหมายทหวงผล คอ รางอยางมจตวญญาณ เชน ถาตองการใหทราบถงเหตการณกตองรางใหผอานเขาใจเหมอนกบรเหตการณนนดวยตนเอง หรอถาตองการขอความรวมมอเรองใด กตองรางใหผอาน คลอยตามและยนดใหความรวมมอในเรองนน ๆ 3. หลกในกำรรำงหนงสอรำชกำร ขนตอนการด าเนนการ

1. ศกษาและจดจ ารปแบบของหนงสอราชการ (ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ) ใหถกตองและแมนย า

2. เขาใจในโครงสรางของหนงสอราชการแตละชนด เชน หนงสอภายนอก หนงสอภายใน หนงสอประทบตรา เปนตน

3. จบประเดนของเรองทจะราง 4. บอกความประสงคใหชดเจน เพอใหผรบสามารถพจารณาไดอยางรวดเรว 5. กรณมความประสงคหลายขอ ใหแยกเปนขอ ๆ 6. กรณจ าเปนจะตองอางตวบทกฎหมาย หรอตวอยางใหระบใหชดเจน เพอใหผรบคนหามา

ตรวจสอบไดสะดวก 7. ใชถอยค ากะทดรด ไดใจความ 8. ใชถอยค าเปนภาษาราชการ 9. การใชถอยค าปฏเสธ ใหใชภาษาทนมนวล รนห 10. หลกเลยงถอยค าทเปนค าซบซอน ค าฟมเฟอย 11. การใชอกขระวธตวสะกด ตวการนตและวรรคตอนใหถกตอง 12. ใชค าราชาศพทใหถกตอง 13. ระมดระวงในการใชค าทมความหมายใกลเคยงกน 14. หลกเลยงการใชค าทเปนภาษาตางประเทศใหมากทสด 15. ไมใชค าทใชในโฆษณา

34

16. อานและตรวจทานความถกตองอกครงหนง

4. องคประกอบของกำรรำงหนงสอ 1. มเอกภาพ หมายถง มจดมงหมายทส าคญเพยงเรองเดยว เนอหาไมปะปนจนท าใหเกดความสบสน

2. มสมพนธภาพ หมายถง มความเชอมโยงของเนอความเปนไปตามล าดบและตอเนองกน 3. มความกระจาง หมายถง เนอความชดเจน ไมคลมเครอ สามารถเขาใจไดตรงตามวตถประสงคของผเขยน ไมเกดปญหาในการตความ

4. มอารมณคงท หมายถง ผรางจะตองรกษาระดบของความคด หรออารมณใหคงท 5. มความนาพอใจตดตาม หมายถง เชญชวนใหผอานตดตามเรองราวจนจบ 5. โครงสรำงในกำรรำงหนงสอรำชกำร ตอนท 1 (ค าขนตน)

1. หากเปนเรองทเคยตดตอกนมากอน จะตองดถงเรองเดม วาเคยเปนมาอยางไร ปกตใหขนตนดวยค าวา “ตาม ...” ลงทายดวยค าวา “นน”

2. หากเปนเรองทเกดขนใหม ซงไมเคยมการตดตอกนมา กอน จะตองเขยนความประสงคหรอความมงหมาย โดยมเหตผลอยางชดเจน ปกตใหขนตนดวยค าวา “ดวย...” หรอ “ เนองจาก ...” ตอนท 2 (จดประสงค)

1. ใหแจงจดประสงคทมหนงสอไป เชน การขอความรวมมอ การขอความเหน การขอความชวยเหลอ 2. ถามจดประสงคหลายขอ ใหเขยนแยกออกเปนขอ ๆ ใหชดเจน ตอนท 3 (ค ำลงทำย)

ปกตจะขนตนดวย ค าวา “จง ...และตอทายดวยขอความทไดระบใหปฏบตตาม หรอ รองขอ ตามขอความทไดระบไวใน ตอนท 2 ใหชดเจน เชน จงเรยนมาเพอโปรดทราบ/และถอปฏบต จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา/สงการ จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาใหความอนเคราะห/ ใหความรวมมอ

35

ภำคผนวก

36

ภำคผนวก ก

ตวอยำง กำรรำงหนงสอ ประเภทหนงสอเชญ 1. หนงสอภายนอก 2. หนงสอภายใน

ตวอยำง กำรรำงหนงสอ ประเภทหนงสอค ำสง 1. หนงสอค าสงไปราชการ 2. หนงสอค าสงแตงตง

ตวอยำง กำรรำงหนงสอ ประเภทหนงสอรบรอง 1. หนงสอรบรองผลการเรยน

ตวอยำง หนงสอรบเขำภำยใน และภำยนอก

1. หนงสอลงรบภายนอก 2. หนงสอลงรบภายใน

ตวอยำง หนงสอประเภทใบลำตำงๆ 1. ใบลาผกผอน 2. ใบลาปวย/ลาคลอดบตร/ลากจสวนตว 3. ใบลาไปตางประเทศ

37

(หนงสอภำยนอก)

38

(หนงสอภำยใน)

39

(หนงสอค ำสงไปรำชกำร)

40

(หนงสอค ำสงแตงตง)

41

(หนงสอรบรองผลกำรเรยน)

42

(หนงสอลงรบภำยนอก)

43

(หนงสอลงรบภำยใน)

44

(ใบลำผกผอน)

45

(ใบลำปวย/ลำคลอดบตร/ลำกจสวนตว)

46

(ใบลำไปตำงประเทศ)

47

48

ภำคผนวก ข

ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตร

วำดวยงำนสำรบรรณ พ.ศ. 2526 โดยทเปนกำรสมควรปรบปรงระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ พ.ศ. 2506

เสยใหมใหเหมำะสมยงขนคณะรฐมนตรจงวำงระเบยบไวดงตอไปน

ขอ 1 ระเบยบนเรยกวา "ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 2 ระเบยบนใหใชบงคบตงแตวนท 1 มถนายน 2526 เปนตนไป ขอ 3 ใหยกเลก 3.1 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 3.2 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการลงชอในหนงสอราชการ 3.3 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการลงชอในหนงสอราชการ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2516บรรดาระเบยบ ขอบงคบ มตของคณะรฐมนตรและค าสงอนใด ในสวนทก าหนดไวแลวในระเบยบนหรอซงขดหรอขดแยงกบระเบยบนใหใชระเบยบนแทน เวนแตกรณทกลาวในขอ 5 ขอ 4 ระเบยบนใหใชบงคบแกสวนราชการ สวนราชการใดมความจ าเปนทจะตองปฏบตงานสารบรรณนอกเหนอไปจากทไดก าหนดไวในระเบยบนใหขอท าความตกลงกบผรกษาการตามระเบยบน ขอ 5 ในกรณทกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาตก าหนดวธปฏบตเกยวกบงานสารบรรณไวเปนอยางอนใหถอปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการนน ขอ 6 ในระเบยบน

"งานสารบรรณ" หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแตการจดท า การรบการสง การเกบรกษาการยมจนถงการท าลาย

"หนงสอ" หมายความวา หนงสอราชการ "สวนราชการ" หมายความวา กระทรวง ทบวง กรมส านกงานหรอหนวยงานอนใดของรฐทงใน

ราชการบรหารสวนกลางราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถน หรอในตางประเทศ และให หมายความรวมถงคณะกรรมการดวย

"คณะกรรมการ" หมายความวา คณะบคคลทไดรบมอบหมายจากทางราชการใหปฏบตงานในเรอง ใด ๆ และใหหมายความรวมถงคณะอนกรรมการคณะท างาน หรอคณะบคคลอนทปฏบตงานในลกษณะเดยวกน ขอ 7 ค าอธบายซงก าหนดไวทายระเบยบ ใหถอวาเปนสวนประกอบทใชในงานสารบรรณ และให ใช แนวทางในการปฏบต ขอ 8 ใหปลดส านกนายกรฐมนตรรกษาการตามระเบยบนและใหมอ านาจตความและวนจฉยปญหาเกยวกบการปฏบตตามระเบยบนรวมทงการแกไขเพมเตมภาคผนวกค าอธบาย กบใหมหนาทด าเนนการฝกอบรมเกยวกบงานสารบรรณการตความ การวนจฉยปญหาและการแกไขเพมเตมภาคผนวก และค าอธบายตามวรรค

49

หนงปลดส านกนายกรฐมนตรจะขอความเหนจาก คณะกรรมการพจารณาปรบปรงและพฒนาระเบยบส านกนายกรฐมนตรเพอประกอบการพจารณากได

หมวด 1 ชนดของหนงสอ

ขอ 9 หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 9.1 หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 9.2 หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถงบคคลภายนอก 9.3 หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 9.4 เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานราชการ 9.5 เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ

ขอ 10 หนงสอ ม 6 ชนด คอ สวนท 1

หนงสอภำยนอก

ขอ 11 หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการหรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอกใหจดท าตาม แบบท 1 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน

11.1 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ตามทก าหนดไวในภาคผนวก 1 ทบเลขทะเบยนหนงสอสงส าหรบหนงสอของ คณะกรรมการใหก าหนดรหสตวพยญชนะเพมขนไดตามความจ าเปน

11.2 สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการหรอคณะกรรมการ ซงเปนเจาของหนงสอนนและโดยปกตใหลงทตงไวดวย

11.3 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ 11.4 เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองโดย

ปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม 11.5 ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตาราง การการใชค าขนตนสรรพนาม และค าลง

ทายทก าหนดไวในภาคผนวก 2 แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท

11.6 อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะ หนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลวจะจากสวนราชการใดกตามโดยใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอและเลขทหนงสอวนทเดอน ปพทธศกราชของหนงสอนนการอาง ถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระส าคญ ตองน ามาพจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะใหทราบดวย

11.7 สงทสงมาดวย (ถาม) ใหลงชอสงของ เอกสาร หรอ บรรณสารทสงพรอมกบหนงสอนน ในกรณทไมสามารถสงไปในซองเดยวกนไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด

11.8 ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงายหากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ

50

11.9 ค าลงทาย ใหใชค าลงทายตามฐานะของผรบหนงสอตามตาราง การใชค าขนตน สรรพนามและค าลงทายทก าหนดไวในภาคผนวก 2

11.10 ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอและใหพมพชอเตม ของเจาของลายมอชอไวใต ลายมอชอตามรายละเอยดทก าหนดไวในภาคผนวก 3

11.11 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ 11.12 สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอถา

สวนราชการทออกหนงสอ อยในระดบกระทรวง หรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรม และกองถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมาใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอหนวยงานทรบผดชอบ

11.13 โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรองหรอ หนวยงานทออกหนงสอ และหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ไวดวย

11.14 ส าเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดท าส าเนาสงไปใหสวน ราชการหรอบคคลอนทราบและประสงคจะใหผรบทราบวาไดมส าเนาสงไปให ผใดแลวใหพมพชอเตมหรอชอยอของสวนราชการหรอชอบคคลทสงส าเนาไปใหเพอใหเปนทเขาใจระหวางผสงและผรบถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอทแนบรายชอไปดวย

สวนท 2 หนงสอภำยใน

ขอ 12 หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอ ภายนอกเปนหนงสอตดตอ ภายในกระทรวง ทบวงกรมหรอจงหวดเดยวกนใชกระดาษบนทกขอความ และใหจดท าตามแบบท 2 ทาย ระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 12.1 สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอโดยมรายละเอยดพอสมควรโดยปกตถาสวนราชการทออกหนงสออยระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกองเจาของเรองพรอมทงหมายเลขโทรศพท(ถาม)

12.2 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรองตามทก าหนดไวในภาคผนวก 1ทบเลขทะเบยนหนงสอสงส าหรบหนงสอของคณะกรรมการ ใหก าหนดรหสตวพยญชนะเพมขนไดตามความจ าเปน 12.3 วนท ใหลงตวเลขของวนทชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ 12.4 เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองโดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม 12.5 ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทายทก าหนดไวในภาคผนวก 2แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท

12.6 ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงายหากมความประสงคหลายประการ ใหแยกเปนขอๆในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวยใหระบไวในขอน

12.7 ลงชอและต าแหนงใหปฏบตตามขอ 11.10 และขอ 11.11 โดยอนโลมในกรณทกระทรวงทบวง กรมหรอจงหวดใด ประสงคจะก าหนดแบบการเขยนโดยเฉพาะเพอใชตามความเหมาะสมกใหกระท าได

51

สวนท 3 หนงสอประทบตรำ

ขอ 13 หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปโดยใหหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปเปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตราหนงสอประทบตราใหใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการและระหวาสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ไดแก

13.1 การขอรายละเอยดเพมเตม 13.2 การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร 13.3 การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญหรอการเงน 13.4 การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ 13.5 การเตอนเรองทคาง 13.6 เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนดโดยท าเปนค าสง ใหใชหนงสอประทบตรา

ขอ 14 หนงสอประทบตรา ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท 3 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

14.1 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ตามทก าหนดไวในภาคผนวก 1 ทบเลขทะเบยนหนงสอสง

14.2 ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนมถง 14.3 ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย 14.4 ชอสวนราชการทสงหนงสอออก ใหลงชอสวนราชการทสงหนงสอออก 14.5 ตราชอสวนราชการใหประทบตราชอสวนราชการตามขอ 72 ดวยหมกแดงและให ผรบผดชอบ

ลงลายมอชอยอก ากบตรา 14.6 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ 14.7 สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ 14.8 โทร. หรอทตง ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง ดวยและหมายเลข

ภายในตสาขา (ถาม) ในกรณทไมมโทรศพทใหลงชอทตงของสวนราชการเจาของเรองโดยใหลงต าบลทอย ตามความจ าเปนและแขวงไปรษณย (ถาม)

สวนท 4 หนงสอสงกำร

ขอ 15 หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบนเวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบไวโดยเฉพาะหนงสอสงการม 3 ชนด ไดแกค าสง ระเบยบ และขอบงคบ ขอ 16 ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมายใชกระดาษตราครฑและใหจดตามแบบท 4 รปแบบค าสงทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

16.1 ค าสง ใหลงชอสวนราชการหรอต าแหนงของผมอ านาจทออกค าสง รปแบบค าสง 16.2 ท ใหลงเลขททออกค าสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข 1 เรยงเปนล าดบไปจนสนปปฏทนทบเลขป

พทธศกราชทออกค าสง 16.3 เรอง ใหลงชอเรองทออกค าสง

52

16.4 ขอความ ใหอางเหตทออกค าสง และอางถงอ านาจทใหออกค าสง (ถาม) ไวดวยแลวจงลงขอความทสงและวนใชบงคบ

16.5 สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนทขอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกค าสง 16.6 ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกค าสง และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 16.7 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกค าสง

ขอ 17 ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไวโดยจะอาศยอ านาจของกฎหมายหรอไมกไดเพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท 5 ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน

17.1 ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ 17.2 วาดวย ใหลงชอของระเบยบ 17.3 ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด 17.4 พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ 17.5 ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบ17.6 ขอ ใหเรยง

ขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ 1 เปนชอระเบยบขอ 2 เปนวนใชบงคบก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใดและขอสดทาย เปนขอผรกษาการระเบยบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได

17.7 ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนทชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ

17.8 ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 17.9 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกระเบยบ

ขอ 18 ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได

18.1 ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ 18.2 วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ 18.3 ฉบบทถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปน

ขอบงคบ 18.4 พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ 18.5 ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบและอางถง

กฎหมาย 18.6 ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยใหขอ 1 เปนชอขอบงคบ ขอ 2 เปนวนใชบงคบ

ก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใดและขอสดทายเปนขอผรกษาการขอบงคบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกไดโดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1

18.7 ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ

18.8 ลงชอใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 18.9 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกขอบงคบ

53

สวนท 5 หนงสอประชำสมพนธ

ขอ 19 หนงสอประชาสมพนธใหใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบไวโดยเฉพาะหนงสอประชาสมพนธม 3 ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณและขาว ขอ 20 ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบตใชกระดาษตราครฑ

20.1 ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ 20.2 เรอง ใหลงชอเรองทประกาศ 20.3 ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกประกาศและขอความทประกาศ 20.4 ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออก

ประกาศ 20.5 ลงชอ ใหลงลายมอชอออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 20.6 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกประกาศในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปนแจงความ

ขอ 21 แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการของทางราชการหรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท 8 ทาย ระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน

21.1 แถลงการณใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ 21.2 เรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณ 21.3 ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกนใหลงฉบบท เรยง

ตามล าดบไวดวย 21.4 ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกแถลงการณและขอความทแถลงการณ 21.5 สวนราชการทออกแถลงการณใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ 21.6 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออก

แถลงการณ ขอ 22 ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจดท าตามแบบท 9 ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน

22.1 ขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว 22.2 เรอง ใหลงชอเรองทออกขาว 22.3 ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยง

ตามล าดบไวดวย 22.4 ขอความ ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาว 22.5 สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว 22.6 วน เดอน ปใหลงตวเลขของวนทชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขาว

54

สวนท 6 หนงสอทเจำหนำทท ำขนหรอรบไวเปนหลกฐำนในรำชกำร

ขอ 23 หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการท าขนนอกจาก ทกลาวมาแลวขางตนรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม 4 ชนด คอ หนงสอรบรองรายงาน การประชม บนทก และหนงสออน ขอ 24 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอหนวยงานเพอ วตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจ าเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท 10ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

24.1 เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ท 1 เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง หรอลงเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด

24.2 สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการซงเปนเจาของหนงสอนนและจะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได

24.3 ขอความ ใหลงขอความขนตนวา หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา แลวตอดวยชอบคคล นต บคคลหรอหนวยงานททางราชการรบรองในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตมโดยมค าน าหนานามชอ นามสกล ต าแหนงหนาทและสงกดหนวยงานทผนนท างานอยอยางชดแจง แลวจงลงขอความทรบรอง

24.4 ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง

24.5 ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอหรอ ผทไดรบมอบหมายและพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวในลายมอชอ

24.6 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ 24.7 รปถายและลายมอชอผไดรบการรบรอง ในกรณทการรบรองเปนเรองส าคญทออกใหแกบคคล

ใหตดรปถายของผทไดรบการรบรอง ขนาด 4*6 เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประทบตราชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผนนลงลายมอชอไวใตรปถายพรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย ขอท 25 รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของ ทประชมไวเปนหลกฐานใหจดท าตามแบบท 11 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

25.1 รายงานการประชมใหลงชอคณะทประชมหรอชอการประชมนน 25.2 ครงท ใหลงครงทประชม 25.3 เมอ ใหลงวนเดอนปทประชม 25.4 ณ ใหลงสถานททประชม 25.5 ผมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชม ซงมาประชมในกรณ

ทมผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอต าแหนงใด 25.6 ผไมมาประขม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงมไดมา

ประชมพรอมทงเหตผล (ถาม) 25.7 ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงได

เขารวมประชม (ถาม) 25.8 เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม

55

25.9 ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตเรมตนดวยประธานกลาวเปดประชมและเรองทประชม กบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามล าดบ

25.10 เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม 25.11 ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน

ขอท 26 บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแก ผใตบงคบบญชาหรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกน ในการ ปฏบตราชการโดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความและใหมหวขอดงตอไปน

26.1 ชอต าแหนงทบนทกถง โดยใชค าขนตนตามทก าหนดไวในภาคผนวก 2 26.2 สาระส าคญของเรอง ใหลงใจความของเรองทบนทก ถามเอกสารประกอบกใหระบไวดวย 26.3 ชอและต าแหนง ใหลงลายมอชอและต าแหนงของผบนทก และในกรณทไมใชกระดาษบนทก

ขอความใหลงวนเดอนปทบนทกไวดวยการบนทกตอเนอง โดยปกตใหผบนทกระบค าขนตนใจความบนทกและลงชอเชนเดยวกบทไดกลาวไวขางตนและใหลงวน เดอน ป ก ากบใตลายมอชอผบนทก หากไมมความเหนใดเพมเตมใหลงชอและวน เดอน ปก ากบเทานน ขอท 27 หนงสออน คอ หนงสอ หรอ เอกสารอนใดทเกดขน เนองจากการปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปน หลกฐานในทางราชการซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลวมรปแบบตามทกระทรวงทบวงกรมจะก าหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหท าตามแบบ เชน โฉนด แผนทแบบ แผนผง สญญาหลกฐานการสบสวนและสอบสวน และค ารอง เปนตน

สวนท 7 บทเบดเตลด

ขอ 28 หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกตเปนหนงสอทตองจดสง และด าเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภทคอ

28.1 ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน 28.2 ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว 28.3 ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะท าไดใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาด

ไมเลกกวาตวพมพโปง 32 พอยทใหเหนไดชดบนหนงสอและบนซองตามทก าหนดไวในแบบท 1 แบบท 2 แบบท 3 และแบบท 15ทายระเบยบ โดยใหระบค าวา ดวน ดวนมากหรอ ดวนทสด ส าหรบหนงสอตามขอ 28.1 ขอ 28.2และขอ 28.3 แลวแตกรณในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทก าหนด ใหระบค าวาดวนภายใน แลวลงวน เดอน ปและก าหนดเวลา ทตองการใหหนงสอนน ไปถงผรบกบใหเจาหนาทสงถงผรบซงระบบนหนาซองภายในเวลาทก าหนด ขอท 29 เรองราชการทจะด าเนนการหรอสงการดวยหนงสอไดไมทน ใหสงขอความทางเครองมอสอสารเชนโทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพโทรศพทวทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศนเปนตนและใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ ในกรณทจ าเปนตอง ยนยนเปนหนงสอ ใหท าหนงสอยนยนตามไปทนทการสงขอความทางเครองมอสอสารซงไมมหลกฐานปรากฏชดแจง เชน ทางโทรทศน วทยสอสารวทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศนเปนตน ใหผสงและผรบบนทกขอความไวเปนหลกฐาน

56

ขอท 30 หนงสอทจดท าขนโดยปกตใหมส าเนาคฉบบเกบไวทตน เรอง 1 ฉบบและใหมส าเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบส าเนาคฉบบใหผลงชอลงลายมอชอหรอลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพและผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ ขอท 31 หนงสอทเจาของหนงสอเหนวามสวนราชการอนทเกยว ของควรไดรบทราบดวย โดยปกตใหสงส าเนาไปใหทราบโดยท าเปนหนงสอประทบตราส าเนาหนงสอนใหมค ารบรองวา ส าเนาถกตอง โดยใหเจาหนาทตงแตระดบ 2 หรอเทยบเทาขนไปซงเจาของเรองลงลายมอชอรบรองพรอมทงลงชอตวบรรจงและ ต าแหนงทขอบลางของหนงสอ ขอท 32 หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกน ใหเพมรหส ตวพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซงก าหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทนหรอใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบ หนงสอภายนอกอยางหนง อยางใดเมอผรบไดรบหนงสอเวยนแลวเหนวาเรองนนจะตองใหหนวย งานหรอบคคลในบงคบบญชาในระดบตาง ๆไดรบทราบดวยกใหมเจาหนาทจดท าส าเนาหรอจดสงใหหนวยงานหรอบคคลเหลานนโดยเรว ขอท 33 สรรพนามทใชในหนงสอ ใหใชตามฐานะแหงความสมพนธระหวาง เจาของหนงสอและผรบหนงสอตามภาคผนวก 2 ขอท 34 หนงสอภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครฑ หนงสอทเปนภาษาองกฤษ ใหท าตามแบบท ก าหนดไวในภาคผนวก 4 ส าหรบหนงสอทเปนภาษาอน ๆ ซงมใชภาษาองกฤษ ใหเปนไปตาม ประเพณนยม

หมวด 2 กำรรบและสงหนงสอ

สวนท 1 กำรรบหนงสอ

ขอ 35 หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอกใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางปฏบตตามทก าหนดไวในสวนน ขอ 36 จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอเพอด าเนนการกอนหลงและใหผเปดซองตรวจเอกสารหากไมถกตองใหตดตอสวนราชการ เจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอเพอด าเนนการใหถกตองหรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐานแลวจงด าเนนการเรองนนตอไป ขอ 37 ประทบตรารบหนงสอตามแบบท 12 ทายระเบยบ ทมมบนดานขวา ของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงน

37.1 เลขรบ ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยน 37.2 วนท ใหลงวนเดอนปทรบหนงสอ 37.3 เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

ขอ 38 ลงทะเบยนหนงสอรบในทะเบยนหนงสอรบตามแบบท 13 ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน 38.1 ทะเบยนหนงสอรบ วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวนเดอนปทลงทะเบยน 38.2 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน

เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรา รบหนงสอ 38.3 ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา 38.4 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอทรบเขามา

38.5 จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอหรอชอสวนราชการหรอชอ บคคลในกรณทไมมต าแหนง 38.6 ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวน ราชกาหรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง

57

38.7 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนนในกรณทไมมชอ เรองใหลงสรปเรองยอ 38.8 การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน 38.9 หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 39 จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของ ด าเนนการโดยใหลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชอง การปฏบตถามชอบคคลหรอต าแหนงทเกยวของกบการรบหนงสอ ใหลงชอหรอต าแหนงไวดวยการสงหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของด าเนนการตามวรรคหนง จะสงโดยใชสมดสงหนงสอตามขอ 48 หรอใหผรบหนงสอลงชอ และวนเดอนปทรบหนงสอไวเปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสอกไดการด าเนนการตามขนตอนนจะเสนอผานผบงคบบญชาผใดหรอไมใหเปน ไปตามทหวหนาสวนราชการก าหนดถาหนงสอรบนนจะตองด าเนนเรองในหนวยงานนนเองจนถงขนไดตอบหนงสอไปแลวใหลงทะเบยนวาไดสงออกไปโดยหนงสอทเทาใด วนเดอนปใด ขอ 40 การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอ จากหนวยงานสารบรรณกลางแลวใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม

สวนท 2 กำรสงหนงสอ

ขอ 41 หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก ใหปฏบตตาม ทก าหนดไวในสวนน ขอ 42 ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสง ทจะสงไปดวยใหครบถวน แลวสงเรองให เจาหนาทของหนวยงานสารบรรณ กลางเพอสงออก ขอ 43 เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลวใหปฏบตดงน

43.1 ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสงตามแบบท 14 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

43.1.1 ทะเบยนหนงสอสง วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวนเดอนปทลงทะเบยน 43.1.2 เลขทะเบยนสง ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงล าดบ ตดตอกนไปตลอดปปฏทน 43.1.3 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของสวนราชการเจาของ เรองในหนงสอทจะสงออก

ถาไมมทดงกลาวชองนจะวาง 43.1.4 ลงวนท ใหลงวนเดอนปทจะสงหนงสอนนออก 43.1.5 จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอหรอชอสวนราชการหรอชอ บคคลในกรณทไมมต าแหนง 43.1.6 ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมม

ต าแหนง 43.1.7 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 43.1.8 การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน 43.1.9 หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม) 43.2 ลงเลขทและวนเดอนปในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ และส าเนาคฉบบ ใหตรงกบเลข

ทะเบยนสงและวนเดอนปในทะเบยนหนงสอสงตามขอ 43.1.2 และขอ 43.1.4 ขอ 44 กอนบรรจซอง ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรยบรอย ของหนงสอ

ตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนงแลวปดผนกหนงสอทไมมความส าคญมากนก อาจสงไปโดยวธพบยดตดดวยแถบกาว กาว เยบดวยลวด หรอวธอนแทนการบรรจซอง ขอ 45 การจาหนาซองใหปฏบตตามแบบท 15 ทายระเบยบ ส าหรบหนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกตให

58

ปฏบตตามขอ 28ในกรณทไมใชสมดสงหนงสอ ใหมใบรบหนงสอตามขอ 49 แนบตดซองไปดวย ขอ 46 การสงหนงสอโดยทางไปรษณย ใหถอปฏบตตามระเบยบหรอวธการทการสอสารแหงประเทศไทยก าหนดการสงหนงสอซงมใชเปนการสงโดยทางไปรษณย เมอสงหนงสอใหผรบแลวผสงตองใหผรบลงชอรบในสมดสงหนงสอหรอใบรบ ขอ 47 หนงสอทไดลงทะเบยนสง ในกรณทเปนการตอบหนงสอซงรบเขามาใหลงทะเบยนวาหนงสอนนได ตอบตามหนงสอรบทเทาใด วนเดอนปใด ขอ 48 สมดสงหนงสอใหจดท าตามแบบท 16 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

48.1 เลขทะเบยน ใหลงเลขทะเบยนหนงสอสง 48.2 จาก ใหลงต าแหนงหรอชอสวนราชการหรอชอบคคล 48.3 ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมม

ต าแหนง 48.4 หนวยรบ ใหลงชอสวนราชการทรบหนงสอ 48.5 ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได 48.6 วนและเวลา ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ปและเวลาทรบหนงสอ 48.7 หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 49 ใบรบหนงสอ ใหจดท าตามแบบท 17 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 49.1 ท ใหลงเลขทของหนงสอฉบบนน 49.2 ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมม

ต าแหนง 49.3 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนนในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 49.4 รบวนท ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ปทรบหนงสอ 49.5 เวลา ใหผรบหนงสอลงเวลาทรบหนงสอ 49.6 ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได

สวนท 3 บทเบดเตลด

ขอ 50 เพอใหการรบและสงหนงสอด าเนนไปโดยสะดวกเรยบรอย และรวดเรวสวนราชการจะก าหนดหนาทของผปฏบตตลอดจนแนวทางปฏบต นนไวดวยกไดทงนใหมการส ารวจทะเบยนหนงสอรบเปนประจ าวาหนงสอตามทะเบยนรบนน ไดมการปฏบตไปแลวเพยงใดและใหมการตดตามเรองดวย ในการนสวนราชการใดเหนสมควรจะจดใหมบตรตรวจคนส าหรบหนงสอรบและหนงสอสงเพอความสะดวกในการคนหากไดตาม ความเหมาะสม ขอ 51 บตรตรวจคน ใหจดท าตามแบบท 18 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

51.1 เรอง รหส ใหลงเรองและรหสตามหมวดหมของหนงสอ 51.2 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนตามทปรากฏในทะเบยนหนงสอรบ 51.3 ท ใหลงเลขทของหนงสอ 51.4 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอ

59

51.5 รายการ ใหลงเรองยอของหนงสอเพอใหทราบวา หนงสอนน มาจากทใด เรองอะไร 51.6 การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอนนเพอใหทราบวาสงไปทใดเมอใด

หมวด 3 กำรเกบรกษำ ยม และท ำลำยหนงสอ

สวนท 1กำรเกบรกษำ

ขอ 52 การเกบหนงสอแบงออกเปน การเกบระหวางปฏบตการเกบเมอปฏบตเสรจแลว และการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ ขอ 53 การเกบระหวางปฏบตคอการเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบรบผดชอบของเจาของเรองโดยใหก าหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน ขอ 54 การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวและไมมอะไรท จะตองปฏบตตอไปอกใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตดงน

54.1 จดท าบญชหนงสอสงเกบตามแบบท 19 ทายระเบยบอยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบส าหรบเจาของเรองและหนวยเกบเกบไวอยางละฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน

54.1.1 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอทเกบ 54.1.2 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 54.1.3 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ 54.1.4 เรองใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 54.1.5 อายการเกบหนงสอใหลงวนเดอนปทจะเกบถงในกรณใหเกบไวตลอดไป ใหลงค าวา

หามท าลาย 54.1.6 หมายเหตใหบนทกขอความอนใด(ถาม) 54.2 สงหนงสอและเรองปฏบตทงปวงทเกยวของกบหนงสอนน พรอมทงบญชหนงสอสงเกบไปให

หนวยเกบทสวนราชการนน ๆ ก าหนด ขอ 55 เมอไดรบเรองจากเจาของเรองตามขอ 54 แลว ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอปฏบตดงน

55.1 ประทบตราก าหนดเกบหนงสอตามขอ 73 ไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของ หนงสอฉบบนนและลงลายมอชอยอก ากบตรา

55.1.1 หนงสอทตองเกบไวตลอดไป ใหประทบตราค าวา หามท าลาย ดวยหมกสแดง 55.1.2 หนงสอทเกบโดยมก าหนดเวลา ใหประทบตราค าวา เกบถง พ.ศ. .... ดวยหมกสน าเงน และลง

เลขของปพทธศกราชทใหเกบถง 55.2 ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐานตามแบบท 20 ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน 55.2.1 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอทเกบ 55.2.2 วนเกบ ใหลงวนเดอนปทน าหนงสอนนเขาทะเบยนเกบ 55.2.3 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ 55.2.4 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 55.2.5 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปยอ 55.2.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ 55.2.7 ก าหนดเวลาเกบ ใหลงระยะเวลาการเกบตามทก าหนดในตราก าหนดเกบหนงสอตามขอ 55.1 55.2.8 หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

60

ขอ 56 การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวแตจ าเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจ าไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของสวนราชการตามขอ 54 ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกไดเมอหมด ความจ าเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลวใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของสวนราชการโดยใหถอปฏบตตามขอ 54 และขอ 55 โดยอนโลม ขอ 57 อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ปเวนแตหนงสอดงตอไปน

57.1 หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

57.2 หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด ส านวนของศาลหรอของพนกงานสอบสวนหรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนก าหนดไวเปนพเศษแลวการเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

57.3 หนงสอทเกยวกบประวตศาสตรขนบธรรมเนยมจารต ประเพณสถตหลกฐานหรอเรองท ตองใชส าหรบศกษาคนควา หรอหนงสออนในลกษณะเดยวกนใหเกบไวเปนหลกฐานทางราชการตลอดไปหรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ก าหนด

57.4 หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคส าเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป

57.5 หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความส าคญและเปนเรองทเกดขนเปนประจ าเมอด าเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา 1 ปในกรณหนงสอทเกยวกบการเงนซงมใชเปนเอกสารสทธหากเหนวาไมมความจ าเปนตองเกบไวถง 10 ปใหท าความตกลงกบกระทรวงการคลงเพอขอท าลายได ขอ 58 ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ 25 ปนบจากวนทไดจดท าขน ทเกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ 25 ปใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ภายในวนท 31 มกราคม ของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน

58.1 หนงสอทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมายหรอ ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

58.2 หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไป ก าหนดไวเปนอยางอน 58.3 หนงสอทสวนราชการมความจ าเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดท าบญชหนงสอครบ 25

ปทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายแหงชาตกรมศลปกร ขอ 59 บญชสงมอบหนงสอครบ 25 ปและบญชหนงสอครบ 25 ปทขอเกบเองอยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบ เพอใหสวนราชการ ผมอบและกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ผรบมอบยดถอไวเปนหลกฐานฝายละฉบบ

59.1 บญชสงมอบหนงสอครบ 24 ปใหจดท าตามแบบท 21 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 59.1.1 ชอบญชสงมอบหนงสอครบ 25 ปประจ าปใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดท าบญช 59.1.2 กระทรวง ทบวง กรมกอง ใหลงชอสวนราชการทจดท าบญช 59.1.3 วนท ใหลงวนเดอนปทจดท าบญช 59.1. 4 แผนท ใหลงเลขล าดบขอบแผนบญช 59.1.5 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอทสงมอบ 59.1.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบ 59.1.7 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 59.1.8 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ

61

59.1.9 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ 59.1.10 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 59.1.11 หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม) 59.1.12 ลงชอผมอบ ใหผมอบลงลายมอชอ และวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมลง

ต าแหนงของผมอบ 59.1.13 ลงชอผรบมอบ ใหผรบมอบลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทง

ลงต าแหนงของผรบมอบ 59.2 บญชหนงสอครบ 25 ปทขอเกบเอง ใหจดตามแบบท 22 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยด

ดงน 59.2.1 ชอบญชหนงสอครบ 25 ปทขอเกบเองประจ าปใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดท าบญช 59.2.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดท าบญช 59.2.3 วนท ใหลงวนเดอนปทจดท าบญช 59.2.4 แผนท ใหลงเลขล าดบของแผนบญช 59.2.5 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอทขอเกบเอง 59.2.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ 59.2.7 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 59.2.8 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ 59.2.9 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 59.2.10 หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 60 หนงสอทยงไมถงก าหนดท าลาย ซงสวนราชการเหนวาเปนหนงสอทมความส าคญและประสงคจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร เกบไวใหปฏบตดงน

60.1 จดท าบญชฝากหนงสอตามแบบท 23 ทายระเบยบอยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน

60.1.1 ชอบญชฝากหนงสอ ประจ าปใหลงตวเลขของปพทธศกราช ทจดท าบญช 60.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดท าบญช 60.1.3 วนท ใหลงวนเดอนปทจดท าบญช 60.1.4 แผนท ใหลงเลขล าดบของแผนบญช 60.1.5 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอ 60.1.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ 60.1.7 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 60.1.8 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ 60.1.9 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ 60.1.10 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 60.1.11 หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม) 60.1.12 ลงชอผฝาก ใหผฝากลงลายมอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงต าแหนง

ของผฝาก 60.1.13 ลงชอผรบฝาก ใหผรบฝากลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลง

ต าแหนงของผรบฝาก

62

60.2 สงตนฉบบและส าเนาคฉบบบญชฝากหนงสอพรอมกบหนงสอทจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร

60.3 เมอกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรตรวจหนงสอและรบฝากหนงสอแลวใหลงนามในบญชฝากหนงสอแลวคนตนฉบบใหสวนราชการผฝากเกบไวเปนหลกฐานหนงสอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรใหถอวาเปนหนงสอของสวนราชการผฝากหากสวนราชการ ผฝากตองการใชหนงสอหรอขอคนใหท าไดโดยจดท าหลกฐานตอกนไวใหชดแจงเมอถงก าหนดการท าลายแลว ใหสวนราชการผฝากด าเนนการตามขอ 66 ขอ 61 การรกษาหนงสอ ใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาสหากช ารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดมหากสญหายตองหาส าเนามาแทนถาช ารดเสยหายจนไมสามารซอมแซมใหคงสภาพเดมไดใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวยถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอส าคญทเปนการแสดงเอกสารสทธกใหด าเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

สวนท 2 กำรยม

ขอ 62 การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบตดงน 62.1 ผยมจะตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะน าไปใชในราชการใด 62.2 ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ แลวลงชอรบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอ

และใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยม เรยงล าดบวนเดอนปไวเพอตดตามทวงถามสวนบตรยมหนงสอ นนใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป

62.3 การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการ ระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

62.4 การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวน ราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย ขอ 63 บตรยมหนงสอ ใหจดท าตามแบบท 24 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

63.1 รายการ ใหลงชอเรองหนงสอทขอยมไปพรอมดวยรหสของหนงสอนน 63.2 ผยม ใหลงชอบคคล ต าแหนง หรอสวนราชการทยมหนงสอนน 63.3 ผรบ ใหผรบหนงสอนนลงลายมอชอ และวงเลบชอก ากบพรอมดวยต าแหนงในบรรทดถดไป 63.4 วนยม ใหลงวนเดอนปทยมหนงสอนน 63.5 ก าหนดสงคน ใหลงวนเดอนปทจะสงหนงสอนนคน 63.6 ผสงคน ใหผสงคนลงลายมอชอ 63.7 วนสงคน ใหลงวนเดอนปทสงหนงสอคน

ขอ 64 การยมหนงสอทปฏบตยงไมเสรจหรอหนงสอทเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ ใหถอปฏบตตามขอ 62 โดยอนโลม ขอ 65 การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระท ามไดเวนแตจะใหดหรอคดลอกหนงสอ ทงนจะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมายกอน

63

สวนท 3 กำรท ำลำย

ขอ 66 ภายใน 60 วนหลงจากวนสนปปฏทน ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอส ารวจหนงสอททครบก าหนดอายการเกบในปนนไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอทฝากเกบไวทกอง จดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร แลวจดท าบญชหนงสอขอท าลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอบญชหนงสอขอท าลายใหจดท าตามแบบท 25 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน

66.1 ชอบญชหนงสอขอท าลาย ประจ าปใหลงตวเลขของ ปพทธศกราชทจดท าบญชทจดท าบญช 66.2 กระทรวง ทบวง กรม กองใหลงชอสวนราชการทจดท าบญช 66.3 วนท ใหลงวนเดอนปทจดท าบญช 66.4 แผนท ใหลงเลขล าดบของแผนบญช 66.5 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอ 66.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ 66.7 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 66.8 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ 66.9 เลขทะเบยนรบ ใหลงทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ 66.10 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 66.11 การพจารณา ใหคณะกรรมการท าลายหนงสอเปนผกรอก 66.12 หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 67 ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอ ประกอบดวยประธานกรรมการ และกรรมการอกอยางนอยสองคน โดยปกตใหแตงตงจากขาราชการตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไปถาประธานกรรมการไมสามารถปฏบตหนาทไดใหกรรมการทมา ประชมเลอกกรรมการคนหนงท าหนาทประธานมตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหน ดวยใหท าบนทกความเหนแยงไว ขอ 68 คณะกรรมการท าลายหนงสอ มหนาทดงน

68.1 พจารณาหนงสอทจะขอท าลายตามบญชหนงสอขอท าลาย 68.2 ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควร ท าลาย และควรจะขยายเวลาการ

เกบไวใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใดในชอง การพจารณา ตามขอ 66.11 ของบญชหนงสอขอท าลาย แลวใหแกไขอายการเกบหนงสอในตราก าหนดเกบหนงสอโดยใหประธานกรรมการท าลายหนงสอลงลายมอชอก ากบการ แกไข

68.3 ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดควรใหท าลาย ใหกรอก เครองหมายกากบาท (x) ลงในชอง การพจารณาตามขอ 66.11 ของบญชหนงสอขอท าลาย

68.4 เสนอรายงานผลการพจารณาพรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม)ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอเพอพจารณาสงการ ตามขอ 69

68.5 ควบคมการท าลายหนงสอซงผมอ านาจอนมตใหท าลายไดแลวโดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองไดและเมอท าลายเรยบรอยแลวใหท าบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอ านาจอนมตทราบ ขอ 69 เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานตามขอ 68.4 แลว ใหพจารณาสงการดงน

69.1 ถาเหนวาหนงสอเรองใดยงไมควรท าลายใหสงการใหเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการท าลายงวดตอไป

64

69.2 ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรท าลาย ใหสงบญชหนงสอขอท าลายใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร พจารณากอน เวนแต หนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอท าความตกลงกบกรมศลปากรแลวไมตองสงไปใหพจารณา ขอ 70 ใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร พจารณารายการในบญชหนงสอขอท าลายแลวแจงใหใหสวนราชการทสงบญชหนงสอขอท าลายทราบดงน

70.1 ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวย ใหแจงใหสวนราชการนนด าเนนการท าลายหนงสอตอไปไดหากกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในก าหนดเวลา 60 วน นบตงแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ไดใหความ เหนชอบแลว และใหสวนราชการท าลายหนงสอได

70.2 ถากองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใด ควรจะขยายเวลาการเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงสวนราชการนนทราบ และใหสวนราชการนน ท าการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรแจงมาหากหนงสอใดกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาตกรม ศลปากร กใหสวนราชการนน ๆ ปฏบตตามเพอประโยชนในการนกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร จะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได หมวด 4 มาตรฐานตรา แบบพมพและซอง ขอ 71 ตราครฑส าหรบแบบพมพใหใชตามแบบท 26 ทายระเบยบ ม 2 ขนาด คอ

71.1 ขนาดตวครฑสง 3 เซนตเมตร > 71.2 ขนาดตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร ตราชอสวนราชการใหใชตามแบบท 27 ทายระเบยบ ม

ลกษณะเปนรปวงกลมสอง วงซอนกน เสนผาศนยกลางวงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตร ลอมครฑตามขอ 71.1 ระหวางวง ขอ 72 นอกและวงในมอกษรไทยชอกระทรวง ทบวง กรม หรอสวนราชการทเรยกชออยางอน ทมฐานะเปนกรมหรอจงหวดอยขอบลางของตราสวนราชการใดทมการตดตอกบตางประเทศ จะใหมชอภาษาตางประเทศเพมขนดวยกไดโดยใหอกษรไทยอยขอบบนและอกษรโรมนอยขอบลางของตราสวนราชการใดทมการตดตอกบตางประเทศ จะใหมชอภาษาตางประเทศเพมขนดวยกไดโดยใหอกษรไทยอยขอบบนและอกษรโรมนอยขอบลางของตรา ขอ 73 ตราก าหนดเกบหนงสอ คอ ตราทใชประทบบนหนงสอเกบ เพอใหทราบก าหนดระยะเวลาการเกบ หนงสอนนมค าวา เกบถง พ.ศ. .... หรอค าวา หามท าลาย ขนาดไมเลกกวาตวพมพ 24 พอยท ขอ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง

74.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกตใหใชกระดาษปอนดขาว น าหนก 60 กรมตอตารางเมตรม 3 ขนาด คอ

74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความวา ขนาด 210 มลลเมตร x 297 มลลเมตร 74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความวา ขนาด 148 มลลเมตร x 210 มลลเมตร 74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความวา ขนาด 52 มลลเมตร x 74 มลลเมตร 74.2 มาตรฐานซอง โดยปกตใหใชกระดาษสขาวหรอสน าตาล น าหนก80 กรมตอตารางเมตรเวนแต

ซองขนาดซ 4 ใหใชกระดาษน าหนก 120 กรมตอตารางเมตร ม 4 ขนาด คอ 74.2.1 ขนาดซ 4 หมายความวา ขนาด 229 มลลเมตร x 324 มลลเมตร 74.2.2 ขนาดซ 5 หมายความวา ขนาด 162 มลลเมตร x 229 มลลเมตร

65

74.2.3 ขนาดซ 6 หมายความวา ขนาด 114 มลลเมตร x 162 มลลเมตร 74.2.4 ขนาดดแอล หมายความวา ขนาด 110 มลลเมตร x 220 มลลเมตร

ขอ 75 กระดาษตราครฑ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 พมพครฑตามขอ 71.1 ดวยหมกสด าหรอท าเปนครฑดนทกงกลางสวนบนของกระดาษ ขอ 76 กระดาษบนทกขอความ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 หรอขนาดเอ 5 พมพครฑ ตามขอ 71.2 ดวยหมกสด าทมมบนดานซาย ตามแบบท 29 ทายระเบยบ ขอ 77 ซองหนงสอ ใหพมพครฑตามขอ 71.2 ดวยหมกสด าทมมบนดานซายของซอง

77.1 ขนาดซ 4 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑ โดยไมตองพบ มชนดธรรมดาและขยายขาง 77.2 ขนาดซ 5 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 2 77.3 ขนาดซ 6 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 4 77.4 ขนาดดแอล ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 3สวนราชการใดมความจ าเปนตองใช

ซองส าหรบสงทางไปรษณยอากาศโดยเฉพาะ อาจใชซองพเศษส าหรบสงทางไปรษณยอากาศและพมพตราครฑตามทกลาวขางตนไดโดยอนโลม ขอ 78 ตรารบหนงสอ คอ ตราทใชประทบบนหนงสอ เพอลงเลขทะเบยนรบหนงสอ ตามแบบท 12 ทายระเบยบ มลกษณะเปนรปสเหลยมผนผา ขนาด 2.5 เซนตเมตร x 5 เซนตเมตร มชอสวนราชการอยตอนบน ขอ 79 ทะเบยนหนงสอรบ ใชส าหรบลงรายการหนงสอทไดรบเขาเปนประจ าวน โดยเรยงล าดบลงมาตามเวลาทไดรบหนงสอ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลมและชนดเปนแผนตามแบบท 13 ทายระเบยบ ขอ 80 ทะเบยนหนงสอสง ใชส าหรบลงรายการหนงสอทไดสงออกเปนประจ าวนโดยเรยงล าดบลงมาตามเวลาทไดสงหนงสอ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลมและชนดเปนแผนตามแบบท 14 ทายระเบยบ ขอ 81 สมดสงหนงสอและใบรบหนงสอ ใชส าหรบลงรายการละเอยดเกยวกบการสงหนงสอ โดยใหผน าสงถอก ากบไปกบหนงสอเพอใหผรบเซนรบแลวรบกลบคนมา

81.1 สมดสงหนงสอ เปนสมดส าหรบใชลงรายการสงหนงสอ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบ ท 16 ทายระเบยบ

81.2 ใบรบหนงสอ ใชส าหรบก ากบไปกบหนงสอทน าสงโดยใหผรบเซนชอ รบแลวรบกลบคนมา ม ขนาดเอ 8 พมพหนาเดยว ตามแบบท 17 ทายระเบยบ ขอ 82 บตรตรวจคน เปนบตรก ากบหนงสอแตละรายการเพอใหทราบวาหนงสอนน ๆ ไดมการด าเนนการตามล าดบขนตอนอยางใด จนกระทงเสรจสน บตรนเกบเรยงล าดบกนเปนชดในทเกบโดยมกระดาษตดเปนบตรดรรชนซงแบงออกเปนตอน ๆ เพอสะดวกแกการตรวจคน มขนาดเอ 5 พมพสองหนาตามแบบท 18 ทายระเบยบ ขอ 83 บญชหนงสอสงเกบ ใชส าหรบลงรายการหนงสอทจะสงเกบ มขนาดเอ 4พมพหนาเดยว ตามแบบท 19 ทายระเบยบ ขอ 84 ทะเบยนหนงสอเกบ เปนทะเบยนทใชลงรายการหนงสอเกบ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา มสองชนดคอ ชนดเปนเลม และชนดเปนแผน ตามแบบท 20 ทายระเบยบ ขอ 85 บญชสงมอบหนงสอครบ 25 ปเปนบญชทใชลงรายการหนงสอทมอายครบ 25 ปสงมอบเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร มลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 21 ทายระเบยบ

66

ขอ 86 บญชหนงสอครบ 25 ปทขอเกบเอง เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทมอายครบ 25 ปซงสวน ราชการนนมความประสงคจะเกบไวเอง มลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 22 ทายระเบยบ ขอ 87 บญชฝากหนงสอ เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทสวนราชการน าฝากไวกบกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร มลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 23 ทายระเบยบ ขอ 88 บตรยมหนงสอ ใชส าหรบเปนหลกฐานแทนหนงสอทใหยมไป มขนาดเอ 4 พมพหนาเดยว ตามแบบท 24 ทายระเบยบ ขอ 89 บญชหนงสอขอท าลาย เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทครบก าหนดเวลาการเกบมลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 25 ทายระเบยบบทเฉพาะกาล ขอ 90 แบบพมพและซอง ซงมอยกอนวนทระเบยบนใชบงคบ ใหใชไดตอไปจนกวาจะหมด