บทท 1 บทน า

ฐานขอมลเปนองคประกอบทส าคญสวนหนงของงานดานตางๆ โดยเฉพาะระบบงานทมการประมวลผลโดยการใชคอมพวเตอร ซงโดยทวไปการด าเนนงานตางๆ ในแตละวนลวนมความสมพนธกบระบบฐานขอมลทงสน เชน การซอสนคาทหางสรรพสนคา หรอรานสดวกซอ จะมการเรยกใชฐานขอมล โดยมการตรวจสอบรายการสนคาทอานผานทาง เครองอาน Bar Code ในแตละรายการทมการซอสนคา โปรแกรมประยกตฐานขอมล (database application program) จะท าการตรวจสอบการอานของเครองอาน Bar Code และคนหาราคาของแตละรายการสนคาจากฐานขอมล จากนนโปรแกรมจะด าเนนงานตามทก าหนด ไดแก คดราคารายการขายสนคา ตดยอดรายการสนคาทขายจากขอมลสนคา หรอ การตดตอกบธนาคารทเกยวของกบการท ารายการขอมลตางๆ เชนการท ารายการขอมลทเกยวของกบสมดเงนฝาก ไดแก การฝาก การถอนเงน การตรวจสอบยอดเงน เปนตน ดงนนจะเหนไดวาฐานขอมลไดเขามามความเกยวของกบการด าเนนชวตในปจจบนแทบทงสน และนอกจากนนฐานขอมลยงมบทบาททส าคญอยางสงในการประกอบการดานธรกจ เนองจากผใชสามารถน าขอมลทจดเกบภายในฐานขอมล มาใชประโยชนในการตดสนใจ และการวางแผน ในการด าเนนกจการของธรกจ

การน าฐานขอมลมาประยกตใช โดยทวไปรายการขอมลสวนใหญทถกจดเกบและเรยกใชในฐานขอมล จะอยในรปของขอความ ตวอกษรหรอตวเลข ซงเปนการประยกตใชฐานขอมลแบบเดม (traditional database applications) แตในปจจบนววฒนาการทางดานเทคโนโลยมความเจรญกาวหนา กอใหเกดการพฒนาฐานขอมลเพอน ามาใชในโปรแกรมประยกตใหมๆ เชน ฐานขอมลทน ามาประยกตใชกบระบบอนเตอรเนต โดยระบบอนเตอรเนตเปนระบบเครอขายคอมพวเตอรทมขนาดใหญ ทสามารถเชอมตอเครอขายกบคอมพวเตอรอนๆเขาดวยกนโดยใชมาตรฐานในการสอสารแบบเดยวกน โดยระบบอนเตอรเนตมผใชงานเปนจ านวนมากทวทกมมโลก ซงผใชงานเหลานใชระบบอนเตอรเนตในในการคนหาและแลกเปลยนขอมลระหวางกน เชน การสงจดหมายอเลกทรอนกสในการตดตอสอสาร ซงจดหมายอเลกทรอนกส สามารถสงจดหมายหรอขอมลใหกบผใชท งในประเทศและตางประเทศไดทนท หรอการคนหาขอมลในระบบ World Wide Web (WWW)

6

ทเปนระบบมาตรฐานในการจดเกบขอมล สารสนเทศ ทผใชตางๆทวโลกสามารถคนหาขอมล ขาวสารทตองการได โดยขอมล ขาวสารทจดเกบนนอยในรปแบบทเรยกวา hypertext ซงเปนไดทงขอความ รปภาพ ภาพเคลอนไหว หรอเสยง ทผใชสามารถกระโดดขามขอความจากจดหนงไปยงขอความอกจดหนงได โดยเพยงการใชเมาส คลกจดหรอขอความทตองการเทานน เปนตน ฐานขอมลทน ามาประยกตใชในการท าเหมองขอมล ซงเหมองขอมลเปนวธการในการวเคราะหเชงพยากรณทมการน าหลกการทางสถต เขามาใชในการคนหาและวเคราะหขอมลจากฐานขอมลขนากใหญ โดยใชวธการตางๆ ในการวเคราะหขอมล เพอใหผบรหารสามารถมองเหนแนวโนมและพฤตกรรมในอนาคตขององคกรไดชดเจนขน เชน การผลตสนคาและจ าหนายไดตรงตามเปาหมายทก าหนด ความสามารถทางการตลาด ในการท ายอดขายไดมากกวาคแขง เปนตน

ฐานขอมลทน ามาประยกตใชในระบบสารสนเทศทางภมศาสตร (geographic information systems (GIS)) ทสามารถจดเกบขอมล และท าการวเคราะหแผนท สภาพขอมลอากาศ และ ภาพขอมลจากดาวเทยมได

ขอมลและสารสนเทศ กอนทจะท าการศกษาถงระบบและววฒนาการของระบบฐานขอมลนน ผอานจะตองมความเขาใจในความหมายและความแตกตางระหวางขอมล (data) และสารสนเทศ (information) กอน โดย ขอมลจดเปนองคประกอบทส าคญตอการด าเนนงานขององคกรและหนวยงานตางๆ และในปจจบน ขอมลเปนทรพยากรทส าคญขององคกรทจะตองมการดแลและการจดการใหมประสทธภาพ

ขอมล (Raw Data) คอ ขอเทจจรง หรอสงทถอหรอยอมรบวาเปนขอเทจจรง ส าหรบใชเปนหลกอนมานหาความจรงหรอการค านวณ

ทมา: พจนานกรมราชบณฑตยสถาน 2525

ขอมลเกดจากองคกรท าการรวบรวมและจดเกบขอมลจากทงภายในและภายนอกองคกร เชน ขอมลนกศกษา ขอมลลกคา ขอมลรายการขายของบรษทคแขง เปนตน

สารสนเทศ คอ ขอมลทผานขบวนการประมวลผล โดยแสดงในรปแบบทเหมาะสมตอความเขาใจ และความตองการของผใช

7

สารสนเทศ เกดจากการน าขอมลหรอขอเทจจรงทไดมาประมวลผล เชน น าขอมลการขายสนคามาสรปเปนยอดการขายสนคาในแตละไตรมาสขององคกร ทผบรหารจะใชสารสนเทศชวยในการประกอบการตดสนใจและการบรหารงานภายในองคกร จากภาพท 1.1 และ 1.2 เปนตวอยางแสดงความแตกตางระหวางขอมล และ สารสนเทศ

REP-REG0025 มหาวทยาลยราชภฎสวนสนนทา หนาท 1รายชอนกศกษาทลงทะเบยนโดยระบวชาและ

ภาคการศกษา 2 ปการศกษา 2547ศนย-สถานทศกษา สวนสนนทา1500102 ภาษาองกฤษ 1ปรญญาตร 4 ป ภาค ปกต บรหารธรกจ กลมเรยนท 05 หมเรยนท 02ชออาจารยผสอน อ. วลยพร อยยงวน-เวลาเรยน อ. 8.00-11.20 หองเรยน 11/1135วน-เวลาสอบ 25/02/2548 8.30-11.00ล าดบ รหสนกศกษา ชอ-นามสกล1. 4482440143 นาย วรกร รตนธาร2. 4581440035 นาย คมกฤษ สนาคลวน3. 4683170046 นางสาว จรรยา รงค า

. . . . . . . . .

ภาพท 1.1 ตวอยางขอมล

ตลาด

15%การศกษา

10%

การทองเทยว15%

บคคล

15%

วทยาการคอมพวเตอร

25%

บญช20 %

ภาพท 1.2 ตวอยางสารสนเทศ

ภาพท 1.1 เปนการแสดงรายการขอมลการลงทะเบยนในรายวชา ภาษาองกฤษ 1 ของภาคเรยนท 2/2547และภาพท 1.2 เปนการแสดงสารสนเทศทไดจากการสรปรายการของนกศกษาทงหมดจากการ

8

ลงทะเบยน โดยแบงตามสดสวนของนกศกษาในแตละสาขา ทลงทะเบยนในรายวชาภาษาองกฤษ 1ในภาคเรยนท 2/2547

ความส าคญของระบบขอมลตอการบรหารและการตดสนใจ ในปจจบนเปนยคของขอมลขาวสาร ดงนนขอมลและสารสนเทศ จงเปนองคประกอบทส าคญตอการบรหารงานไมวาจะเปนองคกรของภาครฐหรอภาคเอกชน ตางกตองอาศยขอมลเขามาชวยในการบรหารและการตดสนใจในการด าเนนการ ซงการตดสนใจถอเปนการด าเนนงานทส าคญทผบรหารจะตองตดสนใจใหถกตองและรวดเรวทนตอเวลา เนองจากการตดสนใจทลาชา อาจกอใหเกดผลเสยตามมามากมาย เชน อาจกอใหเกดผลเสยตอการด าเนนการขององคกร เปนตน โดยสามารถแสดงถงความส าคญและความจ าเปนของระบบขอมลตอการบรหารและการตดสนใจขององคกรได ดงน 1.สามารถเพมประสทธภาพในการท างาน โดยเฉพาะในกรณทองคกรมงานประจ าทตองท าเปนประจ าทกๆวน และงานนนมปรมาณจ านวนมาก การน าระบบขอมลเขามาชวยจะสามารถประเมนผลไดวาควรจดการระบบงานอยางไร เพอชวยในการลดปรมาณงาน และลดความซ าซอนของงานทด าเนนการ 2.สามารถเพมผลผลต ในกรณทองคกรน าระบบขอมลเขามาชวยในการด าเนนงานจะชวยควบคมการท างานของการผลต จะชวยเพมผลผลต และสามารถสรางขอไดเปรยบในการแขงขนกบคแขงได 3.สามารถสรางโอกาสทางการตลาด ในกรณทผบรหารน าระบบขอมลเขามาชวยในการบรหารและการตดสนใจ ระบบขอมลอาจจะชวยสรางแบบจ าลองขอมลในเรองการสรางความโดดเดนและความแตกตางของผลตภณฑจากบรษทคแขงได 4.สามารถเพมคณภาพในการบรการลกคา ซงในปจจบนการด าเนนการขององคกรตางๆ ตางมงหวงในการบรการใหลกคารสกพงพอใจในระบบงานหรอการบรการ ดงนนการน าระบบขอมลเขามาชวยในการอ านวยความสะดวกในการตดตอลกคา เชน ในธรกจการบน สามารถใหลกคาสอบถามตารางเวลาเทยวบน จองตวเครองบนผานทางโทรศพท หรอเวบได เปนตน

โครงสรางของขอมล ในการจดเกบขอมลลงในระบบคอมพวเตอร ขอมลจะถกเกบรวบรวมในรปของแฟมขอมล เพอสะดวกในการเรยกคน ซงสามารถแบงโครงสรางของขอมลทถกจดเกบโดยระบบคอมพวเตอร ออกเปน

9

1. บต บต (bit) เปนโครงสรางทเลกทสดโดยในแตละบตจะอยในรปของระบบเลขฐานสอง คอ 0

และ 1 และน ามาประกอบรวมกนเปนขอมล โดยการน าบตมาตอเรยงกนเปนโครงสรางขอมลทใหญขน ซงเรยกวา ไบต(byte)

2. ไบต ไบต เปนโครงสรางทเกดจากการรวมกนของบตหลายๆ บตเรยงตอกน เพอเปนรหสในการ

แทนอกขระ ทตองการใชงาน เนองจากคอมพวเตอรสามารถเขาใจไดเพยงเลขในระบบฐานสอง คอ 0 และ 1 เทานน และโดยทวไป หนงไบต มขนาดเทากบ 8 บต ในการแทนรหสทมความหมายขนาดหนงตวอกขระ โดยรหสแทนขอมลทใชกนแพรหลายม 2 ระบบ คอ รหสเอบซดก(EBCDIC) และรหสแอสก (ASCII) และเมอมการน าหลายๆไบตมาเรยงกน โดยมความหมายอยางใดอยางหนง เรยกวา เขตขอมล

3. เขตขอมล เขตขอมล (field) เปนโครงสรางของกลมของอกษรทมความสมพนธกน เพอใชแทน

ความหมาย เชน การรวมตวกนของเลข ‘4542440090’ ใชแทนหมายเลขประจ าตวของนกศกษา หรอ ชอ นามสกล เพศ วนเกด ทอยของนกศกษา เปนตน สามารถแบงเขตขอมลออกเปน 3 ประเภทดวยกน 3.1 เขตขอมลแบบตวเลข (numeric field) เปนเขตขอมลทเกดจากการประกอบกนของ ตวเลข ซงสามารถใชในการค านวณได เชน คะแนนการสอบกลางภาค ในรายวชาฐานขอมลของนกศกษา เปนตน 3.2 เขตขอมลแบบตวอกษร(alphabetic field) เปนเขตขอมลทเกดจากการประกอบกน ของตวอกษร หรอ ชองวาง (blank) เพอใชสอแทนความหมาย เชน ชอ นามสกลของนกศกษา เปนตน 3.3 เขตขอมลแบบอกขระ (character field หรอ alphanumeric field) เปนเขตขอมลท เกดจากการประกอบกนทงตวเลขและตวอกษร เชน ทอยของนกศกษา เปนตน

4. ระเบยน ระเบยน (record) เกดจากกลมของเขตขอมลทมความสมพนธกน โดยภายในหนงระเบยน

นนเกดจาก การรวมกนของเขตขอมลตางประเภทกน เชน ระเบยนของนกศกษา ประกอบดวย เขตขอมลหมายเลขประจ าตวนกศกษา เขตขอมลชอ เขตขอมลนามสกล เขตขอมลทอย เปนตน โดยภายในแตละระเบยน จะประกอบดวยเขตขอมลทใชในการอางองถงหรอ เขตขอมลหลก (key field) อยางนอยหนงเขตขอมล โดยคณสมบตหลกของเขตขอมลทท าหนาทเปนเขตขอมลหลก กคอ คาทอยภายในเขต

10

ขอมลนน ตองมคาไมซ า (unique) เพอสะดวกในการจดเรยงและเรยกคนขอมล เชน ใชเขตขอมลหมายเลขประจ าตวนกศกษาเปน เขตขอมลหลก ในการจดเรยงและเรยกคนขอมลระเบยนของนกศกษา เปนตน

5. แฟมขอมล แฟมขอมล (file) เกดจากการรวมตวกนของกลมระเบยนทมความหมายเดยวกน เชน

แฟมขอมลของนกศกษา ทเกบขอมล รหสประจ าตว ชอ นามสกล วนเกด ทอยของนกศกษา แฟมขอมลของรายวชา ทเกบขอมลรหสวชา ชอรายวชา หนวยกต หรอแฟมขอมลของอาจารย ทจดเกบขอมลของอาจารย ซงไดแก รหสประจ าตว ชอ นามสกล ทอย เปนตน

6. ฐานขอมล ฐานขอมล (database) คอกลมของขอมลทมความสมพนธกน เกดจากการรวมกนของ

แฟมขอมลหลายๆแฟมขอมลทมความสมพนธกน เพอใชในการบรหารการจดเกบกลมของขอมลทมจ านวนมากๆ และอ านวยความสะดวกในการเรยกคนและการเรยกใชงานของผใชงาน เชน ระบบฐานขอมลของระบบงานทะเบยนของสถานศกษา ซงประกอบดวยแฟมขอมลของนกศกษา แฟมขอมลของอาจารย แฟมขอมลรายวชา แฟมขอมลการลงทะเบยนเรยน เปนตน โดยสามารถสรปโครงสรางของขอมลได ดงภาพท 1.3

บตบต บต

ระเบยน ระเบยน

เขตขอมล

แฟมขอมล แฟมขอมล

ฐานขอมล

. . .

. . .

. . .

. . .

เขตขอมล เขตขอมล

ภาพท 1.3 โครงสรางของขอมล

11

คณสมบตของขอมล คณสมบตของขอมล คอ สามารถน าขอมลมาใชในการด าเนนงานและประกอบการตดสนใจไดจรง เชน สามารถน าขอมลไปประมวลผล โดยในวธการทางสถต เพอน าผลลพธทไดมาใชประกอบในการบรหารหรอการตดสนใจในการด าเนนธรกจขององคกร เปนตน โดยสามารถก าหนดคณสมบตของขอมลทด ไดดงน

1. มความถกตอง ขอมลทดนนตองมความถกตอง และเหมาะสมกบการน าขอมลไปใชงาน เชน การประมาณการก าลงการผลตสนคาในไตรมาสแรกของป ถาขอมลทไดคาดเคลอนจากก าลงการสงซอสนคาจรง กจะท าใหองคกรสญเสยผลประโยชนอยางมาก เปนตน 2.มความทนสมย ขอมลทดนนนอกเหนอจากความถกตองแมนย าแลวควรมการปรบปรงใหขอมลนนมความทนสมย หรอ ทนตอเหตการณ ทผใชงานสามารถเรยกใชขอมลได เพราะหากไมมการปรบปรงขอมลใหทนตอเหตการณแลว ขอมลนนกไมมประโยชนทจะใชงานในการด าเนนงานขององคกร เชน ขอมลความตองการสนคารนใหมของผบรโภค เปนตน 3.ตรงตอความตองการ ขอมลสวนใหญทท าการจดเกบนน บางครงเนอหาของขอมลทจดเกบนนกไมตรงตอความตองการของผใชงานโดยตรง ซงหมายถงการเกบขอมลทมเนอหาของขอมลไมตรงตามความตองการ ดงนนในการจดเกบตองมการก าหนดอยางชดเจนวาขอมลทจดเกบนนคอขอมลอะไร และ สามารถน าขอมลเหลานนมาใชงานอะไรไดบาง 4. สามารถเรยกคนและมรปแบบตรงตามความตองการ ซงบางครงขอมลทถกจดเกบภายใน หนวยงานนน ยากตอการเรยกคนมาใชงานจรงๆได และเมอสามารถเรยกขอมลน ามาใชงานไดจรงนนขอมลทได กมรปแบบไมตรงตอความตองการของผใชงาน

การศกษาถงผลกระทบของการใชระบบขอมลในการบรหารและการตดสนใจ ผลกระทบขององคกรทมตอการใชระบบขอมล กคอการน าระบบขอมลไปใชในการบรหารและการตดสนในนนเอง ซงปญหาทเกดขนโดยสวนใหญนนเกดจากวธการใชระบบขอมลขององคกร และในสวนนจะอธบายถงการใชระบบขอมลในการบรหารและการตดสนใจในระบบยอยของการประมวลผลรายการ เพอชวยในการวางแผน การตดสนใจ และการก าหนดกลยทธ ซงมระบบงานยอยหลกทจ าเปนตอการด าเนนการของทกๆธรกจ ทจะอธบายพอสงเขป ดงน

12

1. ระบบการจายเงนเดอน (payroll system) เปนระบบงานทเรมจากขนตอนการบนทกเวลาการท างาน แลวค านวณคาแรงหรอคาขาง ตลอดจนพมพรายงานแสดงเงนไดของพนกงานแตละคน เพอใชในการค านวณเงนหกตางๆ เชน ภาษเงนได เปนตน ในการน าระบบขอมลเขามาชวยในการด าเนนการของระบบการจายเงนเดอนนน สามารถชวยประมาณการจายเงนเดอนใหกบพนกงานได เนองจากในระบบการจายเงนเดอนเปนระบบงานทเกยวของกบบญชเงนเดอน ซงสามารถแยกประเภทของบญชไดหลายประเภทดวยกน คอ บญชแบบคาจางรายเดอน ใชในการจายเงนเดอนใหกบพนกงานแบบรายเดอน บญชแบบคาจางรายวน ใชในการจายเงนใหกบพนกงานแบบรายวน ซงสวนใหญเปนการจางงานในโรงงาน และบญชแบบคาจางตามผลงาน ทใชจายตามปรมาณงานทเกดขน และสามารถชวยในการรวบรวมเงนไดทกประเภทและรายจายทกประเภท 2. ระบบใบสงซอและการออกบล (order processing & billing) เปนระบบงานหนงทเกดจากลกคาตองการการสงซอสนคาหรอการบรการกบองคกร หรอการออกเอกสารใหกบลกคา เพอใชในการอางการสงซอของลกคา ทเรยกวา ใบสงซอ (order processing) ซงการน าระบบขอมลเขามาชวยในการด าเนนการของระบบใบสงซอและการออกบลนน สามารถชวยในการตรวจสอบรายการสนคาทมปรมาณการสงซอบอยครงหรอรายการทมการเคลอนไหวบอยๆได เพอองคกรไดจดเตรยมสนคาไวบรการหรอจ าหนายไดตรงตามความตองการของลกคา 3. ระบบบญชพสด (inventory system) เปนระบบงานทใชในการด าเนนการเเกยวกบจ านวนสนคาทคงเหลอ และรวมถงมลคาของทรพยสน ซงในการน าระบบขอมลเขามาชวยในการด าเนนการของระบบบญชพสดนน สามารถชวยในการค านวณจ านวนสนคาคงเหลอในคลงสนคา เพอใหสนคามจ านวนเพยงพอตอการจ าหนาย สามารถทราบปรมาณและประเภทของสนคาทมอยในคลง และน ามาเปนขอมลประกอบในการตดสนใจในการบรหารสนคาในคลง และปรมาณการสงซอสนคาในแตละครง

13

ววฒนาการของระบบฐานขอมล กอนทจะท าความเขาใจถงระบบฐานขอมลควรท าการศกษาถงววฒนาการของระบบฐานขอมลกอน โดยสามารถท าการแบงววฒนาการของระบบฐานขอมล ออกเปน 3 ระบบ ดงน

1. ระบบการท างานโดยใชคนเปนหลก ระบบการท างานโดยใชคนเปนหลก (manual based system) เกดในยคเรมแรกของการ

จดการฐานขอมล เปนการจดการกบขอมลทท าการจดเกบขอมลลงบนกระดาษ โดยอาศยการท างานของบคลากรเปนหลก ซงประเภทของฐานขอมลทใชในการจดเกบจะเปนประเภทแฟมเอกสารทเกยวของกน หรอเปนเรองเดยวกน เชน แฟมขอมลพนกงาน กท าการจดเกบขอมลของพนกงานทงหมด ตงแตเอกสารทเกยวของกบการสมครงานของพนกงาน และประวตของพนกงาน เปนตน ซงกอใหเกดความยงยากในการเรยกคนขอมล การจดเกบขอมล การบ ารงรกษาขอมล การปรบปรงขอมลใหมความทนสมย และไมทนตอความตองการของผใชงาน อกทงยงกอใหเกดปญหาความซ าซอนขอมล โดยสามารถสรปขอจ ากดของระบบงานโดยใชคนเปนหลก ไดดงน

1. มเอกสารทใชในการประกอบการด าเนนงานเปนจ านวนมาก เชน แบบฟอรมตางๆ รายงานตางๆ ทตองมการเกบรกษาตามล าดบของงานทเกดขน 2. ไมสามารถสนบสนน การคนหา หรอการตอบค าถาม ทผใชตองการไดทนเวลา เชน จ านวนวงเงนทลกคา บรษท NK จ ากด สามารถสงซอสนคาได หรอ ตารางการผลตสนคาหมายเลข 456

ในแตละวน 3. ผบรหารไมสามารถใชสรปเปนสารสนเทศทตองการ เพอใชประกอบการตดสนใจไดทนตอเวลา 4. เกดปญหาความซ าซอนของขอมล ในระบบงาน 5. มปญหาในการบ ารงดแลรกษาขอมล เนองจากขอมลเปนแฟมเอกสาร อาจเกดการ สญหาย หรอ ฉกขาดได

2. ระบบแฟมขอมล เมอมการน าคอมพวเตอรเขามาชวยในการจดการกบขอมล การจดเกบขอมลและจดท าแฟมขอมลทใชเอกสารเปนหลกกเปลยนแปลงไป แตการจดเกบเอกสารทเปนตนฉบบจรงกยงคงอย แตไดน าคอมพวเตอรเขามาจดเกบขอมลบางรายการ เพอใหการประมวลผลของระบบงานดขน และชวยลดปญหาการจดเกบขอมลเอกสารโดยการใชระบบแฟมขอมล(file based system) เขามาชวย ซง

14

แฟมขอมลทถกจดเกบในระบบงานคอมพวเตอรจะมความแตกตางจากแฟมขอมลทท าการจดเกบในรปแบบเอกสาร โดยแฟมขอมลทท าการจดเกบโดยการใชคอมพวเตอรนน จะท าการจดเกบขอมลทมลกษณะแบบเดยวกนทงหมด และการจดเกบในแตละแฟมจะประกอบดวยหลายๆระเบยน ซงภายในหนงระเบยนกประกอบดวยหลายๆเขตขอมล ภายในหนงเขตขอมลประกอบดวยหลายๆไบต และภายในหนงไบตประกอบดวยหลายๆบต

2.1 คณลกษณะของแฟมขอมล ในการจดการระบบแฟมขอมลนนเรมตนจากแนวความคดในการออกแบบแฟมขอมลใหเหมาะสมตอการเรยกคนขอมลของผใชงาน ตลอดจนถงการส ารองแฟมขอมลและการกแฟมขอมล ซงสามารถท าการแบงลกษณะของแฟมขอมลได 2 แบบ ดงน

1. แฟมขอมลทมระเบยนทมความยาวคงท (fixed length record) คอ แฟมขอมลทมทกๆ ระเบยนทอยในแฟมขอมลจะมจ านวนเขตขอมลเทากน และแตละเขตขอมลจะถกก าหนดใหมจ านวนตวอกขระเทากน ทงหมด

2. แฟมขอมลทมระเบยนทมความยาวแปรได (variable length record) คอ แฟมขอมลทในแตละระเบยน อาจจะมจ านวนของเขตขอมลไมเทากน และแตละเขตขอมลอาจมการก าหนดขนาดของเขตขอมลไมเทากนดวย ซงในแฟมขอมลแบบน คอมพวเตอรสามารถก าหนดขนาดความยาวของแตละเขตขอมลและสามารถก าหนดจดเรมตนและจดสนสดของแตละเขตขอมลได โดยอาศยการก าหนดโครงสรางขอมลแบบพเศษ เชน แฟมขอมลบนทกรายการลงทะเบยนของนกศกษา ภายในแตละระเบยนจะแทนเอกสารการลงทะเบยนของนกศกษาหนงคน และเอกสารการลงทะเบยนของนกศกษาแตละคน จะมจ านวนรายวชาการลงทะเบยนทไมเทากน เปนตน

2.2 การจดการกบแฟมขอมล การด าเนนการทเกยวของกบการจดการกบแฟมขอมล (file manipulation) นนจะมความ

แตกตางกนในแตละลกษณะของระบบงาน โดยมกจกรรมหลกทใชในการจดการกบแฟมขอมล ดงน 1. การสรางแฟมขอมล (file creating) เปนการสรางแฟมขอมล เพอน ามาใชในการ

จดเกบและท าการประมวลผลขอมลโดยแฟมขอมลสวนใหญสรางจากเอกสารทใชภายในระบบงาน 2. การปรบปรงรกษาแฟมขอมล สามารถท าการแบงออกเปน 2 แบบ ดงน

2.1 การสบคนระเบยนภายในแฟมขอมล (retrieving) เปนการสบคนขอมลทผใช ตองการ เพอน าขอมลมาใชในการด าเนนการ ซงในการสบคนขอมล สามารถท าไดโดยการก าหนดคยเขตขอมล เปนตวก าหนดในการสบคนขอมลทตองการ

15

2.2 การปรบเปลยนขอมล (updating) เปนกจกรรมทเกดขนกบแฟมขอมล เพอใช ในการปรบเปลยนขอมลใหมความทนสมยอยเสมอ โดยกจกรรมทด าเนนการ ไดแก การเพม (adding) การแกไขเปลยนแปลง (changing) หรอการลบขอมล (deleting)

2.3 ประเภทของแฟมขอมล ประเภทของแฟมขอมล จะแบงออกได 2 ลกษณะของการใชงานของแฟมขอมล ดงน

1.แฟมขอมลหลก (master file) เปนแฟมขอมลทใชในการจดเกบขอมลทจ าเปนส าหรบระบบงาน และเปนขอมลเฉพาะเรองทไมมการเปลยนแปลงรายการในปจจบน และคอนขางคงทไมมการเปลยนแปลงแกไขบอยครง เชน แฟมขอมลหลกของนกศกษา ท าการแสดงขอมลราบละเอยดของนกศกษา ไดแก รหสประจ าตว ชอ นามสกล ทอย เปนตน 2.แฟมขอมลรายการเปลยนแปลง (transaction file) เปนแฟมขอมลทมการเปลยนแปลง โดยมการรวบรวมรายการขอมลทมการเปลยนแปลงในแตละงวด และน าแฟมขอมลทไดน าไปปรบปรงรายการขอมลทอย ภายในแฟมขอมลหลก เชน แฟมขอมลการลงทะเบยนเรยนของนกศกษา 2.4 การจดโครงสรางแฟมขอมล

การจดโครงสรางแฟมขอมล คอ การก าหนดโครงสรางในการจดการกบระเบยนทถกจดเกบภายในแฟมขอมล โดยโครงสรางของระเบยนจะถกก าหนดอยางเปนระบบ เพอใหมการประมวลผล และการเขาถงขอมลสะดวกรวดเรว และเปนไปอยางมประสทธภาพ สามารถแบงออกเปน 3 ลกษณะ ดงน 1.โครงสรางของแฟมขอมลแบบล าดบ (sequential file) เปนการจดการกบแฟมขอมล โดยระเบยนของแฟมขอมลจะถกเรยงล าดบตามคาของเขตขอมลทก าหนดขนพเศษ เรยกวา เขตขอมลดชน (index field) ซงขอมลทอยภายในแฟมขอมลแบบล าดบจะประกอบดวยระเบยนทจดเรยงไปตามล าดบอยางตอเนอง เชน แฟมขอมลของนกศกษา อาจน ามาจดเปนแฟมขอมลแบบล าดบได โดยท าการเรยงขอมลตามหมายเลขประจ าตวนกศกษา ตงแตนอยไปหามาก 2.โครงสรางของแฟมขอมลแบบล าดบตามดชน (index sequential file) เปนแฟมขอมลทมการจดเกบขอมล โดยแตละระเบยนในแฟมขอมลจะมการก าหนดเขตขอมลดชน เพอใชเปนตวก าหนดระเบยน ซงคาของเขตขอมลดชนจะตองมคาไมซ ากน และในการเขาถงขอมลหรอการอานระเบยนจะท าการเขาถงขอมลแบบสม โดยในการจดโครงสรางแฟมขอมลจะตองท าการบนทกลงบนสอขอมลทสามารถเขาถงขอมลไดโดยตรง เชน แผนดสเกตต จานแมเหลก และซดรอม เปนตน

16

3.โครงสรางแฟมขอมลแบบสมพนธ (relative file) เปนโครงสรางทสามารถท าการเขาถงขอมลไดโดยตรง ซงเปนการจดเรยงขอมลโดยท าการก าหนดเขตขอมลก าหนดต าแหนงของระเบยนทตองการภายในหนวยความจ า

โปรแกรมA

โปรแกรมB

โปรแกรมC

โปรแกรมระบบการสงซอ

แฟมขอมลหลกลกคาแฟมขอมลหลกรายการสนคา

แฟมขอมลส ารอง

โปรแกรมA

โปรแกรมB

โปรแกรมระบบเงนเดอน

แฟมขอมลหลกพนกงาน

แผนกจดซอ แผนกบคคล

ภาพท 1.4 ตวอยางของแฟมขอมล

2.5 ขอจ ากดของระบบแฟมขอมล

การทระบบแฟมขอมล คอ กลมของโปรแกรมทถกออกแบบมาเพอประมวลผลขอมล ตามความตองการของผใชโดยเฉพาะกลม เชน โปรแกรมงานบญชบคคล โปรแกรมบญชลกหน โปรแกรมคลงสนคา เปนตน ดงตวอยางภาพท 1.4 เปนการแสดงตวอยางของแฟมขอมล ดงนนเมอมแฟมขอมลทเกดจากการสรางโปรแกรมประยกตตางๆ จากโปรแกรมเมอรหลายๆคน เปนจ านวนมาก อกทงเมอหนวยงาน หรอ องคกรมการเจรญเตบโตมากขน การท างานของแฟมขอมลกอาจเกดขอจ ากด ได ดงน 1. ความสามารถในการควบคมความซ าซอนของขอมล (controlled redundancy) ในระบบแฟมขอมล แตละโปรแกรมระบบงานจะมแฟมขอมลทใชงานของแตละโปรแกรมเอง ซงกอใหปญหาของความซ าซอนของขอมล นนคอ ขอมลเดยวกนมการจดเกบภายในแฟมขอมลทตางกน ท าใหสนเปลองเนอทในการจดเกบขอมล เชน ในกรณ ระบบงานของมหาวทยาลย มโปรแกรมใชงานในสวนของการจดเกบคาลงทะเบยนของนกศกษา โปรแกรมส าหรบการรายงานผลการศกษาของนกศกษา ซงในแตละโปรแกรมประยกตเหลานน (application programs) ตางมแฟมขอมลของตนเอง ซงในแตละแฟมขอมลตางจดเกบขอมลของนกศกษาเหมอนกน จงกอใหเกดความซ าซอนของขอมล และอกทงใน

17

กรณทแฟมขอมลและโปรแกรมประยกตตางๆทสรางโดยโปรแกรมเมอรทตางกนใน ในชวงระยะเวลาตอมาแฟมขอมลเหลานน ยอมมรปแบบทแตกตางกนและการเขยนโปรแกรม กใชการเขยนแบบหลายๆ ภาษาโปรแกรม กอใหเกดความซ าซอนของขอมลอกดวย 2. ความมนคงของขอมล (consistent data) ในกรณของระบบแฟมขอมลทมความซ าซอนของขอมลเกดขนนน เปนสาเหตท าใหขอมลเสยบรณภาพของขอมลได เนองจากขอมลเดยวกน แตมการจดเกบภายในหลายๆแฟมขอมล อาจสงผลใหขอมลนนมคาของขอมลทแตกตางกน ในกรณทมการปรบปรงแกไขขอมลไมครบถวน และท าใหไมทราบวาขอมลใดเปนขอมลทถกตองจรงๆ เชน ในกรณทขอมลของนกศกษาทอยในระบบคดคาลงทะเบยนมการเปลยนแปลงในสวนการยายทอยอาศย แตไมไดมการปรบปรงในสวนของโปรแกรมรายงานผลการศกษาของนกศกษา กอใหเกดปญหาในกรณทขอมลของนกศกษาคนเดยวกน แตมความแตกตางกนในสวนของทอยอาศยทแจงไวแตกตางกน 3. ความสามารถในการการแชรขอมลรวมกน (data sharing) ในกรณของระบบแฟมขอมลแตละโปรแกรมประยกตจะมแฟมขอมลของตนเอง ดงนนโอกาสทผใชงานจะท าการแชรขอมลรวมกนนนนอยมาก เชน ผใชในสวนของโปรแกรมระบบรายงานผลของนกศกษา กจะใชแฟมขอมลของนกศกษาในระบบงานของตนเอง โดยไมมโอกาสทจะใชแฟมขอมลของนกศกษาทอยในโปรแกรมระบบการจดเกบคาลงทะเบยนเลย เปนตน 4. มาตรฐานในการจดการกบขอมล (standard of data) โดยองคกรทกองคกรตางตองการมาตรฐานของ ชอของขอมล รปแบบของขอมล และ กฎเกณฑทใชในการเขาถงขอมล การจดการกบกระบวนการ (procedure) เพอใหการปฎบตงานเปนไปอยางมประสทธภาพ และเปนมาตรฐานเดยวกนทงองคกร ซงในระบบแฟมขอมลโปรแกรมทพฒนาขนมาใชกบแฟมขอมลใด กจะเกดการผกตดกบรปแบบขอมลนน ตามความรบผดชอบในสวนของการออกแบบ และการปฏบตงานถกแบงกระจายออกไป ของโปรแกรมเมอรทเปนผออกแบบและเขยนโปรแกรมระบบงานนนๆ และในกรณทแผนกงานใดแผนกงานหนงมการเปลยนแปลงโปรแกรมหรอรปแบบขอมล กจะสงผลใหแผนกงานอนๆทมการเรยกใชขอมลตองมการเปลยนแปลงแกไขตามดวย ซงสามารถแบงปญหาของความมนคงของขอมล ออกเปน 2 ประเภท

1) กรณทชอของขอมลตางกนแตความหมายของขอมลเหมอนกน (synonym) 2) กรณทชอของขอมลเปนชอเดยวกนแตมหลายความหมาย (homonym) เชน

Invoice ซงสามารถแบงเปน Invoice ส าหรบลกคา และ Invoice ส าหรบตวแทนจ าหนาย

18

5. ความเปนอสระของขอมล (data independence) โดยในระบบแฟมขอมล ในกรณทเกดมการแกไขโครงสรางขอมลจะสงผลกระทบตอโปรแกรมทใชงานภายในระบบงานดวย เนองจากตองใชโปรแกรมท าการเรยกใชขอมลทอยภายในแฟมขอมลนน เชน ในกรณทตองการเรยกคนหาขอมลของนกศกษาทไดลงทะเบยนเรยนมากกวา 15 หนวยกต โปรแกรมเมอรตองเขยนโปรแกรม เพอท าการอานคาขอมลจากแฟมขอมลของการลงทะเบยน และพมพรายงานแสดงคาขอมลทตองการออกมา และในกรณทมการเปลยนแปลงโครงสรางของขอมล โดยมการเปลยนแปลงการก าหนดคยเขตขอมล จากใชรหสนกศกษา เปนชอนกศกษา ท าใหตองมการแกไขโปรแกรมตามโครงสรางคยเขตขอมลทมการเปลยนแปลง ในลกษณะนขอมลและโปรแกรมไมเปนอสระตอกน 6. การบ ารงรกษาขอมล (data maintenance) โดยในระบบการประมวลผลแฟมขอมล มโปรแกรมระบบงานเปนจ านวนมาก และในแตละโปรแกรมกมรปแบบของขอมลทแตกตางกน ดงนนในการบ ารงรกษาและดแลโปรแกรมระบบงาน จงมคาใชจายสง ในการดแลโปรแกรมแตละระบบงาน 7. ความปลอดภยของขอมล (data security) โดยในระบบแฟมขอมลเมอมโปรแกรมประยกตทใชเกดขนมากกวาหนงโปรแกรม และมแฟมขอมลทเกยวของจ านวนมากๆ ซงกอใหเกดความซ าซอนกนของขอมล ดงนนจงเปนการยากในการจดการกบความปลอดภยของขอมล ทจะท าการก าหนดการเขาถงขอมลของผใชงานขอมลไดอยางถกตองและแนชด

3. ระบบฐานขอมล จากขอจ ากดของระบบแฟมขอมล (database system) จงมการพฒนามาสแนวความคดในการ

พฒนาการจดการกบขอมล ใหมความสะดวก และ มประสทธภาพ เพอก าจดปญหาทเกดจากระบบแฟมขอมล โดยท าการรวบรวมขอมลทใชงานทงหมดทมความสมพนธกนมารวมกน และท าการจดเกบไวทเดยวกน ทเรยกวา ฐานขอมล เชน น าขอมลพนกงาน ขอมลวตถดบ ขอมลผจดจ าหนาย และ ขอมลการสงซอ ซงแตเดมนนมการจดเกบในแฟมขอมลของแตละแผนกงาน ไดน ามาจดเกบรวมกนไวในททเดยวกน ท าใหแตละแผนกสามารถใชขอมลรวมกนได จงสามารถจดการกบปญหาทเกดจากระบบแฟมขอมลได

19

แผนกบคคล

แผนกจดซอ

แผนกคลงสนคา

DBMS

ระบบฐานขอมล

แผนกบคคล แผนกจดซอ แผนกคลงสนคา

แฟมขอมลสนคา

ระบบแฟมขอมล

แฟมขอมลสนคาแฟมขอมลลกคาแฟมขอมลพนกงาน

ฐานขอมล

ภาพท 1.5 ระบบแฟมขอมลและระบบฐานขอมล

จากภาพท 1.5 เปนการแสดงระบบฐานขอมล โดยขอมลทถกจดเกบภายในฐานขอมลเปนกลมของขอมลทมความสมพนธกน ในระบบฐานขอมลมโปรแกรมทเรยกวา ระบบการจดการฐานขอมล (database management system (DBMS)) เปนโปรแกรมทชวยในการจดการกบฐานขอมล ตงแตการสราง การเรยกใช การลบ และการเปลยนแปลงแกไขขอมล อกทงยงท าหนาทเปนตวกลางระหวางผใชงานกบฐานขอมลในการด าเนนงาน ซงแตกตางจากระบบแฟมขอมลทโปรแกรมประยกตทใชในแตละสวนงาน จะท าการอานและเขยนขอมลกบแฟมขอมลโดยตรง แตในระบบงานทใชระบบฐานขอมลนน โปรแกรมประยกตทใชงานภายในระบบงานจะตองท างานผาน DBMS เทานน ท าใหโปรแกรมประยกตไมจ าเปนตองเขยนตามโครงสรางของขอมล อกทงยงไมตองสนใจในสวนของรายละเอยดวาขอมลมวธการจดเกบลงภายในหนวยความจ าอยางไร โดยผใชงานสามารถท าการเพม การลบ การเรยกคน และการเปลยนแปลงแกไขขอมลผาน DBMS เทานน ท าใหขจดปญหาในดานของความซ าซอนของขอมล และยงท าใหขอมลมความทนสมยและถกตองอกดวย

3.1 ความหมายของระบบฐานขอมล ฐานขอมล (database) คอ กลมของขอมลทมความสมพนธกน โดยฐานขอมลถกออกแบบมา เพอจดเกบและเรยกคนขอมลทผใชงานตองการ เชน ฐานขอมลของสถาบนการศกษาทท าการจดเกบขอมลและสารสนเทศทเกยวกบขอมลนกศกษา ขอมลรายวชา ขอมลอาจารย เปนตน ขอมลเหลานถกจดเกบ อยางมระบบ เพอเปนประโยชนในการจดการและเรยกใชขอมล โดยทผใชงานฐานขอมลสามารถด าเนนงานไดหลากหลายกบขอมลทอยในฐานขอมล เชน ผใชงานสามารถท าการเพมแฟมขอมลใหมลงยงฐานขอมลได สามารถท าการเพมขอมล การเรยกคนขอมล การเปลยนแปลงแกไขขอมล การลบขอมล และการยายขอมล จากแฟมขอมลทมในฐานขอมลได ดงตวอยางภาพท 1.6

20

งานบรหาร

การวางแผน การควบคม

การตลาด

งานขาย การพฒนาการผลต

วตถดบ

การจดซอการวางแผนความตองการ

ฐานขอมล

งานบญช

บญชลกหน บญชเจาหน

การผลต

ก าหนดระยะเวลา การผลต

ภาพท 1.6 ตวอยางระบบฐานขอมล ทมา (McFADDEN & Hoffer, 2000, p.8)

3.2 องคประกอบของระบบฐานขอมล การจดเกบฐานขอมลในระบบงานนน มตงแตระบบงานทมการใชคอมพวเตอรสวนบคคล จนถงระบบงานทตองใชเครองคอมพวเตอรขนาดใหญ โดยในระบบงานทมขนาดใหญนน สวนใหญเปนระบบงานแบบหลายผใชงาน (multi-user system) นนคอ เปนระบบฐานขอมลทมผใชงาน สามารถเขาถง และเรยกใชขอมลในฐานขอมลพรอมๆกน มากกวาหนงคน และ ระบบงานแบบสวนบคคลหรอ แบบมผใชเพยงคนเดยว (single-user system) เปนระบบฐานขอมลทมผใชงานสามารถเขาถงและเรยกใชขอมลในฐานขอมลไดเพยงคนเดยว สวนใหญเปนการท างานบนเครองคอมพวเตอรสวนบคคลระบบ ดงนนในการศกษาถงองคประกอบของฐานขอมลจงเปนสงทส าคญ โดยสามารถแบงองคประกอบออกเปน 4 องคประกอบ ดงน 3.2.1. ขอมล จดเปนองคประกอบทส าคญทชวยในการตดสนใจในการด าเนนงานของผบรหารองคกร ซงขอมลเหลานนตองมการจดเกบและการบรหารจดการอยางมประสทธภาพภายในฐานขอมล ดงนนฐานขอมลจงมผลกระทบโดยตรงตอการด าเนนงานขององคกร โดยเฉพาะระบบงานทมการจดเกบขอมล โดยการใชคอมพวเตอร ฐานขอมลจงมบทบาทส าคญในทกสาขาทมการด าเนนงาน เชน ระบบงานบรหารธรกจ วศวกรรม การแพทย กฎหมาย การศกษา และ งานหองสมด เปนตน โดยคณสมบตหลกของขอมลทจดเกบภายในฐานขอมลควรมคณสมบต ดงน

21

1. การน าขอมลมาประกอบกน คณสมบตของการน าขอมลมาประกอบกนนน (Data Integration) หมายถง

ขอมลทอยภายในฐานขอมลแตละสวน ตองสามารถน ามาประกอบรวมกนเพอใชงานในระบบงานได เปนการจดการกบปญหาความซ าซอนของขอมล เชน แฟมขอมลของนกศกษา ประกอบดวย รหสประจ าตวนกศกษา ชอ นามสกล ทอย โทรศพท คณะ โปรแกรมวชา และอนๆ และ แฟมขอมลการของลงทะเบยนของนกศกษา ประกอบดวยขอมล รหสประจ าตวนกศกษา ชอ นามสกล รหสวชา ชอรายวชา หนวยกต ในขนตอนของการด าเนนการในการลงทะเบยนในแตละเทอม ทางแผนกทะเบยนตองการใชขอมล คณะ โปรแกรมวชา ประกอบในการด าเนนงาน กสามารถน าขอมลของนกศกษาจากแฟมขอมลของนกศกษามาใชงานไดเลย โดยไมจ าเปนตองท าการจดเกบขอมลของนกศกษาเพมเตมไวในแฟมขอมลของการลงทะเบยนเลย

2. การใชขอมลรวมกน ขอมลเดยวกนทอยในฐานขอมล ตองสามารถถกใชงานรวมกน (data sharing)

โดยผใชมากกวาหนงคนได ในชวงเวลาเดยวกน เชน ขอมลในการลงทะเบยนของนกศกษาจะตองสามารถถกน าไปใชในแผนกการเงนได ในการจดเกบคาลงทะเบยนของนกศกษา เปนตน 3.2.2 ฮารดแวร ซงองคประกอบทางดานฮารดแวร (hardware) ประกอบดวย 2 สวนหลกดวยกน คอ 1. ความจของหนวยความจ าส ารอง (secondary storage volumes) ทใชในการจดเกบขอมล และยงรวมถงอปกรณทางดาน I/O เชน Disk Drive Device Controller I/O Channel และอนๆ 2. หนวยประมวลผลและหนวยความจ าหลก (hardware processor and main memory) ทใชในการประมวลผลขอมล 3.2.3. ซอฟตแวร ในระบบฐานขอมลมการใชโปรแกรมเปนตวกลางในการตดตอระหวางผใชกบโปรแกรมประยกตตางๆในระบบฐานขอมล และโปรแกรมนนท าหนาทในการควบคมดแลการสราง การเรยกใชขอมล การเปลยนแปลงแกไขขอมล ในฐานขอมล ซงเรยกโปรแกรมวา ระบบการจดการฐานขอมล ดงภาพท 1.7 เปนการอธบายระบบการจดการฐานขอมล

22

ภาพท 1.7 ระบบการจดการฐานขอมล ตวอยางของระบบการจดการฐานขอมล เชน ออราเคล (Oracle) อนฟอรมกซ (Informix) ไมโครซอฟตแอคเซส (Microsoft’s Access) ฟอกซโปร(FoxPro) และ อนๆ เปนตน 3.2.4 บคลากร (people ware) คอ บคคลทเกยวของกบระบบฐานขอมล โดยสามารถแบงออก 3 กลมดงน

1.ผใชงานทวไป (user) เปนบคลากรทใชงานในระบบฐานขอมล โดยการใช โปรแกรมทพฒนาขน 2.โปรแกรมเมอรทเขยนโปรแกรมประยกตทใชงานในระบบฐานขอมล (application program) เปนผทท าหนาทพฒนาโปรแกรมประยกตใชงานตางๆ เพอท าการจดเกบการเรยกใชขอมลจากระบบฐานขอมลมาประมวลผล 3.ผบรหารฐานขอมล (database administrator (DBA)) เปนผทท าหนาทบรหารและควบคมการจดการของระบบฐานขอมล 3.3 ขอดของระบบฐานขอมล สามารถก าหนดขอดของระบบฐานขอมล ไดดงน 1. ชวยลดความซ าซอนของขอมล (minimal data redundancy) วตถประสงคหลกของการออกแบบฐานขอมลกคอ การรวมกนของขอมล (data integrated) ของแฟมขอมลตางๆ ใหมาอยรวมกน โดยมความสมพนธกน ซงขอมลของระเบยนของในแฟมขอมลหนงจะตองไมซ ากบอกแฟมขอมลหนง ซงแตกตางจากระบบแฟมขอมลทผใชงานแตละสวนงานตางมแฟมขอมลของแตละสวนงานเอง ดงนน

ผใชท 2 ผใชท n

. . .

โปรแกรมประยกตท 1 โปรแกรมประยกตท 2 โปรแกรมประยกตท n. . .

DBMS

ผใชท 1

ฐานขอมล

23

ขอมลเดยวกน อาจมการถกจดเกบไวหลายๆท แตระบบฐานขอมลเปนการน าขอมลทงหมดมาจดเกบไวทเดยวกน เพอเปนการลดความซ าซอนของขอมล 2. ชวยเพมความคงทของขอมล (improved data consistency) ซงปญหาความไมคงทของขอมลนนเกดจากความซ าซอนของขอมล และถามการควบคมความซ าซอนของขอมลไดจะเปนการชวยลดความผดพลาดของขอมลได เพราะการจดเกบขอมลไวหลายๆทอาจกอใหเกดปญหาในเรองของการแกไขขอมล ทขอมลชดเดยวกนแตมคาทแตกตางกน เชน ขอมลของลกคา ในกรณทลกคามการเปลยนแปลงทอย แตทางแผนกการเงนไมไดมการปรบปรงขอมลทอยของลกคา ตามแฟมขอมลของลกคาทอยในแผนกขาย ดงนนอาจกอใหเกดปญหา ในเรองของการวางบล หรอการช าระเงน 3. มความเปนอสระของโปรแกรมและขอมล (program and data independence) ซงความเปนอสระของขอมล กคอ การแยกกนระหวางขอมลกบโปรแกรมประยกต โดยขอมลทจดเกบนนไมยดตดกบวธการจดเกบขอมลและวธการเรยกใชขอมล โดยในระบบฐานขอมล ขอมลทงหมดมการจดเกบไวทสวนกลาง ดงนนเมอมการเปลยนแปลงโครงสรางของขอมล ตองไมมผลกระทบตอโปรแกรมทใชงานในระบบงาน ดงนนจงสามารถขยายระบบงานไดงาย 4. มการใชขอมลรวมกน (improved data sharing) ในระบบฐานขอมล มการจดเกบรวบรวมขอมลทงหมดไวทเดยวกน ดงนนผใชงานสามารถเรยกใชขอมลรวมกนตามความตองการตางๆของผใชงานได ทงนยงรวมถงโปรแกรมประยกตใหมๆทพฒนาขนมาใชงานในระบบงานดวย 5. มความเปนมาตรฐานเดยวกน (enforcement of standards) เนองจากในระบบฐานขอมลมผบรหารฐานขอมล (database administrator (DBA)) ซงเปนผทมหนาทในการควบคมดแลและจดการฐานขอมล ดงนนจงสามารถก าหนดมาตรฐานของขอมล เชน รปแบบของขอมล และเงอนไขตางๆในการเขาถงขอมล ใหเปนมาตรฐานแบบเดยวกนได เพอใหสะดวกในการจดการและดแลขอมล 6. มความปลอดภยของขอมล (data security) ในระบบฐานขอมล โดยผใชงานสามารถเรยกใชขอมลได เฉพาะสทธและความรบผดชอบทก าหนดเทานน โดยมผบรหารฐานขอมลท าหนาทในการควบคมและก าหนดสทธในการเรยกใชขอมลใหกบผใชงานตามหนาทและความรบผดชอบของผใชงาน ดงนนผใชงานไมสามารถเขาถงขอมลทไมเกยวของได 7. มความบรณภาพของขอมล (data integrity) โดยในระบบฐานขอมลท าการจดเกบขอมลทมความสมพนธกนไวทเดยวกน และมผบรหารฐานขอมลเปนผท าหนาทดแลรกษาขอมล และเมอเกดความผดพลาดขน การบรณะขอมลใหสสภาพปกตจงเปนไปอยางมประสทธภาพและมาตรฐานเดยวกน ซงแตกตางจากระบบแฟมขอมล ทโปรแกรมประยกตทใชงานในระบบตางมแฟมขอมลของตนเอง ดงนนเมอมปญหาเกดขนอาจกอใหขอมลมความผดพลาดได

24

8. มการใชขอมลรวมกนจากศนยกลาง (centralized control) โดยระบบฐานขอมลจะท าหนาทเปนศนยกลางในการจดเกบรวบรวมขอมล และมโปรแกรมระบบการจดการฐานขอมลเปนตวกลางในการจดการ ดงนนจงสามารถรองรบการท างานของผใชงานพรอมๆกนได โดยท าการควบคมและจดล าดบการท างานใหเปนไปอยางถกตอง เชน ในกรณทผใชคนหนงยงท าการแกไขขอมลไมเสรจ กจะไมอนญาตใหผใชคนอนเขามาเรยกใช หรอ แกไขขอมลนนได

ระบบการจดการฐานขอมล ระบบการจดการฐานขอมล คอ โปรแกรมทถกออกแบบขนมา เพอชวยในการบ ารงรกษาขอมลและชวยจดการกลมขอมลทมจ านวนมากๆ โดยวตถประสงคหลกของระบบการจดการฐานขอมลกคอ ชวยในการจดการควบคม ใหเกดความสะดวกและความมประสทธภาพในการเรยกใชและการจดเกบขอมลในฐานขอมล ซงสามารถก าหนดหนาทของระบบการจดการฐานขอมลได ดงน 1.อนญาตใหผใชงานสามารถสรางฐานขอมลใหม และก าหนด โครงสรางทางตรรกของขอมลท เรยกวา สคมา (schema) โดยใชภาษาทใชในการนยามขอมล (data definition language (DDL)) 2.อนญาตใหผใชงานสามารถสบคนขอมล หรอปรบปรงแกไขขอมล ทอยภายในฐานขอมลโดย ใชภาษาทใชในการจดการกบขอมล (data manipulation language(DML) หรอ query language) 3.ท าหนาทในการจดการตดตอกบแฟมขอมลตางๆ ซงในระบบฐานขอมลเปนลกษณะการใชงานของขอมลทมจ านวนขอมลมากๆ และขอมลตางๆเหลานนไมสามารถท าการจดเกบภายในหนวยความจ าหลกเพยงอยางเดยว นนคอตองมการจดเกบขอมลลงในหนวยความจ าส ารอง และเมอผใชตองการเรยกใชขอมล ระบบการจดการฐานขอมลจะท าหนาทในการตดตอประสานงานกบตวจดการระบบแฟมขอมล (file manager) ทเปนการท างานสวนหนงของระบบปฏบตการ (operating system) ในการจดเกบ เรยกใช และแกไขขอมล ทตองการจากหนวยความจ าส ารองเขาสหนวยความจ าหลก 4.ท าหนาทควบคมความปลอดภยของขอมล โดยปองกนไมใหผทไมมสทธในการใชขอมล เขา มาเรยกใช หรอแกไขขอมล 5.ท าหนาทควบคมภาวะการใชขอมลพรอมๆกน (concurrency control) โดยผใชงานหลายๆคน ระบบการจดการฐานขอมลตองท าการควบคมล าดบการท างานใหถกตอง และมการจดการเมอมขอผดพลาดของขอมลเกดขน

25

6.ท าหนาทสรางระบบส ารองและฟนสภาพขอมล ในกรณทมขอผดพลาดเกดขนในแฟมขอมล หรอเครองอปกรณเกดความเสยหาย ระบบการจดการฐานขอมล ตองจดการใหมการฟนฟสภาพขอมล ใหฐานขอมลมสภาพเดมกอนทจะเกดความเสยหายเกดขนได

ประเภทของฐานขอมล สามารถท าการแบงประเภทของฐานขอมลออกเปน 2 แบบ ดงน ฐานขอมลแแบบสวนกลาง (centralized database) และ ฐานขอมลแบบกระจาย (distributed database)

1. ฐานขอมลแแบบสวนกลาง ฐานขอมลแบบสวนกลาง คอ ขอมลทงหมดท าการจดเกบทศนยกลาง ในสวนของผใชท

อยสาขา ตองท าการเรยกใชขอมลโดยผานทางระบบเครอขาย

Central

Computer

ภาพท 1.8 ฐานขอมลแแบบสวนกลาง

ทมา (McFADDEN & Hoffer, 2000, p.10) ซงในสวนของฐานขอมลแแบบสวนกลาง สามารถแบงออกเปน 1.1 ฐานขอมลแบบสวนบคคล (personal computer database) เปนฐานขอมลทมผใช เพยงคนเดยวในการใชงานสรางฐานขอมล ปรบปรง และบ ารงรกษาฐานขอมล 1.2 ฐานขอมลแบบไคลแอนท เซรฟเวอร (client-server databases) เปนฐานขอมลทผใชท าการเขาถงหรอเรยกใชขอมลในฐานขอมลผานระบบแลน ดงภาพท 1.9

26

Local Area

Network

Database server

clientclient

client client

client

ภาพท 1.9 ฐานขอมลแบบไคลแอนท เซรฟเวอร

ทมา (McFADDEN & Hoffer, 2000, p.10)

2. ฐานขอมลแบบกระจาย ในบางกรณการใชฐานขอมลแบบสวนกลาง อาจไมสะดวกส าหรบบางองคกรทมสาขา

จ านวนมากๆ เนองจากในแตละสาขาจะมฐานขอมลของตนเอง ดงนนฐานขอมลแบบกระจาย จงเหมาะสมส าหรบการจดเกบและการเขาถงขอมลของสาขาเหลานน โดยสามารถท าการแบงประเภทของ ฐานขอมลแบบกระจายออกเปน 2 ประเภท ดงน

Computer Computer

Computer

Location ALocation B

Location C

ภาพท 1.10 ฐานขอมลแบบกระจาย ทมา (McFADDEN & Hoffer, 2000, p.12)

2.1 ฐานขอมลแบบกระจายทเหมอนกน (homogeneous distributed database) นนคอในแตละสาขามการก าหนด ระบบปฏบตการ แบบจ าลองขอมล (data model) และระบบการจดการฐานขอมล ทใชในแตละสาขาเหมอนกน

27

2.2 ฐานขอมลแบบกระจายทแตกตาง (heterogeneous distributed database) นนคอในแตละสาขาจะมความใช ระบบปฏบตการ แบบจ าลองขอมล หรอ ระบบการจดการฐานขอมล ทแตกตางกน

Communications server

client

Database server

client

Remote

Computer

Remote

Computer

ภาพท 1.11 ฐานขอมลแบบกระจาย ทมา (McFADDEN & Hoffer, 2000, p.12)

สรป ฐานขอมล คอ กลมของขอมลทมความสมพนธกน ทมระบบการจดการฐานขอมล (DBMS) ซงเปนโปรแกรมทชวยในการสรางและจดการบรหารฐานขอมล โดยระบบการจดการฐานขอมลถกออกแบบขนมา เพอชวยในการบ ารงรกษาและชวยจดการกลมขอมลทมจ านวนมากๆ โดยกอนทจะพฒนามาเปนระบบฐานขอมลนนแรกเรมของการววฒนาการของการจดการขอมลจะใชระบบแฟมขอมลในการจดเกบขอมลในองคกร ซงระบบแฟมขอมล คอ กลมของโปรแกรมประยกตทถกออกแบบมาส าหรบผใชโดยทวๆไปทใชในการออกรายงาน โดยแตละโปรแกรมตางกท าการก าหนดและจดการขอมลทใชในแตละโปรแกรมประยกตเอง ซงกอใหเกดขอจ ากดของระบบแฟมขอมลไมวาจะเปนความซ าซอนของขอมลหรอความไมสอดคลองของขอมล จงไดพฒนามาเปนระบบฐานขอมล เพอจดการกบปญหาทเกดจากระบบแฟมขอมล

28

ค าถามทบทวน 1.จงยกตวอยางของระบบฐานขอมลทพบในชวตประจ าวนมาอยางนอย 2 ตวอยาง 2. จงอธบายความหมายของค าดงตอไปน 2.1 ขอมล (data) 2.2 สารสนเทศ 2.3 ฐานขอมล (database)

2.4 ระบบการจดการฐานขอมล 3. จงก าหนดความแตกตางระหวาง ขอมล และสารสนเทศ 4. จงบรรยายถงววฒนาการของระบบฐานขอมล 5. คณสมบตของระบบฐานขอมล และระบบแฟมขอมล คออะไร 6. ขอจ ากดของระบบแฟมขอมลมอะไรบาง 7. องคประกอบหลกของระบบการจดการฐานขอมล ประกอบดวยอะไรบาง 8. จงใหเหตผลของการปฎรปจากระบบงานทใชคนเปนหลก มาเปนระบบแฟมขอมล 9. จงใหเหตผลวา ท าไมฐานขอมลจงเปนสงทส าคญตอองคกร ในปจจบน 10. จงวเคราะหถงความแตกตางระหวางฐานขอมลแบบสวนกลาง และฐานขอมลแบบกระจาย