บทท 4

ผลการปฏบตงานตามโครงงาน

ความหมายและความส าคญของระบบบญช

ระบบบญช ( Accounting System) หมายถง การจดระเบยบแบบแผนเกยวกบขอมลทาง

การเงน ตงแตการออกแบบฟอรมเอกสาร สมดบญช การบนทก การแยกประเภทขอมล และจดท า

รายงานตางๆ ใหถกตองรวดเรว เพอเสนอขอมลแกผเกยวของของกจการระบบบญช มความส าคญ

ตอธรกจ เพราะจะชวยใหฝายจดการสามารถปฏบตหนาททอยในความรบผดชอบใหลลวงไปดวยด

และท าใหสามารถไดรบขอมลทถกตองเพอเสนอแกผเกยวของซงไดแก

ฝายบรหาร

ฝายบรหารตองการขอมลทจะน ามาใชประโยชนในการด าเนนงานของธรกจ ขอมลท

ถกตองและทนตอเหตการณ จะชวยใหฝายบรหารสามารถน าไปใชในการประเมนผลการตดสนใจ

ในการบรหารงาน และการวางแผนธรกจในอนาคตไดอยางถกตองขอมลของฝายบรหารจะเปน

ขอมลทมรายละเอยดมากกวาขอมลทเสนอตอบคคลภายนอกโดยทวไปกจะเปนขอมลเกยวกบผล

การด าเนนงาน ขอมลเกยวกบฐานะการเงน ซงมความละเอยดท าใหทราบความเปนไปของธรกจ

อยางใกลชด

บคคลภายนอก

บคคลภายนอก ไดแก ผถอหน เจาหน หนวยงานทเกยวของ เชนกรมสรรพากร กระทรวง

พาณชย เปนตน โดยปกตขอมลทเสนอตอบคคลภายนอก จะเปนขอมลทเชอถอได โดยตองไดรบ

การตรวจสอบความถกตองจากผสอบบญชอสระเสยกอน ซงไดแก ผลการด าเนนงานของธรกจ

และรายงานฐานะทางการเงนของธรกจ นอกจากนยงตองจดท าขอมลบางอยางซงกฎหมายก าหนด

ดวย เชน รายงานภาษซอ รายงานภาษขาย รายงานภาษเงนไดหก ณ ทจาย เปนตนนอกจากน ระบบ

บญชยงเปนเครองมอทส าคญอยางยงของฝายบรหาร ในการควบคมการด าเนนงานใหเปนไปตาม

วตถประสงค ในธรกจเลกๆ อาจจะเหนความส าคญของระบบบญชไดไมชดเจน เพราะเจาของธรกจ

สามารถควบคมดแลการด าเนนงานดวยตนเองไดทวถง เนองจากมการแบงสวนงานตางๆ ออกเปน

หลายสวนและมผปฏบตงานเปนจ านวนมากจงท าใหจ าเปนตองมอบอ านาจหนาท

ในการบรหารงาน และขยายขอบเขตของการดแลใหหวหนาฝายตางๆ เปนผรบผดชอบ ระบบบญช

กมความส าคญมาก เพราะจะเปนเครองมอส าคญในการควบคมการด าเนนธรกจไดเปนอยางด ท า

ใหการจดท าขอมลตางๆ เปนไปอยางถกตอง รวดเรว ทนตอเหตการณ ท าใหประหยดคาใชจายและ

ยงเปนเครองมอในการปองกนรกษาทรพยสนของกจการไมใหเกดการทจรต สญหาย หรอน าไปใช

ในทาง ไมสมควร

ในปจจบนองคกรตองเผชญกบการแขงขนและการเปลยนแปลงตางๆมากมายซงการ

เปลยนแปลงดงกลาวยอมสงผลกระทบตอองคกรไมมากกนอยทงนนหากองคกรใดไมไดเตรยมการ

ในการปรบตวใหเขากบสงแวดลอมทเปลยนไปแลวกอาจสงผลตอความดาเนนอยขององคกรได

ปจจบนธรกจตางๆจงใหความส าคญกบระบบบญช

ความส าคญของระบบบญช

ระบบบญชเปนระบบทถกออกแบบขนมาเพอแปลงหรอประมวลผลขอมลทางการเงน

(Financial Data) ใหเปนสารสนเทศทมประโยชนในการตดสนใจตอผใชโดยนานโยบายทรพยากร

มนษยและเทคโนโลยสารสนเทศมาประกอบกนโดยเนนการใชประโยชนทางการบญชทเกดขน

จากการดาเนนธรกจ

หนาทของนกบญชในอนาคต

โดยหนาทความรบผดชอบของนกบญชทส าคญทธรกจตองการคอการวางระบบบญชและ

รายงานงบการเงนวางแผนกลยทธของธรกจในระยะยาวบรหารบญชการเงนทปรกษาภายในของ

ธรกจจดทางบประมาณระยะสนพฒนากระบวนการทางานวเคราะหลกคาและความสามารถในการ

ท าก าไรของธรกจ

ระบบบญชสามารถเพมคณคาใหธรกจได

การประมวลผลขอมลในระบบบญชจะไดสารสนเทศทถกตองเชอถอไดและทนตอการ

ตดสนใจของผบรหารซงการออกแบบระบบบญชทดกจะชวยใหการด าเนนงานของธรกจเปนไป

อยางมประสทธภาพดงนการเพมคณภาพและลดตนทนสนคาการเพมประสทธภาพการทางานการ

พฒนาการตดสนใจโดยการน าเสนอสารสนเทศทถกตองเชอถอไดและทนเวลาใหกบผใช

เครองมอและเทคนคในการออกแบบระบบบญช การวางระบบบญชโดยใชโปรแกรมส าเรจรปเพองานบญชจะตองเรมตนทการวเคราะห

เพอท าความเขาใจระบบทใชอยเพอจะไดทราบและเขาใจปญหาทเกดขนและสามารถระบ ความตองการของผใช เครองมอและเทคนคในการจดท าเอกสารเพอวเคราะหระบบบญชทตองการประกอบดวย 1. แผนภาพกระแสขอมล (Data Flows Diagrams) 2. แผนภาพการท างานดวยระบบคอมพวเตอร (Computer System Flowcharts)

3. แผนภาพทางเดนเอกสาร (Document Flowcharts) แผนภาพกระแสขอมล (Data Flow Diagrams)

แผนภาพกระแสขอมล (Data Flow Diagrams: DFD) เปนเอกสารแสดงกระแสขอมล

ภายในองคกรแสดงถงแผนภาพทแสดงการเคลอนไหวของขอมลจากกจกรรมหนงไปสกจกรรมอน

ท าใหทราบถงจดเรมตนและปลายทางของขอมลนอกจากนยงท าใหทราบถงกระบวนการหรอการ

ประมวลผลและหนวยเกบขอมลส าหรบใชอธบายระบบการท างานเดมและวางแผนการออกแบบ

ระบบการท างานใหมหลกการเขยนมดงน

1. ตองเขาใจระบบการท างานและลกษณะงานโดยศกษาวาระบบท างานอยางไรก าหนดจดเรมตนและจดสนสดของขอมลซงอาจเปนหนวยงานภายในหรอนอกกจการโดยไมสนใจระบบการควบคมแตจะไปใหความส าคญกบระบบการควบคมในการพฒนาระบบภายหลง

2. ตงชอทกสวนประกอบควรตงชอกระบวนการกระแสขอมลจดเรมตน /จดสนสดและแหลงเกบขอมล

3. หลกเลยงการเขยนเสนทางการไหลของขอมลตดกนหรอทบกน

แผนภาพการทางานดวยระบบคอมพวเตอร (Computer System Flowcharts)

แผนภาพการท างานเปนเทคนคในการวเคราะหระบบเพออธบายขนตอนการท างานใหชดเจนโดยใชสญลกษณประเภท 1. ขอมลเขาและขอมลออก

2. การประมวลผล

3. แหลงเกบขอมล

4. ทางเดนเอกสารและเบดเตลด

แผนภาพทางเดนเอกสาร(Document Flowcharts) แผนภาพทางเดนเอกสารใชส าหรบอธบายทางเดนเอกสารตงแตเรมตนจนสนสดการ

ท างานภายใตความรบผดชอบของแตละแผนกทงแสดงเอกสารขนตนและรายงานระหวางกระบวนการปฏบตงานของซงในการวเคราะหระบบการควบคมภายในทบทวนจดออนทสงผลตอประสทธภาพการท างานในระบบรวมทงประเมนระบบการควบคมภายในดวยท าใหบางครงจะเรยกแผนภาพทางเดนเอกสารวาแผนภาพแสดงการควบคมภายในเพราะตองใหความส าคญกบการตรวจสอบการท างานระหวางกนและการแบงแยกหนาทการท างานของพนกงานมรายละเอยดการท างานมากกวาแผนภาพกระแสขอมลเพราะในผงงานเอกสารแสดงใหเหนภาพการปฏบตงานของหนวยงานทจดท าเอกสารหนวยงานทตรวจสอบเอกสารหนวยงานทรบเอกสารและหนวยงานทจดเกบเอกสาร

แผนภาพทางเดนเอกสารนถอไดวาเปนสวนหนงในกระบวนการออกแบบระบบบญชโดยมหลกการเขยนดงน

การวางระบบบญชโดยใชโปรแกรมส าเรจรปเพองานบญช

1. ตองท าความเขาใจในระบบงานและลกษณะงานทจะเขยนผงงานเดนเอกสารโดยศกษาจากการสงเกตสมภาษณผใชงาน

2. ระบชอหนวยงานทเกยวของกบกระบวนการปฏบตงานเขยนตามขนตอนการท างานปกตสวนนโยบายหรอขนตอนการท างานพเศษอนๆใหเขยนอยในสญลกษณหมายเหตประกอบระบชอเอกสารหรอรายงานลงในสญลกษณของเอกสารหรอรายงาน

3. เขยนภาพกระบวนการไหลของเอกสารจากบนลงลางหรอจากขวาไปซายเขยนหวลกศรทกครงเขยนใหเหนจดเรมตนและจดสนสดอยางชดเจนและออกแบบเอกสารตนฉบบใหแตกตางจากส าเนาเอกสารระบเลขทส าเนาหรอรายงานโดยทเอกสารหรอรายงานซงเปนตนฉบบใหใสหมายเลข 1

4. ใชสญลกษณการเชอมตอในหนากระดาษแผนเดยวกนหรอระหวางหนากระดาษเพอหลกเลยงการตดกนของเสนทางการเดนเอกสาร

ลกษณะของการใชประโยชนจากสารสนเทศ 1.สารสนเทศมความเกยวของกบการตดสนใจชวยเพมความสามารถในการตดสนใจข อง

ผบรหารได (Relevant) 2.ความเชอถอไดของสารสนเทศแสดงถงกจกรรมการท างานอยางตรงไปตรงมาและไมม

ขอผดพลาด (Reliable) 3.ความครบถวนของสารสนเทศ (Complete) การมสารสนเทศทสมบรณครบถวนจะชวย

ใหการตดสนใจขององคกรมความถกตองมากขน 4.ความทนสมยของสารสนเทศเพอใหผบรหารใชในการตดสนใจอยางทนทวงท (Timely) 5.การสอสารสารสนเทศใหผบรหารเขาใจได (Understandable) เพราะหากผใชไมเขาใจ

สารสนเทศนนสารสนเทศดงกลาวกยอมไมมประโยชนตอผใชแตอยางใด 6.การตรวจสอบสารสนเทศซงกนและกนไดหากมอบหมายใหพนกงาน 2 คนประมวลผล

ขอมลชดเดยวกนสารสนเทศทไดควรใกลเคยงกน (Verifiable)

สารสนเทศทมตอการตดสนใจทความสมพนธกบวงจรทางการบญชมดงน

วงจรรายไดใชส าหรบการตดสนใจเรองตงราคาขายสนคาอยางไรวงเงนสนเชอระยะเวลาการช าระเงนสนคาใดมก าไรสงต าอยางไรควรวจยตลาดหรอโฆษณาหรอไม

วงจรรายจายใชส าหรบการตดสนใจเรองซอสนคาจ านวนเทาไหร เมอไรจากผจ าหนายรายใด

วงจรการเงน ใชส าหรบการตดสนใจเรองกระแสเงนสดเปนอยางไรมความตองการเงนกระยะสนหรอระยะยาวจ านวนเทาไร

วงจรการผลต ใชส าหรบการตดสนใจเรองผลตสนคาเทาไรเมอไรและใชวธการผลตอยางไร

วงจรทรพยากรมนษยใชส าหรบการตดสนใจเรองใหพนกงานท างานกชวโมงพฒนาทกษะ

พนกงานอยางไรท าไมจงมอตราการลาออกสง

การออกแบบระบบบญชในปจจบนมการน าเทคโนโลยสารสนเทศโดยการน าโปรแกรม

ส าเรจรปเพองานบญชมาใชในการวางระบบบญชตงแตระบบบญชขนาดเลกไปจนถงระบบทม

ความยงยากซบซอนรวมทงระบบบญชแยกประเภททวไประบบลกหนการคาระบบเจาหนการคา

ระบบสนคาคงเหลอระบบเงนเดอนระบบตนทนระบบสนทรพยถาวรระบบเงนสดรบและระบบ

เงนสดจายเพอใหการเกบรวบรวมรายการคาประมวลผลไปจนกระทงการออกรายงาน

วงจรรายได (Revenue Cycle) วงจรรายไดเกยวของกบการประมวลผลการขายและการเรยกเกบเงนคาสนคาและบรการ

ซงมความสมพนธระหวางวงจรรายไดกบวงจรอนๆในระบบบญชคอวงจรรายจายและวงจรการผลตเพอเรมการจดซอและผลตสนคาใหเพยงพอตอความตองการของลกคาวงจรทรพยากรมนษยส าหรบค านวณคาตอบแทนและโบนสใหกบพนกงานขายและระบบบญชแยกประเภททวไปและการรายงาน เพอจดท างบการเงนและรายงานผลการปฏบตงานวงจรรายไดสามารถแบงไดเปน 4 กระบวนการคอ 1. กระบวนการขายตรวจสอบวงเงนสนเชอและปรมาณสนคากอนพรอมการอนมต ขายสนคา

2. กระบวนการจดสงก าหนดวธการจดสงสนคาและสรางใบบรรจสนคาพรอมกบ ใบขนสนคา

3. กระบวนการเรยกเกบเงนสงใบก ากบสนคาไปใหลกคา 4. กระบวนการรบเงนเพอเกบเงนจากลกคา

กระบวนการขาย

การประมวลผลขอมลจากใบสงซอของลกคาโดยน ามาตรวจสอบปรมาณสนคาวามเพยงพอและวงเงนสนเชอตลอดจนยอดคางช าระเพอตดสนใจวาจะขายสนคาหรอไมส าหรบลกคารายใหมทเรมตดตอกบบรษทเปนครงแรกผจดการแผนกสนเชอจะเปนผก าหนดวงเงนสนเชอตามนโยบายของบรษทและจะสงขอมลใหกบผบรหารทางการเงนบนทกขอมลเพอเปนการควบคมภายในระหวางกนกระบวนการขายมขนตอนการท างานคอ

1. การตอบค าถามลกคา 2. การตรวจสอบวงเงนสนเชอ 3. การตรวจสอบปรมาณสนคา

เอกสารและวธการปฏบต กระบวนการขายเรมตนจากใบสงซอของลกคาจากนนพนกงานขายจะกรอกขอมลการ

สงซอในเอกสารทจดพมพไวลวงหนาสงไปยงแผนกขายระบบจะตรวจสอบขอมลเพอความถกตอง หากมสนคาเพยงพอพนกงานจะจดทาใบสงขาย (Sales Order) 4 ฉบบ

- ตนฉบบสงไปแผนกเรยกเกบเงนเพอเตรยมใบกากบสนคา - ฉบบท 2 สงไปยงลกคาเพอยนยนการขายสนคา - ฉบบท 3 สงไปแผนกจดสงสนคาเรยกวาใบบรรจสนคา (Packing Slip) - ฉบบท 4 เกบไวทแผนกขาย

กระบวนการจดสง กระบวนการจดสงเปนการสงมอบสนคาไปใหลกคาโดยจะมแผนกจดสงสนคาท าหนาท

จดสงสนคาโดยเฉพาะแตในปจจบนมการใหบรการจากบรษททรบจดสงท าใหบรษทสามารถใชเวลาไปกบเรองอนๆทมความส าคญเชนการผลตไดมากโดยไมตองกงวลกบการจดสงสนคาอกตอไป เอกสารและวธการปฏบต เมอแผนกคลงสนคาไดรบใบเตรยมสนคาพนกงานจะเตรยมสนคาตามทระบไวน าออกมาจากคลงสนคาแลวท าเครองหมายบนใบเตรยมสนคาเพอแสดงวาไดจดเตรยมสนคาเรยบรอยแลวสงไปใหแผนกจดสงสนคาแผนกจดสงสนคาจะนบสนคาจรงกบใบเตรยมสนคาหากถกตองจะท าเครองหมายบนใบบรรจสนคาหรอส าเนาใบสงขายและบนทกเลขทใบสงขายรหสสนคาปรมาณสนคาดวยเครองคอมพวเตอรเพอเชอมโยงเขาสระบบประมวลผลแบบทนทซงในขนตอนนจะมการตรวจสอบขอมลเพอความถกตองครบถวนดวยและปรบปรงขอมลในแฟมขอมลหลกสนคาคงเหลอเพอจดท าใบขนสนคาจ านวน 4 ฉบบโดย

- ตนฉบบสงไปแผนกเรยกเกบเงนเพอเตรยมใบก ากบสนคา - ฉบบท 2 สงไปยงบรษททรบจดสงสนคา - ฉบบท 3 แนบกบใบเตรยมสนคาเกบไวทแผนกจดสงเรยงตามเลขทเพอตดตามการจดสง - ฉบบท 4 สงไปใหลกคาพรอมกบใบบรรจสนคาถาลกคาเปนผชาระคาจดสงใบขนสนคาน

จะใชเปนเอกสารแจงหนคาระวางได กระบวนการเรยกเกบเงน

กระบวนการเรยกเกบเงนไดรบขอมลมาจากกระบวนการขายและกระบวนการจดสงสนคาซงจะมขอมลเกยวกบยอดเงนและเงอนไขการช าระเงนของลกคาเพอน ามาจดท าใบก ากบสนคา(Sales Invoice) ส าหรบแจงใหลกคาทราบยอดเงนทตองจายช าระตลอดจนจดท ารายงานประจ าเดอนแสดงยอดคางช าระตามชวงเวลากระบวนการนเปนหนาทของพนกงานเรยกเกบเงนหรอพนกงานบญชลกหนการคาและจะรายงานตอผบรหารทางดานบญช

ในกรณทลกคาสงคนสนคาเนองมาจากสนคาเสยหายหรอจดสงสนคาไมถกตองหรอสนคาเสยหายนอยและลกคายอมรบสนคานนไวผจดการแผนกสนเชอจะจดท าใบลดหน (Credit Memo) จ านวน 2 ฉบบเพอลดยอดหนใหกบลกคาแตตองไดรบขอมลสนคาทสงคนนนไดรบกลบเขาคลงสนคาเรยบรอยแลวโดย

- ตนฉบบสงไปใหลกคาเพอแจงการลดหน - ฉบบท 2 สงไปยงแผนกบญชลกหนการคาเพอลดหน

สวนในกรณเรยกเกบเงนไมไดผจดการแผนกสนเชอจะจดท าใบลดหนเพอขออนมตบนทกหนสญและสงไปยงแผนกบญชลกหนการคาเทานนโดยไมตองสงใบลดหนไปใหลกคา พนกงานเรยกเกบเงนจะตรวจสอบใบขนสนคาจากแผนกจดสงสนคาใหตรงกบใบสงขายจากแผนกขายแลวจงจดท าใบก ากบสนคาโดยบนทกขอมลรหสสนคาและปรมาณระบบจะตรวจสอบความถกตองของขอมลและด าเนนการดงน

1. สรางรายงานในแฟมใบก ากบสนคาขน 1 รายการเพอน าไปพมพใบก ากบสนคา

2. บนทกเพมยอดคางช าระในแฟมขอมลหลกลกคา

3. บนทกขอมลการขายในแฟมขอมลใบสงขาย

4. สรางใบส าคญเพอบนทกบญชขายและบญชลกหนการคาตลอดจนแยกประเภทรายการในบญชแยกประเภททวไป กระบวนการรบเงน

กระบวนการรบเงนเปนหนาทของพนกงานการเงนทจะแจงใหผบรหารทางการเงนทราบถงจ านวนเงนทไดรบจากลกคาเพอน าเงนเขาบญชธนาคารซงพนกงานบญชลกหนการคาจะเปนผ บนทกลดยอดคางช าระของลกคาและรายงานใหผบรหารทางการบญชทราบ เอกสารและวธการปฏบต

โดยเรมจากพนกงานรบจะลงนามรบเชคหลงเชคสวนพนกงานอกคนหนงจะเตรยมรายงานสงเงนของลกคา (Remittance List) ซงแสดงรายละเอยดการรบเชคทงหมดจ านวน 3 ฉบบ

- ตนฉบบสงไปยงพนกงานการเงนพรอมกบเชคเพอน าเขาบญชธนาคาร - ฉบบท 2 สงไปยงแผนกตรวจสอบภายในเพอจดท างบกระทบยอด (Reconcile) กบบญช

ธนาคาร - ฉบบท 3 สงไปยงแผนกบญชลกหนการคาเพอลดยอดคางชาระของลกคา หากพนกงานบญชลกหนการคาใชเครองคอมพวเตอรเชอมโยงกบระบบแบบ On-line กจะ

บนทกรายการสงเงนรหสลกคาเลขทใบก ากบสนคาและจ านวนเงนทไดรบเขาสระบบโดย 1. ตรวจสอบความถกตองของรหสลกคาและเลขทใบก ากบสนคา 2. ตรวจสอบรหสลกคากบลกคาวาถกตองตรงกน 3. ตรวจสอบฟลดจ านวนเงนวาเปนตวเลขเทานน 4. หาผลรวมจ านวนเงนของทกรายการวาตรงกบยอดเงนรวมในเอกสารการสงเงนหรอไม

หลงจากนนระบบจะท าการลดยอดคางชาระของลกหนแตละรายในแฟมขอมลหลกลกคาท าเครองหมายวา “จายแลว” ในใบก ากบสนคาเพอบนทกในแฟมขอมลขายและบนทกเงนสดรบไวในแฟมขอมลเงนสดรบพนกงานจะไดรบใบน าฝากทพมพออกมาจากระบบจ านวน 2 ฉบบน ามาเปรยบเทยบกบเชคและรายการสงเงนแลวน าฝากบญชธนาคาร วธการควบคมในวงจรรายได การออกแบบระบบบญชทดตองมระบบการควบคมทเพยงพอเพอใหมนใจวา

1. รายการทเกดขนทกรายการตองไดรบอนมตอยางเหมาะสม 2. รายการทบนทกแลวทกรายการตองตรวจสอบได 3. รายการทไดรบอนมตใหบนทกนนตองบนทกครบถวน 4. รายการทเกดขนทกรายการไดบนทกอยางถกตอง 5. ปองกนสนทรพย (เงนสดสนคาขอมล) สญหาย

สารสนเทศทส าคญในวงจรรายได

ระบบบญชทดยงตองแสดงถงสารสนเทศส าหรบวางแผนกลยทธและประเมนผลประสทธภาพในการท างานไดดวยดงน

1.ระยะเวลาทใชในการตอบค าถามลกคาระยะเวลาทใชในการบนทกการสงขายความพอใจของลกคา

2.วเคราะหสวนแบงการตลาดและแนวโนมการขายวเคราะหความสามารถในการท าก าไรของสนคาลกคาและเขตการขายปรมาณขายทงทเปนจ านวนเงนและจ านวนลกคา

3.ประสทธภาพของการโฆษณาและการสงเสรมการขายผลการปฏบตงานของ พนกงานขาย

4.หนสญเสนอแนะนโยบายสนเชอ 5.ประมาณการเงนสดรบจากการเรยกเกบเงนและความตองการเงนกในระยะสนและระยะ

ยาว จะเหนไดวาผบรหารมความจ าเปนตองไดขอมลทงขอมลทางการเงนและขอมลการ

ปฏบตงานมาเพอใชในการตดสนใจ

กรณศกษา วงจรลกหน/วงจรการขาย ของบรษท นปปอนเพนต (ประเทศไทย) จ ากด

4.1 ขนตอนของวงจรลกหน

รปท 4.1 ขนตอนของวงจรลกหน

ขนตอนการสงซอของ

สนคา

ขนตอนการสงของ

ขนตอนการวางบล

ขนตอนการรบช าระเงน

1. ขนตอนการสงซอสนคา

ขนตอนการสงซอสนคา แบงออกเปน 2 ขนตอน คอ

1.1การสงซอโดยตรงทางพนกงานขาย (Sale)

1.2การสงซอโดยตรงทางแผนกบรการลกคา (Customer service)

แผนก Customer service มหนาทในการจดท าใบ Invoice ออกเปนชด ซงใน 1 ชด

ประกอบดวย 6 กอปป

ใบ Invoice ทออกเปนชด

รปท 4.2 ใบ Invoice ทออกเปนชด

ใบ Invoice ใน 1ชด ประกอบดวย

1.1.1 ใบเสรจรบเงน/ใบสงของ

1.1.2 ส าเนาใบเสรจรบเงน/ส าเนาใบสงของ

1.1.3 ตนฉบบใบก ากบภาษ

1.1.4 ส าเนาใบก ากบภาษ/ส าเนาใบสงของ

1.1.5 ส าเนาใบสงของ

1.1.6 ส าเนาใบก ากบภาษ/ส าเนาใบสงของ

ส าหรบในสวนของใบ ส าเนาใบสงของ (ใบท 5), ส าเนาใบก ากบภาษ/ส าเนาใบสงของ (ใบ

ท 6) ทางฝาย Customer service ตองท าการเกบไวเปนหลกฐาน จากนนน าสงใบ ส าเนาใบก ากบ

ภาษ/ส าเนาใบสงของ กบทางแผนกบญชและการเงน เพอสามารถน าไปท ารายการภาษขาย สวนใบ

Invoice ทเหลอ ถกน าสงไปยงแผนก Invent (จดสง) เพอท าการสงของใหแกลกคา

2. ขนตอนการสงของ

เอกสารส าหรบลกคา ซงเอกสารไดแก ใบ Invoice ทงหมด 4 ใบ คอ ใบเสรจรบเงน ,ส าเนา

ใบเสรจรบเงน/ส าเนาใบสงของ ,ตนฉบบใบก ากบภาษ ,ส าเนาใบก ากบภาษ/ส าเนาใบสงของ ซง

จ าตองมลายเซนก ากบของผสงของอยางครบถวน เปนการแสดงถงการน าสนคาไปสงตามความเปน

จรง จากนนน าสนคาไปสงใหแกลกคาตามรายการและจ านวนทแสดงในใบ Invoice อยางครบถวน

เมอสนคาถกสงถงลกคาแลว น าใบ Invoice ใหกบลกคา เพอเชครายการและจ านวนตามความเปน

จรง ซงลกคาจะตองลงนามก ากบในใบ Invoice เพอแสดงถงการไดรบสนคาตรงตามความตองการ

สวนใบ Invoice ทจะตองกบลกคา คอ ตนฉบบใบก ากบภาษ และส าเนาใบก ากบภาษ/ส าเนาใบสง

ของ เพอทางลกคาน าไปท ารายการภาษซอ

ใบ Invoiceในสวนทน ากลบมาใหแผนก Invent (จดสง) โดยจ าตองมลายเซนตก ากบรบ

ของจากลกคาครบถวน จากนนจดท ารายการเลขทใบ Invoice สงของใหลกคาเรยบรอยแลว เพอน า

สงไปยงแผนกบญชและการเงนตรวจสอบ

เอกสารใบ Invoice ทน ามาสงใหกบแผนกบญชและการเงน มทงหมด 3 รายการ คอ

2.1 ใบเสรจรบเงน

รปท 4.2.1 บลใบเสรจรบเงน

2.2 ส าเนาใบเสรจรบเงน/ส าเนาใบสงของ

รปท 4.2.2 บลส าเนาใบเสรจรบเงน/ส าเนาใบสงของ

2.3 รายการเลขทใบ Invoice

รปท 4.2.3 รายการเลขทใบ Invoice

ทางแผนกบญชท าการตรวจเชคเลขทใบInvoice ใหตรงตามรายการทแผนกจดสงจดท ามาม

ลายเซนถกตองและครบถวนหรอไม จากนนทางบญชจะท าการเปดระบบทมการขายสนคาขนมาทง

เดอน จากนนท าการกรอกเลขทใบ invoice เพอเปนการยนยนส าหรบใบ invoice ทไดน าสงของ

ใหแกลกคาอยางเรยบรอยและสมบรณ

จากนนทางบญชจะตองจดแยกระหวาง ใบเสรจรบเงนและส าเนาใบเสรจรบเงน/ส าเนาใบ

สงของออกจากกนเพอทจะน าใบเสรจรบเงนไปวางบลกบลกคา และน าส าเนาใบเสรจรบเงน/ส าเนา

ใบสงของจดเกบเขาแฟมเพอทจะให Audit ท าการตรวจสอบ

3. ขนตอนการวางบล

การวางบล คอ เปนการแจงหนใหกบทางลกคาไดรบทราบถงจ านวนเงนในการสงซอ

สนคาภายในเดอนทมการสงซอ เพราะในระบบบญชจะมการแจงยอดหนทบรษทลกคาจะตอง

ด าเนนการจายเงนตามความเปนจรง และตรงตามเวลาก าหนดของการช าระหน

ในการจดแยกของใบ Invoice จะตองท าการจดแยก ชอพนกงานขาย ซงในแตละพนกงาน

ขายจะมลกคาเปนจ านวนมาก จงตองจดแยกตามล าดบของรหสลกคา และเลขทใบ Invoice อยาง

ถกตอง เพอไมท าใหเกดขอผดพลาดในการวางบล

ชอพนกงานขาย (Sale)

รปท 4.3 ชอพนกงานขาย (Sale)

รหสลกคา

รปท 4.3.1 รหสลกคาในแตละรานคา

เมอไดจดแยกใบ Invoice ชอพนกงานขาย รหสลกคา และเลขทใบ Invoice ตามล าดบแลว

จากนนท าการออกใบวางบล ในการออกใบวางบลรายการทลกคาสงซอสนคาทงเดอน รายการและ

จ านวนเงน จะตองตรงตามใบ Invoice ทไดมการสงของเรยบรอยแลว

ใบวางบลประกอบดวย 1 ชด ม 3 กอปป ไดแก

รปท 4.3.2 ใบวางบล

ใบท 1 ตนฉบบใบวางบล ทางแผนกบญชและการเงนจะเกบไวเปนหลกฐานในการรบเชคจาก Sale

ใบท 2 ส าเนาใบวางบล ทางลกคาจะเกบไวเพอเปนหลกฐานในการจายเชคเมอครบก าหนดช าระเงน

ใบท 3 ส าเนาใบวางบล ทาง Sale จะเกบไวเพอเปนหลกฐานในการรบเชคจากลกคา

สงส าคญขอใบวางบล คอ ใบวางบลทง 3 ใบ จะตองมลายเซนตก ากบของ พนกงานขายและ ลกคา

ครบถวนทกใบ(ยกเวนใบท 1 จะมแคลายเซน พนกงานขายเพยงลายเซนเดยว)

4. ขนตอนการรบช าระเงน

เมอถงก าหนดช าระเงน พนกงานขายจะมหนาทไปรบเชคกบลกคา ซงพนกงานขาย

จะตองน าใบวางบล (กอปปท 3) ไปแสดง เพอใหลกคาลงนามยนยนและเปนหลกฐานในการรบ

ช าระเงน เมอลกคาจายเชคใหกบ พนกงานขาย ทาง พนกงานขาย จะน าเชคกลบมาใหกบทางบญช

และการเงน (F&A) พรอมกบ ใบวางบล ทมลายเซนลงนามครบทง พนกงานขาย และ ลกคา

จากนน แผนกบญชและการเงนจะมหนาทน าเชคท ลกคาไดท าการช าระหน ไปขนเงนกบ

ธนาคาร จ านวนเงนในระบบลกหน จะท าการหกยอดหนออกโดยอตโนมต ทนททเชคผาน ในทน

ในการหกยอดของลกหน ทางบรษท และ ธนาคาร ไดมการซงค ขอมลของลกคาในระบบระหวาง

กน ซงจะท าใหจ านวนหนของลกคา ทมการช าระหน หรอ เชคทลกคาช าระหนผาน จะท าใหขอมล

ในระบบลกหน หกยอดหนตามจ านวนการช าระหนทลกคาไดมการช าระหน โดยอตโนมต