1

โครงการอบรม โครงการอบรม ““ระเบยบงานสารบรรณและการจดการระเบยบงานสารบรรณและการจดการความร ความร ((KMKM) ) ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ((EE--

DocumentDocument)) มหาวทยาลยศลปากรมหาวทยาลยศลปากร””

โครงการอบรม โครงการอบรม ““ระเบยบงานสารบรรณและการจดการระเบยบงานสารบรรณและการจดการความร ความร ((KMKM) ) ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ((EE--

DocumentDocument)) มหาวทยาลยศลปากรมหาวทยาลยศลปากร””

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

รองศาสตราจารย ดร. สมสรวง พฤตกล

ประเดนการนาเสนอประเดนการนาเสนอประเดนการนาเสนอประเดนการนาเสนอ

หลกการและแนวคดการบรหารงานเอกสารงานสารบรรณตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

ชมซด เรองการจดการเอกสารกระทรวงการตางประเทศ

ฐ

การจดการเอกสารอเลกทรอนกส

เอกสารเอกสาร คอคอ อะไรอะไร

ขอมลหรอสารสนเทศทมการบนทกในรปแบบ ใด ๆ รวมถงขอมลทบนทกในระบบคอมพวเตอร ทจดทาขน

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

รบไว โดยหนวยงานหรอบคคลเพอการดาเนนงานตามหนาท และมการใชหรอเกบรกษาเพอเปนหลกฐานของการดาเนนกจกรรมนนๆ

2

หนงสอราชการ (ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ)หนงสอราชการ (ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ)

เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ

หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ

หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนซงมใชสวนราชการ

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

มใชสวนราชการ

หนงสอทหนวยงานอนซงมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

หนงสอราชการ (ตอ)หนงสอราชการ (ตอ)เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ

เอกสารทราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบหรอขอบงคบ

ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ขอมลขาวสารขอมลขาวสาร ((ตาม พตาม พ..รร..บบ. . ขอมลขาวสารของราชการฯ ขอมลขาวสารของราชการฯ ))

สงทสอความหมายใหรเรองราว ขอเทจจรง ขอมล หรอสงใดๆ ไมวาการสอความหมายนนจะทาไดโดยสภาพของสงของนนเอง

ใ ไ ไ ไ ใ ป

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

หรอผานวธการใดๆ และไมวาจะไดจดทาไว ในรปของเอกสาร แฟม รายงาน หนงสอ แผนผง แผนท ภาพวาด ภาพถาย ฟลม การบนทกภาพหรอเสยง การบนทกโดยเครองคอมพวเตอร หรอวธอนใดททาใหสงทบนทกไวปรากฏได

3

ขอมลขาวสารของราชการ ขอมลขาวสารของราชการ ((ตาม พตาม พ..รร..บบ. . ขอมลขาวสารของราชการฯ ขอมลขาวสารของราชการฯ ))

ขอมลขาวสารทอยในความครอบครองหรอควบคมดแลของหนวยงานของรฐ ไมวาจะเปน

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

ฐขอมลขาวสารเกยวกบการดาเนนงานของรฐหรอขอมลขาวสารเกยวกบเอกชน

หลกการหลกการ วงจรชวตเอกสารวงจรชวตเอกสาร(Records Life(Records Life--

Cycle)Cycle) จดทาจดทา

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

ใช เกบ และ ดแลใช เกบ และ ดแลรกษารกษา

กาจดกาจด

เอกสารอยระหวาง เอกสารกงกระแส เอกสารสน

กจกรรม

กลมเอกสาร

จดทา ใช เกบ กาจด

เอกสารอยระหวางกระแสการใช

เอกสารกงกระแสการใช

เอกสารสนกระแสการใช

งานสารบรรณ งานจดหมายเหต

กลมเอกสาร

กลมงาน

นกจดการเอกสาร นกจดหมายเหต

งานหนวยเกบเอกสาร

ผรบผดชอบ

ทาลายจดหมายเหต

4

หลกการหลกการจดการเอกสารอยางตอเนอง จดการเอกสารอยางตอเนอง ((Records Continuum)Records Continuum)

จดทาจดทา

ออกแบบระบบงานเอกสาร

ใหความรแกบคลากร

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

ใช เกบ และดแลใช เกบ และดแลรกษารกษา

กาจดกาจด

จดทาตารางกาหนดอายเกบเอกสาร ประเมนระบบงานเอกสาร

งานสารบรรณ

การออกแบบระบบการจดการเอกสารการออกแบบระบบการจดการเอกสาร

การสารวจสภาพปจจบนของการจดการเอกสารขององคกร

การวเคราะหภารกจหลกและกจกรรมขององคกร

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

วเคราะหความตองการขององคกร

การออกแบบระบบงานเอกสารละจดทาแบบพมพเขยว

การนาไปปฏบตและกาหนดขอตกลงหรอกฎเกยวกบการจดการเอกสาร

ตารางกาหนดอายการเกบเอกสารชอ/ประเภทเอกสาร หนวยงาน กาหนดอายเกบ หมายเหต

ประกาศรบสมครบคลากร สวนงานบคคล เกบไว 1 ปแลวทาลาย

ใบลงเวลาปฏบตราชการประจาวนของบคลากร

ทกสวนงาน เกบไว 5 ปแลวทาลาย มสรปขอมลแตละคนในแฟมประวต

แฟมประวตบคลากร สวนงานบคคล หลงพนจากราชการ/งานแลวเกบไมนอยกวา 10 ปแลวทาลาย

บางแฟมถายเปนไมโครฟลม

ใบขอใชยานพาหนะ ทกสวนงาน เกบไว 1 ปแลวทาลาย

รายงานประจาป สวนงานวางแผน เกบไวตลอดไป

5

กจกรรมงานสารบรรณกจกรรมงานสารบรรณ

การจดการใหเกดเอกสาร

การจดการเอกสารระหวางกระแสการใช

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

การจดการเอกสารกงกระแสการใช

การจดการเอกสารสนกระแสการใช

การจดการเอกสารทสาคญทสด

เอกสารทสาคญทสด (Vital Records) คออะไร

เอกสารทหากองคกรไมม หรอชารด สญหายจะม

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

ผลทาใหองคกรไมสามารถดาเนนงานตอไปได

การจดการเอกสารทสาคญทสด

คนหาและทาบญชรายการเอกสารทสาคญทสด

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

กาหนดวธการจดการ การจดเกบ การดแลรกษา

6

ใ ใ ใ ใ

การใหความรแกบคลากรการใหความรแกบคลากรการใหความรแกบคลากรการใหความรแกบคลากร

•• ผปฏบตงานการจดการเอกสารผปฏบตงานการจดการเอกสาร•• ผปฏบตงานการจดการเอกสารผปฏบตงานการจดการเอกสาร

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

•• ผใชบรการเอกสารผใชบรการเอกสาร•• ผใชบรการเอกสารผใชบรการเอกสาร

•• ป บป ง บบให หมา สมกบสถาน กา ณ ลป บป ง บบให หมา สมกบสถาน กา ณ ล•• ป บป ง บบให หมา สมกบสถาน กา ณ ลป บป ง บบให หมา สมกบสถาน กา ณ ล

กจกรรมการประเมนระบบงานเอกสารกจกรรมการประเมนระบบงานเอกสารกจกรรมการประเมนระบบงานเอกสารกจกรรมการประเมนระบบงานเอกสาร

•• ประเมนระบบเปนระยะ ๆ อยางตอเนองประเมนระบบเปนระยะ ๆ อยางตอเนอง•• ประเมนระบบเปนระยะ ๆ อยางตอเนองประเมนระบบเปนระยะ ๆ อยางตอเนอง

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

•• ปรบปรงระบบใหเหมาะสมกบสถานะการณและปรบปรงระบบใหเหมาะสมกบสถานะการณและ

สภาพแวดลอมสภาพแวดลอม

•• ปรบปรงระบบใหเหมาะสมกบสถานะการณและปรบปรงระบบใหเหมาะสมกบสถานะการณและ

สภาพแวดลอมสภาพแวดลอม

งานสารบรรณตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรงานสารบรรณตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณวาดวยงานสารบรรณ

ฉบบ พ.ศ. 2526

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

ฉบบท 2 พ.ศ. 2548

7

กจกรรมงานสารบรรณตามระเบยบฯ

การจดทา การรบและการสง

“งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร” เรมตงแต

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

การเกบรกษา การยม การทาลาย

การจดทาเอกสาร การจดทาเอกสาร

ชนดหนงสอราชการ (หนงสอภายนอก หนงสอภายใน หนงสอประทบตรา หนงสอสงการ หนงสอ

ไ

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

ประชาสมพนธ หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ)รปแบบหนงสอราชการแตละชนด

การรบและสงเอกสาร การรบและสงเอกสาร

วธการรบและทะเบยนรบ (จดลาดบความสาคญ ประทบตรารบ ลงทะเบยนรบ จดแยก)

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

วธการสง ทะเบยนสง สมดสงหนงสอ ใบรบหนงสอบตรตรวจคน

8

บตรตรวจคนเรอง ....................................... รหส .................................

เลข

ทะเบยนรบ

ท ลงวนท รายการ การปฏบต

การเกบรกษาเอกสาร การเกบรกษาเอกสาร

ลกษณะ/ประเภทการเกบหนงสอ (เกบระหวางปฏบต เกบเมอปฏบตเสรจ)

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

จดทาบญชหนงสอสงเกบ (หนวยเกบ)

วธการเกบหนงสอ (ประทบตรา ลงทะเบยน)

การเกบเพอใชในการตรวจสอบ

การเกบรกษาเอกสาร การเกบรกษาเอกสาร ((ตอตอ))

อายการเกบหนงสอ การปฏบตตอหนงสอทมอายครบ 20 ป

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

การปฏบตตอหนงสอทยงไมถงกาหนดทาลายการ(สงวน)รกษาหนงสอ

9

บญชหนงสอสงเกบ

ลาดบท ท ลงวนท เรอง อายการเกบ หมายเหต

ทะเบยนหนงสอเกบ.

ลาดบท

วนเกบ เลขทะเบยนรบ

ท เรอง รหสแฟม กาหนดเวลาเกบ

หมายเหต

การเกบหนงสอเพอการตรวจสอบ (ตามระเบยบ ฯ)

การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวแตจาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจา ไมสะดวกในการสงไปเกบยง

ใ ป

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

หนวยเกบของสวนราชการตามขอ 54 ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศโดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจาเปนจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของสวนราชการโดยถอปฏบตตามขอ 54 และขอ 55 โดยอนโลม

10

อายการเกบหนงสอ (ขอ 10 ระเบยบ ฯ ฉบบท 2)

โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแตหนงสอดงตอไปนหนงสอทตองสงวนเปนความลบ (ใหปฏบตตามระเบยบวาดวยการรกษา

ความลบของทางราชการ)

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

)หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาลหรอของพนกงาน

สอบสวนหรอหนงสออนใดทมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลวการเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

อายการเกบหนงสอ (ขอ 10 ระเบยบ ฯ ฉบบท 2) (ตอ)

หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตรทกสาขาวชาและมคณคาตอการศกษา คนควา วจย ใหเกบไวเปนหลกฐานสาคญทางประวตศาสตรของชาตตลอดไป หรอ ตามทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

กาหนดหนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลวและเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนได

จากทอนใหเกบไวไมนอยกวา 5 ปหนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสาคญและเปนเรองทเกดขน

เปนประจาเมอดาเนนการเสรจใหเกบไวไมนอยกวา 1 ป

อายการเกบหนงสอ (ขอ 10 ระเบยบ ฯ ฉบบท 2) (ตอ)

หนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทไมเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทหมดความจาเปนในการใชเปนหลกฐานแหงการกอ ป ป โ ใ ป ป โ

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน เพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนทสามารถนามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอหรอเอกสารดงกลาว เมอสานกงานตรวจเงนแผนดนตรวจสอบแลวไมมปญหาและไมมความจาเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรอเพอการใด ๆ อก ใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป

หนงสอเกยวกบการเงนซงเหนวาไมมความจาเปนตองเกบไวถง 10 ปหรอ 5ป แลวแตกรณ ใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลง

11

การปฏบตตอหนงสอทมอายครบ 20 ป (ตาม ระเบยบ ฯ ฉบบท 2)

ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ 20 ปนบจากวนทไดจดทาขนทเกบไว ณ สวนราชการ พรอมบญชสงมอบหนงสอ ฯ

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

ณ สวนราชการ พรอมบญชสงมอบหนงสอ ฯ ใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท 31 มกราคม ของปถดไป

บญชสงมอบหนงสอครบ 20 ป ประจาป .....กระทรวง................................................................. กรม...................................................กอง .......................................................... วนท .......................................................... แผนท ...........ขอสงหนงสอครบ ป มาเกบไวทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ตามรายการขางลางน

ลาดบท รหสแฟม ท ลงวนท เลขทะเบยน เรอง หมายเหต

การเกบหนงสอทยงไมถงกาหนดทาลาย (ตามระเบยบ ฯ)

หนงสอทยงไมถงกาหนดทาลายซงสวนราชการเหนวาเปนหนงสอทมความสาคญและประสงคจะฝากใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เกบใหจดทาบญชฝากหนงสอตามแบบทกาหนด

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

กรมศลปากร เกบใหจดทาบญชฝากหนงสอตามแบบทกาหนด

หนงสอทฝากเกบไวทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวาเปนหนงสอของสวนราชการผฝาก หากสวนราชการผฝากตองการใชหนงสอหรอขอคน ใหทาไดโดยจดทาหลกฐานตอกนไวใหชดเจน

12

การรกษาหนงสอ (ตามระเบยบ ฯ)

ใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาส หากชารดเสยตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาสาเนามาแทน ถาชารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมให

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

หายตองหาสาเนามาแทน ถาชารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมได ใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย

ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอสาคญทเปนการแสดงเอกสารสทธใหดาเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

การยมการยม

การปฏบตการยมหนงสอทสงเกบและหนงสอทปฏบตยงไมเสรจ

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

บตรยมหนงสอ

บตรยมหนงสอ

รายการ ผยม ผรบ วนยม กาหนดสง ผคน วนสงคน

13

การทาลายการทาลาย

การปฏบตการทาลายหนงสอ

รศ. ดร. สมสรวง พฤตกล

บญชหนงสอขอทาลาย

คณะกรรมการทาลายหนงสอ

ขออนมตทาลายจากสานกหอจดหมายเหตแหงชาต

6/20/2011

1

การจดการเอกสารอเลกทรอนกส

Page 1

เอกสารอเลกทรอนกส คออะไร

• ขอความ (เอกสาร) ทไดสราง สง รบ เกบรกษา หรอ ประมวลผลดวยวธการทางอเลกทรอนกส

Page 2

รปแบบของเอกสารอเลกทรอนกส

• Document format เปนไฟลทผลตจาก เวรดโปรเซสเซอร เชน ไมโครซอฟตเวรด ปลาดาว-ออฟฟศ

Page 3

ออฟฟศ

• PDF format (Portable Document Format) เปนไฟลเอกสารทถกออกแบบใหสามารถเปดใชงานกบระบบคอมพวเตอรตางระบบกนได

6/20/2011

2

รปแบบของเอกสารอเลกทรอนกส (ตอ)• Image (เอกสารภาพ) เปนไฟลทผลตจากเครองมอทเปนซอฟตแวร ม

รปแบบทใชงาน เชนJPEG format เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพได

หลายส มการบบอดขอมล

Page 4

PNG or GIF format เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพ มการบบอดขอมลแบบไมมการสญเสยของคณภาพ และสามารถใชไดดกบภาพส ภาพสเทา และขาวดา

Bitmapping format เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพในรปแบบอน ๆ เปนจดของภาพ

การจดการเอกสารอเลกทรอนกส คออะไร

• กระบวนการควบคมเอกสารอเลกทรอนกส ตงแตการจดทา การใช การเกบและการคนคน การดแลรกษา จนถงการกาจดเอกสารอเลกทรอนกสอยาง

Page 5

รกษา จนถงการกาจดเอกสารอเลกทรอนกสอยางเปนระบบ

การจดทาหรอการสรางเอกสารอเลกทรอนกส

• Born Digital ใชโปรแกรมสรางเปนไฟลขอมลอเลกทรอนกสชนดตาง ๆ ตามแตโปรแกรมจะผลตขนมา

Digita ation ป ป โ ใ

Page 6

Digitazation แปลงรปจากเอกสารแอนะลอก โดยใช เครองสแกน กลองถายรปดจทล

6/20/2011

3

การใชเอกสารอเลกทรอนกส

• การทาทะเบยน

• รบ-สง

• /

Page 7

• การเกษยน/สงการ

• การนาไปดาเนนงาน

การเกบและการคนเอกสารอเลกทรอนกส

• หมวดหม

• ทเกบ

• เกบเอกสารตวเตม

Page 8

เกบเอกสารตวเตม

• เกบขอมลของเอกสารและขอมลทเกยวของ (เมตะดาทา)

การกาจด

• อายการเกบ

• โอนยายเกบ

• ทาลายหรอโอนยายเอกสารจดหมายเหต

Page 9

• ทาลายหรอโอนยายเอกสารจดหมายเหต

6/20/2011

4

ระบบการจดการเอกสาร

• โปรแกรมสาเรจรป เชน• Infoma • Documentum • FileNet DTS

Page 10

• Open Text • OpenKM

• TRIM

• RecFind

• ระบบทพฒนาสาหรบหนวยงาน

องคประกอบระบบการจดการเอกสาร

Page 11

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

• เปนการจดทาฐานขอมลหนงสอราชการของสวนราชการ เพอใชในการกากบตดตามและควบคมหนงสอราชการ โดยนาเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารมา

Page 12

ชวยในการปฏบตงานดานตาง ๆ ของงานสารบรรณ เชน การรบ-สงหนงสอ เปนตน

เปนเพยง ระบบ Document Tracking System (DTS)

6/20/2011

5

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

การรบสงขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส

Page 13

(ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ฉบบท 2 พ.ศ. 2548)

“เปนการจดการเอกสารอยางครบวงจรและควบคมเอกสาร

ตงแตเมอแรกสราง”

ครบวงจร แบบ Pre-Action Controlครอบคลมงานทกพนธกจขององคการ

แนวคดหลก: การจดการเอกสาร

Page 14

“มระบบ/ระเบยบเดยว ทจดการเอกสารทงทเปนกระดาษและอเลกทรอนกส”

มเครองมอ ระเบยบ พธปฏบต

“เปนการจดการเอกสารทงกระดาษและอเลกทรอนกส”

จดการทงกระดาษและอเลกทรอนกส

ระบบจดการเอกสาร

E-mailsบนทก/รายงาน Web pages Videoเอกสาร/แบบพมพ Audioรปภาพ

Unstructured Information

Page 15

กระบวนการจดการเอกสาร ระบบงานคอมพวเตอร

มาตรฐานอางองมาตรฐานอางอง

Record Keeping Policy FrameworkRecord Keeping Policy FrameworkISOISO 1548915489ระเบยบ พธปฏบต

โครงสรางหมวดหมเอกสาร )DIRKS ManualDIRKS Manual

ISOISO 1548915489

6/20/2011

6

กระบวนการจดการเอกสาร F : กลมกระบวนการจดการ

แฟมเอกสารB : กลมกระบวนการจดการโครงสรางหมวดหมเอกสาร

R : กลมกระบวนการจดการเอกสาร

Q : กลมกระบวนการจดการคณภาพและความปลอดภย

B1 : สรางหมวดหมเอกสาร B1.1 : เสนอความตองการ

เบองตน B1.2 : พจารณาและวเคราะห ผลกระทบ

F1 : การเปดแฟม F1.1 : ไมมชนความลบ F1.2 : มชนความลบF2 : การปดแฟมF3 การยมแฟมเอกสาร

R1 : การรบเอกสาร R1.1 : กระดาษ R1.1.1 ภายนอก ธปท. R1.1.2 ภายใน ธปท. R1 2 : อเลกทรอนกส

Q1 : การจดการสทธการใชงาน : เพม /ลบสทธเขาถงเอกสารอเลกทรอนกส

Q2 : การตรวจตดตามป ป ฟ

Page 16

ผลกระทบ B1.3 : อนมตความตองการ B1.4 : ดาเนนการและรบมอบ

F3 : การยมแฟมเอกสาร F3.1 : จากสวนงาน F3.2 : จากหอจดหมายเหต F4 : การคนแฟมเอกสารF5 : การโอน-รบโอนแฟมเอกสาร

F5.1 : ระหวางสวนงาน F5.2 : ฝากศนยเกบเอกสาร F6 : การจดการแฟมเอกสารท พนระยะใชงาน F6.1 : ทาลาย F6.2 : โอนหอจดหมายเหต

R1.2 : อเลกทรอนกสR2 : การสงเอกสาร R2.1 : กระดาษ R2.1.1 ภายนอก ธปท.

R2.1.2 ภายใน ธปท.R2.2 : อเลกทรอนกส

R3 : การสรางเอกสารR4 : การจดเกบเอกสารR5 :การยม/คนเอกสาร

R5.1 การยมเอกสารR5.2 การคนเอกสาร

Q2.1 : เปด-ปดแฟมQ2.2 : จดเกบเอกสาร

Q2.3 : ทาลาย ฝากศนยฯ โอนหอฯ Q2.4 : ยกเลกชอแฟม Q2.5 : ทบทวนโครงสรางหมวดหม

Q2.6 : แฟมเอกสาร/เอกสาร สญหายQ3 : การจดการชนความลบQ4 : การกาหนดมาตรฐาน Q4.1 : มาตรฐานการตงชอ

Electronic FileQ4.2 : มาตรฐานการเขาถงเอกสาร

Q4.3 : มาตรฐานการกาหนด อายเอกสาร Q4.4 : มาตรฐานการกาหนด เลขทเอกสาร

การกราดเอกสารการกราดเอกสารการรบเอกสารการรบเอกสาร การสงเอกสารการสงเอกสาร การสรางเอกสารการสรางเอกสาร

D T SD T S

M a i lM a i l

โปรแกรมระบบการจดการเอกสาร

Page 17

การยมการยม--คนเอกสาร คนเอกสาร / / แฟมแฟมเอกสารเอกสาร

การคนหาเอกสารการคนหาเอกสารการจดเกบเอกสารการจดเกบเอกสาร

ท นร ๐๑๐๔/ สานกงานปลดสานกนายกรฐมนตร ทาเนยบรฐบาล กทม. ๑๐๓๐๐

กรกฎาคม ๒๕๕๓

เรอง ขอสงแบบสอบถามความพงพอใจของผรบบรการฐานขอมลบน Website ของสานกงานเศรษฐกจการคลง

เรยน ผบรหารเทคโนโลยสารสนเทศระดบสง สานกงานเศรษฐกจการคลง

อางถง หนงสอสานกงานเศรษฐกจการคลง ท กค ๑๐๑๑/๑๖๕๖ ลงวนท ๑๗ มถนายน ๒๕๕๓

สงทสงมาดวย แบบสอบถามความพงพอใจของผรบบรการฯ

ตามหนงสอทอางถง ขอความอนเคราะหตอบแบบสอบถามความพงพอใจของผรบบรการฐานขอมลบน Website ของสานกงานเศรษฐกจการคลง ความละเอยดแจงแลว นน

สานกงานปลดสานกนายกรฐมนตร ไดตอบแบบสอบถามดงกลาว เรยบรอยแลว รายละเอยดตามสงทสงมาดวย

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

ขอแสดงความนบถอ

(นายเอนก เพมวงศเสนย) รองปลดสานกนายกรฐมนตร ปฏบตราชการแทน

ปลดสานกนายกรฐมนตร ศนยเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร โทร. ๐ ๒๒๘๐ ๗๓๖๔ โทรสาร ๐ ๒๒๘๑ ๖๗๒๒

บนทกขอความ สวนราชการ ศทก. โทร. ๓๑๓

ท นร ๐๑๐๔/ว วนท ตลาคม ๒๕๕๓

เรอง โครงการฟอนตมาตรฐานราชการไทย

เรยน ผบรหาร ผต.นร. หน.สวนราชการภายใน สปน. หน.ตสก. ผอ.กพบ. นตกร ๙ ชช. ผอ.ส.กกภ. ผอ.สพช. ผอ.สพว. และ ผอ.สฉช.

ตามท สกร. ไดแจงวาคณะรฐมนตร ในคราวประชมปรกษา เมอวนท ๗ กนยายน ๒๕๕๓ ไดมมตเหนชอบใหหนวยงานภาครฐทกหนวยดาเนนการตดตงฟอนตสารบรรณและฟอนตอน ๆ ทงหมด จานวน ๑๓ ฟอนต ของสานกงานสงเสรมอตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาต และกรมทรพยสนทางปญญา เพอเขาไปในระบบปฏบตการ Thai OS และใชฟอนตดงกลาวแทนฟอนตเดม ตามทกระทรวงเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารเสนอ โดยใหรบความเหนและขอสงเกตของสานกนายกรฐมนตร (สานกงานปลดสานกนายกรฐมนตร) ทเหนควรใหจดพมพตวเลขเปนเลขไทยโดยขอใหสวนราชการในสงกด สปน. ทราบและถอปฏบตตอไป นน

ในการน ศทก. ไดดาเนนการดาวนโหลดฟอนตทง ๑๓ ฟอนต มาตดตงในระบบอนทราเนตของ สปน. (http://intraopm/intranet/ --> งานศนยเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร --> ดาวนโหลด ๑๓ ฟอนตมาตรฐานราชการไทย) พรอมคมอการตดตงสาหรบใหทกหนวยงานใน สปน. ดาวนโหลดไปตดตงทเครองคอมพวเตอร เพอใชในการปฏบตงานเรยบรอยแลว

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

(นางมณรตน นลพนธ) ผอ.ศทก.

ท นร ๐๑๐๔/

ถง สานกงานเศรษฐกจการคลง

ตามหนงสอสานกงานเศรษฐกจการคลง ท กค ๑๐๑๑/๑๖๕๖ ลงวนท ๑๗ มถนายน ๒๕๕๓ แจงวา สานกงานเศรษฐกจการคลง (สศค.) จะทาการสารวจความพงพอใจของผรบบรการฐานขอมลผาน Website (www.fpo.go.th) ของ สศค. เพอนาผลทไดไปปรบปรงฐานขอมลมประสทธภาพและตอบสนองความตองการของผรบบรการใหมากยงขน ความละเอยดแจงแลว นน

สานกงานปลดสานกนายกรฐมนตร ไดตอบแบบสอบถามความพงพอใจของผรบบรการฐานขอมลบน Website ของ สศค. เรยบรอยแลว ดงมรายละเอยดปรากฏตามเอกสารทแนบมาพรอมน

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

สานกงานปลดสานกนายกรฐมนตร กรกฎาคม ๒๕๕๓

ศนยเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร โทร. ๐ ๒๒๘๐ ๗๓๖๔ โทรสาร ๐ ๒๒๘๑ ๖๗๒๒

1

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เปนระบบทนาเทคโนโลยสารสนเทศเขามาชวยในการรบ - สงเอกสารระหวางหนวยงานภายในมหาวทยาลย โดยจดเกบเปนไฟลเอกสารแบบดจตอล ซงสามารถคนหา เรยกด และตรวจสอบตดตามเอกสารจากคอมพวเตอรไดทกททกเวลา

วตถประสงควตถประสงค

เพอประโยชนในการตดตอสอสารระหวางหนวยงานภายในมหาวทยาลย ใหสะดวก รวดเรว และเพมประสทธภาพการทางาน

เปนการลดคาใชจายในการจดสงเอกสารภายในมหาวทยาลย และลดการใชกระดาษ

การดาเนนการระบบสารบรรณอเลกทรอนกสการดาเนนการระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

มหาวทยาลยศลปากรไดวาจาง บรษท แอดวานซ วชน ซสเทมส จากด ออกแบบจดทาซอฟทแวร ดวยงบประมาณ 1,070,000 บาท โดยเรมตนดาเนนโครงการในเดอนกนยายน 2546 – เดอนกรกฎาคม 2547 จากนน มหาวทยาลยไดดาเนนการดานตางๆ ดงน

แนะนารายละเอยดของระบบและการนาไปใชงานเบองตน ใหทกหนวยงานทราบ ในวนท 21 มถนายน 2547

ทดลองใชระบบเดอนกรกฎาคม – ธนวาคม 2547

1.

2.

2

การดาเนนการระบบสารบรรณอเลกทรอนกส การดาเนนการระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ((ตอตอ))

จดฝกอบรมการตดตงโปรแกรมและขนตอนการใชงานภาคปฏบตใหผทไดรบมอบหมายใหมสทธเขาถงระบบของแตละหนวยงาน 4 วทยาเขต ในวนท 7 13 20 และ 23 กรกฎาคม 2547

3.

ในวนท 7, 13, 20 และ 23 กรกฎาคม 2547

จดอบรมสมมนาเชงปฏบตการรวมกบระบบสารสนเทศเพอการบรหาร (MIS) อนๆ ในวนท 28 สงหาคม 2547 ณ โรงแรมจอมเทยน ปาลมบช จงหวดชลบร เพอระดมความคดและหารอถงขอดขอเสย และปญหาทเกดขน รวมทงขอเสนอแนะและแนวทางปรบปรงแกไขขอบกพรองจากการใชงาน

4.

การดาเนนการระบบสารบรรณอเลกทรอนกส การดาเนนการระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ((ตอตอ))

เรมรบ - สงเอกสารระบบคขนาน (ระบบปกต+ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส) ตงแตเดอนมกราคม 2548

5.

จดโครงการอบรมใหบคลากรผมหนาทหลกในการเปดอานและรบเอกสารอเลกทรอนกสของหนวยงาน ทง 4 วทยาเขต ในวนท 23, 27มกราคม และ 3 กมภาพนธ 2549

เรมรบ - สงเอกสารประเภทเรองแจงเพอทราบหรอเรองเวยนดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเพยงทางเดยว ตงแตวนท 3 เมษายน 2549

6.

7.

ผมสทธใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสประจาหนวยงานผมสทธใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสประจาหนวยงาน

คณบดคณะ/ผอ.กอง / สถาบน / ศนย / สานก หรอ หวหนาหนวยงาน

จานวน 1 รายจานวน 1 ราย

เจาหนาทผไดรบมอบหมายใหทาหนาทรบ - สงเอกสารดวยระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

จานวน 5 – 6 ราย

เลขานการประจาหนวยงาน / คณะวชา

จานวน 1 ราย

3

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ((ตอตอ))

ปจจบน งานสารบรรณ กองกลาง งานสารบรรณ กองกลาง เปนหนวยงานทรบผดชอบควบคมการใช

งานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Document) โดยม ศนยคอมพวเตอร ศนยคอมพวเตอร

ชวยดแลดานเทคนค และการจดการระบบเครอขาย

การทางานของระบบ การทางานของระบบ ประกอบดวย

งานสรางเอกสาร

งานรบเอกสาร

งานเวยนเอกสาร

ระบบจดเกบหรอสแกนเอกสาร

สรางสราง//สแกนสแกน รบเอกสารรบเอกสาร

การใชงานระบบ

สมดรายชอสมดรายชอ

ตราประทบตราประทบ

เสนทางเอกสารเสนทางเอกสาร

คนหาเอกสารคนหาเอกสาร

กาหนดกาหนดรายละเอยดในรายละเอยดในการสงเอกสารการสงเอกสาร

เอกสารเอกสาร

สงเอกสารสงเอกสาร

ประทบตราประทบตราออกเลขรบออกเลขรบ

ขอความขอความแนบทายแนบทาย

บรการเพอเขาถงเอกสารบรการเพอเขาถงเอกสาร

B k ffi Web

http://doc.su.ac.thAddress

Back office Web

4

เขาถงบรการเอกสารเขาถงบรการเอกสาร

บรการเอกสารผาน บรการเอกสารผาน BackOfficeBackOffice

5

6

บรการเอกสารผาน บรการเอกสารผาน WebWeb

7

สอบถามขอมลเพมเตมไดท ....... งานสารบรรณ กองกลาง ส านกงานอธการบด ตลงชน โทร. ๐-๒๘๔๙-๗๕๓๖, ๐-๒๘๔๙-๗๕๓๗ หรอเบอรภายใน ๓๑๖๕๔ ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส E-Document http://doc.su.ac.th

โปรดตรวจสอบใหถกตองและกรอกขอมลตามความเปนจรงใหครบถวน เพอความรวดเรวในการด าเนนงาน

มความประสงคขอ สมครใหม (ไมมสทธเขาถงเอกสารของของหนวยงาน) ยกเลกผใชงาน (เนองจาก......................................................) เพมเตมสทธในการเขาถงเอกสารของหนวยงาน (โปรดระบหนวยงานทใหสทธ .................................................................) เปลยนแปลงสทธในการเขาถงเอกสารของหนวยงาน (โปรดระบผมสทธ เดม ...................................................................)

ชอภาษาไทยตวบรรจง นาย นาง นางสาว ชอ.................................................. นามสกล.....................................................................

First Name

Last Name

สถานภาพ ขาราชการ พนกงานในสถาบนอดมศกษา พนกงานราชการ นกวจย / ผชวยนกวจย อาจารยพเศษ ลกจางชวคราว อนๆ ระบ.........................

ต าแหนง...................................................สงกดภาควชา/กอง/ฝาย...................................................คณะ/สถาบน/ส านก...........................................

กรณเปนสมาชก SuNet ชอบญชผใช (Login Name) ปจจบนคอ

ลงชอ................................................................................. ( )

ต าแหนง............................................................................ ............../............./..........

ค ารบรองของหวหนาหนวยงาน ขอรบรองวา ขอมลของบคคลขางตนเปนความจรง ความคดเหนเพมเตม..........................................................................................................................................................................................................................

ลงชอ................................................................................... ( )

ต าแหนง.............................................................................. ............../............./..........

เฉพาะเจาหนาทผรบผดชอบระบบ เรยน ..........................................................................................

งานสารบรรณ กองกลาง ไดด าเนนการเรยบรอยแลว

กรณสมครใหม ชอผใชงาน (Login) ทก าหนดใหคอ

ลงชอ................................................................................... ( )

ต าแหนง.............................................................................. ............../............./..........

แบบค าขอสมคร/เปลยนแปลงสทธ/ยกเลกผใชงาน ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส กองกลาง มหาวทยาลยศลปากร

หมายเหต การเขาใชงานระบบครงแรก (ไมมรหสผาน) ใหกรอกเฉพาะชอผใชงานแลวกดตกลง จะปรากฏหนาจอแจงใหก าหนดและยนยนรหสผานเรมตนดวยตนเอง