หนงสอ “คมอการใชงานระบบ DOC (DOC TIPs)” เลมน จดท าขนเพอใหหนวยงานของกรมวทยาศาสตรการแพทย ไดใชเปนแนวทางในการใชงานระบบ DOC ซงเนอหามตงแตความเปนมาของระบบ DOC การสรางแผนงาน/โครงการ การปรบปรงแผน การรายงานผลการด าเนนงาน การดผลการด าเนนงาน รวมไปถง ค าถามทพบบอย และวธการแกปญหาตางๆ ผจ ดท าหวงเปนอยางยงวาหนงสอเลมน จะถกใจผอานและเปนประโยชนตอผใชงานระบบ DOC กลมตดตามและประเมนผล ธนวาคม 2559

รฐบาลไดมการน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารมาใชเปนเครองมอในการเพมประสทธภาพในการบรหารจดการขอมลขาวสารตางๆ อยางเปนระบบ โดยไดจดตง ศนยปฏบตการนายกรฐมนตร (Prime Minister Operation Centre : PMOC) เปนศนยกลางของขอมลทใชในการบรหารราชการ แผนดนของนายกรฐมนตร รองนายกรฐมนตร และคณะผบรหารระดบสงของรฐบาล ท าหนาทเปนศนยกลางรองรบการเชอมโยงขอมลทมความจ าเปนและส าคญจาก ศนยปฏบตการกระทรวง ( Ministry Operation Centre : MOC) ซงมศนยปฏบตการกรม (Department Operation Centre : DOC) และศนยปฏบตการจงหวด (Provincial Operation Centre : POC) ท าหนาทรวบรวมขอมลสงใหศนยปฏบตการกระทรวง (MOC) ท าการประมวลผล วเคราะหและกลนกรอง เพอใชในราชการกระทรวง และคดเลอกขอมลทมความส าคญสามารถสะทอนภาพรวมของประเทศ สงให ศนยปฏบตการนายกรฐมนตร (PMOC) ตอไป กรมวทยาศาสตรการแพทย ไดมการน าระบบ DOC มาใชส าหรบสนบสนนการท างานในเชงการบรหาร โดยประกอบดวยหลากหลายระบบงาน เชน ขอมลส าหรบผบรหาร KPI reporter ระบบตดตามงบประมาณ ระบบหองประชม ระบบครภณฑวทยาศาสตร (SENAC) ศนยปฏบตการกรม ซงในสวนของงานดานแผนงานยทธศาสตร กองแผนงานและวชาการไดมการพฒนาโปรแกรมระบบตดตามแผนงาน/งบประมาณ มาใชประโยชนในการตดตามการใชจายงบประมาณ และตดตามรายงานผลการด าเนนงานตามแผนปฏบตการของหนวยงานกรมวทยาศาสตรการแพทย มาตงแตปงบประมาณ พ.ศ. 2552 จนถงปจจบน

ระบบ DOC ททกคนเรยกตดปากกนน น จรงๆแลว มชอ เตมวา Department Operation Center หรอ ศนยปฏบตการกรม ซงประกอบดวยหลายระบบงาน เชน ขอมลส าหรบผบรหาร KPI reporter ระบบหองประชม ขอมลครภณฑวทยาศาสตร (SENAC) และ ระบบตดตามระบบตดตามผลการด าเนนงาน/ใชจายงบประมาณ แตคนโดยสวนใหญจะเขาใจวา DOC คอ ระบบตดตามผลการด าเนนงาน/ใชจายงบประมาณ เพยงอยางเดยว

DOC DOC

แตเพอใหงายตอการอธบายและเพอความ

เขาใจทตรงกน ค าวา DOC ในคมอเลมน จะ

หมายถง ระบบตดตามผลการด าเนนงาน/

ใชจายงบประมาณ นะครบ

คอ ระบบก ากบตดตามผลการด าเนนงานและการใชจายงบประมาณ ซงถอเปนอกหนงฐานขอมลทส าคญของกรม หนวยงานสามารถใชตวระบบในการบรหารจดการโครงการของตนเอง และขอมลทไดจากระบบยงสามารถน าไปรายงานใหแกผบรหาร หนวยงานทเกยวของตอไป

ลดการใชกระดาษ สนองนโยบายประหยดพลงงาน ลดความซ าซอนในการขอขอมล ลดความผดพลาดของขอมล สามารถท างานผานระบบไดจากทกทท วโลก ประชาชนสามารถเขาถงขอมล โปรงใส ตรวจสอบได

อปกรณคอมพวเตอร (PC, Notebook, Tablet) ทมการเชอมตอสญญาณอนเตอรเนต

Web browser ในการเขาใชงานระบบ Internet เชน Internet Explorer, Firefox, Chrome

ส าหรบมอใหม ควรมคมอการใชงานระบบ (ดาวนโหลดไดจากหนาเวบไซตของระบบ)

ระบบ DOC ไดมการแบงกลมผใชงานออกเปน 3 สวน

ผบนทกขอมลแผนงานโครงการ คอ ผทไดรบหนาทใหดแลรบผดชอบการจดท าแผนงานโครงการตามแผนปฏบตราชการของหนวยงาน

ผบนทกขอมลผลการด าเนนงาน คอ ผทไดรบหนาทในการปฏบตงานและรายงานผลการด าเนนงานตามระยะเวลาทก าหนดไวในแผนงานโครงการ

ผบนทกขอมลการเงน คอ ผทไดรบหนาทในการก ากบดแลการใชจายงบประมาณตามทระบไวแผนงานโครงการของหนวยงาน

ทานสามารถเขาสระบบผาน 2 ชองทาง คอ

เมอเขาสหนาระบบทานสามารถดขอมลแผนงานโครงการตามแผนปฏบตราชการ ผลการด าเนนงาน และผลการใชจายงบประมาณของกรมวทยาศาสตรการแพทยได

ส าหรบเจาหนาททตองลงขอมลแผนและรายงานผลการด าเนนงาน ตอง

ปฏบตดงตอไปน

1. ลงทะเบยนเขาใชงานระบบ โดยคลกท tab menu “บรการขอมล” แลวเลอก menu ยอย “ลงทะเบยนเขาใชงานระบบ” โดยตองระบขอมล

ชอ –นามสกล ต าแหนง ชอ log in ระบบ รหสผาน

พมพ IP address : http://budgetsrv-new.dmsc.moph.go.th/60/ ในชอง Address bar

เขาผานทางเวบไซตกองแผนงานและวชาการ (banner ระบบตดตามงบประมาณ Department operation center)

โทรศพทตดตอ E-mail หนวยงานทสงกด เงอนไขการเปลยนรหสผาน เลขบตรประจ าตวประชาชน สทธการใชงาน

ในกรณทตองมการเปลยนแปลงขอมลผใชงานสามารถท าได โดย Log in เขาสระบบ แลว คลกท tab menu “บรหารจดการขอมล” “ขอมลสวนบคคล” “ปรบปรงขอมลสวนบคคล”

2. Log in เพอเขาสระบบ โดยคลกท tab menu “Login (ส าหรบเจาหนาท)” บรเวณดานบนซายของหนาจอ

3. เมอ Log in เขาใชงานระบบแลว ทานจะพบ tab menu ใชงานตามสทธทระบไว

หากมปญหาจากการใชงานตองตดตอใคร?

โทร : 99037 และ 99080

E-mail : monitor_plan@dmsc.mail.go.th

(กลมตดตามและประเมนผล กองแผนงานและวชาการ)

ADMIN

ท ำไมพมพ IP Address แลวหำเวบไซตไมพบ หรอเขำเวบไซตไมได?มสาเหตหลก 2 สวน คอ

1. บางคนเขาทางลดโดยการ save favorite เวบไซตไว แตเมอปรบระบบมการปรบเปลยน IP address ดงนนจงตองมการพมพ IP address ตวใหม หรอเขาผานทางเวบไซตกองแผนงานและวชาการ

2. มการตงคา block การเขาสระบบโดยไมเจตนา ดงนนใหท าการตรวจสอบ การตงคา security ของ web browser

เขำระบบแลว Tab function ส ำหรบกำรใชงำนไมขนเนองจาก ตอนลงทะเบยนเขาใชงานระบบไมก าหนดสทธการใชงาน ซงหาก ตองการแกไขสทธการใชงานใหตดตอ Admin ทเบอร 99037 และ 99080

เขำระบบไมไดท ำยงไงด?เกดไดหลายกรณ

- จ าชอ User หรอ Password ไมได - ลงทะเบยนโดยใช User หรอ Password ซ า - ใชชอ User หรอ Password เปนภาษาไทยทมสระเยอะเกนไป

ใหตดตอ Admin ท 99037 และ 99080 เพอด าเนนการแกไขปญหา

แผนปฏบตกำรประจ ำป คอ แผนทหนวยงานจะด าเนนการในปใดปหนงทก าหนด ซงระบจ านวนโครงการทจะท า ทงนเพอใหเกดความโปรงใสในการจดท าแผนปฏบตการประจ าปของหนวยงานในสงกดกรมวทยาศาสตรการแพทยจงตองมความสอดคลองกบงบประมาณทไดรบจดสรร รำยละเอยดแผนงำนโครงกำร ประกอบดวย

หวขอ รำยละเอยด ชอโครงการ ชอโครงการตองอางองตามทก าหนดไวในแผนปฏบตการ

ประจ าปของหนวยงาน หลกการเหตผล ระบทมาของสภาพปญหาในปจจบน และเหตผลความจ าเปน

ของโครงการ

แผนปฏบตการ

ประจ าป

รายละเอยด

แผนงาน/

โครงการ

หวขอ รำยละเอยด วตถประสงค การก าหนดวตถประสงคของโครงการตองชดเจนวาท า

โครงการเพออะไร มความสอดคลองกบทมาของโครงการ หรอหลกการและเหตผลของโครงการนน ๆ

กลมเปาหมาย ตองมการระบกลมเปาหมายของโครงการทจะด าเนนงานการสงผลถงอยางชดเจน (องคกร/หนวยงาน/กลมบคคล) ไมควรระบเปนภาพกวาง เชน ประชาชนทวไป เปนตน โดยหากกลมเปาหมายมหลายกลมใหบอกชดลงไปวาใครคอกลมเปาหมายหลก ใครคอกลมเปาหมายรอง และตองมการระบหนวยนบและจ านวน ทชดเจน เชน แหง คน หนวยงาน เปนตน

ตวชวด ตวชวดความส าเรจของโครงการตองมความสอดคลองกบวตถประสงคของโครงการ และเปนผลผลตทคาดวาจะไดรบจากการด าเนนการตามแผนงานโครงการ โดยตองระบใน 3 สวน ประกอบไปดวย

รายละเอยดตวชวดทสามารถระบความส าเรจของ

โครงการ

หนวยนบของตวชวด

ระดบคาเปาหมาย ทสามารถนบวดไดอยางเปน

รปธรรม

หวขอ รำยละเอยด กจกรรม แผนการด าเนนงานตองระบกจกรรมทส าคญซงจะตองม

ความครอบคลม เปนไปได และสามารถตอบวตถประสงคหลกของโครงการได โดยตองระบระยะเวลาด าเนนการ ผลผลตทไดของแตละกจกรรม งบประมาณทใชในการด าเนนการอยางชดเจน ทงนตองก าหนดหรอใหน าหนกแตละกจกรรม ซงน าหนกของทกกจกรรมรวมมคารอยละ 100

งบประมาณ ระบแผนการใชจายงบประมาณทใชในแตละชวงระยะเวลา ประโยชนทคาดวาจะไดรบ

ระบประโยชนทคาดวาจะไดรบจากการด าเนนงานโครงการและผลทจะสงถงกลมเปาหมายของโครงการ

ผรบผดชอบ เปนการบอกใหทราบวาบคคลใดเปนผร บผดชอบในการด าเนนงานตามโครงการ เพอสะดวกแกการประสานงาน ตดตาม และการตรวจสอบตอไป โดยสามารถระบผรบผดชอบไดตามรายชอผลงทะเบยนในระบบ DOC

แผนงานโครงการตามแผนปฏบตการประจ าปจะแบงเปน 2 ประเภท

1. โครงกำรตำมภำรกจหลก เปนโครงการทชวยขบเคลอนการด าเนนงานของกรมใหบรรลเปาหมายตามแผนยทธศาสตร เชน โครงการวจย ประเมนความเสยง การก าหนดมาตรฐานและพฒนาศกยภาพทางหองปฏบตการ การสนบสนนการแกไขปญหาผยาเสพตด เปนตน

2. โครงกำรสนบสนน เปนโครงการทชวยสนบสนนการด าเนนงานภายในของหนวยงาน และเพอใหสามารถตรวจสอบการใชจายเงนงบประมาณใหเปนไปอยางสมเหตสมผลและคมคา จงก าหนดใหหนวยงานสรางแผนงานโครงการสนบสนนเปน 3 โครงการหลก ดงน โครงการจดหาครภณฑ ทดนและสงกอสราง ประจ าปงบประมาณ... จะ

เปนโครงการทอยภายใตหมวดงบลงทนในภาพรวมของหนวยงาน ซงทานสามารถสรางเปนโครงการในภาพรวม แลวระบรายชอครภณฑทดนและสงกอสราง ในสวนของกจกรรมได

โครงการพฒนาองคการ ประจ าปงบประมาณ... ภายใตโครงการนจะเกยวของกบการพฒนาระบบบรหารทงหมด ไมวาจะเปน ISO 9001:2015 หรอ PMQA

โครงการบรหารจดการภายในหนวยงาน ประจ าปงบประมาณ... เปนภารกจบรหารจดการและงานสนบสนนอนๆ ของหนวยงาน

ชอโครงกำร : โครงการจดซอครภณฑ กจกรรม : 1. เครอง xxxxxxxxxxxx 2. เครอง xxxxxxxxxxxx 3. เครอง xxxxxxxxxxxx

ตวอยางครบ

1. ลงทะเบยนเขาใชงานระบบ แลวเลอกทแถบเครองมอ “ขอมลหลก” “ขอมลแผนงานโครงการยอย” “เพมแผนงานโครงการยอย”

2. ทานจะเขาสหนากรอกขอมลรายละเอยดแผนงานโครงการ และเมอกรอกขอมลเสรจแลวใหกดทป ม “เพมรายการ” (ในกรณทใสขอมลทจ าเปนไมครบถวนระบบจะไมสามรถบนทกขอมลได และจะมขอความแจงเตอนวาขาดขอมลอะไรบาง)

แผนงานทมโครงการยอยจะลงขอมลอยางไรด?

ส าหรบเจาของโครงการแผนงาน/โครงการชด ทมโครงการแมเปนรมใหญและประกอบไปดวยโครงการยอยหลายโครงการ ซงจะพบไดบอยในโครงการดานงานวจย มกจะมค าถามในการลงแผนงาน/โครงการ วาตองลงแบบไหนนน กอนอนทานตองทราบกอนวา ในปจจบน ระบบ DOC ของกรมยงไมรองรบการลงแผนงาน/โครงการชด ดงนน การลงขอมลโครงการลกษณะเชนน ขอใหทานลงขอมลแผนงานชดทเปนโครงการแมเพยงโครงการเดยวและใหลงโครงการยอยเปนกจกรรมของแผนงาน พรอมทง แนบไฟลรายละเอยดโครงการยอยประกอบในขนตอนการสรางแผนงาน ในสวนของการรายงานผลการด าเนนงานขอใหผรบผดชอบแผนงานชดทเปนโครงการแมเปนผรวบรวมผลการด าเนนงานของทกโครงการยอย และรายงานผลการด าเนนงานลงในระบบ DOC

ชอโครงการ : โครงการแม

กจกรรม : 1. โครงการยอย 1

2. โครงการยอย 2

3. โครงการยอย 3

ลงแผน

รายงานผล

ชอโครงการ : โครงการแม

ผลการด าเนนงาน : บรรยายผลการ

ด าเนนงานของโครงการชด ทงในสวนของ

โครงการแมและโครงการยอย

อยาลมแนบไฟล

รายละเอยดโครงการ

ยอยดวยนะครบ

การเชอมโยงแผนกส าคญนะ!!!

หวใจส าคญของการจดท าแผนปฏบตราชการประจ าป คอ โครงการตางๆ ของหนวยงานตองสามารถเชอมโยงกบแผนยทธศาสตรและนโยบายของผบรหารไดอยางชดเจน และน าไปสการปฏบตอยางเปนรปธรรม เพอใหผบรหารสามารถขบเคลอนแผนยทธศาสตรของหนวยงานไดอยางมประสทธภาพและสามารถบรรลวสยทศนของกรมได ในสวนของการเชอมโยงแผนงานโครงการในระบบ DOC จะแบงออกเปน 2 สวน คอ การเชอมโยงกบผลผลต/กจกรรม ตามเอกสารขาวคาดแดง (เปนการถายทอดแผนยทธศาสตรสการปฏบตและเสนอของบประมาณของหนวยงาน) และการเชอมโยงกบแผนยทธศาสตรดานสาธารณสข 20 ป ส าหรบบางทานทสงสยวาหนวยงานตองจดท าแผนงานโครงการใหตรงตามผลผลตกจกรรมทตวเองไดรบจดสรรงบประมาณหรอไมนน ค าตอบ คอ ไมจ าเปน เพราะการสรางแผนงานโครงการตองขนอยกบบทบาทภารกจหลกหนวยงานนนๆ เปนส าคญ

การระบกลมเปาหมายทดท าอยางไร?

แผนยทธศาสตรของหนวยงานราชการนน มกจะมงเนนใหสนองตอบตอความตองการผมสวนไดสวนเสยเปนหลก ดงนน ในการจดท าแผนงานโครงการจงตองสามารถระบไดวากลมเปาหมายของโครงการนนๆ ใครหรอหนวยงานใดเปนคนทไดรบประโยชน โดยตองสอดคลองกบผร บบรการและผมสวนไดสวนเสยตามทระบในลกษณะส าคญองคกรกรมวทยาศาสตรการแพทย

เรามาสรางตวชวดโครงการทดกน

ตวชวดโครงการจะเปนการก าหนดผลผลตและคาเปาหมายทคาดวาจะไดของโครงการนนๆ ซงตองสอดคลองกบวตถประสงคทก าหนด และไมควรเปนตวชวดระดบกจกรรมของโครงการ โดยการก าหนดตวชวดทดตองค านงถง 5 ขอ ดงน

1. มความชดเจนไมก ากวม สอดคลองกบวตถประสงคของโครงการ 2. สามารถเกบขอมลไดจรง เพอน ามาวเคราะห/ประเมนผลไดอยางถกตอง 3. เปนทยอมรบจากทกฝาย (เจาของโครงการ ผบรหารหนวยงาน และกอง

แผนงานและวชาการ) 4. มคาเปาหมายไมสงเกนไป หรอต าเกนไป (มโอกาสส าเรจจรงในทางปฏบต) 5. สามารถวดผลได ตามระยะเวลาทก าหนด

การก าหนดงบประมาณใหเหมาะสม

เราคงจะปฏเสธไมไดวาสงส าคญอกอยาง ทชวยใหการด าเนนงานแผนงาน/โครงการ บรรลเปาหมาย กคอ “เงน” (งบประมาณ) ซงในการท าแผนงาน/โครงการจ าเปนตองระบงบประมาณทชดเจน ส าหรบการก าหนดแผนงานบนระบบ DOC แผนงานโครงการหนงจะสามารถระบแหลงงบประมาณ(งบประมาณแผนดน เงนบ ารง เงนเบกจายแทนกน) และหมวดงบประมาณ(งบด าเนนงาน รายจายอน งบอดหนน) ไดเพยง 1 ประเภทเทานน และจะตองมการระบแผนงบประมาณในรายเดอน และรายหนวยงานดวย

1. ถาทานโอนเงนไปใหหนวยงานอน เนองจากเปนการด าเนนการรวมกน

ระหวางหนวยงาน เชน สวนกลางโอนเงนให ศวก. เพอน าไปใชจดประชมทตางจงหวด หากทานไมไดก าหนดไวตงแตตนในการลงแผนในระบบ DOC วาจะมการโอนเงนใหหนวยงานอน จะท าใหยอดเงนงบประมาณททานไดรบสงกวาความเปนจรง ถาเปนกรณน ขอใหหนวยงานทโอนเงนใหหนวยงานอน ท าหนงสอมาทกองแผนฯ เพอขอปรบขอมลแผนงาน/โครงการในระบบใหตรงกบความเปนจรง

2. โครงการบรณาการ ขอใหหนวยงานเจาภาพหลกเปนคนสรางโครงการในระบบ และกระจายเงนจดสรรใหแกหนวยงานทรวมโครงการ (ขอมลตองตรงตามทระบไวในแผนทขออนมต)

3. กรณททานไดรบจดสรรงบลงทนเพมเตม (เงนเหลอจาย) ทานตองปรบแผนงาน/โครงการ ใหสอดคลองกบวงเงนทไดรบจดสรรงบประมาณเพมเตม โดยขอใหท าบนทกขอความแจงมาทกองแผนงานและวชาการ เพอเปดระบบใหทานแกไขขอมลตอไป

ใครคอผรบผดชอบโครงการ ?

ในการรายงานผลการด าเนนงานผานระบบ DOC คนทเขามารายงานจะแบงเปน 2 สวน คอ คนรายงานผลการด าเนนงาน และคนรายงานการใชเงน หากตองการหารายชอของทานในระบบ ใหคนหาในชอง “รายชอผรบผดชอบโครงการ” รายชอทานจะปรากฏขนมาใหเลอก แตหากพมพชอแลวไมปรากฏรายชอนนขนมาเลย แสดงวาทานอาจจะพมพชอผด หรอการก าหนดสทธการใชงานตอนลงทะเบยนอาจไมถกตอง ซงทานสามารถสอบถามไดทกองแผนงานและวชาการ

หาชอไมเจอท ายงไงด?

ท าไมรายงานผลงาน/

การเบกจายเงน ไมได?

เมอสรำงแผนงำนโครงกำรในระบบ DOC แลว แตโครงกำรทเสนอพจำรณำขออนมต ไดรบอนมตงบประมำณไมตรงกบทเสนอขอจะท ำยงไงด? แบงเปน 2 กรณ คอ a. กรณไดร บอนมตยอดจดสรรเงนไมตรงกบทเสนอขอในเบองตน เจาของ

โครงการสามารถปรบปรงขอมลงบประมาณไดในชวงทมการเปดระบบใหปรบปรงขอมล

b. กรณไดรบเงนอนมตไมตรงกบแหลงงบประมาณ หรอหมวดงบประมาณทเสนอขอ เชน เสนอของบประมาณแผนดน แตไดรบอนมตเปนเงนบ ารง เจาของโครงการหรอหนวยงานตองท าบนทกแจงมายงกองแผนงานและวชาการ เพอขอใหปรบปรงงบประมาณ

ในโครงกำรหนงตองก ำหนดตวชวดในระบบเพยง 1 ตว ใชไหม? ไมจ าเปน แตตองดจากวตถประสงคและขอบเขตของโครงการเปนหลก โครงการหนงอาจมตวชวดหลายตว อยางไรกตามทานตองระบตวชวดระดบความส าเรจหลก(Key Performance Indicator) ของโครงการใหได เนองจากตองน าไปใชในการค านวณระดบความส าเรจของแผนปฏบตการ

ในกำรก ำหนดชอผรบผดชอบแลวพบชอในระบบซ ำกน ท ำอยำงไรด? ประเดนนจะเกดจากการทผใชมการลงทะเบยนซ าซอน ผสรางแผนงานโครงการจะตองประสานกบผใชงานวาใชชอไหนในการใชงาน เพราะถาเลอกรายชอผด ผรบผดชอบโครงการนนๆ อาจไมสามารถรายงานผลการด าเนนงานได

มค ากลาววา แผนยทธศาสตรทดนน ตองมความยดหยน สามารถปรบใหเหมาะสมกบสถานการณและทรพยากรทเรามอยในปจจบนไดอยางเหมาะสม เพอใหบรรลเปาหมายตามทไดก าหนดไว ซงในสวนของการบรหารแผนงานยทธศาสตรผานระบบ DOC ภายหลงจากททานไดจดท าแผนงานโครงการแลวเสรจและตรวจสอบยนยนความถกตองแลว กองแผนงานและวชาการจะปดระบบ ซงทานจะไมสามารถสรางและปรบปรงแผนได แตจะเปดระบบใหหนวยงานสามารถปรบแกไข เพม หรอลบแผนงานโครงการ อกครงในชวงสนไตรมาส 2 ถาหากในกรณเรงดวนจ าเปน ทานสามารถท าบนทกขอความขอปรบขอมลแผนงานไดกอนชวงเปดระบบใหปรบแผน

วธการงายๆในการปรบปรงแผนงานโครงการม 3 ขนตอนคอ

1. ลงทะเบยนเขาใชงานระบบ แลวเลอกทแถบเครองมอ “ขอมลหลก” “ขอมลแผนงานโครงการยอย” “ปรบปรงแผนงานโครงการยอย”

2. เมอเขาสหนาปรบปรงแผนงานโครงการ จะปรากฏรายชอแผนงานโครงการทไดสรางไว ใหเลอกแผนงานโครงการทตองการปรบปรงและกดทป ม “ปรบปรง” สวนในกรณทตองการยกเลกแผนงานโครงการใหกดทป ม “ลบรายการ” ขอมลแผนงานโครงการดงกลาวจะลบไปจากระบบ

3. เมอเลอกโครงการแลว ทานจะสามารถเขาสหนาทใหปรบปรงขอมลรายละเอยดแผนงานโครงการ และเมอแกไขขอมลแลวเสรจใหกดทป ม “ปรบปรงรายการ”

ส าหรบโครงการวจยในหมวดงบรายจายอน หากมความจ าเปนตองยกเลกโครงการหนวยงานจะท าบนทกขอความระบ เหตผลความจ าเปนแจงแกอธบดกรมวทยาศาสตรการแพทยใหพจารณา ซงหากอธบดเหนควรยกเลกโครงการกองแผนงานและวชาการจะไดประสานส านกงบประมาณตอไป

หำกกองแผนงำนและวชำกำร ปดระบบ DOC แลว แตมควำมจ ำเปนตองปรบแกไขแผนงำนจะท ำอยำงไรด ? ในบางกรณทหนวยงานมความจ าเปนตองปรบแผนนอกชวงระยะเวลาทก าหนด เชน มการจดท าโครงการเพมเตมเรงดวนตามนโยบายผบรหาร รายละเอยดโครงการทลงขอมลไวผด เปนตน หนวยงานสามารถท าไดโดยการท าบนทกขอความขอเปดระบบเพอปรบปรงขอมล (เอกสารหรออเมล) เมอกองแผนงานและวชาการไดรบเรองแลว และพจารณาแลวเหนควรจะด าเนนเปดระบบเปนรายโครงการตามทระบตอไป

ถำไดเงนเหลอจำยมำตองท ำอะไรบำง? ภายหลงจากทหนวยงานไดมการจดซอครภณฑตามทระบไวในเอกสารค าของบประมาณแลวเสรจ แลวพบวาในภาพรวมของกรมมงบประมาณเหลอ บางครงผบรหารเหนควรอนมตเงนเหลอจายใหแกหนวยงานเพอจดซอครภณฑเพอเตม ซงในกรณน ใหหนวยงานท าบนทกขอความขอปรบขอมลแผนงาน โครงการครภณฑทดนและสงกอสราง เมอไดรบแจงแลวกองแผนงานและวชาการจะด าเนนการเปดระบบเปนรายโครงการตามทระบตอไป

กรณยกเลกโครงกำรตองท ำอยำงไร? ใหหนวยงานท าบนทกขอความขอยกเลกแผนงานโครงการ โดยตองระบเหนผลค าจ าเปนของการยกเลกโครงการดวย

ไดรบจดสรรงบประมำณ แตไมเปนไปตำมแผนทระบไว? ในบางครงหนวยงานมการลงขอมลแผนงานโครงการกอนเสนอขออนมตโครงการ ซงเมอเสนอโครงการเพอพจารณาขออนมตโครงการไดรบจดสรรงบประมาณไมตามทระบไวในเบองตน ในกรณนหนวยงานท าบนทกขอความขอปรบขอมลแผนงาน และกองแผนงานและวชาการจะด าเนนการเปดระบบเปนรายโครงการตามทระบตอไป

จ ำเปนตองปรบแผนตำมงบประมำณทใชจำยไปหรอไม? บอยครงทเราไดยนในเรองการวดประสทธภาพรอยละการใชจายงบประมาณของหนวยงานภาครฐ และน ามาโยงกบการตดตามผลการด าเนนงานแผนงานโครงการตามแผนปฏบตราชการ โดยคนสวนใหญเชอวาในแตละแผนงานโครงการตองใชจายงบประมาณใหใกลเคยง 100 เปอรเซนตถงจะด จงมบางหนวยงานทใชจายงบประมาณในแผนงานโครงการไดไมเทากบงบประมาณทไดรบอนมตจดสรร และตองการปรบตวเลขงบประมาณในแผนใหเทากบทใชจาย ซงในความเปนจรงการประเมนประสทธภาพการใชจายงบประมาณจะดกนในภาพรวมของหนวยงาน หากโครงการใดโครงการหนงด าเนนการแลวมงบประมาณเหลอและตองท าเรองคน เงนทคนเหลานนกยงคงอยในกรอบวงเงนรวมของหนวยงาน ซงหนวยงานสามารถน าเงนงบประมาณทเหลอไปจดท าแผนงานโครงการทจ าเปนเพมเตมตอไปได ในกรณการประเมนการใชจายงบประมาณของโครงการจะดกนทความคมคาและโปรงใสมากกวารอยละการใชจายงบประมาณ

เมอไดมการจดท าแผนปฏบตราชการประจ าปและถายทอดไปสการปฏบตตามแผนทก าหนดไว ในล าดบถดมาคอการก ากบและตดตามผลการด าเนนงาน ซงกรมวทยาศาสตรการแพทยไดมการตดตามผลการด าเนนงานแผนงานโครงการตามแผนปฏบตราชการผานระบบ DOC โดยจะแยกเปน 2 สวน คอ การรายงานผลการด าเนนงาน และการรายงานการใชจายงบประมาณ

การรายงานผลการด าเนนงาน

ผรบผดชอบโครงการตองรายงานระดบความส าเรจตวชวดโครงการ รายละเอยดผลการด าเนนงานตามกจกรรมทก าหนด ประโยชนทไดรบ ปญหา อปสรรค และแนวทางแกไข โดยมขนตอนการรายงานผลการด าเนนงานดงน

1. ลงทะเบยนเขาใชงานระบบ แลวเลอกทแถบเครองมอ “รายงานผลการด าเนนงาน” “รายงานผลการด าเนนงาน”

2. ปรากฏรายชอแผนงานโครงการ ทมตางรางการด าเนนงานททายโครงการ โดยจะมสบอกสถานะ 3 ส คอ

1. สแดง หมายถง ยงไมมการรายงานผลการด าเนนงานในเดอนนนๆ

2. สเขยว หมายถง ไดมการรายงานผลการด าเนนงานแลว 3. สเทา หมายถง อยนอกชวงระยะเวลาการด าเนนงานตามท

ระบในแผน

3. ใหกดทแถบสในเดอนทตองการรายงานผลการด าเนนงาน และเมอเขาสหนารายงานใหใสขอมลตามแบบฟอรมทก าหนด พรอมทง แนบไฟล (รายละเอยดผลการด าเนนงานทม ตาราง แผนภม รปภาพ ประกอบในรายงาน) เมอเสรจแลว ใหกดป ม “บนทกขอมล”

การรายงานการใชจายงบประมาณ ผรายงานการใชจายเงนของโครงการ ตองรายงานสถานะการใชจายงบประมาณตามสภาพการใชจายทเปนจรง โดยมขนตอน ดงน

1. ลงทะเบยนเขาใชงานระบบ แลวเลอกทแถบเครองมอ “เบกจายงบประมาณ” “รายงานผลการด าเนนงาน” “เลอกท ารายการ” เมอเลอกท ารายการเรยบรอยแลวจะปรากฏหนาจอตามรป

A B

D

D

C

E

A

F

2. ในหนา “ท ารายการ” ใหทานใสขอมลดงตอไปน A. เลอกเดอนทจะเบกจาย B. เลอกรหสงบประมาณหรอโครงการทตองการเบกจาย C. ระบรายละเอยดการเบกจายงบประมาณ D. ก าหนดเลขทหนงสอทขอเบก/ยม E. ระบวนทของหนงสอทขอเบก F. ระบจ านวนรายการทขอเบก โดยกดป ม “เพมรายการเบกจาย”

โดยทานสามารถ ตรวจสอบวงเงนทสามารถเบกจายได วงเงนทสามารถเบกจายไดหากชองวงเงนทสามารถเบกไดแสดงคา 0.00 แสดงวาโครงการนไดมการเบกจายไปแลวหรอยงไมมวงเงนจดสรรลงมา

3. ในล าดบถดมาจะเปนการก าหนดรายการการใชจายงบประมาณ เมอท ารายการแลวเสรจ ใหกดป ม “บนทกรายการยอย” เพอเพมรายการยอยตอไปโดยมหนารายละเอยดดงรป

ขอควรระวง

ผใชงานจะตองด าเนนการจดเกบขอมลรายการประเภทรายจายกอนทกครง หากไมมการจดเกบขอมลโปรแกรมจะไมบนทกขอมลประเภทรายจายยอย เมอด าเนนการปรบปรงจะไมมขอมลประเภทรายจายยอยแสดงออกมา

ทงน 2 สวนดงทกลาวมาเบองตนจะขนอยกบการก าหนดสทธการใชงานตอนสมครใชงานระบบ และผใชงานสามารถรายงานผลการด าเนนงานประจ าเดอนไดตลอดเวลา โดยในแตละเดอนตองมการรายงานผลการด าเนนงานเปนแบบสะสม ซงกองแผนงานและวชาการจะดงขอมลเพอวเคราะหและจดท ารายงานผลการด าเนนงานเสนอผเกยวของตามระยะเวลาทก าหนดตอไป

รำยงำนผลโครงกำรบรณำกำรอยำงไรด? กองแผนงานและวชาการจะองผลตามทเจาภาพหลกรายงาน (แตถาเจาภาพตองการใหศนยรายงานผลในระบบ DOC กสามารถท าได ขนอยกบการบรหารจดการ) ในสวนของหนวยงานทรวมด าเนนงานตองมการรายงานการใชจายงบประมาณตามทหนวยงานไดรบจดสรร

ท ำไมเจำหนำทรำยงำนผลด ำเนนงำนและเจำหนำทกำรเงน มองไมเหนโครงกำร? สวนใหญเกดจากตอนจดท าแผนไมไดก าหนดผรบผดชอบลงไปหรอใสชอผรบผดชอบผด ท าใหตอนเขาไปรายงานผลไมเหนโครงการ สามารถแกไขโดยประสานผสรางโครงการนนๆในระบบ DOC ใหเพมเตมหรอปรบแกไขชอผร บผดชอบใหถกตอง แตหากแกไขแลวกยงไมเหนโครงการใหประสานผดแลระบบ (กองแผนงานและวชาการ) เพอแกไขตอไป

ปญหำชวต...เมอรำยงำนผลด ำเนนงำนหรอรำยงำนกำรเงน ทเคยลงขอมลไวหำยไปจำกระบบ? ในกรณนเกดจากมการปรบเปลยนรหสโครงการ เมอพบกรณอยางนใหตดตอผดแลระบบ (กองแผนงานและวชาการ) เพอแกไขตอไป

หลงจากททานรายงานการด าเนนงานแผนงานโครงการผานระบบ DOC เสรจแลว ทานสามารถตรวจสอบผลการด าเนนงาน รวมถงดงขอมลเพอไปใชประโยชนในดานตางๆได ซงระบบ DOC มรายงานอยหลายรปแบบ แตจะขอกลาวถงในสวนของรายงานหลก 3 สวน คอ

1. รำยงำนผลกำรด ำเนนงำนแผนงำนโครงกำร เปนแบบรายงานซงแสดงรายละเอยดผลการด าเนนงานรายเดอนของแผนงานโครงการในแตละหนวยงาน รวมทง สามารถดงขอมลจากระบบในรปแบบ Excel ได โดยมขนตอนการเขาระบบรายงานดงน

1. ในหนาแรกของระบบ DOC ใหเลอกทแถบเครองมอ “สรปรายงานผลการด าเนนงาน” “ตามแผนงานโครงการ”

2. เลอกหนวยงานทตองการ ซงระบบจะแสดงผลการด าเนนงานรายโครงการ และในกรณทตองการกรองขอมลโครงการเพมเตม ใหเลอกทระบบกรองวาจะใชเงอนไขการกรองจากอะไร เชน ชอแผนงานโครงการ รหสงบประมาณ รหสผลผลต รหสกจกรรมหลก เปนตน

3. เมอปรากฏขอมลรายโครงการ ในเบองตนระบบจะแสดง รหส ชอแผนงานโครงการ งบประมาณ ผลการเบกจายรอยละความกาวหนา ผลการด าเนนงาน (บรรยาย) ซงหากตองการรายเอยดผลการด าเนนงานในเชงลกใหกดท “ดทงหมด” ในชองผลการด าเนนงาน(บรรยาย) หรอเลอกทแถบเครองมอทางดานขาวของโครงการ (ผลการด าเนนงาน(รายเดอน) รายละเอยดตวชวด กจกรรม)

4. ในกรณทตองการ ดงขอมลผลการด าเนนงานแผนงานโครงการจากระบบในรปแบบ Excel เลอกทแถบเครองมอทางดานขาวของโครงการในหวขอ “พมพรายงาน”

2. รำยงำนสรปภำพรวมกำรด ำเนนงำนตำมแผนปฏบตกำร เปนรายงานทแสดงผลการด าเนนงานของหนวยงานในรปแบบตาราง โดยลงรายละเอยดตามคอลมน ซงสามารถดงขอมลจากระบบในรปแบบ Excel ได โดยมขนตอนการเขาระบบรายงานดงน 1. ในหนาแรกของระบบ DOC ใหเลอกทแถบเครองมอ “สรปรายงานผลการ

ด าเนนงาน” “สรปรายงานผลแผนงานโครงการภาพรวม” 2. เลอกหนวยงานทตองการ ซงระบบจะแสดงผลการด าเนนงานของหนวยงานท

เลอก 3. ในกรณทตองการ ดงขอมลผลการด าเนนงานแผนงานโครงการจากระบบใน

รปแบบ Excel เลอกทแถบเครองมอ “สงออก Excel”

3. รำยงำนสถำนภำพกำรใชจำยงบประมำณ เปนรายงานตรวจสอบสถานภาพการใชจายงบประมาณของหนวยงานตางๆ จ าแนกตามแหลงเงนงบประมาณทไดรบ (เงนงบประมาณ เงนบ ารง งบกลาง งบเบกแทนกน) โดยมการแสดงผลในรปแบบตารางและกราฟ ซงสามารถลงรายละเอยดไดถงระดบโครงการ โดยมขนตอนการเขาระบบรายงานดงน

1. ในหนาแรกของระบบ DOC ระบบจะแสดงสถานภาพการใชจายตามแหลงเงนในรปแบบตาราง

2. ใหเลอกทป ม “สวนกลาง” หรอ “ศนยวทยาศาสตรการแพทย” ทปรากฏในแตละแหลงเงนงบประมาณ เพอดรายงานการใชจายในระดบหนวยงาน

3. เมอเขาหนาสถานภาพการใชจายงบประมาณรายหนวยงาน จะแสดงขอมล แผนการใชจายงบประมาณ ผลการเบกจาย งบคงเหลอ รอยละการเบกจาย

4. ในกรณทตองการแสดงรายละเอยดการใชจายของหนวยงานในกดทป ม “รายละเอยด” ในแถวรายละเอยดโครงการ ซงจะแสดงขอมลการใชจายงบประมาณของหนวยงานรายโครงการ

ท ำไมผลกำรเบกจำยของหนวยงำนถงไมตรงกบรำยงำนของฝำยคลง? กอนอนตองเขาใจวา ขอมลทไดมาจากคนละแหลงกน ขอมลของฝายคลงเปนขอมลการใชจายงบประมาณ จากระบบ GFMIS ซงไมมการเชอมโยงขอมลกบระบบ DOC รวมถง วนตดยอดขอมลของกองแผนงานและวชาการกบฝายคลงกเปนคนละวน ดงนน จงเปนเรองปกตทขอมลจะมความคลาดเคลอนกนบาง แตหากมาดขอมลยอนหลงทผานมาจะพบวาขอมลจากระบบทงสองมความคลาดเคลอนกนนอยลงในทกป

ท ำไมลงขอมลรำยงำนผลกำรด ำเนนงำนแลว เมอเปดมำดขอมลอกครงแลวขอมลหำย? สวนใหญเกดขนจากการทมการปรบแกไขขอมลแผนงานโครงการ ซงหากพบกรณเชนนใหตดตอผดแลระบบ (กลมตดตามและประเมนผล กองแผนงานและวชาการ) เพอแกไขปญหาปญหาตอไป