การวิเคราะห ์ระบบสารสนเทศ ... · 2019-11-27 ·...

งานวเคราะห

เรอง

การวเคราะหระบบสารสนเทศ

เพอการบรหารทรพยากรบคคล :

มหาวทยาลยมหดล

โดย นางสาวปยนช รตนกล

งานยทธศาสตรและบรหารทรพยากรบคคล กองทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล

คานา

ปจจบนเทคโนโลยสารสนเทศมบทบาทในการชวยสนบสนนใหเกดการพฒนาองคกรใหเตบโตอยางรวดเรว มหาวทยาลยมหดลเปนองคกรหนงทใหความสาคญกบการพฒนาระบบสารสนเทศ จงไดกาหนดแผนยทธศาสตรมหาวทยาลยมหดล พ.ศ. 2552-2555 ซงกาหนดใหระบบสารสนเทศ และทรพยากรบคคลเปนสวนสนบสนนในการขบเคลอนใหมหาวทยาลยบรรลเปาหมายตามยทธศาสตรทกาหนดไว โดยกาหนดใหระบบสารสนเทศเปนระบบทสนบสนนยทธศาสตรตาง ๆ ทงนมหาวทยาลยมหดลมเปาหมายทจะพฒนาระบบสารสนเทศ ระบบการบรหารจดการขอมล และคลงขอมล เพอใหเออตอการดาเนนงานอยางม ประสทธภาพทงในดานการเรยนการสอน การวจย และการบรหารจดการ

มหาวทยาลยมหดลจงไดดาเนนการจางทปรกษา พฒนาและตดตงระบบงาน MU-ERP (Mahidol University Enterprise Resource Planning) ซงเปนระบบสารสนเทศทสนบสนนการปฏบตงานดานการบรหารจดการงบประมาณ การเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด และการบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยมหดล เพอสามารถนาระบบสารสนเทศททนสมยและเปนทยอมรบตามมาตรฐานสากลมาใชงาน ปรบปรงกระบวนการปฏบตงานใหมประสทธภาพมากขน (Business Process Reengineering) และเพอใชในการบรหารขอมลของมหาวทยาลยตงแตเดอนกรกฎาคม พ.ศ.2552 เปนตนมา

ดงนนจงมความจาเปนตองศกษาระบบสารสนเทศทางดานการบรหารทรพยากรบคคล ซงเปนการวเคราะหตงแตระบบงานทใชอยในปจจบน ไดแก ระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS: Personnel Information System) ระบบงานทอยระหวางการออกแบบและพฒนาระบบ ไดแก ระบบงาน MUERP – HR และขอมลบคลากรทสาคญเพอใชในการบรหารงานและตดสนใจของมหาวทยาลย เพอวเคราะหขอมลดานการบรหารทรพยากรบคคลของระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยมหดล วเคราะหกระบวนการออกแบบและพฒนาระบบ และกลไกในการดาเนนการในการพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล และเสนอแนะแนวทางในการพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลใหมประสทธภาพตอไป

ปยนช รตนกล นกทรพยากรบคคล

สารบญ

หนา

บทท 1 บทนา ความเปนมา .......................................................................................................................................... 1 วตถประสงคของการวเคราะห .............................................................................................................. 4 ขอบเขตการวเคราะห ........................................................................................................................... 4 ประโยชนทไดรบจากการวเคราะห ........................................................................................................ 4

บทท 2 ความหมายและแนวคดการพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล ความเปนมาและความหมายของระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล ............................... 5 องคประกอบของระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล ....................................................... 5 ความหมายของการพฒนาระบบสารสนเทศ ......................................................................................... 6 ความจาเปนในการพฒนาระบบสารสนเทศ ........................................................................................... 6 แนวทางการพฒนาระบบสารสนเทศในองคกร ...................................................................................... 8 วงจรในการพฒนาระบบสารสนเทศ ...................................................................................................... 9 ความเปนมาและความหมายของ ERP ................................................................................................ 10 โครงสรางของระบบงาน ERP.............................................................................................................. 10 แนวคดการออกแบบและพฒนาระบบงาน ERP .................................................................................. 11

บทท 3 วธการดาเนนการวเคราะห ........................................................................................................ 13 บทท 4 การวเคราะหระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล : มหาวทยาลยมหดล ระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS : Personnel Information System) .................. 15

- ขอมลบคลากรในโปรแกรมทะเบยนประวตบคลากร ..................................................................... 18

- การจดทารายงานขอมลสารสนเทศดานทรพยากรบคคลจากระบบงาน PIS .................................. 20 ระบบ MU-ERP : Mahidol University Enterprise Resource Planning ....................................... 22

- การพฒนาระบบและตดตงระบบงานบรหารทรพยากรบคคล (MUERP – HR) ............................. 23

- ขนตอนเตรยมความพรอม (Preparation Phase) ....................................................................... 23

- ขนตอนการวเคราะหและออกแบบระบบ (Design Phase) ........................................................... 35

- ขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase) ............................................................ 45

- ขนตอนการเตรยมการขนสดทาย (Final Preparation Phase) .................................................... 55

- ขนตอนการขนระบบ และการสนบสนนการใชระบบงาน (Go Live and Support Phase) ......... 66

- การจดทารายงานขอมลสารสนเทศดานทรพยากรบคคลจากระบบ MUERP – HR ...................... 70 ขอมลบคลากรทสาคญเพอใชในการบรหารงานและตดสนใจของมหาวทยาลย ................................... 70

บทท 5 สรปผลการวเคราะหและขอเสนอแนะ การวเคราะหเปรยบเทยบความแตกตางของระบบ PIS และ MUERP – HR ...................................... 73 ปญหา/อปสรรค ขอควรระวง และแนวทางการแกไขในการพฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศเพอ

การบรหารทรพยากรบคคล ................................................................................................................ 76 ปจจยสาคญในการดาเนนการออกแบบและพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลให

สาเรจ ................................................................................................................................................. 78 ขอเสนอแนะ ....................................................................................................................................... 79

บรรณานกรม ......................................................................................................................................... 80

สารบญตาราง

หนา

ตารางท 1 การวเคราะหขอมลบคลากรในโปรแกรมทะเบยนประวตบคลากร .............................................. 18 ตารางท 2 การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนเตรยมความพรอม (Preparation Phase) ของมหาวทยาลยมหดล .............................................................................................................. 25 ตารางท 3 การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนออกแบบระบบ (Design Phase) ของมหาวทยาลยมหล ................................................................................................................ 36 ตารางท 4 การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase) ของมหาวทยาลยมหดล .............................................................................................................. 46 ตารางท 5 การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการเตรยมการขนสดทาย (Final Preparation Phase) ของมหาวทยาลยมหดล .............................................................................................................. 57 ตารางท 6 การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการขนระบบ และการสนบสนนการใชระบบงาน (Go Live and Support Phase) ของมหาวทยาลยมหดล ......................................................... 67 ตารางท 7 การวเคราะหเปรยบเทยบความแตกตางของระบบ PIS และ MUERP – HR .............................. 74

การวเคราะหระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล : มหาวทยาลยมหดล 1

บทท 1 บทนา

1.1 ความเปนมา

ตงแตป พ.ศ.2545 เปนตนมา กองทรพยากรบคคลใชระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS : Personnel Information System) ซงออกแบบและพฒนาระบบโดยสานกคอมพวเตอร (ปจจบนเปลยนเปนกองเทคโนโลยและสารสนเทศ) มหาวทยาลยมหดล โดยระบบ PIS ครอบคลมเฉพาะขอมลประวตบคลากรทจางจากเงนงบประมาณ ไดแก ขาราชการ พนกงานมหาวทยาลย และลกจางประจาเงนงบประมาณ ซงเปนกลมบคลากรทมหาวทยาลยดาเนนการออกคาสงตาง ๆ ทเกยวกบการบรหารงานบคคล และบนทกขอมลเขาระบบ PIS โดยสวนกลาง (กองทรพยากรบคคล) สวนบคลากรประเภทอน ๆ ไดแก พนกงานมหาวทยาลย ( ชอสวนงาน) พนกงานมหาวทยาลยเงนรายได ลกจางเงนรายได และพนกงานวทยาลย มหาวทยาลยยงไมไดดาเนนการออกแบบและพฒนาระบบ สงผลใหมสารสนเทศดานการบรหารทรพยากรบคคลไมครบถวน และไมเพยงพอตอการรายงานขอมลใหแกหนวยงานภายนอก รวมทงมขอมลไมเพยงพอตอการบรหารและตดสนใจ

ในป พ.ศ.2550 มหาวทยาลยไดจางมหาวทยาลยแมโจเปนทปรกษาและออกแบบระบบและตดตงโปรแกรม“ระบบสารสนเทศคณะ (Faculty Information System – FIS)” ทมหาวทยาลย แมโจไดพฒนาขน ซงเปนโปรแกรมทมหลกการของการเกบขอมลระดบสวนงานและสามารถประมวลผลเปนภาพรวมมหาวทยาลยเพอการชแจงแก สานกงานรบรองมาตรฐานและประเมนคณภาพการศกษา (สมศ.) สานกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) และ สานกงานคณะกรรมการการอดมศกษา (สกอ.) ระบบดงกลาวไดเรมใชงานระบบในป 2551 โดยใชชอวา “ระบบสารสนเทศคณะ มหาวทยาลยมหดล (Mahidol University Faculty Information System)” ใชชอยอวา “MUFIS" โดยขอมลดานการบรหารทรพยากรบคคลเปนสวนประกอบหนงทสาคญในระบบ การใชงานของระบบ MUFIS ทกาหนดใหสวนงานบนทกขอมลประวตบคลากรทกประเภทในสงกด เพอนาขอมลมาเปนรายงานดานทรพยากรบคคล อาท จานวน วฒการศกษา ตาแหนงวชาการ การฝกอบรมตางๆ เปนตน แตอยางไรกตามระบบดงกลาวมขอมลดานบรหารทรพยากรบคคลเฉพาะในมตทเกยวของกบการเยยมสารวจจากหนวยงานภายนอก และตองอาศยความรวมมอจากผรบผดชอบของแตละสวนงานในการบนทกขอมล เพอใหขอมลถกตอง ครบถวน ซงมหาวทยาลยมแผนทจะพฒนาระบบ Back Office แบบสมบรณ และถายโอนขอมลดานบรหารทรพยากรบคคลจากระบบ Back Office เขาสระบบ MUFIS (สรปขอมลจาก : สรปสาระสาคญระบบ Mahidol University Faculty


Information System (MUFIS) ,รศ.ดร.นพ. ชยเลศ พชตพรชย ผชวยอธการบดฝายนโยบายและสารสนเทศ, 14 ตลาคม 2552)

ในป พ.ศ.2552 มหาวทยาลยมหดลกาหนดแผนยทธศาสตรมหาวทยาลยมหดล พ.ศ.2552 – 2555 ซงกาหนดประเดนยทธศาสตรทสาคญไว 4 ประเดน ไดแก ยทธศาสตรท 1 สรางความเปนเลศในการวจย ยทธศาสตรท 2 สรางองคกรแหงการเรยนร และความเปนเลศทางวชาการ ยทธศาสตรท 3 สรางความเปนเลศในการบรการสขภาพ และบรการวชาการ และยทธศาสตรท 4 สรางความเปนสากล โดยอาศยกลไกดานการสรางความกลมกลนในความหลากหลาย ดานระบบสารสนเทศและการใชทรพยากร และดานทรพยากรบคคลซงเปนกลไกสาคญในการดาเนนการตามยทธศาสตรสความ เปนเลศใหสามารถบรรลเปาหมายทตงไว

เพอใหมหาวทยาลยมระบบฐานขอมลสารสนเทศทรองรบการทางานในระบบ Back office เพอใชในการวางแผน การบรหารจดการทรพยากรของมหาวทยาลยโดยรวม มหาวทยาลยมหดลจงไดดาเนนการจางทปรกษา พฒนาและตดตงระบบงาน MU-ERP (Mahidol University Enterprise Resource Planning) ซงเปนระบบสารสนเทศทสนบสนนการปฏบตงานดานการบรหารจดการงบประมาณ การเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด และการบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยมหดล เพอสามารถนาระบบสารสนเทศททนสมยและเปนทยอมรบตามมาตรฐานสากลมาใชงาน เปนการปรบปรงกระบวนการปฏบตงานใหมประสทธภาพมากขน (Business Process Reengineering) และเพอใชในการบรหารขอมลของมหาวทยาลย

โครงการจางทปรกษาพฒนาและตดตงระบบงาน ERP โครงการการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด และการบรหารทรพยากรบคคล ไดเรมตนโครงการตงแตเดอนเมษายน พ.ศ.2552 เปนตนมา โดยครอบคลมทกสวนงานในมหาวทยาลยมหดล ยกเวน คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล คณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด ซงเปนสวนงานทดาเนนการพฒนาและตดตงระบบงาน ERP มากอนหนานแลว และศนยการแพทยกาญจนาภเษก ซงอยระหวางดาเนนการพฒนาระบบสารสนเทศของโรงพยาบาล ซงมหาวทยาลยไดกาหนดแนวทางการออกแบบระบบสาหรบสวนงานดงกลาว โดยใหมการรวบรวมขอมล (Consolidate) ในระดบมหาวทยาลย

สาหรบระบบบรหารทรพยากรบคคล (MUERP – HR) นนเปนการดาเนนการในระยะท 2 ของโครงการ MUERP ซงเรมตนโครงการตงแตเดอนกรกฎาคม พ.ศ.2552 โดยพฒนาและตดตงระบบงาน 2 ระบบงานหลกไดแก ระบบทะเบยนประวตบคลากร (PA : Personnel Administration) ซงรวมถงระบบโครงสรางองคกรและโครงสรางตาแหนงดวย (OM : Organization Structure) และระบบบรหารเงนเดอนและคาตอบแทน (PY : Payroll Administration)


การนาระบบ MUERP ในสวนของการบรหารทรพยากรบคคล (MUERP – HR) มาใชในมหาวทยาลยมหดล เปนการเปลยนแปลงเชงนโยบายทตองการเชอมโยงขอมลเพอการบรหาร (MIS) จากทกสวนงานในมหาวทยาลย ใหเกดประสทธภาพในการบรหารงานมากยงขน โดยในระหวางการดาเนนการพฒนาและตดตงระบบงาน MUERP – HR ยงคงใชระบบงาน PIS ควบคกนไปจนกวาระบบงาน MUERP – HR จะใชงานไดจรงอยางมประสทธภาพ

กองทรพยากรบคคลเปนผรบผดชอบหลกในการใหขอมลในการพฒนาและตดตงระบบดานการบรหารทรพยากรบคคล (MUERP – HR) ซงการนาระบบบรหารเงนเดอนและคาตอบแทน (PY : Payroll Administration) มาใช สงผลใหเกดเปลยนแปลงกระบวนการทางานทสาคญคอ เปลยนแปลงผรบผดชอบในการจายเงนเดอนและคาตอบแทน รวมถงการดาเนนการตาง ๆ เกยวกบเงนเดอนและคาตอบแทน อาท การออกรายงานภาษ การออกรายงานประกนสงคม เปนตน มาดาเนนการโดยกองทรพยากรบคคล หรองานทรพยากรบคคลของสวนงาน ซงแตเดมนนการจายเงนเดอนและคาตอบแทนตาง ๆ ดาเนนการโดยกองคลงหรองานคลงของสวนงาน

กระบวนการในการพฒนาและตดตงระบบงาน MUERP – HR มขนตอนการดาเนนโครงการ 5 ขนตอน ดงน

1) ขนตอนเตรยมความพรอม (Preparation Phase) 2) ขนตอนการวเคราะหและออกแบบระบบ (Design Phase) 3) ขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Build Phase) 4) ขนตอนเตรยมความพรอมกอนขนระบบ (Final Preparation Phase) 5) ขนตอนการขนระบบและการสนบสนนการใชระบบงาน (Go-Live and Support

Phase) กระบวนการพฒนาและตดตงระบบงาน MUERP – HR แตละขนตอน เปนปจจยสาคญทจะ

นาโครงการ ฯ ใหประสบความสาเรจตามแผนการดาเนนงาน ดงนน จงควรมการศกษาความเปนมาของระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล และวเคราะหกระบวนการออกแบบและพฒนาระบบ MUERP-HR เพอเปนขอมลพนฐานในการพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลใหมประสทธภาพยงขนตอไป


1.2 วตถประสงคของการวเคราะห 1.2.1 เพอศกษา วเคราะหขอมลดานการบรหารทรพยากรบคคลของระบบสารสนเทศเพอการ

บรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยมหดล 1.2.2 เพอวเคราะหกระบวนการออกแบบและพฒนาระบบ และกลไกในการดาเนนการในการ

พฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล 1.2.3 เพอเสนอแนะแนวทางในการพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล

1.3 ขอบเขตการวเคราะห

วเคราะหระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS : Personnel Information System) ซงเปนระบบทใชงานอยในปจจบน วเคราะหกระบวนการพฒนาและตดตงระบบงาน MUERP-HR : มหาวทยาลยมหดล ซงเปนระบบทมหาวทยาลยดาเนนการพฒนาเพอนามาใชงานทดแทนระบบปจจบน โดยวเคราะหขนตอนและกระบวนการดาเนนการในการพฒนาระบบงาน MUERP-HR โดยใชเทคนคผงรากไมหรอผงตนไม (Tree Diagram) แสดงรายละเอยดของกจกรรมหรองานทไดดาเนนการในแตละขนตอนเพอใหบรรลเปาหมาย แลวนามาประกอบการวเคราะหขอมลเพอเสนอแนะแนวทางในการพฒนาระบบตอไป

1.4 ประโยชนทไดรบจากการวเคราะห

1) เพอใชเปนขอมลในการพจารณาประกอบการพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล

2) เพอใชเปนขอมลอางองดานการพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยมหดล

3) เพอใชเปนแหลงขอมลในการศกษากลไกในการพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล ตามโครงการพฒนาและตดตงระบบงาน MUERP – HR


บทท 2 ความหมายและแนวคดการพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล

การวเคราะหระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลมหาวทยาลยมหดล มความหมาย

และแนวคดทเกยวของกบการวเคราะห ดงน

2.1. ความเปนมาและความหมายของระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล สภาพร พศาลบตร และนารรตน หวงสนทราพร (2544) ไดกลาวถงความเปนมาของระบบ

สารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลไววา ระบบสารสนเทศเพอการจดการทรพยากรมนษย (Human Resource Information System, HRIS) มความสาคญตอการบรหารองคกรตงแตทศวรรษท 1970 เมอองคกรสวนมากพบวาองคกรจะอยรอดไมไดถาไมมการใชระบบสารสนเทศเพอการจดการทรพยากรมนษยทมการใชคอมพวเตอรในการรวบรวม เกบรกษา ดแลคนหา และบรการขอมลและสารสนเทศทองคกรตองการใช

ความหมายของระบบสารสนเทศเพอการจดการทรพยากรบคคล มคาจากดความไดกวางขวางแตกตางกนในแตละองคกร สาหรบองคกรสวนใหญใชสารสนเทศในการสรรหาบคลากรและบนทกประวตการเปลยนแปลงของบคลากร ปจจบนมความตองการใชสารสนเทศในการจายเงนเดอนบคลากร การจายบาเหนจบานาญ และทกกระบวนการดานบรหารทรพยากรบคลทเกยวของกบบคลากร อาท การพฒนาและฝกอบรม คาตอบแทน สทธประโยชน การโยกยาย และการวางแผนกาลงคน เปนตน ซงสามารถดาเนนการไดในระบบสารสนเทศเพอการจดการทรพยากรบคคล เพอใหระบบสารสนเทศมความถกตองสมบรณ สามารถนาขอมลไปใชงานดานตางๆ ไดอยางมประสทธภาพ

2.2. องคประกอบของระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล

สาเรง ยงสขถาวร (2553) ไดกลาวถงองคประกอบของระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลวา ประกอบดวยระบบงานตาง ๆ ทเกยวของกบกระบวนการบรหารทรพยากรบคคล ดงน

2.2.1. ระบบงานวางแผนกาลงคน (Man Power Planning) แสดงใหเหนถงความเคลอนไหวของอตรากาลง อตราการเขา – ออกของบคลากร

2.2.2. ระบบงานทะเบยนประวต (Central Database) ชวยในการเกบขอมลดานประวตสวนตวของบคลากร ประวตการทางาน ฯลฯ ซงระบบอนๆ สามารถใชขอมลรวมกนได


2.2.3. ระบบการตรวจสอบเวลา (Time Attendance) ระบบจะดงเวลาจากเครองบนทกเวลา มาเปรยบเทยบกบตารางเวลาทางานปกตของพนกงาน แลวรายงานความผดพลาดทเกดขนออกมา เชน การขาดงาน การมาสาย การลา หรอการทางานลวงเวลา เปนตน

2.2.4. ระบบงานดานการคานวณเงนเดอน (Payroll) ชวยในการบรหารเงนเดอน คาตอบแทน และภาษ โดยทระบบจะทาการคานวณอตโนมต

2.2.5. ระบบประเมนผลการปฏบตงาน (Performance Evaluation) ชวยในการกาหนดมาตรฐานในการประเมนผล ชวยในการบนทก คานวณผลลพธ และสรปการประเมนผลของบคลากร เพอนาไปพจารณาประกอบการขนเงนเดอนและการเลอนตาแหนง

2.2.6. ระบบงานพฒนาและฝกอบรมบคลากร (Training and Development) เปนระบบท ชวยในการวางแผนการพฒนาบคลากร

2.2.7. ระบบงานสวสดการตางๆ (Welfare) ชวยในการเกบบนทกและบรหารขอมลเกยวกบการจดสวสดการตางๆ เชน คารกษาพยาบาล เงนก การเบกวสดอปกรณตางๆ เปนตน

2.2.8. ระบบการสรรหาบคลากร (Recruitment) เปนระบบทบนทกขอมลการสมครงาน สามารถสรางแบบฟอรมการทดสอบ แบบฟอรมสาหรบการสมภาษณงานได และเมอบคลากรผานการคดเลอกแลว กสามารถโอนขอมลเขาสระบบงานทะเบยนประวตและระบบงานอน ๆ ทเกยวของไดโดยอตโนมต

2.3. ความหมายของการพฒนาระบบสารสนเทศ

เนองจากองคกรแตละแหงมลกษณะและสภาพแวดลอมทแตกตางกนไป รวมทงการเปลยนแปลงทางเทคโนโลยทรวดเรว องคกรบางแหงอาจตองมการพฒนาหรอสรางระบบสารสนเทศใหมขนมา ขณะทองคกรบางแหงอาจตองปรบปรงระบบสารสนเทศทมอยเดมใหทนสมยหรอสนองกบสภาพขององคกรทเปลยนไป

การพฒนาระบบสารสนเทศหมายถงกจกรรมตาง ๆ ทกระทาขน เพอสรางระบบสารสนเทศขนในองคกร ทงนไมวาจะเปนการสรางระบบใหมหรอปรบปรงระบบเดม ลวนแตเปนการพฒนาระบบสนเทศทงสน

2.4. ความจาเปนในการพฒนาระบบสารสนเทศ

ไมวาจะเปนองคกรประเภทใด มภารกจเชนใด ระบบสารสนเทศลวนแตไดรบการพฒนาขน เพอประโยชนในการแกไขปญหาในการจดการและการใหบรการดานตาง ๆ โดยมความจาเปนสาคญมาจาก


2.4.1. การเปลยนแปลงดานเทคโนโลยในปจจบน เทคโนโลยสารสนเทศมการเปลยนแปลงอยางรวดเรว ทาใหอปกรณตาง ๆ และโปรแกรมทใชไมทนสมย รวมไปถงการทระบบสารสนเทศจานวนมากใหบรการทางเครอขายอนเทอรเนต เพอความสะดวกในการเขาถงและใชประโยชนอยางกวางขวาง ดงนน จงอาจจาเปนตองปรบปรงระบบสารสนเทศใหเหมาะสมกบเทคโนโลยสารสนเทศ

2.4.2. ระบบสารสนเทศทมอยในปจจบนไมสามารถรองรบงานทมอยได เชน ระบบสารสนเทศขององคกรทรองรบการทางานแบบแยกฝาย หรอระบบสารสนเทศเฉพาะฝายแตตอมาเมอมการพฒนาสายงานและระบบการทางาน ทาใหจาเปนตองปรบเปลยนระบบงานเปนการทางานแบบขามสายงาน โดยประสานการทางานระหวางฝายตางๆ ในองคกรเดยวกน เพอใหสามารถทางานเชอมโยงกนได จงจาเปนตองพฒนาระบบสารสนเทศใหมขน

2.4.3. การลดคาใชจาย จากเดมทมการทางานโดยไมไดใชงานระบบ เชน การจดการเอกสารตดตอในสานกงาน อาท เอกสารเวยนแจง เอกสารดาเนนการตางๆ จากเดมการบนทกรบ การนาเสนอและการจดเกบเอกสารตาง ๆ อยในรปกระดาษ ตองมการจดเกบหลกฐานการรบสง การเรยงเอกสารเขาแฟม การคนหาเอกสาร ทาใหสนเปลองแรงงานและมคาใชจายสงมาก นอกจากนนอาจสงผลใหการดาเนนงานลาชาและเกดขอผดพลาดไดมากทงในการจดเกบและการเรยง จงมการพฒนาระบบสารสนเทศ หรอทเรยกเปนการเฉพาะวา ระบบเอกสารอเลกทรอนกส โดยนาคอมพวเตอรและเทคโนโลยมาใชทดแทนการทางานในขนตอนตาง ๆ

2.4.4. สภาพการแขงขนดานธรกจและบรการ โดยเฉพาะในภาคเอกชน มการแขงขนเพอปรบปรงธรกจและบรการแกผรบบรการ ซงเปนการอานวยความสะดวกแกผรบบรการหรอลกคา เชน ธรกจ ธนาคารทมการจดบรการอยางกวางขวาง ทาใหลกคาสามารถฝากและถอนเงนดวยตนเอง หรอการใหบรการจานวนมากแกลกคาทางอนเทอรเนต ทาใหธรกจธนาคารตองพฒนาระบบสารสนเทศ เพอแขงขนกบคแขง เปนตน

2.4.5. การเปลยนแปลงดานกฎหมายหรอกฎระเบยบทเกยวของ เชน พระราชบญญตวาดวยการกระทาผดเกยวกบคอมพวเตอร พ.ศ. 2550 พระราชบญญตธรกรรมอเลกทรอนกส พ.ศ.2544 ทาใหอาจตองปรบเปลยนระบบสารสนเทศใหเปนไปตามกฎระเบยบใหม นอกจากนยงอาจเกยวของกบกฎระเบยบภายในขององคกร เชน การปรบปรงกฎระเบยบขององคกร การเปลยนแปลงวธปฏบตใหม ซงสงผลตอระบบสารสนเทศทใชอย

2.4.6. การสรางภาพลกษณขององคกรหรอหนวยงาน องคกรจานวนไมนอยถอวาการนาเทคโนโลยสารสนเทศอนทนสมยมาใชแสดงถงความทนสมยและภาพลกษณทดขององคกร เชน ธรกจธนาคารตางมการเปดใหบรการทเรยกวา บรการธนาคารทางอนเทอรเนต (Internet banking) อยางกวางขวาง และถอเปนภาพลกษณของธนาคารในฐานะผนาดานเทคโนโลย


การพฒนาระบบสารสนเทศไมวาจะเปนระบบใหมหรอการปรบปรงระบบลวนเปนประโยชนในการแกไขปญหาอนเกยวเนองกบสารสนเทศไมวาจะเปนสารสนเทศจากภายในและภายนอก ซงสงผลมาถงการจดการและการใหบรการขององคกร

2.5. แนวทางการพฒนาระบบสารสนเทศในองคกร

การพฒนาระบบสารสนเทศในองคกรไมวาจะเปนองคกรขนาดเลกหรอขนาดใหญ จาเปนตองเกยวของกบผบรหารระดบสง ซงเปนผกาหนดและวางแผนกลยทธขององคกร ไปจนถงบคลากรระดบปฏบตการ การพฒนาระบบสารสนเทศในองคกรจงมไดหลายแนวทาง หากพจารณาในแงของการบรหารทครอบคลมระดบกลยทธไปจนถงระดบปฏบตการแลว แนวทางการพฒนาระบบสารสนเทศในองคกรม 3 วธ คอ แนวทางการพฒนาจากระดบบนลงลาง (Top-down approach) แนวทางการพฒนาจากระดบลางขนบน (Bottom-up approach) และแนวทางการพฒนาแบบประสมประสาน

2.5.1. แนวทางการพฒนาจากระดบบนลงลาง เปนการพฒนาโดยพจารณาจากระดบกลยทธเปนตวตง ดงนนระบบสารสนเทศทจะพฒนาจงมงตอบสนองการจดการระดบกลยทธหรอผบรหารระดบสงเปนหลก การพฒนาระบบสารสนเทศเรมจากผบรหารระดบสงกอน เมอดาเนนการเรยบรอยแลว จงพฒนาระบบในสวนอนทเกยวของตอไป การพฒนาระบบสารสนเทศจากระดบบนลงลางสวนใหญเปนระบบสารสนเทศสาหรบผบรหารระดบสง เชน ระบบสนบสนนผบรหารระดบสง เปนตน

2.5.2. แนวทางการพฒนาจากระดบลางขนบน เปนการพฒนาโดยพจารณาจากระดบลางหรอระบบสารสนเทศทมอยในองคกร และหาวธปรบปรงหรอขยายงานของระบบสารสนเทศนน ใหสนองความตองการใหมทเกดขน เชน ผปฏบตงานในองคกรแหงหนงปรบระบบรายงานเพมเตม เพราะรายงานจากระบบสารสนเทศเดมไมเพยงพอจงพฒนาระบบรายงานเพมเตม ทงนการพฒนาสารสนเทศในลกษณะนจงมไดเปนการพฒนาระบบสารสนเทศในงานรายงานทงหมด แตเปนการปรบเพมและขยายการทางานของระบบสารสนเทศเพอใหการทางานมประสทธภาพยงขน

2.5.3. แนวทางการพฒนาแบบประสมประสาน เปนการประสมประสานระหวางแนวทางการพฒนาจากระดบบนลงลางและจากระดบลางขนบน เพราะในสภาพความเปนจรงแลว การพฒนาระบบสารสนเทศดวยวธจากระดบบนลงลางมขอด เนองจากไดรบการสนบสนนจากผบรหารระดบสงซงรเรมและผลกดนการพฒนาระบบสารสนเทศ แตเปนไปไดยาก เพราะองคกรสวนใหญตางใชระบบสารสนเทศอย จงแทบเปนไปไมไดทจะพฒนาระบบใหม โดยไมพจารณาระบบสารสนเทศทมอยเลย ขณะทการพฒนาระบบสารสนเทศดวยวธจากระดบลางขนบนอาจเนนการปรบและขยายระบบสารสนเทศทมอยมากจนเกนไป ระบบทปรบปรงอาจไมสอดคลองกบความตองการใหม ดงนน การพฒนาระบบสารสนเทศดวยวธประสมประสานจงเปนเสมอน “การพบกนครงทาง” เพราะหากการพฒนาระบบสารสนเทศไดรบการสนบสนนจากผบรหารระดบสง และพจารณาระบบสารสนเทศทมอย


พรอมกบความตองการทเปลยนไป ยอมเปนการเรมตนการพฒนาระบบสารสนเทศทสอดคลองกบสภาพความเปนจรง และมโอกาสทจะประสบความสาเรจอยางยง

การพฒนาระบบสารสนเทศทมประสทธภาพจาเปนตองมโครงสรางองคกรมารองรบไมวาจะเปนแบบเปนทางการหรอไมเปนทางการ โดยนยมทาในรปของคณะหรอทมงานสาหรบระบบขนาดใหญทมความซบซอน นอกจากนน หากพจารณาในแงของการบรหารทครอบคลมระดบกลยทธไปจนถงระดบปฏบตการ การพฒนาระบบสารสนเทศในองคกรจงมไดหลายแนวทางทงจากระดบบนลงลาง จากระดบลางขนบน และแบบประสมประสาน

2.6. วงจรในพฒนาระบบสารสนเทศ

ในระยะแรก การพฒนาระบบสารสนเทศมไดมขนตอนหรอแนวทางทชดเจน เพราะระบบสารสนเทศในขณะนน มงพฒนาใหนกคอมพวเตอรหรอผทมความรดานคอมพวเตอรใชงาน ผปฏบตงานสวนใหญไมมความรดานคอมพวเตอรและมไดเปนผใชระบบโดยตรง ตอมาจงไดมการพฒนากรอบแนวคดสาคญในการพฒนาระบบสารสนเทศขน ซงเรยกวา วงจรการพฒนาระบบ สารสนเทศหรอ เอสดแอลซ (System Development Life Cycle -- SDLC) เนองจากเปนวธการพฒนาอยางเปนระบบวธแรกจงนยมเรยกวา “วธพฒนาระบบสารสนเทศแบบดงเดม” (Traditional approach) ดวย

ในปจจบน คาวา “วงจรพฒนาระบบสารสนเทศ” สะทอนแนวคดทสมพนธกนแตแตกตางกน 2 แนวคด แนวคดแรกวงจรพฒนาระบบสารสนเทศเปนกรอบแนวคดทวไปเกยวกบกจกรรมตาง ๆ ในการพฒนาระบบสารสนเทศ เพอใหผเกยวของในโครงการพฒนาระบบสารสนเทศไดมกรอบแนวคดเดยวกน สาหรบแนวคดทสองนนวงจรพฒนาระบบสารสนเทศเปนการแสดงขนตอนในการออกแบบและสรางระบบสารสนเทศซงขนตอนเหลานมโครงสรางและรายละเอยดทแนนอนและเปนแบบแผน วงจรการพฒนาระบบสารสนเทศเปนกรอบแนวคดสาคญทครอบคลมกจกรรมตาง ๆ ในการพฒนาระบบสารสนเทศ โดยระบขนตอนสาคญ กรอบเวลา งานทตองดาเนนการในแตละขนตอน และผลทจะไดรบในแตละขนตอน มการแบงขนตอนในวงจรพฒนาระบบสารสนเทศแตกตางกนไป แตโดยวธการและรายละเอยดนน มลกษณะใกลเคยงกน ซงสามารถแบงเปนขนตอนหลก 5 ขนตอน ไดแก

1) การวางแผน (Planning) 2) การวเคราะหระบบ (Analysis) 3) การออกแบบระบบ (Design) 4) การปรบใชระบบ (Implementation) 5) การใชหรอดาเนนการระบบ (Production)


2.7. ความเปนมาและความหมายของ ERP แนวคด ERP เรมในยคป ค.ศ. 1990 ทประเทศสหรฐอเมรกา จดกาเนดเรมแรกของ ERP มา

จากแนวคดของการพฒนาระบบการบรหารการผลตรวม (Material Requirement Resource Planning / Manufacturing Resource Planning, MRP System) ของอตสาหกรรมการผลตในสหรฐอเมรกา โดยคาวา ERP นนกพฒนามาจาก MRP นนเอง ทงน ERP เกดขนจากความตองการทจะสามารถตดสนใจในดานธรกจอยางมประสทธภาพ และแบบ Real time โดยอาศยขอมลทกชนดจากทกระบบงานในองคกรทระบบนามาบนทกเกบไวในฐานขอมลรวมเดยวกน

ERP ยอมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถง การวางแผนทรพยากรทางธรกจขององคกรโดยรวม เพอใหเกดการใชประโยชนอยางสงสดของทรพยากรทางธรกจขององคกร

ERP จงเปนเครองมอทนามาใชในการบรหารธรกจเพอแกปญหาทเกดขนภายในองคกร อกทงยงชวยใหสามารถวางแผนการลงทนและบรหารทรพยากรขององคกรโดยรวมไดอยางมประสทธภาพERP จะชวยทาใหการเชอมโยงทางแนวนอนระหวางการจดซอจดจาง การผลต และการขายทาไดอยางราบรน ผานขามกาแพงระหวางแผนก และทาใหสามารถบรหารองครวมเพอใหเกดผลประโยชนสงสด

ระบบงาน ERP เปนระบบสารสนเทศขององคกรทนาแนวคดและวธการบรหารของ ERP มาทาใหเกดเปนระบบเชงปฏบตในองคกร ระบบ ERP สามารถบรณาการ (Integrate) รวมงานหลก (Core business process) ตางๆ ในองคกรทงหมด ไดแก การจดจาง การผลต การขาย การบญช และการบรหารบคคล เขาดวยกนเปนระบบทสมพนธกนและสามารถเชอมโยงกนอยาง Real time 2.8. โครงสรางของระบบงาน ERP

ระบบงาน ERP ประกอบดวยโครงสรางสาคญ ดงน 2.8.1. Business Application Software Module ประกอบดวย Module ททาหนาทในงานหลกขององคกร คอ การบรหารการขาย การบรหาร

การผลต การบรหารการจดซอ บญช การเงน บญชบรหาร ฯลฯ แตละ Module สามารถทางานอยางอสระได แตมการเชอมโยงขอมลระหวาง Module และเมอกาหนด parameter ใหกบ module จะสามารถทาการเลอกรปแบบ business process หรอ business rule ใหตอบสนองเปาหมายขององคกรตาม business scenario โดยม business process ทปรบใหเขากบแตละองคกรได

ERP package ทตางกนจะมเนอหา และนาหนกการเนนความสามารถของแตละ Module ไมเหมอนกน และเหมาะกบการนาไปใชงานในธรกจทตางกน ในการเลอกใชงานจงตองพจารณาจดนดวย


2.8.2. ฐานขอมลรวม (Integrated database) Business application module จะ share ฐานขอมลชนด Relational database (RDBMS)

หรออาจจะเปน database เฉพาะของแตละ ERP package กได Software Module จะประมวลผลทก transaction แบบเวลาจรง และบนทกผลลงในฐานขอมลรวม โดยฐานขอมลรวมนสามารถถกaccess จากทก Software Module ไดโดยตรงโดยไมจาเปนตองทา batch processing หรอ File transfer ระหวาง Software Module เหมอนในอดต และทาใหขอมลนนมอย “ทเดยว” ได

2.8.3. System Administration Utility Utility กาหนดการใชงานตาง ๆ ไดแก การลงทะเบยนผใชงาน การกาหนดสทธการใช การ

รกษาความปลอดภยขอมล การบรหารระบบ LAN และ network ของ terminal การบรหารจดการdatabase เปนตน

2.8.4. Development and Customize Utility ERP สามารถออกแบบระบบการทางานใน business process ขององคกรไดอยางหลากหลาย

ตาม business scenario แตบางครงอาจจะไมสามารถสรางรปแบบอยางทตองการได หรอมความตองการทจะ Customize บางงานใหเขากบการทางานของบรษท ERP package จงไดเตรยม Utility ทจะสนบสนนการพฒนาโปรแกรมสวนนไวดวย

2.9. แนวคดการออกแบบและพฒนาระบบงาน ERP

แนวคดการออกแบบและพฒนาระบบงาน ERP กาหนดไว 5 ระยะ ดงน 2.9.1. ระยะท 1 การเตรยมโครงการ (Project Preparation) เปนชวงของการเตรยมความพรอมทรพยากรเพอใชในการดาเนนโครงการทงดาน สถานท

ทางาน บคลากร ตลอดจนจดทาแผนการดาเนนงานโครงการ แนวทางการบรหารโครงการ อยางละเอยด บทบาทหนาทในสวนของบรษททปรกษาทสาคญของระยะนคอ การสนบสนนให Key User หรอ Process Owner เขารบการฝกอบรม Standard Training เพอทาความเขาใจถงความสามารถมาตรฐานของระบบงานซงจะเปนพนฐานความรทสาคญในการออกแบบระบบงาน

2.9.2. ระยะท 2 การออกแบบกระบวนการทางธรกจและระบบงาน (Business Blueprint) เปนชวงระยะเวลาทสาคญของโครงการในการออกแบบกระบวนการทางธรกจใหเหมาะสมกบ

ความตองการและรองรบการขยายตวในระดบหนงขององคกร โดยรวบรวมไวเรยกวา “Business Blue Print” ซง Process Owner จะเปนผมบทบาทสาคญในการตดสนใจในการออกแบบ ทงนควรจะสรางความเขาใจรวมกนระหวาง Process Owner ของแตละหนวยงานเพอใหเกดความเขาใจในการออกแบบระบบงานใหมในทศทางเดยวกนและสามารถใชระบบงานไดอยางมประสทธภาพ


ในกรณทตองมการปรบเปลยนกระบวนการทางานในบางสวนซงสงผลกระทบหลายหนวยงาน (Procedure Change) อาจจะตองนาเสนอการปรบเปลยนนเขาส Steering Committee เพอรบรองและจดทาเปนนโยบาย หรอ ระเบยบประกอบการใชระบบงานตอไป

2.9.3. ระยะท 3 การจดทาระบบ (Realization) เปนการสรางระบบตามความตองการทางธรกจทกาหนดไวในแบบกระบวนงานทางธรกจทได

ออกแบบไว เปนการแปลงความตองการดานธรกจใหเปนระบบงานทไดรบการยอมรบ ใชงานได และพรอมสาหรบการใชงานจรง ในระยะน Process Owner มบทบาทสาคญในการทดสอบระบบงานเพอยนยนการรองรบกระบวนการทางธรกจทไดออกแบบไวใน Business Blue Print

2.9.4. การเตรยมความพรอมกอนใชระบบ (Final Preparation) ระยะนเปนชวงเวลาสาหรบเตรยมการใชงานจรงดวยระบบใหเรยบรอย ในระยะนสงสาคญท

บรษทตองใหความสาคญคอ การสนบสนนการฝกอบรมผใชงาน เพอใหผใชระบบมความเขาใจ และสรางความคนเคยในการใชระบบงานประกอบการทางานประจาวน และเพอทดสอบการใชงานของระบบในภาพรวม

อกกจกรรมหนงทสาคญคอ การแปลงขอมล (Data Conversion) จากระบบเดม มาไวบนระบบงาน ซงทมงาน ABAP/Basis จะใหการสนบสนนในสวนของเทคนค และผทเปน Process Owner จะมสวนสาคญในการตรวจสอบความถกตองของขอมลซงถอเปนหวใจสาคญของการเรมตนใชระบบ

2.9.5. ระยะท 5 การใชระบบจรงและการสนบสนน (Go live and Support) เปนจดสาคญคอ การเรมตนใชระบบงานใหม ทงนตองมการกาหนดกลยทธในการเรมตนใช

ระบบงานทชดเจนวาจะจดทาแบบใด ทงนการกาหนดกลยทธนตองหารอกนระหวางองคกรและบรษททปรกษาใหไดขอสรปตงแตในระยะท 2 เพอใหสามารถผานจากระบบทดสอบไปยงระบบปฏบตงานจรงไดอยางมนคง


บทท 3 วธการดาเนนการวเคราะห

วธดาเนนการวเคราะหระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล

ดาเนนการโดยนาขอมลทปฏบตหรอเคยปฏบตจรง และสภาพปญหา อปสรรค หรอขอจากดมาวเคราะหขอมล เพอไปสแนวทางในการดาเนนการจดการระบบสารสนเทศของมหาวทยาลยตอไปไดอยางมประสทธภาพและเกดประโยชนสงสดตอมหาวทยาลย โดยวเคราะหระบบสารสนเทศดานทรพยากรบคคลและขอมลบคลากรทสาคญเพอใชในการบรหารงานและตดสนใจของมหาวทยาลย ดงน

1. ระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS : Personnel Information System)

ศกษา ว เคราะหระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS : Personnel Information System) เฉพาะโปรแกรมทะเบยนประวตขาราชการ พนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณ และลกจางประจาเงนงบประมาณ โดยศกษา วเคราะหขอมลประวตบคลากรทจดเกบในโปรแกรมดงกลาว การจดทารายงานสารสนเทศดานทรพยากรบคคลจากระบบ รวมถงการวเคราะหกระบวนการปฏบตงานในระบบงานดงกลาว เพอเปนขอมลพนฐานประกอบในการวเคราะหขอมลเชงเปรยบเทยบกบระบบงาน MUERP – HR

2. ระบบ MU-ERP : Mahidol University Enterprise Resource Planning

ศกษา วเคราะหกระบวนการในการออกแบบและพฒนาระบบตามขนตอนการดาเนนการของโครงการจางทปรกษาพฒนาและตดตงระบบงาน ERP เฉพาะในสวนของระบบการบรหารทรพยากรบคคล (MUERP-HR) โดยใชเทคนคผงรากไมหรอผงตนไม (Tree Diagram) วเคราะหรายละเอยดของกจกรรมหรองานทไดดาเนนการในแตละขนตอนเพอใหโครงการบรรลเปาหมายตามแผนการดาเนนการ และปจจยสาคญในการดาเนนการใหสาเรจตามขนตอนดงกลาว


3. ขอมลบคลากรทสาคญเพอใชในการบรหารงานและตดสนใจของมหาวทยาลย วเคราะหขอมลสาคญดานทรพยากรบคคลในระบบ MUERP-HR ทใชในการวางแผนตง

งบประมาณดานบคลากร การจดลาดบมหาวทยาลย (University Ranking) และการบรหารทรพยากรบคคลดานอน ๆ รวมทงขอมลจากคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล คณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด ซงเปนสวนงานทดาเนนการพฒนาและตดตงระบบงาน ERP แลว และศนยการแพทยกาญจนาภเษก ซงอยระหวางดาเนนการพฒนาระบบสารสนเทศของโรงพยาบาล เพอการรวบรวมขอมล (Consolidate) ในระดบมหาวทยาลย


บทท 4 การวเคราะหระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล : มหาวทยาลยมหดล

1. ระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS : Personnel Information System) มหาวทยาลยไดออกแบบและพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS) โดย

ความรวมมอระหวางสานกคอมพวเตอร (ปจจบนเปลยนเปนกองเทคโนโลยสารสนเทศ) และกองการเจาหนาท สานกงานอธการบด (ปจจบนเปลยนเปนกองทรพยากรบคคล) ทครอบคลมเฉพาะบคลากรเงนงบประมาณ ไดแก ขาราชการ พนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณ และลกจางประจาเงนงบประมาณ โดยมวตถประสงคเพอพฒนาระบบขอมลสารสนเทศพนฐานในการดาเนนงานของกองการเจาหนาท ระบบสารสนเทศดงกลาวประกอบดวยระบบงานตาง ๆ ทรองรบการปฏบตงานดานการบรหารงานบคคลของมหาวทยาลยใน 2 สวน ไดแก

1) ระบบงานสาหรบกองการเจาหนาท ประกอบดวยโปรแกรมยอยสาหรบการบนทกขอมลประวตและการเปลยนแปลงประวตของบคลากร ซงการเปลยนแปลงประวตของบคลากรจะประมวลผลผานโปรแกรมทใชในการเตรยม ตรวจสอบ ตดตาม จดทาคาสงตาง ๆ ของกองการเจาหนาทของมหาวทยาลย อาท การเลอนระดบ ปรบวฒ แตงตงใหดารงตาแหนงทางวชาการ การลาออกจากราชการ เปนตน โดยบคลากรของกองการเจาหนาทผรบผดชอบในการดาเนนการออกคาสงในแตละเรองจะเตรยมขอมล ตรวจสอบ ตดตามและทาคาสงของบคลากรทกสวนงานในมหาวทยาลยผานโปรแกรมยอย และแตละโปรแกรมยอยจะเชอมโยงขอมลเขาโปรแกรมทะเบยนประวตขาราชการ โปรแกรมทะเบยนประวตพนกงานเงนงบประมาณ และโปรแกรมทะเบยนประวตลกจางประจาเงนงบประมาณ

2) ระบบงานสาหรบสวนงาน ประกอบดวยโปรแกรมยอยสาหรบการเลอนเงนเดอนประจาป (MU Promoting System) โดยผรบผดชอบดานบรหารทรพยากรบคคลของสวนงานสามารถบนทกขอมลการเลอนเงนเดอนประจาป และบนทกขอมลผลการพจารณาการเลอนเงนเดอนประจาป ผานระบบ Intranet ของมหาวทยาลย เพอสงผลการพจารณาใหมหาวทยาลยตรวจสอบและพจารณาโควตาในภาพรวมของมหาวทยาลย พรอมทงทาคาสงเลอนเงนเดอนประจาป และโปรแกรมสาหรบแสดงขอมลประวตบคลากรของสวนงาน (E-profile : Electronic Personnel Profile) ซงเชอมโยงขอมลมาจากโปรแกรมทะเบยนประวตขาราชการ พนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณ และลกจางประจาเงนงบประมาณ โดยผรบผดชอบดานทรพยากรบคคลของ สวนงานสามารถเรยกดประวตของบคลากรในสงกดตงแตแรกบรรจ จนกระทงพนจากงาน เพอใหการเจาหนาทหรองานทรพยากรบคคลของแตละสวนงาน สามารถเรยกดขอมลดงกลาวในการดาเนนงานดานบคลากรได


ภาพรวมของระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS : Personnel Information System) สรปไดดงน

ภาพท 1 : ภาพรวมของระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร

ะบบงานสาหรบผปฏบตงานกองทรพยากรบคคล (กองการเจาหนาท)

ระบบงานสาหรบผปฏบตงานดานทรพยากรบคคลของสวนงาน

E-profile

สวนงาน A สวนงาน B สวนงาน C

โปรแกรมเตรยม ตรวจสอบ

ตดตามและจดทาคาสง ฯ

โปรแกรมทะเบยนประวต

ขาราชการ

ลกจางประจาเงน

งบประมาณ

พนกงาน

มหาวทยาลย

โปรแกรมเลอนเงนเดอนประจาป


จากภาพท 1 สามารถอธบายไดวากองทรพยากรบคคล (กองการเจาหนาทเดม) ดาเนนการบนทกขอมลในโปรแกรมทใชในการเตรยม ตรวจสอบ ตดตาม จดทาคาสงตาง ๆ ทพฒนาขนสาหรบใชงานเฉพาะกองการเจาหนาท เชน การเลอนระดบ ปรบวฒ การแตงตงใหดารงตาแหนงทางวชาการ เปนตน เมอผใชงานบนทกและประมวลผลขอมลจากโปรแกรมดงกลาวแลว โปรแกรมจะผานรายการและสงขอมลไปปรบปรงขอมลในโปรแกรมทะเบยนประวตบคลากรตามประเภทบคลากร และระบบงาน E-Profile จะนาขอมลบคลากรจากโปรแกรมทะเบยนประวตมาแสดงผลในรปแบบของ Web-base ผานระบบ Intranet ของมหาวทยาลยเพอใหผรบผดชอบงานดานทรพยากรบคคลของสวนงานเรยกดขอมล

สาหรบโปรแกรมสาหรบการเลอนเดอนประจาป ซงเปนโปรแกรมทเตรยมขอมลตงแตระดบสวนงาน โปรแกรมดงกลาวจะนาขอมลพนฐาน อาท ชอ – สกล ตาแหนง ระดบ อตราเงนเดอน เปนตน จากระบบทะเบยนประวตบคลากรมาแสดงเพอใหสวนงานบนทกผลการพจารณาเลอนเงนเดอนประจาปปละ 2 ครงสาหรบขาราชการและลกจางประจาเงนงบประมาณ และปละ 1 ครงสาหรบพนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณ หลงจากผรบผดชอบของแตละสวนงานบนทกขอมลสงมหาวทยาลยเพอจดทาคาสงแลว ระบบจะสงขอมลไปยงโปรแกรมเตรยม ตรวจสอบตดตาม จดทาคาสงตาง ๆ เพอประมวลผลและปรบปรงขอมลในระบบงานทะเบยนประวต และนาขอมลมาแสดงในระบบงาน E-Profile ตอไป

ดงนนจะเหนไดวาโปรแกรมทะเบยนประวตบคลากรเปนโปรแกรมทเกบขอมลของบคลากรทงหมด ตงแตเรมบรรจ การเปลยนแปลงประวต จนกระทงพนจากงาน ซงโปรแกรมทะเบยนประวตบคลากรในระบบงาน PIS แบงเปน 3 โปรแกรมยอยตามประเภทบคลากรไดแก

1) โปรแกรมทะเบยนประวตขาราชการ 2) โปรแกรมทะเบยนประวตพนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณ 3) โปรแกรมทะเบยนประวตลกจางประจาเงนงบประมาณ ทงนโปรแกรมทะเบยนประวตบคลากรทง 3 โปรแกรม ประกอบดวยขอมลประวต และ

ประวตการเปลยนแปลงของบคลากรทง 3 ประเภทในดานตาง ๆ โดยเชอมโยงขอมลไปยงโปรแกรมสาหรบแสดงขอมลประวตบคลากรของสวนงาน (E-profile: Electronic Personnel Profile) ซงมรายละเอยดของขอมลบคลากรเชนเดยวกบโปรแกรมประวตบคลากร


1.1 ขอมลบคลากรในโปรแกรมทะเบยนประวตบคลากร โปรแกรมทะเบยนประวตบคลากรมขอมลสาคญในระบบ ซงสามารถวเคราะหโดยจาแนก

ประเภทของขอมลและประเภทบคลากรได ดงตารางท 1 ตารางท 1 การวเคราะหขอมลบคลากรในโปรแกรมทะเบยนประวตบคลากร

ประเภทขอมล ขาราชการ พนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณ

ลกจางประจาเงนงบประมาณ

1. ประวตสวนตว 1.1 ขอมลสวนตว 1.2 ทอยอาศย 1.3 ขอมลครอบครว 1.4 ขอมลการเปลยนชอ – สกล 1.5 ขอมลสญญาการชดใชทน

2. ประวตการศกษา 2.1 วฒการศกษา 2.2 ประกาศนยบตร/วฒบตร/ใบรบรอง

3. ประวตการทางาน 3.1 ขอมลกอนเปนพนกงาน 3.2 ขอมลการเปลยนแปลง 3.3 ขอมลเครองราชอสรยาภรณ 3.4 ขอมลผลงานดเดน 3.5 ขอมลวนทไมไดรบ/ไดรบเงนเดอนไมเตม

3.6 ขอมลการประเมนผลการทดลองปฏบตงาน

3.5 ขอมลโทษทางวนย


ตารางท 1 (ตอ) การวเคราะหขอมลบคลากรในโปแกรมทะเบยนประวตบคลากร ประเภทขอมล ขาราชการ พนกงานมหาวทยาลย

เงนงบประมาณ ลกจางประจาเงนงบประมาณ

4. การถอครองตาแหนง 4.1 ตาแหนงปจจบน 4.2 ผบรหารทมวาระ 4.3 ตาแหนงวชาการ 4.4 ตาแหนงชานาญการ 4.5 ผบรหารทไมมวาระ

5. ประวตสรปการลา 6. สวสดการและสทธประโยชน 7. การเลอนขนประจาป 8. ประวตการเปนขาราชการ

8.1 ประวตการเลอนขน 8.2 ประวตการรบราชการ 8.3 ประวตการลา

9. สรปการเปลยนแปลงประวตทงหมด หมายเหต เครองหมาย “” หมายถง โปรแกรมรองรบการบนทกขอมล เครองหมาย “” หมายถง โปรแกรมไมรองรบการบนทกขอมล

จากการวเคราะหขอมลในโปรแกรมทะเบยนประวตบคลากรในตารางท 1 จะเหนไดวาโปรแกรมทะเบยนประวตขาราชการ พนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณ และลกจางประจาเงนงบประมาณ มการเกบขอมลครบถวน และสอดคลองกบระเบยบ และหลกเกณฑการปฏบตงานดานการบรหารทรพยากรบคคลทเกยวของกบบคลากรแตละประเภท สาหรบประเภทขอมลบางรายการทโปรแกรมไมไดรองรบการบนทกขอมล อาท ขอมลประวตการเปนขาราชการ ทรองรบการบนทกขอมลเฉพาะโปรแกรมทะเบยนประวตพนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณเทานน สวนขาราชการ และลกจางประจาเงนงบประมาณ โปรแกรมไมไดรองรบการบนทกขอมล เนองจากการบรหารทรพยากรบคคลของพนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณมบคลากรบางสวนทเปลยนสถานภาพมาจากขาราชการ จงจาเปนตองบนทกขอมลประวตการเปนขาราชการ สาหรบขาราชการและลกจางประจาเงนงบประมาณ โปรแกรมกาหนดใหบนทกขอมลประวตของบคลากรแตละประเภทในขอมลประวตการเปลยนแปลงแลวจงไมจาเปนตองกาหนดใหโปรแกรมรองรบการบนทกขอมลดงกลาวอก ดงนนจง


สรปไดวา โปรแกรมทะเบยนประวตบคลากรในระบบ PIS สามารถออกแบบ หรอพฒนาระบบเพมเตมใหเหมาะสม และสอดคลองกบความตองการของผปฏบตงานไดตามระเบยบ หรอหลกเกณฑดานบรหารทรพยากรบคคลของบคลากรแตละประเภท เนองจากระบบงานดงกลาวแยกเปนโปรแกรมยอย 3 โปรแกรมตามประเภทบคลากร ไดแก โปรแกรมทะเบยนประวตขาราชการ โปรแกรมทะเบยนประวตพนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณ โปรแกรมทะเบยนประวตลกจางประจาเงนงบประมาณ ซงแยกการบนทกขอมลในแตละโปรแกรมและเปนโปรแกรมทออกแบบและพฒนาระบบโดยมหาวทยาลยเอง 1.2 การจดทารายงานขอมลสารสนเทศดานทรพยากรบคคลจากระบบงาน PIS

การออกแบบและพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS : Personnel Information System) เรมดาเนนการตงแตป พ.ศ.2545 โดยพฒนาและปรบปรงระบบเพมเตมมาอยางตอเนองตามความตองการของผใชงาน ประกอบกบการบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลย มการปรบปรง และเพมเตมหลกเกณฑและวธการตาง ๆ สงผลใหมความตองการในการพฒนาระบบเพมเตมเพอใหสอดคลองกบการปฏบตงานอยเปนระยะ ๆ ระบบงาน PIS จงครอบคลมการบนทกขอมลประวต และรายงานทแสดงการปรบปรงขอมลในโปรแกรมเตรยม ตรวจสอบ ตดตามและจดทาคาสงเทานน สาหรบรายงานทเปนขอมลสารสนเทศดานทรพยากรบคคล เพอรองรบการรายงานขอมลตอผบรหาร บคลากร หนวยงานภายใน และหนวยงานภายนอกยงมไดดาเนนการพฒนาระบบในรปแบบโปรแกรมรายงานขอมล ดงนน การประมวลผลขอมลเพอจดทารายงานในรปแบบตาง ๆ ซงดาเนนการโดยวธการเขยนคาสงเพอคดกรองขอมล (Query) จากฐานขอมล (Database) เฉพาะขอมลทตองการใหแสดงผล และนามาจดทาตามรปแบบรายงานขอมลสารสนเทศดานทรพยากรบคคลในโปรแกรมสาเรจรปตามความตองการ ซงการจดทารายงานดงกลาวจาเปนตองอาศยบคลากรทมความร ทกษะดานการจดการฐานขอมล ความสมพนธของขอมล (Relationship) ในฐานขอมล พจนานกรมขอมล (Data Dictionary) และภาษาทใชในการสอบถามขอมล (Query Language) จากฐานขอมล เพอคดกรองรายการขอมลจากฐานขอมลใหตรงกบความตองการในการออกรายงาน

ขนตอนการจดทารายงานขอมลสารสนเทศดานทรพยากรบคคลจากระบบงาน PIS สรปไดดงภาพท 2


ภาพท 2: ขนตอนการจดทารายงานขอมลสารสนเทศดานทรพยากรบคคลจากระบบงาน PIS จากภาพท 2 สามารถอธบายไดวาผรบผดชอบดานการจดทารายงานขอมลดานทรพยากร

บคคลของกองทรพยากรบคคล จะดาเนนการประมวลผลและจดทารายงานขอมลสารสนเทศดานทรพยากรบคคลโดยวธใชภาษาทใชในการสอบถามขอมล (Query Language) จากฐานขอมลซงเกบในลกษณะตารางขอมลของบคลากรทง 3 ประเภท ซงประกอบดวยตารางหลายตารางท มความสมพนธกน โดยการประมวลผลขอมลจาแนกตามประเภทบคลากร เนองจากมกลมขอมลในแตละประเภทบคลากรแยกจากกน และนาขอมลทประมวลผลไดมาจดทารายงานในรปแบบหรอในภาพรวมตามทตองการจากโปรแกรมสาเรจรป อาท MS.Access MS.Excel เปนตน

ประมวลผลขอมล

Query Language

จดทารายงาน

นาขอมลเขาโปรแกรมสาเรจรป


ปจจบนมหาวทยาลยยงคงใชระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคคล (PIS : Personnel Information System) คขนานไปกบระบบงาน MUERP เพอเปนการสารองขอมล (Backup) ดานทรพยากรบคคล โดยจะประเมนผลการใชงานระบบ MUERP – HR หลงจากใชงานระบบ Go-Live แลวประมาณ 1 – 2 ป เพอใหมนใจไดวาขอมลในระบบ MUERP –HR มความสามารถในการบนทกขอมลไดอยางมประสทธภาพ ผปฏบตงานสามารถปฏบตงานบนระบบใหมไดเปนอยางด และมขอมลทถกตอง ครบถวน เปนปจจบน ประกอบกบปจจบน ระบบ MUERP – HR ไมรวมขอมลบคลากรของคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล คณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด ศนยการแพทยกาญจนาภเษก และคณะทนตแพทยศาสตร ซงอยระหวางดาเนนการเชอมโยงขอมล (Consolidate) ในภาพรวมของมหาวทยาลย ซงสงผลใหการประมวลผลขอมลเพอจดทารายงานตาง ๆ ตามความตองการของผใชงานยงคงตองใชขอมลจากระบบ PIS บางสวนจนกวาระบบเชอมโยงขอมลแลวเสรจ เพอใหมขอมลบคลากรทครบถวน ถกตอง และตอบสนองความตองการของผใชขอมล

2. ระบบ MUERP : Mahidol University Enterprise Resource Planning

มหาวทยาลยมหดลไดวาจางบรษท โครงการจางทปรกษาพฒนาและตดตงระบบงาน ERP โครงการการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด และการบรหารทรพยากรบคคล ไดเรมตนโครงการตงแตเดอนเมษายน พ.ศ.2552 โดยการพฒนาระบบและตดตงระบบงาน ERP ของมหาวทยาลยใช Software SAP ECC 6.0 ซงประกอบดวยระบบงาน ดงน

1) ระบบบญชการเงน (Financial Accounting -FI) - ระบบบญชแยกประเภท (General Ledger) - ระบบบญชเจาหน -จายชาระเงน (Account Payable) - ระบบบญชลกหน –รบชาระเงน (Account Receivable) - ระบบสนทรพยถาวร(Asset Management)

2) ระบบบญชบรหาร (Controlling -CO) - ระบบบญชศนยตนทน (Cost Center Accounting) - ระบบบญชศนยกาไร (Profit Center Accounting) - ระบบวเคราะหกาไร (Profitability Analysis)

3) ระบบบรหารงบประมาณ (Budgeting -BG) - ระบบบรหารงบประมาณ (Budget Control System)

4) ระบบบรหารงานพสด (Material Management -MM) - ระบบบรหารการจดซอ-จดจาง (Purchasing) - ระบบบรหารงานวสด (Inventory Management)


5) ระบบบรหารทรพยากรบคคล (Human Resource Management -HR) - ระบบงานทะเบยนประวตบคลากร (Personnel Administration) - ระบบบญชเงนเดอนและคาตอบแทน (Payroll Administration)

2.1 การพฒนาระบบและตดตงระบบงานบรหารทรพยากรบคคล (MUERP – HR) ระบบบรหารทรพยากรบคคล (MUERP – HR) เปนการดาเนนการในระยะท 2 ของ

โครงการ MUERP ซงเรมตนโครงการตงแตเดอนกรกฎาคม พ.ศ.2552 โดยพฒนาและตดตงระบบงานระบบงาน 2 ระบบงานหลกไดแก ระบบทะเบยนประวตบคลากร (PA : Personnel Administration) และระบบบรหารเงนเดอนและคาตอบแทน (PY : Payroll Administration) ซงครอบคลมทก สวนงานในมหาวทยาลยมหดล (34 สวนงาน) ยกเวนคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล คณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด ซงใชระบบงาน ERP อยแลว และศนยการแพทยกาญจนาภเษก ทอยระหวางดาเนนการพฒนาระบบสารสนเทศของโรงพยาบาล ซงมหาวทยาลยมนโยบายใหบรษทฯ ทปรกษาดาเนนการจดทาการเชอมโยงขอมลของสวนงานดงกลาวเปนภาพรวมในระดบมหาวทยาลยดวย

กระบวนการพฒนาและตดตงระบบงาน MUERP – HR แตละขนตอน ประกอบดวยกจกรรมตาง ๆ ทบรษท ฯ ทปรกษา และมหาวทยาลย ซงกองทรพยากรบคคลเปนผรบผดชอบหลกสาหรบระบบงานดานบรหารทรพยากรบคคล โดยตองดาเนนการรวมกนตงแตการวางแผนการดาเนนงาน การขอความรวมมอจากสวนงานตาง ๆ การปรบเปลยนวธการปฏบตงาน การบรหารการเปลยนแปลง เปนตน เพอทจะนาโครงการ ฯ ใหสาเรจลลวงตามแผนการดาเนนงานทกาหนดไว

ในการพฒนาและตดตงระบบงาน บรษท ฯ ทปรกษาไดกาหนดกระบวนการในการพฒนาและตดตงระบบงาน MUERP – HR ไว 5 ขนตอน ไดแก ขนตอนเตรยมความพรอม (Preparation Phase) ขนตอนการวเคราะหและออกแบบระบบ (Design Phase) ขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Build Phase) ขนตอนเตรยมความพรอมกอนขนระบบ (Final Preparation Phase) และขนตอนการขนระบบและการสนบสนนการใชระบบงาน (Go-Live and Support Phase) ซงสามารถวเคราะหกจกรรมทสาคญและจาเปนในแตละขนตอนได ดงน

2.1. ขนตอนเตรยมความพรอม (Preparation Phase) ระยะเวลาตงแตวนท 1 ถง 31 กรกฎาคม 2552 (รวม 1 เดอน)

การดาเนนการในขนเตรยมความพรอม (Preparation Phase) เปนขนตอนเรมตนในการพฒนาและตดตงระบบงานซงมระยะเวลาทคอนขางสน แตเปนระยะเวลาทมความสาคญ เนองจากเปนระยะของการวางแผนการดาเนนการของโครงการ การกาหนดทมงานเพอมอบหมายหนาทความรบผดชอบในโครงการ การศกษาความเปนไปไดในการดาเนนโครงการ รวมถงเรมดาเนน


โครงการ ซงสามารถวเคราะหสรปกจกรรม และปจจยสาคญในการดาเนนการใหสาเรจตามขนตอนดงกลาวได ดงน

ภาพท 3: สรปกจกรรมทดาเนนการในขนตอนเตรยมความพรอม (Preparation Phase)

กจกรรมท 1

การวางแผนการดาเนนการโครงการ (Project Plan)

กจกรรมท 2 การจดโครงสรางทมงาน (Project Organization)


การเตรยมอปกรณและสถานท (Project Facilities)


การประชมเรมโครงการ (Project Kick off Meeting)

กจกรรมท 5 การจดอบรมเบองตน (Overview Training)

กาหนดเปาหมายของโครงการ

กาหนดงานตาง ๆ ทตองปฏบต

กาหนดวนเรมตน และสนสดของงาน

จดโครงสรางโครงการ (Project Structure)

กาหนดคณะผบรหารโครงการ

กาหนดคณะทางาน

ผใชงานหลก

ผใชงานขนสดทาย

IT Support

สถานทปฏบตงานของคณะทางาน

หองประชมคณะผบรหารโครงการและคณะทางาน

อปกรณและเครอขายสารสนเทศในการปฏบตงาน

กาหนดผเขารวมประชม

กาหนดหวขอการประชมและจดเตรยมเอกสาร

แนะนาบรษททปรกษา

กาหนดผเขารวมอบรม

กาหนดหวขอการอบรมและจดเตรยมเอกสาร


จากภาพท 3 แสดงใหเหนวากจกรรมทดาเนนการในขนตอนเตรยมความพรอม (Preparation Phase) ประกอบดวย 5 กจกรรมหลก และสามารถวเคราะหงานทตองปฏบตในแตละกจกรรมไดดงภาพ ซงมหาวทยาลยมหดลไดดาเนนการตามกจกรรมตาง ๆ สรปไดดงน ตารางท 2 การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนเตรยมความพรอม (Preparation Phase) ของมหาวทยาลยมหดล

กจกรรม / งานทตองปฏบต การดาเนนการของมหาวทยาลย ปจจยสาคญในการดาเนนการใหสาเรจ

1. การวางแผนการดาเนนการโครงการ (Project Plan)

- กาหนดเปาหมายของโครงการ

ก าหนดความ เป นมาของ โ ค ร ง กา ร วตถประสงค เปาหมาย และขอบเขตการดาเนนการโครงการในขอกาหนดและความตองการของระบบ โดยจดทาเปนเอกสารขอกาหนดความตองการ

- นโยบายทชดเจนจากผบรหารระดบสง

- โครงการเปนไปในทศทางตามยทธศาสตรของมหาวทยาลย

- กาหนดงานตาง ๆ ทตองปฏบต

บร ษท ทปรกษา จดทาแผนงาน และกจกรรมในการดา เ นนโครงการโดยละเอยด เสนอผทเกยวของเพอพจารณา

- ความเชยวชาญของบรษททปรกษาในการจดทาแผนงาน

- การมอบหมายผทเกยวของของมหาวทยาลยในการพจารณาแผนการดาเนนการ

- กาหนดวนเรมตน และสนสดของงาน

บรษททปรกษากาหนดวนเรมตน และวนสนสดของงานตามแผนงานและกจกรรม

- ความเชยวชาญของบรษททปรกษาในการประมาณการชวงระยะเวลา


ตารางท 2 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนเตรยมความพรอม (Preparation Phase) ของมหาวทยาลยมหดล


2. การจดโครงการทมงาน (Project Organization)

- จดโครงสรางโครงการ (Project Structure)

มหาวทยาลยกาหนดโครงสรางของโครงการ ประกอบดวยคณะกรรมการอานวยการ (Steering Committee) ค ณ ะ บ ร ห า ร โ ค ร ง ก า ร ( Project Management Office) และคณะทางานโครงการ (Process Owner)

- การจดโครงสรางโครงการ (Project Structure) ควรเนนการมสวนรวมของผเกยวของในการดาเนนโครงการ ตงแตระดบบรหาร จนถงระดบปฏบตงาน

- กาหนดคณะผบรหารโครงการ

มหาวทยาลยกาหนดคณะผบรหารโครงการไวดงน 1. คณะกรรมการอานวยการ (Steering

Committee) จานวน 22 คน ประกอบดวย 1.1 ผมประสบการณจากภายนอก

และผบรหารจากคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล – ทปรกษาโครงการ

1.2 อธการบด – ประธานกรรมการ 1.3 รองอธการบดฝายนโยบายและ

สารสนเทศ – รองประธานกรรมการ

- คณะผบรหารโครงการ ควรเปนผบรหารระดบสงหรอกลมบคคลทมความเชยวชาญสง ซงมความสามารถในการวางแผน บรหารงาน วางแนวทางการดาเนนโครงการ รวมทงกากบการปฏบตงานของบรษททปรกษาใหเปนไปตามแผนการดาเนนงานโครงการ




- กาหนดคณะผบรหารโครงการ (ตอ)

1.4 รองอธการบด/หวหนาสวนงาน/ผอานวยการกอง ทรบผดชอบเชงนโยบายทเกยวของกบการเงน การคลง งบประมาณ และการบรหารทรพยากรบคคล จานวน 15 คน – กรรมการ

1.5 หวหนางานพสด และนกวชาการพสด กองคลง จานวน 3 คน – กรรมการและเลขานการ / ผชวยเลขานการ

2. คณะบรหารโครงการ (Project Management Office – PMO) จานวน 16 คน ประกอบดวย 2.1 รองอธการบดฝายนโยบายและ

สารสนเทศ – ประธานกรรมการ 2.2 รองอธการบดฝายการคลงและ

สนทรพย รองอธการบดฝายทรพยากรบคคลและพฒนาคณภาพ ผชวยอธการบดฝายนโยบายและสารสนเทศ รองคณบด/ผชวยคณบดของสวนงาน /หวหนาสวนงาน จานวน 6 สวนงาน ผอานวยการกองทเกยวของ และหวหนางานทเกยวของ – กรรมการ

2.3 ผอานวยการกองคลง – กรรมการและเลขานการ

- กาหนดใหมการประชมคณะกรรมการอานวยการ และประชมคณะบรหารโครงการ รวมกบบรษททปรกษาเพอใหคาแนะนาเชงนโยบาย และรวมมอวเคราะหแนวทางในการแกไขปญหาในโครงการ




- กาหนดคณะทางาน มหาวทยาลยกาหนดคณะทางานในโครงการ ไวดงน 1. รองอธการบดฝายนโยบายสารสนเทศ

– ผจดการโครงการ (Project Manager)

2. ผอานวยการกองคลง – ผชวยผจดการโครงการ (Project Assistant)

3. ผชวยอธการบดฝายนโยบายและสารสนเทศ – หวหนาทมเทคนค (IT Team Leader)

4. ผอานวยการกองแผนงาน กองคลง กองทรพยากรบคคล หรอผแทน – ผรบผดชอบระบบงาน (Process Owner) ของแตละ Module

5. ผแทนจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) และสวนงานทเกยวของ – ทมผใชงานหลก (Key User Team)

6. ผอานวยการกองทรพยากรบคคล นกทรพยากรบคคล และเลขานการสวนงานและผชวยเลขานการ – ทมบรหารการเปลยนแปลง (Change Management Team)

7. เจาหนาทสนบสนนทม IT และเจาหนาทเทคนค – ทมเทคนค (Technical Team)

8. ผใชงานขนสดทาย (End User)

- คณะทางานประกอบดวยผบรหารและผทเกยวของกบระบบงาน

- กาหนดใหมการประชมรวมกนเพอตดตามความคบหนาของโครงการในทก ๆ ดาน กาหนดแนวทางมาตรฐานในการปฏบตงานรวมทงประสานงานและประชาสมพนธขอมลใหกบผทเกยวของของโครงการ




3. การเตรยมอปกรณและสถานท (Project Facilities)

- สถานทปฏบตงานของคณะทางาน

มหาวทยาลยไดจดสถานทปฏบตงานเปนสดสวน พรอมทงสง อานวยความสะดวก อาท โทรศพทภายใน โตะประชม เปนตน สาหรบบรษททปรกษาในการปฏบตงาน เพอใหเกดความคลองตวในการดาเนนโครงการ

ส า ห ร บ ส ถ า น ท ป ฏ บ ต ง า น ข อ งคณะทางานของมหาวทยาลยยงคงใหปฏบตงาน ณ หนวยงานทสงกด

- การเตรยมความพรอมดานสถานทและสงอานวยความสะดวกในการปฏบตงานลวงหนาของมหาวทยาลย

- การมสถานทปฏบตงานของคณะทางานเพอเปนจดตดตอในการประสานงานโครงการ

- หองประชมคณะผบรหารโครงการและคณะทางาน

มหาวทยาลยกาหนดใหมการประชมระหวางบรษททปรกษาคณะผบรหารโครงการเดอนละ 2 คร ง โดยใชหองประชมของมหาวทยาลย

สาหรบการประชมระหวางบรษททปรกษาและคณะทางานในการกาหนดแนวทางมาตรฐานในการปฏบตงานหรอศ กษาขอ มล เก ยว กบการปฏ บ ต ง านกาหนดใหมการประชมเปนประจาทกวน ทกสปดาห หรอตามความจาเปน โดยใชหองประชมของหนวยงานทเกยวของ หรอหองประชมของมหาวทยาลยกรณ มหนวยงานทเกยวของหลายหนวยงาน

- การเตรยมความพรอมดานสถานท

- การประสานงานระหวางผทเกยวของในการประชมรวมกน




- อปกรณและเครอขายสารสนเทศในการปฏบตงาน

มหาวทยาลยไดเตรยมความพรอมดานเทคโนโลยสารสนเทศ และการเขาถงเครอขายสารสนเทศของมหาวทยาลยซงเปนสงจาเปนสาหรบบรษททปรกษาในก า ร พ ฒ น า แ ล ะ ต ด ต ง ร ะ บ บ ท ง นมหาวทยาลยไดคานงถงปลอดภยในการเ ข า ถ ง ข อ ม ล ใ น ร ะ บ บ อ น ๆ ข อ งมหาวทยาลยดวย การกาหนดสทธการเขาถงเครองแมขาย (Server) และระบบเครอขายของมหาวทยาลยใหกบบรษททปรกษา โดยกาหนดรหสผใชงาน และรหสผานสาหรบเขาถงระบบดงกลาวเปนการเฉพาะ

- ความพรอมดานอปกรณและเครอขายสารสนเทศของมหาวทยาลย

- ความเชยวชาญดานเทคโนโลยสารสนเทศของทมสารสนเทศของมหาวทยาลย

4. การประชมเรมโครงการ (Project Kick off Meeting)

- กาหนดผเขารวมประชม

เ น อ ง จ ากก า ร พฒนาและ ต ด ต งระบบงาน MUERP ประกอบดวยระบบงานทเกยวของหลายระบบงาน และครอบคลมหลายสวนงานในมหาวทยาลยซงมผเกยวของกบโครงการจานวนมาก มหาวทยาลยและบร ษท ทปรกษาจงกาหนดใหมการประชมเรมโครงการเปน 2 ครง ตามระยะเวลาการดาเนนการของโครงการ ครงท 1 สาหรบระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา

- การไดรบการสนบสนนจากผบรหาร

- ความรวมมอและการประสานงานระหวางผรบผดชอบหลกของมหาวทยาลยและบรษททปรกษา




การบรหารพสด และครงท 2 สาหรบระบบบรหารทรพยากรบคคล ซงการประ ช ม เ ร ม โ ค ร งก า ร ร ะบบบร ห า รทรพยากรบคคล(MU– HR Project Kick-Off Meeting) กาหนดใหจดประชมในวนท 27 กรกฎาคม พ.ศ.2552

คณะผบรหารโครงการใหความสาคญก บ ก า ร ป ร ะ ช ม เ ร ม โ ค ร ง ก า ร แล ะมอบหมายใหผแทนจากฝายบรหารเปนประธานเปดการประชมเรมโครงการ

สาหรบผเขารวมประชมเรมโครงการร ะ บ บ บ ร ห า ร ท ร พ ย า ก ร บ ค ค ล ประกอบดวย ผอานวยการกองทรพยากรบคคล หวหนาสวนงาน เลขานการสวนงาน หรอผแทน หวหนางานกองทรพยากรบคคล ผใชงานหลกกองทรพยากรบคคล และผใชงานหลกของสวนงาน

- กาหนดหวขอการประชมและจดเตรยมเอกสาร

การประชมเรมโครงการประกอบดวยประเดนสาคญ ดงน

- วตถประสงคของโครงการ (Project Objective)

- ขอบเขตของโครงการ (Project Scope)

- โครงสรางทมงาน (Project Organization)

- แนะนาคณะทางานมหดล (Mahidol Team)


- การเตรยมการของมหาวทยาลยในการแตงตงคณะทางาน และพจารณาใหความ




- แนะนาคณะทางานของบรษททปรกษา (Consultant Team)

- บทบาทหนาทของทมงาน (Role & Responsible) แผนการดาเนนงานในภาพรวม (Project Time Line)

- ขนตอนการทางานโครงการ (Methodology)

- การบรหารความเปลยนแปลง (Change Management Plan)

- ปจจยแหงความสาเรจ (Key Success Factor)

- การตดตอกบโครงการ (Project Contact Information)

ทง นบรษททปรกษาเปนผนาเสนอประเดนการประชมดงกลาวและจดเตรยมเอกสารประกอบการประชม

เหนชอบแผนการดาเนนการของบรษททปรกษา

- การใหความรความเขาใจกบแผนการดาเนนงานและขนตอนการทางานของโครงการจะทาใหโครงการดาเนนไปในทศทางเดยวกน

- แนะนาบรษททปรกษา ในการประชมเรมโครงการกาหนดใหบรษททปรกษาแนะนาขอมลของบรษท รวมถงความชานาญและประสบการณของหวหนาโครงการ และทมงาน เพอใหผทเกยวของกบโครงการของมหาวทยาลยไดรบทราบและประสานงานไดอยางถกตองในแตละระบบงาน

- ความพรอมของบรษททปรกษาในการรวบรวมประวตและประสบการณของทมทปรกษา




5. การจดอบรมเบองตน (Overview Training)

- กาหนดผเขารวมอบรม มหาวทยาลยกาหนดจดอบรมเบองตน (Overview Training) สาหรบระบบบรหารทรพยากรบคคล ซ ง จดอบรมตอเนองจากการประชมเรมตนโครงการในวนท 27 กรกฎาคม พ .ศ .2552 โดยผเขารวมอบรมประกอบดวยหวหนางานกองทรพยากรบคคล ผปฏบตงานดานทรพยากรบคคลของสวนงาน ผใชงานหลกกองทรพยากรบคคล และผใชงานหลกของสวนงาน เพอใหมความรความเขาใจในภาพรวมการทางานของระบบ และวางพนฐานใหบคลากรมความพรอมสาหรบการเขาประชมการออกแบบระบบ (Business Blueprint)

- การไดรบความรวมมอจากสวนงานในการสงผแทนเขารบการอบรม

- กาหนดหวขอการอบรมและจดเตรยมเอกสาร

การอบรมเบองตน (Overview Training) กาหนดหวขอการอบรมไวดงน

1) ภาพรวมระบบงาน SAP ERP 6.0 - ขนตอนการทางานของระบบ

SAP-ERP 6.0 (Process Flow) - ความสามารถในการทางาน

มาตรฐานของระบบ SAP-ERP 6.0 (Function and Feature)

- เขาใจคาศพทตางๆ ของระบบ SAP-ERP 6.0 (ERP 6.0 Terminology)


- ความรวมมอจากสวนงานในการสงบคลากรเขารบการอบรม




2) ระบบงานบรหารทรพยากรบคคล (MUERP-HR)

3) ระบบงานการจดการโครงสรางองคกร (OM: Organization Management)

4) ระบบงานทะเบยนประวตบคลากร (PA: Personnel Administration)

5) ระบบงานบรหารเงนเดอนและคาตอบแทน (Payroll Administration) การอบรมเบองตนในขอ 2) – 5) กาหนดหวขอการอบรมไวดงน

- คาศพทตางๆ ของระบบ (Terminology)

- ลกษณะขนตอนการทางานของระบบ (Process Flow)

- ความสามารถในการทางานมาตรฐานของระบบ (Function and Feature)

ทงนบรษททปรกษาเปนวทยากรในก า ร อ บ ร ม แ ล ะ จ ด เ ต ร ย ม เ อ ก ส า รประกอบการอบรม โ ดยผ านความเหนชอบจากผ รบผดชอบหลกระบบบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลย

- การใหความสาคญ กบการอบรมเบองตนของผรบการอบรมเนองจากการอบรมดงกลาวจะเปนความรพนฐานทจะนาไปใชในการออกแบบระบบตอไป


2.2. ขนตอนการวเคราะหและออกแบบระบบ (Design Phase) ระยะตงแต 1 สงหาคม ถง 24 พฤศจกายน 2552 (รวมประมาณ 4 เดอน) ขนตอนการวเคราะหและออกแบบระบบ (Design Phase) เปนขนตอนสาคญในการพฒนา

และตดตงระบบงานซงตองอาศยความรวมมอระหวางบรษททปรกษาและผรบผดชอบหลกของแตละระบบงานเปนอยางมาก เนองจากในขนตอนดงกลาวบรษททปรกษาจาเปนตองทาความเขาใจกบกระบวนการปฏบตงานของมหาวทยาลยในสวนทเกยวของกบระบบงาน (Business Function) เพอพฒนาเปนความตองการของระบบ (System Requirement) ซงผรบผดชอบหลกหรอผทเกยวของกบกระบวนการปฏบตงานดงกลาวของมหาวทยาลยตองถายทอดความตองการ และขอมลตาง ๆ อยางถกตอง ชดเจน รวมทงตองทมเทเวลาการปฏบตงานเพอใหขอมลกบบรษททปรกษา ซงขอมลดงกลาวจะสงผลใหการออกแบบการทางานของระบบตรงตามความตองการของผใชระบบ และมความเหมาะสมมากทสด

ทงนกจกรรมและปจจยสาคญในการดาเนนการใหสาเรจตามขนตอนดงกลาวสรปได ดงน

ภาพท 4: สรปกจกรรมทดาเนนการในขนตอนออกแบบระบบ (Design Phase)

กจกรรมท 1 การวเคราะหระบบ (System Analysis)

กจกรรมท 2 การออกแบบระบบงาน (Business Blueprint)

กจกรรมท 3 การเตรยมการโอนยายขอมล

(Conversion Data Preparation)

ศกษาลกษณะการทางานและรวบรวมความตองการ

(Requirement Gathering)

วเคราะหความตองการ (Requirement Analysis)

วางแผนการโอนยายขอมล

ออกแบบวธการโอนยายขอมล

ออกแบบโปรแกรมการโอนยายขอมล

กาหนดกระบวนการทางาน (Business Process)

ออกแบบขนตอนการทางาน (Business Flow)

ออกแบบโครงสรางขอมลหลก (Master Data)

ออกแบบรายงาน โปรแกรมเสรม และโปรแกรมเชอมโยง


จากภาพท 4 แสดงใหเหนวากจกรรมทดาเนนการในขนตอนออกแบบระบบ (Design Phase) ประกอบดวย 3 กจกรรมหลก และสามารถวเคราะหงานทตองปฏบตในแตละกจกรรมไดดงภาพ ซงมหาวทยาลยมหดลไดดาเนนการตามกจกรรมตาง ๆ สรปไดดงน

ตารางท 3 การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนออกแบบระบบ (Design Phase) ของมหาวทยาลยมหดล


1. การวเคราะหระบบ (System Analysis)

- ศกษาลกษณะการทางานและรวบรวมความตองการ (Requirement Gathering)

มหา วทยาล ยก าหนดใ หบร ษท ทปรกษาศกษาการทางานและรวบรวมความตองการของระบบ โดยมอบหมายใหผรบผดชอบงานดานทรพยากรบคคลของสวนกลาง (สานกงานอธการบด) เปนผรบผดชอบหลกในการใหขอมล และประสานกบสวนงานในการดาเนนการดงกลาว ซงแบงเปน 2 ระยะคอ

ระยะท 1 การศกษาลกษณะการทางาน และรวบรวมความตองการระหวางบรษททปรกษากบผรบผดชอบงานดานทรพยากรบคคลของสวนกลาง (สานกงานอธการบด)

ระยะท 2 นาลกษณะการทางานและความตองการทไดศกษาแลว ชแจงตอผรบผดชอบงานดานทรพยากรบคคลของสวนงาน เพอใหความเหน หรอเพมเตมตามบรบทของสวนงาน

- ความรวมมอระหวางบรษททปรกษาและผเกยวของ

- ความพรอมของผรบผดชอบงานดานทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยในการใหขอมลดานตาง ๆ ดงน

1) ขนตอนการปฏบตงานในปจจบน

2) ปญหาทเกดขนในการปฏบตงาน

3) ความตองการในการปรบปรงระบบงานใหมใหมประสทธภาพยงขน

4) เอกสาร ระเบยบ ขอบงคบ รายงานตาง ๆ ทเกยวของกบการปฏบตงาน


ตารางท 3 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนออกแบบระบบ (Design Phase) ของมหาวทยาลยมหดล


- วเคราะหความตองการ (Requirement Analysis)

บรษททปรกษาเปนผวเคราะหความตองการ (Requirement Analysis) ของระบบ โดยนาลกษณะการทางานและความตองการจากผใชงานหลกทรวบรวมไดมาวเคราะห กาหนดสาระสาคญของความตองการ และคดเลอกความตองการทตรงกบวตถประสงคของการออกแบบและพฒนาระบบ มาสรปเปนขอกาหนดความตองการทชดเจน โดยผานความเ หนชอบจากผ ร บผ ดชอบห ลกของมหาวทยาลย

- ความชานาญและประสบการณของบรษททปรกษาในการวเคราะหความตองการ

- ขอสรปความตองการควรผานความเหนชอบรวมกนระหวางมหาวทยาลยและบรษททปรกษา รวมถงหากเกยวของกบระดบนโยบาย ควรไดรบความเหนชอบเชงนโยบายจากผบรหารดวย เพอใหระบบงานทจะออกแบบและพฒนาตอไปดาเนนไปไดอยางถกตอง ตรงตามวตถประสงค

- การจดทาขอกาหนดความตองการควรจดทาในรปแบบเอกสารและลงนามรวมกนทงสองฝาย (บรษททปรกษาและมหาวทยาลย) เพอใชในการอางองการดาเนนการในอนาคต




- กาหนดกระบวนการทางาน (Business Process)

ใ น ข น ต อ น ข อ ง ก า ร ก า ห น ดกระบวนการทางาน (Business Process) เ ปนขนตอนท ตองดาเ นนการรวมกน ระหวางบรษททปรกษากบผรบผดชอบงานดานทรพยากรบคคลของมหาวทยาลย โดยผรบผดชอบงานดานทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยเปนผ ใ หขอมลหลก เกยวกบการดาเนนการในเรองตาง ๆ ทเกยวของกบการบรหารทรพยากรบคคล ทดาเนนการอยในปจจบน อาท การบรรจแตงตง การสรรหาผบรหาร การแตงตงใหดารง ตาแหนงส งข น เปน ตน เ มอไ ดรายการกระบวนงานหลกแลว บรษททปรกษาจะพจารณาความเปนไปไดในการนากระบวนการดงกลาวมากาหนดเปนกระบวนการทางาน (Business Process) ในแตละระบบงานของโครงการ โดยพ จ า รณาก ร ะบวนก า รท า ง า นขอ งมหาวทยาลยเทยบกบกระบวนการทางานทสามารถกาหนดในระบบ MUERP – HR ได

- ความรและประสบการณของผรบผดชอบงานดานทรพยากรบคคล ความชานาญและประสบการณของบรษททปรกษาในการวเคราะหกระบวนการทางานทควรจะกาหนดเปนกระบวนการทางานของระบบงานทจะดาเนนการพฒนา

- การสอสาร ทาความเขาใจ และการรวมมอของบรษททปรกษากบผรบผดชอบงานดานทรพยากรบคคลของมหาวทยาลย




2. การออกแบบระบบงาน (Business Blueprint)

- ออกแบบขนตอนการทางาน (Business Flow)

ก า ร อ อ ก แ บบ ข น ต อ น ก า ร ท า ง า น (Business Flow) เปนขนตอนสาคญทเปนการดาเนนการรวมกนระหวางบรษททปรกษากบมหาวทยาลย โดยผรบผดชอบการปฏบ ตงานในแตละกระบวนการทางานชแจง และอธบายถงขนตอนการทางานในปจจบน กจกรรมตาง ๆ ทตองปฏบตในแตละขนตอน หนวยงานหรอผปฏบตงานทเกยวของ รวมถงระยะเวลาทดาเนนการในแตละกจกรรม เพอใหบรษททปรกษาเขาใจขนตอนการทางานของมหาวทยาลย เ พอนาไปออกแบบขนตอนการทางานทสอดคลองกบระบบ

ระหวางประชมหรอหล งจากการประชมรวมกนเพอออกแบบขนตอนการทางาน บรษททปรกษาจะวเคราะหและจดทาแผนผงลาดบขนตอนการปฏบตงาน (Work Flow) ของแตละกระบวนการทางาน โดยนาการทางานทสามารถดาเนนการไดในระบบมาเขยนไวในแผนผงล า ดบข นตอนการปฏ บ ต งาน (Work Flow)

- ความรวมมอระหวางบรษททปรกษา และผเกยวของ

- การออกแบบขนตอนการทางานในแตละกระบวนการทางานของระบบงาน ผเกยวของควรดาเนนการดงน

1) ผใหขอมลขนตอนการทางานของมหาวทยาลย ไมควรยดตดกบ

การทางานในระบบงานหรอขนตอนการทางานแบบเดม ควรทบทวนการ

ปฏบตงานโดยคานงถงขนตอนการทางานทควรจะเปน กาหนดขนตอน

การทางานโดยพจารณาจากการลดขนตอน หรอ




เมอบรษททปรกษาจดทาแผนผงลาดบขนตอนการปฏบตงาน (Work Flow) ของแตละกระบวนการทางานแลวเสรจ จะนาแผนผงดงกลาวมานาเสนอผรบผดชอบแตละกระบวนงานอกครง เพอทาความเขาใจ รวมทงปรบปรง แกไข เพมเตมใหเปนไปในแนวทางทควรจะเปนในอนาคต

นอกจากนมหาวทยาลยกาหนดใหนาแผนผงดงกลาวเสนอสวนงานเพอความ

การลดความซาซอนในการปฏบตงานเพอชวยใหงานมประสทธภาพมากขน

2) บรษททปรกษา ใหคาแนะนาท

ถกตองเกยวกบความสามารถในการทางานของระบบ

- ออกแบบรายงาน โปรแกรมเสรม และโปรแกรมเชอมโยง

บรษทปรกษาเปนผรบผดชอบหลกในกา รออกแบบ โปรแกรม เส ร ม และโปรแกรมเชอมโยง ซงวเคราะหขอมลจากการศกษาความตองการ กระบวนการและขนตอนการทางานของมหาวทยาลย โดยมหาวทยาลยกาหนดบรษททปรกษาชแจงความจาเปน ขอจากด และผลกระทบในการออกแบบ โปรแกรม เส ร ม และโปรแกรมเชอมโยงตอผรบผดชอบหลกดานการบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลย และคณะกรรมการบรหารโครงการเพอพจารณาใหความเหนชอบดาเนนการ

สาหรบการออกแบบรายงาน ในระยะของการออกแบบระบบงานเปนการดาเนนการในระยะเรมตน ซงเปนการรวบรวมรายงานตามความตองการของ

- ความชานาญและประสบการณของบรษททปรกษาในการวเคราะหความจาเปนในการออกแบบรายงาน โปรแกรมเสรม และโปรแกรมเชอมโยง

- ความรและประสบการณของผรบผดชอบดานบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยในการรวบรวมและวเคราะหรายงานทเกยวของกบการปฏบตงานในอนาคต


ตารางท 3 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนออกแบบระบบ (Design Phase) ของมหาวทยาลยมหดล กจกรรม / งานทตองปฏบต การดาเนนการของมหาวทยาลย ปจจยสาคญในการ

ดาเนนการใหสาเรจ

ผใชงานหลก เพอใหบรษททปรกษานาไปวเคราะหและกาหนดรปแบบของรายงานทสามารถพฒนาและตดตงในระบบงานได

3. การเตรยมการโอนยายขอมล (Conversion Data Preparation)

- วางแผนการโอนยายขอมล

การโอนยายขอมลเปนการนาขอมลทมอ ย ในรปแบบตาง ๆ เ ชน ขอมลในลกษณะอเลคทรอนกสในระบบงาน PIS ระบบงาน MUFIS ในเอกสารอเลคทรอนกสรปแบบอน ๆ เขาระบบ MUERP – HR ซงบรษททปรกษารวมกบผ ร บ ผ ด ช อ บห ล ก ด า น ก า ร บ ร ห า รทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยในการวางแผนการโอนยายขอมลโดยผานความเ หนชอบจากคณะกรรมการบรหารโครงการ

ในการวางแผนการโอนยายขอมลไดดาเนนการวเคราะหขอมลจากระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS: Personnel Information System) ซ ง ใ ชงานอยในปจจ บน รวมถงความเปนไปไดในการโอนยายขอมลเขาสระบบ MUERP – HR เพอกาหนดรายการขอมลส าคญ ท ตอ งการ โอน ย าย เข า ร ะบบ MUERP – HR

- ความรและความเชยวชาญของผรบผดชอบหลกดานทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยในการวเคราะหขอมลสาคญในระบบงานทใชในปจจบน

- ความชานาญและประสบการณของบรษททปรกษาในการศกษาความเปนไปไดในการโอนยายขอมลเขาระบบใหม (MUERP – HR) และการกาหนดรายการขอมลทถกตอง ครบถวน




- ออกแบบวธการโอนยายขอมล

ในก าร โอน ย ายข อ ม ล เ ข า ร ะบบ MUERP – HR มหาวทยาลยไดมนโยบายมอบหมายใ ห ทมงานกองเทคโนโลยสารสนเทศ ซ ง รบผดชอบฐานขอมลบคลากรของมหาวทยาลยเปนทมงานทรบผดชอบในการบรหารขอมล (Data Conversion Team) และบรษททปรกษารบผดชอบในการโอนยายขอมล ซงขอมลท ต อง ด า เ นนการ จด เตร ยม เ พอการโอนยายประกอบดวยขอมล 3 สวนหลกของระบบงานไดแก

1) ขอมลโครงสรางองคกร ในชวงระยะเวลา ดงกล าวมหาวทยาล ยอ ยระหวางการปรบโครงสรางสวนงานในมหาวทยาลย ซง เ ปนไปตามประกาศมหาวทยาลยมหดล เรอง การจดตงสวนง า นขอ ง มห า ว ท ย า ล ย พ .ศ . 2 5 5 2 (ประกาศในราชกจจานเบกษา วนท 20 พฤศจกายน 2552) ซงการปรบโครงสรางสวนงานครง นสงผลใหสวนงานตาง ๆ ภายในมหาวทยาลยตองพจารณาทบทวนการเปลยนแปลงโครงสรางภายในของสวนงานดวย ดงน นมหาวทยาลย จ งกาหนดใหสวนงานตาง ๆ เรงดาเนนการในเรองการปรบโครงสรางภายในใหแลวเสรจโดยเรว และในการโอนยายขอมล

- ความรวมมอจากกองเทคโนโลยสารสนเทศในการดาเนนการเทคนค

- ความรวมมอจากสวนงานดาเนนการและประชาสมพนธขอมลใหกบบคลากรภายในสวนงาน

- การบรหารการเปลยนแปลง


ตารางท 3 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนออกแบบระบบ (Design Phase) ของมหาวทยาลยมหดล กจกรรม / งานทตองปฏบต การดาเนนการของมหาวทยาลย ปจจยสาคญในการ

ดาเนนการใหสาเรจ

โครงสรางองคกรเขาระบบใหนาโครงสรางเดมโอนยายเขาระบบเพอใชเปนตวอยางขอมลในการพฒนาและตดตงระบบงานในระยะตอไปจนกวาการจดทาโครงสรางสวนงานใหมจะดาเนนการเสรจสน

2) ข อ ม ล ป ร ะ ว ต บ ค ล า ก ร มหาวทยาลยดาเนนการจดทาขอมลประวตบคลากร จากฐานขอมลของในระบบงาน PIS สาหรบบคลากรเงนงบประมาณ และระบบงาน FIS สาหรบบคลากรเงนรายได และสงขอมลดงกลาวใหแตละสวนงานตรวจสอบ พรอมทงปรบปรง แกไข เพมเตมขอมลดงกลาวใหถกตอง ครบถวน และเปนปจจบน โดยใหบคลากรยนยนความถกตองของขอมลกอนโอนยายเขาระบบ

3) ขอมลเกยวกบเงนได เงนหก และขอมลการคานวนภาษเงนไดรายบคคล มหาวทยาลยดาเนนการสงขอมลเงนเดอน เงนประจาตาแหนงและคาตอบแทนทจายตามคาสงหรอประกาศของมหาวทยาลยซ ง เป น เ ง น ไ ด พ นฐาน ใ ห ส วนงานดาเนนการตรวจสอบ ปรบปรง แกไขรวมถงเพมเตมเงนไดหรอรายการหกอน ๆ ทดาเนนการโดยสวนงานเพอใหขอมลถกตอง ครบถวนและเปนปจจบน




กอนโอนยายขอมลเขาระบบ สาหรบขอมลการคานวณภาษเงนได

รายบคคล ซงมหาวทยาลยใหความสาคญกบการบนทกขอมลรายการลดหยอนภาษของบคลากร เนองจากปจจบนการคานวนภาษของบคลากรเปนการคานวนอตราเดยวเทากนทกเดอน ซงตางจากระบบ MUERP – HR ซงจะคานวนภาษอตราก าวหนาตามกฎหมาย อาจสงผลใ หบคลากรบางรายถกหกภาษในอตราสงขนมหาวทยาลยจดทาระบบบนทกขอมลการลดหยอนภาษในรปแบบ webpage และข อ ค ว า ม ร ว ม ม อ จ า ก ส ว น ง า นประชาสมพนธใหบคลากรทราบ และใหบ ค ล าก รบ น ท ก ข อ ม ล เ ก ย ว ก บ ก า รลดหยอนภาษ และพมพเอกสารการบ น ท ก ค า ล ด ห ย อ น จ า ก ร ะ บ บ ส งผรบผดชอบดานทรพยากรบคคลของ สวนงานใหครบถวนกอนโอนยายขอมลเขาระบบ

- ออกแบบโปรแกรมการโอนยายขอมล

บรษททปรกษารวมกบผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ออกแบบ Template ทใชในการโอนยายขอมลในรปแบบของอเลคทรอนกส เพอสงใหสวนงานหรอบคลากรตรวจสอบและยนยนขอมล ใหสอดคลองกบรายการขอมลทจาเปนในระบบ MUERP – HR

- กาหนดใหมการประชมชแจงแนวทางการบนทกขอมลใน Template หรอโปรแกรมทเกยวของเพอสอสารใหเกดความเขาใจทถกตอง ตรงกน


2.3. ขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase) ระยะตงแต 4 ธนวาคม 2552 ถง 29 เมษายน 2553 (รวมประมาณ 5 เดอน)

ขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase) เปนขนตอนทบรษททปรกษาเปนผดาเนนการหลก โดยบรษททปรกษานาขอมลขอสรปความตองการ และขอมลทไดดาเนนการออกแบบไวมาปรบแตงระบบและออกแบบโปรแกรมเพอใหเปนไปตามคณลกษณะ และรปแบบ ตาง ๆ ทไดกาหนดไว รวมถงการดาเนนการสาธตระบบ การอบรมผใชงานหลก และการทดสอบระบบโดยผใชงาน เพอเตรยมความพรอมในการใชงานระบบจรง ทงนกจกรรมและปจจยสาคญในการดาเนนการใหสาเรจตามขนตอนดงกลาวสรปได ดงน

ภาพท 5: สรปกจกรรมทดาเนนการในขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase)

กจกรรมท 1 การออกแบบและพฒนา

โปรแกรม (Development Program)

กจกรรมท 2 การสาธตระบบ

(System Prototype)

การปรบแตงระบบตนแบบและทดสอบความถกตองของระบบตนแบบ (Prototype System)

การเตรยมขอมลเพอการสาธตระบบ (Prototype Data Preparation)

การสาธตระบบ (System Prototype Demonstration)

การจดเตรยมเอกสารวธการปรบแตงระบบ (Configuration Document)

พฒนาและทดสอบโปรแกรมแบบฟอรม รายงาน โปรแกรมเชอมโยงและโปรแกรมเสรม

วางแผนการดาเนนการอบรมผใชงานหลกและการทดสอบระบบงาน

กจกรรมท 3 การอบรมผใชงานหลก (Train the Trainer) ฝกอบรมผใชงานหลก (Key User Training)

กาหนดแนวทางและเตรยมเอกสารการฝกอบรมผใชงานหลก

กจกรรมท 4 การทดสอบการใชงาน

(User Acceptant Test) ผใชงานหลกทดสอบระบบ (Key User Acceptant Test)

กาหนดแนวทางและจดเตรยมขอมลและเงอนไข การทดสอบระบบ (Test Script Preparation)


จากภาพท 5 แสดงใหเหนวากจกรรมทดาเนนการในขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase) ประกอบดวย 4 กจกรรมหลก และสามารถวเคราะหงานทตองปฏบตในแตละกจกรรมไดดงภาพ ซงมหาวทยาลยมหดลไดดาเนนการตามกจกรรมตาง ๆ สรปไดดงน ตารางท 4 การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase) ของมหาวทยาลยมหดล


1. การออกแบบและพฒนาโปรแกรม(Development Program)

- การปรบแตงระบบตนแบบและทดสอบความถกตองของระบบตนแบบ (Prototype System)

บรษททปรกษาดาเนนการปรบแตงระบบตนแบบและทดสอบความถกตองของระบบตนแบบโดยจาลองระบบเพอใหผใชงานหลกไดทดลองและใหขอเสนอแนะเพอใชในการปรบปรงตนแบบใหมความเหมาะสม โดยรวมกบผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ในการทดลองใชระบบตนแบบ และใหขอเสนอแนะในเบองตน เพอเตรยมระบบดงกลาวใหสวนงานทดสอบตอไป

- ความชานาญและประสบการณของบรษททปรกษาในการปรบแตงระบบตนแบบ

- การทดสอบระบบอยางถกตอง ครบถวนโดยผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง เพอใหไดระบบทสามารถใชงานไดตามความตองการของระบบ (System Requirement)

- การจดเตรยมเอกสารวธการปรบแตงระบบ(Configuration Document)

บรษททปรกษาดาเนนการจดเตรยมเ อ ก ส า ร ว ธ ก า ร ป ร บ แ ต ง ร ะ บ บ (Configuration Document) ซงเปนเอกสารทอธบายวธการกาหนดคาเรมตนของระบบ MUERP – HR ใหสอดคลองกบขอกาหนดความตองการของระบบ (System Requirement) โดย

- ความชานาญและประสบการณของบรษททปรกษาในการจดทาเอกสารวธการปรบแตงระบบ

- เนองจากการปรบแตงระบบเปนการ


ตารางท 4 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase) ของมหาวทยาลยมหดล


มหาวทยาลยกาหนดใหบรษททปรกษาสงมอบเอกสารใหมหาวทยาลยเพอใชในการอางองการปรบแตงระบบในอนาคต

ดาเนนการทางเทคนคทเกยวของกบการปรบแตงระบบซงจาเปนตองอาศยผมความรความสามารถทางเทคโนโลยสารสนเทศ จงควรขอความรวมมอจากผรบผดชอบงานดานสารสนเทศของมหาวทยาลยในการตรวจสอบเอกสารดงกลาว

- มหาวทยาลยควรกาหนดใหบรษททปรกษาดาเนนการอบรมผทเกยวของในการปรบแตงระบบเพอใหสามารถปรบแตงระบบไดตอไปในอนาคต

- พฒนาและทดสอบโปรแกรมแบบฟอรม รายงาน โปรแกรมเชอมโยงและโปรแกรมเสรม

บรษททปรกษาดาเนนการพฒนาและทดสอบโปรแกรมแบบฟอรม รายงาน โปรแกรมเชอมโยง และโปรแกรมเสรมใหสอดคลองกบขอกาหนดความตองการของร ะ บ บ ( System Requirement) โ ด ยรวมกบผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ในการพฒนาและ

- ความชานาญและประสบการณของบรษททปรกษาในการพฒนาโปรแกรม

- ความรวมมอจากผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงาน-




ทดสอบโปรแกรมดงกลาว เ พอให ไ ดโปรแกรมทถกตอง ครบถวนและใชงานไดเหมาะสมตามความตองการของผใชงาน

อธการบด) ในการใหขอมลเพมเตม และทดสอบโปรแกรมใหถกตอง ครบถวน

- วางแผนการดาเนนการอบรมผใชงานหลกและการทดสอบระบบงาน

ม ห า ว ท ย า ล ย ม อ บ ห ม า ย ใ หผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) รวมกบบรษททปรกษาในการวางแผนดาเนนการอบรมผใชงานหลก โดยกาหนดหวขอในการอบรม ระยะเวลาในการอบรม และผ เ ข า ร วมอบรม ทเหมาะสม เพอใหผใชงานหลกไดทดสอบระบบต นแบบ ท บ ร ษ ทท ป ร ก ษ า ไ ดดาเนนการปรบแตงระบบใหเหมาะสมและสอดคลองกบความตองการของผใชงานหลกของสวนงาน

- ความรวมมอระหวางผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) และบรษททปรกษาในการวางแผนการดาเนนการ

- แผนการดาเนนการควรไดรบความเหนชอบและไดรบการสนบสนนจากผบรหารในการดาเนนการตามแผน

2. การสาธตระบบ(System Prototype)

- การเตรยมขอมลเพอการสาธตระบบ (Prototype Data Preparation)

การเตรยมขอมลเพอการสาธตระบบ (Prototype Data Preparation) เปนการนากระบวนการทางานตาง ๆ ในระบบทบรษททปรกษารวมกบผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ไดด า เ นนการ น าข อ มลสมม ตจากการปฏบตงานทสาคญมากาหนดเปน

- ความรวมมอระหวางบรษททปรกษาผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด)

- ผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง




กรณศกษาในการสาธตระบบ (Prototype Case) ใหครบถวนทกระบบงานยอย (ระบบงานโครงสรางองคกร ระบบงานทะเบยนประวตบคลากร และระบบบรหารเงนเดอน) เพอใหผใชงานหลกของสวนงานไดศกษาการทางานในระบบทครอบคลมกระบวนการปฏบตงานทสาคญ

(สานกงานอธการบด) ควรศกษา ทาความเขาใจ และทดสอบการทางานของระบบตามกระบวนการปฏบตงานทสาคญทจะนามาสาธตระบบกอนลวงหนา

- การสาธตระบบ (System Prototype Demonstration)

บรษททปรกษาเปนผรบผดชอบในการสาธตระบบงาน โดยผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) รวมประชมชแจงสาธตระบบงาน เพอใหขอมลเพมเตมในกระบวนการปฏบตงานตาง ๆ ทไดกาหนดเปนกรณศกษาในการสาธตระบบ (Prototype Case) ซงบรษททปรกษาไดดาเนนการแสดงขนตอนการทางานในระบบตามฟงกชนการทางานของระบบทพฒนามาจากการออกแบบระบบ (Business Blueprint)

มหาวทยาลยไดกาหนดใหผใชงานหลกของแตละสวนงานเขาประชมชแจงการส า ธ ต ก า ร ใ ช ง า น ร ะ บ บ (System Prototype Demonstration) เพอใหผใชงานหลกของสวนงานไดศกษา ทาความเขาใจกระบวนการทางานในระบบจากขอมลทเปนกรณศกษาทกาหนดขน

- ความรวมมอจากผทเกยวของในการเขารวมประชมชแจงการสาธตระบบ

- การสาธตระบบเปนการเตรยมความพรอมของผใชงานหลกกอนทจะเขารบการอบรมการใชงานระบบเนองจากผใชงานหลกจะเหนภาพการทางานจรงบนระบบ MUERP – HR ควรมการประชาสมพนธใหผใชงานหลกเหนความสาคญและเขารวมประชมใหครบทก สวนงาน

- ผเขารวมประชม




ควรใหความสาคญกบการทาความเขาใจในขนตอนการทางาน (Business Process) และการเชอมโยงของขอมลมากกวาการจดจาหนาจอการทางานเพอใหเขาใจกระบวนการทางานในภาพรวมของระบบ

3. การอบรมผใชงานหลก (Train the Trainer)

- กาหนดแนวทางและเตรยมเอกสารการฝกอบรมผใชงานหลก

มหาวทยาลยกาหนดแนวทางการอบรมผใชงานหลก โดยกาหนดใหอบรมเชงปฏบตการซงผใชงานหลกจะไดทดลองการใชงานระบบ MUERP - HR โดยใชเครอง Computer ทมหาวทยาลยจดให (1 เครอง/ผใชงานหลก 1 คน)

บรษททปรกษาไดรวมกบผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ในการเตรยมเอกสารประกอบการอบรม รวมทงแบบฝกหดทใหผใชงานหลกตอบคาถามหลงจากการทดลองใชงานระบบตามหวขอการอบรม และดาเนนการประเมนผลการอบรมจากแบบฝกหดดงกลาวเพอใหสามารถประเมนความร

- การสอสาร และประชาสมพนธใหผบรหารสวนงานและผใชงานหลกของสวนงานเหนความสาคญของการอบรมผใชงานหลก เนองจากผใชงานหลกจะเปนผนาความรทไดจากการอบรมไปใชในการทดสอบระบบและเปนทปรกษาใหกบผใชงานจรงของสวนงานในการใชงานระบบตอไป




ความเขาใจของผใชงานหลก หลงจากเสรจสนการอบรม

- ผเขาอบรมผใชงานหลก ควรมคณสมบตดงน เขารวมการอบรม

เบองตน (Overview Training) เขารวมการ

นาเสนอการออกแบบระบบ (Business Blueprint Presentation)

- เขารวมการสาธตระบบ (Prototype)

- ฝกอบรมผใชงานหลก (Key User Training)

มหาวทยาลยกาหนดใหผใชงานหลก (Key User) ของสวนงานระบบงานละ 2 คน เขารวมฝกอบรมผใชงานหลก (Key User Training) โดยบรษททปรกษาเปนวทยากรในการอบรม ซ ง ไ ดก าหนดระยะเวลาการอบรมไวดงน

1) ระบบการจดการโครงสรางองคกร (HR-OM) ระยะเวลา 2 วน (12 ชวโมง)

2) ระบบทะเบยนประวตบคลากร (HR-PA) ระยะเวลา 3 วน (18 ชวโมง)

3) ร ะ บบบ ร ห า ร เ ง น เ ด อ น แ ล ะคาตอบแทน (HR-PY) ระยะเวลา 5 วน (30 ชวโมง)

- ความรวมมอจากผใชงานหลกของสวนงานในการเขาอบรมตลอดหลกสตร

- การชแจง ทาความเขาใจใหผใชงานหลกเหนความสาคญของการเขารวมอบรม เนองจากการจดอบรมผใชงานหลกไดดาเนนการลวงหนากอนทระบบจะใชงานจรง ซงผใชงานหลกจาเปนตองศกษา




การอบรมดงกลาวผเขารวมอบรมจะได User ID ในการใชงานระบบซงเตรยมไวสาหรบการอบรม และไดเรยนรถงภาพรวมของระบบ กลมขอมลในระบบ กระบวนการทางาน รวมถงรายงานตาง ๆ เ พอใหผ เข าร วมอบรมมความเ ขา ใจ ความสามารถ และความพรอมทจะใชระบบงาน MUERP – HR ในการปฏ บ ตงานจรงไ ดอ ยางถก ตองและมประสทธภาพ

และเตรยมความพรอมเพอจะทดสอบระบบในระยะตอไป

- การกาหนดวน และเวลาในการอบรมควรแจงลวงหนาเพอใหผใชงานหลกไดเตรยมความพรอมในการเขาอบรมไดตลอดหลกสตร

- ควรแจงผลการประเมนผลการอบรมใหผบรหารรบทราบ เพอใหผบรหารเหนความสาคญและตดตามผลการอบรม

4. การทดสอบการใชงาน(User Acceptant Test)

- กาหนดแนวทางและจดเตรยมขอมลและเงอนไขการทดสอบระบบ (Test Script Preparation)

มหาวทยาลยรวมกบบรษททปรกษาในการกาหนดแนวทางการทดสอบระบบโดยใ ห ผ ร บ ผ ด ชอบหล ก จ าก ส วนกล า ง (สานกงานอธการบด) เปนผรบผดชอบเพอประสานงานแยกตามระบบงาน โดยรวบรวมหวขอการทดสอบ (Test Case)จากกระบวนการปฏบตงานจรงและตวแบบทดสอบ (Test Script) ทประกอบดวยขนตอนและตวอยางขอมลท

- หวขอทควรนามา

ทดสอบอยางนอยควรทาการทดสอบทก Case ตามการสาธตระบบ (Prototype)

- ผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง(สานกงานอธการบด)




จะดาเนนการทดสอบการทางานของระบบ คาอธบายขอมลและผลลพธ ทคาดหวง เพอเตรยมขอมลใหผใชงานหลกของสวนงานทดสอบระบบใหครบถวน ครอบคล ม ท ก ก ร ะบวนก า ร ใ นก า รปฏบตงาน

ควรดาเนนการทดสอบระบบจากหวขอการทดสอบ (Test Case) และตวแบบทดสอบ (Test Script) ในเบองตนกอนเพอใหมนใจไดวาขอมลและเงอนไขในการทดสอบระบบดาเนนการในระบบไดจรง

- ควรเตรยมเอกสารเพอการสรปรายงานผลการทดสอบโดยผใชงานหลกเพอประเมนผลการทดสอบระบบ

- ผใชงานหลกทดสอบระบบ (Key User Acceptant Test)

มหาวทยาลยกาหนดใหผใชงานหลกของสวนงาน (Key User) เปนผทดสอบระบบตามหวขอการทดสอบ (Test Case)และตวแบบทดสอบ (Test Script) พรอมกนทสวนกลาง โดยบรษททปรกษาเปนผ ชแจงแนวทางการทดสอบระบบ (UAT Strategy) ซงไดกาหนดประเภทการทดสอบระบบไวดงน

1) Unit Testing คอการทดสอบในแตละระบบงาน ซงการทดสอบดงกลาวดาเนนการโดยผ ใชงานหลกของแตละระบบงาน

- ควรกาหนดคณสมบตของผทดสอบระบบ ไวดงน เปนผใชงานหลก

ซงเขารวมประชมสาธตระบบ (Prototype) ผานการอบรม

ผใชงานหลก(Key User Training)

- ควรสรปผลการทดสอบในแตละวน


ตารางท 4 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase) ของมหาวทยาลยมหดล กจกรรม / งานทตองปฏบต การดาเนนการของมหาวทยาลย ปจจยสาคญในการ

ดาเนนการใหสาเรจ - ผใชงานหลกทดสอบ

ระบบ (Key User Acceptant Test) (ตอ)

2) End to End Testing คอการทดสอบในลกษณะการเ ชอมโยงการท า ง าน เ ป นข น ตอน ต ง แ ต ตนจนจบกระบวนการทางาน ซงการทดสอบดงกลาวจาเปนตองใหผใชงานหลกของทกระบบงานทเกยวของรวมกนทดสอบระบบ

นอกจากนมหาวทยาลยยงกาหนดใหผ ใ ชงานหลกของสวนงานยนยนหรอเพมเตมหวขอการทดสอบระบบ เพอใหหวขอทจะนามาทดสอบระบบครอบคลมการปฏ บ ต งานของส วนงาน โดยใหผ ใ ช ง านหล กของส วนง านสามารถจดเตรยม Test Case และ Test Script ของสวนงานไดอกดวย

ทงนการประเมนผลการทดสอบระบบด า เ น นก า ร โ ดย ใ ห ผ ร บ ใ ช ง านหล กประเมนผลลพธทไดจากการทดสอบระบบในแตละหวขอการทดสอบ (Test Case) เ พ อสร ปผลการทดสอบรายงาน ใ หผบรหารทราบ

- เพอใหทราบปญหาและหาแนวทางแกไขในการดาเนนการทดสอบในหวขอการทดสอบ (Test Case) อน ๆ ทเกยวของ

- ควรแจงผลการทดสอบระบบของแตละสวนงานใหผบรหารรบทราบเพอการกากบดแลและประเมนผลการทดสอบระบบ ความรวมมอของผใชงานหลกในการทดสอบระบบใหครบถวน ถกตองตามหวขอการทดสอบ (Test Case) และตวแบบทดสอบ (Test Script) ซงครอบคลมการปฏบตงานจรงใหครบถวนทกกระบวนการทางาน


ตารางท 4 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase) ของมหาวทยาลยมหดล กจกรรม / งานทตองปฏบต การดาเนนการของมหาวทยาลย ปจจยสาคญในการ

ดาเนนการใหสาเรจ - ผใชงานหลกทดสอบ

ระบบ (Key User Acceptant Test) (ตอ)

- การทดสอบระบบในลกษณะเชอมโยงการทางานเปนขนตอนตงแตตนจนจบกระบวนการทางาน (End to End Testing) ซงเปนการดาเนนการทตองประสานงานกบผรบผดชอบระบบงานอน ๆ ทงในระบบงานยอยของระบบบรหารทรพยากรบคคล ระบบงบประมาณ และบญชการเงน ดงนนจงจาเปนตองประสานงานกบผเกยวของหลายฝายเพอใหการทดสอบครอบคลมทกขนตอนการปฏบตงาน

2.4. ขนตอนการเตรยมการขนสดทาย (Final Preparation Phase) ระยะตงแต 1 พฤษภาคม

2553 ถง 30 ธนวาคม 2553 (รวมประมาณ 8 เดอน) ขนตอนการเตรยมการขนสดทาย (Final Preparation Phase) เปนขนตอนทตองอาศย

ความรวมมออยางสงของผทเกยวของกบโครงการทกฝาย ตงแตผบรหาร คณะกรรมการบรหารโครงการ ผใชงานหลก (Key User) ผใชงานระบบ (End User) และบรษททปรกษาในการโอนยายขอมลเขาระบบ การอบรมผใชงานระบบ (End User) การกาหนดสทธการใชงาน การจาลองการใช


งานระบบ และเตรยมความพรอมระบบและอปกรณสารสนเทศทเกยวของ เพอเตรยมความพรอมขนสดทายในการใชงานระบบจรงเมอระบบเรมใชงานแลว ทงนกจกรรมและปจจยสาคญในการดาเนนการใหสาเรจตามขนตอนดงกลาวสรปได ดงน

ภาพท 6: สรปกจกรรมทดาเนนการในขนตอนการเตรยมการขนสดทาย (Final Preparation Phase)

กจกรรมท 1 การโอนยายขอมล

(Data Conversion)

จดเตรยมขอมลเพอการโอนยาย (Conversion Data Preparation)

โอนยายขอมลเขาระบบ (Data Conversion)

กจกรรมท 3 การกาหนดสทธการใชงานระบบ

(Authorization Setup)

กจกรรมท 4 การจาลองการใชงานระบบ

(Simulation) จาลองการใชงานระบบโดยผใชงาน (Simulation)

กาหนดแนวทางและจดเตรยมขอมลการจาลอง การใชงานระบบ (Simulation Preparation)

ยนยนขอมลทจะทาการโอนยาย (Data Verification)

กจกรรมท 2 การอบรมผใชงานระบบ (End User Training)

ฝกอบรมผใชงานระบบ (End User Training)

กาหนดแนวทางและเตรยมเอกสารการฝกอบรมผใชงานหลก

ยนยนสทธการใชงานระบบ (Authorization Verification)

ตงคาสทธการใชงานระบบ (Authorization Setup)

ทดสอบสทธการใชงานโดยผใชงานหลก (Key User Authorization Acceptant Test)

กจกรรมท 5 การเตรยมความพรอมของ

ระบบงานและอปกรณทเกยวของ

เตรยมความพรอมของระบบงานจรง (Production System Preparation)

เตรยมความพรอมของอปกรณทเกยวของ


จากภาพท 6 แสดงใหเหนวากจกรรมทดาเนนการในขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ (Realization Phase) ประกอบดวย 5 กจกรรมหลก และสามารถวเคราะหงานทตองปฏบตในแตละกจกรรมไดดงภาพ ซงมหาวทยาลยมหดลไดดาเนนการตามกจกรรมตาง ๆ สรปไดดงน ตารางท 5 การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการเตรยมการขนสดทาย (Final Preparation Phase) ของมหาวทยาลยมหดล


1. การโอนยายขอมล (Data Conversion)

- จดเตรยมขอมลเพอการโอนยาย (Conversion Data Preparation)

มหาวทยาลยดาเนนการตามแผนการโอนยายขอมลทไดกาหนดไวในขนเตรยมความพรอมในการโอนยายขอมลโดยท ม ง านกอ ง เทค โน โ ล ย ส า รสน เทศ ดาเนนการจดเตรยมขอมลโดยนาขอมลจากระบบสารสนเทศเพอการบรหารงานบคลากร (PIS: Personnel Information System) ซงใชงานอยในปจจบน (เฉพาะขอมลบคลากรทจางจากเงนงบประมาณ)มาจดทารายงานตามรปแบบทบรษททปรกษาใชในการโอนยาย (Conversion Template) เ พ อส งข อ มล ใหส วนงานตรวจสอบ ปรบปรง แกไข หรอเพมเตมขอ มลใน รปแบบอน ๆ ท ไ มสามารถวเคราะหขอมลไดจากระบบ PIS พรอมทงยนยนความถกตองของขอมลเพอนาขอมลดงกล าว โอนยายเข าระบบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ซงเปนผป ร ะ ส า น ง า น ร ะ ห ว า ง ท ม ง า น กอ งเทคโนโลยสารสนเทศและบรษททปรกษา

- ความรวมมอจากทมงานกองเทคโนโลยสารสนเทศในการจดเตรยมขอมล

- การประสานงานระหวางบรษททปรกษาผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) และทมงานกองเทคโนโลยสารสนเทศ

- ผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ควรตรวจสอบขอมลจากรายงานททมงานกองเทคโนโลยสารสนเทศจดทาขน เพอความครบถวน ถกตองกอนสงบรษททปรกษา


ตารางท 5 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการเตรยมการขนสดทาย (Final Preparation Phase) ของมหาวทยาลยมหดล กจกรรม / งานทตองปฏบต การดาเนนการของมหาวทยาลย ปจจยสาคญในการ

ดาเนนการใหสาเรจ - ยนยนขอมลทจะทา

การโอนยาย (Data Verification)

มหาวทยาลยกาหนดแนวทางการยนยนขอมลทจะทาการโอนยาย ไวดงน

1) การยนยนขอมลกอนนาขนระบบ โดยสงมอบ CD ทมรายการขอมลสาคญท จ ะ ท า ก า ร โ อ น ย า ย ใ ห ส ว น ง า นตรวจสอบ และรบรองความถกตองของขอมลกอนนาขนระบบ

2) การยนยนขอมลหลงขนระบบ บรษททปรกษาดาเนนการโดยสวนงานประมวลผลขอมลจากระบบ MUERP-HR ซงบรษททปรกษารวมกบผรบผดชอบหลกจากสวนกลางในการชแจงแนวทางการประมวลผลขอมลและตรวจสอบความถกตองของขอมลในระบบ กบขอมลทสวนงานยนยนความถกตองของขอมลกอนขนระบบ

ทงนมหาวทยาลยกาหนดใหหวหนาส ว น ง าน พ จ า รณามอบ อ าน าจ ใหผรบผดชอบในการจดทาขอมลของสวนงานในแตละระบบงาน ไดแก ระบบงานโครงสรางองคกร ระบบงานทะเบยนประวตบคลากร และระบบงานบรหารเงนเดอน เปนผมอานาจในการลงนามรบรองความถกตองและครบถวนของขอมลกอนนาขนระบบ และหลงนาขนระบบ ระบบงานละ 1 คน

- ความรวมมอจากสวนงานในการตรวจสอบความถกตอง ครบถวนของขอมล

- นโยบายทชดเจนจากผบรหารสวนงานในการยนยนขอมลสาคญบางรายการ เชน โครงสรางสวนงาน ศนยตนทน ผลผลต เปนตน

- การกาหนดใหมการยนยนขอมลกอนนาขนระบบ และหลงนาขนระบบซงเปนขอมลทบรษททปรกษาไดดาเนนการโอนยายขอมลเขาระบบระบบเพอใชในระบบงานจรงตอไปโดยกาหนดใหตรวจสอบกบขอมลกอนนาขนระบบ ทาใหมระบบการตรวจสอบขอมลทนาเขาระบบอยางไดถกตอง ครบถวน

- ความรวมมอระหวางผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) กบบรษททปรกษาในการกาหนดแนวทางการประมวลผลขอมล


ตารางท 5 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนขนตอนการเตรยมการขนสดทาย (Final Preparation Phase) ของมหาวทยาลยมหดล

กจกรรม / งานทตองปฏบต การดาเนนการของมหาวทยาลย ปจจยสาคญในการ

ดาเนนการใหสาเรจ - โอนยายขอมลเขา

ระบบ (Data Conversion) บรษททปรกษานาขอมลทสวนงานตาง

ๆ ไดยนยนขอมลกอนนาขนระบบโอนยายขอมลเขาระบบ (Data Conversion) เพอใหผใชงานหลกไดตรวจสอบขอมลจากการประมวลผลในระบบงานทจะใชจรงหลงจากบรษททปรกษาไดโอนยายขอมลเขาระบบแลว

- ความชานาญและประสบการณของบรษททปรกษาในการโอนยายขอมลเขาระบบ (Data Conversion)

2. การอบรมผใชงานระบบ(End User Training)

- กาหนดแนวทางและเตรยมเอกสารการฝกอบรมผใชงานหลก

มหาวทยาลยกาหนดแนวทางการอบรมผใชงานระบบ โดยกาหนดใหมการอบรมเชงปฏบตการซงผใชงานระบบจะไดทดลองการใชงานระบบ MUERP - HR โดยใชเครอง Computer ทมหาวทยาลยจดให (1 เครอง/ผใชงานหลก 2 คน) ซงในการอบรมผใชงานระบบไดขอความรวมมอใหสวนงานสงผแทนทรบผดชอบแตละระบบงานยอยเขารวมอบรมดงน

1) ผใชงานหลก (Key User) 1 คน 2) ผใชงานระบบ (End Users) 2 คน การอบรมผใชงานระบบกาหนดให

ผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) เปนวทยากรอบรม รวมถงการเตรยมเอกสารประกอบการอบรม และแบบฝกหดทใช โดยบรษททปรกษาเปนผใหคาปรกษาในการเตรยมขอมลดงกลาว

- การเตรยมความพรอมของผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ในการอบรม

- ความรวมมอระหวางบรษททปรกษากบผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ซงกาหนดใหมการฝกซอมการใชงานและฝกอบรม (Train the trainer) กอนการอบรมจรง เพอเตรยมความพรอมของผทจะเปนวทยากรอบรมผใชงานระบบ


ตารางท 5 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการเตรยมการขนสดทาย (Final Preparation Phase) ของมหาวทยาลยมหดล


- ฝกอบรมผใชงานระบบ (End User Training)

ผ ร บผ ดชอบห ลกจ ากส วนกลา ง (สานกงานอธการบด) ไดกาหนดหวขอและระยะเวลาการอบรม โดยไ ดรบคาแนะนาจากบรษททปรกษา และผานความเหนชอบจากคณะกรรมการบรหารโครงการ ซงมระยะเวลาการอบรมเทากบการอบรมผใชงานหลก (Key User Training) ดงน

1) ระบบการ จดการ โครงสร า งองคกร (HR-OM) ระยะเวลา 2 วน (12 ชวโมง)

2) ระบบทะเบยนประวตบคลากร (HR-PA) ระยะเวลา 3 วน (18 ชวโมง)

3) ระบบบร ห า ร เ ง น เ ด อนและคาตอบแทน (HR-PY) ระยะเวลา 5 วน (30 ชวโมง)

การอบรมดงกลาวผเขารวมอบรมจะได User ID ในการใชงานระบบซงเตรยมไวสาหรบการอบรม และไดเรยนรถงภาพรวมของระบบ กลมขอมลในระบบ กระบวนการทางาน รวมถงรายงานตาง ๆ เ พอใหผ เข าร วมอบรมมความเ ขา ใจ ความสามารถ และความพรอมทจะใชระบบงาน MUERP – HR ในการปฏ บ ตงานจรงไ ดอ ยางถก ตองและมประสทธภาพ

- ความรวมมอจากผใชงานหลกของสวนงานในการเขาอบรมตลอดหลกสตร

- การกาหนดวน และเวลาในการอบรมควรแจงลวงหนาเพอใหผใชงานหลกไดเตรยมความพรอมในการเขาอบรมไดตลอดหลกสตร

- ควรแจงผลการประเมนผลการอบรมใหผบรหารรบทราบ เพอใหผบรหารเหนความสาคญและตดตามผลการอบรม

- ควรกาหนดใหมการประเมนผลวทยากรเพอปรบปรงการอบรมใหมประสทธภาพมากยงขน




3. การกาหนดสทธการใชงานระบบ (Authorization Setup)

- ยนยนสทธการใชงานระบบ (Authorization Verification)

มหาวทยาลยกาหนดแนวทางการย น ย น ส ท ธ ก า ร ใ ช ง า น ร ะ บ บ (Authorization Verification) โดยใหหวหนาสวนงานพจารณายนยนสทธการใชงานระบบ จากรายชอผบรหารสวนงานทรบผดชอบงานดานการบรหารทรพยากรบคคล ผใชงานหลก (Key User) และผใชงานระบบ (End User) โดยยนยนสทธการใชงานระบบจากตารางสทธการใชงานระบบ (Authorization Matrix) ในแตละระบบงาน (Module) ซงบรษททปรกษาไดจดทาตารางสทธการใชงานระบบตามจานวนผใชงานทสวนงานสามารถใชงานไดสงสดในระบบทมหาวทยาลยกาหนด (User License)

- การชแจง ทาความเขาใจ การยนยนสทธการใชงานระบบจากตารางสทธการใชงานระบบ (Authorization Matrix)

- ความรวมมอจากสวนงานในการพจารณาสทธการใชงานระบบทครบถวน ถกตอง เพอปองกนไมใหเกดความยงยากในการแกไขเพมเตมในภายหลง

- ตงคาสทธการใชงานระบบ (Authorization Setup)

บรษททปรกษาเปนผดาเนนการตงคาสทธการใชงานระบบ (Authorization Setup) ในระบบงานตามการยนยนสทธการใชงานจากสวนงานตาง ๆ และเตรยมระบบสาหรบการทดสอบการกาหนดสทธการใชงานระบบบรหารทรพยากรบคคล (HR Authorization Testing) เพอใหผใชงานหลกไดทดสอบตามตารางสทธการใชงานระบบ (Authorization Matrix)

- ความชานาญและประสบการณของบรษททปรกษาในตงคาสทธการใชงานระบบ (Authorization Setup)




ดาเนนการใหสาเรจ - ทดสอบสทธการใชงาน

โดยผใชงานหลก (Key User Authorization Acceptant Test)

บ ร ษทท ป ร กษา ก าหนดให ม ก ารทดสอบส ท ธ ก าร ใ ช ง านระบบ โ ดยมหาวทยาลยกาหนดใหผใชงานหลกเปนผทดสอบสท ธการ ใ ช งานตามท แ ตละ สวนงานกาหนด เพอใหผใชงานหลกของสวนงานไดทดสอบการกาหนดสทธการใชงานในระบบ พรอมทงตรวจสอบวาสทธทกาหนดในระบบเปนไปตามทสวนงานกาหนดมาหรอไม

บรษททปรกษาเปนผดาเนนการหลกในการทดสอบสทธการใชงานโดยผใชงานหลก (Key User Authorization Acceptant Test) โดยกาหนดใหมการประชมชแจงแนวทางการทดสอบสทธการใชงานระบบ ซง ในการประชมชแจงดงกลาวผใชงานหลกจะไดรบ User ID และ Password สาหรบการทดสอบสทธการใชงาน และลงนามรบรองผลการทดสอบเมอดาเนนการทดสอบสทธการใชงานในแตละรายการ

- ควรกาหนดใหมการประชมชแจง ทาความเขาใจแนวทางในการทดสอบสทธการใชงานระบบ เพอใหผใชงานหลกทดสอบสทธการใชงานไดอยางถกตอง ครบถวน

- ความรวมมอของผใชงานหลกในการทดสอบสทธการใชใหครบถวนทกรายการ

- เอกสารลงนามรบรองผลการทดสอบสทธสามารถใชเปนเอกสารอางองในการเพมเตม แกไขสทธในระยะตอไป

4. การจาลองการใชงานระบบ (Simulation)

- กาหนดแนวทางและจดเตรยมขอมลการจาลองการใชงานระบบ (Simulation Preparation)

บรษททปรกษาไดกาหนดใหมการจาลองการใชงานระบบเพอใหผใชงานไดตรวจสอบความถกตองของขอมลบคลากรของแตละสวนงาน และทดสอบ

- การกาหนดใหมการประชมเพอชแจง ทาความเขาใจวตถประสงคของการ




ดาเนนการใหสาเรจ ประมวลผลเงนเดอนเสมอนการใชงานจรง

เพอเตรยมความพรอมขนสดทายกอนการใ ช งานจร ง โดยบรษทท ปร กษา เ ปนผ ด า เ น น ก า ร ห ล ก แ ต เ น อ ง จ า กมหาวทยาลยเหนวาการจาลองการใชงานระบบจะทาใหผใชงานของสวนงานไดทราบถงปญหาในการใชงานระบบ และสามารถดาเนนการแกไขปญหาทเกดขนไดก อ น ก า ร ใ ช ง า น ร ะ บ บ จ ร ง จ ง ไ ดกาหนดการจาลองการใชงานระบบครงท 2 โดยใหผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) เปนผดาเนนการหลก เพอใหผใชงานของแตละสวนงานไดจาลองการประมวลผลเงนเ ดอนและทดสอบผลการประมวลผลเงนเดอนไดครบถวน ถกตองยงขนโดยใชขอมลเสมอนจรง ซงจะเปนการลดผลกระทบทอาจเกดขนในการจายเงนเดอนทถกตองใหกบบคลากรเมอระบบเรมใชงานจรง (Go Live)

นอกจากนมหาวทยาลยยงกาหนดใหมการจดประชมชแจงเพอเตรยมความพรอมในการจาลองการใชงานระบบเพอใหผ ใ ช ง า น ขอ ง ส ว น ง า น ไ ด ท ร าบ ถ งวตถประสงคของการจาลองการใชงานระบบและแนวทางในการดาเนนการดวย

จาลองการใชงานระบบเพอผใชงานของสวนงาน เขาใจวตถประสงคสามารถเตรยมการ และเตรยมเอกสารทเกยวของในการตรวจสอบขอมลไดลวงหนา

- ควรดาเนนการแจงหวหนาสวนงานเพอรบทราบกาหนดการในการดาเนนการเพอขอความรวมมอใหหวหนาสวนงานสงผใชงานเขารวมกจกรรม และตดตามผลการดาเนนการเพอเตรยมพรอมใชงานระบบจรง




ดาเนนการใหสาเรจ - จาลองการใชงาน

ระบบโดยผใชงาน (Simulation)

ในการจาลองการใชงานระบบทง 2 ครง กาหนดใหจาลองการประมวลผลเงนเดอนของเดอนทระบบเรมใชงานจรง (มกราคม 2554) เ พอตรวจสอบความถกตองและครบถวนของขอมล โดยขอมลทสามารถตรวจสอบ คอ ขอมลเงนได/เงนหกทเกดขนประจาและคงทเทานน เชน เงนเดอน เงนประจาตาแหนง คาตอบแทนรายเดอน ประกนสงคม กองทนสารองเลยงชพ กบข. เปนตน สาหรบเงนได/เงนหกทเกดขนไมประจา หรอไมคงท เชน เงนหกสหกรณออมทรพย เงนหกกยมจากสถาบนการเงนอน ๆ เปนไปตามขอมลทสวนงานไดโอนยายเขาระบบ

การตรวจสอบขอมลในขนตอนของการจาลองระบบมหาวทยาลยกาหนดใหตรวจสอบขอมลตาง ๆ ดงน

- การตรวจสอบข อ ม ล ในการประมวลผล อาท วนเรมงาน วนลาออก คาลดหยอน สมาชกประกนสงคม สมาชกกองทนสารองเลยงชพ เปนตน

- การออกรายงานตาง ๆ - การผานรายการเอกสารไปยง

ระบบบญช (Posting Run) - การกระทบยอดเงนเดอนและ

คาตอบแทน

- ความรวมมอในการเตรยมการจาลองการใชงานระบบระหวางบรษททปรกษาและผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ในการชแจงขนตอนในการจาลองการใชงานระบบ และเตรยมความพรอมดานสทธการใชงานระบบของแตละสวนงาน

- ดาเนนการจดทาแบบสรปผลการจาลองการใชงานระบบแตละขนตอนเพอใหทราบถงปญหาและสามารถกาหนดแนวทางการแกไขปญหาไดกอนใชงานจรง

- ควรกาหนดใหมการประชมรวมกนกบสวนงานเพอสรปผลและแนวทางในการดาเนนการ




ดาเนนการใหสาเรจ 5. เตรยมความพรอมของ

ระบบงานและอปกรณทเกยวของ

- เตรยมความพรอมของระบบงานจรง (Production System Preparation)

บรษททปรกษาเปนผดาเนนการหลกในการเตรยมความพรอมของระบบงานจรง โดยนาขอมลทไดเตรยมไวในระบบเครอขายทใชในการพฒนา เขาสเครองแมขายของระบบจรง (Production) โดยใหผรบผดชอบหลกจากสวนงาน (สานกงานอธการบด) ดาเนนการทดสอบการใชงานตามสทธการใชงาน เพอใหผใชงานของสวนงานตาง ๆ สามารถใชงานระบบไดทนททระบบใชงานจรง

- ความชานาญและประสบการณของบรษททปรกษาในการดาเนนการ

- ความรวมมอจากผรบผดชอบหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ในการดาเนนการทดสอบการใชงานในระบบงานจรง (Production)

- เตรยมความพรอมของอปกรณทเกยวของ

มหาวทยาลยไดมอบหมายใหทมงานจากกอง เทคโนโล ยสารสนเทศ เ ปนผรบผดชอบในการเตรยมความพรอมของอ ป ก รณ ท เ ก ย ว ข อ ง ไ ด แ ก เ ค ร อ งคอมพวเตอร เครองพมพ ระบบเครอขาย และการควบคมสทธการใชงานระบบ โดยกองเทคโนโลยสารสนเทศไดประสานงานกบผใชงานหลก (Key User) ในการส ารวจ และ เต รยมความพร อมของอปกรณดงกลาว

- ความรวมมอระหวางกองเทคโนโลยสารสนเทศและผใชงานหลก (Key User)

- ควรกาหนดแบบตรวจสอบรายการอปกรณทจะดาเนนการสารวจ ใหผใชงานหลกของสวนงานดาเนนการตามรายการ


2.5. ขนตอนการขนระบบ และการสนบสนนการใชระบบงาน (Go Live and Support Phase) ระยะตงแต 1 มกราคม พ.ศ.2554 เปนตนไป ขนตอนการขนระบบ (Go Live and Support Phase) เปนขนตอนทตองอาศยความ

รวมมอจากผบรหารในการประชาสมพนธโครงการ ความรวมมอจากผใชงานหลก (Key User) ผททาหนาทเปนทมสนบสนน (Support Team) จากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) และบรษททปรกษาในสนบสนนการใชงานของผใชงานเมอระบบเรมใชงานจรง ทงนกจกรรมและปจจยสาคญในการดาเนนการใหสาเรจตามขนตอนดงกลาวสรปได ดงน

ภาพท 7: สรปกจกรรมทดาเนนการในการขนระบบ และการสนบสนนการใชระบบงาน (Go Live and Support Phase)

จากภาพท 7 แสดงใหเหนวากจกรรมทดาเนนการในขนตอนการพฒนาและตดตงระบบ

(Realization Phase) ประกอบดวย 2 กจกรรมหลก และสามารถวเคราะหงานทตองปฏบตในแตละกจกรรมไดดงภาพ ซงมหาวทยาลยมหดลไดดาเนนการตามกจกรรมตาง ๆ สรปไดดงน

กจกรรมท 1 การใชงานระบบจรง

(Go Live)

การสอสาร (Communication)

กจกรรมท 2 การสนบสนนการใชงาน

ระบบ (Support) กาหนดบทบาทหนาทของทมสนบสนน (Responsibility of Support Team)

กาหนดโครงสรางการทางานของทมสนบสนน (Support Team Structure)

กาหนดแนวทางการสนบสนน (Supporting Procedure)


ตารางท 6 การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการขนระบบ และการสนบสนนการใชระบบงาน (Go Live and Support Phase) ของมหาวทยาลยมหดล กจกรรม / งานทตองปฏบต การดาเนนการของมหาวทยาลย ปจจยสาคญในการ

ดาเนนการใหสาเรจ 1. การใชงานระบบจรง

(Go Live)

- การสอสาร (Comunication)

มหาวทยาลยดาเนนการสอสารเพอประกาศการใชงานระบบจรง 2 ชองทาง ดงน

1) การแจงในทประชม มหาว ทยาล ย ไ ดแ จ ง ห วหน า -

สวนงานในทประชมคณบดเพอสอสารใหบคลากรภายในสวนงานรบทราบ และผรบผดชอบจากสวนกลาง (สานกงานอธการด) ไดแจงผใชงานหลก ตรวจสอบความพรอมของอปกรณและสทธการใชงานระบบของผใชงานจรง (End User) ในสวนงานอกครง และประชาสมพนธใหผใชงานจรงรบทราบ และขอความรวมมอจากผใชงานหลก (Key User) ในการสนบสนนการใชงานเบองตนทระดบสวนงาน

2) การประชาสมพนธใน Website มหาวทยาลยไดประชาสมพนธการ

ใชงานจรงโดยประชาสมพนธในหนาแรกของ Website ของมหาวทยาลย เพอใหบคลากรไดรบทราบขอมลผานชองทางดงกลาวอกชองทางหนง

- นโยบายทชดเจน และความรวมมอจากผบรหารทกสวนงาน

- ความรวมมอจากผใชงานหลก (Key User) ในการตรวจสอบความพรอมการใชงานจรง และการสนบสนนการใชงานเบองตนทระดบสวนงาน

- ความรวมมอจากกองเทคโนโลยสารสนเทศในการประชาสมพนธขอมลทาง Website


ตารางท 6 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการขนระบบ และการสนบสนนการใชระบบงาน (Go Live and Support Phase) ของมหาวทยาลยมหดล กจกรรม / งานทตองปฏบต การดาเนนการของมหาวทยาลย ปจจยสาคญในการ

ดาเนนการใหสาเรจ - กาหนดแนวทางการ

สนบสนน (Supporting Procedure)

มหาวทยาลยกาหนดแนวทางในการสนบสนนไว 3 แนวทาง ดงน

1) การมาตดตอโดยตรงจากผใชงาน (Walk In) โดยจดหาหองใหทมสนบสนนปฏ บ ตงาน เ พอรองรบการมาตดตอโดยตรงของผใชงาน

2) การตดตอทางโทรศพท โดยมหมายเลขโทรศพทสาหรบตดตอในการขอรบการสนบสนนเปนการเฉพาะ

3) ระบบสนบสนนการใ ช ง านในรปแบบของ Webpage โดยมอบหมายใหท มกอ ง เทค โน โล ย ส า รสน เทศ เป นผ ด า เน นการ เ พ อ เ พมระบบในการตดตอสอสารและเกบบนทกปญหาและแนวทางแกไขของผใชงาน

- นโยบายทชดเจนของผบรหารโครงการ

- ความรวมมอจากผเกยวของทกฝาย

2. การสนบสนนการใชงานระบบ (Support)

- กาหนดโครงสรางการทางานของทมสนบสนน (Support Team Structure)

มหาวทยาลยกาหนดโครงสรางทมสนบสนนไวดงน

1) หวหนาทมสนบสนน (Support Team Leader) ระบบงานละ 1 คน และหวหนาทมจากกองเทคโนโลยสารสนเทศ 1 คน

2) ทมสนบสนน (Support Staff) ซงเปนผใชงานหลก (Key User) ของสานกงานอธการบด หรอสวนงานทม


- ความรวมมอจากหนวยงานทเกยวของในการกาหนดโครงสราง และมอบหมายผรบผดชอบ


ตารางท 6 (ตอ) การดาเนนการตามกจกรรมในขนตอนการขนระบบ และการสนบสนนการใชระบบงาน (Go Live and Support Phase) ของมหาวทยาลยมหดล กจกรรม / งานทตองปฏบต การดาเนนการของมหาวทยาลย ปจจยสาคญในการ

ดาเนนการใหสาเรจ ความเชยวชาญ อยางนอย 1 คน ตอ

ระบบงานยอย และผรบผดชอบระบบงานจากกองเทคโนโลยสารสนเทศอยางนอยระบบงานละ 1 คน

3) ผรบขอมลการขอใชบรการ (Call Center) จานวน 2 คน ซงเปนบคลากรจากกองเทคโนโลยสารสนเทศ

- กาหนดบทบาทหนาทของทมสนบสนน (Responsibility of Support Team)

มหาวทยาลยกาหนดบทบาทหนาทของทมสนบสนนไวดงน

1) หวหนาทมสนบสนน (Support Team Leader) มหนาทจดสรรงานใหกบ Support Staff แตละคน ตามความเหมาะสม และสนบสนนการใชงานระบบ

2) ทมสนบสนน (Support Staff) มหนาทสนบสนนการใชงานระบบตามความเรงดวนของปญหา

3) ผ รบขอ มลการขอใ ชบรการ (Call Center) มหนาทรบแจงปญหาทางโทรศพท จดลาดบของผขอใชบรการ และยนยนการปดสถานะการแจงปญหาในระบบกบผใชงาน


- การประสานงานและความรวมมอของทมสนบสนนทกฝาย


2.2 การจดทารายงานขอมลสารสนเทศดานทรพยากรบคคลจากระบบ MUERP – HR สาหรบรายงานขอมลสารสนเทศดานทรพยากรบคคล เพอรองรบการรายงานขอมลตอ

ผบรหาร บคลากร หนวยงานภายใน และหนวยงานภายนอกในระบบ MUERP – HR โดยไดพฒนารปแบบมาจากโปรแกรมรายงานในการจดทารายงานในรปแบบตาง ๆ ซงสอดคลองกบความตองการของผใชงานตามความเหมาะสมและความจาเปน เนองจากการพฒนารปแบบรายงานทไมใชรายงานมาตรฐาน (Standrad Report) จากระบบเปนการกาหนดคาในระบบเพมเตม (Customize) ซงอาจมคาใชจายเพมเตมในการดาเนนการและเกดความยงยากในการดาเนนการปรบเปลยนรายงานในอนาคต

ดงนนเพอใหสามารถประมวลผลและจดทารายงานในรปแบบตาง ๆ ไดอยางถกตองครบถวน ผรบผดชอบหลกจากสวนกลางจงขอความรวมมอใหบรษททปรกษาจดทารายงานจากระบบในรปแบบของรายงานทเลอกขอมลไดตามความตองการของผใช (Ad Hoc Query Report) ซงผใชงานสามารถเลอกขอมลจากทกกลมขอมลในระบบ โดยระบบจะแสดงรายงานรายบคคลทประกอบดวยขอมลทเกยวของกบบคคลนน ๆ ทผใชงานเลอก ซงผใชงานตองนาขอมลดงกลาวมาจดทารายงานตามรปแบบทตองการจากโปรแกรมสาเรจรปอน ๆ ตอไป

3. ขอมลบคลากรทสาคญเพอใชในการบรหารงานและตดสนใจของมหาวทยาลย

มหาวทยาลยกาหนดนโยบายใหมการเชอมโยงขอมลจากทกสวนงานเพอใชเปนขอมลในการบรหารและการตดสนใจ เนองจากระบบ MUERP – HR ไมครอบคลมสวนงาน 4 สวนงานไดแก คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล คณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด ศนยการแพทยกาญจนาภเษก และคณะทนตแพทยศาสตร ซงการดาเนนการเชอมโยงขอมลดาเนนการโดยพฒนาระบบเชอมโยงขอมล (Consolidate) ทมลกษณะเปนระบบฐานขอมล (Database Server) ในการเกบรวมรวมขอมลจากทกสวนงานเพอนามาจดทารายงานในรปแบบตาง ๆ

การวเคราะหขอมลสาคญดานทรพยากรบคคลในระบบ MUERP-HR ทใชในการวางแผนตงงบประมาณดานบคลากร การจดลาดบมหาวทยาลย (University Ranking) และการบรหารทรพยากรบคคลดานอน ๆ จาเปนตองรวมทงขอมลจากคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล คณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด ซงเปนสวนงานทดาเนนการพฒนาและตดตงระบบงาน ERP แลว และศนยการแพทยกาญจนาภเษก ซงอยระหวางดาเนนการพฒนาระบบสารสนเทศของโรงพยาบาล เพอการรวบรวมขอมล (Consolidate) ในระดบมหาวทยาลย

ระบบการเชอมโยงขอมล (Consolidate System) มแนวทางการดาเนนการดงภาพ


ภาพท 8: ระบบการเชอมโยงขอมล (Consolidate System) ของมหาวทยาลยมหดล

จากภาพท 8 สรปไดวามหาวทยาลยกาหนดแนวทางใหมการเชอมโยงขอมลโดยกาหนด

รปแบบขอมลทตองการและใหสวนงานทอยนอกระบบ MUERP – HR สงรายงานในรปแบบทมหาวทยาลยกาหนด เพอนาขอมลเขาระบบฐานขอมลของมหาวทยาลย สาหรบสวนงานทอยในระบบ MUERP – HR ใหดาเนนการประมวลผลรายงานจากระบบซงบรษททปรกษาจะเปนผดาเนนการสรางรายงานตามรปแบบทจะใชในการนาเขาขอมล

การดาเนนการเชอมโยงขอมลตามแนวทางดงกลาวจาเปนตองมการกาหนดรปแบบขอมลทจาเปนตองนาเขาระบบ ซงผวเคราะหไดรวมกบผรบผดชอบฐานขอมลบคลากร กองเทคโนโลยสารสนเทศ ผใชงานหลกจากกองทรพยากรบคคล และบรษททปรกษา ในการวเคราะหรายการขอมลทจาเปนตองมในระบบ และกาหนดรปแบบและเงอนไขตาง ๆ ของขอมล โดยใหสงขอมลในรปแบบขอมลรายบคคล ประกอบดวย 5 ตารางขอมลหลกสรปไดดงน

- ตารางท 1 : ขอมลประวตบคลากร ประกอบดวยกลมขอมล ดงน

ขอมลสวนตว อาท ชอ นามสกล เลขประจาตวประชาชน เพศ ศาสนา เปนตน

ขอมลทอย ประกอบดวย บานเลขท ถนน แขวง เขต จงหวด รหสไปรษณย โทรศพท

ขอมลวนท อาท วนเดอนปเกด วนทเรมรบราชการ วนทเกษยณอาย เปนตน

ขอมลเงนเดอนและประเภทบคลากร อาท เงนเดอน เงนอน ๆ ทจายพรอมกบเงนเดอน กลมบคลากร และกลมยอยบคลากร เปนตน

ขอมลสงกด ประกอบดวย สวนงาน ภาควชา ฝาย งาน หนวย

ขอมลตาแหนงบรหาร/วชาการ/ชานาญการฯ อาท ชอตาแหนงบรหาร ชอตาแหนงทางวชาการ สาขาทแตงตง วนทดารงตาแหนง วนทครบวาระ เปนตน


- ตารางท 2 : ขอมลเงนไดบคลากร ประกอบดวย กลมขอมลประเภทเงนได ขอมลแหลงเงนและจานวนเงน

- ตารางท 3 : ขอมลการลาของบคลากร อาท วนทเรมลา วนสนสดการลา เลขทคาสงเกยวกบการลา กลมขอมลประเภทการลา เปนตน

- ตารางท 4 : ขอมลการพนจากงาน ประกอบดวย วนทพนจากงาน สาเหตทพนจากงาน เลขทคาสงพนจากงาน และเงนชดเชยการพนจากงาน

- ตารางท 5 : ขอมลวฒสงสดของบคลากร อาท ระดบการศกษาสงสด สาขาวชา เปนตน ทงนกาหนดใหสงขอมลเพอนาเขาระบบทกสนเดอน เพอใชในการบรหารงานและตดสนใจ


บทท 5 สรปผลการวเคราะหและขอเสนอแนะ

ระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล เปนระบบสารสนเทศทสนบสนนการ

ดาเนนงานดานทรพยากรบคคลในทกกระบวนการตงแตการวางแผน การบรรจและแตงตง การบรหารคาตอบแทน สวสดการตาง ๆ รวมถงการพนจากงานดวย เพอชวยสนบสนนใหการบรหารทรพยากรบคคลดาเนนการไดอยางมประสทธภาพ นอกจากนขอมลดานทรพยากรบคคลยงสามารถนาไปวเคราะหในการสนบสนนการตดสนใจ การวางแผนการบรหารทรพยากรบคคลในองคกร และการปรบปรงนโยบายดานการบรหารทรพยากรบคคลอกดวย

ระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยมหดลในชวงระยะเวลาตงแตป พ.ศ.2545 – 2553 เปนระบบทออกแบบและพฒนาระบบเพอรองรบการปฏบตงานของสวนกลาง (กองทรพยากรบคคล) เพอใหมขอมลประกอบการดาเนนการดานทรพยากรบคคล ตงแตเดอนเมษายน ป พ.ศ.2552 เปนตนมา มหาวทยาลยมนโยบายใหพฒนาระบบสารสนเทศดานทรพยากรบคคลทกระจายอานาจไปยงสวนงาน เพอใหสวนงานรบผดชอบปรบปรงขอมลบคลากรในสงกดของแตละสวนงาน ภายใตชอโครงการ MUERP (Mahidol University Enterprise Resource Planing) ซงในสวนของการบรหารทรพยากรบคคล MUERP – HR ไดเรมใชงานจรงสาหรบระบบงานทะเบยนประวตบคลากร ตงแตวนท 1 พฤศจกายน พ.ศ.2553 และระบบบรหารคาตอบแทน ตงแตวนท 1 มกราคม พ.ศ.2554 เปนตนมา ซงสรปผลการวเคราะหไดดงน

5.1 การวเคราะหเปรยบเทยบความแตกตางของระบบ PIS และ MUERP – HR

จากการวเคราะหขอมลพบวาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลทง 2 ระบบ มความแตกตางกนหลายประเดน ซงสามารถวเคราะหเปรยบเทยบความแตกตางของระบบ PIS และ MUERP – HR ไดดงน


ตารางท 7 การวเคราะหเปรยบเทยบความแตกตางของระบบ PIS และ MUERP – HR

ระบบ PIS ระบบ MUERP – HR 1. ระบบงานแบบศนยกลาง (Centerize

System) ซงกองทรพยากรบคคลเปนผใชงานระบบสวนใหญ

1. ระบบงานแบบกระจาย (Decenterize System) ซงกระจายความรบผดชอบในการดาเนนการใหผรบผดชอบงานดานทรพยากรของแตละสวนงานเปนผใชงานระบบ

2. ออกแบบพฒนาระบบโดยผรบผดชอบดานเทคโนโลยสารสนเทศของมหาวทยาลยมหดล

2. จางบรษททปรกษา ซงเปนบคคลภายนอกเปนผดาเนนการออกแบบและพฒนาระบบ โดยนาระบบงานมาตรฐานสากล (SAP) มากาหนดคาตาง ๆ ทสอดคลองกบการดา เนนการดานทรพยากรบคคลของมหาวทยาลย

3. ประกอบดวยขอมลบคลากร 3 ประเภท (เฉพาะทจางจากเงนงบประมาณ) ไดแก ขาราชการ พนกงานมหาวทยาลยเงนงบประมาณ และลกจางประจาเงนงบประมาณ

3. ประกอบดวยขอมลบคลากร 7 ประเภทหลกซ ง ค ร อ บ ค ล ม บ ค ล า ก ร ท ก ป ร ะ เ ภ ท ข อ งมหา วทยาลย ไ ดแก ข าราชการ พนกงานมห า ว ท ย า ล ย เ ง น ง บป ร ะม าณ พ น ก ง า นมหาวทยาลย (ชอสวนงาน) พนกงานเงนรายได พนกงานวทยาลย ลกจางเงนงบประมาณ และลกจางเงนรายได

4. การบนทก ปรบปรง และแกไขขอมลดาเนนการโดยผปฏบตงาน กองทรพยากรบคคล สานกงานอธการบด

4. การบนทก ปรบป รง และแก ไขขอ มลดาเนนการโดยผปฏบตงานดานทรพยากรบคคลของแตละสวนงาน

5. เปนระบบสนบสนนการปฏบตงาน ผมสทธใชงานจะเปนผปฏบตงานกองทรพยากรบคคลซงไดรบสทธในการใชงานระบบ และมระบบงานใหผรบผดชอบดานทรพยากรบคคลของสวนงานเรยกดขอมลไดเฉพาะบคลากรในสงกดสวนงานนน ๆ แตไมไดรบสทธในการแกไขขอมล

5. เปนระบบสนบสนนการปฏบตงาน ผมสทธใชงานเปนผรบผดชอบงานดานทรพยากรบคคลของสวนงาน ซงสามารถเรยกดขอมล บนทก เพมเตม แกไขขอมลไดเฉพาะบคลากรในสงกด สาหรบผใชงานกองทรพยากรบคคลสามารถเรยกดขอมล บนทก เพมเตม แกไขขอมลไดทกสวนงาน


ตารางท 7 (ตอ) การวเคราะหเปรยบเทยบความแตกตางของระบบ PIS และ MUERP – HR

ระบบ PIS ระบบ MUERP – HR 6. มขอมลบคลากรทง 3 ประเภทครบทก

สวนงาน 6. มขอมลไมครบทกสวนงาน เนองจากการ

ออกแบบและพฒนาระบบไมครอบคลมสวนงานทใชงานระบบงาน ERP อยแลว ไดแก คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล คณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด สวนงานทอยระหวางดาเนนการออกแบบและพฒนาระบบ ไดแก ศนยการแพทยกาญจนาภเษก และสวนงานทแยกออกจากระบบ MUERP เพอนาระบบไปพฒนาตอ ไดแก คณะทนตแพทยศาสตร

7. การออกแบบระบบสะดวกกบผใชงาน (User friendly) มเมนการใชงานภาษาไทยอานเขาใจงาย หนาจอการทางานมรปภาพทสอความหมายตรงกบการใชงานและมคาอธบายรปภาพ

7. การใชงานยากเนองจากการดาเนนการ ตาง ๆ ในระบบตองใชคาสงเปนภาษาองกฤษ แยกขอมลเปนกลมขอมล (Infotype) หลายกลมซงยากตอการจดจา

8. การประมวลผลและจดทารายงานจากระบบ ตองดาเนนการโดยวธการเขยนคาสงเพอคดกรองขอมล (Query) จากฐานขอมล (Database) เฉพาะขอมลทตองการใหแสดงผล และนามาจดทาตามรปแบบรายงานจากโปรแกรมสาเรจรป

8. การประมวลขอมลและจดทารายงานจากระบบ สามารถเรยกใชงานรายงานจากรายงานมาตรฐานของระบบและเรยกใชงานรายงานทเลอกขอมลไดตามความตองการของผใช (Ad Hoc Query Report) โดยแสดงขอมลรายบคคลเพอนาขอมลรายบคคลดงกลาวมาจดทารายงานตามรปแบบทตองการจากโปรแกรมสาเรจรป

9. การพฒนาระบบ เปลยนคาตาง ๆ ของระบบ อาท เปลยนโครงสรางเงนเดอน โครงสรางตาแหนง ดาเนนการไดทนทโดยไมเสยคาใชจาย ซงผรบผดชอบดานเทคโนโลยสารสนเทศของมหาวทยาลย เปนผดาเนนการ

9. การพฒนาระบบ เปลยนคาตาง ๆ ของระบบ อาท เปลยนโครงสรางเงนเดอน โครงสรางตาแหนง มความซบซอน เกยวของกบหลายระบบงานยอย ซงผ รบผดชอบดานเทคโนโลยสารสนเทศของมหาวทยาลย ตองใชเวลาในการศ กษาข อ มลมากและหาก ไ มสามารถดาเ นนการไ ดจ า เ ปน ตอง จางทปรกษาเ ปนผดาเนนการ ทาใหเสยคาใชจายเพมขน


5.2 ปญหา/อปสรรค ขอควรระวง และแนวทางการแกไขในการพฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล

จากการวเคราะหระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยมหดล สามารถวเคราะหปญหา/อปสรรค ขอควรระวง และแนวทางการแกไขในการพฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล ดงน

5.2.1 ปญหา/อปสรรค และขอควรระวง 1) การกาหนดโครงสรางองคกร ระยะเวลาของการออกแบบและพฒนาระบบเปน

ชวงเวลาทมการเปลยนแปลงโครงสรางการบรหารงานภายในมหาวทยาลยใหม เนองจากการเปลยนสถานภาพเปนมหาวทยาลยในกากบของรฐ สงผลใหนาขอมลโครงสรางองคกรเขาระบบลาชากวาแผนงานทกาหนดไว

2) การเตรยมผรบผดชอบหลกทมหนาทในการรวมดาเนนการออกแบบและพฒนาระบบซงองคกรไดพจารณาเลอกจากผมความรความสามารถ แตมภาระงานอน ๆ ทตองทาเปนจานวนมาก สงผลใหไมสามารถเขารวมดาเนนการไดอยางเตมท เตมเวลา

3) การเปลยนแปลงบคลากรในคณะทางานระหวางการออกแบบและพฒนาระบบ สงผลบคลากรใหมทเขามาในโครงการตองใชระยะเวลาในการศกษาทาความเขาใจกบระบบงาน อาจทาใหการพฒนาระบบลาชากวาแผนงานทกาหนด

4) บคลากรทเกยวของ และผรบผดชอบในการรวมกาหนดความตองการในการออกแบบและพฒนาระบบ ถาไมตระหนกถงการปรบปรงกระบวนการและวธการปฏบตงานใหสอดคลองกบการทางานในระบบซงเปนระบบมาตรฐานสากล อาจสงผลใหตองมการกาหนดคาในระบบเพมเตม (Customize) ซงอาจทาใหเกดความยงยากในการพฒนาและปรบปรงระบบในระยะตอไป และมคาใชจายเพมขน

5) ในระบบงาน SAP มาตรฐาน กาหนดใหระบบบรหารคาตอบแทน (PY : Payroll Administration) เปนระบบงานยอยในระบบงานบรหารทรพยากรบคคล สงผลใหเกดการเปลยนแปลงบคลากรทตองรบผดชอบปฏบตงานดานการจายเงนเดอนและคาตอบแทนจากเดมทเปนความรบผดชอบของผปฏบตงานดานการคลง เปลยนแปลงเปนผรบผดชอบดานทรพยากรบคคล จงจาเปนตองใชเวลาในการศกษา ทาความเขาใจขนตอน และกระบวนการทางานใหมทกกระบวนการและตองอาศยความสามารถในการบรหารการเปลยนแปลงใหเกดผลตามเปาหมาย

6) ระบบบรหารคาตอบแทน (PY : Payroll Administration) สงผลใหเกดการเปลยนแปลงตาง ๆ ทสงผลกระทบตอการไดรบเงนเดอนของบคลากร อาท การคานวณภาษซงคานวณตามกฎหมาย ซงแตเดมคานวณในอตราเทากนทกเดอน การจายคาลวงเวลาพรอมกบเงนเดอน การจายเงนสวสดการพรอมกบเงนเดอน ซงแตเดมเปนการจายนอกรอบการจายเงนเดอน และ


สามารถยมเงน ทดรองจายของสวนงานได เปนตน อาจทาใหบคลากรถกหกภาษเพมขนกรณไมไดแจงรายการลดหยอนภาษ หรอไดรบเงนสวสดการและคาลวงเวลาชากวาการจายในระบบเดม

7) เอกสารทเกยวของกบการออกแบบและพฒนาระบบทดาเนนการจดทาโดยบรษททปรกษา หรอเอกสารสรปรายงานการประชมทสงผลตอการเปลยนแปลงการออกแบบระบบ ไมไดจดเกบไวเปนระบบทด และบางเรองไมไดรบการปรบปรงใหถกตอง ครบถวน และเปนปจจบน สงผลใหผทเกยวของกบโครงการไมสามารถศกษาขอมลบางสวนจากเอกสารไดอยางครบถวน

5.2.2 แนวทางแกไข 1) โครงสรางองคกรควรกาหนดใหแลวเสรจและมความชดเจนกอนการพฒนา

ระบบ หากมาดาเนนการในชวงการพฒนาและขนระบบใหม จะทาใหขอมลไมมขอสรปทชดเจนพอทจะนาไปเปนขอมลหลกในการขนระบบ

2) ควรเตรยมผรบผดชอบหลกทมหนาทในการรวมดาเนนออกการแบบและพฒนาระบบกอนเรมตนโครงการ เพอเปนการเตรยมความพรอมสาหรบผรบผดชอบหลกในการศกษาขอมลเบองตนและจดสรรเวลาในการปฏบตงานลวงหนา

3) ไมควรมการเปลยนแปลงบคลากรในคณะทางานระหวางการออกแบบและพฒนาระบบ ทงฝายของผใหขอมลและบรษททปรกษา หากมความจาเปนเรงดวนควรมการจดทาเอกสารการดาเนนการโครงการทมคณภาพ ถกตอง และครบถวน ซงบคลากรใหมทเขามาในโครงการสามารถศกษาไดดวยตนเองภายในระยะเวลาจากด

4) ใหความสาคญในการบรหารการเปลยนแปลงโดยการการชแจง ทาความเขาใจ และสรางแรงจงใจในการปรบเปลยนพฤตกรรมในการปฏบตงานของบคลากรทเกยวของ โดยเฉพาะอยางยงผรบผดชอบในการรวมกาหนดความตองการในการออกแบบและพฒนาระบบ โดยปรบปรงกระบวนการและวธการปฏบ ตงานใหสอดคลองกบการทางานในระบบใหมซงเปนระบบมาตรฐานสากล

5) ควรมการเตรยมความพรอมของบคลากรดานทรพยากรบคคลทตองรบผดชอบในการปฏบตงานในระบบบรหารคาตอบแทน (PY : Payroll Administration) ลวงหนากอนโครงการเรมตน เพอใหบคลากรดงกลาวไดศกษา ทาความเขาใจขนตอน และกระบวนการในการปฏบตงานในระบบงานเดมกอนการเรมโครงการเพอนามาประยกตใชในการออกแบบและพฒนาระบบใหมความเหมาะสม หรออาจตองมการโยกยายสบเปลยนตาแหนงจดอตรากาลงคนใหเหมาะสมกบงาน โดยการใหผรบผดชอบงานเดมถายทอดงานใหแกผรบผดชอบใหม


6) ควรมการสอสารแนวทางการจายเงนเดอนและคาตอบแทนในระบบ MUERP – HR เพอชแจง ทาความเขาใจ ใหบคลากรรบทราบอยางทวถงและใหเหนความสาคญของการปฏบตทถกตองตามมาตรฐานและตามทกฎหมายกาหนด

7) ควรกาหนดผรบผดชอบในการตรวจสอบ ตดตามบรษททปรกษาในการจดทาเอกสารทเกยวของกบการออกแบบและพฒนาระบบ ใหถกตอง ครบถวน และเปนปจจบน นอกจากนหากมการเปลยนแปลงเชงนโยบายทสงผลกระทบถงระบบควรมการบนทกการประชมเปนลายลกษณอกษรเพอสามารถตดตามความคบหนา ขอสรปในประเดนตาง ๆ แนวทางการตดสนใจแกปญหาหรอเปนหลกฐานในการสบคนสาเหตของการเปลยนแปลงการดาเนนการไดในระยะตอไป

5.3 ปจจยสาคญในการดาเนนการออกแบบและพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากร

บคคลใหสาเรจ จากการวเคราะหระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลของมหาวทยาลยมหดล

สามารถวเคราะหปจจยสาคญในการดาเนนการออกแบบและพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลใหสาเรจไดดงน

5.3.1 มหาวทยาลยไดมการกาหนดโครงสรางการบรหารโครงการทชดเจน 5.3.2 มหาวทยาลยไดกาหนดหนาทความรบผดชอบของคณะทางานในโครงการทชดเจน 5.3.3 ผบรหารระดบสงใหการสนบสนน กาหนดทศทาง และนโยบายการดาเนนการท

ชดเจน 5.3.4 บรษททปรกษาไดดาเนนการจดทาแผนการดาเนนโครงการทชดเจน และ

ดาเนนการตามแผนการดาเนนการโครงการ 5.3.5 บรษททปรกษา หรอผททาหนาทในการออกแบบและพฒนาระบบควรมความร

ความชานาญ และประสบการณในการออกแบบและพฒนาระบบงานในมหาวทยาลย 5.3.6 การมอบหมายหนาททเหมาะสมกบบคลากรทรวมรบผดชอบในการออกแบบและ

พฒนาระบบ 5.3.7 ผรบผดชอบหลกของแตละระบบงานมสวนรวมในทกขนตอนของการออกแบบและ

พฒนาระบบตงแตเรมตนจนสนสดโครงการ 5.3.8 การสรางความสมพนธอนดระหวางบรษททปรกษาและผรบผดชอบหลกของ

มหาวทยาลย สงผลใหการประสานงานในการดาเนนโครงการเปนไปอยางราบรน และสอดคลองกบความตองการของผใชงาน


5.3.9 ใหความสาคญกบการบรหารการเปลยนแปลงเปนสวนหนงของโครงการ เพอเตรยมความพรอมของบคลากรทเกยวของ การสอสาร ทาความเขาใจ ใหทราบขอมลความคบหนาของการดาเนนโครงการ การขอความรวมมอในการดาเนนโครงการ

5.3.10 มหาวทยาลยมการกากบ ตดตามการดาเนนการอยางตอเนองและสมาเสมอ โดยกาหนดใหมการประชมระหวางผบรหาร บรษททปรกษา และผรบผดชอบระบบงานหลกจากสวนกลาง (สานกงานอธการบด) ทกสปดาห เดอนละ 4 ครง และประชมคณะกรรมการบรหารโครงการ เดอนละ 2 ครง เพอรายงานสถานภาพของโครงการ กากบ ตดตาม และหาแนวทางในการแกไขปญหากรณโครงการไมสามารถดาเนนการไดตามแผนการดาเนนงาน

5.4 ขอเสนอแนะ

5.4.1 ระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคลควรมการเกบขอมลใหครบถวน ถกตอง และสอดคลองกบระเบยบและหลกเกณฑการปฏบตงานดานการบรหารทรพยากรบคคลทเกยวของกบบคลากรแตละประเภท โดยเชอมโยงขอมลดานทรพยากรบคคลของทกสวนงานในมหาวทยาลย และออกแบบใหระบบมขนตอนการทางานทคลองตว และยดหยน เพอใหสามารถปรบเปลยนไดหากมการเปลยนแปลงในอนาคต และควรเปนระบบสารสนเทศดานทรพยากรบคคลทเปนระบบหลกของมหาวทยาลย ลดความซาซอนและภาระของสวนงานตาง ๆ ทตองดาเนนการบนทกขอมลหลายฐานขอมล

5.4.2 ควรกาหนดใหมการประชมรวมกนในการพฒนาและตดตงระบบงาน เพอตดตามความคบหนาของโครงการในทก ๆ ดาน กาหนดแนวทางมาตรฐานในการปฏบตงานรวมทงประสานงานและประชาสมพนธขอมลใหกบผทเกยวของของโครงการ

5.4.3 ปจจยสาคญในการพฒนาระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรบคคล คอความรวมมอจากทกฝายทเกยวของกบโครงการตงแตระดบบรหารจนถงระดบปฏบตการ

5.4.4 ใหความสาคญกบดานการบรหารการเปลยนแปลง โดยผบรหารตองใหความสาคญในการบรหารจดการกบความเปลยนแปลงทเกดขน สอสารทาความเขาใจผทเกยวของทกฝายใหทราบถงแนวทางการปฏบตงานทเปลยนแปลงไป เพอเตรยมความพรอมกอนทระบบจะใชงานจรง รวมแกไขปญหา อปสรรคและลดผลกระทบในเชงลบทอาจเกดขนจากการเปลยนแปลง

5.4.5 ควรมการวเคราะหปญหา อปสรรค ขอควรระวง และแนวทางแกไขเปนระยะ ๆเพอใชในการวางแผนและพฒนาการดาเนนงานในระยะตอไป

80

บรรณานกรม

ชยเลศ พชตพรชย. (2552). สรปสาระสาคญระบบ Mahidol University Faculty Information System (MUFIS).[Online] เขาถงไดจาก http://www.qd.mahidol.ac.th/mufis/document/fis_seminar/FIS&CHE%20020909[1].pdf/. (วนทคนขอมล : 1 ธนวาคม 2553).

ณฎฐพนธ เขจรนนทน และไพบลย เกยรตโกมล. (2545). ระบบสารสนเทศเพอการจดการ. กรงเทพฯ: ซเอดยเรชน.

ประพจน สขมานนท. (2547). SAP R/3 ABAP Programming. กรงเทพ : บรษท เอ.อารอนฟอรม เมชนแอนดพบลเคชน จากด.

ศกดดา หวานแกว. (2553). เทคโนโลยสารสนเทศ กบงานบรหารทรพยากรมนษย – การเลอกใชซอฟตแวรเพอการเพมประสทธภาพเชงกาไรใหแกองคกร.[Online] เขาถงไดจาก http://www.hrcenter.co.th/HRKnowView.asp?id=300/. (วนทคนขอมล : 1 ธนวาคม 2553).

สพจน โกสยะจนดา. (2550). การบรหารโครงการในระบบงานไอท. กรงเทพฯ : บรษทจนพบลซซง จากด.

สภาพร พศาลบตร และ นารรตน หวงสนทราพร. (2544). ระบบสารสนเทศเพอการบรหารทรพยากรมนษย. กรงเทพฯ: หางหนสวนจากด วเจ.พรนตง.

สาเรง ยงถาวรสข. (2553). ระบบสารสนเทศในการบรหารทรพยากรมนษย.[Online] เขาถงไดจาก http://www.e-hrit.com/. (วนทคนขอมล 22 พฤศจกายน 2553).

โอภาส เอยมสรวงศ. (2548). การวเคราะหและออกแบบระบบ. กรงเทพ ฯ : บรษท ซเอดยเคชน จากด (มหาชน).

Kenneth C. (2545). ระบบสารสนเทศเพอการจดการ. แปลจากเรอง Management Information Systems. โดยสลยทธ สวางวรรณ. กรงเทพฯ : บรษท เพยรสน เอคดเคชน อนโดไชนา จากด.

Thomas G. Cumming & Christopher G. Worley. (2005). Organization Development & Change. 8 th Edition, USA : Thomson South-Western.

Whitten, Jeffrey L., Bently, Lonnie D. and Dittman, Kevin C. (2001). System Analysis and Design Methods. 5th Edition, America : McGraw – Hill.

การวิเคราะห ์ระบบสารสนเทศ ... · 2019-11-27 ·...

Documents