แนวทางการจดท ารายงาน การควบคมภายใน

หนวยตรวจสอบภายใน สค. 3 พ.ย. 2557

บทน า

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน ไดมระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนวาดวย การก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ. 2544 ไดก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน โดยใหหนวยรบตรวจจดวางระบบการควบคมภายใน โดยใชมาตรฐานการควบคมภายในเปนแนวทาง ในการจดวางระบบการควบคมภายใน และมการรายงานผลเกยวกบการควบคมภายในอยางนอย ปละหนงครง ภายในเกาสบวนนบจากวนสนปงบประมาณหรอปปฏทนแลวแตกรณ และส านกงาน ตรวจเงนแผนดนไดจดท ารายงานการควบคมภายในตามระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน วาดวยการก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ. 2544 ใชเปนแนวทางการในการจดรายงาน การควบคมภายใน ตอมาในปงบประมาณ 2552 ส านกงานตรวจเงนแผนดนไดยกเลกแนวทางการจดท ารายงานการควบคมภายใน ป พ.ศ. 2544 โดยใหใชแนวทางการจดวางระบบการควบคมภายในและ การประเมนผลการควบคมภายในแบบใหม ตงแตวนท 3 กนยายน พ.ศ. 2552 เปนตนไป

สาระส าคญของระเบยบฯ ดงกลาว ก าหนดใหหนวยงานภาครฐทกแหงตองด าเนนการเกยวกบระบบการควบคมภายใน ไดแก การจดวางระบบการควบคมภายใน และการประเมนผลระบบ การควบคมภายใน โดยการประเมนผลตองประเมนทกป และจดสงรายงานการประเมนผลตอผทเกยวของ ไดแก คณะกรรมการตรวจสอบและประเมนผลประจ ากระทรวง คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน ภายใน 90 วน นบแตวนสนปงบประมาณ และคณะกรรมการตรวจสอบและประเมนผลภาคราชการ ไดก าหนดแนวทางการตรวจสอบและประเมนผลภาคราชการ ประจ าแตละปงบประมาณ โดยก าหนดประเดนหวขอในการตรวจสอบและประเมนผล เพอใหคณะกรรมการตรวจสอบและประเมนผล ประจ ากระทรวง ใชประกอบการสอบทานจดท ารายงานผลการตรวจสอบและประเมนผลภาคราชการ ของแตละกระทรวง ซงไดก าหนดเรองการควบคมภายในและการบรหารความเสยง ซงหนวยงาน ตองด าเนนการรายงานตอคณะกรรมการตรวจสอบและประเมนผลประจ ากระทรวง ปละ 2 ครง รอบ 6 เดอน และ 12 เดอน

1

นยามศพท

หนวยรบตรวจ หมายถง ส านกงานกจการสตรและสถาบนครอบครว (สค.)

สวนงานยอย หมายถง ส านกสงเสรมสถาบนครอบครว ส านกสงเสรมความเสมอภาคหญงชาย กองสงเสรมและพฒนาเครอขาย กองกลาง กลมพฒนาระบบบรหาร และหนวยตรวจสอบภายใน

เจาหนาทระดบอาวโส หมายถง ผบรหารระดบสง หรอผเชยวชาญ/ทปรกษา ทมความร ความช านาญเรองการควบคมภายในและไดรบมอบหมายใหอ านวยการและประสานการประเมนผล การควบคมภายใน ตดตามการประเมนผล สรปภาพรวมและจดท ารายงานระดบหนวยรบตรวจ

หวหนาสวนงานยอย หมายถง ผอ านวยการส านก/ กอง/ และ ผอ านวยการ/หวหนา กลมขนตรง

ฝายบรหาร หมายถง ผรบตรวจ หรอผบรหารทกระดบของหนวยรบตรวจ

การควบคม หมายถง วธการทน ามาใชเพอใหมนใจวาการปฏบตงานจะบรรลผลส าเรจตามวตถประสงค

ระบบการควบคมภายใน หมายถง การควบคมทออกแบบใหมการเชอมโยงซ งกนและกนไวในกระบวนการของกจกรรม/การปฏบตงานตงแตตนจนจบ

โครงสรางการควบคมภายใน หมายถง การออกแบบการควบคมโดยพจารณาจากความสมพนธของทรพยากรตาง ๆ กระบวนการท างาน กระบวนการบรหารภายในองคกรนน ๆ

การจดวางระบบการควบคมภายใน หมายถง การก าหนดหรอออกแบบวธการควบคมและน ามาใชเพอใหเกดความมนใจวาการปฏบตงานเปนไปอยางมระเบยบและมประสทธภาพ

การควบคมภายใน หมายถง กระบวนการปฏบตงานทผก ากบดแล ฝายบรหารและบคลากรของ สค. จดใหมขน เพอสรางความมนใจอยางสมเหตสมผลวา การด าเนนงานของหนวยรบตรวจ (สค.) จะบรรลวตถประสงคของการควบคมภายในดานประสทธผลและประสทธภาพของการด าเนนงาน ซงรวมถงการดแลรกษาทรพยสน การปองกนหรอลดความผดพลาด ความเสยหาย การรวไหล การสนเปลอง หรอการทจรตในหนวยรบตรวจ ดานความเชอถอไดของรายงานทางการเงน และ ดานการปฏบตตามกฎหมายระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตร

2

ความหมายและวตถประสงคของการควบคมภายใน การควบคมภายใน หมายถง กระบวนการทผก ากบดแลฝายบรหารและบคลากรทกระดบ

ของหนวยรบตรวจ ก าหนดใหมขนเพอใหมความมนใจอยางสมเหตสมผลวาการด าเนนงานจะบรรลผลส าเรจตามวตถประสงค ตอไปน

1) การด าเนนงาน (Operation : O) หมายถง การบรหารจดการ การใชทรพยากรใหเปนไปอยางมประสทธภาพ และประสทธผล รวมถงการดแลรกษาทรพยสน การปองกนหรอลด ความผดพลาดความเสยหาย การรวไหล การสนเปลอง หรอการทจรตในหนวยงาน

2) การรายงานทางการเงน (Financial : F) หมายถงรายงานทางการเงนทจดท าขนเพอใชภายในและภายนอกหนวยรบตรวจเปนไปอยางถกตอง เชอถอได และทนเวลา

3) การปฏบตตามกฎหมาย และระเบยบขอบงคบทเกยวของ (Compliance : C) ไดแก การปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ หรอมตคณะรฐมนตรทเกยวของกบการด าเนนงานของหนวย รบตรวจ รวมทงการปฏบตตามนโยบาย และวธการปฏบตงานทหนวยงานไดก าหนดขน

วตถประสงคของการควบคมภายในจะแตกตางกนไปขนกบฝายบรหารใหความส าคญกบวตถประสงคใดมากกวากน เชน 1) ใหความส าคญดานการระวงปองกนการทจรต รวไหล 2) การใชประโยชนสงสดจากทรพยากร 3) การรายงานทถกตอง หรอ 4) ทกเรองผสมผสานกน การจดวางระบบการควบคมภายใน ควรใหความส าคญกบการก าหนดวตถประสงคของการควบคมทก าหนดและปรบปรงการควบคมภายในใหมประสทธภาพ และประสทธผล

องคกรทก ากบดแล คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน ไดออกระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนวาดวย

การก าหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ. 2544 ก าหนดใหหนวยรบตรวจน ามาตรฐานการควบคมภายในตามระเบยบฯ ไปใชเปนแนวทางการจดวางระบบการควบคมภายในใหเปนไปอยางมประสทธภาพและบรรลวตถประสงคของการควบคมภายใน พรอมรายงานตอคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน ผก ากบดแล และคณะกรรมการตรวจสอบเกยวกบการควบคมภายในอยางนอยปละ 1 ครง ภายในเกาสบวนนบจากวนสนปงบประมาณ หรอปปฏทนแลวแตกรณ

3

แผนผงแบบรายงานการควบคมภายใน

ระดบสวนงานยอย (ส านกสงเสรมสถาบนครอบครว ส านกสงเสรมความเสมอภาคหญงชาย กองสงเสรมและพฒนาเครอขาย กองกลาง กลมพฒนาระบบบรหาร และหนวยตรวจสอบภายใน)

แบบประเมนองคประกอบของ การควบคมภายใน

5 ดาน

แบบสอบถามการควบคมภายใน (เฉพาะดานทเกยวของ) เฉพาะค าตอบ “ไมม/ ไมใช”

แบบ ปย. 2 รายงานการประเมนผลและ

การปรบปรงการควบคมภายใน

สง - เลขานการคณะท างานควบคมภายในฯ เพอจดท ารายงาน การควบคมภายในระดบหนวยงาน

แบบ ปย. 1 รายงานผลการประเมน

องคประกอบของการควบคมภายใน

4

แบบการรายงานการควบคมภายในทสวนงานยอยตองจดท า

1. แบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน 2. รายงานผลการประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน (แบบ ปย. 1) 3. รายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน (แบบ ปย. 2) 4. แบบรายงานผลการตดตามการปฏบตตามแผนการปรบปรงการควบคมภายใน

สรปขนตอนการจดท ารายงานการควบคมภายในระดบสวนงานยอย 1. จดท ารายงานผลการประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน (แบบ ปย. 1) โดยใช แบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน 5 องคประกอบ (สภาพแวดลอมการควบคม/ การประเมนความเสยง/ กจกรรมการควบคม/ สารสนเทศและการสอสาร/ การตดตามประเมนผล) 2. ประเมนความเสยงทวไปทมผลกระทบตอการบรรลวตถประสงคของการควบคมภายใน โดยใชแบบสอบถามการควบคมภายใน ตามหนงสอแนวทาง : การจดวางระบบการควบคมภายในและ การประเมนผลการควบคมภายในของส านกงานการตรวจเงนแผนดน ภาคผนวก ข 3. จดท ารายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน (แบบ ปย. 2) โดยน าขอมลมาจากกจกรรมทมจดออนมาพจารณาในการจดท ารายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน (แบบ ปย. 2)

4. จดท าแบบ ปย. 1 (รายงานผลการประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน) และ แบบ ปย. 2 (รายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน สงใหเลขานการคณะท างานควบคมภายใน (ฝายบรหารทวไป กองกลาง) เพอรวบรวมจดท าเปนรายงานการควบคมภายใน ระดบองคกร

5

แบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน จดทควรประเมน ความเหน/ค าอธบาย

1. สภาพแวดลอมของการควบคม ผประเมนควรพจารณาแตละปจจยทมผลกระทบตอสภาพแวดลอม การควบคมเพอพจารณาวาหนวยรบตรวจมสภาพแวดลอมการควบคม ทด หรอไม 1.1 ปรชญาและรปแบบการท างานของผบรหาร ■ มทศนคตทดและสนบสนนการปฏบตหนาทภายในองคกร รวมทงการตดตามผล การตรวจสอบและการประเมนผล ทงจากการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบภายนอก ■ ม ท ศนคต ท เห มาะสมต อการราย งานทางการเงน งบประมาณ และการด าเนนงาน ■ มทศนคตและการปฏบตท เหมาะสมตอการกระจายอ านาจ ■ มทศนคตท เหมาะสมในการจดการความเสยงจากการวเคราะหความเสยงทเกยวของอยางรอบคอบ และการพจารณาวธการ ลดหรอปองกนความเสยง ■ มความมงมนทจะใชการบรหารแบบมงสมฤทธของงาน (Performance - Based Management) 1.2 ความซอสตยและจรยธรรม ■ มขอก าหนดดานจรยธรรมและบทลงโทษเปนลายลกษณอกษร และเวยนใหพนกงานทกคนลงนามรบทราบเปนครงคราว ■ พนกงานทราบและเขาใจลกษณะของพฤตกรรมทยอมรบและไมยอมรบและบทลงโทษตามขอก าหนดดานจรยธรรมและ แนวทางการปฏบตทถกตอง ■ ฝายบรหารสงเสรมและสนบสนนวฒนธรรมองคกรทมงเนนความส าคญของความซอสตยและจรยธรรม ■ ฝายบรหารมการด าเนนการตามควรแตกรณ เมอไมมการปฏบตตามนโยบาย วธการปฏบต หรอระเบยบปฏบต ■ ฝายบรหารก าหนดเปาหมายการด าเนนงานทเปนไปไดและไม ส ร างความกดดน ให แกพน ก งาน ในการปฏ บ ต งาน ให บรรลตามเปาหมายทเปนไปไมได

6

จดทควรประเมน ความเหน/ค าอธบาย

■ ฝายบรหารก าหนดสงจงใจทยตธรรมและจ าเปน เพอใหมนใจวาพนกงานจะมความซอสตยและถอปฏบตตามจรยธรรม ■ ฝายบรหารด าเนนการโดยเรงดวนเมอมสญญาณแจงวาอาจมปญหาเรองความซอสตยและจรยธรรรมของพนกงานเกดขน 1.3 ความร ทกษะและความสามารถของบคลากร ■ มการก าหนดระดบความร ทกษะและความสามารถ ■ มการจดท าเอกสารค าบรรยายคณลกษณะงานของแตละ ต าแหนงและเปนปจจบน ■ มการระบและแจงใหพนกงานทราบเกยวกบความรทกษะและความสามารถทตองการส าหรบการปฏบตงาน ■ มแผนการฝกอบรมตามความตองการของพนกงานทงหมดอยางเหมาะสม ■ การประเมนผลการปฏบตงานพจารณาจากการประเมนปจจยทมผลตอความส าเรจของงาน และมการระบอยางชดเจนใน สวนพนกงานมผลการปฏบตงานด และสวนทตองมการปรบปรง 1.4 โครงสรางองคกร ■ มการจดโครงสรางและสายงาน การบงคบบญชาท ชดเจนและเหมาะสมกบขนาดและลกษณะการด าเนนงานของหนวย ตรวจรบ ■ ม ก ารประเม นผล โครงสร า งเป น คร งคราวและปรบเปลยนทจ าเปนใหสอดคลองกบสถานการณทมการเปลยนแปลง ■ มการแสดงแผนภมการจดองคกรทถกตองและทนสมยใหพนกงานทกคนทราบ 1.5 การมอบอ านาจและหนาทความรบผดชอบ ■ มการมอบหมายอ านาจและหนาทความรบผดชอบใหกบบคคลทเหมาะสมและเปนไปอยางถกตอง และมการแจงใหพนกงานทกคนทราบ ■ ผบรหารมวธการทมประสทธภาพในการตดตามผลการด าเนนงานทมอบหมาย

7

จดทควรประเมน ความเหน/ค าอธบาย

1.6 นโยบายวธบรหารดานบคคล ■ มการก าหนดมาตรฐานหรอขอก าหนดในการวาจางบคลากรทเหมาะสม โดยเนนถงการศกษา ประสบการณ ความซอสตย และมจรยธรรม ■ มการจดปฐมน เทศใหกบพนกงานใหม และจดฝกอบรมพนกงานทกคนอยางสม าเสมอและตอเนอง ■ การเลอนต าแหน งและอตราเงนเดอน และการโยกยายขนอยกบการประเมนผลการปฏบตงาน ■ การประเมนการปฏบตงานของพนกงานไดพจารณารวมถงความซอสตยและจรยธรรม ■ มการลงโทษทางวนยและแกไขปญหา เมอมการ ไมปฏบตตามนโยบายหรอขอก าหนดดานจรยธรรม 1.7 กลไกการตดตามการตรวจสอบการปฏบตงาน ■ มคณ ะกรรมการตรวจสอบหรอคณ ะกรรมการตรวจสอบและประเมนผลภาคราชการ และมการก ากบดแล การปฏบตงานภายในทก าหนดอยางตอเนองและสม าเสมอ ■ มผ ตรวจสอบภายใน และมการรายงานผลการตรวจสอบภายในตอหวหนาสวนราชการ 1.8 อน ๆ (โปรดระบ) ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… สรป / วธการทควรปฏบต ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ชอผประเมน……………………………………. ต าแหนง................................................................... วนท....../ .............../.........

8

จดทควรประเมน ความเหน/ค าอธบาย

2. การประเมนความเสยง กอนการประเมนความเสยงจะตองสรางความชดเจนเกยวกบวตถประสงคการด าเนนงานทงในระดบหนวยรบตรวจ และระดบกจกรรม (เชนแผนงาน หรองานทไดรบมอบหมาย) วตถประสงคของการประเมนองคประกอบการควบคมภายในน เพอทราบกระบวนการระบความเสยง การวเคราะห และการบรหารความเสยงวาเหมาะสม เพยงพอ หรอไม 2.1 วตถประสงคระดบหนวยรบตรวจ ■ มการก าหนดวตถประสงคและเปาหมายการด าเนนงานของหนวยงานอยางชดเจนและวดผลได ■ มการเผยแพรและชแจงใหบคลากรทกระดบทราบและเขาใจตรงกน 2.2 วตถประสงคระดบกจกรรม ■ มการก าหนดวตถประสงคของการด าเนนงานในระดบกจกรรมและวตถประสงคนสอดคลองและสนบสนนวตถประสงคระดบหนวยรบตรวจ ■ มวตถประสงคระดบกจกรรมชดเจน ปฏบตได และวดผลได ■ บคลากรทกคนทเกยวของมสวนรวมในการก าหนดและใหการยอมรบ 2.3 การระบปจจยเสยง ■ ผบรหารทกระดบมสวนรวมในการระบและประเมนความเสยง ■ มการระบและประเมนความเสยงทอาจเกดขนจากปจจยภายใน และภายนอก เชน การปรบลดบคลากรการใชเทคโนโลยสมยใหม การเกดภยธรรมชาต การเปลยนแปลงทางการเมอง เศรษฐกจและสงคม เปนตน 2.4 การวเคราะหความเสยง ■ มการก าหนดเกณฑในการพจารณาระดบความส าคญของความเสยง

9

10

จดทควรประเมน ความเหน/ค าอธบาย

■ มการวเคราะหและประเมนระดบความส าคญหรอผลกระทบของ ความเสยงและความถทจะเกดหรอโอกาสทจะเกดความเสยง 2.5 การก าหนดวธการควบคมเพอปองกนความเสยง ■ มการวเคราะหสาเหตของความเสยงทอาจเกดขนและก าหนดวธการควบคมเพอปองกนหรอลดความเสยง ■ มการพจารณาความคมคาของตนทนทจะเกดขนจากการก าหนดวธการควบคมเพอปองกนหรอลดความเสยง ■ มการแจงใหบคลากรทกคนทราบเกยวกบวธการควบคมเพอปองกนหรอลดความเสยง ■ มการตดตามผลการปฏบตตามวธการควบคมทก าหนดเพอปองกนหรอลดความเสยง 2.6 อน ๆ (โปรดระบ) ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… สรป/วธการทควรปฏบต ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ชอผประเมน........................................ ต าแหนง ..............................................

วนท ........./............/........ 3. กจกรรมการควบคม ในการประเมนความเพยงพอของการควบคมภายในผประเมนควรพจารณาวา มกจกรรมการควบคมทส าคญเหมาะสม เพยงพอและมประสทธผลหรอไม 3.1 กจกรรมการควบคมไดก าหนดขนตามวตถประสงคและผลการประเมนความเสยง 3.2 บคลากรทกคนทราบและเขาใจวตถประสงคของกจกรรมการควบคม 3.3 มการก าหนดขอบเขตอ านาจหนาทและวงเงนอนมตของผบรหารแตละระดบไวอยางชดเจนและเปนลายลกษณอกษร

จดทควรประเมน ความเหน/ค าอธบาย 3.4 มมาตรการปองกนและดแลรกษาทรพยสนอยางรดกมและเพยงพอ 3.5 มการแบงแยกหนาทการปฏบตงานทส าคญหรองานทเสยงตอความเสยหายตงแตตนจนจบ เชน การอนมต การบนทกบญช และการดแลรกษาทรพยสน 3.6 มขอก าหนดเปนลายลกษณอกษร และบทลงโทษกรณฝาฝนในเรองการมผลประโยชนทบซอนโดยอาศยอ านาจหนาท 3.7 มมาตรการตดตามและตรวจสอบใหการด าเนนงานขอองคกรเปนไปตามกฎระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตร 3.8 อน ๆ (โปรดระบ) …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… สรป / วธการทควรปฏบต …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ชอผประเมน............................................ ต าแหนง.................................................. วนท............./........... / .................. 4. สารสนเทศและการสอสาร การด าเนนการเกยวกบการควบคมภายในจะตองมสารสนเทศทเกยวของและเชอถอได ผประเมนควรพจารณาความเหมาะสมของระบบสารสนเทศและการสอสารตอความตองการของผใชและการบรรลวตถประสงคของการควบคมภายใน 4.1 จดใหมระบบสารสนเทศและสายการรายงานส าหรบการบรหารและตดสนใจของฝายบรหาร 4.2 มการจดท าและรวบรวมขอมลเกยวกบการด าเนนงานการเงน และการปฏบตตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตรไวอยางถกตอง ครบถวน และเปนปจจบน 4.3 มการจดเกบขอมล/เอกสารประกอบการจายเงนและการบนทกบญชไวครบถวน สมบรณ และเปนหมวดหม

11

จดทควรประเมน ความเหน/ค าอธบาย 4.4 มการรายงานขอมลทจ าเปนทงจากภายในและภายนอกใหผบรหารทกระดบ 4.5 มระบบการตดตอสอสารทงภายในและภายนอกอยางเพยงพอ เชอถอได และทนกาล 4.6 มการสอสารอยางชดเจนใหพนกงานทกคนทราบและเขาใจบทบาทหนาทของตนเกยวกบการควบคมภายใน ปญหาและจดออนของการควบคมภายในทเกดขนและแนวทางการแกไข 4.7 มกลไกหรอชองทางใหพนกงานสามารถเสนอขอคดเหน หรอขอเสนอแนะในการปรบปรงการด าเนนงานขององคกร 4.8 มการรบฟงและพจารณาขอรองเรยนจากภายนอก อาท รฐสภา ประชาชน สอมวลชน 4.9 อน ๆ (โปรดระบ) …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… สรป / วธการทควรปฏบต …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ชอผประเมน............................................ ต าแหนง.................................................. วนท............./........... / .................. 5. การตดตามประเมนผล ผประเมนควรพจารณาความเหมาะสมของระบบการตดตามประเมนผลการควบคมภายในขององคกรในอนจะชวยใหบรรลวตถประสงคของการควบคมภายใน 5.1 มการเปรยบเทยบแผนและผลการด าเนนงาน และรายงานใหผก ากบดแลทราบเปนลายลกษณอกษรอยางตอเนองและสม าเสมอ 5.2 กรณผลการด าเนนงานไมเปนไปตามแผน มการด าเนนการแกไขอยางทนกาล

12

จดทควรประเมน ความเหน/ค าอธบาย

5.3 มการก าหนดใหมการตดตามผลในระหวางการปฏบตงานอยางตอเนองและสม าเสมอ 5.4 มการตดตามและตรวจสอบการปฏบตตามระบบการควบคมภายในทก าหนดไวอยางตอเนองและสม าเสมอ 5.5 มการประเมนผลความเพยงพอและประสทธผลของการควบคมภายใน และประเมนการบรรลตามวตถประสงคขององคกรในลกษณะการประเมนการควบคมดวยตนเองและ/หรอการประเมนการควบคมอยางเปนอสระ อยางนอยปละหนงครง 5.6 มการรายงานผลการประเมนและรายงานการตรวจสอบของผตรวจสอบภายในโดยตรงตอผก ากบดแลและ/หรอคณะกรรมการตรวจสอบ 5.7 มการตดตามผลการแกไขขอบกพรองทพบจากการประเมนผลและการตรวจสอบของผตรวจสอบภายใน 5.8 มการก าหนดใหผบรหารตองรายงานตอผก ากบดแลทนทในกรณทมการทจรตหรอสงสยวามการทจรต มการไมปฏบตตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตรและมการกระท าอนทอาจมผลกระทบตอองคกรอยางมนยส าคญ 5.9 อน ๆ (โปรดระบ) …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… สรป / วธการทควรปฏบต …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ชอผประเมน............................................ ต าแหนง.................................................. วนท............./........... / ..................

ผรายงานสวนงานยอย ไดแก ผอ านวยการของส านก/กอง/กลมขนตรง

13

ค าอธบายแบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน แบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน ตามมาตรฐานการควบคมภายในท

คณะกรรมการตรวจเงนแผนดนก าหนด ม 5 องคประกอบดงน 1. สภาพแวดลอมของการควบคม 2. การประเมนความเสยง 3. กจกรรมการควบคม 4. สารสนเทศและการสอสาร 5. การตดตามประเมนผล แบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน ผประเมน (ส านก/กอง/กลมงาน

ขนตรง) อาจปรบปรงแกไขเพมเตมขอความตามความเหมาะสม ส าหรบชองความเหน/ค าอธบาย ใชส าหรบจดบนทกขอคดเหนหรอค าอธบายในหวขอนนๆ โดยจะตองสรปรวมวาหนวยงานใหความส าคญหรอปฏบตอยางไรในเรองนนๆ ตอนทายของแตละองคประกอบของการควบคมภายในใชบนทก ผลการประเมนโดยทวไปและระบวธการทควรปฏบต

14

ชอหนวยรบตรวจ/สวนงานยอย รายงานผลการประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน

ณ วนท.......เดอน......................พ.ศ................. องคประกอบของการควบคมภายใน ผลการประเมน/ขอสรป

1. สภาพแวดลอมการควบคม 1.1 …………………………………………………………………… 1.2 …………………………………………………………………… ฯลฯ

2. การประเมนความเสยง 2.1 …………………………………………………………………… 2.2 ………………………………………………………………….. ฯลฯ

3. กจกรรมการควบคม 3.1 …………………………………………………………………… 3.2 ………………………………………………………………….. ฯลฯ

4. สารสนเทศและการสอสาร 4.1 …………………………………………………………………… 4.2 ………………………………………………………………….. ฯลฯ

5. การตดตามประเมนผล 5.1 …………………………………………………………………… 5.2 ………………………………………………………………….. ฯลฯ

ผลการประเมนโดยรวม ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ชอผรายงาน.................................................................................. (หวหนาสวนงานยอย)

ต าแหนง................................................................. .. วนท.............เดอน.........................พ.ศ. ...................

แบบ ปย. 1 15

ค าอธบายแบบรายงานผลการประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน

สรปจากแบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน มาบนทกในแบบรายงานผล การประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน (แบบ ปย. 1) โดยระบขอมลสรปการควบคมภายในของแตละองคประกอบ ลงในชององคประกอบของการควบคมภายใน และระบผลการประเมน/ขอสรปของ แตละองคประกอบของการควบคมภายในพรอมจดออนหรอความเสยงทยงมอย ททายแบบจะบนทก การสรปผลการประเมน โดยรวมขององคประกอบของการควบคมภายใน ช อผ รายงานไดแก หวหนาสวนงานยอย ผอ านวยการส านก/กอง/กลมงานขนตรง พรอมระบต าแหนง และวนทรายงาน

16

แบบ ปย. 2

ชอสวนงานยอย................................................ รายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน

ส าหรบปสนสดวนท ............... เดอน............................. พ.ศ. ...................

กระบวนการปฏบตงาน/ โครงการ/ กจกรรม/

ดานของงานทประเมน และวตถประสงคของ

การควบคม (1)

การควบคม ทมอย

(2)

การประเมนผล การควบคม

(3)

ความเสยงท ยงมอย

(4)

การปรบปรง การควบคม

(5)

ก าหนดเสรจ/ ผรบผดชอบ

(6)

หมายเหต

(7)

ชอผรายงาน......…………....................… (หวหนาสวนงานยอย) ต าแหนง...……………………….........… วนท..…..../…………../.……….....……..

17

ค าอธบายแบบรายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน แบบ ปย.2 1. ชอสวนงานยอย – ส านก/กอง 2. ชอรายงาน - รายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน 3. งวดรายงาน - ระบส าหรบงวดปสนสดวนท ๓๐ เดอนกนยายน พ.ศ. .... 4. กระบวนการปฏบตงาน / โครงการ.........และวตถประสงคของการควบคม – ระบวตถประสงค

ของกจกรรมหรอดานของงานทก าลงประเมน ถาเปนกระบวนการปฏบตงานหรอโครงการใหระบขนตอนทส าคญของกระบวนการปฏบตงานหรอโครงการนน รวมทงวตถประสงคของแตละขนตอน ทงน หนงกจกรรม/ดานของงาน /ขนตอนการปฏบตงานอาจมหลายวตถประสงค

5. การควบคมทมอย สรปขนตอน / วธปฏบตงาน / นโยบาย / กฎเกณฑทใชปฏบตอยส าหรบ กจกรรมตางๆ

6. การประเมนผลการควบคม เปนการประเมนวาการควบคมทมอยวาเพยงพอและมประสทธผลหรอไมโดยตอบค าถามตอไปน 1 ) การก าหนด/สงอยางเปนทางการใหปฏบตตามการควบคมหรอไม 2 ) มการปฏบตจรงตามการควบคมหรอไม 3 ) ถามการปฏบตจรง การควบคมชวย ใหงานส าเรจตามวตถประสงคทก าหนดหรอไม 4 ) ประโยชนทไดรบ คมคากบตนทนของ การควบคมหรอไม

7. ความเสยงทยงมอย ระบความเสยงทยงมอยทมผลกระทบตอความส าเรจตามวตถประสงคของ การควบคมดานใดดานหนง หรอหลายดาน คอ 1 ) ดานการด าเนนงาน 2 ) ดานความถกตองเชอถอได ของรายงานการเงน 3 ) ดานการปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ

8. การปรบปรงการควบคมภายใน - เสนอแนะการปรบปรงการควบคมเพอปองกนหรอลดความเสยง 9. ก าหนดเสรจ/ผรบผดชอบ - ระบผรบผดชอบในการแกไขปรบปรง และวนทด าเนนการปรบปรง

แลวเสรจ 10. หมายเหต - ระบขอมลอนทตองการแจงใหทราบ เชน วธด าเนนการและเอกสารหลกฐานท

เกยวของ ชอผรายงาน ต าแหนง และวนท ระบชอหวหนาสวนงานยอย ซงรบผดชอบในการจดท าพรอมทงต าแหนงและวนท เดอน ป พ.ศ.ทจดท าเสรจสน

18

ชอสวนงานยอย

รายงานผลการตดตามการปฏบตตามแผนการปรบปรงการควบคมภายใน ส าหรบงวด......เดอน ตงแตวนท ..... เดอน.... พ.ศ. ..... ถงวนท ..... เดอน.... พ.ศ. .....

กระบวนการปฏบตงาน/ โครงการ/กจกรรม/

ดานของงานทประเมน และวตถประสงคของ

การควบคม

ความเสยงทยงมอย

งวด/เวลาท พบจดออน

การปรบปรงการควบคม

ก าหนดเสรจ/

ผรบผดชอบ

ผลการด าเนนการ/หลกฐานอางอง

วธตดตามและสรปการประเมน/ขอคดเหน

19

ชอผรายงาน......…………....................… (หวหนาสวนงานยอย) ต าแหนง...……………………….........… วนท..…..../…………../.……….....……..

ค าอธบายแบบรายงานผลการตดตามการปฏบตตามแผนการปรบปรงการควบคมภายใน

ใชส าหรบรายงานผลการด าเนนงานตามแผนการปรบปรงการควบคมภายใน เปนรายงวด หรอรายไตรมาส อยางนอย 2 รอบ คอ รอบ 6 เดอน และ รอบ 12 เดอน

ขอสงเกตของหนวยตรวจสอบภายใน 1) ผลสรปในแบบรายงานผลการประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน

(แบบ ปย. 1) มจดออนทตองปรบปรงการควบคม จะปรากฏเปนแผนการปรบปรงการควบคมใน ตามแบบรายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน (แบบ ปย.2)

2) แบบรายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน (แบบ ปย.2) ตองรายงานกระบวนการปฏบตงานใหครบถวนตามกระบวนการปฏบตงานนนๆ

3) กระบวนการปฏบตงานเพอจดท าแผนการปรบปรงการควบคมภายใน ควรเปนกระบวนการปฏบตงานตามภารกจหลกของส านก/กอง เพอใหแผนการปรบปรงการควบคมภายใน ระดบหนวยรบตรวจ (ส านกงานกจการสตรและสถาบนครอบครว) มความครอบคลมทกภารกจหลก ของ สค. เนองจากแผนการปรบปรงการควบคมภายในของระดบหนวยรบตรวจ (ส านกงานกจการสตรและ สถาบนครอบครว) มาจากการรวบรวมแผนการปรบปรงการควบคมภายใน ระดบสวนงานยอยจดท าเปน แผนฯ ระดบหนวยรบตรวจ ซ งจะตองจดสงใหคณะกรรมการตรวจสอบและประเมนผลประจ า กระทรวงการพฒนาสงคมและความมนคงของมนษย (คตป. พม.)

20

เอกสารอางอง

หนงสอ

ส านกงานการตรวจเงนแผนดน (2552). แนวทางการจดวางระบบการควบคมภายในและการประเมนผลการควบคมภายใน . กรงเทพมหานคร.