บทความฉบบเตม (TQM Full Paper)

ชอเรองน าเสนอ “การบรหารกระบวนการตดตามหนอยางเปนระบบครบวงจรของคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล”

ชอหนวยงาน ฝายการคลง ส านกงานคณบด คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล

ผน าเสนอ 1. นางจนตนา ธนทธนศกด ต าแหนง นกวชาการเงนและบญช 2. น.ส.ณฏฐระพ ชาประดษฐ ต าแหนง นกวชาการเงนและบญช 3. นายชลชย นงสานนท ต าแหนง ผปฏบตงานบรหาร ปรกษา รองศาสตราจารยแพทยหญงอบลรตน สนตวตร รองคณบดฝายการคลง

1. บทสรปของผบรหาร โรงพยาบาลศรราช เปนโรงพยาบาลภายใตสงกดคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล ด าเนนการภายใตวสยทศน การเปนสถาบน ทางการแพทยของแผนดนมงสความเปนเลศระดบสากล จากการใหบรการรกษาพยาบาลผปวยสวนใหญในปจจบนเปนการใหบรการผปวยสทธประเภทเครดตเงนเชอ สทธสวสดการขาราชการ สทธประกนสขภาพแหงชาต สทธประกนสงคมและสทธตนสงกดหนวยงานตางๆ โครงการวจย รวมทงเงนยมทดรองจาย ประมาณรอยละ 90 ของคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล จงเปนทมาของการพฒนาการบรหารกระบวนการตดตามหนอยางเปนระบบครบวงจรทเปนเลศของคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล การบรหารกระบวนการตดตามหนใหมประสทธภาพนน จงไดมแนวคดพฒนาและปรบปรงระบบการตดตามหนใหมประสทธภาพ อกทงยงตองมการพฒนาบคลากรใหสอดคลองกบแผนการด าเนนการของฝายการคลงและ มการก าหนดเปาหมายทชดเจนในการรองรบพนธกจตางๆ ฝายการคลง คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล มการบรหารจดการลกหนโดยการด าเนนการตดตามทวงหน เพอไมใหคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาลสญเสยรายได จงท าให ตองมจดการขอมลบญชลกหนคางช าระในรายงานระบบบญชและรายงานขอมลลกหน (Aging) จ านวนมากและจากเดมการจดท าหนงสอตดตามทวงหนนนเปนแบบ Manual ประมาณ 20,000 ฉบบตอป ท าใหขอมลในการตดตามหนมโอกาสคลาดเคลอน และมความลาชา อกทงขอความและรปแบบหนงสอตดตามหนของแตละประเภทกลมลกหนมความแตกตางกน การตดตามทวงหนมความยงยากไมมความคลองตว เกดโอกาสไดรบช าระเงนจากลกหนลาชา เพอมให คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล ตองเสยโอกาสในการน ารายไดสวนนไปบรหารจดการรายไดภายในคณะฯ ท าใหตองมการบรหารกระบวนการตดตามหนอยางเปนระบบครบวงจร มการจดการขอมลบญชลกหนและรายงานลกหนทมหนคางช าระเกนก าหนด การจดท ารายงานสถต รายงานผล ในการน าเสนอผบรหาร จงน ามาซงการคดวเคราะหบรณาการ พฒนาโปรแกรมทใชในการตดตามหนทงลกหนภายในและภายนอกของคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล ทมขอมลจ านวนมาก โดยการพฒนาและออกแบบโปรแกรมในระบบ SAP ใหรองรบรายการขอมลลกหน (Aging) สถานะหนคางช าระ โดยแยกอายหนทเกนก าหนดตามชวงอายหน ตามประเภทสทธของทกหนวยงานหรอบคคล ใหสามารถจดท าหนงสอตดตามหน และรายละเอยดประกอบแนบการตดตามหนโดยใชฐานขอมล ในระบบ SAP ไดโดยอตโนมต ท าใหสามารถ

2

ปฏบตงาน ไดคลองตวขน เรยกดรายงานสถานะลกหน แบบ Real Time ได ซงขอมลรายงานทไดนน รวดเรว ถกตอง ครบถวน เปนปจจบน สรปวธปฏบตทเปนแบบอยางทดเยยม ไดแก

1) ออกหนงสอตดตามหนอยางมประสทธภาพ ดวยระบบ SAP ทแสดงขอมลรายละเอยดประกอบอยางถกตอง ครบถวน

2) แบบรายงาน ขอมลเชงสถตและรายงานบญชลกหน ภายในและภายนอกคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล เพอผบรหารใชวเคราะหประกอบการตดสนใจ เจรจากบลกหน ไดอยางประสทธภาพ

3) อ านวยความสะดวกลกหน ในการตดตอท าธรกรรมทางการเงน กบคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล โดยใชระบบ Internet banking ไดอยางสะดวก และรวดเรว

4) จดการขอมลลกหนภายในและภายนอกคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล อยางมมาตรฐาน โดยสามารถสบคนและตรวจสอบยอนหลงไดอยางรวดเรว และถกตอง

2. ขอมลเกยวกบหนวยงานของทาน

วสยทศน วฒนธรรม พนธกจ

คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล

วสยทศน

คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาลเปนสถาบนทางการแพทยของแผนดน มงสความเปนเลศระดบสากล

วฒนธรรมองคกร “SIRIRAJ” ประกอบดวย

S = Seniority รกกนดจพนอง I = Integrity ซอสตย ถกตอง เชอถอได R = Responsibility รบผดชอบ มประสทธภาพ ตรงตอเวลา I = Innovation คดสรางสรรค R = Respect ใหเกยรต เอาใจเขามาใสใจเรา A = Altruism ค านงถงประโยชนของผอนและสวนรวมเปนทตง J = Journey to Excellence and Sustainability มงมนพฒนาสความเปนเลศอยางยงยน

3

พนธกจ คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาลมพนธกจทจะจดการศกษาเพอผลตบณฑตและบคลากรทางการแพทย

ทกระดบและแพทยผเชยวชาญเฉพาะทาง ท าการวจย สรางบรรยากาศทางวชาการ ใหบรการทางการแพทยทมคณภาพ คณธรรม ทนสมย ไดมาตรฐานสากล สอดคลองกบความตองการของประเทศ และน ามาซงศรทธาและความนยมสงสด จากประชาชน รวมทงชน าสงคมไทยในดานสขภาพอนามยและคณภาพชวต

โดยฝายการคลง อยภายใตการบรหารจดการของ คณบดคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล โดยเปนหนวยงานทดแลระบบบญช การเงน งบประมาณ และการบรหารการคลง โดยมวสยทศ พนธกจ ทสอดคลองกบคณะแพทยศาสตร ศรราชพยาบาล

ฝายการคลง

โครงสรางฝายการคลง

วสยทศน : ฝายการคลง เปนหนวยงานบรหารงานดานการคลง มงสความเปนเลศระดบสากล

พนธกจ : ฝายการคลง คอ จดการดานการเงน การบญช งบประมาณ การบรหารลกหนและการวเคราะหตนทน ทไดมาตรฐาน โปรงใส สามารถตรวจสอบได รวมทง มการพฒนาบคลากร และเทคโนโลยสารสนเทศ อยางตอเนอง

4

หนาทความรบผดชอบ : บรหารจดการดานการเงน บญช งบประมาณ การบรหารลกหน และการวเคราะหตนทนทไดมาตรฐาน โปรงใส ตรวจสอบได มการพฒนาบคลากรและเทคโนโลยสารสนเทศอยางตอเนอง มงสความกาวหนาอยางมมาตรฐานในระดบสากล

ผลตภณฑ บรการ ทส าคญและการสงมอบใหลกคา

บรการหลกทส าคญ ฝายการคลงมหนาทในการตดตามหนทงลกหนภายในและภายนอก ของคณะแพทยศาสตร ศรราชพยาบาล เนองจากยอดลกหนทคางช าระมปรมาณมาก มความหลากหลายและมความสลบซบซอนของขอมล ฝายการคลง มการพฒนาและออกแบบโปรแกรมในระบบ SAP โดยใชขอมลการบนทกในระบบ SAP เพอน ามารองรบการท างานใหไดประโยชนสงสด ในกระบวนการตดตามหนอยางเปนระบบ ท าใหขอมลมความถกตอง ครบถวน รวดเรว และมประสทธภาพ ขอมลมสถานะเปนปจจบน ระบบมความเสถยร นาเชอถอและปลอดภยสง

บรการหลกทส าคญ กลไกสงมอบบรการลกคา การยมเงนเงนทดรองจาย บคลากรภายในคณะฯ ยมเงนทดรองจายเพอน าไปใชในกจกรรมและโครงการตาง ๆ คณะฯ ขนตอนการยมเงนทดรองจาย

งานบญชไดรบบนทกอนมตขอยมเงนทดรองจาย ท าการตงหนลกหนเงนยมทดรองจาย ในระบบ SAP และก าหนดการจายเงนใหกบผยมเงนทดรองจาย

โอนเงนเขาบญชผยมเงนทดรองจายเพอน าไปใชในกจกรรมพรอมทงแจงการโอนเงนเขาบญชผานทาง Email

ขนตอนการตรวจสอบอายลกหนทครบก าหนด อายลกหนครบก าหนด 15 วน จดท าหนงสอ

ตดตามหนเงนยมทดรองจาย ฉบบท 1 เพอเรงรดใหผยมเงน สงใชเงนยมใหเสรจสนภายใน 30 วน นบจากวนครบก าหนดเงนยม

อายลกหนครบก าหนด 45 วน จดท าหนงสอตดตามหนเงนยมทดรองจาย ฉบบท 2 ทเกนก าหนดสงใชเงนยมฯ นบจากวนทสนสดโครงการ

ตดตามหนโดยออกหนงสอตดตามหน ฉบบท 1

เพอแจงจ านวนเงนยมฯ ทคางช าระใหลกหนรบทราบ โดยใหตอบกลบเพอยนยนจ านวนเงนคางช าระ / กรณจดท าบนทกสงออกเพอสงใชเงนยมฯใหระบรายละเอยดการสงใช

ตดตามหนโดยออกหนงสอตดตามหน ฉบบท 2 โดยแจงจ านวนเงนยมฯทคางช าระใหลกหนรบทราบ เพอเรงรดใหผยมเงนสงใชเงนยมใหเสรจสนภายใน 30 วน นบจากวนครบก าหนด

5

บรการหลกทส าคญ กลไกสงมอบบรการลกคา เงนยมโดยใหตอบกลบเพอนยนจ านวนเงนคาง

ช าระ/กรณจดท าบนทกสงออกเพอสงใชเงนยมฯใหระบรายละเอยดการสงใช(เวนแตมเหตผลอนควรทไดรบการอนมตจากผมอ านาจอนมตใหผอนผนระยะเวลาสงใชเงนยมออกไปอกแตตองไมเกน 30 วน)

การตรวจสอบและคดกรองลกหนทขอรบบรการรกษาพยาบาลเปนเงนเชอ หนวยงานตนสงกดของผปวยทประสงคเขารบ

บ ร ก า ร เ ป น เ ง น เ ช อ แ ส ด ง คว า ม ปร ะส ง ค โดยการท าหนงสอเสนอตอผอ านวยการโรงพยาบาล

หน วยงานตนส งกด แสดงความน า เช อและความสามารถในการช าระหนโดย

ห น ว ย ง า น ภ า ค เ อ ก ช น จ ด ส ง ง บ ก า ร เ ง น เพอดอตราสวนสภาพคลอง

ห น ว ย ง า น ภ า ค ร ฐ / ร ฐ ว ส า ห ก จ หรอองคกร อสระ ซ งอย ใต ก ากบของร ฐบาล สามารถด าเนนการไดโดยไมมเงอนไข

น าเสนอรายชอหนวยงานทยนความประสงค ข อ ร บ บ ร ก า ร ร ก ษ า พ ย า บ า ล เ ป น เ ง น เ ช อ ตอทประชมคณะกรรมการบรหารโรงพยาบาล เพอพจารณา ตามหลกเกณฑทก าหนดไว

ผลการพจารณาของทประชมคณะกรรมการบรหารโรงพยาบาล มดงน

- อนมต เสนอตอทประชมคณะกรรมการบรหารคณะฯ และคณะกรรมการประจ าคณะฯ

- ไมอนมต แจงหนวยงานทขอท าสญญาขอรบบรการไมสามารถใหบรการเปนเงนเชอได

ชแจง พรอมใหค าแนะน าในการยนความประสงค

ขอรบบรการรกษาพยาบาลเปนเงนเชอ ประสานงานขอเอกสารเ พมเตมในสวนของ

งบการเงน หรอเอกสารประกอบการพจารณาการท าสญญาการใหบรการเปนเงนเชอเพอใหครบถวน

แจงผลการพจารณา

- อนมต

- ไมอนมต

6

บรการหลกทส าคญ กลไกสงมอบบรการลกคา การพสจนตวบคคลและตรวจสอบสทธ เ ม อ ผ ป ว ย เ ข า ร บ บ ร ก า ร ร ก ษ า พ ย า บ า ล

ต อ ง แ ส ด ง บ ต ร ป ร ะ จ า ต ว ป ร ะ ช า ช น หรอหนงสอเดนทาง หรอสตบตร กรณอายต ากวา7 ป เพอพสจนตวบคคล ตรวจสอบกบ

- ฐานขอมลของส านกทะเบยนราษฎร - ฐานขอมลเวชระเบยนของโรงพยาบาล

ตรวจสอบสทธการรกษาพยาบาล - ตรวจสอบฐานขอมลจาก Website

ของนโยบายภาครฐ - ตรวจสอบจากฐานขอมลของหนวยงาน

ตนสงกด - ตรวจสอบจากฐานขอมลโรงพยาบาล - ตรวจสอบบตรประจ าต วพนกงาน

กรณท หน วยงานตนส งกด ใชบ ต รประจ าตวพนกงานยนยนการมสทธ

การสรปคารกษาพยาบาลและขอมลประกอบ - บนทกรายการรกษาพยาบาลตาง ๆ ท

ใหบรการ ท ใหบรการ เชน ขอมลหตถการ ขอมลทางหองปฏบตการ ขอมลรายการยา/เวชภณฑ ขอมลบรการอน ๆ เปนตน

บนทกขอมลรหสโรค รหสหตถการ การเรยกเกบเงน ส ง ข อ ม ล เ ร ย ก เ ก บ เ ง น ท า ง อ เ ล ค ท ร อน ก ส

ตามหลกเกณฑ วธการ และเงอนไขทก าหนดไว สงเอกสารเรยกเกบเงน

ย น ย น ค ว า ม ถ ก ต อ ง ข อ ง เ ว ช ร ะ เ บ ย น ท ใ ช

ประกอบการรกษาพยาบาลในครงนน ค าแนะน าและการยนยนความถกตองของสทธการ

รกษาพยาบาลในครงนนอยางครบถวน ถกตอง ตามสทธประโยชนทพงไดรบ

ทราบรายละเอยด เกยวกบการไดรบบรการและ

ราคา ไดอยางถกตอง แมนย า ทราบขอมลโรค และหตถการทไดรบบรการ

ไดรบขอมลเรยกเกบเงน ตามหลกเกณฑวธการและเงอนไขทก าหนด

- ถกตอง จะไดรบการจายชดเชย - ไมถกตอง ปฏเสธใหแกไขขอมล

7

บรการหลกทส าคญ กลไกสงมอบบรการลกคา การรบช าระและตดหน รบช าระสวนเกนจากผปวย/ญาต รบช าระจากตน

สงกดตามสทธทผปวยพงไดรบ การตรวจสอบและตดตามเรงหน ตรวจสอบขอมลคางช าระในระบบโรงพยาบาลและ

ตดตามเรงรดหนสน ตดตามเปนเอกสาร ตดตามทางโทรศพท

การพจารณาหนคางช าระ ทอาจเกดหนสญ จากการตดตามหนคางช าระ เปนระยะเวลาหนง

และไมมการตอบสนองจากลกหน สรปหนคงคางเสนอตอผบรหาร สรปหนคงคางเสนอนตกร

จายช าระหน ตามมลคาการรกษาพยาบาลไดรบ

ก า ร ย น ย น ว า ไ ม ม ห น ค า ง ช า ร ะ โ ด ย ไ ด ร บใบเสรจรบเงนเปนหลกฐาน ไดการตดตามสอบถามหน

- คางช าระจรง จายช าระ - ช าระแลว ปฏเสธเพอใหโรงพยาบาล

ตรวจสอบ

รบทราบขอมลคางช าระ และพจารณาตามความเหมาะสม

กลมลกคาทส าคญมใครบาง ประเภทผรบบรการ กลมลกคา

ผรบบรการ/หนวยงานทเปนลกหน 1. ภายใน คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล 1.1 ลกหนเงนยมทดรองจาย 1.2 ลกหนโครงการวจย 1.3 ลกหนอนๆเชน คาสาธารณปโภค

2. ลกหนภายนอก คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล 1.1 ลกหนคารกษาพยาบาล ทเปน หนวยงาน

รฐบาล หนวยงานเอกชน บคคล 1.2 ลกหนอนๆ ทไมใชคารกษาพยาบาล เชน คา

เชาสถานท คาธรรมเนยมวทยากร ฯ ผใหบรการ ผปฏบตงานฝายการคลง คณะแพทยศาสตรศรราช

พยาบาล ม งานเงนรายได งานบญช งานการเงน และหนวยวนยและนตการ

8

รางวล / ประกาศนยบตรทไดรบ 1) ไดรบรางวลโครงการตดดาวนวตกรรมดเดนประเภททมสหสาขา ป 2561 ( การเพมประสทธภาพการ

ตดตามเงนยมทดลองจาย ) 2) ไดรบรางวลโครงการตดตาวนวตกรรมดเดนประเภททมสหสาขา ป 2561 (Dunning Letter Design

and Process )

3. การเรยนรความคาดหวงของ "ลกคาของกระบวนการทน าเสนอ”

กลมลกคา ความคาดหวง/

ความตองการทส าคญ วธการประเมน/ ผลลพธ ความถ

ผใหบรการ ผปฏบต งานฝ ายการคลง คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล

- งานเงนรายได - งานบญช - งานการเงน - หนวยวนยและนตการ

1. ผปฏบตงานลดระยะในการจดท าหนงสอตดตามหนและขอมลรายละเอยดประกอบ พร อมท ง ได ข อม ลท ถ กต อ ง ครบถวน

1. ระยะเวลาออกหนงสอตดตามหน 1.1. กา รออกหน ง ส อ

ตดตามหนลกหน เงนยมทดร อ ง จ า ย ภ า ย ใ น ค ณ ะแพทยศาสตรศรราช พยาบาลใช ระยะเวลาในการจดท าแบบเดม ประมาณ 21 นาท/ฉ บ บ แ บ บ ใ ห ม ใ ช เ ว ล า 1 นาท/ฉบบ

1.2. กา รออกหน ง ส อต ด ต า ม ห น ล ก ห น ค ารกษาพยาบาลภายในและภายนอกคณะแพทยศาสตร ศรราชพยาบาล ใชระยะเวลาใ น ก า ร จ ด ท า แ บ บ เ ด ม ประมาณ 15 นาท/ฉบบ แบบใหมใชเวลา 2 นาท/ฉบบ

9

กลมลกคา ความคาดหวง/

ความตองการทส าคญ วธการประเมน/ ผลลพธ ความถ

2. ผปฏบตงานเขาถงขอมลไดงายแบบ Real Time สามารถจ ด ท า ข อ ม ล เ พ อ น า เ ส น อผ บ ร ห า ร ใ ช ว เ ค ร า ะ หประกอบการตดสนใจ ในการต อ ร อ งก บ ล กหน ไ ด อ ย า งรวดเรว ถกตอง ครบถวน 3. มการจดเกบขอมลอยางเปนระบบ สามารถส บค นและตรวจสอบขอมลยอนหลงไดอย างถกตองและรวดเรว มความนาเชอถอ เปนมาตรฐานเดยวกน

2. สามารถเรยกดขอมลลกหนไดแบบ Real Time

ผรบบรการ 1. ภายใน คณะแพทยศาสตร

ศรราชพยาบาล 1.1. ลกหนเงนยมทดรองจาย 1.2. ลกหนโครงการวจย 1.3. ลกหนอนๆ เชน

คาสาธารณปโภค 2. ภายนอก คณะแพทยศาสตร

ศรราชพยาบาล 2.1 ลกหนคารกษาพยาบาล ทเปน หนวยงานรฐบาล หนวยงานเอกชน บคคล 2.2 ล ก ห น อ น ๆ ท ไ ม ใ ช ค ารกษาพยาบาล เชน คาเชาสถานท คาธรรมเนยมวทยากรฯ

- การท าธรกรรม Online

ผานระบบ Internet banking ของธนาคารตางๆ ซงท าใหเกดค ว า ม ส ะ ด ว ก ร ว ด เ ร ว ประหยดเวลา - ลกหน ได รบขอมลหน งส อตดตามหนถกตองและรวดเรว

- ระยะเวลาการรบช าระ

หนลดลงจากป 2560 จ านวน 74 วน ป 2562 เปน 65 วน ลดลง 9 วน -แบบประเมนสอบถามความพงพอใจของลกคา/จากการส อ บ ถ า ม ป ร ะ เ ม น ค ว า ม พ ง พอ ใ จ จ า ก ล ก ห น ท ร บบรการ มความพงพอใจระดบความพงพอใจรอยละ 90 ส งกว า เป าท ต ง ไ วท ระดบมากกวา รอยละ 80

1ครง/เดอน

1ครง/ป

10

4. กระบวนการและวธปฏบตในอดต

เดมคณะฯ ใช โปรแกรม Microsoft office ในการเกบขอมลและใชเปนฐานขอมลในการออกหนงสอตดตามหน

โดยวธการท าแบบ Manual ซงในแตละปมการจดท าหนงสอตดตามหนมากกวา 20,000 ฉบบตอป ขอมลในการตดตามหนม

โอกาสคลาดเคลอน มความลาชาอกทงขอความและรปแบบหนงสอตดตามหนของแตละประเภทกลมสทธมความแตกตาง

กน เดมการท างานไมมระบบรองรบยากตอการจดการและควบคมใหมความครบถวน ถกตองและมประสทธภาพ ท าให

การตดตามทวงหนไมมความคลองตว เกดโอกาสขอมลลกหนคลาดเคลอนและช าระหนลาชา ซงระบบการจดการ

กระบวนการออกหนงสอตดตามหน ลกหนทกประเภทของคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล ประกอบไปดวย

1. ลกหนภายใน คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล 1.1 ลกหนเงนยมทดรองจาย 1.2 ลกหนโครงการวจย 1.3 ลกหนอนๆเชน คาสาธารณปโภค

2. ลกหนภายนอก คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล 2.1 ลกหนคารกษาพยาบาล ทเปน หนวยงานรฐบาล หนวยงานเอกชน บคคล 2.2 ลกหนอนๆ ทไมใชคารกษาพยาบาล เชน คาเชาสถานท คาธรรมเนยมวทยากร

วงจรการตดตามหน

11

โดยมหลกการในการออกหนงสอตดตามหน ตามแตละประเภทกลมลกหน ซงมเงอนไขคอ การก าหนดวนสนสดโครงการ (Due on) การก าหนดวนรบช าระเงน (Due Date) การก าหนดชวงอายหน ในการตดตามหน

กระบวนการตดตามหนในอดต

กระบวนการและวธปฏบตในอดต

ลกหนคารกษาพยาบาลและลกหนอนๆ ลกหนเงนยมทดรองจาย

ตรวจสอบสรปจดกลมสถานะหนคางช าระเกน Due จากรายงาน Aging รายเดอน

หาขอมลลกหนเพอจดท าหนงสอตดตามหน เชน ทอยของลกหน

จดท ารายละเอยดประกอบแนบหนงสอตดตามหน ในโปรแกรม MS. Excel

หาขอมล ชอ-ทอย เลขทบตรประชาชน ของผปวย หาขอมล วนเขารบการรกษา – วนจ าหนายผปวยใน

โปรแกรม MS. Excel พ ม พหน ง ส อ ต ดต ามหน โ ดยก รอกข อม ล ระบบ

ในโปรแกรม MS. Word หาข อม ล ของผ ใ ช ส ท ธ ส ท ธ ต น ส ง ก ด ผ ป ว ย ใน

เปนรายบคคล ในโปรแกรม MS. Excel เสนอผมอ านาจลงนามในหนงสอตดตามหน พมพใบตอบรบไปรษณย ใสซองเอกสารสงไปรษณยใหลกหน

จดท าขอมลลกหนในโปรแกรม MS. Excel จดท าทะเบยนลกหนในระบบ MS. Excel ตรวจสอบรายละเอยดลกหนในระบบ SAP จดท าหนงสอตดตามหนในโปรแกรม MS. Word เสนอผมอ านาจลงนามในหนงสอตดตามหน สงหนงสอตดตามหนใหภาควชา/หนวยงาน

12

จากขอมลยอนหลง ท าใหพบวาการจดท าหนงสอตดตามหน โดยวธ Manual เกดปญหาขอมลในการตดตามหนมโอกาส

คลาดเคลอน มความลาชา จงหาแนวทางการปรบกระบวนการและวธการใหมในการใชขอมลทบนทกในระบบ SAP เพอสามารถ

น ามารองรบการท างานใหไดประโยชนสงสด โดยมการรวบรวมขอมล เกบรายละเอยดทเกยวของ รวมถงปญหา เพอน าขอมลมา

ออกแบบรปแบบหนงสอตดตามหนและพฒนาโปรแกรมการตดตามหนในระบบ SAP

5. กระบวนการและวธปฎบตทไดปรบปรงใหม

จากปญหาทพบฝายการคลง คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล รวมกนศกษาขอมลทบนทกลงในระบบ SAP เพอใชขอมลมาออกแบบรปแบบหนงสอตดตามหนและพฒนาโปรแกรมการตดตามหนในระบบ SAP ใหรองรบการท างาน ใหมความครบถวนสมบรณ ถกตอง มประสทธภาพ โดยใหระบบค านวณวนทครบก าหนด ดงน

การก าหนดวนสนสดโครงการ (Due on) การก าหนดวนทครบก าหนดช าระเงน (Due Date) การก าหนดชวงอายหนคางช าระ (วน)

ออกแบบหนงสอตดตามหน Dunning Letter Design and Process จ านวน 6 กลม 13 รปแบบ

No. ประเภทลกหน ประเภทหนงสอตดตามหน รปแบบหนงสอ

1 ลกหนตนสงกดทวไป เตอนใหช าระเงนคารกษาพยาบาลคางช าระ 3

2 ลกหนตนสงกด รายการยานอกบญชฯ เตอนใหช าระเงนคารกษาพยาบาลคางช าระ 3

3 ลกหนตนสงกดทเปนหนวยงานของพระราชวง พระบรมราชปถมภ

ตดตามสอบถามยอดคางช าระคาบรการทางการแพทย

1

4 ลกหนโครงการวจย ขอความอนเคราะหตรวจสอบยอดคางช าระ คาบรการทางการแพย

1

5 ลกหนตนสงกดประกนสงคม - โรงพยาบาลรฐบาล - โรงพยาบาลเอกชน

เตอนใหช าระเงนคารกษาพยาบาลคางช าระ 3

6 ลกหนเงนยมทดรองจาย เตอนใหสงใชเงนยมทดรองจาย 2

13

การเปรยบเทยบสรปการด าเนนการ กอน-หลง ปรบปรง

14

กระบวนการทไดปรบปรงใหม

อธบายกระบวนการใชงานตามรปขนตอนการด าเนนงานตามขอ 1 ถง ขอ 6

1. ผใชงาน Run ขอมล รายงานอายหน ( Aging Report) ในระบบ SAP 2. Run Dunning Letter เพอแสดงรายการลกหน Overdue

กรณคารกษาพยาบาล : SAP บนทกขอมลไวใน Staging Table โดยผใชงานก าหนด Session Name 3. ผใชงานเลอกรายการ Overdue ในการออกจดหมายตดตามหน

กรณคารกษาพยาบาล : ผใชงานเลอก Session Name แลวตามขอ 2 ส าหรบการออกหนงสอตดตามหน 4. ผใชงานเลอกรายการ ทตองการออกหนงสอตดตามหน ผาน Report ALV Output Screen และกดปม Print

Preview เพอเขาสหนา Output Device โดยก าหนดเครอง Printer เพอ Print Preview เปนรปแบบ ALV เพอตรวจสอบความถกตองของหนงสอตดตามหนและรายงานยอดลกหนคางช าระเกนก าหนด

5. ระบบ SAP จดเกบขอมลการออกหนงสอตดตามหนในแตละครงทมการออกหนงสอตดตามหน ไวใน Own Spool 6. กรณท ไมทราบจ านวนครงทออกหนงสอตดตามหนไปแลวในระบบ สามารถยอนกลบไปตรวจสอบรายการท

ออกหนงสอได Report ALV

15

ตวอยาง : หนงสอตดตามหนคารกษาพยาบาลและขอมลประกอบแนบ

16

ตวอยาง : ตวอยางรายงานสรปจดหมายตดตามหนคารกษาพยาบาล

17

ตวอยาง : หนงสอตดตามหนเงนยมทดรองจาย ครงท 1

18

ตวอยาง : หนงสอตดตามหนเงนยมทดรองจาย ครงท 2

19

ตวอยาง : รายงานเงนยมทดรองจาย ในระบบ SAP

ตวอยาง : รายงานสถานะลกหนเงนยมทดรองจาย ระบบ SAP

20

6. การวดและวเคราะหคณภาพของผลการท างาน และประโยชนทไดรบ

ผลจากการด าเนนการ

1. ลดขนตอนและระยะเวลาในการจดท าหนงสอตดตามหนและขอมลรายละเอยดประกอบแนบหนงสอ ตดตามหน ลกหนภายในและภายนอกคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล

ผลการด าเนนการ หนวย

นบ

แบบเดม

(นาท)

แบบ

ใหม

(นาท)

ผลตาง

(นาท)

%

ผลตาง

1. ลดระยะเวลาในการจดท าหนงสอตดตามหน และขอมล รายละเอยดประกอบแนบ(ลกหนคารกษาพยาบาล)

นาท/

ฉบบ 15 2 13 87

2. ลดระยะเวลาในการจดท าหนงสอตดตามหนและขอมลรายละเอยดประกอบแนบ (ลกหนเงนยม ทดรองจาย)

นาท/

ฉบบ 21 1 20 95

2. ระดบการวดผลความพงพอใจในการอ านวยความสะดวกของขอมลหนงสอตดตามหนลกหนคารกษาพยาบาลของ

ลกหน จากการสอบถามประเมนความพงพอใจจากลกหนทรบบรการ มความพงพอใจรอยละ 90 สงกวาเปา ทตงไวทระดบมากกวา รอยละ 80

3. ระยะเวลาการรบช าระหนลดลงจากป 2560 จ านวน 74 วน ป 2562 (31ม.ค.62)เปน 65 วน ลดลง 9 วน

74

72

65

60

65

70

75

2560 2561 2562

ระยะเวลารอรบช าระหน

ระยะเวลารอรบช าระหน

จ านวนวน

21

4. ประสทธผลการเรงรดหนอตราคาเผอหนสงสยจะสญมอตราลดลงจากยอดลกหนทงหมด

รายการ ปงบประมาณ

2559 2560 2561 2562(31ม.ค.62) อตราคาเผอหนสงสยจะสญ 5.53% 3.32% 3.22% 0.53% ประโยชนทไดรบ 1.บคลากรมพฒนาศกยภาพ ใชระบบสารสนเทศทมอยใหเกดประโยชนสงสด 2.ขอมลใชวเคราะหและประกอบตดสนใจ 3.มโอกาสไดรบการจายช าระหนรวดเรวขน และไดรบช าระเตมจ านวน

7. ความทาทายตอไป

1. พฒนาระบบงานใหรองรบ Thailand 4.0 ของรฐบาล โดยการกาวส Smart Health หรอ Smart Hospital จ าเปนทจะตองไดรบความรวมมอจากหลายหนวยงานทเกยวของ พฒนาระบบการรบเงนใหรองรบ “Fintech” ในอนาคต เชนระบบต Kiosk, Payment Gateway รปแบบตางๆ

SIRIRAJ 4.0 โดยการน า “6Ss” The Strategic Drivers เพอใหเกดความรวมมอทวทงองคกร ประกอบดวย Speed Smoothness Sufficiency Economy Smartness Slimness SIRIRAJ Culture

22

2. พฒนาการการจดการความร Knowledge Management (KM) และการวางกระบวนการท างานอยางเปนระบบเพอความยงยน การจดท าคมอ เอกสารคณภาพ ขนตอนการท างาน ผาน Website , Si-net

3. พฒนาระบบการจายช าระเงนผานระบบ QR payment ของลกหนและเงนยมทดรองจาย

8. ปญหา อปสรรค และแนวทางการแกไข

ปญหา/อปสรรค แนวทางแกไข

จากขอมลสทธยอยมหลายสทธ มการตงหนแบบ Interface และตงหน Manual ในระบบ SAP ในการจดท า Claim Group Code ของสทธยอยทงผปวยในและผปวยนอก ในระบบมจ านวน 777 รายการ มความยงยาก เชนการ ตงหน Manual ระบบ SAP แตละราย/ประเภทสทธระบ แตละ fill ไมเหมอนกน

มการจดท า Master Claim Group Code ตงหนแบบ Interface และตงหน Manual ในระบบ SAP ใหครบและถกตอง ทกประเภทสทธ มปรบวธการตงหน Manual ในระบบ SAP ใหมการระบขอมลรปแบบเดยวกนโดยหารอและแจงผเกยวเพอทราบและด าเนนการ

การจดรปแบบหนงสอตดตามหนและWording หนงสอตดตามหน 1. จากขอมลมหลายประเภทกลมสทธ แบบหนงสอและWording ในหนงสอตดตามหน ทแตกตางกนแตละประเภทสทธ 2. การจดท าหนงสอตดตามหนในระบบ SAP การแสดงขอมลรปแบบ Wording ในหนงสอตดตามหนไมสวยงาม

1 จดกลมรปแบบหนงสอตดตามหน จดแบงได 6 ประเภท 2 จดรปแบบ Wording ในหนงสอตดตามหน ใหสวยงาม

ขอความถกตองและครบถวน ทง 13 รปแบบ

การออกหนงสอตดตามหน ในระบบ SAP 1. เนองจากใชทอยลกหนจากในระบบ SAP ลกหนบางรายการระบขอมลไมครบหรอไมได Update ทอย เปนปจจบน 2. รายละเอยดขอมลผปวยใน ไมครบถวน สมบรณ ตามทตองใชประกอบหนงสอตดตามหน

จากการออกหนงสอตดตามหน ในระบบ SAP 1. ตรวจสอบทอยของลกหนในระบบ SAP ทใชงานจรงทงหมด

ตาม ในรายงานลกหน (Aging ) อยางสม าเสมอเพอใหขอมลถกตอง ครบถวน

2. รายละเอยดขอมลผปวยใน ทไมครบถวนสมบรณ ไดมการเพมรายงาน “ยอดคางช าระเกนก าหนด จากระบบ SAP” ในโปรแกรม SiBR เพอจดท าขอมลรายละเอยดของผปวยใน ใหครบถวน

23

ปญหา/อปสรรค แนวทางแกไข 3. เมอจดพมพหนงสอการตดตามเงนยมทดรองจายระบบไดระบชอและต าแหนงของผอนมต โดยไมสามารถเปลยนแปลงได เมอผอนมตตดภาระกจตางๆท าใหตองมการปฎบตงานแทนผอนมต จงไมสามารถระบชอผปฏบตงานแทนได

3. ท าการแกไขโปรแกรมโดยใหสามารถเปลยนแปลงผลงนามปฎบตงานแทน กรณหวหนางาน/หวหนาฝาย ตดภารกจ

9. ปจจยแหงความส าเรจ และความยงยน

1. การน า PDCA หรอ Deming Cycle มาใชในการปฏบตงาน ตงแตการวางแผน การปฏบตตามแผน การตรวจสอบ การปรบปรงวธการ เ พอใหบรรล เปาหมายทวางไว ท งในดานการเรยกเกบเงน คารกษาพยาบาล และการตดตามหน ในทกกระบวนการ

2. Change ผปฏบตงานมความพรอมรบการเปลยนแปลง ในทก ๆ กระบวนการปฏบตงาน เร มตงแต การก าหนดการปฏบตงานใหเปนไปตามเปาหมาย การเรยกเกบภายใตเงอนไขของเวลา การเปลยนแปลงเพอรองรบนโยบายของคณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล และระบบประกนสขภาพ การน าระบบเทคโนโลยใหมมาใชงาน (New Technology) เพอใหทนกบการกาวไปส Siriraj 4.0 และ Thailand 4.0

3. การมงสความส าเรจและความมสวนรวม ของผปฏบตงานเพอใหเปนหนวยงานทมการบรหารจดการทเปนเลศ ความภมใจและมสวนรวมในการปฏบตงาน ใหบรรลตามวตถประสงคทวางไว ในเชงเวลาและคณภาพ รวมทงไดรบการสนบสนนจากผบรหารระดบสงขององคกร

4. มกระบวนการจดการความร การจดท าคมอ การสอนงาน สรางผส าเรจในล าดบถดไปอยางเปนระบบ เพอใหมนใจในการด าเนนงานจะเปนอยางมประสทธภาพและยงยน อกทงแมยามทมเหตการณความเสยง/ปญหาเกดขน ยงมระบบการจดการรองรบการแกปญหาโดยผเชยวชาญ ผานชองทางการสอสารทมประสทธภาพ เชน Group Line และ ระบบ Helpdesk

10. เอกสารอางอง

1. ขอบงคบมหาวทยาลยมหดล เรอง วาดวยลดหยอน การผอนช าระ การตดหน และรายไดคางรบ คารกษาพยาบาล พ.ศ. 2553

2. ประกาศมหาวทยาลยมหดล เรองหลกเกณฑและวธการยมเงน พ.ศ. 2551