โครงการพัฒนาระบบ cu-erp และ cu-erp data hub ·...
TRANSCRIPT
23 กรกฎาคม 2562
Cut-over Planโครงการพัฒนาระบบ CU-ERP และ CU-ERP Data Hub
Agenda9.00 – 9.15 น. หลักการ Cutover Plan
9.15 – 9.45 น. นโยบายหลักส าหรับ Cutover
9.45 – 10.00 น. แผนทดสอบการโอนย้ายข้อมูลครั้งที่ 2 (DCO#2: Data Conversion ครั้งที่ 2)
© I AM Consulting Company Limited 2019 3
- การหยุดบันทึกรายการในระบบ CU-ERP ECC6.0 เพ่ือจัดเตรียมข้อมูลหลัก,รายการคงค้างและรายการยกยอดต่าง ๆ เพื่อน าข้อมูลเข้าสู่ระบบ CU-ERP S/4 HANA
- กันเงินเบิกเหลื่อมปี (งบประมาณปี 2562 ยกยอดไปปี 2563) ส าหรับ;- ใบสั่งซื้อสั่งจ้างคงค้าง (PO outstanding) ที่มีการอนุมัติแล้วแต่ยังไม่มี
การบันทึกรับพัสดุ- ใบกันเงินส าหรับการตั้งหนี้ตรงไม่ผ่าน PR/PO
ค านิยามของ Cutover
© I AM Consulting Company Limited 2019 4
ขั้นตอนการท า Cutover (1/3)
7. Master Data Maintenance (normal mode)
5. Master Data (Delta)
ระบบงานปัจจุบัน
ที่เกี่ยวข้อง(Current Systems)
ระบบ SAP
3. Master Data up to สัปดาห์ที่ 4 ส.ค.
2. Technical Cutover 4. Upload Master Data 9. Upload Transaction6. Upload
Delta
1. Cutover Preparation
สัปดาห์ที่ 1 กันยายน สัปดาห์ที่ 2 กันยายน สัปดาห์ที่ 3 กันยายน สัปดาห์ที่ 4 กันยายน สัปดาห์ที่ 1 ตุลาคม สัปดาห์ที่ 2 ตุลาคมสิงหาคม
8. Transaction up to สัปดาห์ที่ 3 กันยายน
11. Input Backlog Transaction
Lot#1 Lot#2
10. Backlog Transaction Data
เริ่มใช้งานระบบ (Go-live)1 ตุลาคม 2562
Minimized Transactionสัปดาห์
การท างาน
หมายเหตุ:- แต่ละรายการข้อมูล (Object ID) จะมีช่วงเวลาการ Cutover ท่ีต่างกัน เพ่ือให้สอดคล้องกับขั้นตอนการปิดบัญชี (Month-end Closing)ล าดับการเตรียมข้อมูล (Data Preparation) และล าดับการน าเข้าข้อมูล (Sequence)- ช่วงการ Cutover ควรมีการเตรียมให้เกิดรายการทางธุรกิจ (Transaction) ให้น้อยท่ีสุด
12. Input Transaction (normal mode)
© I AM Consulting Company Limited 2019 5
ขั้นตอนการท า Cutover (2/3)ล าดับข้ันตอน ค าอธิบาย
1. Cutover Preparation การเตรียมความพร้อมส าหรับ Cut over และการเตรียมข้อมูล นโยบาย แผนงาน และขั้นตอน ที่มีการตกลงไว้ล่วงหน้า
2. Technical Cutover การเตรียมความพร้อมด้านเทคนิคส าหรับ Go-live ได้แก่ Production Server, ระบบเครือข่าย, การจัดการ Clientส าหรับพร้อมรับ Configuration และเครื่องมือการโอนยา้ยขอ้มลู (Migration Tool)
3. Master Data up to M(-1) (Lot#1)
การเตรียมข้อมูลหลัก (Master Data) Lot#1 จาก Current Systems ก่อนช่วงสัปดาห์แรกของการท า Cutover M(-1) เพื่อช าระล้าง (Cleansing) ให้พร้อมส าหรับการน าเข้าสู่ระบบ SAP โดยข้อมูลหลักที่เกิดข้ึนหรือมีการเปลี่ยนแปลงหลงัจากนี(้ถ้ามี) จ าเป็นต้องมีการควบคุมเพื่อเตรียมปรับปรุงในขั้นตอนที่ 5 และ 6
4. Upload Master Data การน าข้อมูลหลัก (Master Data) Lot#1 ที่จัดเตรียมจากขั้นตอนที่ 3 โอนเข้าสู่ระบบ SAP
5. Master Data (Delta) (Lot#2) การเตรียมข้อมูลหลัก (Master Data) ส่วนเพิ่มจาก Lot#1 ใน Legacy Systems เพื่อช าระล้าง (Cleansing) ให้พร้อมส าหรับการน าเข้าสู่ระบบ SAP โดยข้อมูลหลักที่เกิดข้ึนหรือมีการเปลีย่นแปลงหลังจากน้ี จะให้ด าเนินการโดยใช้กระบวนการปฏิบัติงานจริงผ่านระบบ SAP ที่ได้มีการออกแบบไว้ตามขั้นตอนที่ 7 เป็นต้นไป
6. Upload Master Data-Delta การน าข้อมูลหลัก (Master Data) Lot#2 ที่เตรียมจากขั้นตอนที่ 5 โอนเข้าสู่ระบบ SAP
7. Master Data Maintenance (normal mode)
การเริ่มปรับปรุงข้อมูลหลัก (Master Data) ในระบบ SAP โดยใช้กระบวนการปฏิบัติงานจริงผ่านระบบ SAP ที่ได้มีการออกแบบไว้
© I AM Consulting Company Limited 2019 6
ขั้นตอนการท า Cutover (3/3)ล าดับข้ันตอน ค าอธิบาย
8. Transaction up to W(-2) (minimize transaction in W(-2))
การเตรียมข้อมูลยกยอดในส่วนของรายการทางธุรกิจ (Transaction) จาก Legacy Systems เพี่อให้มีรายการพร้อมส าหรับการท างานในช่วง Go-live โดยผ่านกระบวนการช าระล้าง (Cleansing) ที่ก าหนดไว้โดยรายการทางธุรกิจ (Transaction) ที่เกิดขึ้นหรือมีการเปลี่ยนแปลงหลงัจากน้ี(ถ้ามี) จ าเป็นต้องมีการเก็บรายการต่างๆ เหล่านี้แยกไว้ เพื่อเตรียมปรับปรุงในขั้นตอนที่ 10 และ 11 เรียกรายการเหล่านี้ว่า Backlog Dataข้อแนะน า: เพื่อลดความปริมาณงาน และความเสี่ยงในด้านเวลาในการน าข้อมูลเข้าสู ่SAP ในช่วงเวลาอันสั้น ควรมีการวางแผนให้ช่วงสัปดาห์ 2 ก่อน Go-live (W(-2) มีปริมาณข้อมูลน้อยที่สดุ
9. Upload Transaction การน าข้อมูลรายการทางธุรกิจ (Transaction) ที่จัดเตรียมจากขั้นตอนที่ 8 โอนเข้าสู่ระบบ SAP
10. Backlog Transaction Data การเตรียมรายการทางธุรกิจ (Transaction) ที่เกิดข้ึนระหว่างที่มีการ Cutover โดยควรก าหนดให้มีการเก็บข้อมูลที่เกิดขึ้นแยกไว้ เพื่อน าไปบันทึกรายการในช่วงเวลาหลัง Go-live ซึ่งควรมีปริมาณไม่มาก
11. Input Backlog Transaction การน าข้อมูลรายการทางธุรกิจ (Transaction) ที่จัดเตรียมจากขั้นตอนที่ 10 บันทึกในระบบ SAP ซึ่งควรด าเนินการให้เสร็จเร็วที่สุด
12. Input Transaction (normal mode)
การเริ่มบันทึกรายการทางธุรกิจ (Transaction) ในระบบ SAP โดยใช้กระบวนการปฏิบัติงานจริงผ่านระบบ SAP ที่ได้มีการออกแบบไว้
Agenda9.00 – 9.15 น. หลักการ Cutover Plan
9.15 – 9.45 น. นโยบายหลักส าหรับ Cutover
9.45 – 10.00 น. แผนทดสอบการโอนย้ายข้อมูลครั้งที่ 2 (DCO#2: Data Conversion ครั้งที่ 2)
© I AM Consulting Company Limited 2019 8
นโยบายหลักส าหรับ Cutover เพื่อ Go-live (1/7)ระบบงาน Major Cutover Policy หมายเหตุ มีผลกระทบต่อ
FM 1. ขอรหัสงาน พร้อมทั้งขึ้นงบประมาณ โครงการวิจัย/โครงการบริการวิชาการ แหล่งทุนภายนอกใหม่ วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 30 สิงหาคม 2562
2. ส่งเอกสารใบค าขอให้ยกยอดไปของรายการคงค้าง (PO ใบสั่งซื้อ)(PLANCO03) ให้ส่วนกลาง วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 13 กันยายน 2562
3. ส่งเอกสารใบค าขอให้ยกยอดงบประมาณคงเหลอืงานโครงการวิจัย/โครงการบริการวิชาการ แหล่งทุนภายนอก (PLANCO04) ให้ส่วนกลาง วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 13 กันยายน 2562
4. ส่งเอกสารใบค าขอให้กันเงินและยกยอดใบกันเงิน (PLANCO05) วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 13 กันยายน 2562
งานแผนของแต่ละสว่นงาน
PU 1. จัดท าใบขอซื้อขอจ้างจากทุกส่วนงาน (เฉพาะ PR ล่วงหน้า) วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 6 กันยายน 2562
2. จัดท าสัญญาล่วงหน้า ผูกพันข้ามปี คุมปริมาณ วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 6กันยายน 2562
3. จัดท าใบสั่งซื้อสั่งจ้าง ทั้งแบบที่มีสัญญา และไม่มีสัญญา วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 6 กันยายน 2562
พัสดุของแต่ละส่วนงาน
© I AM Consulting Company Limited 2019 9
นโยบายหลักส าหรับ Cutover เพื่อ Go-live (2/7)ระบบงาน Major Cutover Policy หมายเหตุ มีผลกระทบต่อ
IM / AA 1. บันทึกตรวจรับพัสดุในระบบ (MVT: 103, 105) ส าหรับรายการที่จะเหลื่อม PO วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 6 กันยายน 2562
2. บันทึกตรวจรับพัสดุในระบบ (MVT: 103, 105) ส าหรับรายการ PO ที่จะท ารับภายในปีงบประมาณ 2562 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 13 กันยายน 2562
3. บันทึกเบิก/จ่ายพัสดุในระบบ วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 25624. ปรับปรุงแก้ไขรายการครุภัณฑ์ และบันทึกการโอนย้ายหรือตัดจ าหน่าย
ครุภัณฑ์ วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 27 กันยายน 25625. สบง. พัสดุ บันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ให้เสร็จสิ้นภายในวันที่ 30
กันยายน 2562
พัสดุของแต่ละส่วนงานผู้ขาย (Third Party)
© I AM Consulting Company Limited 2019 10
นโยบายหลักส าหรับ Cutover เพื่อ Go-live (3/7)ระบบงาน;; Major Cutover Policy หมายเหตุ มีผลกระทบต่อ
AP 1. ทุกส่วนงานจัดท าใบขออนุมัติจ่ายจนถึงขั้นตอนการอนุมัติ วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562 (โดยใบขออนุมัติจ่ายที่เกิดท่ีระบบ CU-ERP ECC6.0 จะไม่มีการอนุมัติบน
ระบบ FIORI) กรณีเบิกเงินแผ่นดินจะต้องส่งเอกสารขอเบิกภายในวันที่ 13 กันยายน 2562
2. ทุกส่วนงานท าเรื่องสัญญายืม เคลียร์เงินยืม ส ารองจ่าย วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
3. ทุกส่วนงานจ่ายช าระเงิน วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562 โดยถ้าเป็นกรณีเงินโอน จะต้องพิมพ์หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายในระบบ CU-ERP ECC6.0 เท่านั้น (ระบบ CU-ERP S/4 HANA ไม่สามารถพิมพ์หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย ได้เนื่องจากไม่มีข้อมูลใบส าคัญจ่าย)
4. ทุกส่วนงานบันทึกเจ้าหนี้เงินรับฝากกรณีรับเงินค่าเล่าเรียน ในเวลา 12.00 น. ในวันที่ 30 กันยายน 2562 (รายการรับเงิน)
5. สบง. การเงิน บันทึกเจ้าหนี้คณะกรณีจัดสรรเงินค่าเล่าเรียนจากระบบ CU-NEX วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 7 ตุลาคม 2562
ทุกส่วนงานผู้ขาย (Third Party)บุคลากร จุฬาฯ
© I AM Consulting Company Limited 2019 11
นโยบายหลักส าหรับ Cutover เพื่อ Go-live (4/7)ระบบงาน;; Major Cutover Policy หมายเหตุ มีผลกระทบต่อ
AR 1. ทุกส่วนงานบันทึกรายการตั้งหนี้และพิมพ์ใบแจ้งหนี้ วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
2. ทุกส่วนงานปิดรับเงินและพิมพ์ใบเสร็จ/ใบน าส่งสิ้นวันและปิดยอดบัญชี ในเวลา 12.00 น. ในวันที่ 30 กันยายน 2562
3. ทุกส่วนงานบันทึกลูกหนี้ สนม. กรณีจัดสรรเงินค่าเล่าเรียนจากระบบ CU-NEX วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 7 ตุลาคม 2562
การเงินทุกส่วนงาน
GL บัญชีปิดบัญชีออกงบการเงินเดือนกันยายน 2562 ภายในคืนวันที่ 15 ตุลาคม 2562 บัญชีทุกส่วนงาน
© I AM Consulting Company Limited 2019 12
นโยบายหลักส าหรับ Cutover เพื่อ Go-live (5/7)ระบบงาน Major Cutover Policy หมายเหตุ มีผลกระทบต่อ
HR-OM 1. ส่วนงานแจ้งปรับปรุงข้อมูลโครงสร้างองค์กร วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 31 กรกฎาคม 2562
2. สบม.บันทึก/ปรับปรุงข้อมูลต าแหน่ง ในระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
สบม. และส่วนงาน
HR-PA 1. สบม. บันทึกบุคลากรพ้นสภาพและบุคลากรเข้างานใหม่ 1 ต.ค.62 ในระบบCU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
2. สบม.และเจ้าหน้าที่บุคคลสว่นงาน บันทึก/ปรับปรุงข้อมูล HR ในระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
3. เจ้าหน้าที่บุคคลส่วนงาน ออกแบบค าขอว่าจ้าง/สัญญาปฏิบัติงาน ผ่านระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
4. บุคลากรส่งค าขอปรับปรุงข้อมูลส่วนบุคคล (Employee Profile) ผ่านระบบ CUERP-ESS วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 27 กันยายน 2562
5. สบม. อนุมัติค าขอปรับปรุงข้อมูลส่วนบุคคล ผ่านระบบ CUERP-ESS วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 30 กันยายน 2562
- หากมีค าขอปรับปรุงข้อมูลส่วนบุคคล ที่อนุมัติไม่เสร็จสิ้น ในวันที่ 30 กันยายน 2562 บุคลากรจะต้องมาท าการสร้างค าขอใหม่บนระบบ S4 HANA
- ปิด Application ข้อมูลส่วนบุคคล และค าขอของฉัน ตั้งแต่วันที่ 28 – 30 กันยายน 2562
บุคลากร สบม. และส่วนงาน
© I AM Consulting Company Limited 2019 13
นโยบายหลักส าหรับ Cutover เพื่อ Go-live (6/7)ระบบงาน Major Cutover Policy หมายเหตุ มีผลกระทบต่อ
HR-RC 1. สบม.และเจ้าหน้าที่บุคคลสว่นงาน ท าประกาศรับสมัครงานใหม่ในระบบCU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
2. ประกาศรับสมัครงานที่เปิดต้ังแต่ 1 กันยายน 2562 ขอให้ปิดรับสมัคร ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2562 เป็นต้นไป
3. ประกาศรับสมัครที่เปิด ก่อน วันที่ 1 กันยายน 2562 ต้องท าทุกกิจกรรม(จนถึงเตรียมการจ้างงาน) ให้แล้วเสร็จ ภายในวันที่ 20 กันยายน 2562
สบม. และส่วนงาน
HR-PD 1. เจ้าหน้าที่บุคคลส่วนงาน บันทึกข้อมูลผลประเมินการปฏิบัติงาน / ผลประเมินทดลองปฏิบัติงาน ในระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 30 สิงหาคม 2562
สบม. และส่วนงาน
HR-CM 1. เจ้าหน้าที่บุคคลส่วนงาน บันทึกข้อมูลการปรับขึ้นเงินเดือน ในระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 30 สิงหาคม 2562
2. สบม.อนุมัติการขึ้นเงินเดือน และบันทึกค่าครองชีพในระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
ทุกประเภทบุคลากร สบม. และส่วนงาน
HR-BN 1. สบม. บันทึกข้อมูลเงินได้/เงินหักในระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
สบม.
© I AM Consulting Company Limited 2019 14
นโยบายหลักส าหรับ Cutover เพื่อ Go-live (7/7)ระบบงาน Major Cutover Policy หมายเหตุ มีผลกระทบต่อ
HR-TM 1. สบม. บันทึกข้อมูล การรับรองเวลา การเปลี่ยนกะ การลาที่ต้องออกค าสั่ง ในระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
2. เจ้าหน้าที่บุคคลส่วนงาน บันทึกข้อมูลการลาป่วย ลากิจ และลาพักผ่อน ผ่านระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 30 กันยายน 2562
3. บุคลากรส่งค าขอลา/ยกเลิกการลา/ขอถอนการลา ผ่านระบบ CUERP-ESS และ EDMS วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 27 กันยายน 2562
4. ผู้บริหาร อนุมัติค าขอทั้งหมด ผ่านระบบ CUERP-ESS และ EDMS วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 30 กันยายน 2562
- หากมีค าขอที่อนุมัติไม่เสร็จสิ้น ในวันที่ 30 กันยายน 2562 บุคลากรจะต้องมาท าการสร้างค าขอใหม่บนระบบ S4 HANA
- ปิด Application ค าขอลา และค าขอของฉัน ตั้งแต่วันที่ 28 –30 กันยายน 2562
บุคลากร สบม. และส่วนงาน
HR-PY 1. สบม.บันทึกข้อมูลเงินได/้เงินหัก ในระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
2. สบม. ผ่านรายการบัญชีเงินเดือน ประจ าเดือน กันยายน 2562 ในระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
สบม.
HR-TE 1. สบม.และเจ้าหน้าที่บุคคลสว่นงาน บันทึกข้อมูลการฝึกอบรม ในระบบ CU-ERP ECC6.0 วันสุดท้ายได้ถึงวันที่ 20 กันยายน 2562
สบม. และส่วนงาน
© I AM Consulting Company Limited 2019 15
กิจกรรมในช่วง Cutover กันยายน 2562 (FM, MM, FI) 1/2
30 ส.ค.
- FM: ขอรหัสงาน พร้อมท้ังขึ้นงบประมาณ โครงการวิจัย/โครงการบริการวิชาการ แหล่งทุนภายนอกใหม่ ให้แล้วเสร็จ
30/08/2562
- FM: ส่งเอกสารใบค าขอให้ยกยอดไปของรายการคงค้าง PO ใบสั่งซื้อ (PLANCO03)- FM: ส่งเอกสารใบค าขอให้ยกยอดงบประมาณคงเหลืองานโครงการวิจัย/โครงการ
บริการวิชาการ แหล่งทุนภายนอก (PLANCO04)- FM: ใบค าขอให้กันเงินและยกยอดใบกันเงิน (PLANCO05)- MM: บันทึกตรวจรับพัสดุในระบบ (MVT: 103, 105) ให้แล้วเสร็จ ส าหรับรายการท่ี
จะท ารับภายในปีงบประมาณ 2562- AP: ส่งเอกสารการขอเบิกเงินแผ่นดินให้แล้วเสร็จ
6/09/2562
13/09/2562
- MM: จัดท าใบขอซื้อขอจ้างจากทุกส่วนงาน (เฉพาะ PR ล่วงหน้า) ให้แล้วเสร็จ- MM: จัดท าสัญญาล่วงหน้า ผูกพันข้ามปี คุมปริมาณให้แล้วเสร็จ- MM: จัดท าใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (PO) ท้ังแบบท่ีมีสัญญาและไม่มีสัญญาให้แล้วเสร็จ- MM: บันทึกตรวจรับพัสดุในระบบ (MVT: 103, 105) ให้แล้วเสร็จ เพื่อสรุป
รายการท่ีจะกันเหลื่อม PO
20/09/2562
- MM: บันทึกเบิก/จ่ายพัสดุในระบบให้แล้วเสร็จ- AP: จัดท าใบขออนุมัติจ่ายจนถึงขั้นตอนการอนุมัติและบันทึกสัญญายืม
เคลียร์เงินยืม ส ารองจ่าย ให้แล้วเสร็จ- AP: บันทึกจ่ายช าระเงิน และพิมพ์หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ท่ีจ่ายใน
ระบบ (กรณีเงินโอน) ให้แล้วเสร็จ - AR: บันทึกรายการตั้งหนี้และพิมพ์ใบแจ้งหนี้ให้แล้วเสร็จ
- AA: ปรับปรุงแก้ไขรายการครุภัณฑ์และบันทึกการโอนย้ายหรือตัดจ าหน่ายครุภัณฑ์ให้แล้วเสร็จ
27/09/2562
30/09/2562- AP: บันทึกเจ้าหนี้เงินรับฝากกรณีรับเงินค่าเล่าเรียนภายในเวลา 12.00 น.- AR: ปิดรับเงิน พิมพ์ใบเสร็จ/ใบน าส่งเงินและปิดยอดบัญชี ในเวลา 12.00 น.- AA: บันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ให้แล้วเสร็จ
© I AM Consulting Company Limited 2019 16
กิจกรรมในช่วง Cutover ตุลาคม 2562 (FM, MM, FI) 2/2
- AP: บันทึกเจ้าหนี้คณะ กรณีจัดสรรเงินค่าเล่าเรียนจากระบบ CU-NEX ให้แล้วเสร็จ
- AR: บันทึกลูกหนี้ สนม. กรณีจัดสรรเงินค่าเล่าเรียนจากระบบ CU-NEX ให้แล้วเสร็จ
7/10/2562
13/10/2562- GL: ปิดบัญชีออกงบการเงินเดือนกันยายน 2562
© I AM Consulting Company Limited 2019 17
กรณีที่พบบ่อยเกี่ยวกับรายการใบสั่งซื้อสั่งจ้างที่มีการกันเงินเบิกเหลื่อมปี
6 ก.ย. 2562 20 ก.ย. 256213 ก.ย. 2562
รายการ POที่ไม่มีการกันเงินเบิกเหลื่อมปี
รายการ POที่มกีารกันเงินเบิกเหลื่อมปี
การจัดท า POที่มีการกันเงินเบิกเหลื่อมปี
การจัดท า PR/PO และบันทึกรับพัสดุ (MVT: 103, 105) การบันทึกตั้งเจ้าหน้ีและจ่ายเงิน
© I AM Consulting Company Limited 2019 18
กิจกรรมในช่วง Cutover กันยายน 2562 (HR)
31 ส.ค. 31 ก.ค.
31/07/2562- HR-OM: ส่วนงานแจ้งปรับปรุงข้อมูลโครงสร้างองค์กร
30/08/2562- HR-PD:เจ้าหน้าท่ีบุคคลส่วนงาน บันทึกข้อมูลผลประเมินการ
ปฏิบัติงาน / ผลประเมินทดลองปฏิบัติงาน ในระบบ CU-ERP ECC6.0- HR-CM: เจ้าหน้าท่ีบุคคลส่วนงาน บันทึกข้อมูลการปรับขึ้นเงินเดือน
ในระบบ CU-ERP ECC6.0
20/09/2562- HR-OM : สบม.บันทึก/ปรับปรุงข้อมูลต าแหน่ง ในระบบ CU-ERP ECC6.0- HR-PA: สบม. บันทึกบุคลากรพ้นสภาพและบุคลากรเขา้งานใหม่ 1 ต.ค.62 ในระบบ CU-ERP ECC6.0- HR-PA: สบม.และเจ้าหน้าท่ีบุคคลสว่นงาน บันทึก/ปรับปรุงข้อมูล HR ในระบบ CU-ERP ECC6.0 - HR-PA: เจ้าหน้าท่ีบุคคลส่วนงาน ออกแบบค าขอว่าจ้าง/สัญญาปฏิบัติงาน ผ่านระบบ CU-ERP ECC6.0- HR-RC: สบม.และเจ้าหน้าท่ีบุคคลส่วนงาน ท าประกาศรับสมคัรงานใหม่ในระบบ CU-ERP ECC6.0- HR-RC: ประกาศรับสมัครที่เปิดก่อน วันท่ี 1 กันยายน 2562 ต้องท าทุกกิจกรรม (จนถึงเตรียมการจ้าง
งาน) ให้แล้วเสร็จ- HR-CM: สบม.อนุมัติการขึ้นเงินเดือน และบันทึกค่าครองชีพในระบบ CU-ERP ECC6.0- HR-BN: สบม. บันทึกข้อมูลเงินได้/เงินหักในระบบ CU-ERP ECC6.0- HR-TM: สบม. บันทึกข้อมูล การรับรองเวลา การเปลี่ยนกะ การลาที่ต้องออกค าสั่ง - HR-PY: สบม.บันทึกข้อมูลเงินได้/เงินหัก ในระบบ CU-ERP ECC6.0- HR-TE: สบม.และเจ้าหน้าท่ีบุคคลส่วนงาน บันทึกข้อมูลการฝึกอบรม ในระบบ CU-ERP ECC6.0- HR-PY: สบม. ผ่านรายการบัญชีเงินเดือน ประจ าเดือน กันยายน 2562 ในระบบ CU-ERP ECC6.0
- HR-PA : บุคลากรส่งค าขอปรับปรงุข้อมูลส่วนบุคคล (Employee Profile) ผ่านระบบ CUERP-ESS
- HR-TM: บุคลากรส่งค าขอลา/ยกเลิกการลา/ขอถอนการลา ผ่านระบบ CUERP-ESS และ EDMS
27/09/2562
30/09/2562- HR-PA : สบม. อนุมัติค าขอปรับปรุงข้อมูลส่วนบุคคล ผ่านระบบ CUERP-ESS- HR-TM: เจ้าหน้าท่ีบุคคลส่วนงาน บันทึกข้อมูลการลาป่วย ลากิจ และลาพักผ่อน ผ่านระบบ CU-ERP ECC6.0- HR-TM: ผู้บริหาร อนุมัติค าขอทั้งหมด ผ่านระบบ CUERP-ESS และ EDMS
หมายเหตุHR-RC: ประกาศรับสมัครงานท่ีเปิดตั้งแต่ 1 กันยายน 2562 ขอให้ปิดรับสมัคร ตั้งแต่ 1 ตุลาคม2562 เป็นต้นไป
Agenda9.00 – 9.15 น. หลักการ Cutover Plan
9.15 – 9.45 น. นโยบายหลักส าหรับ Cutover
9.45 – 10.00 น. แผนทดสอบการโอนย้ายข้อมูลครั้งที่ 2 (DCO#2: Data Conversion ครั้งที่ 2)
แผนการท างานตลอดระยะเวลาด าเนินโครงการ
© I AM Consulting Company Limited 2018
Work Stream2019
JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC
PHASE PREPARE EXPLORE REALIZE DEPLOY RUN
Project Management
Technical Architecture & Infrastructure
Application Design &
Configuration
Application Testing
System Data & Migration
Transition to Operations
Fit/Gap Analysis
Activate ABAP Object
Business Req. Confirmation
New Design & Review Impact Process
Testing Strategy
DEV
FRICEB Batch#1• New Program• Fix Existing Program• Fiori Transaction• 4-5 Fiori Analytic Report
Baseline Configuration
User Acceptance Test
End User Training
Kick-Off Meeting
Go-Live Date1 OCT 2019
Project Planning
Execution, Monitoring and Controlling of Results
QG1 QG2 QG3
Onsite Support
Data Migration Approach & Strategy
Unit Test
Review Authorization & Setup
System Integration Test
QAS
Hardware Setup
PRD
Authorization Test
Knowledge Transfer
Project Organization Structure
Go-Live Analysis Go-Live Verification
Early Watch Alert
Key User Training
Business Blueprint
Cutover Plan
ACO
Go-Live Readiness
Data Migration Object List
Data Cleansing
DCO#1
Project Closing
20
CURRENT
Legend
Plan Task
On Track
Delay
Impact Go-Live
Key Milestone
FRICEB Batch#2FRICEB Batch#3
FRICEB Batch#4• Fiori Analytic Report
• New Program• Fix Existing Program• Fiori Transaction
DCO#2
SOLMANWeb Dispatcher
Backup Setup
Backup TestRecovery Test
Failover Test
• New Program• Fix Existing Program• 4-5 Fiori Analytic Report
หมายเหตุ: ข้อมูลสถานะโครงการ ณ 12 กรกฎาคม 2562
© I AM Consulting Company Limited 2019 21
การทดสอบโอนย้ายข้อมูล DCO#2
กิจกรรม หัวข้อ รายละเอียดDCO2
(การทดสอบโอนย้ายข้อมูลครั้งที่ 2)
เครื่องทดสอบ S4Q (Client 600 - UAT)
ขอบเขตข้อมูล ณ วันที่ 30 มิถุนายน 2562
ข้อมูลที่ใช้ทดสอบ ข้อมูลหลัก (80%+) และรายการคงค้างทางธุรกิจ
ช่วงเวลาเตรียมข้อมูล กรกฎาคม 2562
ทดสอบน าเข้า และตรวจสอบข้อมูล กรกฎาคม - สิงหาคม 2562
เตรียม Template เตรียมข้อมูลตาม Templateรวมถึงการ mapping ข้อมูล
Upload ข้อมูลเข้าระบบ ตรวจสอบข้อมูลในระบบตรวจสอบ/ยืนยันข้อมูลใน Template
I AM CU-ERP Functional TeamEnd User
© I AM Consulting Company Limited 2019 22
ประเภทข้อมูลและหลักการทั่วไปในการโอนย้ายข้อมูล
• ข้อมูลหลัก (Master Data) คือ ข้อมูลหลักที่จ าเป็นส าหรับการด าเนินธุรกิจ เช่น รหัสบัญชี รหัสศูนย์ต้นทุน รหัสสินทรัพย์ถาวรรายตัว รหัสเจ้าหนี้ รหัสลูกหนี้ รหัสวัสดุ รหัสหน่วยงาน รหัสต าแหน่ง เป็นต้น
• รายการทางธุรกิจ (Transaction) คือ รายการคงค้างต่างๆ ที่ยังคงต้องด าเนินการต่อบนระบบ S/4 HANA เช่น ใบสั่งซื้อสั่งจ้างที่ยังรอการรับของ ยอดหนี้คงค้าง ณ สิ้นเดือนก่อนน าเข้าระบบใหม่ เป็นต้น
• งบประมาณคงเหลือ (Outstanding Budget) ทั้งงบประมาณตั้งต้น และงบประมาณยกยอด เป็นต้น
หลักการทั่วไปในการโอนย้ายข้อมูลo โอนย้ายเฉพาะข้อมูลที่มีการใช้งานจริง (Active) และรายการคงค้างที่ต้องด าเนินการต่อในระบบ
ใหม่เท่านั้น o ข้อมูลประวัติย้อนหลัง (Historical Data) จะไม่ถูกน าเข้าระบบ S4 HANA โดยจะต้องดูรายการ
ย้อนหลังจากระบบ ECC6.0 เช่น ใบสั่งซื้อที่ปิดไปแล้ว ใบแจ้งหนี้ที่มีการช าระครบแล้ว* รายงานส าหรับผู้บริหารย้อนหลัง 5 ปีจะถูกโอนย้ายมาที่ระบบ S/4 HANA ในรูปแบบของผลรวมเพื่อให้สามารถเรียกดูผ่านรายงานได้* ข้อมูลประวัติบุคลากรย้อนหลัง จะถูกโอนย้ายมาที่ระบบ S/4 HANA ตามที่มีการตกลงร่วมกันกับทีม สบม.และ ทีม CU-ERP
© I AM Consulting Company Limited 2019 23
ตารางการก าหนดส่งไฟล์ DCO#2 (1/3)
© I AM Consulting Company Limited 2019 24
ตารางการก าหนดส่งไฟล์ DCO#2 (2/3)
© I AM Consulting Company Limited 2019 25
ตารางการก าหนดส่งไฟล์ DCO#2 (3/3)
CREATE OUR EXCITING FUTURE
Thank you