คู่มือการอบรมเชิง ... ·...

อมรอน บนอาแว

ศนยอนามยท 12 ยะลา

นกวชาการคอมพวเตอร

คมอการอบรมเชงปฏบตการ

เรอง การใชคอมพวเตอรโปรแกรม

คมอการอบรมเชงปฏบตการเรอง การใชคอมพวเตอรโปรแกรม Microsoft Excel Advance a

สารบญ หนา

1. การประยกตการตกแตงขอมล การจดรปแบบอยางมเงอนไข (Conditional Formatting) ................................................................ 1

1.1 การเปรยบเทยบคา (Compare) .................................................................................................................................................. 2

1.2 การหาคาสงสด/ตาสด (Top/Bottom) ....................................................................................................................................... 3

1.3 การสรปผลขอมลโดยใชเฉดส (Data Bar).................................................................................................................................... 5

1..4 การสรปผลขอมลโดยใชส (Color Scales) ................................................................................................................................. 5

1.5 การสรปขอมลโดยใชรปภาพ (Icon Sets) ................................................................................................................................... 6

2. การใชสตรและฟงกชนเพอการคานวณ ................................................................................................................................................. 8

2.1 รปแบบของสตรคานวณ ............................................................................................................................................................... 8

2.1.1 ตวถกดาเนนการ (Operand) ............................................................................................................................................ 8

2.1.2 ตวดาเนนการ (Operator) ................................................................................................................................................ 9

1) ตวดาเนนการทางคณตศาสตร (Mathematics Operator) ............................................................................................ 9

2) ตวดาเนนการทางการเปรยบเทยบ (Comparison Operator) ....................................................................................... 9

3) ตวดาเนนการทางขอความ (Text Operator) ................................................................................................................. 9

4) ตวดาเนนการอางอง (Reference Operator)...............................................................................................................10

5) ระดบความสาคญของตวดาเนนการ ..............................................................................................................................10

2.2 การสรางสตรคานวณ .................................................................................................................................................................11

2.3 การอางองเซลล (Reference) ...................................................................................................................................................11

2.3.1 การอางองเซลลภายในเวรคชทเดยวกน ...........................................................................................................................11

2.3.2 การอางองเซลลทอยในเวรคชทอน ...........................................................................................................................12

2.3.3 การอางองเซลลภายในเวรคบคอน............................................................................................................................12

2.3.4 การอางองเซลลแบบเจาะจง .....................................................................................................................................13

2.4 การตงชอเซลลและกลมเซลล .............................................................................................................................................13

2.4.1การตงชอเซลลหรอกลมเซลลดวย Name Box..........................................................................................................13

2.4.2 การตงชอเซลลหรอกลมเซลลดวย Define Name ...................................................................................................14

คมอการอบรมเชงปฏบตการเรอง การใชคอมพวเตอรโปรแกรม Microsoft Excel Advance b

2.5 การใชงานฟงกชน ...............................................................................................................................................................16

2.5.1 สวนประกอบของฟงกชน..........................................................................................................................................16

2.5.2 การใสฟงกชน ...........................................................................................................................................................17

2.5.3 ประเภทของฟงกชน .................................................................................................................................................18

3. การทางานและจดการฐานขอมล ........................................................................................................................................................25

3.1 การเรยงลาดบขอมล (Sort) .......................................................................................................................................................25

3.1.1 เรยงจากนอยไปหามาก ...................................................................................................................................................25

3.1.2 เรยงจากมากไปหานอย ...................................................................................................................................................26

3.1.3 เรยงลาดบแบบกาหนดเอง ..............................................................................................................................................26

3.1.4 เรยงลาดบชดขอมล (Series) ...........................................................................................................................................27

3.2 การกรองขอมล (Filter) .............................................................................................................................................................28

3.2.1 การกาหนดเงอนไขเอง (Custom Filter) ........................................................................................................................29

3.2.2 ใชเงอนไขขนสง (Advance Filter) .................................................................................................................................30

3.3 การจดกลมขอมล (Group) ........................................................................................................................................................32

การยกเลกจดกลมขอมล (Ungroup) สามารถทาไดโดยวธการดงน ..........................................................................................33

3.4 การแบงแยกขอมลจากคอลมนเดยวออกเปนหลายคอลมน (Text To Column) .....................................................................34

4. การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel เพอการจดทารายงาน (Pivot Table) ..................................................................................37

1.ทาความรจกกบการทางานของ Pivot Table ...............................................................................................................................37

2. เครองมอทจะชวยเสรมความเกงกาจของ Pivot Table ..............................................................................................................37

2.1 Pivot Chart .......................................................................................................................................................................37

2.2 Slicer .................................................................................................................................................................................37

2.3 Power Pivot .....................................................................................................................................................................38

3.การเตรยมขอมลเพอการวเคราะหและสรปผล ..............................................................................................................................38

4.การสรางและการแกไข Pivot Table ............................................................................................................................................39

5.การเลอกและการจดการ Field List .............................................................................................................................................41

คมอการอบรมเชงปฏบตการเรอง การใชคอมพวเตอรโปรแกรม Microsoft Excel Advance c

6.การเปลยนแปลงสรปขอมลใน PivotTable ..................................................................................................................................41

7.การใส Slicer ................................................................................................................................................................................45

8.การใชงาน Pivot Table Design ..................................................................................................................................................46

9. Pivot Chart ................................................................................................................................................................................47

10. Case Study สราง Pivot Table ในหลากหลายการใชงานดงน ...............................................................................................49

1) การสราง Pivot Table จากตาราง Crosstab ......................................................................................................................49

2) การใช Pivot Table ในการ unpivot ตารางแบบ Crosstab ..............................................................................................49

3) การใช Pivot Table ในการ unpivot ตารางแบบ Crosstab หลายตารางพรอม ๆ กน .....................................................49

4) การใช Pivot Table เพอรวมขอมลหลายสวน (consolidate ranges) เขาดวยกน ............................................................50

5) การใชตวเลอกเวลา (Timeline slicer) เพอกรองขอมลใน Pivot Table ............................................................................50

6) การใชแหลงขอมลจากภายนอกมาสราง Pivot Table .........................................................................................................50

5. การวเคราะหขอมลดวย Microsoft Excel (Analyzing Data)...........................................................................................................51

1. การใชตวชวยวเคราะหขอมลอยางรวดเรว (Quick analysis) ......................................................................................................51

2. การดแนวโนมของขอมลโดยการสราง Trend (Create a Trend line) ......................................................................................52

3. การวเคราะหขอมล (What-if Analysis) ......................................................................................................................................53

3.1 สถานการณสมมต (Scenario) ...........................................................................................................................................53

- การสรางรายงานสถานการณสมมต .................................................................................................................................55

3.2 การคนหาคาเปาหมาย(Goal Seek) ...................................................................................................................................57

3.3 ตารางขอมล(Data Table) .................................................................................................................................................60

6. การทางาน Collaborating with others รวมกบ Microsoft Excel ................................................................................................63

1. การแชร Workbook (Share a Workbook) ..............................................................................................................................63

2. การตดตามการแกไขวาใครทาการแกไข Cell ใด ดวย Track Change .......................................................................................65

3. การปองกนไฟล (Protect Files) .................................................................................................................................................67

7. การตดตามการแกไข การเชอมโยงสตร (Auditing Worksheets) .....................................................................................................68

1. Trace Precedents ....................................................................................................................................................................68

คมอการอบรมเชงปฏบตการเรอง การใชคอมพวเตอรโปรแกรม Microsoft Excel Advance d

2. Trace Dependents ...................................................................................................................................................................69

3. Remove Arrows ........................................................................................................................................................................69

4. Show Formula ..........................................................................................................................................................................70

5. Error Checking ..........................................................................................................................................................................70

6. Evaluate Formulas ..................................................................................................................................................................71

7. Watch Windows .......................................................................................................................................................................72

8. การกาหนดคาการรกษาความปลอดภย (Security) ............................................................................................................................73

1. การกาหนดรหสผานใหไฟล Excel ...............................................................................................................................................73

2. การปองกน Worksheet & Workbook (Protect Sheet, Protect Workbook) .....................................................................75

3. การปองกนไมใหเหนสตร และการปองกนไมใหแกไขใน Cell ทตองการ (Lock and Hidden) ..................................................79

คมอการอบรมเชงปฏบตการเรอง การใชคอมพวเตอรโปรแกรม Microsoft Excel Advance 1

1. การประยกตการตกแตงขอมล การจดรปแบบอยางมเงอนไข

(Conditional Formatting)

การจดรปแบบเอกสารนน บอยครงทจะตองจดรปแบบโดยมการกาหนดเงอนไข ตวอยาง เชน ตองการ

จดรปแบบตวเลขในกลมเซลล มากกวา 10,000 บาท ใหตวเลขเปนสแดง Excel มเครองมอการจดรปแบบ อยางม

เงอนไขขนมาซงมขนตอน ดงน

1. เลอกกลมเซลลทตองการ

2. คลกเลอกเครองมอ Condition Formatting ทแทบ Home บน Ribbon ทกลมคาสง Styles

3. เลอกรปแบบเงอนไขทตองการ

รปภาพท 1 Condition Formatting

สาหรบการจดรปแบบอยางมเงอนไข ไดมการพฒนาใหมรปแบบการใชงานทงายและสะดวกขน รวมถง

สามารถวเคราะหขอมลและจดรปแบบการแสดงผลไดอยางมประสทธภาพ ดงรายละเอยดดงน

- การเปรยบเทยบคา (Compare)

- การหาคาสงสด/ตาสด (Top/Bottom)

- การสรปผลขอมลโดยใชเฉดส (Data Bar)

- การสรปผลขอมลโดยใชส (Color Scales)

- การสรปขอมลโดยใชรปภาพ (Icon Sets)


1.1 การเปรยบเทยบคา (Compare)

การเปรยบเทยบคาจะมรายละเอยดคอ เปรยบเทยบวามากกว า นอยกวา เทากบหรอไม ซงสามารถเปรยบเทยบคาไดทงตวเลข และขอความ ซงมลกษณะการใชงานดงน 1. เลอกกลมเซลลทตองการ 2. คลกเลอกเครองมอ Condition Formatting ทแทบ Home บน Ribbon ทกลมค าสง Styles 3. เลอก Highlight Cells Rules 4. เลอกเงอนไขในการเปรยบเทยบทตองการ 5. ก าหนดคาทตองการเปรยบเทยบ 6. เลอกลกษณะการจดรปแบบ 7. คลกปม OK

ตารางท 1 การเปรยบเทยบคา

ชนดตวเลข ความหมาย Greater Than เปรยบเทยบคามากกวา Less Than เปรยบเทยบคานอยกวา Between เปรยบเทยบคาทอยระหวาง Equal To เปรยบเทยบคาเทากบ Text that Contains เปรยบเทยบคาทประกอบดวยตวอกษรหรอขอความ A Date Occurring เปรยบเทยบคาทเกยวของกบตวเลขวนท Duplicate Values เปรยบเทยบหาคาซ า More Rules ตงเงอนไขเอง

รปภาพท 2 การเปรยบเทยบคา


ผลลพธทไดจากการกาหนดคา

รปภาพท 3 ผลลพธทไดจากการกาหนดคา

1.2 การหาคาสงสด/ตาสด (Top/Bottom)

เปนการหาคาโดยสรป คอ การสรปขอมลจากตาราง เพอหาคาสงสด ตาสด หรอการหาคาสงสด 10 อนดบ

แรก หรอการหาคาเฉลย เปนตน สามารถทาไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกกลมเซลลทตองการ

2. คลกเลอกเครองมอ Condition Formatting ทแทบ Home

3. เลอก Top/Bottom Rules

4. เลอกเงอนไขทตองการ

5. กาหนดคาทตองการสรป

6. เลอกลกษณะการจดรปแบบ

7. คลกปม OK

ตารางท 2 การหาคาสงสด/ตาสด

ชนดตวเลข ความหมาย Top 10 Items… สรปขอมลสงสด 10 อนดบแรก (10 รายการ) Top 10 %… สรปขอมลสงสด 10 % ของรายการทงหมด Bottom 10 Items… สรปขอมลต าสด 10 อนดบแรก (10 รายการ) Bottom 10 %… สรปขอมลต าสด 10 % ของรายการทงหมด


ชนดตวเลข ความหมาย Above Average… สรปขอมลทมคามากกวาคาเฉลยของขอมลทงหมด Below Average… สรปขอมลทมคานอยกวาคาเฉลยของขอมลทงหมด More Rules ตงเงอนไขเอง

รปภาพท 4 การหาคาสงสด/ตาสด

รปภาพท 5 ผลการหาคาสงสด/ตาสด


1.3 การสรปผลขอมลโดยใชเฉดส (Data Bar)

วธนเปนการเปรยบเทยบขอมลทงหมดแลวมการ Highlight เปนเฉดสลงบรเวณขอมล ซงท าใหสามารถเหนผลลพธและเปรยบเทยบขอมลไดจากการสงเกตเฉดส เหมาะส าหรบแสดงคาขอมลทเปรยบเทยบเปนปรมาณ มาก นอย ไดอยางชดเจน มวธการดงนคอ 1. เลอกกลมเซลลทตองการ 2. คลกเลอกปมเครองมอ Conditional Formatting ทแทบ Home 3. เลอก Data Bar 4. เลอกเฉดสทตองการ

รปภาพท 6 การสรปผลขอมลโดยใชเฉดส (Data Bar)

1..4 การสรปผลขอมลโดยใชส (Color Scales)

วธนเปนการเปรยบเทยบขอมลทงหมดแลวมการใชสทแตกตางกนลงบรเวณขอมล ซงท า ใหสามารถเหนผลลพธและเปรยบเทยบขอมลไดจากการสงเกตสทใสลงในเซลล โดยจะแสดงแบบ 2 ระดบส (คานอยทสดกบคามากทสด) หรอ 3 ระดบส (คามาก, คากลาง และคานอย) มวธการดงน 1. เลอกกลมเซลลทตองการ 2. คลกเลอกปมเครองมอ Conditional Formatting ทแทบ Home 3. เลอก Color Scales 4. เลอกเฉดสทตองการ


รปภาพท 7 การสรปผลขอมลโดยใชส (Color Scales)

1.5 การสรปขอมลโดยใชรปภาพ (Icon Sets)

วธนเปนการเปรยบเทยบขอมลทงหมดแลวมการใชรปภาพทแตกตางกนลงบรเวณขอมล ซงท าใหสามารถเหนผลลพธและเปรยบเทยบขอมลไดจากการสงเกตทรปภาพ มวธการดงนคอ 1. เลอกกลมเซลลทตองการ 2. คลกเลอกปมเครองมอ Conditional Formatting ทแทบ Home 3. เลอก Icon Sets 4. เลอกรป Icon ทตองการ


รปภาพท 8 การสรปขอมลโดยใชรปภาพ (Icon Sets)


2. การใชสตรและฟงกชนเพอการคานวณ

การใชงานในดานการคานวณ ซงนบวาเปนอกความสามารถหนงทเดนชดของ Microsoft Excel รวมไปทง

ฟงกชน ซงกคอสตรการคานวณทถกสรางไว มลกษณะเหมอนคาสงสาเรจรป การทางานเพยงแคระบชอฟงกชนลงไป

ภายในเซลลทตองการ ฟงกชนภายใน Excel มใหเลอกใชมากมาย ทงฟงกชนทางคณตศาสตร ฟงกชนทางการเงน

ฟงกชนทางสถต ฟงกชนทางขอความ เปนตน

2.1 รปแบบของสตรคานวณ

การปอนขอมลประเภทสตรค านวณ (Formula) นนจะตองน าหนาดวยเครองหมาย เทากบ “=” และตองประกอบดวยตวถกด าเนนการ (Operand) และตวด าเนนการ (Operator)

รปภาพท 9 สตรค านวณ

2.1.1 ตวถกดาเนนการ (Operand)

ตวถกด าเนนการหรอ Operand สามารถก าหนดในสตรค านวณ แบงออกเปน 2 ประเภทคอ 1. คาคงท (Constant) คอตวเลข ตวอกษร หรอขอความเฉพาะตางๆ 2. ชอเซลล (Cell Name) คอชอเซลลทบรรจขอมลอย

รปภาพท 10 ตวถกดาเนนการหรอ Operand


2.1.2 ตวดาเนนการ (Operator)

ตวด าเนนการ หรอ Operator แยกตามประเภทดงน

1) ตวดาเนนการทางคณตศาสตร (Mathematics Operator)

ตารางท 3 ตวดาเนนการทางคณตศาสตร (Mathematics Operator)

Operator ความหมาย ตวอยาง + บวก = A1+A3 _ ลบ = B3-B5 * คณ = C3*5 / หาร = A1/100 ^ ยกกาลง = 2^A2 % เปอรเซนต = A1*20% () วงเลบ = ((A3+2)*20)/100

2) ตวดาเนนการทางการเปรยบเทยบ (Comparison Operator)

Operator ทางการเปรยบเทยบนนจะไดคาจากการค านวณ เปน TRUE (จรง) หรอ FALSE (เทจ) เทานน โดยทวไปจะใชเพอน าไปตดสนใจหาทางเลอกในฟงกชน

ตารางท 4 ตวดาเนนการทางการเปรยบเทยบ (Comparison Operator)

Operator ความหมาย ตวอยาง คาทจะไดเปน เพราะ = เทากบ =5=6 FALSE 5 ไมเทากบ 6 > มากกวา =5>6 FALSE 5 นอยกวา 6 < นอยกวา =5<6 TRUE 5 นอยกวา 6 จรง >= มากกวาหรอเทากบ =5>=6 FALSE 5 นอยกวา 6 <= นอยกวาหรอเทากบ =5<=6 TRUE 5 นอยกวา 6 จรง <> ไมเทากบ =5<>6 TRUE 5 ไมเทากบ 6

3) ตวดาเนนการทางขอความ (Text Operator)

เครองหมายด าเนนการทางขอความคอเครองหมาย & ซงท าหนาทเชอมขอความหรอสตรค านวณ ท าใหแสดงผลลพธตอเนองกนได เชนตวอยาง


รปภาพท 11 ตวดาเนนการทางขอความ (Text Operator)

4) ตวดาเนนการอางอง (Reference Operator)

ใชในการอางองต าแหนงบนเวรคชท โดยใชเครองหมาย , (Comma) : (Colon) หรอเวนวรรค (Space) ในการอางองกลมเซลลเวรคชท

ตารางท 5 ตวดาเนนการอางอง (Reference Operator)

Operator ความหมาย ตวอยาง , (Comma) ใชอางองชวงเซลลทงหมดทอางถง =sum(B2:B5,D2:D5) : (Colon) ใชอางองชวงเซลลจากตาแหนงแรก

ไปจนถงตาแหนงเซลลสดทายตอเนองกน

=sum(B2:B5)

เวนวรรค (Space)

ใชอางองเฉพาะเซลลทซากนในชวงเซลลทระบ

=sum(B2:D4 C3:E5) นาขอมลทซากนในชวง B2 ถง D4 และ C3 ถง E5 มาบวกกนในทนคอเซลล C3 C4 D3 D4

5) ระดบความสาคญของตวดาเนนการ

ตวด าเนนการตางๆนนมล าดบความส าคญตางกน ซงโปรแกรมจะประมวลผลจากตวด าเนนการระดบสงไปยงระดบรองลงมา หากภายในสตรค านวณเดยวกนนนมตวด าเนนการทมระดบความส าคญเทาๆ กนจะค านวณจากซายไปขวาจนครบ

ตารางท 6ระดบความสาคญของตวดาเนนการ

ท ตวด าเนนการ ความหมาย 1 () วงเลบ 2 % เปอรเซนต เชน 50% โปรแกรมจะแปลงคาเปน 0.5 กอนแลวจงค านวณคาอนๆ 3 ^ ยกก าลง เชน 2^5 4 * และ / คณ และหาร 5 + และ - บวก และลบ 6 & น าขอความตงแตสองขอความมาเชอมกน 7 =, <>, <=, >=, <> ตวด าเนนการเปรยบเทยบ


2.2 การสรางสตรคานวณ

หากตองการใชงานสตรค านวณใน Excel นน สงหนงทตองท ากอนเสมอคอ “คลกเลอกเซลล ทตองการใหผลลพธแลวจงปอนสตรค านวณ” การใสสตรลงในเซลลท าไดโดยคลกเซลลทตองการ แลวพมพสตรลงไปในเซลลโดยตรง หรอพมพบนแถบสตร (Formula Bar) ซงมการใชงานดงน

รปภาพท 12 การสรางสตรคานวณ

2.3 การอางองเซลล (Reference)

หากกลาวถงเรองการค านวณแลว การอางองเซลลจดเปนเรองทควบคกน กลาวคอหากมการใชสตรค านวณจะตองมการอางองขอมลทบรรจอยในเซลลตางๆ กน เพอใหสตรการค านวณทสรางขนนนมความยดหยนตอการใชงาน มากกวาการระบตวเลขคาคงทลงไปทงหมดเอง เพราะเมอมการเปลยนแปลงขอมลหรอตวเลขใดๆ ในเซลลขอมล ผลลพธตางๆ กจะถกเปลยนแปลงไปดวย ทาใหผใชไมตองเสยเวลาในการปอนสตรค านวณอกรอบ การอางองเซลลนนสามารถก าหนดไดหลายรปแบบดงน

2.3.1 การอางองเซลลภายในเวรคชทเดยวกน

การอางองเซลลทอยในเวรคซทเดยวกนจะตองมชอคอลมนและชอแถวในการอางองดงรป

รปภาพท 13 การอางองเซลลทอยในเวรคซทเดยวกน

รปแบบ

=ชอเซลล (Cell) มาจาก ชอคอลมนชอแถว (ColumRow: CR)

เชน =A1 A คอ ชอคอลมน 1 คอ ชอแถว


ตารางท 7 การอางองเซลลทอยในเวรคซทเดยวกน

การอางอง ความหมาย =A1 อางองขอมลทอยในเซลล A1 =A1:A12 อางองขอมลตงแตเซลล A1 ถง A12 =A1,A12,A14 อางองขอมลในเซลล A1, A12 และ A14 =A1:A12,C1:C12 อางองขอมลตงแตเซลล A1 ถง A12 และตงแต C1 ถง C12 =A1:A12 A1:F5 อางองขอมลเซลลขอมลตงแต A1 ถง A12 และ A1 ถง F5 ซงกคอ A1:A5 นนเองเปนการ

อางองเซลลรวมกน

2.3.2 การอางองเซลลทอยในเวรคชทอน

การอางองเซลลทอยในเวรคชทอนนน จะตองมชอเวรคชทตนทางแลวตามดวยเครองหมายอศเจรย (!) แลวจงพมพชอเซลล ดงรป

รปภาพท 14 อางองเซลลทอยในเวรคชทอน

2.3.3 การอางองเซลลภายในเวรคบคอน

การอางองเซลลทอยในเวรคบคอนนน จะตองมการอางองถงชอไฟลเวรคบคแลวตามดวยชอเวรคชท และชอ

เซลลตามล าดบ

รปภาพท 15 อางองเซลลทอยในเวรคบคอน

รปแบบ

=ชอเวรคชท!ชอเซลล

เชน =Sheet1!A1

รปแบบ

=[เวรคบคอน.xlsx]ชอเวรคชท!ชอเซลล

เชน =[บคลากร.xlsx]Sheet1!A1


2.3.4 การอางองเซลลแบบเจาะจง

เมอผใชท าการคดลอกสตรภายในเซลลตางๆ ทถกก าหนดไวในสตรจะเปลยนแปลงเองอตโนมต แตในบางกรณ

เราไมตองการใหเซลลเปลยน ตองการระบเจาะจงแคเซลลเดยว หรอกลมเซลลเพยงกลมเดยว สามารถระบไดโดยการใชสญลกษณ $ (Dollar Sign) ใสไวหนาเซลล เชน $A1 คอเจาะจงคอลมภ แถวเปลยนแปลงได A$1 คอเจาะจงแถว คอลมภเปลยนแปลงได $A$1 คอเจาะจงแถว และคอลมน

รปภาพท 16 การอางองเซลลแบบเจาะจง

Tip การอางองเซลลแบบเฉพาะเจาะจง สามารถกดปมฟงกชน F4 ทคยบอรด เพอทาการใสเครองหมาย $ โดยการกด F4 กดครงท 1 จะเปนการใส $ ทงหนาคอลมภและแถว ($A$1) กดครงท 2 จะเปนการใส $ หนาแถว (A$1) กดครงท 3 จะเปนการใส $ หนาคอลมภ ($A1)

2.4 การตงชอเซลลและกลมเซลล

การค านวณขอมลภายในเซลลนนเปนการอางองต าแหนงเซลลหรอการระบชอเซลล เชน A4+A3 เปนตน ทงนเราสามารถอางองต าแหนงเซลลไดอกลกษณะหนงคอ การตงชอใหกบเซลลซงอาจจะเปนเซลลเดยวกนหรอหลายเซลลกได เพออ านวยความสะดวกในการอางองถงต าแหนงเซลลจ านวนมาก ในการเขาถงขอมลหรอการน าไปค านวณ

2.4.1การตงชอเซลลหรอกลมเซลลดวย Name Box

Name Box ใชในการแสดงชอต าแหนงเซลลทเลอกอย และสามารถตงชอเซลลหรอกลมเซลลได โดยสามารถท าตามขนตอนดงน 1. คลกเลอกเซลลหรอกลมเซลลทตองการตงชอ 2. พมพชอลงไปใน Name Box และกดปม Enter ทคยบอรด

รปแบบ

=ชอเซลล

เชน =$A1 =A$1 =$A$1


รปภาพท 17 การตงชอเซลลหรอกลมเซลลดวย Name Box

2.4.2 การตงชอเซลลหรอกลมเซลลดวย Define Name

Define Name ใชในการตงชอกลมเซลล โดยการกาหนดขอบเขตการใชงานและใสขอคดเหนเพมเตมซง

สามารถทาไดดงน

1. คลกเลอกเซลลหรอกลมเซลลทตองการตงชอ

2. เลอกแทบ Formulas

3. คลกปม Define Name

4. ทชอง Name ตงชอเซลล

5. ทชอง Scope เลอกขอบเขตการเรยกใชงานชอเซลล หรอคลกท Refers to เพออางองกลมเซลลใหม

6. ทชอง Comment ระบขอคดเหนเพมเตม

7. คลกปม OK

รปภาพท 18 การตงชอเซลลหรอกลมเซลลดวย Define Name 1


รปภาพท 19 การตงชอเซลลหรอกลมเซลลดวย Define Name

2.4.3 การตงชอเซลลหรอกลมเซลลตามหวคอลมภหรอแถว การตงชอเซลลโดยการน าเอาชอหวรายการในกลมขอมลมาตงชอเซลล โดยใชวธเลอกชอหวคอลมภหรอหว

แถวมาตงชอใหเซลล โดยมขนตอนดงน 1. คลกกลมเซลลทงหมดพรอมหวรายการ 2. เลอกแทบ Formulas 3. คลกปม Create from Selection 4. คลกเลอกคาจากเซลลดานทจะนามาทาชอเซลล 5. คลกปม OK

ตารางท 8 การตงชอเซลลหรอกลมเซลลตามหวคอลมภหรอแถว

ค าสง ความหมาย Top row ใชคาในแถบบนสดมาเปนชอเซลล Left column ใชคาของเซลลในคอลมนซายสดเปนชอเซลล Bottom row ใชคาในแถวลางสดเปนชอเซลล Right column ใชคาของเซลลในคอลมนขวาสดเปนชอเซลล


รปภาพท 20 การตงชอเซลลหรอกลมเซลลตามหวคอลมภหรอแถว 1

รปภาพท 21 การตงชอเซลลหรอกลมเซลลตามหวคอลมภหรอแถว 2

2.5 การใชงานฟงกชน

ฟงกชนซงคอสตรการค านวณทถกสรางไว มลกษณะเหมอนคาสงส าเรจรป การท างานเพยงแคระบชอฟงกชนลงไปภายในเซลลทตองการ หลงจากนนฟงกชนจะคนคาผลลพธกลบมาให ฟงกชนภายใน Excel มใหเลอกใชมากมาย ทงฟงกชนทางคณตศาสตร ฟงกชนทางการเงน ฟงกชนทางสถต ฟงกชนทางขอความ เปนตน 2.5.1 สวนประกอบของฟงกชน

รปแบบการใชงานฟงกชนนนจะคลายกบการปอนสตรค านวณคอ จะตองน าหนาดวยเครองหมายเทากบ (=) จากนนตามดวยชอฟงกชนและคาขอมล

ชอฟงกชน (Function) คอ ชอฟงกชนตามท Excel ไดก าหนดไว เชนฟงกชน SUM, COUNT คาขอมล (Argument) คอ คาทตองสงใหฟงกชน ซงจะอยภายในวงเลบ และการอาง

Argument นน อาจจะใชการอางองชอเซลลแทนกได


รปภาพท 22 สวนประกอบของฟงกชน

2.5.2 การใสฟงกชน

การสรางสตรคานวณดวยฟงกชน สามารถเลอกใชฟงกชนโดยพมพชอฟงกชนลงไปเอง หรอเลอกฟงกชนจาก

กลมคาสง Function Library ซงใน Excel 2013 ไดรวบรวมรายชอฟงกชนไวใหเรยกใชงานไดอยางสะดวกใน

Ribbon ชอ Formulas โดยอยในกลมชอ Function Library และแยกฟงกชนออกเปนประเภทการใชงานตางๆ

รปภาพท 23 ฟงกชนจากกลมคาสง Function Library

ตารางท 9 ฟงกชนจากกลมคาสง Function Library

ค าสง ความหมาย Insert Function เปดไดอะลอกบอกซแทรกฟงกชน AutoSum เลอกฟงกชนอตโนมต Recently Used เลอกฟงกชนทใชลาสด Financial เลอกฟงกชนทางการเงน Logical เลอกฟงกชนทางตรรกะ Text เลอกฟงกชนทางขอความ Date & Time เลอกฟงกชนวนทและเวลา Lookup & Reference เลอกฟงกชนการคนหาและอางอง Math & Trig เลอกฟงกชนคณตศาสตรและตรโกณมต More & Function เลอกฟงกชนอนๆเพมเตม


2.5.3 ประเภทของฟงกชน

ฟงกชนภายใน Excel มหลากหลายชนด เราสามารถแบงออกตามกลมการท างานดงน

1) ฟงกชนทางคณตศาสตร (Math & Trig)

ใชค านวณหาคาทางคณตศาสตรหรอตรโกณมต เชนคาผลรวม คาจ านวนเตม เปนตน ตารางท 10 ฟงกชนทางคณตศาสตร (Math & Trig)

ฟงกชน หนาท =INT (ตวเลข) คนคาจานวนเตมปดทศนยมทง =TRUNC (ตวเลข, จานวนทศนยม) คนคาตวเลขและทศนยมตามจานวนทตองการ

โดยปดเศษทง =ABS (ตวเลข) คนคาสมบรณของตวเลข =SQRT (ตวเลข) คนคารากทสองของตวเลข =ROUND (ตวเลข, จานวนทศนยม) คนคาตวเลขและทศนยมตามจานวนทตองการ =MOD (ตวตง, ตวหาร) คนคาเศษทเหลอจากการหาร =SUM (ชวงเซลล) หาผลรวม =SumIF (กลมเซลลทตรวจสอบ, “เงอนไข”, กลมเซลลทตองการหาผลรวม)

หาผลรวมตามเงอนไข

2) ฟงกชนทางสถต (Statistical)

เปนฟงกชนการวเคราะหขอมลทางสถต ใชค านวณหาคาทางสถตตางๆ เชนคาเฉลย คาสงสด คาต าสด การนบตวเลข เปนตน

ตารางท 11 ฟงกชนทางสถต (Statistical)

ฟงกชน หนาท =MAX (กลมเซลล) คาสงสดในกลมเซลล =MIN (กลมเซลล) คาต าสดในกลมเซลล =AVERAGE (กลมเซลล) คาเฉลยในกลมเซลล =AVERAGEIF (กลมเซลล, เงอนไข) คาเฉลยในกลมเซลลตามเงอนไข =AVERAGEIFS (กลมเซลล, เงอนไข, กลมเซลล, เงอนไข, ...)

คาเฉลยในกลมเซลลตามเงอนไขโดยสามารถหาไดหลายเงอนไข หลายชวงขอมล

=MIDIAN (กลมเซลล) คากงกลางในกลมเซลล =MODE (กลมเซลล) คาทเกดซ าหรอเกดบอยทสดในกลมเซลล


ฟงกชน หนาท =COUNT (กลมเซลล) นบจ านวนขอมลเฉพาะตวเลข =COUNTA (กลมเซลล) นบจ านวนขอมลทงตวเลขและขอความ =COUNTBLANK (กลมเซลล) นบจ านวนเซลลวาง =COUNTIF (กลมเซลล, เงอนไข) นบจ านวนขอมลตามเงอนไข =COUNTIFS (กลมเซลล, เงอนไขกลมเซลล, เงอนไข, ...)

นบจ านวนขอมลตามเงอนไขโดยสามารถหาไดหลายเงอนไข หลายชวงขอมล

3) ฟงกชนทางวนทและเวลา (Date & Time)

ใชค านวณหาวนเวลา แสดงวนทปจจบน เปนตน ตารางท 12 ฟงกชนทางวนทและเวลา (Date & Time)

ฟงกชน หนาท =TODAY() คนคาวนทปจจบน =NOW() คนคาวนทและเวลาปจจบน =YEAR(วน/เดอน/ป) คนคาป =MONTH(วน/เดอน/ป) คนคาเดอน =DAY(วน/เดอน/ป) คนคาวนท =NETWORKDAYS(วนทเรมตน, วนทสนสด) คนคาจ านวนวนจากชวงเวลา เฉพาะวนท าการ =YEARFRAC(วนทเรมตน, วนทสนสด) คนคาปเปนทศนยม (หาอายเปนป) =HOUR(เวลา) คนคาเวลาเปนชวโมง =MINUTE(เวลา) คนคาเวลาเปนนาท

4) ฟงกชนทางการเงน (Financial)

ใชค านวณหาคาทางการเงนตางๆ เชน มลคาเงนในอนาคต อตราดอกเบย เปนตน ฟงกชนทางการเงนมหลากหลายฟงกชน ในสวนนจะยกตวอยาง ฟงกชน PMT ซงเปนฟงกชนทท าหนาทค านวณหาคาอตราการผอนชาระเปนงวดๆ ซงมวธการใชงานดงน

รปภาพท 24 ฟงกชนทางการเงน (Financial)

รปแบบ =PMT (rate ,nper ,pv)

=PMT(อตราดอกเบยตองวด, จานวนงวดทงหมด, เงนตน)


5) ฟงกชนทางขอความ (Text)

ใชส าหรบจดการขอมลทงตวเลขและตวอกษรในลกษณะตางๆ เชน แปลงตวเลขใหเปนขอความ , คนหาและแทนทขอความ เปนตน

ตารางท 13 ฟงกชนทางขอความ (Text)

ฟงกชน หนาท =CHAR(ตวเลข) แปลงตวเลขเปนตวอกขระ =REPT(ขอความ, จ านวนครง) พมพขอความซ าตามจ านวนครงทระบ =BAHTTEXT(ตวเลข) แปลงตวเลขเปนขอความทางการเงน =CONCATENATE(ขอความ1, ขอความ2, …) รวมขอความหรอตวเลขใหเปนขอมลเดยวกน =UPPER เปลยนขอความเปนตวพมพใหญ =LOWER เปลยนขอความเปนตวพมพเลก =LEN() นบจานวนอกขระในเซลล

6) ฟงกชนทางตรรกศาสตร

ใชค านวณแบบก าหนดเงอนไข เชน การเปรยบเทยบคาทใหผลลพธเปนจรงหรอเทจ ไดแก - ฟงกชน IF ตรวจสอบเงอนไขการทางาน

ฟงกชน IF ใชส าหรบทดสอบเงอนไขและการตดสนใจการท างาน ตามเงอนไขทก าหนดซงจะใชกบขอมลทมทางเลอกในการตดสนใจหลายๆ ทางโดยโปรแกรมจะน าเงอนไขไปทดสอบและสงคากบเปนตรรกศาสตรวาจรงหรอเทจ ถาจรงใหท าอะไร ถาเทจใหท าอะไร

1. IF แบบเงอนไขเดยว มรปแบบดงน

รปภาพท 25 IF แบบเงอนไขเดยว

ใหคาตามผลของเงอนไขวา เปนจรง (True) หรอเปนเทจ (False)

สาหรบการใชงานฟงกชน IF นนสงทสาคญทสดคอการกาหนดเงอนไข ผใชจะตองทราบวาอะไรคอเงอนไข

และจะตงเงอนไขอยางไร

รปแบบ

= IF(เงอนไข, คาทไดเมอเงอนไขเปนจรง, คาทไดเมอเงอนไขเปนเทจ)


2. IF แบบหลายเงอนไข ส าหรบ IF แบบหลายเงอนไข เหมาะกบงานทมลกษณะการตรวจสอบการตดสนใจแบบหลายๆ เงอนไข โดยม

ลกษณะการเรยกใชฟงกชน IF แบบซอนกนไปเรอยๆ ในสวนของการพสจนเงอนไขทเปนเทจ ตามรปแบบดงน

รปภาพท 26 IF แบบหลายเงอนไข

*** วงเลบปดเทากบจ านวน IF ***

7) ฟงกชนคนหาและอางอง

ฟงกชน VLOOKUP คนหาขอมลตามแนวคอลมน

ฟงกชนนจะใชส าหรบการคนหาขอมลคอลมน (Vertical) โดยเรมจากคอลมนซายสดของตารางหรอฐานขอมลหากพบขอมลตามคาทสงไป กจะสงกลบคาในแถวเดยวจากคอลมนทระบไวในตาราง ฟงกชน Vlookup เปนฟงกชนทมประโยชนมากในการทจะอางองขอมลของตารางอนมาไวยงต าแหนงทตองการ โดยจะม KEY ทใชในการเปรยบเทยบคนหา ส าหรบการใช Vlookup นนจะตองมสวนประกอบทส าคญ 2 สวนดวยกน คอ 1. ตารางขอมลหลก 2. ขอมลทตองการนาไปคนหาจากตารางหลก

รปภาพท 27 ฟงกชน VLOOKUP คนหาขอมลตามแนวคอลมน

รปแบบ =IF (เงอนไขท 1, คาทไดเมอเงอนไขท 1 เปนจรง, IF (เงอนไขท 2, คาทไดเมอเงอนไขท 2 เปนจรง,…, IF (เงอนไขท N, คาทไดเมอเงอนไขท N เปนจรง, คาสดทายของทกเงอนไข)))


รปภาพท 28 ฟงกชน VLOOKUP คนหาขอมลตามแนวคอลมน

ตวอยาง จากตารางขอมลในรป เมอผใชปอนรหสสนคาในเซลล C2 ตองการใหปรากฏชอสนคาและราคา

ขนมา โดยชอสนคาและราคาสนคานนจะอางองจากกลมเซลลตารางหลก(F2:H10) ดงนนจงตองใชวธการอางองขอมล

จากตารางหลกมาใชงาน โดยนาขอมลรหสสนคาเปนคยในการคนหาขอมล โดยกาหนดสตร Vlookup ดงน

รปภาพท 29 ตวอยาง จากตารางขอมลในรป

รปแบบ =VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

โดยท lookup_value คอ คาทจะนาไปคนหาในตารางขอมล (เซลลทเปนคย) table_array คอ ต าแหนงของตารางหลก col_index_num คอ ล าดบคอลมนทตองการน าขอมลมาแสดง โดยการนบ

ล าดบคอลมนนนจะเรมนบจากซายสดเปน 1 และไลเรยงไปตามลาดบ

range_lookup คอ คาตรรกะทระบลงไปให Vlookup เลอกวาจะสงคาใดกลบจากผลการคนหา เชน TRUE, FALSE หรอไมใสคาอะไร


จากรปเขยนสตรไดดงน =VLOOKUP(C2,F2:H10,2) C2 คอ เซลลทเปนคย ตองการน าไปคนหาหรอน าไปเปรยบเทยบกบตารางหลก F2:H10 คอ ต าแหนงของตารางหลก 2 คอ ล าดบคอลมนทตองการน าขอมลมาแสดง จากตวอยางตองการชอสนคา ซงเปน

คอลมนล าดบท 2 ของตารางหลกมาแสดง ส าหรบราคาสนคานน กท าเชนเดยวกนกบชอสนคา แตเปลยน Columnindex number เปน 3 เพราะราคา

สนคาเปนขอมลทอยคอลมนล าดบท 3 ของตารางหลก Note:

ฟงกชน Vlookup นนมขอจ ากดคอ คอลมนซายสดจะตองเรยงล าดบจะตองเรยงล าดบขอมลจากนอยไปหามากเสมอ และขอมลทเปนคยในการคนหานน จะตองพมพใหถกตองตามรหส เพราะหากพมพผดโปรแกรมจะไมสามารถหาคาได

ฟงกชน HLOOKUP คนหาขอมลตามแนวแถว

การท างานจะคลาย VLOOKUP แตจะคนหาขอมลในลกษณะเปนแถวแนวนอน (Horizontal) โดยจะคนหาจากแถวท 1 คอแถวบนสด หากพบขอมลทตรงกบคาทคนหา กจะนาคาทอยในแถวถดไปมาแสดง จากรปเขยนสตรไดดงน

รปภาพท 30 ฟงกชน HLOOKUP คนหาขอมลตามแนวแถว

รปแบบ =HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

โดยท lookup_value คอ คาทจะน าไปคนหาในตารางขอมล (เซลลทเปนคย) table_array คอ ต าแหนงของตารางหลก row_index_num คอ ล าดบแถวทตองการน าขอมลมาแสดง โดยการนบล าดบ

แถวนนจะเรมนบจากแถวบนสดเปน 1 และไลเรยงไปตามล าดบ

range_lookup คอ คาตรรกะทระบลงไปให Hlookup เลอกวาจะสงคาใดกลบจากผลการคนหา เชน TRUE, FALSE หรอไมใสคาอะไร


รปภาพท 31 ผลลพธฟงกชน HLOOKUP คนหาขอมลตามแนวแถว

จากรปเขยนสตรไดดงน

=HLOOKUP(C2,B6:J8,2) C2 คอ เซลลทเปนคย ตองการน าไปคนหาหรอน าไปเปรยบเทยบกบตารางหลก B6:J8 คอ ต าแหนงของตารางหลก 2 คอ ล าดบแถวทตองการน าขอมลมาแสดง จากตวอยางตองการชอสนคา ซงเปนแถวล าดบท

2 ของตารางหลกมาแสดง ส าหรบราคาสนคานน กท าเชนเดยวกนกบชอสนคา แตเปลยน Columnindex number เปน 3 เพราะราคา

สนคาเปนขอมลทอยแถวล าดบท 3 ของตารางหลก


3. การทางานและจดการฐานขอมล

Microsoft Excel จดเปนโปรแกรมหนงทมความสามารถในดานของการจดการเกบขอมลโดยเฉพาะใน

เวอรชนนไดเพมเนอทในการจดเกบขอมลมากยงขน ดวยการเพมจานวนแถว จานวนคอลมนทมากขนกวาเดม ทาให

ความสามารถในดานนของ Excel มจดเดนขนมาอยางชดเจน

3.1 การเรยงลาดบขอมล (Sort)

การเรยงล าดบขอมลจดวาเปนอกความสามารถหนงทมาพรอมกบการจดรปแบบตารางอตโนมตซงการเรยงล าดบจะมลกษณะการเรยง ดงน

3.1.1 เรยงจากนอยไปหามาก

โดยสามารถเรยงไดทงตวอกษร ตวเลข และวนท การเรยงล าดบเบองตนสามารถท าไดดงน 1. คลกเลอกเซลลในคอลมนทตองการเรยงล าดบ 2. คลกเครองมอ Sort & Filter ทแทบ Home เลอกประเภทการเรยงล าดบ

รปภาพท 32 เรยงจากนอยไปหามาก


3.1.2 เรยงจากมากไปหานอย

โดยสามารถเรยงไดทงตวอกษร ตวเลข และวนท การเรยงล าดบเบองตนสามารถท าไดดงน 1. คลกเลอกเซลลในคอลมนทตองการเรยงล าดบ 2. คลกเครองมอ Sort & Filter ทแทบ Home เลอกประเภทการเรยงล าดบ

รปภาพท 33 เรยงจากมากไปหานอย

3.1.3 เรยงลาดบแบบกาหนดเอง

การเรยงล าดบแบบก าหนดเองสามารถท าไดดงน 1. คลกเมาสภายในกลมเซลล 2. คลกแทบ Home 3. คลกเครองมอ Sort & Filter 4. เลอกค าสง Custom Sort …. 5. ก าหนดรายละเอยด - เลอกฟลลทตองการเรยง - เลอกประเภทการเรยง (นอยไปมาก หรอ มากไปนอย) 6. คลกปม OK


รปภาพท 34 เรยงลาดบแบบกาหนดเอง

3.1.4 เรยงลาดบชดขอมล (Series)

ส าหรบขอมลแบบชด (Series) เชน จนทร, องคาร, พธ,... อาทตย หรอ มกราคม, กมภาพนธ, มนาคม,... , ธนวาคม นนไมสามารถใชการเรยงแบบปกตได เนองจากการเรยงขอมลแบบปกตนนจะเปนการเรยงตามตวอกษร ก ถง ฮ หรอ A ถง Z และเรยงตามคาของตวเลข ดงนนหากเปนการเรยงล าดบแบบธรรมดาจะไมสามารถเรยงไดถกตอง เพราะฉะนนหากตองการเรยงล าดบขอมลชนดนจะตองอาศยตวเลอกเสรมอนๆ ซงมอยในหนาตาง Sort อยแลวดงน 1. เลอกฟลลทตองการเรยง 2. คลกเลอก Custom List… ในสวนของประเภทการเรยง 3. เลอกขอมลตามรปแบบทตองการเรยง 4. คลกปม OK


รปภาพท 35 เรยงลาดบชดขอมล (Series)

3.2 การกรองขอมล (Filter)

เมอจดรปแบบตารางแลวจะสงเกตไดวาทหวตารางจะปรากฏตวกรองขอมล เพอใชในการเรยกดขอมลบางประเภทตามตองการ เชน ตองการดขอมลเฉพาะคนทขนตนดวย “นาย” เปนตน ความสามารถในการกรองขอมลของตารางทไดผานการจดรปแบบแลว มวธการใชงานเครองมอในการกรองขอมลดงน 1. เลอกกลมเซลลทตองการ 2. คลกแทบ Home 3. คลกเครองมอ Sort & Filter 4. เลอกคาสง Filter 5. คลกปมลกศร ทหวคอลมน 6. เลอกขอมลทตองการกรอง 7. คลกปม OK


รปภาพท 36 การกรองขอมล (Filter)

รปแบบในการกรองขอมลนนสามารถเปลยนแปลงไปไดอสระตามขอมล เชน ขอมลทเปนตวเลข ขอมล

ตวอกษร หรอขอมลทเปนวนท ตวเลอกตางๆ ของแตละฟลลจะเปลยนแปลงไปเรอยๆ ตามขอมลทบรรจอยในคอลมน

นนๆ

3.2.1 การกาหนดเงอนไขเอง (Custom Filter)

การกรองขอมลนนนอกจากจะใชวธการเลอกจากตวเลอกทโปรแกรมมใหแลว ยงสามารถก าหนดไดเองจากการเลอก ตวเลอก Filters เชน ตองการกรองขอมลพนกงานทมคาเปนชวง หรอตองการหาคาเฉลยของเงนเดอนพนกงาน เปนตน ในการกรองขอมลเองนสมมตวาตองการกรองขอมลตวเลขทเปนเงนเดอน สามารถท าไดดงน 1. คลกปมลกศร 2. เลอกคาสง Number Filters 3. เลอกเงอนไขทตองการ 4. ก าหนดตวเลขตามเงอนไขทตองการ 5. คลกปม OK


รปภาพท 37 การกาหนดเงอนไขเอง (Custom Filter) 1

รปภาพท 38 การกาหนดเงอนไขเอง (Custom Filter)

3.2.2 ใชเงอนไขขนสง (Advance Filter)

นอกจากการกรองขอมลโดยทวไปแลว เรายงสามารถสรางเงอนไขในการกรองขอมลขนสงได ดวยการเลอกพนทวางเงอนไขและพนทวางผลลพธแยกออกมาตางหากได โดยใชคาสง Advanced ในการก าหนดพนทคานหาและการกรองขอมลไดดงน 1. สรางพนทเงอนไข 2. พมพเงอนไข 3. คลกกลมขอมลพนทในการคนหา 4. ทแทบ Data คลกปม Advanced 5. กาหนดพนทการคนหา

- List range : คลกเลอกพนทการคนหา - Criteria range : คลกเลอกพนทเงอนไข


- Copy to : คลกเลอกเซลลทจะแสดงผล 6. คลกปม OK

ผลลพธทไดจากการกาหนดเงอนไขในการกรองขอมล


รปภาพท 39 ใชเงอนไขขนสง (Advance Filter)

3.3 การจดกลมขอมล (Group)

เมอขอมลมจ านวนมาก บางครงทาใหการคนหาขอมลหรอการเรยกใชขอมลท าไดลาชา ซงเราสามารถแบงขอมลออกเปนกลมๆ ได เพอความสะดวกในการเรยกใชงาน การจดกลมขอมลจะแบงโดยใชคอลมนและแถวในการแบงเปนหลก โดยวธการดงน 1. ลากคลมชวงขอมลทตองการจดกลม

2. เลอกแทบ Data

3. ทกลมค าสง Outline คลกปม Group

4. เลอกการจด Group ตาม Row หรอ Columns จากนนกดปม OK เพอยนยน


รปภาพท 40 การจดกลมขอมล (Group)

รปภาพท 41 ผลลพธทไดการจดกลมขอมล (Group)

การยกเลกจดกลมขอมล (Ungroup) สามารถทาไดโดยวธการดงน

1. ลากคลมชวงขอมลทตองการยกเลกการจดกลม 2. เลอกแทบ Data 3. ทกลมค าสง Outline คลกปม Ungroup 4. เลอกการยกเลก Group ตาม Row หรอ Columns จากนนกดปม OK เพอยนยน


รปภาพท 42 การยกเลกจดกลมขอมล (Ungroup)

3.4 การแบงแยกขอมลจากคอลมนเดยวออกเปนหลายคอลมน (Text To Column)

ในกรณทขอมลถกสรางภายในคอลมนเดยวกน เชน ชอ-นามสกล เราสามรถแยกขอมลทอยในคอลมนเดยวกนนนแบงออกเปนหลายคอลมนได เพอความสะดวกในการเรยกใชขอมล โดยวธการดงน 1. เลอกคอลมนทตองการแยกขอมลออก

2. ทแทบ Data กลมค าสง Data Tolls คลกปม Text to Column 3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Convert Text to Columns Wizard ใหก าหนดรายละเอยดเพมเตม 4. Step 1: เลอกชนดของขอมลตนฉบบวาตองการแบงแบบไหน

Delimited: แบงตามตวคน เชน แทบ คอมมา หรอชองวาง Fixed width: ก าหนดความกวางแตละคอลมนเทากน เชน แบงชองละ 10 ตวอกษร

5. คลกปม Next 6. Step 2: เลอกตวคนระหวางคอลมนวา แตละสวนถกแบงดวยเครองหมายใด 7. คลกปม Next 8. Step 3: เลอกรปแบบและต าแหนงเซลลทตองการแสดงผลลพธในชอง Destination 9. คลกปม Finish


รปภาพท 43 Step 1: เลอกชนดของขอมลตนฉบบวาตองการแบงแบบไหน

รปภาพท 44 Step 2: เลอกตวคนระหวางคอลมนวา แตละสวนถกแบงดวยเครองหมายใด


รปภาพท 45 Step 3: เลอกรปแบบและตาแหนงเซลลทตองการแสดงผลลพธในชอง Destination

รปภาพท 46 ผลลพธการแบงแยกขอมลจากคอลมนเดยวออกเปนหลายคอลมน (Text To Column)


4. การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel เพอการจดทารายงาน (Pivot Table)

1.ทาความรจกกบการทางานของ Pivot Table

Pivot Table เปนเครองมอททรงพลงมาก ๆ ของ Microsoft Excel ใชส าหรบสรปผลขอมลจ านวนมาก ๆ ในรปแบบของตาราง และรปแบบกราฟ (Pivot Chart)

Pivot Table จะถกสรางจากขอมลใน Worksheet หรอ Range ทมขอมลตองการจะใชสรปผล สามารถนาเอาหวขอในแตละคอลมนมาใสใน Pivot Table เพอใชสรปผลโดย จะมดวยกน 4 สวนทจะตองลากเอาขอมลมาวางเพอสรปผล

รปภาพท 47 Pivot Table

2. เครองมอทจะชวยเสรมความเกงกาจของ Pivot Table

2.1 Pivot Chart

การน าเอาขอมลทสรปผลมาน าเสนอในรปแบบของกราฟ เพอใหดไดงาย อาจจะเปนกราฟแทง เสน หรอวงกลม กได โดยจะลงคกบขอมลดบนน ๆ โดยหากมขอมลการขายมาเพมกสามารถทาการ Refresh เพอสรปผลท Update ไดทนท

2.2 Slicer

ใชส าหรบการกรองขอมลทตองการในแบบ interactive สามารถคลกรายการทตองการจะด เชนคลกทรายการสนคาทจะดยอดขาย เฉพาะสนคานน ๆ สามารถเลอกไดหลาย ๆ รายการ และสามารถมไดหลาย ๆ Slicer

1. Row Label = ใชสรปขอมลทหวของตารางทางดานซาย 2. Column Label = ใชสรปขอมลทหวของตารางทางดานบน 3. Σ Values = สรปผลของขอมลทตองการ โดยจะตองก าหนดวาจะใชสตรใด

SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT เปนตน 4. Filter = ใชก าหนดวาจะใชคอลมนใดเพอใชกรองขอมล โดยการแสดงผลจะ

เปน Drop down list เพอใหเลอกวาเราจะกรองขอมลใด


2.3 Power Pivot

ส าหรบใครทจะตองสรปผลขอมลเกนความสามารถของ Excel ทเบองตนจะม Row ใหเกบขอมล 1,048,576 แถว

3.การเตรยมขอมลเพอการวเคราะหและสรปผล

1. ขอมลควรเกบในรปแบบของฐานขอมล 2. ขอมลทมปรมาณมาก ๆ 3. ขอมลจากฐานขอมลภายนอก (Import Data) 4. เชอมตอกบฐานขอมลภายนอก (Get External Data) 5. ขอมลในรปแบบหลาย ๆ ตาราง โดยแตละตารางมรปแบบเดยวกน (Consolidate)

รปภาพท 48 List Table


4.การสรางและการแกไข Pivot Table

1. คลกเลอกกลมขอมล และคลกแทบ Insert > PivotTable

รปภาพท 49Insert PivotTable

2. คลกเลอกตาราง หรอชวงเซลทจะนามาแสดง

รปภาพท 50 Create Pivot Table

3. คลกเลอกต าแหนงทจะวาง PivotTable ในเวรกชตเดม หรอ วางในเวรกชตใหม เมอเรยบรอยแลวคลกปม OK


รปภาพท 51 เลอกตาแหนงทจะวาง PivotTable

รปภาพท 52 แสดงการเลอกขอมลเพอการสรปผลเบองตน


5.การเลอกและการจดการ Field List

1.ใช เมาสดงชอ Field ไปยงชองตาแหนงทตองการ สาหรบพนทแตละสวนใน PivotTable มไวสาหรบใสชอฟลด เพอ

สรางเปนตารางสรป โดยแตละสวนมความหมายดงคาอธบายในกลองขางๆ

รปภาพท 53 Field List

6.การเปลยนแปลงสรปขอมลใน PivotTable

สมมตตองการแสดงใหขอมลเปนรายป โดย โดยลาก Year มาวางใสใน Field COLUMNS

รปภาพท 54 เปลยนแปลงสรปขอมลใน PivotTable

Report Filter ตวกรองรายงาน ใสชอฟลดทใชแยกขอมลในตารางออกเปนกลมยอย

Column Labels ปายชอคอลมน ใสชอฟลดทใชแสดงขอมลในแนวคอลมนของตาราง

Row Labels ปายชอแถว ใสชอฟลดทใชแสดงขอมลในแนวแถวของตาราง

Values คา ใสชอฟลดทใชหาผลการค านวณในตาราง


ท าใหไดหนาจอ สรปผลขอมลใหม

รปภาพท 55 หนาจอ สรปผลขอมลใหม


6. การกรอง (Filter) และการจดกลมขอมล

การกรองขอมล โดยการเลอกสรป ขอมลเฉพาะ Camera และ Mobile

1. เลอก Filter เฉพาะขอมล Camera และ Mobile ตามดวยการกดปม OK

รปภาพท 56 การกรอง (Filter)

2. ขอมลกจะแสดง Camera และ Mobile ใน pivot table ดงรปภาพ

รปภาพท 57 หลงการ Filter ไดผลแสดง Camera และ Mobile ใน pivot table


รปภาพท 58 ใชงาน Filter Column ของป 2010 และ2011

3. การใชงาน 2 Filter รวมกน สมมตตองการใหแสดง แค Column ของป 2010 และ2011 Row ของ Camera และ

Mobile ก เลอก Filter Column ของป 2010 และ2011 Row ของ Camera และ Mobile

รปภาพท 59 ใชงาน 2 Filter รวมกน


7.การใส Slicer

การ Insert Slicer เพอใหการแสดงผลไดอยางมประสทธภาพ และก าหนดขอบเขตการแสดงผลขอมล 1. เลอก Insert > Filters > Slicer

รปภาพท 60 การ Insert Slicer 1

2. เลอก รายการทตองการ Insert Slicer เชน Product และ Year แลวกด ป ม ok

รปภาพท 61 การ Insert Slicer 2


3. แสดง Slicer ของ Product และ Year ใหเลอกแสดงผลได

4. เลอกขอมลของ Product และ Year เพอแสดงผลขอมลได

รปภาพท 62 Slicer ของ Product และ Year

8.การใชงาน Pivot Table Design

1. เลอก Pivot Table > Design 2. เลอกรปแบบของ Report Layout 3. แสดงผล

รปภาพท 63 Pivot Table Design


9. Pivot Chart

สามารถสรางแผนภมจาก PivotTable ได โดยใชคาสง Pivot Chart และเลอกประเภทแผนภมทตองการซงหากมการเปลยนแปลงขอมลแผนภมทสรางไวกจะเปลยนแปลงตามโดยอตโนมตสามารถท าได ดงน จากตวอยางขอมล 1. คลกเลอก Pivot Chart

รปภาพท 64 Pivot Chart

2. แสดงผลแผนภมแทงอยางงาย

รปภาพท 65 แสดงผลแผนภมแทงอยางงาย


รปภาพท 66 แสดงผลแผนภมแทงอยางงาย

3.จากการเลอกขอมลโดยใช Slicer ท าใหไดขอมลทจะนาไปสรางแผนภมทหลากหลาย ดงน

รปภาพท 67 การเลอกขอมลโดยใช Slicer 1


รปภาพท 68 การเลอกขอมลโดยใช Slicer

10. Case Study สราง Pivot Table ในหลากหลายการใชงานดงน

1) การสราง Pivot Table จากตาราง Crosstab

การสราง Pivot Table จากตาราง Crosstab โดยในตวอยางนจะเปนการแสดงวธการสราง Pivot Table

โดยอาศยขอมลสถตการจดทะเบยนรถยนตทแยกตามป เดอน และประเภทรถยนต

2) การใช Pivot Table ในการ unpivot ตารางแบบ Crosstab

เทคนคการใช Pivot Table ในการ unpivot ขอมลทอยในรปแบบตาราง Crosstab (ตารางไขว) เชน ตาราง

แสดงยอดขายของสนคาแตละชนดแยกตามป

3) การใช Pivot Table ในการ unpivot ตารางแบบ Crosstab หลายตารางพรอม ๆ กน

เทคนคการใช Pivot Table ในการ unpivot ขอมลทอยในรปแบบตาราง Crosstab (ตารางไขว) หลายๆ

ตารางเขาดวยกน เชน ตารางแสดงยอดขายของสนคาแตละชนดแยกตามปและสถานทขาย โดยแตละชทจะเกบ

ยอดขายของแตละเขตพนทการขาย เชน กรงเทพ ภเกต สมย


4) การใช Pivot Table เพอรวมขอมลหลายสวน (consolidate ranges) เขาดวยกน

การรวมขอมลจากหลายๆ ชวงขอมลเขาดวยกนโดยใช Pivot Table เชน หากมยอดขายสนคาแยกตามภาค

โดยแตละภาคถกจดเกบในแตละชทแยกจากกน สามารถทจะหาผลรวมของยอดขายทกภาคไดโดยใช Pivot Table

5) การใชตวเลอกเวลา (Timeline slicer) เพอกรองขอมลใน Pivot Table

เนอหาตอนนจะใชตวอยางของยอดขายรายวนของรานอาหาร เพอแสดงใหเหนถงการใช Time slicer โดย

เรมตนจากการสราง Pivot Table ตามดวยการสรางและใช Timeline slicer เพอเลอกชวงของเวลาทตองการจะ

แสดงใน Pivot Table โดยผใชสามารถเลอกหรอกรองขอมลไดในระดบของ วน เดอน ไตรมาส และป

6) การใชแหลงขอมลจากภายนอกมาสราง Pivot Table

การสราง Pivot Table โดยใชขอมลทเกบอยในไฟลอน พรอมทงบอกถงเทคนคในการใชไฟลทเกบขอมลท

ไมไดเรมตนท A1


5. การวเคราะหขอมลดวย Microsoft Excel (Analyzing Data)

1. การใชตวชวยวเคราะหขอมลอยางรวดเรว (Quick analysis)

มเครองมอ Quick Analysis ใหใชเมอเลอกขอมลอยางนอย 2 เซลลขนไปจะชวยใหสามารถแปลง ขอมลไป

เปนแผนภมหรอตารางไดภายในสองขนตอนหรอนอยกวา แสดงตวอยางขอมลดวยการจดรปแบบตามเงอนไข

Formatting Charts Total Tables และ Sparklines ทาใหตวเลอกของคณโดดเดนขนไดในคลกเดยว หรอ กด

Ctrl+Q เพอใชงานเครองมอ Quick Analysis

รปภาพท 69 Quick Analysis

มรปแบบแผนภมทเหมาะสมกบขอมลใหเลอกใช ดวยเครองมอ Recommended Charts พรอม เครองมอ

ดวน สาหรบการตกแตงแผนภม (Fine tune charts quickly)


รปภาพท 70 Recommended Charts

2. การดแนวโนมของขอมลโดยการสราง Trend (Create a Trend line)

เตรยมขอมลทม แกน X ทเปนระยะเวลา และใชเครองมอ Quick Analysis > Charts > Recommended

Charts ดงรปภาพ

รปภาพท 71 การสราง Trend


3. การวเคราะหขอมล (What-if Analysis)

ในหวขอนจะมาพดถงการวเคราะหขอมลโดยใช What-if ซงเปนเครองมอการวเคราะหทอยใน Excel การ

วเคราะหขอมลแบบ What-if เปนการเอาสตรหรอขอมลทมมาวเคราะหเพอหาทางเลอกจากสถานการณตางๆ โดยม

การวเคราะห 3 แบบ คอ สถานการณสมมต(Scenario), ตารางขอมล(Data Table) และการคนหาคาเปาหมาย(Goal

Seek) สถานการณสมมตและตารางขอมลจะรบชดของคาขอมลเขา( Input) และประเมนลวงหนา เพอหาผลลพธท

เปนไปได สวนการคนหาคาเปาหมายตางจากสถานการณสมมตและตารางขอมลตรงท นาผลลพธมาประเมนยอนกลบ

เพอหาคาขอมลเขาทเปนไปไดททาใหเกดผลลพธนนๆ

3.1 สถานการณสมมต (Scenario)

การสรางสถานการณสมมต สามารถสมมตสถานการณทอาจเกดขน ซงทาใหตวแปรเปลยนไปจากสถานการณ

ปกต แลวนามากาหนดไวใน Scenario เพอจะนาไปสรางรายงานสถานการณสมมตตอไปดงน

1. กรอกขอมลทใชในการคานวณพรอมกรอกสตรทใชคานวณ ตวอยาง เชน การกเงน ทมอตราดอกเบยระยะเวลาผอน

ชาระ(งวด) จานวนเงนกยม และ เงนผอนชาระรายงวด (=PMT(E3/12,B4,B5)) ดงรปภาพ

รปภาพท 72 ตวอยาง การกเงน


2. คลกเมน ท Data > What-if Analysis > Scenario Manager จะมหนาตาง Edit Scenario ขนมาใหกดคลกป ม

Add…เพอสรางสถานการณสมมตใหม

รปภาพท 73 Scenario Manager

ตารางท 14 สถานการณสมมต

รายการ Contract A

สถานการณสมมต

Contract B Contract C Contract D

อตราดอกเบย 15% 16% 17% 18%

ระยะเวลาผอนชาระ (งวด) 180 190 180 185

จานวนเงนกยม 1,000,000.00 1,000,000.00 1,200,000.00 950,000.00

เงนผอนชาระรายงวด -฿13,995.87

3. ตงชอสถานการณ ลงในชอง Scenario name : (ชอสถานการณสมมต)

4. เลอกชองขอมลทตองการก าหนดวาเปลยนแปลง (Edit Scenario) > ok

รปภาพท 74 Edit Scenario


5. ระบวา Scenario Value เปลยนแปลงไปของแตละชอง ตามตารางท 1 สถานการณสมมต และคลกปม Add เพอ

สรางสถานการณสมมตใหมจนครบ Contract B Contract C และ Contract D

รปภาพท 75 Scenario Value

รปภาพท 76 รายการ Scenario B C และ D

- การสรางรายงานสถานการณสมมต

เมอไดสรางสถานการณสมมตไวหลาย ๆ สถานการณแลว ใหนามาจดทาเปนรายงานสรปวาจะไดผลลพธ

เปลยนแปลงไปเปนอยางไร

1. คลกปม Summary (เพอสรางรายงาน)

2. คลกเลอกชนดรายงานทตองการ ซงถา ใหเลอก

- Scenario Summary การสรปสถานการณสมมต (การรายงานแบบสาเรจรป)

- Scenario PivotTable สถานการณสมมต (การรายงานทปรบเปลยนไดงาย)

3. เลอก Result Cell ทตองการ แลว คลกปม OK


รปภาพท 77 การสรางรายงานสถานการณสมมต

รปภาพท 78 Scenario Summary การสรปสถานการณสมมต

4. ไดรายงานสถานการณสมมตดงรปภาพ

รปภาพท 79 รายงานสถานการณสมมต


3.2 การคนหาคาเปาหมาย(Goal Seek)

ปกตเวลาคานวณจะคานวณตามลาดบ เชน ยอดขาย–คาใชจาย = กาไร แต Goal Seek ใชการระบผลลพธ

ทตองการ (Output) แลวคานวณคาขอมลเขา (Input) เพอใหไดผลลพธตามทตองการ

ตวอยาง การคานวณเงนก ปกตจะคานวณจากเงนตน ระยะเวลาทก และดอกเบย และใสสตรดวยฟงกชน

PMT (ดภาพท 34 ) ซงจะไดจานวนเงนทตองจายในแตละเดอน (ดภาพท 35)

รปภาพท 80 คานวณอตราผอนชาระตองวด

รปภาพท 81 จานวนเงนทตองจายในแตละเดอน


เงอนไขท 1 : ถามตองการผอนตอเดอน 10,000 บาท ในระยะเวลา 10 ป สามารถใช Goal Seek คานวณใหไดวา จะ

สามารถกเงนไดเทาไหร? ไปท Data > What-if Analysis > Goal Seek (ดภาพท 36)

รปภาพท 82 เลอกคาสง Goal Seek

ในหนาตาง Goal Seek (ดภาพท 37) :

Set cell – cell ทจะใชตงคา โดยคลกเลอก cell ทเขยนสตรเอาไว (ในตวอยางนคอ B5)

To value – ระบคาเปาหมายทตองการ (ตองการผอนเดอนละ 10,000)

By changing cell – ระบ cell ทตองการใหเปลยนแปลงคาตามเปาหมายทกาหนดไว (จานวนเงนทกได)

รปภาพท 83 กาหนดคาเปาหมาย


สรป ถาตองการผอนเดอนละ 10,000 เปนระยะเวลา 10 ป จะตองกเงนจานวน 949,363 บาท (ดภาพท 38)

รปภาพท 84 คาตอบทไดของเงอนไขท 1

เงอนไขท 2 : ถาตองการกเงน 1,000,000 บาท และผอนชาระเดอนละ 10,000 บาท จะตองใชเวลาเทาไหร? (ดภาพท

39)


รปภาพท 85 กาหนดคาเปาหมาย

สรป ถาตองการกเงน 1,000,000 บาท และผอนชาระเดอนละ 10,000 บาท จะตองใชเวลาประมาณ 129 เดอน (ด

ภาพท 40)

รปภาพท 86 ระยะเวลาผอนชาระ(เดอน)

3.3 ตารางขอมล(Data Table)

จากตวอยาง หากตองการทราบวาชวงเงนกระหวาง 800,000-1,700,000 บาท ถาใหระยะเวลาผอน 10 ป

ดวยกนจะตองผอนเดอนละเทาไหร ใสคาชวงของเงนกทตองการเปลยนแปลง สวนจานวนเงน 10,533 ใหกด = แลว

Link ไปทชองผลลพธทคานวณไวแลว ในทน = B5 ของตวอยางท1 ลากคลม cell ตามภาพท 41 จากนนไปท Data

> What-if Analysis > Data Table… ทนจะลองเปลยนยอดเงนก ซงเรยงกนอยในรปแบบ Column ดงนนตองใส

คา “จานวนทก” ลงใน Column Input Cell จะไดผลลพธดงภาพท 42

รปภาพท 87 แสดงวธคานวณดวยคาสง Data Table


รปภาพท 88 ยอดผอนตอเดอนตามจานวนเงนก

สมมตอยากรวาถายอดเงนก และ ระยะเวลาเปลยน จานวนเงนทจะตองผอนตอเดอนจะเปนเทาไหร??

ให Copy ชวงเงนกมาตงไวในแนว Column เหมอนเดม เพมเตมคอระยะเวลาใหใสแนว Row (ดภาพท 43) และ

ผลลพธในภาพท 44

รปภาพท 89 แสดงการคานวณ Data Table 2 Input


รปภาพท 90 ผลลพธการเปลยนแปลงยอดผอนตอเดอน


6. การทางาน Collaborating with others รวมกบ Microsoft Excel

1. การแชร Workbook (Share a Workbook)

วธการแชรไฟลเอกสาร Excel ใหแกไขงานไดพรอมกนหลายคนในเวลาเดยวกน เพอนๆหลายคน เคยเจอ

ปญหา ไหมครบเวลาทตองทางานบน File Excel เดยวกนพรอมกนหลายๆคน แตตองรอใหเพอนทาขอมลใหเสรจ

เรยบรอย ปด File นนกอนแลวจงจะสามารถเขาไปเพมเตมหรอแกไขได วนนมวธทจะสามารถ ทางานหรอแกไขงาน

File เอกสาร Excel ไดพรอมกนหลายคนในเวลาเดยวกน มาดวธ ทากนนะครบ

1. ใชคาสง Review เลอก Share Workbook

2. จากนนระบบ จะแสดงหนาตาง Share workbook ใหทาการเลอก ชอง Allow changes by more than one

user... (อนญาตใหผใชมากกวาหนงคน...) แลวคลก ปม OK

รปภาพท 91 Share a Workbook


3. Click advanced tab เพอกาหนดเงอนไขในการตดตามการแกไข

Track changes

- Keep change history for กาหนดจานวนวนทตองการบนทกการแกไข

- Don’t keep change history ไมมการบนทก

Update changes

- When file is saved หลงการ save file

+Automatically every ปรบปรงอตโนมตโดยกาหนดเวลาเปนนาท

- Save my changes and see other’s change save และแสดงการแกไขของ user อนดวย

- Just see other user’s change แสดงการแกไขของผอน

Conflicting changes between users

- Ask me which changes win ใหม message ถามถงการยอมรบในการแกไขวาเปน ของ user ใด

- The change being save win การแกไขของ user ทกาลงถก save จะไดรบการ ยอมรบ

รปภาพท 92 Share Workbook advanced

4. Click OK จะปรากฏ message ใหทาการ save file

5. Click OK จะปรากฏ การ [Shared] ใหทราบ บน Title bar


รปภาพท 93 Shared

2. การตดตามการแกไขวาใครทาการแกไข Cell ใด ดวย Track Change

Tracking Changes: การตดตามการแกไข เมอมการ share file ใหสามารถเขาถง และแกไขไดพรอมกน

หลายๆ users ยอมจะตองมขอจาากด และมกเผชญกบปญหาในเรองขอมล บน file นนๆ Excel สามารถแบงเบา

ปญหาเหลานไดดวยคา สงในการตดตามการแกไข โดยบนทกการแกไขเกบไว เมอตองการคนหาการแกไขกจะสามารถ

แสดงการ บนทกนนได 2 วธดงน

1. แสดงดวย comment ซงมลกษณะเปน สามเหลยมสนาเงน บนดานซายของ cell หลงการ แกไข และ

save file แลวจะปรากฏสญลกษณ ของ comment เมอเลอน mouse ชลงบน cell ทม สญลกษณ จะปรากฏ

ขอความทแสดงถง user ทไดทาการแกไข, วนทเวลาทไดแกไข comment จะ แสดงใหเหนเพยงครงเดยวเทานน คอ

การเปลยนแปลงลาสด หลงจากนนเมอปด file ลง comment จะไมปรากฏอกจนกวาจะมการเปลยนแปลงครงใหม

เกดขน

รปภาพท 94 แสดงดวย comment


2. แสดงดวย History ซงเกบบนทกไวชวคราวบน Worksheet นนๆ ดวยวธการกาหนดดงน

แทบ Review > Track Changes > Highlight Changes

When: ใหทาการตดตาม บนทกเมอใด

Who: ใหทาการตดตาม บนทก วาใคร เปลยนแปลง

Where: ใหทาการตดตาม บนทก cell หรอ range ใด ถาไมกาหนด หมายถง ทงหมด

Highlight changes on screen แสดงการเปลยนแปลงใหเหนทนท เปน comment

List changes on a new sheet แสดงรายการเปลยนแปลงบน sheet ใหม

รปภาพท 95 Highlight Changes


รปภาพท 96 แสดงดวย History

3. การปองกนไฟล (Protect Files)

รปภาพท 97 Protect Files


7. การตดตามการแกไข การเชอมโยงสตร (Auditing Worksheets)

สาหรบการทางานกบสตรทมการเชอมโยงกนซบซอน ตองการตรวจสอบ ตดตามการเชอมโยงเพอรทมา และ

ผลกระทบของสตรการคานวณได เครองมอ Formula Auditing ชวยคณได หากคณเขยนสตร หรอเหนสตรของคนอน

แลวเรมงง และหากลองลาก Selection บางสวนของสตรทสงสย แลวกด F9 แลว กยงชวยอะไรคณไมได แนะนาใหใช

เครองมอ Formula Auditing ทอยใน Ribbon แถบ Formula โดยเครองมอแตละอนเจงๆ ทงนน

รปภาพท 1 Auditing Worksheets

1. Trace Precedents

การตดตามวาเซลนไปเกยวของกบเซลใด เอาไวหาวา มชองอะไร Link มาหาชองทเรากาลงตรวจสอบบาง

โดยจะมลกศรชไปยงชองนนๆ และสามารถกดซาลงไปไดหลายๆ ครง เพอใหมนยอนกลบไปยงชองท Link มาหาทอด

ถดๆ ไปอกสามารถดบเบลคลกทลกศรเพอใหมนเดงไปยงชองตนทางไดเลย (ชองปลายทางลกศร)

รปภาพท 2 Trace Precedents


2. Trace Dependents

การตดตามวาเซลนถกอางองไปทใดบาง เอาไวหาวาชองทเรากาลงตรวจสอบ Link ไปทไหนบาง โดยจะมลกศรชไปยงชองนนๆ และกดซาไดหลายๆรอบเหมอนกน สามารถดบเบลคลกทลกศรเพอใหมนเดงไปยงชองปลายทางไดเลย

รปภาพท 3 Trace Dependents

3. Remove Arrows

เปนการลบลกศรทเกดจากการใช Trace ทงสองแบบ โดยสามารถเลอกลบแบบใดแบบหนงหรอลบทงสอง

แบบดงรป

รปภาพท 4 Remove Arrows


4. Show Formula

การปรบการแสดงผลบนชทเปนโชวสตร แทนการโชวผลลพธจากสตรดงรปภาพ

รปภาพท 5 Show Formula

5. Error Checking

การตรวจสอบขอผดพลาดของสตรการคานวณ (Locate Errors in Formulas) และ การดขอมลทอางองไม

ถกตอง (Locate Invalid Data and Formulas)

รปภาพท 6 Error Checking


6. Evaluate Formulas

การตดตามดคาของตวแปร แสดงวธการคานวณชองนนทละ Step ตวอยาง ตองการ Evaluate Formulas ของCell B6=INDEX(E5:G9,MATCH(B4,D5:D9,1),MATCH(B5,E4:G4,0)) Stepตางๆจะทางานตามลาดบของการคานวณดงรปภาพ

รปภาพท 7 Evaluate Formulas Step by step


7. Watch Windows

การใสคาวาจะตดตามชองไหนเปนพเศษ (ใสไดหลายชอง) วามคาอะไร สตรอะไร เปนตน

รปภาพท 8 Watch Windows1

รปภาพท 9 Watch Windows


8. การกาหนดคาการรกษาความปลอดภย (Security)

การแนะนาการปองกนการเปดอานไฟล การปองกนการแกไขไฟล ซอนสตร ลอคเซลทไมตองการใหแกไข โดย Excel

มความสามารถดานความปลอดภยหลายระดบโดยหลายทานอาจจะยงไมเคยรมากอน

1. การกาหนดรหสผานใหไฟล Excel

วธนตองใส Password กอนถงจะสามารถเปดไฟลได วธนเปนการปองกนขอมลแบบงายๆ ใชเมอขอมลนน

สาคญหรอเปนความลบ โดยการตง Password ใหกบไฟลสามารถทาไดโดย

1. กดปม Office > Save As (ถาไฟลนนเคยบนทกไปแลว ใหบนทกทบ โดยใชชอไฟลเดมไดเลย

2. จะมหนาตาง Save As ขนมา ใหเลอกเมน Tool > General Options

รปภาพท 10 General Options

4. จะมหนาตาง General Options ขนมา ใหตง Password ทตองการ (Password to open)


รปภาพท 11 ตง Password

5. นอกจากกาหนด Password สาหรบเปดไฟลแลว ยงสามารถกาหนด - Always create backup Excel จะสรางไฟลสารองขอมลขนมาใหโดยอตโนมต เหมาะสาหรบไฟลทม

ความสาคญ และมการเปลยนแปลงแกไขขอมลบอย - Password to modify จะแกไขขอมลในไฟลไดตองใส Password - Read-only recommended เมอเปดไฟลขนมา Excel จะใหเลอกวาจะเปดแบบอานอยางเดยวหรอไม

เพอปองกนการแกไขขอมล 6.เมอกด OK แลว Excel จะใหเราพมพ Password ทตงไวอกครง เพอยนยนความถกตอง

รปภาพท 12 พมพ Password ทตงไวอกครง


2. การปองกน Worksheet & Workbook (Protect Sheet, Protect Workbook)

ตงคาลอคไฟล Excel ปองกนการแกไขเอกสาร สาหรบการใชงานโปรแกรม Microsoft Excel ในการสราง

เอกสาร เพอเปนขอมลกลางสาหรบหนวยงาน หรอแชรใหคนอนๆ สามารถเปดดดวย ผานระบบแชรไฟลในระบบแลน

และตองการใหเปดอานไดเทานน โดยทไมสามารถแกไขเอกสารได ซงสามารถกาหนดไดดวย Protect sheet (การ

ปองกนแผนงาน) หรอ Protect workbook (การปองกนเวรกบก) โดยทาการกาหนด Password เพอปองกนไมให

สามารถแกไขไฟลเอกสารไดมาดขนตอนการตงคาสาหรบ Protect (การปองกน)

รปภาพท 13 Protect

1. เปดไฟล Excel ทตองการ หรอสามารถสรางไฟล Excel แลวทาการบนทก จากนนคลกทแถบ Review (รวว) และ

ภายใตหวขอ Change (การเปลยนแปลง) คลกท Protect Sheet (การปองกนแผนงาน)

รปภาพท 14 Protect Sheet (การปองกนแผนงาน)


2.จากนนกาหนด Password ทชอง Password to unprotect sheet เสรจแลวคลกท OK

รปภาพท 15 กาหนด Password

3.หลงจากนนจะใหระบ Password อกครงเพอเปนการยนยน เสรจแลวคลกท OK

รปภาพท 16 ระบ Password อกครง


4.จากนนจะสงเกตเหน Protect sheet ไดเปลยนเปน Unprotect Sheet

รปภาพท 17 Protect sheet ไดเปลยนเปน Unprotect Sheet

5.ขนตอไปคอกาหนดไมใหเพม Workbook หรอเพม Sheet โดยคลกท Protect Workbook (การปองกนเวรกบก)

รปภาพท 18 Protect Workbook (การปองกนเวรกบก)

5.กาหนด Password ทชอง Password (Optional) เสรจแลวคลกท OK


รปภาพท 19 กาหนด Password

6.ระบ Password อกครง แลวคลกท OK

รปภาพท 20 ระบ Password อกครง

7.เสรจแลวทาการบนทกไฟล แลวทาการปด และเปดไฟลอกครง ซงจะเหนวาไฟลจะไมสามารถแกไขได โดยจะ

สามารถอานไดเพยงอยางเดยวเทานน

** โดยหากตองการแกไขเอกสาร สามารถทาไดโดยไปท Unprotect Sheet และ Unprotect Workbook ตามขอ

1 และทสาคญตองไมลม Password ดวยนะครบ


3. การปองกนไมใหเหนสตร และการปองกนไมใหแกไขใน Cell ทตองการ (Lock and Hidden)

ถามเอกสาร Excel ทมสตรลบอยภายใน หรอเปนสตรทไมอยากเปดเผยใหคนอนเหน หรอเหตผลอนๆ ท

ตองการซอนสตรเหลานน สามารถซอนสตรเหลานนได และยงสามารถปองกนการแกไขขอมลไดอกดวย โดยการ

Protect Sheet ใหกบ Work Sheet ไดดวยวธการดงตอไปนครบวธการซอนสตรไมใหมองเหนสามารถทาดงนไดครบ

1.สรางขอมลจานวน 2 เซล หรอหากมขอมลทใชกบสตรอยแลวขามไปไดเลยครบ

2.สรางสตรโดยพมพ = คลกทเซล 1 พมพ + แลวคลกทเซล 2 จากนน Enter

รปภาพท 21 .สรางสตรโดยพมพ

3.คลกเลอกเซลทมสตร > จากนนคลกเมาสขาวทเซลนน > คลกทเมน Format Cells…

รปภาพท 22 Format Cells…

4.ในหนาตาง Format Cells ใหคลกเลอกทแถบ Protection > จากนนกาถกหนาหวขอ Hidden หรอ Locked ตาม

ตองการ > กดปม OK


**แตทวาเซลนนจะยงไมซอนสตรตองทาการปองกนซะกอนโดยทาในขนตอนตอไป

รปภาพท 23 แถบ Protection

5.คลกทเมน Review > Allow User to Edit Ranges > Protect Sheet... ในหนาตาง Allow Users to Edit

Ranges

รปภาพท 24 Allow User to Edit Ranges

6.กาถกหนาหวขอ Protect Worksheet and contents of … ในหนาตาง Protect Sheet > ใสรหสผาน > กดปม OK


รปภาพท 25 ใสรหสผาน

7.ใสรหสยนยนอกครง > กดปม OK

รปภาพท 26 ใสรหสยนยนอกครง

การแสดงผลจะไดสตรทสรางไวกจะถกซอนไมสามารถมองเหนได แลวเมอดบเบลคลกแกไขกจะขนหนาตาง

เตอนวาไมสามารถแกไขได ถาตองการยกเลกการซอนและแกไขกดปม Unprotect Sheet > ใสรหสผาน แลว กดปม

OK

คู่มือการอบรมเชิง ... ·...

Documents