การออกแบบฐานขอมล

Access เปนโปรแกรม ฐานขอมลในชด Microsoft Office ทใชกนอยางแพรหลาย โดย Access ไดรบการพฒนา เปนฐานขอมลแบบฐานขอมลเช งส มพนธ (relational database) ในร ะด บคอมพว เ ตอร ต ง โต ะ (desktop) มสมรรถนะในระดบทด การบำารงรกษาทำาไดงาย และสะดวก การเกบขอมลของแตละ table จากการใชงานจรง สามารถเกบเรคคอรด ไดอยางนอย 200,000 เรคคอรด ขนาดไฟลทเกบ ไมนอยกวา 80 MB และสามารถทำางานในลกษณะ multi-users ไดจากประสบการณพบวาสามารถทำางานได 5-7 ผใชพรอมกน ซ งไมโครซอฟตระบวา ขนาดการเกบในแตละ table สามารถเกบได 2 GB ภายใน Access มออบเจคตางๆ ทครอบคลมการพฒนา เป นโปรแกรม โดยมการต ดต อแบบ GUI (graphical user interface) ทำาใหการพฒนาทำาไดสะดวก และใชเวลานอย

ความเหมาะสมในการใชฐานขอมล การเลอกใช Access หรอฐานขอมลระบบตางๆ มขอควรพจารณาทสำาคญ คอ

1. รปแบบและขนตอนการทำางานมความแนนอน 2. ปรมาณขอมลทตองการจดเกบมมาก 3. ใชขอมลแบบรวมกน (shared data) เนองจากการเขยนโปรแกรมฐานขอมล มความซบซอน ตองการใชเวลาใน

การพฒนา ดงนน ถาปรมาณขอมลไมมากและรปแบบของขอมลเปลยนแปลงเสมอ จะทำาใหการตอบสนองการใชงานไมทนกาล แตเมอขอมลถกเกบในระบบฐานขอมลแลว จะมประโยชนอยางมากในการวเคราะห การสอบคนยอนหลง รวมถงการประเมนแนวโนมตางๆ

ฐานขอมลลกษณะของฐานขอมลเปนการจดเกบแบบแถว-คอลมน ในแนวแถวเปน

เกบขอมลแตละขอมล รายละเอยดหรอฟลดจะเกบในแนวคอลมน สวนการอางองขอมลของ Access ใชชอฟลด

แนวคดในการออกแบบฐานขอมลจดมงหมาย และหนาทของโปรแกรมคอมพวเตอร คอ จดขนตอน และ

กระบวนการประมวลผล จากขอมลเบองตน (input) ใหออกมาเปนผลลพธ (output)

ในระบบฐานขอมล (database) มขอพจารณามากขนคอ ตองคำานงวาจะนำาขอมลเบองตน เขาไปเกบใน ลกษณะใด ททำาใหขนตอนการประมวลผล และแสดงผลลพธ สามารถทำาไดตรงตามตองการ ของวตถประสงค การตดตอกบผใช (user interface) ตองมความระมดระวงลกษณะ และขนตอนการทำางาน สมควรทจะมการออกแบบ ใหเขาใจไดงาย ไมมความยงยาก ใชงานไดสะดวก ในสวนความซบซอน ของการประมวลผลควรซอนไวภายในโปรแกรม ดงนน ผงการทำางานใหมจะ มลกษณะน

 ออบเจคของ Accessออบเจคของ Access ประกอบดวย

Table ทำาหนาทในการเกบขอมล และเปนแหลงขอมล (Data source) ของออบเจคอน ไดแก ควร ฟอรม และรายงาน

ควร (Query) เปนออบเจคทสำาคญมาก นอกจากจะเปนแหลงขอมลใหกบฟอรม และรายงาน ควร มชดคำาสงในการประมวลผล เชน การเรยงลำาดบ การหาผลรวม การคำานวณดวยฟงกชน การกำาหนดเงอนไข

คดเลอกขอมล รวมถงการแสดงผล โดยเรยกขอมลจากหลายๆ Table ทสมพนธกน ออกมาเปนกลมขอมลเดยวกน (Recordset)

ฟอรม (Form) เปนออบเจคททำาหนาทเปนสวนตดตอ กบผใชผานจอภาพ ทำาหนาทไดทงการปอนขอมล และแสดงผล โดยเฉพาะการปอนขอมล จะทำาหนาทไดดกวา Table และควร เพราะมเครองมอตางๆ อำานวยความสะดวก ในการปอนขอมล และการควบคมความถกตองของคา

รายงาน (Report) เปนการแสดงผลลพธทไดทำาการประมวลแลวออกมาทางเครองพมพ

มาโคร (Macro) เปนชดคำาสงแบบสำาเรจรป เพอจดการและบรหารออบเจคของ Access เปนสวนททำาใหมความสะดวกกบผพฒนาโปรแกรม ในการสรางชดคำาสงอยางมาก

โมดล (Module) เปนสวนทใหผพฒนาโปรแกรม เขยนชดคำาสงไดเอง ดวยภาษา Visual Basic เพอใช เปนคำาสงควบคม การคำานวณ และฟงกชนในการคำานวณ

เพจ (Access data page) เปนออบเจคททำาหนาทเปน สวนตดตอกบผใชในแบบ Home page เพอใชงานกบเวบ ซงมลกษณะคลายกบฟอรม

ในการพฒนาโปรแกรมจะตองทำาเครองมอตางๆ ของ Access มาใชตงแตการรบขอมล จนถงการแสดงผล จากเครองมอทมทำาใหผงการทำางานสามารถกำาหนดเปนรปธรรมมากขนเปน

ผงขางบนไดแสดงความสมพนธของเครองมอตางๆ ใน Access ทนำามาประกอบขนเปนโปรแกรมฐานขอมล คอ มสวนตดตอกบผใช เครองมอในการประมวล และฐานขอมล

วธการออกแบบฐานขอมลขอคำานงพนฐานในการออกแบบฐานขอมล คอ การนำาขอมลเขาไปจดเกบ ในตำาแหนงทสามารถเรยกออกมา แสดงผลไดตรงกบความตองการ และมประสทธภาพ ดงนน กระบวนการวเคราะหจะเรมการพจารณา ดงน

1. วเคราะหเปาหมายของฐานขอมล เพอทจะทราบวาจะเกบขอมลประเภทไหน วตถประสงคของการใชงาน และตองการประมวลผลอะไรบาง จะทำาใหทราบขอบเขตในการทำางาน และการรวบรวมขอมลใหสอดคลอง กบการใชงาน

2. วเคราะหความสมพนธของขอมล เพอจดกลมขอมลสำาหรบการจดเกบ และพจารณาความสมพนธ ในดานการประมวลผล เพอแสดงผลทตองการได อยางมประสทธภาพ

3. วเคราะหการจดเกบขอมล เมอทราบจดมงหมาย และ ความสมพนธของขอมลตางๆแลว จงนำามาจดกลมเพอกำาหนด Table ทใชในการเกบใหสอดคลองกบการทำางาน และความสามารถของ Access

4. วเคราะหรายละเอยดของขอมล เพอทำาใหฐานขอมล มสารสนเทศทเพยงพอกบวเคราะห และการใชงานในแตละ Table ควรจดเกบรายละเอยดตางๆ ใหครบถวน

5. วเคราะหการไหลของขอมล เพอทำาใหสามารถ ออกแบบขนตอนการทำางาน ของโปรแกรมใหสอดคลอง กบลกษณะการทำางาน มความสะดวก และปองกนความผดพลาด หรอการรวบรวมสารสนเทศไมครบ

การกำาหนด Table ตามคณลกษณะของขอมลจากการท Access เปนโปรแกรมฐานขอมลทออกแบบในลกษณะ

Relational Database ดงนน วธการ ออกแบบตองคำานงถงคณสมบตของ Table ในการใชงานประกอบดวย จงจะชวยใหสามารถเกบขอมล และเรยกงานมาใชไดสะดวก เพอทำาใหเขาใจไดงายถงวธการจำาแนกขอมลทนำาไปเกบไว Table จงแบงลกษณะการประยกต Table ตาม วตถประสงคในการเกบขอมลออกเปน 2 ลกษณะ คอ

1. Table เกบขอมล หรอ Transaction file ขอมลในทนหมายถง ขอมลตางๆ ทมการบนทกเปนประจำา และเปนขอมลทแสดงการเคลอนไหวของระบบงาน เชน รายการขายสนคา รายการรบเขาสนคา การมาทำางานของพนกงาน เปนขอมลทจะนำามาวเคราะหและประมวลผล

2. Table เกบคาคงท หรอ Master file คาคงทในทนหมายถง ขอมลทใชการประกอบในการวเคราะห มการเปลยนแปลงนอย และทำาหนาทเปนขอมลหลกสำาหรบการอางอง เชน รายชอลกคา รายชอพนกงาน รหสเครองจกร

การแบงขอมลและ Table ออกเปน 2 ลกษณะดงกลาว จะทำาใหสะดวกในการจดเกบ และการวเคราะหโดย Table เกบขอมล จะกำาหนดใหพจารณาเกบเฉพาะขอมลเบองตน ทตองนำาไปใชในการประมวลผล ในสวน Table เกบคงท จะนำาไปใชงานเพอปองกนการปอนคาผด เนองจากเปนคาอางองของระบบงาน ดวยการใชวธเลอกรายการทมอย (เชน สรางเปน Combo box) หรอใชดงมาแสดงผลผานควร ในการจดแบงตามคณสมบตของ Table จะทำาใหการออกแบบฐานขอมลเพอจดเกบ และ การประมวลผลขอมลทำาไดโดยสะดวก

การกำาหนด Table และฟลดการกำาหนด Table

1. วธการจดกลม ควรจดกลมขอมลในแตละ Table ควรใหมเพยงวตถประสงคเดยว เพอความสะดวกใน การจดทำาขนตอนการทำางาน และการประมวลผลขอมล

2. การจดกลมขอมล ถาการจดกลมขอมลในแตละ Table ทำาไดถกตอง ฟลดทกฟลดจะตองมขอมลทนำาไปเกบ และขอมลแตละขอมล จะตองมการบนทกเพยงครงเดยวถาแตละเรคคอรดทเพมเขาไปแลว ปรากฏมฟลดวาง ไมไดใชเกบขอมล แสดงวาฟลดทกำาหนดนน อาจจะมความสมพนธ กบขอมลกลมอน มากกวาจดเกบใน Table ทกำาหนดไวถาการบนทกขอมล พบวามฟลดใดฟลดหนง มการบนทกมากกวา 1 ครง ควรพจารณาวา ฟลดนนมความเหมาะสม ทจะอยใน Table ใดมากกวา และสามารถสงขอมลไปยง Table ทเรยกใชดวยควร เพอการแสดงผลของ 2 Table เปนกลมขอมล (Recordset)

3. ขอมลกลมเดยวกนควรเกบดวยกน ในบางกรณอาจจะมบาง Table ทมฟลดตางๆ เหมอนกนทงหมด แตมการแยกขอมล เชน การสราง

Table ใบสงซอมเดอนมกราคม ใบสงซอมเดอนกมภาพนธ ในลกษณะน Table ควรรวมกน แลวการแยกเปนรายเดอนดวยควร เพราะตองคำานงวาการวเคราะหเงอนไขอนจะทำาไดยาก เชน การวเคราะหเปนรายไตรมาส รายป หรอ ประวตรวมของเครองจกร

4. กลมขอมลคาคงท จะชวยในการเกบรายละเอยดของคาคงทตางๆ เพอสามารถทำาใหขอมลในแตละ ฟลดมความเหมอนกน โดยการใชเครองมอ เชน Combo Box และลดความซำาซอนในการเกบขอมล ซงควรสามารถ ทำาหนาทโดยไมจำาเปนตองมการเกบคา

การกำาหนดฟลด1. ขอมลแตละฟลดใน Table เดยว ควรสอดคลองกบจดมงหมายของ

Table ในการเกบสารสนเทศ 2. คาทมาจากคำานวณ ไมจำาเปนตองเกบไวใน Table เชน ผลรวม

สามารถใช [ราคาตอหนวย] * [จำานวน] หรอจำานวนวนซอม สามารถใช [วนทซอมเสรจ] - [วนทแจงซอม] ซงควรสามารถทำาหนาทได โดยไมจำาเปนตองเกบคาลกษณะน

3. เกบคาเทาทจำาเปน เชน ชอพนกงานใน Table ตางๆ สามารถเกบเฉพาะรหสพนกงาน แตเมอตองการ แสดงรายละเอยดของพนกงาน ใหใชควรเชอมระหวาง Table ทเกบรายละเอยดพนกงานกบ Table ทเกบเฉพาะรหสพนกงาน แลวใหแสดงผลลพธและขอมลทตองการออกมา ทำาใหไมจำาเปนตองเกบคาเดยวในหลายๆ แหง

 การสรางฐานขอมลการสรางฐานขอมล Access สามารถสรางได 2 วธ คอ

1. สรางดวย Blank database 2. สรางดวย Wizard

การสรางฐานขอมลดวย Blank database 1. Startup Windows เลอก Blank Access database ในกรอบ

Create a new database usingจากนน Access จะเปด New Windows

2. ใหเลอกแทบ General เลอก DatabaseAccess จะสรางฐานขอขอมลเปลา โดยมชอเรมตนเปน db1 (หรอ db2 db3)

3. ปอนชอไฟล และเลอกตำาแหนงทใชเกบฐานขอมล 4. คลก Create

Access จะเปดฐานขอมลใหม ทไมมออบเจคใดๆ อย

การสรางฐานขอมลดวย Wizard 1. ท Startup Windows เลอก Access database wizard ใน

กรอบ Create a new database using จากนน Access จะเปด Windows ของฐานขอมลตนแบบ

2. เลอกฐานขอมลตนแบบทตองการแลว คลก OKAccess จะเปด Windows ของ File New เพอใหตงชอฐานขอมล และเลอกตำาแหนงทใชเกบฐานขอมล

3. ปอนชอไฟล และเลอกตำาแหนงทใชเกบฐานขอมล แลวคลก Create

Access จะทำาการสรางฐานขอมลตามตนแบบ แลวเปด dialog box ของ Wizard แนะนำาการทำางาน ใหทำา ตามคำาแนะนำาแตละขนตอนในการเลอกตามรายการของตนแบบของออบเจคตางๆ จนเสรจ เมอคลก Finish จากนน Access จะทำาการสงออบเจคตางๆ จากฐานขอมลตนแบบตามทเลอกจาก Wizard มายงฐานขอมลทสรางขน และจะเปด Switchborad ขนมา

การเปดฐานขอมลทมอยท Switch Windows เลอกรายชอไฟลทอย Open an Existing Database ถาไมมรายชออยให คลก More Files

1. Access จะเปด Open Windows แลวใหเลอกตำาแหนงทฐานขอมลเกบอย

2. คลก OpenAccess จะเปดฐานขอมลทตองการออกมา

 ขนตอนการสรางฐานขอมลดวย Wizard1. เลอกฟลดในแตละ Table

ใน Wizard จะกำาหนด Table พนฐานไวแลว เลอกฟลดทตองการใชงาน สวน Table ทตองการเพมเตมใหสรางขนเองภายหลง 1.1 เลอกชอ Table ทชองดานซาย จะปรากฏรายชอฟลดทชองดานขวา 1.2 ใหคลก เลอกฟลดทตองการใช1.3 เมอเลอกฟลดตามขนตอนท 1.2 แลวใหเลอก Table ใหมตาม ขนตอน 1.1 และเลอกฟลดตามขนตอน 1.2 จนครบทก Table

คลก Next เพอไปขนตอนท 2 2. เลอกแบบของฟอรม

เปนการเลอกลกษณะของตวอกษร และพนของฟอรม

คลก Next เพอไปขนตอนท 3 3. เลอกแบบของรายงาน

เปนการเลอกลกษณะแบบของรายงาน คลก Next เพอไปขนตอนท 4

4. การตงชอและรป Wizard จะตงชอฐานขอมล และวางทโฟลเดอรเรมตน คอ My

Documents แตควรกำาหนด ชอฐานขอมล และทเกบใหมรวมถงเลอกรปภาพมาใชในฐานขอมลได

คลก Next เพอไปทขนตอนการสรางฐานขอมล ซง Access จะทำาการสรางฐานขอมลใหตามรายละเอยดทเลอกไวใน wizard แตละขนตอน

Database WindowsDatabase Windows จะเกบรายการออบเจคของชนดออบเจคตางๆ คอ Table ควร ฟอรม รายงาน เพจ มาโคร โมดล และสวนลางของคอลมนออบเจคจะเปนกลม (Group)

การสรางออบเจค ท Database Windows เลอกชนดออบเจคทตองการ คลกปม New บนแถบเครองมอของ Database Windows

Access จะเปด dialog box ของ New ออบเจคนนๆ เพอเลอกวธการสรางโดยการสรางเอง หรอใช Wizard

เลอกวธการสรางออบเจคจาก dialog box ของ Access

Table Table เปนออบเจคพนฐานทำาหนาทเกบขอมล ซงมผลตอสารสนเทศของฐานขอมลและประสทธภาพในการประมวลผล โดยความสมบรณของ Table ขนกบการออกแบบฐานขอมล และจดแบง Table ในการเกบสารสนเทศ ทมฟลดเปนองคประกอบพนฐาน

การสราง Tableการสราง Table สรางไดโดยใช Table Wizard หรอ Design View โดยเรมท Database Windows คลก Table ภายใตออบเจค แลวคลกปม New

การสราง Table ดวย Table Wizardใหเลอกการสรางดวย Table Wizard แลวคลก OK จากนน จะม Wizard การสราง Table แนะนำาขนตอนการทำางาน ใหทำาตามคำาแนะนำาแตละขนตอนแลว Next เพอไปสขนตอนตอไป จนกระทงถง dialog box สดทาย ใหคลก Finish Access จะทำาการสราง Table ตามขอมลทไดเลอกจาก Wizardขนตอนการสราง Table ดวย Wizard1. เลอก Table และฟลด

รายชอ Table จะอยทชองดานขวา รายชอฟลดของ Table ทเลอกอยท ชองกลาง สวนชองดานซายแสดงฟลดทเลอกแลว

1. เลอก Table ใหคลก หนา Table

2. เลอกฟลด แลวคลกปม ฟลดทเลอกจะปรากฏทชองซาย (เลอกฟลดทงหมด ยกเลกฟลดทเลอก ยกเลกฟลดทงหมด )

คลก Next เพอไปขนตอนท 2. กำาหนด Primary key

เลอก Yes จะไปทการกำาหนดความสมพนธ โดย Wizard เลอกใหหรอเลอก No จะมขนตอนใหเลอกฟลดทใชเปน Primary key เอง

คลก Next เพอไปขนตอนท 3 การกำาหนดความสมพนธ 3. กำาหนดความสมพนธ

เลอกชอ Table ทจะกำาหนดความสมพนธ แลวคลก Create ถาเปนความสมพนธหลาย Table ใหทำาทละ Table ถาตองการปรบปรงความสมพนธใหคลกปม Relationship

คลก Next เพอให Wizard ทำาการสราง Tableเมอสรางเสรจแลว ถาตองการแกไขใหเลอกปม Design View เพอทำาการแกไขปรบปรง หรอเพมเตมใหสอดคลองกบความตองการ

การสราง Table ดวย Design viewใหเลอกการสรางดวย Design view แลวคลก OK จากนน Access จะสราง Table เปลาในดาน Design view

 การเพมฟลดการกำาหนดฟลด ใน Table ตองคำานงถง

1. จดประสงคของขอมลทตองการจดเกบ 2. กำาหนดประเภทขอมลทเหมาะสมกบการประยกต 3. การเลอกใช ประเภทขอมลตองคำานงถงลกษณะพเศษ และ

ฟงกชนทสนบสนน เชน คาทเปนวน ควรเกบเปน Date/Time เพราะมฟงกชนทสนบสนนการประมวลผล เขน การแปลงเปนเดอน

ใน Table ดาน Design view จะเปนตารางสำาหรบสรางซงประกอบ 3 คอลมน คอ

Filed names: เปนการตงชอของฟลด ซงควรใหสอความหมายกบการใชงาน เชน ชอนามสกล ทอย

Datatype: ประเภทหาขอมลใหสอดคลอง กบขอมลทในการเกบ เพอการใชประโยชน จากฟงกชนของ ขอมลประเภท ทกำาหนด

Description: เปนการบอกรายละเอยด จะปรากฏท status bar ของ Access แตเปนสวนทไมบงคบ

การตงชอของฟลดชอฟลดของ Access สามารถตงไดยาว 64 ตวอกษร รวมทงชองวาง (space) แตควรหลกเลยงสญลกษณตางๆ เพราะ บางสญลกษณเปน reserve letter ซง Access อาจจะไมรบคาอกษรเหลานเนองจากขอจำากดดานจำานวนตวอกษร ในการตงชอของฟลดมนอย ดงนน จงควรตงชอ ใหสอความหมาย กบการใชงานของฟลด เชน EmployeesID, CustomerID นอกจากนควรใชชอฟลดเปนภาษาองกฤษ เพอความสะดวกในการพฒนาดวย VBA

การเลอกชนดของขอมลเมอตงชอฟลดเรยบรอยแลวยงเลอกประเภทของขอมล ซงมขอพจารณาคอ

ชนดของคาขอมลทจะเกบ เชน ถากำาหนดชนดขอมลเปน Number จะไมสามารถเกบตวอกษรได

ขนาดพนทในการเกบ การปฏบตการของขอมล เชน ถาตองนำาคาไปใชในการบวก ลบ ทาง

คณตศาสตรจะทำาไดเฉพาะขอมล ประเภท Number และ Currency สวน Text และ OLE object ไมสามารถทำาได

การกำาหนดเปนดชน (Index) Access ไมสามารถสรางดชนกบขอมลประเภท Memo หรอ OLE object แตสามารถใชไดกบ Text, Number หรอ Auto Number เปนตน

ประเภทขอมลประเภทขอมล รายละเอยด ขนาดText ตวอกษรและตวเลข แตเปนตวเลขทไมใช

ในการคำานวณ ไมเกน 255 ตวอกษร (1 ตวอกษร ตอ 1 ไบต)

Memo ตวอกษร และตวเลข แตเปนตวเลขทไมใชในการคำานวณ

ไมเกน 65,335 ไบต

Number เปนขอมลในระบบจำานวน ทใชในการคำานวณ

1, 2, 4 หรอ 8 ไบต

Date/Time เปนขอมลวนท และเวลา ตงแตป ค.ศ. 100-9999

8 ไบต

Currency คาทางการเงน และเปนระบบจำานวนทใชคำานวณ แตจำากด ทศนยม 4 ตำาแหนง

8 ไบต

AutoNumber

เปนระบบท Access สรางขนโดยอตโนมต โดยเพมคาทละ 1 เมอเพมเรคคอรดใหม

4 ไบต ถาเปน ReplicationID จะมขนาด 16 ไบต

Yes/No คาทางดาน Boolean 1 บต OLE Object ออบเจคตางๆ เชน ภาพ กราฟ, เสยง หรอ

ขอมลแบบ Binary อนๆ ไมเกน 1 กกะไบต

Hyperlink ตวอกษรรวมถงตวเลขในลกษณะของ แตละสวน สามารถเกบ

Text ใชเปนการบอก ตำาแหนงของ hyperlink (hyperlink address) ตำาแหนงของ hyperlink แบงเปน 3 สวน คอสวนแสดงขอความ (Display Text), ตำาแหนง (address), ตำาแหนงยอย (Sub address)

คาได 2048 ตวอกษร

Looking Wizard

การสรางฟลดท กำาหนดคาไดจากฟลดของ Table อน โดยทำาเปน Combo Box หรอ List box เปนรายการใหเลอก

มขนาดเดยวกบฟลดทเปน Primary key ซงใชคนหาคา

 

Primary key1. Primary key จะทำาหนาทเปน index โดยอตโนมต จะเพมความเรว

ของควรและการปฏบตงานตางๆ 2. การเรยงลำาดบตางๆ Primary key จะเปนตวกำาหนดในการเรยง

ลำาดบโดยอตโนมต 3. เมอมการปอนขอมลเขาไปใน Table แลว Access จะไมยอมใหมชอซำา

กนในฟลดทเปน Primary key จงเปนการประกนการปองกนคาซำากนใน Table

การสราง Primary keyทเมน Edit เลอก Set Primary key (เลอกคำาสง Edit + Set primary key) หรอคลกปม Set Primary key

การสราง Primary key แบบ Multi - primary key Primary key แบบ Multi - primary key เปน Primary key ทประกอบดวยหลายฟลดซงมกจะใชในกรณทเปน Table เกบขอมลทประกอบดวยหลายฟลดแลวสามารถแสดงคาไมซำา โดยกำาหนดฟลดใหเปน primary key ทกตวแตใหกำาหนดชอ Index Name ทฟลดแรกเทานน

Relationshipถามการกำาหนดความสมพนธระหวาง Table ในฐานขอมลไว ทำาใหสามารถเรยกขอมลทประกอบดวยหลาย Table หรอควรในเวลาเดยวกน ซงการใช ความสมพนธ (Relationship) จะอำานวยความสะดวก คอ

สรางเสนเชอมในควรใหม เมอมการสรางควรใหม โดยการเพม Table หรอควรทมการกำาหนดความ สมพนธไวแลว Access จะสรางเสนเชอมระหวางขอมลโดยอตโนมตขนภายในควร

การดความสมพนธระหวางเรคคอรดภายในฟอรมยอย (Sub form) หรอรายงานยอย (Sub report) เมอม การสรางฟอรมยอยหรอรายงานยอยขนภายในฟอรมหลก (Main form) หรอ รายงานหลก (Main report) Access จะใชความสมพนธทกำาหนดขนไปเชอมขอมลจากฟอรมยอยหรอรายงานยอย

การบงคบ และควบคมขอมลตามความสมพนธของ Table เมอมการเพม แกไข หรอลบ

การกำาหนดความสมพนธของระหวาง Table หรอควรทำาได โดยการระบฟลดทมคาเหมอนกนในแตละ เรคคอรด

ประเภทของความสมพนธความสมพนธระหวาง Table สามารถแบงออกเปน 2 ลกษณะ คอ

One - Many คอฟลดใน Table หลกจะมคาเดยว แตใน Table สมพนธมหลายคา เชน ความสมพนธ ระหวางรหสสนคาของ Table รายชอสนคา กบ Table การขายสนคา

One - One เมอฟลดทงสอง Table ตางเกบเรคคอรดแบบไมซำาคา

การสรางความสมพนธ ท Database Windows เลอก Relationships บน เมน Tools หรอคลกปม บนแถบเครองมอ

1. การเพม Table หรอควรเขาไปใน Relationship Windows ใหเลอก Table หรอควรทตองการ แลวคลกปม Add

2. การสรางความสมพนธ Relationship ให drag ฟลด ทตองการสรางความสมพนธไปจบคกบฟลดของ Table อน ถาฟลดหนงของคสมพนธทสรางขนเปน Primary key จะเรยก Table ของฟลด นนเปน Table หลก (Primary Table) และ Table ของฟลดทจบคเปน Table คสมพนธ (Related Table)

เมอจบคแลวจะม dialog box ของ Edit Relationship ปรากฏมาใหตรวจสอบชอฟลดทละชอ Table

ประเภทของการเชอม (Join Type)เสนเชอม (Join) สามารถกำาหนดเปน 2 ชนด คอ

1. เสนเชอมภายใน (Inner Join) 2. เสนเชอมภายนอก (Outer Join)

ในสวนของเสนเชอมภายนอก (Outer Join) สามารถกำาหนดใหแสดงผลดานหลกท Table ใดกไดของคฟลดทสมพนธกน

การกำาหนดประเภทการเชอมใหคลกทปม Join Type บน Windows ของ Edit Relationship (แกไขความสมพนธ)

Referential Integrityการใช Referential integrity เพอทำาการลบ หรอเพมเรคคอรดพรอมกนระหวาง Table ทมความสมพนธ กน เปนการชวยควบคมเรคคอรด Access จะทำาการควบคมดวยวธการทเมอมการกำาหนดเงอนไข เมอมการกำาหนด Referential integrity แลว Access จะมการเตอน ถามการฝาฝนเงอนไขในการควบคม

การลบและเพมขอมลแบบกลม (Cascading Delete and Update)เมอกำาหนดความสมพนธดวย Referential integrity แลว Access จงจะยอมใหระบการทำางานแบบกลม คอ การลบแบบกลม (cascade delete) หรอ การปรบคาแบบกลม (cascade update)

1. การลบแบบกลม (Cascade delete) เมอมการลบเรคคอรดใน Table หลกแลว Access จะลบเรคคอรด ในค Table สมพนธทมคาเดยวกบเรคคอรดของ Table หลกไปพรอมกน

2. การปรบคาแบบกลม (Cascade update) เมอมการเปลยนคาของฟลดเชอมใน Table หลก จะทำาใหคาของ ฟลดทใชเชอมกนใน Table สมพนธทมคาเดยวกนเปลยนแปลงไปดวย

การกำาหนด Referential integrityไปทเมนคำาสงเลอก Relationship แลวเลอก Edit Relationship จากนน Access จะเปด Windows ของ Edit Relationship จากนนกำาหนด Referential integrity

คณสมบต Field การกำาหนดคณสมบตตางๆของฟลดทใชสามารถการแสดงผลและควบคมคา

คณสมบต รายละเอยด การกำาหนดField Size(ขนาดเขตขอมล)

จดขนาดจำานวนคำาอกษร ถากำาหนดประเภทขอมล Text กำาหนดชวงของตวเลข ถากำาหนดประเภทขอมลเปน Currency

Field Size

Format (รปแบบ) แสดงแบบของวนท (Date) และตวเลข (Number) เชน Long Date หรอ Currency

Format

Decimal Place (ทศนยม)

แสดงจำานวนตวเลขหลงจดทศนยม สำาหรบประเภทขอมล Number หรอ Currency

Decimal Place

Input Mask (รปแบบการปอนขอมล)

แสดงแบบของตวอกษร เพอทำาใหการปอนขอมลถกตอง

Input Mask

Caption (ปายคำาอธบาย)

เปนการเปลยนชอแทนการใชชอฟลด  

Default Value (คาเรมตน)

จะสรางคาใหลงในฟลด เมอมการเพมเรคคอรดโดยอตโนมต

Default Value

Validation Rule (กฎการตรวจสอบ)

ควบคมขอมลทปอนเขา เพอใหสอดคลองกบความตองการ

Validation Rule

Validation Text (ขอความตรวจสอบ)

กำาหนดขอความแจง ถามการปอนคาทขดแยงกบคาของ Validation Rule

Validation Text

Required (จำาเปน) กำาหนดวาจะตองมคาในฟลดเสมอ RequiredAllow Zero Length(ยอมใหความยาวเปนศนย)

ใชกำาหนดสำาหรบขอมลประเภท Text หรอ Memo

Allow Zero Length

Indexed (ดชน) เปนกำาหนดดชน เพอเพมความเรวในการคนหาขอมล

 

การกำาหนดคาคณสมบต1. เปด Table ดวย Design Views 2. ทสวนบนของ Table Windows คลกฟลดทตองการกำาหนดคา

Access จะแสดงคาคณสมบตของฟลด ในดานลาง การกำาหนดคาจะขนกบประเภทขอมล

3. ทสวนลางของ Table Windows คลกชองของคณสมบตทตองการกำาหนดคา (หรอกด F6 และ ยายไปทคณสมบตทตองการ) หรอเลอกคาจากรายการ

4. พมพคาทตองการลงชองของคณสมบตหรอเลอกจากลกศรดานขวา ซงจะมรายการของคา ถาตองการพนทในการพมพขอความ ใหกด shift พรอม F2 เพอใช Zoom Box ในการพมพขอความ ถาเปน

Input Mask หรอ Validation Rule ใหกดปม Build เพอชวยในการสราง Expression

5. บนทกการเปลยนแปลง โดยการเลอกคำาสง Save จากเมน File (เลอกคำาสง File + Save) หรอคลกปม Save

คณสมบต Tableการตงคาคณสมบต Table สามารถกำาหนดคาเพอควบคม Table และเรคคอรดตางๆ โดยการกำาหนดคณสมบตของ Table สามารถควบคมคาทเกยวของกบฟลดตงแต 2 ฟลดขนไป มรายการกำาหนดดงน Description เพอใชเปนคำาอธบายวตถประสงค และการเกบขอมลของ Table Validation Rule ควบคมคาทเขาไปในเรคคอรดเพอใหสอดคลองกบความตองการ Validation Text แสดงขอความกรณมการละเมดขอกำาหนดของ Validation Rule การกำาหนดคาคณสมบตใหเปดตารางท Design view แลวเลอก property ทเมนคำาสง View (เลอกคำาสง View + Property)

ควร (Query)ควร (Query) เปนออบเจคทสำาคญมากในการประมวลผลและแสดง

ผล เนองจาก Table มหนาทเกบขอมล แตไมมเครองมอในการประมวลผล ดงนน การวเคราะห การคำานวณ ตองใชควรในการทำางาน และมหนาทสำาคญ คอ

คดเลอกเฉพาะขอมลทตองการ โดยกำาหนด Expression หรอคาทตองการท Criteria

แสดงกลมขอมลทตองการ สรางควรจากหลาย Table โดยใชการเชอมฟลด

ใชในการคำานวณใชคำาสง Totals, ฟงกชน และ Expression ของควร

เครองมอในควร1. Totals เปนฟงกชนการประมวลผลทางคณตศาสตรและสถต

พนฐาน 2. Sort ใชการเรยงลำาดบขอมล

1) Ascending เรยงจากนอยไปหามาก2) Descending เรยงจากมากไปหานอย3) Not Sort ยกเลกการเรยง

3. Expression Builder 1) Function

1.1 Built-in function: เปนฟงกชนทตดมากบ Access1.2 Module: เปนฟงกชนทเขยนดวย Visual Basic ขนมาใชงานเอง

2) Constant เปนคาพเศษทใชในการควบคมฟลด เชน Null, True 3) Operator

3.1 Arithmetic คอ เครองหมายบวก ลบ คณ เปนตน3.2 Comparison คอ เครองหมายเปรยบเทยบ เชน มากกวา นอยกวา3.3 Logical คอ คำาสงทางดานตรรกศาสตร เชน AND, OR

4) Common Expression เปนคำาสงทวๆ ไป เชน เลขหนากระดาษ ชอ

ประเภทของควร1. Crosstab Query เปนควรทแสดงขอมล 2 มต คอ เปนการแสดงขอมลตามความสมพนธในแนวคอลมนกบแถว เชน ยอดขายแตละเดอนของสนคาแตละตว ในลกษณะเดยวกนโปรแกรม Excel2. Action Query1) Select Query เปนควรสรางขนมาจาก Table เดยวหรอหลาย Table เพอแสดงขอมลทตองการ2) Make - Table Query เปนควรทสรางขนมาแลวจะสงขอมลทมอยเปน Table ใหม โดยจะนำาเอาคณสมบตของฟลดไปดวย3) Update Query เปนควรทจะปรบขอมลฟลดครงเดยวพรอมกนทกเรคคอรด4) Append Query เปนควรทจะเลอกขอมลตามทตองการไปตอทายใน Table ทมอย5) Delete Query เปนควรทจะทำาหนาทลบเรคคอรดตามเงอนไขทกำาหนด3. SQL Specific เปนควรทตองสรางโดยเขยนดวยคำาสง SQL1) Union Query เปนการแสดงขอมลของฟลดจากหลาย Table มาอยคอลมนเดยวกน2) Pass - Through Query เปนการแสดงคาควรใหภาษา SQL เพอสงไปยงฐานขอมลแบบ SQL3) Data-Definition Query เปนคำาสง SQL เพอการลบ การสราง Table

การสรางควรการสรางควรสามารถสรางดวย Design view และ Wizard โดยเลอกควร (Queries) ภายใตออบเจคบน Database Windows แลวเลอกปม New จะปรากฏ dialog box ของ New Query จากนนจงเลอกวธการสราง ในลำาดบตอไปใหเลอก Table ทใชเปนแหลงขอมลจาก dialog box ของ Show Table

ปกตถามการกำาหนดความสมพนธมาแลว Access จะเชอมฟลดใหโดยอตโนมต หรอฟลดทเชอมมชอเดยวกนและประเภทขอมลเหมอนกน แตถาไมเกดขนกใหสรางขนมาเอง ซงในการแสดงผลแบบหลาย Table การเชอมฟลดมความจำาเปนเพอทำาใหควรทสรางขน สามารถแสดงสารสนเทศของขอมลทสมพนธกน ลกษณะของเสนเชอม (Join) จะคลายกบเสนเชอมของ Relationships โดยฟลดทเปนเลข 1 จะเปนดาน "One" และฟลดทเปนสญลกษณอนนต (Infinity) หรอ จะเปนดาน many สวนการเชอมสรางดวยใชการ drag ฟลดระหวางฟลดทตองการเชอมทตาราง QBE ดานลางของควรมแถวตางๆในการใชงาน คอ

Field: ใชแสดงฟลดทตองการจากแหลงขอมล หรอฟลดทสรางดวยการคำานวณโดยการประยกตฟงกชนหรอ ExpressionTotals: ใชประยกตฟงกชนของ TotalsSort: ใชในการเลอกคำาสงเรยงลำาดบShow: กำาหนดการแสดงขอมลของฟลดเมอดาน Datasheet view

CriteriaCriteria พนทดานลางตอจากตาราง QBE ใชสำาหรบการกำาหนด Expression ในการคดเลอกขอมลทตองการ รวมถงการคดเลอกขอมลดวย Parameter Queryการสรางควรแบบ Action Queryการสรางควรแบบ Action query ใหสรางเปน Select query แลวเลอกประเภทควรทตองการสรางในเมนควรการสรางควรแบบ Crosstab Queryการสรางควรแบบ Crosstab query ควรสรางดวย Wizardการสรางควรแบบ SQL Specificการสรางควรแบบ SQL Specific ใหเปด Query windows แลวเลอก SQL Specific ในเมนควรเพอเปดควรในดาน SQL สำาหรบการเขยนคำาสงดวยภาษา SQL

การประยกต Criteriaการประยกตเปนกำาหนดเงอนไขเพอแสดงคาทตองการ การกำาหนดชวงของขอมล ใช Operators ในการกำาหนดขอบเขตหรอเงอนไขดวย Between...And หรอ Comparison Operators ไดแก <, >, < >, < =, > =

> 420 คอ มากกวา 420 Between #1 Nov 1998 #And #31 Dec 1998# คอ

ระหวางวนท1 พฤศจกายน 1998 ถง 31 ธนวาคม 1998 > = "HANAR" คอ รายชอทงหมดตงแต HANAR เปนตนไปจนสน

สดตวอกษร ในการอางถงวนทปจจบนใหใช Date() เชน <=Date()-15

การใชตวสญลกษณ wildcard เพอคนหาแบบเจาะจงบางสวนเครองหมายดอกจน (*) เชน DA* หมายถงคาทงหมดทขนตน DAเครองหมายคำาถาม (?) เชน S?N หมายถงคาตวทสองเปนคาใดๆ อกษรตวแรก คอ S และตวทสาม คอ N (SUN, SIN)

การประยกตหลายเงอนไขดวย "OR" และ "AND" ใหกำาหนด Expression ในฟลด หรอการกำาหนดเงอนไขของฟลดใหอยในบรรทดเดยวกนมความเปน "AND" แตอยคนละบรรทดมความหมายเปน "OR"

การสรางฟลดคำานวณใหกำาหนด Expression ลงในชองฟลด เชน [Qty]*[UnitPrice] ซงฟลดทอางถงตองอยในวงเลบสเหลยม [ ]

การใช Expression Builderใหกำาหนด Expression สามารถใช Expression Builder ไดทำาใหสะดวกในการสราง Expression เชน การเลอกออบเจคทใชในการ Criteria การเลอกฟงกชน (สามารถเลอกไดทง built-in และสรางขนมาเอง) การเปด Expression Builder ใหไปทคอลมนทตองการสราง expression แลววางเมาสใหอยในแถว Field แลวเรยก Expression Builder ดวยการคลกท Tool หรอเปดการเมาสปมขวา แลวเลอกคำาสง Build จากเมน pop-up

เมอไดอะลอกบอกซ Expression Builder แสดงออกมาสามารถเลอกรายละเอยดทตองการ เชน ตว control บนฟอรม ใหเลอก Forms ทตองชองซายสด จากนน ชองกลางจะปรากฏเปนรายการตว control สวนชองขวาเปนคณสมบต เมธอด event และสวนประกอบอนๆ

ถาเลอกฟงกชนสามารถเลอกใชฟงกชน built-in หรอฟงกชนสรางเอง โดยเลอก Function ทตองชองซายสด จากนน ชองกลางจะปรากฏเปนรายการ กลมฟงกชน (เลอกฟงกชน built-in) หรอ รายการโมดล (เลอกฟงกชนสรางเอง) สวนชองขวาเปนรายการฟงกชน

ฟอรมฟอรม (Form) เปนออบเจคทใชตดตอกบผใชทางจอภาพ ซงกำาหนดหนาทไดทงการปอนและการแสดงผลขอมล ในการปอนขอมลดวยฟอรม มเครองมอสนบสนน และควบคมการปอนขอมล เชน Combo Box คาคณสมบตตางๆ ซงฟอรมใชแหลงของขอมลจาก Table หรอควร

การสรางฟอรมการสรางฟอรม มสงทตองคำานง คอ

การเลอก Table หรอควรเปนแหลงขอมล ชนดของฟอรมทเหมาะสมกบการใชงาน เชน การใชฟอรมหลกและ

ฟอรมยอย ซงฟอรมหลกตองเปนฟอรมเดยวเสมอ

วธการสรางฟอรมท Database Windows คลกทฟอรมภายใตออบเจคแลว เลอกปม New

ท Database Windows หรอเลอกปม Form ทเมน Insert แลวเลอกแหลงขอมลโดยกำาหนด Table และควร ท dialog box ของ New Form จากนนเลอกวธการสราง

1. การสรางฟอรมดวย Form Wizard 2. การสรางฟอรมดวย Auto Form 3. การสรางฟอรมดวย Design View

ซงวธทสะดวกในการสรางฟอรม คอ การสรางดวย Wizard แลวปรบปรงฟอรมใหมสารสนเทศตามทตองการ

ประเภทของฟอรม1. ฟอรมเดยวหรอแบบคอลมนใชแสดงหนาละ 1 เรคคอรด และ

สามารถสรางปมคำาสงบนฟอรม 2. ฟอรมตอเนองหรอแบบแถวใชแสดงไดหลายเรคคอรดตอ 1

หนา และสามารถสรางปมคำาสงบนฟอรม 3. ฟอรมแบบตารางขอมลใชแสดงไดหลายเรคคอรดตอ 1 หนา

มความสะดวกในการใชรวมกบคยบอรด แตไมสามารถสรางปมคำาสงบนฟอรม

รปแบบฟอรมตาม Wizards1. AutoForm: Columnar เปน Wizards สรางฟอรมแบบคอลมน (Column form หรอ Single Column form) แสดงขอมล 1 เรคคอรดตอ 1 หนา

2. AutoForm: Tubular เปน Wizard สรางฟอรมแบบแถว (Rows Form) แสดงขอมลแบบหลายเรคคอรด

3. AutoForm: Datasheet เปน Wizards สรางฟอรมแบบตารางขอมล (Datasheet Form)แสดงขอมลแบบหลายเรคคอรด

4. Chart Wizads เปน Wizard สรางฟอรมแบบกราฟ เปนการนำากราฟมาแสดงบนฟอรม

5. Pivot Table Wizards เปน Wizard สราง ฟอรมแบบ Pivot Table เปนแสดงขอมลในลกษณะของตารางขอมลแบบ Excel

การออกแบบฟอรมการออกแบบฟอรม ตองคำานงถงตว Control และคณลกษณะของฟอรมในการประยกตทสอดคลองกบขนตอนการทำางานของผใช ตว Control เปนองคประกอบพนฐานในการแสดงผลขอมลของฟอรมคลายกบฟลดใน Table แตมขอบเขตบาง ประการทตางกน โดยแบงเปน 3 ชนด คอ

1. ตว Control แบบ Bound เปนตว Control ทมฟลดจาก Table หรอควรเปนแหลงขอมล

2. ตว Control แบบ Unbound เปนตว Control ทไมมแหลงขอมล แตจะดงคาของฟลดมาใช

3. ตว Control แบบ คำานวณ เปนตว Control ทสรางจากนพจน

สวน (Section)สวน (Section) เปนสวนประกอบพนฐานของฟอรมในการใชงาน

ฟอรมสวนหวและสวนลาง (Form Header/Footer) จะปรากฏบนจอภาพตลอดเวลา ดงนนมกจะใชแสดงชอของฟอรม ปมคำาสง และการหาผลรวมของกลมเรคคอรดภายในฟอรม เชน ผลรวมของเรคคอรดของฟอรมยอยในฟอรมหลก หรอผลรวมของเรคคอรดทงหมดแบบฟอรมตอเนอง

สวนรายละเอยด (Detail) ใชแสดงขอมลแตละเรคคอรด หนาสวนหวและสวนลาง (Page Header/Footer) ไม

ปรากฏบนจอภาพ แตจะปรากฏเมอมการสงพมพ ทาง Printer หรอการ Preview เทานน จงใชเปนหวกระดาษเมอมการสงพมพ

การกำาหนดคณสมบตการกำาหนดคณสมบตเปนแนวคดแบบ Object oriented programming โดยสามารถกำาหนดคาคณสมบตใหกบตว Control และฟอรมได ในกรณตว Control จะมคาคณสมบตเรมตนจากฟลด ในการแสดงคา แตสามารถกำาหนดเปนคาเฉพาะภายในฟอรมใหเหมาะสมกบการใชงาน โดยมกลมคณสมบต ดงน

1. กำาหนดลกษณะขอมล และควบคมคาทปอน 2. เปนการใช Event ควบคมโดยทำางานรวมกนมาโคร หรอ Sub

Procedure เชน เมอมการปอนคาแลว 3. กำาหนดรปแบบการแสดงผล เชน จำานวนทศนยม ตวอกษร รป

แบบตางๆ 4. กำาหนดคาคณสมบตอนๆ เชน ชอตว Control ขอความทแถบ

บอกสถานะ การเจาะจงฟอรมการเจาะจงฟอรม เปนการควบคมการปอนขอมล การดขอมลทตองการ และการอำานวยความสะดวกในการทำางาน ซงสวนทสำาคญดงน1. ปองกนความผดพลาดในการปอนขอมล มเครองมอคอ Combo Box และ List Box โดยท Combo Box หรอ List box เปนการแสดงรายการขอมลสำาหรบการเลอก

วธการสรางรายการของ Combo Box สรางรายการจากฟลดใน Table หรอควร สรางรายการโดยใชคำาสง SELECT ของภาษา SQL สรางรายการโดยใชฟงกชน ของ Visual Basic สรางรายการโดยการกำาหนดคา (Value List)

2. การอำานวยความสะดวกในการทำางาน สามารถสรางปมคำาสงททำางานรวมกบ Event เชน การคลกปมคำาสงเปดฟอรมเพอ แสดงขอมลทเกยวของ หรอการพมพรายงาน เปนตน

ฟอรมหลกและฟอรมยอยฟอรมหลกและฟอรมยอย เปนการประยกตทสำาคญในการทำางานกบขอมลทเกยวของ แตมแหลงขอมลคนละแหลง ซงใชประโยชนในการปอนขอมล การแสดงผล และการวเคราะห

สงทสำาคญในการเชอมฟอรมยอย คอ การเลอกฟลดเชอมจากฟอรมยอยท Link Child Field และฟลดเชอมของฟอรมหลกท Link Master Field

การสราง ฟอรมหลกและฟอรมยอย สามารถสรางไดสะดวกดวยการ Wizards ของการสราง subform จาก Toolboxนพจน (Expression)นพจน ใชการแสดงผลการคำานวณดวยการเขยนภายในตว Control แบบคำานวณคา ถาวางตว Control คำานวณทฟอรมสวนลาง จะสามารถใชในการหาคาผลรวมของกลมเรคคอรดทอยภายในฟอรม โดยการสราง นพจนสามารถปอนสตรคำานวณโดยตรงทตว Control หรอ ทคณสมบต Control

Source ในตารางคณสมบต โดยตองมขนเครองหมายเทากบ (=) และการอางถงฟลดหรอตว Control ตองอยในวงเลบสเหลยม [ ] เชน=[Subtotal]+[Friengt]หรอสรางดวย Expression Builder โดยคลกทตว Control จากนน เรยกใช Expression Builder

ToolboxToolbox เปนเครองมอในการสรางตว Control ในฟอรม และรายงาน

การเปดแถบเครองมอ Toolbox ทำาไดโดยการเปดดาน Design view แลวเลอกคำาสง Toolbox จากเมน View (เลอกคำาสง View + Toolbox) หรอคลกทปม บนแถบเครองมอ

การเลอกตว Control ใหคลกทปมตวเลอก จากนนจงไปเลอกเครองมอทตองการมาใชงาน โดยการคลกทปมเครองมอทตองการ แลวนำาไปวางลงบนฟอรมในตำาแหนงทตองการ ในการสรางตว Control ควรคลกปม Wizard ดวยเพอสามารถใช Wizard สำาหรบทตว Control ม Wizard เชน Combo box เนองจากตว Control บางตวตองมการกำาหนดคาทซบซอน

ตวเลอก คลกเพอไปใชเลอกตว ControlWizard คลกเพอสามารถใช Wizard สรางตว

Control ควรเลอกไวเสมอ

Label ใชในการทำาชอหรอขอความการปอนขอความสามารถโดยตรงบนตว control หรอทคณสมบต Caption

Textbox ใชในการสรางตว Control เพอแสดงคาของฟลด หรอการคำานวณดวย นพจน ถาตดตอกบฐานขอมลสามารถเลอกฟลดของ table หรอ ควรทคณสมบต ControlSource กำาหนดรปแบบกำาหนดทคณสมบต Format

Option group (ตวเลอกแบบ กลม)

ตวเลอกชนดทมคาเลอกไดหลายคาและสงขอมลเปน Number

Toggle button (ปมสลบ)

ตวเลอกทใชกบประเภทขอมล Yes/No

Option button (ปมตวเลอก)

ตวเลอกทใชกบประเภทขอมล Yes/No

Check button (ปมแบบเชค)

ตวเลอกทใชกบประเภทขอมล Yes/No

Combo Box ตว Control แบบใหเลอกคาจากรายการ สามารถแหลงขอมลจากคณสมบต RowType และ RowSourceเลอกเกบคาเขาส table หรอควรของฟอรมทคณสมบต BoundColumnกำาหนดการแสดงคอลมนดวยคณสมบต ColumnCountความกวางคอลมน ดวยคณสมบต ColumnWidth ตวอยางBoundColumn: 2ColumnCount:3ColumnWidth: 0.5";1";1"หมายถงเกบคาของคอลมนท 2 และแสดง 3 คอลมน โดยคอลมนท 1 กวาง 0.5 นว, คอลมนท 2 กวาง 1 นว และคอลมนท 3 กวาง 1 นว

List box ตว Control แบบใหเลอกคาจากรายการ กำาหนดคาคณสมบต เหมอน Combo box

Command button (ปมคำาสง)

ใชงานรวมกบมาโคร หรอ Procedure ของ Visual Basic ในการทำางาน

Image (ภาพ) เปนกรอบสำาหรบแสดงออบเจคทเปนรปภาพ Unbound object frame(กรอบออบเจคแบบ Unbound)

ปนกรอบสำาหรบแสดงออบเจคแบบ OLE ทไมมฟลดเปนแหลงขอมล

Bound object frame (กรอบออบเจคแบบ Bound)

เปนกรอบสำาหรบแสดงออบเจคแบบ OLE ทมฟลดเปนแหลงขอมล

Page break (ตวแบงหนา)

ใชกำาหนดตำาแหนงทเปนหนาใหมของฟอรม

Tab control การแบงฟอรมแบบดวย TabSubform/subreport (ฟอรมยอย/รายงานยอย)

เปนตว Control สำาหรบเพมฟอรมเขาไปในฟอรมหลก หรอ รายงาน เขาไปในรายงานหลกการกำาหนดออบเจคใชคณสมบต SourceObjectการเชอมกบฟอรมหลก หรอรายงานหลก ใชการกำาหนดฟลดทคณสมบต Link Child Field (กำาหนดฟลดเชอมของฟอรมลกหรอรายงานลก) และคณสมบต Link Master Field (กำาหนดฟลดเชอมของฟอรมลกหรอรายงานหลก)

เสน ใชตเสนในฟอรม สเหลยม ใชสำาหรบสรางกรอบสเหลยมในฟอรมTool Box อนๆ ใชเปดรายการของ Tool อนๆ

รายงาน รายงาน เปนออบเจคในการแสดงผลออกมาทางเครองพมพ วธการ

ออกแบบรายงาน มความคลายคลง กบการออกแบบฟอรม แตแตกตางกนในเรองวธการจดกลมขอมล ในการสรางรายงาน และการออกแบบ จะตองพจารณาถงขอมล และการแสดงผลทตองการ โดยการเลอกขอมลจาก Table หรอควรทเหมาะสม

การสรางรายงานท Database Windows คลกปม Report ภายใตออบเจคเลอกปม New หรอเลอก Report จากเมน Insert (เลอกคำาสง Insert+ Report) แลวเลอกแหลงขอมลโดยกำาหนด Table และควร ท dialog box ของ New Report จากนนเลอกวธการสราง

1. การสรางงานดวย Report Wizard 2. การสรางรายงานดวย Auto Report 3. การสรางรายงานดวย Design View

ซงวธทสะดวกในการสรางรายงาน คอ การสรางดวย Wizard แลวปรบปรงรายงานใหมสารสนเทศตามทตองการ

ประเภทของรายงาน1. รายงานเดยวหรอแบบคอลมนใชแสดงหนาละ 1 เรคคอรด 2. รายงานตอเนองหรอแบบแถวใชแสดงไดหลายเรคคอรดตอ 1 หนา 3. รายงานแบบ Mail label สำาหรบพมพปายทอยสำาหรบตดจดหมาย

รปแบบรายงานตาม Wizards1. Auto Report: Columnar เปน Wizard ทใชสรางรายงานแบบ 1 เรคคอรดตอ 1 รายงาน

2. Auto Report: Tubular เปน Wizard ทใชสรางรายงานแบบแถวและคอลมน (row - column format)

3. Chart Wizard: เปน Wizard ทใชสรางรายงานทแสดงผลดวยกราฟ

4. Label Wizard: เปน Wizard ทใชสรางรายงานสำาหรบการพมพปาย (Label)

การออกแบบรายงานการออกแบบรายงานตองคำานงการกำาหนดตว Control ลกษณะของรายงานและการจดกลม ซง ตว Control เปนองคประกอบพนฐานของรายงาน เชนเดยวกบฟอรม

1. ตว Control แบบ Bound เปนตว Control ทมฟลดจาก Table หรอควรเปนแหลงขอมล

2. ตว Control แบบ Unbound เปนตว Control ทไมมแหลงขอมล แตสามารถดงคาของฟลดมาใชได

3. ตว Control แบบคำานวณ เปนตว Control ทสรางจาก Expression

สวน (Section) รายงานสวนหวและสวนลาง จะปรากฏเพยงครงเดยวเมอม

การสงพมพรายงาน และสามารถใชหาคาผลรวมของรายงาน สวนรายละเอยด ใชแสดงเรคคอรดแตละเรคคอรด หนาสวนหวและสวนลาง จะปรากฏเปนสวนหวและสวนลางทก

หนาทพมพรายงานออกมา สามารถแสดงชอคอลมนในกรณทเปนรายงานแบบตอเนองหรอแถว

การเจาะจงการแสดงขอมลการเจาะจงการแสดงขอมล เปนการควบคมการแสดงผลใหมความนาสนใจคณสมบตทสำาคญไดแก

คณสมบต Can Grow และ Can Shrink ใชควบคมพนทตามปรมาณขอมล เมอมการสงพมพรายงาน

คณสมบตซอนขอมล (Hide Duplicate) เพอซอนคาของเรคคอรดทซำากน

คณสมบตผลรวมสะสม (Running Sum) ใชการแสดงคา

สะสมใหกบแตละเรคคอรดของกลมเดยวกน การกำาหนดคณสมบตการกำาหนดคณสมบตเปนแนวคดแบบ Object oriented programming โดยสามารถกำาหนดคาคณสมบตใหกบตว Control และรายงานได ในกรณตว Control จะมคาคณสมบตเรมตนจากฟลด ในการแสดงคา แตสามารถกำาหนดเปนคาเฉพาะภายในฟอรมใหเหมาะสมกบการใชงาน โดยมกลมคณสมบต ดงน

Data กำาหนดลกษณะขอมล และควบคมคาทปอน Event เปนการใช Event ควบคมโดยทำางานรวมกนมาโคร

หรอ Sub Procedure Format กำาหนดรปแบบการแสดงผล เชน จำานวนทศนยม ตว

อกษร รปแบบตางๆ Other กำาหนดคาคณสมบตอนๆ เชน ชอตว Control

ขอความทแถบบอกสถานะ

การเรยงและจดกลมขอมลการเรยงและจดกลมขอมล (Sorting and Grouping) ตองใหความสนใจกบคณลกษณะ Group On และ Group Interval เชน ขอมลประเภท Data/Time การเรยงโดยเปดรายงานท Design View แลวไปทเมน View แลวเลอก Sorting and Grouping ( เลอกคำาสง View + Sorting and Grouping) หรอคลกปม บนแถบเครองมอ

จดกลมขอมล

การกำาหนดคณสมบตการจดกลมของพจารณาคณสมบตการประยกตคณสมบต Group On และ Group Interval และการพมพใหพจารณาคาคณสมบต Keep together เชน เมอจดกลมของเรคคอรดดวยฟลดวนท จะสามารถจดกลมเรคคอรดในปเดยวกนเปน 2 ชวงๆ ละ 6 เดอน โดยตงคา Group On เปน Month และ Group Interval เปน 6

Group On เปนการระบคาทตองการจดกลม ลกษณะการจดกลมจะเปนไปตามประเภทขอมลของ แตละฟลด เชน ขอมลประเภท Text สามารถกำาหนดกลมตามอกษรนำา (Prefix Character) สวนฟลดประเภท Currency, AutoNumber, Number และ Date/Time สามารถกำาหนดกลมตามชวงของขอมล

Group Interval เปนการระบคาทมอยจรงภายในชวงของฟลด หรอ Expression ททำาการจดกลม

Keep Together เปนการระบการวธการพมพกลมขอมล เชน No เพอพมพรายงานตามกลมปกต Whole Group เพอพมพขอมลในกลมเดยวกนบนหนาเดยวกน With First Detail เพอสวนหวของกลมทเรคคอรดของหนา

ตวอยาง การจดกลมยอดขายโดยการแบงเปนชวงละ 1,000 และมการแบงแตละดวยการตเสนแบง โดยเลอก SaleAmount เปน Field/ExpressionField/Expression SaleAmount จดกลมดวยฟลด SaleAmount

Sort Order Ascending เรยงจากมากไปนอยGroup Header No - (ไมมการใชสวนหวของกลม)

Group Footer Yes (ใชสวนลางของกลมเพอตเสน

แบงกลม)Group Footer Interval ใชคาตามทมจรงของขอมล

Group Interval 1000 จดแบงกลมเปนชวงละ 1,000Keep Together No แสดงรายงานตามรปแบบปกต

ผลลพธของรายงาน

รายงานหลกและรายงานยอยรายงานหลกและรายงานยอย มการสรางลกษณะเดยวกนฟอรมหลกและฟอรมยอย ซงตองคำานงถง ฟลดทใชเชอม คอ ฟลดเชอมจากรายงานยอย (Link child Field) และฟลดเชอมจากรายงานหลก (Link master)

นพจน (Expression)นพจน ใชการแสดงผลการคำานวณดวยการเขยนภายในตว Control แบบคำานวณคา ถาวางตว Control คำานวณทฟอรมสวนลาง จะสามารถใชในการหาคาผลรวมของกลมเรคคอรดทอยภายในฟอรม โดยการสราง นพจนสามารถปอนสตรคำานวณโดยตรงทตว Control หรอ ทคณสมบต Control Source ในตารางคณสมบต โดยตองมขนเครองหมายเทากบ (=) และการอางถงฟลดหรอตว Control ตองอยในวงเลบสเหลยม [ ] เชน=[Subtotal]+[Friengt]หรอสรางดวย Expression Builder โดยคลกทตว Control จากนน เรยกใช Expression Builder

คณสมบตฟลด เมอมการกำาหนดฟลดแลวตองมการกำาหนดคณสมบตเพอการใชงานตามวตถประสงคขนาดฟลด (Field Size) การกำาหนดขนาดฟลดของขอมลประเภท Text และ Number ทำาไดโดยการกำาหนดคาคณสมบต Field size คากำาหนดขนมาจะชวยควบคมไมใหมการใสคาทใหญกวากำาหนด ขอมลประเภท Text การกำาหนดจำานวนอกษรในฟลดจะเปนการระบจำานวนคาสงสดทเกบไวในฟลดได เชน กำาหนดขนาดฟลด ได 6 ตวอกษร สำาหรบเกบรหส 6 ตวอกษร จะทำาใหปองกนอบตเหตในการปอนคามากกวา 6 ตวอกษรลงในฟลด ขนาดของฟลดกำาหนดไดตงแต 1 ถง 255 ตวอกษร แต Access จะมคาเรมท 50 ตวอกษร

ถามการแกไขดวยการลดขนาดฟลดลง เชน 100 ตวอกษรเหลอ 50 ตวอกษร Access จะตดตวอกษรดานขวาออกไปใหเหลอเทากบจำานวนตวอกษรทมการเปลยนแปลง

ขอมลประเภท Numberการกำาหนดขนาดฟลดของขอมลประเภท Number จะเปนกำาหนดชวงของคาทสามารถเกบในฟลดได และ เกบคาทเปนทศนยม Access จะกำาหนดคาเรมตนเปน Long integer แตสามารถเปลยนคาเรมตนไดท Option (ตวเลอก) ในเมน Tools (เครองมอ) คาของฟลด ชวงขอมล ทศนยม ขนาดการ

เกบ

Byte 0 ถง 255 ไมม 1 ไบต

Integer - 32 , 768 57 ถง 32 , 167 ไมม 2 ไบต

Long integer

- 2 , 147 , 483 , 648 ถง 2,147,483,647

ไมม 4 ไบต

Single - 3.4 x 10^38 ถง 3.4 x 10^38

7 4 ไบต

Double -1.1797 x 10^308 ถง 1.797 x 10^308

15 8 ไบต

ในการกำาหนดขนาดของฟลด จะเปนการดถากำาหนดใหฟลดมขนาดเลกทสดเทาทจะทำาได เพราะจะทำาให ทำางานไดเรวขน เชน ถาเปนเลขจำานวนจรงขนาดเลกอาจจะเลอก Byte สวนฟลดทตองเกบคาคอนขางมาก ใหกำาหนดดวย Integer หรอ Long Integer การเกบคาทมทศนยมสามารถกำาหนดเปน Single หรอ Double สวนคาทางดานการเงนควรเลอกขอมล ประเภท Currency ไมควรเปนประเภท Number ในการเปลยนแปลงกำาหนดฟลด ถาเปลยนจาก Single หรอ Double เปน Byte integer หรอ Long integer นน Access จะทำาการปดทศนยมโดยอตโนมต ถาการเปลยนคาขนาดฟลดเลกลง และคาทมอยมคาใหญกวาคาทกำาหนดใหม จะมการแทนคาเหลาน ดวยคาวาง ( Null value )

รปแบบ (Format)จะเปนการกำาหนดแบบในการดขอมลหรอแสดงขอมล ไมเกยวกบการเกบขอมล ในการแสดงผล จะมการแสดงขอมลในตารางขอมลของ Table และควร และกำาหนดคา

ควบคมในการสรางฟอรมหรอรายงานทสรางขนมาใหม สวนฟอรมและรายงานทสรางมากอนจะไมมผลกระทบ Format เปนเพยงการอำานวยความสะดวก และความสวยงามในการอานขอมลเทานน รปแบบแสดงขอมลแบบสากล ( International Data Format) Access จะแสดงคาซงเปนคาทกำาหนดจาก Control Panel ของ Windows ในสวนการกำาหนดคา international setting สำาหรบ Number และ Date/Time ตามรายการตอไปน

รปแบบของ Access คากำาหนดใน Control Panel Standard Number Format Currency Currency Format Short Date Short Date Format Long Date Long Date Format Short Time Time Format ถาคำาทแสดงออกมาไมตรงกบแบบทใชโดยทวไป ใหไปตรวจคาทตงไวในสวน International section ใน Control Panel รปแบบการแสดงขอมลประเภทตวเลขและทศนยม ถาไมมกำาหนดรปแบบ ( Format) หรอกำาหนดเปน General number เมอมการแสดง จะแสดงโดยไมม เครองหมายจลภาค ถาตองการเครองหมายจลภาคใหเลอกแบบ Standard หรอ Currency ตารางขางลางจะแสดงแบบของฟลด

แบบ ตวเลข การแสดงผล

General Number 1234.5 12 34.5 Currency 1234.5 $1,234.50 Fixed 1234.5 1234.5 Standard 1234.5 1,234.50 Percent 0.824 82.40% Scientific 1234.5 1.234E+03 ในสวนของทศนยม ( Decimal place) จะกำาหนดลวงหนาเปน auto จะแสดงคาทศนยมตามแบบขอมล ซงสามารถเปลยนแปลงการแสดงจำานวนทศนยมตามความตองการได

รปแบบการแสดงขอมลประเภท Date/Time ตารางตอไปนจะแสดงแบบทมใหสำาหรบฟลดทประเภทขอมลเปน Date/Timenb

รปแบบ การแสดงผล

General Date 1/31/99 4:30:00 PM (US) 31/1/99 10:30:00 ( UK )

Long Date Friday January 31, 1999 (US)  31 January 1999 ( UK )

Medium Date 31-Jan-99 Short Date 1/31/99 (US) 

31/1/99 ( UK ) Long Time 4:30:00 PM Medium Time 04:30 PM Short Time 10:30

) การสราง Input Mask ดวย Wizard ชวยในการสรางสำาหรบขอมลบางลกษณะ เชน หมายเลขโทรศพท รหสไปรษณย ฯลฯ •  คลกปม Build ทดานขวาสดของชอง •  ทำาตามคำาแนะนำาของ Wizard - การเลอกรปแบบและประเภทขอมล แลวคลก Next

- กำาหนดรปแบบและสญลกษณ ในการปอนขอมล

2) การสราง Input mask เองใหกำาหนด Mask character เพอกำาหนดคณสมบต Input Mask ตามตารางตอไปน จะอธบายเกยวกบสญลกษณในการสราง Input Mask Mask Character

ความหมาย

0 ตวเลข (บงคบใสคา) 9 ตวเลข (ไมบงคบใสคา) # ตวเลข , เครองหมาย + หรอ - หรอชองวาง (ไมบงคบใส

คา) L ตวอกษร (บงคบใสคา) ? ตวอกษร (ไมบงคบใสคา) A ตวอกษรหรอตวเลข (ไมบงคบใสคา) a ตวอกษรหรอตวเลข (ไมบงคบใสคา) & ตวอกษรใดๆ หรอชองวาง (บงคบใสคา) C ตวอกษรใดๆ หรอชองวาง (ไมบงคบใสคา) . , : ; / เครองหมายแบงจดทศนยม จลภาค วนท หรอเวลา (ซงใช

กบการกำาหนดท International section ใน Control panel )

< ตวอกษรดานขวา เปลยนเปนอกษรตวเลก > ตวอกษรดานขวา เปลยนเปนอกษรตวใหญ ! ใหแสดง Input ชดขวา \ ใหแสดงสญลกษณทกำาหนดใน Input Mask ตวอยางของ Input-Mask

Input Mask คาตวอยาง (000) 000-0000 (662) 282-7744 (999) 000-0000! (662) 282-7744 หรอ () 282-7744

(000) AAA-AAAA (662) 282-ABCD 000-0000 a 999 255-8000 x 1120 >L???L?0L00LL MO665 GRAND 4 x 35 AB เงอนไขของ Input Mask Input Mask จะเปนออกเปน 3 สวน แยกกนดวยเครองหมาย : ( colon) สวนท 1 เปนการกำาหนดแบบ Input Mask สวนท 2 เปนการกำาหนดวา ตวอกษรทกำาหนดซงใน Input Mask จะเกบไวหรอไม :0 เกบตวอกษร input mask ไวในฐานขอมลดวย 1 เกบเฉพาะคาทปอนเขาไป สวนท 3 เปนการกำาหนดวาสญลกษณทใชในแบบ Input Mask เพอเปนการแสดงพนทในการปอนอกษร ANSI หรอใสชองในเครองคำาพด (" ") เพอทงไวเปนชองวาง และถาไมมการระบ Access จะแสดงดวยเสนใต ตวอยาง " A"LLLL- 0000 ; 0 ;x 0000-0000 เปนสวนท 1 : 4 ตวแรกตองคาเปนตวอกษร 4 ตวหลงปอน

คาตวเลข0 เปนสวนท 2 : ใหเกบ A และ - ไวในฐานขอมลดวยx เปนสวนท 3 : สญลกษณของคาทตองปอนเปน xรปแบบทปรากฏ Axxxx - xxxx  คณสมบตอนๆ การกำาหนดคาเรมตน ( Default value) ในบางกรณหนดคาเรมตน ( Default value) อาจจะมความจำาเปนในกรณททราบวามคาคอนขางแนนอน หรอจำาเปนตองมคาเสมอ เชน การกำาหนด Quantity เปน 1 ในรายการสงซอ ถามการกำาหนดคาเรมตน คานจะปรากฏขน เมอเพมเรคคอรดใหม แตคาสามารถแกไขได นอกจากนการกำาหนดสามารถกำาหนดดวย Expression เชน = Date() สำาหรบขอมลประเภท Date / Time การบงคบคา ( Required Data Entry) ในบางฟลดมความจำาเปนตองบงคบใหมคาเสมอ เพอปองกนความผดพลาด ในการละเลยขอมลทสำาคญเชน Table รายชอพนกงาน สามารถบงคบวา ตองมชอพนกงานเสมอ การกำาหนดใหตงคาคณสมบต Required เปน Yes

Zero-Length string ขอมลประเภท Text และ Memo สามารถกำาหนดคา Allow Zero Length เพอรกษาคณสมบต ในกรณท ฟลดเชอมในควร ลกษณะ Zero-Length จะคลายกบคาวาง ( Null) แตจะแตกตางกนตรงท Zero-Length String ยง ถอเสมอนมตวอกษรอย การกำาหนดคาทำาไดโดยดงคาท Allow Zero Length ดวยเครองหมายคำาพดเปดและปด (" ") Validation Rule และ Validation Text การกำาหนดคา Validation Value จะขนกบประเภทขอมล การกำาหนดจะชวยปองกนความผดพลาด หรอ เตอนใหผปอนขอมลไดทราบถงความผดปกตของขอมลกำาลงปอนเขาไป การตงคา ใหกำาหนดท Validation Rule เชน ทฟลด BirthDate สามารถกำาหนดขอมลวนเกดตองนอยกวาหรอเทากบวนทปจจบน ดวย Expression <= date() และกำาหนด Validation text วา "วนเกดตองนอยกวาหรอเทากบวนทปจจบน"

 

การจดการฐานขอมลดวยคำาสงของเมน Toolsเมน Tools ของ Access เปนทรวมคำาสงทใชการจดฐานขอความ การอำานวยความสะดวก การวเคราะหฐานขอมล รวมถงการบำารงรกษา ดงนน จงจำาเปนตองทำาความรจกเพอใชประโยชนในการสรางประสทธภาพของฐานขอมล 1. การประยกตรวม เปนฟงกชนทใชรวมกนชด Microsoft Office

1. Spelling เปนเรยกใชการสะกดคำาของ Office มาใชงาน 2. Autocorrect เปนการเรยกใชการแกไขคำาผดอตโนมตของ Office

มาใชงาน 3. Office link เปนการใชโปรแกรม Microsoft Word และ Excel

มาแสดงผลขอมลของออบเจค 4. Online Collaboration (การรวมมอกนแบบออนไลน) เปนการ

นำา Net meeting มาประยกตในการทำางานรวมกนเพอแกไข Access ผานระบบเครอขาย

2. RelationshipsRelationships (ความสมพนธ) เปนการเปด Relationship Windows เพอใชในการสรางหรอแกไขความสมพนธของ Table3. AnalyzeAnalyze เปนคำาสงชวยในการวเคราะหฐานขอมลและออบเจคทสรางขนมา

1. Table เปนการวเคราะหสารสนเทศทจดเกบไดใน Table และแนะนำาการแกไขดวยการแยกฐานขอมลใหม วธการวเคราะห Table ใหทำาตาม Wizard

2. Performance เปนการวเคราะหสมรรถนะการทำางาน โดยพจารณาการประยกตดชน (Index) และการกำาหนดความสมพนธ (Relationship) ของฐานขอมล วธการวเคราะห Performance ใหทำาตาม Wizard

4. Database UtilityDatabase Utility เปนกลมคำาสงทใชในการบรหารและบำารงรกษาฐานขอมล

1. Converted Database สำาหรบแปลงฐานขอมล Access เวอรชนเกา เชน Access 97 มาเปน Access 2000 และ การแปลง Access 2000 กลบไปเปน Access 97

2. Compact Database เปนคำาสงทสำาคญใชในการบำารงรกษาฐานขอมล คำาสงนจะทำาหนาทขจดออบเจคชวคราว(Temporary object) และซอมดชนของฐานขอมลไปพรอมๆ กน การ Compact Database เปนงานทสำาคญทตองทำาอยเสมอ ดงนน Access 2000 ไดเพมความสะดวกใหกบ ผใชงาน โดยสามารถกำาหนดคำาสงให Compact Database ทกครงทปดโปรแกรมในเมน Option แตจะใชเวลาในการ Compact Database กอนปดฐานขอมล ซงระยะเวลาขนกบขนาดฐานขอมล

3. Link Table Manager เปนคำาสงทใชในการปรบปรงการเชอม (Link) ของฐานขอมลทเปนลกขายกบฐานขอมลหลกทเกบ Table เนองการเชอม Table Access จำาพารทของฐานขอมล เมอมการยายฐานขอมลไปทใหมจำาเปนตองปรบการเชอมโยงไฟลโปรแกรม กบฐานขอมลจากพารทเดมใหเปนพารทใหม

4. Database Splitter เมอมการสรางฐานขอมลมทง Table และออบเจคอนๆ (เชน ควร ฟอรม) แลวมความตองการแยกเกบระหวางไฟลทเปนฐานขอมล และไฟลประยกตทเกบเฉพาะออบเจคอนๆ เพอความสะดวกในการปรบปรงโปรแกรม คำาสงนจะทำาการแยกเปนฐานขอมลเกบเฉพาะ Table และฐานขอมลทมเฉพาะออบเจคอนๆ แตจะเชอม Table จากฐานขอมลทมเฉพาะ Table มายงฐานขอมลทมเฉพาะออบเจคอนๆ โดย อตโนมต

5. SwitchBoard Manager เมอมการสรางออบเจคตางๆ เรยบรอยแลว การสรางฟอรมเพอทำาหนาทเปนเมนหลกในการเปดฟอรม รายงาน หรอออบเจคอนๆ จะเปนการกำาหนดขนตอนการตดตอกบฐานขอมล ใน Access มคำาสง Switchboard Manager เพอชวยในการสรางเมนหลก โดย Switchboard ม Table ชอ Switchboard ทำาหนาทเกบคำาสง ชอเมน และหนาทสวนประกอบของ Switchboard มอย 2 สวนสำาคญ1. Switchboard Page เปนฟอรมททำาหนาทเปนเมน สามารถจดสรางเปนเมนยอยไดหลายระดบ

2. Switchboard Item เปนคำาสงททำางานกบออบเจค โดย Item ทสรางขนอยใน Switchboard Page

6. Uprising ถาระบบใหญขนมากๆ ความสามารถของ Access จะลดลง และในหนวยงานมการใชระบบ SQL Server กสามารถแปลงจากฐานขอมล Access ไปยง SQL Server โดยการใชคำาสง Uprising

7. Make MDE File การแปลงฐานขอมลจากไฟล MDB ใหเปนไฟล MDE เปนประโยชนในกรณทโปรแกรม มการใชคำาสง Visual Basic การแปลงเปนไฟล MDE จะทำาการคอมไพลคำาสง Visual Basic ทำาใหมองไมเหน และ ไมสามารถแกไขคำาสง Visual Basic เพอปองกนโปรแกรม ขณะเดยวกนจะลดขนาดไฟล และใชหนวยความจำาไดมประสทธภาพมากขน

5. SecuritySecurity เปนการสรางรหสผานใหกบผใชงาน โปรแกรมประยกตและฐานขอมล เพอจำากดการเขาถงฐานขอมล เพอปองกนการแกไข เปลยนแปลงขอมลและฐานขอมลจากบคคลทไมเกยวของ การกำาหนดระบบรกษาความปลอดภย ประกอบดวย

1. การกำาหนด Workgroup 2. การตงรหสผานฐานขอมล 3. การกำาหนดบญชผใชและกลมผใช 4. การใหสทธผใช

6. Replication Replication มความเหมาะสมในการประยกตกบฐานขอมลในระบบ WAN (Wide area network) เพราะเปนการประหยดการใช Network ซงระบบ Replication จะสรางฐานขอมลคหนงทเหมอนกนทกประการและทำางานเปนอสระตอกน การปรบขอมลจะทำาเปนครงๆ โดยการใชคำาสง Synchronize Now (การทำาขอมลใหตรงกน) ในการปรบฐานขอมล Replication ทงสองตวจะทำาการตรวจและสงเฉพาะขอมลทแตกตางกน ดงนน จงประหยดเวลาในการสงขอมล เชน ระบบคลงสนคา ทผใชมคลงอยทสพรรณบร และกรงเทพ ถาใชระบบ Replication โดยมการกำาหนดเวลาการปรบขอมลวนละ 2 ครง จะทำาใหเสยคาโทรศพทนอยลงในการ Replication จะสรางฐานขอมลเปน 2 แบบ คอ

Design Master เปนฐานขอมลแม ซงมไดเพยงตวเดยวในระบบ สำาหรบใชในการแกไขออบเจคตางๆ ในฐานขอมลเหมอนฐานขอมลปกต

Replica เปนฐานขอมลลก ซงสามารถสรางไดหลายตวในระบบ มขอแตกตางจาก Design Master คอ ทไมสามารถแกไขออบเจคได

ถามการสรางออบเจคใหมใน Replication ออบเจคทสรางใหม จะใชไดเฉพาะ Replication ตวทสราง

1. Synchronize Now เปนการปรบขอมลระหวาง Design Master กบ Replica ใหมขอมลเหมอนกน ถามการยายตว Design Master แลวจะไมสามารถปรบขอมลได

2. Create Replica เปน Wizard ใชในการสราง Replication 3. Partial Replica Wizard การสราง Replica แบบบางสวน

เปนการสราง Replica โดยใหมการคดเลอกขอมลทตองการกอนสงออกไปเปนขอมลของ Replica ทสรางขน ซงแตกตางจากสราง Replication เตมแบบ ซงตองใชฐานขอมลทงหมด

4. Recovered Design Master เนองจาก Design Master เปน Replica ตวเดยวทสามารถแกไขออบเจคได ในบางกรณทตองแกไขออบเจคของ Replica สามารถทำาไดโดยเรยกฐานะเปน Design Master

5. Resolve Conflict ถาการทำางานกบ Replica มปญหาจากการปอนขอมล Access จะมขาวสารแจงถงความขดแยงทเกดขน เพอใหทำาการแกไข

7. Startup1. Startup เปนการกำาหนดสภาพแวดลอมเมอเปดโปรแกรม 2. Application Title เปนขอความทจะปรากฏบนแถบไตเตล (Title

bar) 3. Application Icon เปนการกำาหนด Icon ของโปรแกรมใน

Desktop แทนการใช Icon ของ Access 4. Display Form ฟอรมแรกทปรากฏเมอมการเปดโปรแกรม 5. Menu Bar เปนการเลอกใชเมนคำาสงกรณใชแบบเจาะจงหรอสราง

เองใหเลอกชอแถบเมน สวน Default จะเปนการใชเมนคำาสงของ Access

8. MacroMacro เปนกลมคำาสงในทเกยวกบการประยกตมาโคร และการเปด Visual Basic Editor9. ActiveX ControlActiveX Control สำาหรบใชในการเลอกไฟลไลบราร เมอมการใช Visual Basic ในการควบคมโปรแกรมและฐานขอมล ทมสวนในการใช DAO10. Addin - InsAddin - Ins เปนกลมคำาสงเพอใชในการเจาะจง (Customize) การบรหาร และการประยกตฐานขอมลAddin manager เปนการเรยกใช Wizard ทพฒนาขนมาโดยใช Visual Basic หรอสรางขนโดย Access โดยการเลอกจากทเกบแลวนำามาตดตง (installed) เขามาในฐานขอมล11. CustomizeCustomize ใชในการสรางแถบเครองมอ และเมนคำาสงแบบเจาะจง เพอการใชงานตามวตถประสงคและขอบเขตการทำางานทตองการ