คมอการปฏบตงานงานสารบรรณ

และการจดเกบเอกสาร

คำานำา

การจดทำาคมอในการปฏบตงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสาร น งานธรการ ฝายบรหารทวไป กลมโรงเรยนเพชรชนแดนจดทำาขนเพอเปนแนวปฏบตในการปฏบตงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสาร การดำาเนนงานของหนวยงานในสงกด กลมโรงเรยนเพชรชนแดนใหเปนระบบเดยวกน และอางองได เพอเอออำานวยในการปฏบตงานเปนไปดวยความสะดวก รวดเรว ประหยดเวลาและงบประมาณ ทำาใหมประสทธภาพในการจดการภาระงาน และงานบรหารสำานกงานมประสทธภาพมากยงขน

ทงน งานธรการ ไดรวบรวมขอมลระเบยบงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสารขน จากคมอและเอกสารการใหความรตางๆ เพอใหคมอเลมนมประโยชนและบรรลวตถประสงคในการดำาเนนงาน การปฏบตงานตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณ และการจดเกบเอกสาร เพอเปนแนวปฏบตอยางเดยวกนและพรอมรบฟงความคดเหนอนจะเปนประโยชนตอการดำาเนนงาน และนำามาปรบปรงคมอนใหเหมาะสมยงขนตอไป

งานธรการ ฝายบรหารทวไปหวงวาคมอเลมน จะเปนประโยชนตอหนวยงานตาง ๆ ในสงกดกลมโรงเรยนเพชรชนแดนในการดำาเนนภารกจตางๆ ใหบรรลวตถประสงคตอไป

งานธรการ ฝายบรหารทวไป

2

กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

สารบญ

หนาบทท 1 บทนำา

4บทท 2 ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ 6

ระเบยบทเกยวของ6

ความหมายของงานสารบรรณ6

ความหมายของหนงสอราชการ6

ชนดของหนงสอราชการ7

การรบ – สง หนงสอ11

การเกบและทำาลายหนงสอราชการ13

3

บทท 3 หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการ20

สวนประกอบของหนงสอราชการ20

การเขยนขอความในสวนหวหนงสอ20 การเขยนขอความในสวนเหตทมหนงสอไป21 การเขยนขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป22 หลกการรางหนงสอ

24บทท 4 การเสนอหนงสอและเลขทหนงสอ

26 การเสนอหนงสอ

26 เลขทหนงสอออก

27 การจาหนาซอง 29

บทท 5 การจดเกบเอกสาร31 ประเภทของเอกสาร

31 การบรหารงานเอกสารหรอการจดเกบเอกสาร

32บทท 6 ความรเกยวกบการจดเกบเอกสาร

35 วตถประสงคของการจดเกบเอกสาร35 ระบบมาตรฐานในการจดเกบเอกสาร40 หมวดหมเอกสารตามหวขอเรอง

44

4

ภาคผนวก คำาขนตน สรรพนาม และคำาลงทายในหนงสอราชการ

53 รหสพยญชนะประจำากระทรวง ทบวง กรมฯ56 รหสพยญชนะประจำาจงหวด57 ตวอยางแบบหนงสอราชการชนดตาง ๆ

บทท 1

บทนำา

การบรหารงานเอกสาร (งานสารบรรณ,ธรการ)การปฏบตงานในสำานกงานของบคลากรระดบปฏบตการ

นน เปนการปฏบตงานทตองเกยวของกบบคคลและเอกสาร จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจำาสวนตวพอสมควร เปนหลกสำาคญในการปฏบตหนาท เพราะการทำางานทเกยวของกบเอกสารนนจะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายในและหนงสอราชการภายนอก ซงมหลายรปแบบทตองดำาเนนการ เชน การโตตอบหนงสอราชการ การรางหนงสอขอความอนเคราะห ขอความรวมมอ การรางหนงสอเชญประชมและวาระการประชม การนำาเสนอ การจดเกบเอกสารเปนหมวดหมทงทเปนกระดาษและเปนไฟลในระบบคอมพวเตอร ฯลฯ จงตองมการจดระบบงานเอกสารทดจงจะประสบความสำาเรจในการบรหารงานเอกสารและเปนการชวยจำาไดอกดวย

ความสำาคญและขอบขายของงานธรการ 1. ขอบขายของงานธรการ

1.1 รบ-สงหนงสอ 1.2 รางหนงสอ 1.3 พมพหนงสอ 1.4 ผลตสำาเนาเอกสาร

5

1.5 จดเกบเอกสาร/แฟมเสนอ 1.6 บนทกเสนอหนงสอ 1.7 ตรวจทานหนงสอ 1.8 การทำาลายหนงสอ

2. ความสำาคญของงานธรการ 2.1 เปนดานหนาของหนวยงาน

2.2 เปนหนวยสนบสนน 2.3 เปนหนวยบรการ

3. บทบาทของเจาหนาทธรการ 3.1 ตองรระเบยบทเกยวของ 3.2 ตองมมนษยสมพนธ 3.3 ตองมนำาใจ เกอกล 3.4 ตองมความรอบคอบ 3.5 ตองมการพฒนาอยางตอเนอง

4. ควรมความรเกยวกบงานสารบรรณ ไดแก 4.1 ความรเรองระเบยบงานสารบรรณของสำานกนายก

รฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526,2548 4.2 ความรเรองรหส อกษรยอประจำาหนวยงานตาง ๆ 4.3 ความรเรองธรรมชาตของหนงสอราชการคอระบบการนำา

เสนอหนงสอ 4.4 ความรเรองโครงสรางหนวยงานภายในสามารถเกษยน

หนงสอเสนอใหหนวยงานรบผดชอบไดอยางถกตอง

6

บทท 2

ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

2.1 ระเบยบทเกยวของ

ปจจบนงานสารบรรณมระเบยบทเกยวของ 2 ฉบบ ไดแก ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2548 ซงเปนการเพมเตมคำานยามเกยวกบเอกสาร อเลกทรอนกส “ ”และคำาวา ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส “ ”

2.2 ความหมายของงานสารบรรณตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ. 2526 ขอ 6 ใหความหมายของคำาวา งานสารบรรณ ไววา “ ”หมายถง งานทเกยวของกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การจด“ทำา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทำาลาย ซง”

7

เปนการกำาหนดขนตอนและขอบขายของงานสารบรรณ วาเกยวของกบเรองอะไรบาง แตในทางปฏบตการบรหารงานเอกสารทงปวง จะเรมตงแตการคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จำา ทำาสำาเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ทำารหส เกบเขาท คนหา คดตามและทำาลาย ทงนตองทำาเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตองและมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย และในป พ.ศ. 2548 มการประกาศระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ โดยเพมคำานยามของเอกสารอเลกทรอนกสของงานสารบรรณดงน อเลกทรอน“กส หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอนไฟฟา ”คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธตาง ๆ เชนวานน และ ระบบสารบรรณ“อเลกทรอนกส หมายความวา ” การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสาร ดวยวธการทางอเลกทรอนกส ”

2.3 ความหมายของหนงสอราชการ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 1) หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2) หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนทมใชราชการหรอบคคลภายนอก 3) หนงสอทหนวยงานอนทมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

4) หนงสอทหนวยงานจดทำาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5) เอกสารททางราชการจดทำาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอ ขอบงคบ

6) ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 แกไขเพมเตม(ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 ขอ 4 ใหเพมคำานยามวา “อเลกทรอนกส และคำาวา ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ระหวาง” “ ”

8

นยามคำาวา หนงสอ และสวนราชการ ในขอ “ ” ” 6 แหงระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 “อเลกทรอนกส ”หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตางๆ เชนวานน ระบบ“สารบรรณอเลกทรอนกส หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอ”หนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส ”

2.4 ชนดของหนงสอหนงสอราชการ 1) หนงสอภายนอก คอหนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ ใชกระดาษตราครฑ

- ใชตดตอระหวางสวนราชการ- สวนราชการมถงหนวยงานอน ซงมใชสวนราชการ หรอท

มถงบคคลภายนอก

2) หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก

- ใชตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกบ ใชกระดาษบนทกขอความ

ขอแตกตาง หนงสอภายใน กบ หนงสอภายนอก

หนงสอภายนอก หนงสอภายใน

1. ไป – มา เปนทางราชการ 2. ตดตอระหวางตำาแหนงตอตำาแหนง 3. ใชกระดาษตราครฑ 4. สภาพหนงสอผกมดถาวรตลอดไป 5. รปแบบหนงสอเปนแบบหนงสอลงนามเตมฉบบ และแบบประทบตรา

1. ไป – มา ในเรองราชการ 2. ตดตอกบบคคลผดำารงตำาแหนง 3. ใชกระดาษบนทกขอความ 4. ไมผกมด เปลยนแปลงได 5. ใชบนทกแทน

9

หนงสอภายนอก หนงสอภายใน

6. คำาขนตน ประกอบดวย เรอง เรยน อางถง สงทสงมา

7. หามใชอกษรยอ ตองใชคำาเตมทงชอสวนราชการ วน เดอน ป 8. คำาลงทายใชขอแสดงความนบถอหรออน ๆ แลวแตกรณ

6. คำาขนตนใชเรยน อางถงหนงสอใสในขอความ 7. ใชคำายอของตำาแหนงหรอสวนราชการ วน เดอน ป ได 8. ไมมคำาลงทาย

3) หนงสอประทบตราแทนการลงชอ คอหนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอกำากบตรา ใชกระดาษครฑ ใชไดทงระหวางสวนราชการ กบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองสำาคญ ไดแก

- การขอรายละเอยดเพมเตม- การสงสำาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร- การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสำาคญหรอการเงน- การแจงผลงานทไดดำาเนนการไปแลวใหสวนราชการท

เกยวของทราบ- การเตอนเรองทคาง- เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกำาหนด โดย

ทำาเปนคำาสงใหใชหนงสอประทบตรา

10

4) หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทกำาหนดไวในระเบยบ เวนแตจะมกฎหมายกำาหนดแบบไวโดยเฉพาะม 3 ชนดไดแก

4.1 คำาสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใชกระดาษตราครฑ

4.2 ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอำานาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอำานาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจำา ใชกระดาษครฑ

4.3 ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอำานาจกำาหนดใหใช โดยอาศยอำานาจของกฎหมายทบญญตใหกระทำาได ใชกระดาษครฑ

5) หนงสอประชาสมพนธ ใชตามแบบทกำาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายกำาหนดแบบไวโดยเฉพาะม 3 ชนด ไดแก

5.1 ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษครฑ ในกรณทกฎหมายกำาหนดใหทำาเปนแจงความ ใหเปลยนคำาวาประกาศเปนแจงความ

5.2 แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทำาความเขาใจในกจการของราชการ หรอเหตการณ หรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษครฑ

5.3 ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนควรเผยแพรใหทราบ

6) หนงสอทเจาหนาททำาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอหนงสอททางราชการจดทำาขนนอกเหนอจากทกลาวมาแลว หรอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไว ม 4 ชนด ไดแก

11

6.1 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางใดอยางหนง ใหปรากฏแกบคคลทวไป ไมจำาเพาะเจาะจง ใชกระดาษครฑ โดยลงชอคำาขนตนวา หนงสอรบรองฉบบนใหไวเพอรบรอง“วา.............”

6.2 รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตทประชมไวเปนหลกฐาน

6.3 บนทก คอขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชา สงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตำากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ ใชกระดาษบนทกขอความ

6.3 หนงสออน คอ เอกสารทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง/ภาพ หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท โดยลงรบเขาทะเบยนรบไวแลว มรปแบบตามทกฎกระทรวง ทบวง กรม กำาหนดขนใช เวนแตจะมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอง เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน/สอบสวน และคำารอง เปนตน

6.4 หนงสอเวยน คอหนงสอทมถงผรบจำานวนมาก มใจความอยางเดยวกน โดยใหเพมพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนลำาดบไปถงสนปปฏทน

ชนความเรวของหนงสอ 1) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตทนททไดรบหนงสอนน 2) ดวนมาก เจาหนาทปฏบตโดยเรว

12

3) ดวน เจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะทำาได

หนงสอทจดทำาขนโดยปกตใหม สำาเนาคฉบบ เกบไวทตนเรอง ๑ ฉบบ และใหมสำาเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบ สำาเนาคฉบบ ใหผลงชอ ลงลายมอชอหรอ ลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ ผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขอบลาง ดานขวามอของหนงสอ

ถาเปนเรองไมสำาคญมากนกการสงเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเพยงอยางเดยวโดยไมตองเปนเอการยนยนตามไปกไดตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรขอ 7 วาดวยงานสารบรรณทใหยกเลกความในขอ 29 แหงระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และใหใชความตอไปนแทน

“ขอ 29 การตดตอราชการนอกจากการจะดำาเนนการโดยหนงสอทเปนเอกสารสามารถดำาเนนการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ไดในกรณทตดตอราชการดวยระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส ใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว และสวนราชการผสงไมตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแตกรณเปนเรองสำาคญจำาเปนตองยนยนเปนเอกสาร ใหทำาเอกสาร ยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอ วทยโทรทศน เปนตน ใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ ในกรณทจำาเปนตองยนยนเปนหนงสอใหทำาหนงสอยนยนตามไปทนท

ชนของหนงสอลบ

1) ลบทสด ไดแก ความลบทมความสำาคญทสดเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคลซงหากความลบดงกลาวทงหมดหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลผไมมหนาทไดทราบ จะทำาใหเกดความเสยหาย

13

หรอเปนภยนตรายตอความมนคง คงความปลอดภย หรอความสงบเรยบรอยของประเทศชาต หรอพนธมตรอยางรายแรงทสด

2) ลบมาก ไดแก ความลบทมความสำาคญมากเกยวกบขาวสารวตถหรอบคคล ซงถาหากความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะทำาใหเกดความเสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง ความปลอดภยของประเทศชาตหรอพนธมตรหรอความเรยบรอยภายในราชอาณาจกรอยางรายแรง

3) ลบ ไดแก ความลบทมความสำาคญเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคล ซงถาหากความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะทำาใหเกดความเสยหายตอทางราชการหรอเกยรตภมของประเทศชาตหรอพนธมตรได

4) ปกปด ไดแก ความลบซงไมพงเปดเผยใหผไมมหนาทไดทราบโดยสงวนไวใหทราบเฉพาะบคคลทมหนาทตองทราบเพอประโยชนในการปฏบตราชการเทานนการรบ – สงหนงสอ

หนงสอรบ รบเขามาจากภายนอก1. การรบหนงสอ จากไปรษณย และหนวยงานภายนอก ทง

หนงสอทางราชการ และหนงสออน ๆ2. จดลำาดบความสำาคญและความเรงดวนของหนงสอเพอ

ดำาเนนการกอนหลงและใหผเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอราชการเจาของเรอง หนวยงานทเกยวของ แลวจงดำาเนนการตอ

3. ประทบตราหนงสอ ทมมบนดานขวา กรอกรายละเอยด เลขทรบ วนท เวลา

4. ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนรบหนงสอ5. จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลว สงใหหนวยงานท

เกยวของลงชอรบเอกสาร6. เสนอผบงคบบญชาทราบและสงการ

14

Flow Chart แสดงขนตอนการรบหนงสอ

15

แผนการปฏบตงานสารบรรณ (Flow Chart)

ผรบผดชอบ กจกรรม ระเบยบทเกยวของ

งานรบหนงสอ

รบหนงสอจากหนวยงานภายนอก เอกสารทวไปเอกสารลบ จากไปรษณย และอน ๆงานสารบรรณ

ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหมหนงสอและสงพมพ

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสารดวยระบบสารบรรณ

อเลคทรอนกส

ไมตองลงทะเบยน เชน เอกสารประชาสมพนธ จดหมายสวนบคคล

เปนตน

ตรวจสอบแลวไมถกตอง เชน สงผดหนวยงาน ไมมผลงนาม

จดสงไปใหฝายทเกยวของเพอดำาเนนการตอไป เสนอผเกยวของโดยตรง ดำาเนนการสงคน

เสนอผบรหาร พจารณาสงการ

เสรจสน

A B

ชนความเรว ชนความลบ

ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

หนงสอสง สงออกไปภายนอก

1. ใหเจาของเรองตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทสงมาดวยใหครบถวน แลวสงเรองใหเจาหนาทหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก

2. เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลวลงทะเบยนหนงสอสง เรยงลำาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน กอน

16

บรรจซอง ตรวจความเรยบรอยของหนงสอ / สงทสงมาดวยใหครบถวน แลวปดผนก สงได 2 วธ คอ โดยทางไปรษณย หรอสงโดยสมดสงหนงสอ / ใบรบ ถาเปนใบรบใหนำามาผนกตดกบสำาเนาคฉบบ

Flow Chart แสดงขนตอนการสงหนงสอ

งานสงหนงสอ

หนงสอทหวหนาสวนราชการลงนามแลว

ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอสงทสงมาดวย

ออกเลขทหนงสอ วน เดอน ป ประทบตราผลงนาม

บรรจซอง จาหนาซอง – ปดซอง สงมอบใหเจาหนาททสงไปรษณย และสงหนวยงานทเกยวของ

จดสงเรองใหหนวยงานตาง ๆ

นำาสงไปรษณย

ตรวจสอบใบแจงหนรายเดอนนำาสงการเงนเบกจาย เกบสำาเนา

ใบนำาสงเขาแฟม

รวบรวมสำาเนาคนเจาของเรอง

ลบ ปกปด EMS ธรรมดา

17

การเกบ และทำาลาย หนงสอราชการการเกบหนงสอราชการ

การเกบหนงสอราชการ แบงออกเปนกรรเกบระหวางปฏบต การเกบเมอปฏบตเสรจแลว และการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรอง โดยใหกำาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน ประการสำาคญจะตองจดแฟมสำาหรบเกบไวใหเพยงพอ อาจมแฟมดงน

1. แฟมกำาลงดำาเนนการ บรรจเรองทอยระหวางปฏบต หรอยงจดทำาไมเสรจตามภาระหนาท (ใชแฟมเดยวกพอ)

2. แฟมรอตอบ เรองในแฟมนระบายมาจากแฟมกำาลงจดทำาเปนเรองทปฏบตเสรจในภาระหนาทของเจาหนาทขนตอนหนงแลว แตเรองยงปฏบตไมจบตองรอการตอบจากสวนราชการอนอย

3. แฟมรอเกบ เรองในแฟมนเปนเรองตาง ๆ ทเจาหนาทปฏบตจดทำาเสรจแลวเพอรอสงเกบตามระเบยบตอไป ควรจดหาแฟมรอเกบไวใหมากพอกบจำานวนหนงสอเรองตางๆ และจดทำาสารบาญเรองไวทหนาปกหนาดานในดวย

4. แฟมระเบยบปฏบต เรองในแฟมนเปนเรองทเกยวกบระเบยบราชการตาง ๆ หากจดแบงเปน 2 ประเภท คอ ระเบยบทวไปและระเบยบเกยวกบการเงน โดยแยกแฟมเกบแลวทำาสารบาญเรองประจำาแฟมไวทปกหนาดานในดวย จะสะดวกตอการคนหา

การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก โดยนำาเรองจากแฟมรอเกบในระหวางปฏบตไปดำาเนนการจดเกบยงหนวยเกบของสวนราชการตามระเบยบตอไป ซงตองจดทำาบญชหนงสอสงเกบ ทะเบยนหนงสอเกบ บญชสงมอบหนงสอครบ 25 ป บญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเอง และบญชฝากหนงสอกำากบดวย

18

การเกบหนงสอเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจำาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจำา ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบ ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศโดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจำาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของราชการตามระเบยบตอไปน

การเกบหนงสอราชการ เจาหนาทตองระมดระวงหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาส หากชำารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาสำาเนามาแทน ถาชำารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมไดใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอสำาคญทเปนการแสดงเอกสารสทธใหดำาเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

ขอสงเกต ตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณฉบบใหม ไดกำาหนดเพมเตมไววาทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ 25 ป นบจากวนทไดจดทำาขนพรอมทงสงบญชมอบหนงสอครบ 25 ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท 31 มกราคมของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน

1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

2. หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไป กำาหนดไวเปนอยางอน

3. หนงสอราชการทมความจำาเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดทำาบญชครบ 25 ป ทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

19

(หมายเหต เรองการเกบหนงสอ ตามระเบยบใหมยงไมไดกำาหนดวธการเกบไวอยางชดแจง เขาใจวาจะออกแนวปฏบตเกยวกบเรองนเพมเตมอกในโอกาสตอไป)

การทำาลาย

ภายใน 60 วนหลงสนปปฏทนใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอ สำารวจหนงสอทครบอายการเกบในป นน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดทำาบญชหนงสอขอทำาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอ บญชหนงสอขอทำาลายใหจดทำาตามแบบท 25 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสำาเนาคฉบบ

ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอประกอบดวยประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคนโดยปกตจะแตงตงจาก ขาราชการตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป มตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหทำาบนทกความเหนแยงไว

Flow Chart แสดงขนตอนการทำาลายหนงสอ

20

หนวยเกบสำารวจและจดทำาบญชหนงสอขอทำาลาย

เสนอแตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอจาก หวหนาสวนราชการ

คณะกรรมการทำาลายหนงสอ พจารณาหนงสอตามบญชหนงสอขอทำาลาย

หวหนาสวนราชการระดบกรมพจารณาหนงสอตามรายงานของคณะกรรมการทำาลายหนงสอ

กองจดหมายเหตแหงชาตพจารณาใหความเหนตามรายงานของหวหนาสวนระดบกรม

- หนงสอทควรทำาลายทำาลายโดยคณะกรรมการ- รายงานผลการทำาลายตอหวหนาสวนราชการระดบกรม

- หนงสอทไมควรทำาลายสงไปเกบไวท1.หนวยเกบ2.ฝากเกบไวทหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

คณะกรรมการทำาลายหนงสอ มหนาทดงน

21

1. พจารณาหนงสอทจะขอทำาลายตามบญชหนงสอขอทำาลาย

2. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรทำาลาย และควรจะขยายเวลาการเกบไว ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด แลวใหแกไขอายการเกบในตรากำาหนดเกบหนงสอ โดยใหประธานกรรมการทำาลายหนงสอลงลายมอชอกำากบการแกไข

3. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดใหทำาลาย ใหกรอกเครองหมาย (x) ลงในชองการพจารณาของบญชขอทำาลาย

4. เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาสงการ

5. ควบคมการทำาลายหนงสอซงผมอำานาจอนมตใหทำาลายได โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได และเมอทำาลายเรยบรอยแลวใหทำาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอำานาจอนมตทราบ

เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานแลวใหพจารณาสงการ ดงน

1. ถาเหนวาเรองใดยงไมควรทำาลาย ใหสงการเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการทำาลายงวดตอไป

2. ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทำาลายใหสงบญชหนงสอขอทำาลายใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทำาความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา

ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในหนงสอขอทำาลาย แลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอขอทำาลายทราบดงน

1. ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวยใหแจงใหสวนราชการนน ดำาเนนการทำาลายหนงสอตอไปได หาก

22

กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในกำาหนดเวลา 60 วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลว และใหสวนราชการทำาลายหนงสอได

2. ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยายเวลาเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบและใหสวนราชการนน ๆ ทำาการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใด ๆ กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กใหสวนราชการนน ๆ ปฏบตตาม เพอประโยชนในการน กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรจะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได

การใชตราครฑตราครฑมาตรฐาน ม 2 ขนาด- ตวครฑสง 3 เซนตเมตร- ตวครฑสง 1.5 เซนตเมตรตราชอสวนราชการทใชเปนหนงสอประทบตรา มรปวงกลมซอน

กน เสนผานศนยกลางวงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตรลอมครฑ

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ คอ การควบคมใหงานสารบรรณดำาเนนไปโดยเรยบรอย ถกตอง ตามระเบยบ รวดเรว และมหลกฐานครบถวน เพอใหการปฏบตงานในเรองนน ๆ ไดเสรจสนโดยเรว

23

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณจะบงเกดผลมากนอยเพยงใด ขนอยกบการเอาใจใสควบคมของผบงคบบญชาตามลำาดบขน และเพอใหงานสารบรรณดำาเนนไปดวยความรวดเรวและเรยบรอย ผบงคบบญชาตองปฏบตงานสารบรรณใหเปนตวอยางอนดแกผใตบงคบบญชา

1. การเรงรดงานดานสารบรรณทวไป ใหดำาเนนการดงน1.1 เพอใหงานราชการดำาเนนไปดวยความรวดเรว

หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา ควรจะตองรบดำาเนนการใหเสรจเรยบรอยไปโดยเรว และหากจะตองตอบใหทราบกใหตอบใหผถามทราบโดยเรวตามกำาหนดระยะเวลาทกำาหนดไว สำาหรบการปฏบตราชการของสวนราชการ นน ๆ

1.2 หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา เมอถงบคคลใดบคคลนนตองพจารณาเสนอความคดเหนใหทนท ใหเสรจในวนนน หรออยางชาในวนรงขน

1.3 งานทประทบตราคำาวา ดวนทสด ดวนมาก ดวน ใหรบดำาเนนการใหเสรจโดยทนท สำาหรบงานทมกำาหนดเวลา ใหเรงดำาเนนการใหแลวเสรจภายในกำาหนดเวลา

1.4 สำาหรบงานทงปวง ถาเปนงานทมปญหาใหแจงใหเจาของเรองทถามทราบถงปญหาชนหนงกอน

2. การตรวจสอบเพอเรงรดงาน ใหมการตรวจสอบงานสารบรรณเพอดำาเนนการเรงรดเปนงวด ๆ โดยแบงออกเปน 3 งวด คอ ประจำาสปดาห ประจำาเดอน และประจำาป

2.1 การเรงรดประจำาสปดาห จะตองพจารณาวางานทผานมาในสปดาหหนง งานเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาแฟมเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางมมากนอยเพยงใด ตดคางอยทใด แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยรวดเรวดวยวาจาหรอหนงสอ

2.2 การเรงรดประจำาเดอน ใหพจารณาวางานทรบเขามาแตละเดอนดำาเนนการเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาระบบเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางตดอยทใด และไดดำาเนนการ

24

ไปแลวเพยงไร แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยเรว การเตอนเมอเหนลาชาใหเตอนเปนหนงสอ

2.3 การเรงรดประจำาป ใหปฏบตเชนเดยวกบการเรงรดประจำาเดอน แตใหพจารณาวา หนงสอทเกบไวนนจะตองไดรบการทำาลายตามระเบยบทกำาหนดไวหรอไมอกดวย

2.4 งานทเปนเรองเรงดวนเปนกรณพเศษ ใหมการเตอนเรงรดเปนพเศษ ไมตองคำานงถงเวลาทกำาหนดไว

บทท 3

25

หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการ

สวนประกอบของหนงสอราชการ

หนงสอราชการมโครงสรางสำาคญ 4 สวนดงน1. สวนหวหนงสอ2. สวนเหตทมหนงสอไป3. สวนจดประสงคทมหนงสอไป4. สวนทายของหนงสอ

สวนหวหนงสอ ประกอบดวย ชอเรอง และคำาขนตน ซงจะตองเขยนใหถกตองตามฐานะของผรบหนงสอ

สวนเหตทมหนงสอไป ตองเขยนเรมตนดวยคำาเหมาะสม อางเหตทมหนงสอไป ใชสรรพนามใหเหมาะสม

สวนจดประสงคทมหนงสอไป ตองเขยนใหตรงกบลกษณะของเรองและจดมงหมายทมหนงสอไป

สวนทายหนงสอ ตองเขยนคำาลงทายในหนงสอภายนอก ภายใน ใหถก และเขยนรายการอน ๆ ในหนงสอทกชนดใหถกตอง

1.การเขยนขอความในสวนหวหนงสอ

สวนหวของหนงสอมสงสำาคญทตองเขยนอย 2 อยาง ไดแก เรอง และ คำาขนตน“ “ “ ”

1. “เรอง คอ ” ใหสรปใจความสำาคญของหนงสอใหสนทสด แลวนำามากำาหนดเปนชอเรอง ชอเรองจงตองสอดคลองกบขอความของหนงสอถาเคยมหนงสอตดตอกนมากอนแลว ใหใชชอเรองเดม

ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณกำาหนดวา กรณทเปนหนงสอตอเนอง ปกตใหลงชอเรองของหนงสอฉบบเดม เพอเกบคนอางองไดงาย แตถาหนงสอฉบบเดม เขยนชอเรองไมด ไมถก จะปรบปรงถอยคำาใหด ถกตองกได กรณหนงสอฉบบ

26

เดมอาจเปนขออนมต ขออนญาต ขอผอนผน ขอความอนเคราะห หรอขอเงน หรอสงของใด ๆ เชน หนงสอฉบบเดมอาจใชชอเรองวา ขออนมต“ …… ถาหนงสอทตอบใชชอเรองเดม ”เสมอนผตอบกลบเปนผขอไปยงผขออก ควรปรบปรงชอเรองทตอบไป โดยเตมคำาวา การ ลงไปขางหนาเปน การขออนมต“ ” “ ...”

ในกรณปฏเสธ ไมควรใชชอเรองในลกษณะปฏเสธวา ไม“อนมต….” “ไมอนเคราะห ใหใชคำาวา การ นำาหนา” “ ”

2. ”คำาขนตน ใชทงในหนงสอภายนอก หนงสอภายใน ”และหนงสอประทบตรา ตามทกำาหนดไวในระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

2.การเขยนขอความในสวนเหตทมหนงสอไป

เหตทมหนงสอไป คอ ขอความทผมหนงสอไปแจงไปยงผรบหนงสอเปนการบอกกลาววาเหตใดจงตองมหนงสอไป ซงจะเขยนยอหนาตอจากคำาขนตน อาจกลาวถงเหตทมหนงสอไปเพยงตอนเดยวแลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมาตอนหน และเรองสบเนองตอมาอกตอนหนงแลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมรตอนหนง เรองสบเนองตอมาอกตอนหนง และผลสบเนองตอไป หรอเรองเกยวของอกตอนหนง แลวกแจงจดประสงค แลวแตกรณ

คำาเรมตนแจงเหตทมหนงสอไป จะเรมตนดวยคำาใดคำาหนง ใน 5 คำาน คอ

ดวย ใชในกรณทเปนเรองใหม ซงไมเคยตดตอหรอรบร กนมากอน ระหวางผมหนงสอไปกบผรบหนงสอเกยวกบเรองนน โดยเกรนขนมาลอย ๆ

เนองจาก ใชในกรณทเปนเรองใหม ซงไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผม

27

หนงสอไปกบผรบหนงสอเกยวกบเรองนน และตองการอางเปนเหตอนหนกแนนทจำาเปนตองมหนงสอไป เพอใหผรบดำาเนนการอยางใดอยางหนง

ตามท อนสนธ ใชในกรณทเคยมเรองตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสอไปกบผรบหนงสอ ซงจะอางเรองทเคยตดตอหรอรบรกนมากอนดงกลาวนน โดยจะตองมคำาวา นน อย“ ”ทายตอนแรก และจะตองมขอความซงเปนเหตทมหนงสอไปอกตอนหนงเปนอยางนอยเสมอ จะเขยนแจงเหตทมหนงสอไปตอนเดยวแลวเขยนจดประสงคทมหนงสอไป (ทเรมดวยคำาวา จง “ ” ) ไมได

การเขยนเหตทมหนงสอไป อาจมทมาจากหลายทาง เชน จากผมหนงสอไป เหตจากบคคลภายนอก เหตจากเหตการณทปรากฏขน และเหตจากผรบหนงสอ

ตวอยางดวยกลมโรงเรยนเพชรชนแดนจะไดสงของบรจาค เพอ

ชวยเหลอขาราชการครทประสบภยจากเหตรายในภาคใต

จงเรยนขอความรวมมอมาเพอโปรดรบบรจาคสงของจากผมจตศรทธา แลวสงใหกลมโรงเรยนเพชรชนแดนดวย จะขอบคณมาก

ดวยทานเปนผสอบแขงขนไดในการสอบแขงขนเพอเขารบราชการ ในตำาแหนงพนกงานราชการ และถงลำาดบททจะบรรจเขารบราชการแลว

จงขอใหทราบไปรายงานตว ณ กลมโรงเรยนเพชรชนแดนภายในวนท........................................... หากทานมไดไปรายงานตวภายในกำาหนดน ถอวาทานสละสทธในการบรรจเขารบราชการ

28

3. การเขยนขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป

ลกษณะของจดประสงคทมหนงสอไป จดประสงคทมหนงสอไป อาจมลกษณะและความมงหมายอยางใดอยางหนง ตอไปน

ลกษณะ ความมงหมาย

ลกษณะ ความมงหมายคำาแจง เพอทราบ เพอใหพจารณา เพออนมต เพอให

ดำาเนนการ เพอใหความรวมมอ เพอถอปฏบตคำาขอ เพอพจารณา เพอใหชวยเหลอ เพอใหความ

รวมมอ เพอใหดำาเนนการคำาซกซอม เพอใหเขาใจคำาชแจง เพอใหเขาใจคำายนยน เพอใหแนใจคำาสง เพอใหปฏบตคำาเตอน เพอไมใหลมปฏบตคำากำาชบ เพอใหปฏบตตาม เพอใหสงวรระมดระวง คำาถาม เพอขอทราบคำาหารอ เพอขอความเหน

ตวอยางคำาแจง จงเรยนมาเพอทราบ

จงขอแจงใหทราบไวลวงหนา

คำาขอ จงเรยนมาเพอขอไดโปรดพจารณาอนมตใหดวย

29

จงเรยนมาเพอโปรดนำาเสนอคณะรฐมนตรพจารณาตอไปดวย

จงเรยนมาเพอขอไดโปรดใหความรวมมอในการนตามสมควรดวย

จงเรยนมาเพอกรณาอนมตในขอ...............จงเรยนมาเพอกรณาพจารณา หากเหน

สมควรกรณาอนมตในขอ..คำาซกซอม จงขอเรยนซอมความเขาใจมาเพอถอเปนหลก

ปฏบตตอไป

คำาชแจง จงเรยนชแจงมาเพอทราบจงเรยนชแจงมาเพอโปรดเขาใจตามนดวย

คำายนยน จงขอเรยนยนยนมาเพอทราบจงขอเรยนยนยนขอตกลงดงกลาวมา ณ ทน

คำาสง จงเรยนมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไปจงเรยนมาเพอดำาเนนการตอไป

คำาเตอน จงขอเรยนเตอนมาเพอโปรดดำาเนนการเรองนใหเสรจโดยดวนดวย

บดนลวงเลยมานานแลว ยงไมไดรบรายงานเกยวกบเรองนแตประการใด จงขอเรยนเตอนมา บดนถงกำาหนดชำาระคาธรรมเนยมแลว จงขอไดโปรดนำาเงนจำานวน................. บาท ไปชำาระภายในวนท........................................................คำากำาชบ จงเรยนมาเพอจดไดปฏบตตามมตคณะรฐมนตรดงกลาวโดยเครงครด ตอไป

จงเรยนมาเพอโปรดกำาชบเจาหนาทใหระมดระวงมใหเกดกรณเชนน ขนอก

คำาถาม จงเรยนมาเพอขอทราบวา.........................................

30

คำาหารอ จงขอเรยนหารอมาวา...............................................

จงเรยนมาเพอพจารณาวนจฉย แลวแจงผลใหทราบดวยจะขอบคณมาก

การรางหนงสอ

การรางหนงสอ คอการเรยบเรยงขอความขนตนตามเรองทจะแจงความประสงคไปยงผรบหรอผทตองการทราบหนงสอนน กอนทจะใชจดทำาเปนตนฉบบ

เหตทตองรางหนงสอ เพอใหมการตรวจแกไขใหเหมาะสมถกตองตามระเบยบแบบแผนเสยกอน เวนแตหนงสอทเปนงานประจำาปกตอาจไมตองเสนอตรวจแกกได

หลกการรางหนงสอ คอ ผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผลและความมงหมายทจะทำาหนงสอนน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวา อะไร เมอไหร ทไหน ใคร ทำาไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว การรางใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอน ตอไปจงเปนขอความทเปนความประสงคและขอตกลง ถามหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหชดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ คำาสง หรอเรองตวอยาง ตองพยายามระบใหชดเจน พอทฝายผรบจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใชถอยคำาสนแตเขาใจงาย พยายามใชคำาธรรมดาทมความหมายไดหลายทาง สำานวนทไมเหมาะสมสำาหรบใชเปนสำานวนหนงสอ ไมควรใช ควรระวงอกขรวธ

31

ตวสะกด การนต และวรรคตอนใหถกตอง ขอสำาคญตองระลกถงผทจะรบหนงสอวาเขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสอไป

การรางหนงสอโตตอบ จะตองรางโดยมหวขอตามแบบทกำาหนดไวผรางจะตองพจารณาดวยวา หนงสอนนควรจะถงใครบาง หรอควรจะทำาสำาเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบนทกไวในรางดวย การอางเทาความตองพจารณาวา เรองทจะรางนผรบหนงสอทราบมากอนหรอไม ถาเคยทราบมากอนแลวความตอนใดทเปนเหตกยอลงได หรอถาเปนการตอบหนงสอทผรบมมา ขอความเปนเหตเพยงแตอางชอเรองกพอ การรางหนงสอไมวาจะรางถงผใดกตาม ใหใชถอยคำาสภาพ และสมกบฐานะของผรบ ถาเปนการปฏเสธคำาขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธคำาขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจ

การรางหนงสอทมลกษณะเปนการสงการ ไมวาจะเปนหนงสอสงการตามระเบยบหรอรางเปนหนงสอราชการประเภทอน ตองมขอตกลงอนเปนเหตเปนผลเชนเดยวกน ใชคำาตองใหรดกมอยาเปดชองใหตความไดหลายนย ซงอาจทำาใหเขาใจผด และควรใชถอยทผรบคำาสงสามารถปฏบตไดเพอใหคำาสงนนไดผลสมความมงหมาย ขอความทเปนเหตในคำาสงจะมประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสงใหชด เพอสะดวกในการตความเอจำาเปน และทำาใหผปฏบตร ความหมายชด ชวยใหปฏบตไดถกตองและอาจพจารณาแกไขปญหาไดเมอมอปสรรค กอนรางควร

พจารณาคนควาวามกฎหมายใหอำานาจสงการไดแลวประการใด คำาสงตองไมขดกบกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบคำาสงเกาตองยกเลกคำาสงเกาเสยกอน

การรางหนงสอประชาสมพนธ เชน ประกาศ แถลงการณ ขาว จะตองรางตามแบบทกำาหนดไว สวนขอความตองสมเหตสมพล

32

เพอใหผอานนกคดคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนน หรอขดแยงกบฉบบกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทงนควรใชถอยคำาสภาพ

ดงนน เพอความสะดวกในการเขยนราง ผบงคบบญชาอาจกำาหนดตวอยางใหถอเปนแนวทางปฏบตได แตเพอการประหยด กระดาษรางจะใชกระดาษทมอย แมแตกระดาษพมพแลวหนาหนงและไมใช อาจใชอกหนาหนงเปนกระดาษรางหนงสอกไดไมจำาเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ

บทท 4การเสนอหนงสอและเลขทหนงสอ

33

1. การเสนอหนงสอ

1. การเสนอหนงสอ คอการนำาหนงสอราชการทเจาหนาทดำาเนนการเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญชา เพอพจารณาตรวจแกไขบนทกสงการ ทราบ หรอลงนาม อยางใดอยางหนงเพอใหราชการนน ๆ ดำาเนนตอไปตามสายงานจนเสรจสน

2. วธเสนอหนงสอ เมอเจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอ ซงโดยปกตไดแกเจาหนาทสารบรรณ ควรแนะนำาใหเจาหนาทแยกหนงสอทจะเสนอออกเปนประเภท ๆ เพอใหสามารถจดลำาดบความสำาคญของหนงสอทตองดำาเนนการ เชน เรองดวน เรองเพอทราบ เรองสงการ เรองพจารณา ถาสามารถทำาไดควรใหแยกแฟมเสนอตามประเภทเรองดงกลาว โดยเฉพาะเรองดวน ควรแยกและเขยนตวอกษรดวนปดหนาปกแฟมเสนอใหเหนชดเจน

3.การตรวจเอกสารทจะนำาเสนอกอนลงนาม กอนลงนามไมวาจะเปนหนงสอจากฝายใดกตาม ควรตรวจสอบเอกสารทนำามาเสนอทกฉบบ ดงน

3.1 ความสะอาด เรยบรอย ถกตองตามระเบยบงานสารบรรณ แบบธรรมเนยมททางราชการ เชน ถาเปนหนงสอราชการภายนอกตรวจดแบบวาหนงสอราชการภายนอกวางรปแบบอยางไร ใชคำายอหรอคำาเตม ถาเปนคำาสงดแบบรปคำาสงใหถกตอง เปนตน ตรวจสอบความถกตองตามพจนานกรม วรรคตอน ยอหนาใหถกตอง เหมาะสม

3.2 เจาหนาทผเกยวของตามสายงานพจารณาเอกสารนนครบถวนหรอยง

3.3 ถาเอกสารนนอางองหลกฐานแบบธรรมเนยมใด ใหแนบหลกฐานนน ๆ เสนอมาดวย

3.4 หากมการแกไขขอความใด ๆ จะเปนตวหนงสอหรอตวเลขกตาม ใหตรวจสอบใหตรงกนทงสองฉบบ

34

4.วธการจดเขาแฟมเสนอ เพอใหงายตอการพจารณาหนงสอ ควรใหแยกแฟมเสนอออกเปนประเภทตาง ๆ มหลกงาย ๆ ในการจดเอกสารเขาแฟม ดงน

4.1 เรองไมยงยาก ไมมปญหาพจารณาอยางใด ๆ เชน เพยงลงชอเทานน ควรเรยงไวขางหนา

4.2 เรองทมปญหายงยากจะตองพจารณาตรวจแก หรอมการตดสนใจตองเอาไวทหลง หรอแยกแฟมเสนอ เพราะตองใชวธพจารณาตกลงใจหรอแกไข เพอใหสามารถสงงานธรรมดาไดกอน

4.3 แยกแฟมเซนทราบ เชน สำาเนาคำาสง ประกาศ แจงความ อน ๆ ไวตางหาก

4.4 กรณเรงดวนจดเขาแฟมเสนอดวน แลวรบเสนอทนทและควรใหนำาเสนอไดเสมอ

2. เลขทหนงสอออก

รหสตวพยญชนะและเลขประจำาของเจาของเรองในชอง ท“ ...” ของหนงสอราชการ ทงหนงสอภายนอก หนงสอภายใน และ

หนงสอประทบตรา ประกอบดวยรหสตวพยญชนะสองตวแลวตอดวยเลขประจำาของเจาของเรอง ซงมกฎเกณฑ ดงน

1. รหสพยญชนะสองตว ใชแทนชอกระทรวง ทบวง หรอสวนราชการทไมสงกดสำานกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด การกำาหนดตวพยญชนะนอกจากทกำาหนดไวน ใหปลดสำานกนายกรฐมนตรซงเปนผรกษาการตามระเบยบเปนผกำาหนดรหสตวพยญชนะ สำาหรบจงหวดใหกำาหนดโดยหารอกบกระทรวงมหาดไทย เพอมใหการกำาหนดอกษรสองตวนซำาซอนกน

1.1 รหสตวพยญชนะประจำากระทรวง ทบวง และสวนราชการทไมสงกดสำานกนายกรฐมนตร กระทรวงหรอ ทบวง ใหกำาหนดไวดงน

1.2 รหสตวพยญชนะประจำาจงหวด และกรงเทพมหานคร ใหกำาหนดไวดงน

35

2. เลขประจำาของสวนราชการเจาของเรอง ประกอบดวยเลขสตว ใหกำาหนดดงน

2.1 ตวเลขสองตวแรก สำาหรบกระทรวงหรอทบวง หมายถง สวนราชการระดบกรม โดยเรมจากตวเลข 01 เรยงไปตามลำาดบ สวนราชการตามกฎหมายวาดวยการปรบปรง กระทรวง ทบวง กรม หากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนราชการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนราชการขนใหมใหใชเรยงลำาดบถดไป

ในกรณกระทรวงหรอทบวงใด มกรมหรอสวนราชการทเรยกชออยางอนทมฐานะเปนกรม ตงแต 100 สวนราชการขนไป ใหใชเลขสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามลำาดบสำาหรบสวนราชการทไมสงกดสำานกนายกรฐมนตร กระทรวง หรอทบวง ใหใชตวเลข 00

2.1.2 ตวเลขสองตวหลง หมายถง สำานก กอง หรอ สวนราชการทมฐานะเทยบกองโดยเรมจากตวเลข 01 เรยงไปตามลำาดบสวนราชการ ตามกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการหากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนราชการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนราชการขนใหมใหใชเรยงลำาดบถดไป

ในกรณทมสำานก กอง สวนราชการทมฐานะเทยบกองหรอหนวยงานระดบกองตงแต 100 สวนราชการขนไป ใหใชเลขไดสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามลำาดบ

ถามกองหรอหนวยงานระดบกองทมไดจดตงโดยกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ ใหหวหนาสวนราชการระดบกรม เปนผกำาหนดตวเลขสองตวหลง โดยใชตวเลขในลำาดบตอจากกองหรอหนวยงานระดบกอง ตามกฎหมาย วาดวยการแบงสวนราชการ

ตวอยางเลขทหนงสอออกของราชการสวนกลางสำานกงานปลดสำานกนายกรฐมนตร

กองกลาง นร 1201

36

2.2 สำาหรบราชการสวนภมภาค 2.2.1 ตวเลขสองตวแรก หมายถง อำาเภอหรอกง

อำาเภอ โดยเรมจากตวเลข 01 ซงโดยปกตใชสำาหรบอำาเภอเมองเรยงไปตามลำาดบตามทกระทรวงมหาดไทยกำาหนด

สำาหรบหนวยงานในสวนราชการสวนภมภาคทขนกบจงหวดโดยตรง ตวเลขสองตวแรกใหใชตวเลข 00

2.2.2 ตวเลขสองตวหลง หมายถง หนวยงานในราชการสวนภมภาคทสงกดจงหวดหรออำาเภอตามหนงสอท นร 0105/ว 9381 ลว 28 เมษายน 2546 กำาหนด ดงนตวอยางเลขทหนงสอออกของราชการสวนภมภาค

สพป.พช.เขต 1 ศธ 04106/กลมโรงเรยนเพชรชนแดน ศธ

04106.21/2.3 ใหมการปรบปรงเลขประจำาของเจาของเรองใหเปนไป

ตามลำาดบ ตามกฎหมายวาดวยการปรบปรงกระทรวง ทบวง กรม และกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการทก ๆ 5 ป โดยถอเอาปพทธศกราชทลงทายดวยเลข 5 และเลข 0 เปนหลก

2.4 ในกรณกระทรวง ทบวง สวนราชการทไมสงกดสำานกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด ประสงคจะใหรฐวสาหกจ หรอหนวยงานอนใด ทมไดเปนสวนราชการซงอยในสงกดใชรหสตวพยญชนะ ของกระทรวง ทบวง สวนราชการทไมสงกดสำานกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด แลวแตกรณใหใชตวเลขสองตวแรกเรมจาก 51 เรยงไปตามลำาดบ

หากกระทรวงหรอทบวงมสวนราชการระดบกรม หรอสวนราชการทเรยกชออยางอนทมฐานะเปนกรมตงแต 100 สวนราชการขนไป การกำาหนดเลขประจำาของรฐวสาหกจ หรอหนวยงานอนใดทมไดเปนสวนราชการตามวรรคหนง ใหใชตวเลขสามตว โดยเรมจาก 510 เรยงไปตามลำาดบ

37

3. เลขประจำาของเจาของเรองซงสวนราชการใดกำาหนดขนเพมเตมจากทกำาหนดใน 1 และ 2 ใหแจงใหปลดสำานกนายกรฐมนตรทราบดวย

4. การกำาหนดเลขทหนงสอออกของคณะกรรมการ ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจำาของเจาของเรอง ในกรณทคณะกรรมการประสงคจะกำาหนดตวพยญชนะเพมขน ใหกำาหนดไดไมเกนสตว โดยใหอยในวงเลบตอจากรหสตวพยญชนะของเจาของเรอง และรหสตวพยญชนะดงกลาวจะตองไมซำากบรหสตวพยญชนะทกำาหนดไวในภาคผนวกน แลวตอดวยเลขประจำาของเจาของเรอง

5. สำาหรบสวนราชการตำากวาระดบกรม หรอจงหวด หากจำาเปนตองออกหนงสอราชการเอง หรอเพอประโยชนแกการปฏบตงานสารบรรณ ใหสวนราชการระดบกรมเจาสงกดหรอจงหวดกำาหนดตวเลขรหสใหไมกนสามตำาแหนง โดยใหใสจดหลงเลขประจำาของเจาของเรองตาม 2 แลวตอดวยเลขรหสทกำาหนดขนดงกลาว

การใหเลขรหสตามวรรคหนง ถาสามารถจดเรยงสวนราชการตามลำาดบตวพยญชนะและสระไดกใหเรยงตามนน

3. การจาหนาซอง

การจาหนาซองจดหมายราชการใหใชตามหลกการของกรมไปรษณยโทรเลข ทใหคำาแนะนำาดงน

“การจาหนาซองหนงสอราชการทจดสงทางไปรษณยธรรมดาในประเทศเพอใหใชไดกบเครองคดแยกจดหมาย

- ใชพนทดานหนา และดานหลงซอง ตามรายละเอยดในระเบยบ สำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

- ใหระบชอ และทอยของหนวยงานผฝากสงไวทมมบนซาย ดานจาหนา บรเวณดานขางครฑและเหนอเลขทหนงสอ – จาหนาได 2 แบบ คอ จาหนาลงบนซองโดยตรง หรอจาหนาลงบนปายจาหนา แลวนำามาผนกในบรเวณพนทสำาหรบจาหนาใหเรยบตดกบซอง

38

- จาหนาใหเปนแนวตรงกนทกบรรทด โดยใชตวอกษรแบบมาตรฐาน ดวยหมกสดำา หรอนำาเงน

- พมพหรอเขยนรหสไปรษณยดวยเลขอารบกในชองใสรหส ไปรษณยสแดงสม ยกเวนกรณการใชปายจาหนา ซงพมพรหสไปรษณยรวมไวในปายจาหนาแลว

- ไมตองลงลายมอชอผรบผดชอบในการฝากสง ทมมลางซายดานหนาซอง

- ในกรณทใชซองแบบเดม ทไมมชองใสรหสไปรษณยสแดงสมใหจาหนา ดวยการพมพหรอใชปายจาหนาเทานน โดยใหวางรหสไปรษณยได 2 ตำาแหนงคอ

1. แยกตางหากเปนบรรทดสดทายของจาหนา2. ตอทายขอความบรรทดสดทายของทอยผรบ

กอนนำาสงพบสงทบรรจในซองใหเรยบเสมอกน สงทบรรจในซอง

ตองไมแขงหรอใหญเกนควร หรอมโลหะ พลาสตก ปะปนอย ปดผนกฝาซองใหเรยบสนทมนคง ดวยกาวหรอเทปใสตลอดแนวฝาซอง หามปดผนกดวยลวดเยบกระดาษ เยบดวยหมด หรอใชเชอกพนตาไก

39

บทท 5การจดเกบเอกสาร

ความรทวไปเกยวกบเอกสาร

1. ความหมายและประเภทของเอกสารเอกสาร (Documents) ตามพจนานกรมฉบบ

ราชบณฑตยสถาน เอกสารหมายถง หนงสอสำาคญ เอกสารคอ“ ”ขอความทสามารถนำามาอาน แปล ตความหรอใชเปนสงอางอง เพอการปฏบตงาน ใชเปนหลกฐานในการตดตอราชการหรอธรกจ เชน จดหมายเขา จดหมายออก รายงาหรอขอมลทจดทำาขน บนทกใบสงซอสนคา รปภาพ คมอหรอเอกสารอนใด ซงจดทำาขนหรอใชโดยหนวยงาน เปนตน เปนขอมลหรอขาวสารทจดทำาขนเปนลายลกษณอกษร มความหมายปรากฎออกมาในลกษณะของตวอกษร ตวเลข ภาพ หรอเครองหมายอนใดทสามารถนำามาใชประโยชน และเปนหลกฐานอางองในอนาคตได การตดตอโดยเอกสารเปนการตดตอทถอวาเปนทางการ

40

เปนทยอมรบและมหลกฐานไวใชอางองในภายหลงเพอประโยชนในการปฏบตงาน

เอกสารเปรยบเหมอนหนวยความจำาของหนวยงาน ซงชวยใหการทำางานคลองตวและเปนเครองมอในการตดตอระหวางหนวยงาน ปจจบนเราใชเครองมออเลกทรอนกสมาพฒนาใหเหมาะสมกบงานทำาใหมประสทธภาพมากยงขน เชน การจดเกบเอกสารดวยเครองจดเกบ และคนหาเอกสารอเลกทรอนกส การใชโปรแกรมการจดการเอกสารดวยเครองคอมพวเตอร เปนตน

ประเภทของเอกสาร เอกสารทใชในการปฏบตงานโดยทวไปแบงออกเปน 3 ประเภทคอ

1. หนงสอเขา หมายถง เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก หรอหนวยงานอนทกประเภททสงเขามายงสำานกงานจากทตาง ๆ ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรอโดยพนกงานเดนเอกสารกตาม เอกสารเหลานไดแก จดหมาย ขอความโทรเลขหรอโทรสาร เปนตน ซงหนวยงานตองใหความสำาคญกบเอกสารเหลาน และตองเกบรกษาไวเพอใชเปนหลกฐานตอไปในอนาคต เพราะเอกสารเหลานจะมสวนสำาคญในการบรหารงานของหนวยงาน

2. หนงสอออก เปนเอกสารทหนวยงานจดทำาขน แลวสงไปใหบคคลหรอหนวยงานภายนอก ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรอโดยพนกงานเดนเอกสาร เพอตดตอประสานงานเปนเอกสารทจดทำาขนภายในสำานกงานเอง เชน สำาเนาจดหมายออก ใบแจงหน รายงานตาง ๆ งบการเงน และสญญาตาง ๆ เปนตน หนงสอเหลานทำาขนโดยมสำาเนาอยางนอยหนงฉบบ ตนฉบบเปนฉบบทสงไปใหแกผรบ สวนสำาเนาเปนฉบบทใชเกบและใชเปนหลกฐานของหนวยงานตอไป

3. หนงสอตดตอภายใน หมายถง เอกสารทใชตดตอระหวางแผนก หรอฝาย ภายในองคกรนนเอง โดยทวไปมกจะมแบบ

41

ฟอรมซงออกไวใชสำาหรบกจการหนง ๆ โดยเฉพาะ หนงสอชนดนจดทำาขนเพอใหการทำางานของหนวยงานนนมความคลองตวมากยงขน หรออาจจะเปนเอกสารทหนวยงานตองการแจงพนกงานใหทราบ เชน คำาสง ประกาศ เปนตน เอกสารตาง ๆ เหลาน สามารถใชเปนหลกฐานตอไปได หนงสอตดตอภายในของราชการเปนหนงสอทใชตดตอกน ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน โดยมลกษณะเปนบนทกขอความ

นอกจากนยงมการแบงประเภทเอกสารตามลกษณะความสำาคญอก 4 ประเภทดงน

1.1 เอกสารสำาคญมาก1.2 เอกสารสำาคญ1.3 เอกสารทมประโยชน1.4 เอกสารเบดเตลด

การบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร

การบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร (Records Management) หมายถง งานซงเกยวกบการเกบขอมล เพอชวยเพมความจำาในงานสำานกงานและการตดสนใจทกระดบของผบรหารในทกองคกร จำาเปนตองมขอมลประกอบเพอความถกตองของการปฏบตงาน การบรหารเอกสาร เปนการดำาเนนงานเอกสารใหบรรลวตถประสงคตามลำาดบขนตอน คอ การวางแผน การกำาหนดหนาท โครงสราง การจดเกบเอกสาร การกำาหนดระบบการจดเกบเอกสาร การเกบรกษา การควบคมและการทำาลายเอกสาร

การบรหารงานเอกสารเปนหวใจสำาคญยงของการดำาเนนงาน เพราะถาสามารถบรหารงานเอกสารใหมประสทธภาพแลวกจะสามารถลดตนทนในการดำาเนนงานใหตำาลงได โดยควรมการกำาหนดนโยบายการบรหารงานเอกสารไว และมหลกการทตองคำานงถงปจจยหลายอยาง นอกจากนจะตองคำานงถงปรมาณหนงสอเอกสารในปจจบนแลว ยงตองคำานงถงระบบทสามารถขยายไดในอนาคตไมตองแกไข เปลยนแปลงบอย ๆ ดวย

42

การตดสนใจวาหนวยงานแตละหนวยงานซงมวตถประสงคหรอประเภทของการประกอบการตางกน ควรตดสนใจใชระบบใดในการเกบเอกสาร เปนเรองทตองพจารณาอยางละเอยดรอบคอบตองมการศกษาวาระบบใด จงจะทำาใหการปฏบตงานการจดเกบเอกสารมประสทธภาพมากทสด ซงอาจสรปไดวาการบรหารงานเอกสารเปนศนยรวมของการบรหารทงมวล เปนกจกรรมทกำาหนดขนเพอควบคมวงจรชวตของเอกสาร ตงแตการผลตไปจนถงการทำาลายเอกสาร

วงจรเอกสาร (The Document Cycle)ถาผบรหารสามารถจดการกบงานเอกสารไดอยางม

ประสทธภาพแลว กจะทำาใหตนทนในการจดเกบเอกสารลดลงได การปฏบตงานเกยวกบเอกสารมความจำาเปนอยางยงตองดำาเนนการอยางมระเบยบแบบแผน อนจะกอใหเกดความสะดวก รวดเรว ประหยดทงเวลาและแรงงาน ซงนำาไปสประสทธภาพและบงเกดประสทธผลในการทำางาน

1)การผลต (Creation) เอกสารทเขามาในสำานกงานจากแหลงตาง ๆ หรอการ

ผลตเอกสารขนมาเอง ในการทำาใหเอกสารเกดขนนถอเปนชนกำาเนนของเอกสารตงแต การคด ราง เขยน แตง พมพ ทำาสำาเนา การอดสำาเนา ถายเอกสาร เพอใชงานในสำานกงานในรปจดหมายโตตอบ บนทกขอความ และงานพมพตาง ๆ เอกสารจะถกสรางขนมาจากภายนอกองคกร และภายในองคกร ทำาใหมเอกสารมากมายหลายประเภท

2)การใชประโยชน (Utilizations) เปนขนตอนทเอกสารไดผานการดำาเนนงานใน

สวนตาง ๆ ทเกยวของภายในองคกร การไหลผาน (Flow) ของเอกสารจะเปนไปตามกระบวนการทกำาหนดไวในแตละองคกร โดยจะ

43

ตองดแลประโยชนเอกสารแตละประเภทซงมความสำาคญมากนอยแตกตางกน เอกสารบางชนยงไมมประโยชนในการนำาขอมลมาใชในโอกาสตอไป และบางชนมความจำาเปนตองเกบไวเปนหลกฐานอางอง ขนตอนนคอการพฒนาระบบการเดนทางของเอกสาร ใหมลกษณะคลองตว สามารถเรยกใชและจดสงถงทในเวลาทตองการ

3) การจดเกบ (Storage) เมอดำาเนนการผลตเอกสารขนมาและดำาเนนการท

จำาเปนแลวสำาเนาเรองเดมหรอเอกสารทจำาเปนตองนำาไปแยกเปนประเภท หรอเปนกลม ตามหมวดแฟมทเกยวของ โดยรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหม มระเบยบ เอกสารตองไมชำารดเสยหาย เพอความสะดวกในการเรยกใชภายหลง โดยตองมการวางแผนไวลวงหนาใหพรอม คำานงถงสงตาง ๆ ทเกยวของ เชน สถานทจดเกบ อปกรณสำาหรบการเกบ ระบบในการจดเกบเอกสาร ขนตอนปฏบตเกยวกบเอกสาร โดยจดทำาคมอไวเปนมาตรฐานในการปฏบตงาน และจดใหมทเกบรกษาเอกสารอยางเพยงพอ

4.) การเรยกใชหรอการสบคน (Retrieval) งานจดเกบเอกสารมบทบาทในการดำาเนนงานเปนอยางมาก เพราะการไดขอมลอยางรวดเรวจะทำาใหการตดสนใจสามารถทำาไดทนท เอกสารตาง ๆ เปนสงทมประโยชนตอการแกไขปญหาของผบรหารและการวางแผนในอนาคต ขอมลในเอกสารจะตองถกนำามาพจารณาประกอบการวางแผนและการตดสนใจ ทงนการเรยกใชหรอการสบคน จะตองทำาไดอยางรวดเรว ประหยดเวลา ประหยดแรงงาน มประสทธภาพและมประสทธผล

5) การกำาหนดสภาพ (Disposition) การจดเกบเอกสารเปนการรกษาเอกสารสำาคญเอาไว เพอประโยชนในการนำามาใชไดทนททตองการ จงตองมการจดการอยางรดกม มขนตอนการกำาจดเอกสารเมอมอายนานพอสมควร หรอไดจดเกบไวจนครบตามท

44

กฎหมายหรอระเบยบขอบงคบระบไว เมอจดเกบไวจนคณคาหรอประโยชนในการอางองมนอย กจำาเปนตองดำาเนนการกำาจดหรอคดเลอกออกไปเพอดำาเนนการทำาลาย อาจมการตงคณะกรรมการในการทำาลาย เพอชวยในการพจารณาคดกรองเอกสารเหลานน

บทท 6

ความรเกยวกบการจดเกบเอกสาร

ความหมายของการจดเกบเอกสาร

45

การเกบเอกสาร (Filing) คอกระบวนการจดและเกบเอกสารใหเปนระเบยบ เพอใหงายตอการคนหาไดงายในทนททตองการ สะดวก รวดเรว ทนเวลา กระบวนการจดเกบประกอบดวยการจำาแนก จดเรยง รกษา คนหาและนำามาใชประโยชน มระเบยบแบบแผน เปนระบบ (System) มแหลงเกบทงาย และปลอดภย ชวยใหการปฏบตงานประจำาวนของแตละหนวยงานเปนไปดวยความเรยบรอย ประหยดเวลาและคาใชจาย การเกบเอกสารเปนวธการแบงประเภท (Classifying) การจด (Arranging) และการเกบ (Keeping) เพอรวบรวมใหเอกสารอยในแหลงเดยวกน อยในแหลงทปลอดภยและสามารถคนหาเอกสารไดทนททตองการ

วตถประสงคของการจดเกบเอกสาร

ปจจบนมการจดทำาระบบการจดเกบเอกสารใหเหมาะสมกบความตองการขององคกรไมวาจะเปนการเกบเอกสารทมาจากภายนอก สำาเนาเอกสารทผลตขนมาเอง หรอเอกสารอน ๆ ซงแตละอยางมวธการเกบทแตกตางกนออกไป ดงนนเอกสารทงหมดทจะเกบไวจะตองไดรบการปฏบตใหถกตองในเรองการจดการ การคนหา การยมเอกสารรวมทงการสงคนใหถกตอง ทำาใหเกดความคลองตวในการปฏบตงาน ขจดปญหาทอาจเกดขนซงเปนอปสรรคตอการดำาเนนงาน ฉะนนไมวาจะเกบเอกสารดวยระบบใดกตามจะตองมวตถประสงคของการเกบ ดงน

1. เพอความสะดวกในการคนหา เอกสารเปรยบเสมอนหนวยบนทกความจำาของ

หนวยงานเอกสารใชเปนสงอางองเปนหลกฐานในการตอสคดความ การฟองรองในศาล ซงถาผใดมพยานหลกฐานทดกอาจจะชนะคดความนนได ดงนนจงตองเกบเอกสารใหมสภาพดใชไดตลอดเวลา สามารถคนหาไดในทนททตองการเพราะการเกบเอกสารตองการความรวดเรว ตอเนองทนตอเหตการณ สำานกงานจงจำาเปนตองมระบบการเกบเอกสารทสามารถคนหาไดทนทเมอตองการใชงาน

46

2. เปนแหลงรวมความจำาตาง ๆ สำานกงานจำาเปนตองแยกการจดเกบเอกสาร

ออกเปนหนวยหนง เพอทำาหนาทเปนสมองของหนวยงานนน ๆ ใชทบทวนความจำา ใชวางแผนแกปญหา หรอตดสนใจ ใชพจารณาความดความชอบของบคลากร ใชปรบปรงงานเอกสาร จงเปนบนทกความจำาของหนวยงาน สงทตองปฏบตหรอเคยดำาเนนการเรองใดเรองหนงในอดตอาจใชเปน

บรรทดฐานการปฏบตงานในปจจบนได ฉะนนงานการจดเกบเอกสารจะตองปฏบตตอเนองสมำาเสมอประจำาทกวน

3. เพอใหมแหลงเกบเอกสารทปลอดภยและถาวร ไมเกดการชำารดเสยหาย

สำาหรบเอกสารทเกยวกบขอเทจจรง รายการดำาเนนงานทอยในระยะทยงมความตองการเอกสารนนอย ควรมการจดเกบเอกสารใหครบถวน ไมชำารดและสญหาย หากเอกสารทตองการจะใชในภายหลงไดจดเกบไวไมครบถวนหรอสญหายยอมสงผลกระทบตอการปฏบตงานอยางแนนอน เพราะเอกสารตาง ๆ มความสำาคญตอการดำาเนนงานเปนอยางมาก หากไมมระบบจดเกบเอกสารทดจะกระจดกระจายและสญหายได ทำาใหเกดอปสรรคในการดำาเนนงาน

4. เพอรวบรวมเอกสารทเกยวของสมพนธกนไวในแหลงเดยวกน การจดเกบ

เอกสารนอกจากจะตองมระบบการจดเกบและคนหาทเปนมาตรฐาน เพอใหถกตองเปนระเบยบแลว การเกบเอกสารจำาเปนอยางยงทจะตองรวบรวมเกบไวเปนแหลงเดยวกน เพราะถาแตละหนวยงาน เปนผเกบเอกสารของตนเอง หากหนวยงานอนตองการเอกสารเพอนำาไปใชกจะไมสะดวกเทาทควร ฉะนนจงควรรวบรวมเอกสารไวเปนหมวดหม และจดเกบรวบรวมไวในแหลงเดยวกน

47

5. ทำาใหมมาตรฐานเดยวกนในการจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารแทบทก

หนวยงานมกจะเปนระบบเฉพาะตว เมอเจาหนาทผรบผดชอบไมอยหรอไมมาปฏบตงานกจะไมสามารถคนหาเอกสารทตองการได หรออาจตองใชเวลานาน ขาดประสทธภาพ ระบบจดเกบเอกสารทดตองมการกำาหนดหลกในการปฏบตไวอยางแนนอนตายตว เพอใหพนกงานทกคนมความเขาใจในเรองการจดเกบ การคนหา และการยมเอกสาร รวมทงการสงคนไดถกตอง ตามขนตอนทวางไว และนอกจากมาตรฐานในการปฏบตงานแลว ควรกำาหนดมาตรฐานของเครองมอเคร องใช วธการทำางาน และมคมอทใชในการปฏบตงานดวย

6. เพอความเรยบรอยและสะอาดตา การจดเกบเอกสารจะมความครบถวน

สมบรณได จะตองมความเปนระเบยบเรยบรอยและสวยงาม มระบบทไมซบซอน คนหาไดงาย รวดเรว มลกษณะยดหยนได เพอขยายงานเอกสารในอนาคตและสรางภาพพจนทดแกผใชบรการ

ปญหาตาง ๆ ในการจดเกบเอกสาร1. ใชระบบการจดเกบทไมมมาตรฐาน หรอไมเหมาะสมกบ

งาน2. ขาดเจาหนาทรบผดชอบในการจดเกบ คนหาหรอเจา

หนาทขาดความร3. ไมมระบบการยมเอกสารไปใชและระบบตดตาม

ทวงถามทเหมาะสม4. ขาดเครองมอเครองใช เนอทเกบเอกสารไมเพยงพอ

หรอไมเหมาะสมกบงาน5. ไมมการวางแผนและกำาหนดระยะเวลาในการเกบและ

ทำาลาย

48

6. ผบงคบบญชาของหนวยงานตางๆ ใหความสนใจตอหรอเหนความสำาคญของ การจดเกบและการดำาเนนการดานเอกสารนอยไป หรอมองขามความจำาเปน

7. การมเอกสาร สวนตว เกบเอาไวมากเกนความ“ ”จำาเปน

8. ขาดเกณฑทแนนอนในการควบคมเอกสารในดานการทำาใหบงเกดขน

9. กฎหมายเปดชองโหวสงเสรมใหผปฏบตงานในราชการไทย เกบเอกสารทก ชนดเปนระยะเวลายาวนานเกนความจำาเปน หรอเกบมากกนอยางไมม มาตรฐานทจะจำากดเอกสารเมอถงเวลาอนสมควร

10. ลกษณะนสยประจำาชาตของคนไทยซงไมชอบจำากด หรอทำาลายสงใด และ เพราะ เสยดาย วตถทใชทำาเอกสารขนมาหรอ“ ”รปเลมอนสวยงาม 11. เกดจากทศนคตหรอความเชอทวา การทม“กองเอกสารวางอยเตมโตะเปน ลกษณะของผทมความสามารถสง และมงานอยในความรบผดชอบมากมาย เปนลกษณะซงแสดงออกถงความเปนบคคลสำาคญ นาเลอมใสแกผพบเหน โดยทวไป”

12. มสาเหตมาจากการทำางานประจำาวนอยมาก จนกระทงไมมเวลาทจะปรบปรง การจดเกบเอกสารซงหมดความสำาคญในการใชงานอกตอไป

49

การควบคมเอกสาร

การควบคมเอกสารนน หมายถง การควบคมในการผลต การจดเกบ และการกำาจดหรอทำาลายเอกสารเมอหมดความจำาเปนทจะตองใชอกตอไป ดงนนจงอาจแบงการควบคมเอกสารออกเปน 3 ขนตอน คอ

1. การควบคมหรอการทำาลายเอกสารบงเกดขน คอ การควบคมปรมาณการพมพสำาเนา การโรเนยวหนงสอ หรอเอกสาร การถายสำาเนา การออกแบบฟอรม

2. การควบคมในการจดเกบ ควรจำาแนกเอกสารออกเปน 4 ประเภทใหญๆ ดงทไดกลาวมาแลวขางตน คอเอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงานเอกสารทโตตอบเสรจแลว เอกสารซงมความสำาคญ และเอกสารซงสมควรทำาลาย เอกสารประเภทท 1 และ 2 ควรเกบไวในบรเวณททำางานประจำาวน เอกสารทไมใชบอยๆ เชน เอกสารทสำาคญควรสงไปเกบไว ณ หองหรอศนยเกบเอกสารกลาง เมอครบระยะเวลาทใชอางองแลวควรเสนอขออนมตทำาลายโดนดวนเพอเปนการประหยดเนอทเกบเอกสาร และไมทำาใหสำานกงานรงรงไมเปนระเบยบ

การดำาเนนการควบคมการจดเกบเอกสาร มขนตอนตางๆ ดงตอไปน คอ

(1) เอาเอกสารแตละแฟมหรอแตละกองออกมาสำารวจ(2) แยกประเภทเอกสารทไมไดใชงานบอย หรอ หมดคา

ในการใชออกจาก เอกสารทยงตองการใชเปนประจำาวน

(3) จดกลมประเภทของหวเรองการจำาแนกแฟมในตเอกสารหรอชนเสยใหม

เพอใหการคนหางายเมอตองการใชภายหลง(4) วางมาตรฐานการดำาเนนการจดเกบเอกสารเสยใหม

ดงน

50

ก. ถาเปนเอกสารซงยงดำาเนนการไมเสรจ คอยตอบรบหรอสอบหลกฐานตองรอไปอกนาน ควรเกบเขาตเอกสารในลนชกท 1 หรอ 2 แตถาเปนเรองทตองทำาใหเสรจในวนนนหรอวนรงขน ไมจำาเปนตองเกบ อาจทงคางอยในแฟมหรอในกระบะเกบเอกสารบนโตะกได

ข. สำาหรบเอกสารทไดมการตอบโตเสรจแลว แตยงมความจำาเปนทจะตองใชอางองในการตอบโตเอกสารอยบางครง แมจะไมบอยครงนก เราอาจจะเกบไวในลนชกท 3 หรอ 4 กได

ค. เอกสารทมความสำาคญทางกฎหมาย ประวตศาสตร หรอเกยวกบหลกฐานทางการเงน หรอเอกสารซงปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตอาจจำาเปนตองเกบไวระยะหนง แตไมควรเกบไว ณ สถานททำางาน ใหสงไปเกบไวตามศนยเกบเอกสารของกรมหรอหนวยงานนน

ง. ควรจะมคณะกรรมการกำาหนดการจดเกบเอกสารของกรมหรอกอง หรอมหนวยงานซงจะรบผดชอบในการกำาหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสารตางๆ ของกรมหรอหนวยงานนนๆ เพอใหเจาหนาทผปฏบตงานไดยดถอเปนหลกในการจดเกบตอไป

3. การควบคมในการกำาจดเอกสารซงไมมคาการทไมมกฎเกณฑกำาหนดใหมการสำารวจเอกสารเพอหา

ทางกำาจดเอกสารซงไมมคาในการใชอางองอกตอไป ทำาใหปรมาณเอกสารเพมมากขนทกท จนเกดการกองเอกสาร(Piling) อยทวไปตามหนวยงานราชการ ซงขดตอหลกการจดเกบเอกสาร (Filing) ทด

เพอทจะหาทางทำาลายเอกสารทไมมคณคาในการอางองตอไป จงสมควรทจะไดมการกำาหนดใหเจาหนาทปฏบตงานสำารวจเอกสารเพอจำากดอยางนอยปละครง โดยทำาเปนรายการเสนอขออนมตทำาลายตอผบงคบบญชาระดบกอง

การทำาลายเอกสารจะทำาไดโดย การเผา ขาย ใชเครองทำาลายเอกสารไฟฟา

51

(ในกรณทเปนเอกสารลบ) การจะทำาลายโดยวธใดกแลวแตคาของเอกสารแตละชนดเปนสำาคญ

การทำาลายเอกสารในการทำาลายเอกสารนน หลกสำาคญคอจะตองมการ

กำาหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสารตางๆ ทงน เพอจะไดมการสำารวจเพอเปนการคดเลอกและเสนอขออนมตทำาลายตอไปตามรายละเอยดขางตน

- เกบไว 1 ป ไดแก หนงสอเขา-ออก ตดตอระหวางหนวยงาน ซงไดมการดำาเนนการตามนนเรยบรอยแลว

- เกบไว 2 ป ไดแกแบบฟอรมเกยวกบการเงนดานตางๆ รายงานและสรปผลเกยวกบการปฏบตงานเปนการภายใน

- เกบไว 7 ป ไดแกสญญารบจางตางๆ ขอตกลงตางๆ ซงเปนลายลกษณอกษร (ใหเกบตอไปอก 7 ป หลงจากเสรจสนลงตามสญญานนๆ แลว) บญชพสดตางๆ รวมทงบนทกเกยวกบการเปลยนแปลงพสดนนๆ

- เกบเทาทกฎหมายหรอกฎขอบงคบเฉพาะอยางไดระบเอาไวหรอเกบเอาไวในระยะเวลาอนสมควร

- เกบตลอดไป ไดแก โฉนด พนธบตร ทะเบยนยานพาหนะ ระเบยบของกรม ฯลฯ

ประเภทของเอกสาร

เอกสารประเภทตางๆ โดยทวไปอาจจะจำาแนกไดเปน 4 ประเภทใหญๆ คอ

1) เอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงาน หมายถง เอกสารโตตอบทยงปฏบตไม

52

เสรจรวมทงเอกสารทโตตอบเสรจแลว แตยงมความจำาเปนทจะตองใชในการอางองอยบอยๆ

2) เอกสารทไดมการโตตอบเสรจแลว แตยงมความจำาเปนทจะตองใชในการ

อางองโตตอบเอกสารอยในบางครง3) เอกสารซงมความสำาคญ หมายถง เอกสารบางอยางท

มทางประวตศาสตร ทางกฎหมาย วรรณคด หรอเกยวกบหลกฐานการเงน

4) เอกสารซงสมควรทำาลาย หมายถง เอกสารซงไมมคาในการใชอางองอกตอไป หรอเอกสารซงพนระยะเวลาทควรเกบอกตอไป

นอกเหนอไปจากนเราอาจจำาแนกเอกสารออกเปนประเภทใหญๆ ไดอกอยาง คอ เอกสารทวไปและเอกสารลบ การจำาแนกเอกสารออกเปนประเภทตางๆ ดงกลาวขางตนจะมความสมพนธอยางใกลชดกบการควบคมในการจดเกบเอกสาร

ระบบมาตรฐานในการจดเกบเอกสารการจดเกบเอกสารไวในแฟม เราอาจจดเกบโดยระบบการ

จำาแนกเอกสารระบบใดระบบหนงดงน1) จำาแนกตามหวขอเรอง คอ กรณทเราจำาแนกเอกสาร

ออกเปนหวขอใหญๆ ตามหนาทความรบผดชอบของหนวยงานนนๆ หรอจำาแนกตามบรการทใหแกผอน เอกสารโดยทวไปจะมหวขอใหญๆ 10 หมวด ดงน คอ 1. หมวดท 1 การเงนและงบประมาณ 2. หมวดท 3 มตคณะรฐมนตร คำาสง ระเบยบ คมอ 3. หมวดท 3 การโตตอบ 4. หมวดท 4 การบรหารทวไป

53

5. หมวดท 5 การบรหารบคคล6. หมวดท 6 เบดเตลด

7. หมวดท 7 การประชม 8. หมวดท 8 การฝกอบรม บรรยาย ทน และการดงาน 9. หมวดท 9 พสค ครภณฑ ทดน และสงกอสราง 10. หมวดท 10 สถต และรายงาน

เพอใหผอานสามารถเขาใจและปฏบตในการจำาแนกเอกสารโดยถกตอง จงจะขอใหคำาอธบายในการคดเลอกเอกสารใหเปนหมวดหมตามหวขอ 10 หมวด พอสงเขป ดงน

หมวดท 1 การเงนงบประมาณ ในหมวดน กำาหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการเงน ซง

อาจแยกหวขอไดดงน- งบประมาณ- เงนเดอน คาจาง- เงนสะสม เงนยม- เงนชวยเหลอตางๆ เชน คาเลาเรยนบตร คารกษา

พยาบาล- เงนคาใชสอย เชน คานำา คาไฟ คาโทรศพท- เงนคาตอบแทน เชน คานำา คาไฟ คาโทรศพท- เงนคาบำาเหนจบำานาญ- เงนอดหนน ฯลฯ เปนตน

หมวดท 2 คำาสง ระเบยบ คมอ มต ครม . กำาหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบคำาสงของฝายและกอง คำาสงของหวหนา

54

หนวยงาน คำาสงทวไป ระเบยบ ประกาศตางๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบญญต คมอและมตตางๆ

หมวดท 3 โตตอบ เรองโตตอบทวไป ใหพยายามจดไวในหมวดเอกสารทเรอง

นนเกยวของอย เชน เรองโตตอบเกยวกบการเงนกจดหมไวในหมวด “การเงน งบประมาณ หรอถาเปนเรองโตตอบเกยวการแตงตงโอน”ยายบคคล กจดหมไวในหมวด บรหารงานบคคล“ ”

ฉะนน แฟมเอกสารทจะจดหมไวในหมวด โตตอบ น กได“ ”แกเอกสารโตตอบเรองการบรจาค หรอการขอความรวมมอจากหนวยงานตางๆ การขอชมกจการ เปนตน

หมวดท 4 บรหารทวไป กำาหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการแบงสวนราชการ

หนาทความรบผดชอบและเรอง หรอคำาสงซงมลกษณะเปนการบรหารงาน การมอบอำานาจหนาทใหทำาหนาทแทนหรอการรกษาการในตำาแหนงใดตำาแหนงหนง

หมวดท 5 บรหารบคคล ในหวขอนกำาหนดใหจดเกบเอกสารประเภททะเบยนราช

ประวต การพจารณาความดความชอบ การบรรจแตงตง การโอน การยาย การลาออก วนย การขอยมตวขาราชการ การสอบเลอนขน การกำาหนดตำาแหนงใหม ฯลฯ

หมวดท 6 เบดเตลด กำาหนดใหจดเกบเอกสารประเภทซงไมสามารถจดเขาหมวด

ใดหมวดหนงทตงไวเปนเรองพเศษ และปรมาณเอกสารยงไมมากพอทจะตงขนเปนหมวดเอกสารใหมกได กใหจดเขาในหมวดเบดเตลดน อยางไรกตาม ไมควรจดเกบแฟมไวในหมวดนมากนก หากมเอกสารมากพอควรกใหตงหมวดใหมเพอความสะดวกในการคนหา

หมวดท 7 ประชม

55

ในหมวดน กำาหนดใหจดเกบเรองราวเกยวกบการประชมทวๆ ไป แตถาเปนการประชมเกยวกบเรองใดเรองหนงในหวขอทกำาหนดไว กใหนำามารวมไวในหวขอนนๆ เชน การประชมเกยวกบการพจารณาโทษขาราชการทผดวนยทตองนำาไปเขาแฟมทวาดวยการบรหารบคคล ดงน เปนตน

หมวดท 8 ฝกอบรม บรรยาย และดงาน ใหจดเกบเอกสารประเภททมการฝกอบรม สมมนา หรอ

บรรยายเกยวกบเรองใดเรองหนง ขาราชการไดรบทนไปศกษาตอตางประเทศในประเทศ หรอไดรบทนดงานทเกบไวในหมวดน เชน การฝกอบรมขาราชการ เปนตน

หมวดท 9 พสด ครภณฑ ทดนและสงกอสราง ใหจดเกบเอกสารประเภทซอและจดหาพสดครภณฑ

สำานกงานตางๆ แบบแปลนสงกอสราง ทะเบยนทรพยสน ตลอดถงเอกสารในการประกวด เรยกประกวดราคา จางเหมากอสราง การแตงตงกรรมการตรวจรบพสด งานจางเหมา เปนตน

หมวดท 10 สถตและรายงาน กำาหนดใหจดเกบเอกสารประเภทรายงานและสถตตางๆ

เชน รายงานการตรวจอาคาร รายงานปเกด-ตาย รายงานการใชนำามนเชอเพลง สถตประชากร ฯลฯ เปนตน

สำาหรบหนวยงานทมลกษณะงานพเศษ เอกสารบางแฟมไมสามารถจดเขาในหมวดตางๆ เหลาน และมเอกสารมากพอสมควรกใหตงเพมเตมเปนหมวดท 11-12 หรอ 13 ตามลำาดบ

2) จำาแนกตามรายชอของหนวยงานหรอบคคลซงเกยวของดวย เชน อาจจำาแนกเปนกรมอาชวศกษา กรมการบนพาณชย หรอนายสวสด เปนตน

56

3) จำาแนกตามสถานทตงของหนวยงาน ซงอาจตงอยในเขตทตางกน เชน

สรรพากร เขต 3 เขตการทางสระบร หรอผแทนจำาหนายสาขากรงเทพฯ สาขานครสวรรค ซงอาจเปนหวขอใหญและจากหวขอนหากมหนวยยอยในการดำาเนนงานเลกลงไปกวานอก และเปนเรองทสำาคญ เรากอาจจำาแนกยอยลงไปไดอก เชน

สรรพากร เขต 9 1 สรรพากรจงหวดนครศรธรรมราช

2 สรรพากรจงหวดนราธวาสผแทนฝายขายภาค 11 กรงเทพฯ2 สมทรปราการ3 ชยนาท

4) จำาแนกโดยใชเลขรหสแทนเรองหนงๆ เชน แฟมประเภทท 01 เปนเรอง

เกยวกบการบรหารบคคล แฟมประเภทท 02 เปนเรองเกยวกบงานสารบรรณ เปนตน ซงจำาเปนตองใหหมายเลขแกเอกสารประเภทตางๆ และทำาคมอประกอบเพอความสะดวกแกการจดเกบและคนหาดวย

การจะใชระบบใดระบบหนงจำาแนกเอกสารเพอการจดเกบหรออาจใชหลายระบบผสมกนกไดสดแลวแตสะดวก ปรมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหนวยงานหนงๆ เปนสำาคญ ระบบหนงอาจจะเหมาะสมกบหนวยงานหนง แตอาจจะไมเหมาะสมกบอกหนวยงานกไดแตภายในหนวยงานเดยวกนควรใชระบบการจำาแนกเอกสารซงเปนมาตรฐานเดยวกน โดยพยายามใชระบบอำานวยความสะดวกในการเกบและคนหา และผจดเกบหรอคนหาเอกสารเขาใจไดด

57

โดยทวไปแลว หนวยงานตางๆ มกนยมใชระบบการจำาแนกเอกสารระบบท 1 มากทสด ทงหนวยงานของราชการและเอกชน

ขอคดเกยวกบการจำาแนกเรอง1. กำาหนดหวขอเรองทสน กะทดรดแตคลมใจความ

ทงหมด2. หวขอเรองแตละเรองไมควรซำาซอนหรอใกลเคยงกน3. หวขอเรองแตละเรองควรมความหมายเดนชด ตความ

หมายไดเปน อยางเดยว4. ควรใชภาษางายๆ ทรจกกนโดยทวไป

องคประกอบในการจดเกบเอกสารทด1. เปนระบบทสามารถรบการขยายตวของหนวยงานใน

อนาคตได2. ผเชยวชาญดานเกบเอกสารจะเปนผกำาหนดระบบการ

เกบเอกสารทด3. เปนระบบทถกกำาหนดขนโดยคำานงถงการประหยด

เวลาและคาใชจายดวย4. เปนระบบซงทำาใหการคนหาเอกสารเปนไปไดอยาง

รวดเรว5. เปนระบบซงทำาใหการจดเกบเอกสารเรยงลำาดบตาม

ความสำาคญและลำาดบ กอนหลงของเอกสารในกลมแฟมกลมหนง หรอ

เอกสารพวกหนง6. เปนระบบทงายตอการเขาใจของผปฏบตงาน7. เปนระบบทเหมาะสมกบการดำาเนนงานของหนวยงาน

นน

58

วธการจดเกบเอกสารทด1. จำาแนกประเภทเอกสารตามลกษณะทจะอำานวยประโยชนใหแก การปฏบตงานของหนวยงานนน2. กำาหนดประเภทเอกสารทจะจดเกบในตเอกสารตางๆโดย - เกบเอกสารทใชเสมอในตลนชกหรอลนชกในระดบสายตา ( โดยเฉพาะ ตเหลกสลนชก) - เกบเอกสารทจะใชอางองนานๆครง ไวในตทบหรอตไมครงกระจก3. การจำาแนกแฟมเอกสารทเกบไวในลนชกควรใชระบบการอานหนงสอ คอ เรยงจากซายไปขวา4. ไมควรเกบเอกสารมากกวา 1 เรองในแฟมเดยวกน5. ไมควรเกบเอกสารมากกวาเกนไปในแฟมหนง ( ไมควรเกน 50-60 แผน )6. ไมควรเกบหนงสอปนกบแฟมเอกสาร7. ควรมการควบคมการจดเกบและคนหาเอกสารโดย

เครงครด8. เมอคนเอกสารและนำาออกมาใชเสรจแลว ควรรบนำาไป

เกบทเดม9. ถายมเอกสารหรอแฟมไปใชงาน จะตองใส บตร“

ยม หรอ แฟมยม ” “ ” ไวแทนจนกวาจะนำาเอาเอกสารหรอแฟมทยมไปมาคน

10. เอกสารทใชแลว แตตองเกบไวระยะหนงและไมไดใชอางองบอยควรเกบไว ณ ชนลางสดของตหรอชนเกบเอกสาร

59

11. ควรยาย/แยกเอกสารไปเกบไวทกป และอยาเคลอนยายเอกสารทยงไมได

แยกใสแฟมไปเกบ 12. ไมควรซอตเอกสารเพมโดยไมจำาเปน เพราะจะทำาให

เกดปญหาความไม พอเพยงของพนทปฏบตงาน ควรพยายามใชต ชน

และเครองเกบเอกสารท มอยเดมโดยปรบใหไดมาตรฐาน

หมวดหมเอกสารตามหวขอเรองของกลมโรงเรยนเพชรชนแดน

รหสหมวดใหญ หมวด 1 การเงน งบประมาณรหสหมวดยอย 1.1 ระเบยบการเงนรหส

1.1.1.................................................................

1.1.2.................................................................

1.1.3.................................................................

1.2 เงนเดอน คาจางประจำา

1.2.1.................................................................

1.2.2.................................................................

60

1.2.3.................................................................

1.3 คาจางชวคราว

1.3.1.................................................................

1.3.2.................................................................

1.3.3.................................................................

1.4 คาตอบแทน ใชสอยและวสด1.4.1................................

.................................

1.4.2.................................................................

1.4.3.................................................................

1.5 คาสาธารณปโภค1.5.1................................

.................................

1.5.2.................................................................

1.5.3.................................................................

61

1.6 คาครภณฑทดนและสงกอสราง1.6.1................................

.................................

1.6.2.................................................................

1.6.3.................................................................

1.7 เงนอดหนน1.7.1................................

.................................

1.7.2.................................................................

1.7.3.................................................................

1.8 รายจายอนๆ1.8.1................................

.................................

1.8.2.................................................................

1.8.3.................................................................

1.9 งบกลาง1.9.1................................

.................................

62

1.9.2.................................................................

1.9.3.................................................................

1.10 การเงนทวไป1.10.1...............................

................................

1.10.2...............................................................

1.10.3...............................................................

1.11 รายได1.11.1...............................

................................

1.11.2...............................................................

1.11.3...............................................................

1.12 บญชและการตรวจสอบ1.1.1................................

.................................

1.1.2.................................................................

63

1.1.3.................................................................

1.13 การมอบอำานาจในการอนมตเงน1.13.1 ผมอำานาจในการเกบรกษาเงน

เบก-จาย

1.13.2..............................................................

1.13.3..............................................................

1.14 ระเบยบหลกเกณฑการจดทำางบประมาณ

1.14.1 ระเบยบการจดทำางบประมาณ

1.14.2..............................................................

1.14.3..............................................................

1.15 งบประมาณ1.15.1 งบประมาณ

1.15.2..............................................................

1.15.3..............................................................

64

รหสหมวดใหญ หมวด 2 คำาสง มต ครม. ประกาศ ระเบยบ พ.ร.บ. พรก. พรฎ. คมอ

รหสหมวดยอย 2.1 คำาสง ( มหาวทยาลย กระทรวง ทบวง กรม กอง )

รหส

2.1.1.................................................................

2.1.2.................................................................

2.1.3.................................................................

2.2 ระเบยบ ประกาศ ( มหาวทยาลย กระทรวง กรม กอง )

2.2.1.................................................................

2.2.2.................................................................

2.2.3.................................................................

2.3 มต ครม.

2.3.1.................................................................

2.3.2.................................................................

2.3.3.................................................................

65

2.4 พ.ร.บ. พรก.

2.4.1.................................................................

2.4.2.................................................................

2.4.3.................................................................

2.5 คมอ

2.5.1.................................................................

2.5.2.................................................................

2.5.3................................................................

หมายเหต ถามแฟมดำาเนนการกอนทออกเปน คำาสง ระเบยบ ประกาศ ใหเกบในหมวด 2

รหสหมวดใหญ หมวด 3 โตตอบทวไป ขอความรวมมอ ประชาสมพนธ หนงสอเวยน

รหสหมวดยอย 3.1 โตตอบทวไปรหส 3.1.1 ตอบขอบคณการรบบรจาค

หนงสอ วารสาร–

3.1.2.................................................................

66

3.1.3.................................................................

3.2 ขอความรวมมอ3.2.1 ขอความรวมมอหนวยงาน

ภายใน3.2.2 ขอความรวมมอหนวยงาน

ภายนอก 3.3 ขาวสารประชาสมพนธ

3.3.1.................................................................

3.3.2.................................................................

3.4 เวยนภายในเพอทราบ 3.5 เวยนภายนอกเพอทราบ ( เชน คำาสง

มตครม. ระเบยบ ประกาศ ของหนวยงานอน)

รหสหมวดใหญ หมวด 4 บรหารทวไปรหสหมวดยอย 4.1 การจดแบงสวนราชการ หนาท

ความรบผดชอบรหส 4.1.1.................................................................4.1.2.................................................................

4.1.3.................................................................4.2 มอบหมาย ปฏบตราชการแทน รกษา

ราชการแทน

67

4.2.1.................................................................

4.2.2.................................................................4.2.3........................................

.........................4.3 กรรมการตางๆ

4.3.1.................................................................

4.3.2.................................................................4.3.3........................................

.........................4.4 หลกและการปฏบตราชการ

4.4.1 หลกการปฏบตภายใน4.4.2 หลกการปฏบตทวไป4.4.3 การเดนทางไปปฏบตราชการ4.4.4 เวร-ยาม การดแลสถานท

ราชการ

4.4.5.................................................................4.5 สถานทตงราชการ4.6 สมาคม ชมรม มลนธ สโมสร ขาราชการ

รหสหมวดใหญ หมวด 5 บรหารบคคลรหสหมวดยอย 5.1 ระเบยบบรหารบคคลรหส 5.1.1 ระเบยบการลา

5.1.2................................................................. 5.2 การสมคร

5.2.1.................................................................

5.2.2................................................................. 5.3 สอบบรรจ แขงขน คดเลอก

68

5.3.1.................................................................

5.3.2................................................................. 5.4 กำาหนดตำาแหนง อตราเงนเดอน อตรา

กำาลง

5.4.1.................................................................

5.4.2.................................................................5.5 บรรจ แตงตง เลอนขน เลอนระดบ เลอน

เงนเดอน ปรบวฒ คณวฒ

5.5.1.................................................................

5.5.2................................................................. 5.6 โอน ยาย ยมตว การลาตางๆ

5.6.1.................................................................

5.6.2................................................................. 5.7 เครองราชอสรยาภรณ เกยรตคณ

5.7.1.................................................................

5.7.2................................................................. 5.8 วนย สอบสวน

5.8.1.................................................................

5.8.2................................................................. 5.9 ทะเบยน ประวต

5.9.1.................................................................

69

5.9.2................................................................. 5.10 ลกจาง

5.10.1...............................................................

5.10.2............................................................... 5.11 เกษยณ

5.11.1...............................................................

5.11.2............................................................... 5.12 สวสดการ การตอหนงสออายเดน

ทาง5.12.1......................................

.........................

5.12.2...............................................................5.13 บำาเหนจ บำานาญ

5.13.1...............................................................

5.13.2...............................................................รหสหมวดใหญ หมวด 6 ประชม

รหสหมวดยอย 6.1 ประชม ( สภามหาวทยาลย กระทรวง กอง ฯลฯ)

รหส 6.1.1................................................................. 6.1.2.................................................................

6.2 ประชมคณะกรรมการ6.2.1........................................

.........................

6.2.2.................................................................

70

รหสหมวดใหญ หมวด 7 การพฒนาบคลากร (ทนฝกอบรม ดงาน บรรยาย)

รหสหมวดยอย 7.1 ทนฝกอบรมภายในประเทศ รหส7.1.1................................................................. 7.1.2.................................................................

7.2 ทนฝกอบรมตางประเทศ

7.2.1................................................................. 7.2.2.................................................................

7.3 ดงานภายในประเทศ

7.3.1................................................................. 7.3.2.................................................................

7.4 ดงานตางประเทศ

7.4.1................................................................. 7.4.2.................................................................

7.5 อบรม บรรยาย วทยากร 7.5.1........................................

.........................

7.5.2.................................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 8 วสด ครภณฑ ทดนและสงกอสราง

รหสหมวดยอย 8.1 ระเบยบเกยวกบพสดรหส8.1.1................................................................. 8.1.2.................................................................

71

8.2 วสด

8.2.1................................................................. 8.2.2................................................................. 8.3 ครภณฑ

8.3.1................................................................. 8.3.2.................................................................

8.4 ทดน สงกอสราง

8.4.1................................................................. 8.4.2.................................................................

8.5 การจางเหมาบรการ

8.5.1................................................................. 8.5.2.................................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 9 รายงาน สถต และแบบสอบถามรหสหมวดยอย 9.1 รายงานรหส9.1.1............................................................... 9.1.2...............................................................

9.2 สถต9.2.1........................................

....................... 9.2.2...............................................................

9.3 แบบสอบถาม

9.3.1...............................................................

72

9.3.2...............................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 10 โครงการ แผนงาน วจยรหสหมวดยอย 10.1 โครงการรหส10.1.1............................................................... 10.1.2...............................................................

10.2 แผนงาน 10.2.1............................................................... 10.2.2...............................................................

10.3 วจย

10.3.1............................................................... 10.3.2...............................................................

หมายเหต ถามเรองดำาเนนการทงหมดเกยวกบโครงการ แผนงาน ใหใสหมวด 10 เชน การเงน

การประชม

73

ภาคผนวก

คำาขนตน สรรพนาม คำาลงทายในหนงสอราชการ และคำาทใชในการจาหนาซอง

ผรบหนงสอ คำาขนตน สรรพนาม คำาลงทายคำาทใชในการจาหนาซอง

1.พระ

74

ราชวงศ 1.1 พระบาทสมเดจ พระเจาอยหว

ขอเดชะฝาละอองธลพระบาท ปกเกลาปกกระหมอม ขาพระพทธ (ออกชอเจาของหนงสอ) ขอพระราชทาน พระบรมราชวโรกาส กราบบงคมทลพระกรณาทราบฝาละอองธลพระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท

ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ) (หรอจะเอาคำาวา ขอเดชะมาไวทายชอเจาของหนงสอ)

ขอพระราชทานทลเกลาทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

1.2 สมเดจพระบรมราชนนาถ

ขอเดชะฝาละอองธลพระบาท ปกเกลาปกกระหมอม ขาพระพทธ (ออกชอเจาของหนงสอ) ขอพระราชทาน พระบรมราชวโรกาส กราบบงคมทลพระกรณาทราบฝาละอองธลพระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท

ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ) (หรอจะเอาคำาวา ขอเดชะมาไวทายชอเจาของหนงสอ)

ขอพระราชทานทลเกลาทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

1.3 สมเดจ ขอ ใตฝาละออง ควรมควรแลว ขอ

75

พระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจ พระยพราช (สยามมกฎราชกมาร) สมเดจพระบรมราชกมาร

พระราชทานกราบบงคมทล (ออกพระนาม) ทราบฝาละออง พระบาท

ธล พระบาท

ขาพระพทธเจา

แตจะทรงพระกรณาโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ)

พระราชทานทลเกลาทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

คำาขนตน สรรพนาม คำาลงทายในหนงสอราชการ และคำาทใชในการจาหนาซอง

ผรบหนงสอ คำาขนตน สรรพนาม คำาลงทายคำาทใชในการจาหนาซอง

1.4 สมเดจเจาฟา

ขอพระราชทานกราบทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ใตฝา พระบาท

ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขาพระพทธเจา (ลงชอ) ควรมควรแลวแตจะโปรด

ขอพระราชทานกราบบงคมทล (ระบพระนาม)

1.5 พระบรมวงศ ชนพระองคเจา

ขอประทานกราบทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ใตฝาพระบาทขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา โปรดกระหมอม ขาพระพทธเจา (ลงชอ)

ขอพระราชทานกราบบงคมทล (ระบพระนาม)

1.6 พระเจาวรวงศเธอ(ทมไดทรงกรม)

กราบทล (ออกพระนาม)

ฝาพระบาท(ชาย) กระหมอม

ควรมควรแลวแตจะโปรด

กราบทล (ระบพระนาม)

76

พระอนวงศ ชนพระวรวงศเธอ (ททรงกรม)

ทราบฝาพระบาท

(หญง) หมอมฉน

1.7 พระอนวงศ ชนพระวรวงศเธอ (ทมไดทรงกรม)

ทล (ออกพระนาม) ทราบฝาพระบาท

ฝาพระบาท(ชาย) กระหมอม(หญง) หมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

ทล (ระบพระนาม)

1.8 ชนอนวงศ ชนหมอมเจา

ทล (ออกพระนาม)

ฝาพระบาท(ชาย) กระหมอม(หญง) หมอมฉน

แลวแตจะโปรด

ทล (ระบพระนาม)

2.พระภกษ2.1 สมเดจพระสงฆราชเจา

ขอประทานกราบทล (ออกพระนาม)

ใตฝาพระบาทขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา โปรดกระหมอม

ขอประทานกราบทล

2.2 สมเดจพระสงฆราช

กราบทบ ฝาพระบาท(ชาย) เกลากระหมอม(หญง) เกลาระหมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

กราบทล(ระบพระนาม)

ผรบหนงสอ คำาขนตน สรรพนาม คำาลงทายคำาทใชในการจาหนาซอง

2.3 สมเดจพระราชาคณะ รองสมเดจพระราชาคณะ

นมสการ พระคณเจา กระผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความเคารพอยางยง

นมสการ

2.4 พระราชาคณะ

นมสการ พระคณทานกระผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความ

นมสการ

77

เคารพอยางสง

2.5 พระภกษสงฆทวไป

นมสการ ทานผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความเคารพ

นมสการ

3.บคคลธรรมกา3.1 ประธานองคมนตร

กราบเรยน ขาพเจากระผม – ผมดฉน - ทาน

ขอแสดงความนบถออยางยง

กราบเรยน

นายกรฐมนตร

กราบเรยน ขาพเจากระผม – ผมดฉน - ทาน

ขอแสดงความนบถอ

อยางยง

กราบเรยน

ประธานรฐสภาประธานสภาผแทนราษฎรประธานวฒสภาประธานศาลฎกาประธานศาลรฐธรรมนญประธานศาลปกครองสงสดประธานกรรมการการเลอกตงประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาตประธานกรรมการปองกนและ

78

ปราบปรามการทจรตแหงชาต3.3 บคลธรรมดา นอกจาก 3.1

เรยน ขาพเจา – กระผม –ผมดฉน - ทาน

ขอแสดงความนบถอ

เรยน

รหสพยญชนะรหสพยญชนะประจำากระทรวง ทบวง และสวนราชการทไมสงกดสำานก

นายกรฐมนตร กระทรวง หรอ ทบวง ใหกำาหนดไว ดงนสวนราชการ รหสพยญชนะ

สำานกนายกรฐมนตร นรกระทรวงกลาโหม กหกระทรวงการคลง กคกระทรวงการตางประเทศ กตกระทรวงการทองเทยวและกฬา กกกระทรวงการพฒนาสงคมและความมนคงของมนษย พมกระทรวงเกษตรและสหกรณ กษกระทรวงคมนาคม คคกระทรวงทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอม ทสกระทรวงเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ทกกระทรวงพลงงาน พนกระทรวงพาณชย พณกระทรวงมหาดไทย มทกระทรวงยตธรรม ยธกระทรวงแรงงาน รงกระทรวงวฒนธรรม วธกระทรวงวทยาศาสตรและเทคโนโลย วทกระทรวงศกษาธการ ศธกระทรวงสาธารณสข สธกระทรวงอตสาหกรรม อกสำานกราชเลขาธการ รลสำานกพระราชวง พว

79

สำานกงานพระพทธศาสนาแหงชาต พศสำานกงานคณะกรรมการพเศษเพอประสานงานโครงการอนเนองมาจากพระราชดำาร

กร

สำานกงานคณะกรรมการรวจยแหงชาต วชราชบณฑตยสถาน รถสำานกงานตำารวจแหงชาต ตชสำานกงานอยการสงสง อสสำานกงานตรวจเงนแผนดน ตผสำานกงานราชเลขาธการสภาผแทนราษฎร สผสำานกงานเลขาธการวฒสภา สว

รหสตวพยญชนะประจำาจงหวด และกรงเทพมหานคร ใหกำาหนดไวดงน

จงหวด รหสพยญชนะ จงหวด รหสพยญชนะกระบ กบ พะเยา พยกรงเทพมหานคร

กท พระนครศรอยธยา

อย

กาญจนบร กจ พงงา พงกำาแพงเพชร กส พทลง พทขอนแกน ขก พจตร พจจนทบร จบ พษณโลก พลฉะเชงเทรา ฉช เพชรบร พบชลบร ชบ เพชรบรณ พชชยนาท ชน แพร พรชยภม ชย ภเกต ภกชมพร ชพ มหาสารคาม มคเชยงราย ชร มกดาหาร มหเชยงใหม ชม แมฮองสอน มสตรง ตร ยโสธร ยสตราด ตง ยะลา ยล

80

ตาก ตก รอยเอด รอนครนายก นย ระนอง รนนครปฐม นฐ ระยอง รยนครพนม นพ ราชบร รบนครราชสมา นม ลพบร ลบนครศรธรรมราช

นศ ลำาปาง ลป

นครสวรรค นว ลำาพน ลพนนทบร นบ เลย ลยนราธวาส นธ ศรสะเกษ ศกนาน นน สกลนคร สนบรรมย บร สงขลา สขปทมธาน ปท สตล สตปราจนบร ปจ สมทรปราการ สป

จงหวด รหสพยญชนะ จงหวด รหสพยญชนะปตตาน ปน สมทรสงคราม สสสมทรสาคร สค หนองคาย นคสระแกว สก หนองบวลำาภ นภสระบร สบ อางทอง อทสงหบร สห อำานาจเจรญ อจสโขทย สท อดรธาน อดสพรรณบร สพ อตรดตถ อตสราษฎรธาน สฎ อทยธาน อนสรนทร สร อบลราชธาน อบ

81

แบบหนงสอภายนอก ชนความลบ (ถาม)( ตามระเบยบขอ ๑๑ )

ชนความเรว (ถาม)

ท ศธ 04106.21/ …….. กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

19 หม 4 ต.ชนแดน อ.ชนแดน จ.เพชรบรณ 67150

(วน เดอน ป)

เรอง…………………………………………………………….

(คำาขนตน)

อางถง (ถาม)

82

สงทสงมาดวย (ถาม)

(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………… ( คำาลงทาย )

( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำาแหนง)

(สวนราชการเจาของเรอง)โทร. 056 – 761009 โทรสาร. 056 – 761009

ชนความลบ (ถาม)

ชนความลบ (ถาม) แบบหนงสอภายใน

( ตามระเบยบขอ ๑๒)

ชนความเรว (ถาม) บนทกขอความสวนราชการ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน งานธรการ โทร.056- 761009

83

ท........................................................ วนท............................................................... เรอง ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(คำาขนตน)

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………..

( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำาแหนง)

84

แบบหนงสอรบรอง ชนความลบ (ถาม)( ตามระเบยบขอ ๒๔ )

ท ศธ 04106.21/ …….. กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

19 หม 4 ต.ชนแดน อ.ชนแดน จ.เพชรบรณ 67150

(ขอความ)หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา (ระบชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานทจะใหการรบรองพรอมทงลงตำาแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอความทรบรอง) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ใหไว ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

85

( สวนนใชสำาหรบเรองสำาคญ ) ( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำาแหนง)

( ประทบตราชอสวนราชการ )

(ลงชอผไดรบการรบรอง) (พมพชอเตม)

แบบหนงสอประทบตรา ชนความลบ (ถาม)( ตามระเบยบขอ ๑๔ )

ชนความเรว (ถาม)ท ศธ 04106.21/ ……..

ถง………………………………………………………………..

(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

86

รปถาย (ถาม)

…………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………..

( ลงชอสวนราชการทออกหนงสอ )

( ตราชอสวนราชการ ) (วน เดอน ป )

(ลงชอยอกำากบตรา)

(สวนราชการเจาของเรอง)โทร. 074 – 326091 - 7โทรสาร. 074 - 326098

แบบคำาสง ชนความลบ (ถาม)

( ตามระเบยบขอ ๑๖ )

87

คำาสง กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

ท…………/ (เลขปพทธศกราชทออกคำาสง)

เรอง…………………………………………………………………... …………………………………………………………….

(ขอความ)………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

88

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ทงน ตงแต …………………………………………………..

สง ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำาแหนง)

แบบระเบยบ ( ตามระเบยบขอ ๑๗ )

ระเบยบกลมโรงเรยนเพชรชนแดน

วาดวย………………………………………………………….

( ฉบบท…………ถามเรองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ ) พ ศ… ………………….

…………………………………………………….

89

(ขอความ)ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองการออกระเบยบ และอางถงกฎหมายทใหอำานาจออกระเบยบ(ถาม)……………………………………………………………………………………………… ขอ ๑. ระเบยบนเรยกวา ระเบยบ“ …………………………………………………….

พ.ศ…………………………….” ขอ ๒. ระเบยบนใหใชบงคบตงแต……………………………………………………………………………..เปนตนไป…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามระเบยบ (ถามการแบงเปนหมวดใหนำาขอผรกษาการตามระเบยบไปกำาหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ประกาศ ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำาแหนง)

แบบขอบงคบ ( ตามระเบยบขอ ๑๘ )

90

ขอบงคบ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

วาดวย………………………………………………………….

( ฉบบท…………ถามเรองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ ) พ ศ… ………………….

…………………………………………………….

(ขอความ)ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ และอางถงกฎหมายทใหอำานาจออกขอบงคบ(ถาม)……………………………………………………………………………………………… ขอ ๑. ขอบงคบนเรยกวา ขอ“บงคบ พ…………………………………………… . ศ………………………….” ขอ ๒. ขอบงคบนใหใชบงคบตงแต………………………………………………………………

เปนตนไป……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามขอบงคบ (ถามการแบงเปนหมวดใหนำาขอผรกษาการไปกำาหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

91

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำาแหนง)

แบบประกาศ ( ตามระเบยบขอ ๒๐ )

ประกาศ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

เรอง………………………………………………………….

…………………………………………………….

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

92

…………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ประกาศ ณ วนท…………………………………………….พ.ศ………………………………….

(ลงชอ)

(พมพชอเตม) (ตำาแหนง)

93

แบบขาว ( ตามระเบยบขอ ๒๒ )

ขาว กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

เรอง………………………………………………………….

ฉบบท………………….(ถาม) …………………………………………………

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

94

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

(สวนราชการทออกขาว)

(วน เดอน ป)

แบบแถลงการณ ( ตามระเบยบขอ ๒๑ )

แถลงการณกลมโรงเรยนเพชรชนแดน

เรอง………………………………………………………….

ฉบบท………………….(ถาม) …………………………………………………….

95

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(สวนราชการทออกแถลงการณ)

(วน เดอน ป)

(ตำาแหนง)

96

แบบรายงานการประชม( ตามระเบยบขอ ๒๕ )

รายงานการประชม……………………… ครงท……………….

เมอ…………………………….. ณ ……………………………………………………….

…………………………………………………ผมาประชม ๑.

๒.

๓.

ผไมมาประชม (ถาม)๑.๒.๓.

ผเขารวมประชม (ถาม)๑.๒.

เรมประชมเวลา

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

97

…………………………………………………………………………………………………………………………..

เลกประชมเวลา

…………………………………………………..

ผจดรายงานการประชม

แบบตรารบหนงสอ(ตามระเบยบขอ ๓๗)

ครฑ ขนาด 3 เซนตเมตร

ครฑ ขนาด 1.5 เซนตเมตร

98

(ชอสวนราชการ)

เลขรบ……………………………………..

งานธรการไดกำาหนดแนวทางปฏบตในการพมพหนงสอราชการ ดวย เครองคอมพวเตอร ตามแบบฟอรมทแนบ เนองจากปจจบนไดมการนำาเครองคอมพวเตอร มาใชในการพมพหนงสอราชการแทนเครองพมพดดธรรมดามากขน เนองจากสามารถเกบขอมลและแกไขเปลยนแปลงขอความไดรวดเรว ทำาใหหนงสอราชการมความสะอาดสวยงามและสนเปลองเวลานอย แตปญหาทพบอยเสมอวา หนงสอทพมพดวยเครองคอมพวเตอรมปญหาเกยวกบการตงระยะบรรทดในการพมพ ซงตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดกำาหนดระยะบรรทดในการพมพดวยเครองพมพดดธรรมดา และผพมพมกเขาใจผดวาเครองคอมพวเตอรไมสามารถปรบระยะบรรทดพมพไดเหมอนกบเครองพมพดดธรรมดา

ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดกำาหนดระยะบรรทดในการพมพหนงสอราชการดวยเครองพมพดดธรรมดาไว ๓ ระยะดวยกน ดงน ๑. ระยะ ก = ระยะ ปด ๑ ๒. ระยะ ข = ระยะ ปด ๑ บดขน ๒ ๓. ระยะ ค = ระยะ ปด ๒

จากระยะบรรทดขางตน สามารถนำามาเทยบเคยงเพอกำาหนดระยะบรรทดสำาหรบใชในการพมพหนงสอราชการดวยเครองคอมพวเตอรไดดงน

99

๑. วธทหนง เคาะปม Enter เพอพมพขอความบรรทดตอไป (ระยะ ก) เลอนเคอรเซอรไปในตำาแหนงทายสดของบรรทดกอน เคาะปม Enter ๑ ครง ระยะบรรทดทพมพไวเมอครจะกลายเปนระยะ ค ถาตองการปรบระยะบรรทดใหเปนระยะ ข ใหปรบขนาดตดอกษรใหลดลงจากทพมพงานอย จากทพมพดวยตวอกษร Angsana New หรอ Angsana UPC ขนาดตวอกษร ๑๖ กปรบลดเหลอ ๘ ระยะบรรทดจะปรบเปนระยะ ข ๒. วธทสอง คลกทรายการ รปแบบ ของแถบเมน “ ”คลกทรายการ ยอหนา เลอกใชรายการ ระยะหาง โดยกำาหนดคา“ ” “ ”กอนหนาและหลงจากเปน ๖ พ. ซงเทากบ ระยะ ข ถากำาหนดคาเปน ๑๒ พ. จะเทากบ ระยะ ค

๓. วธท๓ คลกทรายการ รปแบบ ของแถบเมน คลก“ ”ทรายการ ยอหนา เลอกใชรายการ ระยะหางบรรทด ดงน“ ” “ ” ๓.๑ หนงเทา = ระยะ ก ๓.๒. ๑.๕ บรรทด = ระยะ ข ๓.๓ สองเทา = ระยะ ค

-๒-

๔. นอกจากเรองการกำาหนดคาระยะบรรทดในการพมพหนงสอราชการแลว ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดกำาหนดระยะเคาะยอหนาไว ๑๐ จงหวะเคาะ เมอนำามาใชกบเครองคอมพวเตอรทพมพดวยตวอกษร Angsana New หรอ Angsana UPC ตวอกษรขนาด ๑๖ ใหตงคา แทบ ทระยะ ๒ เซนตเมตร ระยะเคาะของยอหนาจะใกลเคยงกบ ๑๐ จงหวะเคาะ

100

เทคนคอกเทคนคหนงของ การพมพระหวางบรรทดคอใหเอา curser ไปวางไวตรงตวสดทายของบรรทดแลวกด Ctrl + จ กจะไดระยะบรรทดเทากบ 1 ½ บรรทด

และขอความรวมมอจากทกงาน / ฝาย ในการใชตวเลขไทย พมพหนงสอราชการ

ท ศธ ๐๔๑๐๖.๒๑ / ๐๐๗ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน ๑๙ หม ๔ ตำาบลชนแดน อำาเภอชนแดน จงหวดเพชรบรณ ๖๗๑๕๐

(วน เดอน ป)

เรอง ………………………………………………

101

เทคนคการพมพระหวางบรรทดคอใหเอา curser ไปวางไวตรงตวสดทายของบรรทดแลวกด Ctrl + จ กจะไดระยะบรรทดเทากบ

เรยน ………………………………………………..

อางถง (ถาม)…………………………………………..

สงทสงมาดวย (ถาม)………………………………….

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ขอแสดงความนบถอ

ฝายบรหารทวไปงานธรการโทร. ๐ ๕๖๗๖ ๑๐๐๙โทรสาร ๐ ๕๖๗๖ ๑๐๐๙

102

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

บนทกขอความสวนราชการ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน งานธรการ โทร. ๐ ๕๖๗๖ ๑๐๐๙ท ศธ ๐๔๑๐๖.๒๑ / ๐๐๗ วนท .......................................................................เรอง ..........................................................................................................

เรยน .......................................................................................................

๑ . เรองเดม .....................................................................

................................................................

...................................................................................

..............................................................................

...................................................................................

..............................................................................๒ . ขอเทจจรง .....................................................................

................................................................

...................................................................................

..............................................................................

...................................................................................

..............................................................................๓. ขอพจารณา .....................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

103

คำาสง......................................... ท...................../………….

เรอง .............................................................................................

…………………….......................................................................

..........................................................................

...................................................................................

...................................................................................

...................................................................................

...................................................................................

...............................................................................

..........................................................................

...................................................................................

...................................................................................

...................................................................................

...................................................................................

..........

104

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

.....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ทงนตงแต.....................................................................

สง ณ วนท...................เดอน........................ พ.ศ.

105

( 2 แทปคอมพวเตอร)