การเขยนเอกสารราชการ

หนวยการเรยนท ๗

โดย อาจารยมณ พงษเฉลยวรตน

ความหมายของหนงสอราชการ

พจนานกรมฉบบราชบณฑตสถาน พ.ศ. ๒๕๒๕

ใหความหมายวา จดหมายคอ หนงสอทมไปมาถง

กน คาวา ราชการ หมายถง การงานของรฐบาล

หรอของพระเจาแผนดน รวมความแลว จดหมาย

ราชการ จงหมายถง หนงสอทมไปมาถงกนดวย

เรองการงานของรฐบาลหรอของพระเจาแผนดน

ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ.๒๕๓๖ อธบายความหมายของหนงสอราชการวา

จดหมายราชการหรอหนงสอราชการ คอ เอกสารทเปน

หลกฐานทางราชการ

ความหมายของหนงสอราชการ (ตอ)

๑.หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ

๒.หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวน

ราชการหรอมไปถงบคคลภายนอก

๓.หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอท

บคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

๔. เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในทาง

ราชการ

๕. เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ

หรอขอบงคบ

หนงสอราชการไดแก

ประวณ ณ นคร ไดสรปความหมายของ

จดหมายราชการหรอหนงสอราชการไววา เปน

หนงสอทมระหวางสวนราชการ หรอหนงสอทสวน

ราชการม ไปถงหนวยงานอนทมใชสวนราชการ

หรอหนงสอทสวนราชการมไปถงบคคลภายนอก

ความหมายของหนงสอราชการ (ตอ)

สรปไดวา หนงสอราชการหรอจดหมายราชการ

หมายถง เอกสารทเปนหลกฐานของทางราชการทม

ไปมาถงกนระหวางสวนราชการ หรอทสวนราชการ

มไปถงหนวยงานทมใชสวนราชการ หรอทสวน

ราชการมไปถงบคคลภายนอก

ความหมายของหนงสอราชการ (ตอ)

ชนดของหนงสอราชการ

หนงสอราชการม ๖ ชนด ไดแก

๑.หนงสอภายนอก

๒.หนงสอภายใน

๓.หนงสอประทบตรา

๔.หนงสอสงการ

๕.หนงสอประชาสมพนธ

๖.หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานใน ราชการ

หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ

โดยใชกระดาษตราครฑ เปนหนงสอตดตอระหวางสวน

ราชการหรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวน

ราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก

๑.หนงสอภายนอก

รปแบบหนงสอภายนอก

รปแบบหนงสอภายนอกตอนตน

รปแบบหนงสอภายนอกตอนเนอหา

รปแบบหนงสอภายนอกตอนทาย

ตวอยางหนงสอภายนอกตอนตน

ตวอยางหนงสอภายนอกตอนเนอความ

ตวอยางหนงสอภายนอกตอนทาย

หนงสอภายใน คอ หนงสอ

ตดตอราชการทเปนแบบพธ

นอยกวาหนงสอภายนอก

เปนหนงสอตดตอภายใน

กระทรวง ทบวง กรม หรอ

จงหวดเดยวกน ใชกระดาษ

บนทกขอความ

๒. หนงสอภายใน

ตวอยาง

หนงสอภายใน

หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการ

ลงชอของหวหนาสวนระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวน

ราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนา

สวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอ

กากบตรา หนงสอประทบตราใหใชกระดาษตราครฑและ

ใชเฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญ

๓. หนงสอประทบตรา

เรองทควรใชหนงสอประทบตรา

๑) การขอรายละเอยดเพมเตม

๒) การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร

๓) การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญ หรอการเงน

๔) การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลวใหสวนราชการท

เกยวของทราบ

๕) การเตอนเรองทคาง

๖) เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกาหนด

๓. หนงสอประทบตรา (ตอ)

รปแบบหนงสอ

ประทบตรา

ตวอยาง

หนงสอประทบตรา

หนงสอสงการ ไดแก

๑) คาสง

๒) ระเบยบ

๓) ขอบงคบ

๔. หนงสอสงการ

๑) คาสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดย

ชอบดวยกฎหมาย ใหใชกระดาษตราครฑ

ตวอยางคาสง

๒)ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทไดวางไว โดยจะ

อาศยอานาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงาน

เปนการประจาใหใชกระดาษตราครฑ

ตวอยางระเบยบ

ตวอยางระเบยบ

๓) ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทกาหนดใหใช โดยจะอาศยอานาจ

ของกฎหมาย ทบญญตใหกระทาได ใหใชกระดาษตราครฑ โดยมรปแบบดงน

ตวอยางขอบงคบ

ตวอยางขอบงคบ

หนงสอประชาสมพนธ ไดแก

๑) ประกาศ

๒) แถลงการณ

๓) ขาว

๕. หนงสอประชาสมพนธ

๑)ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงให

ทราบ หรอแนะนาทางปฏบต ใหใชกระดาษตราครฑ

ตวอยางประกาศ

๒) แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทาความ

เขาใจในกจการของทางราชการ หรอเหตการณ หรอกรณใดๆ ให

ทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ โดยมรปแบบดงน

ตวอยาง

แถลงการณ

๓) ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ

ตวอยางขาว

๖. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

คอ หนงสอททางราชการทาขน หรอหนงสอทหนวยงานอนใด

ซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และ

สวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม ๔ ชนด คอ

๑) หนงสอรบรอง

๒) รายงานการประชม

๓) บนทก

๔) หนงสออน

๖. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

๑) หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นต

บคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคล

โดยทวไป ใหใชกระดาษตราครฑ

ตวอยาง

หนงสอรบรอง

๒) รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม

ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน

๓) บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา

หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความท

เจาหนาท หรอหนวยงานระดบตากวาสวนราชการระดบกรม

ตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทก

ขอความ

๖. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

๑. ชอหรอตาแหนงทบนทกถง โดยใชคาขนตนตามท

กาหนดไว

๒. สาระสาคญของเรอง ใหลงใจความของเรองทบนทก

๓. ชอและตาแหนง ใหลงลายมอชอและตาแหนงของผ

บนทก

๖. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

ตวอยางบนทก

๔) หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจาก

การปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปนหลกฐานในทางราชการ ไดแก

๑.ใบสมคร

๒.ใบขอใชพาหนะ

๓.ใบเบกคาวสด

๔.โทรเลข

๕.โทรสาร

๖.ใบรบสงวทย

๗.โครงการตาง ๆ

๖. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

๘.ภาพถาย

๙.ฟลม

๑๐.แถบบนทกเสยง

๑๑.แถบบนทกภาพ

๑๒.หนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท และเจาหนาท

ไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว มรปแบบตามท

กระทรวง ทบวง กรมจะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม

๑๓.มแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอง ไดแก

โฉนด แผนท แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวน

๖. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย ในหนงสอราชการตามระเบยบ

สานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ดงน

๑.พระภกษสงฆทวไป

คาขนตน นมสการ

สรรพนาม ทาน ผม กระผม ดฉน

คาลงทาย ขอนมสการดวยความเคารพ

๒.บคคลธรรมดา

คาขนตน เรยน

คาลงทาย ขอแสดงความนบถอ

คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย ในหนงสอราชการ

บคคลทจะตองใชคาวา กราบเรยน – ขอแสดงความนบถอ อยางยง ตามระเบยบเดมม ๗ ตาแหนง ไดแก ๒.๑ ประธานองคมนตร

๒.๒ นายกรฐมนตร

๒.๓ ประธานรฐสภา

๒.๔ ประธานสภาผแทนราษฎร

๒.๕ ประธานวฒสภา

๒.๖ ประธานศาลฎกา

๒.๗ รฐบรษ

คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย ในหนงสอราชการ (ตอ)

๓.บคคลทตองใช กราบเรยน – ขอแสดงความนบถออยางยง

ทเพมใหมมดวยกน ๗ ตาแหนง ดงน

๓.๑ ประธานศาลรฐธรรมนญ

๓.๒ ประธานศาลปกครองสงสด

๓.๓ ประธานกรรมการเลอกตง

๓.๔ ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต

๓.๕ ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต

๓.๖ ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน

๓.๗ ผตรวจการแผนดนของรฐสภา

คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย ในหนงสอราชการ (ตอ)

๑. มความถกตอง

๑.๑ ถกตองตามรปแบบของจดหมายราชการ และการกรอก

รายละเอยดตามทกาหนดไวในหนงสอ ราชการทง ๖ ชนด

๑.๒ ถกตองตามวธการเขยนเหตและผลของเนอเรอง

๑.๓ ถกตองตามจดประสงคของเรอง เชน

คาสง มจดมงหมายเพอปฏบต, เพอดาเนนการ

คาขอ มจดมงหมายเพอขอใหพจารณา, เพอนาเสนอตอไป

การแจงความ, คาอธบาย มจดมงหมายเพอทราบ

๑.๔ ถกตองตามไวยากรณ

๑.๕ ถกตองตามความนยม

หลกในการเขยนจดหมายราชการ

๒. การใชคา

๒.๑ การสะกดคา ควรใชคาใหถกตองตามทราชบณฑตยสถานกาหนดไว

๒.๒ การใชคาเชอม เชน ท ซง อน และ แต ควรเลอกใชใหถกตองและไมใชมากเกนไป

๒.๓ การใชคาใหเหมาะสมในเรองคาสรรพนาม

ควรใช ผม กระผม หรอดฉนไมใชขาพเจา

หลกในการเขยนจดหมายราชการ (ตอ)

๓. การใชประโยค

๓.๑ ไมควรใชประโยคยาว

๓.๒ ไมควรใชประโยคทซบซอน

๓.๓ ควรเลอกใชประโยคใหเหมาะสม

หลกในการเขยนจดหมายราชการ (ตอ)

๔.๑ ยอหนาแรก เปนการเกรนนา อาจเปนการบอกสาเหต

บอกจดประสงคหรอบอกความสาคญของเรอง กอนเขาสเนอเรอง

๔.๒ ยอหนาถดไป กลาวถงเนอหาทตองการ เรยงลาดบเรอง

ตามความสาคญและความเหมาะสมของเรองนน

๔.๓ ยอหนาสดทาย เปนการบอกจดประสงคในการเขยน นยม

ใชคาวา จงเรยนมาเพอ..............

๔. ลาดบความด

หลกในการเขยนจดหมายราชการ (ตอ)

๕. มความเปนเอกภาพ คอ มใจความสาคญเพยงเรอง

เดยวในหนงยอหนา

๖. มสมพนธภาพ ขอความแตละประโยค แตละตอน

ในเอกสารราชการควรเปนเรองราวทตอเนองกน ควรม

คาเชอมโยงใหขอความสมพนธ จงจะทาใหความ

กลมกลน สละสลวย

หลกในการเขยนจดหมายราชการ (ตอ)

๗. ใชคาสภาพเปนแบบแผน ภาษาทใชควรเปนภาษาท

สภาพเปนแบบแผน หลกเลยงคาทมลกษณะไมสภาพ เชน

- คาทแสดงการตาหน

- คาทแขงกราว

- คาตเตยนอยางตรงไปตรงมา

- คาทรนแรง

หลกในการเขยนจดหมายราชการ (ตอ)

- ทานเขาใจผด ทานเขาใจไมถกตอง

ควรใชเปน ความเขาใจของทานยงคลาดเคลอนอย

- ขอใหสงเรองนไปดวน

ควรใชเปน โปรดสงเรองนไปใหดวยจะเปนพระคณยง

- ไมรบทานเขาทางานในตาแหนงน

ควรใชเปน ทานมความสามารถและเหมาะสมในงานตาแหนงอน

ทนอกเหนอจากตาแหนงน

ตวอยางคาทควรหลกเลยงและคาทใชสภาพนมนวล

แบบฝกหดทบทวน

๑.หนงสอราชการมความสาคญตอบคคลทวไปอยางไร

๑. เปนเอกสารทางกฎหมายทบคคลทวไปควรร

๒. มการจดรปแบบหนงสอราชการเปนระบบและ

มาตรฐาน

๓. เปนสอในการตดตอทาความตกลงกนระหวาง

ราชการกบหนวยงานทางธรกจใหไดผลตามท

ตองการ

๔. การรเรองหนงสอราชการจะทาใหตดตอกบทาง

ราชการไดถกตอง

แบบฝกหดทบทวน

1. 3 ชนด 2. 4 ชนด 3. 5 ชนด 4. 6 ชนด

๒.หนงสอราชการมกชนด

๑. 3 ชนด

๒. 4 ชนด

๓. 5 ชนด

๔. 6 ชนด

แบบฝกหดทบทวน

๓. การเตอนเรองทคางหนวยงานควรเลอกใช

หนงสอชนดใดจงจะเหมาะสม

๑. หนงสอภายนอก

๒. หนงสอภายใน

๓. หนงสอประทบตรา

๔. หนงสอสงการ

แบบฝกหดทบทวน

๔.ระเบยบวาดวยการแตงกายของนกศกษามหาวทยาลย

ราชภฏสวนสนนทาจดวาเปนหนงสอราชการชนดใด

๑. หนงสอภายนอก

๒. หนงสอภายใน

๓. หนงสอประทบตรา

๔. หนงสอสงการ

แบบฝกหดทบทวน

๕.ขอความทหนวยงานราชการชแจงใหทราบจดวาเปน

หนงสอราชการในขอใด

๑. ประกาศ

๒. แถลงการณ

๓. ขาว

๔. ขอบงคบ

แบบฝกหดทบทวน

๖. ภาพถายการสรางอาคารเรยนจดวาเปนหนงสอ

ราชการชนดใด

๑. หนงสอรบรอง

๒. รายงานการประชม

๓. บนทก

๔. หนงสออนๆ

แบบฝกหดทบทวน

๗. ขอใดมความสาคญนอยทสดในการใชสานวนภาษา

ของหนงสอราชการ

๑. ความชดเจน

๒. ความถกตอง

๓. ความกะทดรด

๔. ความสละสลวย

ความหมายของการประชม

การประชมหมายถง การทบคคลกลมหนงมาพบปะกน

เพอความเขาใจ แกไขปญหา แจงขาว รบทราบนโยบาย

ขอเสนอแนะ หรอพจารณาเรองใด เรองหนงรวมกน

จดประสงคของการประชม

๑. เพอแจงขาว หรอ เรองราวตาง ๆ

๒. เพอทาความเขาใจในเรองตางๆ

ใหตรงกน

๓. เพอพจารณาตดสนใจรวมกน

๔. เพอปรกษาหารอ ขอคาแนะนา หรอขอตกลงรวมกน

๕. เพอใหการดาเนนงาน และประสานงานเปนไปดวยด

ประโยชนของการประชม

๑. ทาใหเกดแนวทางในการทางาน หรอ แกไขปญหา

๒. เปดโอกาสในการรบผดชอบ การดาเนนงานรวมกน

๓. ผเขาประชมไดมโอกาสรบฟงความเหนของผอน

๔. เปนการสงเสรมระบอบประชาธปไตย

องคประกอบของการประชม

๑. มองคประชม คอ กลมบคคลทมารวมปรกษาหารอกน

๑.๑ ประธาน

๑.๒ รองประธาน

๑.๓ คณะกรรมการ หรอ

สมาชก ๑.๔ เลขานการ

๑.๕ ผเขารวมประชม

๒. มวธการ คอ ใชการแสดงความคดเหน การอภปราย

เปนเครองมอในการสอสาร

๓. มจดมงหมาย

๔. มระเบยบแบบแผน คอมคณะกรรมการ มระเบยบ

วาระการประชม มระเบยบวธการประชม (การนดหมาย

การดาเนนการ การจดบนทก)

๕. มการยอมรบมตของทประชม

องคประกอบของการประชม (ตอ)

หนาทของผทเกยวของในการประชม

ประธาน

๑. กาหนดวาระการประชม รวมกบเลขานการ โดยแจง

กรรมการลวงหนากอนการประชม ๗ วน

๒. ดาเนนการประชม และควบคมการประชมให

เปนไปตามระเบยบวาระการประชม

๓. เปดโอกาสใหผเขาประชม แสดงความคดเหนโดย

ทวถง และกวางขวาง

๔. เมอสมาชก พดนอกประเดน หรอมความเหนไมตรงกน

ควรรบไกลเกลย และสรปใหผรวมประชม พจารณาดวย

ความรอบคอบ

๕. มอานาจเรยกประชม พกประชม เลอนประชม และ

ปดประชม

๖. เปนผชขาดในกรณทมการลงมตแจงสมาชกลงคะแนน

เสยงสนบสนน และคดคานเทากน

หนาทของผทเกยวของในการประชม (ตอ)

รองประธาน

มหนาทดาเนนการประชมแทนประธาน ในกรณท

ประธานไมอย

หนาทของผทเกยวของในการประชม (ตอ)

กรรมการ หรอ สมาชก

๑. เขาประชม ตามกาหนดเวลาทไดรบนดหมาย

๒. อานระเบยบวาระการประชมโดยละเอยด

๓. เสนอความคดเหนในทประชม และตงใจฟงการ

ประชม

๔. ถาไมสามารถเขาประชมได ตองแจงใหเลขานการ

ทราบลวงหนา

หนาทของผทเกยวของในการประชม (ตอ)

เลขานการ มหนาททงกอนการประชม ขณะประชม และ

หลงประชม

กอนประชม

๑. จดระเบยบวาระการประชม

๒. ทาจดหมายเชญประชม ใหกรรมการทราบ

ลวงหนา 1 สปดาห

๓. เตรยมสถานท สมดลงนามผเขาประชม อปกรณ

ตาง ๆ และเอกสารทใชในการประชม

หนาทของผทเกยวของในการประชม (ตอ)

ขณะประชม

๑. อานรายงานการประชมครงทแลว (ถาม) เสนอทประชม

เพอใหสมาชกพจารณารบรองรายงานการประชม

๒. เสนอชอเรองตามระเบยบ วาระการประชม

๓. จดบนทกความเหนและมต ตาง ๆ เพอเกบไวเปน

หลกฐานยนยนการปฏบตตามมต และเพอจดทาเปนรายงานการ

ประชม

หนาทของผทเกยวของในการประชม (ตอ)

หลงประชม

๑. จดทารายงานการประชม

๒. เสนอประธานเพอตรวจสอบความถกตอง

๓. สงรายงานการประชมใหคณะกรรมการทกคน

หนาทของผทเกยวของในการประชม (ตอ)

ผเขารวมประชม คอ บคคลทไดรบเชญมาเพอขอทราบ

ขอมลหรอความคดเหนในเรองทบคคลผนนเชยวชาญ

เปนพเศษ ผเขารวมประชมไมมสทธในการออกเสยง

และออกความคดเหนและเขารวมประชมไดเฉพาะวาระท

รบเชญใหเขารวมประชมเทานน

หนาทของผทเกยวของในการประชม (ตอ)

องคประชม คอ บคคลทเขารวมประชมทงหมด

ครบองคประชม หมายถง

จานวนสมาชกทงหมดทมา

ประชม ซงมผลทาใหการ

ประชมดาเนนการได คอเกน

ครงหนง หรอประมาณ ๓ ใน ๔

ของสมาชก

คาทเกยวของกบการประชม

ระเบยบวาระการประชม คอ ประเดนเรองทจะพจารณาใน

ทประชม

ญตต คอ ขอเสนอทสมาชกตองการเสนอตอท

ประชมเพอพจารณาโดยอาจนาเสนอผานเลขานการ เพอให

ประธานพจารณากาหนดลงในระเบยบวาระการประชม หรอ

เสนอในทประชมในวาระอน ๆ ของการประชม

อภปราย คอ การกลาวคาน หรอสนบสนนญตตทเสนอตอทประชม

มต หมายถง ขอตกลงของทประชม โดยการลงคะแนน

เสยงรบรอง หรอปฏเสธญตตตาง ๆ มตของทประชมถอเปนเดดขาด

- เสยงขางมาก หมายถง จานวนเกนครงของเสยงทออก

- เสยงขางนอย หมายถง จานวนนอยกวาครงหนงของเสยง

ทออก

การเสนอชอ หมายถงการเสนอชอ บคคลใดบคคลหนงตอ

ทประชมเพอใหรบบคคลนนดารงตาแหงใดตาแหนงหนง

ทประชม หมายถง บรรดาผเขาประชมทงหมด

๑. ความหมายของรายงานการประชม

พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ.๒๕๔๒ ใหความหมาย

ของรายงานการประชมไววา คอรายละเอยดหรอสาระของการ

ประชมทจดไวเปนทางการ

ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ.๒๕๒๖ให

ความหมายของรายงานการประชมไววา คอการบนทกความคดเหน

ของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปน

หลกฐาน

รายงานการประชม

สรปความหมายของรายงานการประชมไดวาคอการ

บนทกความคดเหนทเปนสาระสาคญอยางเปนทางการของ

ผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปน

หลกฐาน

รายงานการประชม(ตอ)

๒. วตถประสงคของการจดทารายงานการประชม

๑. เกบไวเปนหลกฐานอางอง

๒. ยนยนการปฏบตงาน

๓. แสดงกจการทดาเนนมาแลว

๔. แจงผลการประชมใหบคคลทเกยวของทราบ

๕. การนาไปถอปฏบต

รายงานการประชม(ตอ)

๓. ความสาคญของรายงานการประชม

๑. นาไปสการปฏบตในภายหลง

๒. ผบรหารใชเปนเครองมอในการตดตามงาน

๓. เปนเครองมอในการยตความขดแยงของผคนในองคกร

๔. เปนหลกฐานอางองและยนยนขอมล

รายงานการประชม(ตอ)

๔. สวนประกอบของรายงานการประชม

รายงานการประชมมสวนประกอบ ๓ สวน คอ สวนตน สวนกลาง และ

สวนทาย

สวนตน กลาวถงวา เปนรายงานการประชมของใคร ครงทเทาไร

ประชมเมอใด ทไหน ใครเขาประชมบาง

สวนกลาง กลาวถงวา การประชมเรมตนตงแตเวลาใด ประธานกลาว

เปดการประชมแลวมการประชมเกยวกบเรองใดบาง มตของการประชมเปน

อยางไร การประชมสนสดลงเวลาใด

สวนทาย ใหลงลายมอชอของผจดรายงานการประชม พรอมทงชอ

นามสกล ตาแหนง และหนาทในการประชม

รายงานการประชม(ตอ)

๕. ระเบยบวาระการประชม

ระเบยบวาระการประชมหมายถง เรองทจะประชมซง

จดลาดบแลว รายงานการประชมแบงเปน ๕ ประเภท ไดแก

๕.๑ เรองประธานแจงใหทราบ

๕.๒ เรองรบรองรายงานการประชม

๕.๓ เรองเสนอเพอพจารณา

๕.๔ เรองสบเนอง

๕.๕ เรองอนๆ

รายงานการประชม(ตอ)

รปแบบของรายงานการประชม

๑. รายงานการประชม....................................................

๒. ครงท.................

๓. เมอ.......................................................

๔. ณ..........................................................

-----------------------------------------

สวนตน

๕. ผมาประชม

๖. ผไมมาประชม (ถาม)

๗. ผเขารวมประชม (ถาม)

๘. เรมประชมเวลา

๙. ประธานกลาวเปดประชม และขอใหทประชมพจารณาเรองตาง ๆ

ตามระเบยบวาระการประชมดงตอไปน

ระเบยบวาระท ๑ .............................

ระเบยบวาระท ๒ .............................

๑๐. เลกประชมเวลา

...................................

สวนทาย ( ) ๑๑. ผจดรายงานการประชม

สวนกลาง

รปแบบของรายงานการประชม (ตอ)

๖. รายงานการประชมทด

๑. มความถกตองตามทประชมอภปรายและมมตของทประชม

๒. มเนอหาสมบรณในแตละเรอง ครอบคลมประเดนทมการ

อภปรายในทประชม

๓. ใชภาษาทเปนทางการ กระชบ รดกม อานแลวเขาใจงาย

๔. ขอตกลงทเกยวกบตวเลข จานวนเงน หรอ วน เดอน ป

สถานท ตองเขยนใหชดเจน

รายงานการประชม(ตอ)

๕. การเขยนระเบยบวาระการประชม ควรเขยนเรยงตามลาดบ

กอนหลง

๖. การจดมตของทประชม ทาไดหลายกรณ เชน เขยนวา

“ทประชมมมตอนมต ” หรอ “ ทประชมมมตอนมต โดยม

ขอสงเกตวา.............”

๗. มหวขอตามรปแบบของรายงานการประชม

รายงานการประชม(ตอ)

๗. วธจดบนทกการประชม

การจดบนทกการประชม สามารถทาได ๓ วธ

๑. จดละเอยดทกคาพดของกรรมการ พรอมดวยมตทประชม

๒. จดยอคาพดทเปนประเดนสาคญของกรรมการหรอผเขารวม

ประชมทเปนเหตผลนาไปสมตของทประชม พรอมดวยมตของท

ประชม

๓. จดเฉพาะเหตผลกบมตของทประชม

รายงานการประชม(ตอ)

๘. คณสมบตของผจดบนทกการประชม

๑. เปนผฟงทด มสมาธสงในการฟงอยางตอเนอง ฟงแลวจบประเดน

สาคญได

๒. ศกษาระเบยบวาระการประชมลวงหนา ทาใหฟงเรองไดงายขน

๓. มทกษะในการสรปความทด สรปสาระสาคญได มทกษะในการเขยน

อยางรวดเรว

๔. ใชภาษาไทยไดด

๕. มประสบการณในการจดบนทกการประชม โดยเฉพาะเรองทสาคญ

รายงานการประชม(ตอ)

๙. ขนตอนการทารายงานการประชมและการจดสง

๑. จดรายงานการประชม

๒. เรยบเรยงการจดรายงานการประชม เพอจดทารายงานการ

ประชม

๓. นาเสนอประธานเพอตรวจสอบความถกตอง

๔. จดสงรายงานการประชมใหคณะกรรมการ พรอมจดหมาย

เชญประชมในครงตอไป

รายงานการประชม(ตอ)

ตวอยางรายงานการประชม

ตวอยางรายงานการประชม(ตอ)

ตวอยางรายงานการประชม(ตอ)

ตวอยางรายงานการประชม(ตอ)

ตวอยางรายงานการประชม(ตอ)

ตวอยางรายงานการประชม(ตอ)

ตวอยางรายงานการประชม(ตอ)

แบบฝกหดทบทวน

1. 3 ชนด 2. 4 ชนด 3. 5 ชนด 4. 6 ชนด

๑. ขอใดไมใชองคประกอบของการประชม

๑. องคประชม

๒. วธการประชม

๓. การเลยงอาหารผเขาประชม

๔. จดมงหมายของการประชม

แบบฝกหดทบทวน

1. 3 ชนด 2. 4 ชนด 3. 5 ชนด 4. 6 ชนด

๒. ผทไมมสทธลงคะแนนเสยงในการประชม คอขอใด

๑. ประธาน

๒. รองประธาน

๓. เลขานการ

๔. ผเขารวมประชม

แบบฝกหดทบทวน

1. 3 ชนด 2. 4 ชนด 3. 5 ชนด 4. 6 ชนด

๓. ญตต หมายถงขอใด

๑. ขอเสนอทสมาชกเสนอตอทประชมเพอพจารณา

๒. การกลาวคาน หรอสนบสนน เรองทเสนอตอ

ทประชม

๓. ขอตกลงของทประชม

๔. การเสนอความเหนซอนขนมาในเรองเดม

แบบฝกหดทบทวน

1. 3 ชนด 2. 4 ชนด 3. 5 ชนด 4. 6 ชนด

๔. คาวา “ ทประชม ” หมายถงขอใด

๑. องคประชม

๒. การจดการประชม

๓. มตทประชม

๔. สถานทใชประชม

แบบฝกหดทบทวน

1. 3 ชนด 2. 4 ชนด 3. 5 ชนด 4. 6 ชนด

๕. ประธานในทประชมมหนาทตามขอใด

๑. ดาเนนการประชมแทนตามคาสงทไดรบมอบหมาย

๒. กลาวปดการประชม และกลาวขอบคณสมาชก

๓. เสนอชอเรองตามระเบยบวาระการประชม

๔. ตงใจฟงการประชม และไมพดนอกเรอง

แบบฝกหดทบทวน

1. 3 ชนด 2. 4 ชนด 3. 5 ชนด 4. 6 ชนด

๖. ประเดนหรอเรองราวตาง ๆ ทจะนาเขาปรกษาหารอ

และตกลงกนทประชมเรยกวา

๑. จดหมายเชญประชม

๒. รายงานการประชม

๓. ระเบยบวาระการประชม

๔. องคประชม

แบบฝกหดทบทวน

1. 3 ชนด 2. 4 ชนด 3. 5 ชนด 4. 6 ชนด

๗. การจดบนทกรายงานการประชมมจดประสงคอยางไร

๑. ใชเปนหลกฐานอางองได

๒. แสดงกจการทดาเนนมาแลว

๓. ยนยนการปฏบตงาน

๔. ขอ ก. ข. และ ค.

แ

แบบทดสอบ

การเขยนเอกสารราชการ

แ

๑.ขอใดมใชหนงสอราชการ

๑.หนงสอทมรภ.สวนสนนทามไปถงมรภ.พระนคร

๒.หนงสอทบรษทคอมพวเตอรทอปเทคจากดมไปถง

คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย

๓.หนงสอทสโมสรนกศกษามรภ.สวนสนนทามไปถง

สโมสรนกศกษามรภ.ธนบร

๔.หนงสอทคณะครศาสตรมไปถงคณะศลปกรรม-

ศาสตร

แ

๒.หนงสอภายในตางจากหนงสอภายนอกอยางไร

๑.การเขยนคาขนตน

๒.การเขยนทอย

๓.การเขยนเนอหา

๔.กระดาษทใช

แ

๓.ถาตองการเขยนจดหมายถงนายกรฐมนตรจะเขยน

คาขนตนและคาลงทายวาอยางไร

๑. เรยน-ขอแสดงความนบถอ

๒. เรยน-ขอแสดงความเคารพ

๓. กราบเรยน-ขอแสดงความนบถออยางยง

๔. กราบเรยน-ขอแสดงความเคารพอยางสง

แ

๔.ระเบยบวาระการประชมขอใดทตองขอมตทประชม

๑. เรองสบเนอง

๒. เรองเสนอเพอพจารณา

๓. เรองรบรองรายงานการประชม

๔. เรองประธานแจงใหทประชมทราบ

แ

๕.ขอใดไมใชความสาคญของรายงานการประชม

๑. เพอยนยนการปฎบตงาน

๒. เพอเปนหลกฐานอางอง

๓. เพอแจงผเกยวของทราบ

๔. เพอแสดงความสามารถของเลขานการ