การเตรยมสถานทสมมนา

1

การจดสมมนาแตละครงสงทสรางความยงยาก อกอยางหนง คอ การเตรยมการเกยวกบการจดสถานทและการเตรยมวสดอปกรณ เพออ านวยความสะดวกในขณะด าเนนการจดการสมมนา ซงมบทบาทตอการจดการสมมนา แตละครงเปนอยางมาก

2

การเตรยมสถานทสมมนา

กอนทจะด าเนนการจดสมมนาอยางเปนทางการองคประกอบของกระบวนการจดสมมนายงตองพจารณาถงความสมพนธกนกบสถานททใชในการด าเนนการสมมนาไปพรอมๆ กน เพอจะท าใหการสมมนาด าเนนการไปดวยความเรยบรอย โดยมรายละเอยดทตองน ามาพจารณาดงตอไปน

3

1. วตถประสงคการจดสมมนา มรายละเอยดดงน

1.1 เพอใหการด าเนนการจดสมมนาด าเนนไปอยางราบรนประสบความส าเรจพบขอบกพรองนอยทสดในการจดสมมนา

1.2 เพอสรางบรรยากาศภายในหองสมมนา บรเวณรอบอาคารสถานทใหเกดความนาสนใจสอดคลองกบเรองทจดสมมนา

1.3 เพอสรางความภาคภมใจใหเกดแกผเขารวมสมมนา ผจด หรอเจาภาพในการจดสมมนา

4

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา

2. ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา การจดสถานท เพอการประชมสมมนา ตามวตถประสงคทก าหนดไวเปนหนาทของฝายจดสถานทโดยตรงทตองประสานไปยงฝายทเกยวของภายในกลมสมมนาดวยกนเอง เพอการด าเนนการจดการประชมสมมนา ใหด าเนนการไปดวยความเรยบรอย โดยฝายสถานทจะตองทราบขอมลดงตอไปน

5

6

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา1.จ านวนผเขารวมสมมนาทงหมดมก

คน เ ปนชายก คน เ ปนหญงก คน

จ านวนทนงกทนงตอหองสมมนาและ

ควรจดทนงส ารองไวจ านวนเทาใด

7

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา2.จ านวนและขนาดของหองทใชสมมนา หองสมมนาตองไมกวางใหญเกนไปและ

ไมคบแคบเกนไป ควรจดหองให

เหมาะสมกบจ านวนผเขารวมสมมนา

8

3.สถานทตงของหองสมมนาหรอหอง

ประชม ตองสามารถเดนทางเขาถงได

สะดวกมบรเวณสถานทจอดรถ

กวางขวาง รมรน ปลอดภย และควร

เปนสถานททคนร จกทวไป

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา

9

4. ความสมพนธระหวางหองสมมนาใหญ – สมมนากลมยอย-หองน า-หองรบรอง ดงผงตวอยาง

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา

10

หองประชมขนาดเลก

หองประชมขนาดเลก

หองประชมใหญ

หองประชมขนาดกลาง

หองประชมขนาดกลาง

หองประชมขนาดกลางหองรบรองใหญ

หองประชมขนาดเลก

หองน า

หองรบรองเลก

ทางเดน

11

5.ลกษณะของหองสมมนา ควรเปน

เอกเทศ คอหองสมมนาควรเปน

หองทแยกจากสวนบรการอนๆ

ผนงหองควรปดมดชดไมมกลน

หรอเสยงเขารบกวนขณะมการ

ประชม

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา

12

6. เปนหองทมอากาศถายเทสะดวก คอมระบบการฟอกอากาศ

หรอเครองกรองอากาศ มระบบ

ควบคมอณหภม ควบคมแสงสวาง

รวมไปถงระบบเสยงทเหมาะสม

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา

13

7.เครองอ านวยความสะดวกภายในหองสมมนาแตละหอง เชนการจด

โสตทศนปกรณ เครองมอ

เครองใชใหพรอม และผดแล

เครองมอตางๆ ดวย

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา

14

8.จดท าแผนทเดนทางมาหองสมมนา

ตดลกศรชบอกทางเขาออก และตด

ปายบอกชอหองประชมสมมนาให

ชดเจน

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา

15

9. จดท าปายชอวทยากร ปายประธาน ปายชอประจ าตวผเขารวม

สมมนา ปายรบลงทะเบยนในกรณ

ทผเขารวมสมมนามาลงทะเบยน

หนางาน ปายประชาสมพนธตางๆ

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา

10. การวางแผนออกแบบเวทสมมนา ใหมความเหมาะสมกบเรองและบรรยากาศขนาดของเวทสมมนาไมเลกไมใหญจนเกนไป

16

ขอมลประกอบการจดสถานทสมมนา

17

การเตรยมเกยวกบสถานท

1. ตดตอขออนญาตใชสถานท

2. ส ารวจอปกรณ สงอ านวยความสะดวก

ในหอง

3. ดแลเรองความสะอาด

4. เตรยมการและตรวจสอบกอน 1 วน

รปแบบการจดหองสมมนา

การจดหองสมมนาควรจดให วทยากรมองเหนหนาผเขารวมสมมนาไดทกคน มชองทางเดนสะดวกคลองตว ไมแคบเกนไป จดสภาพแวดลอมใหดด ดสบาย พนทสะอาด สามารถจดไดหลายรปแบบตามความเหมาะสม ตามความนยม โดยยดประโยชนทไดรบและความสะดวกเปนหลก สวนการจดวางโตะนงของ หองสมมนาแตละขนาดสามารถจดไดดงน

18

19

1. การจดหองสมมนาขนาดใหญ ส าหรบผเขารวมประชมสมมนาทมจ านวนมากตงแต 50 คนขนไปใหจดโตะวทยากรไวดานหนา สงกวาโตะผเขารวมสมมนา จะม 2 แบบคอ การจดหองสมมนาแบบทนงโรงภาพยนตร และ การจดหองสมมนาแบบหองเรยน

รปแบบการจดหองสมมนา

การจดหองสมมนาขนาดใหญ1.แบบทนงในโรงภาพยนตร –เปนทนงแบบไมมโตะ หรอ

ใชโตะแบบมแทนรองเขยน จดเปนแนวตรงหรอแนว

เฉยงเขาหา วทยากร นยมใชประชมสมมนาในองคกร

ขนาดใหญ

20

21

22

การจดทนงแบบเฉยงเขาหากน

23

การจดทนงแบบไมมโตะแนวตรง

24

2.แบบทนงในหองเรยน – มโตะและเกาอ

ใหผสมมนาเพอสะดวกในการจดบนทก

มชองทางเดนตรงกลาง สามารถจดได

4 แบบ

การจดหองสมมนาขนาดใหญ

25

การจดทนงแบบในหองเรยน

26

แบบแบงชองเดนตรงกลาง

27

แบบเชอมโตะยาว

28

แบบหวลกศร

29

2. การจดหองสมมนาขนาดเลก ผเขารวมสมมนาประมาณ 10-20 คน

1.แบบทนงรปตวU หรอตวV –วทยากร หรอประธานนงอยหวโตะ

ดานซาย และดานขวา ผสมมนามองเหน

กจกรรมการสมมนาไดชดเจน

รปแบบการจดหองสมมนา

30

แบบรปตวย

31

แบบรปตวว

32

2.แบบทนงรปตวท – ประธานหรอ

วทยากรนงหวโตะ สมาชกนงในสวนท

เปนแนวยาว

รปแบบการจดหองสมมนา

33

แบบรปตวท

34

3.แบบทนงรปตวโอ – ทกคนนงอยรอบๆ

โตะ ประธานนงหวโตะ เลขานการนงอย

หวโตะอกดานหนง

รปแบบการจดหองสมมนา

35

แบบรปตวโอ

36

แบบรปตวโอ

37

4.แบบทนงรปตวแอล – ผสมมนานง

รอบตวอกษรตวแอล ผวทยากรจะนง

ตางหาก ดงรป

รปแบบการจดหองสมมนา

38

แบบรปตวแอล

39

5.แบบทนงโตะกลมและสเหลยม – ทก

คนจะนงรอบๆ โตะ ทกๆฝายจะ

สามารถอภปรายไดทวถง

รปแบบการจดหองสมมนา

40

แบบรปโตะกลม

41

แบบรปสเหลยม

42

6.แบบทนงกระจายกลม – จดโตะเปน

กลมแตหนทนงไปทางประธาน เพอ

ความสะดวกในการฟงค าบรรยาย จะใช

ในการท ากจกรรมกลมยอย

รปแบบการจดหองสมมนา

43

แบบทนงกระจายกลม

44

7.แบบอ านวยการ – จดงายๆ เนนใน

เรองความอ านวยความสะดวก และ

เพอใหเกดความใกลชดสนทสนม

ระหวางสมาชกผเขารวมสมมนา จะใชใน

การจดกจกรรมกลมยอย

รปแบบการจดหองสมมนา

45

แบบรปโตะเดยวหรอหลายโตะ

46

3. การจดหองสมมนาขนาดกลาง

มจ านวนผเขารวมสมมนาประมาณ 30-

50 คน

ประยกตรปแบบของการจดสมมนาใหญ

หรอขนาดเลกมาใชได

รปแบบการจดหองสมมนา

47

4.การจดหองสมมนากลมยอย

อาจแบงกลมยอยไปตามหองสมมนา

ขนาดเลกใกลๆกนได

แบงเปนกลมในหองสมมนาใหญ

รปแบบการจดหองสมมนา

48

แบบกลมยอย

49

มองคประกอบดงน

1.ธงชาต โตะหมบชา พระบรมฉายา

ลกษณของพระบาทสมเดจพระ

เจาอยหว

การจดเวท (แบบพธการ)

50

2.โตะประธานหรอวทยากร

3.ฉากหรอมานตดตวอกษรชอการ

สมมนา

4.แทนส าหรบพธกร ,ผกลาวรายงาน

การจดเวท (แบบพธการ)

51

จดวางไวดานขวาของเวท หนหนา

เขาหาผรวมสมมนา

ธงชาตอยดานขวาของโตะหมบชา

พระบรมฉายาลกษณอยซาย

โตะหมบชา ธงชาต

พระบรมฉายาลกษณ

52

จดวางไวกลางเวท

ตองดวาวทยากรมกคน จะใชโตะนง

หรอแทนบรรยาย

หาผาปใหเรยบรอย มไมโครโฟนเทา

จ านวนวทยากร

โตะประธานหรอวทยากร

53

ดานหนาของโตะควรมแจกน

ดอกไมประดบ

เตรยมปายชอของประธานและ

วทยากร ตงบนโตะใหตรงกบทนง

โตะประธานหรอวทยากร

54

อยดานหลงโตะหมบชา และโตะ

ประธานหรอวทยากร

สาระส าคญทตองเขยน

ชอการสมมนา , (จดท าโดย...)

วน เดอน ป

ฉากหรอมานตดตวอกษร

55

อยดานลางขวามอของเวท หนหนา

อยในระดบกลาง ระหวางประธาน

กบผสมมนา

ควรมไมโครโฟนและแจกนดอกไม

ประดบ เพอความสวยงาม

แทนส าหรบพธกร

56

1.หองรบประทานอาหารวาง

มกจดใหยนรบประทาน โดยจด

ของวางเปนชดๆ

จดไวใกลๆ กบหองสมมนา

การจดหองรบประทานอาหาร

57

2.หองรบประทานอาหาร

ควรเลอกอาหารใหเหมาะสมกบมอ

อาหาร

สวนมากจะจดเปนบฟเฟต

การจดหองรบประทานอาหาร