คมอการปฏบตงานการตรวจสอบภายใน ขององคการสะพานปลา

พ.ศ. 255๕

…………………………………………………………………..

1. หลกการและเหตผล ฝายตรวจสอบภายใน เปนหนวยงานทตงขนตามขอบงคบองคการสะพานปลา วาดวยระเบยบบรหารและแบงสวนงาน พ.ศ. 2550 มหนาทและความรบผดชอบเกยวกบกจกรรมดานการประเมนผลอยางมอสระ ท าการตรวจสอบ วเคราะห ประเมนผลการปฏบตงานดานตาง ๆ ตลอดจนใหขอเสนอแนะใหค าปรกษา รวมทงใหขอมลเกยวกบงานทไดตรวจสอบ โดยการตรวจบญชการเงน การพสด ตลอดจนงานดานอน ๆ ใหเปนไปตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ค าสง มตคณะกรรมการองคการสะพานปลา มตคณะรฐมนตร ใหค าแนะน าวธปรบปรงแกไขระบบบญชการเงน การพสดและการปฏบตงานดานอน ๆ ซงไมถกตอง ไมรดกมพอในหนวยงานสวนกลางและสวนภมภาค สบสวนสอบสวนการกระท าผดเกยวกบการเงน การบญช การพสดและการปฏบตงานตรวจสอบประเดนประสทธภาพ ประสทธผลของระบบบรหารความเสยง ท าหนาทประสานงานและจดการประชมคณะกรรมการตรวจสอบขององคการสะพานปลา เพอใหการปฏบตงานของฝายตรวจสอบภายใน เปนไปดวยความถกตองเรยบรอยสอดคลองกบแนวทางปฏบตงานตรวจสอบภายในดานองคกร และดานการปฏบตงานตรวจสอบภายในของฝายงานคณะกรรมการนโยบายรฐวสาหกจ กระทรวงการคลง ฝายตรวจสอบภายในจงไดจดท าคมอการปฏบตงานการตรวจสอบภายในขององคการสะพานปลา เพอใชเปนแนวทางการปฏบตงานทถกตอง เปนบรรทดฐานเดยวกนและเปนไปตามมาตรฐานการปฏบตงานวชาชพการตรวจสอบภายใน 2. บทบาทและความรบผดชอบ ผตรวจสอบภายในมหนาทและความรบผดชอบตามทก าหนดไวในกฏบตรวาดวยวตถประสงค อ านาจ หนาทและความรบผดชอบของฝายตรวจสอบภายใน ฉบบทใชในปจจบน และฉบบทแกไขในภายหนา การตรวจสอบภายในจะครอบคลม ถง

2.1 ประสทธภาพ ประสทธผลในการด าเนนงานและการใชทรพยากร 2.2 ความถกตอง เชอถอไดของขอมลทางการเงนและการด าเนนงาน 2.3 การดแล รกษาทรพยสน มใหเกดการสญเสย หรอความเสยหายใด ๆ 2.4 การปฏบตตามนโยบาย วธปฏบตงาน กฎหมาย ระเบยบ และขอบงคบ 2.5 ประสทธภาพ ประสทธผลของการควบคมภายในและการบรหารความเสยง

3. แนวทางปฏบตงานตรวจสอบภายใน 3.1 จรรยาบรรณส าหรบผตรวจสอบภายใน ผตรวจสอบภายใน จะตองปฏบตหนาทดวยความระมดระวงโดยยดถอปฏบตตามหลกจรรยาบรรณของผตรวจสอบภายในขององคการสะพานปลาฉบบทใชในปจจบน และฉบบทแกไข

- 2 -

ในภายหนา โดยผตรวจสอบภายในทกคนพงยดถอและด ารงไวซงหลกความซอสตย ความเทยงธรรม ความรความสามารถ และการรกษาความลบในการปฏบตงานตรวจสอบภายใน 3.2 ความเปนอสระ ผตรวจสอบภายใน ตองมความเปนอสระและมความเทยงธรรมในการปฏบตงานตรวจสอบภายใน โดยผตรวจสอบภายในรายงานตรงตอผอ านวยการฝายตรวจสอบภายในและผอ านวยการฝายตรวจสอบภายในรายงานตรงตอผอ านวยการองคการสะพานปลา และคณะกรรมการตรวจสอบขององคการสะพานปลา ผตรวจสอบภายในแตละคนตองเปดเผยความขดแยงทางผลประโยชนทอาจมขนจากการปฏบตงานตรวจสอบ การแตงตง การโยกยาย การถอดถอน ก าหนดคาตอบแทน การพจารณาความดความชอบของผตรวจสอบภายในตองผานการพจารณาจากคณะกรรมการตรวจสอบกอน 3.3 ความสมพนธกบฝายบรหาร ผสอบบญชและองคกรก ากบดแลอน ผอ านวยการฝายตรวจสอบภายใน ควรหารอและวางแผนการตรวจสอบภายในรวมกบผบรหาร ผสอบบญช ในการจดท าแผนการตรวจสอบภายในและการด าเนนการตาง ๆ เพอใหมนใจวาแผนการตรวจสอบภายใน ครอบคลมประเดนทเกยวของอยางมประสทธผล และเกดความซ าซอนนอยทสด 3.4 บคลากร การพฒนาและการฝกอบรม ผอ านวยการฝายตรวจสอบภายใน มความรบผดชอบในการด าเนนการเพอใหมนใจไดวา ฝายตรวจสอบภายในมบคลากรทมความร มทกษะ มคณสมบตและประสบการณในการปฏบตงานตรงตามวตถประสงคของการตรวจสอบ และตามมาตรฐานทก าหนด โดยรบผดชอบในการสรรหาบคลากรทมคณสมบตคณลกษณะทเหมาะสมรวมทงการไดรบการอบรมทางวชาชพ รบผดชอบ ในการก าหนดขนาด จ านวนผตรวจสอบภายใน คณสมบตและประสบการณในการปฏบตงานและสอบทานใหอยในระดบทเพยงพอและเหมาะสมตลอดเวลา 4. ขนตอนการปฏบตงานตรวจสอบ การปฏบตงานตรวจสอบภายในแบงเปน 5 ขนตอน ดงน

4.1 การวางแผนการตรวจสอบเชงกลยทธ 4.2 การวางแผนการตรววจสอบในรายละเอยด 4.3 การปฏบตงานตรวจสอบ 4.4 การรายงานผลการตรวจสอบ (ฉบบสมบรณ) 4.5 การตดตามผล

4.1 การวางแผนการตรวจสอบเชงกลยทธ

ผอ านวยการฝายตรวจสอบภายใน มหนาทรบผดชอบในการจดท าแผนการตรวจสอบระยะยาว 3-5 ป และแผนการตรวจสอบประจ าปตามความเสยงขององคการสะพานปลา ครอบคลมถงกจกรรมหรอกระบวนการทางธรกจ ทกกจกรรม หรอทกกระบวนการ และตองทบทวนความเหมาะสมของแผนการตรวจสอบเปนประจ าทกป

- 3 -

ขนตอนการจดท าแผนการตรวจสอบระยะยาว 3-5 ป และแผนการตรวจสอบประจ าป (1) หารอรวมกบผบรหารระดบสง และ/หรอคณะกรรมการตรวจสอบเกยวกบ

ประเดนทฝายบรหารและ/หรอคณะกรรมการตรวจสอบคาดหวงวา ฝายตรวจสอบภายในควรจะด าเนนการในระยะเวลาทวางแผน การเปลยนแปลงทางธรกจทส าคญ และประเดนทมความเสยงสง เพอใหฝายตรวจสอบภายในสามารถวางแผนไดครอบคลมและเกดประโยชนแกฝายบรหารอยางเตมท

(2) รวบรวมขอมลเพอศกษาและท าความเขาใจเกยวกบธรกจ ความเสยง และเปาหมายหรอวตถประสงคขององคการสะพานปลา ซงอาจหมายความรวมถงการหารอรวมกบฝายบรหารเกยวกบประสทธผลในการบรหารความเสยงดวย

(3) ประเมนความเสยงขององคการสะพานปลา พรอมทงจดล าดบความส าคญของหนวยงานหรอกจกรรมทจะตองท าการตรวจสอบ

(4) จดท าแผนการตรวจสอบส าหรบ 3-5 ป และแผนการตรวจสอบประจ าป ซงจดท าขนตามผลการประเมนความเสยง พรอมทงหารอกบฝายบรหารและพจารณาทรพยากรทจ าเปนในการตรวจสอบ

(5) น าเสนอแผนการตรวจสอบส าหรบ 3-5 ป และแผนการตรวจสอบประจ าปเสนอตอผอ านวยการองคการสะพานปลา เพอพจารณากอนน าเสนอคณะกรรมการตรวจสอบและ/หรอคณะกรรมการองคการสะพานปลาเพอพจารณาอนมต

(6) การทบทวน แกไข ปรบปรงแผนการตรวจสอบตามความจ าเปนและเหมาะสม เชน การเพมหนวยธรกจ หรอการเปลยนแปลงในวตถประสงคขององคการสะพานปลา หรอการเปลยนแปลงความเสยง การทบทวนปรบปรงแกไขแผนการตรวจสอบ จะตองเสนอตอผอ านวยการองคการสะพานปลาพจารณากอนน าเสนอคณะกรรมการตรวจสอบ และหรอคณะกรรมการองคการสะพานปลาเพออนมต

4.2 การวางแผนการตรวจสอบในรายละเอยด

การวางแผนการตรวจสอบในรายละเอยดควรสอดคลองกบแผนการตรวจสอบระยะยาว (3 – 5 ป) และแผนการตรวจสอบประจ าป และตองไดรบการสอบทานและอนมตจากผอ านวยการฝายตรวจสนอบภายใน การวางแผนการตรวจสอบในรายละเอยด ตองพจารณาถงวตถประสงคของกจกรรมทจะตรวจสอบ ความเสยงทส าคญของกจกรรมนน ความเพยงพอและประสทธผลของการบรหารความเสยง ระบบการควบคมภายใน ทงนควรใหครอบคลมถงประสทธภาพและประสทธผลในการด าเนนงาน การใชทรพยากรอยางประหยด การเกบรกษาทรพยสน การปฏบตตามกฏหมาย และระเบยบทเกยวของ ขนตอนการวางแผนการตรวจสอบในรายละเอยดประกอบดวย (1) ประชมชแจงรายละเอยดเกยวกบการตรวจสอบ วนก าหนดงานแลวเสรจ และ

จดท าสรปภาพรวมของหนวยงานทจะตรวจสอบ

- 4 -

(2) ก าหนดวตถประสงคการตรวจสอบกจกรรมทก าหนดไว โดยวตถประสงคของการตรวจสอบจะตองสอดคลองกบวตถประสงคของกจกรรม และวตถประสงคขององคการสะพานปลา

(3) สอบทานขอมลเบองตนเกยวกบกจกรรมทจะท าการตรวจสอบ เชน นโยบาย และระเบยบวธปฏบตทเกยวของ ผลการตรวจสอบงวดกอน เอกสารหลกฐานตาง ๆ

(4) ส ารวจขอมลขนตน หารอกบผบรหารหนวยรบตรวจ ทจะท าการตรวจสอบและบนทกเปนลายลกษณอกษร รวมทงขอความเหนในประเดนเกยวกบนโยบาย ระเบยบ วธปฏบตและการด าเนนงาน ขอโตแยงทมสาระส าคญ

(5) ประเมนความเสยงและการควบคมภายใน พรอมทงจดท าแผนการตรวจสอบในรายละเอยด โดยก าหนดวธการตรวจสอบตามความเสยงและการควบคม

(6) หารอกบผตรวจสอบภายใน ในประเดนเกยวกบวธการตรวจสอบและประมาณการเวลาในแตละชวงของงานตรวจสอบ

(7) ทดสอบระบบโดยการปฏบตตาม เพอท าความเขาใจในกจกรรมทจะท าการตรวจสอบ โดยการสมภาษณ วเคราะหขอมลและการบนทกแผนภาพการปฏบตงาน (Flow Chart)

(8) ก าหนดขอบเขตการปฏบตงานและแนวทางในการตรวจสอบ การสมตวอยาง การทดสอบรายการ

การสอบทานขอมลเบองตน

การสอบทานขอมลการตรวจสอบกอนส ารวจขอมลขนตน เพอใหผตรวจสอบภายในไดรบทราบถงลกษณะการปฏบตงานของหนวยรบตรวจ และบางประเดนทผตรวจสอบภายในไดตงขอสงเกตไวในการตรวจสอบครงกอน

วตถประสงคของการสอบทานขอมลเบองตน 1) เพอใหทราบสถานภาพของหนวยรบตรวจ ขอมลเกยวกบธรกจ การตลาด เทคโนโลย การใหบรการ กฎระเบยบทเกยวของ รปแบบการบรหาร สไตลของ ผบรหาร โครงสรางของหนวยรบตรวจ สถานทตรวจสอบ แผนการใหบรการ และการควบคม 2) เพอใชเปนขอมลในการก าหนดขอบเขตและวตถประสงคของการตรวจสอบ 3) เพอใชเปนขอมลขนตนในการวางแผนจดสรรบคลากร ระยะเวลาการตรวจสอบ 4) เตรยมความพรอมในการตรวจสอบปญหาทผดปกตหรอปญหาทส าคญ 5) เพอประเมนการควบคมภายใน 6) เปนขอมลเบองตนทใชจดท าแผนการตรวจสอบในรายละเอยดและกระดาษ ท าการ

- 5 -

แหลงขอมล

1) วตถประสงคและเปาหมายของแผนการตรวจสอบ 2) นโยบาย แผน กระบวนการท างาน กฎ ระเบยบ ขอบงคบ ซงอาจจะมผลกระทบ ทส าคญตอการปฏบตงานและการรายงาน 3) ขอมลเกยวกบหนวยรบตรวจ เชน ค าบรรยายลกษณะงาน จ านวนและชอของ พนกงานและรายละเอยดเกยวกบการเปลยนแปลงในหนวยงาน 4) ขอมลงบประมาณ ผลการด าเนนงานทเกยวของกบงบประมาณ และขอมลทาง การเงน เกยวกบกจกรรมทจะตรวจสอบ 5) กระดาษท าการของการตรวจสอบครงกอน เพอใหทราบสภาพแวดลอมการ ควบคม ระบบการควบคมภายใน จดออน ความเสยง ประเดนปญหาทยงไม แกไขจากการตรวจสอบครงกอน 6) ผลการตรวจสอบอน ๆ ซงรวมถงรายงานของผตรวจสอบบญชภายนอก 7) แฟมเอกสารโตตอบระหวางหนวยรบตรวจกบองคการสะพานปลา เพอก าหนด ประเดนส าคญในการตรวจสอบ 8) การมอบอ านาจหรอขอก าหนดพเศษอน ๆ ทเปนลายลกษณอกษร การส ารวจขอมลขนตน การส ารวจขอมลขนตน เปนกระบวนการทใชในการรวบรวม จดเรยง สรปและประเมนขอมล เพอใชในการปรบปรงพฒนาแผนการตรวจสอบ และเปนเครองมอทดในการน าเอาทรพยากรของฝายตรวจสอบมาใชไดอยางมประสทธผลทสด

เทคนคการส ารวจขอมล

1) การประชม เพอส ารวจขอมลขนตน เปนการสมภาษณผปฏบตงานของหนวยรบตรวจททราบขนตอนการปฏบตงานในรายละเอยด เพอใหผตรวจสอบภายในเกดความเขาใจในวธการปฏบตงาน

2) การสงเกตการณและการสอบถาม ใชสงเกต วธปฏบตงานของผปฏบตงาน และสอบถามเพอยนยนความเขาใจ ขนตอนนจะท าใหไดมาซงหลกฐานเกยวกบการปฏบตงานจรง ท าใหเหนทางเดนของเอกสารและ/หรอระบบ

3) การส ารวจพนทจร ง เ พอท าความเขาใจเกยวกบลกษณะการด าเนนงาน บรรยากาศในการท างาน ส งอ านวยความสะดวก ความสมพนธระหวางสวนงานตาง ๆ และผงการท างาน

4) เอกสารหลกฐานตาง ๆ ผตรวจสอบภายในตองเขาใจการด าเนนงานของหนวยรบตรวจ เพอทจะสามารถประเมนระบบการควบคมภายในวามเพยงพอหรอไม เอกสารหลกฐานทเกบไวในแฟมถาวรใชเปนหลกฐานอางองทใชในการประเมนระบบการควบคมภายในและวธการตรวจสอบ เชน Flowcharts, การอางองนโยบายในการด าเนนงาน

- 6 -

และขอมลเกยวกบคแขงและสวนประกอบอนในสภาพแวดลอมของหนวยรบตรวจ

5) วธการตรวจสอบเชงวเคราะห โดยท าการเปรยบเทยบผลทเกดขนจรงกบงบประมาณ ตรวจสอบแนวโนมจากปหนงไปอกปหนง หรอแนวโนมของหลาย ๆ ป ดการบนทกขอมลทผดปกตโดยวธการ Scan ขอมล เปนตน

การประเมนการควบคมภายใน หมายถง การพจารณาตดสนเกยวกบเปาหมาย (Purpose) ประสทธผล (Effectiveness) จดแขง (Strengths) และจดออน (Weaknesses) วามและเปนอยในระดบใด โดยการสอบทานและทดสอบ ทงโดยวธการทดสอบการควบคมภายใน (Compliance Test) และ/หรอ การทดสอบรายการ (Substantive Test) ในการประเมนระบบควบคมภายใน ผตรวจสอบภายในอาจใช ICQ (Internal Control Questionnaires) ซงเปนชดของกลมค าถามทเกยวกบระบบการควบคมภายในเรองหนงโดยเฉพาะ เพอชวยใหสามารถวางแผนการสอบถามระบบการควบคมภายในทมอยไดอยางมหลกเกณฑมากขน

แนวทางการตรวจสอบ แนวทางการตรวจสอบควรก าหนดวตถประสงค วธการรวบรวมเอกสารหลกฐาน เชนการสงเกตการณ การสอบถาม การทดสอบ การค านวณ เปนตน โดยในการจดท าแนวทางการตรวจสอบจะตองพจารณาตามผลการประเมนความเสยง แนวทางการตรวจสอบจะตองระบใหมการรวบรวมเอกสารหลกฐานทชดเจน รดกม ควรระบขอบเขตในการปฏบตงาน เชน ระบจ านวนตวอยางในการรวบรวมเอกสารหลกฐาน 4.3 การปฏบตงานตรวจสอบ

4.3.1 การประชมเปดการตรวจสอบ กอนเรมงานตรวจสอบ ฝายตรวจสอบภายในจะจดใหมการประชม รวมกบหนวยรบตรวจ เพอชแจงวตถประสงค ขอบเขตงาน ระยะเวลาของแผนการตรวจสอบอยางคราว ๆ เพอใหหนวยรบตรวจทราบ และเปนการเปดโอกาสใหผตรวจสอบภายในสรางความสมพนธทดกบหนวยรบตรวจ ท าใหเกดความรวมมอในการท างาน ชวยใหไดขอมลทจ าเปนในการตรวจสอบ ในการประชมเปดงานตรวจสอบ ฝายตรวจสอบภายในควรตดตอกบหนวยรบตรวจ และตกลงเวลาเพอประชมเปดงานตรวจสอบ การประชมจะมทมผตรวจสอบภายใน ผบรหารและผปฏบตงานทเกยวของของหนวยรบตรวจเขารวมประชม โดยผอ านวยการฝายตรวจสอบภายในจะเปนผน าการประชม วาระการประชมจะมการชแจงวตถประสงค ขอบเขตของการตรวจสอบ เปาหมาย ลกษณะของการตรวจสอบ รายชอผตรวจสอบภายในและระยะเวลาในการท างานโดยประมาณ อาจแจงถงเอกสารทตองการสอบทาน บคคลทตองการสมภาษณ การท างานทตองสงเกตการณ หลงการประชมเสรจ ฝาย

- 7 -

ตรวจสอบภายในตองจดท ารายงานการประชมโดยสรปสาระส าคญทไดจากการประชมเปนลายลกษณอกษร 4.3.2 ขนตอนการปฏบตงานตรวจสอบ

ขนตอนการปฏบตงานตรวจสอบตามแนวทางทไดรบอนมต มดงน 1) การปฏบตงานตรวจสอบ - การทดสอบรายการ โดยท าการรวบรวมขอมลทเกยวของ เชน

การสงเกตการณการปฏบตงาน การตรวจสอบหลกฐาน ฯลฯ และด าเนนการวเคราะหและสรปผล

- รวบรวมเอกสารหลกฐาน โดยใชวจารณญาณของผตรวจสอบภายใน เพอใหไดเอกสารหลกฐานทเพยงพอ เชอถอได เกยวของและมประโยชน

- การสมตวอยางเปนสวนหนงของเทคนคการรวบรวมหลกฐานการตรวจสอบประเภทหน ง ซ งการ เล อกต วอย างข นมาน มวตถประสงคเพอตรวจแทนการตรวจในรายละเอยดทงหมด (100%) โดยทวไปม 2 วธ คอ การใชวธสมตวอยางทางสถต (Statistical Sampling) ซงอาจใชการเลอกจากตารางสม การเลอกจากกลมหรอประเภททจดไว การเลอกตามมลคา ฯลฯ และการใชดลยพนจในการสมตวอยาง (Judgment Sampling) โดยใชวจารณญาณของผตรวจสอบภายในในการสมตวอยาง หรอก าหนดขนาดตวอยางแทนทจะใชวธการทางสถตในสถานการณบางอยาง เชน กรณเรงดวน หรอมเวลาในการตรวจสอบนอยมาก

2) ผตรวจสอบภายใน ควรหารอกบหนวยรบตรวจในการปฏบตงานทกขนตอน เพอยนยนความเขาใจและขอเอกสารหลกฐานเพมเตม

3) การบนทกหลกฐานและผลการตรวจสอบในกระดาษท าการ เพอเปนหลกฐานในการปฏบตงานใหใชมาตรฐานเดยวกนตามทก าหนด ทงในดานรปแบบและการจดเกบ รวมถงการเปดเผยตอบคคลภายในและภายนอกองคกร

4) การสอบทานและลงนามในกระดาษท าการ โดยผอ านวยการฝายตรวจสอบภายในหรอผตรวจสอบภายในทไดรบมอบหมาย

5) การประชมกบผบรหารหนวยรบตรวจ โดยมการก าหนดระยะเวลาอยางสม าเสมอ เพอรายงานผลการปฏบตงาน หรอความคบหนาในการปฏบตงานตรวจสอบ ซงจะท าใหมนใจวาการปฏบตงานเปนไปตามแผนงานทก าหนด และมการสอบทานผลการตรวจสอบอยางเหมาะสม

- 8 -

4.3.3 กระดาษท าการและหลกฐานการตรวจสอบ

กระดาษท าการ เปนบนทกขอมลทไดมาและการวเคราะหทไดจดท าขนจากการปฏบตงานของผตรวจสอบภายในและเอกสารตาง ๆ ทผตรวจสอบภายในรวบรวมขนจากภายในและภายนอกหนวยรบตรวจ รวมทงสรปผลการปฏบตงานเพอใชในการเขยนรายงานการตรวจสอบและเสนอแนะแนวทางแกไขขอบกพรอง และเปนหลกฐานเชอมโยงระหวางรายงานและการตรวจสอบวาไดด าเนนการมาอยางไร

การบนทกรายละเอยดในกระดาษท าการ

การบนทกสงทตรวจพบจากการตรวจสอบ (Audit Finding) 1) วตถประสงคและขอบเขตการปฏบตงาน 2) หลกเกณฑทใชในการตรวจสอบ (Criteria) คอ นโยบาย กระบวนการ

มาตรฐาน กฏระเบยบตาง ๆ ทไดก าหนดไว ซงหนวยรบตรวจจะตองรบทราบและปฏบตตาม

3) สภาวการณ (Condition) คอ สถานการณหรอสงทเกดขนจรงในขณะทเขาท าการตรวจสอบ หรอ ประเดนเรองทตรวจพบ

4) สาเหต (Cause) คอ สาเหตของปญหา เปนหนาทของหนวยรบตรวจทจะแกปญหา โดยมผตรวจสอบภายในเปนผใหค าปรกษา

5) ผลกระทบ (Effect) คอ ผลกระทบทเกดขนจรงหรออาจเกดขนได จากสถานการณนน ๆ

6) ขอเสนอแนะ (Recommendations) ทตรงตอปญหา และควรใหทางเลอกและขอเสนอแนะทสามารถน าไปประยกตใชในการจดการแกปญหา โดยเนนถงความจ าเปนและทางเลอก ซงสมพนธกบวตถประสงคของการควบคมภายในแตละวตถประสงค

7) การแสดงความเหนของหนวยรบตรวจ 8) ประเดนทผตรวจสอบภายในและหนวยรบตรวจยงหาขอยตรวมกน

ไมได

การรวบรวมและการเกบรกษากระดาษท าการ

ผตรวจสอบภายในจะตองรวบรวมกระดาษท าการทงหมดไวในแฟมใหเรยบรอยเพอสะดวกในการคนหา หรออางองในภายหลง โดยแยกเกบไวในแฟม 2 ประเภท ดงน 1. แฟมถาวร หมายถง แฟมทรวบรวมกระดาษท าการทมความส าคญ และเปนประโยชนตอการตรวจสอบตลอดไป เชน

1) หนวยรบตรวจและภารกจหลก 2) ผงการจดองคการ การแบงสวนงาน นโยบายบรหารและการ ด าเนนงาน

- 9 -

3) ขอบเขตอ านาจของเจาหนาท และผบรหารแตละต าแหนงและ ตวอยางลายมอชอของผเกยวของ 4) ระบบการปฏบตงาน ขนตอนการปฏบตงานและคมอการ ปฏบตงาน 5) ระบบบญชและนโยบายการบญช 6) กฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ค าสง ประกาศ และอน ๆ 7) ส าเนาหนงสอสญญา หรอขอตกลงทมผลใชบงคบเปนระยะเวลา ยาวนาน 8) รายงานการตรวจสอบบญชของฝายงานการตรวจเงนแผนดน 9) รายงานการตรวจสอบภายในแตละป 10) ส าเนารายงานการประชม 11) อน ๆ

2. แฟมปจจบน หมายถง แฟมทรวบรวมกระดาษท าการทเกยวของโดยตรงกบงานตรวจสอบของหนวยรบตรวจ เฉพาะทด าเนนการอยในปงบประมาณปจจบนเทานน เชน

1) แผนการตรวจสอบและแผนงานการตรวจสอบของหนวยรบตรวจ 2) หนงสอโตตอบกบหนวยรบตรวจในระหวางปงบประมาณทตรวจ 3) แบบสอบถามการควบคมภายในทไดรบกลบ 4) กระดาษท าการงานทดลอง 5) กระดาษท าการสรปรายการบญชในบญชตาง ๆ 6) กระดาษท าการวเคราะห และพสจนความถกตองของยอดคงเหลอ ตามบญช 7) กระดาษท าการบนทกผลการตรวจสอบการปฏบตงานตาง ๆ 8) หนงสอยนยนยอดหน 9) กระดาษท าการบนทกขอมล วเคราะหในเชงเปรยบเทยบขอมลท ส าคญตาง ๆ ในการด าเนนงาน รวมทงขอมลทางสถตทเกยวของ 10) รายงานผลการตรวจสอบ 11) หนงสอถงผบรหารหนวยรบตรวจระบถงจดออน หรอขอบกพรอง ทตรวจพบ พรอมทงขอเสนอแนะเพอปรบปรงแกไข 12) อน ๆ

4.3.4 การสอบทานงาน

ผอ านวยการฝายตรวจสอบภายในจะตองรบผดชอบการสอบทานงาน แตอาจมอบหมายใหผตรวจสอบภายในอาวโสท าการสอบทานงานแทนได ทงน เพอใหเกดความมนใจวาการปฏบตงานตรวจสอบเปนไปตามแนวทางทก าหนดทกขนตอน การสอบทานใหบนทกไวเปนหลกฐานในกระดาษท าการ หรอจดท าเปนเอกสารและเกบเปนสวนหนงของกระดาษท าการ

- 10 -

ขนตอนการสอบทานงาน 1) หลกฐานการสอบทานงาน ตองลงลายมอชอผสอบทาน และวนททท า

การสอบทานไวในกระดาษท าการแตละชนหลกจากทท าการสอบทานเสรจแลว

2) เทคนคการตรวจทานอน ซงแสดงถงหลกฐานวากระดาษท าการไดผานการสอบทานงานจากผรบผดชอบแลว ประกอบดวยการท า Checklist การสอบทานกระดาษท าการ และ/หรอจดท าบนทกทระบลกษณะขอบเขตและผลของการสอบทานงาน

3) ผสอบทานควรบนทก หรอจดท าบนทกการสอบทานเกยวกบค าถามทเกดขนจากขนตอนการสอบทานงาน จะตองระมดระวงและแนใจวากระดาษท าการเปนหลกฐานทเพยงพอในการตอบค าถามทเกดขนระหวางการสอบทานได

4.3.5 การประชมเพอออกรายงานการตรวจสอบ

ผตรวจสอบภายในตองปรกษาหารอถงผลการตรวจสอบ และขอเสนอแนะกบผบรหารของหนวยรบตรวจกอนทจะรายงานเปนลายลกษณอกษร โดยการปรกษาหารอเกยวกบขอสรปและขอเสนอแนะ ปกตอาจท าในระหวางการตรวจสอบ และ/หรอภายหลกจากการตรวจสอบ การปรกษาหารอจะชวยกอใหเกดความมนใจวาไมมความเขาใจผด หรอการตความผดเกดขน โดยใหโอกาสแกหนวยรบตรวจชแจงสงทตรวจพบ ขอสรปและขอเสนอแนะ การประชมเพอจดท ารายงานการตรวจสอบควรเปนการประชมรวมกบผบรหารของหนวยรบตรวจทเกยวของและผรบผดชอบหลกในกจกรรมหรอกระบวนการทท าการตรวจสอบ โดยการน าเสนอรายงานผลการตรวจสอบตอผบรหารหนวยรบตรวจ เพอหารอและขอความเหนของผบรหารหนวยรบตรวจเกยวกบขอตรวจพบ และแผนในการด าเนนการปรบปรงแกไข ผเขามามสวนรวมในการปรกษาหารอและสอบทานรายงานอาจจะมหลายระดบ อาจจะแตกตางกนในแตละลกษณะงาน แตจะตองเปนผทมความรเกยวกบการด าเนนงานอยางละเอยด และตองเปนผทสามารถอนมตใหด าเนนการแกไขการปฏบตงานจากสงทผตรวจสอบไดเสนอแนะ

- 11 -

4.3.6 การจดการกบขอโตแยง

ความเหนของหนวยรบตรวจ เกยวกบขอสรปการตรวจสอบหรอขอแนะน า อาจรวมไวในรายงานการตรวจสอบ หากมการโตแยงของผตรวจสอบภายในกบหนวยรบตรวจ ผตรวจสอบภายในควรพยายามหาขอตกลงในผลของการตรวจสอบและแผนการปรบปรงแกไขทหนวยรบตรวจไมเหนดวยกบผลการตรวจสอบ รายงานการตรวจสอบอาจระบถงจดทไมเหนดวยและเหตผล ค าวจารณทเขยนไวของหนวยรบตรวจ

4.3.7 การประชมปดการตรวจสอบ

เมอการปฏบตงานตรวจสอบไดด าเนนการแลวเสรจ ครบถวนตามแผนงานทกกจกรรมและกระบวนการเปนไปตามวตถประสงค ขอบเขตและเปาหมายการตรวจสอบแลว ฝายตรวจสอบภายในจะตองจดใหมการประชมรวมกบหนวยรบตรวจ เพอประชมปดการตรวจสอบ การประชมปดการตรวจสอบ จะมทมผตรวจสอบภายใน ผบรหาร และผปฏบตงานของหนวยรบตรวจเขารวมประชม โดยผอ านวยการฝายตรวจสอบภายใน จะเปนผน าการประชม วาระการประชมจะมการชแจงประเดนปญหาทตรวจพบ ขอเสนอแนะการปรบปรงแกไข การแสดงความเหนของหนวยรบตรวจเกยวกบประเดนทตรวจพบ ประเดนปญหาทยงหาขอยตรวมกนไมได หลงการประชมเสรจ ฝายตรวจสอบภายในตองจดท ารายงานการประชม โดยสรปสาระส าคญทไดจากการประชมเปนลายลกษณอกษร

4.4 การรายงานผลการตรวจสอบ (ฉบบสมบรณ)

ฝายตรวจสอบภายใน ตองจดท ารายงานผลการตรวจสอบเปนลายลกษณอกษร เสนอตอผอ านวยการองคการสะพานปลา เมอเสรจสนการตรวจสอบ โดยรายงานผลการตรวจสอบ ตองมความถกตอง เทยงธรรม ชดเจน กระชบและสรางสรรค และควรน าเสนออยางรวดเรวภายในเวลา 1 เดอน ภายหลงการปฏบตงานตรวจสอบเสรจสน ทงนเพอใชในการสอสารกบฝายบรหารและคณะกรรมการตรวจสอบขององคการสะพานปลา และเพอใหฝายบรหารไดด าเนนการปรบปรงแกไขไดทนเวลา ทงนหากผอ านวยการองคการสะพานปลาเหนชอบตามรายงานผลการตรวจสอบ ฝายตรวจสอบภายในจะตองน ารายงานผลการตรวจสอบเสนอใหคณะกรรมการตรวจสอบขององคการสะพานปลาพจารณาโดยเรว ในกรณทผอ านวยการองคการสะพานปลาม

- 12 -

ความเหนเปนอยางอนในประเดนขอเสนอแนะใด ผอ านวยการฝายตรวจสอบภายในจะตองหารอกบผอ านวยการองคการสะพานปลาและผบรหารระดบสง หากไมไดขอยตควรน าเสนอคณะกรรมการตรวจสอบขององคการสะพานปลา และ/หรอคณะกรรมการองคการสะพานปลาเพอพจารณาตอไป รายงานผลการตรวจสอบประกอบดวย

๑. วตถประสงคการตรวจสอบ ๒. ขอบเขตการตรวจสอบ ๓. บทคดยอส าหรบผบรหาร ๔. รายละเอยดของขอตรวจพบ ซงระบ - ขอตรวจพบ ปญหา ผลกระทบ และความเสยง - ขอเสนอแนะเพอปรบปรง - ความเหนของหนวยรบตรวจ เกยวกบขอตรวจพบ - ประเดนอน ๆ ทควรพจารณา

4.5 การตดตามผล ผอ านวยการฝายตรวจสอบภายใน จะตองตดตามการด าเนนงานตามรายงานผลการตรวจสอบทคณะกรรมการตรวจสอบขององคการสะพานปลาไดพจารณาใหความเหนชอบแลว โดยจดท าแบบรายงานผลการปฏบตตามขอเสนอแนะสงใหผบรหารหนวยรบตรวจหรอผบรหารสวนงานอน ๆ ทเกยวของ เพอรายงานผลการปฏบตงานตามขอเสนอแนะภายในเวลาทเหมาะสม ทงนการตดตามผลเพอใหเกดความมนใจวา ผบรหารหนวยรบตรวจหรอผเกยวของไดน าไปปฏบตอยางมประสทธผลและทนกาล ผบรหารระดบสง มสทธทจะใชดลยพนจในการสงการทเพยงพอ โดยผอ านวยการฝายตรวจสอบภายใน มหนาทและความรบผดชอบในการประเมนการสงการของผบรหารระดบสงในเวลาทเหมาสม หรอผบรหาระดบสงอาจจะใชดลยพนจยอมรบความเสยงจากการไมด าเนนการตามขอเสนอแนะ ซงควรเสนอคณะกรรมการตรวจสอบและ/หรอคณะกรรมการองคการสะพานปลาไดรบทราบการตดสนใจของผบรหารระดบสง ในการยอมรบความเสยงไว โดยไมปรบปรงแกไขตามรายงานการตรวจสอบ 5. การรายงานรายไตรมาสและรายงานประจ าป 5.1 ผอ านวยการฝายตรวจสอบภายใน มหนาทจดท ารายงานรายไตรมาสเสนอตอผอ านวยการองคการสะพานปลาและคณะกรรมการตรวจสอบขององคการสะพานปลา ซงเปนการรายงานตามความคบหนาในการปฏบตงานตามแผน การรายงานรวมถงความเสยงทส าคญและประเดนเกยวกบการควบคมภายใน การก ากบดแล

- 13 -

ประเดนครงกอนทยงไมไดแกไข และประเดนอน ๆ ทจ าเปนและไดรบการรองขอจากคณะกรรมการตรวจสอบ ส าหรบไตรมาสท 4 ใหจดท าเปนรายงานประจ าปแทน 5.2 ผอ านวยการฝายตรวจสอบภายใน มหนาทจดท ารายงานประจ าปแสดงความเหนเกยวกบความเพยงพอและประสทธผลของการบรหารความเสยง การควบคมภายใน และกระบวนการก ากบดแลและน าเสนอผอ านวยการองคการสะพานปลาและคณะกรรมการตรวจสอบ ซงประกอบดวย 5.2.1 วตถประสงคของการตรวจสอบ 5.2.2 อ านาจและภาระหนาท 5.2.3 สภาพแวดลอมการควบคม 5.2.4 ความเสยงทส าคญ 5.2.5 การประเมนระบบควบคมภายใน 5.2.6 แผนการตรวจสอบ 5.2.7 ผลการด าเนนงานตามแผน 5.2.8 การด าเนนงานดานอน ๆ 5.2.9 ขอเสนอแนะ รายงานประจ าปตองน าเสนอผอ านวยการองคการสะพานปลา และคณะกรรมการตรวจสอบขององคการสะพานปลา และคณะกรรมการองคการสะพานปลากอนเสนอกระทรวงเกษตรและสหกรณและกระทรวงการคลง ภายใน 60 วน นบจากวนสนปงบประมาณ

6. การวดผลงานและดชนการวดผลงาน ผตรวจสอบภายในทกคน จะตองไดรบการประเมนผลงานเปนประจ า อยางนอยปละ 2 ครง ตามแบบประเมนผลการปฏบตงานของพนกงานองคการสะพานปลา ดชนส าคญในการประเมนผลงาน ประกอบดวย - ผลส าเรจของกจกรรมตรวจสอบ งานใหค าแนะน า ปรกษา และงานอนๆ ทไดรบ มอบหมายใหปฏบตและทนเวลาทก าหนด - คณภาพของงานตรวจสอบ งานใหค าแนะน า ปรกษา และงานอน ๆ - ความพงพอใจของหนวยรบตรวจ / ผบรหาร ผตรวจสอบภายใน ตองท าการประเมนตนเองของฝายตรวจสอบภายใน ตามหวขอการประเมนตนเองทก าหนดไว คมอการปฏบตงานการตรวจสอบภายในของรฐว สาหกจ โดยฝายงานคณะกรรมการนโยบายรฐวสาหกจ กระทรวงการคลง และทแกไขใหมในภายหนา เพอจดท าแผนกลยทธในการปรบปรงการปฏบตงานพรอมทงแผนปฏบตการ เสนอผอ านวยการองคการสะพานปลาและคณะกรรมการตรวจสอบขององคการสะพานปลา เปนประจ า อยางนอยปละ 1 ครง ผตรวจสอบภายในควรขอความเหนผรบตรวจ เพอประโยชนในการวดผลงานและความพงพอใจของผรบตรวจตลอดจนการพฒนาผตรวจสอบภายใน

- 14 -

7. อน ๆ

คมอการปฏบตงานการตรวจสอบภายใน ควรไดรบการสอบทาน และ/หรอปรบปรงทกป และน าเสนอผลการสอบทาน และ/หรอการปรบปรงคมอการปฏบตงานการตรวจสอบภายใน เสนอผอ านวยการองคการสะพานปลา และคณะกรรมการตรวจสอบ เพอพจารณาใหความเหนชอบ

สงหาคม 255๕

ฝายตรวจสอบภายใน องคการสะพานปลา