ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอน...
TRANSCRIPT
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 1
ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส
ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส : เปนโปรแกรมทพฒนาขนเพอการทางานทสอดคลองกบระเบยบ และ
วธปฏบตงานสารบรรณของหนวยงานราชการและรฐวสาหกจ การใชงานงายและชวยลดระยะเวลาในการทางาน ชวย
พฒนาบคลากรในหนวยงาน โดยระบบการรบ / สงเอกสารอเลกทรอนกสนนสามารถบนทกการรบ / สงหนงสอเวยน,
การออกเลขหนงสอตามระเบยบสานกนายกฯ, ตดตามสถานะลาสดของหนงสอ, การสงหนงสอยอนกลบ(กรณสงผด),
บนทกคาสงการ และตรวจสอบคาสงการหนงสอแตละฉบบ, การสแกนเอกสาร และหรอเอกสารแนบไปกบหนงสอ
นอกจากนยงอานวยความสะดวกรวดเรวในการคนหาหนงสอดวยเงอนไขทผใชสามารถกาหนดเอง
การLOGIN เขาสโปรแกรมระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส : http://saraban.ddc.moph.go.th
หรอ http://saraban1.ddc.moph.go.th เปนระบบแจงเวยนหนงสองานอเลกทรอนกส
ใสชอผใชและรหสผาน ใหถกตอง
แลวกดปม
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 2
การเปลยนรหสผาน : คลกทเปลยนรหสผาน กรณทตองการเปลยนแปลงรหสผานใหม จะ
แสดงหนาจอดงภาพเพอใหระบLoginเดม, รหสผานเดม, รหสผานใหม และยนยนรหสผานใหม
เมอLOGINเขาสโปรแกรมเรยบรอยแลวจะแสดง หนวยงานและชอผใช ทมมบนดานขวาของหนาจอดงภาพ
ดานลาง พรอมทงแสดงจานวนของเอกสารแตละประเภทสมดทงรบและสงในปจจบน และเอกสารทรอลงรบ
เมอกรอกรหสผานใหมเรยบรอยแลวใหคลกทปม
กรณมการสงหนงสอเวยนสานกงาน ศาลยตธรรมจะแสดงรายการทหนาจอ ซงสามารถเปดดไฟลเอกสารแนบได
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 3
การออกเลขสง : คลกเลอกทเมน ออกเลขสง กรณทตองการออกเลขสงเอกสารไปยงหนวยงานอนทง
ภายนอกและหนวยงานภายในจะแสดงหนาจอหลกดงภาพดานลาง
เมอคลกเลอกประเภทสมดเรยบรอยแลว กรณทประเภทสมดทเลอกนนมรายการสงเอกสารของหนวยงานเรา
อยแลวจะแสดงรายการดงภาพดานลางน
คลกเลอกประเภทสมด ทงนขนอยกบแตละหนวยงาน
เปนผกาหนดชอประเภทสมดเอง
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 4
สญลกษณรป หมายถง มรายการเอกสารแนบ
สญลกษณรป หมายถง ชนความเรวของเอกสารระดบ ธรรมดา
สญลกษณรป หมายถง ชนความเรวของเอกสารระดบ ดวน
สญลกษณรป หมายถง ชนความเรวของเอกสารระดบ ดวนมาก , ดวนทสด
สญลกษณรป หมายถง ชนความลบของเอกสารระดบ ปกปด
สญลกษณรป หมายถง ชนความลบของเอกสารระดบ ลบ
สญลกษณรป หมายถง ชนความลบของเอกสารระดบ ลบมาก , ลบทสด
สญลกษณรป หมายถง มการสงเอกสารมาทางE-mail ดวย
สญลกษณรป หมายถง หนงสอฉบบนมขอสงเกต
สญลกษณรป หมายถง หนงสอฉบบนดาเนนการสนสด
สญลกษณรป หมายถง หนงสอฉบบนทาการจดเกบไวทระบบจดเกบเอกสารแลว
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 5
เพมทะเบยนออกเลขสง : คลกทปมทะเบยนใหม เมอตองการสรางทะเบยนออกเลขสงใหม ซง
จะตองเลอกประเภทสมด ,ระบเลขทหนงสอสง ,ลงวนท ,เรอง , เรยน......ใหครบถวน นอกจากนยงสามารถกรอก
รายละเอยดตางๆ เชน อางถง,สงทสงมาดวย,หมายเหต, ชนความเรว,ชนความลบ ซงจะแสดงหนาจอดงภาพ
สญลกษณรป ใชสาหรบคนหาวน/เดอน/ป
สญลกษณรป ใชสาหรบกรณทตองการสงเอกสารถงหนวยงาน
สญลกษณรป ใชสาหรบกรณทตองการสงเอกสารถงบคคล
สญลกษณรป ใชสาหรบกรณทตองการสงเอกสารถงตาแหนง
สญลกษณรป ใชสาหรบการแนบเอกสาร (จะแสดงสญลกษณนเมอคลกทปมสงเรยบรอยแลว)
สญลกษณรป ใชสาหรบบนทกขอมลภายในชองนนๆ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 6
อางองเอกสาร : กรอกเลขทหนงสอทตองการทชองอางอง…....แลวคลกทปม เพอเพมรายการ
เลขทอางอง จากนนโปรแกรมจะแสดงเลขทหนงสอทตองการอางองมาใหทชอง ซงสามารถ
คลกทเลขทหนงสออางองเพอดรายละเอยด จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง
กรณตองการเปดดเอกสารแนบของหนงสออางองนนๆ ใหคลกทปมเอกสารแนบ
กรณทตองการออกจากหนาจอเอกสารอางอง ใหคลกทปมปด
ขอมลอนๆ : กรณทตองการกรอกขอมลอนๆเพมเตม เชน คาคน , E-mail , การดาเนนงาน , เจาของงาน
เปนตน
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 7
ขอสงเกต : กรณทตองการแสดงสญลกษณรป ทหนาจอหลกเพอแสดงขอสงเกตของเอกสารฉบบนนๆ
ใหคลกทชอง พรอมทงระบขอความทชองขอสงเกต เชน ”เอกสารฉบบนถกยกเลก”
ดาเนนการสนสด : คลกทชอง กรณทตองการบอกสถานะของการดาเนนการสน
สดของเอกสาร
แนบเอกสาร : เมอกรอกรายละเอยดของเอกสารทตองการสงครบถวนแลว คลกทปมสง
โปรแกรมจะแสดงสญลกษณรป เพอใหแนบเอกสารดงภาพ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 8
แนบไฟลเอกสาร : คลกทปมแนบไฟล กรณทตองการแนบไฟลเอกสาร ซงเกบไวทไดรฟ
ตางๆ เชน ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เปนตน จะเขาสหนาจอแนบไฟลเอกสาร ดงภาพ
เมอคลกทปม แลวจะแสดงหนาจอดงภาพ เพอใหคลกเลอกชอไฟลทตองการแนบเอกสาร
โดยสามารถแนบไฟลไดทงในรปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point , รปภาพ เปนตน
คลกทปม เพอเลอก ชอไฟลตางๆ ทตองการแนบ
คลกเลอกทชอไฟลเอกสารแลว คลกทปม Open เพอเลอก เอกสารทตองการแนบ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 9
จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพอใหเรยกดรายการเอกสารแนบ..............โดย สามารถคลกทชอเอกสารแนบเพอเปดดเอกสารไดเลย………….
ลบไฟลเอกสารแนบ : คลกทปมลบ กรณทตองการลบเอกสารทไดแนบไวแลว โดยผทสามารถลบ ไดจะตองเปนผแนบเอกสารฉบบนนๆ เทานน
แนบแบบฟอรมมาตรฐาน : คลกทปม กรณทตองการแนบเอกสารทเปนแบบฟอรม
มาตรฐานทไดสรางไวแลวโดยการเลอกจากCombo ทกาหนดมาให ซงสามารถแกไข / เพมเตม ขอความภายใน
แบบฟอรมได จะแสดงหนาจอดงภาพ
จากนนคลกทปม เพอยนยนการเลอกแบบฟอรมทตองการ
กรณทตองการออกจากหนาจอแนบเอกสารใหคลกทปม
คลกทชอเอกสารแนบเพอเปดดเอกสาร
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 10
จองเลข : คลกทปมจองเลข กรณทตองการจองเลขทหนงสอไวลวงหนา จะแสดงหนาจอทม
รายละเอยดของประเภทสมด ,เลขทลาสด จากนนใหกรอกจานวน.....ทตองการจองเลข แลวกดปมบนทก
โปรแกรมจะแสดงเลขทสามารถจองไดมาใหทตารางดานลาง ดงภาพ
จากนนเลขทหนงสอทถกจองแลวจะไปแสดงรายการทหนาหลก ดงภาพดานลางน
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 11
การกรอกขอมลของเลขทหนงสอทจองไว : คลกทปมแกไข ดานหนาชองของรายการเลขท
หนงสอฉบบนนจะเขาสหนาจอทะเบยนใหมเพอใหกรอกขอมลใหครบถวน ดงภาพ
คดลอกรายละเอยดของเอกสาร : คลกทปมคดลอก กรณทตองการคดลอกรายละเอยดของ
เอกสารฉบบนนๆรวมทงไฟลเอกสารแนบของเอกสารฉบบนนๆดวย โดยโปรแกรมจะRunningเลขทหนงสอให
อตโนมตและจะคงรายละเอยดของเอกสารฉบบนนไวใหทกชองทกรอกขอมลไวแลว (ยกเวนชอง...เรยน , สงถง....ตอง
ทาการกรอกขอมลใหมเนองจากสงถงหนวยงานอนๆทมชอหนวยงานแตกตางกน) จากนนใหคลกทปมสง
ตดตามผลของเอกสาร : คลกทชอง กรณทเอกสารฉบบนนมความสาคญหรอตองการ
ตดตามผลการดาเนนการ โดยสามารถระบวนทตองการตดตามได
สงเมลล : กรณทตองการสงเมลลถงหนวยงานปลายทางดวยใหคลกทชอง โดยทหนวยงาน
นนๆจะตองมE-mail Address ของหนวยงานทไดกาหนดไวในระบบแลว ซงสามารถลงรบเอกสารทางE-mail ไดดวย
เลขทจองไวแลวจะมาแสดงทหนาจอใหดวย โดยสามารถคลกทเลขทหนงสอนนเพอกรอกขอมลไดเชนกน
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 12
สงเอกสารเวยนทกหนวยงาน : คลกทชอง กรณทตองการสงเอกสารเวยนทก
หนวยงานโดยไมตองคลกเลอกชอหนวยงานทละหนวยงาน โปรแกรมจะทาการสงเอกสารเวยนใหทกหนวยงานโดย
อตโนมต แตถาตองการใหโปรแกรมแสดงรายชอหนวยงานมาใหตรวจสอบกอนใหคลกทชอง
โปรแกรมจะแสดงรายชอหนวยงานมาใหเพอแกไขหรอเพมเตมE-mail Addressของหนวยงานไดดวย ทงนยงสามารถ
บนทกE-mail Addressของหนวยงานนนๆไวในฐานขอมลไดอกดวย
การบนทกหนวยงานทสงสาเนาเอกสารถงเปนประจา : เมอคลกเลอกหนวยงานทมการสงเอกสารถง อยเปนประจาซงมมากกวา 1 หนวยงานแลวตองการเรยกใชบอยๆใหคลกทปมสรางใหม จากนนใสชอหวขอตาม
ตองการแลวคลกทปม
จากนนโปรแกรมจะแสดงหวขอทกาหนดไวมาใหเลอกในCombo เพอความรวดเรวในการเลอกหนวยงานสง
สาเนาถงโดยไมตองคลกเลอกทละหนวยงาน
กรณทตองการการลบหวขอทกาหนดไวใหคลกเลอกหวขอนนๆในCombo แลวคลกทชอง
เมอกรอกรายละเอยดตางๆในหนาจอทะเบยนใหมเรยบรอยทงหวเรองและคาสงการแลวใหคลกทปมสง โปรแกรมจะกลบสหนาจอหลก ซงมรายการทะเบยนออกเลขสงของวนทปจจบนมาแสดงดงภาพ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 13
จดเกบเอกสาร : คลกทปมจดเกบ กรณทตองการจดเกบเอกสารฉบบนนๆทนท จะเขาส
หนาจอจดเกบเอกสาร ซงจะแสดงรายละเอยดของเอกสาร เชน เลขทหนงสอ , ลงวนท ,เรอง, จากหนวยงาน ,ชน
ความลบ , ระยะเวลาการเกบ , วนหมดอาย, คาคน และหมายเหต ดงภาพ
คลกทปม เพอเลอกหมวดเอกสารทตองการนาไปจดเกบไว แลวคลกทปมบนทก โปรแกรมจะ
นาเอกสารฉบบนนๆไปจดเกบไวทระบบจดเกบเอกสารใหทนท โดยเอกสารฉบบใดททาการจดเกบแลวจะแสดง
สญลกษณรป ทหนาจอหลกใหดวย
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 14
การแนบเอกสาร : คลกทปมแนบ ดานหนาชองของรายการเอกสาร กรณทตองการแนบเอกสาร
เพมเตม เชน การแนบไฟลเอกสาร, การแนบแบบฟอรมมาตรฐาน จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง
แนบไฟล : คลกทปมแนบไฟล กรณทตองการแนบไฟลเอกสาร ซงเกบไวทไดรฟตางๆ เชน
ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เปนตน จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง
คลกทปม เพอเลอก ชอไฟลตางๆ ทตองการแนบ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 15
เมอคลกทปมBrowse… แลวจะแสดงหนาจอดงภาพ เพอใหคลกเลอกชอไฟลทตองการแนบ
เอกสาร โดยสามารถแนบไฟลไดทงในรปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point, รปภาพ เปนตน
จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพอใหเรยกดรายการเอกสารแนบ..............โดย สามารถคลกทชอเอกสารแนบเพอเปดดเอกสารไดเลย………….
คลกเลอกทชอไฟลเอกสารแลว คลกทปม Open เพอเลอก เอกสารทตองการแนบ
คลกทชอเอกสารแนบเพอเปดดเอกสาร
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 16
ลบเอกสารแนบ : คลกทปม กรณทตองการลบเอกสารทไดแนบไวแลว โดยผทสามารถลบได
จะตองเปนผแนบเอกสารฉบบนนๆ เทานน
แนบแบบฟอรมมาตรฐาน : คลกทปมแบบฟอรมาตรฐาน กรณทตองการแนบ
เอกสารทเปนแบบฟอรมมาตรฐานทไดสรางไวแลวโดยการเลอกจากComboทกาหนดมาให ซงสามารถแกไข/เพมเตม
ขอความภายในแบบฟอรมได จะแสดงหนาจอดงภาพ
จากนนคลกทปมบนทก เพอยนยนการเลอกแบบฟอรมทตองการ
กรณทตองการออกจากหนาจอแนบเอกสารใหคลกทปมปด
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 17
การแกไขรายละเอยดของเอกสาร : คลกทปมแกไข ดานหนาชองของรายการเอกสาร กรณ
ตองการแกไขรายละเอยดของเอกสาร โดยผทสามารถแกไขไดจะตองเปนผสรางเอกสารเทานน โปรแกรมจะ
แสดงหนาจอ รายละเอยดของเอกสารเดมทไดมการบนทกไวในครงแรกมาใหแกไข ดงภาพ
เมอแกไขรายละเอยดเรยบรอยแลวใหคลกทปมสง
กรณทเรยกรายการขนมาแกไข จะไมสามารถแกไขเลขทะเบยน , วนทลงรบ และเวลาทลงรบได
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 18
การแกไขคาสงการ : คลกทปมประวต ของเอกสารทตองการแกไขจะแสดงหนาจอดงภาพ
จากนนคลกทปมคาสงการ โปรแกรมจะแสดงหนาจอดงภาพ ซงผทสามารถแกไขคาสงการได
จะตองเปนผสรางคาสงการนนๆเทานน
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 19
กรณทตองการพมพบนทกขอความ(ใบปะหนา) ใหคลกทปมพมพ
กรณทตองการออกจากหนาจอคาสงการ ใหคลกทปมปด
การสงตอเอกสาร : คลกทปมสงตอ ดานหนาชองของหนงสอแตละฉบบทตองการลงรายละเอยด
คาสงการและสงตอไปยงหนวยงานปลายทาง โดยไมตองสรางหวเรองของเอกสารใหมเพราะหวเรองเอกสารถกสราง
ไวแลว (แตตองกรอกรายละเอยดในสวนของคาสงการ) จะแสดงหนาจอเพอใหกรอกเนอหา / คาสงการ ดงภาพ
กรณทมการมอบหมายงานใหผอน(ผทไดรบมอบหมาย) ทาแทนใหคลกทชอง พรอมทงระบ
ขอมลทชองมอบหมายดวย ซงโปรแกรมจะนาขอมลทชองมอบหมายนไปแสดงในรายงานมอบหมายงานใหดวย
เมอกรอกรายละเอยดของคาสงการครบถวนแลวคลกทปมสง เพอสงตอไปยงหนวยงานอนได
เลย หรอคลกทปมบนทก เพอบนทกคาสงการไวกอนแลวคอยสงภายหลงกได
กรณทตองการกลบสหนาจอหลกใหคลกทปมปด
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 20
การเรยกดประวตของเอกสาร (คาสงการ, เสนทางเดนของเอกสาร ) : คลกทปมประวต
หนาจอหลก ดานหนาชองของเอกสารทตองการเรยกด
ตรวจสอบเสนทางเดนของเอกสาร : กรณทตองการเรยกดเสนทางเดนของหนงสอแตละฉบบวามการ สงไปยงหนวยงานใดมาแลวบาง หากมหนวยงานปลายทางลงรบแลว จะแสดงชอผรบ, วนทและเวลาทนาเขา ใน
ตารางเสนทางเดนของเอกสาร หากมการลงรบเอกสารตวจรงจะแสดงชอผเดนเอกสารและรบวนทใหดวย ทาใหทง
หนวยงานตนทางและหนวยงานปลายทางทราบสถานะลาสดของเอกสาร
กรณทตองการออกจากหนาจอตรวจสอบเสนทางเดนของเอกสารใหคลกทปม
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 21
กรณทตองการเรยกดประวตคาสงการของเอกสารวามคาสงการใดบาง,ใครเปนผสงการ, วนทและเวลาสงการ เปนตน จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง
การยกเลกคาสงการ : คลกทปมยกเลก กรณทกรอกรายละเอยดของคาสงการผดและตองการ
ยกเลกคาสงการ (.....โดยผทสามารถยกเลกคาสงการไดตองเปนผสรางคาสงการนนเทานน.....)
การดงกลบเอกสาร : คลกทปมดงกลบ ทคาสงการนน กรณทสงเอกสารผด/ตองการเปลยนแปลง
แกไขขอมลสามารถดงเอกสารกลบคนมายงตนทางเอกสาร โดยทผสรางเอกสารจะตองเปนผดงเอกสารกลบได
เทานน และเอกสารฉบบนนๆ ตองยงไมมหนวยงานปลายทางลงรบ (......ถามหนวยงานปลายทางลงรบแลวจะตองตดตอประสานใหหนวยงานทลงรบแลวนนๆทาการ....สงคน....หนงสอฉบบนนมายงหนวยงานตนทาง......)
การเรยกดเอกสารแนบของแตละคาสงการ : คลกทปมแนบเอกสาร กรณทตองการ
เปดดรายการเอกสารทไดแนบไวแลว หรอตองการแนบเอกสารเพมเตม จะแสดงหนาจอดงภาพ (........เอกสารทไดแนบไวแลวผทสามารถลบไดตองเปนผสรางเอกสารแนบเทานน........)
ภายในปมประวต จะมปมยอยสาหรบใชงานของแตละคาสงการ เชน
ปมยกเลก, แกไข, ดงกลบ, แนบเอกสาร
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 22
พมพบนทกขอความ : คลกทปมพมพ กรณทตองการพมพบนทกขอความ(ใบปะหนา)
โปรแกรมจะแสดงแบบฟอรมบนทกขอความพรอมทงแสดงคาสงการทงหมดและมลายเซนตของผทมอานาจลงคาสง
การมาแสดงใหอยางถกตอง หรอ คลกทชอเรองทหนาจอหลก จะแสดงแบบฟอรมบนทกขอความมาแสดงได
เชนกน ดงภาพ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 23
จดเกบเอกสาร : คลกทปมจดเกบ ดานหนาชองของรายการเอกสารทตองการจดเกบ
กรณทตองการจดเกบเอกสารไวในหมวดเอกสารทตองการของระบบจดเกบเอกสาร โดยจะแสดงหนาจอ
เพอใหกรอกรายละเอยด เชน หมวดเอกสาร, ท, ลงวนท, เรอง, จาก, หนวยงานเจาของ, ชนความลบ, ระยะเวลาการ
จดเกบ,วนทหมดอาย ,คาคนและหมายเหต ดงภาพทแสดงดานลาง จากนนใหคลกทปมบนทก โปรแกรม
จะกลบสหนาจอหลก ซงแสดงสญลกษณรป เพอแสดงวาเอกสารถกจดเกบไวทระบบจดเกบเอกสารเรยบรอยแลว
กรณทตองการใหเปนเอกสารสาธารณะโดยใหทกคนมสทธเหนเอกสารฉบบนนๆใหคลกทชอง
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 24
การคนหาเอกสาร : กรณทตองการคนหาเอกสารฉบบเกา ๆ ทไดทาการสรางเกบไว คลกทปม
จะแสดงหนาจอเพอใหระบเงอนไขทตองการคนหา เชน เรอง , เรยน , คาคน , เลขทหนงสอ, ป พ.ศ. , ลงวนท , ถงวนท
และประเภทสมด ซงสามารถระบเงอนไขทตองการคนหาไดมากกวา 1 เงอนไข ดงภาพดานลาง
เมอระบเงอนไขทตองการคนหาครบถวนแลวใหคลกทปม โปรแกรมจะทาการคนหาเอกสารตาม
เงอนไขทตองการมาแสดงใหทหนาจอหลก ดงภาพ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 25
การเรยกดขอมลปจจบน : คลกทปมRefresh กรณทตองการเรยกดขอมลUpdateในขณะนน
สามารถทราบวาเลขทะเบยนออกเลขสงRunning ถงเลขทเทาไหรแลว โดยสงเกตไดทหนาจอหลกทชองเลขทะเบยน ซง
จะแสดงรายการเฉพาะของวนปจจบนเทานน
การพมพขอมลทแสดงรายการบนหนาจอ : คลกทปมพมพ กรณทตองการพมพขอมลท
แสดงรายการบนหนาจอ โดยสามารถพมพออกมาในรปแบบของรายงานได ดงภาพดานลาง
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 26
หนาจอรอลงรบเอกสาร : คลกเลอกทเมน รอลงรบ เปนหนาจอทใชสาหรบเรยกดวามเอกสารจาก
หนวยงานอนสงมายงหนวยงานของเราหรอไม เปรยบเสมอนกลองจดหมาย(Mail Box) ของแตละหนวยงาน หากม
เอกสารทคางรบมากอนหนานโปรแกรมจะแสดงรายการมาใหทงหมดจนถงวนปจจบน โดยหนาจอรอลงรบนจะมปม
การทางานหลก 3 ปมคอ ปมลงรบ , ปมตกลบ และปมประวต ดงภาพทแสดงดานลางน
การลงรบเอกสารทละ 1 รายการ : คลกทปม จะเขาสหนาจอลงรบเอกสาร ซงจะแสดงชอเรอง,
จากหนวยงาน, ผลงรบ , วนทและเวลาทลงรบมาให
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 27
จากนนคลกเลอกประเภทสมดในComboทกาหนดมาให โปรแกรมจะทาการRunningเลขทะเบยนของสมด
แตละประเภทมาใหอตโนมต แลวคลกทปมบนทก (เอกสารทลงรบแลวจะถกเกบไวทหนาทะเบยนรบของแต
ละประเภทสมด)
กรณทมการลงรบเอกสารตวจรง ใหคลกทชอง
การลงรบเอกสารทละหลายรายการ : คลกเลอกรายการทชอง ดานหนาแลวคลกทปมลงรบ
จะเขาสหนาจอลงรบเอกสารทแสดงรายการเอกสารทลงรบมาให โดยเอกสารทตองการลงรบนจะตองเปนเอกสารใน
ประเภทสมดเดยวกนเทานน
จากนนคลกเลอกประเภทสมดในComboทกาหนดมาให โปรแกรมจะทาการRunningเลขทะเบยนของสมด
แตละประเภทมาใหอตโนมต แลวคลกทปมบนทก (เอกสารทลงรบแลวจะถกเกบไวทหนาทะเบยนรบของแต
ละประเภทสมด)
กรณทตองการออกจาหนาจอลงรบ ใหคลกทปมปด
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 28
การตกลบเอกสาร : คลกทปมตกลบ กรณทตองการตกลบเอกสารเมอทราบวาเอกสารทถกสง
มายงหนวยงานของเรานนตนทางเอกสารสงมาผดหนวยงาน จะแสดงหนาจอเพอใหระบเหตผลของการตกลบเอกสาร
จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะตกลบเอกสารไปยงตนทางเอกสารโดยอตโนมต ซงตนทาง
เอกสารสามารถตรวจสอบประวตการตกลบของเอกสารไดดวย
กรณทตองการออกจากหนาจอตกลบเอกสาร ใหคลกทปมปด
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 29
การเรยกดประวต : คลกทปมประวต กรณทตองการเรยกดประวตเสนทางเดนของเอกสาร และ
คาสงการของเอกสารแตละฉบบ จะแสดงหนาจอดงภาพ
กรณทตองการเรยกดคาสงการ ใหคลกทปมคาสงการ
กรณทตองการออกจากหนาจอประวต ใหคลกทปมปด
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 30
การลงรบเอกสารตวจรง : คลกทเมน ลงรบเอกสารตวจรง กรณทตองการลงรบเอกสารตวจรง จากนนคลก
เลอกทชอหนวยงานโปรแกรมจะแสดงรายการเอกสารทยงไมไดลงรบตวจรง จะเขาสหนาจอดงภาพ
กรณทตองการลงรบเอกสารตวจรง ใหคลกทปมลงรบ โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพอใหใสชอ Login
และรหสผาน ดงภาพ (กรณทใสรหสผานผดหรอคลกลงรบเอกสารของหนวยงานอนๆโปรแกรมจะแสดงMassage
Box เตอนวาทานไมสามารถลงรบเอกสารของหนวยงาน.................ได)
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 31
จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะนาวนทรบและชอผทลงรบเอกสารตวจรงไปแสดงทประวต
เสนทางเดนของเอกสารฉบบนนๆ ดงภาพ (สามารถตรวจสอบไดทหนาทะเบยนรบ)
กรณทตองการเรยกดประวตเสนทางเดนของเอกสาร ใหคลกทปมประวต
กรณทตองการ UpDate ขอมลใหเปนปจจบน ใหคลกทปมRefresh
กรณทตองการคนหาเอกสารทยงไมไดลงรบตวจรง ใหคลกทปมคนหา
กรณทตองการพมพรายการทแสดงบนหนาจอลงรบเอกสารตวจรง ใหคลกทปมพมพ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 32
หนาจอทะเบยนรบ : คลกทเมน ทะเบยนรบ เปนหนาจอทใชสาหรบเรยกดเอกสารททาการลงรบแลวของ
หนวยงานเรา ซงสามารถนาเอกสารมาเกบไวททะเบยนรบได 2 วธคอ 1.) การลงรบเอกสารมาจากหนาจอรอลงรบ
2.) การนาเอกสารของหนวยงานภายนอกมากรอกขอมลแลวทาการบนทกไวทประเภทสมดตางๆ จะแสดง
หนาจอดงภาพดานลาง
สงเกตทปมแกไข , ปมลบ จะไมสามารถคลกได
เนองจากไมไดเปนผสรางเอกสาร
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 33
การสงคนเอกสาร : คลกทปมสงคน กรณทลงรบเอกสารมาแลวแตปรากฏวาลงรบผดรายการ
สามารถสงคนเอกสารกลบไปยงหนวยงานตนทางเอกสารได โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพอใหระบเหตผลของการสงคน
จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะสงคนเอกสารไปยงตนทางเอกสารโดยอตโนมต ซงตนทาง
เอกสารสามารถตรวจสอบประวตการสงคนของเอกสารไดดวย
กรณทตองการออกจากหนาจอสงคนเอกสาร ใหคลกทปมปด
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 34
การสงตอเอกสาร : คลกทปมสงตอ กรณทตองการสงตอเอกสารไปยงหนวยงานอนๆตอไปโดย
ตองกรอกรายละเอยดตางๆใหเรยบรอย เชน เรยน , ประเภทการปฏบต , เนอหา/คาสงการ , หมายเหต , มอบหมาย ,
สงถง เปนตน ดงภาพทแสดงดานลางน
กรณทมการมอบหมายงานใหผอน(ผทไดรบมอบหมาย) ทาแทนใหคลกทชอง พรอมทงระบ
ขอมลทชองมอบหมายดวย ซงโปรแกรมจะนาขอมลทชองมอบหมายนไปแสดงในรายงานมอบหมายงานใหดวย
จากนนคลกทปมสง โปรแกรมจะทาการสงเอกสารตอไปยงหนวยงานทไดเลอกไวใหทนท
กรณทตองการระบผสงการสามารถคลกทปม เพอเลอกรายชอของผมอานาจสงการได โดยตองระบ
Login และ Password ใหถกตอง (จะมผลในการนาลายเซนตอเลกทรอนกสของผมอานาจสงการไปแสดงไวทบนทก
ขอความหรอใบปะหนาใหอตโนมตหากมการเกบลายเซนตไวแลวในฐานขอมล)
กรณทตองการพมพเนอหา/คาสงการไวกอนคอยสงตอภายหลง ใหคลกทปมบนทก โปรแกรมจะ
ทาการบนทกขอมลของคาสงการเอาไวกอนโดยไมสงในทนท
กรณทตองการออกจากหนาจอสงตอเอกสาร ใหคลกทปมปด
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 35
การแนบเอกสาร : คลกทปมแนบ ดานหนาชองของรายการเอกสาร กรณทตองการแนบเอกสาร
เพมเตม เชน การแนบไฟลเอกสาร, การแนบแบบฟอรมมาตรฐาน จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง
แนบไฟล : คลกทปมแนบไฟล กรณทตองการแนบไฟลเอกสาร ซงเกบไวทไดรฟตางๆ เชน
ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เปนตน จะแสดงหนาจอดงภาพดานลาง
คลกทปม เพอเลอก ชอไฟลตางๆ ทตองการแนบ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 36
เมอคลกทปม แลวจะแสดงหนาจอดงภาพ เพอใหคลกเลอกชอไฟลทตองการแนบเอกสาร
โดยสามารถแนบไฟลไดทงในรปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point, .PDF, รปภาพ เปนตน
จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพอใหเรยกดรายการเอกสารแนบ..............โดย สามารถคลกทชอเอกสารแนบเพอเปดดเอกสารไดเลย………….
การลบเอกสารแนบ : คลกทปมลบ กรณทตองการลบเอกสารทไดแนบไวแลว โดยผทสามารถลบ
ไดจะตองเปนผแนบเอกสารฉบบนนๆ เทานน
คลกเลอกทชอไฟลเอกสารแลว คลกทปม Open เพอเลอก เอกสารทตองการแนบ
คลกทชอเอกสารแนบเพอเปดดเอกสาร
และคลกทปม เมอตองการ ลบเอกสารทแนบไว
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 37
แนบแบบฟอรมมาตรฐาน : คลกทปมแบบฟอรมาตรฐาน กรณทตองการแนบ
เอกสารทเปนแบบฟอรมมาตรฐานทไดสรางไวแลวโดยการเลอกจากComboทกาหนดมาให ซงสามารถแกไข /เพมเตม
ขอความภายในแบบฟอรมได จะแสดงหนาจอดงภาพ
จากนนคลกทปมบนทก เพอยนยนการเลอกแบบฟอรมทตองการ
กรณทตองการออกจากหนาจอแนบเอกสารใหคลกทปมปด
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 38
ระบบการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
ระบบการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส : เปนระบบการจดเกบเอกสารโดยแยกเปนหมวดหมไมจากด
จานวน (e-Library) สามารถคนหาเอกสารไดตามเงอนไขทผใชกาหนดเองและคนหาเอกสารจานวนมากไดในเวลา
อนรวดเรว ทงยงสามารถสแกนเอกสารและจดเกบเอกสารในรปแบบอเลกทรอนกสลงในระบบฐานขอมล และมการ
ควบคมสทธในการเปดอานเอกสารเฉพาะผทไดรบสทธในการเปดอาน
การคนหาเอกสารททะเบยนจดเกบ : กรณทตองการคนหาเอกสารทจดเกบไวแลวในระบบ สามารถ
พมพเรองทตองการคนหาทชอง.................ทกาหนดแลวคลกทรป โปรแกรมจะคนหารายการทตองการมาให
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 39
การสรางหมวดเอกสาร : คลกเลอกประเภทเอกสารทComboแลวคลกทปมสรางหมวด
กรณทตองการสรางหมวดเอกสารใหม จะแสดงหนาจอดงภาพ
จากนนระบชอหมวดเอกสาร , รหสแฟม (ถาม) ในชองทกาหนดให สาหรบชองภายใต โปรแกรมจะแสดงให
ตามทไดเลอกคลกประเภทไวแลว แตหากตองการสรางหมวดเอกสารไวทประเภทอนๆกสามารถคลกเลอกประเภทใหม
ไดทปม จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะแสดงหมวดเอกสารใหมใหทหนาจอดงภาพ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 40
การแกไขหมวดเอกสาร : คลกทปมแกไขหมวด กรณทตองการแกไขหมวดเอกสาร จะ
แสดงหนาจอดงภาพ
กรณทตองการเพมเตมขอมลเฉพาะสาหรบเอกสารฉบบนนๆใหคลกทปมขอมลเฉพาะ จะแสดง
หนาจอเพอใหระบดงภาพ จากนนคลกทปมบนทก
กรณทตองการยอนกลบไปทกอนหนาน ใหคลกทปมยอนกลบ
การลบหมวดเอกสาร : คลกเลอกทชอหมวดเอกสารแลวคลกทปมลบหมวด โปรแกรมจะทา
การลบหมวดเอกสารนนๆใหทนท
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 41
การสรางทะเบยนใหม : คลกเลอกประเภทเอกสารและคลกเลอกหมวดเอกสาร จากนนคลกทปมทะเบยน
ใหม จะแสดงหนาจอเพอใหกรอกขอมล เชน ท,ลงวนท, เรอง, จาก, ชนความลบ, ระยะเวลาการจดเกบ ,
วนทหมดอาย, คาคน และหมายเหต เปนตน (กรณทตองการใหเปนเอกสารสาธารณะโดยใหผใชงานระบบสามารถ
เหนเอกสารฉบบนทกคน ใหคลกทชอง )
จากนนคลกทปมบนทก โปรแกรมจะกลบสหนาจอดงภาพดานลาง
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 42
กรณทตองการแนบไฟลเอกสารใหคลกทรป จะเขาสหนาจอดงภาพ
กรณทตองการแนบไฟลเอกสารใหคลกทปม จะเขาสหนาจอดงภาพ
จากนนคลกทปมแนบไฟล อกครง โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพอใหเรยกดรายการเอกสารแนบ ..............โดยสามารถคลกทชอเอกสารแนบเพอเปดดเอกสารไดเลย………….
คลกทปม เพอเลอก ชอไฟลตางๆ ทตองการแนบ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 43
กรณทตองการลบรายการเอกสารแนบใหตกเลอกทชองรายชอของเอกสารแนบแลวคลกทปม
กรณทตองการลบรายการเอกสารแนบทงหมด ใหคลกทชอง ดานบน โปรแกรมจะทาการตกทหนาชอง
รายชอเอกสารแนบใหทงหมด โดยทผใชงานไมตองตกเลอกทละรายการ(กรณทมเอกสารแนบจานวนมาก)
กรณททาการแนบไฟลเอกสารเรยบรอยแลว เมอคลกทปม จะแสดงหนาจอทมรป ดงภาพ
กรณทตองการสงเมลลไปยงหนวยงานอนๆดวย ใหคลกทปมสงMail
ลาดบทแสดงในชองน สามารถแกไขลาดบทของเอกสารไดโดยการแกไขตวเลขทแสดง
ภายในชองนนๆแลวคลกทปม
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 44
กรณทตองการเรยกดขอมลทะเบยน ใหคลกทปม โปรแกรมจะเขาสหนาจอทะเบยนให
กรณทตองการเรยกดขอมลพเศษ ใหคลกทปมขอมลพเศษ โปรแกรมจะเขาสหนาจอขอมล
พเศษของเอกสารแตละฉบบทไดทาการสรางขอมลพเศษไวแลว ดงภาพ
การพมพรายการจดเกบเอกสารทแสดงบนหนาจอ : คลกทปมพมพ โปรแกรมจะแสดง
รายการจดเกบเอกสารทแสดงบนหนาจอมาใหในรปแบบของรายงาน ดงภาพ
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 45
การคนหาเอกสารจดเกบ : กรณทตองการคนหาเอกสารทจดเกบแลว คลกทปมคนหา จะ
แสดงหนาจอเพอใหระบเงอนไขทตองการคนหา เชน เรอง , คาคน , เลขทหนงสอ, ป พ.ศ. , ลงวนท , ถงวนท ซง
สามารถระบเงอนไขทตองการคนหาไดมากกวา 1 เงอนไข ดงภาพดานลาง
จากนนคลกทปมคนหา โปรแกรมจะคนหาเอกสารจดเกบตามเงอนไขทกาหนดมาให
กรณทตองการออกจากหนาจอคนหาเอกสารจดเกบใหคลกทปมปด
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 46
การใชงานระบบรายงาน : คลกทไอคอนรป กรณทตองการพมพหรอเรยกดรายงานประจาวนของ
การรบ-สงเอกสารของแตละหนวยงาน จะแสดงหนาจอดงภาพ
คลกเลอกชอรายงานในComboทกาหนด เชน ทะเบยนการออกเลขสงหนงสอ, ทะเบยนหนงสอรบ ,ทะเบยน
ออกเลขหนงสอเวยน , ทะเบยนรบหนงสอเวยน , ทะเบยนจดเกบเอกสาร , เอกสารคางรบ ,เอกสารตดตาม ,เรองท
เลขาฯมอบหมาย, หนงสอหมดอาย เปนตน
ระบเงอนไขทตองการสาหรบรายงาน โดยสามารถเลอกเงอนไขไดมากกวา 1 เงอนไข เชน เรอง ,เรยน ,
เลขทหนงสอ ,ปพ.ศ. ,เลขทะเบยน ,ถงเลขทะเบยน , จากวนท , ถงวนท ,จากเวลา ,ถงเวลา ,ชนความเรว ,ชนความลบ,
สถานะ ,ประเภทการปฏบต และชอผรบ ทงนขนอยกบความตองการของผใชงานวามความตองการทจะคนหารายงาน
ทงหมดโดยไมตองระบเงอนไขกได ซงสามารถทาไดโดยคลกเลอกทชอรายงานแลวคลกทปม
คมอการปฏบตงานของผใช(User Operation Manuals)
ระบบงานสารบรรณและการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส
หนา 47
เมอคลกทปมพมพ แลวโปรแกรมจะแสดงแบบฟอรมรายงานมาให โดยจะแสดงในรปแบบ
ของ.PDF ดงภาพทแสดงดานลางน
การออกจากระบบ : คลกทไอคอนรป กรณทตองการLog Offออกจากระบบเพอใสรหสผานเขามา
ใชงานใหม
การกลบสจอภาพรวมของการใชงานโปรแกรม : คลกทไอคอนรป กรณทตองการกลบสหนาจอ
ภาพรวมการใชงานของโปรแกรมซงจะแสดงรายละเอยดตางๆ เชน หนงสอเวยนสานกงานศาลยตธรรม , ขาว
ประชาสมพนธ , หนงสอรบ-สงของแตละหนวยงาน , หนงสอเวยน ,สมดสงกลาง ,หนงสอเกนกาหนด และหนงสอคาง
รบของแตละหนวยงาน เปนตน
การตงคาการแสดงรายการทหนาจอ : คลกทไอคอนรป กรณทตองการกาหนดคาทจะใหแสดงใน
หนาจอหลก โดยผใชงานแตละคนสามารถกาหนดไดวาตองการใหขอมลแสดงรายการในตารางจานวนกรายการ
การกาหนดสทธอานาจการใชงานตางๆ : คลกทไอคอนรป กรณทตองการกาหนดสทธอานาจการ
ใชงานตางๆใหผใชงานโปรแกรม ซงผทมสถานะเปน Administrator เทานนจงจะสามารถเขาใชงานได