คมอปฏบตงาน เลขานการหลกสตรวทยาศาสตรบณฑต

สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย

สถาบนเทคโนโลยปทมวน

จดท าโดย นางสาวชฎาวรรณ อทธชยเจรญ ต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป

สงกดหลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย

(ฉบบปรบปรงเพมเตม ณ กมภาพนธ 2561)

2

ค าน า การจดท าคมอปฏบตงานเลขานการหลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบ

สารสนเทศ (ฉบบปรบปรง ครงท 5) จดท าขนเพอเปนแนวทางการปฏบตงานในงานสารบรรณ งานบรการนกศกษา งานเลขานการหลกสตร เพอเอออ านวยความสะดวกในการปฏบตงานใหสะดวกมากขน และรวดเรว มประสทธภาพมากยงขน

ในการน ขาพเจาจงไดรวบรวมขอมล รวมทงความรจากประสบการณการท างาน และจากการไดรบการอบรมความรตางๆ ทเกยวของกบงาน เพอจดท าคมอปฏบตงานฉบบนขน และพรอมรบฟงค าคดเหนและขอแนะน า เพอเปนแนวทางในการปรบปรงคมอปฏบตงานใหเหมาะสมตอไป

ขาพเจาหวงเปนอยางยงวาคมอปฏบตงานฉบบนจะเปนประโยชนตอหลายทานทปฏบตงานในหนาทเลขานการหลกสตร ในการปฏบตงานตางๆ ใหส าเรจลลวงตอไป

ผจดท า

นางสาวชฎาวรรณ อทธชยเจรญ เจาหนาทบรหารงานทวไป สงกดหลกสตร วท.บ. สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ

3

หนา

ค าน า สารบญ

สวนท 1 ประวตโดยยอ ขอมลทวไปโดยยอ 5 ประวตสาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ 6 โครงสรางการบรหาร 9 รายชอคณาจารยประจ าสาขาวชาและคณาจารยประจ าหลกสตร 9

สวนท 2 งานเลขานการ 1. ความส าคญและความจ าเปนของงานดานเลขานการ 10 2. ความหมายของค าวา “เลขานการ” 11 3. ประเภทของเลขานการ 12 4. บทบาทหนาทของงานเลขานการสาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ 13 ขนตอนการปฏบตงานการขออนมตหรอขออนญาตและ 14 ขอยมเงนเขารวมโครงการอบรม สมมนาตางๆ งานการประชมของสาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ 15 สวนท 3 งานสารบรรณ งานสารบรรณ หมายถง 17 การลงทะเบยนหนงสอรบในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 18 การจดแฟมเสนอหนงสอตอผบงคบบญชา 18 การสงหนงสอ 19

สวนท 4 งานบรการนกศกษา งานบรการนกศกษา 25 ขนตอนการยนค ารองทวไปของนกศกษา 26

สวนท 5 การจดท าสญญาเงนยม ขนตอนการจดท าสญญาเงนยม 27

สวนท 6 ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน ขอเสนอแนะและแนวทางแกไข ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน ขอเสนอแนะและแนวทางแกไข 30

สารบญ

4

สวนท 1

(ประวตโดยยอ)

5

ขอมลทวไปโดยยอ ชอหนวยงาน หลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรระบบสารสนเทศ คณะวทยาศาสตรและ

เทคโนโลย สถาบนเทคโนโลยปทมวน

ทตง สถาบนเทคโนโลยปทมวน เลขท 833 ถนนพระรามท 1 แขวงวงใหม เขตปทมวน กรงเทพมหานคร

10330 1.) ส านกงานหลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรระบบสารสนเทศ

ตงอย ณ อาคารสทธผล ชน 5 สถาบนเทคโนโลยปทมวน 2.) หองปฏบตการคอมพวเตอร 1

ตงอย ณ อาคารพระประกอบกลกจ ชน 2 สถาบนเทคโนโลยปทมวน 3.) หองปฏบตการคอมพวเตอร 2

ตงอย ณ อาคารสทธผล ชน 4 สถาบนเทคโนโลยปทมวน 4.) หองปฏบตการมลตมเดย

ตงอย ณ อาคารสทธผล ชน 5 สถาบนเทคโนโลยปทมวน 5.) หองปฏบตการโครงงานนกศกษา

ตงอย ณ อาคารสทธผล ชน 4 สถาบนเทคโนโลยปทมวน

ประวตหลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ หลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ อยภายใตการก ากบดแลของ

คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย สถาบนเทคโนโลยปทมวน โดยมอาจารยประจ าหลกสตรทงหมดจ านวน 5 ทานและอาจารยผสอนในหลกสตร จ านวน 6 ทาน และบคลากรสายสนบสนนวชาการ จ านวน 1 คน โดยเรมเปดการเรยนการสอนระดบปรญญาตร ในปการศกษา 2560 ซงปรบปรงมาจากหลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ ซงเรมรบนกศกษาเมอปการศกษา 2555 แตยงไมมการจดการเรยนการสอน เนองจากจ านวนนกศกษาทสมครเขาศกษาในหลกสตรไมเปนไปตามเปาหมายทตงไว และในปการศกษา 2556 มนกศกษา ภาคปกต จ านวน 8 คน (ปจจบนนกศกษาเหลอ จ านวน 4 คน) และภาคพเศษ (เสาร – อาทตย) จ านวน 10 คน (ปจจบนนกศกษาเหลอ จ านวน 5 คน) ปการศกษา 2557 มนกศกษาภาคปกตเขามาสมครเรยน จ านวน 6 คน (ปจจบนนกศกษาเหลอ จ านวน 2 คน) และนกศกษาภาคพเศษ (เสาร – อาทตย) จ านวน 5 คน (ปจจบนนกศกษาเหลอ จ านวน 1 คน) ปการศกษา 2558 มนกศกษาภาคปกตเขามาสมครเรยน จ านวน 12 คน (ปจจบนนกศกษาเหลอ จ านวน 2 คน) และปการศกษา 2559 มนกศกษาภาคปกตเขามาสมครเรยน จ านวน 4 คน (ปจจบนนกศกษาเหลอ จ านวน 2 คน) ซงนกศกษาภาคพเศษ (เสาร – อาทตย) ในปการศกษา 2558 ไดมการปรบแผนการรบนกศกษา โดยมเงอนไขการเปดการเรยนการสอน คอ หากมนกศกษาไมเกน 15 คน ทางหลกสตรขอสงวนสทธไมเปดการเรยนการสอน

สวนท 1 (ประวตโดยยอ)

6

ปรชญา “หลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาสาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ เปนครอบครวท

อบอน สรางการเรยนรใหเปนเสมอนเกมสทมความสนกสนาน สงเสรมใหนกศกษาเกดความร ทกษะวชาการ ควบคกบคณธรรม จรยธรรม รเทาทนเทคโนโลยสารสนเทศ ฝกกระบวนการคดใหเปนระบบ และเสรมสรางกจกรรมจตส านกสาธารณะ เพอใหนกศกษาเปนผเตบโตในทกๆ ดาน เกดความภาคภมใจในตวเอง เปนบณฑตทมคณภาพและด าเนนชวตไดอยางพอเพยง”

ปณธาณ “ผลตบณฑตใหมความภาคภมใจในตนเองและมคณคาตอสงคม”

วสยทศน “บณฑตตองเปนผมคณภาพ เปนทยอมรบของสงคม และด าเนนชวตไดอยางพอเพยง”

พนธกจ 1. พฒนาหลกสตรและเนอหาการสอนใหมความทนสมย ตรงตามความตองการของตลาดแรงงาน และเทาทน

เทคโนโลยทเปลยนแปลง 2. สรางความประทบใจใหแกนกศกษาและผปกครอง โดยมบคลากรของหลกสตรดแลนกศกษาไดอยางทวถง 3. สงเสรมการเรยนการสอนใหเหมาะสมกบความสนใจของนกศกษา ฝกการท างานเปนทม ฝกการคดอยางเปน

ระบบเพอแกไขปญหา รวมถงสอดแทรกความรดานคณธรรม จรยธรรม การด าเนนชวตตามแนวพระราชด ารส ปรชญาเศรษฐกจพอเพยง

4. สงเสรมการใหนกศกษาเขารวมอบรมเพอพฒนาตนเอง และการแขงขนทกษะวชาการ 5. สงเสรมใหนกศกษาเขารวมในกจกรรม จตส านกสาธารณะ เพอเปนบณฑตทมคณภาพ

วฒนธรรมองคกร “เปนองคกรแหงการเรยนรแลกเปลยนความคดเหนทมคณภาพ”

เปาประสงค หลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย สถาบนเทคโนโลยปทมวน นน มเปาประสงคในการผลตบณฑต การวจยและบรการวชาการแกสงคมทางดานวทยาศาสตรและเทคโนโลย เพอใหบรรลเปาประสงคหลกตอไปน

1. เปาประสงคดานการผลตบณฑต 1.1) ผลตบณฑตทมศกยภาพตรงตามความตองการของตลาดแรงงานและเพมจ านวนบณฑต

ในคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย 1.2) ผลตบณฑตทมคณสมบต COMTECH ดงน

C = Commitment รบผดชอบตอสงคม O = Openhearted ใจด มน าใจ เออเฟอเผอแผ M = Morality เพยบพรอมคณธรรม จรยธรรม T = Teamwork การท างานรวมกน E = Excellence มงเนนความเปนเลศ C = Care ความเอออาทรตอกนในองคกร H = Harmony ความเปนเอกภาพประสานเปนหนงเดยว

7

2. เปาประสงคดานผลงาน 2.1) เปาประสงคดานวชาการ มผลงานวชาการโดดเดนในเชงปฏบตและเปนทยอมรบของสงคมในดาน

ตางๆ ดงน - Database - Network - Programming

2.2) เปาประสงคดานการวจย - สงคม/ภาคสวนตางๆ ใหการยอมรบในผลงานวจยใน 3 ดาน หลกตามเปาประสงค ดานวชาการ - มการสรางผลงานวจย ทง 3 ดานหลกในระดบชมชน ระดบอตสาหกรรม ระดบชาต และ

นานาชาต 2.3) เปาประสงคดานวชาการ

- สงคมใหการยอมรบงานบรการวชาการ ผานทางศนยบรการวชาการใน 3 ดานหลกของเปาประสงคดานวชาการ

- บรการวชาการหลากหลายรปแบบ ส าหรบภาคสวนตางๆ เพอใหสอดคลอง 3 ดานหลกของเปาประสงคดานวชาการ

3. โครงสรางการบรหาร

แผนภมโครงสรางการบรหารงาน หลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ

คณบดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย

รองคณบดฝายวชาการและงานวจย

รองคณบดฝายบรหารและงานประกนคณภาพ

รองคณบดฝายกจการนกศกษาและสหกจศกษา

ประธานหลกสตร วท.บ. สาขาวชาวทยาศาสตรและเทคโนโลยสงแวดลอม

ประธานหลกสตร วท.บ. สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ หวหนากลมวชาศกษาทวไป

อาจารยประจ าหลกสตร วท.บ. สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวร

และระบบสารสนเทศ

เลขาประจ าหลกสตร วท.บ. สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ

8

รายชอคณาจารยประจ าหลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ 1) อาจารยอทธศกด ศรด า ต าแหนง ประธานหลกสตร

2) อาจารย ดร.สวทย ภมฤทธกล ต าแหนง อาจารยประจ าหลกสตร 3) อาจารยวศน ภรมย ต าแหนง อาจารยประจ าหลกสตร 4) อาจารย ดร.อมร คมทรพยสร ต าแหนง อาจารยประจ าหลกสตร 5) อาจารยปยะวฒน ทองแกว ต าแหนง อาจารยประจ าหลกสตร

รายชอบคลากรสายสนบสนนวชาการ สงกดหลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ

1) นางสาวชฎาวรรณ อทธชยเจรญ ต าแหนง เลขานการประจ าหลกสตร

หลกสตรและสาขาวชาทเปดสอน

ล าดบท รายชอหลกสตร สาขาวชาทเปดสอน 1 วทยาศาสตรบณฑต (วท.บ) สาขาวชาเทคโนโลยคอมพวเตอร พ.ศ.2551 สาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ

(หลกสตรปรบปรง พ.ศ.2555) สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ

(หลกสตรปรบปรง พ.ศ.2560)

9

สวนท 2

(งานเลขานการ)

10

1. ความส าคญและความจ าเปนของงานดานเลขานการ

ในปจจบนประธานหลกสตรฯ ตางมองเหนความส าคญและความจ าเปนทตองมเลขานการทมความรความสามารถไวชวยงาน เนองจากประธานหลกสตรฯ มภาระในการท างานทส าคญ ๆ ในเรองตาง ๆ เชน การวางแผนการด าเนนงานของหนวยงาน การก าหนดนโยบายของหนวยงานเพอให เกดความกาวหนาและประสบความส าเรจ การตรวจและตดตามผลการด าเนนงานของหนวยงาน ดงนนประธานหลกสตรฯ จงตองการผทมความรความสามารถและไววางใจไดมาชวยงาน เพอชวยแบงเบาภาระการท างานในดานตาง ๆ และชวยใหการด าเนนงานเปนไปอยางรวดเรวถกตองตามทตองการ โดยเฉพาะอยางยงเลขานการนนมสวนชวยการท างานของประธานหลกสตรฯ ทงทางตรงและทางออม จงนบไดวาเลขานการเปนผทมสวนส าคญอยางมากทจะท าใหงานของประธานหลกสตรฯ ประสบผลส าเรจหรอลมเหลวในการท างาน

ดงนน ในการด าเนนงานประเภทตาง ๆ จงจ าเปนตองพงพาอาศยผทท างานในหนาทเลขานการดวยกนทงสน หรออาจกลาวไดวาเลขานการเปนต าแหนงทมความส าคญและความจ าเปนตอหนวยงานตาง ๆ ทกประเภทนนเอง ดงค ากลาวทมผเปรยบเปรยบเปรยไววา "ถาเลขานการในโลกนดหยดงานพรอม ๆ กนแลวธรกจทกอยางทวโลกตองหยดชะงกตามไปดวย"

จงสรปไดวางานอาชพเลขานการเปนงานทมความส าคญและมความจ าเปนตอประธานหลกสตรฯ ทจะขาดเสยมได แตสงทส าคญทท าหนาทเลขานการควรมทกษะความร ความสามารถในการปฏบตงานส านกงาน ในทก ๆ ดาน โดยเฉพาะในปจจบนเลขานการจะตองมความรเกยวกบเทคโนโลยสารสนเทศและสามารถใชคอมพวเตอรไดเปนอยางด ตลอดจนเปนผทมคณธรรมในการปฏบตหนาท ซงจะน าไปสความรวมมอรวมใจในการท างานของบคลากรทก ๆ ฝาย

2. ความหมายของค าวา "เลขานการ"

"เลขานการ" สนธมาจากค าวา "เลขา+อนการ" เปนเลขานการ ซงความหมายของ "เลขา" แปลวา ลาย รอยเขยน ตวอกษร การเขยน งามดงเขยน สวนค าวา "อนการ" แปลวา การท าตาม การเอาอยาง อยางไรกตาม จากพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน ฉบบป พ.ศ. 2542 ใหความหมายของค าวา "เลขานการ" หมายถง ผมหนาทเกยวของกบหนงสอหรออน ๆ ตามทผบงคบบญชามอบหมาย

ในภาษาองกฤษ Secretary ซงมรากศพทมาจากภาษาลาตนวา"Secretum" หรอ "Secret" แปลวาความลบ ดงนน Secretary จงเปนวาผความลบ ผรกษาความลบ ฉะนน การรกษาความลบ จงเปนคณสมบตทส าคญอยางยงของผทท าหนาทในต าแหนงเลขานการ

สวนท 2 (งานเลขานการ)

11

นอกจากน ยงแยกศพทของตวอกษรทประกอบเปนค าวา Secretary ไดดงน S = Sense คอ ความส านกในหนาทวาสงใดความท าและไมควรท า E = Efficiency คอ ความสามารถในการปฏบตงานไดมประสทธภาพ C = Courage คอ ความกลาหาญ กลากระท าในสงทดโดยไมกลววาจะเกดความผด R = Responsibility คอ ความรบผดชอบในการท างาน E = Energy คอ การมก าลงใจ มสขภาพด T = Technique คอ การมเทคนคในการท างาน A = Active คอ ความวองไวไมลาชาเพองานจะไดส าเรจตามจดมงหมาย R = Rich คอ ความเปนผมคณธรรม Y = Youth คอ ความมชวตชวา อยในวยหนมสาว

ประเภทของเลขานการ

เลขานการสามารถแบงตามหลกวชาการและตามคณสมบตไดดงน

1. ตามหลกวชาการ แบงประเภทเลขานการออกเปน 4 ประเภท คอ

1.1 เลขานการประจ าต าแหนง (Position Secretary) คอ ต าแหนงประจ าทไดก าหนดไวอยาง แนนอนในหนวยงานหรอองคการ โดยก าหนดอตราเงนเดอนและหนาทไวแนนอน ไดแก เลขานการกรม เลขานการองคการ และเลขานการบรษท 1.2 เลขาน การประจ า ต วบคคล หร อ เลขาน การ สวน ตว (Private or Personal Secretary)

หมายถง เลขานการสวนตวทปฏบตหนาทตามค าสงโดยตรงของผบงคบบญชา เลขานการจะท าหนาทเปนผชวยทงในงานและกจการสวนตว ไดแกเลขานการนายกรฐมนตร เลขานการนกธรกจ นกแสดง เปนตน

1.3 เลขานการกตมศกด (Honorable Secretary) คอ บคคลทไดรบเชญใหมาท าหนาทเลขานการในกรณพเศษ เปนต าแหนงทมเกยรต สวนมากจะเกยวกบงานการกศล สมาคม จะไมมเงนตอบแทนหรอเงนเดอนประจ า เชน เลขานการสภากาชาดไทย

1.4 เลขานการพเศษ (Special Secretary) คอ ผทมต าแหนงหนาทและไดรบเงนเดอนประจ าอยแลว แตไดรบเชญหรอแตงตงใหท าหนาทเลขานการเปนการชวคราวหรอเปนการเฉพาะในงานใดงานหนง เมอสนสดลงต าแหนงเลขานการกจะพนหนาทตามไปดวย ไดแก เลขานการในการประชม การอบรม การสมมนา เปนตน

3. บทบาทหนาทของงานเลขานการสาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ

1. งานเลขานการสาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ

1.1 ตดตอประสานงานนดหมายหนวยงานภายในและภายนอก พรอมรบ – สง เอกสารจดหมาย อเลกทรอนกสใหกบหนวยงานภายในและภายนอกสถาบน

1.2 ด าเนนการจดท าบนทกขอความขออนมตหรอขออนญาตและขอยมเงนสถาบนเพอ เขารวม โครงการสมมนา และโครงการอบรมตางๆ เสนอผบงคบบญชาอนมต

12

ตวอยางบนทกขอความขออนมตหรอขออนญาตเขารวมโครงการอบรม สมมนาตางๆ

13

ขนตอนการปฏบตงาน การขออนมตหรอขออนญาตและขอยมเงนเขารวมโครงการอบรม สมมนาตางๆ

Start

ตนเรอง / เอกสารทจะขอเขารวมโครงการ

จดท าบนทกขอความขออนมตเขารวม (พรอมเอกสารแนบ)

เสนอประธานหลกสตร พจารณาลงนามในบนทกขอความ

ออกเลขสงหนงสอภายใน

ประธานหลกสตรลงนามแลว

ถายส าเนาเอกสาร 1 ชด

สแกนเอกสารทงหมดเปนไฟล PDF

สงเอกสารตนฉบบ ไปส านกงานคณบดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย

เพอเสนอคณบดพจารณาลงนามตอไป

จดสงเอกสารทสแกนในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ไปส านกงานคณบดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย

เอกสารแนบ

1. เรองเดม 2. สญญาเงนยม 3. ใบขออนญาตใชรถยนตสถาบน (ถาม)

End

14

1.3 งานการประชมของสาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ ซงมหนาท ดงตอไปน 1.3.1 ท าบนทกขอความขอเชญประชม เสนอหวหนาสาขาวชาพจารณาลงนาม

ตวอยางบนทกขอความ ขอเชญประชมคณะกรรมการของสาขาวชา

1.3.2 จดท าวาระการประชม

15

1.3.3 จดสงหนงสอเชญประชมพรอมวาระการประชมไปยงคณะกรรมการสาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศเพอรบทราบ

1.3.4 จดเตรยมเอกสารการประชมตามจ านวนคณะกรรมการของหลกสตร และส าเนาเพมอก 1 ชด เพอเกบใสแฟมรายงานการประชมหลกสตร เพอเกบไวเปนหลกฐานและส าเนาในการตรวจประกนคณภาพการศกษาตามองคประกอบท 1 ตอไป

1.3.5 จดเตรยมสถานท และอาหาร เครองดม ส าหรบการประชมคณะกรรมการ 1.3.6 จดท ารายชอผเขารวมประชม เพอลงนามเขารวมการประชม

1.3.7 บนทกการประชม โดยใชเครองบนทกเสยง บนทกเสยงผเขารวมประชม 1.3.8 จดท ารายงานการประชม 1.3.9 ตดตามผลการด าเนนงานตามมตทประชม 1.3.10 แจงเวยนรายงานการประชม

16

สวนท 3

(งานสารบรรณ)

17

งานสารบรรณ

งานสารบรรณ เปนงานทเกยวกบหนงสอ นบตงแตคด ราง เขยน แตง พมพ จดจ า ท าส าเนา รบ-สง บนทก ยอเรอง โตตอบ จดเกบ คนหา ท าลาย

ในทางปฏบต งานสารบรรณ หมายถง การบรหารงานเอกสารทงปวง ตงแต การคด ราง เขยนอานแตง พมพ จด ท าส าเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ท ารหส เกบเขาท คนหา ตดตาม และท าลาย ทงนตองเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตอง และมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจายจากความหมายของ “งานสารบรรณ” ท าใหสามารถเหนถงขนตอนและขอบขายของงานสารบรรณวาเกยวของกบเรองใดบาง เรมตงแต

1. การผลตหรอจดท าเอกสาร (พจารณา – คด – ราง เขยน– พมพ/ทาน ส าเนา – เสนอ – ลงนาม) 2. การสง (ตรวจสอบ – ลงทะเบยนในหนงสอสงออก – ลงวนเดอนป –น าสง) 3. การรบ (ตรวจ – ลงทะเบยน – แจกจาย) 4. การเกบ รกษา และการยม 5. การท าลาย

ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ก าหนดไววาหนงสอราชการ คอ

เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทม ไปถงบคคลภายนอก3. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4. เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมายระเบยบ หรอขอบงคบชนดของหนงสอ ม 6 ชนด ดงน 5.1 หนงสอภายนอก 5.2 หนงสอภายใน 5.3 หนงสอประทบตรา 5.4 หนงสอสงการ 5.5 หนงสอประชาสมพนธ 5.6 หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

สวนท 3 (งานสารบรรณ)

18

ชนความเรงดวน หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและด าเนนการ

ทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท คอ

1. ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน 2. ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว 3. ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะท าได

การลงทะเบยนรบหนงสอ

หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก มขนตอนการปฏบต ดงน

1. จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอเพอด าเนนการกอนหลง 2. ประทบตรารบหนงสอทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอก เลขรบ วน เดอน ป และเวลาท รบเอกสารนนๆ

ตราประทบรบหนงสอ ของหลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ

3. ลงทะเบยนรบหนงสอในสมดทะเบยนรบ โดยแยกเปนทะเบยนรบภายใน และทะเบยนรบภายนอก 4. ลงทะเบยนรบดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสและจดเกบเอกสาร สถาบนเทคโนโลยปทมวน ดงน

หลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวศวกรรมซอฟตแวรและระบบสารสนเทศ

เลขรบ................................................ วนท................................................... เวลา..................................................

19

20

3. หนาแรกเมอเขาสการใชงานระบบ

4. รายการกลองเอกสารของผใชและของหนวยงาน

สญลกษณดงภาพ ภายในกลองเอกสารแตละกลองจะประกอบไปดวยสวนตางๆ ดงน คลกท Inbox : ซงเปนรายการเอกสารเขา เกบรายการเอกสารทสงเขามายงผใชหรอหนวยงาน

21

5. เปดเอกสารทตองการรบ ขนมา แลวให คลกตรง คลกทนเพอรบเอกสาร

6. คลกตรง คลกทนเพอรบเอกสาร จะปรากฏหนาจอตามน

คลกเลอก สมดรบสาขาวชาเทคโนโลยคอมพวเตอร ตามรป

คลกตรงน

22

7. หลกคลกเลอก สมดรบสาขาวชาเทคโนโลยคอมพวเตอร แลว จะไดเลขหนงสอรบของสาขาวชาเทคโนโลย คอมพวเตอร ตามรป เปนอนเสรจเรยบรอยกระบวนการรบหนงสอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

23

การจดแฟมเสนอหนงสอตอผบงคบบญชา

การเสนอหนงสอ คอ การน าหนงสอทด าเนนการชนเจาหนาทเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญชา เพอพจารณา บนทก สงการ ทราบ และลงชอการเสนอหนงสอใหเสนอไปตามสายการปฏบตงาน ตามล าดบชนผบงคบบญชา โดยเจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอ และแยกหนงสอทเสนอออกเปนประเภทตามชนความลบความเรงดวน จดล าดบวาเปนเรองทตองสงการ พจารณา หรอเพอทราบ แลวใสแฟมเสนอตามลกษณะความส าคญของหนงสอแตละเรอง

การสงหนงสอ

หนงสอสง คอ เอกสารทสงออกไปภายนอก ม 2 ลกษณะ ซงมขนตอนการปฏบต ดงน

1. หนงสอสงภายนอก

1.1 ใหตรวจสอบความถกตอง ครบถวน ของหนงสอ

1.2 บรรจซองแลวปดผนก จาหนาซองถงผรบและผสงใหชดเจน

2. หนงสอสงภายใน

2.1 ใหตรวจสอบความถกตอง ครบถวนของหนงสอ

2.2 ลงทะเบยนสงหนงสอ โดยกรอกเลขทะเบยนสง จากหนวยงานผสง ถงหนวยงานผรบลายมอชอผรบ และวนท รบหนงสอนน หากเปนหนงสอเรงดวนจะสงเอกสารผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หรอโทรสารไปยงหนวยงานทเกยวของ และจงประสานทางโทรศพทเพอตรวจสอบการรบหนงสออกครงหนง

24

สวนท 4

(งานบรการนกศกษา)

25

งานบรการนกศกษา

1. ใหบรการเบก ยม – คน วสดอปกรณของหลกสตรเทคโนโลยสารสนเทศแกนกศกษา 2. ใหบรการ เรอง ค ารองตางๆ นกศกษา 3. ตดตาม ประสานงาน เรองตางๆ กบนกศกษาหลกสตร

การใหบรการค ารองทวไป

สวนท 4 (งานบรการนกศกษา)

26

27

สวนท 5

(การจดท าสญญายมเงน)

28

การจดท าสญญาเงนยม

1. ท าบนทกขอความ เรอง ขออนมตยมเงน ตออธการบดเพอโปรดพจารณาอนมต ดงน

ตวอยางบนทกขอความ ขออนมตยมเงน

2. จดท าสญญาการยมเงน (แบบ 8500) เพอโปรดลงนาม ดงตวอยางดานลาง

สวนท 5 (การจดท าสญญายมเงน)

29

3. สงเอกสารสญญาการยมเงน (แบบ 8500) ใหหวหนางานการเงนตรวจสอบสถานะการยมเงนวามเงนยมคงคางหรอไม

4. เสนออธการบดลงนามในสญญาการยมเงน 5. เสนอลงนามเรยบรอย สงเอกสารขออนมตยมเงนทงหมดใหแกงานการเงน 6. หากไดรบเงนยมเรยบรอย ใหท าเรองขอหกลางยมเงนหลงเสรจงาน ภายใน 7 วนท าการเสนอแกทาง

สถาบนตอไป

30

สวนท 6

(ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน ขอเสนอแนะและแนวทางแกไข)

31

ปญหา / อปสรรค

1. ในการท างานบางครง เมอมงานเรงดวนทตองปฏบต เลขานการยงขาดความละเอยด รอบคอบในงานทท าจงสงผลใหการปฏบตงานลาชา

2. ในยคปจจบนคอมพวเตอรไดเขามามบทบาทตอการท างานขององคกร สงผลใหผทปฏบตงานตองมความร ความสามารถในการใชคอมพวเตอรไดอยางคลองแคลว ซงหากเลขานการขาดทกาะทางดานการใชงานคอมพวเตอร จะท าใหงานลาชา และไมคอยมประสทธภาพเทาทควร

3. การสอสารภาษาองกฤษ ซงในปจจบนปฏเสธไมไดวาจะไมมการตดตอประสานกบชาวตางชาต และแนนอนทสด หากเลขานการไมมทกษะทางดานภาษาองกฤษเลยอาจท าใหการด าเนนงานของผบรหารไมราบรน

4. หากเลขานการไมม ความซอสตย สจรต ตอหนาทการงาน ตอผบรหาร และองคกร ท าใหผทเขามาตดตอประสานงานขาดความเชอมนในตวเลขานการ

5. การท างานเฉพาะเทาทรอค าสงจากผบงคบบญชาสง เปนการบงบอกวาเลขานการไมมการพฒนาตนเอง เปนการท างานแบบเชาชาม เยนชาม ไมสามารถทจะคด หรอตดสนใจ เพอการพฒนาองคใหมประสทธ ภาพยงขนได

ขอเสนอแนะและแนวทางแกไข

1. การท างานไมวาจะเปนในหนวยใดกตาม การท าหนาทเลขานการจ าเปนตองศกษา รายละเอยดของ หนวยงานนนๆ อยางลกซง เพอใหการท างานด าเนนไปอยางราบรน เนองดวยเลขานการเปนผทตอง ท างานรวมกบผบรหาร ดงนนเมอผบรหารไดมอบงาน หรอภารกจอนใดแลว เลขานการจะตองสามารถ ท าไดทนทวงท และตองทราบวาตองไปตดตอกบหนวยงานใด หรอกบบคลากรทานใด ดงนนการทราบถง รายละเอยดขององคกรจงม ความส าคญเปนอยางยง

2. บคลกลกษณะของเลขานการทขาดไมได คอตองเปนผทมความคลองตว มความละเอยดรอบคอบ มความอดทนตอสถานการณตางๆ ได เปนอยางดอกทงตองเปนผทมนสงเกตกบเหตการณตาง ๆ ตองเปน ผทมความรอบรในทกๆ เรอง ทงนเพอผลประโยชน ตอผบรหารและองคกร

3. ตองทองใหขนใจอยตลอดเวลาวาเลขานการ เปนผทไดรบความไววางใจจากผบรหารโดยตรง เปนผทตองรกษาความลบของเจานายใหดทสด เพราะเลขานการคอผทตองรกษาภาพลกษณของเจานาย

4. ทกครงทผบรหารเรยกพบ ไมวาจะกรณ ใดๆ กตามตองน าปากกา และกระดาษตดตวไปดวยเสมอ เพราะในบางครงผบรหาร อาจตองการสงงานให เลขานการไปปฏบตงาน เพราะการจ าอยางเดยวไมสามารถจดจ าทกสงทกอยางได

5. เลขานการทดควรมความซอสตยสจรตตอตนเอง หนาทการงาน ผบรหาร และตอองคกร

สวนท 6 (ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน ขอเสนอแนะและแนวทางแกไข)

32

6. ควรศกษาหาความรทเกยวของกบสายงานอยางสม าเสมอเชน คอมพวเตอร ภาษาองกฤษ ฯลฯ เพราะเปนการพฒนาตนเอง และสามารถน าความรทมประสทธภาพไดมาไป พฒนาองคกร และพฒนาหนาทการงานไดอยางมประสทธภาพ

7. เนองจากในปจจบน งานเลขาหลกสตร มภาระงานทไดรบมอบหมายมหาขน ดงนน ควรตองเรยงล าดบความส าคญกอน-หลง ใหด