การเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม · 2010-07-03 ·...
TRANSCRIPT
โปรแกรมนใชส าหรบพมพงานเอกสารตางๆ เชน จดหมาย รายงาน หนงสอ วทยานพนธ และจดรปแบบใหดสวยงาม นอกจากนยงสามารถสรางงานพมพแบบคอลมน (คลายงานหนงสอพมพ) ไดดวย
การเรมตนใชงานโปรแกรม หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-
เรมใชงานโปรแกรม Microsoft Word
รจกสวนประกอบของหนาจอโปรแกรม
การใชงานแถบ Ribbon
การพมพขอความ และการตกแตงขอความ
การบนทกเอกสารลงใน disk
การปดแฟมงาน การเปดแฟมงานใหม การเปดแฟมงานใน disk
เรมใชงานโปรแกรม Microsoft Office Word 1. คลกป ม Start บนแถบ Task bar
2. เลอก All Programs Microsoft Office
3. เลอก Microsoft Office Word 2007 จะเปดใหใชงานไดทนท
สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม
กอนทจะท างานกบโปรแกรม Microsoft Office Word คณจะตองรจกกบสวนประกอบของหนาจอโปรแกรมกอน เพอจะไดเขาใจถงสวนตางๆ ทจะกลาวอางถงในหนงสอเลมนไดงายขน
บทท 1 Microsoft Office Word 2007
Office Word 2007
Status bar View bar
Office Button Quick Access
Toolbar Title bar
แถบ Ribbon
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.2
Office Button เปนป มค าสงเกยวกบการท างานของแฟมงาน เชน New, Open, Save, Save
As, Print, Close, ฯลฯ
Quick Access Toolbar เปนแถบเครองมอใหคณเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพมป มค าสงทใชงานบอยๆ ไวในแถบเครองมอนได
Title bar แถบแสดงชอโปรแกรมและชอไฟลปจจบนทคณเปดใชงานอย
แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมค าสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใชเลอกใชงานงายขน
Status bar แถบแสดงสถานะการท างานปจจบนบนหนาจอ
View bar แถบแสดงมมมองเอกสารในแบบตางๆ
การใชงาน Ribbon
แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมค าสงหรอทลบารตางๆ ใหคณเลอกใชงานได นอกจากการใชงานปกตแลว คณ
ยงสามารถเรยกใชเมนลดของแถบ Ribbon ขนมาใชงานได โดยมขนตอนดงน
1. คลกขวาทป มใดกไดบนแถบ Ribbon
2. จะปรากฏเมนค าสงใหเลอกดงน
การพมพขอความ เมอคณเปดโปรแกรม Microsoft Office Word ขนมาแลว ตองการพมพงานในเอกสาร คณสามารถท าได โดยมขนตอนดงน
1. คลกเปน cursor ต าแหนงทตองการในเอกสาร 2. พมพขอความไดเลย
การตกแตงขอความ เมอคณพมพขอความในเอกสารเรยบรอยแลว เพอใหขอความนนดสวยงามขน คณสามารถจดตกแตงเพมได โดยมขนตอนตอไปน
เพมปมทเลอกไปไวบน Quick Access Toolbar
ก าหนดรายละเอยดของ Quick Access Toolbar เพมเตม
แสดง Quick Access Toolbar ไวใตแถบ Ribbon
ยบแถบ Ribbon ชวคราว ท าใหหนาจอการท างานกวางขน
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.3
1. Drag เมาสคลมขอความทตองการตกแตง จะปรากฏทลบารขนโดยอตโนมตใหคณเลอกใชไดเลย
2. คลกป มเครองมอบนทลบาร
หรอคลกป ม
จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Font ใหก าหนดรายละเอยดเพมเตม
Font
Color
Font Font size Grow Font Shrink Font
Font style
Format Painter
Bold
Italic Center Highlight Indent Left Indent Right
Bullet
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.4
ทแทบ Font ใชก าหนดชนดของตวอกษรโดยมรายละเอยดดงน ชอง Latin text : เลอกชอ Font ทตองการ ใชกบ Font ภาษาองกฤษ ชอง Complex Script : เลอกชอ Font ทตองการ ใชกบ Font ภาษาไทย Font style : เลอกรปแบบของตวอกษร Size : เลอกขนาดของตวอกษร Font color : สของตวอกษร Underline style : เลอกรปแบบของตวขดเสนใต Underline color : สของเสนใต Effects : เทคนคพเศษของตวอกษร
Strikethrough ขดกลางตวอกษร Double Strikethrough ขดกลางตวอกษร 2 เสน Superscript ตวยกขน Subscript ตวหอย Shadow ตวอกษรแบบมเงา Outline ตวอกษรแบบโปรง Emboss ตวนน Engrave ตวบม Small caps ตวพมพใหญทมขนาดเลก All caps ตวพมพใหญทมขนาดเทากน Hidden ซอนตวอกษร
Preview : แสดงตวอยาง
ทแทบ Character Spacing ใชก าหนดระยะหางระหวางตวอกษรโดยมรายละเอยดดงน Scale : ปรบอตราสวนของตวอกษร ปกตเปน 100% Spacing : ปรบระยะหางระหวางตวอกษร
Normal แบบปกต Expanded ขยายระยะหางระหวางตวอกษรใหกวางขน Condensed บบระยะหางระหวางตวอกษรใหแคบลง
Position : ต าแหนงของการวางขอความ Normal วางแบบปกต Raised วางแบบเหลอมขน
Lowered วางแบบเหลอมลง
ปรบทชอง By
ปรบทชอง By
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.5
3. เมอก าหนดรายละเอยดตางๆ เสรจแลว คลกป ม OK
การบนทกเอกสาร เมอคณพมพงานเอกสารและตกแตงเรยบรอยแลว กตองท าการบนทกขอมลลงใน disk โดยมขนตอนดงน
1. คลกป ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรอ คลกป ม Office Button เลอกค าสง Save หรอ Save As กได
2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยด
3. ทชอง Save in เลอกต าแหนงไดรฟและโฟลเดอรทตองการเกบขอมล 4. ทชอง File name พมพชอไฟล จากตวอยางนใหชอวา First Job คลกป ม Save จะไดไฟลนามสกล
.docx
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.6
การเกบบนทกเอกสารเปนชอไฟลอนหรอไดรฟอน เมอคณท าการเพมเตมรายละเอยดในแฟมงาน หรอท าการแกไขขอมลในเอกสาร แลวคลกป ม Save บน Quick Access Toolbar จะท าการบนทกลงแฟมงานเดมทนท ถาตองการ Save เปนแฟมงานอนหรอไดรฟอน มขนตอนดงน
1. คลกป ม Office Button เลอกค าสง Save As Word Document 2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยดตามตองการ
การปดแฟมงานเอกสาร เมอคณท าการบนทกแฟมงานเสรจแลว ตองการปดงานนน มขนตอนดงน
คลกป ม Office Button เลอกค าสง Close
การเปดแฟมงานใหม เมอคณ ตองการสรางงานเอกสารใหม มขนตอนดงน
1. คลกป ม Office Button เลอกค าสง New
เปนการ Save ไฟล ปกต นามสกล .docx
บนทกไฟลเปนแบบ Template นามสกล .dotx
บนทกไฟลเพอใชกบ Word 97-2003 ได
เปด Help เพออธบายเพมความสามารถใหมในการ Save ไฟลเปนแบบ PDF
เปนการเปดไดอะลอกบอกซของ Save As ใหเลอก Save As Type ในรปแบบอนๆ
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.7
2. เลอกแบบ Blank document เสรจแลว คลกป ม Create
การเปดแฟมงานใน disk
1. คลกป ม Office Button เลอกค าสง Open 2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Open ใหก าหนดรายละเอยด
3. ชอง Look in เลอกไดรฟและโฟลเดอรทเกบขอมล 4. คลกชอไฟลทตองการเปด ในตวอยางเลอกไฟลชอ First Job.docx แลวคลกป ม Open
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.8
การท างานเกยวกบ Paragraph หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-
การเลอกชวงขอมลในเอกสาร
การเลอนต าแหนงในเอกสาร
จดยอหนาเอกสาร , ก าหนดการเยอง
ก าหนดระยะหางระหวางยอหนาและระยะหางระหวางบรรทด
ใชงานแทป
ใสสญลกษณหวขอยอยและล าดบเลข
สรางงานพมพแบบคอลมน
การเลอกชวงขอมลในเอกสาร การเลอกชวงขอมลมความส าคญมาก เพราะไมวาคณจะท าอะไรกตามในไฟลเอกสาร จะตองท าการเลอกชวงขอมลนนๆ กอน ดงนนมาท าความรจกกบการเลอกชวงขอมลแบบตางๆ ดงน
สญลกษณของเมาส วธท า ผลลพธ เปนรปตว I น าเมาสไปวางในขอมลทตองการ เปน
รปตว I แลว drag คลมชวงขอมลนน เปนการเลอกขอมลแบบเปนชวง
เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลท
ตองการ ใหเปนรป แลวคลก เปนการเลอกขอมลแบบทงบรรทด
เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลท
ตองการ ใหเปนรป แลวดบเบลคลก
เปนการเลอกขอมลแบบทงยอหนา
เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลท
ตองการ ใหเปนรป แลว drag
เปนการเลอกขอมลแบบทงหลายบรรทด
เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลท
ตองการ ใหเปนรป แลวกดเมาสป มซาย 3 ครง ตดตอกน
เปนการเลอกขอมลหมดทงเอกสาร
การเลอนต าแหนงในเอกสาร ถาคณตองการเลอน cursor ไปท างานยงต าแหนงตางๆ ในเอกสาร การใชป มบนคยบอรดสามารถท าใหเลอน cursor ไดอยางรวดเรว ดงน
บทท 2 Microsoft Office Word 2007
Office Word 2007
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.9
ปมบนคยบอรด ผลลพธ Home เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงแรกสดของบรรทดนน
End เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงทายสดของบรรทดนน Ctrl+Home เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงแรกสดของเอกสาร
Ctrl+End เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงทายสดของเอกสาร กดป ม F5 แลวพมพหมายเลขหนาทตองการ เสรจแลวกดป ม Enter
เปนการเลอน cursor ไปยงหนาทระบไว
การจดยอหนาเอกสาร (Paragraph) โปรแกรม Microsoft Office Word จะสามารถท าการจดรปแบบยอหนา กนหนา กนหลง ได 2 วธ คอ
วธท 1 จดรปแบบโดยก าหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler) วธท 2 จดรปแบบโดยการใชเมนค าสง
การจดรปแบบ Paragraph โดยก าหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler)
เปนวธทท าใหงานเอกสารสามารถปรบตงระยะกนหนา ยอหนา และกนหลง ไดอยางรวดเรว โดยมขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ 2. น าเมาสไปชทสญลกษณบนไมบรรทด แลว drag ไปวางต าแหนงทตองการ
การจดรปแบบ Paragraph โดยใชเมนค าสง นอกจากการปรบตงคาจากเสนไมบรรทด คณยงสามารถก าหนดรายละเอยดจากแถบ Ribbon ได มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ 2. คลกแทบ Page Layout ก าหนดรายละเอยดในแทบ Paragraph
สวนของ Indent ก าหนดกนหนาทชอง Left , ก าหนดกนหลงทชอง Right สวนของ Spacing ก าหนดระยะหางระหวางยอหนา ทชอง Before (กอนยอหนาทเลอก) , After (หลง ยอหนาทเลอก)
First Line Indent - ปรบยอหนา
Left Indent - ปรบกนหนา Right Indent - ปรบกนหลง
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.10
หรอคลกป ม
การใชงานแทป ในงานเอกสารทตองเวนระยะแตละชวงใหเทากน คณสามารถก าหนดระยะการพมพ (TAB) ได มขนตอนดงน 1. เปดแฟมงานเอกสารใหม 2. ทเสนไมบรรทด (Ruler) มสญลกษณของ TAB อยดานซาย 3. คลกเลอกแบบของ TAB ทตองการ แลวคลกวางต าแหนงบนเสนไมบรรทด
Left Tab แทบชดซาย Center Tab แทบกงกลาง
Right Tab แทบชดขวา Decimal Tab แทบทศนยม
4. หลงจากตงระยะของ TAB แลว พมพขอมล ตองการเลอนไปยงต าแหนงทตงไว กดป ม TAB ทคยบอรด
การใสสญลกษณหวขอยอยและล าดบเลข ถางานเอกสารของคณตองก าหนดหวขอใหญ หวขอยอย ใหท าตามขนตอนดงน
Alignment: การจดวางขอความ
Indentation: ก าหนดกนหนา (Left) , กนหลง (Right) , ในสวนของ Special
ก าหนดยอหนา ทชอง First line , ก าหนดกนหนาลอย ทชอง Hanging
Spacing: ก าหนดระยะหางระหวางยอหนา ชอง Before กบ After
Line spacing: ก าหนดระยะหางระหวางบรรทด
สญลกษณของ TAB
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.11
1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. แทบ Home หวขอ Paragraph คลกเลอกป มทลบารทจะใชงาน
Increase Indent เลอนขอมลเขาไป ท าเปนหวขอยอย
Decrease Indent เลอนขอมลออก ท าเปนหวขอใหญ
Bullets ก าหนดสญลกษณน าหนาหวขอ
Numbering ก าหนดเลขล าดบน าหนาหวขอ
Multilevel List ก าหนดสญลกษณหรอเลขล าดบแบบหลายระดบ
การสรางงานพมพแบบคอลมน เปนการจดรปแบบงานเอกสารคลายงานหนงสอพมพ มการแบงขอมลในเอกสารออกเปนหลายๆ คอลมน นอกจากงานหนงสอพมพแลว จะเหนลกษณะงานแบบนในนตยสาร หรอจะใชในการท าโบรชวรกได มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ หรอถายงไมมขอมล ใหคลกเปน cursor ต าแหนงทตองการจดรปแบบ 2. ทแทบ Page Layout คลกลกศรลงของป มทลบาร เลอกจ านวนคอลมนทตองการ
3. การก าหนดรายละเอยดเพมเตม คลกเลอกค าสง More Columns
Presets: เลอกแบบของคอลมน Number of columns: ก าหนดจ านวนคอลมน Width and spacing: ก าหนดความกวางของคอลมนและระยะหางระหวางคอลมน Equal column width: ก าหนดใหความกวางทกคอลมนเทากน Apply to: การน าไปใช Whole document หมดทงเอกสาร This point forward นบจากจดท cursor อยเปนตนไป Selected text เฉพาะชวงขอมลทเลอก ใชกบงานเอกสารทมขอมลอยแลว
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.12
Line between ก าหนดเสนแบงระหวางคอลมน OK
การสรางงานดานกราฟฟก หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-
การแทรกรปภาพ และการจดการรปภาพ
การใชเครองมอในการวาดรป
การสรางแผนผงองคกร
การสรางกราฟ
การสรางตาราง และการตกแตงตาราง
การแทรกรปภาพ และ Object ตางๆ
การน ารปภาพและวตถ (Object) ตางๆ มาใสในงานเอกสารของคณ จะท าใหงานนนมความสวยงามและสมบรณแบบมากขน มขนตอนดงน 4. คลกแทบ Insert จะปรากฏหวขอ Illustrations
5. เลอกประเภทของรปภาพทตองการ Picture เปนการแทรกรปภาพจากแฟมงานอน
ClipArt เปนการแทรกรปภาพจากโปรแกรมทมอยแลว คอ Microsoft ClipArt Gallery
Shapes เปนการวาดรปเองโดยเลอกป มเครองมอตางๆ
SmartArt เปนการสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร (Organization Chart)
Chart เปนการสรางกราฟแบบตางๆ
การแทรกรปภาพจากแฟมงานอน 1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Picture
2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Insert Picture
บทท 3 Microsoft Office Word 2007
Office Word 2007
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.13
3. เลอกไดรฟและโฟลเดอรทเกบขอมลรปภาพ จากนนดบเบลคลกทชอไฟลรปภาพทตองการ
การแทรกรปภาพจาก ClipArt
1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง ClipArt
2. ทแถบ Task Pane ดานขวา จะปรากฏกรอบ ClipArt ใหก าหนดรายละเอยด
3. ภายในกรอบ ClipArt จะแสดงรปภาพทงหมด คลกเลอกรปทตองการไดเลย
การวาดรปเองโดยใชปมเครองมอตางๆ
1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Shapes
2. คลกเลอกรปทตองการวาด แลว drag ลงบนพนทในงานเอกสารของคณ
การจดการกบรปภาพ ดบเบลคลกทรปภาพทสรางไว จะปรากฏแถบ Ribbon ให
ก าหนดรายละเอยด
Search for : ระบชอไฟล นามสกล หรอประเภทของไฟลทตองการคนหา (ถาไมก าหนด จะเปน all)
Search in : เลอกต าแหนงทตองการคนหา
Results should be: ผลลพธทตองการแสดง
ปกตโปรแกรมจะก าหนดคา default ใหแลว ถาไมไดเปลยนแปลงอะไร ใหคลกป ม Go
เพอเรมคนหา
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.14
การสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร (Organization chart)
1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง SmartArt
2. เลอกประเภทและรปแบบยอยของ ไดอะแกรม คลกป ม OK
3. คลกเปน cursor แตละชองแลวพมพขอความทตองการ
4. ขณะทท างานกบไดอะแกรมหรอ Organization chart จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ SmarArt Tools
5. การตกแตงขอความใหคลกแทบ Format และจดรปแบบของไดอะแกรมใหคลกแทบ Design จะปรากฏป มทลบารตางๆ ใหเลอกใชงานไดทนท
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.15
การสรางกราฟ (Chart)
1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Chart
2. เลอกประเภทและรปแบบยอยของกราฟ คลกป ม OK
3. พมพขอความและตวเลขลงในตาราง
4. จะไดผลลพธดงรป
5. ตองการแกไขกราฟ ดบเบลคลกทรปกราฟ จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ Chart Tools คลกเลอกป มเครองมอจากแทบ Design , Layout , Format
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.16
การสรางตาราง (Table)
1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Table
2. เลอกจ านวนคอลมนและแถวทตองการ 3. พมพขอความแตละชอง แลวกดป ม Tab เพอเลอนชองถดไป
การตกแตงตาราง 1. เลอกชวงขอมลในตาราง 2. จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ Table Tools
3. การตกแตงตารางใหคลกแทบ Design และการปรบโครงสรางตารางใหคลกแทบ Layout จะปรากฏป มทลบารตางๆ ใหเลอกใชงานไดทนท
การสรางสตรหรอสมการ
หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-
การใชสตรในรปแบบใหม
การสรางสตร และการแกไขสตร
การใชสตรในรปแบบใหม ในโปรแกรม Microsoft Word 2007 มเครองมอใหคณใชในเรองของการสรางสตร (สมการ) ทางคณตศาสตรไดอยางรวดเรว โดยมขนตอนดงน 6. คลกแทบ Insert เลอกลกศรลงของป ม Equation
บทท 4 Microsoft Office Word 2007
Office Word 2007
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.17
7. จะปรากฏแบบของสมการใหคลกเลอกใชไดเลย
การแกไขสตร ถาตองการเปลยนแปลงรายละเอยด คลกต าแหนงของสมการทแกไข แลวพมพขอมลใหม
หรอเลอกจากแถบ Ribbon ชอ Equation Tools คลกแทบ Design เลอกรายละเอยดจากป มทลบาร
การสราง Quick Parts หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-
การก าหนดคณสมบตของไฟล
การแทรกฟลด
การใช Building Blocks Organizer
การสราง Building Blocks Organizer ขนใชเอง
การเรยกใช Building Blocks Organizer ทสรางขน
การลบ Building Blocks Organizer ทไมตองการใชงาน
การก าหนดคณสมบตของไฟล เมอคณสรางงานเอกสารเสรจแลว ตองการก าหนดคณสมบตเพมเตมใหกบไฟลนน มขนตอนดงน
8. คลกแทบ Insert เลอกป ม
บทท 5 Microsoft Office Word 2007
Office Word 2007
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.18
9. น าเมาสไปชทค าสง และคลกเลอกคณสมบตทตองการก าหนด
ในทนเลอก Author (ชอผแตง)
10. พมพขอความในกรอบ Author เชน Somluk
การแทรกฟลด ในงานเอกสารทสรางไวแลว ถาตองการแทรกหวขอฟลดเพมเตม ใหท าตามขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกป ม
2. เลอกค าสง
3. คลกชอฟลดท
ตองการแทรก เชน Author กจะแสดงขอความทคณก าหนดคณสมบต (Property) ไว
การใช Building Blocks Organizer
เปนแบบส าเรจรปของสวนงานตางๆ ใหเลอกใช เชน AutoText, Equations, Footer, Page Number,
ฯลฯ มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกป ม
2. เลอกค าสง จะปรากฏไดอะลอกบอกซใหคลกเลอกแบบทตองการ แลวคลกป ม Insert
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.19
การสราง Building
Blocks Organizer ขนใชเอง คณสามารถสรางแบบส าเรจรปของสวนงานตางๆ ขนมาใชเองกได โดยมขนตอน
ดงน 1. Drag เมาสคลมขอมลทตองการน ามาสราง Building Block Organizer
2. คลกแทบ Insert เลอกป ม
3. เลอกค าสง จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Create New
Building Block ใหพมพชอใหมในชอง Name จากตวอยางใชชอ Chapter 5 เสรจแลวคลกป ม OK
การเรยกใช Building Blocks Organizer ทสรางขน หลงจากทคณสราง Building Blocks Organizer แลว ตองการน ามาใชงาน มขนตอนดงน
คลกแทบ Insert เลอกป ม จะปรากฏแบบทสรางในสวนของ General
ใหคลกเลอกใชไดเลย
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.20
การลบ Building Blocks Organizer ทไมตองการใชงาน ส าหรบ Building Blocks Organizer ทคณสรางขน ถาไมตองการใชแลว ตองการลบออก มขนตอนดงน
1. คลกแทบ Insert เลอกป ม
2. เลอกค าสง จะปรากฏชอ Building Blocks Organizer ทคณสรางไว ใหคลกเลอกแบบทตองการลบ ในทนเลอก Chapter 5 แลวคลกป ม Delete
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.21
การสรางจดหมายเวยน หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-
การสรางจดหมายเวยน
ใชในกรณทตองการพมพจดหมายทมขอความเหมอนกน และสงใหผ รบหลายคน คณสามารถสรางแบบฟอรม
จดหมายและขอมลผ รบ โดยใหน างานเอกสารทง 2 สวนมาผนวก (Merge) กน
ขนตอนเตรยมงานกอนสรางจดหมายเวยน กอนทจะสรางจดหมายเวยน คณจะตองเตรยมงานเอกสารทจะใชใหเรยบรอยกอน โดยแบงออกเปนสวนหลกๆ ดงน
11. สวนเอกสารหลก เรยกวา Main Document : ใหพมพแบบฟอรมจดหมาย แลว Save ไว ในทนชอไฟล Main.doc
12. สวนทเกบขอมลผ รบ เรยกวา Data Source : ใหพมพขอมลชอ ทอยผ รบ เกบไวในตาราง แลว Save ในทนใชชอไฟล Data.doc
การสรางจดหมายเวยน เปดไฟลเอกสารหลก ชอ Main.doc ท าการสรางจดหมายเวยน ตามขนตอนดงน Step 1 : เลอกประเภท ของแฟมงานหลกทตองการสราง
คลกแทบ
Mailings เลอกป ม สรางจดหมายเวยน เลอก Letters
Step 2 : เลอกไฟลทเกบขอมลผ รบ คลกป ม ใชไฟลขอมลผ รบทมอยแลว เลอกค าสง Use Existing
List จะปรากฏไดอะลอกบอกซ
Select Data Source
ในทนให
บทท 6 Microsoft Office Word 2007
Office Word 2007
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.22
ดบเบลคลกเลอกไฟล Data.doc
Step 3: ท าการแทรกฟลดขอมลผ รบ จากไฟล Data.doc โดยคลกเปน cursor ต าแหนงทจะแทรกฟลด แลวคลกป ม แลวเลอกชอฟลดทตองการ
Step 4 : ดตวอยางผลลพธโดยคลกป ม จะแสดงไฟลเอกสารหลกทมขอมลผ รบในต าแหนงของ cursor และถาตองการเลอนดขอมลของคนถดไป ให
คลกป ม
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.23
Step 5 : ท าการผนวกเอกสารเขาดวยกน ใหคณคลกป ม
จะแสดงรายการค าสงใหเลอก :-
ในทนเลอก Edit Individual Document แลวเลอกแบบ All OK
การจดการเนอหา หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-
การสราง Bookmark
การใชงาน Style
การสรางสารบญ (Table of content)
การก าหนดหวและทายกระดาษ (Header and Footer)
การสราง Bookmark
เปนเหมอนทคนเอกสาร เวลาทคณท างานหรอตรวจสอบงานคางไวแลวตองการกลบมาท าใหมในภายหลง เพอปองกนการลมวางานทท าคางถงสวนไหนแลว คณกท าการสราง Bookmark โดยมขนตอน
เปนการผนวกออกทางแฟมงานใหม เปนการผนวกออกทางเครองพมพ (Printer)
เปนการผนวกออกทาง E-mail
แสดงขอมลทก record ทผนวกไว
แสดงเฉพาะขอมลของ record ปจจบน
ก าหนดวาตองการผนวก record ทเทาไร
บทท 7 Microsoft Office Word 2007
Office Word 2007
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.24
ดงตอไปน 13. เลอกต าแหนงในงานเอกสารทตองการสราง Bookmark
14. คลกแทบ Insert เลอกป ม 15. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Bookmark ใหพมพชอ Bookmark ทตองการ จากตวอยางใชชอ
MyBookmark เสรจแลวคลกป ม Add
การเลอน cursor ไปยง Bookmark
หลงจากทคณสราง bookmark แลว ตองการกระโดดไปท างานยง bookmark นน ใหท าตามขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกป ม
2. ดบเบลคลกทชอ bookmark ทตองการ หรอคลกชอ bookmark แลวคลกป ม Go To
การใชงาน Style
Style คอการก าหนดรปแบบขอความทตองการใชงานบอยๆ สะดวกส าหรบงานเอกสารทมขอมลหลายๆ หนา แลวตองการรปแบบเหมอนกน มขนตอนการท างานดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. แทบ Home คลกเลอกแบบ Style จากแถบ Ribbon
การสรางสารบญ (Table of content)
การก าหนด Style นอกจากท าใหคณจดรปแบบขอมลไดงายขนแลว ยงสามารถน าหวขอทก าหนด Style มาท าเปนสารบญไดดวย โดยท าตามขนตอนดงน 1. คลกแทบ References เลอกป ม
2. จะปรากฏแบบของสารบญให
คลกเลอกใชไดเลย
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.25
3. ถาตองการก าหนดรายละเอยดเพมเตม คลกทค าสง Insert Table of Contents
การก าหนดหวและทายกระดาษ (Header and Footer)
เมอคณท างานกบเอกสารเสรจแลว ตองการก าหนดขอความหรอรปภาพ เชน Logo ของหนวยงาน ใหปรากฏหวหรอทายกระดาษของเอกสารทกหนา ท าไดโดยใชเรองของ Header and Footer เขาท างาน มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert จะปรากฏแถบ Ribbon หวขอ
Header & Footer 2. เลอกต าแหนงของงานเอกสารทจะใสขอความหรอรปภาพ
3. ถาตองการก าหนดระยะหางระหวางขอความหวกระดาษ-ทายกระดาษจากขอบกระดาษ ใหคลกแทบ Page Layout ป ม เลอกค าสง Custom
4. Margins ในสวนของ From edge : Header ,
Footer (คาปกต
5. 6. จะเปน 0.5”)
การจดการเอกสาร
หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-
ก าหนดรปแบบการแสดงเอกสาร
การเปรยบเทยบและผนวกเอกสาร
การปองกนเอกสาร
การตดตามการเปลยนแปลงเอกสาร
การก าหนดงานแกไขครงสดทาย
Header ใสขอความหวกระดาษ
Footer ใสขอความทายกระดาษ
Page Number ใสหมายเลขหนา
บทท 8 Microsoft Office Word 2007
Office Word 2007
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.26
ก าหนดรปแบบการแสดงเอกสาร งานเอกสารทสรางขน คณสามารถเปลยนมมมองเอกสารไดหลายแบบ มขนตอนดงน 16. คลกแทบ View จะปรากฏสวนของหวขอ Document Views ใหเลอกมมมองเอกสารทตองการ
Print Layout มมมองแบบเหมอนจรง Full Screen Reading มมมองแบบเตมจอ Web Layout มมมองแบบเวบ Outline มมมองแบบโครงราง Draft มมมองแบบหยาบๆ มมมองปกตจะเปนแบบ Print Layout
นอกจากนคณยงสามารถใชสวนของหวขออนในการดเอกสารไดอกดวย โดยมรายละเอยดดงน
17. ทแทบ View หวขอ Show/Hide
Document Map แสดงหวขอทางแถบดานซาย ใชรวมกบการก าหนด Heading จาก Style
Thumbnails แสดงงานเอกสารแตละหนาเปนแผนเลกๆ เรยงตามล าดบ
การเปรยบเทยบและผนวกเอกสาร ในกรณทคณสรางเอกสารหลายไฟลแลวตองการน าขอมลในไฟลเหลานนมาเปรยบเทยบและผนวกรวมกน มขนตอนดงน 1. เปดไฟลเอกสารหลกกอน ในทนใชไฟล Meeting.doc 2. คลกแถบ Ribbon ชอ Review คลกป ม 3. จะปรากฏค าสงใหเลอกใช
4. ในทนเลอกค าสง Compare คลกชอง Original document เลอกชอไฟลตนฉบบ จากตวอยางเลอกไฟล Meeting.doc คลกชอง Revised document เลอกชอไฟลทตองการน ามาเปรยบเทยบ จากตวอยางเลอกไฟล Marketting.doc คลกป ม เพอก าหนดรายละเอยดเพมเตม
เปนการน าไฟลเอกสารมาเปรยบเทยบกน
เปนการน าไฟลเอกสารมารวมกน
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.27
5. จะแสดงขอมลทท าการเปรยบเทยบ ถาตองการน าไฟลอนมาเปรยบเทยบอก กท าตามขนตอนเดม
6. หลงจากทท าการเปรยบเทยบไฟลเอกสารแลว คลกป ม หรอ เพอเลอนไปยงต าแหนงทมความแตกตางกน จากนนคณสามารถเลอกวาตองการยอมรบหรอปฏเสธการเปลยนแปลงได โดยคลกป มบนทลบาร
เปนการยอมรบการเปลยนแปลง เปนการปฏเสธการเปลยนแปลง ในทนคลกลกศรลงของป ม Accept เลอกค าสง Accept Change เปนการยอมรบการเปลยนแปลงเฉพาะต าแหนงขอมลปจจบนเทานน ถาเลอกค าสง Accept All Changes in Document เปนการยอมรบการเปลยนแปลงทงหมด
การปองกนเอกสาร (Protect Document)
ในงานเอกสารทมขอมลส าคญ คณสามารถปองกนการเปลยนแปลงขอมลในเอกสารได มขนตอนดงน
เลอกไฟลเอกสารทตองการแสดงผลลพธ
ปกตจะแสดงผลท New document
เสรจแลวคลกป ม OK
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.28
1. คลกแทบ Review เลอกป ม เลอกค าสง Restrict Formatting and Editing จะดานขวา ใหคลกเครองหมาย ในสวนของ ปรากฏแถบ Task Pane
Formatting restrictions และ Editing restrictions 2. ในสวนของ Groups: เลอก Everyone และคลกป ม
ขนหนาจอใหก าหนด รหสผาน Password จะใสหรอไมใสกได แลวคลกป ม OK
3. ทแถบ Task Pane จะแสดงขอความวาเอกสารของคณถก Protect เรยบรอยแลว
การตดตามการเปลยนแปลงเอกสาร เมอมการสงงานเอกสารใหคนอนแกไข คณสามารถตรวจสอบไดวา ใครท าการเปลยนแปลงขอมลในเอกสารอะไรบาง โดยมขนตอนดงน 1. ทแถบ Ribbon คลกแทบ Review ป ม เลอกค าสง Track Changes 2. เมอมการเปลยนแปลงแกไขขอมล เชน ท า การลบชวงขอมล (Delete), พมพขอมล
ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร
1.29
3. เพม (Insert), จดรปแบบ เชน ตวหนา ตวเอยง (Format) จะแสดงเสนขดหนาบรรทดและบงบอกชวงขอมลทมการเปลยนแปลง
4. น าเมาสไปชชวงขอมลทมการเปลยนเปลง จะแสดงชอ user ทท าการแกไขขอมล
5. คลกป ม หรอ เพอเลอนไปยงต าแหนงทมการแกไข จากนนคณสามารถเลอกวาตองการยอมรบหรอปฏเสธการเปลยนแปลงได โดยคลกป มบนทลบาร
เปนการยอมรบการเปลยนแปลง
เปนการปฏเสธการเปลยนแปลง
การก าหนดงานแกไขครงสดทาย คณสามารถก าหนดใหงานเอกสารเปน Final (ไมมการเพมเตมหรอแกไขใดๆ อก) โดยมขนตอนดงน 1. เปดแฟมงานทตองการก าหนดเปน Final 2. คลกป ม Microsoft Office button (มมบนสดดานซาย) เลอกค าสง Prepare
3. เลอกค าสง