F-QF-001 rev. 00/14-8-52 หนา 1 / 10

แบบฟอรม ๑ แบบเสนอผลงานกจกรรมพฒนาคณภาพงาน กระบวนการทางาน สวนท ๑

ชอกลม

ชอ-นามสกล ภาควชา / ฝาย

หนวยงาน เบอรภายใน เบอรมอถอ

หวหนากลม นายจเร ทงโต ฝายการพสด/งานพฒนาและดแลสนทรพย ๑๓๓๕ ๐๘๑๔๑๔๒๑๕๐ สมาชกกลม น.ส.ศรนภสร โชคอครพงศกล

นางวรรณกร เรองเดช “ “

๑๓๓๕ ๑๓๓๕

๐๘๙๑๔๗๔๔๓๙ ๐๘๔๗๗๑๐๒๗๔

นายณฏฐภพ ชวงสนเทยะ “ ๑๓๓๕ ๐๘๙๐๐๐๐๐๑๗ นายชชชย สตยะยกต “ ๑๓๓๕ ๐๘๔๕๓๐๖๗๗๖ ผประสานงานกลม น.ส.ศรนภสร โชคอครพงศกล “ ๑๓๓๕ ๐๘๙๑๔๗๔๔๓๙ Email address crtt21@gmail.com Facilitator ของทม น.ส.ศรนภสร โชคอครพงศกล “ ๑๓๓๕ ๐๘๙๑๔๗๔๔๓๙

สรปปญหาเชอมโยงสอดคลองกบขอใด ดานคลนก (Clinical)

Safe Surgery Patient Care Process

Infection Control

Line , Tube & Catheter

Medication Safety

Emergency Response

อน ๆ (โปรดระบ)................................................ ดานสนบสนน (Non Clinical)

ความปลอดภย [Safety]

√ คณภาพ / สงสญเปลา [Quality (waste)*]

ตนทน / ความคมคา [Cost]

√ ลดรอบเวลาการทางาน / การสงมอบ [Delivery]

สาหรบงานพฒนาคณภาพงาน เลขทกลม……….……./……………….. วนลงทะเบยน............................................ สถานภาพกลม เรมกจกรรมครงแรก กลมกจกรรมตอยอด เรองท......./...

(โปรดระบพนธกจ) วจยและนวตกรรม การศกษา บรการวชาการ บรการรกษาพยาบาล สรางเสรมสขภาพ √ ระบบสนบสนน √ ผลงานใหม ผลงานเดมตอยอด/ขยายผล (พฒนา ปรบปรง) อนญาตใหเผยแพรผลงานทาง Website √ อนญาต ไมอนญาต

“งานพฒนาและดแลสนทรพย ฝายการพสด”

F-QF-001 rev. 00/14-8-52 หนา 2 / 10

สวนท ๒ ๑. ชอเรอง / โครงการ “การเรยกดขอมลสญญาในระบบ Intranet” ๒. หลกการและเหตผล ความสาคญของปญหา ระบบงานดานการพสดไมวาจะเปนเรองพนฐานทวไปอยางเชน การเบกวสด หรอเรองใหญๆเชนเอกสารการจดซอหรอเอกสารสญญาพสดราคาสงทกเรองลวนเกยวของกบกระดาษ และเอกสารทงสน แมในมมมองของคนภายนอกอาจจะมองระบบพสดคณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด มหาวทยาลยมหดล ทปฏบตงานภายใตขอบงคบของมหาวทยาลยทออกนอกระบบ วาคงจะปฏบตงานอยางงายๆไมตองจดทาเอกสารยงยากเหมอนหนวยงานทอยภายใตระเบยบสานกนายกรฐมนตร แตในความเปนจรงนนกลบตรงกนขามเพราะนอกจากการทตองปฏบตงานภายใตขอบงคบมหาวทยาลยมหดลวาดวยการพสด พ.ศ.๒๕๕๑ แลวยงคงตองมหลายสวนเกยวของกบระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด รวมทงหนงสอเวยนของคณะรฐมนตรตางๆอกมากมาย เหตทกลาวมานน แสดงใหเหนวาผลทตามนนนนคอปรมาณเอกสารทนบวนจะมมากขน ซงในทานองเดยวกนถาปรมาณเอกสารเพมมากขนสงทจะตามมาคอ ขนตอน กระบวนการงาน และคนในระบบการทางาน ดงนน คณะกรรมการบรหารฝายการพสด จงไดมอบแนวนโยบายเรองเกยวกบการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสใหกบงานพฒนาและดแลสนทรพย โดยกาหนดประเภทเอกสารทจะจดเกบในระยะเรมตนโครงการ คอ เอกสารสญญา เชน สญญาซอขาย สญญาจะซอจะขาย เปนตน ในสวนวตถประสงคของการดาเนนการโครงการมดงน ๑.เพอเปนการประหยดทรพยากร ประเภทกระดาษ หมกพมพ คาถายเอกสารในการจดทาสาเนา สญญา รวมทงรายละเอยดแนบทายสญญา เชน รายละเอยดคณลกษณะเฉพาะ แคตตาลอค จดสงใหแกเจาหนาทพสด จานวน ๑ ชด คณะกรรมการตรวจรบพสด อยางนอย ๓ ชด ๒.เพอลดภาระและระยะเวลา ในการสงสาเนาสญญาใหแกภาควชาหนวยงาน ซงการจดสงตองจดทาบนทกและจดสงผานหลายจด ซงหากเรยกดในระบบไดจะสามารถลดระยะเวลาและเพมความสะดวกมากยงขน รวมทงลดภาระงานของเจาหนาทเดนเอกสารได สามารถจดเจาหนาทดงกลาวไปปฏบตงานอยางอน ๓.เพอลดพนทในการจดเกบเอกสาร และความเสยงในการหาไมพบหรอสญหาย ๔.ลดระยะเวลาในการคนหาเอกสาร และเพอใหการดาเนนงานโครงการบรรลตามวตถประสงคทตงไว คณะทางานฝายการพสดจงไดเชญฝายเวชสารสนเทศมารวมเปนคณะทางานเพอจดทาระบบสารสนเทศเพอการจดเกบเอกสารสญญาเขาสรปแบบเอกสารอเลกทรอนกส เพอเปนตนแบบในการบรหารจดการเอกสารทมปรมาณเพมขนอยอยางตอเนองใหสามารถคนหางาย สะดวก ไมสญหาย ประหยดเวลา ทรพยากร พนทในการจดเกบ และประการทสาคญคอมบทบาทเปนหลกฐานทางกฎหมาย ยกตวอยางเชน กรณทคสญญาผดสญญา เราสามารถทจะดาเนนการเพอรกษาประโยชนของคณะฯไดดงน - แจงการปรบ/สงวนสทธการปรบ - สงวนสทธเรยกรองคาเสยหาย (ถาม) - บอกเลกสญญา - รบหลกประกนสญญา - แจงเปนผทงงาน ซงในสวนนถาหากมระบบการจดการเอกสารสญญาทด สะดวก รวดเรว ฝายการพสดและภาควชาหนวยงาน กจะสามารถรกษาประโยชนไวเพอคณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบดของพวกเราทกคนไดทนท

F-QF-001 rev. 00/14-8-52 หนา 3 / 10

๓. แผนการดาเนนกจกรรม ตามเอกสารแนบ ๑ ๔. การวเคราะหสาเหต (Root cause analysis) ตามเอกสารแนบ ๒ ๕. มาตรการ / แนวทางการแกไขปรบปรง และการนาสการปฏบต การจดการเอกสารเอกสารสญญา นนมความสาคญมาก เนองดวย ทงฝายการพสดและภาควชา หนวยงานภายในคณะฯจาเปนจะตองมการการบรหารสญญาอยตลอดเวลา เชน การสารวจความชารดบกพรอง หากพบวามความชารดบกพรอง กจะเรยกคสญญาดาเนนการ หากไมมความชารดบกพรอง กจะคนคาประกน ดงนนการการบรหารเอกสารสญญาในรปแบบเอกสารอเลกทรอนกสจะชวยใหการดาเนนดงกลาวเรยบรอยดวยด อกทงคณะทางานจงไดกาหนดลาดบขนตอนในการดาเนนงานโครงการตงแต การวางแผน การกาหนดหนาทและวธการจดเกบเอกสาร การจดทาระบบการจดเกบเอกสาร การเกบรกษาตนฉบบ รวมทงการควบคมและการทาลายเอกสาร เพอใหการปฏบตงานการจดเกบเอกสารสญญาทงเอกสารตนฉบบและในรปแบบอเลกทรอนกส มประสทธภาพมากทสด ซงรายละเอยดการแกไขปรบปรง และการนาสการปฏบตมดงน ๑. รวบรวมปญหาการปฏบตงานเจาหนาทผปฏบตงาน สรปไดดงรายละเอยดในเอกสารแนบ ๒ ๒. ศกษาความเปนไปไดในการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส ๒.๑.ศกษาความเปนไปไดในการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสในมตของกฎหมายทเกยวของมดงน ๒.๑.๑.พระราชบญญตวาดวยธรกรรมทางอเลกทรอนกส พ.ศ.๒๕๔๔ ๒.๑.๒.พระราชบญญตวาดวยธรกรรมทางอเลกทรอนกส (ฉบบท ๒) พ.ศ.๒๕๕๑ ๒.๑.๓.ประกาศคณะกรรมการธรการทางอเลกทรอนกส เรอง หลกเกณฑและวธการในการจดทาหรอแปลงเอกสารและขอความใหอยในรปของอเลกทรอนกส พ.ศ.๒๕๕๓ ๒.๑.๔.บนทกสานกงานคณะกรรมการกฤษฎกา จานวน ๒ เรอง ดงน ๒.๑.๔.๑.เรอง การเกบรกษาตนฉบบเอกสารของหางหนสวนและบรษท ตามมาตรา ๑๐๒๐ แหงประมวลกฎหมายแพงและพาณชย (เรองเสรจท ๑๖๓/๒๕๔๘) ๒.๑.๔.๒.เรอง การทาลายเอกสารคฉบบทหางหนสวนและบรษทยนไวตอนายทะเบยน (เรองเสรจท ๔๕๕/๒๕๕๒) ๒.๑.๕.รวมหารอขอกฎหมายกบ ดร.พนย ณ นคร อาจารยประจาคณะนตศาสตร มหาวทยาลยธรรมศาสตร และอดตคณะกรรมการธรกรรมทางอเลกทรอนกส ชดท ๒ ป ๒๕๕๐ ระหวาง พ.ศ.๒๕๔๙-๒๕๕๒

จากการศกษาความเปนไปไดฯในมตของกฎหมาย สรปดงตอไปน - เอกสารทจดทามาเปนกระดาษตงแตเรมตน เชน เอกสารการจดซอจดจาง เอกสารสญญา และสาเนาเอกสารตางๆ ไดรบการคมครองตามพระราชบญญตวาดวยธรกรรมทางอเลกทรอนกส พ.ศ.๒๕๔๔ และฉบบท ๒ พ.ศ.๒๕๕๑ เนองดวยหลกการพระราชบญญตดงกลาว ไดกาหนดใหจดเกบขอมลในรปแบบของขอมลอเลกทรอนกสได ๒ รปแบบ คอ (๑) ขอมลทไดจดทาในรปแบบของขอมลอเลกทรอนกสตงแตเรมตน (Electronic to Electronic: E-E) (๒) ขอมลทเปนเอกสารและนามาจดทาหรอแปลงใหอยในรปของขอมลอเลกทรอนกสในภายหลง (Paper to Electronic: P-E)

F-QF-001 rev. 00/14-8-52 หนา 4 / 10

- วธการดาเนนการนน ตองทาตามขนตอน หลกเกณฑ วธการทกาหนดไวในพระราชกฤษฎกาทเกยวของและหากทกฎหมายภายในมหาวทยาลยกาหนดไวอยางไรใหดาเนนการใหสอดคลองกนดวย ๒.๒.ศกษาความเปนไปไดในการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสในมตของเทคโนโลยสารสนเทศ - คณะทางานไดหารอกบฝายเวชสารสนเทศ (คณพงษพนธ เพชรประภสสร) ในเรองการจดเกบเอกสารดานการพสดไวในรปแบบเอกสารอเลกทรอนกส จากการศกษาความเปนไปไดฯในมตของเทคโนโลยสารสนเทศ สรปดงตอไปน - สามารถจดทาโปรแกรมในการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส โดยวธการ Scan ได - จากการคานวณปรมาณเอกสารทจดเกบในรปแบบอเลกทรอนกส แลวสามารถนาขอมลเกบไวท Server ของคณะฯ ได สรปผลจากการศกษาความเปนไปไดฯทง ๒ มต ฝายการพสดจงกาหนดนโยบายในการจดเกบเอกสารสญญาเขาสระบบอเลกทรอนกส เพอความสะดวกในการปฏบตงาน และจดเกบเอกสารตนฉบบไปเกบไวทหองเกบเอกสารของคณะฯท มหาวทยาลยมหดล (ศาลายา) และจะทาลายเมอครบอายตามทระเบยบสานกนายกวาดวยงานสารบรรณกาหนดไว ๓.ฝายเวชสารสนเทศ (คณพงษพนธ เพชรประภสสร) ดาเนนการจดทาโปรแกรม Docuware ตาม Requirement ทกาหนดรวมกนตามกรอบวตถประสงคโครงการ เพอใชในการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส ดงภาพท ๑

ภาพท ๑ โปรแกรม Docuware สาหรบการจดเกบเอกสารสญญาในรปแบบอเลกทรอนกส

๔.คดกรอง แยกประเภท จดเตรยม เอกสารสญญาทจะจดเกบในระบบ (ตามแผนภมท ๑) ซงคณะทางานไดนาเสนอขอมลใหคณะกรรมการบรหารพสดเพอพจารณาปงบประมาณทจะเรมจดเกบ ซงทประชมมมตใหเรมจดเกบตงแตปงบประมาณ ๒๕๕๕

แผนภมท ๑ ปรมาณการจดทาสญญาปงบประมาณ ๒๕๕๒-๒๕๕๕ และมมตทประชมฯ ใหเรมจดเกบตงแตปงบประมาณ ๒๕๕๕

ปรมาณการจดทาสญญา ปงบประมาณ 2552-2555

F-QF-001 rev. 00/14-8-52 หนา 5 / 10

๕.จดเกบเอกสารเขาสรปแบบเอกสารอเลกทรอนกส ซงในขนตอนนมผรบผดชอบโดยตรง และไดมการใชเครอง Scan ความเรวสง ทสาคญคณะทางานไดออกแบบและกาหนดใหมใบสรปเนอขอมลของสญญาทมความถในการใชงานสง ไวในหนาแรกเพอความสะดวกในการใชงานขอมลพนฐาน รายละเอยดดงภาพท ๒ และภาพตวอยาง (หนาแรกและหนาสดทาย) ของเอกสารสญญาทจดเกบในรปแบบอเลกทรอนกส (ภาพท ๓ - ๔)

ภาพท ๒ ใบสรปเนอขอมลของสญญาทมความถในการใชงานสง

ภาพท ๓ แสดงรายละเอยดหนาแรกของสญญา

F-QF-001 rev. 00/14-8-52 หนา 6 / 10

ภาพท ๔ แสดงรายละเอยดสดทายของสญญา

๖.เจาหนาทฝายการพสดทดสอบใชระบบ เพอใหเขาใจในการปฏบตงาน และสามารถแนะนาในกรณทภาควชาหนวยงานสอบถามเกยวกบการใชงานทวไป ดงภาพท ๓

ภาพท ๕ ภาพบรรยากาศการอบรมและทดสอบการใชงานระบบการเรยกดขอมลสญญาในระบบ เมอวนท ๑๔ มกราคม ๒๕๕๖

F-QF-001 rev. 00/14-8-52 หนา 7 / 10

๗.จดทาคมอ เพอทาการชแจงและแนะนาวธการใชงานระบบใหภาควชาหนวยงาน ดงภาพท ๖- ๘

ภาพท ๖ คมอการปฏบตงานสาหรบผเขารบการอบรม (ความหนา ๙ หนา)

ภาพท ๗ ภาพท ๘

แสดงบรรยากาศการอบรมและแนะนาการใชงานระบบการเรยกดขอมลสญญาในระบบ Intranet ใหกบภาควชา หนวยงานระหวาง วนท ๓๑- ๓๑ มกราคม ๒๕๕๖ ณ หองปฏบตการคอมพวเตอร ๒ อาคารเรยนและปฏบตการรวมดานการแพทยและโรงเรยนพยาบาล

๘.จดสง User name และ Password ใหกบภาควชา หนวยงานพรอมกบแจงเวยนยกเลกการจดสงสาเนาเอกสารสญญาใหกบภาควชาหนวยงาน และเรมใชงานอยางเปนทางการในวนท ๑ มนาคม ๒๕๕๖

F-QF-001 rev. 00/14-8-52 หนา 8 / 10

๖. การวดผลสาเรจทางโครงการ / ตวชวดผลสาเรจของโครงการ / กจกรรม ตารางท ๑

ขอมล ณ วนท ๒๙ มนาคม ๒๕๕๖ ตารางท ๑ แสดงตวชวดผลการปฏบตงาน เดอน มนาคม ๒๕๕๖

๗. ผลลพธ / ผลทไดจากการปรบปรง ๗.๑.คณะทางานไดวเคราะหปญหา วางแผน เพอแกไขปญหารวมกน

๗.๒ เกดเครอขายในการทางานรวมกนระหวางเจาหนาทฝายการพสด ภาควชา หนวยงานและฝายเวชสารสนเทศ ๗.๓.ผลปฏบตงานตามแนวทางปฏบตงานอยางมประสทธภาพ ดงตารางท ๒

ตารางท ๒ แสดงการเปรยบเทยบผลลพธทไดหลงการปรบปรงการปฏบตงาน

๗.๔.ลดขนตอนการปฏบตงานของเจาหนาทในการสาเนาเอกสาร ๗.๕.ลดขนตอนในกระบวนการจดสงเอกสาร ภาควชาหนวยงานสามารถคนหาเอกสารไดทนท เพยงแคเขาสระบบ

Intranet แลวปฏบตตามคมอ ๗.๖.ลดประมาณกระดาษและพนทการจดเกบเอกสารของคณะฯ ๗.๗.สงเสรมใหหนวยงานภายในคณะฯเปน Green office เพอใหคณะฯสนบสนนมหาวทยาลยมหดลเปน Green

University ตอไป

ตวชวด

เปาหมาย

ผลดาเนนการ (เดอน/ ป)

กอนดาเนนการ

หลง

ครงท๑ ครงท๒ ครงท๓ ๑.ลดปรมาณการใชกระดาษ* (หนวยนบ:รม/เดอน) ๔๐ ๘๐ ๕๐ ๒.คนหาเอกสารสญญาไดอยางรวดเรว (หนวยนบ:เรอง/นาท) ๕ ๒๐ ๓

๓.เอกสารประกอบสญญาสญหาย (หนวยนบ:เรอง/ป) ๐ ๒ ๐

๔.ความพงพอใจของภาควชาหนวยงาน (หนวยนบ:รอยละ) ๘๐ ยงไมไดมการตดตามผล

กจกรรม การดาเนนการ

หมายเหต ระบบงานเดม ระบบงานใหม

๑.ลดปรมาณการใชกระดาษ (หนวยนบ:รม/เดอน) ๘๐ ๕๐ ๒.คนหาเอกสารสญญาไดอยางรวดเรว (หนวยนบ:เรอง/นาท) ๒๐ ๓ ๓.เอกสารประกอบสญญาสญหาย (หนวยนบ:เรอง/ป) ๒ ๐

๔.ลดพนทในการจดเกบเอกสาร (หนวยนบ:เรอง/ต) จานวนตไมเพยงพอ

Scan เสรจรวบรวมจดเกบไวทหองเกบเอกสาร ศาลายา

ระบบเดมตองใสกลองวางซอนกน อกทงทาใหเสยพนทในการปฏบตงาน

๕.ความพงพอใจของภาควชาหนวยงาน (หนวยนบ:รอยละ) - - ยงไมไดมการวดและตดตามผล

F-QF-001 rev. 00/14-8-52 หนา 9 / 10

๘. การเรยนรทไดรบจากการทาโครงการและการขยายผล ๘.๑.สงทไดเรยนรจากการทาโครงการ

๘.๑.๑. การวางแผนเตรยมความพรอมในการปฏบตงานทกขนตอน ๘.๑.๒. การวเคราะหปญหาเพอนาไปสการปฏบต

๘.๑.๓. การจดระบบการสอสารขอมลและรวมพฒนา โปรแกรมจดเกบเอกสารในลกษณะของฐานขอมล เพอใหไดเอกสาร ขอมลทครบถวนถกตอง ๘.๑.๔. การทางานรวมกบภายในหนวยงาน และนอกหนวยงาน ๘.๑.๕. การจดการอบรมชแจง ๘.๑.๖. การจดทาแนวทางปฏบตงาน ๘.๑.๗. การปรบปรงพฒนาการทางานอยางตอเนอง ๘.๒.การขยายผล ไดนาเสนอแนวทางปฏบตงานดงกลาวแลกเปลยนเรยนรกบ เครอขายพสดมหดลพญาไทสมพนธซงไดแก คณะเภสชศาสตร คณะวทยาศาสตร คณะเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร คณะเวชศาสตรเขตรอน คณะสาธารณสขศาสตร ศนยตรวจสอบสารตองหามในนกกฬา คณะทนตแพทยศาสตร และวทยาลยการจดการรวมทงฝายทรพยสนและพสด คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล งานพสดคณะสงแวดลอมและทรพยากรศาสตร มหาวทยาลยมหดล และลาสดสวนพสด มหาวทยาลยวลยลกษณ จงหวดนครศรธรรมราชไดทาหนงสอขอเขาศกษาดงานโครงการน ในวนศกรท ๑๐ พฤษภาคม ๒๕๕๖ เพอนาไปขยายผลตอไป ๙. การควบคม / ตดตาม / ประเมนผล / การควบคม ตดตาม และการปองกนปญหาเกดซา ๑.หวหนางานพฒนาและดแลสนทรพยตรวจสอบปรมาณ ความถกตองเอกสารสญญาอเลกทรอนกสกบทะเบยนคมสญญา วาจานวนและรายการถกตองหรอไมถาไมถกตอง หรอไมครบจะแจงใหผรบผดชอบดาเนนการใหถกตองตอไป

๒.จดทาขนตอนและระบบการควบคมเอกสารตนฉบบทนาไปเกบทหองเกบเอกสาร (ศาลายา) ดงน จดเกบตามปงบประมาณ เรยงลาดบตามเลขทสญญา ระบหมายเลขกลอง โดยเวลาจดเกบตองใหเหนแสดงหมายเลขชดเจน ทาทะเบยนคม (Excel) เชน หมายเลขกลองแตละกลองเกบสญญาเรองอะไรบาง เปนตน มเจาหนาทรบผดชอบในเรองนโดยเฉพาะ และตองไปตรวจสอบสภาพ /ทก ๒ เดอน

๓.ประสานงานกบฝายเวชสารเพอสารองขอมล (Back up) /ทกเดอน

การประเมนผล - ประเมนผลตามตวชวดของโครงการ

F-QF-001 rev. 00/14-8-52 หนา 10 / 10

๑๐. โครงการ / กจกรรม / โอกาสพฒนาในครงตอไป ๑๐.๑.โครงการ กจกรรมตอไป ๑๐.๑.๑. พจารณาจดเกบเอกสารประเภทอนทเกยวของกบภาควชาหนวยงานเขาสระบบ ๑๐.๑.๒. มงเนนและสรางเสรมวฒนธรรมองคกรในเรองการประหยดทรพยากร (วสด) โดยการจดโครงการ Green Procurement โดยวตถประสงคหลกของโครงการน คอ ลดการใชกระดาษและหมกพมพ เชน กระตนใหบคลากรใชกระดาษ ๒ หนา และเนนการ Scan เอกสารเกบไวแทนการถายสาเนา เปนตน ซงโครงการนจะเรมรณรงคในคณะฯของเราในชวงกลางปงบประมาณ ๒๕๕๖ น ๑๐.๒.โอกาสพฒนาในครงตอไป ๑๐.๒.๑.มระบบทใชเปนศนยกลางขอมลในการรวบรวมและจดการกบงานบรการทถกขอเขามา รวมถงปญหาและคาถามทางดานสญญา (Help desk) ๑๐.๒.๒.การใหบรการขอมลแบบ On line เพอใหภาควชาหนวยงาน บรษท หาง ราน ไดรบความสะดวก รวดเรว เชน การขอหนงสอรบรองผลงาน การแจงการโอนสทธ เปนตน

ลงชอ (หวหนากลม) (นายจเร ทงโต)

ลงชอ (นายจเร ทงโต)

รกษาการหวหนางานพฒนาและดแลสนทรพย ฝายการพสด ๓๑ มนาคม ๒๕๕๖

๓. แผนการดาเนนกจกรรม เอกสารแนบท ๑

กจกรรม ระยะเวลาดาเนนการ

ผรบผดชอบ / หนวยงาน ก.ค.๕๔

ส.ค.๕๔

ต.ค.๕๔

ธ.ค.๕๔

ม.ค.

๕๕ ส.ค.๕๕

ก.ย.๕๕

ธ.ค.๕๕

ม.ค.

๕๖

ก.พ.๕๖

ม.ค.๕๖

๑.ประชมทมเพอวเคราะหหาสาเหต ปญหาในการปฏบตงานดานจดเกบเอกสารจานวนมาก

ฝายการพสด

๒.แตงตงคณะทางาน งานพฒนาและดแลสนทรพย

๓.ศกษาหาความเปนไปไดในการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส รวมทงกฎหมายทเกยวของ

คณะทางาน

๔.ประสานงานกบฝายเวชสารสนเทศ คณะทางาน

๕.ฝายเวชสารสนเทศจดทาระบบจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส

ฝายเวชสารสนเทศ

๖.คดกรอง แยกประเภท จดเตรยม เอกสารสญญาทจะจดเกบในระบบ

คณะทางาน

๗.จดเกบเอกสารเขาสรปแบบเอกสารอเลกทรอนกส คณะทางาน

๘.เจาหนาทฝายการพสดทดสอบใชระบบ คณะทางาน/ฝายการพสด

๙.ชแจงและแนะนาวธการใชใหภาควชาหนวยงาน คณะทางาน/ ฝายเวชสารสนเทศ

๑๐.ยกเลกการจดสงสาเนาเอกสารสญญาใหกบภาควชาหนวยงาน

ฝายการพสด

๑๑.ตดตามและประเมนผลการปฏบตงาน คณะทางาน

วางแผนงาน ปฏบตจรง

 

เอกสารแนบ ๒๔.การวเคราะหสาเหต (Root cause analysis)

เครองมอและอปกรณ บคคล

ใชเอกสารหลายคนเครองถายเอกสาร-เครอง Scanเจาหนาทคนเดมทจดเกบลาออก

ใชเอกสารหลายคนทม Speed ชา

เจาหนาทขาดความรในการจดเกบเอกสาร เจาหนาทคนใหมหาไมเจอ

บคคลอนใชเอกสารโดยไมบอกกลาว

พนทและตเกบเอกสารไมเพยงพอเจาหนาทคนใหมหาไมเจอ

ปรมาณมาก,เอกสาร ไมมพนทจดเกบสญญา สญหาย, คนหาไมเจอขาดผรบผดชอบ ไมมการแยกประเภทและ

ไมมคมอระเบยบปฏบตขาดผรบผดชอบในการจดเกบโดยตรง

สงสาเนาสญญาให

ไมมการวางแผน กาหนดระยะเวลาการ

ปงบประมาณ ไมมคมอระเบยบปฏบต

ไมปฏบตตามขนตอนหนวยงานลาชา จดเกบและทาลายทแนนอน

ไมเกบเอกสารทนทหลงการใชงานเสรจ

การจดการระเบยบ / กฎเกณฑ