การใช โปรแกรมสําเร็จรูปaccess...

เอกสารประกอบการฝกอบรมระยะสนเพอพฒนาศกยภาพของบคลากรดานทกษะคอมพวเตอร

เรอง

การใชโปรแกรมสาเรจรป ACCESSในงานสารสนเทศ

"เนนเรยนรและปฏบตเพอการทางานอยางมคณภาพ"อาจารย ดร.ฐณฐ วงศสายเชอ

[email protected], [email protected]

ศนยวจยและบรการวชาการ คณะศกษาศาสตรและพฒนศาสตรมหาวทยาลยเกษตรศาสตร วทยาเขตกาแพงแสน

หลกสตรการฝกอบรมระยะสน: การใชโปรแกรม Access ในงานสารสนเทศ

ฐณฐ วงศสายเชอ ศนยวจยและบรการวชาการคณะศกษาศาสตรและพฒนศาสตร มหาวทยาลยเกษตรศาสตร วทยาเขตกาแพงแสน 1

การใชโปรแกรมสาเรจรปMicrosoft Accessในงานสารสนเทศ

ดร[email protected]

[email protected]

1. งานสารสนเทศ & ขอมล2. ฐานขอมล และการออกแบบฐานขอมล3. โปรแกรมสาเรจรป Access4. การสรางตาราง (Table)5. การกาหนดความสมพนธ (Relationship)6. การสรางฟอรม (Form) สาหรบกรอกขอมล7. การสรางควร (Query)8. การจดทารายงาน (Report)



งานสารสนเทศและขอมล

งานสารสนเทศ (Information) & ขอมล (Data)

• คณภาพของขอความจากผสงไปหาผ รบ•• การประมวลผล การจดดาเนนการ และการเขาประเภทขอมล•• การกาหนดรปแบบของขอมล งายตอการเกบ มรปแบบเดยว• ขอมลแตละชดตองมความหมายและเปนอสระในตว

: th.wikipedia.org



สารสนเทศ&

สารสนเทศ ขอมล องคความร และการตดสนใจ

Source: infogineering.net

Information

Source: lithium.com

Source: hds.com



ฐานขอมลและการออกแบบฐานขอมล

ฐานขอมล (Database)

• ขอมล (Data)

• คอมพวเตอร (Computer)PC, Desktop, Notebook, Netbook

• ซอฟตแวร (Software)Excel, Word, Access, Oracle, SQL Server, DB2

• ผใช (User)



วตถประสงคในการออกแบบฐานขอมล

••• ตรวจสอบความถกตอง จดมาตรฐานของขอมล• กาหนดการเขาถงขอมลสาหรบผใชแตละประเภท•

การออกแบบฐานขอมล

• กาหนดวตถประสงคในการออกแบบฐานขอมล• กาหนดตาราง (Table)• กาหนดแอตตรบวต (Attribute) ในแตละตาราง• กาหนด คยหลก (Primary key)• การทา Normalization• กาหนดความสมพนธระหวางตาราง



ตวอยางฐานขอมล รานขายสนคา

ลกคาตารางลกคา

การขาย

สนคา

ตารางสนคา ตารางผจดจาหนาย

: พษณ ประศร และคณะ 2554

ตวอยางตารางและแอตตรบวตตารางลกคารหสลกคา สกล โทรศพท อเมล

xx xx xx xxxx xxxx xxx xxx

ตารางสนคารหสสนคา ราคา สตอกสนคา ผจดจาหนายสวนลด1

xx xx xxxx xxx xxxxxx

รหสลกคา วธสงของxx xx xxxx xxx

วนสงมอบxxx

รหสสนคาxx xx

สวนลด2xxxxx

จานวนxxx



ตวอยางคยหลก (Primary key)ตารางลกคารหสลกคา สกล โทรศพท อเมล








จานวนxxx

*** คยหลก (Primary key)

การทา Normalization !ตารางลกคารหสลกคา สกล โทรศพท อเมล








จานวนxxx

***



ID คานาหนา สกล วนเกด3360xxxx1 นาง นช ชนวด xx มค. xx3360xxxx2 นาย ณฐ สนธ xx เมย. xx3360xxxx3 นาง โชตกา แจมแจง xx เมย. xx3360xxxx4 นางสาว แตงโม พนธด xx พค. xx3360xxxx5 นาย พงษ ชยชนะ xx มค. xx

Field, Column, Attribute

Record

(Entity) และ แอตตรบวต (Attribute)

ทะเบยนราษฎร ผ เสยภาษประกนสงคม


หมายเลขประจาตวคานาหนานาม

วนเดอนปเกด

รปภาพสวนสง

หมายเลขประจาตวคสมรส

เงนเดอนคาจางหกประกนสงคม

ประกนชวต ฯลฯ

หมายเลขประจาตว

เงนเดอนคาจางประกนสงคม

นายจางโรงพยาบาล

ฯลฯ

Entity

Attribute



มาทาความเขาใจกบ Access

โปรแกรม Access ใชสาหรบจดการฐานขอมลเชงสมพนธ(Relational Database) หรอเปนการจดการตารางขอมล

1 ความสมพนธเชน


หมายเลขประจาตวxxxxx



ความสมพนธ (Relationship)

ขอมลประชาชน ขอมลผ เสยภาษหมายเลขประจาตว

คานาหนานาม

วนเดอนปเกด

รปภาพสวนสง

หมายเลขประจาตวคานาหนานาม

ขอมลคสมรส

เงนเดอนคาจางหกประกนสงคม

ประกนชวต ฯลฯ

Entity

Attribute



ประเภทของความสมพนธ

• การออกแบบฐานขอมลจาเปนตองมการกาหนดความสมพนธระหวางกลมขอมลหรอตารางตางๆ โดยความสมพนธระหวางตารางมดวยกน 3 ลกษณะ คอ– ความสมพนธแบบ 1:1 (One-to-One)– ความสมพนธแบบ 1:N (One-to-Many)– ความสมพนธแบบ M:N (Many-to-Many)

ความสมพนธแบบ 1 ตอ 1ตารางทะเบยนนกเรยน

เลขประจาตว สกล5234 เดกชายมานะ ขยนเรยน5235 เดกหญงมาน ใฝรกด5236 เดกหญงชใจ โอบออม

ตารางผลสอบวชาคอมพวเตอรเลขประจาตว คะแนน (100) เกรด

5234 85 A

5235 76 B+

5236 71 B



ความสมพนธแบบ 1 ตอ 1

นกเรยน ผลสอบวชาคอมฯ

เลขประจาตว

สกล

เลขประจาตวคะแนนเกรด

ตารางขอมล

มเลขประจาตวเหมอนกน

1นกเรยน ผลสอบวชาคอมฯ1ตวอยางการแสดง

ความสมพนธแบบ 1 ตอ 1

ความสมพนธแบบ 1 ตอ Nตารางทะเบยนนสตรหส สกล5234 นายมานะ ขยนเรยน5235 น.ส.มาน ใฝรกด5236 น.ส.ชใจ โอบออม

ตารางทะเบยนผ ปวย

รหสคณะ01 เกษตรศาสตร02 วศวกรรมศาสตร03 ศกษาศาสตร

ตารางคณะ

รหส สกล2234 นายมานะ ขยนเรยน2235 น.ส.มาน ใฝรกด2236 น.ส.ชใจ โอบออม

รหสแพทย -สกล01 นพ.กมล เกงด02 พญ.พร หรญ03 นพ.เทพ ยาทพย

ตารางแพทย

รหสคณะ01

01

01

รหสแพทย02

02

02



ความสมพนธแบบ 1 ตอ N

ทะเบยนนสต คณะรหส

สกลรหสคณะ

รหสคณะ

1Nทะเบยนนสต คณะ

ทะเบยนผ ปวย แพทยรหส

สกลรหสแพทย

รหสแพทย-สกล

ทะเบยนผ ปวย แพทย1N

ความสมพนธแบบ M ตอ N

นกเรยน IT

สมหญงสมศร

สมชายสมศกดสมทรงสมพงษ

iPodiPhone

iPadiBook

iPCiCar

Mนกเรยน ITN

ตวอยางการแสดง

ความสมพนธแบบ 1 ตอ N



ตวอยางตารางความสมพนธ

ตารางลกคารหสลกคา

สกล

โทรศพทอเมล

สมาชกสวนลด

รหสลกคา

วธสงของวนสงมอบ

รหสสนคาจานวน

สวนลด (จานวน)

ตารางสนคารหสสนคา

ราคาสวนลด (รน)สตอกสนคาผจดจาหนาย

1

1

1

(สมาชก)

การกาหนดคยหลก (Primary Key)

ตารางลกคารหสลกคา

สกล

โทรศพทอเมล

สมาชกสวนลด

รหสลกคา

วธสงของวนสงมอบ



ตารางสนคารหสสนคา

ราคาสวนลด (รน)สตอกสนคาผจดจาหนาย

1

1

1

(สมาชก)• Primary key

• ทกตารางตองม Primary key



การกาหนด Compound key เปน Primary Key



1 ใบ1 รายการ

214รายการ รหสสนคา จานวน ราคา1 222 2 30,0002 205 1 27,0003 311 1 1,500,0004 102 1 8,900,000

Primary key คอ 214311 3 214

โปรแกรมสาเรจรป Access



มาทาความเขาใจกบ Access

• Access เปนโปรแกรมสาหรบการทางานฐานขอมลเชงสมพนธ(Relational Database)มความสมพนธกน

กบโปรแกรมฐานขอมล

การใชงาน

Access

1.ออกแบบฐานขอมล

2.สรางตาราง&สมพนธ

3.สรางฟอรม

4.สรางควร

5.ทารายงาน



Access

แทบ Home (หนาแรก)

ตด คดลอก วางขอมล

รปแบบตวพมพ

รปแบบขอความ

การบนทก

การเรยงและกรองขอมล

การคนหา

Access

แทบ Create (สราง)

สรางตาราง (Table)

สรางฟอรม (Forms)

สรางรายงาน (Reports)

ควร (Query)



Access

แทบ External Data (ขอมลภายนอก)

การนาขอมลเขา

การนาขอมลออก รายการแบงปน

Access

แทบ Database Tools ใชจดการฐานขอมล

การสรางมาโคร

การสรางความสมพนธ

การวเคราะห

การโยกยายฐานขอมล

การเขารหสฐานขอมล



Access

แทบ Datasheet

/ลดแอตตรบวต

ประเภทขอมลและรปแบบ

ความสมพนธ

ตวอยางฐานขอมลรานคา• กาหนดวตถประสงคของฐานขอมล เชน

ลกคาตารางลกคา

การขาย

สนคาตารางสนคา ตารางผจดจาหนาย

Tbl_Customer

Tbl_TransacData

Tbl_Transac

Tbl_Supplier

Tbl_Product



Access

1

2

3

1

2

3



การกาหนดแอตตรบวตในตารางทางาน

1 2 3 4 5 6

การกาหนดประเภทขอมลในแอตตรบวต

1

2 3




ขอความ ไมเกน 255 ตวอกษรรปแบบบนทก

ตวเลขวนเวลาสกลเงน

ตวเลขอตโนมต

ขอมลตรรกะภาพ เสยง วดโอ

เอกสารแนบ


1

2



การกาหนดความสมพนธ(Relationship)

การกาหนดความสมพนธของตารางทางาน1

2

3

4



เรยกตารางทางานออกมากอน

1 คลกลาก

2

3

4



การกาหนดความสมพนธของตารางทางาน

การสรางฟอรม (Form)สาหรบกรอกขอมล

คาแนะนา: frmเชน frm_Name



การสรางฟอรม (Form)

1 เลอกตาราง

2


1 เลอกตาราง

2




1


1 เลอก Design

2

3

4

5

6




3

1 2

3


1

2



การสรางฟอรม (Form)1

2

3

4

5

6


1

2

3



การสรางควร (Query)

คาแนะนา: qryเชน qry_Name

การสรางควรของฐานขอมลพนกงาน



Queries

1

2

3

4

Queries

1 2

3

4

5 6



Queries

1

2

< นอยกวา<= นอยกวาหรอเทากบ> มากกวา>= มากกวาหรอเทากบ

= เทากบ<> ไมเทากบ

Queries



การควร คะแนนรายวชาคอมพวเตอร

Total: [การรวมกจกรรม]+[รายงานกลม]+[ ]+[ ]+[การแตงกายถกระเบยบ]+[Midterm]+[Final]

13

2



การจดทารายงาน(Report)

คาแนะนา: rptเชน rpt_Name

การจดทารายงาน

1 2

3 4

5



1

การจดทารายงาน2

3

5

6การจดทารายงาน1

2

3

4

6

7



การจดทารายงาน

การใช โปรแกรมสําเร็จรูปaccess...

Documents