aau its mÅnedsrapport · den lyseblå skravering er kommende periodiseringer og åbne ordrer (ting...

AAU It Services April 2019

AAU ITS MÅNEDSRAPPORT

NYT FRA ITS:

2-faktor-validering højner sikkerheden på AAU’s mail

5

Månedsrapport for ITS – apr i l 2019

MÅNEDSRAPPORT FRA ITS Denne rappor t dækker ugerne 14-17. ITS har i hele per ioden leveret som afta l t på Serv ice Requests. ITS har i hele per ioden leveret som afta l t på Inc i-dents. ITS har haf t nedenstående kr i t iske- e l ler major-hændelser med nedbrud, nedsat t i lgængel ighed el-ler s ikkerhedst russel i per ioden uge 14 t i l 17. Uge 14 : CAS/s ign-on kortvar igt ut i lgængel igt – 5 minut ters dr i f tsforstyrrelse. Uge 15 : Telefoni/SfB/cal lcent re. Flere fe j l på cal l -cent re i løbet af ugen – 1 t imes dr i f tsforstyr relse. Uge 17 : STADS. Fej l på login for studerende v ia webpor tal – 6,5 t imers dr i f ts forstyrrelse. Ef ter apr i l måned l igger ITS’ omkostninger 0,5 mio. kr . under ankerbudget tet. I forhold t i l det ru l lende budget l igger ITS efter apr i l måned 0,4 mio. over det ru l lende budget . De samlede omkostninger t i l og med apr i l var 41,7 mio. kr .

Antal leverancer t i l lovet t id i per ioden (Serv ice Requests)

92-93 % Forr ige måned: 91-93 %

Antal kr i t iske/major hændelser

3 Forr ige måned: 3

Antal løsninger t i l lovet t id i per ioden ( Inc idents)

93-95 % Forr ige måned: 90-94 %

Antal grønne traf ik lys på projekter

18/23 Forr ige måned: 20/24

6


SUPPORT INCIDENTS

LØST TIL LOVET TID:

SERVICE REQUESTS

LEVERET TIL LOVET TID:

ITS har overholdt serv icemål for hele per io-den. Målet om max. 150 åbne IR var over -skredet i januar og februar .

Åbne sager

KPI : Åbne sager ved ugeafs lutning

Mål: Under 150

Opnået i uge 14-17: 95-148

Løst t i l t iden

KPI : Løsning t i l lovet t id

Mål: 90%

Opnået i uge 14-17: 93-95 %

ITS har i hele per ioden leveret som af ta l t på Serv ice Requests.

Leveret ti l t iden

KPI : Leveret t i l lovet t id

Mål: 90%

Opnået i uge 14-17: 92-93%

93 94 93 94 90 93 93 95 93 95 95 94

169 155 140 144 129 138 142 123 127 148 95 102

Uge 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Åbne sager

Løst til tiden i %

0

100

200

300

400

500

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Incidents med servicemål for ITS

Løsninstid overskredet Løsning til aftalt tid

0

200

400

600

800

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Service Request med servicemål for ITS

Leveringstid overskredet Leveret til aftalt tid

93 93 93 93 92 92 93 92 93 92 93 93

Uge 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Leveret til aftalt tid i %

7


DRIFT

Problem i uge System Beskr ivelse af problemet 14 CAS/s ign-on CAS/s ign-on kor tvar igt ut i lgængel igt – 5 minut ters dr i f ts-

forstyr relse. 15 Telefoni/SfB Flere fe j l på cal lcent re i løbet af ugen. Fej l sky ldes

ukendte numre, der f igurerer i vores system efter migrer in-ger . Fej len er kendt og forsv inder, når migrer ing t i l SfB er t i lendebragt .

17 Stads Fej l på login for s tuderende v ia webportal – 6,5 t imers dr i f ts forstyrrelse. Fej lretning håndteret i d ia log mellem KMD og Studieserv ice.

ØKONOMI 1. PERIODEOPFØLGNING

Per ioden januar t i l apr i l markerer 1. per iode i det økonomiske årshjul på Aalborg Univers i tet. ITS’ samlede udgif ter ef ter 1. per iode var på 41,5 mio. kr . Det te forbrug kan holdes med et an-kerbudget på 40,7 mio. kr . og afv igelsen er knap 2 % på udgif terne. Projekterne inden for d ig i ta l iser ingsst rategien har inden årets star t budget teret en række f r ikøb for star ten af året. Disse fr ikøb har det ikke været mul igt at gennemføre fu ldt ud. Derfor er ITS’ lønforbrug højere end ankerbudgettet . Det real iserede f r ikøb konver teres t i l forbrugsomkostnin-ger ; da f r ikøbet ikke er gennemfør t , er forbrugsomkostningerne t i lsvarende lavere. På grafen herunder ses ITS’ samlede udgif ter med mørkeblå st reg og ankerbudget tet med grøn st reg. Den lyseblå skraver ing er kommende per iodiser inger og åbne ordrer ( t ing der er købt , men ikke betalt ) . Her t i l kommer lønninger resten af året og køb, der endnu ikke er foretaget. Ef ter gennemgang med al le ITS’ afdel inger forventer ITS stadig at følge ankerbudget tet med om-kostninger på 132 mio. kr . Der v i l være en række interne forskydninger , men pt . ændres der ikke på årets est imat .

97,0

97,5

98,0

98,5

99,0

99,5

100,0

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17Uge nr.

Driftsforstyrrelse i % på 34 udvalgte fokussystemerOppetid

8


DIGITALISERINGSPULJEN

I løbet af apr i l måned har a l le projekter rev ideret deres projektøkonomi. I apr i l har der sær l igt været fokus på gennemførsel af p lanlagt fr ikøb. I forhold t i l p lanerne inden årsskif tet er der sket forskydelse i nogle projekter , l igesom ét projekt ikke er opstar tet som planlagt . Grafen herunder v iser forbruget i d ig i ta l iser ingspul jen med en grøn st reg, holdt op mod projek-ternes opr indel ige budget og løbende est imat (hhv. b lå og gul st reg).

9


Der pågår en dia log med DSD-formanden, TECH-dekan Henr ik Pedersen, om muligheder for v i-dere f remdr i f t i real iser ing af s t rategien, hvor der foretages en vurder ing af, om der kan skabes mere f remdr i f t i nye projekter den resterende del af året . Det te gøres blandt andet på DSD-møde den 3. juni. I mel lemt iden er der tre fokuspunkter for de kommende måneder i forhold t i l økonomistyr ing i projekterne:

• Få gennemfør t f r ikøb i projekterne, da andre afdel inger er afhængige af dette. • Få projekter f ra ide- fasen t i l konkrete projekter . • Eksekver ing på projekter; få gennemført p lanlagte indkøb.

VIDEN FOR VERDEN - DIGITALISERINGSSTRATEGI PIPELINE

Som følge af sporenes arbejde med budgette-r ing af 2020 er der sket mindre ændr inger t i l p ipel ine, hvor for enkelte akt iv i teter er omdøbt og t i l fø jet . L ige nu pågår et arbejde i sporene med at kval i f icere udspi l t i l den procentuel le fordel ing af d ig i ta l iser ingspul jen i 2020. Det arbejde gi-ver nødvendigt input t i l budgetprocessen 2020 samt t i l sporenes handleplaner , der skal præ-senteres på DSD-mødet d. 3. ju l i . Der er peget på to nye projekter t i l opstart in-den for 3 måneder , og l is ten er der for udvidet med ”Digita l Arbejdsplads” og ”Projektbørs” :

< 3 MDR. TIL FORVENTET PROJEKTSTART

Proj e kt f or sl ag Spo r Di g i ta l Ar be j dsp la ds V i de ns amar b ej d e

Pro j ek t børs V i de ns amar b ej d e

In te rAc t V i de ns amar b ej d e

D i g i ta le l æ r i n gs res -sourc er (P l at fo rm t i l la gr i ng o g de l in g af v i d eom at er i -a l e)

PBL D ig i t a l

10


For bedre at kunne følge udmøntning af d ig i ta l iser ingsst rategien er der udarbejdet et nyt værk-tøj. Værktøjet v i l f remover være en fast bestanddel i drøf te lse af por teføl jen af d ig i ta l iser ing-s indsatser . Herunder ses et eksempel på et af de ”dashboards” , som værktøjet kan v ise – her et overbl ik over de fem st rategiske spor og den samlede dig i ta l iser ingspul je for 2019, med ud-gangspunkt i økonomital f ra apr i l 2019.

KØRENDE PORTEFØLJE

18 Grønne t raf ik lys

i projekterne

4 Gule t raf ik lys i projekterne

1 Røde t raf ik lys i projekterne

SAFE TRACK

DIGITALISERINGSPULJEN 2019DASHBOARD I

ANALYSE AF ÅRET

- 5.000

10.000 15.000 20.000 25.000 30.000 35.000 40.000 45.000

Digitaliseringspuljen

Bevilling Anker Forbrug Estimat

-

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14.000

Forskning


-

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

PBL Digital


- 500

1.000 1.500 2.000 2.500 3.000 3.500 4.000

Vidensamarbejde


- 100 200 300 400 500 600 700 800

Kompetence


- 2.000 4.000 6.000 8.000

10.000 12.000 14.000 16.000

Administration


1.117 2.315

1.199

Digitaliseringspuljen - Månedligt gap

Estimat - Forbrug Anker - Forbrug Anker - Estimat

1. Marker chart2. Klik filter3. Vælg måned

11


SÆRLIGT TEMA 2-FAKTOR-VALIDERING HØJNER SIKKERHEDEN PÅ AAU-ANSATTES OG STUDERENDES MAILS I efteråret 2019 forventer ITS at implementere 2-faktor -val ider ing på al le AAU-mailkont i . Det be-tyder en væsent l ig forbedr ing af s ikkerheden af ansat tes og studerendes data på mail . Al lerede i dag kender mange af AAU’s ansatte og studerende t i l 2- faktor -val ider ingen v ia brugen af VPN, der g iver brugere adgang f ra et eksternt netværk t i l systemer og data, der er gemt på AAU. Dog v i l de f leste andre også kunne nikke genkendende t i l pr inc ippet om 2- faktor -val ider ing, som vi kender fra NemID, borger .dk, e-Boks mv., hvor en adgang kun kan gives med et bruger-navn og password, som brugeren selv husker og indtaster ( faktor 1) , og dernæst med en ny, v i l -kår l ig kode, brugeren modtager ved hvert login, på sms, tablet e l ler l ignende ( faktor 2). Højere sikkerhed Med implementer ingen af 2- faktor -val ider ing på mail v i l ansat te og studerende opleve, at de skal bruge 1 minut ekst ra på at logge ind, når de bef inder s ig uden for AAU’s netværk. Tiden er dog godt g ivet ud, for tæller AAU’s informat ionssikkerhedschef Git te Melph: - 2-faktor-val ider ing er et enormt v igt igt skr idt i forbedr ing af s ikkerheden for ansatte og stude-rende. Med den ekst ra faktor ved login baserer v i ikke s ikkerheden udelukkende på et stærkt password. Fakta er, at mange passwords bl iver kompromitteret , enten fordi de ikke er stærke nok el ler fordi , de bl iver genbrugt f lere steder . Med 2- faktor val ider ing kan v i f remover t i lbyde en endnu stærkere beskytte lse af AAU´s og dine data. Samt id ig peger Datat i lsynet på 2- faktor-val i-der ing som en v igt ig br ik i beskytte lsen af adgange t i l fø lsomme og for tro l ige persondata. Vi ser det som en af vores fornemmeste opgaver at den dig i ta le understøt te lse, der er rundt om ansat -tes og studerendes data, er t idssvarende, s tabi l og ikke mindst s ikker , s iger Gitte Melph. Når der i løbet af 2019 er implementeret 2-faktor -val ider ing på AAU-mail , udgør det sammen med VPN to af i a l t seks i t-systemer på AAU, der på s igt skal højne s ikkerheden omkr ing ansattes og studerendes data. Implementer ingen af 2-faktor-val ider ing v i l ske t r inv is t og for en l i l le gruppe af brugere ad gangen for hvert af systemerne, og for hver udruln ing udarbejdes en kommunikat i-onsplan, der har t i l hensigt at g ive brugerne en så t ryg oplevelse af det ekstra lag i login-proces-sen som muligt .

aau its mÅnedsrapport · den lyseblå skravering er kommende periodiseringer og åbne ordrer (ting...

Documents