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Ministerio de Economía y Finanzas
Dirección Nacional de Contabilidad
ABRIL 2015.
CAPACITACIÓN DE PRESUPUESTO
ABC DE CUSTODIO DE CAJA MENUDA Custodio de Caja, versión 1.0
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Índice
Comandos de Producción de Caja Menuda……………………………….. 3
Ambiente de Producción de Caja Menuda………………………………… 6
Creación de un Anticipo – /IECI/RF_GFH_TR_002……………………… 7
Anotación de Pago- /IECI/RF_GFH_TR_1001…………………………….. 10
Incremento de Anticipo- /IECI/RF_GFH_TR_0009…………………….. 14
Devolución de Anticipo- /IECI/RF_GFH_TR_003………………………… 20
Registro de Factura Contra Anticipo- /IECI/RF_GFH_TR_0001….. 24
Registro de Factura Directa - /IECI/RF_GFH_TR_0000………………. 29
Registro de Factura de Viáticos- /IECI/RF_GFH_TR_0011…………. 34
Anulación de Pago- /IECI/RF_GFH_TR_2001……………………………. 46
Solicitud de Reembolso de Caja Menuda- /IECI/RF_CUENT_JUSTI.51
Recapitulación de Caja Menuda- /ZP1_PR_RECAP……………………. 58
Informe de Detalles de Reembolso-/ZP1_PR_REEMBOLSOS……. 60
Recepción de Cheques de Caja Menuda-/IECI/RF_GFH_TR_1002.64
INFORMES DE CAJA MENUDA
Visualizar Todos los Movimientos - /IECI/RF_GFH_TR_0005…….. 68
Visualizar Movimientos de Anticipos-/IECI/RF_GFH_TR_0008….. 75
Reporte Movimientos de Caja Menuda- Y_ERD_04000060………. 77
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COMANDOS DE PRODUCCIÓN DE CAJA MENUDA
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AMBIENTE DE PRODUCCIÓN DE CAJA MENUDA
CODIGO DE TRANSACCIÓN: ZP1_PR_02
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2.1 CREACIÓN DE UN ANTICIPO DE CAJA MENUDA
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CREACIÓN DE UN ANTICIPO. (ADELANTO DE UNA SUMA DE DINERO POR CAJA MENUDA).
1) Paso: Sociedad Habilitada:P000 / N° Libro de Caja OL18:. (ENTER)
2) Paso: Operación: Anticipo/ Importe: 10/ Acreedor:3000000000/Texto de Cabecera: Gasto Gregorio Jordan.
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3) Paso Grabar.
4) Paso. Anotar el Número del Documento del Anticipo. # 10000495.
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2.4 ANOTACION DE PAGO DE UN ANTICIPO DE CAJA MENUDA
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ANOTACIÓN DE PAGO (SALIDA DEL DINERO DE CAJA MENUDA).
1. Paso : Sociedad habilitado P000/Libro de Caja 0L01/N° de Documento 10000680.
2. Paso: Transacción: 100000680.
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3. Paso: Ejecutar.{√}
4. Paso: Notificar Pago.
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5. Paso: Resultado.
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2.2 INCREMENTO DE UN ANTICIPO DE CAJA MENUDA
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INCREMENTO DE ANTICIPO (DINERO ADICIONAL PAGADO AL MONTO SOLICITADO INICIALMENTE).
1. Paso: Transacción de Origen. N° Documento 100000680.
2. Paso : Ir a la Ventana. Incremento de Anticipo.
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3. Paso: Complete los campos: Sociedad Habilitado:P000/N° Libro de Caja: 0L01/ N° Documento: 100000680.
(ENTER)
4. Paso: Operación: Incremento de Anticipo/Importe: B/.5.00/ Texto de Cabecera: Incremento Gasto Gregorio Jordan.
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5. Paso Grabar.
6. Paso: Ejecutar el Pago del Incremento.
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7. Paso: Buscamos laTransaccion de Incremento: 100000681.
8. Paso: Ejecutar.{√}
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9. Paso: Notificar Pago.
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2.3 DEVOLUCIÓN DE ANTICIPO.
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DEVOLUCIÓN DE ANTICIPO (CUANDO HAY UNA DEVOLUCIÓN CON DINEROS SOBRANTE DEL ANTICIPO) (x)
1. Paso. Localizar el N° de Documento 100000683.
2. Paso. Sociedad habilitado P000/N° Libro de Caja 0L01/N° Documento Interno: 100000683..
(ENTER)
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3. Paso. Operación: Devolución de Anticipo/ Importe B/.10 (GRABAR) .
4. Paso. Anotar es Numero de la Devolución.100000685.
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5. Paso. Verificar el Saldo Final. Ingreso de Caja B/.10.
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2.6. REGISTRO DE FACTURA CONTRA ANTICIPO.
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FACTURA CONTRA ANTICIPO. (DINERO DE CAJA MENUDA PAGADO
POR ADELANTADO PARA COMPRAS POR MEDIO DE FACTURAS).
1. Paso. Sociedad Habilitado: P000/ N° de Libro de Caja: 0L01 N° de Documento: 100000686.
(ENTER)
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2. Paso. Operación: Factura Contra Anticipo/ Importe: B/.10/ Acreedor Funcionario:
3000000001/ Acreedor: 1000000003/ Factura2014-0001/ Texto de Cabecera de Registro:
Pago de útiles de Oficina01/ Centro Gestor: 016000/ Posición
PresupuestariaG.001610101.001.201/ Centro de Coste:C016000001. (CENTRO GESTOR Y
CENTRO DE COSTE VARIA SEGÚN LA ENTIDAD).
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(CONTINUACION)
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(CONTINUACION)
3. Paso. (Grabar) . Anotar el número de la Factura contra Anticipo. 100000689.
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2.7 REGISTRO DE FACTURA DIRECTA CAJA MENUDA.
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REGISTRO DE FACTURA DIRECTA CAJA. (DINERO PERSONAL GASTADO PARA REEMBOLSARLO POR MEDIO DE PAGOS DE LA CAJA MENUDA).
1. Paso. Operación: Factura Contra Anticipo/ Importe: B/.20/Acreedor: 1000000005/ Acreedor
Funcionario: 3000000007/Factura2014-0001/ Fecha del Documento (Factura)/Texto de
Cabecera de Registro: Pago de Boquitas 01/ Centro Gestor: 016000/ Posición
PresupuestariaG.001610101.001.201/ Centro de Coste:C016000001.
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(CONTINUACIÓN)
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(CONTINUACIÓN)
4. Paso. (Grabar) . Anotar el número de Referencia de la Factura Directa. 0100000227/
Numero de Documento 100000693.
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5. Notificar el Pago.
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2.12 REGISTRO DE FACTURA VIÁTICOS DE CAJA MENUDA.
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REGISTRO DE FACTURA DE VIATICOS.(PAGO DE VIÁTICOS CON FONDOS DE CAJA MENUDA).
1. Paso. Sociedad Habilitado P000/ N° Libro de Caja 0L01. (ENTER)
2. Paso. Entrar al Icono Viáticos.
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3. Paso. Sociedad: P000/ Beneficiario:3000000001/ Categoría: E1 /Tipo de Solicitud:
Nacional/Fecha de Inicio :05/05/2015/ Fecha Final :05/05/2015/ Área Geográfica :Nacional/
Hora inicio: 0500 (5am)- Hora fin 23:30(11:30p.m.) (La hora se registra en Formato Militar)..
4. Paso. Importar Partidas.
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5. Paso. Importar Partidas. Centro Gestor: 016000/Objeto de Gasto:141. (ENTER)
6. Paso. Elegir la Línea de Partida Presupuestaria 141.
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7. Paso. Exportar Partidas.
8. Paso. Clase de Gasto: Desayuno, Almuerzo, Cena, Transporte Nacional/ Monto: B/.6, B/.13, B/.13, / Centro Gestor: 016000/ Partida Presupuestaria: G.001610101.001.141/Centro de Coste: C016000001.
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9. Paso. Duplicar Línea.
10. Paso. Registrar Almuerzo y Cena.
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11. Paso . Importar Partida. 151.
12. Paso. Exportar Partida.
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13. Paso. Ingresar Centro de Coste: C016000001/ Monto de Transporte Manualmente: B/.3.
14. Paso. Salvar. (√).
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15. Paso. Texto de Cabecera. Viáticos Gregorio Jordan.
16. Paso. (Grabar).
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17. Paso. Anotar el Numero de Referencia 0100000228 / Numero de Documento de Viatico.#
100000699.
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18. Paso. Anotar el Pago.
19. Paso. N°. Documento de Viatico. 100000699. (Ejecutar).
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20. Paso. Notificar Pago.
21. Paso. Verificación del Viatico Pagado.
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46
2.5. ANULACIÓN DE PAGO.
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47
ANULACIÓN DE PAGO. (SE UTILIZA PARA ELIMINAR PAGOS DE FACTURA DIRECTA, FACTURA DE VIÁTICOS Y ANTICIPOS).
1. Paso.: ubica la transacción Pagada 100000702.
2. Paso: Procede Anulación de Pago.
..
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3. Paso. Sociedad Habilitado P000/N°Libro de Caja 0L01/ N° Documento 100000702.
(EJECUTAR) .
4. Paso. Notificar Anulación del Pago.
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5. Paso. Verificación de Anulación del Pago de Factura Directa.
6. Paso. Eliminar la Factura Directa.
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7. Paso. Anular la Entrada. (SI).. Total de Gastos de Efectivo B/.50.
8. Paso. Resultado. Total de Gastos de Efectivo B/25.
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2.9 SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA
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SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA. (SE UTILIZA PARA REEMBOLSAR FACTURAS DIRECTA, FACTURAS DE VIÁTICOS Y FACTURAS DE ANTICIPOS). “SE SUGIERE QUE DEPENDIENDO DE LOS TIEMPOS DEL RITMO DE CONSUMO SE SOLICITE EL REEMBOLSO, CONSIDERABLEMENTE AL 40% DEL FONDO TOTAL DISPONIBLE EN CAJA”..
1. Paso. Sociedad Habilitada P000/ N° de Libro de Caja 0L00/ Ejercicio 2015. . (EJECUTAR).
2. Paso. Presionar Control Para seleccionar los renglones sombrear con el ratón..
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3. Paso. Presionar el Botón de Generar Reembolso / Cotejar el Gancho(√)
4. Paso. Generar el Documento.
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5. Paso. Poner Indicador CME.(Caja Menuda Auxiliar, Caja Menuda Principal).
6. Paso. Seleccionar J (Caja Menuda Principal) (√).
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55
7. Paso . Seleccionar Vía de Pago.(Cheque Institucional o Tesoro Nacional).
8. Paso. Vía de Pago (1) . Cheque Institucional.
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9. Paso (GRABAR).
10. Paso . Bloque de Imputación. Presionar (ENTER) .
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57
11. Paso. Poner el Titulo del Expediente. Reembolso Numero 001. (√).
12. Paso. Anotar Número de Expediente. CONTAB/2015/1600000769. (EL EXPEDIENTE SE DIRIGE
A LA BANDEJA DE TRAMITACION DEL SUPERVISOR DE TESORERIA PARA SU APROBACIÓN).
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. RECAPITULACIÓN.
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RECAPITULACIÓN (LA DOCUMENTACIÓN PASA A TESORERÍA PARA SU
REVISION JUNTO CON LA RECAPITULACIÓN Y EL INFORME DE
DETALLE DEL REEMBOLSO).
1. Paso. Tipo de Expediente: CONTAB/Ejercicio: 2015/ Numero Interno del Expediente:
1600000769. (EJECUTAR).
2. Paso. Imprimir Recapitulación.
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. INFORME DE DETALLES DE REEMBOLSO.
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1. Paso. Tipo de Expediente: CONTAB/Ejercicio: 2015/ Número Interno del Expediente:
1600000769. (EJECUTAR).
2. Paso. Dispositivo de Salida. Pulsar Ayuda de Búsqueda..
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3. Paso. Marcar (√).
4. Paso. Seleccionar (LOCL).
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5. Paso. Visualización de Impresión.
6. Paso. Imprimir el Informe.
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RECEPCION DE CHEQUES DE CAJA
MENUDA
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RECEPCIÓN DE CHEQUE POR CAJA MENUDA (DESPUES DE LA TRAMITACION DEL REEMBOLSO, AL SER PAGADO EN EL SISTEMA SE INCREMENTA EL SALDO FINAL DE LA CAJA MENUDA Y APARECE EL MONTO EN EL CAMPO CHEQUES EN CURSO, PERO NO ESTA DISPONIBLE HASTA QUE SE RECEPCIONE EL CHEQUE EN CURSO).
1. Paso. Verificar el Saldo Inicial Disponible B/. 610.39 y el Saldo de Cheque en Curso.B/.33..
2. Paso. Una vez cambiado el Cheque se Recepciona el Cheque. (EJECUTAR).
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3. Paso. Cotejar el Cheque en Curso. (√).
4. Paso. Verificar el Total de Saldo Disponible. Saldo Final Disponible B/.643.39..
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INFORMES DE CAJA MENUDA
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VISUALIZAR TODOS LOS MOVIMIENTOS
CAJA MENUDA
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VISUALIZAR TODOS LOS MOVIMIENTOS DE CAJA MENUDA (VISUALIZA TODOS LOS REGISTROS DE CAJA MENUDA).
1. Paso. Sociedad Habilitada P000/ Libro de Caja. 0L00. (ENTER)
2. Paso. Se visualiza según la fecha de búsqueda. Por Ejemplo Mes Actual.
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70
3. Paso. Movimientos Mes Actual.
4. Paso. Verificar el Status de Factura.
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5. Paso. Presionamos la Búsqueda. Esta indica es Status del Documento. #22.
6. Paso. Indicador de Desglose. Indica si una Factura de Viáticos tiene más de una Partida
Presupuestaria. Ver el Icono Marcado en Azul.
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7. Paso. Demuestra que tiene dos Partidas 141-151.
8. Paso. Imprimir vemos el Documento Impreso del Viatico.
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9. Paso. Seleccionar LOCL. Impresora Local.
10. Paso. Continuar.
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11. Paso. Documento Físico.
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75
VISUALIZAR MOVIMIENTOS DE
ANTICIPO
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76
VISUALIZAR LOS MOVIMIENTOS DE ANTICIPO (VISUALIZA TODOS LOS MOVIMIENTOS DE ANTICIPO O UNA BUSQUEDA INDIVIDUAL).
1. Paso. Utilizar la Busqueda del N° de Documento Interno. (√)
2. Paso. Se despliega la Información del Anticipo.
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REPORTE DE MOVIMIENTOS DE LA CAJA
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78
REPORTE DE MOVIMIENTOS DE LA CAJA (VISUALIZA TODOS LOS MOVIMIENTOS DE LA CAJA MENUDA, SALDO DE CHEQUES Y EL EFECTIVO FINAL DISPONIBLE).
1. Paso. El Reporte Indica: Sociedad/ La Fecha de Contabilización de los Movimientos de la
Caja/Libro de Caja.
(EJECUTAR)
2. Paso. Visualiza el Reporte de Movimientos.
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79
3. Paso. Indica el Saldo Disponible en Efectivo a la Fecha.