abstraksi muhammad fahri -104093002970. analisa dan...
TRANSCRIPT
file:///E|/PDF/Abstraksi.txt
ABSTRAKSI MUHAMMAD FAHRI -104093002970. Analisa dan Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) Pada Departemen Sumber Daya Manusia (studi kasus PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)) dibawah bimbingan Bayu Waspodo, MM dan Inayatullah, MMSI. PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang jasa yang menaungi kegiatan event organizer, event management, party organizer, science center dan adventures yang berbasis sains. Kemajuan teknologi mendorong organisasi tidak hanya berfokus pada kebutuhan pada informasi semata, namun sudah mulai mengarah pada kebutuhan pengetahuan (knowledge) bagi mereka. Knowledge dianggap sebagai sebuah resource atau asset bagi orang yang memegang peranan penting di sebuah oganisasi. Namun knowledge yang sudah ada jika tidak digunakan dan didokumentasikan dengan baik, maka akan sia-sia dan kemudian bisa hilang. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah aplikasi yang tentunya berbasis Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) agar dapat membantu dalam pengumpulan dan penyebaran knowledge untuk dimanfaatkan secara optimal oleh seluruh karyawan di kantor pusat maupun kantor cabang. Penerapan berbasis web pada aplikasi ini, diharapkan memberikan kemudahan dalam penerapannya untuk setiap karyawan yang ingin mengaksesnya. Dalam perancangan sistem ini, penulis menggunakan metodologi pengembangan Rapid Application Development (RAD) dan) dengan Unified Modelling Language (UML ) sebagai tools dalam perancangannya. V Bab + xxiii Halaman + 207 Halaman + Daftar Pustaka + Lampiran, 2010 Kata Kunci :Sistem Manajemen Pengetahuan, DoctoRabbit, Knowledge Management System, Building Block Knowledge Management, RAD, UML.
file:///E|/PDF/Abstraksi.txt [5/6/2011 2:39:41 PM]
vi
ABSTRAKSI
MUHAMMAD FAHRI -104093002970. Analisa dan Perancangan Sistem
Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) Pada Departemen
Sumber Daya Manusia (studi kasus PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)) dibawah
bimbingan Bayu Waspodo, MM dan Inayatullah, MMSI.
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) adalah sebuah perusahaan swasta
yang bergerak dalam bidang jasa yang menaungi kegiatan event organizer, event
management, party organizer, science center dan adventures yang berbasis sains.
Kemajuan teknologi mendorong organisasi tidak hanya berfokus pada kebutuhan pada
informasi semata, namun sudah mulai mengarah pada kebutuhan pengetahuan
(knowledge) bagi mereka. Knowledge dianggap sebagai sebuah resource atau asset
bagi orang yang memegang peranan penting di sebuah oganisasi. Namun knowledge
yang sudah ada jika tidak digunakan dan didokumentasikan dengan baik, maka akan
sia-sia dan kemudian bisa hilang. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah aplikasi yang
tentunya berbasis Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System)
agar dapat membantu dalam pengumpulan dan penyebaran knowledge untuk
dimanfaatkan secara optimal oleh seluruh karyawan di kantor pusat maupun kantor
cabang. Penerapan berbasis web pada aplikasi ini, diharapkan memberikan
kemudahan dalam penerapannya untuk setiap karyawan yang ingin mengaksesnya.
Dalam perancangan sistem ini, penulis menggunakan metodologi pengembangan
Rapid Application Development (RAD) dan) dengan Unified Modelling Language
(UML ) sebagai tools dalam perancangannya.
V Bab + xxiii Halaman + 207 Halaman + Daftar Pustaka + Lampiran, 2010
Sistem Manajemen Pengetahuan, DoctoRabbit, Knowledge Management System, Building Block Knowledge Management, RAD, UML.
Kata Kunci :
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Era globalisasi yang diwarnai semakin maraknya inovasi ditandai juga
dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Menyadari akan
persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma dari yang
semula mengandalkan pada resource based menjadi knowledge based yang
bertumpu pada analisis bidang ilmu pengetahuan tertentu, misalnya kemasan
informasi, metadatabase, data mining, data warehouse dan sebagainya, disertai
dengan kemampuan SDM.
Oleh karena itu, peran pendidikan dan knowledge sharing di kalangan
karyawan amat besar untuk meningkatkan kemampuan manusia dalam berfikir
secara logis yang nantinya akan menghasilkan suatu yang kreatif dan inovatif.
(Setiarso, 2009)
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) adalah sebuah perusahaan swasta
yang bergerak dalam bidang Event Organizer yang berbasis sains. Dengan adanya
perkembangan dalam bidang teknologi informasi diharapkan PT. Mitra Mega
Semesta (DoctoRabbit) dapat mempertahankan eksistensinya dengan
mensosialisasikan proses pertukaran pengetahuan atau sharing knowledge yang
ada di dalam perusahaan.
Pada PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit), tentunya tentang segala hal
yang berhubungan dengan sistem informasi, termasuk perluasan ke arah
pengembangan knowledge merupakan fokus penerapan yang setidaknya
2
menunjang salah satu peran dari perusahaan. Di dalam perusahaan, terdapat
berbagai macam knowledge yang digunakan untuk mendukung operasional yang
ada di perusahaan. Didalam hal ini karena menitikberatkan pada satu departemen,
maka yang sangat berperan dalam pengendalian segala aktivitas operasional yang
tercakup di dalam sebuah perusahaan adalah seorang General Manager dan
semua manager yang menaungi departemen masing-masing.
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) menyadari, bahwa knowledge
adalah sebuah faktor yang penting untuk menunjang kesuksesan dan eksistensi
perusahaan dimata pelanggannya dan masyarakat umum. Dengan adanya
pengetahuan yang tersebar dan terdistribusi dengan baik, maka diharapkan
perusahaan dapat berkembang dan bertahan dalam persaingan usaha yang semakin
keras dengan menerapkan proses pembelajaran dengan konsep yang dinamakan
Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management.
Knowledge dianggap sebagai salah satu resource atau asset bagi orang
yang memegang peranan penting. Knowledge yang sudah ada jika tidak
dipergunakan lagi dan dijaga dengan baik, maka akan menjadi sia-sia bahkan
hilang. Knowledge yang baik adalah knowledge yang dapat digunakan terus-
menerus dan dapat dikembangkan, diperbaharui dan terpelihara dengan rapih.
Aktifitas yang secara terus-menerus dalam menggunakan knowledge dapat
menambah kemampuan kolektif bagi individu, kelompok dan pada akhirnya
tercipta kebebasan bersama pada sebuah organisasi.
Pengetahuan (knowledge) sebagai sumber hilang dari lingkungan
perusahaan dapat disebabkan dalam beberapa faktor, faktor internalnya antara lain
adanya mutasi kerja, kematian, pegawai yang resign (berhenti bekerja) atau
3
bahkan pindah bekerja ke perusahaan lain yang dianggap sebagai kompetitor.
Sedangkan faktor eksternalnya adalah misalnya globalisasi bisnis, kompetisi, para
pelanggan dan kompetitor yang semakin canggih. Sehingga pada prinsipnya
kehilangan pengetahuan merupakan kehilangan investasi yang sudah dilakukan
perusahaan, karena pengetahuan diperoleh dari proses pembelajaran dan
pengalaman yang cukup panjang.
Untuk mengelola konsep tersebut, maka diperlukannya sebuah sistem
yang dapat merealisasikan konsep manajemen pengetahuan atau knowledge
management tersebut sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan kinerja
karyawan perusahaan. Aplikasi manajemen pengetahuan sistem atau knowledge
management system yang dirancang memiliki kegunaan untuk mengelola dan
menyebarkan pengetahuan agar dapat digunakan dalam rangka memperlancar
aliran informasi yang ada didalam perusahaan sehingga dapat didistribusikan
dengan baik dan dimanfaatkan semaksimal mungkin oleh para karyawan untuk
meningkatkan pengetahuan mereka didalam perusahaan. Knowledge Management
System merupakan tools yang berbasiskan web yang memudahkan setiap
penggunanya dalam mengumpulkan, mengelola, menyimpan dan menggunakan
kembali, serta mendistribusikan knowledge yang ada di dalam sebuah organisasi.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis
mendapati permasalahan yang ada antara lain:
1. Bagaimana untuk mengoptimalkan perolehan dan penyebaran informasi
yang dibutuhkan dalam peningkatan kinerja dan produktivitas perusahaan ?
4
2. Bagaimana upaya untuk proses pemusatan, pendokumentasian dan
pengelompokan serta penyebaran pengetahuan seputar perusahaan untuk
peningkatan kinerja karyawan ?
1.3 Batasan Masalah
Batasan Masalah yang akan dibahas dalam perancangan aplikasi ini
adalah:
1. Studi kasus penelitian ini dilakukan di PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit).
2. Perancangan sistem manajemen pengetahuan dilakukan pada Departemen
Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta untuk digunakan oleh user
internal perusahaan.
3. Merancang sebuah aplikasi berbasis web yang mencakup memperoleh
knowledge, sharing and distribution knowledge, dan komunikasi, serta
pendokumentasian knowledge didalam perusahaan.
4. Membahas mengenai cara memperoleh dan menyimpan knowledge yang
dibutuhkan, serta memanfaatkan knowledge yang ada seefektif mungkin.
5. Ilmu-ilmu pengetahuan yang ada dalam sistem manajemen pengetahuan ini
akan berfokus pada ilmu-ilmu yang berkaitan dengan kegiatan karyawan
dalam mencari klien atau menjalankan pekerjaan secara baik di luar kantor,
seperti bagaimana cara meningkatkan kualitas menangani klien,
pengembangan produk dan inovasi dalam produksi, teknik presentasi, teknik
negoisasi, teknik pembuatan proposal dan pengembangan knowledge lainnya
dan mempertahankan kualitas produk yang sudah dianggap baik.
5
6. Perancangan sistem manajemen pengetahuan ini dititikberatkan pada upaya
mengalirkan knowledge mengenai hasil-hasil riset sains yang dilakukan oleh
karyawan pusat ke karyawan cabang atau sebaliknya, agar proses sharing
knowledge dapat mengalir secara optimal dan berimbang, sehingga mampu
meningkatkan kinerja.
7. Pada sistem ini, Penulis hanya menitikberatkan pada proses perancangan
sistem dan tidak melakukan proses implementasi dan instalasi sistem di
perusahaan.
8. Perancangan aplikasi tidak membahas masalah keamanan dan perlindungan
terhadap komputer serta jaringan secara detail.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:
1. Memperoleh dan mengorganisir pengetahuan yang ada di perusahaan
sehingga dapat dikelola dengan baik oleh karyawan sesuai dengan
kebutuhan didalam perusahaan.
2. Mengintegrasikan knowledge yang tersedia kedalam suatu database dan
dapat digunakan selanjutnya oleh sumber daya manusia yang berada di
perusahaan tersebut sehingga memudahkan proses pencarian informasi yang
dibutuhkan oleh karyawan.
3. Merancang aplikasi sistem manajemen pengetahuan yang berguna dan
memiliki kemampuan dalam pengelolaan informasi dan pendistribusiannya.
4. Untuk dapat menganalisis kebutuhan perusahaan atas sarana komunikasi
antar karyawan dan tingkat level management.
6
5. Memungkinkan pertukaran pengetahuan antar karyawan.
6. Mengurangi kesalahan persepsi mengenai knowledge yang ada di
perusahaan tersebut dan mengurangi waktu untuk menemukan solusi suatu
masalah.
7. Mempersempit batasan jarak dan waktu antara komunitas yang ingin saling
berbagi pengetahuan.
Adapun manfaat yang didapat dari penulisan skripsi ini adalah sebagai
berikut:
1. Bagi Penulis
a. Untuk memenuhi salah satu syarat didalam menyelesaikan jenjang
pendidikan strata satu pada Fakultas Sains dan Teknologi program
studi sistem informasi.
b. Menambah wawasan penulis didalam proses perancangan aplikasi
Sistem Manajemen Pengetahuan khususnya pada Departemen Sumber
Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta.
2. Bagi PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
a. Dapat mengelola pengetahuan yang ada dalam Departemen Sumber
Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta agar dapat dimanfaatkan
untuk meningkatkan kinerja karyawan dalam perusahaan.
b. Memberi kemudahan dalam pendistribusian dan penyebaran
pengetahuan di dalam perusahaan khususnya di Departemen Sumber
7
Daya Manusia dengan menggunakan aplikasi Sistem Manajemen
Pengetahuan.
c. Membantu para karyawan untuk memperoleh pengetahuan yang
dibutuhkan.
d. Semoga penulisan ini juga dapat bermanfaat bagi pihak lain atau
pembaca sebagai media informasi khususnya bagi pembaca yang
memiliki minat dan kepentingan yang sama.
1.5 Metodologi penelitian
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
1. Penelitian Kepustakaan dan Studi Literatur (Library and Literature
Research)
Metode kepustakaan dan studi literatur dilakukan untuk mengumpulkan data
dengan mencari dan membaca buku-buku yang dapat menunjang dalam
penyusunan skripsi ini serta mencari data yang berhubungan melalui media
internet dan juga memperoleh hasil perbandingan terhadap skripsi dengan judul
sejenis. Skripsi yang dibandingkan adalah skripsi dengan judul sama yaitu
Knowledge Management, sehingga akan terlihat kelebihan dan kekurangan dari
skripsi tersebut, dan saran-saran untuk skripsi yang akan dibuat.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Dalam penelitian lapangan, dilakukan dengan mendatangi dan
mewawancarai langsung terhadap pihak-pihak yang terkait didalam perusahan,
8
seperti diantaranya Manager, Head Division HRD serta para karyawan, dan
melakukan observasi didalam perusahaan terhadap kegiatan yang dilakukan.
1.5.2 Metode Pengembangan Sistem
Perancangan yang digunakan dalam merancang sistem manajemen
pengetahuan ini adalah metode perancangan sistem dengan Rapid Application
Development (RAD) dan berorientasi objek (OOAD) serta menggunakan tools
UML (Unified modelling Language) (Mathiassen et al, 2000 ), dan menggunakan
bahasa pemograman PHP dengan database MySQL.
Adapun pengertian RAD yaitu sebuah strategi pengembangan sistem yang
menekankan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang
ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang dan bertambah serangkain prototype /
prototipe kerja sebuah sistem yang pada akhirnya berkembang ke dalam sistem
final (atau sebuah versi). Adapun tahapan RAD adalah sebagai berikut:
a. Mendefinisikan Lingkup (Scope Definition)
b. Analisis Sistem (System Analysis)
c. Perancangan Sistem (System Design)
d. Implementasi Sistem (System Construction and Testing)
(Whitten et al, 2004 : 104).
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika dalam penulisan skripsi ini disusun dalam lima bab, dimana
masing-masing bab saling berhubungan. Adapun Penulis membagi skripsi ini ke
dalam beberapa bab yang secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut :
9
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini akan diuraikan latar belakang, perumusan masalah, ruang
lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan
sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan teori-teori yang relevan dalam menganalisis
dan merancang sistem yang diperoleh dari berbagai sumber seperti
buku referensi maupun internet yang menjadi landasan dan
penulisan skripsi ini.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini membahas metode pengumpulan data dan tahapan
perancangan sistem yang digunakan. Perancangan sistem pada
penelitian ini menggunakan alur sistem Rapid Application
Diagram (RAD) .
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang perusahaan,
sejarah, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan yang ada di
perusahaan. Pada tahap analisis seperti analisis sistem yang sedang
berjalan, analisis proses bisnis, analisa building block manajemen
pengetahuan (core process knowledge management). Bab ini juga
berisi analisa permasalahan, analisa kebutuhan sistem dan analisa
10
solusi permasalahan yang diusulkan serta knowledge goal dari
perusahaan.
Selain itu bab ini juga menjelaskan mengenai perancangan sistem
manajemen pengetahuan yang diusulkan yang meliputi arsitektur
perancangan yang diusulkan, fitur aplikasi manajemen sistem,
penjelasan fitur, rancangan aplikasi, class diagram, use case serta
sequence diagram. Dalam bab ini juga berisikan rancangan layar
(interface) dari aplikasi yang dirancang.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini akan menguraikan kesimpulan dari pembahasan dalam
merancang sistem manajemen pengetahuan, dan saran yang
digunakan sebagai masukan untuk pengembangan sistem
manajemen pengetahuan perusahaan.
11
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Umum
2.1.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1.1 Pengertian Sistem
Dalam mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua kelompok pendekatan
sistem yaitu sistem yang menekankan pada prosedur dan elemen. Pendekatan
sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai
berikut: yaitu suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan Pendekatan sistem
yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem
sebagai berikut: Yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja
sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Ladjamudin, 2005:2).
Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang saling
berhubungan satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai
tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005:34).
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, 2004:9).
Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau
terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan (Kadir, 2003:54).
12
2.1.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu:
(Ladjamudin, 2005:3).
a. Komponen Sistem
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu
subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batasan Sistem
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan
suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukkan ruang
lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang memepngaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan
merupakan energi dari sistem dan demikian harus dijaga dan dipelihara.
Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika
tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang
lainnya. Melalui penghubung ini, sumber-sumber daya mengalir dari satu
subsistem ke subsistem yang lainnya.
13
e. Masukan Sistem
Merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya
menjadi bahan untuk diproses.
f. Keluaran Sistem
Merupakan hasil dari pemrosesan sistem, yang bisa berupa suatu informasi,
saran, cetakan laporan, dan sebagainnya.
g. Pengolahan Sistem
Merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai
sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan
dan keluaran yang dihasilkan.
2.1.1.3 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang,
diantaranya adalah sebagai berikut: (Jogiyanto, 2005:6)
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa pemikiran atau
ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang
berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik (physical system) merupakan sistem yang ada secara fisik.
Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
14
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi melalui proses
alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.
Sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dirancang
oleh manusia. Sistem informasi merupakan contohnya, karena menyangkut
penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
c. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu
Sistem tertentu (deterministic system) beroperasi dengan tingkah laku yang
sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi
dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer
adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan
berdasarkan program-program yang dijalankan.
Sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem tertutup (closed system) merupakan sistem yang tidak berhubungan
dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya.
Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka
suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
15
2.1.2 Konsep Dasar Informasi
2.1.2.1 Data Versus Informasi
Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi
pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
(McLeod, 2004:12).
Data adalah deskripsi dari sesuatu atau kejadian yang kita hadapi (the
description of things and events that we face). Definisi data yang lain adalah data
merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan
nyata. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan
orang yang betul-betul ada dan terjadi. Untuk pengambilan keputusan bagi
manajemen, maka faktor-faktor tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi
suatu informasi (Ladjamudin, 2005:8).
2.1.2.2 Siklus Informasi
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu
untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam
menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data adalah
sebagai berikut:
Sumber: Ladjamudin, 2005: 11.
Gambar 2.1 Siklus Informasi
16
2.1.2.3 Kualitas Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi
dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar :
Sumber : Jogiyanto, 2005:10
Gambar 2.2 Kualitas Informasi
Informasi yang baik adalah informasi yang berkualitas, informasi yang
berkualitas ditentukan oleh hal-hal sebagai berikut: (Kadir, 2003: 46)
a. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan,
informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat waktu (timelines)
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat, karena
nantinya tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga apabila dijadikan dasar dalam
pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan pengambilan
keputusan dan tindakan.
c. Relevan (relevance)
Informasi harus memberikan manfaat yang baik untuk pemakai informasi
tersebut.
17
2.1.2.4 Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu: manfaat dan biaya
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu
diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi
umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan
dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah
tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi
dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan (Jogiyanto, 2005:11).
2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem informasi adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-
laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2005:11).
Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi
informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan
menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah
organisasi (Whitten, 2004:10).
18
2.1.3.2 Komponen Sistem Informasi
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti:
(Kadir, 2003:70)
a. Perangkat keras (hardware)
Mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
b. Perangkat lunak (software) atau program
Sekumpulan intruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk
memproses data.
c. Prosedur
Sekumpulan aturan yang diapakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan
pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
d. Orang
Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem
informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
e. Basis data (database)
Sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan
penyimpanan data.
f. Jaringan komputer dan komunikasi data
Sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara
bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
19
2.1.4 Konsep Sistem Manajemen Pengetahuan ( Knowledge Management
System )
2.1.4.1 Pengertian Manajemen dan Fungsi Manajemen
Manajemen mengacu pada proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan
kegiatan-kegiatan kerja agar terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan
melalui orang lain. (Robin, 2000:8).
Menurut Robin dan Coulter (2000:11), prinsip manajemen yang
fundamental meliputi empat fungsi tradisional manajemen, yaitu planning,
organizing, leading dan control.
a. Planning
Mencakup mendefinisikan tujuan, penerapan strategi dan mengembangkan
rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.
b. Organizing
Menentukan tugas-tugas apa saja yang akan dikerjakan, siapa yang
mengerjakan, bagaimana tugas-tugas dikelompokkan dan tingkat mana keputusan-
keputusan harus dibuat.
c. Leading
Mengarahkan, dan memotivasi semua pihak yang terlibat dan merencanakan
pertentangan.
d. Controlling
Memantau kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa semua orang
menacapai apa yang telah direncanakan dan mengkoreksi penyimpangan yang
signifikan.
20
2.1.4.2 Pengertian Pengetahuan (Knowledge)
Pengetahuan adalah seluruh kesadaran jiwa dan keahlian-keahlian yang
mana setiap individu dapat menggunakannya untuk memecahkan suatu masalah.
Keduanya termasuk dalam teori dan aturan atau instruksi yang dilaksnakan setiap
hari untuk suatu tindakan. Pengetahuan didasari pada data dan informasi. ( Probst
et al, 2000:24).
Menurut Drucker, Knowledge atau pengetahuan adalah informasi yang
mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi
dasar untuk bertindak, atau ketika informasitersebut memampukan seseorang atau
institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif.
(Tobing, 2007:8).
Proses perubahan informasi menjadi knowledge (pengetahuan) menurut
Davenport dan Prusak seperti yang ditulis oleh Tobing (2007:18), dilakukan
melalui empat tahapan yang dimulai dengan huruf C, yaitu :
a. Comparison
Membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi yang
lain yang telah diketahui.
b. Consequences
Menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat untuk
pengambilan keputusan dan tindakan.
c. Connection
Menemukan hubungan-hubungan bagian-bagian kecil dari informasi dengan
hal-hal lainnya.
d. Conversations
21
Membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait
informasi tersebut.
2.1.4.3 Tipe Knowledge dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi knowledge (pengetahuan) di kelompokkan menjadi
3 jenis yaitu: (Wiryana, 2002)
a. Tacit Knowledge
Pada dasarnya suatu informasi akan menjadi tacit knowledge ketika diproses
oleh pikiran seseorang. Knowledge jenis ini biasanya belum dikodifikasi atau
disusun dalam bentuk tertulis. Dalam knowledge ini termasuk intuisi, cognitive
knowledge. Tacit knowledge seperti intuisi, dan pandangan biasanya sangat sulit
untuk dikodifikasikan. Biasanya knowledge ini terkumpul dari pengalaman sehari-
hari pada pelaksanaan suatu pekerjaan. Knowledge jenis ini akan menjadi explicit
knowledge ketika dikomunikasikan kepada pihak lain dengan format yang tepat
(tertulis, grafik, dsb.).
b. Explicit Knowledge
Knowledge yang telah dikodifikasi atau diekplisitkan. Jadi biasanya sudah
direpresentasikan dalam suatu bentuk yang tertulis dan terstruktur. Knowledge ini
jelas lebih mudah direkam, dikelola dan dimanfaatkan serta ditransfer kepada
pihak lain.
c. Share Knowledge
Explicit knowledge yang digunakan bersama-sama dalam suatu komunitas.
22
2.1.4.4 Pengertian Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)
Menurut American Productivity and Quality Centre (APQC) manajemen
pengetahuan atau knowledge management adalah pendekatan-pendekatan
sistematik yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan knowledge
kepada orang yang tepat pada saat yang tepat untuk menciptakan nilai. (Tobing,
2007:8).
Menurut Deborah Wyburn, Manajemen Pengetahuan adalah menyangkut
bekerja sama sebagai sebuah team untuk berkolaborasi dan berbagi pengetahuan
dan untuk saling belajar. (Tobing, 2007:23).
2.1.4.5 Pengertian Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem manajemen pengetahuan adalah mekanisme dan proses yang
terpadu dalam penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis dan
pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi menjadi asset
intelektual organisasi yang pemanen. (Tobing, 2007:8).
2.1.4.6 Proses Utama Dalam Manajemen Pengetahuan
Menurut Probst et. Al (2000:29) untuk mengatur dan mengelola
pengetahuan perusahaan atau organisasi perlu dilakukan pengelompokkan dan
pengkategorian masalah yang ditemui diperusahaan tersebut. Ini dilakukan untuk
mengidentifikasi aktifitas yang dianggap sebagai proses inti knowledge
managemant dan tekait satu dengan yang lainnya. Dalam proses
pengidentifikasian tersebut diperlukan metode analisis yang disebut core process
knowledge management (proses inti manajemen pengetahuan).
23
Sumber : Probst et Al. 2000:30
Gambar 2.3 core process knowledge management
Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) memiliki enam unsur
proses inti yaitu:
a. Knowledge Identification
Mengidentifikasi pengetahuan ekplisit berarti menganalisa dan
menggambarkan lingkungan perusahaan. Banyak sekali perusahaan yang
kesulitan untuk mengatur gambaran umum data internal dan eksternal, informasi
dan kemampuan. Ketidakjelasan mengakibatkan ketidakefisienan, keputusan yang
tidak tersampaikan, dan duplikasi. Knowledge management yang efektif harus
memastikan kejelasan eksternal dan internal dan membantu karyawan secara
individual untuk menentukan apa yang mereka butuhkan.
b. Knowledge Acquisition
Perusahaan memasukkan bagian terpenting dari pengetahuan mereka dari
luar. Hubungan dengan customer, supplier, peasaing dan mitra kerja disadari
mempunyai potensi untuk menghasilkan pengetahuan. Perusahaan juga dapat
membeli pengetahuan yang tidak bisa dibangun sendiri dengan merekrut ahli atau
24
memperolehnya dari perusahaan lain. Knowledge management yang sistematik
harus mengambil kemungkinan ini sebagai sesuatu yang harus diperhatikan.
c. Knowledge Development
Pembangunan pengetahuan sebagai buiding block yang melengkapi dalam
memperoleh pengetahuan. Fokusnya adalah menghasilkan kemampuan baru,
produk baru, ide yang lebih baik, dan proses yang lebih efisien. Pembangunan
pengetahuan meliputi seluruh usaha manajemen yang ditujukan dengan cara
menghasilkan kemampuan yang belum ada di organisasi atau yang belum ada
keberadaannya didalam atau diluar organisasi.
Secara Tradisional, pembangunan pengetahuan dipakai perusahaan dalam
melakukan riset pasar, membangun departemen, padahal pengetahuan penting
dapat juga muncul dari salah satu bagian dalam organisasi. Dalam building block
ini, diperiksa secara umum apa yang dilakukan perusahaan dalam berhadapan
dengan ide baru dan menggunakan kreativitas karyawannya. Ketika
dipertimbangkan dari sudut pandang knowledge management, bahkan aktivitas
yang dahulu dipandang sederhana, seperti proses produksi dapat dianalisa dan
dioptimalkan sehingga menghasilkan pengetahuan.
d. Knowledge Sharing and Distribution
Pembagian dan distribusi pengetahuan di dalam organisasi adalah kondisi
yang vital untuk mengubah informasi yang dikhususkan atau pengalaman menjadi
suatu yang dapat digunakan oleh organisasi. Penentuan pada siapa saja
pengetahuan tersebut dapat diakses dan seberapa luas akses yang diberikan.
Pendistribusian pengetahuan memerlukan fasilitas yang menunjang agar
pengetahuan yang dimaksud dapat diterima oleh orang yang bersangkutan.
25
Langkah yang paling penting adalah menganalisa peralihan pengetahuan dari
individual ke grup atau organisasi. Distribusi pengetahuan adalah proses membagi
dan menyebarkan pengetahuan yang sudah ada di dalam organisasi.
e. Knowledge Utilization
Keseluruhan inti dari knowledge management adalah memastikan bahwa
pengertahuan yang sudah ada dalam organisasi dipakai secara produktif untuk
keuntungan organisasi tersebut. Tetapi ada beberapa hal yang tidak menjadi
penentu yaitu identifikasi yang sukses, dan distribusi pengetahuan yang penting
tidak menjamin bahwa itu akan dipakai oleh perusahaan dalam aktivitasnya
sehari-hari. Ada beberapa tantangan yang merintangi penggunaan pengetahuan
yang berasal dari luar. Oleh karena itu langkah-langkah harus diambil untuk
memastikan bahwa kemampuan yang bernilai dan aset pengetahuan seperti hak
paten dan license digunakan secara penuh.
f. Knowledge Retention
Kompetensi yang dibutuhkan tidak secara otomatis tersedia setiap saat.
Pemeliharaan yang selektif dari informasi, dokumen dan pengalaman-pengalaman
membutuhkan manajemen. Organisasi biasanya mengkomplain bahwa
penyusunan organisasi kembali akan menghabiskan sebagian ingatan organisasi.
Proses-proses untuk memilih, mengurutkan dan secara berkala meng-update
knowledge tersebut dari nilai potensi masa mendatang harus didistrukturisasikan
secara hati-hati. Knowledge retention bergantung pada penggunaan yang efisien
dari media penyimpanan organisasi global.
26
2.1.4.7 Practical Building Blocks dari Manajemen Pengetahuan
Menurut Probst et. al (2000:33) proses pengendalian sumber-sumber
knowledge merupakan proses yang sangat penting bagi pencapaian kesuksesan
jangka panjang dari knowledge management.
a. Penyempurnaan konsep (completing the concept)
Proses inti knowledge management akan berkembang saat penanganan
knowledge sebagai suatu sumber. Akan ada banyak kesulitan jika perusahaan
gagal mengimplementasikan penanganan knowledge melalui suatu startegi.
Intervensi-intervensi operasional harus dibuat melalui sebuah framework yang
akan mengkoordinasikan dan mengarahkan intervensi tersebut.
Knowledge goals dan knowledge assessment akan memperkuat konsep
knowledge management dan mengubahnya menjadi suatu sistem manajemen.
Knowledge goals akan mengklarifikasi arah-arah strategis dari knowledge
management dan tujuan dari intervensi-intervensi khusus menjadi nyata.
Sedangkan proses dari knowledge assessment akan melengkapi sistem tersebut.
Knowledge assessment akan menyediakan data-data penting bagi pengendalian
strategis dari proyek-proyek knowledge management.
b. Knowledge Goals
Knowledge Goals akan memberikan arah bagi Knowledge management.
Knowledge goals akan menciptakan ketrampilan-ketrampilan yang perlu
dikembangkan, dan pada tingkat apa ketrampilan tersebut dikembangkan.
Normative knowledge goals ditujukan untuk menciptakan knowledge-aware
dalam perusahaan, dimana ketrampilan-ketrampilan dari setiap individu dibagikan
dan dikembangkan.
27
Hal ini akan membangun knowledge management yang efektif. Startegic
knowledge goals mendefinisikan pengetahuan inti dari organisasi dan
menspesifikasikan ketrampilan-ketrampilan yang akan dibutuhkan dimasa
mendatang. Operational knowledge goals dikaitkan dengan pengimplementasian
knowledge management. Operational knowledge goals mengubah Normative
goals dan Strategic goals menjadi tujuan nyata.
c. Knowledge Assessment
Diperlukan metode-metode untuk pengukuran knowledge. Cara-cara yang
digunakan dalam formulasi knowledge goals akan menentukan bagaimana
evaluasinya. Kualitas dari tujuan akan menjadi jelas pada tahapan evaluasi. Proses
pengawasan penting bagi pencapaian jangka panjang knowledge managemant
yang efektif.
Ada delapan element building block dari knowldege management, yang
ditunjukkan pada Gambar 2.4 berikut ini:
Sumber: Probst et al, 2000:34
Gambar 2.4 Building block knowldege management
28
2.1.4.8 Definisi Knowledge Goals
Menurut Probst, knowledge goals memberikan arah kepada knowledge
management. Knowledge goals menentukan keahlian apa yang aharus
dikembangkan dan dalam tingkatan apa. Normative knowledge goals bertujuan
untuk menciptakan suatu budaya perusahaan yang peka terhadap knowledge,
dimana kemampuan individu disebarkan dan dikembangkan. Hal ini membangun
suatu keadaan untuk knowledge management yang efektif. Startegic knowledge
goals menentukan core knowledge dari perusahaan dan menentukan kemampuan
yang dibutuhkan dimasa mendatang. Operational knowledge goals berhubungan
dengan implementasi dari knowledge management, ia merumuskan normative dan
strategic goals menajdi kegiatan yang kongkrit/jelas. ( Probst et. al, 2000:33).
Knowledge goals akan memberikan arah pada proses penting perusahaan
seperti :
a. Element inti dalam perencanaan strategis
b. Menyediakan dasar bagi implementasi dan pengawasan
c. Arahan umum umtuk pengembangan aktifitas
Probst mengkategorikan knowledge goals menjadi 3 kategori, yaitu :
1. Normative Knowledge Goals
Normative knowledge goals memberikan kesempatan kepada manajer untuk
menciptakan budaya perusahaan yang knowledge-friendly dan menciptakan
kebijakan-kebijakan yang mendukungnya. Langkah yang paling penting menuju
suatu manajemen yang berbasiskan knowledge berada pada diterimanya fakta
bahwa knowledge merupakan suatu yang penting untuk kesuksesan perusahaan.
Dengan kata lain, tujuan utama dari normative knowledge goals adalah untuk
29
menciptakan budaya perusahaan yang knowledge-aware dan knowledge-friendly.
(Probst et al, 2000:45-46).
Tujuan utama dari Normative knowledge goals adalah :
a. Menciptakan kondisi untuk strategic dan operational goals yang
berorientasi knowledge.
b. Ditujukan untuk menciptakan budaya perusahaan yang peka terhadap
knowledge.
c. Dibutuhkan dukungan dan komitmen dari top management.
2. Strategic Knowledge Goals
Strategic knowledge goals dapat menggantikan perencanaan strategis
tradisional dengan menyediakan gambaran keahlian atau pengetahuan yang
dibutuhkan di masa depan. Strategic knowledge goals menunjukkna keahlian apa
yang harus dikembangkan dan dikelola, dan menentukan mana yang sudah tidak
diperlukan lagi. Strategic knowledge goals juga berisi rencana untuk bentuk
startegis struktur perusahaan yang dibutuhkan mendukungnya. (Probst et al,
2000:53).
Fungsi dari strategic knowledge goals dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. Mendefinisikan keahlian atau pengetahuan yang dibutuhkan dimasa depan.
b. Menunjukan isi dari core knowledge perusahaan.
c. Memugkinkan strategi antara terstruktur organisasi sejajar dengan
management system.
3. Operational Knowledge Goals
Menurut Probst et al, ide-ide baru manajemen biasanya hanya berada pada
tahap refleksi strategi, dan sebagai akibatnya tidak pernah secara nyata diterapkan.
30
Operational knowledge goals mengarah kepada kontrol dan pengawasan yang
sistematis terhadap knowledge dalam konteks proses implementasi. (Probst et al,
2000:58).
Fungsi dari Operational knowledge goals dapat disimpulkan sebagai
berikut:
a. Menjamin bahwa knowledge management diimplementasikan pada tingkat
operasional.
b. Menerjemahkan normative dan strategic knowledge goals menjadi kegiatan
yang kongkrit.
c. Mengoptimalkan insfrastruktur dari knowledge management.
2.1.4.9 Knowledge Goals pada tingkat yang berbeda
Normative goals berhubungan dengan visi umum dari kebijakan
perusahaan dan semua aspek dari kebudayaan perusahaan. Strategic goals akan
menciptakan program jangka penjang untuk merealisasikan visi tersebut.
Operational goals membantu menjamin bahwa program-program strategis
tersebut telah diimplementasikan dalam kegiatan perusahaan. Sehingga,
knowledge goals pada tingkat berbeda harus saling melengkapi dan berkontribusi
untuk merealisasikan tujuan-tujuan perusahaan. (Probst et al, 2000:45).
31
Tabel 2.1 di bawah ini akan menunjukkan tabel knowledge goals pada tiga
level yang berbeda.
Tabel 2.1 Knowledge Management Goals
Company Charter
Dampak dari Struktur legal
dalam Knowledge Management
Hak Cipta Perusahaan
- pernyataan visi dan misi
knowledge
- mengidentifikasi area
penting dari knowledge
Budaya Perusahaan
- Saling berbagi pengetahuan
- Semangat yang Inovatif
- Komunikasi uyang intensif
Struktur Organisasi
- Konferensi, struktur, laporan,
R & D perusahaan,
pengalaman team.
- Sistem Management
- EIS, Lotus Notes
Program-program
- Bekerja sama
- Membentuk informasi
penting yang berkompetensi
Pendekatan Masalah
- Berorientasi pada
Knowledge goals
- Melihat masalah pada
Knowledge identification
Proses Organisasi
- Memantau proses
perkembangan aliran
knowledge
- Infrastruktur knowledge
- Penambahan dari knowledge
Tugas-tugas
- Proyek-proyek
knowledge
- membangun expert
databanks
- memperkenalkan CBT
Performance and
co-operation
- Knowledge Sharing
- Knowledge In action
Normative
Management
Strategic
Management
Operational
Management
Structures Activities Behaviour
Sumber : Probst et al, 2000:45
32
2.1.4.10 Parameter Sistem Manajemen Pengetahuan
Dalam mendesain Knowledge Management beberapa parameter sistem
perlu dipertimbangkan yaitu: (Wiryana, 2002)
1. Ketersediaan sistem (availibility) diharapkan mendukung proses dan budaya
sharing.
2. Informasi yang ada dalam Knowledge Management harus dapat dijaga
keakuratannya.
3. Metode penyimpanan, index dan pencarian harus dapat dilakukan secara
mudah dan hasilnya efektif.
4. Sistem sebaiknya dapat selalu terakses dengan mudah. Dalam hal ini jelas
pertimbangan perangkat yang dapat mengaksesnya harus seluas mungkin.
Serta tidak terbatasi oleh satu platform saja.
33
Portal pengetahuan
perusahaan
Sumber data terstruktur Pengetahuan Perusahaan
Database ERPDatabase
CRM
Database
lainnya
Basis
Pengetahuan
Perusahaan
Sumber Data
Pemakai Web
Sumber data tak terstruktur
Groupware
Sistem File
- Dokumen
- Presentasi
Web
- Internet
- Intranet
- Ekstranet
Server portal dengan komponen mesin/server
manajemen pengetahuan
- secara otomatis mencari sumber data yang
terstruktur dan tak terstruktur
- membuat kategorisasi data yang dicari,
menambahkan dan menghubungkan
informasi.
- secara otomatis membangun profil pemakai
berdasarkan aktivitas yang pernah
dilakukannya.
Satu titik akses ke semua data
korporat
Tampilan berita dan data yang dibuat menurut
selera pribadi
Alat-alat kerja sama
Area kerja komunitas
Sumber : O’Brien, 2005:465
Gambar 2.5 Contoh mengenai kemampuan dan komponen dari portal
pengetahuan perusahaan menekankan penggunaannya sebagai sistem manajemen
pengetahuan berbasis web
2.2 Teori-Teori Khusus
2.2.1 Konsep Dasar OOAD (Object Oriented Analysis and Design)
2.2.1.1 Pengertian OOA (Object Oriented Analysis)
Object Oriented Analysis / Analisis Berorientasi Objek adalah sebuah teknik
model driven yang mengintegrasikan data dan proses kedalam konstruksi yang
disebut objek. Model-model OOA adalah gambar-gambar yang mengilustrasikan
objek-objek sistem dari berbagai macam perpsektif, seperti srtuktur, kelakuan, dan
interaksi objek-objek (Whitten et al, 2004 : 179).
34
Objek adalah pembungkusan data (disebut properti) yang mendeskripsikan
orang, objek, tempat, kejadian, atau sesuatu yang berlainan, dengan semua proses
(disebut metode) yang diizinkan untuk menggunakan atau memperbaharui data
dan properti-properti tersebut (Whitten et al,2004 : 179).
2.2.1.2 Pengertian OOD (Object Oriented Design)
Object Oriented Design / Perancangan Berorientasi Objek adalah sebuah
pendekatan yang digunakan untuk menentukan solusi perangkat lunak khususnya
pada objek yang berkolaborasi, atribut mereka dan metode mereka (Whitten et al,
2004 : 648).
2.2.2 Konsep Dasar UML (Unified Modelling Language)
2.2.2.1 Pengertian UML
UML adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh model-model
tunggal, yang membantu pendeskripsian dan design sistem perangkat lunak,
khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemograman berorientasi objek
(OO). (Fowler, 2004:1)
UML (Unified Modeling Language) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan
grafik/gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan
pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasis OO
(Object-Oriented). UML sendiri juga memberikan standar penulisan sebuah
sistem blue print, yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas-kelas dalam
bahasa program yang spesifik, skema database, dan komponen-komponen yang
diperlukan dalam sistem software (http://www.omg.org).
35
2.2.2.2 UML Diagram
UML menawarkan diagram yang dikelompokkan menjadi lima perspektif
berbeda untuk memodelkan suatu sistem. Diagram UML menyajikan perspektif
yang berbeda mengenai sistem informasi. Bagian berikut menjelaskan berbagai
diagram UML beserta pengertiannya (Whitten et al, 2004 : 418-419).
2.2.2.2.1 Class Diagram
Class Diagram menggambarkan kumpulan dari class-class dan hubungan
struktural mereka. UML memiliki class diagram, mereka merupakan penjelasan
yang penting di dalam analisa dan design berorientasi objek.
2.2.2.2.2 Deployment Diagram
Deployment diagram menjelaskan tentang konfigurasi sistem pada form
prosesor dan melampirkan objek-objek ke dalam prosesor. Prosesor adalah sebuah
unit yang menyelenggarakan sebuah proses. Sejak kita membicarakan tentang
dasar dari konfigurasi, kita akan menggambarkan prosesor sebagai objek.
2.2.2.2.3 Sequence Diagram
Sequence Diagram menjelaskan interaksi diantara beberapa objek dari
waktu ke waktu. Ini merupakan tambahan dari class diagram, yang menjelaskan
secara umum. Sequence diagram dapat menahan detail tebtang kompleksitas,
situasi yang dinamis yang menyertakan beberapa dari banyak objek yang
dihasilkan dari class-class yang ada di class diagram.
36
2.2.2.2.4 Statechart Diagram
Statechart Diagram menjelakan mengenai prilaku secara umum dari
semua objek di dalam class tertentu dan contain state dan transisi diantara mereka.
Statechart diagram adalah bagian dari UML.
2.2.2.2.5 Use Case Diagram
Use case diagram menunjukkan hubungan antara actor dan use cases.
Diagram ini dapat ditemukan di dalam UML, diagram ini pada dasarnya
menjelaskan hal yang sama seperti yang terdapat di tabel aktor. Actor dan use
case adalah dua elemen utama didalam penjelasan mengenai use case diagram.
Mereka dapat terhubung satu sama lain, dengan demikian indikasi bahwa
pemberian actor dalam sebuah diagram dapat berpartisipasi dalam pemberian use
case. Actor dan use case juga saling terkait melalui penggunaan struktur class
diagram.
2.2.2.2.6 Navigation Diagram
Navigation Diagram merupakan sejenis dari statechart diagram yang
berfokus pada keseluruhan yang dinamis dari user interface. Diagram
menunjukkan partisipasi windows dan transisinya. Satu window mewakili state,
setiap bagian mempunyai nama dan berisi sebuah icon (miniatur window).
2.2.2.2.7 Window Diagram
Window Diagram menjelaskan layout dari satu window dan mengandung
ke-detail-an outline dari elemen-elemen window.
37
2.2.3 Rapid Application Development (RAD)
Rapid Application Development (RAD) adalah suatu pendekatan desain
sistem yang menggunakan teknik terstruktur, prototyping, dan JAD (Joint
Application Development) untuk mengembangkan sistem secara cepat.
(Whitten,2004 : 452).
RAD adalah sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan
kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam
konstruksi, cepat, berulang dan bertambah serangkaian prototype bekerja sebuah
sistem yang pada akhirnya berkembang kedalam sistem final. (Whitten, 2004:
104).
Adapun Strategi dari RAD dapat digambarkan melalui Gambar 2.6.
dibawah ini:
38
Sumber : Whitten et al ,2004 : 105
Gambar 2.6. Strategi RAD (Rapid Application Development)
39
2.2.4 Basis Data dan Database Management System (DBMS)
2.2.4.1 Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya (Jogiyanto HM, 2005:711).
Sampai dengan membentuk suatu database, data mempunyai jenjang yang
dapat digambarkan sebagai berikut: (Jogiyanto HM, 2005:714).
Data Item atau Field
Database
File
Record
Characters
Sumber : Jogiyanto, 2005:714
Gambar 2.7 Jenjang dari data
Keterangan Gambar 2.7:
1. Characters merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter
numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang
membentuk suatu item data atau field.
2. Field menggambarkan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu
item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya.
Kumpulan dari field membentuk suatu record.
40
Ada empat tipe field yang dapat disimpan, yaitu: (Jeffrey L. Whitten, Lonnie
D. Bentley & Kevin C. Dittman, 2004:520)
a. Primary key adalah field yang merupakan identitas unik sebuah record di
dalam sebuah file.
b. Secondary / alternate key adalah sebuah field yang mengidentifikasikan
record tunggal atau sebuah subset dari record-record yang terkait.
c. Foreign key adalah field yang menunjuk pada record di dalam file yang
berbeda di dalam sebuah database.
d. Descriptive field adalah field yang bukan kunci.
3. Record / tuple merupakan kumpulan dari field yang membentuk suatu
record. Record menggambarkan suatu unit data individu tertentu. Kumpulan
dari record membentuk suatu file. Misalnya file mahasiswa, tiap-tiap record
dapat mewakili data tiap-tiap mahasiswa.
4. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis. Misalnya file mata kuliah berisi data tentang semua mata
kuliah yang ada.
Adapun tipe file dan tabel konvensional antara lain: (Jeffrey L. Whitten,
Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman, 2004:521-522)
a. Master files adalah tabel yang record-nya relatif tetap. Sekali record
ditambah ke master file, record akan tersimpan di dalam sistem. Meskipun
values of fields pada sebuah record diubah, tetapi individual record-nya
tetap tersimpan. Contoh master files yaitu customers, products dan suppliers.
41
b. Transaction files adalah tabel yang record-nya menggambarkan business
events. Dalam sistem informasi, transaction record biasanya tersimpan
dalam jangka waktu tertentu. Contoh transaction files yaitu orders, invoices
dan registrations.
c. Document files adalah tabel yang berisi data historis. Document files
digunakan untuk memudahkan untuk retrieval dan review tanpa
regenerating dokumen.
d. Archival files adalah tabel yang berisi record file master dan transaksi yang
sudah dihapus dari online storage.
e. Table look-up files adalah tabel yang berisi data yang relatif statis dan dapat
di-share oleh aplikasi untuk menjaga konsistensi dan meningkatkan
performa. Contoh table look-up files sales tax tables dan income tax tables.
f. Audit files adalah tabel yang record-nya di-update untuk file lain, khususnya
master files dan transaction files.
g. Database merupakan kumpulan dari file membentuk suatu database.
2.2.4.2 Database Management System (DBMS)
Database Management System (DBMS) atau sistem manajemen basis data
adalah perangkat lunak komputer khusus yang digunakan untuk membuat,
mengontrol, dan mengelola sebuah database (Jeffrey L. Whitten, Lonnie D.
Bentley & Kevin C. Dittman, 2004:524).
42
Inti dari DBMS adalah database engine. Database engine merespon
command-command khusus untuk membuat database dan membuat, membaca,
meng-update serta menghapus record di dalam database.
Semua operasi input dan output yang berhubungan dengan database harus
menggunakan DBMS. Bila pemakai akan mengakses database, DBMS
menyediakan penghubung (interface) antara pemakai dengan database (Jogiyanto
HM, 1999:734).
Hubungan pemakai dengan database dapat dilakukan dengan dua cara:
a. Secara interaktif menggunakan bahasa pertanyaan (query language).
b. Dengan menggunakan program aplikasi.
2.2.5 Konsep Dasar Internet
2.2.5.1 Pengertian Internet
Interconnected Network yang lebih populer dengan sebutan Internet
merupakan sekumpulan jaringan yang terhubung satu dengan lainnya, dimana
jaringan menyediakan sambungan menuju global informasi. Internet telah
memungkinkan komunikasi antar komputer dengan menggunakan Transmission
Control Protocol / Internet Protocol (TCP/IP) yang didukung media komunikasi,
seperti satelit dan paket radio. Jadi, jarak jangkaunya tidak terbatas. (Budi Sutedjo
Dharma Oetomo, 2007:23)
43
2.2.5.2 Sejarah Internet
Pada mulanya, internet berasal dari impian J.C.R. Licklider (1915-1990),
seorang psikolog di Massachusetts Institute of Technology, tentang sebuah Galatic
Networks di awal tahun 1960-an. Kemudian, ketika Licklider bekerja di Advanced
Research Project Agency (ARPA) di Pentagon, Lawrence G. Robert mencoba
mewujudkan impiannya.
Meskipun pertemuan antara Licklider dan Robert terjadi tahun 1964, Robert
baru benar-benar konsentrasi untuk pengembangan internet mulai Desember 1966.
Kemudian, Robert mulai menguraikan rencana jaringannya dalam konferensi-
konferensi para peneliti. Akhirnya, internet dikembangkan dalam suatu penelitian
militer Amerika Serikat yang disebut Advanced Research Project Agency Network
(ARPANet). ARPANet menghubungkan pusat penelitian departemen pertahanan
dengan pusat-pusat penelitian di universitas-universitas di Amerika Serikat.
Tujuannya adalah menghadapi kemungkinan terjadinya serangan nuklir karena
sifat jaringan internet tidak mudah dilumpuhkan hanya dengan merusak satu titik
pusat layanan. Apabila satu titik diserang, maka sistem jaringan tetap dapat
berfungsi. Internet memiliki protokol dan sistem pencari rute-rute alternatif untuk
mengalirkan data dan informasi.
Beberapa elemen utama ARPANet disumbang oleh para periset seperti
Leornard Kleinrock dan Paul Baran di Amerika Serikat serta Donald W. Davies di
Inggris. Masing-masing membuat pendekatan untuk packet switching yang
menjadi solusi untuk berbagai hambatan bandwidth. Caranya adalah dengan
membagi pesan yang akan ditransmisikan menjadi paket-paket data kecil dan
44
mengirimkannya melalui kabel-kabel yang sama. Sementara itu, Roberts meminta
bantuan Vinton G. Cerf dan Robert E. Kahn untuk mengembangkan sebuah
protokol kontrol jaringan yang berfungsi menata kekacauan rencana packet
switching. Di akhir 1970-an, mereka berhasil menyempurnakannya menjadi
Transmission Control Protocol atau Internet Protocol (TCP/IP) yang masih
digunakan hingga sekarang. Sebaliknya, untuk merakit perangkat keras pertama
ARPANet Robert memilih Bolt, Beranek, and Newman (BBN) untuk membuat
saklar jaringan yang pertama dan membangun server jaringan pertama di wilayah
pesisir Timur pada tahun 1970. Inovasi selanjutnya dilakukan oleh Ray
Tomlinson dari BBN. Ia membuat sebuah program e-Mail pada tahun 1971 yang
kemudian menarik para ilmuwan lainnya ikut berkiprah di dalam Internet.
Sejarah internet telah menempuh waktu yang panjang. Namun, umumnya
orang hanya melihat pada tahun 1970-an saat terjadi perkembangan teknologi
informasi yang sangat menakjubkan. Peristiwanya adalah terbentuknya
konvergensi antara teknologi komputer dan telekomunikasi, lalu melahirkan
sebuah teknologi baru yang sangat dahsyat, yaitu internet.
Meskipun demikian, perkembangan teknologi internet sempat surut hingga
tahun 1990-an gaung internet kembali merebak. Internet menjadi populer kembali
sejak tahun 1995 dan ditandai bertambahnya secara drastis domain komersial dan
jaringan World Wide Web (WWW).
Di Indonesia, jaringan internet mulai dikembangkan pada tahun 1983 di
Universitas Indonesia berupa UINet oleh Dr. Joseph F.P. Luhukay. Ketika itu, ia
baru menamatkan program doktor Filosofi Ilmu Komputer di Amerika Serikat.
45
Jaringan dibangun selama empat tahun. Pada tahun yang sama, Luhukay pun
mulai mengembangkan University Network (Uninet) di lingkungan Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan. Uninet merupakan jaringan komputer dengan
jangkauan lebih luas dan meliputi Universitas Indonesia, Institut Teknologi
Bandung, Institut Pertanian Bogor, Universitas Gajah Mada, Institut Teknologi
Surabaya, Universitas Hasanudin, dan Ditjen Dikti. (Budi Sutedjo Dharma
Oetomo, 2007:21-23)
2.2.5.3 Sumber Daya Internet
Internet memiliki banyak sumber daya seperti pada tabel di bawah ini:
(Kadir, 2003:374)
Tabel 2.2 Daftar sumber daya pada internet
Sumber Daya Keterangan
E-mail Digunakan untuk melakukan pertukaran surat
elektronis.
User Newsgroup Forum diskusi.
LISTSERV Kelompok diskusi dengan menggunakan surat
elektronis.
Internet Relay Chat
(IRC)
Fasilitas yang memungkinkan pemakai melakukan
percakapan dalam bentuk bahasa tertulis secara
interaktif.
Telnet Fasilitas yang memungkinkan koneksi (login) ke
suatu sistem komputer.
46
File Transfer Protocol
(FTP)
Sarana untuk melakukan transfer berkas dari
komputer lokal ke komputer lain atau sebagainya.
Gopher
Perangkat yang memungkinkan pemakai untuk
menemukan informasi yang terdapat pada server
gopher melalui menu yang bersifat hirarkis.
Archie Perangkat yang dapat digunakan untuk melakukan
pencarian berkas pada situs FTP.
Very Easy Rodent-
Oriented Netwide
Index to Computer
Archieves (Veronica)
Merupakan kemampuan tambahan yang dipakai
untuk melakukan pencarian pada situs-situs
gopher.
Wide Area Information
Servers (WAIS)
Perangkat yang digunakan untuk melakukan
pencarian data pada internet yang dilaksanakan
dengan menyebutkan nama database dan kata
kunci yang dicari.
World Wide Web
(WWW)
Sistem yang memungkinkan pengaksesan
informasi dalam internet melalui pendekatan
hypertext (HTTP).
Sumber :Kadir, 2003:374
2.2.5.4 HyperText Transfer Protocol (HTTP)
HyperText Transport Protocol (HTTP) adalah suatu protokol internet yang
digunakan oleh WWW. Dengan protokol ini sebuah web client (dalam hal ini
47
browser) seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox dapat melakukan
pertukaran data hypermedia, seperti teks, gambar, suara bahkan video dengan web
server. HTTP pertama kali dibuat oleh Tim Berners-Lee pada tahun 1990, dengan
versi HTTP/0.9. Versi terbaru HTTP adalah HTTP/1.1. (Widodo, 2005:255-256).
2.2.5.5 Aplikasi Web
Aplikasi web dapat dibagi menjadi 2 kategori, yaitu web statis dan web
dinamis (Kadir, 2003:386).
a. Web Statis
Web statis adalah aplikasi web yang berisi atau menampilkan informasi-
informasi yang sifatnya statis (tetap). Disebut statis karena pengunjung tidak dapat
berinteraksi dengan web tersebut. Pada web statis pengunjung hanya dapat melihat
isi dokuman pada halaman web. Web statis biasanya menggunakan pemrograman
web HTML dan tidak memiliki database.
b. Web Dinamis
Web dinamis adalah aplikasi web yang menampilkan informasi serta dapat
berinteraksi dengan pengunjung dengan menggunakan form sehingga dapat
mengolah informasi yang ditampilkan. Web dinamis biasanya menggunakan
pemrograman web PHP dan memiliki database untuk menyimpan informasi,
seperti MySQL.
48
2.2.5.6 Web Server
Web server adalah suatu perangkat lunak atau program (dan juga mesin
yang menjalankan program) yang mengerti protokol HTTP dan dapat menanggapi
permintaan-permintaan dari web browser yang menggunakan protokol.
Web server yang terkenal diantaranya adalah Apache dan Microsoft
Internet Information Service (IIS). Apache merupakan web server antar-platform,
sedangkan IIS hanya dapat beroperasi di sistem operasi Microsoft Windows saja.
(Widodo, 2005:680).
Gambar 2.8 Logo web server APACHE
2.2.5.7 Web Browser
Web browser ini mengacu pada suatu sistem perangkat lunak yang
memungkinkan mengambil hypermedia dengan mengetik parameter pencarian
atau mengklik grafik. Kemampuan ini membebaskan dari keharusan untuk
mengetahui URL dari webpage yang berisi informasi yang dibutuhkan. Browser
yang popular mencakup Infoseek, WebCrawler, dan Yahoo. Browser disebut juga
search engine. (McLeod, 2004).
2.2.6 PHP
PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa
pemrograman server side scripting, bahasa pemrograman yang digunakan oleh
49
web server untuk menghasilkan dokumen HTML secara on-the-fly. PHP
merupakan interpreter yang dapat dieksekusi sebagai program Common Gateway
Interface (CGI) untuk web server atau dijadikan modul dari web server. PHP
merupakan bahasa script selain paling populer di lingkungan pemrogram,
pengembang web, di lingkungan web server Apache, kini juga telah menjadi salah
satu alternatif bahasa script di lingkungan web server di Windows.
PHP telah tersedia pada hampir semua sistem operasi jaringan yang
menyediakan web server terutama web server Apache. Web server berbasis
Windows non Apache juga telah mendukungnya, seperti IIS, PWS, atau Xitami,
dari Windows 98/ME sampai dengan Windows NT 4/2000 dan XP.
Portabilitas aplikasi yang dikembangkan dengan menggunakan PHP lebih
mudah, dan tidak membutuhkan perubahan pada source code aplikasi, salinkan
langsung ke dalam server tujuan, maka aplikasi dengan PHP langsung dapat
dijalankan. Portabilitas adalah kemampuan untuk dipindahkan dari satu platform
sistem operasi kepada platform sistem operasi lain, misal dari Windows ke Linux
atau sebaliknya. Kemudahan portabilitas ini adalah karena samanya PHP pada
semua platform.
Halaman-halaman web yang menggunakan PHP sebagai script
pengembangan aplikasinya memungkinkan membuat situs yang memiliki sajian
informasi yang:
a. Interaktif, server dapat menerima masukan dari pemakai kemudian
memproses masukan tersebut kemudian memberikannya lagi kepada
pemakai berupa data hasil pengolahan.
50
b. Halaman dibuat berdasarkan suatu permintaan dari pengunjung/pemakai.
Pemakai dapat memasukkan kriteria informasi yang diinginkan, PHP akan
mengakses ke dalam database seperti MySQL untuk menampilkan
informasi yang diminta tersebut.
c. Menampilkan informasi terbaru secara otomatis. Halaman web akan secara
otomatis menampilkan informasi berdasarkan kriteria yang digunakan untuk
meng-otomatisasi berita yang terbaru. (Sidik, 2005:323-325)
Gambar 2.9 Logo PHP
Kode HTML
Sumber: Kadir, 2003:389
Gambar 2.10 Mekanisme kerja permintaan dokumen PHP
Pada Gambar 2.11 terlihat bahwa ada pemrosesan di server untuk
menterjemahkan kode PHP menjadi kode HTML. Kode HTML yang
diterjemahkan oleh mesin PHP-lah yang akan diterima oleh pemakai (client).
(Kadir, 2003:389).
51
2.2.7 MySQL
2.2.7.1 Mengenal MySQL
MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima
dan mengirmkan datanya dengan sangat cepat, multiuser serta menggunakan
perintah standar SQL (Structured Query Language).(Nugroho,2005).
MySQL memiliki dua bentuk lisensi, yaitu FreeSoftware dan Shareware.
MySQL yang biasa kita gunakan adalah MySQL FreeSoftware yang berada
dibawah lisensi GNU/GPL (General Public License). MySQL menggunakan logo
standar berbentuk ikan lumba-lumba, seperti berikut ini:
Gambar 2.11 Logo MySQL
2.2.7.2 Kelebihan MySQL
MySQL adalah sebuah database server, dapat juga berperan sebagai
client/server, yang open source dengan kemampuan dapat berjalan baik di OS
(Operating System) manapun, dengan Platform Windows maupun Linux. Selain
itu database ini memiliki beberapa kelebihan dibanding database lain, diantaranya
adalah:
a. MySQL sebagai Database Management System (DBMS).
b. MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS).
52
c. MySQL adalah sebuah Software database yang open source, artinya
program ini bersifat free atau bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus
membeli dan membayar lisensi kepada pembuatnya.
d. MySQL merupakan sebuah database server, jadi dengan menggunakan
database ini anda dapat menghubungkannya ke media internet sehingga
dapat diakses dari jauh.
e. MySQL merupakan sebuah database client. Selain menjadi server yang
melayani permintaan, MySQL juga dapat melakukan query yang mengakses
database pada server. Jadi MySQL dapat juga berperan sebagai client.
f. MySQL mampu menerima query yang bertumpuk dalam satu permintaan
atau yang disebut Multi-Threading.
g. MySQL merupakan sebuah database yang mampu menyimpan data
berkapasitas sangat besar hingga berukuran Gigabyte sekalipun.
h. MySQL didukung oleh driver ODBC, artinya database MySQL dapat
diakses menggunakan aplikasi apa saja termasuk berupa visual sperti Delphi
amupun Visual Basic.
i. MySQL adalah database menggunkan enkripsi password. Jadi database ini
cukup aman karena memiliki password untuk mengaksesnya.
j. MySQL merupakan Server database yang multi user, artinya database ini
tidak hanya digunakan oleh sepihak orang akan tetapi merupakan database
yang dapat digunakan oleh banyak pengguna.
k. MySQL dapat menciptakan lebih dari 16 kunci per tabel, dan dalam satu
kunci memungkinkan berisi belasan Field (Kolom).
53
l. MySQL mendukung field yang dijadikan sebagai kunci primer dan kunci
unik (unique).
m. MySQL didukung oleh sebuah komponen C dan perl API, sehingga
Database MySQL dapat diakses melalui sebuah program aplikasi yang
berada dibawah protokol internet berupa web. Biasanya aplikasi yang sering
digunakan adalah PHP dan Perl.
n. MySQL memiliki kecepatan dalam pembuatan tabel maupun peng-update-
an table.
o. MySQL menggunakan suatu bahasa permintaan standar yang bernama SQL
(Structured Query Language) yaitu sebuah bahasa permintaan yang
distandarkan pada beberapa database server seprti oracle, PostGreSQL dll.
2.2.7.3 Perbedaan MySQL dan SQL
SQL adalah sebuah bahasa permintaan database yang terstruktur. Bahasa
SQL dibuat sebagai bahasa yang dapat merelasikan beberapa tabel dalam database
maupun merelasikan antar database.
MySQL adalah sebuah program database server yang memrlukan sebuah
bahasa permintaan dalam melayani permintaan user.
Jadi dari pengertian di atas kita tahu bahwa MySQL adalah program
database server dan SQL adalah bahasa yang digunakan didalamnya. SQL dibagi
menjadi dua bentuk query, yaitu:
1. DDL (Data Definition Language)
54
DDL adalah sebuah metode Query SQL yang berguna untuk mendefinisikan
data pada sebuah database, adapun Query yang dimiliki adalah:
a. CREATE : Digunakan untuk melakukan pembuatan tabel dan database.
b. DROP : Digunakan untuk melakukan penghapusan tabel maupun database.
c. ALTER : Digunakan untuk melakukan pengubahan struktur tabel yang telah
dibuat, baik menambah Field (add), mengganti nama Field (change)
ataupun menamakannya kembali (rename), serta menghapus (drop).
2. DML (Data Manipulation Language)
DML adalah sebuah metode Query yang dapat digunakan apabila DDL telah
terjadi, sehingga fungsidari query ini adalah untuk melakukan pemanipulasian
databse yang telah ada atau telah dibuat sebelumnya. Adapun Query yang
termasuk di dalamnya adalah:
a. INSERT : Digunakan untuk melakukan penginputan /pemasukan data pada
tabel database
b. UPDATE : Digunakan untuk melakukan pengubahan atau peremajaan
terhadap data yang ada pada tabel.
c. DELETE : Digunakan untuk melakukan penghapusan data pada tabel.
Penghapusan ini dapat dilakukan secara sekaligus (seluruh isi tabel) maupun
hanya beberapa Recordset.
Kedua bentuk Query SQL tersebut dapat digunakan pada semua model basis
data yang mendukungnya, baik yang berbasis Unix maupun Windows. Di dalam
Windows misalnya, anda dapat mengimplementasikannya pada program penghasil
55
database seperti microsoft access atau pada semua database bawaan program
visual seperti database Desktop yang bernama Paradox.
2.2.8 Rich Picture
Menurut Howard, Rich Picture adalah sebuah gambaran menggunakan
semacam kartun yang melukiskan seluruh kepentingan stakeholder, dan beberapa
dari struktur utama konteks kerja. Rich picture adalah sebuah alat untuk mencatat
dan mengeluarkan pendapat tentang aspek-aspek dari konteks kerja, secara teliti,
bagaimana mereka akan mempengaruhi desainnya (Howard, 1998).
56
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan penelitian. Untuk mengumpulkan data dari
sampel penelitian dilakukan dengan metode tertentu sesuai dengan tujuannya
(Gulö, 2002). Dalam penelitian ini penulis menggunakan tiga metode untuk
mengumpulkan data, yaitu penelitian kepustakaan (Library Research),
pengamatan di lapangan (observasi), dan wawancara.
a. Penelitian Kepustakaan dan studi literatur (Library and Literature
Research)
Penulis melakukan penelitian kepustakaan sebagai bahan tambahan guna
melengkapi kekurangan-kekurangan data yang diperoleh dari hasil wawancara
dan observasi. Pengumpulan data dengan cara mengambil dari literatur, sumber-
sumber media cetak maupun elektronik yang dapat dijadikan acuan pembahasan
masalah dan dibuktikan dengan adanya daftar pustaka yang terlampir.
Pada metode pengumpulan data, penulis juga mempelajari buku-buku
yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini.
Adapun data-data buku yang digunakan dalam penulisan skripsi terdapat dalam
daftar pustaka. Pencarian melalui media elektronik seperti internet juga dilakukan
dalam memperoleh data-data tambahan yang tidak ditemukan pada media cetak.
57
Adapun studi literarur atau kajian literatur merupakan salah satu kegiatan
penelitian yang mencakup : memilih teori-teori hasil penelitian, mengidentifikasi
literatur, menganalisa dokumen, serta menerapkan hasil analisa sebagai landasan
teori bagi penyelesaian masalah dalam penelitian yang dilakukan. Teori yang tepat
disini adalah teori-teori yang bersesuaian dengan ruang lingkup masalah (Subana
dan Sudrajat, 2005).
Dalam perbandingan sebagai acuan dalam pembuatan aplikasi sistem
manajemen pengetahuan, maka dibutuhkan pengamatan terhadap aplikasi yang
telah dibuat. Dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh Penulis pada skripsi
dengan judul ” Analisis dan Perancangan Knowledge Management Bagian
Human Resources Development PT. XYZ ” yang disusun oleh Monica
Anggraeni, di dapat kelebihan dan kekurangan yang akan diuraikan pada Tabel
3.1 dibawah ini :
Tabel 3.1 Hasil penelitian studi literatur
Kelebihan Aplikasi Kekurangan Aplikasi
1. User Interface (User Friendly)
sehingga memudahkan bagi user
dalam mengoperasikan aplikasi
tersebut.
2. Menyediakan fitur untuk
mendownload file oleh user,
sehingga apabila karyawan
membutuhkannya suatu file bisa
1. Jaringan Intranet
2. Tidak adanya fitur untuk
menampilkan gambar, hampir
semua menu yang tersedia hanya
berisikan tulisan ataupun pengisian
data sehingga sangat monoton
terhadap apa yang di tampilkan.
3. Dari tampilan aplikasinya masih
58
langsung download di aplikasi
tersebut.
3. Memberikan umpan balik yang
informatif, seperti saat melakukan
pengisian data dan di proses maka
akan memberikan keterangan
terhadap pengisian data tersebut
baik gagal ataupun berhasil.
4. Saran dan keluhan dapat di simpan
di dalam komputer dan dapat diolah
menjadi sebuah laporan.
terlalu sederhana seperti header
web yang hanya berupa garis
persegi panjang polos tanpa ada
tulisan, serta penggunaan gambar
masih sedikit hanya logo
perusahaan saja yang ditampilkan.
b. Pengamatan (Observasi)
Menurut Nan Lin (1976), Pengamatan (observasi) adalah metode
pengumpulan data dimana peneliti mencatat informasi sebagaimana yang mereka
saksikan selama penelitian (Gulö, 2002).
Penyaksian terhadap peristiwa-peristiwa itu bisa dengan melihat,
mendengarkan, merasakan, yang kemudian dicatat seobyektif mungkin (Gulö,
2002).
Dalam hal ini penulis adalah pengamat sebagai partisipan (Gulö, 2002),
dimana peneliti hanya berpartisipasi sepanjang yang dibutuhkan dalam
penelitiannya.
59
Penelitian ini dilakukan dengan cara meninjau dan melakukan pengamatan
secara langsung ke lapangan terhadap suatu kegiatan yang sedang dilakukan atau
berjalan, untuk memperoleh semua data yang dibutuhkan. Penulis melakukan
pengamatan langsung di departemen sumber daya manusia PT. Mitra Mega
Semesta (DoctoRabbit), mulai dari semua kegiatan yang terjadi, kegiatan para
karyawan di dalam kantor maupun kegiatan diluar kantor, dan terlibat langsung
dalam proses sharing serta diskusi yang dilakukan oleh para karyawan di dalam
perusahaan.
Pengamatan ini dilakukan selama menjalani penelitian pada tanggal 1
Agustus 2008 - 30 November 2008, bertempat di PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit) Gallery Niaga 9Q, Jl. H. Nawi Raya Kav. 9-11 Jakarta Selatan.
c. Wawancara
Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dengan
responden (Gulö, 2002:119). Wawancara ini penulis lakukan dalam bentuk
wawancara berstruktur, di mana pertanyaan-pertanyaan mengarahkan jawaban
dalam pola pertanyaan yang dikemukakan (Gulö, 2002).
Dalam metode ini, penulis melakukan wawancara kepada pihak-pihak yang
terkait di perusahaan, ini mencakup General Manager, HRD Manager, Branch
Manager PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) serta para karyawan di kantor
pusat maupun kantor cabang, hal ini dilakukan demi mendapatkan data dan
informasi beserta hal-hal yang dibutuhkan sehingga penulis dapat mencatat hal-
hal yang penting dan perlu dijadikan bahan analisa dalam penulisan skripsi ini.
Adapun catatan hasil wawancara dapat dilihat pada lampiran.
60
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan, Penulis
memperoleh dan mengumpulkan informasi-informasi mengenai:
2) Keadaan umum perusahaan
3) Visi, misi dan tujuan perusahaan
4) Struktur organisasi
5) Keadaan karyawan
6) Sistem kerja karyawan
7) Keadaan perusahaan dalam mengelola pengetahuan.
3.2 Metode Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dilakukan untuk meningkatkan kinerja sistem lama.
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem
yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005).
Dalam system analysis and design, metode pengembangan sistem yang
digunakan adalah RAD (Rapid Application Development) atau Pengembangan
Aplikasi Cepat sebagai pendekatan dalam proses pengembangan sistem. Sebuah
strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan
melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang
dan bertambah serangkaian prototype bekerja sebuah sistem yang pada akhirnya
berkembang kedalam sistem final. (Whitten et al, 2004).
Metode pengembangan sistem ini terdiri dari beberapa aktifitas yang
tentunya sesuai dengan tahapan yang sebelumnya telah dijabarkan pada alur
pengembangan sistem. Tahapan tersebut yaitu:
61
a. Mendefinisikan Lingkup (Scope Definition)
Pada tahap ini, user dan analyst menentukan batasan ruang lingkup proyek,
melakukan semacam pertemuan untuk melakukan identifikasi tujuan dari aplikasi
atau sistem dan melakukan identifikasi kebutuhan informasi untuk mencapai
tujuan. Pada tahap ini hal terpenting adalah adanya keterlibatan dari kedua belah
pihak.
b. Analisis Sistem (Analysis)
Tahapan analisa sistem dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem
baru. Bisa juga karena diinginkannya pengembangan dari sistem yang sedang
berjalan. Permintaan dapat datang dari seorang manajer di luar departemen sistem
informasi atau dari pihak eksekutif yang melihat adanya masalah atau menemukan
adanya peluang baru. (Kadir, 2003).
Dalam tahap ini akan membahas tentang uraian singkat gambaran umum
perusahaan. Kemudian menganalisis permasalahan yang sering terjadi pada sistem
yang sedang berjalan.
Adapun metode yang digunakan adalah Analisis berorientasi objek/Object-
oriented analysis (OOA) dan dimodelkan dengan UML (Unified Modelling
Language) sebagai tools-nya. Diagram UML yang digunakan adalah Activity
Diagram. Selain activity diagram, juga digunakan diagram lain diluar diagram
yang disediakan UML namun peranannya cukup penting dalam mendukung
tahapan analisis sistem berorientasi objek, yaitu Rich Picture.
Menurut Howard,Rich Picture adalah sebuah gambaran menggunakan
semacam kartun yang melukiskan seluruh kepentingan stakeholder, dan beberapa
62
dari struktur utama konteks kerja. Rich picture adalah sebuah alat untuk mencatat
dan mengeluarkan pendapat tentang aspek-aspek dari konteks kerja, secara teliti
bagaimana mereka akan mempengaruhi desainnya (Howard, 1998).
c. Perancangan Sistem (Design)
Proses pengembangan sistem diartikan sebagai sekumpulan aktivitas,
metode, best practice, deliverable dan tools otomatis yang digunakan stakeholder
untuk mengembangkan sistem informasi dan software secara kontinu, artinya
pengembangan yang dilakukan secara bertahap dari hal-hal yang menjadi kendala
sistem sampai hal-hal yang menjadi kebutuhan sistem (Whitten, 2004). Untuk
mengembangkan sistem, dibutuhkan metodologi yang tepat agar memenuhi
tujuannya.
Pada tahap ini, penulis akan membuat context diagram yang akan
digambarkan secara umum tentang alur proses sistem manajemen pengetahuan
yang terdapat di departemen sumber daya manusia PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit).
Dalam perancangan sistem ini, penulis menggunakan metode Desain
berorientasi objek atau Object Oriented Design (OOD) dengan pemodelan objek,
sama seperti pendekatan yang digunakan pada tahap analisis sistem, serta UML
(Unified Modelling Language) sebagai tools untuk perancangan dan
pengembangan aplikasinya. UML menyediakan diagram-diagram yang sangat
kaya dan dapat diperluas sesuai kebutuhan kita. Diagram adalah representasi
secara grafis dari elemen-elemen tertentu beserta hubungan-hubungannya.
63
Diagram itu penting, karena diagram menyediakan representasi secara grafis
dari sistem atau bagiannya. Representasi grafis sangat mempermudah pemahaman
terhadap sistem. Diagram UML yang digunakan adalah sebagai berikut:
1) Use Case Diagram
2) Class Diagram
3) Statechart Diagram
4) Sequence Diagram
5) Deployment Diagram
6) Navigation Diagram
7) Windows Diagram
d. Implementasi Sistem (Constructing and Testing)
Setelah melakukan analisis sistem dan perancangan sistem secara rinci,
maka tiba saatnya sistem untuk di implementasikan. Pada tahap ini terdapat
banyak aktivitas yang dilakukan. Aktivitas-aktivitas yang dimaksud berupa:
1. Pemrograman
Pemrograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan intruksi
yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan maksud
masing-masing intruksi (Kadir, 2003).
Pada tahap ini yaitu dengan mempresentasikan dengan membuat sebuah
aplikasi dengan software pendukung. Software yang digunakan adalah XAMPP
versi 1.6.2 yang mencakup Apache versi 2.2.4 untuk web server, PHP versi 5.2.2
untuk bahasa pemrograman dan MySQL versi 5.0.41 untuk database-nya. Selain
64
itu, penulis juga menggunakan UltraEdit dan Macromedia Dreamweaver MX
2004 sebagai software editor dan Adobe Photoshop CS2 untuk mengolah gambar.
2. Pengujian
Pengujian pada dasarnya adalah menemukan serta menghilangkan bugs
(kesalahan-kesalahan) yang ada pada sistem atau perangkat lunak (Nugroho,
2002). Pengujian yang digunakan dalam skripsi ini adalah pengujian dengan
pendekatan Black-Box Testing.
Pada pengujian Black-Box Testing, tidak perlu diketahui apa yang
sesungguhnya terjadi dalam sistem/perangkat lunak. Karena yang diuji adalah
masukan serta keluarannya. Dalam pengujian ini kita dapat menggunakan Use
Case Diagram yang kita kembangkan saat analisis sebagai panduan, apakah
keluaran sesuai dengan harapan serta kebutuhan pengguna.
Selain menggunakan Black-Box Testing, Penulis juga menggunakan metode
uji coba untuk mengetahui dampak terhadap sistem ini sebelum dan sesudah
sistem ini akan di implementasikan di dalam perusahaan, metode yang dilakukan
adalah Pre Test and Post Test Implementation System, metode ini dilakukan
sebagai evaluasi terhadap sistem. Penulis menyebarkan Kuesioner kepada para
calon user yang akan terlibat dalam sistem ini untuk mendukung dalam metode ini.
3.3 Analisa Building Block Manajemen Pengetahuan.
Yaitu penulis akan melakukan analisa dengan pengelompokan (kategori)
permasalahan-permaslahan yang ditemui di dalam perusahaan. Sehingga akan
memungkinkan untuk melakukan analisa dan identifikasi atas sejumlah aktivitas-
65
aktivitas yang ada dalam proses inti manajemen pengetahuan (Knowledge
Management) tersebut.
Dalam analisa ini ditekankan bahwa setiap proses yang terdapat
didalamnya memiliki keterkaitan erat antara satu dengan yang lainnya. (Probst.
2000). Analisa yang akan dilakukan antara lain :
a) Analisa knowledge identification
b) Analisa knowledge acquisition
c) Analisa knowledge development
d) Analisa knowledge sharing and distribution
e) Analisa knowledge utilization
f) Analisa knowledge goals
BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisa Profil Perusahaan
4.1.1 Sejarah Perusahaan
Diawali dari ide pembuatan suatu fun science center untuk anak-anak pra
sekolah sampai usia 12 tahun, yang dilontarkan oleh Ibu Dyah Ratna Permatasari
kepada Bapak Rudy Tanoto, Ibu Hanny dan Ibu Retno Dewi serta Ibu Ria
Pasaman dan Ibu Armita, maka berkembanglah menjadi Fun Science and
Adventures Center for Family.
Dengan bernaung dibawah PT. Mitra Mega Semesta, DoctoRabbit
mengawali kegiatan awal pada bulan Juli 2001 di Gunung Geulis dengan
mengadakan kegiatan Science Camp untuk anak-anak, sedangkan launching-nya
sendiri dilaksanakan pada tanggal 27 November 2001 di Taman Sari Lebak Bulus,
Jakarta Selatan.
4.1.2 Logo Perusahaan
Gambar 4.1 Logo Perusahaan
4.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
4.1.3.1 Visi Perusahaan
Kami percaya bahwa melalui sains akan berkembang rasa ingin tahu,
kreatifitas dan imajinasi untuk meningkatkan kualitas diri.
4.1.3.2 Misi Perusahaan
Mengembangkan berbagai kegiatan yang berbasiskan sains untuk
mengoptimalkan logika berfikir, hubungan interpersonal dan intrapersonal serta
menumbuhkan kecintaan akan sains.
4.1.4 Sekilas DoctoRabbit
Ditetapkan pada tanggal 27 September 2006 bahwa DoctoRabbit adalah
sebagai Science Incorporated, yang berarti DoctoRabbit merupakan sebuah
perusahaan yang berbasiskan bidang sains.
a. DoctoRabbit bisa sebagai Event Organizer, dimana kita melakukan event
sebagai media dalam mencapai visi dan misi perusahaan,
b. DoctoRabbit bisa sebagai Event Management, dimana kita melakukan
gathering sebagai media dalam pencapaian visi dan misi perusahaan,
c. DoctoRabbit juga bisa sebagai Party Organizer, dimana kita membuat party
sebagai media untuk mencapai visi dan misi DoctoRabbit,
d. DoctoRabbit juga bisa mempunyai sekolah, sebagai perwujudan kita sebagai
science center untuk mencapai visi dan misi DoctoRabbit,
e. DoctoRabbit juga dapat membuat berbagai alat permainan dan tantangan
yang berkaitan dengan sains,
f. DoctoRabbit juga sebagai Media Planner Pembelajaran, dimana kita dapat
membuat berbagai bentuk media pembelajaran sains untuk sekolah.
Pada intinya DoctoRabbit adalah Science Inc. yang memiliki berbagai media
dalam upaya pencapaian visi dan misi DoctoRabbit itu sendiri.
4.1.5 Science Dalam Kacamata DoctoRabbit
DoctoRabbit sebagai science incorporated berupaya mensosialisasikan
sains bukan semata-mata terbatas pada materi fisika, kimia, biologi ataupun
matematika. DoctoRabbit berupaya mengenalkan bahwa sains meliputi segala
sendi kehidupan manusia. DoctoRabbit berupaya mensosialisasikan, bahwa
dengan sains, akan dapat memberikan pembelajaran untuk dapat bertindak dan
berfikir melalui tahapan berikut:
a. Observasi
Menggunakan panca inderanya menemukan sifat atau ciri-ciri suatu objek
atau kejadian.
b. Membandingkan
Mencari persamaan dan perbedaan.
c. Klasifikasi
Mengelompokkan sesuai dengan kesamaan sifat atau cirinya.
d. Konsep Dasar Matematika
Menunjukkan hubungan, menghitung, membandingkan, membentuk.
e. Mengukur
Mengkuantifikasi segala hal sesuai dengan standar pengukuran.
f. Komunikasi
Saling berbagi informasi yang telah diperoleh
g. Prediksi
Meramalkan hal yang akan terjadi berdasarkan pengetahuan yang sudah
dimiliki.
h. Kesimpulan
Membuat kesimpulan berdasarkan informasi yang diperoleh.
Dengan konsep diatas, semua bentuk kurikulum, proses pembelajaran dan
program kegiatan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) disesuaikan dengan
pola tersebut.
4.1.6 Budaya DoctoRabbit Budaya Science
Budaya adalah suatu personality, dengan budaya akan menunjukkan pada
setiap orang siapa kita dan bagaimana kita melakukan pekerjaan sehari-hari. Hal
ini berarti menunjukkan bagaimana setiap karyawan bertingkah laku, melakukan
kerjasama tim, melakukan pemecahan masalah, inovasi, pelayanan terhadap klien,
peningkatan produktifitas kerja dan pandangan terhadap suatu kualitas produk.
Sebagai science Inc. semua karyawan PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit), baik dari lini terdepan hingga lini belakang atau dari tingkat atas
hingga terbawah wajib untuk mengetahui bagaimana budaya sains diterapkan
dalam pekerjaan sehari-hari.
Budaya sains adalah suatu sikap yang mencerminkan 4 point utama, yaitu:
a. Observasi
b. Analisis
c. Hipotesa
d. Konfirmasi / Pengujian
Dengan keempat point tersebut, setiap melakukan pekerjaan, melakukan
pemecahan masalah dan bertingkah laku. Setiap karyawan PT. Mitra Mega
Semesta (DoctoRabbit) harus melalui keempat tahapan tersebut diatas, sehingga
karyawan dalam lingkungan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dapat
bertindak dan berbicara berdasarkan fakta yang didapat dan dapat
dipertanggungjawabkan.
4.1.7 Struktur Organisasi
Berikut adalah struktur organisasi PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit):
Sumber : PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
Adapun struktur organisasi Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra
Mega Semesta (DoctoRabbit) adalah sebagai berikut:
Sumber : PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Sumber Daya Manusia
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
4.2 Analisa Proses Bisnis Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra
Mega Semesta (DoctoRabbit)
Aktivitas yang berjalan di Departemen Sumber Daya Manusia bisa
dijabarkan secara garis besar sebagai berikut:
Proses bisnis Departemen Sumber Daya Manusia (DoctoRabbit) dimulai
dari analisa tujuan jangka panjang perusahaan yang nantinya akan berpengaruh
terhadap penyusunan struktur organisasi berdasarkan visi misi perusahaan yang
telah ditetapkan. Sehingga perusahaan akan lebih mudah untuk melakukan
perencanaan terhadap kebutuhan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
Hal berikutnya yang dilakukan adalah menyusun job responsibility task list
yang didasari oleh perencanaan kebutuhan tenaga kerja tersebut, dari task list
tersebut dapat dirumuskan prosedur penyusunan persyaratan kompetensi untuk
tiap jabatan, setelah persyaratan kompetensi disusun, perusahaan akan menyusun
job specification dari tiap jabatan diperusahaan. Setelah itu perusahaan akan
membuat kebijakan mengenai kompensasi dan kesejahteraan karyawan dan
prosedur sistem kompensasi dan kesejahteraan karyawan.
Kemudian perusahaan akan melakukan perekrutan sumber daya manusia
yang berkompeten sesuai dengan persyaratan tiap-tiap jabatan yang dibutuhkan
perusahaan. Setelah itu, setelah perekrutan dilakukan, perusahaan melakukan
training perkenalan yang dilakukan untuk mensosialisasikan perusahaan secara
keseluruhan di masing-masing level struktur organisasi.
Berikutnya adalah diadakannya pelatihan-pelatihan sesuai dengan kebutuhan
pelatihan yang diperlukan oleh sumber daya manusia, pelatihan tersebut didasari
oleh program pengembangan sumber daya manusia, program pelatihan dari luar
maupun dalam perusahaan. Setelah itu akan dilakukan evaluasi untuk menentukan
apakah dibutuhkan perekrutan karyawan baru apa tidak, kalau tidak perusahaan
akan berkonsentrasi terhadap proses pengembangan karyawan yang sudah ada.
Dan apabila ada perekrutan, maka ada karyawan yang harus di PHK.
Berikutnya adalah melakukan penilaian terhadap prestasi kerja karyawan
secara berkala sesuai dengan kebijakan yang telah dibuat serta melakukan review
hasil penilaian kinerja setiap berkala.
Kegiatan terakhir adalah bagaimana menetapkan prosedur Pemutusan
Hubungan Kerja (PHK), melaksanakan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai
prosedur dan peraturan perundang-undangan tenaga kerja.
Sumber : PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
4.3 Analisa Building Block Manajemen Pengetahuan (Knowledge
Management)
4.3.1 Knowledge Identification (Identifikasi Pengetahuan)
Analisis untuk identifikasi pengetahuan (Knowledge Identification) yang
terdapat di Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit) akan dilakukan berdasarkan tiga level utama, yaitu secara
struktural, fungsional atau operasional dan behavioural.
Berikut ini adalah analisis identifikasi pengetahuan yang ada di Departemen
Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit).
1. Level struktural
a. Explicit knowledge
1. Tanggung Jawab dan kewajiban serta Job Description dari setiap karyawan
yang terdapat didalam PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) secara
menyeluruh dan teratur.
Hal ini memuat bagaimana cara dan alur kerja yang akan dilakukan oleh
setiap karyawan di PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dalam upaya untuk
melaksanakan kegiatan perusahaan sehari-hari di dalam perusahaan yang
mencakup bagaimana prosedur uraian kerja pada bagi tiap karyawan PT. Mitra
Mega Semesta (DoctoRabbit).
Prosedur ini dibuat dan disebarkan sehingga para karyawan dapat
mengetahui apa yang harus dikerjakan. Prosedur tersebut merupakan explicit
knowledge karena telah terdokumentasi dan dapat disebarluaskan pada karyawan
untuk dipelajari.
2. Prosedur kerja tentang perolehan bonus finansial dan bonus non finansial
yang bisa didapatkan seorang karyawan apabila mendapatkan klien atau
mitra baru perusahaan, sudah terdokumentasi dengan baik di database
perusahaan.
3. Modul, materi pelatihan (training).
Merupakan sebuah explicit knowledge yang bersifat struktural karena
terdokumentasi dan hanya dapat disebarluaskan untuk membantu Departemen
Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta di dalam menjalankan tugasnya
untuk pengembangan karyawan yang dimiliki perusahaan.
4. Evaluasi kinerja karyawan
Knowledge mengenai kinerja karyawan PT. Mitra Mega Semesta yang
diperoleh dari hasil monitoring karyawan. Dari pengetahuan ini, dapat
dilaksanakan evaluasi terhadap kinerja dan kontribusi dari karyawan PT. Mitra
Mega Semesta (DoctoRabbit).
b. Tacit Knowledge
1. Setiap karyawan di PT. Mitra Mega Semesta memiliki tingkat pengetahuan,
keahlian dan pengalaman yang berbeda.
Dengan adanya perbedaan tersebut mereka memiliki ide, kreativitas,
masukan serta inovasi-inovasi yang berguna dalam pengembangan mutu
perusahaan. Setiap kontribusi yang diberikan perusahaan jelas akan menghasilkan
nilai tambah bagi perusahaan. Akan tetapi, karena sarana yang dapat menampung
dan mendistribusikan setiap ide dan gagasan tersebut masih kurang efektif, maka
kecenderungan karyawan menyampaikan gagasannya hanya disampaikan secara
lisan sehingga kemungkinan terbesar akan terjadi hilangnya setiap ide-ide dan
pemikiran karyawan tersebut.
2. Setiap karyawan dituntut untuk selalu siap dalam menghadapi permasalahan
yang muncul di perusahaan serta mencari dan mengumpulkan solusi yang
tepat atas permasalahan yang dihadapi dalam waktu yang sesingkat mungkin.
Karena perusahaan belum memiliki suatu sistem yang menampung atau
mendokumentasikan setiap permasalahan beserta solusi yang terbaik, maka
selama ini karyawan menyampaikan permasalahan dan solusinya secara
tacit saja.
2. Level Fungsional atau Operasional
a. Explicit Knowledge
1. Dokumentasi proyek dan event
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) sering mendapatkan proyek atau
event untuk pengadaan media pengajaran science atau media lainnya yang
berhubungan dengan bidang usaha perusahaan di lembaga pendidikan atau klien
dari perusahaan lainnya. Dokumentasi sudah dilakukan untuk setiap proyek atau
event yang ditangani oleh perusahaan, pada umumnya semua berhasil hanya saja
belum tentu semua hasilnya maksimal. Dokumentasi berbentuk laporan kerja yang
tersimpan pada seorang leader event, dan juga tersimpan dalam otak atau memory
karyawan.
Dokumentasi proyek dan event dapat digunakan kembali untuk penelusuran
kembali, pembelajaran kembali, mengulas kegagalan dan keberhasilan, juga dapat
digunakan untuk penilaian karyawan yang menjalankannya, sehingga dapat
menentukan pendapatan karyawan itu sendiri.
2. Dokumentasi notulen rapat.
Rapat merupakan salah satu kegiatan rutin yang dilakukan untuk
membicarakan permasalahan sehingga dapat menghasilkan solusi sebagai
pemecahan masalah. Rapat diadakan secara umum maupun secara internal saja
yang biasanya diikuti oleh bagian tertentu, dapat juga diikuti oleh jajaran tertentu
misalnya para head division dan dipimpin oleh manajer atau dewan direksi.
Notulen rapat digunakan untuk mengetahui permasalahan yang sudah
dirapatkan dan hasil untuk memperbaiki masalahnya, juga dapat digunakan
sebagai dasar pengerjaan sesuatu oleh karyawan.
3. Pelatihan (training) dan seminar.
Karyawan yang mendapatkan pelatihan atau seminar memiliki knowledge
baru yang hanya dimiliki olehnya. Knowledge tersebut tersimpan dalam otak atau
memory masing-masing karyawan yang mengikutinya. Bentuknya explicit,
kegunaan knowledge ini berbeda-beda sesuai dengan area pelatihannya dan
seminarnya.
4. Laporan kerja
Laporan kerja dibuat berkala oleh karyawan mengenai apa saja rencana
kegiatan perusahaan yang telah dicapai maupun yang belum tercapai beserta
permaslahan dan alasan-alasan mengenai permasalahan tersebut. Laporan ini
digunakan sebagai evaluasi kerja setiap karyawan dan kinerja perusahaan.
b. Tacit knowledge
1. Sistem Kerja Perusahaan.
Sistem kerja seperti langkah-langkah dalam proses penyelesaian suatu event
atau proyek yang dilakukan oleh tim yang menangani proyek atau event tidak
terdokumentasi. Selama ini, format dokumentasi dari proyek yang telah
diselesaikan tidak meguraikan secara jelas langkah-langkah yang dilakukan untuk
menyelesaikan proyek tersebut dari awal sampai selesai.
Tujuan disimpan knowledge ini agar bila terjadi suatu permasalahan yang
pernah terjadi sebelumnya dapat diselesaikan dengan melihat dokumentasi
sebelumnya.
2. Ide dan pemikiran karyawan
Terkadang setiap pemikiran, gagasan dan ide yang dimiliki oleh karyawan
tersebut diluar tugas dan tanggunng jawabnya dan hanya dikemukakan secara
lisan saja namun pada dasarnya setiap ide yang muncul tersebut dapat
memberikan nilai yang lebih dalam perusahaan. Perusahaan harus berupaya untuk
dapat menampung dan mendokumentasikan setiap gagasan tersebut untuk
mengantisipasi resiko hilangnya ide dan gagasan yang dikemukakan karyawannya.
3. Pengalaman Pribadi
Knowledge yang diperoleh dari pengalaman-pengalaman pribadi selama
bekerja. Knowledge ini di-share kepada karyawan lain tetapi tidak dibuat dalam
bentuk dokumentasi sehingga knowledge tidak dapat terdistribusi secara merata ke
seluruh karyawan.
4. Level Behavioural
1. Morning Briefing
Morning Briefing yang dilakukan pihak manajemen setiap hari, berisi
tentang apa saja yang harus dilakukan oleh semua karyawan, kegiatan apa saja
yang akan dilakukan serta target-target yang akan dicapai oleh seluruh karyawan.
Bentuknya berupa schedule kegiatan kerja harian. Bertujuan untuk memotivasi
karyawan dan mengarahkan karyawan agar bekerja sesuai target yang ingin
dicapai hari ini.
2. Evaluasi kerja harian
Evaluasi kerja harian dilakukan oleh pihak manajemen setiap sore hari,
sebelum berakhirnya jam kerja pada hari tersebut. Berisi mengenai hal-hal apa
saja yang terjadi pada hari ini, apa yang dilakukan oleh semua karyawan pada jam
kerja atau pekerjaan apa saja yang dilakukan pada tiap-tiap departemen dan apa
saja yang telah dicapai pada hari itu, dan rencana apa saja yang perlu di follow-up
di hari esok oleh masing-masing karyawan. Bertujuan untuk mengetahui apa yang
dilakukan karyawan pada hari itu, hambatan-hambatan apa saja yang terjadi
selama proses kerja dan target apa yang sudah dicapai pada hari itu.
3. Diskusi internal antar karyawan
Knowledge ini biasanya diperoleh dari hasil diskusi yang terjadi pada
perusahaan. Kebiasaan ini dilakukan dapat secara formal maupun informal. Media
yang digunakan biasanya antara lain email, notes, telepon, rapat maupun
pertemuan informal lainnya. Media lainnya adalah mengenai hal-hal yang terjadi
di luar, kemudian didiskusikan bersama.
4.3.2 Knowledge Acquisition (Perolehan Pengetahuan)
Proses penciptaan dan perolehan pengetahuan (Knowledge Acquisition)
sebenarnya diciptakan dan dikembangkan dari pengetahuan yang telah ada di
perusahaan ataupun pengetahuan yang sudah ada pada masing-masing individu
karyawan itu sendiri. Untuk itu PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
melakukan berbagai macam cara agar tiap individu karyawan mampu dan
memahami pengetahuan yang akan berguna bagi perusahaan secara keseluruhan.
Adapun langkah-langkah yang diambil perusahaan dalam mendukung proses
tersebut antara lain:
1. Berbagi pengetahuan individu karyawan yang masih terbatinkan (yang ada
dipikiran).
Hal ini dilakukan ketika perusahaan membutuhkan pengetahuan yang
berdasarkan oleh pengalaman-pengalaman yang dimiliki karyawan yang berguna
bagi kelangsungan di perusahaan. PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
melakukan proses itu dengan cara melakukan diskusi secara langsung antar
karyawan atau antar manajemen melalui proses formal seperti dalam
pelatihan/training, atau melalui proses informal seperti ketika didalam melakukan
pekerjaan. Biasanya yang terjadi dalam proses ini hanya beberapa karyawan saja
yang mengetahui pengetahuan apa yang sedang dibagi, karena banyak yang hanya
melalui ucapan antar karyawan dan tidak didokumentasikan lebih lanjut untuk
karyawan lainnya.
2. Menciptakan konsep program dan produk sains.
Setiap karyawan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) diharuskan
mempunyai daya pikir yang kreatif, dan memiliki ide-ide inovasi yang baik, ini
diharapkan supaya pengetahuan yang dimiliki karyawan dapat berguna bagi
perusahaan secara keseluruhan untuk mengembangkan produk-produk atau
program-program perusahaan yang sudah ada atau menciptakan program atau
produk baru yang dapat berguna bagi perusahaan.
Dalam usaha mencapai itu, karyawan senantiasa membutuhkan hal-hal yang
berhubungan dengan proses penciptaan pengetahuan tersebut untuk menghasilkan
sebuah konsep yang baru dan menguntungkan kedua belah pihak. Untuk itu,
karyawan perlu untuk mengembangkan pengetahuan yang dimilikinya dengan
mengambil dari sumber-sumber yang ada dan melakukan proses sharing jika
diperlukan baik oleh karyawan ataupun dengan pihak manajemen.
3. Membenarkan konsep yang sudah diciptakan.
Proses penciptaan pengetahuan tidak bisa dilepaskan dari bagaimana proses
perolehan pengetahuan itu sendiri, baik pengetahuan yang berasal dari
pengalaman atau yang masih ada dipikiran dan belum didokumentasikan, dan
pengetahuan yang sudah ada dan didokumentasikan sehingga sudah bisa langsung
dimanfaatkan.
Hal ini yang mendasari PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit), untuk
melakukan suatu pembenaran terhadap konsep atau program atau produk yang
telah ditemukannya. Sehingga konsep tersebut dapat dipertanggungjawabkan dan
dapat dijalankan sesuai apa yang diharapkan.
4. Membebaskan karyawan untuk berkarya dalam penciptaan pengetahuan.
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) memberikan kebebasan kepada
seluruh karyawannya untuk meciptakan sebuah karya atau menciptakan
pengetahuan yang baru yang dapat berguna bagi perusahaan secara keseluruhan.
Untuk itu, pihak manajemen PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) akan selalu
memberikan penghargaan kepada karyawan tersebut berupa bonus finansial atau
non finansial, sehingga akan menimbulkan semangat baru dalam menciptakan
pengetahuan-pengetahuan yang baru.
5. Sharing dan Brainstorming
4.3.3 Knowledge Development (Pengembangan Pengetahuan)
Analisa pengembangan pengetahuan (knowledge development) merupakan
bagian penting dalam membangun sebuah manajemen pengetahuan (Knowledge
Management). PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) berfokus dalam
pengembangan pengetahuan pada kemampuan karyawan baik dalam pelayanan
terhadap klien atau menjalankan sebuah proyek atau event, pengembangan
program atau produk baru perusahaan, dan inovasi lainnya sehingga menjadikan
proses pengembangan sumber daya manusia yang lebih efisien.
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) adalah perusahaan yang
mengharuskan karyawannya untuk mengasah segala bentuk informasi dan
pengetahuan berguna yang dimilikinya agar menghasilkan berbagai inovasi
berguna bagi perusahaan secara keseluruhan, seperti dalam proses
mengembangkan produk atau program-program yang bermutu bagi klien, inovasi-
inovasi yang dihasilkan dari setiap individu karyawan tersebut diharapkan mampu
berguna dalam proses memecahkan permasalahan baik permasalahan individu
dengan klien ataupun perusahaan secara keseluruhan, kerena kreatifitas dan
kemampuan individu dalam memecahkan masalah adalah faktor penting dalam
proses pengembangan pengetahuan. Pengembangan pengetahuan ini sangat berarti
karena dapat menunjukkan bagaimana setiap karyawan melakukan kerjasama tim,
melakukan pemecahan masalah, inovasi, pelayanan terhadap klien, peningkatan
produktifitas kerja dan pandangan terhadap suatu kualitas produk
Hal lain yang dilakukan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dalam
melakukan proses pengembangan pengetahuan adalah dengan melakukan sesi
brainstorming yang dilakukan oleh pihak manajemen ke para karyawannya atau
dari pihak karyawan yang sudah memiliki keahlian lebih ke karyawan lainnnya.
Kegiatan ini merupakan agenda perusahaan yang diadakan melalui tatap muka
setiap 2 kali dalam seminggu atau ketika banyak waktu kosong di perusahaan.
Brainstorming yang dilakukan berupa diskusi mengenai proyek-proyek atau event
yang akan dilaksanakan dan sudah dilaksanakan, hasil riset mengenai sains baru
atau hal-hal yang berhubungan dengan sistem kerja perusahaan dan mengenai
pelayanan terhadap klien. Sesi ini dilakukan perusahaan untuk men-stimulasi
pemikiran kreatif para karyawan supaya mengahsilkan inovasi-inovasi dan ide-ide
yang berguna untuk perusahaan.
4.3.4 Knowledge Sharing and Distribution (Pembagian dan Penyebaran
Pengetahuan)
Proses Pembagian dan Penyebaran Pengetahuan (Knowledge Sharing and
Distribution) berarti bagaimana proses dari distribusi pengetahuan di antara
kelompok karyawan tertentu atau individu tertentu di transfer secara terpusat
kepada individu atau kelompok karyawan lainnya.
Pihak manajemen PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) berupaya agar
seluruh karyawannya memiliki pengetahuan yang bermutu untuk individu itu
sendiri maupun untuk perusahaan secara keseluruhan. Untuk itu, pihak
manajemen selalu rutin melakukan pelatihan-pelatihan baik pelatihan manajemen
atau pelatihan lainnya yang dibutuhkan oleh karyawan itu sendiri, selama ini
proses pembagian dan penyebaran pengetahuan yang dilakukan karyawan PT.
Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit), hanya dilakukan di masing-masing kantor
saja, yaitu antara karyawan dikantor pusat atau antara karyawan dikantor cabang
saja, dan hanya dilakukan oleh masing-masing Division Head yang bertanggung
jawab di kantor tersebut.
Hal ini menjadikan proses pembagian pengetahuan dan penyebarannya
menjadi semakin tidak merata, di karenakan semua karyawan di masing-masing
kantor tidak mengetahui secara pasti terhadap pengetahuan-pengetahuan yang
tercipta di masing-masing kantor, sehingga proses pengembangan dan penciptaan
pengetahuan yang dilakukan karyawan tidak efektif, ketika salah seorang
karyawan dihadapkan dengan permasalahan-permasalahan yang menyebabakan
proses kesalahan dalam penyelesaiannya terulang kembali.
4.3.5 Knowledge Utilization (Penerapan Pengetahuan)
Pada PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit), penerapan pengetahuan saat
ini meliputi penerapan pada proses berlangsungnya pekerjaan setiap harinya yang
dapat dievaluasi melalui report kerja setiap minggu atau setiap bulannya,
mengadakan pelatihan-pelatihan bagi karyawan dalam upaya meningkatkan
pengetahuan dan kompetensi karyawannya, penerapan pengetahuan dalam
pembuatan program-program dan produk-produk perusahaan, serta dalam
mengambil suatu keputusan dan kebijakan yang berhubungan dengan karyawan
didalam perusahaan.
4.3.6 Knowledge Retention (Penyimpanan Pengetahuan)
Pengetahuan yang ada di PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit),
kebanyakan masih berupa tacit knowledge yang terdapat pada pengetahuan
masing-masing individu karyawan. Ada pula yang sudah tersimpan berupa
dokumentasi seperti report penelitian sains, artikel-artikel, dan bahan-bahan
bacaan lain. Namun penyimpanan seperti itu masih rentan terhadap hilangnya
pengetahuan yang ada. Selain itu, pengetahuan yang ada pun masih tersimpan
secara terpisah pada tempat dan cara penyimpanna dari masing-masing individu
karyawan.
4.3.7 Knowledge Goals
Knowledge goals akan memberikan arah pada pengelolaan pengetahuan
yang ada di perusahaan. Berikut ini akan menjelaskan mengenai pengetahuan
yang ada di PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit).
1. Normative Knowledge Goals
a. Menciptakan budaya pembelajaran pada setiap karyawan PT. Mitra Mega
Semesta (DoctoRabbit), sehingga setiap karyawan dapat meningkatkan
pengetahuan dan keahlian yang dimilikinya.
b. Menciptakan komunikasi yang kuat dan budaya sharing knowledge antar
karyawan dan pihak manajemen di setiap kantor baik pusat maupun cabang,
sehingga akan mampu menciptakan suatu pola interaksi yang baik antar
karyawan dan lingkungan internal, sehingga akan terjadi aliran pertukaran
pengetahuan antar karyawan.
c. Menjaga dan memelihara pengetahuan penting bagi perusahaan agar tidak
mudah hilang dengan mendokumentasikannya, sehingga pada saat orang
yang memberikan pengetahuan itu sudah tidak bekerja, pihak-pihak yang
membutuhkannya tidak kesulitan untuk memperoleh pengetahuan tersebut.
2. Strategic Knowledge Goals
a. Meningkatkan upaya pengembangan pengetahuan yang dibutuhkan dalam
mencapai visi dan misi perusahaan.
b. Membuat suatu sistem pendokumentasian pengetahuan yang baik sehingga
dapat menambah kinerja karyawan dan perusahaan secara keseluruhan.
c. Menjadikan pengetahuan yang dimiliki individu karyawan menjadi milik
perusahaan dan sebaliknya.
d. Melakukan monitoring terhadap knowledge yang dimiliki individu di
perusahaan.
3. Operational Knowledge Goals
a. Mengurangi pengulangan kesalahan yang mungkin terjadi di dalam
perusahaan serta membantu perusahaan dalam menyelesaikan setiap
permasalahan yang dihadapi melalui solusi yang tepat berdasarkan
pendokumentasian pengetahuan yang baik.
b. Memfasilitasi Knowledge Sharing antar karyawan.
c. Meningkatkan pengetahuan dan keahlian yang dimiliki karyawan yang
terdapat didalam perusahaan dengan mendistribusikan setiap dokumentasi
pengetahuan yang ada di perusahaan ke seluruh elemen organisasi.
4.4 Analisa Sistem Manajemen Pengetahuan
4.4.1 Analisa sistem yang berjalan
A. Mendefinisikan Lingkup (Scope Definition)
Penelitian pengembangan sistem yang dilakukan di fokuskan pada batasan
dan ruang lingkup kegiatan di Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra
Mega Semesta (DoctoRabbit) dengan perancangan sistem manajemen
pengetahuan yang telah ada. Perancangan sistem ini mengatur bagaimana
pengolahan dan penyimpanan serta pendistribusikan knowledge atau pengetahuan
dari mulai proses penginputan file master data karyawan, penginputan dokumen
yang mengandung sebuah knowledge, menyelesaikan sebuah kasus, proses
sharing melalui forum dan chatting hingga mencetak laporan yang terkait dengan
sistem. Perancangan sistem ini hanya terkait penggunaannya dibagian Departemen
Sumber Daya Manusia dan sistem ini tidak membahas komunikasi serta
keamanan data yang terkait secara terperinci.
Sistem ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan untuk mengelola
pengetahuan yang di miliki karyawan yang akan dikelola di Departemen Sumber
Daya Manusia yang didasari dengan teknologi pendukung yang dapat
mempermudah dalam proses pendokumentasian, pengelolaan dan pendistribusian
pengetahuan yang diperlukan oleh perusahaan. Sistem ini akan digunakan oleh
seluruh karyawan yang ada di kantor pusat maupun kantor cabang yang akan
membutuhkan sebuah media untuk mendokumentasikan pengetahuan yang ada
ataupun sebagai tempat mencari sebuah pengetahuan yang dibutuhkan. Sistem ini
akan terhubung dengan jaringan internet dan dilengkapi dengan perlengkapan
seperti printer untuk mencetak laporan di masing-masing client. Sistem ini akan
dikelola dan di pertanggungjawabkan penuh oleh semua karyawan yang
mengaksesnya dan dikelola oleh Departemen Sumber Daya Manusia.
Sistem manajemen pengetahuan ini diterapkan dalam bentuk web dan
bersifat online karena menghubungkan kantor pusat dan kantor cabang dan hanya
diakses oleh seluruh karyawan baik karyawan di kantor pusat maupun kantor
cabang. Sistem yang akan dirancang ini dirangkum dalam system definition.
Berikut adalah system definition untuk sistem manajemen pengetahuan pada
Depertemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta dengan
menggunakan FACTOR Criterion :
Functionality : mendukung kegiatan pendokumentasian dan
pendistribusian knowledge sehingga dapat menghasilkan sebuah knowledge yang
dibutuhkan sewaktu-waktu oleh karyawan. Knowledge tersebut dihasilkan guna
menyelesaikan beberapa permasalahan yang terjadi di perusahan seperti
penyelesaian kasus yang terjadi di lapangan dan knowledge tersebut juga bisa
digunakan dalam upaya peningkatan mutu pengetahuan yang dimiliki karyawan
melalui proses sharing dan distribusi knowledge.
Application Domain : Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega
Semesta (Doctorabbit)
Condition : Sistem manajemen pengetahuan ini digunakan dengan
kondisi dimana sistem ini berfungsi sebagai suatu sarana yang mendukung
efektivitas dan efisiensi kinerja dari sumber daya manusia yang telah cukup
memahami konsep manajemen pengetahuan, bagaimana mendokumentasikan dan
mendistribusikan serta penggunaan pengetahuan tersebut oleh seluruh karyawan
di perusahaan sesuai tugas dan tanggung jawabnya.
Technology : Personal Computer (PC) yang terhubung dengan jaringan
internet yang dilengkapi oleh printer di masing-masing client.
Object : Departemen Sumber Daya Manusia, Karyawan, Manager,
Dokumen, Kasus, Map Knowledge.
Responsibility : Kebutuhan media pendokumentasian dan distribusi
pengetahuan sebagai sarana media komunikasi yang baik karyawan dengan
karyawan dan karyawan dengan management.
B. Analisis Sistem (System Analysis)
Analisis sistem mempelajari suatu masalah dan mempunyai tujuan utama
untuk melakukan tindakan. Terdapat tiga tahapan analisis sistem dalam
metodologi RAD yang akan digunakan dalam menganalisis sistem informasi
penjualan yang akan dirancang. Diantaranya adalah Analisis Masalah (Problem
Analysis), Analisis Persyaratan (Requirement Analysis), dan Analisis Keputusan
(Decision Analysis).
C. Analisis Masalah (Problem Analysis)
Sistem Manajemen Pengetahuan pada Departemen Sumber Daya Manusia
PT. Mitra Mega Semesta (Doctorabbit) masih bersifat manual dan hanya
tersimpan dalam database seadanya yang terdiri dari folder dan kertas-kertas
pemyimpanan pengetahuan tersebut. Sistem tersebut tentu saja memiliki banyak
kekurangan, antara lain karyawan yang telah memiliki pengetahuan yang lebih
dengan cara mengajarkannya langsung kepada karyawan yang membutuhkan
tersebut tidak menggunakan media penyampaian apapun, dengan sistem demikian
memungkinkan pengetahuan yang diterima memiliki kendala yang besar karena
tidak semua karyawan mengetahui pengetahuan tersebut, dengan demikian sangat
memungkinkan pengetahuan yang dimiliki perusahaan akan terus menurun
bahkan hilang.
Pada sistem berjalan untuk melakukan proses sharing knowledge pihak-
pihak yang membutuhkan pengetahuan tersebut harus bertatap muka atau bertemu
langsung. Sehingga diperlukan waktu yang lebih untuk melakukan proses yang
lebih karena tidak ada media penyampaian yang efektif untuk melakukan proses
tersebut.
Analisis terhadap sistem berjalan dapat lebih jelas digambarkan
menggunakan Rich Picture Berikut adalah analisis terhadap sistem berjalan
dengan menggunakan Rich Picture:
a. Perekrutan karyawan baru
Suatu saat jika dibutuhkan, perusahaan membutuhkan karyawan baru yang
dibutuhkan pada setiap departemen yang ada untuk menunjang kekurangan
personil di masing-masing departemen atau pada saat event berlangsung yang
membutuhkan crew yang cukup banyak atau mengisi kekosongan posisi yang
strategis di masing-masing departemen. Untuk itu, perusahaan mengeluarkan
kebijakan untuk merekrut karyawan baru yang berkompeten untuk mengisi posisi
tersebut, karyawan yang direkrut biasanya di ambil dari pihak outsourcing atau
pihak yang dengan sengaja mengajukan lamaran pekerjaan langsung ke
perusahaan.
Untuk memperoleh karyawan baru biasanya perusahaan akan
mengumumkan lowongan pekerjaan melalui media surat kabar dan melalui
pamflet yang disebar di kampus-kampus terdekat atau melalui media lainnya.
Departemen Sumber Daya Manusia akan melakukan proses awal yaitu seleksi dari
kelengkapan CV yang dikirim para calon karyawan yang melamar ke perusahaan,
setelah didapatkan calon-calon karyawan yang berkompeten, barulah pihak
departemen sumber daya manusia akan merekomendasikan kepada General
Manager melalui General Affair Div. Head, calon karyawan yang telah terseleksi
proses awal untuk melanjutkan ke proses selanjutnya. General Manager berhak
melakukan revisi terhadap para calon karyawan yang telah diseleksi dalam proses
awal seleksi oleh pihak departemen SDM. Setelah proses tersebut selesai dan
terpilih para calon karyawan yang telah berhak melanjutkan proses berikutnya.
General Affair Div. Head akan mengirimkan memo kepada bagian departemen
SDM daftar calon karyawan yang akan melakukan proses berikutnya.
Setelah didapatkan memo tersebut, departemen SDM akan menghubungi
para calon karyawan yang akan melakukan interview I. Setelah itu Departemen
SDM akan membuat jadwal untuk proses seleksi berikutnya yaitu interview I,
jadwal tersebut berisi tanggal pelaksanaan, siapa yang akan meng-interview dan
draft daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada calon karyawan pada tahap
pra-interview I. Setelah jadwal tersebut disusun, pihak departemen SDM akan
mengajukan persetujuan ke pihak General Affair Div. Head.
Sebelum para calon karyawan memasuki ruangan interview, terlebih dahulu
para calon karyawan akan mengisi form yang berisi pertanyaan-pertanyaan
mengenai identitas masing-masing calon karyawan dan pertanyaan-pertanyaan
lainnya yang akan mendukung pada saat proses interview berlangsung. Form
pertanyaan tersebut akan memuat keahlian apa yang dimiliki, knowledge apa yang
dimiliki oleh para calon karyawan.
Setelah proses interview I selesai, maka akan tersaring beberapa calon
karyawan yang akan melanjutkan ke tahapan interview II yang dilakukan oleh
bagian departemen yang membutuhkan, atau kompetensi yang dimiliki oleh para
calon karyawan. Setelah itu baru akan didapatkan karyawan yang diinginkan.
Hasil dari proses perekrutan tersebut akan di ajukan oleh Departemen SDM ke
General Manager melalui General Affair Div. Head kepada pihak Direksi PT.
Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) untuk disetujui.
Secara visual, proses perekrutan karyawan baru PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit) dapat dilihat pada Gambar 4.4 dibawah ini:
Gambar 4.4 Rich picture proses perekrutan karyawan baru yang berjalan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
b. Pelatihan dan training
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit) merupakan fasilisator dalam pelaksanaan suatu pelatihan dan
training untuk seluruh karyawan baik karyawan lama dan karyawan baru,
pelatihan yang dilakukan meliputi pelatihan manajemen perusahaan, manajemen
science dan ketrampilan lainnya yang menunjang proses kinerja perusahaan.
Pelatihan dan training sering kali dilaksanakan di perusahaan ataupun
diluar perusahaan. Apabila dilakukan didalam perusahaan biasanya diisi oleh
mentor dari pihak direksi ataupun para Division Head dari masing-masing
departemen, pelatihan yang disampaikan biasanya mengenai manajemen
perusahaan, manajemen science dan pelatihan mengenai program-program dan
hasil penelitian yang dilakukan perusahaan. Training yang dilakukan di luar
perusahaan biasanya berupa seminar-seminar dan pelatihan yang menunjang
dalam kinerja karyawan diperusahaan. Departemen Sumber Daya Manusia akan
membuat jadwal mengenai pelatihan tersebut, materi yang akan disampaikan,
mentor yang akan mengisi dan hal-hal lainnya yang akan bekerja sama dengan
departemen lainnya dipusat maupun cabang.
Secara visual, proses pelatihan dan training karyawan PT. Mitra Mega
Semesta (DoctoRabbit) dapat dilihat pada Gambar 4.5 dibawah ini:
Gambar 4.5 Rich Picture Proses pelatihan dan training karyawan yang berjalan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
c. Riset atau penelitian
Dalam proses riset atau penelitian, PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit) memiliki Departemen Research and Development dibawah Science
Communication Division Head yang menjalankan peran penuh dalam proses
penelitian tersebut, Departemen SDM berperan sebagai perantara untuk
penyebaran hasil riset yang ditemukan oleh team research and development
kepada seluruh karyawan baik di pusat maupun di kantor cabang. Departemen
Research and Development dapat melakukan penelitian melalui berbagai cara dan
dengan berbagai bahan penelitian, antara lain melalui pencarian yang
berhubungan dengan topik penelitian melalui berita-berita, informasi yang
diperoleh dari berbagai sumber, maupun melalui internet.
Selama peneitian berlangsung, Departemen Research and Development
dapat memberikan usulan dan laporan hasil penelitian kepada Science
Communication Division Head dan kemudian diteruskan ke Departemen SDM.
Departemen SDM akan mereview terhadap usulan dan hasil penelitian yang
diterima, dan akan memberikan keputusan kepada Science Communication
Division Head dan selanjutnya akan diteruskan kepada Departemen Research and
Development, apakah topik penelitian yang diusulkan dapat diteruskan atau
mencari topik lain, sehingga ketika hasil penelitian itu diterima, Departemen SDM
akan bersiap melakukan penyebaran hasil riset tersebut kepada seluruh karyawan
dengan mengadakan pelatihan-pelatihan mengenai hasil riset tersebut.
Secara visual, alur proses penelitian dan riset yang dilakukan karyawan PT.
Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dapat dilihat pada Gambar 4.6 dibawah ini:
Gambar 4.6 Rich Picture Proses penelitian dan riset karyawan yang berjalan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
d. Monitoring program kerja karyawan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit) tentunya memiliki program kerja sebagai perencanaan segala
aktivitas yang ada di PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit). Departemen
Sumber Daya Manusia akan membuat program kerja sesuai dengan visi, misi dan
tujuan yang ingin dicapai secara keseluruhan oleh PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit). Setiap program kerja akan disertai dengan strategi-strategi yang
akan diterapkan guna meningkatkan kinerja karyawan atau SDM di perusahaan.
Program kerja yang dibuat akan dipresentasikan ke BOD (Board Of Director) dan
General Manager bersama dengan seluruh departemen-departemen yang ada
lainnya dan setelah itu disetujui oleh BOD (Board Of Director) pula.
Setelah itu Departemen Sumber Daya Manusia akan membuat persiapan
terhadap pelaksanaan program kerja. Lalu seiring dengan waktu, Departemen
Sumber Daya Manusia akan berusahan melaksanakan aktivitas sesuai dengan
program kerja yang telah dibuat. Selama pelaksanaan, Departemen Sumber Daya
Manusia juga melakukan monitoring atau evaluasi terhadap setiap program kerja
yang telah direncanakan. Setiap bulan, Departemen Sumber Daya Manusia akan
membuat laporan kerja yang akan diserahkan kepada General Manager dan
selanjutnya ke para direksi.
Secara visual, proses monitoring program kerja Departemen Sumber Daya
Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dapat dilihat pada Gambar 4.7
dibawah ini, dimulai dari alur pembuatan program kerja sampai dengan evaluasi
dan pembuatan laporan.
Gambar 4.7 Rich Picture Monitoring Program Kerja yang berjalan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
e. Masukan dan keluhan karyawan.
Selama proses operasional berjalan, tentunya bagi Departemen Sumber
Daya Manusia akan banyak menerima saran-saran atau masukan guna
meningkatkan kinerja. Selain saran-saran positif tentunya tak luput dari informasi
lain berupa keluhan yang akhirnya akan menjadi tolak ukur Departemen Sumber
Daya Manusia untuk menilai performa Departemen Sumber Daya Manusia yang
pada akhirnya akan menjadi sebuah knowledge (pengetahuan) yang dapat
membantu kinerja Departemen Sumber Daya Manusia. Keluhan dan saran yang
disampaikan dapat berasal dari berbagai pihak, antara lain karyawan di satu
departemen ataupun seluruh karyawan di departemen lainnya baik di kantor
cabang maupun di kantor pusat. Dalam penyampaian informasi seperti itu
biasanya secara langsung ke Departemen Sumber Daya Manusia, melalui fax
ataupun telepon.
Dalam mengatasi adanya keluhan dan masukan yang diterima,
Departemen Sumber Daya Manusia akan memastikan bentuk informasi yang
diterimanya. Departemen SDM akan melakukan pencarian knowledge yang
berhubungan dengan masukan yang diterima. Setelah semua knowledge terkumpul,
maka Departemen SDM akan melakukan review dan biasanya didiskusikan
dengan General Affair Div. Head dan Genaral Manager. Setelah melakukan
review dan keputusan telah diambil, maka Departemen SDM bersama General
Affair Div. Head dan Genaral Manager akan menindaklanjuti baik yang
berhubungan dengan pemberi informasi maupun objek yang terkait dengan hal
yang sedang dibahas. Setelah itu, maka semua hal akan ditindaklanjuti sesuai
dengan keputusan yang telah diambil.
Secara visual, alur penyampaian masukan dan keluhan karyawan PT.
Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dapat dilihat pada Gambar 4.8 dibawah ini:
Gambar 4.8 Rich Picture proses alur penyampaian masukan dan keluhan yang
berjalan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
D. Analisis Persyaratan (Requirement Analysis)
Tahap ini adalah fase yang sangat penting dalam sebuah pengembangan
sebuah sistem informasi. Fase ini mendefinisikan dan menganalisis persyaratan-
persyaratan sistem manajemen pengetahuan yang mendukung aktifitas
pendokumentasian dan pendistribusian pengetahuan di Departemen Sumber Daya
Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit).
Reqiurements yang ada akan dibagi menjadi 2 (dua) bagian. Bagian
pertama adalah Functional Requirements yaitu aktifitas dan servis yang harus
disediakan oleh sistem yang akan dikembangkan. Bagian kedua adalah
Nonfunctional Requirement yaitu fitur lain yang diperlukan oleh sistem agar
sistem dapat lebih memuaskan. Berikut adalah requirements dari Sistem
Manajemen Pengetahuan Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega
Semesta (DoctoRabbit):
a. Functional Requirement
Sistem yang dirancang harus mempunyai functional requirements sebagai
berikut:
1. Sistem yang akan dibangun mampu untuk melakukan proses
pendokumentasian terhadap knowledge yang ada di perusahaan.
2. Sistem yang akan dibangun diharapkan mampu untuk membantu user
dalam mengelola knowledge yang ada, yaitu menambah knowledge,
memperbarui knowledge, menghapus knowledge dan mengkategorikan
knowledge.
3. Sistem diharapkan menyediakan fasilitas komunikasi antar user, seperti
fasilitas forum (discussion board) sebagai wadah untuk berdiskusi,
bertukar knowledge dan sebagainya.
4. Sistem diharapkan dapat menjadi wadah bagi user untuk proses sharing
knowledge.
5. Sistem dapat membantu untuk memetakan knowledge yang ada pada
masing-masing individu yang ada di perusahaan sehingga dapat
dikembangkan dan digunakan di perusahaan.
b. Nonfunctional Requirement
Nonfunctional Requirements dari sistem yang dikembangkan adalah
sebagai berikut :
Tabel 4.1 Nonfunctional Requirement
Jenis Kebutuhan Penjelasan
Model Tampilan (Performance) a) Mengefisienkan waktu proses pendokumentasian pengetahuan di Departemen Sumber Daya Manusia.
b) Mengurangi tingkat kesalahan dan ketidaklengkapan data
c) Tampilan interface yang menarik dan lebih user friendly sehingga lebih mudah dimengerti dan digunakan oleh user.
Model Penyimpanan Data (Information)
a) Melakukan penyimpanan data penjualan berupa data karyawan, knowledge dokumen, knowledge hasil riset, knowledge dari eksternal dan mapping knowledge yang terintegrasi dengan database.
b) Mencegah terjadinya penyimpanan data yang redundant.
c) Mencegah hilangnya pengetahuan yang selama ini disebabkan karena penyimpanan pengetahuan dilakukan manual dengan menggunakan form kertas.
d) Memudahkan penyajian laporan dengan pembuatan fitur cetak laporan.
e) Data terdokumentasi dan terstruktur.
Model Segi Ekonomi (Economic) a) Mengurangi Biaya yang disebabkan penyediaan media penyimpanan pengetahuan yang masih berupa kertas.
b) Meningkatkan pelayanan terhadap konsumen dengan telah siapnya kinerja karyawan sehingga tercapai kepuasan pelanggan yang berdampak pada peningkatan hasil pemasukan perusahaan..
Model Pengontrolan Sistem (Control)
a) Meningkatkan keamanan terhadap pelaksanaan proses penyimpanan pengetahuan.
b) Seluruh karyawan berperan aktif dalam pelaksanaan entry pengetahuan dan jalannya aktifitas dalam sistem.
Model Efisiensi Sistem (Eficiency) a) Mengefisienkan waktu untuk pelaksanaan proses penginputan dokumen.
b) Meminimalisasi biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proses pelaporan.
Model Pelayanan Sistem (Service) a) Menghasilkan pengetahuan yang akurat untuk bahan pertimbangan dan evaluasi.
b) Memberi kemudahan dalam penggunaan operasional sistem.
E. Analisis Keputusan (Decision Analysis)
Dari tahapan analisis sebelumnya telah diketahui permasalahan dari sistem
berjalan dan persyaratan akan kebutuhan sistem yang diinginkan, maka fase
selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen
dari sistem usulan yang akan dirancang, dibangun dan diimplementasikan. Berikut
merupakan komponen-komponen yang dibutuhkan:
1. Data Karyawan
Proses pendokumentasian seluruh data karyawan yang ada ke dalam satu
database yang mencakup semua data dan informasi yang berkaitan dengan
karyawan tersebut mulai dari data diri karyawan sampai dengan data rekam
pengalama kerja karyawan.
2. Pencetakan
Sebagian data master dapat digunakan sebagai bahan untuk mencetak
report hasil riset dan report knowledge yang ada di perusahaan.
3. Pelaporan
Dalam sistem informasi ini data-data dimanfaatkan sebagai bahan laporan
terhadap pengetahuan yang dimiliki karyawan lewat fitur pemetaan pengetahuan
atau knowledge map.
4. User
Dalam penggunaannya fungsi-fungsi dalam sistem informasi ini
dioperasikan oleh seluruh karyawan dan elemen yang ada di perusahaan.
Setelah mengetahui komponen-komponen sistem yang diusulkan
selanjutnya adalah menentukan jenis perangkat sistem yaitu berupa tools atau alat
untuk merancang dan mengimplementasikan sistem usulan sehingga
menghasilkan arsitektur sistem yang diinginkan. Dalam menentukan arsitektur
sistem usulan yang terpenting adalah pemahaman terhadap jenis tools yang akan
digunakan karena harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dan fungsi-fungsi
sistem yang terdapat didalamnya.
Di dalam sistem lama, proses pengolahan datanya dilakukan secara
manual, sedangkan pada sistem informasi yang akan dikembangkan adalah sistem
informasi terkomputerisasi berbentuk web application, dan konsep pengembangan
aplikasi ini menggunakan pemrograman berorientasi objek. Sistem usulan
dirancang dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language), dan
pemrograman berorientasi objek yang digunakan dalam mengimplementasikan
sistem ini adalah PHP.
4.4.2 Analisa Permasalahan
Dari hasil wawancara yang dilakukan Penulis kepada pihak-pihak terkait di
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) maka dapat disimpulkan beberapa
permasalahan yang terjadi pada Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra
Mega Semesta (DoctoRabbit) adalah sebagai berikut:
a. Terjadi hambatan didalam usaha untuk meningkatkan kinerja perusahaan
karena kurangnya kesadaran akan pentingnya pengetahuan untuk
membangun individu didalam sebuah perusahaan, sehingga perusahaan
harus mengeluarka biaya ekstra untuk memberikan pelatihan-pelatihan bagi
pengembangan karyawannya.
b. Terjadi banyak kehilangan pengetahuan pada saat karyawan meninggalkan
perusahaan dalam hal ini karyawan tersebut pensiun atau resign. Sehingga
perusahaan akan mengeluarkan biaya tambahan untuk melakukan training
terhadap karyawan baru.
c. PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) memiliki banyak karyawan yang
tersebar di 1 kantor pusat dan 2 kantor cabang, sehingga faktor ini
menyulitkan untuk mendokumentasikan pengetahuan pada setiap individu
karyawan di masing-masing kantor.
d. Terjadi pengulangan kesalahan pada saat menghadapi suatu situasi yang
sulit, karena tidak adanya pendokumentasian dari permasalahan yang terjadi
beserta solusi, sehingga perusahaan mengalami banyak kehilangan waktu,
tenaga dan biaya yang seharusnya tidak terulang kembali.
e. Hasil rapat yang telah dicapai seringkali terlupakan dalam waktu yang
singkat, sehingga menyebabkan pelaksanaan hasil rapat tidak sesuai dengan
yang semestinya.
f. Tidak ada wadah penyampaian ide karyawan yang berguna bagi perusahaan.
g. Tidak ada tempat berkomunikasi penyebaran pengetahuan untuk semua
karyawan baik di kantor pusat ataupun dikantor cabang.
h. Tidak ada wadah penyimpanan dan pengelolaan semua pengetahuan yang
sangat berguna bagi perusahaan.
4.4.3 Analisa Kebutuhan Sistem
Dari permasalahan tersebut diatas, maka dapat ditarik kesimpulan mengenai
kebutuhan sistem yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem manajemen
pengetahuan departemen sumber daya manusia PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit) antara lain:
1. Sistem yang akan dibangun mampu untuk melakukan proses
pendokumentasian terhadap knowledge yang ada di perusahaan.
2. Sistem yang akan dibangun diharapkan mampu untuk membantu user dalam
mengelola knowledge yang ada, yaitu menambah knowledge, memperbarui
knowledge, menghapus knowledge dan mengkategorikan knowledge.
3. Sistem diharapkan menyediakan fasilitas komunikasi antar user, seperti
fasilitas forum (discussion board) sebagai wadah untuk berdiskusi, bertukar
knowledge dan sebagainya.
4. Sistem diharapkan dapat menjadi wadah bagi user untuk proses sharing
knowledge.
5. Sistem dapat membantu untuk memetakan knowledge yang ada pada
masing-masing individu yang ada di perusahaan sehingga dapat
dikembangkan dan digunakan di perusahaan.
4.4.4 Analisa Pemecahan Masalah yang Diusulkan
Dari uraian permasalahan yang ditemui di PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit) diatas, penulis mengusulkan untuk membentuk sebuah sistem
manajemen pengetahuan yang berbasis web yang dapat menyimpan pengetahuan
yang berhubungan dengan Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega
Semesta (DoctoRabbit) serta menyediakan fasilitas-fasilitas untuk memudahkan
pertukaran pengetahuan antar karyawan di kantor pusat atau pun dikantor cabang.
Sistem ini diharapkan mampu untuk membantu dalam proses perolehan
pengetahuan, pengembangan dan penyebaran dan distribusi pengetahuan antar
karyawan yang mendukung proses kegiatan pada Departemen Sumber Daya
Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit). Deskripsi sistem yang akan
dibangun antara lain:
a. Sistem ini menyediakan fasilitas dalam penciptaan pengetahuan, dan
fasilitas untuk pertukaran pengetahuan dan media komunikasi antar
karyawan dan manajemen di kantor pusat dan kantor cabang.
b. Menyediakan fasilitas untuk memberikan informasi mengenai berita dan
peristiwa yang terjadi di lingkungan perusahaan.
c. Sistem yang online dan berbasis web sehingga dapat diakses oleh para
karyawan yang memiliki hak dan kewenangan untuk melihat informasi
tersebut baik yang ada di kantor pusat maupun di kantor cabang.
d. Sistem yang menyediakan fasilitas untuk mendokumentasikan laporan kerja,
notulen rapat, agenda harian dan tugas-tugas karyawan sehingga dapat
meningkatkan kinerja karyawan yang berdampak pada kualitas perusahaan.
4.5 Konsep Arsitektur Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan PT.
Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) yang diusulkan.
Gambar 4.9 Arsitektur pada Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
DoctoRabbit Knowledge Management System merupakan perangkat
teknologi informasi yang digunakan departemen sumber daya manusia PT. Mitra
Mega Semesta sebagai wadah pengumpulan, pengelolaan dan pendistribusian
knowledge yang ada diperusahaan untuk seluruh karyawan yang ada di kantor
pusat dan kantor cabang.
Dalam merancang aplikasi sistem manajemen pengetahuan di departemen
sumber daya manusia, digunakan arsitektur perancangan berbasis web. Setiap
karyawan PT. Mitra Mega Semesta memiliki hak yang sama untuk mengakses
sistem ini, dan setidaknya akan menjadi kewajiban setiap karyawan untuk
mengakses sistem ini, karena di sistem ini nantinya akan banyak sekali knowledge
yang ada sehingga akan menjadikan semakin baiknya kinerja karyawan
diperusahaan. Karena di aplikasi ini Knowledge Worker, yang hal ini adalah
seluruh pengguna knowledge management system, akan melakukan komunikasi
dan sharing melalui DoctoRabbit Knowledge Management System, sehingga dapat
mengakses seluruh knowledge yang dibutuhkan.
Sumber knowledge yang berada di DoctoRabbit Knowledge Management
System berasal dari dua sumber, yaitu sumber knowledge yang tidak terstruktur
dan sumber knowledge yang ada di DoctoRabbit atau DoctoRabbit knowledge.
Sumber knowledge yang tidak terstruktur terdiri dari knowledges yang diperoleh
dari web, file system maupun knowledge yang berasal dari hasil komunikasi
melalui messaging ataupun forum diskusi. File system yang dikategorikan sebagai
sumber knowledge yang tidak terstruktur antara lain dokumentasi untuk masing-
masing knowledge worker (user), pengalaman-pengalaman yang terdokumentasi
dan telah dijadikan data source, kronologi project atau Case yang telah ditangani
dan evaluasi serta saran-saran yang ada. Selain itu sumber knowledge yang lain
adalah sumber knowledge yang diperoleh dari link (alamat) web yang terkait
dengan knowledge yang terkait.
Sumber knowledge lain adalah knowledge yang dimiliki oleh perusahaan
itu sendiri atau yang disebut Doctorabbit knowledge. DoctoRabbit knowledge base
mencakup semua hal yang berhubungan dengan perusahaan, SOP, strategi
perusahaan, job descriptions, program kerja, laporan-laporan dan knowledge
lainnya yang sudah terdokumentasi atau ekplisit.
4.6 Pemetaan Fitur Sistem Usulan
Pemetaan fitur dari aplikasi sistem manajemen pengetahuan departemen
sumber daya manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) berdasarkan dari
hasil knowledge goals yang telah ditetapkan dari analisa sebelumnya.
Tabel 4.2 Pemetaan fitur aplikasi sistem manajemen pengetahuan usulan.
Pemetaan fitur sesuai table diatas, didapatkan dari hasil analisa knowledge
goal yang merupakan hasil semua analisa building block knowledge management,
dan penulis menentukan fitur-fitur yang setidaknya mewakili dari hasil knowledge
goal yang di dapatkan sehingga menghasilkan beberapa fitur tersebut yang antara
lain forum diskusi, problem solving, searching, messaging, monitoring knowledge,
document management dan sebagainya.
4.7 Penjelasan Fitur Sistem Usulan
Untuk memenuhi kebutuhan knowledge worker terhadap aplikasi yang
dirancang, maka akan dibuat perincian terhadap beberapa fitur yang terdapat di
aplikasi ini. Berikut fitur yang akan dirancang pada aplikasi dapat dijabarkan
sebagai berikut :
a. Employee
Fitur ini merupakan fitur utama yang dimiliki oleh Sistem Manajemen
Pengetahuan PT. Mitra Mega Semesta, fitur ini memuat hal-hal yang berhubungan
dengan data riwayat hidup karyawan yang bekerja di PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit).
b. Search
Fitur ini merupakan fitur umum yang harus dimiliki oleh Knowledge
Management System atau Sistem Manajemen Pengetahuan. Dalam fitur ini, user
dapat melakukan beberapa pencarian sebagai berikut:
1. Pencarian knowledge yang berhubungan dengan kasus berdasarkan kategori
tertentu dan dengan beberapa fasilitas kemudahan dalam pencarian.
2. Pencarian terhadap dokumen-dokumen yang dapat dijadikan sebagai
knowledge berdasarkan kategori tertentu, seperti laporan, knowledge dari
hasil rapat, dokumen lainnya termasuk hasil riset dan prosedur yang berlaku.
3. Pencarian job description terhadap staff atau karyawan yang ada
berdasarkan struktur organisasi.
4. atau pencarian lainnya yang ada di sistem.
c. Forum
Fitur ini melibatkan interaksi antara seluruh elemen struktur organisasi di
perusahaan, mulai dari para direksi, manager sampai karyawan lainnya. Dengan
fitur forum diskusi ini, user dapat saling berbagi knowledge, berdiskusi, serta
tidak menutup kemungkinan untuk memberikan tanggapan terhadap topik-topik
yang sedang dibahas. Untuk mendukung proses sharing and distribution
knowledge, maka fitur ini menyajikan beberapa fitur pendukung seperti :
1. Adanya kemampuan bagi admin untuk membuat kategori diskusi dalam
lingkup yang lebih luas. Dengan demikian, topik diskusi tidak saling
bercampur sehingga tidak membingungkan user dalam memfokuskan
diskusi.
2. Memungkinkan user untuk membuat topik baru untuk memulai diskusi.
3. Memungkinkan user untuk melakukan upload atau attach file.
4. Memberlakukan keamanan terhadap topik yang sedang didiskusikan, antara
lain dengan cara melakukan otoritas terhadap hak dalam penghapusan dan
perubahan posting.
d. Document
Melalui fitur ini, user akan lebih mudah membuat dokumentasi secara
digital terhadap knowledge yang dimiliki, dalam fitur ini, user dapat
menggunakan fasilitas yang telah disediakan dalam aplikasi ini, antara lain:
1. User dapat menyimpan dokumen mengenai Satuan Operasional Prosedur
(SOP), dokumentasi hasil riset, materi yang berhubungan dengan satuan
kerja karyawan, program kerja, notulen rapat, knowledge hasil search, dan
sebagainya dengan memanfaatkan fungsi attach file.
2. Pembagian kategori yang dapat mempermudah dalam menyimpan dan
melakukan proses pencarian terhadap dokumen yang tersimpan sehingga
dapat dipergunakan kembali.
e. Case ( Problem Solving )
Fitur ini mendukung fungsi dalam pengelolaan knowledge yag ada di
perusahaan yang berhubungan dengan kebijakan-kebijakan yang diambil dalam
penyelesaian masalah yang dihadapi oleh karyawan PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit) secara keseluruhan. Masalah yang ada biasanya berhubungan
dengan kasus-kasus operasional perusahaan yang sering dihadapi oleh karyawan.
Melalui fitur ini, departemen sumber daya manusia dibantu untuk melakukan
beberapa hal, seperti:
1. Penyimpanan knowledge yang berhubungan dengan kasus-kasus yang terjadi
dalam operasioanal perusahaan.
2. Knowledge yang mencakup penyelesaian kasus, meliputi kronologi kasus
yang terjadi sampai terselesaikan dan solusi yang diambil.
f. Dokumen hasil riset
Fitur ini memberikan kemudahan kepada user untuk membuat sebuah
laporan.. Laporan ini dapat berupa laporan yang menyangkut program kerja, hasil
riset dan laporan lainya yang berhubungan dengan operasional karyawan.
Dalam membuat hasil riset dan laporan program kerja serta laporan lainnya,
user tidak perlu membuat laporan di aplikasi lainnya yang kemudian disimpan
berupa file, baru di-upload ke dalam aplikasi ini. User dapat membuat langsung
dalam fitur ini yang disediakan dengan menggunakan template yang telah
disediakan dan langsung tersimpan dalam database. Sehingga memudahkan user
untuk melakukan proses update, edit atau menghapus file tersebut.
g. Work Knowledge Document
Dalam fitur ini menyajikan sebuah kemudahan terhadap semua user untuk
mengakses dan memberitahukan sebuah penyajian knowledge yang terjadi dalam
lingkungan perusahaan setiap harinya, dan memungkinkan user untuk ikut
berperan aktif dalam menggunakan aplikasi sistem ini untuk menyajikan semua
knowledge yang ditemukan dalam melakukan semua aktifitas diperusahaan.
Dalam sistem yang berjalan di perusahaan sekarang ini, karyawan pada
umumnya menyajikan knowledge yang terjadi hanya melalui sebuah buku data
atau bank knowledge yang setiap waktu diisi oleh karyawan dan memungkinkan
terjadinya kehilangan knowledge terhadap apa yang ditulisnya. Dengan adanya
sistem ini karyawan dengan mudah memasukan informasi berupa knowledge ke
dalam sistem dengan memberikan informasi mengenai siapa yang memberikan
knowledge tersebut.
h. Messaging
Fitur ini memberikan kemudahan bagi user untuk dapat berkomunikasi
melalui pesan singkat. Dalam fitur ini terdapat beberapa fasilitas seperti :
1. User dapat mengirim pesan kepada orang yang dituju secara langsung.
2. Pesan akan masuk ke Inbox masing-masing profil karyawan tersebut,
sehingga dapat mengoptimalkan fungsi dari aplikasi ini.
i. Knowledge Map
Fitur knowledge map disajikan untuk memonitor semua knowledge yang
ada di perusahaan, siapa saja yang memiliki knowledge tersebut dan tingkatan
knowledge yang dimilikinya. Untuk itu, fitur ini digunakan oleh semua unsur
manajemen perusahaan untuk memutuskan semua hal tentang pekerjaan dan
keputusan untuk menugaskan seseorang karyawan berdasarkan knowledge yang
dimiliki karyawan tersebut.
Selain itu, terdapat fitur tambahan untuk melengkapi aplikasi Knowledge
Management System ini, antara lain :
a. News
Fitur ini difasilitasi kemampuan untuk memberikan informasi dan berita-
berita terbaru melalui aplikasi ini. Berita terbaru akan tampil dihalaman utama.
User juga diberikan kemampuan untuk melihat semua berita yang ada.
b. User Setting
User Setting ini merupakan fitur pengendali hak akses user yang ada. Dalam
fitur ini terdapat beberapa fasilitas seperti:
1. Dapat menambah daftar user baru beserta penentuan hak user.
2. Admin dapat meng-update hak akses dari tiap perubahan hak akses pada
user yang telah diberikan.
c. Chat
Fitur ini memberikan kemudahan bagi user untuk dapat berkomunikasi
melalui chating antar karyawan di perusahaan baik kantor pusat atuapun kantor
cabang.
d. Science Info
Fitur ini difasilitasi kemampuan untuk memberikan informasi tentang
kegiatan yang akan dilakukan perusahaan baik yang berlaku untuk karyawan itu
sendiri ataupun untuk pihak klien atau pelanggan melalui aplikasi ini.
4.8 Use Case Model Diagram Sistem Usulan
4.8.1 Class and Event Analysis
Tabel 4.3 Class dan Event Analysis
4.8.2 Class Diagram
Gambar 4.10 Class Diagram Sistem Usulan
4.8.3 Spesifikasi Database
1. Nama File : karyawan
Alias : Tabel Karyawan
Media : Harddisk
Isi : Data Karyawan
Primary key : nik
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan data karyawan
secara keseluruhan.
Tabel 4.4 Spesifikasi database Data Karyawan
2. Nama File : Dokumen
Alias : Tabel Dokumen
Media : Harddisk
Isi : Dokumen
Primary key : doc_id
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan dokumen
yang tersimpan secara keseluruhan.
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. nik Varchar 20 - No Id Karyawan
2. nama Varchar 100 - No Nama Karyawan
3. id_div Varchar 20 - No Id Divisi Karyawan
4. id_dept Varchar 20 - No Id Dept Karyawan
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
jabatan jjk ttmpt_lahir ttgl_lahir alamat telp email ahli kerja
Varchar Enum Varchar Varchar Text Varchar Varchar Text Text
50 -
50
50 -
50
50 - -
- - - - - - - - -
No
No
No
No
No
No
Yes
Yes
Yes
Jabatan Karyawan Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Alamat Karyawan Telepon Karyawan Email Karyawan Keahlian Karyawan Pengalaman Kerja
Tabel 4.5 Spesifikasi database Data Dokumen
3. Nama File : Riset
Alias : Tabel Riset
Media : Harddisk
Isi : Dokumen hasil riset
Primary key : riset_id
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan dokumen
hasil riset yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.6 Spesifikasi database Data Riset
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. doc_id Varchar 20 - No Id Dokumen
2. doc_title Varchar 200 - No Judul Dokumen
3. doc_desc Varchar 300 - No Deskripsi Dokumen
4. doc_file Varchar 300 - No File Dokumen
5.
6.
7.
doc_date doc_author doc_type
Date Int Varchar
-
11
10
- - -
No
No
No
Tanggal Upload User Upload Type Dokumen
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. riset_id Varchar 20 - No Id Riset
2. riset_date date - - No Tanggal Riset
3. riset_author Varchar 100 - No Author
4. cat_id int 10 - No Id Kategori
5. riset_desc Text - - No Riset deskripsi
4. Nama File : Work Knowledge
Alias : Tabel Wk
Media : Harddisk
Isi : Dokumen hasil catatan work knowldge
Primary key : wk_id
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan dokumen
hasil catatan work knowledge yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.7 Spesifikasi database Data Knowledge
5. Nama File : Kasus
Alias : Tabel case
6.
7.
8.
9.
10.
riset_tools riset_cara riset_hasil riset_contoh riset_pic
Text Text Text Text Text
- -
-
-
-
- -
-
-
-
No
No
No
No
No
Riset tools Cara kerja Hasil Riset Contoh Riset Gambar
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. wk_id Varchar 20 - No Id Work Knowledge
2. wk_type Varchar 50 - No Type Work Knowledge
3. wk_title Varchar 50 - No Judul Work Knowledge
4. wk_desc Text - - No Deskripsi Work Knowledge
5.
6.
7.
wk_date wk_mod1
wk_mod2
Date Varchar Varchar
-
50
50
- - -
No
No
No
Tanggal Upload Penanggung Jawab 1 Penanggung Jawab 2
Media : Harddisk
Isi : Record Kasus
Primary key : case_id
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil
record kasus yang terjadi dan yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.8 Spesifikasi database Data Kasus
6. Nama File : Pesan
Alias : Tabel pesan
Media : Harddisk
Isi : Record message
Primary key : pesan_id
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil
record pesan yang tersimpan secara keseluruhan.
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. case_id Varchar 25 - No Id kasus
2. case_status Varchar 1 - No Status Kasus
3. case_author Varchar 20 - No User Upload
4. cat_id Varchar 6 - No Id Kategori
5.
6.
7.
8.
9.
10.
case_title case_desc
case_focus nik person case_chrono
Varchar Text Enum Varchar Varchar Text
100 - -
20
100
-
- - -
- - -
No
No
No
No
Null
No
Judul Kasus Deskripsi Kasus Fokus Kasus Id karyawan Orang yang terlibat Kronlogi kasus
Tabel 4.9 Spesifikasi database Pesan
7. Nama File : Science Info
Alias : Tabel Info
Media : Harddisk
Isi : Informasi Knowledge
Primary key : info_id
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil
record Info Science yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.10 Spesifikasi database Data ScienceInfo
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. pesan_id Varchar 25 - No Id Pesan
2. pesan_subjek Varchar 50 - No Subjek Pesan
3. pesan_isi Text - - No I Isi Pesan
4. pesan_receiver Int 100 - No Penerima Pesan
5.
6.
7.
pesan_sender pesan_date
pesan_status
Int Date Tinyint
100 - 5
- - -
No
No
No
Pengirim Pesan Tanggal Status pesan
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. info_id Varchar 20 - No Id info
2. info_title Varchar 100 - No Judul Info
3. info_content Text - - No I Isi Info
4. info_date Date - - No Tanggal Info
8. Nama File : News
Alias : Tabel Artikel
Media : Harddisk
Isi : Berita
Primary key : id
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil
record Berita yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.11 Spesifikasi database News
9. Nama File : Forum Diskusi
Alias : Tabel Forum
Media : Harddisk
Isi : Record topik dan pembahasan di forum
Primary key : id_topik
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil
record Topik diskusi yang tersimpan secara keseluruhan.
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. id Varchar 20 - No Id berita
2. title Varchar 100 - No Judul Berita
3. author Int 11 - No I User upload
4. content Text - - No Isi Berita
5. news_date
date
- -
No Tanggal
Tabel 4.12 Spesifikasi database Forum diskusi
10. Nama File : Knowledge Map
Alias : Tabel Knowledge
Media : Harddisk
Isi : Record Knowledge yang tersimpan
Primary key : knowledge_id
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil
record Knowledge yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.13 Spesifikasi database Map Knowledge
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. id_topik Varchar 10 - No Id Topik
2. nama Varchar 40 - No Nama user
3. email Varchar 50 - No I email user
4. topik Text - - No Judul Topik
5.
6.
7.
isi tanggal
id_reply
Text Varchar Varchar
-
20
10
- - -
No
No
No
Isi topik Tanggal Id Reply
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. knowledge_id Varchar 100 - No Id Map
2. knowledge_title Varchar 30 - No J Judul Map
3. knowledge_des Text - - No Deskripsi Map
4. knowledge_type Varchar 30 - No Type Map
5. knowledge_level Varchar 30 -
No Level Map
11. Nama File : User Account
Alias : Tabel User
Media : Harddisk
Isi : Data User account yang tersimpan
Primary key : user_id
Fungsi : tabel master user account yang digunakan untuk
menyimpan user account yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.14 Spesifikasi database user account
No Nama Field Jenis Lebar Desimal Null Keterangan
1. user_id Varchar 20 - No Id User
2. username Varchar 50 - No J User name
3. password Varchar 50 - No Password
4. level Enum - - No Level akses
4.8.4 Statechart Diagram
4.8.4.1 Statechart Diagram Employee
Gambar 4.11 Statechart Diagram Employee
Pada Gambar 4.11 diatas, digambarkan Statechart Diagram Employee
yang dapat menjelaskan semua aktifitas yang terjadi didalam fitur karyawan.
Mulai dari meng-create data karyawan sampai mengedit dan menghapus data
karyawan. Semua actor yang terlibat dalam sistem ini dapat mengakses fitur ini
hanya saja hak akses dan keistimewaan yang diberikan berbeda-beda.
4.8.4.2 Statechart Diagram Documents
Gambar 4.12 Statechart Diagram Document
Gambar 4.12 diatas menjelaskan semua aktifitas yang ada dan terjadi di
dalam fitur input dokumen, user diberikan kemudahan untuk meng-create sebuah
dokumen kemudian di input ke dalam aplikasi yang ada, lalu dimudahkan juga
untuk meng-edit dan men-delete semua dokumen. Semua hak akses yang
diberikan untuk semua user sama, mulai akses untuk meng-create sampai delete.
4.8.4.3 Statechart Diagram User Account
Gambar 4.13 Statechart Diagram User Account
Seperti ditampilkan dalam Gambar 4.13 diatas, Statechart Diagram User
Account menjelaskan bagaimana administrator meng-create sebuah account untuk
seorang user, Administrator akan mendaftarkan seorang user baru, otomatis kalau
seseorang sudah menjadi salah satu bagian dari seorang karyawan perusahaan,
user baru dapat mengganti password yang diberikan admin dengan user yang
ditentukan sendiri dengan menggunakan fitur change password yang disediakan
sistem.
4.8.4.4 Statechart Diagram Case ( Problem Solving )
Gambar 4.14 Statechart Diagram Case ( Problem Solving )
Gambar 4.14 menjelaskan tentang Statechart Diagram Case yang
menggambarkan mengenai kejadian aktifitas yang terjadi pada fitur Case yang
ada dalam sistem. User dapat mengakses fitur ini untuk meng-create sebuah kasus
yang terjadi dan kemudian di update ataupun di delete. Fitur ini dapat di akses
oleh semua actor yang terlibat dalam sistem.
4.8.4.5 Statechart Diagram News
Gambar 4.15 Statechart Diagram News
Gambar 4.15 menunjukan penjelasan mengenai Statechart Diagram News
yang memberikan sebuah gambaran mengenai kegiatan atau aktifitas apa saja
yang terjadi di dalam fitur News. Fitur ini mampu memberikan kemudahan kepada
user untuk memberikan berita-berita yang mengandung knowledge untuk
disebarluaskan kepada user lainnya. User dapat mengakses fitur ini dengan bebas,
mereka diberikan kemudahan untuk meng-create berita yang ingin disebarkan
dalam sistem.
4.8.4.6 Statechart Diagram Admin
Gambar 4.16 Statechart Diagram Admin
Gambar 4.16 diatas menjelaskan bagaimana seorang Admin melakukan
kegiatan di dalam sistem ini, mulai dari akses fitur sampai meng-update semua
fitur yang diperlukan dan akhirnya admin tersebut keluar dari sistem.
4.8.4.7 Statechart Diagram Chronology Case
Gambar 4.17 Statechart Diagram Chronology Case
Gambar 4.17 diatas menjelaskan hubungan antara fitur kronologi kasus
dengan fitur kasus itu sendiri, di dalam Statechart Diagram diatas dijelaskan
bahwa kronologi kasus dibuat pada saat user membuat kasus di fitur kasus. User
memiliki kemudahan dalam membuat atau mengakses fitur ini karena memiliki
account tersendiri dan memiliki hak akses yang sama dengan administrator, mulai
dari meng-input kronologi sampai meng-save kronologi kasus yang terjadi.
4.8.4.8 Statechart Diagram Solution
Gambar 4.18 Statechart Diagram Solution
Pada Gambar 4.18 diatas menjelaskan proses untuk meng-input solusi
dari kasus-kasus yang telah ada di database. Dalam Statechart Diagram ini user
diberikan sebebas-bebasnya untuk mem-posting solusi yang ditawarkan untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi. Fitur ini diberikan akses kepada
seluruh user yang terlibat dalam sistem dan administrator sebagai moderator
dalam mengelola fitur ini.
4.8.4.9 Statechart Diagram Forum
Gambar 4.19 Statechart Diagram Forum
Gambar 4.19 diatas menjelaskan apa yang terjadi dalam sebuah
Statechart Diagram dalam fitur forum diskusi, dalam Statechart Diagram tersebut
dijelaskan user diberikan akses untuk meng-posting topik diskusi yang kemudian
bisa diupdate oleh semua user lainnya. Fitur ini diberikan akses kepada seluruh
user yang terlibat dalam sistem ini.
4.8.4.10 Statechart Diagram Research and Development
Gambar 4.20 Statechart Diagram Research and Development
Seperti dalam Gambar 4.20 Statechart Diagram untuk Research and
Development menjelaskan semua aktifitas user didalam mengelola fitur dari riset
dalam sebuah sistem ini, user diberikan hak akses sepenuhnya untuk mengelola
fitur tersebut mulai dari meng-input hasil riset sampai meng-update hasil riset
tersebut.
4.8.4.11 Statechart Diagram ScienceInfo
Gambar 4.21 Statechart Diagram ScienceInfo
Dari Statechart Diagram Gambar 4.21, user memulai state awal dari
meng-create window scienceinfo. Sistem akan memproses semua input yang
telah di akses oleh user. User dapat juga meng-update semua data knowledge
yang terdapat dalam fitur science info ini. Semua user berhak melakukan hak
akses terhadap fitur ini, mulai dari create info sampai meng-update dan simpan
data knowledge di fitur tersebut.
4.8.4.12 Statechart Diagram Work Knowledge
Gambar 4.22 Statechart Diagram Work Knowledge
Seperti yang terlihat di Gambar 4.22, Statechart Diagram ini
menjelaskan bagaimana seorang user meng-akses fitur Work Knowledge dalam
sistem yang kemudian meng-inputkan knowledge yang ada ke dalam sistem.
Dimulai dengan membuat sebuah state yang berisi fitur dari work knowledge
tersebut dan form-form yang ada dalam fitur yang kemudian bisa diisikan oleh
seluruh user yang terlibat dalam sistem ini, yang kemudian dapat juga digunakan
untuk meng-update database dalam state ini. State ini berakhir pada saat user
selesai mengakses dan meng-upadate layanan yanga ada dengan menyimpan
database ke dalam sistem.
4.8.4.13 Statechart Diagram Knowledge Map
Gambar 4.23 Statechart Diagram Knowledge Map
Statechart Diagram Knowledge Map dimulai oleh user yang memiliki hak
akses dengan level tinggi, memulainya dengan men-create sebuah state
knowledge map yang berisikan aktifitas yang terjadi di fitur ini, seperti meng-
input tingkat kepemilikan suatu knowledge oleh karyawan, yang dilakukan oleh
seorang administrator yang memiliki hak untuk mengakses state ini, kemudian
dalam state ini juga bisa dilakukan update-ing database yang kemudian berakhir
dengan tersimpannya ke dalam database dan prosespun selesai.
4.8.4.14 Statechart Diagram Category
Gambar 4.24 Statechart Diagram Category
Pada Gambar 4.24 dijelaskan mengenai state dari Statechart Diagram
Category, statechart ini diawali pada saat user ingin mengakses dengan cara men-
create terlebih dahulu state yang diinginkan, yang berisikan form-form
mendukung untuk user dan sistem. Kemudian user akan mulai mengakses dan
updateing database yang ada ataupun meng-input data baru ke dalam sistem. State
ini berakhir ketika user telah melakukan proses penyimpanan kategori ke dalam
database sistem.
4.8.4.15 Statechart Diagram Message
message
msg_id
msg_date
receiver_user_id
sender_user_id
Gambar 4.25 Statechart Diagram Message
Statechart Diagram Message seperti yang ada dalam Gambar 4.25
dijelaskan bahwa permulaan state yang dilakukan oleh user dengan membuat
sebuah state Message yang telah berisikan fitur ataupun aktifitas lainnya. Pada
saat telah dibuat state yang diinginkan, user bisa mengaksesnya dengan leluasa
dan dapat melakukan pengiriman message sesuai keinginan dalam state ini. State
ini berakhir pada saat user telah melakukan proses pengiriman message kepada
user lain, kemudian user keluar dari fitur ini.
4.8.4.16 Statechart Diagram Search
Gambar 4.26 Statechart Diagram Search
Gambar 4.26 menjelaskan sebuah alur kerja dari Statechart Diagram
Search dimulai dengan meng-create state active yang digunakan dalam proses
pencarian data. Dalam state yang telah dibuat ini, user dapat melakukan proses
search knowledge dalam database lalu berakhir dengan ditampilkannya semua
hasil pencarian yang dilakukan.
4.8.5 Table Actor
Tabel 4.15 Tabel Actor yang terlibat dalam sistem
4.8.6 Actor Specification
Tabel 4.16 Actor Specification Administrator
Administrator
Goal : Seorang yang memiliki account dengan hak akses yang mendapatkan
sebuah keistimewaaan untuk mengelola sebuah sistem. Administrator memiliki
kekuasaan untuk melakukan perubahan apapun didalam sebuah sistem.
Characteristics: sebuah sistem memiliki banyak pengguna dengan masing-
masing memiliki account user tersendiri tetapi memiliki perbedaan dalam hal
hak akses dan keistimewaan lainnya.
Examples : Seorang administrator ingin meng-update sebuah data dari seorang
karyawan, yang dilakukan oleh seorang administrator adalah dengan mencari
data karyawan yang dimaksud kemudian dengan actions yang ada, seorang
administrator berhak melakukan semua perubahannya.
Tabel 4.17 Actor Spesification Employee
Employee
Goal : Seorang yang bekerja di perusahaan yang terdaftar sebagai karyawan
tetap, kontrak maupun karyawan part timer ataupun outsourcing. Dalam
penggunaan sistem ini seorang karyawan memiliki hak akses untuk merubah
semua data yang berhubungan dengan data karyawan tersebut.
Characteristics: Sebuah sistem memiliki banyak pengguna dengan masing-
masing memiliki account user tersendiri tetapi memiliki perbedaan dalam hal
hak akses dan keistimewaan lainnya.
Examples: Seorang employee ingin melakukan input data mengenai riset atau
penelitian yang dilakukan, seorang employee memiliki hak penuh atas akses
untuk meng-input data hasil riset yang terdapat dalam sistem.
Tabel 4.18 Actor Specification General Manager/Board of Direction
General Manager / Board of Direction
Goal : Seseorang yang bertugas sebagai pengendali kegiatan di sebuah
perusahaan dan sebagai pihak manajemen yang mengatur kinerja dari sebuah
perusahaan dari segi finansial dan strategis perusahaan. Dalam penggunaan
sistem ini seorang General Manager ataupun seorang BOD memiliki hak akses
khusus berupa username dan password tersendiri yang berguna sebagai akses
untuk mengendalikan sistem.
Characteristic : dalam penggunaan sistem, actor memiliki hak akses yang
berbeda dibanding dengan hak akses untuk admin dan employee, dengan
memiliki keistimewaan berupa pengendali dalam sebuah sistem.
Examples : seorang General Manager atau BOD ingin mengetahui tingkat
keaktifan karyawan dalam menggunakan sistem ini, maka akan bisa diakses
melalui report-report yang telah disediakan dan map mengenai pengetahuan
yang dimiliki seorang karyawan, sehingga akan menghasilkan sebuah
pandangan mengenai diri karyawan seutuhnya.
4.8.7 Use Case Diagram
Gambar 4.27 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
Pada Gambar 4.27 menunjukan Actor yang terlibat di dalam use case
diagram perancangan sistem adalah Karyawan, BOD/GM dan Administrator.
Pada use case diagram tersebut, terdapat dua belas use case, diantaranya terdapat
dua use case pada package update file master yaitu update data karyawan dan
update user account. Pada package manajemen knowledge terdapat use case
manajemen knowledge yang lebih detail akan digambarkan melalui sequence
diagram. Pada package cetak laporan terdapat tiga use case yaitu cetak dokumen
riset, cetak dokumen work knowledge, cetak laporan kasus. Selanjutnya akan
dibahas lebih detil mengenai use case diagram sistem usulan tersebut dan dibagi
berdasarkan actor yang terlibat di sistem usulan.
Gambar 4.28 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) Actor Karyawan
Pada Gambar 4.28, karyawan sebagai actor melakukan dua aktivitas (use
case) pada update file master yaitu update data karyawan dan update user account.
Pada use case update data karyawan, menampilkan form yang berisi data-data .
Atribut-atribut yang berada di dalam form update data karyawan yaitu nik
karyawan, nama karyawan, alamat, telepon, email dsb. Pada form tersebut,
karyawan dapat mengakses data-data karyawan, mengedit dan menghapus data
karyawan, untuk menambah data hanya bisa dilakukan oleh admin. Pada use case
update user account, menampilkan form yang berisi data-user account. Atribut-
atribut yang berada di dalam form update user account yaitu Password lama dan
password baru. Pada form tersebut, karyawan dapat mengakses data-user account,
dan mengedit user account.
Aktivitas lain actor karyawan terjadi pada use case diagram manajemen
knowledge. Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, karyawan melakukan
aktivitas (use case) manajemen knowledge yang terdiri dari entry file knowledge
yaitu entry kasus, entry knowledge dokumen, entry berita, entry forum dan entry
message. Pada entry kasus, form ditujukan untuk membuat/mencetak laporan
kasus. Form tersebut berisi data-data kasus yang terjadi dalam pekerjaan sehari-
hari. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry kasus yaitu id kasus, status
kasus, judul kasus, karyawan yang terlibat, fokus kasus dan sebagainya. Pada
form tersebut, karyawan dapat mengakses data kasus, memasukan kasus baru
yang terjadi, melakukan sharing untuk menemukan solusi dan mencetak laporan
kasus.
Pada entry knowledge dokumen, form ditujukan untuk membuat/mencetak
knowledge dokumen. Form tersebut berisi knowledge yang ada di perusahaan
berupa knowledge hasil riset, knowledge yang berasal dari dokumen-dokumen,
dan dokumen mengenai knowledge sehari-hari atau work knowledge. Atribut-
atribut yang berada di dalam form entry knowledge dokumen yaitu no.knowledge
dokumen, tanggal knowledge dokumen, judul dokumen, hasil riset dan sebagainya.
Pada form tersebut karyawan dapat mengakses data-data knowledge dokumen,
membatalkan knowledge dokumen dan mencetak knowledge dokumen dengan
memanggil dan mencari data tersebut terlebih dahulu untuk menampilkan data
dokumen yang diinginkan. Knowledge dokumen yang sudah dicetak akan
digunakan user untuk keperluannya sendiri.
Pada entry berita, form ditujukan untuk membuat/mencetak berita. Form
tersebut berisi berita yang telah di entry. Atribut-atribut yang berada di dalam
form entry berita yaitu nomor berita, tanggal berita dan judul berita, Pada form
tersebut karyawan dapat mengakses data-data berita, membuat berita, dan
menyimpan berita.
Pada entry forum, form ditujukan untuk membuat sebuah topik di forum
diskusi. Form tersebut berisi topik-topik knowledge yang berisi mengenai hal-hal
yang perlu disikusikan dengan user lain sehingga menghasilkan sebuah informasi
berupa knowledge dan dimanfaatkan oleh user. Atribut-atribut yang berada di
dalam form entry forum yaitu id topik, isi topik, nama pembuat topik dan tanggal
topik. Pada form tersebut karyawan dapat mengakses dan membuat topik share di
forum diskusi, membatalkan topik yang telah dibuat oleh user tersebut, dan
mendiskusikannya kepada user lain dengan me-reply isi topik. Topik di forum
diskusi yang sudah mendapatkan sebuah knowledge bisa di closed oleh admin.
Pada entry message, form ini ditujukan untuk membuat sebuah message
atau pesan yang dikirimkan oleh user yang memiliki account user kepada user
lainnya yang terlibat di sistem ini. Atribut-atribut yang berada di form ini antara
lain Id pesan, pengirim pesan, penerima pesan dan isi pesan serta tangga pesan.
Pada form tersebut karyawan bisa mengirim dan menerima pesan, menghapus
pesan dan membalas pesan tersebut. Balasan pesan akan di tujukan kepada user
lain yang mengirim.
Aktivitas lain actor karyawan terjadi pada use case diagram cetak laporan.
Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, karyawan melakukan tiga
aktivitas (use case) pada cetak laporan yaitu cetak dokumen riset, cetak dokumen
knowledge dan cetak laporan kasus. Semua form pada masing-masing use case
ditujukan untuk membuat/mencetak laporan-laporan dari seluruh kegiatan
pendokumentasian knowledge tertentu. Form-form tersebut berisi judul dokumen
apa saja yang diinginkan untuk membuat laporan dari masing-masing form.
Karyawan dapat mencetak laporan cetak dokumen riset, cetak dokumen
knowledge dan cetak laporan kasus (pada masing-masing form) dengan
menentukan judul dokumen yang diinginkan terlebih dahulu kemudian diakhiri
dengan menekan tombol print dan laporan akan tercetak. Laporan-laporan yang
telah dicetak dimanfaatkan oleh seluruh karyawan.
Gambar 4.29 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) Actor GM/BOD
Gambar 4.29 menjelaskan, BOD/GM sebagai actor melakukan dua
aktivitas (use case) pada update file master yaitu update data karyawan dan
update user account. Pada use case update data karyawan, menampilkan form
yang berisi data-data . Atribut-atribut yang berada di dalam form update data
karyawan yaitu nik karyawan, nama karyawan, alamat, telepon, email dsb. Pada
form tersebut, BOD/GM dapat mengakses data-data karyawan, mengedit data
sesuai id karyawan tersebut dan menghapus data karyawan, untuk menambah data
hanya bisa dilakukan oleh admin. Pada use case update user account,
menampilkan form yang berisi data-user account. Atribut-atribut yang berada di
dalam form update user account yaitu Password lama dan password baru. Pada
form tersebut, BOD/GM dapat mengakses data-user account, dan mengedit user
account.
Aktivitas lain actor BOD/GM terjadi pada use case diagram manajemen
knowledge. Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, sama halnya denga
actor karyawan, BOD/GM melakukan aktivitas (use case) manajemen knowledge
yaitu entry kasus, entry knowledge dokumen, entry berita, entry forum dan entry
message. Pada entry kasus, form ditujukan untuk membuat/mencetak laporan
kasus. Form tersebut berisi data-data kasus yang terjadi dalam pekerjaan sehari-
hari. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry kasus yaitu id kasus, status
kasus, judul kasus, karyawan yang terlibat, fokus kasus dan sebagainya. Pada
form tersebut, karyawan dapat mengakses data kasus, memasukan kasus baru
yang terjadi, melakukan sharing untuk menemukan solusi dan mencetak laporan
kasus.
Pada entry knowledge dokumen, form ditujukan untuk membuat/mencetak
knowledge dokumen. Form tersebut berisi knowledge yang ada di perusahaan
berupa knowledge hasil riset, knowledge yang berasal dari dokumen-dokumen,
dan dokumen mengenai knowledge sehari-hari atau work knowledge. Atribut-
atribut yang berada di dalam form entry knowledge dokumen yaitu no. knowledge
dokumen, tanggal knowledge dokumen, judul dokumen, hasil riset dan sebagainya.
Pada form tersebut karyawan dapat mengakses data-data knowledge dokumen,
membatalkan knowledge dokumen dan mencetak knowledge dokumen dengan
memanggil dan mencari data tersebut terlebih dahulu untuk menampilkan data
dokumen yang diinginkan. Knowledge dokumen yang sudah dicetak akan
digunakan user untuk keperluannya sendiri.
Pada entry berita, form ditujukan untuk membuat/mencetak berita. Form
tersebut berisi berita yang telah di entry. Atribut-atribut yang berada di dalam
form entry berita yaitu nomor berita, tanggal berita dan judul berita, Pada form
tersebut BOD/GM dapat mengakses data-data berita, membuat berita, dan
menyimpan berita.
Pada entry forum, form ditujukan untuk membuat sebuah topik di forum
diskusi. Form tersebut berisi topik-topik knowledge yang berisi mengenai hal-hal
yang perlu disikusikan dengan user lain sehingga menghasilkan sebuah informasi
berupa knowledge dan dimanfaatkan oleh user. Atribut-atribut yang berada di
dalam form entry forum yaitu id topik, isi topik, nama pembuat topik dan tanggal
topik. Pada form tersebut BOD/GM dapat mengakses dan membuat topik share di
forum diskusi, membatalkan topik yang telah dibuat oleh user tersebut, dan
mendiskusikannya kepada user lain dengan me-reply isi topik. Topik di forum
diskusi yang sudah mendapatkan sebuah knowledge bisa di closed oleh admin.
Pada entry message, form ini ditujukan untuk membuat sebuah message
atau pesan yang dikirimkan oleh user yang memiliki account user kepada user
lainnya yang terlibat di sistem ini. Atribut-atribut yang berada di form ini antara
lain Id pesan, pengirim pesan, penerima pesan dan isi pesan serta tangga pesan.
Pada form tersebut BOD/GM bisa mengirim dan menerima pesan, menghapus
pesan dan membalas pesan tersebut. Balasan pesan akan di tujukan kepada user
lain yang mengirim.
Aktivitas lain actor BOD/GM terjadi pada use case diagram cetak laporan.
Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, BOD/GM melakukan empat
aktivitas (use case) pada cetak laporan yaitu cetak dokumen riset, cetak dokumen
knowledge, cetak laporan kasus dan cetak laporan knowledge map. Semua form
pada masing-masing use case ditujukan untuk membuat/mencetak laporan-laporan
dari seluruh kegiatan pendokumentasian knowledge tertentu. Form-form tersebut
berisi judul dokumen apa saja yang diinginkan untuk membuat laporan dari
masing-masing form. BOD/GM dapat mencetak laporan cetak dokumen riset,
cetak dokumen knowledge, cetak laporan kasus dan cetak laporan knowledge map
(pada masing-masing form) dengan menentukan judul dokumen yang diinginkan
terlebih dahulu kemudian diakhiri dengan menekan tombol print dan laporan akan
tercetak. Laporan-laporan yang telah dicetak dimanfaatkan oleh seluruh karyawan
kecuali laporan knowledge map digunakan sebagai pertimbangan atas kinerja
karyawan.
Gambar 4.30 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) Actor GM/BOD
Keterangan dari Gambar 4.30 diatas, Administrator sebagai actor dapat
melakukan semua aktifitas yang terjadi di dalam sistem, mulai dari mebuat, meng-
edit, menghapus dan mencetak semua fungsi yang terdapat di sistem. Admin juga
berperan sebagai pelaku maintenance sistem untuk merawat sistem tersebut.
4.8.8 Use Case Specification
Tabel 4.19 Use Case Spesification Login User
Login User
Use Case : Login user adalah pintu gerbang untuk memasuki
sistem ini, user memiliki account login tersendiri untuk memulai
beraktifitas di dalam sistem ini, account login tersebut diberikan
oleh administrator sistem yang dibagi menjadi beberapa
tingkatan level hak akses user.
Object: employee
Function: (to be added)
Tabel 4.20 Use Case Spesification Employee
Employee
Use Case : Status employee bisa digunakan oleh administrator,
employee dan general manager/BOD. pada use case ini
menyajikan informasi mengenai data karyawan yang disajikan
berdasarkan data diri karyawan dan riwayat pekerjaannya. Pada
administrator biasanya dapat melakukan banyak hal di usecase
ini seperti update data bahkan men-delete data karyawan
tersebut. Karena administrator memiliki hak akses yang berkuasa
untuk mengatur sistem. Untuk actor lainnya hak akses yang
dipakai hanya sebatas untuk meng-update data dan searching
data karyawan.
Object: employee
Function: (to be added)
Tabel 4.21 Use Case Spesification Case
Case
Use Case: untuk use case Case, bisa digunakan untuk actor
administrator, employee dan GM/BOD. Pada use case ini
digunakan sebagai wadah untuk menuangkan kejadian-kejadian
yang terjadi di lapangan ataupun di kantor dalam melaksanakan
tugas kerja. Untuk administrator porsi yang didapatkan lebih
besar yaitu sebagai pengawas data-data case yang masuk ke
dalam database dan berfungsi sebagai pengendali dalam data
case dan dapat memberikan sebuah solusi dari sebuah kasus yang
terjadi. Untuk actor lainnya hak akses yang didapatkan hanya
sebatas input data case, input kronologi kejadian dan meng-
update case tanpa bisa men-delete case tersebut.
Object: case, chronology
Function: (to be added)
Tabel 4.22 Use Case Spesification Document
Document
Use Case : Document dapat diakses oleh seluruh actor baik
administrator, employee maupun General Manager ataupun
BOD. Use case ini merupakan sebuah proses pendokumentasikan
knowledges yang ada dalam perusahaan berupa bentuk dokumen
(file) hasil research atau hasil dari pelatihan-pelatihan dan berupa
work knowledge yang ada setiap harinya yang dilaporkan oleh
seluruh actor. Semua actor berhak menakses semua fungsi yang
ada di use case ini. Hasil akhir yang didapatkan adalah berupa
print out dari masing-masing dokumen.
Object: employee, dokumen
Function: (to be added)
Tabel 4.23 Use Case Spesification Message
Message
Use Case: message bisa digunakan oleh semua actor yang terlibat
dalam system ini, baik itu administrator, employee ataupun
GM/BOD. Semua actor memiliki hak akses yang sama dalam
penggunaan message, baik untuk mengirim message antar
karyawan ataupun message ke management atau BOD. Masing-
masing actor memiliki inbox, untuk mengetahui message yang
diterima ataupun untuk membalas message ataupun
menghapusnya.
Object: message, employee
Function: (to be added)
Tabel 4.24 Use Case Spesification ScienceInfo
ScienceInfo
Use Case: ScienceInfo dapat diakses oleh seluruh actor, hanya
dibedakan oleh hak akses dari masing-masing actor untuk
memproses aktifitas. ScienceInfo digunakan untuk
menginformasikan segala sesuatu mengenai apa saja yang
berhubungan dengan kepegawaian baik berupa jadwal kerja,
pengumuman atau hal lainnya. Administrator bertugas sebagai
pihak yang mengatur aktifitas di scienceInfo berupa input, edit dan
delete scienceInfo. Untuk actor lainnya mempunyai hak akses
hanya sebatas melihat info saja.
Object: scienceinfo, employee
Function: (to be added)
Tabel 4.25 Use Case Spesification News
News
Use Case: News bisa digunakan oleh seluruh actor yang terlibat
dalam sistem. News berfungsi menampilkan semua berita yang
berhubungan dengan perusahaan atau berita lainnya yang berguna
untuk karyawan. Seluruh actor bisa menggunakan news dengan
semua aktifitas seperti input dan update news tetapi untuk delete
hanya dapat dipakai oleh administrator.
Object: news, employee..
Function: (to be added)
Tabel 4.26 Use Case Spesification Forum
Forum
Use Case: forum diskusi digunakan untuk melakukan proses sharing
knowledge antar karyawan. Forum dapat digunakan oleh seluruh
actor yang terlibat dalam sistem. Semua actor bisa memposting topik
yang ingin di share oleh karyawan lainnya sehingga terjadi interaksi
oleh semua karyawan. Seluruh actor bisa membuat new posting dan
mengupdate posting-an tersebut dengan akses yang dimilikinya.
Untuk administrator berhak untuk men-delete posting yang dianggap
tidak berguna untuk proses interaksi.
Object: employee
Function: (to be added)
Tabel 4.27 Use Case Spesification Knowledge Map
Knowledge Map
Use Case: Knowledge Map bisa diakses oleh actor yang memiliki
hak akses khusus seperti administrator dan General Manager atau
BOD, untuk GM dan BOD diberikan akses hanya Read saja, tidak
diberikan akses untuk menginput data knowledge map tersebut.
Knowledge map berisi mengenai tingkat kemahiran seorang
karyawan yang diukur melalui level kemampuan dan kepemilikan
knowledge, sehingga akan menggambarkan aset yang dimiliki oleh
seorang karyawan dalam hal kepemilikan knowledge.
Object: employee
Function: (to be added)
Tabel 4.28 Use Case Spesification Category
Category
Use Case: Category hanya bisa diakses oleh seorang administrator,
baik berupa input, edit dan delete category. Category digunakan
sebagai penghubung pada knowledge map yang digunakan sebagai
catatan dalam pengelompokan knowledge yang dimiliki oleh
karyawan.
Object: kategori
Function: (to be added)
Tabel 4.29 Use Case Spesification Search
Search
Use Case : Fungsi Search digunakan hampir disemua fitur yang ada
di sistem ini, searching digunakan ketika user ingin mengetahuai dan
mendapatkan knowledge yang tersimpan dalam waktu lama di sistem
ini.
Object: employee, document, news, scienceinfo, case
Function: (to be added)
Tabel 4.30 Use Case Spesification Print-out
Print-out
Use Case : fungsi Print-out terdapat pada fitur yang memiliki
knowledge yang berbentuk file dokumen dan memiliki sub fitur
berupa layanan untuk mencetak hasil dokumen yang ada, dan bisa
dimanfaatkan dalam pengembangan knowledge.
Object: employee, document, research
Function: (to be added)
Tabel 4.31 Use Case Spesification Logout
Logout
Use Case : Fungsi yang dimiliki oleh sistem agar mempermudah user
untuk keluar dari sistem untuk sementara.
Object: employee
Function: (to be added)
4.8.9 Function List
Tabel 4.32 Function List Knowledge Management System
Input data karyawan Very complex Update
Pendokumentasian kasus Complex Update
Input Kronologis kasus Medium Update
Mencari Data Karyawan Medium Read
Input solusi kasus Medium Update
Hapus kasus Simple Update
Query kasus terdahulu Medium Read
Upload File Dokumen Medium Signal
Input Data Riset Medium Update
Input Work Knowledge Medium Update
Print out report dokument Simple Signal
Hapus Dokumen Simple Update
Query dokumen terdahulu Medium Read
Input ScienceInfo Medium Read
Hapus ScienceInfo Simple Update
Input News Simple Read
Hapus News Simple Update
Sending Message Complex Signal
View Message Simple Read
Reply Message Simple Signal
Input Topik Forum Medium Update
Hapus Topik Simple Update
Input Map Complex Update
Mencari Map Simple Read
Input Kategori Medium Update
Hapus kategori Simple Update
4.8.10 Window List and Print-Out List
Tabel 4.33 Window List and Print-Out List
Windows Print-Outs
Main
Employee
Case
Message
News
ScienceInfo
Forum
Chat
Map
Category
Dokumen riset
Report case
Dokumen Umum
Dokumen work knowledge
4.8.11 Sequence Diagram
4.8.11.1 Sequence Diagram Login Administrator
Gambar 4.31 Sequence Diagram Login Administrator
Dari Diagram diatas menjelaskan bagaimana alur sebuah proses sistem
manajemen pengetahuan yang dimulai dari bagaimana seorang admin untuk
mengakses dalam sebuah fungsi login administrator. Pada awalnya seorang aktor
yang dalam hal ini seorang admin akan meng-create sebuah fungsi di window
login Admin, di window login admin, aktor akan berinteraksi dengan fungsi
timeline di window aktor dengan meng-entry data username dan password login
yang dimilikinya, lalu kemudian masih di window login, aktor akan memilih
button login. Setelah itu, sistem akan mengakses database yang berhubungan di
objek tersebut yaitu database user, sistem akan mencocokan username dan
password yang di-entry oleh aktor, apabila cocok sistem akan memberikan hasil
berupa hak akses untuk menuju sebuah window berikutnya.
4.8.11.2 Sequence Diagram Login User
Gambar 4.32 Sequence Diagram Login User
Seperti halnya pada sequence diagram login admin, pada login user juga
memiliki kesamaan proses dalam mengakses sistem ini, yang membedakan hanya
aktor yang berperan, bukan lagi admin tapi user biasa yang sudah memiliki hak
aksesa dalam sistem ini dan window yang digunakan adalah window login khusus
untuk user yang telah terdaftar, secara proses sama dengan login administrator.
4.8.11.3 Sequence Diagram Update Data Karyawan (Admin)
Gambar 4.33 Sequence Diagram Employee (Admin)
Pada diagram ini, aktor yang berperan adalah Admin, Admin dalam proses
employee berperan sebagai pengatur semua data yang tersedia dan tersimpan di
sistem ini. Dalam sequence diagram ini di jelaskan peranan seorang Admin dalam
mengelola sebuah knowledge yang tersedia didalam database employee. Aktor
memulai proses ini dengan berhubungan dengan objek yang terkait antara lain
adalah login admin dan window login, seperti di jelaskan sebelumnya, untuk
mengakses sistem ini semua aktor harus melalui proses login user baik itu Admin
maupun user terdaftar lainnya. Kali ini yang berperan adalah aktor Admin yang
sudah di jelaskan sebelumnya. Setelah proses login berhasil, masih didalam
timeline yang sama dengan objek sebelumnya yaitu window login admin, aktor
akan meneruskan untuk meng-create objek lain yaitu window employee, di dalam
window ini Admin dapat melakukan peranannya untuk mengelola knowledge yang
tersedia di database employee ini, mulai dari membuat user baru, membuat hak
akses atas user, sampai menghapus account user. Dalam proses mengelola
tersebut, Admin melakukannya di window employee yang pada saat bersamaan
akan menghubungkan ke objek lainnya yaitu database karyawan, pada saat itulah
proses terjadi, yaitu proses update knowledge maupun proses lainnya.
4.8.11.4 Sequence Diagram Update Data Karyawan (User)
Gambar 4.34 Sequence Diagram Employee (User)
Pada Sequence Diagram diatas dijelaskan bahwa sistem ini diakses oleh
aktor lainnya yaitu user. User yang memiliki hak akses ini hanya user yang sudah
terdaftar dalam sistem ini, yang memiliki username dan password untuk login
user. Dalam sequence diagram ini digambarkan user dalam mengakses window
employee, proses ini dimulai dari ketika seorang user akan mengakses yaitu
dengan menghubungkan objek yang terkait yaitu window employee (user) dan
database employee. User memulainya dengan meng-create sebuah objek yaitu
window employee lalu dari window employee tersebut langsung menghubungkan
dengan database employee. User memiliki hak akses hanya meng-edit data atas
namanya sendiri, tidak bisa menghapus dan mengelola account user lainnya. Pada
saat proses edit, sistem akan berinteraksi dengan objek lainnya yang kemudian
meng-update data secara otomatis.
4.8.11.5 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Entry Document
window login
create
user
Top Package::Admin & User
logout
entry_username
entry_password
create()
klik_sign_in
Window dokumen
get_data_research()
result_data_research()
riset
close()
update_data_document()
save()
get_data_user()
result_data_user()
wk
save()
get_data_worknote()
result_data_worknote()
dokumen
klik_submit()
save()
Gambar 4.35 Sequence Diagram Document
Diagram diatas menjelaskan sebuah proses yang terjadi dalam mengelola
sebuah objek di dalam sistem yaitu pengelolaan dokumen, baik itu dokumen hasil
riset maupun dokumen lainnya. Sequence diagram ini menjelaskan bagaimana
seorang aktor mengelola dan meyimpan sebuah dokumen yang memiliki tingkatan
knowledge yang diperlukan oleh karyawan. Seperti hal proses sebelumnya, aktor
yang terlibat dalam proses ini, juga mengawali dengan login user baik itu untuk
Admin maupun user lainnya yang sudah dijelaskan dalam proses sebelumnya.
Selanjutnya didalam timeline yang sama aktor meneruskan lagi dengan
berhubungan dengan objek lainnya yaitu meng-create sebuah window document,
pada window ini langsung terhubung dengan database. Dalam proses ini ada 3
buah database yang terlibat yaitu database research, work knowledge dan
database document itu sendiri dan masing-masing memiliki fungsi yang berbeda
di dalam sistem ini dan tidak berjalan secara bersama.
4.8.11.6 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Entry News
Gambar 4.36 Sequence Diagram News
Diagram di atas adalah Sequence diagram news, yaitu menjelaskan proses
yang terjadi di dalam sistem untuk mengelola sebuah berita yang mengandung
knowledge yang berguna. Aktor yang terlibat dalam proses ini adalah Admin dan
user lainnya yang telah terdaftar dalam sistem sebelumnya. Proses ini juga
dimulai dari login user baik login sebagai Admin ataupun login sebagai user,
perbadaannya hanya sebagai hak akses dalam mengelola database news ini. Pada
timeline window login, user akan meneruskan untuk meng-create sebuah objek
yaitu window news yang telah terhubung dengan objek lainnya yaitu sebuah
database news. Dalam timeline window news ini, terdapat beberapa fungsi sistem
yang bisa digunakan oleh aktor yaitu untuk meng-update dan mengelola objek
yang terdapat dalam sistem ini. Setelah proses update dilakukan sistem secara
otomatis akan menyimpan ke dalam database yang terhubung.
4.8.11.7 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Entry ScienceInfo
(Admin)
Gambar 4.37 Sequence Diagram ScienceInfo (Admin)
Diagram diatas adalah sequence diagram science info yang berperan
sebagai media informasi antara pejabat perusahaan dengan karyawan. Dalam
sequence diagram ini dijelaskan bagaimana seorang aktor akan mengelola objek
tersebut di dalam sistem. Dalam sequence diagram ini dijelaskan aktor yang
terlibat adalah Admin, peranan Admin adalah mengelola info yang terdapat dalam
sistem ini, baik untuk mengedit info maupun menghapus info. Seperti proses
sebelumnya aktor yang terlibat mengakses sistem ini dengan proses login user,
kemudian di teruskan dengan meng-create sebuah objek yang terlibat yaitu
window science info yang terdapat fungsi-fungsi yang bisa di gunakan oleh aktor.
Objek lainnya yang berhubungan dengan sistem ini adalah sebuah database
science info yang menyimpan semua knowledge. Pada saat aktor meng-update
info dalam sistem, aktor tersebut melakukan interaksi terhadap objek yang
digunakan yaitu window science info dan database, lalu setelah selesai meng-
update sistem akan menyimpan secara otomatis kedalam database tersebut.
4.8.11.8 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Entry Forum Diskusi
(Admin)
Gambar 4.38 Sequence Diagram Forum Diskusi (Admin)
Sequence diagram forum diskusi (admin) diatas menjelaskan bagaimana
interaksi antar objek yang ada di dalam sistem ini. Aktor yang terlibat dalam alur
ini adalah Admin yang berperan dalam mengelola sebuah forum diskusi di dalam
sistem. Aktor memulainya dengan melakukan login user untuk Admin, masih
berada di timeline window login Admin, kemudian di lanjutkan dengan interaksi
objek lainnya yaitu meng-create sebuah window yang di beri nama window forum
diskusi yang langsung terkoneksi dengan objek lainnya yaitu database forum
diskusi. Aktor diberikan hak akses untuk meng-update data yang dibutuhkan
didalam forum diskusi yang akan terotomatisasi tersimpan di dalam database.
4.8.11.9 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Forum Diskusi (User)
Gambar 4.39 Sequence Diagram Forum Diskusi (User)
Seperti halnya sequence diagram forum diskusi untuk admin, sequence
diagram forum diskusi untuk user hampir memiliki alur proses yang sama, yang
membedakan adalah hak akses yang di berikan kepada aktor yang dalam hal ini
adalah user. Jika pada Admin diberikan hak akses yang seluas-luasnya untuk
mengelola forum diskusi dalam sistem ini, pada user diberikan hak akses hanya
untuk memberikan masukan atas topik yang ada di dalam forum diskusi tersebut
dan memberikan topik baru, tetapi tidak bisa menghapus topik yang telah ada.
4.8.11.10 Sequence Diagram Search
Gambar 4.40 Sequence Diagram Search
Sequence diagram search menjelaskan mengenai alur dari penggunaan
fitur search di dalam sistem, aktor yang terlibat adalah Admin dan user yang
terdaftar. Prosesnya adalah aktor akan meng-create sebuah objek yaitu window
search dan sebuah database yang berisi knowledge di dalam sistem. Selanjutnya
aktor akan meng-entry data yang akan di cari di dalam fungsi yang ada di window
search kemudian sistem mulai mencari dengan menghubungkan ke database yang
ada, ada ataupun tidak, sistem akan menampilkan hasil yang di dapatkan di
window search.
4.8.11.11 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Entry Message
Top Package::UserWindow pesan
Create
Sender_List
Create
psan
Get_User_Data
User_Name
Sender_List
Get_message_data
Message
Delete_Message
Delete_Message
search_Message
search_Message
Message_Search
View_Message UI :
WindowsViewMessage
Create
Get_message_data
Message_detail
Report
UI :
WindowsWriteMessage
Create Receiver List
Create
Get_user_Data
User_Name
Receiver_List
Sending_Message
Entry_New_Message
Choose_Receiver
Add_Message
Maintain by Receiver Sender
Gambar 4.41 Sequence Diagram Message
Pada diagram diatas, aktor yang berperan dalam alur proses ini adalah
Admin dan user yang terdaftar sebelumnya. Sequence diagram message
menjelaskan bagaimana alur seorang aktor akan mengirimkan message kepada
user lainnya dan objek apa saja yang terkait mengenai hal tersebut. Dimulai
dengan interaksi aktor dengan window login, selanjutnya aktor akan meng-create
sebuah objek yaitu window message yang di dalamnya terdapat fungsi-fungsi
yang bisa dipergunakan untuk proses pengiriman pesan. Semua aktor memiliki
hak akses yang sama, yaitu mengirimkan, membaca dan menghapus pesan.
Setelah ada window message, aktor akan berinteraksi dengan objek lainnya yaitu
sender list yang berhubungan dengan database karyawan, dari database itu akan
di dapatkan nama-nama yang akan dikirimkan pesan, setelah itu data yang telah di
dapatkan akan ditampilkan di window message kembali, setelah itu aktor baru bisa
mengirimkan pesan. Di dalam message ada layanan inbox yang dimiliki oleh
masing-masing user, untuk itu pada window message, aktor akan berinteraksi
dengan objek lain yaitu database message untuk memperoleh data message yang
disimpan dan ditampilkan di window message.
4.8.11.12 Sequence Manajemen Knowledge Diagram Knowledge Map
Admin
UI_ WindowsKnowledgeMap knowledge
Create
Entry_Knowledge
Submit_Knowledge
Add_Knowledge
View_Knowledge
UI_
WindowsMasterKnowledge
Create
Get_Knowledge
View_Knowledge
CLOSE
Choose_Knowledge
Edit_Knowledge
Delete_Knowledge
Update_Knowledge
Delete_Knowledge
Gambar 4.42 Sequence Diagram Map
Diagram diatas mempunyai peranan sebagai alur kegiatan yang dilakukan
aktor dalam mengukur atau mengetahui knowledge apa saja yang dimiliki oleh
karyawan. Aktor yang terlibat dalam proses ini adalah Admin dan user yang telah
terdaftar, tetapi yang dibedakan adalah hak akses. Dalam proses tersebut, admin
memulai dengan login user terlebih dahulu seperti dijelaskan dalam proses
sebelumnya, lalu kemudian aktor akan meng-create sebuah objek berupa window
knowledge map dan berhubungan langsung dengan database knowledge map.
Admin memiliki hak untuk meng-entry data dan meng-update data, dan user
hanya bisa melihat atau membaca data.
4.8.12 Deployment Diagram
Server
Server_User Interface Server_System Interface
Server_Action
Server_active object
Client
Client_System Interface Client_User Interface
Client_Active Object
Printer
TCP/IP
Gambar 4.43 Deployment Diagram
Deployment diagram tersebut merupakan gambaran dari interface yang
terdapat pada client dan server. Pada sistem ini menggunakan sistem client server,
dimana pada client terdapat client user interface dan client system interface yang
terhubung dengan server system interface yang diketahui sebagai hubungan dalam
proses dan penyimpanan data knowledge.
4.8.13 Navigation Diagram
4.8.13.1 Navigation Diagram Employee
Window Login Admin
Gambar 4.44 Navigation Diagram Employee
4.8.13.2 Navigation Diagram Case
Window Homepage
Admin
Window Base
Case
Pilih Case Base
Case
View Case Detail
Pilih View Case
Edit Case
Search Case
Input New Case
Klik Back
Pilih Edit
Konfirmasi HapusKonfirmasi Edit
berhasil
Pilih Update
Pilih Continue Back to
Base casePilih Delete
Pilih Kembali
Konfirmasi Hapus
Berhasil
Pilih
Hapus
Pilih Continue Back to
base case
Pilih Input
Case
Pilih Buat Case
Konfirmasi berhasil
Pilih continue Back to Base Case
Pilih Search Case
Result
Pilih Search
Pilih View
Gambar 4.45 Navigation Diagram Case
4.8.13.3 Navigation Diagram Document
Gambar 4.46 Navigation Diagram Document
4.8.13.4 Navigation Diagram Research
Window Homepage
Admin
Window Base
Research
Gambar 4.47 Navigation Diagram Research
4.8.13.5 Navigation Diagram ScienceInfo
Window Homepage
Admin
Window Base
ScienceInfoWindow Info Detail
Pilih Science Info
Base Science Info Pilih View
Konfirmasi Hapus
Science Info
Window Info Edit
Klik Back
Pilih Edit
Konfirmasi
Pilih Update
Window Add Science
Info
Pilih Continue
Back to Base
Pilih Delete
Pilih Kembali Back to Base Science Info
Pilih Hapus
Konfirmasi berhasil
Pilih Continue Back to
Base Science Info
Pilih Input
Science Info
Pilih Buat Science Info
Konfirmasi Berhasil
Pilih Tambah
Science Info
Pilih Continue
Back to Base
Window Search
Science Info
Pilih Science
Info Search
Gambar 4.48 Navigation Diagram ScienceInfo
4.8.14 Window Diagram
4.8.14.1 Window Diagram Login
Gambar 4.49 Window Diagram Login
4.8.14.2 Window Diagram Homepage
Gambar 4.50 Window Diagram Homepage
4.8.14.3 Window Diagram User Account
Gambar 4.51 Window Diagram User Account
4.8.14.4 Window Diagram Case
Gambar 4.52 Window Diagram Case
4.8.14.5 Window Diagram Input Karyawan
Gambar 4.53 Window Diagram Input Karyawan
4.8.14.6 Window Diagram Input Karyawan
Gambar 4.54 Window Diagram Input Karyawan
4.8.14.7 Window Diagram Search Scienceinfo
Gambar 4.55 Window Diagram Search Scienceinfo
4.8.14.8 Window Diagram Document
Gambar 4.56 Window Diagram Document
4.8.14.9 Window Diagram Upload Document
Gambar 4.57 Window Diagram Upload Document
4.8.14.10 Window Diagram Work Knowledge
Gambar 4.58 Window Diagram Work Knowledge
4.8.14.11 Window Diagram Input Work Knowledge
Gambar 4.59 Window Diagram Input Work Knowledge
4.8.14.12 Window Diagram Research
Gambar 4.60 Window Diagram Research
4.8.14.13 Window Diagram Input Research
Gambar 4.61 Window Diagram Input Research
4.8.14.14 Window Diagram Search Research
Gambar 4.62 Window Diagram Search Research
4.8.15 Rancangan User Interface
4.8.15.1 Rancangan Login user
Gambar 4.63 Rancangan Login user
4.8.15.2 Rancangan Homepage
Gambar 4.64 Rancangan Homepage
4.8.15.3 Rancangan User Account
Gambar 4.65 Rancangan User Account
4.8.15.4 Rancangan Input Data Karyawan
HEADER
Home SettingKMChatForumNewsScience
InfoMessageDocumentCaseEmployee
Change Password Sign Off
FOOTER
Administrative Account
[Back to Account List]
Username
Password
NIK
Surename
Gender
Jabatan
Departemen
Divisi
Confirm Password
Tempat Lahir
Tanggal Lahir
CREATE
Gambar 4.66 Rancangan Input Data Karyawan
4.8.15.5 Rancangan Case Base
HEADER
Home SettingKMChatForumNewsScience
InfoMessageDocumentCaseEmployee
Change Password Sign Off
FOOTER
Master Case
Focus Category Status ActionTitle
Gambar 4.67 Rancangan Case Base
4.8.15.6 Rancangan Input Case
Gambar 4.68 Rancangan Input Case
4.8.16 Sistem Testing dan Implementasi
4.8.16.1 Sistem Testing
Pada tahap ini, penulis menggunakan metode pengujian unit dengan
pendekatan black-box testing. Black-box testing adalah pengujian yang dilakukan
untuk antar muka perangkat lunak, pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan
bahwa fungsi-fungsi bekerja dengan baik dalam arti masukan yang diterima
dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benar-benar tepat, pengintegrasian
dari eksternal data berjalan dengan baik. (http://widiyati.wordpress.com/, 23 juli
2008)
Pada pengujian Black-Box Testing, tidak perlu diketahui apa yang
sesungguhnya terjadi dalam sistem/perangkat lunak. Karena yang diuji adalah
masukan serta keluarannya. Dalam pengujian ini kita dapat menggunakan Use
Case Diagram yang kita kembangkan saat analisis sebagai panduan, apakah
keluaran sesuai dengan harapan serta kebutuhan pengguna.
Pengujian secara black box, yaitu suatu pendekatan untuk menguji apakah
setiap fungsi di dalam program dapat berjalan dengan benar. Berikut beberapa
proses yang dilakukan penulisan dalam pengujian ini, yaitu:
a. Fungsi-fungsi yang tidak benar, baik input maupun output.
b. Kesalahan interface.
c. Kesalahan dalam strukturdata atau akses database.
Dibawah ini merupakan tabel hasil pengujian dari Aplikasi Sistem
Manajemen Pengetahuan pada Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra
Mega Semesta (DoctoRabbit) :
Tabel 4.34 Tabel Pengujian Sistem
No Rancangan Proses Hasil yang Diharapkan Keterangan Hasil
1. Input address aplikasi
http:/localhost/bener
Menampilkan halaman
beranda pengguna dan
form login
OK
2. Sudah terdaftar sebagai
user, Isi form login,
kemudian klik tombol
‘login’
Menampilkan sesi
pertama halaman home
user
OK
3. Pilih Menu Employee
� Base Employee
Menampilkan halaman
menu base employee
OK
4. Pada base employee
pilih New Account
Menampilkan Form
Isian data karyawan
OK
5. Isi Data karyawan di
form isian data
karyawan kemudian
pilih button create
Menampilkan halaman
verifikasi sukses atau
tidak dalam melakukan
pengisian
Data tersimpan di
database, kemudian
data ditampilkan di
base employee
OK
6. Pilih salah satu
username lalu kemudian
pilih action � set
permission
Menampilkan
Permission setting form
kemudian pilih Save
Pilihan button Radio OK
7. Pilih salah satu
username lalu kemudian
pilih action � Edit
Menampilkan Form Edit
data account �
kemudian Update
Menampilkan
halaman verifikasi
OK
8. Pilih salah satu
username lalu kemudian
pilih action � Delete
Menampilkan window
konfirmasi
OK
9. Pilih Menu Employee
� Search Employee
Menampilkan Form
Pencariaan data
Pilih Button Search
kemudian
menampilkan
halaman result
OK
10. Pilih Menu Case �
Base Case
Menampilkan halaman
menu base case
OK
11. Pada base case � pilih
Buat Case
Menampilkan Halaman
input case
OK
12. Isi form input case
kemudian pilih button
Submit
Menampilkan halaman
verifikasi sukses atau
tidak dalam melakukan
pengisian
Data tersimpan di
database, kemudian
data ditampilkan di
base case
OK
13. Pilih salah satu data Menampilkan halaman Link button back OK
case lalu kemudian pilih
action � View
detail case. untuk kembali ke
base case
14. Pilih salah satu data
case lalu kemudian pilih
action � Edit
Menampilkan form edit
data � pilih button
update
Menampilkan
halaman verifikasi
OK
15. Pilih salah satu case lalu
kemudian pilih action
� Delete
Menampilkan halaman
konfirmasi
Menampilkan
halaman verifikasi
OK
16. Pilih Menu Case �
Search Case
Menampilkan Form
Pencariaan data
Pilih Button Search
kemudian
menampilkan
halaman result
OK
17. Pilih Menu Document
� Base Document
Menampilkan halaman
menu base document
OK
18. Pada base document �
pilih Buat Document
Menampilkan Halaman
input document
OK
19. Isi form input document
kemudian pilih button
Submit
Menampilkan halaman
verifikasi sukses atau
tidak dalam melakukan
pengisian
Data tersimpan di
database, kemudian
data ditampilkan di
base document
OK
20. Klik icon liat hasil Menampilkan halaman
hasil akhir konsultasi
perhitungan waris
Pada tabel record
halaman riwayat
perhitungan yang
pernah dilakukan
OK
4.8.16.2 Sistem Implementasi
Beberapa tahapan dalam implementasi sistem ini dibutuhkan beberapa
pengaturan agar aplikasi dapat berjalan dengan benar dan sesuai dengan apa yang
diharapkan. Dalam tahapan implementasi ini Penulis hanya melakukan tes uji
coba sistem kepada para calon user sebelum perusahaan memutuskan untuk
benar-benar meng-implementasikan sistem ini untuk di pergunakan sehari-hari.
Tahapan tersebut antara lain:
a. Metode Pre-test (Sebelum Implementasi)
Pada metode ini, Penulis mengemukakan keadaan sistem dan keadaan
karyawan sebelum di implementasikannya Sistem Manajemen Pengetahuan
pada Departemen Sumber Daya Manusia, data yang diambil berdasarkan
hasil analisa data yang diperoleh dari karyawan itu sendiri didalam
perusahaan, hasil data yang diperoleh adalah : (hasil data Pre-test terlampir)
1. Presentase penilaian karyawan yang bermasalah dalam melakukan pekerjaan
sehari-hari.
Presentase Karyawan yang bermasalah dalam melakukan kegiatan kerja sehari-hari
71%
29%
Bermasalah
Tidak Bermasalah
Gambar 4.69 Diagram Presentase Karyawan yang bermasalah
dalam melakukan kegiatan kerja sehari-hari
Dari diagram diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sebagian besar
karyawan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) mengalami permasalahan
dalam melakukan kegiatan pekerjaan sehari-hari atau sebesar 71% responden
yang memilih. Permasalahan yang dihadapi oleh karyawan pada umumnya terdiri
dari ketika mereka ada tugas di luar kantor dan pekerjaan lainnya.
2. Presentase penilaian terhadap permasalahan yang sering dihadapi karyawan
Presentase penilaian terhadap permasalahan yang sering dihadapi karyawan
2027%
1622%
1926%
1014%
34%
57%
bahan pengajaran yangterlalu sulit
mencari referensi untukmenyelesaikan masalah
waktu yang sempit untukmelakukan brainstormingantar karyawanmateri presentasi yangdihadapkan ke klienkurangteknik penyampaianpresentasi kurang
susahnya memahamisituasi klien
Gambar 4.70 Diagram presentase penilaian terhadap
Permasalahan yang sering dihadapi karyawan
Dari diagram di atas dapat diketahui masalah-masalah yang dialami oleh
karyawan pada saat mereka melakukan pekerjaan sehari-hari. Berdasarkan hasil
dari kuesioner yang diberikan ke responden diketahui bahwa permasalahan utama
yang dipilih oleh 27% responden adalah bahan materi pengajaran yang terlalu
sulit sehingga sulit dimengerti oleh para tutor, sehingga dalam pelaksanaan tugas
pengajaran dalam kegiatan klien terhambat karena ketidakpahaman tutor dalam
menguasai materi. Selain permasalahan materi, permasalahan lain yang di pilih
yaitu 26% responden memilih bahwa waktu yang sempit untuk melakukan sebuah
proses share knowledge atau brainstorming antar karyawan, sehingga pengetahuan
yang dimiliki karyawan tidak merata, dan tidak terjadi perluasan pengetahuan
karyawan. Permasalahan lainnya adalah kurangnya referensi untuk meyelesaikan
permasalahan kerja sebanyak 22% yang dipilih responden dan permasalahan
lainnya yang berkutat pada teknik presentasi karyawan terhadap klien perusahaan.
3. Presentase penilaian terhadap solusi yang didapatkan oleh karyawan
Presentase penilaian terhadap solusi yang didapatkan oleh karyawan
2539%
2234%
1016%
58%
23%
memberikan tutorial ataujuklak untuk memudahkankaryawan
sering-sering melakukanbrainstorming atarkaryawan
melakukan pelatihan
memberikan contohkasus danpenyelesaiannya
menentukan karyawanmenurut skill yangdikuasainya
Gambar 4.71 Diagram presentase penilaian terhadap
Solusi yang didapatkan Karyawan
Diagram diatas menjelaskan solusi yang dilakukan karyawan dalam
menghadapi permasalahan yang ada di perusahaan sehari-hari. Hampir sebagian
karyawan akan membutuhkan sebuah tutorial atau juklak atau SOP untuk
memudahkan dalam melaksanakan pekerjaannya dan menyelesaikan masalahnya
sebanyak 39% responden yang memilih. Selain itu solusi yang diambil adalah
34% responden memilih untuk bersama-sama melakukan brainstorming antar
karyawan agar pengetahuan yang dimiliki karyawan bisa bertukar agar semakin
luas. Solusi lainnya adalah sebanyak 16% responden memilih melakukan
pelatihan-pelatihan di perusahaan untuk meningkatkan skill dan 8% responden
memilih memberikan contoh kasus dan penyelesaiannya untuk memberikan
gambaran atau referensi.
4. Presentase penilaian terhadap persiapan karyawan dalam menjalankan
pekerjaan di luar kantor.
Presentase penilaian terhadap persiapan karyawan dalam menjalankan pekerjaan di luar
kantor
2937%
34%
2025%
1215%
1519%
mencari karyawan lainyang lebih ahli
mempersiapkan sendiriatau coba sendiri
mencari dokumen atauSOP yang ada
mencari referensi daripengalaman teman
mencari referensi daribuku dan internet
Gambar 4.72 Diagram presentase penilaian terhadap
Persiapan karyawan dalam menjalankan pekerjaan luar kantor
Diagram diatas menjelaskan bahwa presentase karyawan dalam
mempersiapkan diri mereka dalam menyiapkan segala sesuatu yang akan di bawa
pada saat bertemu klien atau melakukan pekerjaan di luar kantor. Sebanyak 37%
responden memilih mencari karyawan yang lebih ahli untuk sekedar bertukar ilmu
dan berdiskusi. Cara lain yang dilakukan adalah dengan mencari dokumen atau
SOP yang tersedia sebanyak 25% responden. Hal lain yang dilakukan adalah
dengan mencari referensi internet dan buku sebanyak 19% responden, dan
sebanyak 15% responden menanyakan pengalaman kepada rekan atau teman kerja
serta 4% responden mempersiapkan sendiri atau coba sendiri.
5. Presentase penilaian terhadap persiapan karyawan dalam mengerjakan
pekerjaannya.
Presentase penilaian karyawan terhadap bahan yang di gunakan dalam melaksanakan pekerjaannya
2041%
1837%
1122% konsultasi dengan
karyaw an lain
konsultasi denganatasan
mencari referensi lew atdokumen yang ada
Gambar 4.73 Diagram presentase penilaian terhadap
Bahan / materi yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan
Dari diagram diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sebelum melakukan
pekerjaan di kantor atau luar kantor, biasanya karyawan akan mempersiapkan
bahan atau materi yang diperlukan untuk keperluannya, biasanya didapatkan dari
hasil konsultasi dengan karyawan lain sebanyak 41% responden. Cara lain yaitu
karyawan bisa menanyakan langsung dan berkonsultasi dengan atasannya
sebanyak 22% responden memilihnya, ataupun dengan hasil dari referensi
deokumen yang ada di perusahaan sebanyak 37% responden.
6. Presentase penilaian karyawan terhadap kebutuhan media sharing
knowledge
Presentase peniliaian karyawan terhadap kebutuhan media sharing knowledge
96%
4%karyawan yangmembutuhkan mediasharing knowledge
karyawan yang tidakmembutuhkan mediasharing knowledge
Gambar 4.74 Diagram presentase penilaian terhadap
Kebutuhan media sharing knowledge
Diagram diatas menunjukkan bahwa sebanyak 96% responden
membutuhkan media sharing knowledge sebagai media untuk membantu mereka
dalam melaksanakan tugas sehari-hari dan membagi knowledge yang dimiliki
serta sebagai media bagi mereka untuk mencari knowledge yang mereka perlukan.
b. Metode Post-test (Setelah Implementasi)
Pada metode ini, Penulis mengemukakan hasil yang diperoleh karyawan
pada saat Sistem Manajemen Pengetahuan ini sudah berjalan dan
diimplementasikan di perusahaan dalam waktu 2 minggu. Hasil yang
diperoleh berdasarkan hasil analisa data dari karyawan yang sudah
menggunakan aplikasi ini selama kurang lebih 2 minggu, hasil yang didapat
antara lain : (hasil data Post-test terlampir)
1. Presentase penilaian tampilan halaman Sistem Manajemen Pengetahuan PT.
Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
Presentase Penilaian Tampilan Halaman Sistem Manajemen Pengetahuan PT. Mitra Mega Semesta
Sangat baik29%
Baik58%
Cukup11%
Kurang2% Sangat Kurang
0%
Sangat baik
Baik
Cukup
Kurang
Sangat Kurang
Gambar 4.75 Diagram presentase penilaian terhadap
Persiapan karyawan dalam menjalankan pekerjaan luar kantor
Dari diagram diatas dapat disimpulkan bahwa tampilan dari halaman
aplikasi sistem manajemen pengetahuan PT. Mitra Mega Semesta sudah baik,
dimana hasil penilaian 58% responden memilih baik, 29% memilih sangat baik,
11% responden memilih cukup dan hanya 2% responden memilih kurang baik.
2. Presentase penilaian terhadap fasilitas yang ada dalam sistem.
Presentase penilaian terhadap Fasilitas KMS PT. Mitra Mega Semesta
Sangat baik36%
Baik46%
Cukup18%
Kurang0%
Sangat Kurang0%
Sangat baik
Baik
Cukup
Kurang
Sangat Kurang
Gambar 4.76 Diagram presentase penilaian terhadap
Fasilitas KMS PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
Dari diagram diatas disimpulkan bahwa fasilitas yang tersedia pada
aplikasi sistem manajemen pengetahuan PT. Mitra Mega Semesta sudah baik,
dengan diketahui dari jumlah responden yang memilih sebanyak 46% memilih
baik, 36% responden memilih sangat baik, dan 18% memilih cukup baik.
Beberapa fasilitas yang ada di dalam aplikasi sistem manajemen pengetahuan PT.
Mitra Mega Semesta antara lain chat, maintain document, forum diskusi, message
dan lain sebagainya.
3. Presentase penilaian terhadap kemudahan pengguna dalam mengakses
sistem.
Presentase Penilaian Terhadap kemudahan pengguna
Sangat baik33%
Baik45%
Cukup20%
Kurang2%
Sangat Kurang0%
Sangat baik
Baik
Cukup
Kurang
Sangat Kurang
Gambar 4.77 Diagram presentase penilaian terhadap kemudahan pengguna
Dari diagram diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi sistem manajemen
pengetahuan ini, sudah sangat mudah untuk penggunaanya, diketahui dari data
yang memilih sangat baik sebanyak 45% dari responden, sementara yang memilih
sangat baik sebanyak 33%, sedangkan responden yang memilih cukup dan susah
masing-masing sebanyak 20% dan 2%.
4. Presentase penilaian terhadap kegunaan sistem.
Presentase Penilaian Kegunaan dari KMS PT. Mitra Mega Semesta
Sangat Membantu
36%
Membantu49%
Cukup 13%
Tidak Membantu
0%
Abstain2%
Sangat Membantu
Membantu
Cukup
Tidak Membantu
Abstain
Gambar 4.78 Diagram presentase penilaian terhadap kegunaan dari KMS
Dari diagram diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa aplikasi ini sudah
baik dalam proses membantu dalam kegiatan karyawan sehari-hari dengan bukti
36% responden memilih sangat membantu, 49% memilih membantu, 13%
memilih cukup membantu dan 2% responden abstain.
5. Permasalahan yang dapat dipecahkan dengan aplikasi ini.
Permasalahan yang Terpecahkan
3023%
2520%
2419%
2822%
2116%
00%
Mempermudah berbagipengetahuan atau shareknowledge oleh rekan-rekan kerja.
Mempermudahmemberikan penjelasatambahan terhadap hal-halyang berhubungan denganpermasalahan kepadakaryawan.Mempermudah dalammemberikan contoh-contohkepada karyawan
Mempermudah dalammencari knowledge yangdibutuhkan oleh karyawan
Membantu dalammenunjukkan kreatifitaskaryawan.
Tidak ada
Gambar 4.79 Diagram presentase penilaian terhadap permasalahan yang
terpecahkan
Dari diagram diatas dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi ini sudah
dapat memecahkan masalah, dimana 30 responden atau 23% responden
menyatakan bahwa aplikasi ini mempermudah berbagi pengetahuan dan share
knowledge oleh rekan kerja, 25 responden atau 20% responden menyatakan
aplikasi ini memudahkan dalam memberikan penjelasan tambahan terhadap hal-
hal yang berkaitan dengan permasalahan. 28 responden atau 22% responden
menilai bahwa aplikasi ini mempermudah dalam mencari knowledge yang
dibutuhkan oleh karyawan. 24 responden atau 19% responden menilai bahwa
aplikasi ini memudahkan dalam memberikan contoh-contoh kasus terhadap
karyawan, dan 21 responden atau 16% responden berpendapat bahwa aplikasi ini
dapat membantu dalam menunjukkan kreatifitas karyawan.
206
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil analisa dan pembangunan rancangan sistem
manajemen pengetahuan yang telah dilakukan, maka dapat diperoleh kesimpulan
sebagai berikut:
1. Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (Doctorabbit)
memiliki beberapa kendala dalam proses penyimpanan, pengumpulan dan
pendistribusian knowledge yang ada di perusahaan, sehingga pemerataan
pengetahuan di kalangan karyawan belum efektif karena knowledge yang
ada diperusahaan masih banyak yang belum terdokumentasi atau masih
bersifat tacit knowledge. Adanya kebutuhan dikalangan karyawan dan
perusahaan berupa sebuah sistem manajemen pengetahuan yang dapat
mengelola semua hal tentang knowledge yang ada diperusahaan untuk
digunakan kembali oleh seluruh elemen yang ada diperusahaan.
2. Dengan penerapan aplikasi sistem manajemen pengetahuan ini diharapkan
memudahkan karyawan dalam mengelola knowledge yang ada di perusahaan
baik di kantor pusat maupun kantor cabang yang terintegrasi, sehingga
terjadi pemerataan kepemilikan knowledge oleh seluruh karyawan di PT.
Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) sehingga akan mudah membantu dalam
kinerja karyawan dalam perusahaan.
207
5.2 Saran
Saran yang dapat disampaikan Penulis setelah dilakukan penyusunan
skripsi ini kepada PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit), sebagai berikut:
1. Kesulitan utama pada sistem ini adalah dalam mengumpulkan knowledge
yang dimiliki karyawan karena tidak semua orang mau membagi knowledge
yang dimilikinya. Oleh karena itu, perusahaan seharusnya lebih respect
terhadap knowledge yang dimiliki karyawan dengan memberikan suatu
reward kepada karyawan yang secara aktif berperan dalam sistem ini.
2. Sistem yang dirancang dan dibangun masih bersifat sederhana, karena
sistem ini hanya memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola
knowledge yang ada, dan hanya fokus pada proses pengumpulan knowledge,
problem solving dan hubungan antar karyawan baik di kantor pusat maupun
dikantor cabang. Untuk selanjutnya, dapat dikembangkan dengan
menambahkan fitur-fitur yang lengkap seperti adanya pelatihan secara
online, ataupun disertai dengan sistem penunjang keputusan (SPK) untuk
memudahkan pengambilan keputusan di departemen sumber daya manusia.
3. Perlu diadakan training atau pelatihan dan evaluasi terhadap seluruh
karyawan yang akan terlibat dalam penggunaan sistem ini, sehingga
nantinya sistem ini dapat digunakan semaksimal mungkin oleh semua
karyawan.
208
ii
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN
( KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM )
PADA DEPARTEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
(Studi Kasus PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit))
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom)
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Disusun oleh
MUHAMMAD FAHRI
104093002970
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1931 H/2010 M
xx
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Informasi ................................................................................ 17
Gambar 2.2 Kualitas Informasi.............................................................................. 18
Gambar 2.3 Core Process knowledge management............................................... 25
Gambar 2.4 Building block knowldege management ............................................. 29
Gambar 2.5 Contoh mengenai kemampuan dan komponen dari portal pengetahuan
perusahaan menekankan penggunaannya sebagai sistem manajemen
pengetahuan berbasis web ................................................................. 35
Gambar 2.6. Strategi RAD (Rapid Application Development) .............................. 45
Gambar 2.7 Jenjang dari data ............................................................................... 46
Gambar 2.9 Logo web server APACHE ................................................................. 55
Gambar 2.10 Logo PHP ........................................................................................ 57
Gambar 2.11 Mekanisme kerja permintaan dokumen PHP................................... 57
Gambar 2.12 Logo MySQL .................................................................................... 58
Gambar 4.1 Logo Perusahaan .............................................................................. 73
Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) ......... 77
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Sumber Daya Manusia
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)............................................ 78
Gambar 4.4 Rich picture proses perekrutan karyawan baru yang berjalan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)............................................ 96
Gambar 4.5 Rich Picture Proses pelatihan dan training karyawan yang berjalan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit)....................................................................................... 98
Gambar 4.6 Rich Picture Proses penelitian dan riset karyawan yang berjalan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)............................................ 99
Gambar 4.7 Rich Picture Monitoring Program Kerja yang berjalan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit)........................................................................................ 101
Gambar 4.8 Rich Picture proses alur penyampaian masukan dan keluhan yang
berjalan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) ............................. 102
xxi
Gambar 4.9 Arsitektur pada Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit)....................................................................................... 106
Gambar 4.10 Class Diagram Sistem Usulan......................................................... 116
Gambar 4.11 Statechart Diagram Employee ........................................................ 117
Gambar 4.12 Statechart Diagram Document......................................................... 117
Gambar 4.13 Statechart Diagram User Account ................................................... 118
Gambar 4.14 Statechart Diagram Case ( Problem Solving )................................. 118
Gambar 4.15 Statechart Diagram News ................................................................ 119
Gambar 4.16 Statechart Diagram Admin............................................................... 119
Gambar 4.17 Statechart Diagram Chronology Case ............................................. 120
Gambar 4.18 Statechart Diagram Solution............................................................ 120
Gambar 4.19 Statechart Diagram Forum .............................................................. 121
Gambar 4.20 Statechart Diagram Research and Development ............................. 121
Gambar 4.21 Statechart Diagram ScienceInfo ...................................................... 122
Gambar 4.22 Statechart Diagram Work Knowledge ............................................. 122
Gambar 4.23 Statechart Diagram Knowledge Map .............................................. 123
Gambar 4.24 Statechart Diagram Category .......................................................... 124
Gambar 4.25 Statechart Diagram Message .......................................................... 124
Gambar 4.26 Statechart Diagram Search ............................................................. 125
Gambar 4.27 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)........................................... 129
Gambar 4.28 Sequence Diagram Login Administrator ......................................... 138
Gambar 4.29 Sequence Diagram Login User ........................................................ 139
Gambar 4.30 Sequence Diagram Employee (Admin) ............................................ 140
Gambar 4.31 Sequence Diagram Employee (User) .............................................. 141
Gambar 4.32 Sequence Diagram Document .......................................................... 143
Gambar 4.33 Sequence Diagram News.................................................................. 144
Gambar 4.34 Sequence Diagram ScienceInfo (Admin).......................................... 146
Gambar 4.35 Sequence Diagram ScienceInfo (User) ............................................ 147
Gambar 4.36 Sequence Diagram Forum Diskusi (Admin) .................................... 148
Gambar 4.37 Sequence Diagram Forum Diskusi (User) ....................................... 149
xxii
Gambar 4.38 Sequence Diagram Search ............................................................... 150
Gambar 4.39 Sequence Diagram Message ............................................................ 151
Gambar 4.40 Sequence Diagram Map ................................................................... 153
Gambar 4.41 Deployment Diagram ....................................................................... 154
Gambar 4.42 Navigation Diagram Employee ........................................................ 155
Gambar 4.43 Navigation Diagram Case................................................................ 156
Gambar 4.44 Navigation Diagram Document ....................................................... 157
Gambar 4.45 Navigation Diagram Research......................................................... 158
Gambar 4.46 Navigation Diagram ScienceInfo ..................................................... 159
Gambar 4.47 Window Diagram Login ................................................................... 160
Gambar 4.48 Window Diagram Homepage ........................................................... 160
Gambar 4.49 Window Diagram User Account ...................................................... 161
Gambar 4.50 Window Diagram Base Case ........................................................... 161
Gambar 4.51 Window Diagram Input Karyawan .................................................. 162
Gambar 4.52 Window Diagram Input Case ........................................................... 163
Gambar 4.53 Window Diagram Search Scienceinfo.............................................. 164
Gambar 4.54 Window Diagram Master Base Scienceinfo.................................... 164
Gambar 4.55 Window Diagram Input Scienceinfo ............................................... 165
Gambar 4.56 Window Diagram Document ............................................................ 165
Gambar 4.57 Window Diagram Upload Document ............................................... 166
Gambar 4.58 Window Diagram Work Knowledge................................................. 166
Gambar 4.59 Window Diagram Input Work Knowledge ....................................... 167
Gambar 4.60 Window Diagram Research ............................................................. 167
Gambar 4.61 Window Diagram Input Research .................................................... 168
Gambar 4.62 Window Diagram Search Research ................................................. 169
Gambar 4.63 Window Diagram Input New Message............................................. 169
Gambar 4.64 Window Diagram Inbox Message .................................................... 170
Gambar 4.65 Window Diagram Change Password ............................................... 170
Gambar 4.66 Window Diagram Setting Permission .............................................. 171
Gambar 4.67 Window Diagram Chat .................................................................... 171
Gambar 4.68 Rancangan Login Admin .................................................................. 172
Gambar 4.69 Rancangan Login User .................................................................... 172
xxiii
Gambar 4.70 Rancangan Homepage ..................................................................... 173
Gambar 4.71 Rancangan User Account ................................................................ 173
Gambar 4.72 Rancangan Input Data Karyawan ................................................... 174
Gambar 4.73 Rancangan Case Base ...................................................................... 175
Gambar 4.74 Rancangan Search Science Info ....................................................... 175
Gambar 4.75 Rancangan Input Case .................................................................... 176
Gambar 4.76 Rancangan Base Document ............................................................ 177
Gambar 4.77 Rancangan Upload Document ......................................................... 178
Gambar 4.78 Rancangan Base Work Knowledge .................................................. 179
Gambar 4.79 Rancangan Base Input Work Knowledge........................................ 180
Gambar 4.80 Rancangan Base Research ............................................................... 181
Gambar 4.81 Rancangan Search Research............................................................ 182
Gambar 4.82 Rancangan Input Research .............................................................. 183
Gambar 4.83 Diagram Presentase Karyawan yang bermasalah dalam melakukan
kegiatan kerja sehari-hari .............................................................. 196
Gambar 4.84 Diagram presentase penilaian terhadap Permasalahan yang sering
dihadapi karyawan .......................................................................... 197
Gambar 4.85 Diagram presentase penilaian terhadap Solusi yang didapatkan
Karyawan ......................................................................................... 198
Gambar 4.86 Diagram presentase penilaian terhadap Persiapan karyawan dalam
menjalankan pekerjaan luar kantor ................................................ 199
Gambar 4.87 Diagram presentase penilaian terhadap Bahan / materi yang
digunakan dalam melaksanakan pekerjaan .................................... 200
Gambar 4.88 Diagram presentase penilaian terhadap Kebutuhan media sharing
Knowledge....................................................................................... 201
Gambar 4.89 Diagram presentase penilaian terhadap Persiapan karyawan dalam
menjalankan pekerjaan luar kantor ................................................ 202
Gambar 4.90 Diagram presentase penilaian terhadap Fasilitas KMS PT. Mitra
Mega Semesta (DoctoRabbit) ........................................................ 202
Gambar 4.91 Diagram presentase penilaian terhadap kemudahan pengguna...... 203
Gambar 4.92 Diagram presentase penilaian terhadap kegunaan dari KMS ........ 204
Gambar 4.93 Diagram presentase penilaian terhadap permasalahan yang ......... 204
xxiv
xi
DAFTAR ISI
Halaman Judul ................................................................................................. i
Halaman Sampul .............................................................................................. ii
Lembar Persetujuan ........................................................................................ iii
Lembar Pengesahan ......................................................................................... iv
Halaman Pernyataan ....................................................................................... v
Abstrak .............................................................................................................. vi
Kata Pengantar ................................................................................................ vii
Daftar Isi ........................................................................................................... xi
Daftar Tabel ...................................................................................................... xviii
Daftar Gambar ................................................................................................. xx
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah ............................................................................... 3
1.3 Batasan Masalah...................................................................................... 4
1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan................................................................ 5
1.5 Metodologi Penelitian ............................................................................ 7
1.5.1 Metode Pegumpulan Data ............................................................. 7
1.5.2 Metode Perancangan Sistem ......................................................... 8
1.6 Sistematika Penulisan ............................................................................ 10
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Umum ................................................................................ 13
2.1.1 Konsep Dasar Sistem ..................................................................... 13
2.1.1.1 Pengertian Sistem............................................................. 13
2.1.1.2 Karakteristik Sistem......................................................... 14
2.1.1.3 Klasifikasi Sistem ............................................................ 15
2.1.2 Konsep Dasar Informasi................................................................. 17
2.1.2.1 Data Versus Informasi ..................................................... 17
xii
2.1.2.2 Siklus Informasi ............................................................... 17
2.1.2.3 Kualitas Informasi............................................................ 18
2.1.2.4 Nilai Informasi ................................................................. 19
2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi .................................................... 19
2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi ........................................... 19
2.1.3.2 Komponen Sistem Informasi .......................................... 20
2.1.4 Konsep Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management
System (KMS)) ............................................................................... 21
2.1.4.1 Pengertian Manajemen dan Fungsi Manajemen .............. 21
2.1.4.2 Pengertian Pengetahuan (Knowledge) ............................ 22
2.1.4.3 Tipe Knowledge dalam Organisasi .................................. 23
2.1.4.6 Pengertian Manajemen Pengetahuan (Knowledge
Management) ................................................................... 24
2.1.4.7 Pengertian Sistem Manajemen Pengetahuan .................. 24
2.1.4.8 Proses Utama dalam Manajemen Pengetahuan .............. 24
2.1.4.9 Practical Building Blocks dari Manajemen Pengetahuan 28
2.1.4.10 Definisi Knowledge Goals ............................................... 30
2.1.4.11 Knowledge Goals pada Tingkat yang Berbeda ................ 32
2.1.4.12 Parameter Sistem Manajemen Pengetahuan .................... 34
2.2 Teori-Teori Khusus ............................................................................... 35
2.2.1 Konsep Dasar OOAD (Object Oriented Analysis and Design) .... 35
2.2.1.1 Pengertian OOA (Object Oriented Analysis) ................... 35
2.2.1.2 Pengertian OOD (Object Oriented Design) ..................... 36
2.2.2 Konsep Dasar UML (Unified Modelling Language) .................... 36
2.2.2.1 Pengertian UML ............................................................... 36
2.2.2.2 UML Diagram .................................................................. 37
2.2.2.2.1 Class Diagram .................................................. 37
2.2.2.2.2 Deployment Diagram ........................................ 38
2.2.2.2.3 Sequence Diagram ............................................ 39
2.2.2.2.4 Statechart Diagram ........................................... 40
2.2.2.2.5 Use Case Diagram ............................................ 41
xiii
2.2.2.2.6 Navigation Diagram ......................................... 42
2.2.2.2.1 Window Diagram .............................................. 43
2.2.3 Rapid Application Development (RAD) ........................................ 43
2.2.4 Basis Data dan Database Management System (DBMS) .............. 46
2.2.4.1 Basis Data ........................................................................ 46
2.2.4.2 Database Management System (DBMS) .......................... 48
2.2.5 Konsep Dasar Internet .................................................................. 49
2.2.5.1 Pengertian Internet ........................................................... 49
2.2.5.2 Sejarah Internet ................................................................ 49
2.2.5.3 Sumber Daya Internet ...................................................... 52
2.2.5.4 HyperText Transfer Protocol (HTTP) .............................. 53
2.2.6 Aplikasi Web ................................................................................. 54
2.2.7 Web Server .................................................................................... 54
2.2.8 Web Browser.................................................................................. 55
2.2.9 PHP ............................................................................................... 55
2.2.10 MySQL ........................................................................................ 58
2.2.10.1 Mengenal MySQL .......................................................... 58
2.2.10.2 Kelebihan MySQL ......................................................... 58
2.2.10.3 Perbedaan MySQL dan SQL ......................................... 60
2.2.11 Rich Picture ................................................................................. 62
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Metode Pengumpulan Data .................................................................... 63
a. Penelitian Kepustakaan ( Library Research )...................................... 63
b. Pengamatan ( Observasi ) ................................................................... 64
c. Wawancara .......................................................................................... 65
d. Studi Literatur ..................................................................................... 65
3.2 Metode Pengembangan Sistem ............................................................... 67
a. Mendefinisikan Lingkup (Scope Definition) ....................................... 68
b. Analis Sistem (Analysis) ..................................................................... 68
c. Perancangan Sistem ( Design )............................................................ 69
d. Implementasi Sistem ........................................................................... 70
xiv
3.4 Analisa Building Block Manajeman Pengetahuan .................................. 71
BAB 4 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisa Profil Perusahaan ....................................................................... 73
4.1.1 Sejarah Perusahaan......................................................................... 73
4.1.2 Logo Perusahaan ........................................................................... 73
4.1.3 Visi dan Misi Perusahaan .............................................................. 74
4.1.3.1 Visi Perusahaan ................................................................ 74
4.1.3.2 Misi Perusahaan ............................................................... 74
4.1.4 Sekilas DoctoRabbit ...................................................................... 74
4.1.5 Science dalam Kacamata DoctoRabbit ......................................... 75
4.1.6 Budaya DoctoRabbit Budaya Science ........................................... 76
4.1.7 Struktur Organisasi ....................................................................... 77
4.2 Analisa Proses Bisnis Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega
Semesta (DoctoRabbit) .......................................................................... 78
4.3 Analisa Building Block Manajemen Pengetahuan (Knowledge
Management) .......................................................................................... 80
4.3.1 Knowledge Identification (Identifikasi Pengetahuan).................... 80
4.3.2 Knowledge Acquisition (Perolehan Pengetahuan) ......................... 86
4.3.3 Knowledge Development (Pengembangan Pengetahuan) ............. 88
4.3.4 Knowledge Sharing and Distribution (Pembagian dan penyebaran
Pengetahuan) ................................................................................. 89
4.3.5 Knowledge Utilization (Penerapan Pengetahuan) ......................... 90
4.3.6 Knowledge Retention (Penyimpanan Pengetahuan) ...................... 91
4.3.7 Knowledge Goals ........................................................................... 91
4.4 Analisa Sistem Manajemen Pengetahuan ............................................... 93
4.4.1 Analisa Sistem yang Berjalan ........................................................ 93
4.4.2 Analisa Permasalahan .................................................................... 103
4.4.3 Analisa Kebutuhan Sistem ............................................................. 104
4.4.4 Analisa Pemecahan Masalah yang Diusulkan................................ 105
4.5 Konsep Arsitektur Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta ( DoctoRabbit) yang Diusulkan ..................... 106
4.6 Pemetaan Fitur Sistem Usulan ................................................................ 108
xv
4.7 Penjelasan Fitur Sistem Usulan............................................................... 109
4.8 Use Case Model Diagram Sistem Usulan ............................................... 115
4.8.1 Class and Event Analysis .............................................................. 115
4.8.2 Class Diagram .............................................................................. 116
4.8.3 Statechart Diagram ....................................................................... 117
4.8.3.1 Statechart Diagram Employee .......................................... 117
4.8.3.2 Statechart Diagram Document ........................................ 117
4.8.3.3 Statechart Diagram User Account .................................... 118
4.8.3.4 Statechart Diagram Case (Problem Solving) ................... 118
4.8.3.5 Statechart Diagram News ................................................. 119
4.8.3.6 Statechart Diagram Admin ............................................... 119
4.8.3.7 Statechart Diagram Chronology Case.............................. 120
4.8.3.8 Statechart Diagram Solution Case ................................... 120
4.8.3.9 Statechart Diagram Forum Case ...................................... 121
4.8.3.10 Statechart Diagram Research and Development ............ 121
4.8.3.11 Statechart Diagram ScienceInfo ..................................... 122
4.8.3.12 Statechart Diagram Work Knowledge ............................ 122
4.8.3.13 Statechart Diagram Knowledge Map ............................. 123
4.8.3.14 Statechart Diagram Category ......................................... 124
4.8.3.15 Statechart Diagram Message.......................................... 124
4.8.3.16 Statechart Diagram Search............................................. 125
4.8.4 Tabel Actor .................................................................................... 126
4.8.5 Actor Specification ........................................................................ 126
4.8.6 Usecase Diagram .......................................................................... 129
4.8.7 Usecase Specification .................................................................... 130
4.8.8 Function List ................................................................................. 136
4.8.9 Window List and Print-Out List .................................................... 137
4.8.10 Sequence Diagram ...................................................................... 138
4.8.10.1 Sequence Diagram Login Administrator ........................ 138
4.8.10.2 Sequence Diagram Login User ....................................... 139
4.8.10.3 Sequence Diagram Employee (Admin) ........................... 140
4.8.10.4 Sequence Diagram Employee (User) .............................. 141
xvi
4.8.10.5 Sequence Diagram Document......................................... 143
4.8.10.6 Sequence Diagram News ................................................ 144
4.8.10.7 Sequence Diagram ScienceInfo (Admin) ........................ 146
4.8.10.8 Sequence Diagram ScienceInfo (User) ........................... 147
4.8.10.9 Sequence Diagram Forum Diskusi (Admin) ................... 148
4.8.10.10 Sequence Diagram Forum Diskusi (User).................... 149
4.8.10.11 Sequence Diagram Search ............................................ 150
4.8.10.12 Sequence Diagram Message ......................................... 151
4.8.10.13 Sequence Diagram Knowledge Map............................. 153
4.8.11 Deployment Diagram .................................................................. 154
4.8.12 Navigation Diagram .................................................................... 155
4.8.12.1 Navigation Diagram Employee....................................... 155
4.8.12.2 Navigation Diagram Case .............................................. 156
4.8.12.3 Navigation Diagram Document ...................................... 157
4.8.12.4 Navigation Diagram Research and Development .......... 158
4.8.12.5 Navigation Diagram ScienceInfo.................................... 159
4.8.13 Window Diagram ........................................................................ 160
4.8.13.1 Window Diagram Login.................................................. 160
4.8.13.2 Window Diagram Homepage.......................................... 160
4.8.13.3 Window Diagram User Account ..................................... 161
4.8.13.4 Window Diagram Base Case .......................................... 161
4.8.13.5 Window Diagram Input karyawan (Admin).................... 162
4.8.13.6 Window Diagram Input Case.......................................... 163
4.8.13.7 Window Diagram Search ScienceInfo ............................. 164
4.8.13.8 Window Diagram Base ScienceInfo................................ 164
4.8.13.9 Window Diagram Input ScienceInfo ............................... 165
4.8.13.10 Window Diagram Base Document ................................ 165
4.8.13.11 Window Diagram Upload Document............................ 166
4.8.13.12 Window Diagram Work Knowledge ............................. 166
4.8.13.13 Window Diagram Input Work Knowledge .................... 167
4.8.13.14 Window Diagram Research .......................................... 167
4.8.13.15 Window Diagram Input Research................................. 168
xvii
4.8.13.16 Window Diagram Search Research .............................. 169
4.8.13.17 Window Diagram New Message ................................... 169
4.8.13.18 Window Diagram Inbox Message ................................. 170
4.8.13.19 Window Diagram Change Password ............................ 170
4.8.13.20 Window Diagram Setting Permission ............................ 171
4.8.13.21 Window Diagram Chat ................................................. 171
4.8.14 Rancangan User Interface ........................................................... 172
4.8.14.2 Rancangan Login Admin ................................................. 172
4.8.14.3 Rancangan Login User.................................................... 172
4.8.14.4 Rancangan Homepage .................................................... 173
4.8.14.5 Rancangan User Account ................................................ 173
4.8.14.6 Rancangan Input Data Karyawan ................................... 174
4.8.14.7 Rancangan Case Base ..................................................... 175
4.8.14.8 Rancangan Search ScienceInfo ....................................... 175
4.8.14.9 Rancangan Input Case .................................................... 176
4.8.14.10 Rancangan Base Document........................................... 177
4.8.14.11 Rancangan Upload Document ...................................... 178
4.8.14.12 Rancangan Base Work Knowledge ............................... 179
4.8.14.13 Rancangan Base Input Work Knowledge ..................... 180
4.8.14.14 Rancangan Base Research ............................................ 181
4.8.14.15 Rancangan Search Research ......................................... 182
4.8.14.16 Rancangan Input Research ........................................... 183
4.9 Sistem Testing dan Implementasi ........................................................... 184
4.9.1 Sistem Testing ............................................................................... 184
4.9.2 Sistem Implementasi ..................................................................... 195
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ............................................................................................ 206
5.2 Saran ....................................................................................................... 207
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 208
LAMPIRAN....................................................................................................... 210
xviii
189
DAFTAR PUSTAKA
Fowler, Martin. 2004. UML Distilled Edisi ke-3. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Gulö, W. 2002. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT. Grasindo (Gramedia
Widiasarana Indonesia).
Howard, S dan Monk, A. 1998. The Rich Picture: A Tool For Reasoning About
Work Context. Interactions, March/April 1998. New York: ACM.
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Ladjamudin, Al bahra bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Mathiassen, Lars et al. 2000. Object-Oriented Analysis & Design. Aalborg
Denmark: Marko Publishing ApS.
Mcleod, Raymond, and Schell, George. 2004. Sistem Informasi Manajemen: Edisi
Ke-8. Jakarta: PT. Indeks.
Nugroho, Bunafit. 2005. Database Relasional Dengan MySQL. Yogyakarta:
Penerbit Andi.
O’Brien, James A. 2005. Introduction To Information System : Pengantar Sistem
Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial Edisi ke-12. Jakarta:
McGraw-Hill Irwin, Penerbit Salemba Empat.
Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2007. Pengantar Teknologi Informasi Internet:
Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Probst, Gilbert et al. 2000. Managing Knowledge: Building Block for Success.
190
Chichester England: JohnWiley & Sons Ltd. Baffin Lane.
Robins, Stephen P and Coulter, Mary. 2000. Manajemen: Edisi ke-6. Jakarta: PT.
Prenhallindo.
Setiarso, Bambang et al. 2009. Penerapan Knowledge Management Pada
Organisasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sidik, Betha. 2005. MySQL untuk Pengguna, Administrator, dan Pengembang
Aplikasi Web. Bandung: Informatika.
Subana, H.M, Sudrajat. 2005. Dasar-Dasar Penelitian Ilmiah. Bandung: CV.
Pustaka Setia.
Tobing, Paul L. 2007. Knowledge Management: Konsep, Arsitektur dan
Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Whitten, Jeffrey L et al. 2004. Metode Analisis & Desain Sistem: Edisi Ke-6.
Yogyakarta: Penerbit Andi.
Widodo, Priyono Dwi. 2005. Kamus Istilah Internet dan Komputer. Jombang:
Lintas Media.
Wiryana, I Made dan Hasibuan, Ernianti. 2002. Workshop Kelautan Hamburg, 9
Maret 2001 : Menuju Ontologi Pendukung Pengembangan Kelautan
Indonesia. Jakarta: Tim Pandu.
xviii
DAFTAR SIMBOL
UML (Unified Modeling Language)
Sumber : Mathiassen et al, 2000: 337-345
Simbol Keterangan
Class
Abstract Class
Cluster With description of
content
Cluster Without description
of content
Generalization
Aggregation
Association
Processor
Program Component
xix
Program Component with
interface
Dependency
Object::Class
Lifeline for an object
Object::Class
Recursive call and return
Message in the form of an
event
Procedure call
Return
Destruction of an object
State
xx
Initial State
Final State
Transition with event and
condition
State with (disjoin) substate
Use case
Actor
Alternative symbol for actor
Participation
Group of Use case
State with icon for window
State transition between
windows with triggering
actions
xxi
xviii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Knowledge Management Goals ............................................................. 33
Tabel 2.2 Daftar sumber daya pada internet ......................................................... 52
Tabel 3.1 Hasil penelitian studi literatur ............................................................... 66
Tabel 4.1 Pemetaan fitur aplikasi sistem manajemen pengetahuan usulan .......... 109
Tabel 4.2 Class dan Event Analysis ....................................................................... 115
Tabel 4.3 Tabel Actor yang terlibat dalam sistem ................................................. 126
Tabel 4.4 Actor Specification Administrator ......................................................... 126
Tabel 4.5 Actor Spesification Employee ................................................................ 127
Tabel 4.6 Actor Specification General Manager/Board of Direction.................... 127
Tabel 4.7 Use Case Spesification Login User....................................................... 130
Tabel 4.8 Use Case Spesification Employee ......................................................... 130
Tabel 4.9 Use Case Spesification Case.................................................................. 131
Tabel 4.10 Use Case Spesification Document ...................................................... 131
Tabel 4.11 Use Case Spesification Message......................................................... 132
Tabel 4.12 Use Case Spesification ScienceInfo ..................................................... 132
Tabel 4.13 Use Case Spesification News ............................................................... 133
Tabel 4.14 Use Case Spesification Forum ............................................................. 133
Tabel 4.15 Use Case Spesification Knowledge Map 1 .......................................... 134
Tabel 4.16 Use Case Spesification Category ......................................................... 134
Tabel 4.17 Use Case Spesification Search............................................................. 135
Tabel 4.18 Use Case Spesification Print-out ......................................................... 135
Tabel 4.19 Use Case Spesification Logout ............................................................ 135
Tabel 4.20 Function List Knowledge Management System ................................... 136
Tabel 4.21 Window List and Print-Out List ........................................................... 137
Tabel 4.22 Tabel Pengujian Sistem........................................................................ 185
230
TAMPILAN APLIKASI
1. Tampilan Form LOGIN ADMIN
2. Tampilan Form LOGIN USER
231
3. Tampilan Form HOMEPAGE
4. Tampilan Form CHANGE PASSWORD
232
5. Tampilan Form INPUT DATA KARYAWAN
233
6. Tampilan Form DATABASE KARYAWAN
7. Tampilan Form SETTING PERMISSION
234
8. Tampilan Form DATABASE CASE
9. Tampilan Form SEARCH CASE
235
10. Tampilan Form INPUT CASE
236
11. Tampilan Form DATABASE DOCUMENT
12. Tampilan Form UPLOAD DOCUMENT
237
13. Tampilan Form SEARCH DOCUMENT
14. Tampilan Form INPUT WORK KNOWLEDGE
238
15. Tampilan Form DATABASE WORK KNOWLEDGE
16. Tampilan Form DATABASE RESEARCH AND DEVELOPMENT
239
17. Tampilan Form INPUT RESEARCH AND DEVELOPMENT
240
18. Tampilan Form SEARCH RESEARCH AND DEVELOPMENT
19. Tampilan Form INBOX MESSAGE
241
20. Tampilan Form COMPOSE MESSAGE
242
21. Tampilan Form DATABASE SCIENCE INFO
22. Tampilan Form INPUT SCIENCE INFO
243
23. Tampilan Form DATABASE NEWS
24. Tampilan Form INPUT NEWS
244
25. Tampilan Form DATABASE KNOWLEDGE MAP
26. Tampilan Form INPUT KNOWLEDGE MAP
245
27. Tampilan Form CHAT ROOM
v
HALAMAN PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-
BENAR ASLI KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN
SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI
ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Depok, Juli 2010/ Rajab 1931 H
Muhammad Fahri 104093002970
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Segala Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Allah
SWT atas segala karunia-Nya karena penulis dapat menyelesaikan penulisan
skripsi ini dengan judul Analisa Dan Perancangan Sistem Manajemen
Pengetahuan (Knowledge Management System) Pada Departemen Sumber
Daya Manusia (Studi Kasus PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)) dengan
baik. Shalawat serta salam penulis haturkan kepada Nabi Muhammad SAW, para
sahabat serta keluarga beliau dan seluruh pengikutnya hingga akhir zaman.
Skripsi ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam
menyelesaikan program S1 pada Program Studi Sistem Informasi di Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Setelah seluruh penulisan skripsi ini
terlaksana, penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh pihak
yang telah membantu baik itu berupa motivasi, bimbingan, moril maupun materil,
yang ditujukan kepada:
1. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.SIS, selaku Dekan Fakultas Sains
dan Teknologi.
2. Bapak Aang Subiyakto, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi dan Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI, selaku Sekretaris Program
Studi Sistem Informasi, yang telah banyak memberikan informasi
mengenai hal-hal yang berhubungan dengan proses penyelesaian skripsi.
3. Bapak Bayu Waspodo, MM, selaku dosen pembimbing I dan Bapak
Inayatullah, MMSI, selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan
viii
pengarahan dengan sabar dalam membantu menyelesaikan penulisan
skripsi ini.
4. Seluruh jajaran dewan direksi dan karyawan PT. Mitra Mega Semesta
(DoctoRabbit) khususnya Mas Handikin, Mbak Amie, Mas indra, Bos
Bilal, Mbak Yana, Bu Tika dan karyawan lainnya baik di kantor pusat
maupun kantor cabang yang telah berbagi ilmu dan pengalamannya.
5. Babab dan Ibu serta kakak-kakakku dan adikku tersayang serta para
keponakanku yang telah memberi support, motivasi, keceriaan dan
omelannya, baik moril maupun materil. ” doa’in AA agar bisa
mewujudkan cita-cita kalian...Amiin..”
6. Sahabat-sahabatku, saudaraku di SI B 2004 ”Mantabbun” Terima kasih
kawan atas bantuannya, omelannya, saran dan kritiknya, support dan
motivasinya yang diberikan ke penulis. ” you’re the best, thanks guys..
Mari kita wujudkan impian kita… hidup Mantabbun…”
7. Rekan-rekan Dapur Seni FST khususnya Endang, Fetty, Santo, Ical,
Chandra, Sidik yang telah menemani dan mengisi hari-hari Penulis selama
proses penyusunan skripsi ini di kampus dan seluruh temen-teman TI/SI
lainya yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, tetapi tidak
mengurangi rasa terima kasihnya kepada kalian semua.
8. Rekan-rekan Karang Taruna Citra Remaja RW 11 Tugu Cimanggis
Depok, seluruh pengurus dari Bimbingan Belajar dan Kursus Komputer
“Zid Ilma”, terima kasih atas motivasi dan support kepada Penulis untuk
menyelesaikan skripsi ini.
ix
Penulis sadar bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari sempurna,
oleh karena itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun agar penyusunan skripsi ini menjadi lebih baik lagi.
Akhir kata, semoga skripsi ini bermanfaat khususnya kepada penulis
sendiri dan bagi yang membacanya.
Depok, Juni 2010 / Rajab 1931 H
Muhammad Fahri
104093002970