Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga A

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga B

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 2

Índice

PÁG.

1. RESUMEN EJECUTIVO 3

2. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 4

2.1. Competencias legales (Misión) del INSS 4

2.2. El INSS de Málaga 4

2.3. Unidad Médica del INSS 4

3. CREACIÓN DE PORTALES DE ACCESO TELEMÁTICO A LA HISTORIA CLÍNICA

ELECTRÓNICA DE LAS MUTUAS 6

3.1. Creatividad y conocimiento 6

3.1.1. Antecedentes del acceso telemático a historiales clínicos electrónicos

7

3.1.2. Principales objetivos y elementos clave de la innovación 8

3.1.3. Principales agentes implicados 8

3.1.4. Fases del proyecto 9

3.1.5. Costes del proyecto 10

3.1.6. Diseño y estructura 10

3.2. Impacto en el sistema de la Seguridad Social, clientes y sociedad 11

3.2.1. Impacto en las Unidades Médicas del INSS 12

3.2.2. Impacto en las Mutuas 13

3.2.3. Impacto en los trabajadores 13

3.2.4. Impacto en la sociedad 14

3.3. Transferibilidad y difusión 14

3.3.1. Transferibilidad 14

3.3.2. Difusión 15

3.4. Eficacia 16

3.4.1. Alcance del acceso 16

3.4.2. Usuarios activos del portal 18

3.4.3. Formación técnica 18

3.4.4. Satisfacción con el portal 18

3.4.5. Comparación de resultados con otras organizaciones 19

3.5. Eficiencia 19

3.6. Complejidad 20

3.6.1. Desarrollo estratégico y normativo 20

3.6.2. Desarrollo técnico 2 22

3.6.3. Factor humano 23

3.6.4. Barreras, resistencias 24

3.7 Sostenibilidad 25

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1. RESUMEN EJECUTIVO

La Dirección Provincial del Instituto Nacional de la Seguridad Social en Málaga (DPIMA) ha contemplado en sus Planes Estratégicos (PE) 2013-2016 y 2017-2020, con apoyo en los PE del INSS para toda la organización, la gestión de las alianzas como un recurso clave para la mejora de la eficiencia de su organización y del aprovechamiento de sinergias con aliados y partners de modo que se generen beneficios mutuos y, especialmente, en favor del ciudadano y la sociedad en general que constituyen el eje prioritario de su misión como servicio público, de marcado contenido social al estar incardinada en el reconocimiento y control de prestaciones contributivas de Seguridad Social.

La línea estratégica 2, “Consolidar una gestión eficaz soportada en procesos definidos” contempla, en el marco de la promoción de alianzas con grupos de interés, medidas concretas en el proceso de lucha contra el fraude y control de las prestaciones de Seguridad Social mediante el desarrollo y despliegue de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, entre las que se encuentra la modernización de los procedimientos de control del absentismo laboral que ha dado origen a una acción pionera y punta de lanza en el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS): el acceso telemático por los inspectores médicos del INSS a la Historia Clínica Electrónica (HCE) de las Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social (MCSS).

La oportunidad de esta línea estratégica y operativa se ha basado en el vacío o zona cero en este marco específico en el contexto nacional de la organización. Constan antecedentes de accesibilidad por los inspectores médicos del INSS a la HCE de los Servicios Públicos de Salud (SPS) que supusieron un gran salto de la eficiencia en el control y en la gestión de la incapacidad laboral, lo que nos impulsó necesariamente a extender esta misma accesibilidad también a la HCE de las MCSS ya que en la actualidad, estas entidades colaboradoras cubren la protección social por las contingencias de Seguridad Social de carácter común y profesional de un elevadísimo porcentaje de los trabajadores (75% en las contingencias comunes y 95% en las contingencias profesionales).

Hasta la puesta en marcha de este proyecto innovador, la transmisión de la información clínica entre las Unidades Médicas del INSS y las MCSS se realizaba físicamente en formato papel, por el propio trabajador cuando acudía a un control médico, o bien vía correo ordinario, correo electrónico o fax con la propia MCSS. Era un sistema de

intercambio de datos antiguo, inseguro y parcial. Ahora, el acceso a la HCE del trabajador en situación de incapacidad laboral, se realiza vía telemática desde el ordenador del puesto de trabajo del inspector médico del INSS mediante una conexión informática, segura, ágil y fluida, con la MCSS, obteniendo una información fidedigna, precisa, completa y en tiempo real de todo el proceso clínico-laboral disponible en la Mutua de cada trabajador. Este sistema preserva las garantías de confidencialidad y seguridad de los datos del trabajador consultados, que sólo se usarán para los fines legalmente autorizados.

El proyecto se inició en marzo de 2017. El primer Convenio que contempla esta conectividad fue firmado en Málaga el día 18 de Julio de 2017 entre la DP del INSS de Málaga y la Mutua Fraternidad-Muprespa, que posteriormente se extendieron a Mutua Universal e Ibermutuamur. La primera conexión vía telemática efectiva fue con la mutua Fraternidad-Muprespa y se consiguió en agosto de 2017, con la Mutua Universal en febrero de 2018 y con Ibermutuamur en abril de 2018.

Los costes de implementación del proyecto son inexistentes para el INSS y de escasa entidad para las MCSS. Los recursos utilizados han sido los propios equipos informáticos y software existentes en el INSS y la creación de portales de acceso propios y limitados a los inspectores médicos de la DPIMA, cuyos contenidos se han diseñado según las demandas establecidas y consensuadas por todos ellos.

La Dirección General (DG) del INSS ha extendido nuestra estrategia provincial al resto de la organización, con la firma de un Convenio idéntico al firmado en Málaga, pero con alcance nacional, extendiendo al resto de Direcciones Provinciales (DD.PP) la accesibilidad a la HCE de las MCSS para que se beneficien de la mayor la eficiencia en los procesos de reconocimiento y control de prestaciones de Seguridad Social que requieren de intervención de las Unidades Médicas, reduciendo los tiempos de trámite de cada expediente y, por tanto, los costes que implica la mayor duración de estos procesos para el conjunto del Sistema de Seguridad Social. Se evitan además la duplicidad de pruebas diagnósticas e informes de especialistas médicos, así como desplazamientos innecesarios de los trabajadores al disponerse de una información más completa que permite valoraciones on line más eficaces y reduciendo, por otra parte, el impacto ambiental de esta actividad por eliminación del intercambio de ficheros en papel.

Fig. 1.1

Fig. 1.2

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 4

2. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

El INSS es una entidad gestora de la Seguridad Social, con entidad jurídica propia, adscrita al Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social a través de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social, que satisface las demandas legítimas de los ciudadanos en materia de las prestaciones del Sistema de Seguridad Social, a través de una estructura territorial abierta, dinámica y receptiva, que sirve a los intereses generales con sometimiento a la Ley y al Derecho, en permanente comunicación con la sociedad.

Su misión fundamental es el reconocimiento y gestión eficaz de las prestaciones de Seguridad Social, del derecho a la asistencia sanitaria y la atención e información al ciudadano.

Es una organización que aspira a ser referencia en parámetros de calidad en el servicio público y en el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), como recoge en las líneas 1, 2 y 3 de su Plan Estratégico.

Sus valores fundamentales son la transparencia en la gestión, la responsabilidad, el compromiso con la sociedad y el medio ambiente, así como la legalidad en el ejercicio de sus competencias.

2.1. COMPETENCIAS LEGALES (MISIÓN) DEL INSS

COMPETENCIAS LEGALES (MISIÓN) DEL INSS

Reconocimiento y control del derecho a las prestaciones económicas del Sistema de Seguridad Social en su modalidad contributiva (excepto desempleo contributivo)

Jubilación

Incapacidad permanente

Viudedad

Orfandad

En favor de familiares

Auxilio por defunción

Incapacidad temporal

Maternidad y paternidad

Riesgo durante el embarazo y lactancia natural

Cuidado de menores afectados por cáncer u otra enfermedad grave

Indemnizaciones económicas por lesiones permanentes no invalidantes

Seguro escolar

Reconocimiento y control de prestaciones familiares no contributivas

Por hijo menor acogido a cargo

Por nacimiento o adopción de hijos en familias numerosas, monoparentales o madres discapacitadas, por parto o adopción múltiple

Funciones de las Unidades Médicas y Equipos de Valoración de Incapacidades

Evaluación y control de situaciones de IT

Calificación y revisión de situaciones de IP

Determinación de las contingencias laborales incapacitantes

Evaluación y autorización de las situaciones de riesgo durante el embarazo y lactancia

Cobertura sanitaria

Reconocimiento y control de condición de persona asegurada y beneficiaria

Información a los ciudadanos en materia de prestaciones de Seguridad Social

Tramitación de prestaciones

Emisión de certificados de pensiones

Trámite expedientes informativos previos a la jubilación

Otras funciones

Control de facturación internacional del gasto sanitario de ciudadanos extranjeros

Gestión del fondo especial de MUFACE

Gestión de prestaciones económicas y sociales del síndrome tóxico

Gestión y control de prestaciones económicas derivadas de secuelas por actos de terrorismo

2.2. EL INSS DE MÁLAGA El INSS cuenta con 52 Direcciones Provinciales, entre ellas la de Málaga (DPIMA), que gestiona territorialmente en esta provincia las competencias encomendadas y desarrolla su misión a través de la sede principal, como centro de gestión, de sus 12 Centros de Atención e Información de la Seguridad Social al ciudadano (CAISS) y de las Unidades Médicas del Equipo de Valoración de Incapacidades (UMEVI), siendo la séptima Dirección Provincial del INSS en número de efectivos. Actualmente la plantilla del INSS de Málaga está formada por 324 empleados, correspondiendo a la Unidad Médica 52 efectivos (17% de la plantilla).

Con el objetivo fundamental de mejorar constantemente los servicios prestados al ciudadano, utilizamos la tecnología para apoyar una cultura de creatividad e innovación, incorporando el valor de la calidad y la mejora continua de los procesos de gestión, y a través de un procedimiento estructurado para generar ideas creativas y prometedoras, asignamos los recursos necesarios para ejecutarlas a través de un Plan de Mejora semestral que se ha concretado en 55 proyectos de mejora en todos los niveles de la organización, en el marco de las cuatro autoevaluaciones realizadas según el modelo EFQM. En la actualidad tenemos certificado, en 2018, un nivel de excelencia 500 +.

DATOS DE GESTIÓN UNIDAD MÉDICA MÁLAGA 2017

CONTROLES INCAPACIDAD TEMPORAL (IT) SEGURIDAD SOCIAL

Citas 31641

Reconocimientos Médicos 21157

Altas Inspección 3294

Propuestas Incapacidad Permanente 1253

CONTROLES INCAPACIDAD PERMANENTE (IP)

Reconocimientos Iniciales Nacionales 4918

Reconocimientos Iniciales Internacionales 89

Reconocimientos Revisiones De Parte 425

Reconocimientos Revisiones Oficio 395

Total reconocimientos IP 5827

REAL DECRETO 625/2014 1217

REAL DECRETO 1430/2009 414

EMISIÓN CERTIFICADOS RIESGO POR EMBARAZO 328

EMISIÓN CERTIFICADOS RIESGO DURANTE LACTANCIA 23

CONTROLES MÉDICOS CLASES PASIVAS 169

CONTROL IT MUFACE 1521

RECARGO SOBRE PRESTACIONES FMSH 72

TOTAL ACTIVIDAD 30656

2.3 UNIDAD MÉDICA DEL INSS En la Unidad Médica del INSS se desarrollan y ejecutan aquellas funciones vinculadas con las competencias que tiene encomendadas legalmente (Figs.2.3.2 y 2.3.3). Se configura con un órgano interno de apoyo a los Equipos de Valoración de las Incapacidades, creados por el R.D 1300/1995 de 21 de julio, por el que se desarrolla, en materia de incapacidades laborales del sistema de la Seguridad Social, la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y de orden social.

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE LA UNIDAD MÉDICA DE MÁLAGA

1 jefe médico y 1 jefa adjunta

28 inspectores médicos

20 empleados administrativos y 2 subalternos

Alto nivel de profesionalidad: el 75% tienen especialización vía MIR

Alta tasa de satisfacción de los usuarios en base a la Encuesta de Calidad de 2017: más del 80% consideran un trato bueno o muy bueno por la Inspección Médica

Fig. 2.1.1 Fig. 2.2.1

Fig. 2.3

Fig. 2.3.1

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 5

PRINCIPALES FUNCIONES DE LA UNIDAD MÉDICA DEL INSS:

Examinar la situación de incapacidad del trabajador y formular al Director Provincial del INSS los dictámenes-propuesta, preceptivos y no vinculantes, en materia de:

Anulación o disminución de la capacidad para el trabajo por existencia de situaciones de incapacidad permanente, calificación de estas situaciones en sus distintos grados, revisión de las mismas por agravación, mejoría o error de diagnóstico y contingencia determinante.

Disminución o alteración de la integridad física del trabajador por existencia de lesiones permanentes no invalidantes, causadas por accidente de trabajo o enfermedad profesional.

Determinación de la incapacidad para el trabajo exigida para ser beneficiario de las prestaciones económicas por muerte y supervivencia.

Determinación del carácter común o profesional de la enfermedad que origine la situación de incapacidad temporal o muerte del trabajador cuando le sea solicitado tal dictamen.

En materia de control y valoración de la situación de incapacidad temporal:

Emisión de altas médicas a todos los efectos, con las mismas competencias que la inspección del SPS, en procesos de duración inferior o igual a 365 días.

A partir del día 365 de IT es el único órgano competente para reconocer la situación de prórroga expresa con un límite de 180 días más para determinar la iniciación de un expediente de incapacidad permanente, o bien para emitir el alta médica por curación o por incomparecencia injustificada.

También será el único órgano competente para emitir una nueva baja médica en la situación de incapacidad temporal producida, por la misma o similar patología, en los 180 días posteriores a la citada alta médica.

(Art. 170 y 174 del RD Legislativo 8/2015 de 30 de octubre, RD 625/2014 de 18 de julio; RD 1430/2009 de 11 de septiembre, Ley 40/2007 de 4 de diciembre).

Reconocimiento y control de derecho a la prestación de Riesgo durante el embarazo y lactancia natural.

DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL INSS DE MÁLAGA (DPIMA)

SECRETARÍA PROVINCIAL

Recursos humanos

Servicios generales,

contratación y seguimiento

presupuestario y estadístico

Servicio de prevención y

salud

Almacén y archivo

Registro y Sartido

SUBD. DE INCAPACIDAD PERMANENTE

Trámite de expedientes de incapacidad p.

Revisiones

Reclamaciones previas

Equipo de Valoración de Incapacidades

Apoyo al trámite

Deudas Y Compatibilidades

UNIDADES MÉDICAS

Médicos evaluadores

Sección Adm. IIT.

Sección Adm. IIP.

SUBD. DE INFOR. ADVA, INFORMES DE COTIZACIÓN

Y SUBSIDIOS

Informes de cotización

Gestión de subsidios de IIT.

Pago directo, maternidad,

paternidad, riesgo durante

el embarazo y riesgo durante la lactancia

Apoyo

Control de la prestaciónI IT en pago delegado

Coordinación de Caiss

Red Caiss

SUBD. DE JUBILACIÓN, MUERTE Y

SUPERVIVENCIA

Trámite de expedientes de

jubilación

Trámite de expedientes de

muerte y supervicencia

Reclamaciones Previas y

Revisiones de jubilación, muerte y supervivencia

Protección familiar

Asistencia sanitaria

Reconocimiento Iinternacional de

prestaciones

SUBD. DE PENSIONISTAS

Revalorización y concurrencia

Unidad de control de deudores

Unidad de control de pensiones

Apoyo

SECRETARÍA DE DIRECCIÓN DIRECCIÓN DE OBJETIVOS

COORDINACIÓN DE FORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA E INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

CONSEJO DE CAISS CONSEJO INTERÁREAS

ASOCIADOS ESTRATÉGICOS

ASESORÍA JURÍDICA

Personal administrativo

Letrados U.P.I.

PR

OC

ES

OS

CL

AV

E

DE

GE

ST

IÓN

COMITÉ DE DIRECCIÓN

VIS

IÓN

V

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PR

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ES

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IVO

S

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IÓN

PL

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IFIC

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Y E

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TR

AT

EG

IA

ÁREAS DE RESPONSABILIDAD DE LA DPIMA

Fig. 2.3.2

Fig. 2.3.3

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 6

3. CREACIÓN DE PORTALES DE ACCESO TELEMÁTICO A LA HISTORIA

CLÍNICA ELECTRÓNICA DE LAS MUTUAS

La creación de un sistema de acceso telemático a la HCE de las MCSS por parte del INSS nace a iniciativa de la DPIMA, con el objeto de impulsar una mayor colaboración entre el sector público, en este caso la Administración de Seguridad Social, y entidades de naturaleza público-privada como las MCSS, en aquellas actuaciones relativas a la gestión, control y seguimiento de las prestaciones del sistema de Seguridad Social en las que tienen que intervenir las Unidades médicas del INSS respecto a los trabajadores pertenecientes a dichas MCSS.

Este proyecto ha logrado importantes objetivos consistentes en la mejora del sistema de intercambio de información clínica laboral y de la eficiencia de los recursos del Sistema de la Seguridad Social, primando en todo momento los principios de seguridad, confidencialidad y transparencia. Se ha conseguido diseñar una herramienta de trabajo útil, intuitiva, de fácil manejo, eficaz y satisfactoria para todas las partes implicadas.

3.1 CREATIVIDAD Y CONOCIMIENTO Basándose en la experiencia previa proporcionada por el acceso telemático a la HCE de los SPS y las ventajas obtenidas de ésta (Fig.3.1.1) se impulsó este sistema para acceder telemáticamente a la HCE de MCSS en marzo de 2017, al no existir precedente al respecto en la organización.

El Institute of Medicine Committee on Data Standards for Patient Safety definió a la HCE como una colección longitudinal de información electrónica sobre la salud de las personas, donde la información relativa a ésta se describe como pertinente a la salud o a la información de los cuidados de salud provistos a un individuo por medio de cualquier miembro del equipo de salud.

VENTAJAS DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA

Médicas Mejora el acceso a la información

Favorece la recuperación del historial clínico

Puede ser usada por distintos usuarios en lugares

diferentes y de forma simultánea

Incorpora imágenes digitales

Facilita trabajos estadísticos y científicos

Incorpora sistemas y protocolos de apoyo a la decisión

Disminuye la posibilidad de olvidos y errores (campos

obligatorios)

Legales Siempre es legible

No permite espacios en blanco

No altera el orden de los diferentes apartados

Siempre va firmada. Deja huella digital en su acceso

Incluye fecha y hora

No permite correcciones, raspaduras, agregados…

Evita el secuestro judicial

Tiene el valor de un original cuando se solicita una copia

Se garantiza la certeza de los datos contenidos, en caso

de extravío o pérdida

Operativas,

económicas y

ecológicas

Evita problemas de almacenamiento

Evita trasiego de documentos originales

Evita redundancia en estudios y tratamientos

Importante impacto ecológico: ahorro de toneladas de

papel, disminuye la contaminación del medio ambiente y

deforestación

Al considerar las funciones básicas de una HCE es importante

tener en cuenta sus múltiples usos potenciales en la prestación de servicios de salud, en la gestión médica, la gestión de la atención, los procesos de apoyo a la salud y los procesos administrativos.

La HCE debe cumplir una serie de requisitos indispensables, entre los que destacan la inviolabilidad, autoría, confidencialidad, secuencialidad, integridad, temporalidad, disponibilidad, durabilidad, transportabilidad e impresión.

El Real Decreto Legislativo 8/2015 de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la LGSS, en su artículo 80, define a las MCSS como asociaciones privadas de empresarios constituidas mediante autorización del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social e inscripción en el registro especial dependiente de éste, que tienen por finalidad colaborar en la gestión de la Seguridad Social, bajo la dirección y tutela del mismo, sin ánimo de lucro y asumiendo sus asociados responsabilidad mancomunada en los supuestos y con el alcance establecidos en esta ley. Una vez constituidas, adquieren personalidad jurídica y capacidad de obrar para el cumplimiento de sus fines. El ámbito de actuación de las mismas se extiende a todo el territorio del Estado y tiene por objeto el desarrollo, mediante la colaboración con el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social en diferentes actividades.

Entre las competencias atribuidas a las MCSS destacan especialmente aquellas en las que también interviene de algún modo, con competencias compartidas, exclusivas o de control, el INSS:

Gestión de prestaciones económicas y de asistencia sanitaria en el accidente de trabajo y la enfermedad profesional, así como actividades preventivas

Gestión de la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes

Gestión de prestaciones por riesgo durante el embarazo y lactancia natural

Por tanto, estas entidades colaboradoras de la Seguridad Social, tienen legal y reglamentariamente encomendadas funciones de control y aseguramiento de la salud de sus trabajadores, con medios propios y ajenos, que integran en sus HCE.

En el ejercicio de las competencias del INSS (Fig.2.1.1) es preceptiva la actuación de sus inspectores médicos, tanto en la toma de decisiones directamente ejecutivas como en la elaboración de informes no vinculantes para el Equipo de Valoración de Incapacidades (Fig.2.3.2).

Durante este proceso de toma de decisiones por los inspectores médicos, en muchos supuestos no era suficiente con la información contenida en la HCE del SPS, sino que resultaba primordial el acceso telemático a la información que constaba en la HCE de la mutua, que protege y atiende al trabajador en estas situaciones. Hasta ese momento, los inspectores médicos se veían obligados a solicitar la información y documentación adicional al propio trabajador o a la MCSS para que la aportaran en soporte papel u otro soporte alternativo, con la consiguiente situación de inseguridad, parcialidad, precariedad y con las demoras en plazos de procedimientos, coste para el sistema derivados de la adopción de dichas decisiones y pérdida de eficacia en

Fig. 3.1.1

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 7

general. Estos inconvenientes desaparecerían si se lograba el acceso telemático a toda esa información incluida en las HCE de las MCSS.

3.1.1. ANTECEDENTES DEL ACCESO TELEMÁTICO A HISTORIALES CLÍNICOS ELECTRÓNICOS El establecimiento de alianzas es una de las líneas prioritarias del INSS, recogidas en su Plan Estratégico para los años 2012-2016 concretándose en el Plan Operativo del INSS del año 2013, como uno de los puntos prioritarios del Proyecto Tercero, Desarrollo del Programa de Actividades del Convenio con CCAA, suscrito por la Subdirección General de Coordinación de Unidades Médicas (SDGCUM), que pretende “impulsar el adiestramiento y aprendizaje de los diversos modelos de Historia Clínica Informatizada de cada CCAA, así como el acceso a imágenes y otras pruebas complementarias que mejore la toma de decisiones del médico inspector del INSS en materia de incapacidad”.

En despliegue de ese Plan Estratégico y Operativo, en el apartado E del Convenio de Colaboración firmado el 11 de abril de 2013, entre el INSS y la Consejería de Salud y Bienestar Social de la Comunidad Autónoma de Andalucía, para el control de la Incapacidad Temporal para el periodo 2013-2016, se estipula literalmente “con el fin de realizar la gestión y el control de las prestaciones derivadas de las incapacidades laborales, la Comunidad Autónoma se compromete a facilitar a los inspectores médicos del INSS el acceso informatizado, desde sus puestos de trabajo, a las historias clínicas tanto de atención primaria como especializada de los asegurados”.

En Andalucía, Diraya es el Sistema Integrado de Gestión e Información para la Atención Sanitaria, cuya puesta en marcha tuvo lugar en 2004. Su implantación fue gradual, tanto en el aspecto territorial como en el funcional y ya en el año 2007 se alcanzó el 90% de la población cubierta por la red de Atención Primaria. Progresivamente se fueron incorporando los servicios de urgencias, de consultas externas y finalmente la extensión al módulo de hospitalización, las llamadas Estaciones Clínicas Hospitalarias. El acceso por parte de los médicos inspectores del INSS de las diferentes provincias de Andalucía a las citadas historias clínicas de Atención Primaria y hospitalaria de toda la red de hospitales públicos ha sido paulatino, consiguiéndose el acceso a la Historia de Salud Única de la red de Atención Primaria en el año 2012 y el acceso a las Estaciones Clínicas de los diferentes hospitales de la red pública del Sistema Sanitario Público de Andalucía (SSPA) en 2014.

En DPIMA fuimos pioneros al conseguir el acceso posterior a la HCE de los pacientes a los que presta atención especializada a la Agencia Sanitaria Costa del Sol, empresa pública de gestión concertada que comprende el Hospital Costa del Sol de Marbella, el Hospital de Alta Resolución de Benalmádena y el Centro de Alta Resolución de Especialidades de Mijas, ya que al tratarse de una Agencia Sanitaria, no estaba integrada en la misma red hospitalaria que el resto de hospitales públicos del SSPA. Con este hito conseguimos, en agosto de 2015, el acceso a las HCE de toda la red pública sanitaria de Málaga.

Para la DPIMA el acceso a la HCE del SSPA supuso una experiencia clave para mejorar la gestión, control y

seguimiento de las prestaciones por incapacidad laboral, facilitando la consulta de toda la documentación clínica desde el propio puesto de trabajo del inspector médico, superando el salto en el vacío de la aportación material y física por el trabajador en el momento de la consulta a control médico.

Como siguiente hito, y con visión pionera en la organización, contemplamos en el PE 2017-2020 una línea operativa específica para completar el acceso a la historia clínica de los servicios públicos sanitarios, consistente en la posibilidad de acceder telemáticamente desde el propio puesto de trabajo a la HCE de los trabajadores que perciben prestaciones de Seguridad Social con cargo a las MCSS y que requieran de un control y seguimiento para su reconocimiento o mantenimiento.

Se trata de una opción con una clara cobertura legal recogida en el Real Decreto 625/2014 de 18 de Julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración, que en su artículo 8 establece que “los actos de comprobación de la incapacidad temporal que lleven a cabo los médicos del respectivo servicio público de salud, los inspectores médicos del Instituto Nacional de la Seguridad Social o, en su caso, del Instituto Social de la Marina, así como los médicos dependientes de las mutuas deberán basarse tanto en los datos que fundamenten los partes médicos de baja y de confirmación de la baja, como en los derivados de los reconocimientos médicos e informes realizados en el proceso. A tal efecto, aquéllos podrán acceder a los informes médicos, pruebas y diagnósticos relativos a las situaciones de incapacidad temporal, a fin de ejercitar sus respectivas funciones”. A su vez dispone que “en todo caso, los inspectores médicos del Instituto Nacional de la Seguridad Social o, en su caso, al Instituto Social de la Marina, en el ejercicio de sus competencias, tendrán acceso, por vía telemática, a la totalidad de la historia clínica informatizada, tanto de atención primaria como de atención especializada, de todos los trabajadores del Sistema de la Seguridad Social”.

A pesar de esa habilitación legal, en el conjunto de la entidad no existía cobertura a través de ningún instrumento específico de colaboración previstos por el régimen jurídico de las Administraciones Públicas que facilitara dicha facultad. Los convenios de colaboración suscritos entre el INSS con MCSS para el control y seguimiento de las prestaciones de IT se habían centrado hasta ahora en la colaboración para la práctica de pruebas complementarias.

Para asegurar el éxito pretendimos iniciar un recorrido lento y seguro de aproximación jurídica y técnica que, tomando como referencia la experiencia e iniciativa de la DPIMA, permitiera a medio plazo extender al resto de MCSS y de DD.PP del INSS la accesibilidad alcanzada en nuestra DP.

El punto de partida de la estrategia trazada pasaba por encontrar un colaborador necesario que compartiera la visión de la DPIMA y estuviera dispuesto a implicarse en este proyecto innovador sin más contrapartida que la mejora de la eficiencia en el control y seguimiento de las prestaciones económicas de la Seguridad Social. Fue la mutua Fraternidad-Muprespa, representante en Málaga en la Subcomisión Provincial de Seguimiento del Convenio para el control de la

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 8

IT en Andalucía quien aceptó el reto y se dispuso a recorrer junto a nuestra DP el camino que exitosamente culminó con el primer Convenio de colaboración firmado en nuestra organización con la finalidad de permitir el acceso telemático de los inspectores médicos del INSS a la HC de una MCSS y con el posterior acceso real a la misma.

La importancia del proyecto y la viabilidad de la iniciativa han hecho que la D.G. del INSS la hiciera suya proponiendo la firma de Convenios de Colaboración a nivel nacional con la misma finalidad y alcance que el primer convenio provincial firmado en Málaga. De hecho se firmó un primer Convenio a nivel nacional con la Mutua Universal en fecha 2/10/2017 (BOE 2/11/2017) al que han seguido nuevas firmas de convenios con otras MCSS: Ibermutuamur en fecha 24/11/2017 (BOE 8/01/2018) y Asepeyo en fecha 3/05/2018 (BOE 21/05/2018).

3.1.2. PRINCIPALES OBJETIVOS Y ELEMENTOS CLAVE DE LA INNOVACIÓN Con estos antecedentes, la DPIMA con el apoyo de aliados tecnológicos de la propia Administración de la Seguridad Social, como la Unidad Provincial Informática de Málaga, y la disponibilidad y colaboración de los servicios tecnológicos de la Mutua Fraternidad-Muprespa, impulsó este proyecto, con los siguientes objetivos:

OBJETIVOS PRINCIPALES DE MEJORA

Conseguir el acceso telemático a las HCE de los trabajadores protegidos en las MCSS

Proporciona la disponibilidad de información médica online,

Desde el propio puesto de trabajo de cada inspector médico.

Garantizar la máxima seguridad y confidencialidad en dichos accesos

Evita el hackeo y acceso a personas no autorizadas, empleando sistemas de usuario y contraseñas seguras y protegidas.

Garantiza la confidencialidad de los datos en base a la legalidad vigente, al manejarse datos especialmente sensibles.

Promover la colaboración y transparencia

Entre los inspectores médicos del INSS,

Médicos de las MCSS

Otros profesionales implicados

Gestionar con mayor eficiencia la resolución de los expedientes de prestaciones económicas de la Seguridad Social

Incapacidad laboral,

Determinación de contingencias,

Prestaciones de riesgo durante el embarazo o la lactancia,

Incapacidad permanente

Lesiones permanentes no invalidantes

Cualquier otra prestación de la Seguridad Social para cuyo reconocimiento y/o mantenimiento intervengan ambas partes.

Contribuir en la lucha contra el fraude de la Seguridad Social.

Salvaguardar los derechos fundamentales de aquellos trabajadores que, necesitando realmente percibir una prestación de Seguridad Social por enfermedad o accidente, la perciban.

Garantizar los derechos de empresarios

Garantizar los recursos del sistema de la Seguridad Social, evitando absentismos laborales y recargos no justificados por falta de medidas de seguridad e higiene en las empresas.

Los elementos clave de esta innovación son los siguientes:

ELEMENTOS CLAVE

Ori

gin

alid

ad:

La conexión establecida en Málaga es pionera en la organización. Hasta ese momento no existía conexión telemática del INSS con MCSS para acceder a la HC de sus trabajadores en ningún lugar del territorio nacional.

Co

nfi

den

cia

lidad

Se ha garantizado en todo momento la protección de los datos médicos de los trabajadores, permitiendo el acceso a los mismos sólo a personas autorizadas, siempre inspectores médicos del INSS, exclusivamente desde su puesto físico de trabajo, adecuándose a los compromisos de confidencialidad en base a la legalidad vigente, y únicamente en procedimientos de control y seguimiento de prestaciones económicas de la Seguridad Social.

Segu

rid

ad

técn

ica

Se han implementado las máximas garantías de protección en el acceso a los datos, con salidas proxy solo autorizadas desde el propio PC del inspector médico, con medidas específicas para evitar el hackeo, entrada de virus o los accesos a personas no autorizadas.

Segu

rid

ad

jurí

dic

a

El proceso ha contado con las necesarias garantías jurídicas en base a los informes emitidos por los servicios jurídicos del INSS y de la DGOSS siguiendo el obligado protocolo, aprobado por Resolución de la D.G. del INSS, que rige la elaboración y firma de Convenios, y habiéndose valorado por la misma la necesidad y oportunidad de llevar a cabo esta mejora.

Sin

co

ste

añad

ido

Este proyecto ha contado con el informe favorable previo del Ministerio de Hacienda y Función Pública, sin suponer coste directo o indirecto para el INSS, salvo por el valor de las horas de trabajo invertidas en el diseño y puesta en marcha del mismo por sus funcionarios inspectores médicos.

Tran

sfer

i-

bili

dad

Casi inmediata al resto de Unidades Médicas del INSS y a otras organizaciones similares, por la sencillez de su implantación y las grandes ventajas que aporta

3.1.3 PRINCIPALES AGENTES IMPLICADOS En la planificación y ejecución de este proyecto se ha implicado, principalmente, a los siguientes agentes:

La DPIMA, cuyo equipo directivo ha diseñado la estrategia e impulsado su implantación operativa, proporcionado las necesarias herramientas administrativas y legales, estableciendo las negociaciones precisas con los máximos responsables y directivos de las diferentes MCSS implicadas y realizando las gestiones correspondientes con la DG del INSS, para lograr la concesión de los obligados permisos administrativos y legales .

Unidad médica de la DPIMA, coordinada por una inspectora médica, que ha elaborado la descripción de todos aquellos elementos fundamentales que debían contener los portales de acceso específicos a las MCSS y ha facilitado la necesaria información, clínica y laboral, para la toma eficiente de decisiones en los diferentes procedimientos relacionados con prestaciones de Seguridad Social cuyo reconocimiento y/o mantenimiento requieren de control médico. .

D.G. del INSS y, en particular, la SDGCUM, que ha facilitado la realización de los trámites legales y administrativos necesarios, y actualmente coordina la conexión, exportación y difusión del mismo proyecto al resto de las Unidades Médicas del territorio nacional y a otras MCSS.

Fig. 3.1.2.1

Fig. 3.1.2.2

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 9

Unidad Provincial Informática de la Seguridad Social (UPI) en Málaga, cuya jefa ha llevado a cabo personalmente los trámites técnicos indispensables, ha establecido y supervisado los elementos fundamentales que garantizan la seguridad en los accesos, en coordinación con los técnicos informáticos, tanto de la Gerencia de Informática de la Seguridad Social, como con los máximos responsables de los Servicios de Producción y Desarrollo Tecnológico de cada una de las tres MCSS implicadas.

Directores Generales y Directores de Zona de las mutuas Fraternidad-Muprespa, Mutua Universal e Ibermutuamur, que han facilitado, impulsado y supervisado directamente este proyecto, realizando todos aquellos trámites administrativos necesarios para facilitar su ejecución.

Responsables médicos de cada MCSS, que han puesto a nuestra disposición su HCE, asesorando personalmente sobre la usabilidad y accesibilidad de esta herramienta propia, clave en su trabajo, lo que ha permitido la mejora en el diseño final de los portales específicos que integran toda la información clínica y laboral precisa para el correcto desempeño de la labor de los inspectores médicos del INSS.

Jefes de Unidades Informáticas y Desarrollo Tecnológico de cada MCSS, que han transformado cada una de las

peticiones realizadas en aplicativos informáticos de acceso fácil, intuitivo, seguro y preciso para cada uno de los portales de acceso a cada MCSS, satisfaciendo las demandas realizadas por la IM de la DPIMA.

Asesoría Jurídica delegada provincial en el INSS de Málaga y de la DG del INSS, que han emitido los informes legales necesarios para garantizar la máxima protección a los derechos de los trabajadores y la máxima confidencialidad de los datos clínicos relativos a estos.

Asesoría Jurídica y Sistemas de Seguridad Telemática de cada una de las MCSS, que han establecido los compromisos de confidencialidad necesarios para llevar a cabo los acceso respetando la normativa actualmente vigente, y han coordinado, garantizado y autorizado el acceso telemático a cada uno de los inspectores médicos de la DPIMA.

3.1.4. FASES DEL PROYECTO Una vez analizada la necesidad, pertinencia y oportunidad de este proyecto, procedimos a la ejecución del mismo.

Para ello se abordaron una serie de fases, todas imprescindibles y muchas simultáneas en el tiempo. El proyecto comenzó a materializarse el día 9 marzo de 2017.

FASES DEL PROYECTO

FASE

1

VIABILIDAD

JURÍDICA Marzo-septiembre 2017

Propuesta de la DPIMA a la representante de AMAT en la Comisión de Seguimiento del Convenio de IT Aceptación del pilotaje por la mutua Fraternidad-Muprespa Solicitud y aprobación del subdirector general de la SDGCUM Elaboración de la memoria provincial justificativa de este proyecto Solicitud y emisión favorable del Informe Jurídico del Servicio Jurídico Delegado Provincial Informe Jurídico favorable del Servicio Jurídico Delegado Central del INSS Autorización de la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social Redacción de la propuesta borrador del Convenio Dictamen favorable de los servicios jurídicos de Fraternidad Firma del mismo entre DPIMA y Fraternidad (18 julio 2017) Publicación del Convenio en el BOE el día 11 septiembre 2017

FASE

2

VIABILIDAD

TÉCNICA Marzo-agosto 2017

Autorización por parte del GISS de salidas del software proxy que permitan la interconectividad Autorización de entradas a mutua Fraternidad, filtradas por rango de IP. Realización de pruebas de conectividad Realización de pruebas de no conectividad Instalación del aplicativo Fragua vía Citrix ® en el PC de cada inspector médico Creación de login y contraseña para cada usuario por los Servicios Tecnológicos de Seguridad de Fraternidad

FASE

3

REGISTRO Julio 2017 Inscripción del Convenio de colaboración en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del Sector Público Estatal (REOICO) Inscripción en el Ministerio de Hacienda

FASE

4

ACCESO Agosto - septiembre 2017

Aceptación y firma del compromiso de confidencialidad por una primera inspectora médica Autorización del acceso por parte del Servicio Tecnológico de Seguridad de mutua Fraternidad a dicho inspector Pruebas de pilotaje con una inspector y subsanación de errores Pruebas de acceso y pilotaje con una muestra de 4 inspectores, previa autorización y firma del compromiso de confidencialidad Autorización y acceso de los otros 25 inspectores restantes

FASE

5

DESPLIEGUE Y

DIFUSIÓN Octubre 17- abril 18

Publicación en prensa de la firma del Convenio de acceso con Fraternidad Aceptación y promoción de la iniciativa por la D.G. del INSS en las jornadas de directivos de 2017 Firma de convenios de acceso con Mutua Universal e Ibermutuamur por la SDGCUM Inicio del pilotaje de acceso con Mutua Universal en noviembre 2017 en Málaga. Con Ibermutuamur en diciembre de 2017 en Málaga Publicación en BOE de dichos convenios

FASE

6

FORMACIÓN Septiembre 2017, febrero- abril - mayo 2018

Sesión formativa a todos los inspectores médicos del INSS de Málaga (septiembre 2017) por Fraternidad Sesión formativa por videoconferencia de 6 inspectores médicos en la sede de Mutua Universal en Málaga (febrero 2018) Sesión informativa y formativa en abril 2018, con la participación de la DP del INSS de Málaga, Inspectores Médicos, SDGCUM, UPI de Málaga y Mutua Universal Sesiones formativas específicas en cada puesto de trabajo de los inspectores médicos, para resolver problemas de conexión, de acceso y de navegación en cada uno de los portales

FASE

7

REVISIÓN Y

MEJORA Julio-agosto 2018

Auditoría sobre las conexiones realizadas con cada mutua y frecuencia de utilización de los portales de acceso Detección de errores y resistencias al acceso Puesta en marcha de mecanismos de mejora para facilitar el uso de estas herramientas Inclusión de nuevas carpetas en cada portal Resistencia al acceso y navegación

Fig. 3.1.4.1

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 10

3.1.5. COSTES DEL PROYECTO Los costes económicos de este proyecto han sido prácticamente nulos (Apartado 3.5).

3.1.6. DISEÑO Y ESTRUCTURA Tanto el diseño como la estructura se han realizado de forma conjunta entre la DPIMA y cada MCSS para lo cual han intervenido en cada una de las fases del diseño ambas partes, en continua comunicación, proponiendo, analizando y aplicando las soluciones más viables y útiles (Fig. 3.1.4.1). Se ha intentado, en todo momento, construir unos portales de acceso intuitivos, dinámicos y útiles, con una serie de elementos imprescindibles que garantizaran la máxima rentabilidad en el acceso.

Al partir de una situación tan precaria como la ausencia total de acceso telemático a los datos clínicos de las MCSS, debíamos iniciar un camino que garantizara y acreditara la viabilidad jurídica, técnica y la oportunidad y eficiencia de estos accesos, y que la globalización a todas las Mutuas y a todo el INSS por razones de competencia jerárquica y territorial correspondía a la D.G. del INSS.

Por tanto, aunque el reto final era conseguir un acceso a través de un único portal de contenidos consensuados para todas las Mutuas, éramos también conscientes de la dificultad de ese empeño ya que los diseños de los portales informáticos propios de cada MCSS son diferentes, tienen diferentes sistemas de autorización de acceso, creaciones de sistemas de usuarios y contraseñas específicos y no están interconectadas entre ellas (Apartado 3.6 Complejidad).

La evolución del diseño, de unos “portales” de acceso a las HCE de cada MCSS lo más parecidos posible, ha sido evidente. En el caso de Fraternidad-Muprespa, con la que se inició el proyecto, no se creó ningún portal específico, solo se definieron aquellas carpetas a las que la propia mutua nos autorizaría el acceso, en función de nuestras demandas siguiendo las especificaciones del Convenio suscrito. Con Mutua Universal el planteamiento fue diferente desde el primer momento, ya que el aplicativo informático que ellos usan para la gestión de las HCE de sus trabajadores es el

sistema SAP® (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos) que necesita el uso de licencias privadas, con alto coste económico, inviable para la Administración Pública. Por ello, se procedió al diseño de un portal específico de acceso, gratuito y de fácil manejo. Está basado en el portal que ellos habían creado para acceso de su trabajadores a su HCE y otros datos, pero adaptándolo al perfil necesario para el trabajo de la Unidad Médica, con la creación de carpetas básicas. Esta misma línea de trabajo fue la seguida con Ibermutuamur. En la actualidad Fraternidad-Muprespa está trabajando en un portal específico de acceso de características similares a los dos anteriores, superando así esa primera fase de conectividad.

Los elementos fundamentales de cada portal son:

Identificación de usuario: la clave de usuario (login) es proporcionada por los servicios técnicos de seguridad de cada mutua, previa comprobación de la identidad del usuario y la firma del compromiso de confidencialidad.

Contraseña: las contraseñas (password) son creadas por cada usuario. Su nivel de seguridad es alto: tienen más de 8 caracteres, utilizan mayúsculas, minúsculas, números y/o símbolos, con una caducidad entre 4 y 12 meses.

Por DNI, NIE, NAF, apellidos y nombre o número de historia clínica.

IDENTIFICACIÓN PACIENTE

IDENTIFICACIÓN INSPECTOR MÉDICO

PÁGINA DE INICIO: en ella constan los datos identificativos del inspector médico que realiza la consulta; los datos identificativos del trabajador, soportes de ayuda técnica (tutoriales de acceso, teléfono de asistencia técnica, acceso a manuales orientativos…). Carpetas específicas, que definen el contenido de las

mismas: historia clínica, pruebas complementarias, documentación, próximas citas, gestiones administrativas

Episodio actual o último proceso: es el más reciente, para acceder directamente al mismo, sin necesidad de consultar todo el historial

clínico. En este episodio actual figura el diagnóstico principal, la contingencia y la fecha de inicio de la incapacidad temporal. Basta con

pinchar en él y ya se genera un PDF de la actual situación clínica.

Fig. 3.1.6.1

Fig. 3.1.6.2

Fig. 3.1.6.3

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 11

Existen soportes de ayuda técnica (tutoriales de acceso, teléfono de asistencia técnica, acceso a manuales orientativos,…).

3.2. IMPACTO EN EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL, CLIENTES Y SOCIEDAD. Esta práctica innovadora ha generado efectos positivos en los clientes y en la sociedad, en general, pero también en la propia entidad gestora del INSS en Málaga y en las mutuas como colaboradoras de la Seguridad Social, actualmente incluidas en el proyecto piloto, que está aportando importantes mejoras en los resultados de gestión de ambas organizaciones.

En primer lugar, y aunque la experiencia inicial se ha centrado en tres mutuas de tamaño mediano- grande, que representan aproximadamente al 40% del total de trabajadores protegidos por MCSS, ya se evidencian resultados positivos proyectados a todo el sector (Apartado 3.2.1).

Ya hemos indicado que las MCSS protegen la contingencia de incapacidad laboral de casi el 75% de los trabajadores de la provincia de Málaga, siendo especialmente significativa la cuota del mercado respecto a los trabajadores autónomos

IDENTIFICACIÓN INSPECTOR MÉDICO

ACCESO A INFORME EN FORMATO PDF

ACCESO A CURSO CLINICO EN PDF

INFORME CLÍNICO

CURSO CLÍNICO

PRUEBAS E INTERCONSULTAS GESTIONES ADMINISTRATIVAS

DOCUMENTACIÓN

FICHA OCUPACIONAL

Fig. 3.1.6.4

Fig. 3.1.6.5 Fig. 3.1.6.6

Fig. 3.1.6.7

Fig. 3.1.6.8 Fig. 3.1.6.9

Fig. 3.1.6.10

Fig. 3.1.6.11

Fig. 3.1.6.12 Fig. 3.1.6.13

Fig. 3.1.6.14

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 12

donde la tasa de protección alcanza el 93%, por lo que las mejoras introducidas por nuestro proyecto alcanzan a importante colectivo de nuestra sociedad.

3.2.1 Impacto en las Unidades Médicas del INSS de Málaga

En consonancia con la cuota de trabajadores protegidos, se aprecia una correlación de la misma con el número de perceptores reales en situación de IT (17.098 en Mayo de 2018), ya que 12.982, un 76% de los mismos, estaban cubiertos por MCSS.

A continuación analicemos cómo el impacto de la posibilidad de acceder a la HCE de las MCSS se ha manifestado positivamente a través de diversos indicadores:

Cuota de mercado atendida:

Si bien las MCSS protegen al 75% de los trabajadores (Figura

3.2.1), el volumen de reconocimientos de control de trabajadores en situaciones de IT no se correspondía con este porcentaje de cobertura. Del total de reconocimientos para control de IT realizados en la Unidad Médica del INSS en el periodo Enero/Julio de 2017 (8.498), sólo 3.063, un 36% fueron trabajadores cubiertos por MCSS (Figura 3.2.1.3). El primer impacto positivo de la nueva herramienta, se ha manifestado en el aumento del número de reconocimientos de trabajadores de MCSS en situación de IT con duración inferior a 365 días: un 22% más en el último año (Figura 3.2.1.2).

Eficiencia en el control:

También se han visto mejorados los resultados del control de trabajadores de MCSS, tanto en términos absolutos, con la emisión 324 altas más (Figura 3.2.1.4) como en términos porcentuales, casi tres puntos más, siendo así que las altas de inspección emitidas por la Unidad médica del INSS a estos trabajadores de MCSS se ha incrementado en un 16%.

159.184

459.269

TRABAJADORES

INSS MUTUAS151.806

354.070

RÉGIMEN GENERAL

1

7.378

105.199

AUTÓNOMOS

1

0

200

400

600

800

1000

1200

ene.

-17

feb

.-1

7

mar

.-1

7

abr.

-17

may

.-1

7

jun

.-1

7

jul.-

17

ago

.-1

7

sep

.-1

7

oct

.-1

7

no

v.-1

7

dic

.-1

7

ene.

-18

feb

.-1

8

mar

.-1

8

abr.

-18

may

.-1

8

jun

.-1

8

Evolución número de reconocimientos

inss MUTUAS

5208

6683

1386

1710

0 2000 4000 6000 8000

AGO16/JUL17

AGO17/JUL18

Trabajadores MCSS

Altas INSS Reconocimientos

Fig. 3.2.1

Fig. 3.2.1.1

Fig. 3.2.1.3

Fig. 3.2.1.4

Fig. 3.2.1.2

Fig. 3.2.1.5

2018 2017

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 13

Reducción de tiempo de trámite:

Los expedientes cuya resolución determina el carácter común o profesional de la contingencia que causa la baja laboral representan un volumen de trabajo constante y creciente en las Unidades Médicas, y su duración afecta directamente a la gestión MCSS pues la responsabilidad en el pago y la cuantía de la prestación depende de esta circunstancia.

Tras el acceso a la HCE de las MCSS, se aprecia un claro descenso en el tiempo medio de trámite en la unidad médica de la DPIMA de los expedientes de determinación de contingencias profesionales: se ha reducido en 34 días (54,47%). Y este logro se ha llevado a cabo pese a que el volumen de entrada de este tipo expedientes durante el mismo periodo ha sido mayor (aumento de un 17,33%).

Ahorro en costes y tiempo:

La posibilidad de acceso a la HCE ha permitido realizar un estudio previo o valoración de los procesos antes de proceder a citar al trabajador a control médico in situ, consistiendo el resultado de estas valoraciones a la vista de la documentación clínica electrónica analizada, en muchas ocasiones, la continuación de la baja laboral del trabajador sin necesidad de que éste se personara en la Unidad Médica.

En el periodo Enero/Julio de 2018 se han realizado 2.818 valoraciones a trabajadores de MCSS frente a las 559 del mismo periodo de 2017 (Figura 3.2.1.7), habiéndose confirmado la baja médica sin necesidad de un control específico y, por tanto, del desplazamiento innecesario a la Unidad Médica, 1.380 trabajadores, lo que representó el 51% del total de las valoraciones efectuadas, tres puntos porcentuales más que en el 2017.

En el desempeño de su labor los inspectores médicos del INSS pueden solicitar aquellas exploraciones complementarias e

informes clínicos que consideren necesarias para la adecuada valoración de cada paciente. El Convenio establecido con las MCSS, para la realización de estas pruebas, indica que las mismas serán necesariamente realizadas por una MCSS cuando el trabajador se encuentre en situación de IT de duración inferior a 365 días y pertenezca a una mutua.

Se aprecia que tras el acceso a las HCE de las MCSS en septiembre de 2017, se produce un descenso del número de exploraciones complementarias e informes solicitados a estas entidades, pese al aumento de reconocimientos a pacientes de mutuas. También ha disminuido el número de días que en las mutuas resuelven una prueba, habiendo pasado de 19 a 16,77 días (Apartado 3.5 EFICIENCIA).

De todos los datos aportados se deduce que se ha producido un importante aumento en el rendimiento en todos los ámbitos de la Inspección Médica. Esta práctica innovadora se ha integrado y ya forma parte de los procedimientos de trabajo de cada inspector en el control y valoración de las prestaciones a estos trabajadores, de la misma forma que ya se consultaban las HCE facilitadas por el SPS.

3.2.2 Impacto en las mutuas

Los resultados descritos respecto a la Inspección Médica del INSS, generan también un impacto positivo en la gestión de las MCSS. El proyecto iniciado en la DPIMA afecta a tres mutuas responsables de casi el 40% de los trabajadores protegidos por el total de mutuas.

El aumento del número de altas por inspección INSS, repercute directamente en su gestión, así como los tiempos de tramitación de los expedientes de determinación de contingencia, independientemente del resultado de esta determinación (contingencia profesional o no): si se resuelve como contingencia profesional, con mayor antelación puede cada MCSS asumir el control de estas incapacidades laborales, evitando duplicidad de exploraciones, demoras en los tratamientos y pruebas complementarias por el SPS; si se resuelve como contingencia no profesional, se evita el pago de cantidades superiores por días de incapacidad temporal o pagos de incapacidad permanente, que no corresponderían a esa mutua.

3.2.3. Impacto en los trabajadores

Una de las principales ventajas de este proyecto es el impacto positivo que genera en el propio trabajador, que ya se encuentra en una situación precaria por razón de su enfermedad y al que se le libera de la necesidad de aportar la

62,45

28,42

0

20

40

60

80

01/09/16 al 01/09/17 01/09/17 al 01/09/18

DURACIÓN MEDIA TRÁMITE CONTINGENCIAS PROFESIONALES

13,63%

10,84%

12,37% 63,16%

% CUOTA DE MERCADO DE MCSS 2017

MUTUA UNIVERSAL

IBERMUTUAMUR

FRATERNIDAD-MUPRESPA

Resto Mutuas

Fig. 3.2.1.6

Fig. 3.2.1.7

Fig. 3.2.2.1

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 14

documentación médica, evitando además desplazamientos innecesarios, demoras en las visitas médicas y trasiego de documentos originales, con el consiguiente riesgo de pérdida de los mismos (Fig.3.1.1).

Asimismo se les presta una atención más temprana en los procesos de reclamaciones al alta de las mutuas y en la resolución de los expedientes de contingencia profesional, agilizando la posibilidad de percibir económicamente una prestación y una atención médica, acorde a la realidad de su enfermedad o accidente, sin retrasos generados por meros trámites administrativos (Fig.3.1.2.1).

También se evita la duplicidad de exploraciones complementarias (las realizadas por el sistema de salud público o privado y las realizadas por la propia MCSS) y la multiplicación de citas de control de bajas laborales por ambas partes, con una valoración holística de cada situación de incapacidad, temporal o permanente (Fig.3.1.1).

Por otra parte, se le garantiza la confidencialidad de los datos médicos, ya que la presentación de informes clínicos en formato papel u otro formato digital (como CD o pendrive) conllevaba el riesgo de que pudieran ser leídos por personal administrativo u por cualquier otro tipo de personal no médico.

Y finalmente, se resuelve su proceso con imparcialidad porque el médico tiene acceso a la totalidad de la HCE totalmente actualizada y no a una información parcial o sesgada.

3.2.4. Impacto en la sociedad

Uno de los pilares fundamentales de este proyecto es su contribución a la justicia social, ya que las prestaciones por incapacidad laboral representan una importante partida presupuestaria del gasto del Sistema de Seguridad Social (casi 8 mil millones de euros para 2018) y, con una previsión de incremento del gasto interanual (14,7%) mayor al de resto a las prestaciones de la Seguridad Social, por lo que es vital la adecuación de dicha prestación al trabajador realmente incapacitado laboralmente, así como el correcto control de la misma, garantizando la continuidad y estabilidad del sistema (Fig.3.2.4.2).

De igual forma, contribuye a luchar contra el fraude a la Seguridad Social, detectando con mayor rapidez las irregularidades relacionadas con las prestaciones indebidamente percibidas, así como las simulaciones de accidentes o enfermedad, al disponer de una visión más global y completa, y de la colaboración de varios facultativos de forma sincrónica respecto a cada trabajador.

IMPACTO ECONÓMICO DEL ACCESO A HCE Enero / Julio 2018

Altas adicionales

emitidas

Proyección ahorro Horas

de trabajo diarias

Proyección ahorro Horas

de trabajo mensuales

Proyección ahorro económico

324 2592 54432 1.115.86 €

Respecto a las empresas, se contribuye de forma eficiente al reducir el absentismo laboral, al agilizarse los trámites relacionados con la valoración y control del trabajador enfermo o accidentado. También se favorece un análisis más

rápido y justo de la necesidad de fijar o no recargos por falta de medidas de seguridad e higiene a las empresas, al reducirse el tiempo de trámite de los expedientes que determinan si una contingencia es o no profesional.

Como se aprecia en el siguiente cuadro, los días de baja laboral por afiliado en Málaga, gracias al control sobre estas situaciones, son inferiores a la media andaluza y a la media nacional lo cual representa un ahorro importantísimo en horas de trabajo teniendo en cuenta el volumen medio de afiliados (603.243).

ENERO / MAYO 2018

Días Permanencia Cerrados 2018

Media Afiliados Días de

Baja/afiliado

TOTAL 77.960.878 18.827.367 4,14

ANDALUCÍA 11.468.980 3.055.296 3,75

ALMERÍA 1.157.471 272.039 4,25

CÁDIZ 1.256.715 370.784 3,39

CÓRDOBA 1.015.416 296.479 3,42

GRANADA 1.217.132 328.984 3,70

HUELVA 827.776 219.817 3,77

JAÉN 865.477 243.002 3,56

MÁLAGA 2.157.385 603.243 3,58

SEVILLA 2.971.608 720.949 4,12

Y finalmente destacamos las repercusiones medioambientales de este proyecto, pues al disminuir el uso del soporte papel evitamos problemas de almacenaje del mismo y contribuimos a disminuir la deforestación y la contaminación que genera la destrucción del papel, siendo el además el sistema actual mucho más rentable económicamente.

3.3. TRANSFERIBILIDAD Y DIFUSIÓN

3.3.1. Transferibilidad

Esta práctica innovadora es fácilmente exportable;

Otras MCSS. De hecho, ya se están dando los primeros pasos en este sentido, puesto que como ya se ha indicado se han firmado los correspondientes convenios entre la Subdirección General de Coordinación de las Unidades Médicas del INSS y las MCSS Mutua Universal, Ibermutuamur y Asepeyo.

Actualmente la DPIMA se está responsabilizando del pilotaje con Mutua Universal y con Ibermutuamur, dada la

Fig. 3.2.4.1

Fig. 3.2.4.2

Fig. 3.2.4.3

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 15

experiencia previa con la Mutua Fraternidad, y muy probablemente hará lo mismo respecto a la Mutua Asepeyo. Como hemos indicado en el apartado de diseño y estructura, hemos unificado imagen y contenidos en los portales de acceso de Universal e Ibermutuamur para conseguir un patrón lo más unificado posible, al que ya está incorporándose Mutua Fraternidad y podrán hacerlo el resto de MCSS.

Los pasos legales seguidos para la firma de estos convenios de ámbito nacional, han sido los previamente recorridos por esta DPIMA (informes jurídicos necesarios y registros de los mismos) y, de igual modo, la parte técnica del proceso coincide con la desarrollada en Málaga respecto a las MCSS mencionadas.

a. Otras Unidades Médicas del INSS. Tanto Mutua Universal como Ibermutuamur están realizando las gestiones necesarias para generalizar este proyecto respecto al resto de Unidades Médicas del territorio nacional. Con la firma de los Convenios y su publicación el BOE la DG del INSS ha asumido como propia la estrategia de la DPIMA y va a implantar el portal de acceso a nivel nacional para todas las DD.PP. Mutua Universal ya está trabajando para dar conexión a los médicos inspectores de todas las provincias.

b. Exportación de la aplicación a la Inspección Médica del Servicio Público de Salud. En el ámbito del control de las incapacidades laborales, además del INSS, la legislación atribuye competencias de control y seguimiento de la IT, hasta el intervalo de los 365 días de duración, a los SPS y a las áreas de inspección de las Consejerías de Salud de la CC.AA. Las MCSS se relacionan con estos organismos para remitirles propuestas de alta médica y, por tanto, esta conexión a la HCE de las MCSS puede extenderse a estos profesionales sanitarios con las mismas

garantías.

c. Conseguir el acceso a la HCE de los hospitales privados. En la provincia de Málaga aumenta el número de habitantes que optan por contratar un seguro privado de enfermedad (aproximadamente un 30% de los mismos), lo que conlleva que, en muchos casos, no se disponga de ningún tipo de información clínica del trabajador paciente en el SPS, lo que nos genera desinformación e incluso desconfianza a la hora de valorar la situación del mismo, tal como nos ocurría con el resto de trabajadores antes de lograr los accesos telemáticos a las HCE del SPS.

Queda demostrado, por tanto, que esta mejora que nace a nivel local y proyecta sus beneficios hacia el INSS, las MCSS, los trabajadores y la ciudadanía en general, en nuestro ámbito territorial de actuación, puede proyectarse dentro del INSS y las MCSS a todo el territorio nacional y también puede ser aprovechada por otras organizaciones con competencias similares (SPS), así como servir de base a nuestra organización para ampliar la experiencia con respecto a otros agentes colaboradores (Sanidad Privada).

Esta práctica indudablemente ha sido objeto de “benchmarking” (Fig.3.3.1.1), pues hemos partido de la experiencia previa de acceso a la HCE de los SPS, y utilizando como referencia los portales creados por las propias MCSS para el acceso de cada trabajador a su HCE, los hemos mejorado creando una herramienta específica, adaptada a nuestra demanda, intentando abarcar todos aquellos aspectos de mayor utilidad para nuestro trabajo diario.

3.3.2. Difusión

La gran trascendencia de esta práctica innovadora ha hecho que sea recogida en numerosos medios de comunicación, tanto de ámbito local, provincial y nacional, así como en los propios medios de comunicación de cada MCSS.

HCE DE LAS MCSS

HISTORIA CLINICA DE LOS SERVICIOS

DE SALUD

PORTALES PRIVADOS DE LAS MCSS

SITUACIÓN PREVIA

INSPECCIÓN SANITARIA DE LAS CONSEJERIAS DE

SALUD

RESTO DE DDPP DEL INSS

CENTROS SANITARIOS

PRIVADOS

BEN

CH

MA

RK

ING

PO

RTA

BIL

IDA

D

Fig. 3.3.1.1

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 16

Los siguientes enlaces, representan un pequeño ejemplo de la cobertura informativa que nuestro proyecto tenido en la prensa:

http://www.diario-abc.com/nota/8865/fraternidad-muprespa-y-la-

direccion-provincia.html

http://sevilla24horas.com/fraternidad-muprespa-y-la-direccion-

provincial-del-inss-de-malaga-han-firmado-un-convenio-de-colaboracion/

https://www.estrelladigital.es/articulo/comunicados/fraternidad-muprespa-direccion-provincial-inss-malaga-han-firmado-convenio-colaboracion/20170724182528326165.html

www.diario-economia.com/nota/8169/fraternidad-muprespa-y-la-

direccion-provincia.html

www.europapress.es/comunicados/empresas-00908/noticia-comunicado-fraternidad-muprespa-direccion-provincial-inss-malaga-firmado-convenio-colaboracion-20170724161159.html

www.finanzas.com/noticias/noticias-corporativas/20170724/fraternidad-

muprespa-direccion-provincial-3661477.html

http://www.diariosigloxxi.com/texto-diario/mostrar/776017/fraternidad-muprespa-direccion-provincial-inss-malaga-firmado-convenio-colaboracion

http://www.barcelonanoticies.com/ver-nota.php?id_nota=30602

www.notasdeprensa.es/1188777/fraternidad-muprespa-y-la-direccion-provincial

https://www.comunicae.es/nota/fraternidad-muprespa-y-la-direccion-

provincial-1188777/

http://www.mutuauniversal.net/es/actualidad/noticias/noticia/Mutua-Universal-da-acceso-telematico-al-INSS-a-la-historia-clinica-de-sus-pacientes/

https://www.alimarket.es/sanidad/noticia/272930/inss-y-mutua-

universal-ponen-en-marcha-el-acceso-telematico-a-la-historia-clinica

www.rrhhdigital.com/secciones/salud-y-empresa/131697/Mutua-Universal-permite-el-acceso-telematico-a-la-historia-clinica-de-los-pacientes

http://www.prevengal.com/inss-y-mutua-universal-ponen-en-marcha-el-

acceso-telematico-a-la-historia-clinica-de-los-pacientes-de-la-mutua/

https://www.noticias.juridicas.com/base_datos/Laboral/607450-r-seguridad-social-17-oct-2017-convenio-entre-el-inss-y-mutua-universal-

mugenat.html

https://revista.seg-social.es/2017/11/30/acceso-telematico-a-la-historia-clinica/

https://www.noticias.juridicas.com/base_datos/Laboral/612026-r-seguridad-socia20-dic-2017-convenio-entre-el-inss-y-la-mutua-

ibermutuamur.html

También se realizó una jornada informativa y formativa a la SDGCUM, con la presencia del Subdirector General de Coordinación de UUMM, de representantes de la DPIMA, incluidos los de la Inspección Médica del INSS en Málaga, de la UPI de Málaga, y de gerentes, directores médicos e informáticos de la Mutua Universal, el pasado día 4 abril de 2018.

Esta iniciativa también fue presentada al resto de las Unidades Médicas del INSS por la Directora General en las Jornadas de Médicos Jefes, celebradas en enero de 2018 en Pozuelo de Alarcón y en las tres reuniones de directivos del INSS de 2017 (4 y 5 de julio, 18 y 19 de septiembre, 12 y 13 de diciembre).

3.4. EFICACIA

Los resultados del impacto positivo de este proyecto en diferentes aspectos, en consonancia con los objetivos, tanto estratégicos como operativos del INSS, aportan información sobre la eficacia conseguida en nuestra gestión con esta práctica de mejora.

3.4.1. Alcance del acceso

a) Esta práctica ha permitido alcanzar resultados coherentes con la Misión, Visión y Valores del INSS, definidos en el apartado Organización (Apartado “Presentación de la Organización).

Mis

ión

Reconocimiento y gestión eficaz de las prestaciones de Seguridad Social

Mejora en el control y valoración de las prestaciones por incapacidad laboral, garantizando la objetividad y la sinergia en la cooperación con otras entidades colaboradoras de la SS

Vis

ión

Ser una organización de referencia en parámetros de calidad en el servicio público Uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación

Promueve la mejora de la calidad asistencial a los trabajadores, evitando controles innecesarios, desplazamientos inútiles y duplicación de exploraciones y visitas médicas. Además, se ha apostado por el uso de las TICs para la mejora en la gestión de las entidades implicadas. Y ha impulsado las relaciones institucionales con las MCSS, mejorando las alianzas estratégicas

Va

lore

s

Transparencia en la gestión Responsabilidad Compromiso con la sociedad y el medio ambiente Legalidad

Favorece tanto la transparencia en la valoración clínica de las MCSS, como de la propia DPIMA, que muestra con ello una alta responsabilidad en la ejecución de su actividad asistencial, con un claro compromiso con la sociedad y respeto al medio ambiente, siempre respetando la legalidad vigente

b) Resultados alcanzados con respecto a los Objetivos Institucionales

En el marco de la estrategia de la lucha contra el fraude en la que se encuadra este proyecto, mejorar el acceso a la información clínica, ha hecho posible la toma rápida y correcta de decisiones a los inspectores médicos del INSS, lo que ha ayudado a que nuestros datos comparativos con las medias nacionales y de Andalucía en objetivos fijados para el control de las incapacidades laborales sean claramente favorables en los indicadores clave del seguimiento de esta prestación:

Prevalencia y días de baja por afiliado Debido al impacto económico directo que sobre la economía productiva tiene una buena gestión del absentismo laboral, existen indicadores de objetivos estratégicos que intentan medir que se encuentren en situación de baja laboral únicamente aquellos trabajadores que deban permanecer en ella. Se mide el número de procesos de incapacidad temporal en vigor por cada 1000 afiliados (Fig.3.2.4.3), en la que se observa que los días de baja por afiliado en la provincia de Málaga es sensiblemente inferior al resto de la comunidad de Andalucía y la media nacional.

Coste de la baja laboral por afiliado Una menor prevalencia contribuye a la reducción del coste de la baja laboral de los trabajadores.

Fig. 3.3.1.2

Fig. 3.4.1.1

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 17

COSTE DE LA BAJA LABORAL POR AFILIADO

Período: Media ENERO - ABRIL 2018 COMUNIDAD AUTÓNOMA

TOTAL REGIMENES

TOTAL REGIMEN GENERAL

AUTÓNOMOS

ANDALUCÍA 26,41 26,71 23,80

ALMERÍA 28,52 29,33 25,26

CÁDIZ 25,67 25,67 18,19

CÓRDOBA 22,15 21,54 25,05

GRANADA 26,00 26,03 25,85

HUELVA 25,55 24,93 25,59

JAÉN 22,76 22,35 24,87

MÁLAGA 24,68 25,75 19,95

SEVILLA 30,90 31,44 27,54

Duración total de las bajas laborales y duración de bajas con diagnósticos de especial control

El acceso a la HCE de las MCSS ha contribuido a reducir el tiempo de duración de las bajas laborales de las mismas en comparación con las del INSS (Fig. 3.4.1.3).

DÍAS DE DURACIÓN MEDIA PROCESOS CON ALTA

INSS MUTUAS

RÉGIMEN GENERAL

Media nacional 43,09 33,66

Andalucía 52,84 36,39

Málaga 33,36 27,99

AUTÓNOMOS

Media nacional 105,4 85,99

Andalucía 120,03 94,3

Málaga 90,62 79,26

El control y seguimiento de las prestaciones está muy vinculado con la sostenibilidad social que propugna nuestros Plan Estratégico y Operativo de la DPIMA y Plan de Responsabilidad Social Corporativa y relacionado con la lucha contra el fraude en materia de Seguridad Social y en colaboración con nuestros aliados estratégicos.

En concreto, cabe destacar la contribución a la adecuación de las relaciones y costes laborales de las empresas, a través del proceso de control del absentismo laboral, ajustando las situaciones de incapacidad temporal a una duración óptima que minimice su impacto económico en el presupuesto de la Seguridad Social y en la economía productiva.

Constituye un objetivo de control disminuir la duración media de los procesos de incapacidad temporal, especialmente de aquellas patologías que tienen mayor incidencia, como los trastornos mentales (Fig.3.4.1.4) y los del sistema osteomioarticular (Fig.3.4.1.5). Una duración menor de los procesos refleja una mayor efectividad del control realizado por los médicos inspectores.

Calidad de los informes médicos

Acceder a la HCE también contribuye a la mejora de calidad de los informes médicos. Alcanzar un elevado nivel de calidad de los informes de evaluación de incapacidad temporal, que emiten los médicos inspectores de la administración de la Seguridad Social, constituye un objetivo institucional, garantizando la concordancia entre el apartado de DIAGNOSTICO y el apartado de LIMITACIONES ORGÁNICAS Y FUNCIONALES, de tal manera que toda patología señalada en el apartado de diagnóstico debe ir acompañada de las limitaciones funcionales que provoca, indicándolo en su apartado correspondiente. Cuanto mayor sea el porcentaje de concordancia mayor será la calidad de los informes (Fig. 3.4.1.6).

Mejora en el desempeño de competencias legales

Una vez agotado el periodo de 365 días de duración de la IT, el INSS ejerce la competencia exclusiva para evaluar estas situaciones, tal y como dispone el artículo 170.2 del Texto Refundido de la LGSS. Cuanto más cerca de los 365 días de duración de su proceso de IT sea evaluado el trabajador, menor será el coste económico de todos aquellos procesos en los que se acuerde el alta. A ello contribuye de un modo decisivo disponer de la información clínica de modo on-line (Fig. 3.4.1.7).

67,17 63,15

43,88

67,79 61,10 61,22

85,58 79,26

75,57 80,68 79,98

74,36

40,00

50,00

60,00

70,00

80,00

90,00

100,00

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

DURACION IT TRASTORNOS MENTALES 2018

MALAGA NACIONAL

53,76 47,71

44,62

55,68 50,26

44,10

62,45 63,21 60,29

66,56 63,56 62,26

30,00

40,00

50,00

60,00

70,00

80,00

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

DURACIÓN IT TRASTORNOS OSTEOMIOARTICULARES -INSS 2018

MALAGA NACIONAL

50

55

60

65

70

1ER SEMESTRE 2º SEMESTRE 1ER SEMESTRE 2º SEMESTRE 1ER SEMESTRE

2016 2017 2018

CALIDAD INFORMES MÉDICOS

MALAGA MEDIA NACIONAL

Fig. 3.4.1.6

Fig. 3.4.1.4

Fig. 3.4.1.2

Fig. 3.4.1.5

Fig. 3.4.1.3

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 18

C) Hemos alcanzado los objetivos previamente fijados al iniciar este proyecto (Apartado 3.1.2):

Conseguir el acceso telemático a la HCE de los trabajadores protegidos en las MCSS, garantizando la máxima seguridad y confidencialidad en dichos accesos.

Promover la colaboración y transparencia entre los médicos del INSS y de las MCSS.

Gestionar con eficiencia la resolución de los expedientes de prestaciones económicas de la Seguridad Social.

Contribuir a la lucha contra el fraude en la Seguridad Social.

Con esta iniciativa, además, nos convertirnos en un ejemplo de referencia, liderando el proyecto a nivel nacional.

3.4.2. Usuarios activos del portal

Hasta el día 30 de agosto de 2018 estos son los datos de uso de los diferentes portales de las MCSS:

MUTUA Facultativos con

acceso Pacientes

consultados Días con accesos

MUTUA UNIVERSAL 26 935 80

FRATERNIDAD MUPRESPA

14 83 108

IBERMUTUAMUR 17 54 41

3.4.3. Formación técnica

La formación para el acceso y navegación por los distintos portales se ha dividido, para cada MCSS, en 5 fases independientes (Fig. 3.4.3.1).

3.4.4. Satisfacción con el portal

Satisfacción de los médicos inspectores del INSS.

Mediante una encuesta realizada a 22 médicos inspectores (índice de respuesta 73%) hemos comprobado su grado de satisfacción con este proyecto y los resultados se muestran a continuación.

0

5

10

15

2º SEMESTRE 1ER SEMESTRE 2017 2018

TIEMPO DE RESPUESTA EN EL EJERCICIO DE LA COMPETENCIA

MALAGA MEDIA NACIONAL

FASES DE LA FORMACIÓN

(a cargo de médicos e informáticos de cada

mutua)

ALUMNOS TIPO DE FORMACIÓN CONTENIDO

FORMACIÓN INICIAL A UNA INSPECTORA

Una inspectora médica del INSS

Presencial: sede de las diversas mutuas Telefónica y on line: en el puesto de trabajo Videoconferencia

Primeras pruebas de pilotaje, tanto para la conexión telemática como para la navegación por los diferentes portales Detección de errores y dificultades, subsanación y sugerencias de mejora

FORMACIÓN A PEQUEÑOS GRUPOS DE INSPECTORES

Grupos reducidos de inspectores médicos (4 a 6) que van tutorizando al resto de compañeros

Telefónica: en el puesto de trabajo Videoconferencia

Pruebas de conexión y navegación Detección de errores y dificultades, subsanación y sugerencias de mejora

JORNADAS FORMATIVAS A LA TOTALIDAD DE INSPECTORES

Todos los inspectores médicos

Presenciales

Presentación de portales Datos básicos para acceso a cada portal (login y password ) Navegación:

Localización práctica del historial clínico de cada trabajadores,

descripción de las carpetas que constituyen la interfaz de cada portal y acceso a su contenido

Resolución de dudas de los asistentes

FORMACIÓN ESPECÍFICA PERSONALIZADA

Cada inspector médico Telefónica y on line: en el puesto de trabajo

Práctica de navegación en cada mutua

Detección de fallos instalación de los aplicativos, de acceso, de caducidad de las contraseñas

Soluciones

MATERIAL DE APOYO EN CADA PORTAL

Para todos los inspectores médicos

Vídeos tutoriales

Manuales orientativos

Teléfono de asistencia

Orientación en el acceso y la navegación

Resolución de problemas

Fig. 3.4.1.7

Fig. 3.4.2.1

Fig. 3.4.3.1

Fig. 3.4.4.1

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 19

Satisfacción de los profesionales sanitarios de las MCSS.

Estos profesionales nos han hecho llegar su valoración respecto a esta nueva experiencia, que resumimos en el siguiente cuadro:

ASPECTOS POSITIVOS A DESTACAR DE LAS MEJORAS

MU

TUA

UN

IVER

SAL

Experiencia de éxito que ha dado lugar a la puesta en marcha de un portal de comunicación DPIMA/Mutua que permite avanzar de manera sustancial en la coordinación entre entidades.

Es un espacio colaborativo sencillo y fácil de utilizar que, cumpliendo con estándares de seguridad y con todas las garantías legales, proporciona información útil para los inspectores médicos del INSS.

Asegura una comunicación entre nuestras entidades más fluida y directa, agilizando los trámites e incrementando la eficiencia en los procesos de gestión, control y seguimiento de las prestaciones por incapacidad laboral, tanto temporal como permanente, y para contingencias comunes y profesionales

El éxito del proyecto se explica, por un lado, por la alta implicación de todos sus participantes, y por otro, por la dedicación a las tareas de coordinación y gestión del proyecto unido a la inmejorable cooperación entre los interlocutores del ámbito asistencial y a la fuerte experiencia de los técnicos informáticos de Mutua Universal en el desarrollo de proyectos similares

La metodología aplicada, que ha permitido entregas rápidas y un proceso de mejora continua de la solución, ha sido otro factor destacable

FRA

TER

NID

AD

-MU

PR

ESP

A

Mejora la relación INSS/Mutua y fomenta la relación entre inspectores médicos del INSS/Mutua

Agiliza la resolución de los procesos al disponer el médico inspector de la misma información que posee el médico de mutua

Es un estímulo para los médicos de mutua al realizar Historias Clínicas de excelente calidad, ante la apertura de las mismas para el INSS

La Mutua va a mejorar el acceso a su sistema, siguiendo las recomendaciones de la DPIMA, para hacerlo más ágil e intuitivo, lo que seguro favorecerá su uso

IBER

MU

TUA

MU

R Facilita el acceso directo de los inspectores médicos del INSS de

Málaga a nuestra historia clínica.

Favorece la comunicación entre Entidad Gestora y Entidades Colaboradoras.

Dota de más agilidad la resolución de expedientes por parte de la UMEVI.

3.4.5. Comparación de resultados con otras organizaciones

Como hemos destacado, uno de los valores más importantes de esta iniciativa ha sido llenar el vacío anterior en torno a esta materia, de la que no existen antecedentes en nuestra propia organización, por lo que nuestros datos son una novedad dentro del sistema.

Del total de 540 Inspectores médicos del INSS, sólo han podido acceder a las HCE de las MCSS los 30 inspectores médicos de Málaga (Fig.3.4.2.1). Entre las posibilidades de portabilidad de la mejora hemos destacado que la D.G. del INSS ha hecho propio el proyecto y ha impulsado la firma de Convenios a nivel Nacional con determinadas MCSS (Fig.3.1.4.1) para posibilitar el acceso de los inspectores del resto de las DDPP a dichas HCS.

También hemos indicado, que en el ámbito del control y seguimiento de las prestaciones por incapacidad laboral, existen otras administraciones como la administración

autonómica, en nuestro ámbito la Consejería de Salud de la CC.AA de Andalucía, que ejerce competencias similares o compartidas con el INSS, y los médicos de atención primaria de los SPS, que han de emitir las bajas laborales por contingencias comunes y los inspectores médicos de los servicios de Inspección Sanitaria de la Consejería de Salud no disponen de acceso a la HCE de las MCSS.

Es definitiva, el resto de las DD.PP del INSS y los SPS de las CC.AA, se encuentran en la situación previa en la que se encontraba la DPIMA antes de iniciar el proyecto, por lo que una información tan relevante como la Historia Clínico laboral de una inmensa mayoría de trabajadores del Sistema de Seguridad Social en situación de baja laboral protegidos por las MCSS no está accesible telemáticamente a los médicos de estas organizaciones que se ven obligados a solicitar la información y documentación adicional al propio trabajador o a la Mutua colaboradora para que la aporten en soporte papel u otro soporte alternativo, o practicar pruebas complementarias o aclaratorias, con las demoras en plazos de procedimientos, coste para el sistema derivados de la adopción de dichas decisiones y pérdida de eficacia en general. Ver datos de días de baja por afiliado (Fig.3.4.1.3.).

3.5. EFICIENCIA

Los costes económicos de este proyecto han sido prácticamente nulos.

Se han utilizado el hardware y software propios de la Seguridad Social. Los diseños de los diferentes portales se han realizado de manera conjunta y coordinada entre una inspectora médica del INSS, en representación del colectivo de 30 médicos de la Unidad, y los técnicos informáticos de las diferentes MCSS, con asesoramiento médico de los propios profesionales de cada MCSS. La colaboración e implicación de todo este personal en el proyecto ha sido del 100%.

No hay contraprestación económica en este convenio, tal y como figura en el texto del mismo, Apartado 4, Financiación.

Sí ha tenido coste en tiempo y dedicación de todos los agentes implicados, aunque esa implicación personal de los interlocutores les ha permitido conciliar esta actividad con su actividad ordinaria laboral.

Los recursos formativos e informativos utilizados también han sido gratuitos, en base a los conocimientos técnicos y profesionales del personal médico e informático de las MCSS. Se ha evitado el uso de licencias privadas de alto coste económico y se han diseñado portales específicos adaptando los ya existentes en las MCSS para su propio personal. También han supuesto un gasto mínimo los desplazamientos y dietas para tal fin, pues muchas de las sesiones formativas se han realizado por videoconferencia, por teléfono o por correo electrónico. Los desplazamientos de los diferentes actores de las MCSS han sido mínimos (4 reuniones formativas) con la participación de 3 asistentes, de media, de cada una de las MCSS.

Este proyecto, ha permitido obtener una serie de beneficios, cuantitativos y cualitativos, y en consecuencia una optimización de los recursos disponibles.

El aprendizaje conseguido con el mismo, nos ha permitido mejorar la aptitud y la preparación, tanto de los propios

Fig. 3.4.4.2

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 20

inspectores médicos, como de los médicos y otros profesionales que prestan su asistencia a los trabajadores de las MCSS.

El acceso a las HCE de las MCSS supone una mayor eficiencia en la utilización de los recursos disponibles, ya que acortamos los tiempos de resolución de los expedientes de estos trabajadores, hemos dado un mayor número de altas por inspección del INSS durante el período analizado y hemos solicitado menos exploraciones complementarias, lo que redunda en un ahorro de costes, tanto económicos como de tiempo, y repercute positivamente en la gestión de la DPIMA. (Apartado 3.2).

En este gráfico se aprecia el aumento del número de altas por la inspección del INSS en Málaga, emitidas a trabajadores en situación de IT pertenecientes a MCSS:

Además, el porcentaje de altas a trabajadores de MCSS ha sido creciente a medida que ha ido aumentando el número de mutuas a cuya HCE que tenemos acceso (Fraternidad en septiembre de 2017, Mutua Universal, en abril de 2018 e Ibermutuamur, en mayo 2018):

Ha disminuido la petición de pruebas complementarias, de trabajadores de MCSS, por la Unidad Médica del INSS en Málaga, con el consiguiente ahorro económico pues no sólo no genera el gasto propio que cada prueba conlleva sino que, al no solicitarlas, no se prolonga la duración de la IT esperando el resultado de las mismas para que el médico inspector tome una decisión:

La realización de las pruebas también se ha agilizado, disminuyendo la media de días empleado en hacerlas:

3.6. COMPLEJIDAD

Como ya se ha indicado en esta Memoria (Apartado 3.1), con respecto a la conexión a la HCE de las MCSS no existía precedente alguno ni en nuestra organización ni en organizaciones similares con competencias similares (SPS) a nivel nacional. Por ello, el grado de complejidad para concretar el proyecto ha sido alto y ha necesitado de la implicación de agentes y colaboradores necesarios de diferentes organizaciones (Apartado 3.1.3) cuya participación ha resultado crucial para el desarrollo del mismo.

Por otro lado, tratábamos de acceder a una información “muy sensible”, la relacionada con los procesos de salud de los trabajadores, por lo que debíamos ser sumamente escrupulosos en nuestro planteamiento y definir claramente todo el proceso garantizando el derecho del trabajador a la confidencialidad de sus datos médicos y el de percibir correctamente las prestaciones de Seguridad Social.

También debíamos asegurar la máxima seguridad jurídica del proyecto, en el que se han visto implicadas tanto la Administración Pública como entidades público-privadas.

Era imprescindible, asimismo, minimizar los posibles riesgos de vulnerabilidad, tanto de nuestros sistemas informáticos como de los sistemas informáticos de las MCSS, asegurándonos de contar con las medidas de seguridad técnica necesarias.

Y finalmente, no podíamos ignorar el factor humano presente en cada una de las entidades implicadas, pilar fundamental de este sistema, garantizando al inspector médico la potestad de realizar su trabajo de forma independiente y objetiva pero diferente a cómo lo venía desempeñando, para lo que se han debido superar barreras e inercias, y a los propios facultativos de las MCSS la inviolabilidad de su actividad y la autonomía en la realización de la misma.

3.6.1. Desarrollo estratégico y normativo

Como hemos indicado en el resumen ejecutivo el PE de la DPIMA 2017-2020, sus líneas estratégicas 2 “ Consolidar una gestión eficaz soportada por procesos definidos” y 4 “La gestión de las alianzas” contemplan líneas operativas que coadyuvan en la lucha contra el fraude al Sistema de Seguridad Social y, en particular, con el despliegue de las nuevas tecnologías de la información y comunicación se concreta la posibilidad de acceder telemáticamente, desde el propio puesto de trabajo, a la HCE de los trabajadores que perciben prestaciones de Seguridad Social con cargo a las MCSS y que requieren de un control y seguimiento por las unidades médicas del INSS.

Conforme a estas orientaciones estratégicas se desarrolló el siguiente despliegue:

0

500

1000

1500

2000

ALTAS INSPECCIÓN INSS

1386 1686

Agosto16/Julio17 Agosto17/Julio18

010203040

% Altas INSS pacientes MCSS

90 95 100 105 110

Ene17/Sep17

Oct17/Jun18

Pruebas mé dicas

Ene17/Sep17 Oct17/Jun18

15 16 17 18 19 20

Ene17/Sep17

Oct17/Jun18

Días de media pruebas

Fig. 3.5.1

Fig. 3.5.2

Fig. 3.5.4

Fig. 3.5.3

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 21

TRÁMITES AGENTES ACTUACIONES

IMP

ULS

O D

EL P

RO

YEC

TO

Selección del proyecto (2/02/2017)

Comité de Calidad del proceso de la 4ª autoevaluación según el modelo EFQM de la DPIMA

Determinación de las mejoras sobre las que actuar durante el primer semestre de 2017 y selección de la mejora: Acceso telemático, por los inspectores médicos a la HCE de los pacientes de las MCSS y de los principales hospitales privados de Málaga

Constitución del Equipo de Mejora (06/02/17)

Equipo de mejora constituido por personal de la Unidad Médica del EVI y coordinado por una inspectora médico del INSS de Málaga (Matilde Leonor Alba Jurado)

Realización de trámites necesarios para establecer un acuerdo de colaboración al menos con una mutua y con un hospital privado que concluya con la firma de un primer Convenio de Colaboración con la DPIMA que sirviera de base para otros convenios posteriores

Aprobación Propuesta de Actuación del Equipo de Mejora (9/02/17)

Comité de Calidad Iniciar el proyecto con la elección de una MCSS con la que establecer los primeros contactos e implicarla para colaborar en el pilotaje

Propuesta de colaboración (10/03/17)

Equipo de Mejora Propuesta a la Mutua Fraternidad-Muprespa de participar en este proyecto y ser la 1ª entidad en articular el correspondiente Convenio de Colaboración

Aceptación de participación en el proyecto (15/03/17)

Mutua Fraternidad-Muprespa La Directora Territorial Zona Sur de la Mutua Fraternidad-Muprespa acepta participar en este proyecto ofreciendo los recursos y la disponibilidad personal y técnica necesarios

GA

RA

NTI

AS

DE

VIA

BIL

IDA

D J

UR

ÍDIC

A

SEG

UR

IDA

D J

UR

ÍDIC

A

Servicio Jurídico Delegado Provincial Informe de viabilidad jurídica de la iniciativa (27/03/2017)

Director Provincial de la DPIM

Memoria Justificativa (análisis de la necesidad y oportunidad de la mejora, impacto económico y certificación del carácter no contractual del acuerdo)

Informe justificativo de que el acuerdo responde al concepto de “convenio de colaboración” en la definición establecida en la Ley 40/2015;

Primer borrador del texto del Convenio (3/04/2017)

Subdirección General de IT y otras Prestaciones a Corto Plazo Informe favorable con indicaciones (06/04/17)

Informe Jurídico Delegado Central Informe favorable (21/04/17)

Dirección General del INSS Autorización del proyecto adecuándolo a las instrucciones pertinentes sobre la firma de convenios y acuerdos de colaboración en la entidad (26/04/17)

Servicios jurídicos de la Mutua Fraternidad-Muprespa Informe favorable sobre el texto del Convenio de Colaboración propuesto (27/04/17)

Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social Informe de viabilidad (21/06/17)

Subdirección General de Unidades Médicas Informe favorable con indicaciones (26/07/17)

Secretaría General técnica del Ministerio de Hacienda y la Función pública

Informe de viabilidad (6//07/17)

Texto definitivo del Convenio Director Provincial de la DPIM Remisión del texto definitivo del Convenio de Colaboración (que incluye las cuestiones planteadas en los diversos informes) al Subdirector General de Coordinación de Unidades Médicas (02/05/17)

Aprobación texto definitivo del Convenio de Colaboración

Dirección General del INSS Autorización para la firma del Convenio de Colaboración (14/07/17)

FIR

MA

DEL

PIR

MER

CO

NV

ENIO

Firma del Primer Convenio pionero con Mutua Fraternidad-Muprespa.

Director Provincial de la DPIMA (D. Manuel Prieto García) y Subdirector General de Gestión de Fraternidad- Muprespa, (Esteban Mate de Miguel)

Firma del primer Convenio de Colaboración en la Sede de la DPIMA (18/07/2017)

Inscripción y registro del Convenio

Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del Sector Público Estatal (REDICO)

Registro (19/07/17)

Ministerio de Economía y Hacienda Inscripción (19/07/17)

Publicación del Convenio BOE Publicación (11/09/2017)

Firma del Compromiso de Confidencialidad

Inspectores Médicos de las Unidades Médica

Cada inspector médico al que se autoriza el acceso a la HCE de las MCSS firma el llamado Compromiso de Confidencialidad, cuyos textos:

Son redactados por los Servicios Jurídicos de cada MCSS, de acuerdo con la normativa vigente, y adecuados a la actual Ley de Protección de Datos de Carácter Personal

Son aprobados por el Servicio Jurídico Delegado Central y por la Subdirección General de Coordinación de Unidades Médicas.

PO

STER

IOES

CO

NV

EN

IOS

Firma de sucesivos convenios Dirección General del INSS, Mutua Universal, Ibermutuamur y Asepeyo.

Mismo proceso que para conseguir el acceso a la Mutua Fraternidad-Muprespa desde la DPIMA, pero informes preceptivos, redacción de los correspondientes Convenios de Colaboración, firma de éstos y publicación en el BOE, impulsados y realizados en la Subdirección General de Coordinación de Unidades Médicas, al convertirse estos Convenios en acuerdos de alcance nacional tras asumirse la estrategia de la DPIMA.

Fig. 3.6.1.1

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 22

3.6.2. Desarrollo técnico

Paralelamente a la solicitud de las autorizaciones legales anteriormente descritas se comenzaron los contactos para garantizar su viabilidad técnica para lo que fue imprescindible la colaboración necesaria de la Gerencia de Informática de la Seguridad Social, como responsable de seguridad de los sistema de información de la Seguridad Social, a través de la Unidad Provincial Informática en Málaga, que se encargó de la coordinación técnica de este proyecto, en continua comunicación con los servicios técnicos y de seguridad de cada MCSS y con la Unidad Médica del INSS de Málaga.

Retos técnicos. Desde el punto de vista técnico informático había que tener en cuenta cuatro retos fundamentales:

1. Establecer un sistema de conexión telemática con las máximas garantías de seguridad informática para ambas entidades.

2. Garantizar que la información almacenada en los sistemas de HCE de las MCSS estaría protegida frente al acceso no autorizado, la destrucción o alteración indebida de los datos e introducción de forma accidental de inconsistencias.

3. Planificar e implementar el proyecto a coste económico cero para la Administración Pública.

4. Asegurar su portabilidad al resto de la entidad y a otras organizaciones.

Operatividad técnica. La experiencia acumulada con la conexión a las HCE del SPS fue clave para el desarrollo de este proyecto, si bien el acceso a las de las MCSS se ha realizado conexión vía internet, no vía VPN (red privada virtual) como ocurre en el acceso al SPS, aprovechando los canales de comunicación informática ya establecidos entre el INSS y las MCSS para el intercambio de información no clínica.

La conexión se realiza a través de un servidor proxy de web, que permite el acceso a la red con los protocolos HTTP y HTTPS que confieren gran seguridad a este sistema de acceso. Los sistemas o servidores proxy actúan de intermediarios en

las peticiones de acceso a una determinada web especificada por una URL. Previamente esta URL ya ha sido establecida en el caché de este servidor, por lo que se aligera el tráfico en la red y descarga los servicios de destino, a los que llegan menos peticiones, además de mejorar la velocidad en tiempo de respuesta mediante la implementación de caché en el proxy. Es además una garantía de seguridad adicional, ya que se realiza un filtrado de los contenidos a los que se accede, estableciendo una serie de restricciones, lo cual evita o minimiza la posibilidad de que se infiltren software dañinos en el sistema informático (virus, malware, gusanos, troyanos,…).

Las MCSS, por su parte, realizan un filtrado de acceso a través de la IP, restringiendo el paso a su portal solo a aquellos dispositivos con una IP dentro de un rango definido, que se corresponde precisamente con el rango del proxy de salida de la Seguridad Social. Si una MCSS eliminara ese filtro, un usuario autorizado podría acceder al portal de esa MCSS desde cualquier dispositivo, fuera o no de la Seguridad Social, por lo que se hizo necesaria la realización de dos tipos diferentes de pruebas para garantizar la seguridad de estas conexiones:

Por un lado, se llevó a cabo una prueba de “conectividad” desde PCs con IP autorizadas, es decir pertenecientes a la red informática de la Seguridad Social, por usuarios autorizado

Por otro lado, se realizaron prueba de “no conectividad”, también por usuarios autorizados, pero desde PCs privados, tablet, smartphone, … que aseguraran el no acceso desde estos dispositivos ajenos a la Seguridad Social.

En segundo lugar, se emitieron las autorizaciones correspondientes a los inspectores médicos el INSS, que son realizadas por los Sistemas de Seguridad Tecnológica de cada MCSS, para lo cual han solicitado a la DPIMA los nombres, apellidos y DNI de cada inspector médico al que se debía a autorizar, junto con la firma electrónica del Compromiso de Confidencialidad por cada inspector. Una vez comprobada la

Inspectores Médicos INSS Opentext / DICOM SAP ISH, PE

Portal INSS Gestor documental

SAP R/3

Credenciales en Directorio Activo Externo

Servidor LDAP Externo

Desarrollo de un portal web que acceda al repositorio de información de prestaciones sanitarias (SAP-ISH), prestaciones económicas (SAP-PE) y al gestor documental

Fig. 3.6.2.1

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 23

autenticidad de estos datos, los servicios de seguridad de estas tres MCSS, remitieron a cada inspector médico correo electrónico, de forma personalizada, el login o usuario de acceso y una contraseña inicial, que debía ser cambiada inmediatamente por el inspector correspondiente, estableciendo una contraseña, que solo conoce él, pero con unas características especiales, que garanticen la máxima seguridad en la misma (más de 8 caracteres, uso de mayúsculas, minúsculas, números y/o símbolos, que no incluya ni nombre, ni apellidos del inspector). Además, estas contraseñas caducan periódicamente obligando a la renovación de las mismas.

La gestión de los usuarios la realiza el personal de las propias MCSS, únicos autorizados para dar de alta a nuevos usuarios o dar de baja a usuarios ya existentes, por cambio de lugar de trabajo, jubilación o cese por cualquier motivo. Los sistemas de seguridad también establecen protocolos de desactivación de un usuario autorizado, cuando éste no realiza el acceso a dicha MCSS o lleva mucho tiempo sin hacer uso del mismo, como garantía extra de seguridad.

Las HCE de cada MCSS cuentan con sistemas de protección de sus datos y otros sistemas de seguridad e integridad de las mismas: cada usuario que accede deja un registro del acceso; todas las historias van firmadas por el facultativo o profesional que realiza cualquier tipo de anotación en las mismas, incluyendo fecha y hora; el acceso es limitado y no permite borrar o alterar los datos que en ella se incluyen.

Evolución y mejoras técnicas. Como se indicó en el apartado 3.1.6, el acceso a las HCE de la mutua Fraternidad se realizó a su propio aplicativo de gestión de las historias clínicas, el sistema Fragua ®:

Esto nos permite el acceso a la carpeta de Historia Clínica:

Y también al apartado “Documental” que incluye otros datos relevantes:

En cambio, respecto a la Mutua Universal e Ibermutuamur, se ha evolucionado hacia la creación de portales específicos, puesto que su aplicativo es SAP ®, sometido al pago de una licencia anual para cada usuario. Teniendo en cuenta que actualmente en las Unidades Médicas del INSS hay 540 inspectores médicos en activo, potenciales usuarios, este coste era inasumible para la Administración Pública. Por ello, se han creado por parte de los equipos informáticos adscritos a cada MCSS unos portales específicos, gratuitos, de utilización sencilla y con las máximas facilidades para la navegación, con el establecimiento de Carpetas específicas adaptadas a las demandas realizadas por la Unidad Médica del INSS de Málaga, que garantizan la máxima agilidad en el acceso y la mayor rentabilidad con el mismo, y como se ha descrito en el apartado 3.1.6, siguiendo una tendencia a contenidos unificados y formato o estructura similar que permita su portabilidad al resto de MCSS.

Se ha garantizado su puesta en funcionamiento con unos contenidos iniciales y una planificación, en un continuo proceso de revisión y actualización.

3.6.3 Factor humano

Es sin lugar a duda el elemento más importante de este sistema, y el que añade más complejidad al mismo.

Fundamentalmente, en este proyecto intervienen 4 grupos de actores, con características e intereses diferentes, pero a los que hay que garantizar las máximas seguridades jurídicas y personales. Además, el éxito del acceso a estos portales radica, sobre todo, en el uso que se realice de los mismos, así como de la información vertida a éstos, que debe ser fiable, precisa, transparente y adecuada a las prestaciones de Seguridad Social.

a. Trabajadores perceptores de prestaciones económicas de la seguridad social y titulares de los datos de salud, que han sido atendidos por las MCSS en el ejercicio de sus competencias legales en materia de incapacidad laboral, temporal o permanente, por contingencias comunes y profesionales y en materia de situaciones de riesgo durante el embarazo y la lactancia. Para ellos hay que garantizar la protección, al más alto nivel, de los datos médicos o relacionados con su salud, protegidos de un modo especial por la Ley de Protección de datos, siendo esto compatible con el hecho de que la normativa de Seguridad Social prevé el acceso a los mismos por los inspectores médicos del INSS en el ejercicio de sus

Fig. 3.6.2.4

Fig. 3.6.2.2

Fig. 3.6.2.3

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 24

competencias, sin el consentimiento expreso del trabajador.

Por otro lado, tal y como hemos analizado en el apartado 3.2.3, el acceso a sus datos clínicos de un modo telemático también genera beneficios para el propio trabajador, aportando mayor rapidez, ahorro de tiempo y dinero, y mayor seguridad en el resultado, que indudablemente repercuten en la calidad en los controles y valoraciones de estas prestaciones de Seguridad Social.

b. Inspectores médicos del INSS. Para estos profesiones el nuevo proyecto cambia su forma previa de trabajar y han de acostumbrarse a una nueva dinámica de accesibilidad telemática a través de los diferentes portales habilitados, venciendo resistencias del cambio. El uso que ellos hagan de esta herramienta, repercute directamente en la utilidad y rendimiento de la misma (Apartado 3.4.2). Para garantizar el mismo se ha contado siempre con su opinión y consenso para el diseño de los portales, buscando en cada momento la máxima facilidad en el acceso, la máxima facilidad en la búsqueda de cada paciente y una navegación ágil, intuitiva y en entorno amigable, por las diferentes carpetas del sistema. Tal y como se recoge el apartado 3.4.3., Formación técnica, se ha facilitado una formación útil y práctica, solucionando todos los problemas que cada inspector ha planteado, siempre de una forma personalizada.

Hemos considerado útil comprobar el grado de satisfacción de los inspectores médicos del INSS con este proyecto mediante una encuesta cuyos resultados se han reflejado en el apartado 3.4.4.

c. Médicos y otros profesionales clínicos de las MCSS. Otra de las garantías de éxito de esta empresa depende de la información clínica y profesional que estos profesionales viertan en su sistema informático. Aquí es decisiva la implicación de las MCSS con el proyecto, porque una información propia, interna y para consumo propio ahora está accesible a otros inspectores médicos que si bien comparten objetivos comunes en el Sistema de Seguridad Social, no dejan de pertenecer a una organización diferente y en ocasiones usarán dicha información para emitir resoluciones contrarias a los intereses de la propia MCSS.

La fiabilidad de la información está garantizada pues la HCE a la que acceden los inspectores médicos del INSS es un espejo de la que los profesionales de las MCSS tienen en su propio sistema de historias clínicas. La calidad de sus informes está supervisada por los propios medios de valoración y análisis de calidad establecidos por cada MCSS. La integridad de la información y la aportación de documentos a estas historias clínicas, sí que depende de la decisión de cada facultativo sobre la conveniencia o no de su inclusión, si bien las MCSS participantes están motivando a sus profesionales para que esta información sea lo más completa posible, estableciendo asimismo protocolos para el escaneo de documentos, que obvia la arbitrariedad de la inclusión de la información por parte del profesional implicado.

d. Directivos y gerentes, tanto del INSS como de cada MCSS.

Su implicación e impulso de este proyecto ha sido clave para la ejecución del mismo, desde la fijación de estrategias en la DPIMA, hasta el paso adelante y la implicación en el mismo por la Dirección General de la entidad y, especialmente, de los máximos responsables de la Gerencia y Recursos técnicos de las Mutuas Fraternidad-Muprespa, Universal, Ibermutuamur y Asepeyo. Las ventajas para ambas entidades han quedado probadas en los apartados de Impactos y Eficiencia. Siempre ha prevalecido el espíritu de colaboración y diálogo que ha permitido la firma de todos estos Convenios de Colaboración.

3.6.4 Barreras y resistencias

Iniciativa pionera y sin precedentes.

Ya hemos expresado en el apartado 3.6 las dificultades derivadas de ser promotores de una iniciativa pionera y sin precedentes, ni en el propio INSS ni en Administraciones similares como los SPS de las CC.AA

Legalidad y viabilidad.

La principal barrera que hubo que vencer, fue la de demostrar a la propia Administración Pública la legalidad de este proyecto de colaboración con entidades público-privadas, sin que se vulneraran los derechos de los trabajadores y su viabilidad económica, al no representar un coste y, por el contrario, aportar beneficios al Sistema de Seguridad Social. Se consiguió vencer esta barrera gracias a la elaboración de los correspondientes informes de los servicios jurídicos delegados provinciales y centrales en el INSS, de las Subdirecciones Generales afectadas del INSS, de la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social, y del Ministerio de Economía y Hacienda ya mencionados en el apartado 3.6.1.

Resistencias al cambio en los procesos.

La otra barrera importante a superar fue la resistencia al cambio, en este caso tanto de los inspectores médicos del INSS como de los médicos de MCSS. En el INSS, porque temían un incremento de su carga de trabajo, ya que el acceso a 20 mutuas diferentes, con diferentes programas o aplicativos de acceso, con 20 contraseñas diferentes, y con portales de navegación diferentes, indudablemente, parecía una carga importante. Además de esta resistencia, hay que añadir las que se generan por el miedo al cambio, en mayor o menor medida, y la introducción de nuevos elementos en el trabajo, que pueden generar ansiedad, incertidumbre personal y miedo a la incompetencia. Para superarlas ha sido imprescindible el compromiso personal de los líderes de la organización explicando el proyecto y la formación continua aplicada (Apartado 3.4.3). Si bien la experiencia previa de acceso a otras HCE, las del SPS, ha allanado este nuevo camino, indudablemente los inspectores médicos recordaban los primeros meses posteriores a la consecución de este acceso y las dificultades que se platearon, lo que les motivado cierto recelo. Hoy quedan superadas estas resistencias a la vista de los datos de accebilidad y valoración de la iniciativa (Apartados

3.4.2; 3.4.4).

De forma similar, los trabajadores que proporcionan cuidados clínicos a los pacientes de las MCSS (médicos, enfermeros, psicólogos, rehabilitadores) han opuesto también cierta

Acceso Telemático a la HCE de las MCSS Unidad Médica del INSS Málaga 25

resistencia, en su caso por el “miedo a ser observados” por parte de los médicos del INSS. Esta barrera se está venciendo con el paso del tiempo, al comprobar las ventajas de poder expresar lo que desean y valorar los beneficios que aporta el intercambio de información. Además, también con ellos se han realizado reuniones conjuntas que han servido para superar temores fiscalizadores, y les ha convencido de que, en el uso de la información, solo se busca información del trabajador y resolver con seguridad e imparcialidad.

3.7. SOSTENIBILIDAD

La sostenibilidad de este proyecto de innovación en la gestión está garantizada por cuatro aspectos fundamentales, inherentes al mismo:

1. La iniciativa de este proyecto fue de la DPIMA, y en dos meses pasamos a liderarlo a nivel nacional una vez extendido al resto de DD.PP., lo que marca su tendencia a perpetuarse en el tiempo, como demuestra el hecho de que cada vez son más las MCSS que se están adhiriendo a esta iniciativa. Por otro lado, aunque los actuales Convenios de Colaboración suscritos por el INSS con las diferentes MCSS tienen un período de vigencia de 4 años, este período es renovable automáticamente, y el grado de satisfacción con los diferentes portales de acceso (Figs. 3.4.4.1 y 3.4.4.2) por parte de los inspectores del INSS, así como la opinión favorable de los profesionales sanitarios y gestores de las MCSS, hacen prever la renovación automática de dichos Convenios.

2. Las principales barreras que obstaculizaban la plena puesta en marcha del proyecto ya han sido superadas (Apartado 3.6.4) y los datos favorables de gestión, la mejora de resultados respecto a los Objetivos Institucionales y el beneficio social que aporta, también afianzan su sostenibilidad.

3. Es un proyecto en continua fase de revisión, actualización y mejora. Entre estas mejoras previstas a corto plazo destacamos las siguientes:

a. Creación de nuevas carpetas, con otros contenidos o funcionalidades: A la hora de redactar esta Memoria, ya se habían incorporado las siguientes carpetas no incluidas en las primeras entregas:

- Gestión administrativa: determinaciones y cambio de contingencias profesionales, reclamaciones al alta de las MCSS,…

- Visitas a otros profesionales de las mutuas (fisioterapia, psicólogos, logopedas..), realizadas y previstas

- Profesiograma y estudios de actividad laboral: Ibermutuamur ya lo incluye. Mutua Universal y Fraternidad están habilitando carpetas específicas para ello.

- Resultados de pruebas externas e informes aportados por el paciente

b. Las mejoras que aún no se han realizado pero se llevarán a cabo en breve (entre 2019-2020) son:

4. Dado que el coste de este proyecto es cero, no surgirán problemas de viabilidad económica que puedan hacerlo fracasar.

Digitalización de imágenes radiológicas

•Actualmente se insertan imágenes de radiografía simple, en formato jpg y un pdf de los informes radiológicos del resto de estas pruebas

•Se facilitará el acceso online a todas las imágenes radiológicas: TC, RMN, ecografía..

Creación de chats asíncronos

•Con ellos , cada inspector podrá escribir al facultativos de la mutua, responsable de un determinado trabajador, solo dándole a un click y recibirá respuesta diferida en el plazo de 24-48 horas.

Posibilidad de elegir el idioma

•Actualmente los portales de navegación utilizan el idioma español

•Se extenderá al resto de idiomas oficiales de España

Inclusión de informes de detectives privados

•Deben ir en carpeta independiente al resto de la historia clínica

•Gran trascendencia en la lucha contra el fraude

Peticiones de pruebas complementarias e informes

•Actualmente se realizan llamando directamente por teléfono a cada mutua y/o enviando fax con la solicitud del inspector

•Posibilidad de habilitar canal específico para estas peticiones

Actualización del diseño de portales

•Homogeneidad de los diferentes portales de acceso que faciliten la navegación `por los mismos y el acceso, unificando usuario y contraseña para todas las MCSS.

•Se están dando los primeros pasos con mutua Fraternidad-Muprespa (creación de un nuevo portal prevista para octubre 2018)