ACCESS .

1/24

¿Cómo podemos organizar la información? Una información que comparte unas características comunes la podemos organizar a

través de una base de datos. Para crear, modificar y mantener un a base de datos utilizamos un programa informático, es decir, un sistema de gestión de base de datos SGBD. En nuestro caso será ACCESS.

Nuestros primeros pasos en ACCESS Al iniciar el programa nos saldrá esta primera ventana:

La misión de este cuadro de diálogo es la de actuar de lanzadera, puesto que desde

él se pueden realizar las únicas operaciones iniciales con Access: Abrir una base de datos creada y almacenada O crear una base de datos nueva.

Elegimos Base de datos de Access en blanco. Aceptamos .

Y nos pedirá que demos un nombre a nuestra base de datos, que digamos donde queremos que se guarde y que la creamos. Damos al botón Crear y nos saldrá la siguiente ventana:

ACCESS .

2/24

En esta ventana están agrupados todos los objetos y herramientas necesarias para gestionar la información de un tema concreto.

Las herramientas ofrecidas permiten crear y utilizar los distintos objetos de la base de datos.

Los objetos principales de una base de datos son los siguientes:

Misión

Almacenan, de forma organizada, los datos que se quieren gestionar

Permiten ver, y trabajar, con un conjunto de los datos de una tabla, correspondientes a ciertos campos y registros.

Muestran los datos de una tabla, con un diseño distinto, en el que pueden incluirse dibujos, textos artísticos, líneas y recuadros, etc.

Permiten imprimir los datos de la base de datos según un modelo diseñado con anterioridad.

Los macros son objetos que permiten realizar, en un solo paso, un conjunto de acciones más o menos complejas

Estos objetos son páginas web que se crean para publicar en internet la información de la base de datos.

ACCESS .

3/24

Actividad nº 1. Crea una base de datos con el nombre de Animales. Para ello abrimos el programa Acces. En la primara ventana elijo Base de datos de Acces en blanco Doy aceptar

Elijo el lugar donde quiero guardar la base de datos La doy el nombre que deseo. Hago clic en crear y ya la tengo. Salgo de Acces.

ACCESS .

4/24

Vamos a crear una tabla

Una tabla está organizada en filas y columnas, teniendo cada una de ellas un significado muy particular.

Cada fila de una tabla se denomina registro y está constituida por la información de uno de los elementos que se quiere gestionar.

Cada columna de una tabla se denomina campo y representa cada una de las características del un registro.

Cada celda de la tabla almacena un dato, que no es más que la información de un registro en un campo determinado.

Tipos de campos o Texto: permite introducir cadenas de caracteres (hasta un máximo de

255) o Memo: aquí se pueden teclear un texto extenso, de hasta 65535

caracteres. o Numérico: sirve para introducir números. o Fecha /hora: en este campo se introducen datos con formato fecha o de

hora. o Moneda: para introducir datos numéricos con el signo monetario. o Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera

automáticamente el contenido. o Si/No: campo lógico. Este tipo de campo es el que debemos utilizar

cuando queremos un contenido del tipo Si/No, Verdadero/Falso, etc. o Objeto Ole: Permite incorporar una foto, un gráfico, una hoja de cálculo,

un sonido... o Hipervínculo: podemos definir en este campo un enlace a una página

web. o Asistente para búsqueda: crea un campo que permite elegir un valor

de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Primero vamos a crear la tabla

Abrimos la base de datos que hemos creado con anterioridad (animales). Teniendo elegido el objeto tabla Señalamos Crear una tabla en Vista Diseño y

pulsamos el botón Nuevo

ACCESS .

5/24

Y aparece la siguiente ventana con las siguientes opciones:

Vista Hoja de datos: Para introducir directamente los datos Vista de Diseño: para definir los campos y sus características Asistente para tablas: se trata de un programa que nos guía en le realización de una

tabla Importar y vincular tablas para cargar un tabla externa. Escogemos Vista Diseño y nos saldrá la ventana principal del diseño de los campos.

Escribimos el nombre de cada campo en la columna de la izquierda. En la segunda columna hay un lista desplegable con todos los tipos de campos que

existen. Finalmente se guardará la tabla, exigiéndonos un nombre.

Introducir datos

En la ventana de la base de datos elegimos el objeto tabla y seleccionamos la tabla creada con anterioridad.

Nos va a aparecer la tabla con todos los campos creados. De esta forma ya podemos introducir los datos correspondientes.

Nos desplazaremos por la tabla mediante el ratón o mediante la tecla de Tabulación para pasar de un campo a otro. Y con la tecla intro para pasar de un registro a otro.

Para salir cerramos la ventana o accedemos a Archivo - Guardar – Salir Para modificar el contenido de los campos pulsamos el botón Abrir ( de la ventana de

la base de datos) para añadir más registros o modificar los existentes.

ACCESS .

6/24

Actividad nº2 Creación de una tabla

Primero abrir la base de datos creada en la actividad anterior. En la ventana que nos sale elegimos Crear tabla en Vista de Diseño y pulsamos el

botón Nuevo

En la siguiente ventana escogemos Vista Diseño

Introducimos los siguientes campos:

Y en propiedades del campo introducimos los siguientes valores:

Campo Tamaño del campo

Lugares decimales

Valor predeterminado Requerido

Permitir longitud cero

Indexado Compresión unicode

Especie 20

No No Si (sin duplidados)

No

Clase 20 No No No No

Orden 20 No No No No

Hábitat 40 No No No No

Peso Simple automático 0 No No

Tamaño Entero largo

automático 0 No No

Ovíparo Si/No No No

Observaciones 100 No No No No

ACCESS .

7/24

Guardar la tabla con el nombre de animales. Al guardar la tabla nos preguntará si queremos introducir una clave principal en uno o más campos. Estos campos contienes datos exclusivos de cada registro. Sirve para establecer relaciones entre las distintas tablas, con el fin de no duplicar información en ellas y facilitar las modificaciones posteriores.

Introducir datos

En la ventana de la base de datos seleccionamos Tablas y el nombre de nuestra tabla

Hacemos clic en Abrir o doble clic en la tabla y nos aparecerá la tabla donde podemos introducir los datos.

Para desplazarnos de un campo a otro pulsamos la tecla Tabulación o hacemos clic en la siguiente casilla. En el primer campo no hace falta escribir nada ya que es el autonumérico. Para pasar al siguiente registro pulsamos Intro

Introducimos los siguientes datos: Una vez introducidos los guardamos y salimos de la tabla. Una vez guardada la tabla, podemos modificar el contenido de los campos pulsando

de nuevo el botón de Abrir para añadir más registros o introducir modificaciones en los ya existentes.

ACCESS .

8/24

Cómo encontrar y consultar datos

Buscar datos Primero tendremos activa la ventana de la tabla. Una vez en la pantalla la tabla seguimos estos pasos: 1.- Abrimos el menú Edición y seleccionamos la opción Buscar

2.- Escribimos el dato que queremos localizar y activamos las opciones necesarias para que la búsqueda se realice en toda la tabla y el programa se detenga cuando el dato sea una parte de cualquier campo.

3.- Damos al botón buscar siguiente y el programa resaltará, en la tabla, el primer

dato localizado. Y así sucesivamente podemos ver todos los registros que contengan el dato buscado.

4.- Una vez encontrado el dato buscado hacemos clic sobre el botón Cancelar Ordenar registros Tendremos activa la ventana de la tabla. Se sitúa el cursor en el campo que se quiere utilizar para ordenar los registros.

Hacemos clic en el botón , para ordenarlos de modo ascendente, o sobre el

botón , si la ordenación deseada es descendente. Filtrar registros Cuando solo deseamos visualizar o trabajar con un único grupo de registros, para lo

cual haremos un filtrado de registros. Seguimos en la ventana de la tabla. Activamos la celda que contenga el dato que se va a utilizar para filtrar los registros.

Hacemos clic en el botón para activar el filtro. Con lo cual solo veremos los registros que contengan el dato seleccionado.

Para volver a ver todos los registros daremos al botón de desactivar el filtro . Si queremos ver registros donde uno o más campos cumplan alguna condición

daremos al botón de filtros de formulario . Al dar a este botón nos saldrá una ventana

ACCESS .

9/24

en la cual indicaremos las condiciones que tienen que tener los registros, es decir, los campos que debe cumplir los registros.

Para ver el resultado del filtro haremos clic sobre el botón y nuevamente a este

cuando queramos ver todos los registros Realizar consultas

Debemos ir a la ventana de nuestra base de datos. Para lo cual se puede ir

directamente si estamos en la ventana de la tabla de datos haciendo clic en el botón o empezando desde el principio del programa.

En esta ventana seleccionamos Consultas y hacemos clic en Crear una consulta en Vista de Diseño

Nos saldrá la siguiente ventana donde tendremos que elegir la tabla donde haremos la consulta. En dicha ventana haremos clic en Agregar y después Cerrar

Hacemos clic sobre Campo y seleccionamos en la primera columna el Campos que

queremos consultar en primer lugar. Y en la segunda columna podemos seleccionar otro campo que queramos que sea objeto de consulta. Así en las otras columnas si se desea consultar más campos.

ACCESS .

10/24

En la celda de criterios estableceremos las condiciones de nuestra consulta.

Tipos de criterios:

=

=León

Igual que

Encuentra la palabra León

>=

>= 55

Mayor que o igual a

Encuentra números mayores o iguales a 55

<

<25

Menor que

Encuentra números menores de 25

<>

<> Granada

Distintos de

Encuentra texto distinto de Granada

>

>6/12/98

Mayor que

Encuentra fechas posteriores

Entre...y...

Entre 2/11/90 y 12/6/98

Encuentra fechas entre las indicadas

<=

<=D

Menor que o igual a

Encuentra la letra D y texto que comienza por la letra A a la C

Es nulo Campo vacio

Encuentra registros que no contienen datos en el campo

Una fecha

#18/04/87# Nombre “A*” o “[A-D]*” o “Pedro”

Ya solo nos quedará cerrar la ventana y guardar la consulta con el nombre que queramos.

Para ver el resultado de la consulta podemos hacer clic en el botón o en la ventana de nuestra base de datos seleccionamos consultas y hacemos clic sobre el nombre de nuestra consulta.

ACCESS .

11/24

Actividad nº 3 Como buscar y ordenar

1º Abrir la tabla Animales2 ( o el nombre que hayamos puesto) que hemos creado en la última actividad. Vamos a nuestra ventana de base datos seleccionamos el objeto Tabla y hacemos doble clic sobre la tabla que deseamos abrir.

2º Una vez en la ventana de la tabla hacemos lo siguiente: Abrimos el menú Edición

y seleccionamos la opción Buscar

3º En la ventana que nos surge buscaremos los siguientes datos: Mamíferos y después Aves. Escribimos el dato que queremos localizar y activamos las opciones necesarias para

que la búsqueda se realice en toda la tabla y el programa se detenga cuando el dato sea una parte de cualquier campo.

4.- Damos al botón buscar siguiente y el programa resaltará, en la tabla, el primer

dato localizado. Y así sucesivamente podemos ver todos los registros que contengan el dato buscado.

5.- Una vez encontrado el dato buscado hacemos clic sobre el botón Cancelar 6.- Ordenar alfabéticamente la base de datos, de tal forma que podamos ver los

animales clasificados según su Hábitat. Situamos el cursor en una celda del campo que queremos ordenar alfabéticamente. Y

posteriormente hacemos clic en el botón , para ordenarlos de modo ascendente, o

sobre el botón , si la ordenación deseada es descendente.

ACCESS .

12/24

Actividad nº4 Como filtrar registros y como realizar una consulta

1º Queremos ver sólo los registros de los animales que sean mamíferos.

Sitúo el cursor en el dato que quiero filtrar y hago clic en el botón de Filtro y en la pantalla me deberán aparecer solo los registros que contengan el dato de mamíferos .

Para volver a ver todos los registros daré al botón . 2º Ahora quiero filtrar registros que al menos cumplan dos condiciones. Para lo cual

haremos lo que se llama filtros de formulario . Al dar a este botón nos saldrá una ventana en la cual indicaremos las condiciones que tienen que tener los registros, es decir, los campos que debe cumplir los registros.

Buscaremos:

o Aves que vivan en la ciudad o Peces que vivan en los mares o Ave que pese 3,2 kg

Para ver el resultado del filtro haremos clic sobre el botón y nuevamente a este

cuando queramos ver todos los registros 3º Vamos a realizar una consulta. Para lo cual debemos ir a la ventana de la base de

datos.

Como estamos en la ventana de la tabla hacemos clic sobre el botón y nos aparecerá la ventana de la base de datos

En esta ventana seleccionamos Consultas y hacemos clic en Crear una consulta en Vista de Diseño

ACCESS .

13/24

Y nos saldrá una ventana que nos pedirá el nombre de la tabla sobre la que queremos hacer la consulta.

Elegimos la tabla que hemos creado. Y en dicha ventana haremos clic en Agregar y después Cerrar

4º Ya estamos preparados para realizar nuestra primera consulta. Queremos consultar todas las especies cuyas iniciales estén entre la A y la C y

tengan un tamaño menor o igual de 100. En la ventana que nos ha aparecido vamos colocando los campos (haciendo clic en la

celda de campo y eligiendo de la lista desplegable el campo que deseemos) que queremos que salgan en la consulta y los criterios que nos hemos impuesto

Los criterios elegimos el que más nos convenga de:

=

=León

Igual que

Encuentra la palabra León

>=

>= 55

Mayor que o igual a

Encuentra números mayores o iguales a 55

<

<25

Menor que

Encuentra números menores de 25

<>

<> Granada

Distintos de

Encuentra texto distinto de Granada

>

>6/12/98

Mayor que

Encuentra fechas posteriores

Entre...y...

Entre 2/11/90 y 12/6/98

Encuentra fechas entre las indicadas

<=

<=D

Menor que o igual a

Encuentra la letra D y texto que comienza por la letra A a la C

Es nulo Campo vacio

Encuentra registros que no contienen datos en el campo

Una fecha

#18/04/87# Nombre “A*” o “[A-D]*” o “Pedro”

ACCESS .

14/24

Ya solo nos quedará cerrar la ventana y guardar la consulta con el nombre que queramos.

Para ver el resultado de la consulta podemos hacer clic en el botón o en la ventana de nuestra base de datos seleccionamos consultas y hacemos clic sobre el nombre de nuestra consulta.

ACCESS .

15/24

Cómo realizar un formulario

Los formularios son un objeto de la base de datos que nos permite visualizar, de una manera más vistosa, los datos de un registro.

En nuestra ventana de la base de datos seleccionamos Formularios y hacemos doble clic en Crear un formulario utilizando el asistente

Nos saldrá una ventana en la que nos pedirá que campos deseo que salgan en el

formulario. Estos los deberemos poner en Campos seleccionados. Si no queremos llevar todos los campos deberemos ir uno por uno, seleccionándolo y

haciendo clic en . Si llevamos todos haremos clic en Una vez que hemos terminado hacemos clic en Siguiente.

A continuación nos saldrá una ventana que nos pedirá la distribución que deseamos

aplicar. Que puede ser: En columna Cada campo aparecerá en una línea del formulario, y en el formulario

sólo se vera un registro. Tabular. Cada campo constituirá una columna y cada registro una fila; el formulario

mostrará varios registros. Hoja de datos. El aspecto de este es análogo al de la ventana Hoja de datos de

cualquier tabla. Justificado

ACCESS .

16/24

Hacemos clic en Siguiente. Ahora nos pide el estilo que deseamos para nuestro formulario.

Elegimos el que más nos guste y hacemos clic en Siguiente Finalmente nos pide el título del formulario

Hacemos clic en Finalizar y ya tendremos nuestro formulario. Si quisiéramos

modificar algo haríamos clic en el botón de vista de diseño

ACCESS .

17/24

Actividad nº 5 Nuestro primer formulario

1º En nuestra ventana de la base de datos seleccionamos Formularios y hacemos

doble clic en Crear un formulario utilizando el asistente

2º En la ventana que nos sale llevamos a Campo seleccionados todos los campos

que tenemos. Para lo cual hacemos clic en el botón y hacemos clic en Siguiente

3º Elegimos la distribución Columnas el la ventana que nos surja

Y hacemos clic en Siguiente

ACCESS .

18/24

4º Ahora nos pedirán el estilo que queremos para nuestro formulario. Elegimos el que más nos guste

5º Pondremos el título al formulario que hemos creado.

Hacemos clic en Finalizar y veremos nuestro formulario

ACCESS .

19/24

Cómo realizar un informe

Los informes se utilizan para obtener impresa la información que se necesite de una base de datos, de forma organizada. Estos permiten imprimir los datos de solo algunos campos, colocar esos campos según convenga, escribir títulos para los datos, imprimir encabezados y pies de páginas, etc. Vamos a la ventana de la base de datos y seleccionamos el objeto Informes y Crear informe utilizando el asistente

Nos saldrá una ventana en la que nos pedirá que campos deseo que salgan en el informe. Estos los deberemos poner en Campos seleccionados.

Si no queremos llevar todos los campos deberemos ir uno por uno, seleccionándolo y

haciendo clic en . Si llevamos todos haremos clic en Una vez que hemos terminado hacemos clic en Siguiente.

En la ventana que viene a continuación nos preguntara si queremos realizar algún tipo de agrupamiento y si queremos establecer un orden de prioridad.

ACCESS .

20/24

Si queremos hacer algún tipo de agrupamiento seleccionamos el campo y hacemos

clic en el botón y para establecer la prioridad hacemos clic

en los botones

Hacemos clic en siguiente Nos pedirá ahora el tipo de ordenación que deseamos para los registros. En cada

rectángulo se desplegara la lista de campos que tenemos y tendremos que elegir el que queramos.

Hago clic en Siguiente

ACCESS .

21/24

A continuación nos demandarán la distribución que deseamos para el informe.

Hacemos clic en Siguiente Tendremos que elegir el estilo que más nos guste.

ACCESS .

22/24

Finalmente tendremos que dar un nombre al informe

Ya tendremos nuestro informe

ACCESS .

23/24

Actividad nº6 Realicemos nuestro primer informe

Vamos hacer un informe en el cual solo aparezcan: La especie , la clase, el orden y el hábitat.

1º- Iremos a nuestra ventana de la base de datos. Seleccionaremos el objeto Informes . Y hacemos clic en Crear un informe con el asistente

2º.- En la ventana que resulta colocaremos los datos que queremos que salgan en el

informe. Llevamos a Campos seleccionados Especie, Clase, Orden, Hábitat. Haciendo clic

en el botón .

3º Hacemos sólo el agrupamiento de Clase. Para lo cual realizamos cli en el botón

ACCESS .

24/24

4º No determinamos ningún tipo de ordenación, así que pasamos a la siguiente ventana. Donde elegimos la distribución que más nos guste. Por ejemplo en Bloque

5º Ahora escogemos el estilo que más nos guste para el título

6º En la siguiente ventana nos pedirá el nombre del informe. Le llamaremos Clases

de animales y daremos al botón Finalizar y veremos el informe que hemos realizado