Өгөгдлийн сан үүсгэхЛаборатори 1, 2

Өгөгдлийн сан удирдах “Access” системийн AccessTable

Өгөгдлийн сан нь Aксесс систем дээр .mdb гэсэн өргөтгөлтэйгээр хадгалагддаг. Нэг өгөгдлийн сан нь хэд хэдэн хүснэгтээс тогтох бөгөөд тэдгээрийн загвараар тодорхойлогдоно.

Файл удирдах хэрэгслийн орчинд тодорхой нэр бүхий өгөгдлийн сан харагдахаас биш хүснэгтүүд бие даан харагддаггүй.

ӨС шинээр үүсгэх

Аксесс програмыг ачаалсны дараа гарч ирэх цэсээс:File>New>BlankDatabase сонголтыг хийнэ.Өгөгдлийн сандаа нэр өгч, хаана хадгалах замыг нь зааж

өгсний дараа Create товчийг дарна.

Ямар диск, санд хадгалахыг заах

.mdb файл

Өгөгдлийн сангийн нэрийг

заах

Хадгалах хэрэгслийн төрөл/Аксессийн хувилбарыг заах

Хүснэгт үүсгэх

ӨС-нг хадгаласны дараа доорх цонх гарна.

Хүснэгттэй ажиллах сонголт

Шинэ хүснэгт үүсгэх сонголт

Хүснэгтийн загварыг тодорхойлох

Table Wizard – Худалдаа арилжаа ба хувь хүний тухай мэдээлэл бүхий ӨС үүсгэх бэлэн загварыг санал болгоно.

Design View – Хэрэглэгч өөрөө бие даан хүснэгтийн бүтцийг тодорхойлж гаргахад зориулсан хэрэгсэл.

Хүснэгтийн загварыг тодорхойлохШинэ хүснэгт үүсгэх сонголтыг хийхэд Table цонх гарч

ирнэ.

Талбарын нэр

Өгөгдлийн төрлийг зааж

өгнө.

Нэмэлт тодорхойлолтууд

Талбарын үндсэн тодорхойлолт

FieldName – Нэрийн урт 64-с хэтрэхгүй байна. Талбаруудад ижил нэр зааж болохгүй.

DataType – Аксесст өгөгдлийн дараах 8 төрлийг зааж болно.

Description – Бусад хэрэглэгчдэд зориулж талбарт хадгалах өгөгдлийн тухай тайлбарыг өгч болно.

Төрөл Зориулалт

Text 255-с хэтрэхгүй урттай, үсэг, тоо, тусгай тэмдэгтээс тогтох тэмдэгт мөр

Memo 64000-с хэтрэхгүй урттай, үсэг, тоо, тусгай тэмдэгтээс тогтох тэмдэгт мөр

Number Хамгийн ихдээ 8 байтаар хадгалагдах, бүхэл ба бутархай тоог заана.

Date/Time 8 байтаар хадгалагдах, он, сар, өдөр, цаг төрлийн өгөгдлийг заах

Currency 8 байтаар хадгалагдах, хамгийн ихдээ бүхэл 15, бутархай 4 оронтойгоор мөнгөн төрлийн өгөгдлийг заана.

Data type - Талбарын төрөл

AutoNumber 4 байтаар хадгалагдах тоон дугаарлалт үүсгэнэ.

Yes/No 1 битээр хадгалагдах “үнэн” эсвэл “худал” утгыг илэрхийлсэн булийн төрлийн өгөгдлийг заана.

OLE Object Хамгийн ихдээ 1GB, Windows-н бусад програмын хэрэгслээр үүсгэсэн excel хүснэгт, word бичвэр, график, дүрс, дуу зэрэг гадаад объектийг заана.

Field Size-Талбарын хэмжээ

Талбарын хэмжээг заах бөгөөд тухайн талбарт хадгалах хамгийн их утга байхаар тодорхойлно.

Текст төрлийн өгөгдлийн хувьд хамгийн урт мөр дэх тэмдэгтийн тоотой тэнцүү байдаг бол тоон болон дугаарлалт өгөгдлийн төрлийн хувьд дараах хэмжээнүүд байдаг.

Field Size-Талбарын хэмжээ

Хэмжээ Бутархай орны

хэмжээ

Авах утгын хязгаар Байт

MIN MAX

Double 15 -1.797*10308 +1.797*10308 8

Single 7 -3.4*1038 +3.4*1038 4

Long Integer

- -2.147,438,6 +2.147,438,6 2

Integer - -32.768 +32.767 2

Bytes - 0 255 1

Currency 4 -922,337,.. +922,337,.. 4

Format-Харагдах хэлбэр

Өгөгдлийн дэлгэцэнд гарах ба хэвлэгдэх хэлбэрийг заадаг. Гарах хэлбэрийг зөвхөн тоо, текст, огноо, булийн төрлийн өгөгдөлд заадаг.

Format-Харагдах хэлбэр Тоон ба мөнгөн өгөгдлийн төрөл

General

Number

Утгыг гараас оруулсан хэлбэрээр харуулна

Currency Тооны өмнө мөнгөн тэмдэгт авч харуулна

Fixed Тоог бэхэлсэн таслалтай тоон хэлбэрээр харуулна

Standard Тооны бутархай оронд 2 цифр авсан ба мянгатын орноор тасалж харуулна.

Percent Тоог хувьд шилжүүлж харуулна

Scientific Хөвөх таслалтай хэлбэрээр харуулна.

Format-Харагдах хэлбэр Date/Time

General Date 2/5/2004 2:00:00 pm

Long Date Thursday, February 5, 2004

Medium Date 5-Feb-04

Short Date 2/5/04

Long Time 2:00:00 pm

Medium Time 02:00 pm

Short Time 14:00

Format-Харагдах хэлбэр Yes/No

Yes/No Yes эсвэл No

True/False True эсвэл False

On/Off On эсвэл Off

Decimal PlacesТоон ба мөнгөн төрөлтэй өгөгдлийн утгын бутархай оронд

авах цифрийн тоог заана. Бодит тооны хувьд бутархай орны цифрийн тоог double

хэмжээнд 15-аас, single хэмжээнд 7-оос хэтрэхгүй утгаар заана.

InputMaskОруулах маск хэрэглэж талбарын утга дахь тэмдэгт тус

бүрийг цифр, үсэг, эсвэл тусгай тэмдэгт байхыг нарийн тодорхойлж өгдөг. Ингэснээр алдаатай утга оруулахаас сэргийлэх боломжтой.

Оруулах маскийг текст төрлийн өгөгдлийн хувьд ихэвчлэн тогтмол урттай утга авах талбарт заадаг.

0 0-9 цифр буюу +/- тэмдэгт заавал оруулна.

9 0-9 цифр (Заавал оруулах шаардлагагүй бөгөөд тэгээр бөглөнө.)

# 0-9 тоо буюу зайн тэмдэгт (Заавал оруулах шаардлагагүй бөгөөд тэгээр бөглөнө.)

L A-z үсгүүд (Заавал)

? A-z үсгүүд (Заавал оруулах шаардлагагүй бөгөөд тэгээр бөглөнө.)

> Тэмдэгтээс хойшхи бүх тэмдэгт том үсэг рүү шилжинэ.

< Жижиг үсэг рүү

InputMask

CaptionӨС дахь жинхэнэ өгөгдлийг ямар нэгэн маягт, тайлан

болон бусад хэлбэрээр харуулах үед тус өгөгдлийг агуулсан талбарын толгой ямар нэртэй байхыг зааж өгнө. Тодорхойлж өгөөгүй тохиолдолд тус талбарын өгөгдлүүд талбарын нэрийг авдаг.

Default value

Ямар нэг талбарын утгуудын дийлэнх хувь нь тогтмол нэг утга авч байх тохиолдолд талбарт анхдагч утгыг зааж өгдөг. Ингэснээр тухайн талбар заасан анхдагч утгаар автоматаар бөглөгдөх ба энэ нь хэрэглэгчийг нэг утгыг дахин оруулахаас чөлөөлж, ажлыг хөнгөвчилдөг.

Validation Rule ба Validation TextТалбарт авах өгөгдлийн утга дээр нэмэлт хязгаар тавих үед

хэрэглэнэ. Хэрэглэгч талбарын утга авах хүрээнд тохироогүй утга

оруулах оролдлого хийвэл validation text тодорхойлолтонд зааж өгсөн бичвэр дэлгэц рүү гарч алдааны мэдээлэл өгнө.

LookUpУрьдчилж тодорхойлсон эсвэл мэдэгдсэн утгуудаас

сонголт хийж талбарт оруулахын тулд LookUp хэрэгслийг ашиглана. Энэ нь боломжит утгуудыг жагсааж харуулдаг ба хэрэглэгч эдгээр утгуудаас сонголт хийж талбарт оруулах боломжтой болно.

LookUp

Талбарын утгуудыг тодорхойлохдоо:Нэмэлт тодорхойлох хэсэгт байрласан Lookup хэрэгслийг

идэвхжүүлнэ.Гарч ирэх цонхонд дараах заалтууруудыг өгнө.

Display Control – утгуудын жагсаалтыг харуулах цонхны төрлийг (Text box,List box,Combo box) заахад ашиглана.

Row Source Type – сонголтын утгууд нь ӨС дахь хүснэгт, талбар, эсвэл хэрэглэгчийн тодорхойлсон утга (Table/Query, Value list, Field list) байх эсэхийг заана.

Row Source – утгуудын жагсаалтыг цэг-таслал (;) – аар тусгаарлан зааж өгнө.

Bound Column, Column, Count, Column heads, Column Width – баганы тоо, толгой, өргөн зэргийг тодорхойлоход ашиглагдана.

Required

Талбарт заавал утга орсон байхыг хянана. Хэрэв талбарт утга заавал орсон байх шаардлагатай бол Yes сонголтыг хийнэ.

Allow Zero Length

Text ба Memo төрлийн өгөгдлийн талбар нь тэг утгатай байж болох эсэхийг хянахад ашиглагдана.

Хэрэв талбарт тэг утгатай мөр байж болох бол Yes сонголтыг хийнэ.

IndexedЯмар нэгэн талбарын утгаар эрэмбэлэлт хийх эсэхийг

заана. Тус тодорхойлолтонд дараах 3 сонголт байдаг.No- эрэмбэлэхгүй Yes(Duplicates Ok)- Утга давхцуулж эрэмбэлнэ.Yes(No Duplicates)- Утга давхцуулахгүй эрэмбэлнэ.

Хүснэгтийн анхдагч түлхүүрийг тодорхойлох

Түлхүүр талбарыг сонгоно. Нэг эсвэл хэд хэд байж болно.Edit>Set Primary Key цэсийг эсвэл хэрэгслийн мөрийн

PrimaryKey дүрсийг ашиглан түлхүүр талбарыг заана.

Хүснэгтийн загварыг хадгалах

Хүснэгтийг анх удаа хадгалах үед хүснэгтийн нэрийг зааж өгөх хэрэгтэй. Хэрэв заагаагүй бол table1, table2,… гэсэн стандарт нэрүүдийг олгодог.

Хүснэгтийн загварт түлхүүр талбарыг тодорхойлоогүй бол хадгалах үед дараах сонголт бүхий цонх гарна. Yes - хүснэгтэнд ID нэртэй түлхүүр талбар автоматаар

нэмэгдэнэ.No - түлхүүр талбар тодорхойлолгүй хадгалах.Cancel - хүснэгтийн загвар руу буцаж орох.Help - тусламж.

Жинхэнэ өгөгдөл рүү орох

Хүснэгтийн загварыг тодорхойлсны дараа өгөгдлийн утгыг оруулна. Үүний дараа оруулсан утгуудыг харах, засварлах, устгах шаардлага гарах ба өгөгдөл рүү орохын тулд дараах 3 аргын аль нэгийг сонгох боломжтой. Database цонх руу шилжиж, Table>Open сонголтыг хийх Хэрэгслийн мөр дэх View Datasheet дүрсийг дарах Цэсээс View>Datasheet View командыг сонгох

Өгөгдлийн загварыг засварлахӨгөгдөл оруулах үед өмнө тодорхойлсон загвар шаардлага

хангахгүй тохиолдол гарч болзошгүй байдаг. Хүснэгтийн загвар дахь талбарын нэр, хэмжээ болон нэмэлт тодорхойлолтуудыг өөрчлөхийн тулд хүснэгтийн өмнө хийж хадгалсан загвар руу орж засах хэрэгтэй болдог. Үүнийг гүйцэтгэх дараах аргууд байна.Database цонх руу шилжиж, Table>Design сонголтыг

хийх Хэрэгслийн мөр дэх View Design дүрсийг дарах Цэсээс View > Design View командыг сонгох