Accessing WebKids Minute Menu WebKids을 사용하기 위해선 에버그린에서 지정해 드리는 9자리 로그인 아이디와 패

스워드가 있어야 합니다. 로그인 아이디와 패스워드가 없으시다면 에버그린으로 연락하셔서 받으

셔야 합니다.

1. WebKids을 사용하기 위해선 우선 컴퓨터가 인터넷에 연결이 되어 있어야 합니다.

2. Internet Explorer 창을 여십시요. 데스크탑에 보이는 “e”라는 아이콘을 누르시면 쉽게 여실수 있습니다.

3. 인터넷 창 윗부분 Address bar에서 www.minutemenu.com을 치신후 [Go] 또는 [OK]를 누르십시요.

4. 새로운 창이 열리면 오른쪽 상단에 있는 “LOGIN” 이라는 링크를 누르십시요.

5. 그러면 Minute Menu WebKids 로그인 페이지로 이동하게 됩니다. 만약 이 사이트가 안전하냐는 메세지가 뜬다면 [OK]라고 누르시면 되시고 메세지가 안뜬다면 바로 로그인 아이디와 패스워드를 기입하시는 창이 보이게 됩니다.

6. 에버그린에서 지정해 드린 로그인 아이디와 패스워드를 기입하십시요. 패스워드는 대문자 소문자에 민감함으로 지정해드린 패스워드와 동일하게 적으셔야 합니다. 대문자일 경우는 대문자로 소문자일 경우는 소문자로 옮바르게 기입하셔야 합니다. 소문자 “L”과 숫자 1이 똑같아 보일수 있으니 주의 하십시요.

7. 아이디와 패스워드를 기입하신후 [LOGIN] 버튼을 누르십시요. NOTE: 로그인 버튼 바로 윗부분에 있는 작은 박스에 체크하시면 시스템이 원장님의 인포메이션을 저장하게 되서 다음에 로그인 하실때 아이디와 패스워드를 또 입력하셔야하는 번거로움없이 자동 로그인 하실수 있습니다. 저장하기 원하시면 체크하시고 원하지 않으시면 로그인 버튼만 누르십시요.

8. 이젠 Preparing to Load란 창이 열리며 WebKids가 사용 가능한 시스템인지 체크하게 됩니다. 모든 테스트가 끝나면 [Click Here to Open WebKids] 버튼을 누르시고 WebKids 사이트에 로그인 하시면 됩니다. 만약 WebKids가 열리지 않으면, “Need help?” 링크를 누르십시요. 모든것이 옮바르다면 시스템이 로그인함과 동시에 음식 클레임을 하실수 있게 됩니다.

Getting Started with WebKids

WebKids는 더 쉽고 빠르게 Meal Claim을 하실수 있도록 디자인된 프로그램 입니다. 이 프로그램

을 사용하기 위해선 아래와 같이 하십시요.

1. 제일 먼저 클래임 하시고자 하시는 달인지 확인하십시요. 스크린 맨 윗부분 (파란색 바)를 보시면 현재 몇월달 클래임으로 지정되어 있는지 보실수 있습니다. 만약 달이 틀리다면 클래임을 시작 하시기 전에 먼저 달을 바꾸셔야 합니다.

클래임 달을 바꾸기 위해선클래임 달을 바꾸기 위해선클래임 달을 바꾸기 위해선클래임 달을 바꾸기 위해선:

1. 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Claims>>Change Claim Month 로 가십시요.

2. 이곳에 가시면 달을 바꾸실수 있는 창이 나옵니다. 창이 열리면 왼쪽 또는 오른쪽 화살표를 누르셔서 원하시는 달을 찾으시면 됩니다.

3. 원하시는 달을 찾으시면 [SAVE] 버튼을 누르십시요.

4. 클래임 하시려는 달로 바꾸셨다면 이제 다음 단계로 가실수 있습니다.

2. 모든모든모든모든 아이들이아이들이아이들이아이들이 등록되어등록되어등록되어등록되어 있는지를있는지를있는지를있는지를 확인하십시요확인하십시요확인하십시요확인하십시요. 누가누가누가누가 등록되어등록되어등록되어등록되어 있는지를있는지를있는지를있는지를 확인확인확인확인 하시기하시기하시기하시기 위해선위해선위해선위해선:

1. 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Children>>Manage Children로 가십시요.

2. Manage Children 페이지가 나오면 오른쪽 편에 있는 아래 화살표를 누르셔서 등록되어 있는 아이들의 이름을 확인하실수 있습니다.

3. 만약 빠진 아이가 있다면 그 아이는 등록이 되어있지 않습니다. 그렇다면 그 아이가 누군지 기록하셨다가 새로 등록을 하시면 됩니다.

4. 만약 모든 아이들이 등록되어 있다면 이제 클래임을 기록하실수 있으니 Step 4로 가십시요.

5. 그러나 만약 등록하셔야 하는 아이가 있다면….

3. 새로운새로운새로운새로운 아이를아이를아이를아이를 등록하기등록하기등록하기등록하기 위해선위해선위해선위해선:

1. 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Children>>Enroll Child Wizard>>New Child로 가십시요.

2. 비어있는 칸들을 다 기입하신후 [NEXT]를 누르십시요. 등록서류에 필요한 모든 정보가 다 기입될때까지 입력 [NEXT]를 반복하신후 [FINALIZE]를 누르시면 됩니다. (등록서류에 대한 더 자세한 내용은 4페이지를 참조하세요) 모든 아이들이 등록이 되어 있다면….

4. 음식을 기입하십시요음식을 기입하십시요음식을 기입하십시요음식을 기입하십시요. 기입하시기 위해선기입하시기 위해선기입하시기 위해선기입하시기 위해선:

1. 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Daily Activities>>Record Meals로 가십시요.

2. 기록하시기 원하시는 식사를 지정하시고 메뉴와 출석을 체크하시면 됩니다. (Record Meals에 대한 더 자세한 내용은 6페이지를 참조하세요.) 만약 원장님께서 Shift Document (Time In & Out)을 하실 필요가 없으시다면 Step 6로 가십시요.

만약 만약 만약 만약 Shift Document 를 하셔야 한다면를 하셔야 한다면를 하셔야 한다면를 하셔야 한다면…

5. 아이들이아이들이아이들이아이들이 들어오고들어오고들어오고들어오고 나가는나가는나가는나가는 시간을시간을시간을시간을 적으십시요적으십시요적으십시요적으십시요. In/Out을을을을 적기적기적기적기 위해선위해선위해선위해선:

1. 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Daily Activities>>Record In/Out로 가십시요.

2. 각 아이들이 들어오고 나가는 시간을 기입하세요. (Record In/Out에 대한 더 자세한 내용은 10 페이지를 참조 하세요.)

6. 매달매달매달매달 마지막마지막마지막마지막 날엔날엔날엔날엔 에버그린으로에버그린으로에버그린으로에버그린으로 클래임을클래임을클래임을클래임을 보내셔야보내셔야보내셔야보내셔야 합니다합니다합니다합니다. 그러기그러기그러기그러기 위해선위해선위해선위해선:

1. 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Claims>>Submit Claim을 누르십시요.

2. 클래임을 보내시기전 재검토하기 원하시면 [Print Claim Report]를 누르십시요.

Enrolling Children 새로 데이케어에 등록한 아동을 돌보기 시작하실땐 그 아이를 WebKids에 등록 하셔야 합니다.

WebKids에 등록하시면 음식 보조 프로그램에 등록하게 됨으로 새 아이가 데이케어에 출석해서

먹는 음식에 대한 상환금을 받으실수 있게 됩니다.

Before You Begin

USDA 음식보조 프로그램에선 음식 보조 프로그램에 등록하고 원장님이 클래임 하시는 아이에 대한 많은 정보를 요구하고 있습니다. WebKids는 음식보조 프로그램에서 원하는 모든 정보들을 필요로 함으로 새 아동을 등록하실때 시간이 걸릴수 있습니다. 그러므로 등록을 하기전 필요한 모든 정보를 가지고 계시는것이 시간절약하는데 큰 도움이 될수 있습니다. 빈 등록서류를 프린트 하셔서 부모님이 먼저 작성하시게 한 후 원장님께서 WebKids에 입력하시면 시간을 절약 하실수 있습니다. 빈 등록서류를 프린트 하기 위해선 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Reports>>Children>>Blank Enrollments Worksheet을 누르시면 됩니다.

Start Enrolling 새로운 아이를 등록하기 위해선 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Children>>Enroll Child Wiz-ard>>New Child를 누르시면 등록서류에서 필요한 맨 첫장인 Child Tab이 열리게 됩니다.

Child Tab에 있는 모든 빈칸을 채우신후 [Next]를 누르십시요. 마지막 Tab이 끝날때까지 모든 정보를 입력하세요.

Enrollment Tip: 아이의 등록 날짜

WebKids에 등록되는 새로운 아이는 아이의 등록일자 이후부터 클래임이 가능합니다. 그러므로 아이가 만약 8월 4일에 등록되었는데 8월 2일부터 클래임 하시려고 한다면 등록날짜가 아직 되지 않았으므로 클래임 하시는 창에서 아이의 이름을 찾으실수가 없습니다. 아이를 등록 시키실때 등록날짜가 맞는지 항상 확인 하셔야 합니다. 또한 모든 등록 서류는 부모님께서 싸인하신 후 5일 이내에 보내주셔야 합니다. 5일 이후에 보내주신 서류는 에버그린에서 받은 날부터 유효하게 된다는 점 기억하십시요.

If You’re Interrupted 새 아이를 등록하시다가 중간에 멈추셔야 한다면 Enrollment Wizard 각 Tab에서 [Close for Now]란 버튼을 찾으실수 있을것입니다. 그 버튼을 누르시면 원장님께서 기입한 내용까지 저장된 상태로 남게 됩니다. 갑자기 무슨 일이 생기시던지 다른 일을 급히 하셔야 하는 일이 생기던지 하실땐 언제든지 닫았다 나중에 다시 이어 입력하실수가 있다는 장점이 있습니다. 중간에 멈추셨던 아이의 등록서류를 다시 이어 끝내시기 원하실땐 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Children>>Enroll Child Wizard로 가시면 원장님이 아직 등록을 끝내지 못한 아이의 이름이 보일것이며 그 아이의 이름을 누르면 마지막으로 입력한 내용의 창으로 이동하게 됩니다.

Canceling an Enrollment 아이를 등록하시다가 어떤 이유에서건 아이의 등록 서류를 지우셔야 한다면 [Delete]버튼을 누르시면 그 아이에 대한 모든 정보가 완전히 삭제 됩니다. [Delete]버튼을 누르시기 전에 정말로 아이를 삭제해도 되는지 재검토 하시기 바랍니다. 또한 아이를 하루/한 식사라도 클레임 하고자 하신다면 등록서류를 끝내셔서 에버그린으로 보내 주셔야 한다는 점 잊지 마십시요.

Finalize the Enrollment 마지막 Tab에서 [Next] 버튼을 누르시면 Finalize Enrollment Wizard 창이 나오게 됩니다.

Print Temporary Enrollment Report를 누르셔서 입력한 모든 정보가 맞는지 확인하시고 만약 틀린 부분이 있다면 창을 close하신후 Children>>Enroll Child Wizard>> 아이의 이름을 찾아 틀린 부분을 [Back] 또는 [Next] 버튼을 사용해서 가신 후 고치시면 됩니다. 아이의 등록 서류의 모든 내용이 맞으시다면 [Finalize Enrollment]을 누르시고 프린트 (2장)을 하셔서 부모님께 싸인을 받으신후 한장은 에버그린으로 보내주시고 다른 한장은 원장님의 기록으로 4년동안 보관 하셔야 합니다. 만약 아이의 등록 서류를 다시 프린트 하셔야 한다면 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Reports>>Child>>Enrollment Report로 가셔서 원하시는 아이의 이름을 클릭하시면 됩니다.

WebKids을 통해 아이를 등록 시키시면 등록서류가 저희 오피스에 도착해서 저희가 activate 해드릴때까지 “Pending”으로 나오게 됩니다. 아이가 “Pending”으로 나오더라도 원장님께서 아이를 클래임 하실수는 있지만 클래임을 보내시기 전까지 Activate이 안된다면 상환금은 받으실수가 없습니다. 에버그린에서는 부모님께서 싸인 하신 등록 서류를 받기 전까지 아이의 등록서류를 activate해 드릴수 없음으로 새 아이를 등록하시게 되면 꼭 등록서류를 프린트 하셔서 부모님의 싸인을 받아 5일 이내에 보내주셔야 합니다. 아이의 등록 서류가 한번 finalize된 이후엔 부모님의 정보 이외엔 변경이 불가합니다. 아이의 등록된 날짜나 시간 또는 먹는 음식이 바뀌게 된다면 아이의 등록 서류를 다시 프린트 하셔서 빨간색 펜으로 바뀐 부분을 고치신후 부모님의 싸인을 받아 에버그린으로 보내주시면 저희가 update해 드립니다. 만약 데이케어에서 drop이 되었다가 다시 돌아오는 아이가 있다면 제일 먼저 에버그린으로 연락 주셔야 등록서류를 프린트 하실수 있도록 아이의 status를 업데이트해 드립니다. Drop된 아이는 새로 등록한 아이처럼 등록하실수 없음으로 잊지 마시고 제일 먼저 에버그린으로 연락하세요.

음식을 아이들에게 제공하실땐 출석한 아이들과 먹은 음식에 대한 기록을 매일 하셔야 합니다. 원장님께서는 WebKids을 사용하셔서 주시는 식사와 먹는 아이들의 기록을 하실수 있으며 이 기록은 자동으로 에버그린에게 보내지게 됩니다.

Record Meals을 여십시요을 여십시요을 여십시요을 여십시요. 식사를 기록하기 위해선 메인창 윗부분에 있는 회색 메뉴바에서 Daily Activities>>Record Meals로 가십시요. 그러면 식사를 기록하실수 있는 “Record Meals” 창이 열리게 되며 Infant가 아닌 아이들의 식사를 기록하실수 있는 창이 바로 보이게 됩니다.

1. Choose the Date (날짜를 고르세요날짜를 고르세요날짜를 고르세요날짜를 고르세요) – Record Meals 페이지로 가시면 클래임 달과 오늘 날짜가 다르지 않는한 자동으로 오늘의 날짜가 나오게 됩니다. 만약 달이 틀리다면 달을 먼저 고치셔야 합니다. (달을 고치는 방법은 2페이지를 참조 하세요.) 날짜를 변경하실땐 […] 버튼을 누르시면 그 달의 달력이 나오게 됩니다. 원하시는 날짜를 누르시던지 날짜를 직접 입력 하시고 (MM/DD/YYYY) [GO] 을 누르십시요.

2. Choose the Meal (클래임 하실 식사를 고르세요클래임 하실 식사를 고르세요클래임 하실 식사를 고르세요클래임 하실 식사를 고르세요) – 기본 창이 열리면 어느 식사도 지정되어 있지 않습니다. 그러므로 Meal 옆에 있는 아래 화살을 누르셔서 원하시는 식사로 바꿔주셔야 등록된 아이들의 이름, 메뉴, 출석체크하실수 있는 공간이 보이게 됩니다.

3. Split Serving (2nd Serving 시간이 있으실때시간이 있으실때시간이 있으실때시간이 있으실때) – 한 식사에 serve하시는 시간이 한번 뿐인가요? 아니면 한 그룹의 아이들이 먹고 나간후 다음 그룹의 아이들이 들어와서 또 먹나요? 만약에 2nd Serving이 있으시다면 스크린에 “Attend 1” 과 “Attend 2” 가 보이실 겁니다. 또한 두번째 주시는 식사 시간도 보실수 있습니다. 첫번째 식사 시간에 음식을 먹은 아이는 Attend 1에 기록하시고 두번째 식사 시간에 음식을 먹은 아이는 Attend 2에 기록하시면 됩니다. 식사 시간이 하나밖에 없다면 Attend 1만 보이게 됩니다.

4. Supply Meal Time: 식사 시간은 원장님께서 에버그린에게 알려주신 시간으로 WebKids창에 보이게 됩니다. 만약 시간을 변경하기 원하시던지 두번째 식사 시간을 신청 또는 빼기 원하신다면 바로 에버그린에게 연락 주셔야 합니다.

Recording Meals

5. Mark the Children in Attendance – 식사 시간에 음식을 먹은 아이의 이름을 찾아 Attendance box에 체크를 하십시요. 기본 창에 나오는 아이들은 1살 이상인 아이들에 한해서만 나오게 되며 등록서류가 finalize되고 등록일자가 클래임 하시는 날짜 이전에 등록한 아이들에 한해서만 이름이 보이게 됩니다. 만약 2nd Serving 이 있으시다면 첫번째 식사 시간에 먹는 아이들은 Attend 1에 체크하시고 두번째 식사 시간에 먹는 아이들은 Attend 2에 체크를 하셔야 합니다. 첫번째 식사 시간에 먹은 아이가 두번째 식사 시간에도 출석해 있다면 Attend 1 과 Attend 2에 둘다 체크하셔야 하는것이 매우 중요합니다. 두번 체크 하셨다해도 한 음식을 두번 클래임 하신것이 아니라 그 아이가 데이케어를 나가지 않고 계속 출석해 있음을 알려주는 것임으로 둘다 체크를 안하시고 첫번째만 체크를 하시면 아이가 첫번째 식사만 먹고 데이케어를 나간것으로 간주하게 됩니다.

6. Mark Sick Days or School Out for School Aged Children (School aged 학생들이 아프던지 학교가 학생들이 아프던지 학교가 학생들이 아프던지 학교가 학생들이 아프던지 학교가

닫아서 데이케어에 오는 날들닫아서 데이케어에 오는 날들닫아서 데이케어에 오는 날들닫아서 데이케어에 오는 날들) – 보편적으로 school- aged 학생들은 오전간식이나 점심 시간때에는 학생들이 다니는 학교에 있어야 합니다. 그러나 어느 이유에서건 (휴일, 방학, minimum day, conference day, 아파서 학교를 못가던지 등등..) 학생이 일반 학교에 못가던지 안가서 데이케어에 출석해 오전간식이나 점심을 먹어 클래임 하실때에는 그 해당하는 이유를 체크 하셔야 합니다. 아이가 아파서 학교에 안갔을때에는 Sick에 체크하시고 그 이외에 휴일, 방학 등등 다른 이유에서는 School Out [Sch Out]란에 체크하시면 됩니다. 유치원에 다니는 모든 어린이들 또는 6세가 넘은 아이들은 School aged 체크가 없이 오전 간식이나 점심을 클래임 하실수 없습니다.

Note: 아이의 Child Calendar를 사용하셔서 아이의 school aged note를 미리 입력하실수 있습니다.

7. Choose Foods (음식을 고르세요음식을 고르세요음식을 고르세요음식을 고르세요) – 원장님께서 제공하시는 음식은 매일 기록을 하셔야 합니다 (적어도 한식사 이전에). 음식을 기록하시기 위해선 두가지 방법이 있습니다: (A) 오른쪽 메뉴 버튼을 누르셔서 각 해당하는 그룹에 주시는 요소를 찾아 누르시면 됩니다. (B) 또는 자주 주시는 음식의 번호를 기억하신다면메뉴 박스에 번호를 치고 다른곳을 누르시면 해당하는 음식이 자동으로 입력 됩니다. 또한 미리 메뉴를 작성해 놓으시는데 두가지 방법이 있습니다. [Use Template] 버튼을 누르시면 원장님께서 자주 주시는 음식들을 미리 만들어 놓으실수 있습니다. 미리 만들어 놓은 서식의 이름이나 번호를 적고 [GO]를 누르시면 자동으로 해당된 음식들이 기입됩니다.

만약 일주일 또는 한달치 메뉴를 미리 작성해 놓으셨다면 그 날짜에 해당하는 식사를 클래임 하시고자 하실때 미리 만들어 놓은 메뉴 알림이뜨면서사용하실지를 물어볼것 입니다. 사용을 안하시려면 [No]를 누르시면 됩니다.

8. Save the Meal (클래임한 기록을 저장하기클래임한 기록을 저장하기클래임한 기록을 저장하기클래임한 기록을 저장하기) – non-infant의 음식을 체크하신뒤 [Save] 버튼을 누르세요.

9. Enter Infant Information (0-11개월 유아를 클래임 하실때개월 유아를 클래임 하실때개월 유아를 클래임 하실때개월 유아를 클래임 하실때) – Record Meal 스크린에서 “Infant”를 체크하시면 돌이 아직 지나지 않은 1세 미만의 아이를 클래임 하실수 있습니다. (위의 Step 1부터 4번까지 하신 모든 내용은 1세 이상의 아이들 클래임하실때 입력했던 내용들이 자동으로 저장됨으로 날짜나 식사등을 또 입력하실 필요가 없습니다.)

10. Mark Children in Attendance and Choose Foods (출석한 유아와 먹는 음식을 기록하세요출석한 유아와 먹는 음식을 기록하세요출석한 유아와 먹는 음식을 기록하세요출석한 유아와 먹는 음식을 기록하세요) – 음식을 먹인 유아를 체크하세요. 유아를 체크하시면 오른쪽란에 유아의 메뉴를 적으시는 곳이 보이게 됩니다. 각 유아마다 해당하는 메뉴가 따로 있어야 합니다. 만약 한명 이상의 유아가 같은 age group에 있다면 (예: 2명의 유아가 8-11개월에 속해 있다면) 두번째의 유아를 체크하실때 첫번째 유아의 메뉴가 자동으로 복사가 됩니다. 같은 음식을 주셨으면 메뉴를 따로 바꾸실 필요가 없지만 만약 다른 음식을 주셨다면 메뉴란에서 바꿔주셔야 합니다. 유아의 이름을 클릭했을때 유아의 이름이 파란색으로 강조표시가 되어있다해서 클래임이 된것이 아님니다 그러므로 꼭 Attend 박스에 체크를 하셔야 클래임이 되신다는점 주의 하세요. 또한 새 유아를 체크할때마다 그 유아가 먹는 메뉴를 지정해 주시는거 기억하십시요.

11. Save the Meal (클래임한 기록을 저장하기클래임한 기록을 저장하기클래임한 기록을 저장하기클래임한 기록을 저장하기) – 유아의 클래임의 마치셨다면 [Save] 버튼을 누르세요.

Tip 컴퓨터에 음식을 주실때마다 바로 바로 입력하시는 것보다 종이에 (Daily Meal Worksheet) 먼저 기록하시고 저녁에 그 날의 기록을 밤 12시 이전에 컴퓨터로 옮기셔서 저장 하시는것이 더 편리할수도 있습니다. 만약 Daily Meal Worksheet에 먼저 기록을 하시기 원하시면 회색 메뉴바에서 Reports>>Claims>>Daily Meal Worksheet을 프린트 하셔서 사용하시면 됩니다.

주의주의주의주의: WebKids에 클래임을 하실때에는 바로 입력하시던지 저녁에 worksheet에 하신것을 옮기시던지간에 자정이 지나면 입력을 하실수 없으므로 자정 전에 기록 & 저장을 하셔야 합니다.

Deleting Meals (음식 클래임 하신것을 지우는법음식 클래임 하신것을 지우는법음식 클래임 하신것을 지우는법음식 클래임 하신것을 지우는법) 만약에 음식을 잘못 클래임 하셨다면 [Delete] 버튼을 누르시면 됩니다. 한번 Delete버튼을 누르시면 지우신 날짜에 클래임하신 유아와 아이들의 음식이 다 삭제됩니다.

Editing Meals (음식 클래임 하신것을 고치는법음식 클래임 하신것을 고치는법음식 클래임 하신것을 고치는법음식 클래임 하신것을 고치는법) 미리 작성하신 메뉴나 그 날의 음식은 자정이 되기 전까지는 고치실수가 있습니다. 만약 클래임 하실때school age란에 기록을 안하셨다던지 메뉴를 잘못 클릭하셨다던지 클래임 하신것이 잘못되어서 수정을 하셔야 할때에는 자정이 지나기전에 잘못된 기록을 수정하십시요. 자정이 지난후에는 수정이 불가합니다.

Printing Meals (음식 클래임 하신것을 인쇄하는법음식 클래임 하신것을 인쇄하는법음식 클래임 하신것을 인쇄하는법음식 클래임 하신것을 인쇄하는법)

Record Meal page에서 [Print] 버튼을 누르면 그 날의 클래임을 프린트 하실수 있습니다. 만약 음식을 기록하셨지만 [Save] 을 안하셨다면 프린트하신 리포트에 나오지 않습니다. 만약 그달 전체의 클래임을 프린트해서 보시기 원하신다면 메뉴바에서 Reports>>Claimed Foods & Attendance Report 프린트 하시면 됩니다.

USDA 규칙에 의해 어느 주는 원장님께서 아이들의 들어오는 시간과 나가는 시간을 기록하는것을 필요로 하고 있습니다. 어느 주는 원장님께서 데이케어 라이센스보다 많은 아이들이 등록되어 있을때만 필요로 하며 또 어느 주는 하실 필요가 없는 곳도 있습니다. 캘리포니아주는 아직까지는 라이센스보다 많은 아이들이 등록되어 있지 않는한 아이들의 In/Out 시간을 기록하실 필요가 없습니다.

WebKids는 원장님께서 아이들이 들어오고 나가는 시간을 매일 track 할수 있게 만들어져 있습니다. Daily

Activities>>Record In/Out Times에 들어가시면 각 아이들이 들어오고 나가는 시간을 기록하실수 있습니다. 현재 원장님의 라이센스보다 등록된 아이들이 같거나 적다면 In/Out Times을 하실 필요가 없습니다. 그러나 혹시라도 원장님의 데이케어 라이센스보다 더 많이 아동이 등록되어 Shift를 하셔야 할 경우 에버그린으로 바로 연락 주셔야 합니다. Shift가 없이 라이센스 인원수 보다 더 많은 아동을 클래임 할 경우 상환을 받으실수 없게 됩니다.

To record in / out times (아이의 들어오고 나가는 시간을 기록하기 위해선아이의 들어오고 나가는 시간을 기록하기 위해선아이의 들어오고 나가는 시간을 기록하기 위해선아이의 들어오고 나가는 시간을 기록하기 위해선):

1. 메뉴에서Daily Activities>>Record In/Out Times를 여십시시요.

2. 날짜를 고르세요- Record In/Out Times은 달이 틀리지 않는한 자동으로 그날의 날짜가 지정되어 보이게 됩니다. 만약 틀린 달에 계시다면 먼저 달부터 고치셔야 합니다. 날짜를 지정 하실땐 […]를 눌러 달력을 열어 사용하시던지 지정된 곳에 날짜를 직접 기입하실수 있습니다 (MM/DD/YYYY 방식으로). 그후엔 [Go] 버튼을 누르시면 됩니다.

3. In & Out Times 을 적으세요 – 출석한 아이들의 이름을 잘 보시고 그 아이의 이름이 있는 줄을 클릭하신후 들어오고 나간 시간을 적으세요 (AM 과 PM 이 옮바르게 기록이 되어야만 합니다) 만약 아이가 아침에 들어왔다 학교에 가고 오후에 다시 들어왔다 집에 간다면 첫번째 First Visit In 과 Out엔 아침에 들어온 시간과 학교로 나간 시간을, Second Visit In 과 Out 엔 오후에 학교에서 돌아온 시간과 나가는 시간을 기록하시면 됩니다. 만약 모든 아이들이 결석없이 들어오고 나간 시간이 매일 일정하며 등록서류에 나와있는 시간과 일치하다면 아랫부분에 있는 [Apply Typical Drop Off and Pick Up Times] 버튼을 누르시면 모든 아이들의 등록서류에 나와있는 시간대로 자동 기입이 됩니다. (혹시 결석한 아이가 있다면 사용하시면 안됩니다.)

4. 저장하십시요. 기록을 입력하는것이 끝나지 않았더라도 항시 저장 버튼을 누르시는게 좋습니다. 인터넷 접속이 잘못되서 끊기게 된다면 기록하신 모든 정보들이 다 없어지게 됨으로 수시로 저장 버튼을 눌러 주시는것이 좋습니다.

Recording Daily Child In/Out Times

팁팁팁팁: 종이에 먼저 아이들의 들어오고 나가는 시간을 기록하셨다가 저녁에 WebKids에 기록하시는것이 더 쉽고 편리할수 있습니다. 그러기 위해선 Daily Meal Worksheet을 사용하시면 됩니다. 이 리포트를 프린트하기 위해선 Reports>>Claim>>Daily Meal Worksheet으로 가시면 됩니다.

그날의 모든 기록은 밤 12시가 지나면 자동으로 lock이 되어 수정하거나 입력할수가 없습니다. 그러므로 고치셔야 하는거나 잊으신것이 있다면 밤 12시 이전에 수정을 끝내셔야 합니다.

In/Out Records을 프린트 하기 위해선 을 프린트 하기 위해선 을 프린트 하기 위해선 을 프린트 하기 위해선 – Record In/Out Times 장에서 [Print] 버튼을 누르시면 그 달에 기록하신 모든 아이들의 시간이 프린트가 됩니다. 만약 아이의 시간을 기록은 했지만 저장하기를 안누른 아이가 있다면 그 아이의 시간은 리포트에 안나오게 된다는점 기억하십시요.

Menu Planning

Schedule Menus

WebKids에서는 메뉴를 미리 작성할수 있게 프로그램이 되어 있어 일주일치 메뉴를 작성후 프린트해서 데이케어에 붙여 놓으실수도 있습니다.

메뉴를 미리 작성하시려면 Daily Activities>>Schedule Menus for Month로 가시면 해당하는 달의 달력으로 이동하게 됩니다.

달력 양쪽 윗부분에 있는 화살표를 이용하시면 달을 바꾸실수 있습니다. 메뉴를 미리 계획하시기 원하는 날짜를 더블 클릭하시면 메뉴 플랜을 바꾸고 입력할수있게 됩니다.

마우스 오른쪽 버튼을 한번 클릭하시면 copy와 paste 메뉴가 나오게 됩니다. 원하시는 날짜에 있는 메뉴를 복사해서 다른 날짜에 붙이실수가 있습니다.

미리 작성된 메뉴는 달력에서 B (아침), A (오전 간식), L (점심), PM (오후 간식), D (저녁)으로 알파벳 약자로 나오게 됩니다. 미리 작성하신 메뉴가 있으시고 그 해당하는 날에 음식을 클래임 하고자 하시면 미리 만들어진 메뉴가 있는데 그 메뉴를 사용하실지 알림이 뜨게 됩니다. 만약에 그 메뉴를 안쓰실려면 [No]를 누르시고 주시는 음식을 지정해 주시면 됩니다.

[Print]버튼을 누르신후 날짜를 지정하시면 프린트하고 싶은 주의 메뉴를 인쇄할수 있습니다.

Plan Menu Templates 자주 주시고 사용하시는 음식이 있다면 메뉴판을 만드실수 있습니다.

Menu Planning>>Manage Menu Templates에 가셔서 자주 사용하시는 메뉴 판을 만들고 고치실수 있습니다.

메뉴판의 이름을 지정하시고 원하시는 음식들을 기입하신 후 [Save]를 누르시면 됩니다. 예를 들어 아침메뉴에서 [우유, cheerios, 바나나]를 자주 주신다면 메뉴판 이름을 “cheerios”같이 원하는 이름을 만들어 적으시고 위의 3가지 음식을 찾아 클릭후 저장하시면 하나의 메뉴판이 작성되게 됩니다. 한번 메뉴판을 작성하시면 나중에 메뉴판 이름만 클릭하시면 자동으로 우유, cheerios, 바나나가 입력이 되게 됩니다. [Use Menu Template]에 가셔서 원하시는 메뉴를 고르신후 누르시면 됩니다.

Updating Children 아이가 한번 등록이 되면 부모님 또는 학교 정보 외에는 원장님께서 수정하실수가 없습니다. USDA에서는 부모님의 싸인을 받은 정보에 한해서만 수정할수 있게 되어 있기 때문에 아이의 시간, 먹는 음식, 오는 날짜 등등이 변경되었을땐 에버그린으로 업데이트된 등록서류를 보내주셔야만 합니다.

하지만 그외에 아이의 학교 또는 부모님 연락처가 변경되었을때엔 원장님께서 직접 수정하실수 있습니다.

아이의 정보를 수정하기 위해선아이의 정보를 수정하기 위해선아이의 정보를 수정하기 위해선아이의 정보를 수정하기 위해선:

1. 메뉴바에서 Children>>Manage Child Information으로 가세요.

2. 수정해야 하는 아이의 이름을 찾으세요. 수정하기 원하시는 아이가 Enrolled 또는 pending 이 아니라면 Filter Child List를 누르셔서 바꿔주셔야 합니다. (Active child는 등록이 되었고 에버그린에서 등록서류를 받아 승인을 시켜준 아이를 뜻하며 Pending child는 원장님께서 WebKids에등록은 했지만 부모님께서 싸인하신 등록서류를 아직 보내지 않았던지 저희가 받지 못해 승인이 안된 아이를 뜻합니다.)

3. 아이의 이름을 찾아 수정하신 후 [Save] 하십시요. 아이가 등록한 시간, 먹는 음식, 요일등등이 바꼈을 시엔 리포트에 가셔서 해당 아이의 등록 서류를 다시 프린트 하신후 빨간색 펜으로 수정할 부분을 고쳐 부모님 싸인을 받은후 에버그린으로 보내주시면 저희가 수정해 드립니다.

To withdraw a child:

1. 메뉴바에서 Children>>Manage Child Information 2. Drop할 아이를 누르세요 3. [Withdraw] 버튼을 누르세요.

4. 아이가 마지막으로 데이케어에 온 날짜를 기입하세요. Note: 아이의withdraw된 날짜 이후엔 클래임을 하실수 없음으로 주의해서 기입하세요. 만약에 새로운 아이가 들어왔다가 같은 달에 그만 두었을 경우 에버그린에게 보낸 등록서류가 승인되어 아이가 Active될때까지 기다리신후 withdraw하셔야 합니다. 만약 서류를 보내셨지만 아이가 승인되지 않을시엔 바로 에버그린으로 연락하셔서 확인하셔야 합니다.

To update a child’s calendar 학교에 다니고 있는 (유치원 또는 6세 이상) 아이들에게 오전간식이나 점심을 제공하실경우 음식보조 프로그램에선 그 이유를 제출하셔야 상환이 됩니다. WebKids에선 각 아이의 달력에서 아이의 방학 또는 휴일 등등 학교에 가지 않는 날들의 이유를 기록하실수 있게 되어 있습니다.

메뉴바에서 Children>>Manage Child Calendar로 가세요. 오른쪽 윗단에 있는 아래 화살표를 눌러 아이의 이름을 찾아 클릭하시면 됩니다. 윗단에 있는 오른쪽 왼쪽 화살표를 이용하시면 달을 바꾸실수 있으며 school age note를 작성하시려고 하는 날짜를 클릭해 기입하시면 됩니다. 만약 잘못 기입하셨다면 [Remove] 버튼을 눌러 지우시면 됩니다. 아이의 달력은 미리 작성하실수 있으므로 학교가 휴강하는 날짜를 아신다면 오른쪽 왼쪽 화살표를 사용해 해당하는 달로 옮기신후 기입해 놓으실수 있습니다. 음식을 클래임 하실때 Record Meal 페이지에서 school age note도 같이 기입하실수 있게 되어 있습니다. 원장님께서 편리하신데로 [Calendar] 버튼을 눌러 아이의 개인 달력에 아이가 학교에 가지 않는 날들을 미리 입력해 놓으실수도 있고 매일 클래임을 하실때 기록을 할수도 있습니다. 음식을 클래임 하실때 기록하신다면 Attnd 1 옆에 있는 “Sick” 또는 “Sch Out (school out)” 에 클릭하시면 됩니다. 어느 방법을 사용하시던 무방하나 만약 기록이 안되어 있는데 오전간식이나 점심이 클래임 되었을경우 상환을 받으실수가 없으며 Adjust해 드릴수도 없다는점 기억하시기 바랍니다.

Provider Calendar 데이케어를 닫으시는 날 또는 견학을 가시는 스케즐이 미리 잡혀 저희에게 1주일 이전에 알려주실수 있으시다면 원장님의 달력을 사용해 기입해 넣으실수 있습니다. 하지만 당일 음식 클래임을 안하시는 식사가 있던지 급하게 데이케어를 닫으셔야 하는 일이 있으시다면 현재와 마찬가지로 에버그린으로 미리 연락 주셔야 합니다.

적어도 1주일 이전에 알려주실수 있는 데이케어 운영에 관련된 변경 사항은 메뉴바에서 Tools>>Provider Calendar에 가셔서 왼쪽 상단에 있는 [Closed] 버튼을 마우스로 끌어 (마우스 버튼을 closed버튼에 대고 마우스 왼쪽 버튼을 누른 상태에서 원하시는 날짜에 끌어) 넣으시면 됩니다.

만약 그날 전체를 닫으시는것이 아닌 몇가지 음식만 클래임을 안하신다면 클래임을 안하실 음식만 체크되어 있도록 하시면 됩니다.

Review Meals 메뉴바에서 Daily Activities>>Review Meals을 누르시면 그 달에 클래임 하신 음식들을 약자 (B,A,L,P,D)로 보실수 있습니다. 원하시는 날짜에 더블클릭하시면 당일 메뉴와 클래임 하신 아이들을 보실수 있습니다.

Submitting Your Claim 그 달의 음식 클레임을 모두 마치셨다면 클래임을 에버그린으로 보내주셔야 합니다. WebKids로 클래임을 에버그린으로 보내시는건 매우 쉽습니다. 서류를 프린트 하실 필요없이 인터넷에서 온라인으로 보내실수 있습니다.

Finished With the Month? 다 끝내신 서류를 보내시기 위해선다 끝내신 서류를 보내시기 위해선다 끝내신 서류를 보내시기 위해선다 끝내신 서류를 보내시기 위해선

1. 메뉴바에서 Claims>>Submit Claim 을 누르십시요.

2. [Print Claim Report]를 누르시면 보내시기전 한달치 클래임을 보실수 있습니다. [Print Attendance]를 누르시면 하루 하루 클래임하신것을 한장씩 나오게 보실수 있습니다. [Verify In/Out Times]를 누르시면 아이들이 들어오고 나간 시간을 기록하신 기록을 보실수 있습니다. [Print In/Out Times]를 누르시면 아이들의 출석 시간 기록부를 프린트 하실수 있습니다.

3. 당일이 지난 클래임은 수정이 불가합니다. 그러므로 매일 저녁에 원장님께서 클래임하신 부분에 잘못된것이 없는지 제 정검하시는것이 매우 중요합니다.

4. 서류를 에버그린으로 보내실 준비가 되셨다면 [Submit Claim] 를 누르십시요. 클래임이 제대로 제출이 되었다면 클래임이 성공적으로 보내졌다는 알림이 뜰것입니다. Submit Claim 창을 닫으시면 메인창에서 날짜가 그 다음달로 변경된것을 보실수 있습니다.

** 그 전달의 클래임을 보내시기 이전에 다음달로 바꾸시면 전달의 클래임을 보내시지 않는다고 승인하시는 것이므로 꼭 클래임을 보내신후 새 달의 meal claim을 하셔야 합니다.

Review Claims

WebKids에서는 원장님께서 지금까지 제출하신 서류들이 잘 처리 되었는지 확인하실수 있습니다.

메뉴창에서 Claims>>Review Claims을 누르시면 제일 최근까지 보내신 서류들과 상환금에 대해서 보실수 있습니다.

텍스 보고를 하실때 Review Claim에서 Tax Report를 누르면 최근 상환 받으신 리포트를 발행할수 있습니다. 또한 더 자세한 내용이 필요하실땐 [Details]을 누르시면 보실수 있습니다.