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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Gestión Administrativa

ACTA DE COMITÉ ESTRATÉGICO

A Ñ O SA N GIL SOC OR R O

2004 12 0

2005 0 0

2006 0 0

2007 0 1

2008 24 15

2009 0 12

2010 1 0

2011 3 2

2012 32 3

TOTALES 72 33

C ON TR A TOS POR LIQU ID A R

ACTA DE COMITÉ No. 018 Hora: 1:30pm Fecha: 19/07/2013 Lugar: Universidad Libre-Socorro Dependencia que Convoca: Grupo de planeación y sistemas

Proceso: Mejoramiento continuo y evaluación y control de la gestión

Objetivo: Realizar comité estratégico con los Centros Zonales Socorro y San Gil para analizar la gestión en los diferentes modalidades contratadas en los dos centros zonales.

Agenda: 1. Presentación de la agenda. 2. Intervención de la directora Regional. 3. Intervención coordinación Jurídica. 4. Intervención coordinación Financiera. 5. Intervención coordinación Asistencias Técnica. 6. Intervención coordinación Planeación. 7. Intervención grupo Administrativo (S&SO). 8. Atención al ciudadano 9. Intervención del profesional Épico. 10. Proposiciones y varios.

Desarrollo:

1. El centro zonal realizó presentación de la agenda a tratar en el desarrollo del comité.

2. La directora regional Dra. Ruth Bacca dio el saludo de bienvenida a todos los participantes del comité. Asimismo muestra el proceso de mejora que tuvo la regional Santander, donde de la ubicación 30 se pasó al puesto 14, gracias a la gestión realizada. Asimismo, la directora motiva a seguir trabajando para poder ubicarnos en los primeros puestos. Además, recalcó la importancia de realizar análisis y las acciones a tomar con el propósito de minimizar dichas alertas, donde el papel de cada referente de cada proyecto es de suma importancia en dicho análisis.

3. El coordinador jurídico realizó presentación de los macroprocesos jurídicos que tiene a cargo y cada uno de las actividades relacionadas con cada macroprocesos. Asimismo presentó el estado de los centro zonales Socorro y San Gil relacionado con liquidaciones a corte 18 de Junio, donde existen 105 liquidaciones por realizar 72 en el CZ San Gil y 33 en el CZ Socorro. Finalmente, al CZ San Gil no ha realizado el comodato

.




4. El grupo financiero realiza la presentación indicando que mensualmente se envía a todos los centros zonales para el seguimiento a la ejecución presupuestal, este contiene unidad ejecutora, precierre por compromisos, ejecución PAC y CDP con saldos sin usar. Asimismo se muestra la ejecución en cada uno de los rubros a nivel regional y la ejecución del PAC a nivel regional y de los centros zonales San Gil y Socorro.

EFICIENCIA EN LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO

RUBROS PORCENTAJE

COMPROMISOS PORCENTAJE POR

COMPROMETER A1 50,59% 49,41% A2 94,79% 5,21% A3 99,97% 0,03%

INVERSION. PROP 95,43% 4,57% INVERSION. NAC. 95,01% 4,99%

TOTAL INVERSION 95,42% 4,58%

TOTAL 92,49% 7,51%

PAC CZ SOCORRO

PROGRAMAS PAC JUNIO REZAGO TOTAL JUNIO EJECUCION SALDO PRIMERA INFANCIA

PROYECTO 4 330.458.488 3.820.830 334.279.318 328.767.703 5.511.615 FAMILIAS

PROYECTO 6 -25.000.000 25.000.000 0 0 0 PROTECCION PROYECTO 7 11.560.000 485.365 12.045.365 11.729.211 316.154

NIÑEZ Y ADOLESC. PROYECTO 10 249.965.000 146.134.616 396.099.616 395.989.689 109.927

GENERACIONES PROYECTO 11 0 0 0 0 0

TOTAL 566.983.488 175.440.811 742.424.299 736.486.603 5.937.696

PAC CZ SAN GIL

PROGRAMAS PAC JUNIO REZAGO TOTAL JUNIO EJECUCION SALDO PRIMERA INFANCIA

PROYECTO 4 422.950.000 3.149.461 426.099.461 397.130.713 28.968.748 FAMILIAS

PROYECTO 6 -25.000.000 25.000.000 0 0 0 PROTECCION PROYECTO 7 36.000.000 5.253.998 41.253.998 30.865.784 10.388.214

NIÑEZ Y ADOLESC. PROYECTO 10 299.214.320 274.508 299.488.828 294.883.398 4.605.430

GENERACIONES PROYECTO 11 0 9.698.504 9.698.504 0 9.698.504

TOTAL 733.164.320 43.376.471 776.540.791 722.879.895 53.660.896




5. El grupo de asistencia técnica presento cada programa con su respectivo referente, donde la directora regional interviene presentando las funciones de cada referente y la importancia de cada uno de ellas para la orientación de los programas en los distintos centros zonales.

6. El coordinador de Planeación comunica las inconsistencias que se presentan en el SIM en el registro mensual de metas sociales y financieras, las cuales se relacionan a continuación:

CENTRO ZONAL SAN GIL

NOMBRE DEL SERVICIO OBSERVACIONES

HOGARES INFANTILES En esta modalidad no se ejecutaron 52 cupos en el mes de enero.

CDI - MODALIDAD FAMILIAR

No se ha registrado la ejecución en los meses anteriores de Junio por lo cual deben diligenciar el formato de ejecución de esta modalidad y enviarlo a la Sede para la inclusión en el SIM.

HCB - TRADICIONALES FAMILIARES

Durante el primer semestre hay un hogar que no ha funcionado en el municipio de Villanueva. Debe liberar los recursos. ( a la fecha han llegado 14 actas de liberación por valor de $6.096.682).

HCB - TRADICIONALES FAMILIARES

En enero no se ejecutaron 7 Hogares, en febrero 2, marzo 1, Mayo 1 y Junio 1. Debe liberar los recursos. ( a la fecha han llegado 12 actas de liberaciones por valor de $7.060.755).

HCB - AGRUPADOS Trae una ejecución del semestre baja en cupos. Ejecuta un promedio de 240 y está programado 252. Tiene una unidad cerrada en Coromoro.

MODALIDAD PAE CZ SAN GIL

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

ALMUERZO Registrado en el SIM 4.754 y según Planilla

es 6.009

Registrado en el SIM 6.002 y

según Planilla es 6.009







DESAYUNO Registrado en el SIM 9.853 y según Planilla

11.285.












CENTRO ZONAL SOCORRO

NOMBRE DEL SERVICIO OBSERVACION

HCB - TRADICIONALES FAMILIARES En enero no se ejecutaron 7 Hogares, en febrero 2, marzo 1, Mayo 1 y Junio 1. Debe

liberar los recursos. ( a la fecha han llegado 12 actas de liberaciones por valor de $7.060.755)

MODALIDAD PAE SOCORRO

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

ALMUERZO Registrado en el SIM 6.408 y según Planilla

es 6.408









DESAYUNO Registrado en el SIM 5.398 y según Planilla

es 5.405









Además se mencionó el porcentaje de avance de ejecución en cada uno de los centros zonales en el aplicativo del plan de compras y contratación (PACCO) donde a corte 30 de Junio ambos cz deberían tener un porcentaje de ejecución del 50%.

CENTRO ZONAL PROCENTAJE DE EJECUCION PACCO

CZ SAN GIL 41%

CZ SOCORRO 46%

7. El profesional se salud ocupacional presentó el enfoque y el propósito de salud ocupacional dentro de las empresas. Asimismo se mostró los distintos peligros físicos, biomecánicas que existe en el desarrollo de actividades y los controles que existen para mitigar estos peligros. Se explicó que es un accidente de trabajo y un incidente de trabajo y el procedimiento a realizar en cada uno, finalmente se mostro las actividades realizadas en los distintos centros zonales y regional.

• Inspecciones de puestos de trabajo. • Inspecciones locativas. • Capacitaciones sobres riesgo psicosocial. • Inspecciones botiquines. • Inspecciones extintores. • Visitas a los centros zonales. • Programación de capacitaciones. • Solicitud de exámenes preocupacionales a los contratistas. • Estudios de puestos de trabajo. • Estudios de iluminación en la sede regional. • Capacitación al grupo de brigada.




8. La profesional de la oficina de atención al ciudadano presentó el número de quejas, peticiones y denuncias manejadas en cada de los centro zonales, haciendo las respectivas sugerencias para mejorar el servicio de atención al ciudadano.

9. El profesional épico realizó presentación relacionada con retomar el tema de mapas de riesgo, los servicios no conformes abiertos en Isolución resaltando que es importante realizar tratamiento para dar cierre a la no conformidad. Por otra parte se realizó presentación de las herramientas de innovación Bitácora y Eureka.

10. Las coordinadoras de los centros zonales Socorro y San gil presentaron las necesidades a nivel de infraestructura en cada centro, para lo cual se decidió realizar informe con las necesidades y enviarlo al coordinador administrativo de la regional. Finalmente la Directora regional agradece a todos la participación en el comité y recomienda realizar el trabajo en equipo, trabajar con calidez, respeto a los usuarios y compañeros y al trato igualitario.

Decisiones:

1. Revisar la base de datos de los contratos que faltan por liquidar y tramitar las respectivas liquidaciones.

2. Revisar mensualmente el informe de ejecución enviado por el grupo financiero para ir depurando los saldos existentes en CDP.

3. Revisar el registro mensual de metas sociales y financieras realizado en SIM para detectar inconsistencias.

4. Liberar los recursos de la unidad de la modalidad de agrupados del municipio de Coromoro (CZ San Gil) que no ha funcionado y son cedidos al Centro zonal que lo necesite.

Compromisos/ tareas Responsables Fechas Enviar e-mail con la base de datos donde se relaciona los contratos de todas las vigencias que faltan por realizar liberaciones.

Coordinador Jurídico 22/07/2013

Enviar la documentación para liquidación de contratos de todas las vigencias para el CZ San Gil 72 y el CZ Socorro 33.

Coordinadores CZ San Gil y Socorro 9 /08/ 2013

Realizar liberación de los saldos de CDP existentes en el CZ San Gil. Coordinadora CZ San Gil 23/07/2013

Revisar porque no se ha realizado la adición de tasas compensatorias en el contrato de PAE del CZ San Gil.

Referente PAE /GAT 23/07/2013

Solicitar CDP para la adición en el contrato de PAE de cuotas de participación (desplazados).

Coordinador CZ San Gil 23/07/2013

Diligenciar y enviar el formato de metas sociales y financieras con las modificaciones a realizar en el

Coordinadores CZ San Gil y Socorro 29/07/2013




aplicativo SIM a la subdirección de programación y oficina de planeación de la regional. Reubicar la unidad de la modalidad agrupado del municipio Coromoro que no ha funcionando del CZ San Gil.

Coordinación GAT /Referentes Primera Infancia GAT 31/07/20132

Realizar seguimiento a compromisos de actas de comité estratégico Magaly Aparicio 30/12/2013

Revisar la contratación de leches y pañales para la vigencia 2013. Sandra Marcela Barajas 1/08/2013

Informar el procedimiento para liberación de recursos en la modalidad Hogar sustituto.

Ruben Jimenez 31/07/2013

Enviar nuevamente los requerimientos y necesidades de los Centros Zonales al grupo administrativo.

Coordinadores CZ San Gil y Socorro 31/07/2013

Revisar la ejecución de cada uno de los consecutivos en cada centro zonal y registrar la ejecución pendiente

Coordinadores y Financieros de los CZ San Gil y Socorro 15/08/2013

Enviar la ruta para la herramientas de innovación Profesional épico 30/07/2013




FIRMA ASISTENTES

Nombre Cargo / Dependencia Entidad Firma

Ruth H. Bacca Lobo Directora Regional ICBF

Fernando Sandoval Garcia Coordinador Administrativo ICBF

Martha E. Herrera Anaya Coordinadora

Asistencia Técnica

ICBF

Martha E. Colmenares Gomez

Coordinadora Planeación y

Sistemas ICBF

Fabian L. Infante Caceres Coordinador Jurídico ICBF

Próxima reunión Fecha Hora Lugar

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