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República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras

Regional Magdalena

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

ACTA DE COMITÉ ESTRATÉGICO REGIONAL MODALIDAD AMPLIADA No. 6

Hora: 08:00 Fecha: Febrero 14 Y 15 de 2013

Lugar: Auditorio Regional

Dependencia que Convoca:

Dirección Regional

Proceso: Direccionamiento Estratégico

Objetivo:

Revisar el Sistema Integrado de Gestión corte Diciembre 2012 e implementar las acciones necesarias para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, según el requisito 5.6 de las Normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, el numeral 4.6 de las normas NTC ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007 y el numeral 7 de la norma NTC ISO/IEC 27001:2006.

Agenda:

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad

2. Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción) 3. Desempeño de los Macroprocesos/procesos y conformidad del servicio 4. Desempeño ambiental 5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas 6. Requisitos legales Ambiental y SYSO 7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección 8. Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión 9. Recomendaciones para la mejora 10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad 11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos: 12. Desempeño de SYSO 13. Estado de la investigación de accidentes 14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas 15. Desempeño y efectividad del SGSI 16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI 17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

1. Resultados Auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión

Fecha Auditoría No. Total de Hallazgos

No. Hallazgos cerrados

No. Hallazgos abiertos

Diciembre 1-5 de 2008 24 24 0

Abril 19-23 de 2010 11 9 2



Regional Magdalena


No Conformidad Acción Implementada Estado

de Avance

Logros Dificultades

La regional no se asegura que el proceso de restablecimiento de derechos se lleve a cabo bajo condiciones controladas, como se evidenció en los siguientes aspectos, en la muestra aleatoria de HA verificada: - Sin evidencia de verificación de derechos (Ej. casos de atención sicosocial, HA 97012622540 y 93090514464 - CZ del Rio). - Sin auto de apertura (Ej. Caso de responsabilidad penal HA 36797348 Futuros valores - CZ Santa Marta Norte). - Sin actuaciones administrativas, no obstante presentar verificación de derechos inobservados, amenazados o vulnerados (Ej. Peticiones 680 HA NUIP 1081914102 y 664 HA NUIP 1080570552 CZ Plato). Se retoma los hallazgos AIC2008-MA17 y AIC2008-MA18 en lo que aplique

La regional frente a este hallazgo ha mejorado significativamente el PARD, en razón que ha venido generando o implementando acciones de manera permanente tales como: GET con retroalimentación del comportamiento de los indicadores a las defensorías de familias. Comités PARD y los controles en la realización de estos. Mejoramiento del recurso humano en las defensorías de familias. Focalización de esfuerzos de asistencias técnica en los CZ con mayores casos de incumplimiento del PARD.

ABIERTA

La Regional Magdalena ha tenido avances en cuanto al registro en SIM de las actuaciones de los casos PARD y la definición jurídica de los casos, presentando este indicador con resultados adecuados, no obstante se requiere el reporte de información que permita obtener datos completos de verificación de derechos, verificación de información de grupos étnicos y verificación de información del motivo de ingreso de los beneficiarios.



Regional Magdalena


No Conformidad Acción Implementada Estado

de Avance

Logros Dificultades

La regional no se asegura de aplicar los métodos apropiados para el seguimiento y medición de los procesos, como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin seguimiento a la ejecución de los planes operativos (CZ El Banco, Santa Marta Norte, Santa Ana, Ciénaga, Fundación). - Sin medición ni seguimiento en el TCP del indicador de cofinanciación (CZ del Río, Santa Marta Sur, El Banco). - No se generan acciones correctivas contundentes y oportunas cuando no se alcanzan los resultados planificados (Ej. ejecución de metas sociales primer trimestre 2010).

Se implementó una estrategia de socialización de planes de acción y operativo (centros zonales: Plato, Ciénaga, Del Rio- Grupo Administrativo, Jurídica, Dirección y Financiera) Se elaboro un link para que se colgaran los avances del Plan de acción mensual y los soportes de la realización de las acciones. Esto serviría de insumo para la revisión, análisis y consolidación a nivel regional

ABIERTA

Se definieron los Planes de Acción Zonales. Los centros zonales vienen reportando el seguimiento a los planes de acción al nivel regional desde el mes septiembre. El grupo Planeación y Sistemas retroalimenta por correo electrónico éstos planes. Asesoría en ISOLUCION a los Coordinadores Zonales Santa Marta Sur, Ciénaga, Del Río, Fundación, Plato y El Banco como se evidencias en los registros de avances y cargue de evidencias de las AC 1072,744, 731, SNC 1326,1338, 1337, 1316, 1315, 1226, 1225, 2626,2625 Y AP 292

No existe cultura de reporte de los seguimiento a los planes institucionales desde el nivel zonal



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2. Retroalimentación del Cliente

2.1 Encuestas: La Dirección de Servicios y Atención, es la delegada para realizar un estudio con el objeto de conocer la percepción e índice del nivel de satisfacción del cliente externo en relación con el cumplimiento que el Instituto da a sus programas y servicios, aplicando encuestas a los diferentes grupos poblacionales objeto de la misión institucional. Deben ser realizadas anualmente y aplicadas en los diferentes puntos de atención a nivel nacional a saber:

• Usuarios que acuden a los Centros Zonales • Niños, Niñas y Adolescentes beneficiarios de los diferentes programas en las modalidades de

prevención y protección • Adultos – padres de beneficiarios de los programas o servicios del ICBF.

Resultados Generales de las Encuestas Encuesta a Usuarios de Centro Zonal Encuesta aplicada de forma censal a los ciudadanos que acudieron por demanda espontanea a los Centros Zonales. Fueron abordados después de ser atendidos y se disponían a salir de las instalaciones del Centro Zonal. Los principales resultados se muestran a continuación a nivel del país.

La información suministrada fue:

El 96.96% de los usuarios manifiestan que la información suministrada por los funcionarios del ICBF es al menos buena (suma de muy buena y buena). El 0.46% que representa el calificativo de mala frente a la información suministrada corresponde a lo manifestado por 10 usuarios de los centros zonales de Regionales diferentes a Magdalena.



Regional Magdalena


Cómo se siente con el servicio recibido en el Centro Zonal/Regional:

El 88.83% de los usuarios manifiestan estar al menos satisfechos con la atención del servicio prestado en el centro zonal del ICBF. Un 2.34% manifiestan insatisfacción con el servicio recibido, correspondiente a 29 casos que se registran en centros zonales de todo el país. Para el caso de la Regional Magdalena solo un encuestado califica sentirse insatisfecho lo que equivale al 1.08% del total de encuestados.

La atención del servidor público fue: El 88.80% de los usuarios manifiestan haber recibido una amable atención del servidor público del ICBF que le atendió. Un 0,46% manifiestan haber recibido una atención no eficiente,

representado en 10 casos registrados en otras regionales diferentes a Magdalena..

Muy satisfecho Satisfecho Conforme Satisfecho

46.90% 41.93% 8.83% 2.34%

Amable Poco Amable Eficiente No eficiente

88.80% 2.80% 7.94% 0.46%



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Considera que el personal que le atiende en el Centro Zonal del ICBF, ¿le proporciona un servicio fiable y adecuado a las necesidades?

El 95,46% de los usuarios manifiestan haber recibido al menos casi siempre un servicio fiable y adecuado a sus necesidades. El 0.55% manifiestan nunca haber recibido un servicio fiable y adecuado, porcentaje que representa 12 casos que se presentan otras regionales diferentes a Magdalena..

Nivel de Satisfacción en la Regional Magdalena Dentro del instrumento, una pregunta clave es la que hace referencia a como se siente con el servicio en las regionales, por lo tanto, para obtener la información se cruzan las regionales con cada una de las opciones de respuesta, arrojando que los niveles de satisfacción que alcanzan al menos la calificación satisfecho, registrando porcentajes superiores al 96%, corresponden a San Andrés, Cesar, Arauca, Caquetá, Nariño, Cauca, Guajira y Quindío; así mismo se observa que las regionales donde los beneficiarios registran los porcentajes más bajos de satisfacción, no inferiores al 63% corresponden a Guainía, Antioquia, Bogotá y Amazonas. Para el caso de Magdalena, el nivel de satisfacción de los usuarios de los Centros Zonales es del 90.32%



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Encuesta aplicada a Niños, Niñas y Adolescentes

Encuesta aplicada a los beneficiarios de los servicios del ICBF y fueron abordados en el punto de atención donde se presta el servicio. Los principales resultados se muestran a continuación a

nivel del país.

Cómo te sientes con el trato que recibes en el programa por parte de:

En términos generales el nivel de satisfacción de los usuarios frente a los programas relacionados, registran porcentajes superiores al 86% entre los calificativos “me gusta mucho” y “me gusta”. La opción de respuesta “no me gusta”, registra mayor frecuencia en los centros zonales de Boyacá- Duitama y San Andrés.

Te sientes Feliz y satisfecho con lo que te da el Bienestar Familiar. Califica de 1 a 5. 1 si te

sientes poco feliz y 5 si estás muy feliz.



Regional Magdalena


La grafica registra el comportamiento del nivel de satisfacción frente a los servicios recibidos por parte del ICBF, siendo 1 la calificación más baja y continuando de forma ascendente hasta alcanzar 5 la calificación más alta. Los centros zonales a los cuales corresponden las calificaciones más bajas obtenidas y con mayor frecuencia son Santander- Luis Carlos Galán y Quindío- Calcará, con 16 y 5 registros respectivamente.

Selecciona la atención que recibes en el programa y califica:

En términos generales el nivel de satisfacción de los usuarios frente a los programas relacionados, registran porcentajes superiores al 87% entre los calificativos “me gusta mucho” y “me gusta”, a excepción del programa “lugar donde se hacen las actividades” que registra un 81.04%. La opción de respuesta “no me gusta”, registra mayor frecuencia en los centros zonales de Bogotá- Engativá, Bogotá- Tunjuelito, Boyacá- Duitama, Casanare- Paz de Ariporo, Cauca- Centro, San Andrés y Vichada. Se aclara que la opción de respuesta no aplica presenta frecuencias altas en cada uno de los programas, fenómeno que se presenta debido a que todos los programas no se ofrecen al mismo tiempo en los centros zonales



Regional Magdalena


Nivel de Satisfacción en la Regional Magdalena

En lo referente al nivel de satisfacción de los niños , niñas y adolescentes beneficiarios de los programas del ICBF, se observa que los niveles de satisfacción que alcanzan al menos la calificación satisfecho, registrando porcentajes superiores al 92%, corresponden a Amazonas, Putumayo, Cundinamarca, Caquetá, Tolima, Magdalena y Córdoba; así mismo se observa que las regionales donde los beneficiarios registran los porcentajes más bajos de satisfacción, no inferiores al 52% corresponden a Bogotá, Vichada, Cauca, San Andrés y Santander. Encuesta a Adultos – padres de beneficiarios de los programas o servicios del ICBF. Encuesta aplicada a los adultos padres de los niños, niñas o adolescentes que sean beneficiarios de los programas y servicios del ICBF y fueron abordados en el punto de atención donde se

presta el servicio. Los principales resultados se muestran a continuación a nivel del país.

Cómo se siente con la atención recibida en el programa o servicio: El 94.08% de los usuarios manifiestan sentirse al menos satisfecho con la atención recibida en el programa o servicio. Un 0,49% manifiestan no estar satisfechos con la atención recibida en el programa o servicio, representado en 10 casos registrados en Amazonas, Bolívar- Dimití, Casanare- Yopal, Cauca- Popayán, Norte de Santander- Cúcuta 3, Sucre- Boston, Valle del Cauca- Centro y Vichada.

Las solicitudes que realiza al responsable del programa del ICBF, ¿son atendidas

oportunamente?

El 96.72% de los usuarios manifiestan que las solicitudes realizadas a los responsables del programa del ICBF, fueron atendidas de forma oportuna, un 3.28% manifiestan las solicitudes realizadas, no fueron atendidas de forma oportuna. Los programas adscritos y supervisados por los centros zonales que registran el mayor número de casos en los cuales los usuarios manifiestan que sus solicitudes no fueron atendidas de forma oportuna

corresponden a Bogotá- Tunjuelito, Valle del Cauca- Centro, Vaupés y Vichada.



Regional Magdalena


Cómo se siente con el servicio recibido:

El 94.81% de los usuarios manifiestan sentirse al menos satisfechos con el servicio recibido por parte del ICBF y el que las solicitudes realizadas a los responsables de los programa del ICBF y el 0.44% definitivamente manifiesta que no están satisfechos con el servicio. Los programas adscritos a los centros zonales que registran los casos en los cuales los usuarios manifiestan no estar satisfechos con el servicio recibido, corresponden a Amazonas, Antioquia- Integral Nororiental, Casanare- Yopal, Norte de Santander- Cúcuta 3, Sucre- Boston y Valle del Cauca- Centro

¿Cómo fue la atención por parte del funcionario que le brindó el servicio o

programa?

El 99.12% de los usuarios manifiestan que la atención brindada por parte del funcionario que le brindo el programa o servicio fue al menos buena, el calificativo “mala”, no registra casos en ninguno de los centros zonales y el 0.88% de los usuarios manifiestan que la atención brindada por parte del funcionario que le brindo el programa o servicio fue regular. Los centros zonales que registra el mayor número de usuarios que manifiestan que la atención brindada por parte del funcionario que le brindo el programa o servicio es regular, corresponden a Valle del Cauca- Centro, Casanare- Yopal y Boyacá- Duitama.



Regional Magdalena


Nivel de Satisfacción en la Regional Magdalena

En lo referente al nivel de satisfacción de los usuarios o beneficiarios de los programas del ICBF, se observa que los niveles de satisfacción que alcanzan al menos la calificación satisfecho, registrando porcentajes superiores al 98%, corresponden a Arauca, Caldas, Putumayo, San Andrés, Huila, Cesar, Norte de Santander, Magdalena, Cundinamarca, Guaviare y Córdoba; así mismo se observa que las regionales donde los beneficiarios registran los porcentajes más bajos de satisfacción, , no inferiores al 84% corresponden a Vaupés, Guajira, Casanare, Quindío y Valle del Cauca. Para el caso de la Regional Magdalena, el nivel de satisfacción equivale a 98.42%

Grado de Satisfacción del Cliente La Regional Magdalena obtiene un grado de satisfacción alto y al compararse con todo el país sobresale el nivel de satisfacción alcanzado en la población de los niños, niñas y adolescentes beneficiarios de los programas y los adultos padres beneficiarios de los programas y servicios.

Se concluye que el nivel de satisfacción de los usuarios ICBF 2012 en la Regional Magdalena corresponde al 93.58%, resaltando que ocupa el quinto lugar en el país después del las Regionales Putumayo (100%), Caquetá (96.86%), Cesar 96,37%, Nariño (94.21%) y Norte de Santander con (93.75%)



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2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias)

En la grafica se observa que en el programa HCB el centro zonal Fundación presento 8 reclamos de estos 6 fueron verdaderos y 2 falsos, el centro zonal el banco 8 de los cuales 6 fueron verdaderos y 2 falsos, centro zonal norte 6 reclamos y 3 verdaderos y 2 falsos, centro zonal sur 5 reclamos todos verdaderos.

De acuerdo a los reclamos recibidos por servicio en el segundo semestre se observa que el mayor numero se presento en el programa deHCB con 34 reclamos, y le sigen en su orden Alimentacion al Escolar 27 reclamos y DIA 18 reclamos.



Regional Magdalena


En la grafica se observa que en el programa HCB el centro zonal Fundación presento 8 reclamos de estos 6 fueron verdaderos y 2 falsos, el centro zonal el banco 8 de los cuales 6 fueron verdaderos y 2 falsos, centro zonal santa marta norte 6 reclamos y 3 verdaderos y 2 falsos, centro zonal santa marta sur 5 reclamos todos verdaderos

En relación a los reclamos recibidos en el programa Alimentacion al Escolar el centro zonal banco presento 15 reclamos de estos fueron verdaderos 11 y 4 falsos ,centrro zonal santa ana 7reclamos todos fueron verdaderos y centro zonal de fundacion se presentaron 3 reclamos de los cuales 1 fue verdadero.



Regional Magdalena


Se puede observar que en el centro zonal de fundacion prsento 8 reclamos de estos 4 fueron verdaderos y 4 falsos, siguiendole el centro zonal banco con 5 reclamos 3 verdaderos y 2 falsos . - Acciones Implementadas:

Asesoría y seguimiento a los diferentes programas que presentaron reclamos

Verificación de cumplimiento de minuta patrón y seguimiento al servicio

Implementación de planes de mejora

Coordinación de compromisos para una correcta ejecución del programa con los diferentes actores del SNBF.

Conformación de veedurías y control social

Comités de seguimiento al PAE Se resalta que a nivel regional existe una ruta para el seguimiento a la respuesta oportuna de los reclamos, la cual se inicia con el registro de la petición, verificación del reclamo semanalmente en el SIM por parte de Aseguramiento, luego se comunica al Referente Regional del macroproceso misional respectivo, quien realiza con el responsable el seguimiento a la respuesta, realiza el procedimiento a seguir, toma de decisiones y cierre de la petición dentro de los plazos establecidos por la ley.Para la vigencia 2013 se plantea como oportunidad de mejora realizar retroalimentación en grupo estudio de trabajo al interior del Grupo de Asistencia Técnica



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3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio 3.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Análisis: No se efectúa un control de la ejecución presupuestal de manera adecuada. Se proyecta la implementación de una estrategia de seguimiento para esta vigencia. El registro en las bases de datos de focalización no se realiza de manera adecuada. Generaciones con bienestar registra un avance del 0% La decisión en este indicador se tomara de acuerdo a las directrices del nivel nacional en registro de información en bases de datos

MACROPROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO



Regional Magdalena


Se logró avanzar en el cumplimiento actividades del Plan Operativo SIGE en coordinación con los Centros Zonales superando dificultades en el primer semestre 2012. Hay avances en el reporte de evidencias ambientales desde el nivel zonal y el premio ECOREGIONALES 2012 obtenido por el centro Zonal Santa Marta Norte en la categoría “Cultura y Sensibilización Ambiental” lo cual conllevo a alcanzar un resultado OPTIMO a diciembre dado que en el primer semestre se mantuvo en CRÍTICO el indicador de Agentes educativos sensibilizados en mejores prácticas ambientales. Dificultad: Ciénaga y Del Río no reportan evidencias sensibilización ambiental. En cuanto al indicador de Riesgo, se cuenta con el ejercicio a nivel Regional y no se ha realizado a nivel zonal. Decisiones para la mejora: Realizar seguimiento de los Mapas riesgos zonales a partir del regional con el acompañamiento de Profesional EPICO.

MACROPROCESO COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SNBF

Análisis: A través de la Alianza PNUD-ICBF se logra asistir Técnicamente al Dpto., Distrito y

los Municipios de Pueblo Viejo, Fundación, Plato, El Banco en la Formulación de la Política

Publica Diferencial a favor de los niños, niñas y Adolescentes. Esta Asistencia Técnica conllevo

al Fortalecimiento paralelo de los CPS, escenario en donde a raves de Planes de Acción y

definición de Agendas Políticas se efectúa seguimiento a Políticas Publicas Priorizadas.

De los 8 Municipios programados en esta Alianza no se logro efectuar Asistencia Técnica a

Pijiño Del Carmen y Cerro de San Antonio por cambios de fecha en algunas actividades

programadas. La Meta se supera porque fue socializado por Subregiones con Asesora

Territorial de la OIM, la Metodología y el paso a paso para la construcción de una Política

Pública Local y se unen a la iniciativa los Equipos y Entes Municipales de Santa Barbara de

Pinto, Zapayán, Ariguani y Remolino. Con quienes e continuara con la Asistencia Técnica

hasta lograr el producto final.

Puntos críticos: Se aspiraba que más Equipos de Gobierno de los entes Territoriales

capacitados se comprometieran con la Metodología e Construcción de Política Pública

Diferencial pero solo se logro con los ya mencionados.



Regional Magdalena


Falta compromiso especialmente de los Alcaldes.

Decisiones para la mejora: Definir a través de convenio el compromiso de las Alcaldías que

propicien la participación de sus equipos de Gobierno y Comunidad para la Formulación de la

Política Diferencial a favor de Niños, Niñas y Adolescentes. Fortalecer los CPS para

seguimiento a políticas Públicas, definir Agendas Políticas y Planes de Acción.

Análisis: Durante el 2012, el CPS departamental efectúa los 4 reglamentarios pero solo en

los dos últimos se logra efectuar la autoevaluación, obteniendo un nivel alto y por concepto de

todos ya que se considera se dan los inicios de conformación de una Red de Atención Integral

Departamental con participación de los Entes del SNBF, Sociedad Civil y la empresa privada.

Para el seguimiento y Monitoreo de los CPS, se logra acordar Agenda de Asistencia Técnica

ICBF- Gobernación para fortalecer el CPS y se convierta en escenario de seguimiento de la

Política Pública y definición de Agenda Política.

Puntos críticos: Los Responsables de Dependencias no asistían a las Sesiones de

Asistencia Técnica lo que no permitía concertar Acciones de Seguimiento para las Mesas

Técnicas establecidas de acuerdo al Acto Administrativo que rige al CPS Departamental. Solo

en el último trimestre se muestra más compromiso del Ente Territorial como responsable de

este proceso.

Decisiones para la mejora: Definir Agenda de Asistencia Técnica ICBF-CPS Departamental -

para el 2013. Definición de Agenda Política y Puesta en Marcha de Planes de Acción de las

Diferentes Mesas Técnicas que conforman el CPS.



Regional Magdalena


Análisis: De los 30 municipios que tiene el departamento de Magdalena, en el tercer trimestre 20 de ellos realizaron sesiones de CPS para un porcentaje de efectividad del 66%, de los 20 municipios con CPS, 19 de ellos realizaron autoevaluación para un porcentaje del 95%, de estos el nivel de funcionamiento fue de alto para 13 municipios, de medio para 6 municipios. En el cuarto trimestre se evidencia un aumento en la realización de los CPS registrándose un total de 29 municipios con sesiones de CPS para un porcentaje de efectividad de 97%, es de anotar que los municipios de Zapayán, Remolino, pueblo Viejo, Cerro de San Antonio, realizaron una sesión más de CPS, registrándose un total de 33 sesiones de CPS, de estas 33 sesiones 28 su respectiva autoevaluación para un porcentaje del 85%. De estos el nivel de funcionamiento fue de alto para 19 municipios, de medio para 5 municipios y de bajo para 4 municipios. Al considerar los CPS Municipales como el espacio propicio para articular las gestiones y desarrollar acciones sociales, tendientes a mejorar la calidad de vida de la población, se está trabajando en la formulación y ejecución de políticas públicas definidas a partir de las prioridades de los Planes de Desarrollo 2012-2015 de las entidades territoriales frente a primera infancia, adolescencia y juventud. Se observa en general el propósito de realizar actividades relacionadas con el avance de estas políticas públicas, con aportes diferenciados de información para la actualización de diagnósticos y el cruce de información en recursos, programas y proyectos de acciones interinstitucionales frente a la prestación del servicio público de bienestar familiar.

Puntos Críticos: La frecuencia de las sesiones del CPS, no es la requerida para abordar todas las temáticas y hacer seguimiento a los acuerdos de concertación y gestión de las políticas sociales. Es notorio que las mesas temáticas tienen dificultad para adquirir una dinámica de funcionamiento que permita encuentros más frecuentes y en otros casos, se observa que las actividades recaen sobre pocos actores; al respecto, se ha observado poca iniciativa en algunos alcaldes para aplicar la normatividad descrita en el reglamento interno, y en otras ocasiones, algunos alcaldes no le dan importancia a la participación de todos los miembros del CPS



Regional Magdalena


Decisiones para la Mejora: Hay una intención expresada para la ejecución de los planes de acción en el marco de la gestión social integral la cual permite lograr acciones coordinadas y complementarias entre los sectores, actores y entidades pudiendo evidenciar resultados en las metas propuestas. Frente a este asunto importante resaltar el propósito general de fortalecer las relaciones entre el ICBF y las entidades territoriales, en donde además de la asistencia técnica se haga énfasis en la articulación de acciones y al seguimiento a los compromisos comunes. Una gran mayoría de los mandatarios y sus gabinetes han comprendido más a fondo las dinámicas de los CPS y la importancia de la representatividad de los sectores y de las comunidades con representantes de poblaciones vulnerables.

Análisis: A través de la Asistencia Técnica al CPS Departamental se logra incidir para el diseño y conformación de la Red para la Protección Integral de Niños y Niñas y Adolescentes. En el ultimo CPS DEL 2012 EL Gobernador Asume el liderazgo de este escenario y previa convocatorias y compromiso de entidades del SNBF, Sociedad Civil y Empresa Privada se presenta la Ruta para esta Red y quienes la Conforman , la cual desarrollara acciones en el 2013 desde los diferentes mesas técnicas y con enfoque poblacional Puntos críticos: La Asistencia Técnica del Dpto. a los Municipio aun es débil y se debe dar para que a su vez se conformen Mesas Técnicas en Municipios con alta Vulnerabilidad de acuerdo a los Temas y que la Red de Protección Integral, priorice Municipios y Poblaciones a atender con las diferentes políticas públicas. Decisiones para la mejora: Actualización de Diagnósticos Situaciones de cada Municipios con los Indicadores de la Estrategia Hechos y Derechos-Ampliación a los Municipios de la Red de Atención Integral.



Regional Magdalena


MACROPROCESO GESTION PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL PARA LA PRIMERA

INFANCIA

Meta del periodo: >= 100% Análisis: Los resultados de este indicador se mantuvo en situación de riesgo debido a que no se logró la corrección de la información registrada en la programación y la ejecución de metas durante el año 2012 de las modalidades de Atención integral a la Primera Infancia, que se habían programado transitar a CDI en el primer semestre y por diferentes circunstancias no se cumplió la meta sino a partir del mes de julio del 2012. A pesar de esta situación la Regional Magdalena en los meses de julio y octubre del 2012 logró el transitar a CDI y modalidad Familiar las siguientes unidades de atención: Hogares Agrupados 26 unidades con 312 niños y niñas; 5 Hogares Múltiples con 60 niños y niñas; 3 Hogares Infantiles con 275 niños y niñas; 113 HCB familiar tradicional con 1.356 niños y niñas y 111 HCB FAMI con 1443 usuarios. Puntos críticos: Mantener un indicador de gran significancia en el rango critico, cuando se solicito por parte del Grupo de Planeación y Sistemas y del GAT la corrección de la información, directamente al responsable de la consolidación de la información de la Regional en la Subdirección de Gestión para la Atención a la Primera Infancia y no realizar esta solicitud directamente al responsable de la Subdirección. Decisiones para la mejora: Planificar los tránsitos de las modalidades de atención tradicional a las modalidades de Atención Integral en coordinación, cooperación y articulación con los responsables de macro procesos que se relacionan entre sí para el cumplimiento de las metas propuestas.



Regional Magdalena


Meta del periodo: >= 100%

Análisis: En este indicador se logra superar la meta programada para el 2012, como consecuencia al mayor número de unidades, cupos y usuarios atendidos de acuerdo a lo programado y por no efectuarse el tránsito de las unidades a los CDI propuesto a desarrollarse en el mes primer semestre del año 2012. Puntos críticos: Los recursos asignados a las Entidades Administradoras del Servicio para el cumplimiento de las obligaciones contractuales se vio afectada, razón por la cual hubo la necesidad de solicitar adiciones y traslados presupuestales ante el nivel nacional.

Meta del periodo: >= 100%

Análisis: Se logro visibilizar el 97% de los nuevos agentes educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención integral programado a la Regional, en atención a que desde los centros zonales e instructoras del SENA identificaron el perfil del AEC en proceso de formación especialmente madre comunitaria tradicional, FAMI jardineras, directoras, AEC de DIA, apoyo a madre comunitaria. Puntos críticos: Se tuvo la dificultad de visibilizar otros AEC en atención al poco apoyo de algunos actores del programa frente a este tema, en algunos municipios y se está concretando la información



Regional Magdalena


Meta del periodo: 100% Análisis: En este indicador se logra superar la meta programada para el 2012, como consecuencia al mayor número de unidades, cupos y usuarios atendidos de acuerdo a lo programado y por no efectuarse el tránsito de las unidades a los CDI propuesto a desarrollarse en el mes primer semestre del año 2012. Puntos críticos: los recursos asignados a las Entidades Administradoras del Servicio para el cumplimiento de las obligaciones contractuales se vio afectada, razón por la cual hubo la necesidad de solicitar adiciones y traslados presupuestales ante el nivel nacional.

Meta del periodo: 100% Análisis La meta propuesta de este indicador se superó en un 23%, debido, a la gestión y compromiso que los equipos técnicos del nivel Regional y Centros Zonales desarrollaron para que en el mes de julio del 2012, se efectuara el tránsito de 22 Hogares Agrupados, 5 Hogares Múltiples; 1 Jardín Social y 2 Hogares Infantiles en 17 municipios del departamento, implementándose 23 unidades de CDI, atendiéndose 3,413 niños y niñas en primera infancia. De igual forma, tanto a nivel Regional como a nivel de los Centros zonales se gestionó con los Alcaldes de los diferentes municipios del Departamento para que los recursos del CONPES 152 mayores de 50 millones fueran invertidos en las adecuaciones de las infraestructuras donde se atendía la .población de. primera infancia



Regional Magdalena


Meta del periodo: 100% Análisis El reunión sostenida con funcionarios de la Secretaria de Educación Departamental ” SED” se concertó el tránsito de los niños atendidos por el ICBF a sistema educativo oficial; por superación de la edad es así como se le facilita a cada SED Departamental, Distrital y de Ciénaga la relación de los niños a transitar, por parte de la Regional y por parte de los Coordinadores de Centros Zonales con sus respectivos entes territoriales.

Meta del periodo: mayor o igual 100% Análisis La meta de este indicador supero el 11% , debido a la gestión adelantada por la Regional ante la coordinación del programa DIA ,con la cual se logró aumentar la cobertura en 3984 cupos más de los inicialmente programados a atender en la vigencia 2012 (34.838). Estos cupos se ubicaron en el Centro zonal Santa Marta Norte. La Regional atendió en la vigencia un total de 38.822 cupos.



Regional Magdalena


Meta del periodo: mayor o igual 100% Análisis: A nivel de los Entes territoriales, se conto con operadores de la estrategia Red Unidos en el segundo semestre de la vigencia 2012, tiempo en el que ya el ICBF había focalizado más del 90% de la población beneficiaria de los servicios. Esta situación limito la articulación, con los actores de la estrategia y de esta manera poder cumplir con la meta planteada. De otra parte el transito a las modalidades de CDI se dio en la regional en los meses de julio y septiembre, tiempo en la que ya la población para la modalidad estaba focalizada y no se pudo hacer un proceso de coordinación específica para esta modalidades. Puntos críticos: La articulación especifica y el periodo en que se hizo los tránsitos . Decisiones para la mejora: La directriz a nivel nacional de la utilización de bases de datos regionales y el trabajo articulado con los operadores actualmente contratados.

Meta del periodo: mayor o igual 100% Análisis Como resultado de las acciones de focalización, coordinación permanente con las entidades territoriales para la entrega oportuna y actualizada del SISBEN, el análisis de la base de datos de RED UNIDOS y cumplimiento del proceso de selección objetiva y ajustada a los requisitos establecidos en los lineamientos técnicos del servicio, los Centros Zonales y de manera específica las Entidades Administradoras de los servicios de primera infancia en el Departamento, atendieron hasta el mes de septiembre un total de 2.606 niños y niñas de primera infancia en condiciones de desplazamiento lo cual corresponde al 56% de la meta propuesta (4.628 niños y niñas en condición de desplazamiento).



Regional Magdalena


MACROPROCESO GESTION PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

Meta del periodo: mayor o igual 100% Análisis: Se logro la vinculación de NNA al programa Generaciones con Bienestar en todos los municipios del Departamento y Distrito de Santa Marta, evidenciándose aceptación por todos los actores que intervienen, NNA, familia, comunidad y entes del SNBF. Puntos críticos: Bases de datos de focalización de beneficiarios desactualizadas Inicio del programa en forma tardía (4 meses del año) Decisiones para la mejora: Para vigencia 2013 solicitar a la Sede Nacional la agilización del proceso contractual y Asistencia Técnica para la actualización de los datos de focalización. Meta del periodo: mayor o igual 100% Análisis: El programa se ejecuto acorde con la programación de nuestra metas sociales y financieras, hubo saldos por liberar en atención a que en las Instituciones educativas no se dio el calendario escolar en los términos previstos por las Secretarias de Educación. Se adelantaron vacaciones.



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Puntos críticos: Las condiciones de infraestructura, de dotación de equipos y menajes de los restaurantes escolares no garantizan el cumplimiento de los requisitos mínimos para suministrar la ración preparada en sitio. Los recursos asignados y contratados por el ICBF para la ejecución del PAE, en la Regional Magdalena no garantizan la atención del 100% de al población escolar matriculada en los niveles de básica primaria en el departamento. Decisiones para la mejora: Implementar en la presente vigencia la modalidad ración industrializada lista, en aquellas unidades de servicio que no garanticen los requisitos mínimos de infraestructura y de dotación de equipos y menajes para el suministro de la modalidad Preparada en Sitio. Gestionar con los entes territoriales, municipios y departamento el incremento de cobertura en el programa mediante las diferentes fuentes de cofinanciación viables en el departamento. (SGP, Regalías, Recursos propios, Municipios ribereños, Cajas de compensación Familiar, Cooperativas de educadores entre otros)

Meta del periodo: mayor o igual 100% Análisis En cuanto al indicador que hace referencia al componente de Salud Sexual y Reproductiva en cumplimiento de la política se han logrado los siguientes avances que han permitido que el indicador se mantenga :

Sensibilización a los diferentes actores claves para la conformación o activación de la mesa intersectorial de los temas del CONPES 147 en los municipios priorizados del departamento.

Firma de acuerdo de voluntad entre el alcalde del municipio de El Banco, con ICBF y PNUD, priorizando en su administración la Política Pública de Salud Sexual Reproductiva con énfasis en embarazo en adolescentes, por lo cual delegara un equipo de trabajo responsable de la estructura del documento técnico de la política pública, a través de una resolución



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Meta del periodo: mayor o igual 100% Análisis : Los CZ con el acompañamiento del regional, logro sensibilizar a los agentes educativos para desarrollar acciones que contribuyan a disminuir la frecuencia de embarazos en adolescentes en los sectores de alta vulnerabilidad en donde se encuentran ubicados los servicios de prevención del ICBF, como a la población atendida en los servicios de protección.

Meta del periodo: mayor o igual 100% Se logro atender el 100% de la población escolar en situación de desplazamiento, programada en atención a que desde los centros zonales se realizó una adecuada focalización con los entes territoriales y demás actores del PAE a nivel municipal; se tuvo la dificultad de caracterizar esta población en atención al poco apoyo brindado por los rectores de Instituciones Educativas frente a este tema.

Meta del periodo: mayor o igual 100% En la pasada vigencia el ICBF contrato al prestación del servicio de Alimentación Escolar por un periodo de 180 días hábiles del calendario escolar; pero solo el servicio se prestó por un periodo de 174 días en atención a la celebración de fiestas patronales, paros de docentes y terminación del calendario escolar antes de la fecha programada por parte de los Rectores de las Instituciones educativas de departamento- programación hasta el 10/12/2012 y salieron el 23/11/201



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Meta del periodo: mayor o igual 100% Análisis La regional obtuvo un porcentaje del 98%, con concepto adecuado, no lográndose alcanzar la meta del 100% debido a el inicio de la contratación del programa en forma tardía (4 meses) y base de datos de focalización de beneficiarios desactualizadas, lo cual en la vigencia 2013 se pretende mejorar a través de solicitud a la Sede Nacional de la agilización del proceso contractual y asistencia técnica para la actualización de los datos de focalización. Meta del periodo: mayor o igual 100% Análisis : Cumplimiento de la meta establecida para la realización de las acciones afirmativas en los grupos pre juveniles del programa en todo el Departamento del Magdalena Puntos críticos: Operatividad de la acción afirmativa para el último mes del año ocasionando retraso en su objetivo Decisiones para la mejora: Plantear a nivel nacional que la acción afirmativa esté inmersa en las actividades a desarrollar durante la ejecución del programa y contar con ese recurso oportunamente.



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Meta del periodo: mayor o igual 100% Análisis : Cumplimiento de la meta establecida para la realización de las acciones afirmativas en los grupos juveniles del programa en todo el Departamento del Magdalena Puntos críticos: Operatividad de la acción afirmativa para el último mes del año ocasionando retraso en su objetivo Decisiones para la mejora: Plantear a nivel nacional que la acción afirmativa esté inmersa en las actividades a desarrollar durante la ejecución del programa y contar con ese recurso oportunamente.



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MACROPROCESO GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES

Análisis Entre los meses de Julio a Diciembre se logra obtener la Meta de Vinculación de 101% de Familias Beneficiarias, aclarándose que entre los meses de Julio y Agosto, se presentaron algunos impases para el logro de este objetivo. Primordialmente por la ausencia de Cogestores de Red Unidos en los diferentes Municipios, se buscan alternativas entre ICBF y el operador a través de Agentes Educativos. Puntos críticos: La vinculación del total de beneficiarios programadas para el primer mes de ejecución, fue bastante dispendios por que las bases de datos suministradas por Red Unidos teniendo muchas incongruencias, especialmente familias repetidas y solo a finales de Octubre se conto con Cogestores en los Municipios a focalizar. Decisiones para la mejora: Fortalecer la Coordinación con Red Unidos, Líneas de Base Actualizadas.



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Proyectos de apoyo al fortalecimiento de familias de grupos étnicos : La asistencia técnica y acompañamiento a los grupos Étnicos , Arahuacos, Chimillas , Kogui y Afro, brindada por la Sede nacional, Regional y Centros zonales, para la correcta ejecución e inversión de recursos han permitido alcanzar el 100% en la ejecución de los 5 proyectos de apoyo al fortalecimiento de las familias , en las líneas de Seguridad alimentaria y Fortalecimiento cultural. En relación al indicador de número de adultos mayores de la red Unidos atendidos por el Programa Nacional de Alimentación para el Adulto Mayor se puede decir que el 9% que se atendió es el resultante del aumento del número de adultos mayores pertenecientes a la red unidos que pasaron a ser atendidos de la modalidad RPP a RP.

Análisis Se puede mencionar que entre Julio a Diciembre se logró vincular de un 44% a un 102% las familias beneficiarias. El último avance del proceso de focalización y Vinculación de las familias beneficiarias del programa teniendo en cuenta la base de datos Red Unidos fue de 2482, lográndose un porcentaje de 102%, superando lo programado de 2450 familias.



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Meta >=100% Análisis: Aunque el proyecto inicia después del III Trimestre. Septiembre se da su Inicio y una meta a lograr en tres meses, se logra focalizar el 100% de los beneficiarios de HCB de los Municipios de Santa Marta, Ciénaga, Fundación y Arac ataca proyectados. Sé Aplica el Formato de Caracterización de las Familias por Educadores y Madres Comunitarias Participantes y detectándose el Numero de Niños en Riesgo a quienes se le efectúa Visita Domiciliaria. Al Final se vuelve aplicar la Línea base para establecer disminución en el riesgo y se desarrollan los Talleres específicos de acuerdo a las Necesidades establecidas en cada Municipio. Puntos críticos: El Inicio del Proyecto fue muy tarde y la meta a lograr en el paso de actividades se ajusto a solo tres meses. Decisiones para la mejora: Se cumpla el cronograma establecido y mejorar coordinación con el Operador o representantes Save The Childrens. Los Comités solo participaban Centros Zonales, Enlace Regional y Educadores.



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MACROPROCESO GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN

Análisis : Se observa que hubo un porcentaje de mejoramiento del 7%, de los niños y niñas menores de 2 años y menores de 5 años beneficiarios de los H.I, HCB, y CDI que se encontraban con DNT aguda en el último semestre . Este indicador muestra los efectos que sobre el estado nutricional tienen las privaciones alimentarias, los problemas agudos de salud o el saneamiento básico ambiental precario. Puntos críticos: A pesar que es una población que está intervenida con programas del estado, que ofrece un componente nutricional más acciones alimentarias, la recuperación no se da en un 100% como seria lo deseado, porque existen factores condicionantes de la DNT como por ejemplo la situación de pobreza que vive el Departamentos, el acceso a servicios 'públicos como agua y alcantarillado, acceso oportuno a buenos servicios de salud, y la cultura alimentaria del departamento . Decisiones para la mejora: Fortalecer los planes de intervención, en el sentido de promover la articulación de acciones con actores del SNBF, que pueden intervenir estos otros factores condicionantes de la DNT, y de esta manera mejorar el impacto que puedan tener nuestros servicios dirigidos a la primera infancia.



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Análisis El indicador nos muestra una disminución en el porcentaje del 8% de los niños y niñas reportados al SSN en HI, CDI y HCB que en el último semestre permanecieron con obesidad. Este resultado refuerza los resultados de la Encuesta ENSIN 2010 sobre la creciente problemática de Sobrepeso en los niños y niñas menores de 5 años no solo en el departamento del Magdalena, sino en el país, alcanzando el 5,3 % y 3,2% de respectivamente . Puntos críticos : A pesar que es una población que está intervenida con programas del estado , donde reciben un componente nutricional acorde a sus necesidades de calorías y nutrientes , más acciones alimentarias , la recuperación no se da en un 100% como seria lo deseado, porque existen factores condicionantes de la DNT , entendiéndose la Obesidad como una malnutrición por exceso, como por ejemplo los malos hábitos alimentarios, la situación de pobreza que crece cada día en el Departamentos, que de forma decisiva no le permiten el consumo adecuado de alimentos en cantidad y calidad, lo que no contribuye a desmejorar sus condiciones nutricionales . Decisiones para la mejora: Fortalecer los planes de intervención, en el sentido de promover la articulación de acciones con actores del SNBF, que pueden intervenir otros factores condicionantes de la DNT, y de esta manera mejorar el impacto que puedan tener nuestros servicios dirigidos a la primera infancia.



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Meta Dic >=78% Análisis Se observa que hubo un gran porcentaje de mejoramiento 21 %, de los Niños y niñas desplazados reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI). Este indicador muestra los efectos que sobre el estado nutricional tienen las privaciones alimentarias, los problemas agudos de salud o el saneamiento básico ambiental precario Puntos críticos : A pesar que es una población que está intervenida con programas del estado , que ofrece un componente nutricional más acciones alimentarias , la recuperación no se da en un 100% como seria lo deseado, porque existen factores condicionantes de la DNT como por ejemplo la situación de pobreza que vive el Departamentos, el acceso a servicios 'públicos como agua y alcantarillado, acceso oportuno a buenos servicios de salud, baja escolaridad , familias grandes y la cultura alimentaria del departamento Decisiones para la mejora: Fortalecer los planes de intervención, en el sentido de promover la articulación de acciones con actores del SNBF, que pueden intervenir estos otros factores condicionantes de la DNT, y de esta manera mejorar el impacto que puedan tener nuestros servicios dirigidos a la primera infancia.



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Meta Dic >=78% Análisis Observamos que en los Niños de 0-2 años reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional – SSN pertenecientes al programa FAMI, con desnutrición global, un 3% presentan mejoría en su su estado nutricional. Puntos críticos: A pesar que es una población que está intervenida con programas del estado , donde reciben un componente nutricional , más acciones alimentarias , la recuperación no se da en un 100% como seria lo deseado, porque existen factores condicionantes en este grupo de edad , que definen su estado nutricional como son: familias grandes con seis o más hijos , cuyo espaciamiento es menor de 24 meses, suspensión de la lactancia materna antes de los 6 meses , alimentación complementaria deficiente, baja escolaridad de los padres, patrones culturales, hábitos alimentarios entre otros que no permiten la adecuada alimentación en los niños menores de 2 años Decisiones para la mejora: Fortalecer los planes de intervención, en el sentido de promover la articulación de acciones con actores del SNBF , que pueden intervenir estos otros factores condicionantes de la DNT, y de esta manera mejorar el impacto que puedan tener nuestros servicios dirigidos a la primera infancia.



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Meta : 100% Análisis Con respecto a este indicador es importante resaltar que a pesar de que desde el Grupo de asistencia Técnica se brindaron orientaciones sobre las acciones a realizar, solo hasta 27 de diciembre 2012 la Sede Nacional envío un correo electrónico donde se precisó el adecuado procedimiento para el ingreso de la información al SIM para mejorar el resultado de este indicador. se continuará la asesoría puntual a los Centros Zonales. Puntos críticos: En este indicador se tienen en cuenta los NNA mayores de 9 años, sin discapacidad declarados adoptabilidad, no obstante al revisar los niños reportados se observa que algunos no cumplen con esta característica. Ante esto la sede nacional responde de manera telefónica, que este indicador se encuentra en estudio dado que a nivel nacional se viene presentado estas evidencias Decisiones para la mejora: Estar atentos y gestionar instrucciones a la Dirección de Protección.

Meta : 0% Los resultados de estos indicadores se mantienen en optimo debido a acciones que se han implementado para que las Defensorías ingresen oportunamente la información al SIM, tales como acciones de mejora, revisión y seguimiento en centros zonales y correos electrónicos en donde se informa los casos en condición crítica. No obstante lo anterior, no se alcanza el 100% dado que se reportan casos con vencimiento de términos que fueron analizados desde el Grupo de



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Asistencia Técnica encontrándose su definición jurídica dentro de los términos establecidos por la ley pero no estaban ingresados en el SIM, brindándose la orientación para subsanar esta situación. Es importante aclarar que en SIM los casos con prórroga concedida para la definición jurídica continúan apareciendo en el indicador, pero no reviste gravedad ya que en las actuaciones se reporta la ampliación de los términos. Igualmente la Regional ha tenido avances en el sentido de que se realizan seguimiento pos-reintegro para asegurarse del restablecimiento de los derechos de los NNA en PARD y evitar la reapertura de los procesos, no evidenciándose durante la vigencia ningún caso en la Regional. Gracias a este resultado la Regional ha sido exaltada y reconocida desde el nivel nacional.

Meta : 94% Los resultados de estos indicadores se mantienen en optimo debido a acciones que se han implementado para que las Defensorías ingresen oportunamente la información al SIM, tales como acciones de mejora, revisión y seguimiento en centros zonales y correos electrónicos en donde se informa los casos en condición crítica. No obstante lo anterior, no se alcanza el 100% dado que se reportan casos con vencimiento de términos que fueron analizados desde el Grupo de Asistencia Técnica encontrándose su definición jurídica dentro de los términos establecidos por la ley pero no estaban ingresados en el SIM, brindándose la orientación para subsanar esta situación. Es importante aclarar que en SIM los casos con prórroga concedida para la definición jurídica continúan apareciendo en el indicador, pero no reviste gravedad ya que en las actuaciones se reporta la ampliación de los términos. Igualmente la Regional ha tenido avances en el sentido de que se realizan seguimiento pos-reintegro para asegurarse del restablecimiento de los derechos de los NNA en PARD y evitar la reapertura de los procesos, no evidenciándose durante la vigencia ningún caso en la Regional. Gracias a este resultado la Regional ha sido exaltada y reconocida desde el nivel nacional



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Los resultados de estos indicadores se mantienen en optimo debido a acciones que se han implementado para que las Defensorías ingresen oportunamente la información al SIM, No obstante lo anterior , no se alcanza el 100% dado que se reportan casos con vencimiento de términos que fueron analizados desde el Grupo de Asistencia Técnica encontrándose su definición jurídica dentro de los términos establecidos por la ley pero no estaban ingresados en el SIM, brindándose la orientación para subsanar esta situación. Es importante aclarar que en SIM los casos con prórroga concedida para la definición jurídica continúan apareciendo en el indicador, pero no reviste gravedad ya que en las actuaciones se reporta la ampliación de los términos. Se registra un porcentaje del 3% en los casos con auto de apertura de investigación que llevan más de 180 días sin situación legal definida, ubicándolo en riesgo, lo que fue verificado existiendo dentro de este porcentaje casos de responsabilidad penal para adolescente que se evadieron y un caso al que le fue ingresadas la información al SIM inoportunamente. Igualmente la Regional ha tenido avances en el sentido de que se realizan seguimiento pos-reintegro para asegurarse del restablecimiento de los derechos de los NNA en PARD y evitar la reapertura de los procesos, no evidenciándose durante la vigencia ningún caso en la Regional. Gracias a este resultado la Regional ha sido exaltada y reconocida desde el nivel nacional.



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Meta =100% Análisis Con respecto al indicador que hace referencia a la asignación de niños, niñas y adolescentes que con características y necesidades especiales, la Regional ha tenido dificultades a pesar de haber presentado a los NNA con discapacidad para la asignación de familias, no obstante no ha sido posible garantizar a estos niños y niñas la posibilidad de contar con una familia interesada en su adopción.

Meta =100% Análisis Con respecto al indicador que hace referencia a la asignación de niños, niñas y adolescentes que con características y necesidades especiales, la Regional ha tenido dificultades a pesar de haber presentado a los NNA con discapacidad para la asignación de familias, no obstante no ha sido posible garantizar a estos niños y niñas la posibilidad de contar con una familia interesada en su adopción.



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Análisis Con respecto al indicador que hace referencia a la asignación de niños, niñas y adolescentes que con características y necesidades especiales, la Regional ha tenido dificultades a pesar de haber presentado a los NNA con discapacidad para la asignación de familias, no obstante no ha sido posible garantizar a estos niños y niñas la posibilidad de contar con una familia interesada en su adopción.

Análisis Se supero la meta programada en la ejecución de los cupos ya que a pesar que Magdalena es considerada como una regional de carga baja las ocurrencias de delitos y sus denuncias ha aumentado considerablemente dando lugar a que se justificara ante la sede nacional la asignación de cupos en las medidas privativas de la libertas



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Análisis El resultado del este indicador se debe en gran parte a que a pesar de existir avances en el sistema de responsabilidad penal para adolescente en el País, todavía existen debilidades en cuanto a infraestructura y coordinación interinstitucional que permitan desarrollar adecuadamente la justicia restaurativa que fortalezca los procesos de reeducación para evitar la reiteración de delitos.



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MACROPROCESO GESTION SOPORTE

PROCESO GESTIÓN HUMANA

Meta del periodo: 88% Análisis: En este proceso sus acciones se desarrollan con base en cronograma anual, por lo cual se deben ir cumpliendo las metas propuestas acorde a las fechas estipuladas; se coordinaron a nivel interinstitucional con las EPS y Caja de Compensación Familiar, campañas preventivas de salud, tamizajes, citologías mamarias y vaginales, atención medica y demás que generaron satisfacción en nuestros clientes internos. Decisiones para la mejora: A pesar de haber cumplido en un 100% lo programado, se contara en la presente vigencia con un presupuesto especifico de este proceso y se contrataran los exámenes Médicos periódicos ocupacionales; contaremos también con un profesional en SO contratado y se adquirirán elementos con formula medica laboral. Cobertura del Programa de Bienestar Social

Meta del periodo: 88%

Se cumplió en un 100% el programa de la vigencia 2012. Los Centros Zonales ejecutaron sus presupuestos de Bienestar Social y enviaron las evidencias a Gestión Humana; se conto con participación activa y positiva de los servidores públicos.



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Colaboradores capacitados Meta del periodo: 88%

Análisis: con base en los lineamientos del proceso, se programaron y cumplieron tres capacitaciones, las cuales fueron coordinadas con la Escuela Superior de Administración Pública –ESAP, en grupos de intereses misionales de 45 personas y de diferentes Centros Zonales. Puntos críticos: En una de estas, el salón no fue el ideal, generando distracción en los participantes, pero al adaptarse se logro superar

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Recaudo Efectivo Meta del periodo: 100%

Análisis: Durante el último trimestre de la vigencia 2012, se recaudo el 99.97% de la meta establecida sin embargo el comportamiento de los trimestres anteriores apalancaron el cumplimiento de la meta general al finalizar la vigencia Puntos críticos: La dificultad para la recuperación de la cartera representada en los entes públicos tales como hospitales y alcaldías municipales Decisiones para la mejora: Encaminar esfuerzos para la consecución del pago del proceso concursal de la alcaldía de Santa Marta y las entidades integrantes del fondo cuenta. Depuración de la cartera que se considera de difícil recuperación.



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Rezago Presupuestal Meta del periodo: 100%

Análisis: valor constituido a diciembre 31 de 2011, $ 2.516.148.151.00, Valor pagado $ 2.477.346.320 saldo liberado $ 38.801.831.00 Puntos críticos: La fecha de los soportes de constitución del rezago presupuestal que nos genero un hallazgo por parte de la CGR, la dificultada presentada con las cxp de los contratos de la fundación Enlace de Vida Decisiones para la mejora: efectuar seguimiento al pago del rezago presupuestal constituido a diciembre 31 de 2012 Ejecución PAC Meta del periodo: 100%

• Análisis: PAC asignado durante la vigencia $ 97.835.843.433 Pagos efectuados $ 94.281.254.134, saldo sin ejecutar $ 3.554.589.258 equivalente al 3%

• Puntos críticos: La no ejecución de la totalidad de los contratos de PAE, el no pago de la totalidad de los contratos de los CDI

• Decisiones para la mejora: En comité de seguimiento presupuestal realizar análisis de los pagos ejecutados y los saldos de PAC sin ejecutar.



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Ejecución Presupuestal Meta del periodo: mayor a 98%

• Análisis: Presupuesto asignado 101.307.731.296, ejecutado $ 96.690.598.948 saldo sin ejecutar 4.617.132.347 equivalente al 4%

• Puntos críticos: La no ejecución de la totalidad de los contratos de PAE, la no ejecución del 100% de los recursos de la modalidad familiar y paipi

• Decisiones para la mejora: Realizar por parte de los supervisores de los contratos las liquidaciones parciales para liberar recursos no ejecutado y devolver al nivel nacional.

• En el marco del Comité de seguimiento presupuestal, efectuar análisis de los saldos disponibles de apropiación con el objeto de definir el destino de los mismos.

Recaudo Parafiscal para operación del Instituto (Gestión Regional)Meta del periodo: mayor a 100%

• Análisis: Meta Anual 39.765.363.345,oo valor recaudado $ 39.968.101.036 superávit de $ 202.737.691

• Puntos críticos: La dificultad para la recuperación de la cartera representada en los entes públicos tales como hospitales y alcaldías municipales

• Decisiones para la mejora: Encaminar esfuerzos para la consecución del pago del proceso concursal de la alcaldía de Santa Marta y las entidades integrantes del fondo cuenta. Depuración de la cartera que se considera de difícil recuperación.



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PROCESO GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Existen recursos programados en menor monto que el presupuesto asignado a la regional durante la vigencia 2012. Se logro programar el 100% de los recursos asignados en la vigencia 2013 y el día de mañana cerrara el aplicativo de ejecución 2012 – compromiso de los responsables de registro Ajustar los montos en el aplicativo para el cierre el 8 de febrero de 2013, por parte de las dependencias de la regional

PROCESO GESTIÓN CONTRATACIÓN

Análisis: A corte 31 de Diciembre de 2012 solo hay 4 contratos pendientes por liquidar “6, 35, 78 y 189 de 2011, gracias al apoyo que brindo la Dirección de Contratación en contratar un profesional que se dedicara exclusivamente a liquidar los contratos. Puntos críticos: De los cuatro contratos que están pendiente no se pudo liquidar a 31 de diciembre de 2012 por estos tener saldos pendientes por pagar a al operador, proveedores, animadores Juveniles, Pre juveniles y trabajadores de Hogares Infantiles.



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Análisis: Los supervisores de los contratos envían los documentos completos que se requieren para liquidar los contratos tales como: “ Informe final, certificado de cumplimiento, estados de cuenta y el proyecto de Liquidación”

MACROPROCESO GESTIÓN JURÍDICA

Análisis: Debido a las diferentes actividades realizadas en la oficina de jurisdicción coactiva durante el mes de diciembre, se aboco conocimiento de proceso dos días por fuera del término que establece el indicador Decisiones para la mejora: una vez recibido las carpetas de la oficina de recaudo se procederá de manera inmediata y dentro del término de los cinco días a proferir auto de aboco de conocimiento de proceso de cobro administrativo coactivo.



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Análisis: Teniendo en cuenta que una vez proferido el mandamiento de pago, el cual debe notificarse dentro de los quince días siguientes a su expedición, se cita al deudor para notificación personal, en caso de no ser posible la notificación personal se realiza la notificación por correo , la cual generalmente no es posible realizar dentro del término inicial de quince días, y por ultimo de no ser posible la notificación por correo, se procede a realizar la notificación por publicación en un medio de amplia circulación nacional, todo lo anterior explica porque no todas las notificaciones se pueden realizar personalmente y dentro del término inicial de quince días. Puntos críticos: La anterior situación , obedece a que una vez se realiza la citación al deudor para notificación personal , este no asiste a efectos de notificarse personalmente, por otro lado en muchas ocasiones cuando se va a realizar la notificación por correo , no aparece el domicilio del deudor, razón por la cual es devuelto la correspondencia con el auto que se pretende notificar, y en última medida hay que proceder a realizar notificación por publicación, todo esta situación ocasiona que la notificación del mandamiento de pago, en algunas ocasiones se realice por fuera del término establecido en el indicador. Decisiones para la mejora: Una vez que se expida el mandamiento de pago, se citara al deudor para que comparezca dentro de los diez días siguientes al recibo de la comunicación, en caso de no asistir a la notificación personal , se procederá de inmediato a la notificación por correo del mandamiento de pago.



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Análisis: en la Regional este indicador no se ha medido ya que los funcionarios no han solicitado de manera formal las consultas. Con respecto a la oportunidad en la expedición de la Resolución que reconoce o niega la calidad de Denunciante, en esta Regional en la Vigencia 2012 no se iniciaron esta clase de procesos.

Análisis: En la Regional en el último periodo se presentaron de manera oportuna tres créditos a favor del ICBF en los Procesos concursales. ODIN ENERGY, SANTA MARTA CORPORATION Y ODIN PETROIL



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Análisis: Los recursos de vía gubernativa se resuelven dentro del término de ley.

Análisis: En el Grupo Jurídico no se cuenta con personal suficiente para desempeñar esta labor que es dispendiosa y se requiere de un profesional que ingrese los procesos coactivos, jurídicos y concursales. Puntos críticos: Solamente hasta el mes de septiembre se recibió capacitación para desarrollar esta labor, pero por falta de recurso humano y de Scanner no ha sido posible cumplir con esta labor ya que hay que escanear todos los documentos de la carpeta.



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MACROPROCESO GESTIÓN SERVICIO Y ATENCIÓN

• Análisis: Si bien hemos tenido un avance no es representativo ya que, el indicador nos ubica en situación crítica.

• La mayor dificultad que se presenta es el no ingreso de las actuaciones, al verificar los reclamos, por parte de los funcionarios, e ingresan y cierran pasadas las fechas.

• Veamos el comportamiento del indicador en cada uno de los centros zonales:



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Análisis: Este es uno de los indicadores en los cuales se evidencia el gran avance que se ha tenido en cuanto a compromiso de todos los funcionarios, en ingresar las actuaciones a tiempo. A continuación se muestra el comportamiento del indicador en cada una de los centros zonales



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Si bien no contamos con un vehículo exclusivo para la verificación de las Denuncias todos los Centros Zonales han organizado con éxito la utilización del vehículo. Lo que más se dificulta es cuando hay que verificar una denuncia en las veredas ya que implican tener que solicitar una comisión y a la vez contar con el transporte. A continuación se muestra el resultado del indicador por centro zonal:



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MACROPROCESO GESTIÓN TECNOLÓGICA

Se realiza monitoreo y apoyo constante de la gestión de usuarios en los diferentes aplicativos, tanto en la sede Regional como en los Centros Zonales. Se implementaron las estrategias planteadas para cumplir de la recolección de la información de entidades, unidades y beneficiarios, cumpliendo las metas establecidas gracias al seguimiento quincenal a través de GET con los gestores de datos y retroalimentación a los diferentes centros zonales.

MACROPROCESO EVALUACIÓN MONITEREO Y CONTROL DE LA GESTIÓN

PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

De las 29 actividades propuestas de los 9 hallazgos formulados, existen 7 que culminaban a diciembre de 2012, las demás están proyectadas al año 2013. Un hallazgo actualmente se encuentra en condición crítica que vence el 31 de enero de 2013.



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MACROPROCESO ASEGURAMIENTO A ESTÁNDARES

PROCESO VERIFICACIÓN, INSPECCIÓN Y CONTROL A INSTITUCIONES QUE PRESTAN SERVICIO PÚBLICO DE BIENESTAR

Análisis: Durante el Proceso de Verificación de Estándares a Operadores y Unidades Aplicativas de los Proyecto 7, 5 y 4 se obtuvo un porcentaje de cumplimiento OPTIMO lo que indica que:

• Se cumplió con la meta establecida. • Compromiso de cada uno de los Centros Zonales frente a las responsabilidades en el

Proceso de Verificación de Estándares. • Seguimiento y vigilancia permanente del Equipo de Aseguramiento a la Calidad. • Aprendiendo la cultura de la Calidad en el Servicio con enfoque de derechos. • Entrega oportuna de la Información solicitada por la Regional y Centro Zonal.



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Este Indicador en el mes de Septiembre estuvo en estado Crítico, porque :

• Inoportunidad en la entrega de la Información, ya que se entregaron fuera de los tiempos establecido por la Sede Nacional. (Centro Zonal El Banco).

En el mes de Diciembre se llegó a un 100% , por:

• El seguimiento permanente de los Profesionales de Aseguramiento a la Calidad. • Entrega oportuna de la información solicitada a los Centros Zonales. • Se observó mayor compromiso de los Enlaces de apoyo.



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En el mes de Septiembre NA., porque no se presentaron Reportes Inmediatos. En el mes de Diciembres se obtuvo un cumplimiento de 100% OPTIMO debido a :

El seguimiento permanente de los Profesionales de Aseguramiento a la Calidad.

Entrega oportuna de la información solicitada a los Centros Zonales.

Se observó mayor compromiso de los Enlaces de apoyo.

• Todas las Instituciones cumplen con todo los Requisitos legales, técnico- administrativos y financiero acordes con la Resolución No. 03899 de 2010.

• Alertas realizadas por los Profesionales de Aseguramiento a la Calidad. • Entrega oportuna del EVO3 de Personería Jurídica, Licencia de Funcionamiento y

Contratos.



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3.2 Conformidad del Servicio:

Los servicios no conformes generados se encuentran en su mayoría en el Macroproceso Protección y Familias y Comunidad. En el Macroproceso Gestión para la protección corresponde al no registro oportuno de actuaciones en el SIM que evidencie el cumplimiento del Lineamiento Técnico y por incumplimiento en el reporte de los informes de seguimiento post adopción al grupo de asistencia técnica. En el Macroproceso Gestión para las Familias y Comunidades se generaron servicios no conformes por no reportar los ciclos de menú en el Convenio PAE indígena. En el Macroproceso Servicio y Atención se generan servicios no conformes por la falta de actuaciones en el Modulo SIM –Atención al ciudadano. SNC1338: Teniendo en cuenta las acciones reportadas por el Centro Zonal Fundación, se toma la decisión de no cerrar el servicio no conforme, hasta que no se verifique la superación de los hallazgos que la motivaron. Fecha de verificación en CZ. 5 y 06 de marzo./2013 SNC 1337: A pesar que el indicar permanece en optimo, este servicio no conforme no se la ha dado cierre ya que en los procesos de Restablecimiento de Derecho se espera alcanzar el 100% del reporte de las actuaciones de todos los profesionales del equipo Resultados comparativos con el periodo anterior Los servicios no conformes presenta un comportamiento muy similar comparado con el primer semestre de 2012, siendo que no se ha dinamizado el uso de los servicios no conformes en los centros zonales excepto de Santa Marta Norte y Sur y El Banco.



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4. Desempeño Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

Análisis: A pesar de cumplir con el estándar agua, pese a las dificultades (escasos recursos, reparación de daños) que se viene presentando en las instalaciones sanitarias y de agua potable en los CZ y Regionales No hay una concientización por parte de los clientes internos en la cultura del ahorro Puntos críticos: No se ha realizado el desenglobe del HI sede de la sede Regional.

Análisis: A pesar de cumplir con el estándar de energía pese a las dificultades que se viene presentando en la infraestructura de las diferentes dependencias y acometidas eléctricas en los CZ y Regionales. No hay una concientización por parte de los clientes internos en la cultura del ahorro Puntos críticos: Mal estado de las acometidas eléctricas, toma corriente, aires dañados y/o mal estado, neveras Baja asignación presupuestal para el mantenimiento correctivo, preventivo y compras



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Cumplimiento de estándar de energía por Centro Zonal



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Ejecución de recursos asignados a la gestión de aspectos

Se ejecutó en un 100% los recursos asignados en el mantenimiento preventivo y correctivos de los aires acondicionados, lavado de albercas, arreglo de motobombas y turbinas, fumigaciones en el CZ y bodegas y mantenimiento de plantas eléctricas ( Sede Reg. y Santa Ana) Puntos críticos: Baja asignación de recursos Motobombas en mal estado Tanques de almacenamiento de agua en mal estados Cajas Registradoras de regulación de energía ( tacos)



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Evaluación del Desempeño Ambiental a Nivel Zonal Con el fin de realizar la evaluación del Desempeño Ambiental a nivel zonal se presentan los análisis de aspectos ambientales contemplados en los Planes de Gestión Ambiental por cada uno de los centros zonales con el fin de evaluar la efectividad de los recursos asignados a la gestión de los Aspectos Ambientales. Centro Zonal Santa Marta Sur En cuanto al Agua Potable, a pesar que el indicador es bueno, se requiere de revisión por permanentes dificultades en el servicio, frecuentemente no hay agua en la segunda planta. Se cuenta con red pero los baños en general presentan mal olor, que en ocasiones trascienden a las oficinas, creando un mal ambiente de trabajo. Se cuenta con conexión eléctrica regular pero se presentan permanentemente quema de focos. El punto ecológico no es suficiente para el centro zonal. Sin embargo se requiere ffortalecer el manejo adecuado de los residuos sólidos en los usuarios y colaboradores. Se presenta permanente daño en los aires acondicionados, estos son revisados ocasionalmente y 5 días después se vuelven a dañar. Los controles a la mayoría de aire no le sirven. Están directos. En invierno el riesgo de inundación es permanente, ya que el agua entra a las oficinas del primer piso, a un nivel aproximado de 70 cms por lo tanto se propone cambiar de sede o crear barreras protectoras. Centro Zonal Santa Marta Norte La calidad del agua es deficiente para Distrito por lo que requiere de tratamiento para su consumo, dando respuesta la regional con la instalación de plantas de ozono, la cual no tiene el mantenimiento periódico requerido y la coordinación zonal desconoce esta programación. La propuesta de este Centro Zonal es:

Capacitar al personal de mayordomía sobre los cuidados de la planta de ozono

Remitir a los coordinadores zonales la programación de mantenimiento de los filtros.

Seguimiento del responsable del proceso al cumplimiento de esta programación.

Se realizo revisión del voltaje eléctrico, ya que estaba por encima del nivel requerido para el

centro zonal. Condiciones de las luminarias afecta las condiciones de iluminación de las oficinas

y pasillos. Los ccomputadores se encuentran en riesgo eléctrico por UPS fuera de servicio.



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Los puntos ecológicos solo es utilizado por el personal de Mayordomía, se encuentra un

dispositivo averiado. El Centro Zonal propone:

Gestionar el mejoramiento del punto ecológico.

Implementar estrategias innovadoras que reflejen esta implementación

Oficinas en condiciones inadecuadas de temperatura, (cuarto de ups, archivo): Pese a los

mantenimientos preventivos y correctivos persisten las fallas de los aires acondicionados. Estos

están deteriorados que reincide la falla. También existen oficinas en las que entra el sol

directamente que afecta las condiciones laborales del servidor público.

Centro Zonal Del Río Después de realizar el análisis de los indicadores conjuntamente con los servidores públicos del

Centro Zonal Del Rio, se concluye que teniendo en cuenta los puntos críticos evidenciados en los

resultados de estos indicadores que se basa específicamente en lo que respecta a Energía,

Residuos sólidos, regulación de temperatura, la cual evidencia que el desempeño ambiental ha

sido muy regular, debido a la falta de apropiación y conciencia por parte de los servidores públicos

que hacen parte de esta dependencia en lo que respecta a la política de gestión ambiental.

Centro Zonal Ciénaga El Centro Zonal cuenta con suministro de agua potable, por medio del acueducto municipal, no

llega a gua todos los días, se cuenta con alberca y tanque elevado. El agua para consumo de los

servidores públicos es únicamente filtrada y obtenida de los tanques de almacenamiento

Puntos críticos:

• La tapa de la alberca es de cemento pesada y a fin de verificar la cantidad de agua

almacena, se mantiene medio abierta, posible contaminación

• Fugas y daños en los servicios sanitarios.

Propuestas para la mejora:

• Cambiar la tapa por una metálica con bisagra y candado

• Cambiar dispositivos internos de los servicios sanitarios



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Se realizo la instalación del transformador , pero la carga de energía por falta de aires es baja,

conllevando a:

Daños aires acondicionado, escáner, fotocopiadora

• La UPS no cuenta con batería, cuando se va la los computadores se apagan

inmediatamente

• Daños de los aires acondicionados

• Lámparas quemadas en las oficinas poca luz para el desarrollo de actividades

• Riegos en el cuarto técnico por falta de aire acondicionado, siendo estas una de la

recomendaciones que realizan los profesionales que frecuentemente realizan

mantenimiento a la UPS y consideran que esta no puede estar expuesta al calor.

• Daño en toma de motobomba, conexión con un foco, genera mayor consumo agua luz

En el patio del CZ no se cuenta con drenaje para estas aguas o derrame de aguas de alberca o tanques elevados, aguas lluvias y estas van a la calle. Falta de aires, suficientes oficinas para el No de servidores públicos, , generando un ambiente laboral inadecuado Centro Zonal Fundación La infraestructura del Centro Zonal presenta problemas en la parte ambiental, situación que está afectando la salud de algunos servidores públicos y exponiendo al resto de compañeros, por la presencia de Murciélagos, filtraciones, humedad en las paredes, crecimiento de Hongos, presencia permanente de heces, orina y malos olores en las diferentes oficinas, los cuales son más intensos en la segunda planta. Se han realizado los mantenimientos preventivos de los aires acondicionados, los problemas de no funcionamiento de algunos equipos persiste posterior al mantenimiento por lo que se requiere de medidas efectivas más eficaces, teniendo en cuenta que la temperatura Ambiente en el municipio es bastante alta. Las fumigaciones se han realizado acorde a lo programado, a pesar de estas acciones, persiste el problema de los Murciélagos Se han realizado los mantenimientos trimestrales y semestrales a los tanques de agua potable, pero en el municipio de Fundación no es permanente el suministro de agua potable y es deficiente en términos de calidad, lo que se incrementa por los continuos daños de la motobomba a pesar de que se realizan los mantenimientos acorde a los períodos establecidos.



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El Centro Zonal Cuenta con un Transformador propio y solo se ve afectado el servicio de energía por mantenimiento que realiza la empresa Electricaribe. Se cuenta con un punto ecológico, dos de los tanques están sin tapa por deterioro natural, se requiere fortalecer campañas educativas para promover el uso adecuado del punto ecológico por parte de nuestros usuarios. No obstante la recolección por parte de la empresa recolectora se realiza de manera mezclada. Desde el año pasado se ha implementado por parte de las Servidores Públicos del Centro Zonal Fundación la cultura de reciclar el papel y los envases plásticos. Los Municipios de Algarrobo, Aracataca y Fundación se ven afectados por la Ola Invernal, tanto en el área urbana como rural, sin que se afecte el área de ubicación del Centro Zonal. Centro Zonal Plato El Centro Zonal Plato no padece del recurso del Agua porque cuenta con una alberca y tanques elevados compartidos con el Hogar Infantil Plato y se le realiza los mantenimientos preventivos por parte de la Regional cada 2 meses. En cuanto a Aguas residuales el centro zonal tiene servicio de alcantarillado y no ha presentado dificultades de rebosamiento y malos olores. Sin embargo cuando llueve en exceso el punto de desagüe de aguas pluviales, que se encuentra en al patio interno del Centro Zonal no es suficientemente grande para la evacuación inundándose las oficinas de apoyo a Coordinación. Existen dificultades en algunas oficinas que a la fecha no cuentan con Aires Acondicionados porque están dañados (oficina de Servicio y Atención, Prevención, Recepción, Trabajo Social y Defensoría de Familia 2) y las luces artificiales, las tomas de la oficina de la Psicóloga están averiadas. Debido a la temperatura actual, se ha incrementado el uso del Aire acondicionado en las oficinas donde funcionan, en las otras oficinas se han adecuado unos abanicos que los colaboradores han traído de sus casas para mitigar el calor. El Punto Ecológico se encuentra en buen estado y es utilizado de acuerdo a las indicaciones, pero solamente se trabaja en el reciclaje del papel. Centro Zonal El Banco El Centro Zonal cuenta con suministro de agua potable, durante tres veces al día, por intervalo de horas, el agua es almacenada en tanque de asbesto. El agua para consumo de los servidores públicos es únicamente filtrada y obtenida de los tanques de almacenamiento. Existen fugas y daños en los servicios sanitarios. Permanentemente hay suspensión del fluido eléctrico, por daño o reparaciones a redes eléctricas



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a nivel municipal, lo cual incide en la atención a los peticionarios que demandan al Centro Zonal.

• Daños en los equipos de sistema y aires acondicionado • Caída frecuente de la UPS • Hacinamiento en las oficinas por daños de los aires acondicionados • Lámparas quemadas en las oficinas • Riegos en el cuarto técnico por falta de aire acondicionado, siendo estas una de la

recomendaciones que realizan los profesionales que frecuentemente realizan mantenimiento a la UPS y consideran que esta no puede estar expuesta al calor.

Los drenajes pluviales del patio interno se encuentran totalmente taponados provocando que las aguas lluvias se depositen en gran cantidad, ocasionando el desbordamiento de las mismas hacia las áreas de circulación y trabajo. Esto representa un riesgo de accidente para los servidores públicos Sistema Sanitario: en tantos años transcurridos, a partir de colocación de las tuberías esta ha sufrido taponamiento y en cada uno de ellos se han hecho reparaciones (remiendos). Esto ha ocasionado que la tubería no sea lo suficientemente continua de optima condiciones. Centro Zonal Santa Ana Se realizan los servicios fumigación y desinfección al Centro Zonal Santa Ana, logrando eliminar los insectos y roedores. Así como también, se realiza el mantenimiento del pozo subterráneo de almacenamiento de agua. A pesar de contar con una motobomba en el Centro Zonal hasta la fecha no ha sido instalada, afectando la adecuada prestación del servicio. El servicio de mantenimiento de los aires acondicionados no ha sido eficiente en el Centro Zonal debido a que el aire de las oficinas de coordinación, trabajo social y los del auditorio no funcionan adecuadamente. El Servicio de agua en el municipio es deficiente, requiriéndose con urgencia la instalación de la motobomba para que el agua llegue al tanque elevado. El servicio del agua suministrada por el acueducto no es potable. El Centro Zonal Santa Ana no cuenta con registro interno para la conexión directa del alcantarillado, razón por la cual, constantemente se presentan malos olores en los servicios sanitarios. En la parte eléctrica la dificultad se presenta con los apagones y el totalizador de la planta eléctrica es de poca capacidad, además debido a dos cortos circuitos se tuvo que desconectar la planta eléctrica lo cual no permite brindar atención a nuestros clientes cuando no hay fluido eléctrico en el Municipio. La UPS no se encuentra funcionando hace más de un año ocasionando



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problemas en la red y en la información debido a los constantes apagones que existen en el municipio. Desempeño Ambiental del Macroproceso Mejoramiento Continuo La Regional tiene avances significativos en la sensibilización para servidores públicos y contratistas, agentes educativos de los programas HCB, Hogares Infantiles (madres comunitarias y maestras jardineras) de las Guías de Mejores Prácticas Ambientales en el Hábitat Laboral, Mejores Prácticas Ambientales para Hogares Comunitarios de Bienestar y Hogares Infantiles, y la Cartilla de Derechos y Deberes de los Niños y las Niñas con el Medio Ambiente.

Así mismo, como resultado de un convenio suscrito entre Aguas del Magdalena S.A. E.S.P. y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar,- ICBF Regional Magdalena, en la vigencia 2012 logró la capacitación de 1.756 Madres Comunitarias y FAMI de los municipios de Ciénaga, Pueblo Viejo, Fundación, Aracataca, Retén, Algarrobo, Plato, Nueva Granada, Tenerife, Ariguani, Chibolo, Sabanas de San Ángel y Pivijay, Salamina, Piñón, Concordia, Cerro de San Antonio y Pedraza en Manejo de residuos sólidos.

También se resalta que el Centro Zonal Santa Marta Norte es el ganador del Girasol de Bronce en la Categoría Sensibilización y Cultura Ambiental en el PREMIO ECOREGIONALES 2012 con el proyecto “Nuestros Deberes y Derechos con el Medio Ambiente, Construyendo una Santa Marta Prospera” como resultado de la implementación del Calendario SIGE-Ambiental en los HCB y Hogares Infantiles del Centro Zonal



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5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas 5.1 Acciones Correctivas

Existen 4 Acciones correctivas abiertas de las cuales 3 se encuentran vencidas que corresponde al Macroproceso Gestión para la Nutrición. No se generaron Acciones correctivas durante el segundo semestre. AC 744: No se ha desarrollado una intervención técnica, administrativa en las unidades de servicio del Programa Desayunos Infantiles con Amor visitadas en el primer semestre 2011 de acuerdo con los resultados de la interventoría incumpliendo lo establecido en el procedimiento seguimiento a servicios mediante el sistema de supervisión, la guía de supervisión y el manual operativo del programa DIA Seguimiento: Durante el año 2012, desde el Nivel Regional, CZ y Oficina de Aseguramiento a la Calidad se adelantaron asesorías y asistencia técnica para el seguimiento de las acciones a superar acorde con los hallazgos. Se evidencia mayor compromiso por parte de los actores que intervienen en este proceso disminuyendo significativamente los hallazgos encontrados en los diferentes programas en relación con el año anterior resaltándose DIA como el programa donde más se ha disminuido los hallazgo. No se evidenciaron reporte inmediatos

Acciones Correctivas II Semestre 2012



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AC 731:

En el seguimiento realizado a la respuesta oportuna de las peticiones registradas con los números SIM: 1758283459, 1758282309, 1758288111, 1758297264, 1758315700, 1758342471, 1758340555, 1758340834, 1758382779, 24501800, 24600330, 24403344, 24501805, 25001219, 24501781, 24600337, 24501768, 24702335, 24501735, 24901037,24901023, 24501802, 24501786, 24501811, 24500326, 24501784, 1758383461, 24501789,24901010, 24403313, , 24501806, 25100751, 24403347, 24702319, 24702365, 2510750 y24501792, de los Centros Zonales de; Santa Marta Norte, Santa Marta Sur, Rio, Ciénaga, Fundación Plato El Banco y Santa Ana, se evidencia que no existen acciones realizadas a dichas peticiones en los términos legales establecidos en la Resolución 3264 del 12 de Agosto de 2009 del el Proceso de Atención al Ciudadano. AVANCES: En la apertura de las peticiones donde se evidenciaba el vacio del motivo de la petición, si bien se han tenido avances y es menor el número de peticiones vacías o en su defecto, creadas sin direccionar, falta de actuación AAC-060 o sin cierre oportuno en términos de Ley. Los indicadores funcionales del Macroproceso Servicio y atención se mantuvieron en estado ÓPTIMO y ADECUADO en todo el segundo semestre 2012. DIFICULTADES: El aplicativo SIM, en ocasiones en la parte técnica no funciona en un 100%, en el caso del Motivo de la petición el consolidado lo muestra en blanco; y al abrir la petición, el gestor si ha digitado los datos.

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.2 Acciones Preventivas

Existen 2 Acciones Preventivas abiertas y vencidas. No se generaron AP durante el segundo semestre sino que vienen de la vigencia 2011



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AP 394: En la HA con petición No. 24300694, 24702822 y 24502307 hubo la posibilidad de emitir fallo errado, lo que incumpliría el PR24.PM03 de Atención Administrativa y legal para el equipo de Defensoría de Familia y/o Lineamiento Técnico PARD Seguimiento: La Regional ha tenido avances significativos en los procesos de restablecimiento de derechos de los NNA, se han realizado orientaciones puntuales a los Centros Zonales y capacitaciones desde el nivel Nacional y regional, por lo que se ingresaran el cierre en ISOLUCION. AP 292: El seguimiento a los planes de asistencia técnica desarrollados en la Regional Magdalena en la vigencia 2010 muestra que la misma puede prestarse de manera desarticulada, incumpliendo el lineamiento de asistencia técnico

Seguimiento: Desde el Grupo de asistencia técnica se adelantaron acciones de capacitación y asesorías sobre lineamientos técnicos de los programas y del procedimiento de asistencia técnica, generándose planes de asistencia con seguimiento en aras de controlar su cumplimiento. Pendiente por cerrar en ISOLUCIÓN.

5.3 No Conformidad del Sistema:

En el período se generaron 7 NCS en los Centros Zonales Santa Marta Norte y Santa Marta. Las 2 NCS siguiente corresponden al primer semestre las cuales tienen el tratamiento y verificación de acciones y en el aplicativo ISOLUCION no refleja la opción de cierre para proceder. Se ha manifestado al administrador del sistema ISOLUCION el inconveniente con estas 2 NCS. Se observa con respecto al periodo anterior la generación de no conformidad por parte de los Centros Zonales.



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Normatividad Requisito no cumplido

Descripción de no cumplimiento

OHSAS 18001:2007 Ley 009 DE 1979 Código Sanitario Nacional

Articulo 84 Lit. a,b,c,d,e,g

Articulo 93

Artículo 111

Articulo 125

Articulo 127

No se cumple en los CZ Fundación, Ciénaga, El Banco y Santa Ana en cuanto a la infraestructura Las áreas de circulación no están claramente demarcadas,. Los CZ No se encuentran dotados para emergencias

OHSAS 18001:2007 Decreto 1295 de 1994

Articulo 21 Lit .c

En CZ. Fundación con ambientes de trabajos insanos

OHSAS 18001:2007 Decreto 1530 de 1996 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 100 de 1993, el Decreto 1295 de 1994

Articulo 2 lit. a.b.c. . f

a. No se están cumpliendo con la adquisición de elementos ergonómicos recomendados por medicina laboral, debido a que no son concretas las sugerencias emitidas por el galeno. b. No se cumple en Fundación el ambiente de higiene y seguridad

OHSAS 18001:2007 Resolución 2400 de 1979 Por el cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo

ARTÍCULO 229.,231

El hidrante de la Regional y las tuberías no son desaguados a intervalos frecuentes para eliminar sedimentos. No existe sistema de alarmas para los conatos de incendio, como medida de seguridad y actuación rápida para extinguir el fuego



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Normatividad Requisito no cumplido

Descripción de no cumplimiento

OHSAS 18001:2007 Resolución 2346 de 2007 MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL “Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales

Articulo 3,4,7

El empleador no está realizando evaluaciones médicas ocupacionales específicas de acuerdo con los factores de riesgo a que esté expuesto un trabajador y según las condiciones individuales que presente, utilizando corno mínimo, los parámetros establecidos e índices biológicos de exposición (BEI), recomendados por la ACGIH.

OHSAS 18001:2007 Resolución 2646 de 2008 “Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional.

Artículo 8, 16

En la vigencia 2011 con el apoyo de ARL se aplicó a nivel individual una encuesta de riesgos psicosociales pero los resultados nunca fueron enviados. En el 2012 se ofició a ala ARL requiriéndole los análisis de los mismo y a la fecha no se han recibido

Resolución 2400 de 1979 ARTÍCULO 7

ARTÍCULO 11.

Deficiente iluminación en algunas oficinas de CZ No se reparan de inmediato cuando se producen grietas, agujeros o cualquier clase de desperfectos en las paredes

Decreto 4741 de 2005 Art. 15 y 20

En algunos CZ los residuos electrónicos no son devueltos a Almacén Regional para su posterior entrega al proveedor

Resolución 180606 de 2008 Art 5

No se ha reportado el informe de los requisitos técnicos de las luminarias al Ministerio de Minas y Energía



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7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

De los 39 compromisos derivados de la Revisión SIGE corte Junio 2012, se obtuvo un porcentaje de cumplimiento del 77%

A continuación se presentan los 9 compromisos pendientes por cumplir:

Macroproceso Proceso

Compromiso Acciones

Adelantadas Estado(Cumplido

Pendiente) Dificultades

Mejoramiento Continuo

Definir una estrategia con los responsables de procesos misionales en el nivel regional con el fin de dinamizar el uso de los aplicativo ISOlucion por parte de los CZ

Pendiente

Multiplicidad de actividades- altas programación de capacitaciones II semestre del año


Realizar seguimiento al convenio de Aguas del Magdalena en la actual vigencia

Pendiente

No se efectuó porque se desconoció el convenio, el seguimiento lo realizo primera infancia

Gestión Soporte

Realizar mantenimiento y pruebas al hidratante de la Regional.

Pendiente

No se realizó las pruebas al hidrante por tanto se replantea el compromiso

Compromisos /Año Numero de Compromisos

Establecidos Cumplidos

Revisión por Dirección con corte a 30/06/201 39 30



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Compromiso Acciones



Gestión Soporte

Solicitar las directrices en la Dirección Administrativa y Subdirección de Mejoramiento Organizacional para el informe de las especificaciones técnicas de luminarias que se debe reportar al Ministerio de Minas y Energía.

Pendiente

No se solicitó a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional las orientaciones por lo tanto se reprograma este compromiso para la vigencia 2013

Direccionamiento Estratégico

Establecer una metodología que permita realizar seguimiento y control sobre las obligaciones presupuestales a nivel zonal

Se hizo entrega de los saldos presupuestales de los contratos a los centros zonales por parte de la oficina de presupuesto

Pendiente

La diversidad de compromisos en el nivel regional, impidió el desplazamiento a los centros zonales.

Gestión Protección

Registrar en ISOLUCION el Hallazgo No 7 de Auditoría Interna de Calidad 2010

Pendiente

Gestión Servicio y Atención

Evaluar en el Comité de Dirección cada tres meses las respuestas de las peticiones de Reclamo. A este deben asistir Dirección Regional, Centros Zonales, Aseguramiento de la Calidad de Terceros, SIGE, Grupo Técnico, Grupo Jurídico y Atención al Ciudadano.

Pendiente

No se realizo el comité de Dirección, para análisis de las peticiones de reclamo, debido a los múltiples compromisos de cierre de fin de año.



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Compromiso Acciones



Gestión Soporte

Diseñar e implementar un sistema de alerta que permita generar alarmas tempranas en cuanto a la liquidación de los contratos a los supervisores de los mismos.

Se reprograma este compromiso para la

vigencia 2013 Pendiente

8. Cambios que podrían afectar el SIGE

MacroProceso: GESTIÓN SOPORTE

Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo

Posibles Acciones

Designación desde el nivel nacional

de un contratista para el

mantenimiento de los inmuebles y

recursos económicos

Positivo: Atención oportuna del mantenimiento correctivo Priorizar las necesidades de cada centro zonal y

regional para su plan de trabajo

Reforma tributaria aprobada

mediante ley 1607 de 2012

Se medirán los efectos al finalizar la vigencia

En el nivel regional, adelantar las acciones de cobro de cartera de aportes parafiscales, estudio de la norma



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Macroproceso: Mejoramiento Continuo- Gestión Contratación


Posibles Acciones Incluir en las obligaciones contractuales de los operadores los requisitos de los cuatro (4) ejes

Positivo: Cualificación de los servicios. Posibles Acciones: Realizar seguimiento a la inclusión de las obligaciones contractuales

Identificar los requisitos legales

ambientales aplicables al departamento

y hacerlo participe a los coordinadores

de Planeación y sistemas y

administrativo

Positivo: Evaluar el cumplimiento legal ambiental en a nivel municipal Posibles Acciones: Ajuste de la matriz de requisitos legales y coordinar acciones con los entes ambientales para obtener el levantamiento de la normatividad ambiental municipal y departamental

MacroProceso: Gestión Servicio y Atención


Posibles Acciones

Ingreso de peticiones, sobre la Ley 1448 a Víctimas de la Violencia.

Se estima un ingreso de peticiones de este tipo en Centros Zonales y Regionales de 100 a 150 diarias Posibles acciones: En los Centros Zonales y Regional se requiere mínimo de 2 o 3 personas que puedan ingresar las peticiones, ya que el ingreso de cada petición requiere de un mínimo de 20 a 25 minutos.

MacroProceso: Gestión Nutrición


Posibles Acciones

Cambio en la Herramienta utilizada en la

captura de la información de SSN –

Herramienta SIMPA

La información es diligenciada directamente en el

aplicativo por el operador.

Se minimiza la carga operativa de los

profesionales Nutricionistas

Se mejora la captura de la información y

sistematización

Acceso a los resultados del SSN a nivel , Zonal,

Regional y nacional

Posibles acciones: Recibir la capacitación sobre la utilización de la

Herramienta SIMPA, por parte de La Dirección de

Nutrición .

Acompañamiento y asesoría a los operadores de

los servicios en la implementación de la

herramienta



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9. Recomendaciones para la Mejora

MacroProceso Propuestas de Mejora Resultado esperado

Direccionamiento Estratégico

Contratar la administración de los Hogares sustitutos y gestores con un operador con la capacidad para desarrollar esta labor de manera optima

Celeridad en los tramites financieros

de registro presupuestal y pago a las

madres sustitutas y gestoras


Identificar los procesos y procedimiento

críticos de la regional, con el fin de realizar

revisión y retroalimentación para cualificar

el cumplimiento de los requisitos en el

mismo, planteando los resultados en comité

estratégico para la toma de decisiones –

ejercicio de auditoría: aseguramiento a

estándares y gestión administrativa-

Procedimientos revisados y detección de oportunidades de mejora para preparación de auditorías internas o externas



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10. Riesgos Actualizados e Identificados

Macroproceso Gestión Servicio y Atención

Riesgos de mayor dificultad para su control o no

controlados

Controles implementados Dificultades

No lograr que los responsables de la Política Pública de Infancia y Adolescencia, presenten en sus planes y su gestión el impacto esperado, frente al avance progresivo en la garantía de los derechos.

A través del fortalecimiento de

los CPS se convierte en el

escenario para seguimiento a

las políticas sociales de cada

municipio para establecer

garantía de derechos.. Se

realizan talleres de asistencia

técnica con equipos de entes

territoriales para definir planes

de ACCION Y CPS

A pesar de que socializo con todos

los Entes Territoriales los insumos

para una formulación de Política

Pública Social , solo 4 Alcaldes y sus

equipos en el 2012 mostraron

compromiso y disponibilidad para

aplicabilidad de Metodología, con

participación de Comunidad

No suficiente articulación

de los actores del SNBF y

la consiguiente no

coordinación para la

elaboración del Plan

Nacional del Servicio

Público de Bienestar

Familiar.

Se implemento Asistencia Técnica a los Entes Territoriales (30) y el Dpto. para Fortalecer los CPS, partiendo de la revisión y definición de las estructuras administrativas. Se elaboraron Planes de Acción y Agendas políticas para el seguimiento y Monitoreo de las políticas públicas. Por Subregiones se capacitaron a equipos de Centros Zonales y Entes Territoriales para la formulación de Política Pública de Infancia, Niñez y Adolescencia priorizándose con un piloto de 13 Municipios y el Dpto..En la ruta de construcción de políticas públicas se actualizaron mapeo de actores y Diagnósticos situaciones de Municipios priorizados

A pesar de que socializo con todos

los Entes Territoriales los insumos

para una formulación de Política

Pública Social , solo 4 Alcaldes y sus

equipos en el 2012 mostraron

compromiso y disponibilidad para

aplicabilidad de Metodología, con

participación de Comunidad



Regional Magdalena


Macroproceso Evaluación, Monitoreo y Control a la Gestión


controlados


Información recibida es

inoportuna, inconsistente e

incompleta.

Se definieron los Planes de Acción

Zonales. Los centros zonales vienen

reportando el seguimiento a los planes de

acción al nivel regional desde el mes

septiembre. El grupo Planeación y

Sistemas retroalimenta por correo

electrónico éstos planes.

Se realizaron visitas de asesoría y

socialización a los grupos regionales y

centros zonales Ciénaga, Fundación, Del

Río, Plato en el Nuevo Mapa Estratégico y

Estructura Organizacional, Plan de

Acción, Indicadores. Se realizaron 2

revisiones estratégicas a nivel zonal en el

mes de agosto y noviembre

Persiste la inoportunidad de la remisión de los planes de acción desde el nivel zonal

Macroproceso Gestión para la Atención a familias y Comunidades


controlados

Controles implementados Avances

Atención desarticulada a

las familias

Socialización los lineamiento de Macroproceso Familia y comunidad comité con red-unidos y UniMagdalena para la focalización con beneficiarios familias con bienestar El operador articulo con otras entidades del SNBF para la atención y priorización de familias focalizadas. A través de la Línea base Inicial y Final el operador realiza estudio de caracterización de familias focalizadas. No se logro operativizar el Comité Interinstitucional por el inicio tardío de los cogestores de Red Unidos sin embargo el operador logro vincular otras entidades..

Con la implementación de los controles efectivos se logró baja el riesgo a una zona inferior / de alta a moderado). Para el 2013 se estableció la conformación del comité interinstitucional para minimizar este riesgo



Regional Magdalena


Macroproceso Gestión para la nutrición


controlados


Inseguridad Alimentaria y Nutricional

Se tiene implementado CRN, en el

municipio de Ciénaga, Sabanas de san

Angel, Santa marta y El Banco, y se

orienta a los Centros zonales y agentes

educativos en cada escenario para que

den a conocer y remitan oportunamente

los niños y niñas que sean identificados

con problemas de Desnutrición.

Asistencia técnica a entes territoriales

para la formulación de planes SAN

Minuta Patrón sin cualificar y suministro de alimentación que incumple la minuta patrón.

Orientaciones a los centros zonales para

hacer exigible el cumplimento de las

Fichas técnica de los alimentos que se

van a suministrar en los diferentes

servicios.

Verificación del cumplimiento de las

minutas ajustadas en los CDI y la

modalidad Familiar.

Para la vigencia 2013 se deben gestionar

los recursos ante la Sede Nacional , para

la compra de las herramientas para el

seguimiento

No se tienen las

herramientas para realizar

una adecuada verificación

del cumplimiento de las

minutas. ( Batas, Gorros,

Tapabocas, instrumentos

de medición)



Regional Magdalena


Macroproceso Gestión Jurídica


controlados


Perdida de oportunidad en la defensa del ICBF en procesos judiciales

Realizar seguimiento a la

utilización del SIJA una vez esté

funcionando en las Regionales

Solamente hasta el mes de septiembre se recibió capacitación para desarrollar esta labor, pero por falta de recurso humano y de Scanner no ha sido posible cumplir con esta labor ya que hay que escanear todos los documentos de la carpeta. No contar con recurso humano para poder revisar los estados de los procesos judiciales, con el fin de tener actualizado el informe de procesos judiciales y establecer controles.

Perdida de oportunidad en

la recuperación de recursos

para los programas

misionales

Realizar seguimiento a la

utilización del SIJA una vez esté

funcionando en las Regionales

Solamente hasta el mes de septiembre se recibió capacitación para desarrollar esta labor, pero por falta de recurso humano y de Scanner no ha sido posible cumplir con esta labor ya que hay que escanear todos los documentos de la carpeta. No contar con recurso humano para poder revisar los estados de los procesos judiciales, con el fin de tener actualizado el informe de procesos judiciales y establecer controles.



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Macroproceso Gestión Soporte Proceso Gestión Administrativa


controlados


Interrupción en la

prestación del servicio de

apoyo

Visitas de inspección a los Centros zonales

para verificar y hacer la gestión ante el nivel

nacional.

Infraestructura inadecuada

para la prestación de los

servicios

Análisis mensual a la ejecución

presupuestal en Comité Estratégico para la

toma de decisiones oportunas

Revisión mensual a la ejecución de los

contratos para disminuir y liberar saldos

para otras necesidades cuando aplique

Pérdida del patrimonio

documental

Solicitar recursos para que las

construcciones y adecuaciones tengan en

cuenta la normatividad archivística

Realizar los informes solicitados ( metros de

archivos, necesidades de estanterías,

carpetas, gancho rebajadores, cajas para

archivar) para su oportuno envío a la sede

nacional



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10. Riesgos Actualizados e Identificados

RIESGOS SYSO

Riesgos de mayor dificultad para su

control o no controlados

Logros Causas

DISERGONÓMICOS

Designación por centro zonal de un líder de pausas activas. Capacitación en Pausas activas desde el nivel Nacional Sensibilización lúdica de pausas activas en nivel Regional. .

Carencia de elementos ergonómicos para los SP y no realización de Pausas Activas.

SANEAMIENTO

Gestiones en diferentes instancias para la consecución del inmueble donde funcionará el Cz Fundación.

Los murciélagos viven en el techo del centro zonal y a pesar de la fumigación no se pudieron eliminar.

FÍSICOS

Dotación de luminarias para las diferentes dependencias Mantenimiento de aires acondicionados, fugas de agua Pintura a la infraestructura sede regional y centros zonales de distrito.

Falta de luminarias y aires acondicionados; aires en mal estado y/o dañados en los centros zonales. En CZ Santa Marta Norte y Ciénaga, se dañan los aires y luminarias por problemas eléctricos (sobrecarga de energía). En sede Regional, algunos aires están obsoletos. En CZ Ciénaga existe iluminación en exceso por falta de persianas y falta de protección en la luminarias



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Riesgos de mayor dificultad para su control

o no controlados

Logros Causas

LOCATIVOS

Arreglo de la Escalera de emergencia en la sede Regional Colocación de Cinta antideslizante en los escalones de escalera principal sede Regional. Visita de Dirección Administrativa a CZ Del Río y Ciénaga Adecuación de la infraestructura del Centro Zonal El Banco .

Infraestructura física en deterioro ( techos, puertas en mal estado) en Centro Zonal Ciénaga, El Banco, Santa Ana y Sede Regional. Colocación de archivos y gabinetes a la altura de la cabeza de los usuarios y SP. en CZ Sur. Cajas archivadas sin protectores aislantes del suelo, generando riesgos a los documentos.

ELÉCTRICOS

Adquisición del transformador en Ciénaga Adquisición de aires acondicionados

Transformador de energía eléctrica es insuficiente para la carga de energía del CZ Sur y CZ Santa Ana Ubicación de la subestación eléctrica dentro de las áreas de la sede regional y al lado de ésta se encuentra una Subestación de la empresa ELECTRICARIBE. Falta de protección del cuarto eléctrico del CZ Sur, Conexión directa de los equipos a la corriente no regulada en la Sede Regional, CZ Norte y CZ Ciénaga



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Riesgos de mayor dificultad para su

control o no controlados

Logros Causas

PSICOSOCIALES

Brigadas de salud Capacitaciones sobre estrés dictadas por Nueva EPS. Actividades de Bienestar social en los 8 centros Zonales y sede Regional

Traspaso o movimiento de carga emocional a través de Atención Integral brindada a los usuarios atendidos por los equipos interdisciplinarios; responsabilidad de los coordinadores de grupo o Zonales, con relación a las funciones de sus equipos de trabajo. Supresión de cargos o personas jubiladas, las cuales no fueron reemplazadas, generando con ello aumento en la carga laboral de otras personas.



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11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI

11.1 Informe de Vulnerabilidades

Vulnerabilidades encontradas

Tipo de Vulnerabilidades Tratamiento a las Vulnerabilidades

Exposición a altas temperaturas y la penetración de agua en los centros de cableados en los centros zonales.

Física Adecuar los centros de cableados

Acceso no autorizado por Control de Acceso Inadecuado a centros de cableados Regional y Centro zonales

Físico-Lógico Restringir acceso a centros de cableado Cámaras de seguridad

Falla por Falta de dispositivos reguladores de energía en los centros zonales

Física Gestionar la adecuación de UPS de Centros zonales

Falla por Falta de mantenimiento planificado

Físico-Lógico Realizar mantenimiento preventivos a los equipos

Abuso de derechos de administración por Retiro o movimiento de dispositivos sin autorización

Física

Control el al entrada peatonal y vehicular



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15. Desempeño y efectividad del SGSI

15.1 Desempeño de los procesos:

La información del indicador, se obtiene a partir de los casos que se envían a MIS, categorizados como de Seguridad, la cual fue estipulada desde el mes de octubre, razón por la cual en los meses de Junio, Julio, Agosto, septiembre no se refleja información. El comportamiento de los meses de Octubre, noviembre y diciembre nos permiten deducir que a los usuarios han sido enviados correos tipo SPAM, en donde la plataforma da la opción de validar si el remitente de estos correos es confiable o no . Estos casos ha sido reportados en los casos registrados, pero tenemos conocimiento que esto se presenta con mayor frecuencia, lo cual nos deja ver que los funcionarios no tienen la cultura de enviar a la plataforma este tipo de situación, lo cual nos permitiría un mayor registro de estas situaciones.



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16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

16.1 Planes de Trabajo:

Necesidad Actual: Adecuación Centros de Cableados Objetivos: Mantener adecuadamente los centros de cableados. Alcance : Nivel Regional y Centros Recursos: Actividades de Implementación: *Establecer protocolo de administración de centro de cableado. * Identificación de cada uno de los elementos del centro de cableado. * Gestionar ante el área administrativa la cerraduras, cámaras, aire acondicionados necesario para el buen funcionamiento de estas aérea Necesidad Actual: Desvinculaciones, traslados de Funcionarios. Objetivos: Mantener actualizados los inventarios y acceso a equipos, roles directorio activo. Alcance : Nivel Regional y Centros Recursos: Actividades de Implementación: *Informar a Sistemas Regional la desvinculación, traslado de personal. * Adecuación del equipo que va a ser reasignado.



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17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

Objetivo SIGE Resultado Puntos Más Críticos

1. Lograr la Atención Integral de Alta Calidad a la Primera Infancia

*Niños y niñas de la Red Unidos con Atención Integral a la Primera Infancia (AIPI)

2. Lograr el Bienestar de las Familias Colombianas

3. Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los niños, niñas y adolescentes

Jóvenes con proyecto de vida *Permanencia en PARD hogar sustituto *Adoptabilidad NNA con características especiales

4. Incrementar el nivel de satisfacción de los niños, niñas, adolescentes, sus familias y ciudadanía beneficiaria del servicio

5. Prevenir la materialización de los riesgos mediante el fortalecimiento de la gestión de los riesgos, su monitoreo y evaluación.

6. Asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad de la información del ICBF.

7. Promover y adoptar mejores prácticas ambientales por parte de los colaboradores en desarrollo de sus actividades y de los aliados y beneficiarios en ejecución de los servicios.

8. Promover un ambiente de trabajo adecuado para prevenir y controlar las enfermedades profesionales y accidentes de trabajo en los colaboradores del ICBF

9. Lograr una organización apreciada por los colombianos que aprende orientada a resultados

**Liquidación de Contratos en términos de ley *Oportunidad en la expedición del auto de avocación por el Funcionario Ejecutor. *Oportunidad en la Notificación del mandamiento de pago

10. Promover un ambiente de trabajo adecuado para prevenir y controlar las enfermedades profesionales y accidentes de trabajo en los colaboradores del ICBF

76%

100%

86%

97%

94%

75%

100%

100%

72%

100%



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Objetivo SIGE Resultado Puntos Más Críticos

11. Disminuir los impactos ambientales producidos por los residuos sólidos en el nivel nacional, regional y zonal y en los programas de mayor significación ambiental del instituto.

En este objetivo se evaluó un solo indicador que hace referencia al nivel de consumo de papel (incremento del 4%). Quedando en una valoración de requiere mejora pues se esperaba una disminución del 10%.

La política del Sistema Integrado de Gestión muestra articulación con el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Indicativo Institucional y Mapa Estratégico ICBF 2011- 2014, se logró avanzar en el cumplimiento de las metas asociadas a los objetivos SIGE como se evidencia en los resultados anteriores. Se resalta los avances en la Política Ambiental resultado de la Sensibilización colaboradores, agentes educativos de los programas HCB, Hogares Infantiles (madres comunitarias y maestras jardineras) de las Guías de Mejores Prácticas Ambientales en el Hábitat Laboral, Mejores Prácticas Ambientales para Hogares Comunitarios de Bienestar y Hogares Infantiles, y la Cartilla de Derechos y Deberes de los Niños y las Niñas con el Medio Ambiente. Así mismo, como resultado de un convenio suscrito entre Aguas del Magdalena S.A. E.S.P. y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar,- ICBF Regional Magdalena, en la vigencia 2012 se logró la capacitación de 1.756 Madres Comunitarias y FAMI de los municipios de Ciénaga, Pueblo Viejo, Fundación, Aracataca, Retén, Algarrobo, Plato, Nueva Granada, Tenerife, Ariguani, Chibolo, Sabanas de San Ángel y Pivijay, Salamina, Piñón, Concordia, Cerro de San Antonio y Pedraza en Manejo de Residuos Sólidos. El Calendario SIGE - Ambiental es una herramienta del SIGE que se ha posicionado en la Regional y sus ocho Centros Zonales como eje fundamental para la planeación de actividades de sensibilización y comunicación ambiental promoviendo mejores prácticas ambientales y conciencia ambiental en nuestros Niños, Niñas y Adolescentes, Colaboradores, Agentes Educativos y Operadores. También se resalta que el Centro Zonal Santa Marta Norte es el ganador del Girasol de Bronce en la Categoría Sensibilización y Cultura Ambiental en el PREMIO ECOREGIONALES 2012 con el proyecto “Nuestros Deberes y Derechos con el Medio Ambiente, Construyendo una Santa Marta Prospera” como resultado de la implementación del Calendario SIGE-Ambiental en los HCB y Hogares Infantiles del Centro Zonal



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DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN

Descripción de la Decisión Responsable Fecha

Gestionar ante el nivel nacional profesionales para las Defensorías de Familia que aun se encuentren incompletas en la Regional

Dirección Regional Coordinador

Administrativo

30/06/2013

Establecer la obligatoriedad del uso del carnet en las instalaciones del ICBF y de escarapelas por parte de los visitantes – ( Revisión de obligaciones contractuales vigilancia )


Administrativo

30/04/2013

Definir estrategias que garanticen la aplicación la política de escritorios y pantallas despejadas a nivel Regional y Zonal

Coordinadora Planeación y

Sistemas

30/06/2013

Gestionar ante el nivel nacional la asignación de recursos para la contratación de un referente SIM en los centros zonal para cualificar el seguimiento y registro de la información en el aplicativo.


Administrativo

30/06/2013

Solicitar a la Dirección de Servicio y Atención los Resultados de la encuesta de satisfacción para la Regional y Centros Zonales con el fin de realizar un análisis eficaz que permita la toma de decisiones.

Referente Servicio y Atención Regional

30/03/2013

Poner en marcha estrategia de seguimiento presupuestal conjuntamente con los legalizadores de cuentas de cada uno de los centros zonales

Coordinadora de Planeación y

Sistemas Coordinador grupo

Finaanciero

30/04/2013

Planificar los tránsitos de las modalidades de atención tradicional a Atención Integral en coordinación y articulación con los responsables de Macroprocesos Regional y Zonal.

Coordinadora Grupo Asistencia Técnica

30/06/2013

Fortalecer los planes de intervención, en el sentido de promover la articulación de acciones con actores del SNBF, que pueden intervenir otros factores condicionantes de la DNT, y de esta manera mejorar el impacto que puedan tener nuestros servicios dirigidos a la primera infancia.

Coordinadora Asistencia Técnica y

Centros Zonales

30/06/2013

Encaminar esfuerzos para la consecución del pago del proceso concursal de la alcaldía de Santa Marta y las entidades integrantes del fondo cuenta. Depuración de la cartera que se considera de difícil recuperación.

Coordinador Financiero

30/06/2013



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Realizar sesiones de Comité Estratégico modalidad ampliada para el análisis del presupuesto asignado a nivel regional y zonal

Coordinador Financiero


Sistemas

30/06/2013

Coordinar acciones con el grupo administrativo para el uso del escáner con el fin de poner en marcha la implementación del aplicativa SIJA

Coordinador Jurídico 30/06/2013

Incluir en la agenda de comité estratégico regional ampliada , la revisión de las situaciones especiales de la liquidaciones de contrato


Sistemas Coordinador Jurídico

30/06/2013

Establecer la Notificación de mandamiento de pago por medio de correo electrónico

Coordinador Jurídico 30/06/2013

Gestionar recursos con el nivel nacional para el cambio del cableado interno de los Centros Zonales propios, tuberías sanitarios, accesorios sanitarios, aires acondicionados

Coordinador Administrativo

30/06/2013

Realizar seguimiento a los Centros Zonales en el consumo de energía y agua mensualmente


30/06/2013

Implementar estrategias de seguimiento a Colaboradores para el ahorro de energía


Profesional EPICO

30/06/2013

Establecer la estrategia del uso de la planta eléctrica por lo menos 2 horas a la semana para reducir el consumo de energía, evaluando los resultados


Coordinadora CZ Santa Ana

30/06/2013

Establecer alianzas o convenios con empresas recicladoras para la entrega de los residuos generados en las instalaciones


30/06/2013

Remitir la programación de los mantenimientos correctivos y preventivos de los recursos asignados a los aspectos ambientales para el seguimiento por Centro Zonal


30/05/2013

Brindar asistencia técnica a los responsables de Macroprocesos regionales y zonal en el eje de seguridad de la información e implementar sus controles

Coordinador Planeación y

Sistemas

30/06/2013



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Definir estrategias que conlleven al cumplimiento de los compromisos definidos en la revisión por la Dirección corte junio 2012

Coordinadores Grupo Regional

30/06/2013

Realizar seguimiento mensual en Comité Estratégico Regional de las Acciones Correctivas, Preventivas, seguimiento a compromisos por la Dirección, Planes de Acción y Plan Operativo SIGE

Coordinadores Grupo Regional

30/06/2013



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acta de comitÉ estratÉgico regional … · normas ntc iso 14001:2004 y ntc-ohsas 18001:2007 y el...

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