Unidad N°2. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 1Actividad: Arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad

Nombre Aprendiz: JUAN CARLOS SECHAGUE OSUNA

Nombre Empresa: INSTITUCIÓN EDUACTIVA CIUDADELA SUCRE

Luego de conocer la situación actual de la organización con respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, se debe iniciar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad, para así establecer cuál será la estandarización que se asignará a manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad. Posteriormente, se deberá definir el listado de documentos mandatorios y no mandatorios que contribuirán al mantenimiento y mejora del sistema de calidad. Para lo anterior, debe solucionar los siguientes cuatro puntos:

1) Arquitectura Documental: definan los componentes de cada Documento del Sistema de Gestión de Calidad marcando con una “X”, también adicionen “Documentos” o “Componentes” que consideren necesarios para la eficaz implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

Documentos

Componentes

Man

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Pro

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Instr

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Lis

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Acta

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Pla

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cesos

Encabezado X X X X X X X X X

Tabla de Contenido

X X X X X

Objetivo del Documento

X X X X X X X X X

Alcance del Documento

X X X X X X X X X

Responsables del

DocumentoX X X X X X X X X

Definición de Términos

X X X X X X X X X

Flujograma X X X X

Revisión X X X X X X X X X

A. Establezcan el encabezado de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, de manera que permita la identificación del documento.

INSTITUCIÓN EDUCATIVA CIUDADELA SUCRESEDE A (CIUDADELA), SEDE B (LA ISLA) Y SEDE C (EL

PROGRESO)Nit. 832003622-3 Dane: 125754001957 Tel: 579 00 30 e – mail:

ciudadelasucre@soachaeducativa.edu.co

CODIGO: código de acuerdo al

SGCVERSIÓN: Actualización del documento

NOMBRE DEL DOCUMENTO

FECHA:Emisión del documento

PAGINA: 1 DE 2

2) Mapa de Procesos: definan los procesos organizacionales en donde se evidencien claramente los procedimientos de dirección, apoyo, misionales y de mejora continua.

3) Documentación a realizar - Lista de chequeo: definan el nivel documental por procesos institucionales.

Proceso Nombre del Documento

ProcedenciaResponsable del

DocumentoMandatorio

ISO 9001:2008

No Mandatorio

GESTIÓN DEL CURRÍCULO O ACADÉMICA

Plan de estudios XCoordinación Académica

Arquitecturas de Clase XCoordinación Académica

Planillas de Notas XCoordinación Académica

Compromisos Académicos XCoordinación Académica

ADMINISTRACION DE RECURSOS

HUMANOS, FÍSICOS Y

FINANCIEROS

Evaluación de desempeño X Rectoría – MENActas de Reuniones y/o

CapacitacionesX X Rectoría

Formato de control de Inventarios

X Pagaduría

Control y registro de matricula

XSecretaría académica

Presupuesto Anual XRectoría y Pagaduría

GESTIÓN DEL DIRECCIONAMIENT

O ESTRATÉGICO

Comunicados internos y externos

X Directivas

Plan estratégico X RectoríaHorizonte Institucional X Directivas

GESTIÓN DE LA CALIDAD

Quejas, reclamos y felicitaciones

X Orientación

Encuesta de Satisfacción X DirectivasFormatos de Auditorias X Comité de Calidad

GESTIÓN DE LA CONVIVENCIA

ESCOLAR

Actas de reunión de Gobierno escolar

X Coordinación

Observador del Estudiante X CoordinaciónCompromisos

ConvivencialesX

Coordinación Convivencial

Actas de reunión de Comité de Convivencia

XCoordinación Convivencial

GESTIÓN DE LA PARTICIPACIÓN INSTITUCIONAL

Citaciones a padres X CoordinaciónActas y agendas reuniones

de padresX

Orientación y Coordinación

Actas y agendas escuelas de padres

X Orientación

Directivas: En la institución las directivas están constituidas por los coordinadores académicos y convivenciales, orientadora y rectoría.

4) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones1. A través de esta actividad se evidencia la gestión de la documentación que posee la

institución, como ya he mencionado al estar en un proceso de acompañamiento se avanza en gran medida en la mejora de la calidad prestada en el servicio educativo.

2. Al ser un establecimiento educativo de orden estatal implantar los formatos y documentos se hace dispendiosa por la falta de compromiso de todos los miembros de la comunidad, aunque se ha avanzado en esta labor.

Criterios de evaluaciónDefine la estandarización que aplicará a los documentos del S.G.C.Conoce los documentos mandatorios definidos en la ISO 9001.Define los documentos que contribuirán al mantenimiento y mejora continua del S.G.C.