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Correspondencia Externa “Por un control social y fiscal en beneficio de todos”

INFORME GESTIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO

Para efectos de presentar el informe ejecutivo correspondiente, a la gestión realizada por la oficina de Control Interno de la Contraloría General del Quindío, me permito puntualizar y comunicar de forma oficial, las actividades realizadas, especificando el nombre de la actividad, la gestión realizada y los resultados obtenidos, describiendo en su momento los registros en los cuales se pueden evidenciar las operaciones y tareas, en función del proceso seguimiento y evaluación que le corresponde a esta oficina en el marco de la gestión por procesos dentro de un Sistema de Gestión. 1. Revisión de Documentación: Revisión y estudio de la documentación adoptada en el Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General del Quindío, conforme a la NTCGP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI. Resultado: Frente a esta actividad se estudio la documentación adoptada, y se presentaron las correspondientes sugerencias de actualización de la documentación del SGC, para efectos de adoptar nuevas versiones, teniendo entre ellos, el Manual de calidad, mapa de Procesos y Procedimientos, listado maestro de registro y objetivos de calidad. De esta forma, la contraloría general del Quindío, adopto toda la documentación correspondiente a la NTCGP 1000: 2009, dentro de la cual se cumplieron con todos los requisitos pertinentes, en harás de adoptar un Sistema de Gestión adoptado a la realidad de la entidad. 2. Seguimiento a objetivos de calidad, los cuales se encaminan al cumplimiento de la Política de Calidad Durante este periodo se aplicaron los indicadores respectivos para el proceso seguimiento y evaluación, de tal forma que se estableció el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos del proceso en mención permitiendo medir el grado de cumplimiento de la política de Calidad, frente a la plataforma operativa de la entidad. Para efectos de esta medición se cuentan con los siguientes objetivos estratégicos por procesos:


Nombre del indicador Tipo Proceso Responsable

Oportunidad en el trámite de los procesos Eficiencia Responsabilidad Fiscal

Efectividad en la práctica de medidas cautelares y vinculación de compañías de seguro Efectividad Responsabilidad

Fiscal

Oportunidad en la apertura del proceso Eficiencia Responsabilidad

Fiscal

Efectividad del proyecto enlace Efectividad Responsabilidad Fiscal

Oportunidad en el tramite de Indagaciones Preliminares Eficacia Responsabilidad Fiscal

Efectividad en los procesos trasladados Efectividad Auditor

Porcentaje de mejora en dictámenes de estados contables de los sujetos y puntos de control Efectividad Auditor

Porcentaje de mejora en el resultado de la de los sujetos y puntos de control Efectividad Auditor

Efectividad en los sancionatorios administrativos Efectividad Auditor

Cuentas rendidas por los sujetos de control Efectividad Auditor

Porcentaje de Cumplimiento del PGA Eficacia Auditor

Porcentaje del Presupuesto Real Auditado Eficacia Auditor

Efectividad de funciones de advertencia comunicadas Efectividad Auditor

Efectividad de los Planes de Mejoramiento Efectividad Auditor

Efectividad en el desarrollo de las denuncias ciudadanas Efectividad

Servicio al cliente y

participación ciudadana


Aumentar el número de personas capacitadas en el ejercicio de Control Social Participativo Eficacia

Servicio al cliente y

participación ciudadana

Cumplimiento del programa de Bienestar Social e Incentivos Eficacia Talento humano

Selección del recurso humano idóneo Eficacia Talento humano

Excelencia en el desempeño del recurso humano Efectividad Talento humano

Satisfacción laboral Efectividad Talento humano

Cumplimiento en la ejecución del plan de capacitaciones Eficacia Talento Humano

Efectividad en el recaudo fiscal Efectividad Jurídico

Efectividad en el desarrollo de los procesos judiciales Efectividad Jurídico

Oportunidad en el desarrollo de los procesos sancionatorios Eficacia Jurídico

Eficacia de los procesos Sancionatorios Eficacia Juridico

Cumplimiento Ingresos Eficacia Administrativa y Financiero

Cumplimiento Gastos Eficacia Administrativo y Financiero

Oportunidad y cumplimiento en la implementación del plan de mejoramiento institucional Eficacia Seguimiento y

Evaluación

Grado de cumplimiento en la implementación de acciones preventivas y correctivas Eficacia Seguimiento y

Evaluación Resultado: Se generaron las actas de seguimiento a los objetivos estratégicos, se elaboro y entrego el insumo para la revisión por la alta dirección y se adoptaron las acciones de mejora correspondiente para el cumplimiento de la política de calidad de la Contraloría General del Quindío. 3. Seguimiento Planes de mejoramiento


Revisión y seguimiento a los planes de mejoramiento de carácter institucional y por procesos, estableciendo el estado de la acciones correctivas y preventivas presentadas por solicitud autónoma, por incumplimiento de objetivos o por no conformidades detectadas en la auditorias internas. Resultado: De esta revisión y seguimiento se genero el cierre de 18 acciones correctivas y preventivas reportadas por la vigencia 2009 lo que corresponde al 100% de cumplimiento, de igual forma se genero el seguimiento a las acciones presentadas por la vigencia 2010 lo cual presente al siguiente avance: Para efectos de validar esta información se cuenta con los registros de seguimiento y los formatos diligenciados de las acciones correctivas y preventivas, los cuales se encuentran en el archivo con numero correlativo 01-02 No de Orden 04 de la serie documental Seguimiento a los Planes de Mejoramiento. 4. Actualización Archivo del Proceso Seguimiento y Evaluación: Durante este periodo se actualizo la información documental del proceso, generando los registros y evidencias respectivas, conforme a la serie documental y listado maestro de registro de la Contraloría General del Quindío. Resultado: Carpetas y archivos del Proceso Seguimiento y Evaluación conforme los requisitos de la ley 594 de 2000 y el Listado maestro de registro adoptado en el Sistema de Gestión de Calidad. Para estos efectos se cuentan con las carpetas que registran: Actas, Informes, Seguimiento MECI, Auditorias Internas, Seguimiento Planes de Mejoramiento.

TIPO DE ACCIÓN NÚME

RO ESTADO A OCTUBRE

ORIGEN DE LA ACCIÓN

Preventiva 10 6 Cerradas 4 Abiertas

1 son de las Auditorias Internas 9 son presentadas de forma

autónoma Correctiva 28 21 Cerradas

8 Abiertas

29 Auditorias Internas


5. Apoyo en la Medición de indicadores y análisis de Riesgos de la Contraloría General del Quindío. Durante el periodo correspondiente al mes de septiembre y octubre de 2010, se presto asesoria y acompañamiento a todos los procesos de la Contraloría General del Quindío, para efectos de establecer y aplicar los indicadores a los objetivos estratégicos por proceso, de igual forma se asesoro en cuanto al seguimiento de los riesgos y la ejecución de los controles respectivos, permitiendo elaborar las actas de medición y seguimiento. Resultado: Aplicación de indicadores estratégicos por procesos, generando la evidencia de las actas respectivas, al igual que las actas de seguimiento a los riesgos y controles aportando evidencia objetiva para su cumplimiento. 6. Recepción de las acciones Preventivas y Correctivas. Para efectos de dar trazabilidad al proceso seguimiento y evaluación, se recepcionan y radican las acciones correctivas y preventivas de todos los proceso de la Contraloría General del Quindío. Resultado Trazabilidad de las acciones correctivas y preventivas presentadas por todos los procesos de la Contraloría General del Quindío, lo cual permitirá dar cumplimiento a la mejora continua en virtud de la posibilidad de revisar de forma objetiva el avance de cada acción presentada por proceso. 7. Apoyo proceso de certificación De conformidad a la meta institucional de lograr la re-certificación en la NTCGP 1000:2009 durante la vigencia 2011, desde el apoyo de la oficina de control interno se generan las actividades propias para el cumplimiento de este fin, de tal manera que se establecen los requisitos de la norma dentro del proceso Evaluación y Seguimiento, además de generar la documentación correspondiente de conformidad con la ley 594 de 2000. Resultado


Cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTCGP 1000:2009 y MECI en el Proceso Evaluación y Seguimiento, aplicación de listado maestro de documentos Internos y externos y el listado maestro de registros. 8. Apoyo en la Medición de indicadores y análisis de Riesgos de la Contraloría General del Quindío. Durante el 2011, se presto asesoría y acompañamiento a todos los procesos de la Contraloría General del Quindío, para efectos de establecer y aplicar los indicadores a los objetivos estratégicos por proceso, de igual forma se asesoro en cuanto al seguimiento de los riesgos y la ejecución de los controles respectivos, permitiendo elaborar las actas de medición y seguimiento. Resultado: Aplicación de indicadores estratégicos por procesos, generando la evidencia de las actas respectivas, al igual que las actas de seguimiento a los riesgos y controles aportando evidencia objetiva para su cumplimiento. 9. Seguimiento a la gestión institucional de los procesos de la Contraloría del Quindío. En acompañamiento al asesor de planeación de la Contraloría General del Quindío, se realizaron mesas de trabajo con todos los líderes de proceso analizando el grado de cumplimiento del plan estratégico institucional además de analizar el plan de gestión del año 2011, levantando la evidencia objetiva que determine la ejecución de las actividades y las metas respectivas. Resultado: Levantamiento de actas de trabajo en cuanto a la revisión de la gestión de los procesos de la Contraloría General del Quindío, generando el seguimiento al cumplimiento del plan estratégico institucional y el plan de gestión 2011. Atentamente ______________________________ RICARDO ANDRES GAONA NIETO Jefe control Interno

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