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ACTIVIDADES DE CONTROL
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A G E N D A
CONCEPTO
DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN.
REQUISITOS DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
RESUMEN DE LAS NORMAS
ACTIVIDADES DE CONTROL
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Información y comunicación
Ambiente de control
Evaluación de riesgos
Monitoreo
Actividades de control
Información y Comunicación
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ACTIVIDADES DE CONTROL
C o n c e p t o j u r í d i c o
Art. 2 LGCI
Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por
• Contraloría General de la República,
• jerarcas y
• titulares subordinados
consecución de los objetivos del sistema de control interno.
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ACTIVIDADES DE CONTROL Art. 15 LGCI DEBERES
•Políticas
•Normas
•Procedimientos de control
Documentar
Mantener actualizados y
Divulgar internamente
1. Cumplimiento de objetivos del control interno.
2. Prevención de aspectos que puedan desviar el logro de los objetivos
1
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ACTIVIDADES DE CONTROLArt. 15 LGCI DEBERES
•Políticas
•Procedimientos
Documentar
Mantener actualizados
Divulgar internamente
1. Jerarquía de autorizaciones y aprobaciones.
2. Protección y conservación de activos
3. Diseño y uso documentos, registros, (Sistema contabilidad y presupuesto)
4. Conciliaciones periódicas.
5.Controles generales a Sistema Información Computadorizado
2Def. Clara
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ACTIVIDADES DE CONTROL
Concepto según el MNGCI
Políticas y procedimientos que los jerarcas y los titulares subordinados deben establecer para asegurar que se realicen las actividades necesarias para un desempeño institucional satisfactorio
• Administración eficaz del riesgo
• logro de los objetivos organizacionales
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• Prácticas y medidas de control
• Control integrado• Análisis de
costo/beneficio• Responsabilidad
delimitada
¿CUÁLES SON?• Instrucciones por escrito
• Autorización y Aprobación de transacciones y operaciones
• Supervisión constante• Conciliación periódica de
registros
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
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• Separación de funciones incompatibles
• Documentación de procesos y transacciones
• Registro oportuno• Sistema contable y
presupuestario• Acceso a activos y
registros• Revisiones de control
¿CUÁLES SON?• Inventarios periódicos• Arqueos independientes• Formularios uniformes• Rotación de labores
• Disfrute oportuno de vacaciones
• Garantías a favor de la institución
• Dispositivos de control y seguridad
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
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ACTIVIDADES DE CONTROLImportancia
• Constituyen el medio para administrar un factor de riesgo en un momento determinado.
• Son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos
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ACTIVIDADES DE CONTROLImportancia
• Establece medidas para corregir las actividades, para alcanzar planes exitosamente.
• Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
• Determina y analiza causas que pueden originar desviaciones
• Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. • Racionaliza la administración, lo que genera productividad de
los recursos.
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• La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.
• El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación mas estrecha entre la planeación y el control.
ACTIVIDADES DE CONTROLImportancia
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ACTIVIDADES DE CONTROLNaturaleza
• Preventivas
• Detectivas
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• Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
• Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
• Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
• Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
ACTIVIDADES DE CONTROLAlgunos elementos del control.
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• Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
• Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. (Productividad, Calidad del producto, Desarrollo de personal. Evaluación de la actuación)
• MÉTODOS:
•Estándares estadísticos. análisis de datos de experiencias pasadas
•Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor.
•Estándares técnicamente elaborados. estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica.
ACTIVIDADES DE CONTROLEstablecimiento de estándares.
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ACTIVIDADES DE CONTROLEjemplos
• Autorización• Aprobación• Verificación• Conciliación• Inspección • Supervisión• Otras (revisión,
comprobación, fijación de estándares, etc)
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ACTIVIDADES DE CONTROL
COMO?
•ENFOQUE ESTRATÉGICO (Art. 11 LOCGR-SCFS)
•ENFOQUE OPERATIVO (Art. 10 LGCI-Responsabilidad)
•ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
DISEÑOIMPLANTACION PERFECCIONAMIENTO
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ACTIVIDADES DE CONTROLRequisitos
Antes de establecer un sistema de control se requiere:
• Contar con objetivos y estándares
• Que el personal clave comprenda y este convencido de los controles.
• Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
• Evaluar la efectividad de los controles:
•Eliminando aquellos que no sirven
•Simplificándolos
•Combinándolos para perfeccionarlos
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ACTIVIDADES DE CONTROLRequisitos
• Apoyadas por el superior
• Apropiadas
• Escritas
• Responsabilidad delimitada
• Personal idóneo
• Rentables
• Integrados a los procesos
• Aplicarse uniformemente
• Mejoramiento continuo
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Criterios técnicos, métodos, los procedimientos y las prácticas cuya aplicación permite organizar y mantener un sistema de control interno eficaz
¿EN QUE CONSISTEN?
ACTIVIDADES DE CONTROLNORMAS - Prácticas usuales
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1PRACTICAS Y MEDIDAS DE PRACTICAS Y MEDIDAS DE
CONTROLCONTROL
• La Administración debe diseñar y adoptar las medidas y prácticas de control interno que mejor se adapten a los procesos organizacionales y que coadyuden al logro de los objetivos.
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
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6SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLECARÁCTER INCOMPATIBLE
• Las funciones de carácter incompatible son aquellas cuya combinación permite que se realicen u oculten fraudes o errores
• Estas funciones deben separarse dentro del plan de organización de la entidad
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
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• Todos los resultados de una gestión deben respaldarse adecuadamente con la documentación de sustento pertinente
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
8DOCUMENTACION DE PROCESOS Y DOCUMENTACION DE PROCESOS Y TRANSACCIONESTRANSACCIONES
DIA
RIO
MA
YO
R
I / B
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• Se debe ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de los procesos, transacciones y operaciones de la institución
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
9SUPERVISION CONSTANTESUPERVISION CONSTANTE
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• Todos los hechos que afecten la toma de decisión y las acciones que procedan deben de registrarse en forma oportuna.
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
10REGISTRO OPORTUNOREGISTRO OPORTUNO
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• Debe estar claramente definido y delimitado a los funcionarios autorizados según su cargo y labor correspondiente
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
12ACCESO A ACTIVOS Y ACCESO A ACTIVOS Y REGISTROSREGISTROS
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• El control debe aplicarse en puntos específicos para detectar y corregir desviaciones con respecto a lo planeado
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
13REVISIONES DE REVISIONES DE CONTROLCONTROL
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• La rotación de deberes tiene que establecerse en forma sistemática entre quienes ejercen tareas o funciones afines
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
ROTACIÓN DE DEBERESROTACIÓN DE DEBERES 18
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• Los funcionarios deben disfrutar de sus vacaciones conforme a la Ley y Reglamentos internos
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
DISFRUTE DE VACACIONESDISFRUTE DE VACACIONES 19
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• Todo funcionario que tenga para su administración fondos públicos debe rendir una garantía a favor de la Hacienda Pública
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
GARANTIAS A FAVOR DE LA GARANTIAS A FAVOR DE LA INSTITUCIONINSTITUCION 20
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• El control y la seguridad deben ser apropiados para garantizar el uso óptimo de los equipos en las labores que correspondan
ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales
DISPOSITIVOS DE CONTROLDISPOSITIVOS DE CONTROLY SEGURIDADY SEGURIDAD 21
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ACTIVIDADES DE CONTROL