actividades interrelacionadas y la utilización eficiente
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PROYECTO
“Es un esfuerzo tendiente a logar un objetivo especifico mediante una serie especial de
actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de recursos.”
El proyecto tienen un objetivo bien definido a partir de : A.- UN ALCANCE, B.- UN
PROGRAMADE ACTIVIDADES Y C.-RECURSOS Y SUS COSTOS. Todos ligados por actividades
interdependientes.
El proyecto es UNICO y tiene una vida útil o marco en el tiempo, el proyecto tiene un
CLIENTE que puedo ser yo mismo o alguna otra persona física o moral que es el que paga o
aportara los fondos necesarios para su consecución.
Los proyectos nacen cuando una necesidad es descubierta y se deben a tres grandes cosas:
Una necesidad no satisfecha
Un problema manifiesto
Una oportunidad que presenta el entorno.
FASES DE UN PROYECTO
IDENTIFICACION DEL PROYECTO( NECESIDAD, PROBLEMA U OPORTUNIDAD)
DESARROLLO DE UNA SOLUCION ( FORMULACION)
IMPLEMENTACION DE LAS SOLUCIONES
TERMINACION Y DOCUMENTACION
Las cuatro fases anteriores pueden conformar la ciclo de vida del proyecto
La primera etapa del ciclo de vida comienza con el descubrimiento de la necesidad,
problema u oportunidad además de preguntarnos quien es el interesado, esto nos
dimensionara un poco el tamaño del proyecto y los recursos que estarían siendo
puestos a disposición del proyecto, puede ser que no con una exactitud contable pero
si a grandes rasgos.
La segunda etapa consiste en encontrar una solución a la necesidad, puede ser que
varios contratistas estén interesados en construir o conseguir el proyecto por lo que es
aquí en donde el proyectista deberá de poner todo su esfuerzo para ofrecer un
proyecto que cumpla al máximo con los requerimientos del cliente en las dimensiones,
alcance, costo y tiempo.
La tercera etapa consiste en implementar o poner en práctica la solución propuesta,
comienza después de que el cliente ha aceptado nuestra propuesta, esta fase conocida
como la ejecución del proyecto. Esta es la fase en la que la administración del proyecto
toma su importancia, además el control de avance juega un papel fundamental, a tal
grado que muchas compañías penalizan los atrasos de manera significativa.
La fase final consiste en terminar el proyecto, verificar que todo lo planeado se haya
cumplido y que por supuesto el cliente quede satisfecho, en esta época de
competencia desmedida la retroalimentación que recibamos de nuestro cliente puede
ser la clave para próximos proyectos mejorados.
ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Es un proceso que consiste en establecer un plan, para después implementarlo para alcanzar el
objetivo planeado. Parte importante de este proceso es la planeación.
Una vez iniciado el proyecto, el proceso de administración exige supervisar su avance para
compararlo con lo planeado para tomar las medidas correctivas pertinentes.
Elemento importante en este proceso es lograr la satisfacción del cliente, por supuesto
manteniendo el presupuesto financiero o de costos dentro del presupuesto planeado, que
desencadene un fenómeno GANAR – GANAR.
“Un proyecto ( guía o documento de ejecución) no garantiza el éxito sino que solo minimiza
el riesgo de fracasar”
¿Que proyectos puedes imaginarte?.......... menciona algunos y sus elementos.
El esfuerzo principal en administración de proyectos tiene que estar centrado en establecer
una línea base, que proporcione un plan de ruta que indique como se lograra el objetivo en el
tiempo establecido y con el costo presupuestado.
Pasos a seguir
Definir el objetivo
Subdividir el alcance en piezas importantes ( crear una estructura de división de
trabajo (EDT)
Definir las actividades especificas
Presentar de manera grafica bajo un diagrama de redes con prioridades y secuencias.
Realizar un estimado de tiempo. Por actividad y determinando el tipo de recursos.
Estimar los costos por actividades desglosado por tipo de recurso.
El plan de línea base para un proyecto forma parte de la planeación del proyecto y puede
mostrarse en forma grafica o tabular para cada periodo (día, semana, mes) de inicio a fin del
proyecto. La información contenida debe incluir:
Fechas de inicio y termino de cada actividad
Estimación de las cantidades de los diversos recursos que se necesitan en cada
periodo.
Presupuesto financiero de cada periodo y el acumulado.
La puesta en marcha y el control del proyecto
Aspectos importantes:
Supervisión del avances
Comparaciones de lo hecho con lo planeado
Retrasos y ahorros
Acciones correctivas y preventivas
“Intentar realizar un proyecto sin una línea base de acción es tan arriesgado como irnos de
vacaciones sin un mapa, sin un itinerario y sin presupuesto. Se puede terminar en un lugar
remoto ¡sin dinero, y sin tiempo!”
CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS PRIMERA FASE
IDENTIFICACION DEL PROYECTO
En esta etapa nuestro reto será Aterrizar esa idea proveniente de la necesidad, oportunidad o
problema latente. Esta fase es concluida con lo que se conoce como SDP (Solicitud de
propuesta) por parte del cliente o el interesado. ( Quien identifica la necesidad?):
El propio cliente
Los empleados de la compañía
Consultores
Organizaciones de productores, beneficencia o asistencia
Antes de preparar el SDP se deberá de definir la situación problemática con claridad o la
necesidad, esto requiere recopilar información sobre la magnitud del problema y hasta donde
se pretende llegar o mejorar, disminuir o eliminar y algo que en este momento puede no
quedar muy claro la relación costo beneficio que se pretende con la consecución del proyecto.
El presupuesto a invertir o utilizar puede muchas veces ser la limitante para emprender o no
un proyecto, la idea puede ser destacable pero si no contamos con el presupuesto?
Ejemplos:
Selección de proyectos:
Se evalúan varias necesidades y se decide cuál de ellas se convertirá en proyecto. Es en este
momento donde la idea etérea toma cuerpo el proyecto sin nombre ni forma.
Los beneficios y consecuencias, las ventajas y desventajas, los pros y los contras de cada
oportunidad deben analizarse y evaluarse. Estos pueden ser cuantitativos (utilidades, ventas,
reducción de costos, etc.) o cualitativos (participación social, nuevos mercados, imagen
institucional, etc.) lo anterior se puede logar si tenemos un formato que considere lo siguiente:
Criterios a evaluar:
- Volumen de ventas previsto
- Precio de venta
- Inversión requerida
- Rendimiento sobre la inversión
- Etc.
Lista de suposiciones base para cada oportunidad
Recabar datos e información sobre cada oportunidad
Evaluar las oportunidades en base a los criterios
Una buena idea es tener un comité que permita conocer varios puntos de vista y enfoques,
esto blinda un poco más a la decisión tomada.
Preparación de la solicitud de propuesta:
El objetivo de este documento es exponer en forma amplia y detallada lo que se quiere desde
el punto de vista del cliente, para resolver un necesidad detectada, una buena SDP permite al
contratista presentar una propuesta que satisfaga los requerimientos del cliente.
Puede ser que esta SDP sea de manera informal o verbal en muchos casos cuando no
intervienen contratistas y el proyecto debe ser realizado por empleados al interior de la
organización.
Una SDP debe de incluir:
1.- Una descripción del trabajo, determinando su alcance y exponiendo las tareas a realizar
por ejemplo (construcción de una casa: incluye demolición de la existente, todo tipo de
trabajos o solo la obra civil, etc)
2.- Requisitos del cliente: tamaño, color, materiales, requerimientos especiales (cochera para
dos carros).
3.- Entregas: que es lo que el cliente espera recibir del contratista (un folleto, un sistema de
facturación (con o sin PCs, discos de respaldo, reportes, manuales de operación). Pueden
incluir reportes periódicos de avances y un informa final.
4.- Artículos suministrados por el cliente: incluyen diseños y planos adicionales, permisos y
derechos.
5.- Aprobaciones previas del cliente
6.- Tipo de contrato
7.- Condiciones de pago
8.- Tiempo de entrega
9.- Forma de presentación de propuestas: (escritas, electrónicas, etc.) y fecha límite de
presentación y lugar.
10.- Criterios de evaluación, supervisión y responsables.
SEGUNDA FASE DESARROLLO DE PROPUESTAS
SOLUCIONES PROPUESTAS
Esta fase inicia cuando queda disponible la solicitud de propuesta SDP al terminar la
identificación de necesidades y termina cuando se llega a un acuerdo entre la persona
interesada y el contratista seleccionado para poner en práctica la solución propuesta.
Muchas veces esta etapa es evitada o “brincada” por la naturaleza del proyecto esto se da
mucho cuando la solución es propuesta por empleados al interior, solo se decide iniciar con el
proyecto y el dueño o gerente van realizando los ajustes preliminares sobre la marcha,
ejemplo: ( un formato de reporte, un folleto publicitario).
Mercadotecnia de Propuestas
La mayoría de las veces los contratistas no están esperando a que los clientes les hagan una
solicitud de propuesta de solución ellos acuden al cliente a ofrecer sus servicios y elementos
de convencimiento para poder ser considerados como posibles candidatos a ofrecer propuetas
son:
Comunicación frecuente con el cliente
Familiarización de las necesidades del cliente
Experiencia en soluciones similares
Visitas a clientes a obras anteriores.
Participar o no participar
La decisión de participar con propuestas de solución requiere de una reflexión por parte del
contratista que debe considerar lo siguiente:
Competencia: Que tan competida será la licitación?; con quien voy a competir?
Riesgo: el proyecto tiene algún riesgo de tipo técnico, financiero o normativo.
Conocimiento o experiencia: lo sabemos hacer o tenemos quien lo haga?
Ampliación de capacidades o reputación: que me ofrecerá el proyecto además de
beneficios económicos? Experiencia, certificación, podría ser el inicio de….?
Fondos a invertir o la fuente de financiamiento: tanto del contratista como del cliente.
Una propuesta es un documento vendedor, no un informe técnico, el contratista debe de
convencer al cliente de que:
Sabe lo él está buscando-
Es capaz de llevar a cabo el proyecto.
La propuesta ofrecida es la que proporciona el mayor valor al cliente.
Hará el trabajo de manera profesional.
Completara el proyecto dentro del presupuesto y de acuerdo al programa.
Dejara satisfecho al cliente.
Deberá se redactada de manera sencilla resaltando los valores únicos que la diferencian de los
competidores. La propuesta puede ser un documento extenso que requerirá de varias
semanas para emitir un dictamen. Se recomienda constituir un comité de dictaminaciòn.
CONTENIDO DE LA PROPUESTA
El caso de grandes propuestas están pueden estar en 3 grandes volúmenes:
Propuesta técnica
Propuesta económica y de costos.
Propuesta administrativa
La propuesta técnica deberá:
Demostrar el conocimiento del problema
Enfoque a la solución propuesta
Convencer al cliente que su enfoque de diseño y solución es lógico y realista.
Si un contratista no puede cumplir con algún requisito del cliente deberá exponerlo a
lo que se llamara Excepción, explicar porque no se cumplirá el requerimiento y
proponer una alternativa.
La propuesta administrativa deberá:
El objetivo es convencer al cliente que puede hacer el trabajo y obtener los
resultados esperados.
Descripción de las tareas importantes
Describir los productos o servicios a entregar
Entregar un programa de trabajo auditable con la duración de cada tarea.
La propuesta económica deberá:
Convencer al cliente de que el presupuesto es realista y razonable.
Desglosar precios totales y unitarios y que incluye cada partida.
Desglose de mano de obra, materiales, subcontratistas y asesores, renta de
equipos, viáticos, etc.
Costos indirectos (seguros, fianzas, permisos oficiales, etc.)
Contingencias o reservas.
Al momento de cotizar el contratista deberá considerar a.- la confiabilidad de sus costos y
tomarse el tiempo necesario para su construcción, b.- la existencia de algún riesgo no previsto
que lo lleva a desembolsos extras, nunca presupuestar más arriba de lo que el cliente esté
dispuesto a invertir esto se puede conocer mediante la parte de mercadotecnia del proyecto y
por supuesto nunca menospreciar a la competencia.
Los clientes evalúan las propuestas de distintas formas. Algunos observan primero los precios
y seleccionan solo los 3 más bajos, otros eliminan las propuestas que excedan los
presupuestos. Se recomienda construir una tabla de ponderaciones que ayude al equipo
evaluador.
Una costumbre muy usada es revisar primero la propuesta técnica y si cumple entonces revisar
la económica y la administrativa.
TERCERA FASE
REALIZACION DEL PROYECTO
Esta tercera fase se compone de dos etapas: a.- La planeación detallada de lo que haya que
hacer para implementar la solución seleccionada y b.- Poner en práctica ese plan. Para lo
anterior es necesario preparar un programa que muestre como se realizaran las tareas dentro
del presupuesto y el tiempo señalado.
Pasos de la planeación detallada:
1.- Definir con claridad el objetivo: Esta definición debe de ser aprobada por el cliente.
2.- Dividir el alcance en piezas importantes o paquetes de trabajo: cualquier trabajo aunque
parezca abrumador en su conjunto si lo dividimos este se torna mas manejable.
3.- Definir las actividades más importantes de cada paquete de trabajo
4.- Presentar de manera grafica las actividades: mediante un diagrama de red mostrando el
orden necesario y la interdependencia entre acciones
5.- Calcular el tiempo necesario para completar cada actividad: también deberemos
determinar el tipo de recursos y cantidades que requeriremos en cada etapa y lograrlo en el
tiempo estimado.
6.- Determinar el costo estimados de cada actividad: basados en los tipos, características y
cantidades de los recursos a utilizar. (Materiales, Servicios, Mano de obra, etc.)
7.- Calcular el programa total y definir si se puede lograr con los recursos necesarios.
“ La planeación determina lo que se necesita hacer, quien lo hará, cuando lo hará, cuanto
tiempo tardara, y cuanto costara.”
El resultado de lo anterior es conocido como “Plan de línea Base”
REALIZACION DEL PROYECTO
Una vez que se ha desarrollado el plan de línea base se puede proceder al trabajo del
proyecto. El trabajo dirigido por el líder (Gerente, director, etc.).El ritmo irá en aumento en
función del avance del proyecto.
Ejemplo: construir e instalar una maquina envasadora, especializada, automatizada, de alta
velocidad en la fábrica del cliente:
Los elementos de trabajo importantes pueden incluir lo siguiente:
1.- Desarrollar los diseños, tanto preliminares como detallados incluyen especificaciones,
planos, graficas de flujo y una relación de materiales.
2.- Planes para que el contratista pruebe los componentes antes de enviar la maquina a la
fábrica del cliente. Así mismo una vez instalado el equipo “in situm”
3.- Realizar reuniones de revisión de diseños, tanto al interior de la empresa contratista como
con el cliente, en base a esto se podrían aprobar cambios o ajustes, poniendo mucha Atención
a los efectos en precio y tiempo que generen estas modificaciones.
4.- solicitar las piezas a los proveedores del contratista.
5.- Fabricar piezas y componentes y si fuera necesario programas de software
6.- Montar y probar los equipos recibidos del proveedor del contratista en integrarlos al
sistema completo.
7.- Preparar requisitos de instalación como planos de cimentación, servicios energía, agua,
aire o vapor.
8.- Preparar materiales de capacitación.
9.- Realizar la capacitación al cliente
10.- Realizar las pruebas finales y documentos de entrega recepción.
CONTROL DEL PROYECTO
Mientras se está realizando el proyecto es necesario supervisar el avance para asegurar que
todo vaya según el plan. Esto incluye medir lo realmente logrado con lo planeado, destacando
que actividades ya han iniciado cuales presentan atraso y cuáles no han iniciado.
Si en cualquier momento de control el proyecto presenta atrasos con respecto a lo planeado
es necesario llevar a cabo acciones correctivas que permitan retomar el plan original.
Antes de efectuar cualquier corrección será necesario evaluar alternativas de solución o
corrección sin descuidar que estas soluciones deben ajustarse al plan de tiempo y recursos
inicialmente planteado.
La clave del control de proyecto es medir de manera periódica los avances para
inmediatamente ocurra cualquier diferencia corregirla de manera oportuna.
Confiar en que un problema desaparecerá sin intervención correctiva es ingenuo. Mientras
más temprano se detecte más fácil será la solución.
Se debe de incluir un periodo de informes sistemáticos para comparar avances y es necesario
recopilar dos clases de datos:
a.- Datos sobre el desempeño del proyecto: esto incluye tiempo real de inicio término y avance
de las actividades.
b.- Costos reales gastados y comprometidos.
Mientras más corto sea el periodo de presentación de avances son mejores las posibilidades
de detectar problemas por anticipado y llevar a cabo correcciones adecuadas.
CUARTA FASE Terminación del proyecto
El propósito de terminar adecuadamente un proyecto es aprender de la experiencia ganada,
con el fin de mejorar el desempeño, por lo tanto las acciones de terminación deberán quedar
plasmadas en el proyecto de línea base no solo como acciones posteriores espontaneas. Estas
acciones podrían incluir:
Organizar y archivar información relacionada, planos, manuales, recibos
comprobantes.
Esta fase inicia cuando el cliente acepta el resultado, este puede ser un evento muy formal en
donde deberá quedar plasmado un procedimiento de pruebas y certificación de
especificaciones. O solo el cumplimiento del tiempo.
No es de menos importancia la parte financiera, deberán quedar saldados los contratos y
recuperadas las fianzas de cumplimiento así como el otorgamiento de fianzas de vicios ocultos.
En estos tiempos una encuesta de satisfacción del cliente es ineludible.
“Ningún proyecto termina sin un evento de celebración no importa la magnitud de esta
celebración”